42
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Profil Perusahaan
PT. Muliakeramik Indahraya berkedudukan di Jakarta, didirikan pada tanggal 19 April 1990 dengan nama PT. Mulia Menara Persada berdasarkan akta nomor 166 dibuat dihadapan Ariany Lemoen Redjo, sarjana hukum, notaris di Jakarta diperbaiki dengan akta-akta nomor 93 tanggal 22 Oktober 1990 dibuat dihadapan Sinta Setiawati Widjaya, sarjana hukum, pengganti notaris di Jakarta, dan nomor 50 tanggal 21 Januari 1991 dibuat di hadapan notaris yang sama, yang telah dapat persetujuan dari menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan keputusannya nomor C2-394 HT.01.01.TH.91 tanggal 5 Februari 1991, didaftarkan di kantor Pengadilan Negeri Jakarta pada tanggal 11 Maret 1991 dibawah nomor 158/Not/1991/PN. JKT. SEL.159/Not/1991/PN/.JKT.SEL dan 160/Not/1991/PN.JKT.SEL. serta telah diumumkan dalam berita Negara Republik Indonesia tanggal 18 April 1991 nomor 31.
PT. Muliakeramik Indahraya berstatus PMDN seperti dijelaskan oleh surat persetujuan Penanaman Modal Dalam Negeri Nomer 270/I/PMDN/1991, tanggal 8 April 1990. Ijin BKPM PT. Muliakeramik Indahraya diberikan berdasarkan Surat Nomor 503/SK 44-BKPMD/1992 tanggal 30 April 1992.
Pada awal operasinya, luas lahan yang ditempati sekitar 3 hektar untuk Floor Tile 1 (FT1) dengan kapasitas produksi 18.000 m2/hari. Pada tanggal 29 Mei 1965 dibangun Wall Tile 1 (WT1) dengan kapasitas produksi 15.000 m2/hari dan pada tanggal 29 September 1965 dibangun Floor Tile 2 (FT2) dengan kapsitas produksi 24.000.
m2/hari. Tanggal 29 Juli 1996 dibangun lagi Wall Tile 2 (WT2) dengan kapasitas produksi 23.000 m2/hari dan akhir November 1966 dibangun Floor Tile 3 (FT3) dengan kapasitas produksi 28.000 m2/hari dan Floor Tile 4 (FT4) dengan kapasitas produksi 30.000 m2/hari mulai beroperasi November 1998.
Luas lahan yang ditempati oleh PT. Muliakeramik Indaraya telah mnencapai lebih kurang 100 ha terdiri dari 7 pabrik, yaitu FT1, FT2, FT3, FT4 (memproduksi ubin lantai), WT1 dan WT2 (memproduksi ubin dinding), dan 1 pabrik memproduksi granite ( tidak beroperasi lagi sejak tahun 1998).
Pada tanggal 2 Januari 1992 bersdasarkan perjanjian jual beli saham nomor 093/JB-MKIR/I-92 pemegang saham Eka Tjadranegara menjual 200 saham dan Joko Soegiarto Tjandra menjual 150 saham yang mereka miliki di PT. Muliakeramik Indaharaya kepada PT. Mulia Industrindo. Pada tanggal 2 Januari 1992 berdasarkan perjajian jual beli saham nomor 094/JB-MKIR/I-92 Gunawan Tjandra menjual 100 saham dan Joko Soegiarto Tjandra menjual 50 saham yang mereka miliki di PT. Muliakeramik Indahraya kepada PT. Grahamandala Muliatama.
Lilianti, sarjana hukum, pengganti dari Rachmat Santoso, sarjana hukum, Notaris di Jakarta yang telah memperoleh persetujuan Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan keputusannya No. C2-972/HT.01.04.Th93, tanggal 27 September 1993, didaftarkan di kantor Pengadilan Negeri Jakarta Selatan pada tanggal 11 November 1993 di bawah nomor 1521/Not/HKM/1993/PN.JAK.SEL.
Selanjutnya dalam waktu 24 bulan setelah penawaran umum dilaksanakan Perseroan merencanakan untuk mengambil alih kepemilikan seluruh saham PT. Muliakeramik Indahraya.
PT. Muliakeramik Indahraya memproduksikan lantai dengan tipe Plain, marble, Sandy, Shaded, Granito (monocuttura), Slip Resistant, Dry Grazed dan Heavy
Duty dengan berbagai ukuran dan warna. Sasaran utama perusahaan anak adalah untuk ikut memacu penggunaan keramik lantai berkualitas tinggi yang diproduksi dengan teknologi mutahir, sekligus berperan serta dalam usaha peningkatan ekspor nonmigas.
Pada saat ini kapasitas terpasang PT. Muliakerami Indahraya adalah 23.000 m2/hari terdiri dari ssatu produktion line (jalur produksi) dengan kapasitas minimum 3.000 m2/hari dan empat jalur produksi dengan kapasitas masing-masing minimum 5.000 m2/hari. PT. Muliakeramik Indahraya saat ini beroperasi dengan kapsitas rata-rata terpakai mencapai 80%.
Bahan baku yang digunakan dalam memproduksi keramik lantai lain kaolin, tanah liat, Feldspar dan pasir kuarsa. PT. Muliakeramik Indahraya tidak mengalami kesulitan dalam pembelian bahan baku yang digunakan karena bahan-bahan tersebut dihasilkan di dalam negeri. Bahan baku yang masih diimpor adalah Glasur (Glaze). Secara singkat, proses pembentukan keramik lantai sebagai berikut :
1. Pembentukan Bahan Baku Badan Keramik
Proses pembuatan kermik lantai dimulai dengan pembuatan badan keramik. Pada tahap ini, bahan baku tanah liat, feldspar pasir, air dan lain sebagainya digiling sekitar 8 jam agar bahan-bahan ini menyatu dan menjadi halus.
2. Proses Pembuatan Glaze/Glazur
Pada proses ini dibentuk permukaan atas keramik lantai yang mengkilap. Glaze atau zat pengkilat keramik lantai dibuat dengan menggunkan bahan baku pasir kwarsa, pewarna dan Frit (sejenis kaca), kaolin, serta STTP yang merupakan zat pengencer. Bahan baku ini digiling lebih kurang 10 jam agar menjadi halus.
3. Proses Pembuatan Bahan Keramik
Pada proses pembentukan bahan keramik, adonan bahan baku untuk badan keramik dikeringkan dengan alat penekan (pres) berkekuatan kurang lebih 250 ton. Badan keramik ini kemudian dicetak sesuai dengan ukuran dimensi dan ketebalan yang diinginkan untuk kemudian dikeringkan ulang dan dibawa ke bagian glaze aplikasi. 4. Application Glaze
Pada proses glaze aplikasi, badan keramik yang sudah terbentuk disemprot dengan bahan glaze untuk pemberian warna dasar. Setelah itu, keramik lantai diberi motif warna dengan cara disablon atau dicetak.
5. Firing
Pada proses firing (pembakaran), badan keramik yang diberi warna dan motif dibakar dengan suhu lebih kurang 1170 derajat celcius selama 55 menit.
6. Sorting dan Packing
Keramik lantai yang sudah siap untuk dipakai ini kemudian diseleksi untuk ditentukan kualitasnya dan kemudian dikemas dalam karton kemasan. Keramik produksi PT. Muliakeramik Indahraya dipasarkan dalam 3 tingkat kualitas agar para pelanggan mudah memilih sesuai dengan tujuan kualitas serta kegunaan keramik tersebut.
3.1.2 Struktur Organisasi
Hubungan antara manajemen dan organisasi adalah erat sekali dan saling mempengaruhi dimana organisasi adalah sarana dan tempat bagi manajemen untuk dapat berfungsi. Dengan organisasi yang tersusun rapi dan baik maka akan memudahkan perusahaan didalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. Untuk dapat berfungsi
dengan baik maka manajemen membutuhkan wadah atau tempat untuk bergerak, untuk itu perlu adanya struktur organisasi dalam suatu perusahaan. Struktur organisasi ini penting karena merupakan wadah bagi manajemen untuk mencapai tujuan yang dikehendaki lewat tindakan terarah yang dilakukan dengan cara persetujuan bersama.
Pemilihan orang-orang yang tepat didalam setiap bagian pekerjaan biasanya dikenal dengan istilah “The Man In The Raight Place”, Merupakan faktor yang penting didalam organisasi perusahaan, karena apabila pekerjaan yang penting tidak dilakukan oleh orang yang tepat akan berkibat buruk yang juga mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan.
Struktur organisasi suatu perusahaan haruslah bersifat fleksibel sesuai dengan perkembangan perusahaan tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan.
Yang dimaksud dengan struktur organisasi adalah: “Kerangka antara hubungan satuan-satuan orang yang didalamnya terdapat jabatan, tugas serta wewenang yang masing-masing mempunyai peranan tertentu dalam kesatuan yang utuh”.
Penyusunan struktur organisasi PT. MULIAKERAMIK INDAHRAYA menganut siatem organisasi fungsional. Hal ini terlibat bahwa wewenang mengalir dari puncak pimpinan ke pimpinan dalam bidang tetentu dibawahnya, dan setiap pimpinan dalam bidang tertentu ini mempunyai wewenang untuk memberikan perintah kepada semua pekerja bawahannya dan dapat meminta pertanggung jawabannya.
3.1.3 Wewenang dan Tanggung Jawab
Adapun tugas dan tanggung jawabnya akan diuraikan sebagai berikut: 1. Managing Director MKIR
Perusahaan ini dikelola oleh seorang Managing Director yang secara umum bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan yang telah ditetapkan selaku penanggung jawab kegiatan perusahaan.
2. Deputy Managing Director
Deputy Managing Director secara umum bertanggung jawab kepada Managing Director MKIR atas tercapainya yang telah ditetapkan. Deputy Managing director dibantu oleh Management Representative dan Technical Advisor.
3. Management Representative
Bertugas sebagai pembantu dari Deputy Managing Director yang bertanggung jawab dalam manajemen perusahaan dalam mencapai hasil produksi yang telah ditetapkan. 4. Technical Advisor
Technical Advisor bertugas sebagai penasihat atau yang bertugas dalam mengembangkan produksi secara teknis mencangkup segala hal yang berkaitan dengan hal teknis dalam mencapai hasil produksi.
5. Manufacturing Director
Manufacturing Director secara umum bertanggung jawab dalam jalannya produksi yang dibantu oleh Technical and Product Design Advisor. Manufacturing Director membawahi General Manager Manufacturing dan Senior Development Manager. 6. Technical and Product Design Advisor
Bertugas membantu Manufacturing Director dalam hal teknis dan produksi desain produk yang dihasilkan dalam produksi.
7. Commercial General Manager
Secara umum bertanggung jawab dalam hal keuangan yang menyangkut Pengontrolan biaya pengeluaran, pembelian bahan baku, gudang dan logistic. Commercial General Manager dibantu oleh:
a. Cost Controler
Bertugas dalam pengaturan biaya dalam hal pembelian bahan baku. b. Purchasing Manager
Purchasing manager secara umum bertanggung jawab atas pembelian barang-barang yang diperlukan dalam jumlah mutu, harga dan waktu penyerahan yang tepat
c. Senior control Warehouse Manager
Ware house manager bertanggung jawab atas bahan baku yang baru datang dari supplier dan bahan baku yang ada di gudang. Selain itu juga yang bertanggung jawab atas barang keramik yang ada di gudang.
d. Logistic Manager
Ware house manager bertanggung jawab atas bahan baku yang baru datang dari supplier dan bahan baku yang ada di gudang.
8. HRD Deputy General Manager
Secara umum bertanggung jawab dalam hal sumber daya manusia mulai dari perekrutan sampai pengadan pelatihan-pelatihan.
9. Civil Maintenance Manager
10. General Manager Manufacturing
Manufacturing manager secara umum bertanggung jawab atas tercapainya hasil produksi yang telah ditetapkan dengan memanfaatkan sumber daya pabrik yang telah tersedia secara optimal.
Manufacturing manager membawahi : a. Utilities Engineering Manager
Bertanggung jawab dalam perwatan dan perbaikan terhadap mesin-mesin penunjang produksi.
b. Manufacturing Manager Floor Tile 1 dan 2
Bertanggung jawab dalam jalannya produksi keramik lantai pada Floor Tile 1 dan 2. c. Manufacturing Manager Floor Tile 3
Bertanggung jawab dalam jalannya produksi keramik lantai pada Floor Tile 3. d. Manufacturing Manager Wall Tile 1 dan 2
Bertanggung jawab dalam jalannya produksi keramik dinding pada Wall Tile 1 dan 2.
11. Senior Development Manager
Senior Developmnet Manager bertanggung jawab dalam mengembangkan produksi. Senior Development Manager membawahi:
a. Quality Control Manager
Quality Control Manager bertanggung jawab terhadap mutu nilai dari bahan baku setengah jadi dan jadi.
b. Central Lab dan Research Manager
Bertanggung jawab untuk melakukan percobaan-percobaan pembuatan formula terhadap bahan-bahan mentah pembuatan body keramik dan glaze keramik. c. Product design Manager.
Bertanggung jawab atas pelaksanaan pengelolaan di bidang penjualan dan menciptakan suatu design produk keramik yang menarik.
3.2 Analisis Sistem Berjalan
Sistem yang berjalan pada PT Muliakeramik Indahraya adalah sebagai berikut:
1. Customer memberikan pesanan atau order.
2. Orang yang mnerima pesanan atau Sales yang menerima order atau export sales menerima dan mengecek PO kemudian cek stock.
3. Setelah mengecek Stock berdasarkan PO dari customer mulai dari status dan variasi stock. Kemudian membuat SO dan kemudian akan diberikan kepada bagian-bagian yang besangkutan dengan persediaan dan pengiriman seperti PPIC, Warehouse, Accounting dan shipping.
4. PPIC kembali mengecek stock berdasar SO yang diterima. Apa stock tersedia, tidak ada atau kurang tetapi ada rencana produksi ataupun tidak ada stock dan tidak ada rencana produksi. Jika tidak ada atau kurang stok tetapi ada rencana produksi maka order akan di-hold di PPIC sampai stock tersedia. Sedangkan jika tidak ada rencana produksi maka SO ditolak dikembalikan ke sales dan sales memberitahukan kepada customer.
5. Jika stock tersedia maka bagian persediaan barang dan persediaan barang yaitu warehouse akan menerima perintah untuk untuk melakukkan persiapan barang. 6. Untuk export, jika barang ada dan LC ada export shipping membuat dokumen
eksport untuk diberikan bank dan customer dan memberitahukan kepada warehouse bahwa LC telah terbit untuk segera menyiapkan barang dan membuat dokumen pengiriman. Jika LC belum siap maka akan memberitahukan kepada bagian pengiriman untuk tidak disiapkan barng terlebih dahulu sampai LC ada.
7. Berdasarkan SO yang diterima bagian warehouse melakukan verifikasi atas jumlah barang yang akan dikirim.
8. Warehouse membuat dokumen pengiriman yang berupa Bukti Pemuatan Container, DO dan stuffing request. DO akan diterima customer bersamaan dengan barang. 9. Lalu Bagian keuangan akan mengirimkan invoice kepada customer dan akan
menerima pembayaran dan bukti pembayaran. Selain itu Bagian keuangan akan melakukan pembayaran terhadap customer untuk penggantian barang yang rusak setelah mendapat persetujuan dari technical customer service.
10. Seluruh informasi dan transakasi yang terjadi mulai dari pembayaran, batal pesan, stock, DO, SO, PO akan diterima manager dalam bentuk laporan.
Untuk lebih jelas digambarkan dalam flow chart dan DFD berikut ini. Keterangan:
- PO : Purchase Order - SO : Sales Order - DO : Delivery Order - LC : Letter Of Credit
3.3 Permasalahan yang Dihadapi
Setelah kami melakukan observasi dan analisa terhadap system yang berjalan saat ini dapat kami simpulkan sebagai berikut:
1.
Pendataan purcase order pesanan masih manual hanya bersifat pengarsipan dan pendataanya tidak tergabung dalam satu program informasi. Jadi seluruh data mengenai purchase order tersimpan dalam bentuk arsip-arsip dan komputer yang tidak menyatu dalam satu sistem purchase order.2.
Persediaan barang yang terdata dalam stock tidak akan berkurang ketika purcase order diterima tetapi sales order sedang diproses atau belum terbit. Sehingga ketika ada pesanan atau purchase order terhadap barang yang sama data yang terbaca pada stock persediaan tidak akan berkurang akibat pemesanan sebelumnya..3.4 Analisis kebutuhan Informasi
Berikut ini merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan dalam proses sistem penjualan, dan persediaan barang keramik yang terjadi pada PT Muliakeramik Indahraya
3.4.1 Data Requirements
Kebutuhan data yang diperlukan dalam proses penjualan dan persediaan barang keramik pada PT Muliakeramik Indahraya adalah sebagai berikut.
Nama entity Deskripsi
Customer Merupakan entiti yang menampung data utama customer yaitu perusahaan atau distributor yang melakukan pembelian barang terhadap PT Muliakeramik Indahraya. Memiliki sebuah kode pelanggan yang unik, alamat, telepon dan juga faximili.
Barang Merupakan entity yang menampung data utama mengenai produk-produk yang dihasilkan oleh PT Muliakeramik Indahraya. Data yang diperlukan adalah kode barang yang unuk jenisnya, kualitas dan harga jual.
Persediaan Merupakan entity yang menampung data mengenai persediaan barang jadi atau finished goods pada PT Muliakeramik Indahraya.
Purcase Order (PO)
Merupakan entity yang menampung data mengenai Purchase Order
atau pemesanan barang oleh pelanggan pada PT Muliakeramik Indahraya. Memiliki nomor PO yang unik, kode pelangan, alamat, telepon, fax, kode barang, nama barang, harga jual, kuantiti, ukuran, jenis keramik, kualitas, total harga dan total bayar.
Sales Order (SO)
Merupakan entity yang menampung data mengenai Sales Order atau penjualan barang, yang merupakan jawaban terhada PO dari sisi perusahaan penjual atau PT Muliakeramik Indahraya. Memiliki nomor SO, nomor PO, kode pelanggan, alamat, telepon, fax, kode barang, nama barang, harga jual, kuantiti, ukuran, jenis keramik, kualitas, total harga dan total bayar.
Order (DO) delivery order sebagai bukti keluar barang dan sebagai bukti barang telah diterima oleh pelanggan. Memiliki nomor DO yang unik, nomor SO, kode pelanngan, alamat, nama supir, nomor mobil, kode barang, nama barang, kuantiti, kualitas total harga dan penerima barang
Pembayaran Merupakan entity yang menampung data mengenai piutang pelanggan serta nilai piutang yang telah dibayar oleh pelanggan.Menggunakan nomor invoice, nomor bayar, tanggal bayar, kode pelanggan, nama pelanggan, kode bank, nama bank, cabang, nomor rekening dan total bayar
Bank Merupakan entity yang menampung data utama bank yang digunakan oleh pelanggan untuk melakukan pembayaran atas pembelian barang terhadap PT Muliakeramik Indahraya. Memiliko kode bank yang unik, nama bank dan alamat singkat dari bank.
Invoice Merupakan entity yang menampung data mengenai rangkuman dari dokumen SO, DO dan BatalPesanan sebagai dokumen untuk penagihan kepada pelanggan.Memiliki nomor invoice, nomor SO, nomor DO kode pelanngan, alamat, telepon, faximili, kode barang kualita, kuantitas, harga jual, total harga dan total bayar.
BatalPesan Merupakan entity yang menampung data mengenai besarnya pengembalian uang akibat kerrusakan barang setelah barang dikirim.Memiliki nomor batal pesanan, nomor DO, nomor SO, kode pelanggan, alamat, telepon, faximili, kode barang, kualitas, kuantitas, harga jual total harga dan total bayar.
Stuffing Request (StR)
Entiti yang menampung data mengenai barang dan perusahaan yang mengirim barang serta cara pengiriman. Terdiri dari nomer stuffing, nomor SO, tujuan , cara pengiriman, jenis kendaraan, kode barang, kualitas, kuantitas, nama perusahaan ekspedisi, jenis pengepakan dan total harga.
Bukti Pemuatan Container (BPC)
Entiti yang menampung data mengenai barang yang telah dimuat dalam container. Memiliki nomor bukti pemuatan container, kode barang, kualitas, kuantitas nomor SO, nomor stuffing request, total harga, nomor container.
Table 3.1 Entiti berdasarkan kebutuhan informasi
3.4.2 Transaction Requirements
Secara umum kebutuhan transaksi yang diperlukan adalah sebagai berikut. 1. Data entry
Masukkan data customer atau pelanggn baru Masukkan data barang baru
Masukkan data persediaan barang per-periode Masukkan data purchase order baru
Masukkan data sales order baru Masukkan data Bank baru
Masukkan data delivery order baru Masukkan data invoice baru
Masukkan data batal pesan baru Masukkan data stuffing request baru
Masukkan data Bukti Pemuatan Container Baru 2. Data update/deletion
Update/hapus data customer atau pelanggn
Update/hapus data barang
Update/hapus data persediaan barang per-periode
Update/hapus data purchase order Update/hapus data sales order Update/hapus data Bank
Update/hapus data delivery order
Update/hapus data invoice Update/hapus data pembayaran
Update/hapus data batal pesan
Update/hapus data stuffing request
Update/hapus data Bukti Pemuatan Container 3. Data queries
Melihat daftar data Pelanggan Melihat daftar data Barang Mengetahui jumlah barang
Melihat daftar data Persediaan per barang
Melihat daftar data Purchase Order per pelanggan Melihat daftar data Purchase Order per barang Mengetahui jumlah barang yang dipesan
Melihat daftar data Sales Order per pelanggan Melihat daftar data Sales Order per barang Mengetahui jumlah barang yang dijual
Melihat daftar data Delivery Order per pelanggan Melihat daftar data Delivery Order per barang Mengetahui jumlah barang yang dikirim Melihat daftar data invoice per pelanggan Mengetahui jumlah tagihan per pelanggan Melihat daftar data pembayaran per pelanggan Mengetahui jumlah pembayaran per pelanggan Melihat daftar data batal pesan
Mengetahui jumlah batal pesan dan total pembayaran batal pesan Melihat daftar data Stuffing request
Melihat daftar data Bukti Pemuatan container 3.4.3 System Requirements
Kebutuhan sistem seharusnya memiliki hal-hal penting untuk aplikasi database. Hal-hal tesebut adalah:
a. Ukuran awal database.
Menentukan ukuran awal dari basis data terhadap setiap entiti. b. Rata-rata pertumbuhan database
Memperkirakan rata – rata pertumbuhan basis data terhadap setiap entity. c. Jenis dan rata-rata jumlah pencarian record
Setiap komputer terhubung dengan aman kepada server dan ada pembagian akses kepada beberapa orang tertentu.
e. Performance
Keandalan sistem dalam membuka, membaca, mencari, merubah, menambah dan menghapus record baik dalam waktu puncak maupun waktu normal.
f. Keamanan
1. Basis data harus diberikan keamanan berupa katakunci atau password.
2. Setiap anggota atau karyawan harus diberikan akses khusus sesuai dengan user viewnya.
3. Setiap anggota atau karyawan diharuskan hanya melihat data sesuai dengan pekerjaan.
g. Backup dan recovery
Basis data sebaiknya dibuat cadangan (backup) setiap hari pada pukul 12 malam
h. Peraturan umum
Peraturan yang berlaku pada setiap negara mengenai cara penyimpanan secara terkomputerisasi.
3.5 Menentukan jumlah User Views
User view Menggambarkan apa yang diperlukan dari suatu aplikasi database dari perspektif orang lain yang bekerja pada area aplikasi tersebut. User view menggambarkan apa yang akan pengguna lakukan dengan data.
Manager Sales Invoicing
Accounting Warehouse PPIC
Customer X X X X X
Barang X X X
Persediaan X X X X
Purcase Order (PO) X X X X
Sales Order (SO) X X X X X
Delivery Order (DO) X X
Pembayaran X X
Bank X X
Invoice X X X
BatalPesan X X
Stuffing Request (StR) X X
Bukti Pemuatan Container (BPC)
X X
Tabel 3.2 Cross-refernce dari user views dengan tipe data utama pada aplikasi database
3.6 Usulan Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi permasalahan yang terjadi, dalam merancang system basis data penjualan dan persediaan barang keramik dengan menggunakan aplikasi basis data SQL Server 2000 dalam pembuatan basis data yang diharapkan dapat menjadi masukan bagi PT Muliakeramik Indahraya. Adapun basis data yang dibuat dimaksudkan untuk mendukung proses :
a. Pemesanan barang/ purchase order (PO) b. Persediaan barang
Program ini dirancang sedemikian rupa agar informasi mengenai penjualan dan persediaan barang keramik selalu akurat. Secara garis besar cara kerja dari program ini yaitu, sistem akan mencatat setiap transaksi yang terjadi pada PT Muliakeramik Indahraya. Dimulai pada saat pengisian pemesanan barang dari pelanggan, yang mana pada saat ini masih dilakukan secara manual yakni pada transaksi PO, kemudian berdasarkan PO tersebut terjadi input saldo, yakni pemesanan barang yang akan diambil dari persediaan. Jika kuantiti yang dimasukkan melebihi dari persediaan maka sistem akan menolak inputan tersebut, artinya akan langsung dikonfirmasikan kebagian produksi (diluar sistem yang dibangun) dan juga akan didiskusikan dengan pelanggan. Sedangkan bila kuantiti yang dimasukkan mencukupi persediaan maka otomatis barang yang berada dipersediaan tersebut akan dipesan, sehingga statusnya barang dipersediaan sudah keluar. Sehingga walaupun SO belum keluar tapi PO sudah disetujui maka barang dipersediaan dianggap sudah keluar.
Setelah pemesanan berhasil maka dilanjutkan pada peinputan transaksi SO, yang merupakan nantinya akan menjadi dokumen serta laporan resmi perusahaan mengenai penjualan. Berdasarkan SO tersebut maka dilanjutkan pada trasaksi persiapan
barang di gudand dan pembuatan DO yaitu keluarnya barang atau finished goods dan barang dikirim kepada pemesan.Kemudian berdasarkan SO dan DO tersebut maka dilanjutkan dengan pengisian atau pembuatan laporan, yang mana sebagai rincian dari transaksi.
