BAB I BAB I
PENDAHULUAN PENDAHULUAN
1.1
1.1 Latar BelakangLatar Belakang
Penyelenggaraan pelayanan sampai saat ini masih dihadapkan pada keadaan Penyelenggaraan pelayanan sampai saat ini masih dihadapkan pada keadaan yang belum sesuai dengan tuntutan masyarakat akan kebutuhan dan perubahan di yang belum sesuai dengan tuntutan masyarakat akan kebutuhan dan perubahan di berbagai
berbagai bidang bidang kehidupan kehidupan bermasyarakat bermasyarakat berbangsa berbangsa dan dan bernegara. bernegara. Hal Hal tersebuttersebut terjadi disebabkan oleh ketidaksiapan menghadapi perubahan nilai, dan dimensi di terjadi disebabkan oleh ketidaksiapan menghadapi perubahan nilai, dan dimensi di berbagai
berbagai bidang bidang serta serta dampak dampak dari dari permasalahan permasalahan pembangunan pembangunan yang yang ada. ada. SementaraSementara masyarakat I
masyarakat Indonesia dihadapkan ndonesia dihadapkan pada tantangan pada tantangan globalisasi moderglobalisasi modern n yang yang didukungdidukung dengan kemajuan di bidang ilmu pengetahuan dan informasi serta komunikasi dan dengan kemajuan di bidang ilmu pengetahuan dan informasi serta komunikasi dan perdagangan.
perdagangan.
Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik mengamanatkan bahwa setiap warga negara berhak dan wajib memperoleh pelayanan mengamanatkan bahwa setiap warga negara berhak dan wajib memperoleh pelayanan yang adil. S
yang adil. Seluruh warga eluruh warga negara yang negara yang berperan sebagai berperan sebagai penerima pelayanan penerima pelayanan dapatdapat dengan mudah mengakses informasi mengenai pelayanan yang diinginkan. Proses dengan mudah mengakses informasi mengenai pelayanan yang diinginkan. Proses terselenggaranya pelayanan harus bertanggungjawab, tidak diskriminatif, mengutamakan terselenggaranya pelayanan harus bertanggungjawab, tidak diskriminatif, mengutamakan kebutuhan
kebutuhan masyarakat masyarakat dan dan sesuai sesuai dengan dengan peraturan peraturan perundang-undangperundang-undangan an yangyang berlaku.
berlaku.
Universitas sebagai lembaga pendidikan tinggi merupakan salah satu lembaga Universitas sebagai lembaga pendidikan tinggi merupakan salah satu lembaga yang
yang memberi memberi pelayanan pelayanan publik, publik, disatu disatu sisi sisi Peningkatan kebutuhan Peningkatan kebutuhan masyarakatmasyarakat terhadap pendidikan formal, khususnya pendidikan tinggi, menjadikan perguruan terhadap pendidikan formal, khususnya pendidikan tinggi, menjadikan perguruan tinggi sebagai
tinggi sebagai sektor strategis sektor strategis yang diharapkan yang diharapkan dapat menghasilkan dapat menghasilkan sumber dayasumber daya manusia yang bermutu. Keadaan persaingan yang cukup kompetitif antar perguruan manusia yang bermutu. Keadaan persaingan yang cukup kompetitif antar perguruan tinggi menuntut lembaga pendidikan memperhatikan mutu pendidikan dan tinggi menuntut lembaga pendidikan memperhatikan mutu pendidikan dan kelembagaan sehingga mampu serta unggul dalam persaingan tersebut.
kelembagaan sehingga mampu serta unggul dalam persaingan tersebut.
Perguruan tinggi harus melakukan langkah antisipasi guna menghadapi Perguruan tinggi harus melakukan langkah antisipasi guna menghadapi persaingan
persaingan yang yang semakin semakin kompetitif kompetitif serta serta bertanggung bertanggung jawab jawab untuk untuk menggali menggali dandan meningkatkan segala aspek pelayanan yang dimiliki, karena sebuah pelayanan yang meningkatkan segala aspek pelayanan yang dimiliki, karena sebuah pelayanan yang dimiliki oleh lembaga tertentu akan menjadi gambaran dari kualitas lembaga tersebut, dimiliki oleh lembaga tertentu akan menjadi gambaran dari kualitas lembaga tersebut, jika
tersebut bisa dikatakan baik. Tetapi sebaliknya jika pelayanan yang dimiliki suatu lembaga buruk maka lembaga tersebut akan dikatakan buruk. Termasuk juga pelayanan dalam sebuah lembaga pendidikan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan pembahasan pada uraian sebelumnya maka, adapun rumusan masalah dalam penelitian ini adalah:
1.2.1 Apa yang maksud dengan administrasi akademik, kemahasiwaan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat?
1.2.2 Apa tujuan administrasi akademik? 1.2.3 Apa ruang administrasi akademik?
1.2.4 Bagaimana kegiatan-kegiatan administrasi kemahasiswaan?
1.2.5 Bagaiamana ketentuan pelaksanaan pengabdian pada masyarakat?
1.3 Tujuan penulisan 1.3.1 Tujuan umum
Untuk mengetahui dan memahami definsi administrasi akademik, kemahasiswaan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat
1.3.2 Tujuan khusus
1. Untuk mengetahui definisi adisnitrasi akademik, kemahasiswaan, penelitian dan pengabidan pada masyarakat
2. Untuk mengetahui tujuan dari administrasi akademik 3. Untuk mengetahui ruang lingkup administrasi akademik
4. Utnuk mengetahui kegiatan-kegiatan dari adminsitrasi akademik 5. Untuk mengetahui ketentuan pelaksanaan penagbdian masyarakat
1.4 Manfaat penulisan
1.4.1 Manfaat Akademik
Untuk membuat sumber bacaan mahasiswa 1.4.2 Manfaat Teoritis
Untuk mengenbangkan ilmu tentang administrasi akademik, kemahasiswaan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Definisi administrasi akademik
Administrasi berasal dari bahasa latin “ad dan ministro” salah satu dari Bahasa Kuno Semenanjung Italia, mula-mula dipopulerkan oleh Bangsa latin Italia pada zaman Romawi Kuno Kata ad mempunyai arti yang sama dengan kata to dalam Bahasa Inggris, yang berarti “ke atau kepada” dan ministro sama dengan to save atau to conduct yang berarti “melayani, membantu, atau mengarahkan”
Administrasi merupakan rangkaian kegiatan atau keseluruhan proses pengendalian usaha kerjasama orang untuk mencapai tujuan secara berencana dan
sistematis yang diselenggarakan dalam lingkungan tertentu.
Akademik adalah ilmu yang mempelajari penataan sumber daya yaitu manusia, kurikulum atau sumber belajar secara optimal dan penciptaan suasana yang baik bagi manusia yang turut serta di dalam mencapai tujuan yang disepakati.
Adminisrasi Akademik ialah segenap proses pengerahan dan pengintegrasian (menghubungkan) segala sesuatu, baik personil, dan material, yang bersangkut paut dengan pencapaian tujuan akademik.
2.1.1 Tujuan administrasi akademik
Tujuan administrasi akademik adalah menciptakan keseragaman dan efektivitas pelayanan dalam pengelolaan Administrasi, sehingga terbina disiplin mahasiswa, staf Administrasi Akademik, dan staf pengajar.
Registrasi Administrasi adalah layanan terhadap seorang mahasiswa untuk memperoleh status terdaftar sebagai mahasiswa pada suatu jenis dan tingkatan program studi/jurusan pada suatu semster tahun ajaran tertentu. Proses administrasi akademik adalah keseluruhan kegiatan secara terpadu yang mencakup :
1. Penerimaan mahasiswa baru 2. Pendaftaran (regitrasi) mahasiswa 3. Penyusunan jadwal kuliah
5. Bimbingan Akademik
6. Perkuliahan (kelas, laboratorium, fasilitas) 7. Ujian (ujian Tengah semester, ujian akhir) 8. Ujian akhir prpgram
9. Penyelesaian ijazah dan transkrip 10. Wisuda
2.1.2 Ruang lingkup administrasi akademik
Pelaksanaan administrasi dalam bentuk tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ke-Tata Usahaan di sebuah lembaga pendidikan mempunyai peranan yang sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik pencatatan, maupun surat menyurat bahkan masalah hukum, social maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa
dipandang kurang penting fungsinya. Lebih-lebih produk administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat dan surat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata hukum, jika akurasi isinya dijamin benar. Oleh karena itu kebenaran data administrasi menuntut kejujuran dan kedisiplinan baik pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian ini biasanya digunakan untuk memperkuat bukti-bukti fisik ditinjau dari aspek hukum. Dalam bidang pendidikan, kebutuhan informasi mulai dari data lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi ekonomi siswa, sangat diperlukan baik oleh perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah dan swasta, maupun untuk
kepentingan penelitian mahasiswa. Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi tantangan bagi para pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format data administrasi pendidikan dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan yang mampu mengakomodir berbagai keperluan.
2.2 Administrasi kemahasiswaan
Administrasi kemahasiswaan merupakan bagian dari kegiataan administrasi yang dilaksanakan di perguruan tinggi, berupa usaha kerjasama yang dilakukan oleh para pendidik agar terlaksananya proses belajar mengajar yang relevan, efektif, efisien, guna
Cakupan administrasi kemahasiswaan meliputi pengelolaan penerimaan mahasiswa baru, pengelolaan bimbingan dan penyuluhan, pengelolaan kelas, dan pengelolaan data tentang mahasiswa dan sebagainya.
2.2.1 Kegiatan-kegiatan administrasi kemahasiswaan
Dalam penerimaan mahasiswa baru diperlukan proses seleksi dan pencatatan mahasiswa yang memasuki perguruan tinggi atau lembaga pendidikan
setelah para calon mahasiswa tersebut memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh sekolah.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam administrasi kemahasiswaan tersebut anata lain:
1. Mengatur kegiatan penerimaan mahasiswa baru
Ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan berkaitan dengan program penerimaan mahasiswa baru itu antara lain:
a. Pembentukan panitian penerimaan calon mahasiswa
Panitia ini dibentuk oleh perguruan tinggi yang bertugas untuk membuat publikasi tentang penerimaan mahaisswa baru, menyiapkan formulir pendaftaran, menerima pendaftaran, menyelenggarakan testing dan penyampaian hasil tes.
b. Penetapan daya tampung
Sebelum perguruan tinggi menerima mahasiswa baru terlebih dahulu harus ditetapkan daya tampung perguruan tinggi yang bersangkutan. Hal ini dapat diketahui dengan menghitung berapa banyak lokal yang tersedia untuk dapat menampung calon mahasiswa baru dan berapa jumlah daya tampung masing-masing lokal tersebut.
c. Penetapan persyaratan calon
Persyaratan calon masiswa yang akan diterima pada suatu perguruan tinggi tergantung pada jenis dan tingkatan perguruan tinggi yang bersangkutan. 2. Mengatur kegiatan orientasi mahasiswa baru
a. Perkenalan
b. Penjelasa tata tertib perguruan tinggi
3. Pengelolaan kelas
Proses pendidikan akan berjalan dengan baik apabila interaksi antara guru dengan murid berada dalam suasana yang mendukung, dimana siswa/murid dalam kondisi yang kondusif. Pengelolaan kelas merupakan upaya mengelola siswa di kelas yang dilakukan untuk menciptakan dan mempertahankan kondisi kelas yang menunjang program pengajaran dengan jalan memotivasi siswa agar selalu berperan aktif dalam pendidikan di sekolah, dalam kegiatan ini guru harus dapat memotivasi dan mengendalikan kehadiran siswa dalam mengikuti pelajaran.
Pada umumnya sekolah harus dapat mengendalikan kehadiran siswa tersebut, menerapkan atau menggunakan sistem absensi pada setiap siswa. Pengabsenan itu biasanya dilakukan setiap hari belajar, yaitu pada waktu jam pelajaran dimulai, dan sewaktu pelajaran diakhiri.
4. Pembinaan disiplin murid/siswa
Disiplin merupakan aspek yang penting di dalam pembinaan siswa/murid, karena dengan disiplin tersebut murid/siswa menyadari bahwa dalam hidup bermasyarakat perlu adanya disiplin, dan tanpa disiplin akan menimbulkan
kekacauan. Disiplin adalah suatu keadaan di mana sikap, pemampilan dan tingkah laku murid harus sesuai dengan tatanan nilai, norma dan ketentuan-ketentuan yang berlaku di sekolah/kelas di mana mereka berada.
Ada beberapa teknik yang dapat digunakan dalam membina disiplin tersebut antara lain
a. Adanya aturan yang jelas
b. Adanya kekonsistenan dalam menjalankan disiplin
c. Adanya hukuman dan ganjaran bagi yang melanggar disiplin tersebut 5. Pengelolaan data mahasiswa
Setiap perguruan tinggi hendaklah menata data siswa secara rapi, tertib, dan teratur, sehingga sewaktu-waktu data tersebut diperlukan akan mudah ditemukan.
a. Data tentang identitas b. Data tentang hasil belajar
c. Data tentang presensi siswa
2.3 Ketentuan pelaksanaan pengabdian pada masyarakat
1. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang dimaksud adalah pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan oleh dosen tetap yayasan maupun dosen.
2. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat dapat dilaksanakan atas dasar program kerja LPPM, permintaan dari masyarakat, kerjasama dengan instansi lain atau atas dasar inisiatif sendiri.
3. Pengajuan usulan kegiatan pengabdian kepada masyarakat disusun dalam bentuk proposal sesuai dengan ketentuan.
4. Berdasarkan BKD, setiap kegiatan pengabdian kepada masyarakat dihitung 1 sks apabila kegiatan pengabdian masyarakat dilaksanakan selama 50 jam dengan rincian sebagai berikut :
1) Untuk persiapan, perizinan, dan pelaporan maksimal 8 jam 2) Untuk pelaksanaan minimal 26 jam,
a. Untuk pertemuan perencanaan kegiatan, maksimal 2 jam b. Untuk pelaksanaan kegiatan 22 jam
c. Untuk pertemuan evaluasi pelaksanaan kegiatan, maksimal 2 jam 1) Untuk perjalanan maksimal 16 jam.
5. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat dalam bentuk penyuluhan, jumlah peserta minimal 20 orang dan atas permintaan lembaga masyarakat, organisasi masyarakat minimal setingkat desa / kelurahan.
2.4 Prosedur Pelaksanaan Pengabdian kepada Masyarakat
Prosedur pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat dibedakan berdasarkan sumber pendanaan pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
1. Pengabdian kepada Masyarakat dengan Sumber Pendanaan Prosedur pengajuan dibedakan atas 3 macam prosedur :
1) LPPM menyampaikan informasi kegiatan / program kerja pengabdian masyarakat kepada dosen.
2) Dosen mengajukan usulan dalam bentuk proposal pengabdian kepada masyarakat dengan menggunakan format yang ditentukan oleh LPPM.
Catatan:
Jika pengusul melibatkan mahasiswa dalam pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat, nama / NIM mahasiswa harus dicantumkan. Dalam hal ini prioritas tugas dan tanggung jawab tetap pada dosen.
3) LPPM mengumumkan proposal kegiatan yang lolos seleksi dengan disertai pertimbangan dan besarnya anggaran kegiatan pengabdian kepada masyarakat
yang disetujui.
4) LPPM memberikan Surat Tugas.
5) Dosen melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
6) Dosen menyampaikan laporan ke LPPM tentang pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakannya dalam bentuk hardcopy sebanyak 2 eksemplar dan softcopy dengan format pdf dan mengambil surat rekomendasi pencairan dana yang ditandatangani oleh ketua LPPM.
7) Dosen mencairkan dana pengabdian masyarakat ke bendahara dengan menyerahkan surat rekomendasi pencairan dana.
b. Prosedur II (Atas permintaan instansi luar)
1) LPPM menerima surat permintaan pengabdian kepada masyarakat dari instansi/lembaga/organisasi yang akan menjadi sasaran/objek pengabdian.
2) LPPM menindaklanjuti surat permintaan pengabdian dengan MOU dan atau perjanjian kerjasama yang disepakati oleh kedua belah pihak.
3) LPPM memberikan Surat Tugas kepada dosen sesuai dengan kepakarannya. 4) Dosen melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
5) Dosen meminta surat keterangan telah melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat dari instansi/lembaga/organisasi yang menjadi sasaran/objek pengabdian.
6) Dosen menyampaikan laporan ke LPPM tentang pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakannya dalam bentuk hardcopy sebanyak 2 eksemplar dan softcopy dengan format pdf.
c. Prosedur III (Usulan Dosen)
1) LPPM menerima proposal kegiatan pengabdian kepada masyarakat dari dosen tetap atau dosen DPK
2) LPPM memberikan Surat Tugas kepada dosen yang proposalnya lolos seleksi. 3) Dosen melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
4) Dosen meminta surat keterangan telah melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat dari lembaga / instansi / organisasi objek pengabdian.
5) Dosen menyampaikan laporan ke LPPM tentang pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakannya (dalam bentuk hardcopy sebanyak 2 eksemplar dan softcopy dengan format pdf) dan mengambil surat rekomendasi pencairan dana yang ditandatangani oleh ketua LPPM.
6) Dosen mencairkan dana pengabdian masyarakat ke bendahara dengan menyerahkan surat rekomendasi pencairan dana. 2. Pengabdian kepada Masyarakat dengan Sumber Pendanaan mandiri
a. Pengabdian kepada masyarakat dengan sumber pendanaan mandiri dilakukan atas inisiatif dosen dengan mengajukan usulan pengabdian pada masyarakat ke LPPM namun (karena keterbatasan alokasi anggaran) kegiatan pengabdian tersebut tidak dapat diberikan subsidi anggaran.
b. Pengabdian kepada masyarakat dengan pendanaan mandiri dilaksanakan dengan Prosedur sebagai berikut :
1) LPPM menerima pemberitahuan dan permohonan surat tugas pengabdian kepada masyarakat dari dosen yang akan melaksanakan kegiatan pengabdian dilampiri dengan proposal kegiatan.
2) LPPM memberikan tugas kepada dosen bersangkutan.
3) Dosen melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
4) Dosen meminta surat keterangan pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
5) Dosen menyampaikan laporan ke LPPM tentang pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakannya (dalam bentuk hardcopy sebanyak 2 eksemplar dan softcopy dengan format pdf).
3. Pengabdian dengan Sumber Dana dari Luar
Merupakan pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan oleh dosen dengan sumber dana dari luar baik dari DIKTI, Kopertis, ataupun anggaran dari Lembaga / Instansi lain. Informasi terkait pengabdian tersebut dapat diperoleh dari LPPM melalui pengumuman baik melalui laman (website) LPPM dan/atau melalui surat serta inisiatif dosen. Prosedur kegiatan pengabdian dengan sumber dana dari luar akan diatur tersendiri menyesuaikan dengan aturan dari pemberi (sumber) dana.
2.5 Kewajiban Pelaksana
Dosen yang melaksanakan pengabdian kepada masyarakat mempunyai kewajiban sebagai berikut :
1. Terlibat aktif sejak dari persiapan sampai dengan pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
2. Mempertanggungjawabkan kegiatan pengabdian masyarakat yang dilaksanakan dengan menyampaikan laporan ke LPPM selambat-lambatnya 1 (satu) bulan terhitung sejak berakhirnya pelaksanaan kegiatan tersebut (khusus yang diselenggarakan pada akhir semester, laporan harus disampaikan ke LPPM selambat-lambatnya sebelum semester tersebut berakhir).
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Adminisrasi Akademik ialah segenap proses pengerahan dan pengintegrasian (menghubungkan) segala sesuatu, baik personil, dan material,
yang bersangkut paut dengan pencapaian tujuan akademik.
Tujuan administrasi akademik adalah menciptakan keseragaman dan efektivitas pelayanan dalam pengelolaan Administrasi, sehingga terbina disiplin mahasiswa, staf Administrasi Akademik, dan staf pengajar.
Administrasi kemahasiswaan merupakan bagian dari kegiataan administrasi yang dilaksanakan di perguruan tinggi, berupa usaha kerjasama yang dilakukan oleh para pendidik agar terlaksananya proses belajar mengajar yang relevan, efektif, efisien, guna tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan.
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang dimaksud adalah pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan oleh dosen tetap yayasan maupun
dosen.
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat dapat dilaksanakan atas dasar program kerja LPPM, permintaan dari masyarakat, kerjasama dengan instansi lain
atau atas dasar inisiatif sendiri.
Pengajuan usulan kegiatan pengabdian kepada masyarakat disusun dalam bentuk proposal sesuai dengan ketentuan.
3.2 Saran
Makalah ini masih belum sempurna, untuk itu apabila pembaca masih belum cukup bahasan-bahasan di dalam makalah ini di sarankan untuk mencari
