55
3.1 Penetapan Kriteria Optimasi
Pesatnya perkembangan teknologi saat ini mempengaruhi laju informasi laju informasi yang beredar yang akurat dan cepat yang dapat membantu dalam menentukan strategi perusahaan. Teknologi internet kini telah menjadi bagian dari strategi bisnis perusahaan dimana teknologi tersebut mampu memberikan jangkauan yang luas untuk penyebaran informasi.
Data dan analisis hasil liputan media sangat mendasar sebagai panduan rencana aktivitas public communication dan marketing. Untuk membantu efektivitas dari hubungan perusahaan dan aktivitas pemasaran, News Media Monitoring Online menawarkan liputan media yang komprehensif dan monitoring di media cetak, media elektronik, dan media internet yang berada di Indonesia. Yang nantinya data dan informasi yang didapat akan diolah sebagai knowledge management.
3.1.1 Analisis Kebutuhan
Peluang yang terdapat pada sistem yang baru adalah:
• Kebutuhan memperoleh informasi yang praktis.
Dengan semakin pesatnya kemajuan ilmu pengetahuan teknologi dewasa ini terutama internet , maka perusahaan diharapkan dapat memanfaatkan teknologi untuk dapat mendukung kegiatan informasi perusahaan. Mediabanc dapat membantu perusahaan menyediakan kebutuhan informasi yang menarik dengan praktis (cepat, akurat, dan
mudah) yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja. Selain itu, intranet juga berperan dalam pendistribusian informasi secara internal perusahaan. Informasi dapat distribusikan secara cepat melalui email perusahaan ataupun portal.
• Pengguna internet yang meningkat.
Dengan penggunaan internet yang semakin meningkat dewasa ini, maka dapat menjadi peluang bagi PT Indofood Sukses Makmur Tbk untuk memanfaatkan dan mengembangkan sistem penginformasian melalui media internet. Berdasarkan data statistik terakhir, pengguna internet dunia kini mencapai 1,7 miliar jiwa, dan Asia menguasai sekitar 42,4%. Sedangkan di Indonesia pada tahun 2010 ini tercatat sekitar 57,8 juta jiwa pengguna internet.
• Berkembang pesatnya media monitoring secara online.
Dewasa ini semakin banyak Media Agency yang menawarkan jasa untuk menyiapkan pemberitaan media melalui online clipping. Hal ini dapat menjadi peluang bagi PT Indofood Sukses Makmur Tbk untuk mendapatkan data dan informasi dari berbagai media secara cepat dan praktis. • Semakin banyak perusahaan yang menggunakan knowledge
management.
Pesatnya teknologi sehingga banyak alternatif yang digunakan untuk mendukung pendistribusian data dan
informasi serta mengumpulkan, memelihara, mengolah data dan informasi yang ada yang berguna untuk perusahaan di masa sekarang dan akan datang.
Untuk mengetahui kebutuhan dari Indofood dan konsumennya, maka penelitian analisis kebutuhan. Pengambilan data dilakukan dengan metode wawancara. Pertanyaan yang diajukan adalah mengenai pentingnya media monitoring online dan knowledge management bagi Divisi Public Relation dan internal perusahaan. Berikut ini diperlihatkan hasil wawancara yang dilakukan dengan beberapa narasumber :
• Divisi Public Relation sebagai pengelola.
Divisi Public Relation membutuhkan media monitoring online agar Divisi Corporate Public Relation dapat menerima berita dari berbagai media secara cepat. Divisi Public Relation tidak perlu lagi berlangganan koran, membaca halaman per halaman untuk mencari berita-berita yang berkaitan dengan Indofood serta berita-berita lainnya, dan mengumpulkan berita tersebut dalam bentuk kliping. Hal tersebut sudah disediakan secara khusus oleh mediabanc.
Dengan adanya media monitoring online, Divisi Corporate Public Relation dapat lebih menghemat waktu dalam pengumpulan data dan informasi melalui berita-berita yang ada di media. Dan semua data dan informasi yang ada akan disimpan ke server sehingga divisi ini memiliki database tersendiri. Berita tersebut juga akan didistribusikan melalui email internal ataupun melalui portal sehingga memudahkan karyawan perusahaan untuk mengakses dan mendapatkan informasi. Data dan informasi tersebut akan
disimpan, dipelihara, diolah, dan dijadikan bahan pembelajaran atau evaluasi secara bersama agar dapat menghasilkan suatu pengetahuan yang baru. • Karyawan sebagai konsumen.
Disini karyawan akan diuntungkan karena dengan penggunaan media monitoring online karyawan dalam perusahaan tersebut akan mendapatkan informasi secara cepat. Berita-berita ter sebut dapat diakses melalui email dan portal. Dan karyawan mendapat pengetahuan-pengetahuan baru dari berita-berita yang ada.
3.1.2 Analisis Masalah dengan Diagram Fishbone
Dr. Kaoru Ishikawa seorang ilmuwan Jepang, merupakan tokoh kualitas yang telah memperkenalkan user friendly control, Fishbone cause and effect diagram, emphasised the ‘internal customer’ kepada dunia. Fishbone diagram adalah suatu diagram yang menunjukkan hubungan antara faktor-faktor penyebab masalah dan akibat yang ditimbulkan. Manfaat dari fishbone diagram antara lain mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah serta membangkitkan ide-ide untuk mengatasi permasalahan tersebut.
Permasalahan yang timbul ialah kurang efektifnya cara memonitor media melalui cara konvensional. Jika masih menggunakan cara konvesional, maka data-data tersebut tidak tahan lama dan cenderung dapat hilang atau tercecer. Perlu adanya perubahan cara memonitor media dan menyimpan data-data tersebut agar divisi Corporate Public Relations agar mampu menjadi media informasi yang efektif dan efisien untuk public dan internal. Sehingga dapat menambah pengetahuan masyarakat, mitra kerja, maupun instant pemerintah yang terkait. Serta memberikan value added bagi perusahaan yang bersangkutan. Oleh karena itu, untuk mengetahui apa penyebab sebenarnya dalam permasalahan tersebut maka penulis menggunakan
Diagram Fishbone untuk melakukan analisis masalah seperti yang digambarkan berikut ini:
Gambar 3.1 Diagram Fishbone Sumber: Hasil penelitian penulis
Berdasarkan gambar di atas, maka dapat ditentukan kategori-kategori utama apa saja yang menjadi penyebab hingga terbentuknya permasalahan ini, antara lain:
1. Manusia
• Kurangnya pengetahuan mengenai akan pentingnya teknologi informasi dewasa ini sehingga karyawan kurang mampu memanfaatkan teknologi sebagai media informasi yang lebih efektif.
• Kemampuan untuk memanfaatkan dan mengolah teknologi informasi masih dinilai kurang, karena keterbatasan pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan. Manusia Peralatan Waktu dan Biaya Tampilan Media Monitoring Online yang belum efektif menjadi media informasi.
2. Peralatan
• Komputer yang sampai saat ini digunakan karyawan pada divisi Corporate Public Relation dalam perusahaan masih sangat standar, serta sering terjadinya kerusakan-kerusakan yang mampu menghambat suatu pekerjaan. • Aplikasi pada komputer yang digunakan karyawan pada divisi Corporate
Public Relation pada saat ini masih sangat sederhana sehingga dapat menghambat dalam hal pemanfaatan teknologi informasi sebagai media publikasi yang efektif.
3. Waktu dan Biaya
• Waktu dan biaya yang digunakan untuk me-monitoring media belum efektif. • Karena banyak waktu terfokus pada kegiatan tersebut, maka evaluasi dan
pembelajaran mengenai data-data yang ada pada saat memonitoring media jarang dilakukan.
4. Tampilan
• Pada cara tradisional, konten data hanya potongan-potongan kertas yang kemudian ditempel.
• Informasi yang diberikan pada konten tersebut tidak lengkap, tidak terdapat penjelesan analisis mengenai informasi tersebut dan tone mengenai berita. • Struktur tampilan dalam konten masih belum rapi dan tampilan-nya pun
yang masih sangat standar.
3. 2 Pengembangan Alternatif Solusi
• Melakukan kombinasi antara cara lama (kliping konvensional) dan Online clipping (News Media Monitoring Online) untuk penyesuaian awal. Indofood selalu memonitor seluruh berita terkait untuk mengetahui perkembangan perusahaan dan citra apa yang terbentuk di masyarakat secara umum . Selama ini proses monitoring dilakukan
secara tradisional yaitu dengan membaca langsung setiap berita di semua media, yakni berlangganan puluhan koran kemudian dibaca, digunting dan ditempel, difotocopy lalu disebarkan. Saat ini Indofood sedang mengembangkan suatu media monitoring secara online untuk dapat memonitor seluruh pemberitaan media dengan lebih cepat, praktis dan akurat. CPR Indofood akan mengembangkan Clipping Online yaitu bentuk penyajian kliping secara online yakni melalui email setiap hari. Sedangkan data-data kliping akan disimpan di server Indofood. Diusahakan akan diterima setiap pagi. Untuk berita yang khusus (kasus) akan diinformasikan lebih cepat. Selanjutnya media monitoring akan dikerjakan oleh agency yang telah disewa Indofood. Melalui layanan ini Indofood tidak perlu lagi berlangganan koran. Meskipun demikian Indofood tetap akan berlangganan Kompas dan Bisnis Indonesia. Jika perusahaan telah siap, maka perusahaan dapat hanya mengimplementasikan Online clipping (News Media Monitoring Online). Karena dalam realitanya Indofood baru mengimplementasikan Media Monitoring Online. Sehingga Indofood masih perlu beberapa penyesuaian dengan proses ini. Jika terus menerus Indofood melakukan media monitoring secara konvensional, hal ini akan merugikan pihak Indofood karena hasil dari clipping tersebut dalam bentuk kertas sehingga tidak tahan lama dan dapat tersebar atau hilang. Padahal hasil tersebut dapat dijadikan knowledge management yang akan digunakan untuk bahan evaluasi dan pembelajaran bagi Indofood.
• Mengimplementasikan Online clipping (News Media Monitoring Online) dan mengolah data dan informasi yang ada agar dapat menjadi pengetahuan yang baru (knowledge management). Jika langsung mengimplementasikan, secara otomatis PR Indofood memiliki database mereka tersendiri. Dan hal ini akan menguntungkan Indofood karena secara berkala perusahaan tersebut dapat mengevaluasi, mempelajari, dan menemukan inovasi baru yang berguna untuk kedepannya. Setiap
data dan informasi yang terkumpul dapat diolah menjadi pengetahuan baru. Setiap karyawan dalam perusahaan dapat melakukan sharing knowledge dan setiap data, informasi, dan pengetahuan yang ada dapat terdokumentasi dan terakses dengan cepat. Contohnya seperti masalah yang baru terjadi dengan Indomie di Taiwan, hal ini dapat menjadi pembelajaran serius. Indofood dapat mengetahui dari mana saja sumber berada, animo masyarakat tentang hal tersebut, dan lain-lain. Jadi jika ada masalah seperti ini lagi kedepannya, Indofood tahu apa yang harus dilakukan. Seandainya masih melakukan cara konvesional, mungkin data tersebut dapat hilang dan tidak bisa dipakai lagi karena dalam bentuk kertas dan tidak tahan lama serta ada kesulitan untuk memperbaharui data.
3.3 Pengembangan Model Optimasi
3.3.1 Analisis Porter
Ancaman Pendatang Baru Kekuatan Penawaran
Kekuatan penawaran Ancaman produk pemasok pengganti
Gambar 3.2 Analisa Porter Sumber : Penelitian Penulis
Pendatang baru yang potensial: Tidak ada Pemasok: Indofood Persaingan U saha Sejenis:
PT Sayap Mas U tama PT Garuda Food
Pembeli : Masyarakat
Produk Subtitusi antara lain: Mie Sedap, Blueband,, dll
Keterangan :
1. Pendatang baru yang potensial
Bagi perusahaan Indofood, datangnya pesaing baru perlu dicermati dan diantisipasi. Kehadiran pendatang baru bisa saja mempersempit persaingan namun bisa juga menjadi partner dalam mengembangkan suatu bisnis. Hingga saat ini belum ada pendatang baru di bidang yang sama seperti Indofood.
2. Persaingan usaha sejenis
PT Sayap Mas Utama merupakan direct competitor bagi PT Indofood Sukses Makmur Tbk. PT Sayap Mas Utama atau yang sering disebut dengan Wings Grup ini memproduksi produk Mi instan dan menjadi pesaing bagi Indofood sebagai perusahaan yang memiliki produk utama Mie Instan. Indofood dan Wings Grup merupakan perusahaan terkemuka di Indonesia dan memiliki posisi yang kuat dimata masyarakat.
PT GarudaFood Putra Putri Jaya berdiri pada tahun 1958 dengan nama PT Tudung Putra Jaya. Perusahaan ini merupakan indirect competitor bagi PT Indofood Sukses Makamur Tbk, Garuda Food bergerak dalam bidang bisnis yang sama dengan Indofood meskipun kedua perusahaan ini memiliki kekuatan pada produk utama yang berbeda, namun Indofood dan Garuda Food sama-sama memiliki produk dairy.
Walaupun demikian, PT Indofood Sukses Makmur Tbk masih dapat mempertahankan pasarnya. Selain karena merek-merek Indofood sudah terpercaya, Indofood selalu dapat berinovasi dan meningkatkan kualitasnya. 3. Produk pengganti atau subtitusi
Berbagai macam produk subtitusi yang beredar di masyarakat. Ambil saja contoh Mie Sedap yang diproduksi oleh PT Sayap Mas Utama. Pada
beberapa tahun lalu saat PT Sayap Mas Utama memproduksi produk baru Mie Sedap, Indofood sempat mengalami penurunan penjualan walupun tidak signifikan. Harga Mie Sedap lebih murah dibandingkan Indomie dan pemasaran Mie Sedap melalui iklan cukup menarik perhatian pembeli. Namun hal ini cepat ditanggapi oleh Indofood sehingga Indofood cepat melakukan serangan balik agar tetap mempertahankan penjualan. Serangan balik yang dilakukan adalah dengan tetap mempertahankan image bahwa Indomie adalah mie instan yang high class. Selain itu Indofood mencermati perilaku konsumen, yaitu mind set konsumen saat itu produk mie instan yang sedang “in” adalah Mi Sedap dan konsumen hanya terfokus pada kata sedap saja. Pada saat di toko atau swalayan konsumen mencari produk Mie Sedap mereka hanya fokus terhadap kemasan mie yang bertuliskan sedap. Untuk mempertahankan penjualannya, Indofood melakukan serangan dengan membuat kemasan luar Indomie dengan bertuliskan kata sedap pada kemasan tersebut. Hal ini berguna untuk mengecoh konsumen. Karena itu Indofood perlu melakukan inovasi dan extra pelayanan bagi konsumen agar konsumen tetap loyal terhadap produk Indofood dan tidak beralih ke produk subtitusi lain yang ditawarkan oleh kompetitor.
4. Pemasok
PT Indofood Sukses Makmur Tbk mengelola seluruh tahapan proses produksi produk makanan yang dimilikinya, mulai dari produksi dan pengelolaan bahan baku hingga menjadi produk yang siap di jual kepada pelanggan. • Indofood memiliki perkebunan yang bekerja sama dengan para petani
untuk mengelola hasil pertanian/perkebunan yang akan dijadikan sebagai bahan baku untuk memproduksi berbagai produknya.
• Hasil dari pertanian/perkebunan tersebut kemudian diolah sehingga menjadi bahan baku yang siap untuk diproduksi di pabrik Indofood sehingga menjadi produk jadi yang siap untuk dijual.
• Di pabrik produksi semua bahan baku diolah sebaik mungkin sehingga menjadi produk yang berkualitas tinggi, di pabrik tidak hanya terdapat kegiatan produksi, namun juga kegiatan research yang berfungsi untuk mengendalikan komposisi-komposisi yang digunakan dalam memproduksi suatu produk dengan baik, kegiatan ini dilakukan dengan mengambil sample secara random dan menelitinya dalam sebuah ruangan laboratorium untuk memastikan produk tersebut sudah layak dipasarkan sebagai produk berkualitas.
• Pengemasan juga dilakukan di pabrik, semua bahan baku yang telah diolah dan menjadi produk jadi kemudian disortir ke dalam ruangan pengemasan, tenaga kerja yang ber-skill tinggi yang dimiliki oleh Indofood mengemas produk dengan cepat dan baik.
• Distribusi merupakan komponen utama dalam mata rantai kegiatan operasional Indofood sebagai perusahaan Total Food Solutions. Indofood tidak memiliki gudang penyimpanan pada pabriknya, setiap 8 jam sekali produk siap untuk kemudian langsung didistribusikan pada outlet ritel/pasar tradisional. Melalui jaringannya yang luas, maka menjamin ketersediaan produk-produk Indofood di hampir seluruh pelosok Nusantara. Bagian distribusi ini mendistribusikan secara baik produk-produk Indofood maupun produk-produk-produk-produk pihak ketiga.
5. Pembeli
PT Indofood Sukses Makmur Tbk memiliki berbagai jenis produk yang ditujukan untuk berbagai segmen pasar. Oleh karena itu, pembeli atau
konsumen Indofood adalah seluruh kalangan masyarakat baik dalam dan luar negeri. Produk-produk yang telah didistribusikan dari pabrik tersedia pada otlet-outlet ritel serta pasar tradisional di setiap wilayah sehingga konsumen dapat dengan mudah menemukan produk Indofood karena sistem pendistribusiannya yang luas.
Indofood menunjukkan bahwa selama ini telah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan masyarakat Indonesia, dan saat ini dalam posisi yang kuat untuk mengambil peluang seiring dengan kondisi ekonomi di Indonesia yang meningkat dan lebih tangguh. Merek – merek Indofood tetap melekat sebagai merek “Top of Mind” di kalangan konsumen di semua lapisan masyarakat. Merek Indofood dipercaya atas produknya yang berkualitas serta bercita rasa tinggi. Hal ini yang menyebabkan masyarakat terus loyal pada merek-merek Indofood. Karena Indofood tetap mempertahankan kualitas yang ada serta tetap memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat.
3.4 Tahap Pengembangan Model
• Menghentikan berlangganan Koran, majalah, dan tabloid (kecuali Kompas, Bisnis Indonesia, dan The Jakarta Post) yang ada selama ini, kemudian dialihkan untuk berlangganan News Media Monitoring Online sebagai penyedia berita dalam bentuk online.
• Berita akan tersaji setiap hari mulai pukul 07.00 pagi di website Media Banc (e-News library). Setiap pelanggan akan diberikan user id dan password untuk masuk dalam e-library tersebut.
• Kemudian akan dibuat summary dan dikirim kepada BOD melalui email (maksimal jam 10.00 pagi). Untuk berita – berita khusus (terkait dengan kasus) akan di-update setiap saat.
• Tidak diperlukan lagi hardcopy kliping, sehingga lebih hemat dan efisien.
• Daily report alert 2 (dua) kali sehari yakni pukul 10.00 (koran pagi) dan pukul 16.00 (koran sore).
• Arsip berita akan disimpan pada server Indofood di divisi IT.
• Topik pemberitaan akan dibagi menjadi beberapa topik besar yakni berita Indofood, berita Salim Group, berita mengenai ekonomi, berita pangan, berita komoditi seperti CPO, gandum serta berita-berita lain yang memiliki dampak langsung terhadap Indofood.
• Media yang dimonitor :
o Surat Kabar Harian : Kompas, The Jakarta Post, Media Indonesia, Bisnis Indonesia, Koran Tempo, Republika, Warta Kota, Harian Ekonomi Neraca, Investor Dialy, Suara Pembaruan, Sinar Harapan, Seputar Indonesia, Jakarta Globe, Koran Kontan, Koran Jakarta, Jawa Pos.
o Tabloid : Kontan.
o Majalah : Mix, Marketing, Investor, Trust, Globe Asia, SWA, Warta Ekonomi, Gatra, dan Tempo.
o Media Online : LKBN Antara dan detik.com
• News Monitoring Agency akan memberikan layanan berupa seluruh berita yang ter-capture melalui beberapa kata kunci yang diberikan oleh perusahaan, memberikan report bulanan yang disertai grafik.
• Selanjutnya data-data dari clipping online yang dilakukan PR dalam aktivitasnya memonitoring media dapat diupload di portal Indofood sehingga seluruh pekerja
Indofood dapat mengetahui informasi apa saja yang terbaru dari dalam dan luar Indofood.
• Data – data ter sebut harus mudah diakses seperti melalui telepon gengam (Blackberry). Terlebih lagi bagi BOD Indofood agar mereka dapat memanfaatkan waktu dan tetap mengetahui info atau kabar terbaru tentang Indofood.
• Data – data yang tersimpan dalam database Divisi Public Relation akan disimpan, dipelihara, diolah, dipelajari, dan dianalisis sehingga menghasilkan pengetahuan yang baru yang dapat membantu pengambilan keputusan pada saat sekarang dan masa depan.
• Data dan informasi yang ada akan di-sharing-kan untuk saling membantu sesama karyawan sebagai suatu tim, dan bekerja sambil memanfaatkan knowledge yang ada. Sharing data dan informasi tersebut dimanfaatkan sebagai sarana komunikasi sebagai tempat bagi semua karyawan untuk mengeluarkan apa yang dimiliki termasuk permasalahan dan kondisi di lapangan demi membuat kebijakan yang lebih sesuai.
