RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA MENGGUNAKAN DATA MART
(Studi Kasus: PSDM STIKOM Surabaya)
Irma Adeline Prayogianto 1)
1) S1/ Jurusan Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email : adeline.musician@gmail.com
Abstract: To improve the quality of the exixting human resources, the PSDM division of STIKOM Surabaya needs more information to help the employee performance. One of them is heavily emphasized on the employee attendance. The data of the employees can be processed to a useful information. It’s just in reality, the exiting information still require manual process to make the information more structured and also rechecking between manual data and data in the system. To ease the exiting reporting process, the concept of executive information system using data mart to be used and applied. Executive information system can help the executive to monitor the related data that executive need. Data mart was made to support a certain analysis need from a department exclusively. With the application of data mart concept in the STIKOM PSDM executive information system, the executives from PSDM divison can have the acces to the structured information, and this can help the analyzing process so that the employees performance is increasing and well monitored.
Keyword: Executive Information System, Data Warehouse, Datamart
STIKOM Surabaya sebagai sebuah organisasi pendidikan, tentu saja ingin menjadi sebuah organisasi pendidikan yang berkualitas. Untuk mewujudkan hal tersebut, salah satu upaya dari STIKOM Surabaya adalah dengan meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang ada. Sebagai bagian
yang mengatur tentang sumber daya manusia, bagian PSDM sangat membutuhkan informasi untuk
monitoring perkembangan kinerja
karyawan dan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan.
Di dalam proses monitoring kinerja karyawan sendiri, terdapat satu
point penting yang nantinya dapat mendukung proses penilaian kinerja, yaitu kehadiran (absensi) karyawan. Yang nantinya akan berhubungan dengan banyaknya jam kerja yang sudah di tempuh oleh karyawan.
Sistem Informasi Eksekutif adalah salah satu konsep teknologi informasi yang dapat memungkinkan eksekutif memantau seberapa baik organisasi berjalan dalam hal tujuannya dan faktor-faktor penentu keberhasilannya (Mcleod, 1996). Bagian PSDM STIKOM sudah menerapkan konsep ini untuk mengolah data absensi menjadi sebuah informasi. Pada prakteknya, sistem yang digunakan masih mengandalkan data transaksional yang diambil langsung dari database sistem informasi PSDM STIKOM dan juga menghasilkan informasi yang mendukung proses transaksional harian, bulanan, dan tahunan. Sedangkan untuk
pemantauan dan penilaian kinerja karyawan, hingga pendukung proses pengambilan keputusan, dibutuhkan informasi yang mencakup informasi
historical dan bersifat analisis secara
luas ruang lingkupnya.
Melihat kebutuhan tersebut, Sistem Informasi Eksekutif PSDM membutuhkan konsep data mart dalam pengolahan data. Data mart adalah versi kecil dari sebuah data warehouse yang terbatas ruang lingkupnya (Mallach, 2000). Data mart sendiri dibuat untuk mendukung kebutuhan analisa tertentu dari sebuah department secara khusus. Sehingga laporan itu sendiri sudah terarah fungsi dan tujuannya. Tidak hanya itu, data mart juga memudahkan pengguna untuk dapat melihat laporan dari berbagai nilai yang diinginkan.
Dengan penerapan konsep data
mart dalam Sistem Informasi Eksekutif PSDM STIKOM, diharapkan dapat
membantu bagian PSDM untuk memperoleh informasi tentang kinerja karyawan khususnya tentang absensi karyawan. Demikian pula untuk analisa data secara mendetil, sehingga dapat memantau dan menilai kinerja karyawan dan dapat digunakan sebagai pendukung pengambilan keputusan.
LANDASAN TEORI
1. Sistem Informasi Eksekutif
Menurut Watson (2997: 3) Sistem informasi eksekutif adalah sistem yang mendukung eksekutif dengan kemudahan untuk mengakses data
internal dan external yang berhubungan
dengan faktor penentu dari kesuksesan mereka.
Menurut Jogiyanto (2003) sistem informasi eksekutif merupakan sistem informasi yang digunakan oleh manajer tingkat atas untuk membantu pemecahan masalah tidak terstruktur (unstructured). Sistem informasi eksekutif juga
memiliki karakteristik yang khusus, yaitu :
1. Dirancang untuk eksekutif puncak 2. Menggunakan data internal dan
eksternal
3. Untuk pemecahan tidak terstruktur 4. Untuk membantu perencanaan dan
perumusan stratejik
5. Digunakan secara online oleh eksekutif
6. Mempunyai kemampuan untuk mengambil dan menyaring data 7. Mempunyai kemampuan untuk
mengambil dan menggali data samapai ke data terkecil (drill down) 8. Harus mudah digunakan
9. Menggunakan teks, grafik dan tabel yang mudah dicerna
Menurut Inmon (2005: 240) proses SIE di desain untuk membantu eksekutif untuk mengambil keputusan. Ada beberapa kegunaan khusus dari Sistem Informasi eksekutif, yaitu :
1. Analisa dan mendeteksi arah (kecenderungan)
2. Indikator pengukuran dan pelacakan 3. Analisa Drill-down
4. Memantau masalah 5. Analisa persaingan
6. Memantau indikator keberhasilan
2. Data Warehouse
Data warehouse adalah dasar
dari analisa yang kuat. Data warehouse mendukung pengambilan keputusan dengan membantu manager dan analis untuk menguji data dan menghasilkan analisa yang kuat dengan mudah dan cepat (Bukhbinder, 2005)
Menurut Simarmata (2007) data
warehouse merupakan penyimpanan
fisik di mana data relasional diatur khusus untuk menyediakan data bersih dalam format terstandarisasi. Data-data yang tersimpan tersebut dapat digunakan dalam mendukung proses pengambilan
keputusan oleh para manajer di setiap jenjang (Nugroho, 2004).
Data warehouse adalah database
relasional yang dirancang untuk query dan analisis daripada untuk proses transaksi. itu biasanya berisi data historis berasal dari data transaksi, tetapi bisa termasuk data dari sumber lain (Lane, 2003).
3. Model Multidimensional
Dalam perancangan sebuah data
warehouse, masih banyak yang
menggunakan model multidimensional sebagai model perancangan struktur
database. Fungsi dari model
multidimensional itu sendiri Menurut
Inmon (2005: 175) “Multidimensional
database management system, or
datamarts, provide an information system with the structure that allows an organization to have very flexible acces to data, to slice and dice data any
number of ways, and to explore the relationship between summary and
detail data.” Menurut Ponniah (2007:
119) Data mart biasanya tersusun pada
multidimensional database.
Terdapat dua pendekatan model
dimensional yaitu, skema bintang atau
yang biasa dikenal juga dengan star join dan skema snowflake. Dimana pada setiap model dimensional tersebut, terdapat cube, measure, dimension,
hierarchies, level, attributes.
3.1 Skema Bintang
Menurut Lane (2003: 19-3) Star skema merupakan skema yang paling sederhana. Pusat dari skema ini adalah tabel fakta yang dikielilingi oleh tabel dimensi. Skema bintang juga bisa terdiri dari satu atau lebih tabel fakta. Walaupun terdapat lebih dari satu tabel fakta, mereka tetap menggunakan tabel
dimensi bersama-sama. Gambar 1 menunjukan struktur skema bintang.
Gambar 1 Skema Bintang
3.2 Skema Snowflake
Menurut Inmon (2005: 361) Skema Snowflake tersusun dari tabel fakta yang berjumlah lebih dari satu dan dapat dikombinasikan dengan satu tabel dimensi ataupun lebih. Gambar 2 menunjukan struktur skema snowflake.
4. Cube dan Measure
Pada Oracle Documentation (2008: Glossary-3), Cube adalah sekumpulan measure dengan dimensi yang identik dan karakteristik yang berbeda. Menurut Tsai (2007: 2-6), Sebuah Cube biasanya berkaitan dengan satu fakta. Dimana tabel fakta itu sendiri memiliki sebuah kolom yang berisi
measurement (biasanya berupa data
numeric) dan juga kolom-kolom lain
yang memiliki relasi terhadap tabel-tabel dimensi.
Measure mengisi cube dengan
fakta bisnis yang berjalan. Nilai dari
measurement dipengaruhi oleh tabel
dimensi, yang biasanya melibatkan tabel dimensi waktu. Measure bersifat statik dan konsisten, sehingga analis menggunakan measure untuk pendukung keputusan. (Oracle Documentation, 2008: 1-6)
5. Dimension
Menurut Tsai (2007: 2-6), Dimensi adalah sebuah struktur yang terbuat dari satu hirarki maupun lebih dan digunakan untuk mengkategorikan data. Data Dimensi biasanya dikumpulkan di tingkat terendah dan kemudian dikumpulkan ke tingkat yang lebih tinggi. Proses rollup pada tabel dimensi ini kita sebut dengan hirarki.
Tabel dimensi sendiri berarti sebuah tabel relasional yang mengumpulkan semua nilai dari dimensi dalam skema bintang atau snowflake. Tabel Dimensi biasanya berisi kolom-kolom untuk level dan attributes. (Oracle Documentation, 2008: Glossary-4).
5.1 Hirarki
Hirarki adalah cara untuk mengatur data pada tingkatan yang berbeda. Analis menggunakan hirarki untuk melihat data pada satu level
tertentu, kemudian dapat melakukan
drill-down untuk level yang lebih detil serta dapat melakukan roll-up untuk melihat tingkatan yang lebih tinggi. (Oracle Documentation, 2008: 1-7).
5.2 Level
Level memperlihatkan posisi
dalam hirarki. Cakupan level dimulai dari umum hingga ke hal yang lebih spesifik. Setiap level mengandung nilai-nilai agregat untuk tingkat di bawahnya. Hirarki dan level memiliki hubungan
many to many. Sebuah hierarki biasanya
mengandung beberapa level, dan single
level dapat dimasukkan dalam lebih dari
satu hirarki. (Oracle Documentation, 2008: 1-8)
5.3 Attributes
Attributes berisi tentang
informasi tambahan tentang data. Beberapa attribute digunakan untuk
tampilan. Setiap attributes biasanya berkaitan dengan suatu kolom dalam tabel dimensi.
6. Data Mart
Menurut Mallach (2000: 469)
Data mart adalah versi kecil dari data
warehouse, yang terbatas ruang
lingkupnya. Isi dari data mart adalah data-data terpilih dari data warehouse. Setiap data mart disesuaikan dengan aplikasi pendukung pengambilan keputusan tertentu. Jadi sebuah organisasi mungkin memiliki berbagai macam data mart, sebagai contoh : data
mart sumber daya manusia, data mart keuangan, dan data mart akademik. (Humphries, 1999: 41).
Data mart biasa dibangun dan
dikendalikan pada sebuah department tertentu pada perusahaan. Mengingat fokus dari pembuatannya, maka data
mart biasanya hanya mengambil data dari beberapa sumber saja (Tsai, 2007).
7. Hubungan Data Warehouse dan SIE
Menurut Inmon (2007: 247),
Data warehouse dibuat untuk
memudahkan kinerja dari analis Sistem Informasi Eksekutif. Karena dengan
data warehouse ada beberapa faktor
yang tidak perlu diragukan oleh analis tersebut. Antara lain :
1. Mencari sumber data yang pasti 2. Berkompromi dengan datayang tidak
terintegrasi
3. Menjalankan dan menghubungkan detil dan ringkasan data bahkan menghubungkan keduanya.
4. Menemukan data yang bersifat historikal
5. Manajemen dapat dengan konstan mengganti pemikiran tentang kebutuhan apa yang akan dilihat selanjutnya.
6. Menciptakan inti dari program yang berjalan.
Menurut Mallach (2000: 479) ada beberapa karakteristik SIE yang berhubungan dengan data warehouse. Yaitu :
1. Datababase yang digunakan disebut
data cube : informasi historikal yang
dapat di jelaskan lebih detil oleh variable tertentu, waktu atau periode, dan berbagai macam yang berhubungan dengan proses bisnis. 2. Graphical user interface : GUI
membantu eksekutif untuk memilih area yang ingin di lihat. Data
warehouse juga menghasilkan GUI.
3. Drill down : Pengguna dapat melakukan drill down untuk menambah informasi detil dari data. 4. Exceptions are highlited by the use
of color : Sistem Informasi Eksekutif
memperbolehkan desainer untuk menentukan tingkatan toleransi
untuk kasus tertentu. Hal ini bisa ditandai dengan warna, blinking, dan sebagainya.
Di dalam hubungan SIE dan data
warehouse ini menurut Malaach (2000:
481), terdapat dua informasi yang sangat tidak terstruktur dan biasanya tidak ditemukan cara untuk pengaplikasian ke dalam data warehouse. Yaitu :
1. “Soft” information, seperti komentar, prediksi, dan opini. Informasi ini mendukung pengguna untuk mengetahui informasi apa yang ada didalam angka-angka pada laporan SIE.
2. External information, informasi ini tidak terdapat pada database internal organisasi.
PERANCANGAN SISTEM
1. Block Diagram Sistem Informasi Eksekutif PSDM
Blok diagram langkah-langkah pembuatan laporan SIE PSDM dapat
Gambar 3 Block Diagram Sistem Informasi Eksekutif PSDM
2. Struktur Tabel Dimensi
Tabel-tabel dimensi yang digunakan yaitu, dimensi bagian, dimensi jabatan, dimensi jenis pelanggaran, dimensi kegiatan internal, dimensi kota, dimensi status, dimensi karyawan, dimensi waktu.
2.1 Dimensi Bagian
Dimensi bagian digunakan untuk melihat bagian dimana karyawan tersebut bekerja.
2.2 Dimensi Jabatan
Dimensi Jabatan digunakan untuk melihat jabatan dari karyawan tersebut.
Gambar 5 Tabel Dim_Jabatan
2.3 Dimensi Jenis Pelanggaran
Dimensi Jenis Pelanggaran digunakan untuk mengetahui dan memisahkan pelanggaran berdasarkan jenisnya.
Gambar 6 Dim_Jenis_Pelanggaran
2.4 Dimensi Kegiatan Internal
Dimensi Kegiatan Internal dibuat untuk mengetahui kehadiran karyawan
pada setiap kegiatan internal yang dilaksanakan
Gambar 7 Dim_Keg_Internal
2.5 Dimensi Kota
Dimensi Kota dibuat untuk mengetahui Kota dimana karyawan berasal maupun tinggal.
Gambar 8 Dim_Kota
2.6 Dimensi Status
Dimensi Status dibuat untuk mengetahui status keterlambatan, ijin, cuti dan keterangan piket.
2.7 Dimensi Karyawan
Dimensi karyawan dibuat untuk menampung semua data-data karyawan.
Gambar 10 Dim_karyawan
2.8 Dimensi Waktu
Dimensi waktu digunakan pada seluruh kubus.
Gambar 11 Dim_Time
3. Struktur Data Mart
Data mart ini terdiri dari beberapa
cube yang mengandung tabel fakta, tabel dimensi serta measurement. Pada datamart PSDM ini, terdapat 4 cube, yaitu : Cube Absen, Cube Internal, Cube Pelanggaran, Cube Ijin.
A. Cube Absen
Cube Absen digunakan untuk menampung seluruh informasi tentang absensi karyawan.
Gambar 12 Cube Absen
B. Cube Internal
Cube Internal digunakan untuk menampung data absensi karyawan pada setiap kegiatan internal.
Gambar 13 Cube Internal
C. Cube Pelanggaran
Cube pelanggaran digunakan untuk menampung setiap data pelanggaran karyawan, seperti jenis pelanggaran apa yang dilakukan dan termasuk golongan apa pelanggaran tersebut.
Gambar 14 Cube Pelanggaran
D. Cube Ijin
Ijin dibuat untuk menampung semua data ijin karyawan. Seperti, type ijin, cuti, serta waktu mulai dan waktu berakhir ijin maupun cuti tersebut.
Gambar 15 Cube Ijin
HASIL DAN PEMBAHASAN
Setelah dilakukan uji coba terhadap aplikasi yang telah dibuat, laporan yang dapat dihasilkan adalah laporan absensi (kehadiran), laporan jam kerja, laporan keterlambatan, laporan ijin, laporan cuti, dan laporan pelanggaran.
Form laporan absensi menunjukan perbandingan data kehadiran karyawan berdasarkan kriteria tertentu.
Gambar 16 Form Laporan Absensi
Form laporan jam kerja menunjukan perbandingan jumlah jam kerja karyawan berdasarkan kriteria tertentu.
Gambar 17 Form Laporan Jam Kerja
Form laporan keterlambatan menggambarkan data perbandingan keterlambatan karyawan.
Gambar 18 Form Laporan Keterlambatan
Form laporan ijin dan cuti menunjukan perbandingan jumlah karyawan yang melakukan ijin dan cuti.
Gambar 19 Form Laporan Ijin dan Cuti
Form laporan pelanggaran menunjukan perbandingan jumlah karyawan yang melakukan pelanggaran.
Gambar 20 Form Pelanggaran
KESIMPULAN
Sistem Informasi Eksekutif PSDM menggunakan konsep data mart pada PSDM berhasil dibangun dan menghasilkan informasi absensi, keterlambatan, jam kerja, ijin, cuti, pelanggaran, dan absensi kegiatan internal karyawan. Yang dapat digunakan oleh eksekutif untuk membantu proses penilaian kinerja dan pengambilan keputusan.
SARAN
1. Sistem dapat dikembangkan berbasis
web sehingga memungkinkan eksekutif untuk melihat informasi tersebut dimanapun dan kapanpun.
2. Sistem dapat dikembangkan dengan mencakup informasi yang berhubungan dengan PSDM secara keseluruhan. Tidak hanya informasi absensi karyawan namun juga pencapaian karyawan dalam bekerja, maupun informasi historical karyawan yang dibutuhkan oleh eksekutif PSDM.
DAFTAR PUSTAKA
Akib, Faisal. 2009. Sistem Informasi
Eksekutif, 01 Juli 2011. URL :
http://teknik- informatika.com/sistem-informasi-eksekutif
Bukhbinder, George., Et. Al , 2005,
Insurance Industry Decision Support : Data Marts, OLAP
and Predictive Analytics. 20
Desember 2012. URL : www.casact.org/pubs/forum/05 wforum/05wf171.pdf
Hanifah, Ardijan Abu. 2009. Apakah
datamart. 5 Januari 2013. URL
:
http://yoyonb.wordpress.com/2 009/12/17/apakah-data-mart/ Humphries, Et al. 1999. Data
Warehousing Architecture and
implementation. New Jersey:
Prentice Hall.
Inmon, William H. 2005. Building The
Datawarehouse Fourth Edition.
Canada : Wiley Publishing, Inc. Lane, Paul. 2003. Data Warehousing
Guide 10g Release 1 (10.1)
B10736-01, 01 Agustus 2011.
URL:
http://download.oracle.com/../b 14223.pdf
Mallach, Efrem G. 2000. Decision
Support and Data Warehouse
System. Singapore:
McGraw-Hill Book.
McLeod, Raymond. 1997. Sistem Informasi Manajemen Jilid I
Edisi ke Tujuh. Jakarta: PT.
Prenhallindo.
Nugroho, Adi. 2004. Konsep Pengembangan Sistem Basis
Data. Bandung: Informatika.
Oracle Documentation. 2008. Oracle
Olap User Guide 11g realease
1 (11.1) B28124-03. 5 Januari
2013. URL :
http://docs.oracle.com/cd/B283 59_01/olap.111/b28124/overvie w.htm
Ponniah, Paulraj. 2001. Data
Warehousing Fundamental.
Canada : John Wiley & Sons, Inc.
Simarmata, Janner. 2007. Perancangan
Basis Data. Yogyakarta: Andi
Offset.
Subhan, Muhammad. 2003 Pengantar
2012. URL : www.scribb.com/doc/38739010
/subhan-pengertian-datawarehouse
Tsai, Jenny. 2007. Oracle Business
Intelligent Standart Edition One
Tutorial Realease 10g
(10.1.2.3.1) E 10312-01. 5
Januari 2013. URL : http://docs.oracle.com/html/E10 312_01/dm_concepts.htm Watson, Hugh J., Et al. 1997. Building
Executive Information System and other Decision Support
Applications. Canada : John
Wiley & Sons, Inc.
Zulfikar, Achmad. 2010. ETL Data Warehouse. 5 Januari 2013.
URL :
http://www.gudangmateri.com/
