61 3.1. Riwayat Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT.Trinaga Cemerlang beralamat di Rukan Citra Graha Blok 2 G, Jl panjang no 26 kebon jeruk, Jakarta Barat. PT.Trinaga Cemerlang bergerak dalam bidang produksi dan pendistribusian kaca. Perusahaan ini didirikan berdasarkan Akta Notaris no. 17 tanggal 15 Mei 1995 oleh Notaris Ny. ML Soepojo Indriani, SH PT.Trinaga Cemerlang terdaftar dengan nomor SIUP 3135/09-03/PB/VII/95. PT.Trinaga Cemerlang bergerak dalam bidang produksi, perdagangan umum dan kontraktor umum.
3.1.2 Visi
Adapun visi dari PT.Trinaga Cemerlang adalah untuk menjadi distributor kaca Terbesar di Indonesia pada tahun 2015, serta memberikan produk yang bermanfaat bagi setiap orang
3.1.3 Misi
Misi dari PT.Trinaga Cemerlang yaitu membuat produk yang bermanfaat bagi setiap orang dengan memberikan pelayanan yang baik.
3.2 Prosedur yang Sedang Berjalan
3.2.1 Strategic Goals and Initiatives 3.2.1.1 Strategic Plan
1. Meningkatkan kualitas dari hasil produksi kaca dengan membuat pesanan sesuai kemauan pelanggan dengan memakai bahan baku yang berkualitas tinggi.
2. Pengiriman hasil produksi yang tepat waktu sesuai dengan keinginan customer.
3. Melakukan pelatihan terhadap karyawan yang ada.
4. Melakukan penawaran harga dengan customer untuk mencapai kepuasan konsumen.
5. Mengembangkan fasilitas penunjang pekerjaan, misalnya sistem yang terkomputerisasi.
3.2.1.2 Analysis PEST
Analisis PEST terkait dengan pengaruh lingkungan pada suatu bisnis. PEST merupakan suatu cara atau alat yang bermanfaat untuk meringkas lingkungan eksternal dalam operasi bisnis. PEST harus ditindaklanjuti dengan pertimbangan bagaimana bisnis harus menghadapi pengaruh dari lingkungan politik, ekonomi, sosial, dan teknologi. Analisis PEST yang dilakukan PT.Trinaga Cemerlang adalah:
1 Peristiwa politik dan sosial yang terjadi di Indonesia saat ini dapat memberi dampak merugikan pada kegiatan bisnis di Indonesia. Indonesia telah mengalami proses perubahan demokrasi, yang mengakibatkan timbulnya berbagai peristiwa sosial dan politik yang menimbulkan ketidakpastian peta politik di Indonesia. Peristiwa ini secaraumum telah menimbulkan ketidakpastian politik, di samping gejolak sosial dan sipil yangtercermin dengan adanya sejumlah kejadian dalam beberapa tahun terakhir.
2. Tidak ada jaminan bahwa situasi politik di Indonesia akan stabil atau Pemerintah akan menerapkan kebijakan ekonomi yang kondusif untuk mempertahankan pertumbuhan
3. Hukum ketenaga kerjaan yang telah dibuat pemerintah kurang baik sehingga sering terjadi demo buruh
- Ekonomi
1. Tidak ada jaminan bahwa situasi ekonomi di Indonesia akan stabil atau Pemerintah akan menerapkan kebijakan ekonomi yang kondusif untuk mempertahankan pertumbuhan ekonomi atau yang tidak berdampak negatif terhadap kondisi regulasi perdagangan pada saat ini.
2. Kemungkinan krisis keuangan global akan berdampak buruk secara material terhadap PT.Trinaga Cemerlang. Indonesia telah merasa efek krisis keuangan global. Laju inflasi meningkat,negara-negara
pengimpor menurunkan pesanannya dan nilai ekspor ikut menurun. Beberapa perusahaan melaksanakan program-program penurunan jumlah karyawan dancuti tanpa gaji. Seluruh faktor tersebut mengakibatkan penurunan tingkat pembelanjaankonsumen, yang telah berdampak negatif terhadap pendapatan PT.Trinaga Cemerlang. 3. Kondisi persaingan akan menjadi semakin ketat, para distributor kaca
bertarung untuk mendapatkan pelanggan-pelanggan yang jumlahnya makin kecil, ditambah dengan krisis ekonomi pada saat ini akan membuat sejumlah distributor kecil untuk melakukan konsolidasi. 4. Jumlah penduduk yang besar dan pertumbuhan ekonomi yang pesat
telah mendorong para distributor dan produsen kaca semakin kreatif. Industri kaca akan terus tumbuh sejalan dengan pertumbuhan ekonomi Indonesia yang diharapkan akanmeningkatkan permintaan pesanan kaca.
- Sosial
1. Masyarakat semakin menuntut model kaca yang smakin kereatif dan inovatif karena dengan model yang telah ada saat ini tidak lagi dapat memenuhi kebutuhan terseebut.
- Teknologi
1. Tantangan di masa depan adalah melakukan transformasi secara penuh untuk menjadi perusahaan yang fokus kepada pelanggan yang didukung oleh teknologi dan struktur organisasi yang tepat dan yang
dapat membuat seluruh insan PT.Trinaga Cemerlang untuk bekerja bersama secara efektif.
2. Teknologi telah berkembang secara pesat dalam sepuluh tahun terakhir ini sedang merubah cara kita dalam melakukan proses bisnis dan sangat membantu mempercepat proses-proses bisnis.
3.2.1.3 Analysis Porter
Pada industry Kaca konsumen dapat memilih distributor subtitutenya sangat mudah , dan distributor lain dapat menjual berbagai macam produk kaca sejenis. Dan perbedaan harga antara distributor kaca satu dengan yang lainnya hanya sedikit saja. Oleh karena itu yang perlu diperhatikan pada produk ini harga dan
kualitasnya, pelanggan tidak sulit mendapatkan distributor kaca, tetapi diferensiasi model danswitching cost yang sama tetapi pelanggan mendapatkan ukuran yang lebih besar dan jenis yang lebih menarik sehingga PT,Trinaga Cemerlang harus dapat bersaing dengan merek lain
- The threat of the entry of new competitors
Masuknya pendatang baru dalam suatu usaha industri selain membawa kapasitas produk baru juga ingin menguasai pangsa pasar (market
leader) serta ingn mengambil alih sumber daya yang besar yang dimilik oleh pesaingnya. Untuk ancaman competitor baru pada industry ini rendah karena dibutuhkan modal yang besar dalam industry Kaca dimulai dari pembelian baahan baku sampai kebutuhan membeli mesin – mesin pengolah agar dapat menciptakan kualitas dan jenis yang baik.
Barrier entry untuk produk kaca dapat dilihat:
A. Skala ekonomi
Skala ekonomis yaitu Turunnya biaya produksi perunit apabila perusahaan memproduksi produk dalam jumlah yang besar. Skala ekonomis menghalangi masuknya pendatang baru dengan memaksa mereka masuk ke sekala besar atau skala kecil dengan dengan tingkat biaya produksi yang tidak mengutungkan. Sehingga harga yang dikeluarkan menjadi lebih tinggi.
B. Kebutuhan modal
Untuk memproduksi kaca mebutuhkan modal yang besar,karena untuk menciptakan produk yang berkualitas membutuhkan riset dan alat produksi yang berkualitas. Sehingga pendatang baru membutuhkan modal yang besar dan selain itu harus memiliki diffensiasi dari produk yang lama.
C. Switching cost ( biaya peralihan ) pemasok
Swithing cost dalam industri kaca relative rendah karena pemasok menawarkan harga bahan baku yang relative bersaing dengan kualitas yang sama, maka apabila produsen ingin berpindah dari satu pemasok ke pemasok yang lain maka tidak memerlukan biaya switching cost.
D. Akses kesaluran distribusi
Apabila akses saluran industri telah dimiliki oleh perusahaan mapan, perusahaan baru tersebut harus membujuk saluran itu agar menerima produknya dengan harga yang lebih rendah, periklanan, dll (porter, 1997. P4). Saat ini distribusi kaca pada PT.Trinaga Cemerlang hampir mencangkup seluruh wilayah nasional.
E. Kebijakan pemerintah
Peraturan pemerintah yang memerintahkan semua produk harus memiliki lisensi(SNI) dan pembatasan hak akses produk.
- The bargaining power of customers
Factor yang mempengaruhi kekuatan pembeli untuk produk tekaca antara lain switching cost yang rendah mengingat harga yang
ditawarkankan antara distributor kaca yang satu dengan yang lain tidak jauh berbeda sehingga kemungkinan pembeli untuk berpindah besar.
Konsumen lebih konsumtif didalam memilih product yang dipiliihnya karena mereka lebih mengutamakan kualitas dari product yang
dibelinya. Kelompok pembeli juga sering membeli dalam jumlah yang besar sehingga pembeli menginginkan mendapat potongan harga serta pelayanan dari pihak perusahaan. Produk yang dibeli adalah produk standar (tidak ada differensiasi), biaya peralihan produk dari yang satu ke yang lainnya rendah, dan pembeli mendapatkan informasi yang lengkap dari produk yang inign dibelinya.
- The bargaining power of suppliers
Terdapat banyak sekali pemasok bahan baku kaca sehingga membuat harga bahan baku kaca menjadi sangat kompetitif. Hal ini membuat kekuatan tawar menawar pemasok dengan industri kaca rendah, karena bahan baku kaca dipasaran mempunyai harga dan kualitas yang rata-rata bersaing. Dengan banyaknya pemasok bahan baku kaca akan membuat industri kaca dapat memilih pemasok bahan baku dengan harga murah dan kualitas yang baik.
- The intensity of competitive rivalry
PT.Trinaga Cemerlang memiliki pesaing antara lain, PT.Tamindo, Vita Inti Artistik, PT Mitra Usaha Hikari,dan PT Asahimas Flat Glass Tbk yang dimana masing-masing perusahaan bersaing secara kompetitif (ketat). Persaingan ini terjadi ditingkat harga, promosi / iklan, dan
hadiah yang diberikan, hal ini ditunjukan untuk menarik minat para konsumen agar mau membeli produknya masing – masing
3.2.1.4 Analysis SWOT
Analisis SWOT dapat membantu perusahaan dalam menganalisis strategi yang tepat serta me maksimalkan kekuatan dan peluang dan secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman.
SWOT membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan. Analisis SWOT yang dilakukan PT.Trinaga Cemerlang adalah:
1. Strength (Kekuatan)
- Lokasi kantor yang strategis
- Memiliki pekerja dengan disiplin dan loyalitas bekerja yang baik - Cepat dan tanggap dengan kemauan dan kebutuhan customer
- Customer dapat melakukan penawaran harga untuk produk yang
dipesan
- Jumlah order yang masuk tiap bulannya baik
- Mempunyai hubungan yang baik dengan rekan kerja - Adanya pelatihan untuk karyawan
2. Weakness (Kelemahan)
- Tidak memiliki bagian/divisi IT sehingga belum memiliki sistem yang terintegrasi antar tiap divisi sehingga sharing knowledge belum dapat diketahui secara real time
- Pengiriman barang hasil produksi sering terlambat karena kesulitan mencari truck yang sesuai ukuran produk
3. Opportunity (Peluang)
- Pasar jual kaca yang terus meningkat
- Teknologi Informasi yang semakin maju dan pesat
- Perusahaan trucking yang semakin banyak dapat mendukung proses pengiriman barang kepada customer
4. Thread (Ancaman)
- Daya saing dengan perusahaan manufaktur sejenis di dalam dan luar negeri yang tinggi
- Pemerintah menaikan upah pekerja tiap tahun
Tabel 3.1 Matrix SWOT Faktor Internal
Faktor Eksternal
Strength (Kekuatan) S1. Lokasi kantor yang strategis
S2. Memiliki pekerja dengan disiplin dan loyalitas bekerja yang baik
S3. Cepat dan tanggap dengan kemauan dan kebutuhan customer S4. Customer dapat
melakukan penawaran harga untuk produk yang dipesan S5. Jumlah order yang masuk tiap bulannya baik
S6. Mempunyai hubungan yang baik dengan rekan kerja S7. Adanya pelatihan untuk karyawan
Weakness (Kelemahan) W1. Tidak memiliki banyak jenis dan stok bahan baku
W2. Tidak memiliki bagian/divisi IT sehingga belum memiliki sistem yang terintegrasi antar tiap divisi sehingga sharing
knowledge belum dapat
diketahui secara real
time
W3. Pengiriman barang hasil produksi sering terlambat karena kesulitan mencari truck yang sesuai ukuran produk
Opportunity (Peluang) O1. Pasar jual kaca
Strategi SO √ Membuka kesempatan
Strategi WO √ Membuat sistem
terus meningkat O2. Teknologi
Informasi yang semakin maju dan pesat
O3. Perusahaan
trucking yang semakin banyak
bagi customer untuk memberikan penawaran harga dan request bahan baku sesuai kemauan customer (S3-O1, S4-01) √ Melatih karyawan
menggunakan teknologi informasi untuk
menunjang pekerjaan dalam hal waktu pengerjaan dan
kemudahan dalam bekerja (S7-O2)
informasi yang terintegrasi antar divisi dengan bagian IT sebagai penunjang sistem dalam
perusahaan (W2-O2) √ Bekerja sama dengan beberapa perusahaan trucking yang
memiliki banyak persediaan truck yang dapat membantu proses pengiriman barang ke customer (W3-O3)
Thread (Ancaman) T1. Daya saing dengan perusahaan manufaktur sejenis di dalam dan luar negeri yang tinggi T2. Pemerintah
menaikan upah pekerja
Strategi ST √ Mencapai kepuasan
konsumen dengan memenuhi kebutuhan konsumen dan
mengerjakan produk tepat waktu yang diinginkan
Strategi WT √ Bekerja sama dengan
perusahaan lain yang mempunyai jenis dan bahan baku yang bagus dan berkualitas baik untuk mencapai
tiap tahun konsumen (S3-T1, S4-T1) √ Menaikkan upah pekerja
setiap beberapa periode dan memberikan bonus atas pekerjaan yang telah dilakukan dengan baik (S2-T2)
kepuasan pelanggan (W1-T1)
√ Bekerja sama dengan perusahaan trucking yang memiliki truck yang perusahaan butuhkan agar tidak terjadi keterlamatan pengiriman kepada customer (W3-T1)
1. Strategi SO
- Membuka kesempatan bagi customer untuk memberikan penawaran harga dan request bahan baku sesuai kemauan customer.
- Melatih karyawan menggunakan teknologi informasi untuk menunjang pekerjaan dalam hal waktu pengerjaan dan kemudahan dalam bekerja.
2. Strategi ST
- Menetapkan harga produk sesuai dengan kesepakatan harga antara perusahaan dengan customer.
- Customer dapat memilih kualitas terbaik pada produk agar dapat memperoleh kepuasan customer.
- Menciptakan inovasi pada produk dengan memanfaatkan teknologi.
3. Strategi WO
- Mencapai kepuasan konsumen dengan memenuhi kebutuhan konsumen dan mengerjakan produk tepat waktu yang diinginkan konsumen
- Menaikkan upah pekerja setiap beberapa periode dan memberikan bonus atas pekerjaan yang telah dilakukan dengan baik
4. Strategi WT
- Bekerja sama dengan perusahaan lain yang mempunyai jenis dan bahan baku yang bagus dan berkualitas baik untuk mencapai kepuasan pelanggan
- Bekerja sama dengan perusahaan trucking yang memiliki truck yang perusahaan butuhkan agar tidak terjadi keterlamatan pengiriman kepada customer.
3.2.1.5 Internal Factor Analysis Strategy (IFAS) Tabel 3.2 Tabel Perhitungan IFAS
FAKTOR-FAKTOR STRATEGI INTERNAL BOBOT RATING BOBOT X RATING Kekuatan:
Lokasi kantor yang strategis 0.10 4 0.4
Memiliki pekerja dengan disiplin dan loyalitas bekerja yang baik,cepat dan tanggap dengan kemauan dan kebutuhan customer
0.10 3 0.3
Customer dapat melakukan penawaran harga
untuk produk yang dipesan
0.10 3 0.3
Jumlah order yang masuk tiap bulannya baik 0.15 4 0.6 Mempunyai hubungan yang baik dengan rekan
kerja
0.05 3 0.15
Adanya pelatihan untuk karyawan 0.10 4 0.4
Kelemahan:
Tidak memiliki banyak stok bahan baku 0.15 1 0.15 Tidak memiliki bagian/divisi IT sehingga belum
memiliki sistem yang terintegrasi antar tiap divisi sehingga sharing knowledge belum dapat diketahui secara real time
0.10 2 0.20
Pengiriman barang hasil produksi sering terlambat karena kesulitan mencari truck yang
sesuai ukuran produk
Total: 1.0 2.8
3.2.1.6 External Factor Analysis Strategy (EFAS) Tabel 3.3 Tabel Perhitungan EFAS
FAKTOR-FAKTOR STRATEGI EKSTERNAL
BOBOT RATING BOBOT X RATING Peluang:
Pasar air mineral kemasan yang meningkat 0.25 4 1 Teknologi Informasi yang semakin maju dan
pesat
0.20 2 0.40
Perusahaan trucking yang semakin banyak 0.20 3 0.60 Ancaman:
Daya saing dengan perusahaan manufaktur sejenis di dalam dan luar negeri yang tinggi
0.20 3 0.60
Pemerintah menaikan upah pekerja tiap tahun 0.15 1 0.15
Total: 1.0 2.75
Tahap Analisa SWOT
posisi suatu perusahaan terhadap strategi-strategi internal dan eksternal perusahaan. Dari hasil perhitungan yang telah di dapatkan dari table IFAS dan EFAS di atas, maka dapat dilakukan analisis SWOT yang sesuai yang dapat dilakukan perusahaan.
Berikut ini adalah cara menyusun diagram analisa SWOT: 1. Jumlah dari hasil perkalian (Bobot) X (Rating) pada kekuatan dan
kelemahan diselisihkan untuk mendapatkan titik X. Kekuatan : 2.15
Kelemahan : 0.65
Titik X ( Internal ) = Kekuatan – Kelemahan = 2.15 – 0.65 = 1.5
2. Jumlah dari hasil perkalian (Bobot) X (Rating) pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapatkan titik Y.
Peluang : 2 Ancaman : 0.75
Titik Y ( Eksternal ) = Peluang – Ancaman = 2 – 0.75
= 1.25
Berdasarkan perhitungan diatas, maka dapat digambarkan lewat titik koordinat SWOT, seperti pada gambar di bawah ini.
Gambar 3.1 Diagram SWOT
Dengan begitu dari hasil analisa diagram SWOT di atas dapat disimpulkan bahwa PT.Trinaga Cemerlang berada pada kuadran II, yang berarti perusahaan dapat menggunakan strategi SO ( Strength –
Opportunity ). Strategi ini menjelaskan bahwa PT.Trinaga Cemerlang
dapat menggunakan kekuatan-kekuatan yang ada dengan memanfaatkan peluang-peluang yang ada pada perusahaan.
3.2.1.7 CONOPS Scenario
Customer yang ingin melakukan pemesanan kaca dapat
melakukan permintaan penawaran yang berisi jenis barang, ukuran barang, dan jumlah barang, serta alamat customer melalui email, fax, atau telepon. Permintaan penawaran tersebut akan diproses oleh bagian Penjualan. Bagian Penjualan kemudian akan membuat draft sesuai pesanan yang diterima dan membuat estimasi biaya serta bahan baku berdasarkan draft yang sudah ada yang nantinya diberikan kepada Admin. Setelah itu, Admin akan membuat Surat Penawaran untuk diberikan kembali kepada customer. Setelah customer sepakat dengan harga yang ditawarkan oleh perusahaan, maka customer dapat membuat Sales Order yang akan diproses oleh Bagian Pembelian. Kemudian Admin akan membuat Tagihan DP kepada customer. Berdasarkan Saler Order tersebut, Bagian Pembelian akan membuat Surat Perintah Kerja (SPK) sebanyak tiga rangkap, yaitu rangkap ke-1 untuk arsip, rangkap ke-2 untuk Bagian Engineering & Project, dan rangkap ke-3 untuk Bagian Produksi). Berdasarkan Surat Perintah Kerja dan Sales Order, maka Bagian Engineering & Project akan membuat Material List dan diberikan kepada Bagian Pembelian untuk dibuatkan Purchase Order (PO) kepada supplier. PO tersebut akan dibuat rangkap tiga, yaitu rangkap ke-1 untuk arsip, rangkap ke-2
untuk Bagian Finance, dan rangkap ke-3 untuk Bagian Produksi. Kemudian supplier akan mengirimkan bahan baku sesuai PO ke
workshop dan membuat Invoice yang diserahkan ke Bagian Accounting. Bagian Finance nantinya akan melakukan pembayaran
pembelian berdasarkan Invoice yang dibuat oleh supplier. Setelah itu, Bagian Produksi akan memproses pesanan customer berdasarkan Sales
Order dan Surat Perintah Kerja. Setelah barang jadi, Admin akan
membuat Surat Jalan sebanyak tiga rangkap (rangkap ke1 untuk customer, rangkap ke-2 untuk Bagian Accounting, dan rangkap ke-3 untuk arsip). Lalu, Bagian Accounting akan membuat Tagihan kembali kepada customer untuk melakukan pelunasan pembayaran. Tiap bulannya, tiap Manager akan membuat laporan yang diserahkan kepada President Director.
Masalah-masalah yang dihadapi oleh perusahaan PT.Trinaga Cemerlang, antara lain:
1. Promosi yang dilakukan sedikit, karena hanya melalui yellow pages dan melalui rekanan bisnis saja
2. Tidak mempunyai stok bahan baku sehingga waktu untuk pembuatan barang menjadi lebih lama
3. Metode pembuatan dokumen masih manual dan belum memakai sistem yang terintegrasi
4. Perusahaan tidak dapat menerima banyak order karena keterbatasan tempat produksi
5. Belum ada bagian IT di perusahaan
6. Potensi karyawan yang ada kurang dikembangkan karena tidak adanya pelatihan dan banyak karyawan lama di perusahaan
Dari beberapa masalah yang dihadapi di dalam perusahaan, ada beberapa asumsi perencanaan (Planning Assumptions) yang disarankan untuk membantu menyelesaikan masalah seperti:
1. Perusahaan perlu membuat website untuk mengembangkan promosi dan penjualan
2. Perusahaan perlu mengadakan stok di gudang agar dapat mempercepat proses pembuatan barang
3. Membuat sistem yang terintegrasi antara tiap bagian agar informasi di perusahaan dapat berjalan dengan cepat
4. Membangun tempat yang lebih luas untuk dapat menerima order dalam jumlah lebih banyak
5. Menambahkan bagian IT dalam perusahaan
6. Mengadakan pelatihan kepada karyawan baru maupun lama tentang sistem yang akan diterapkan
3.2.1.8 Concept of Operations Diagram
3.3 Business Product and Services 3.3.1 Business Plan
1. Business Overview
PT.Trinaga Cemerlang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pendistribusian kaca, yang terletak di Rukan Citra Graha Blok 2 G, Jl panjang no 26 kebon jeruk, Jakarta Barat. Perusahaan ini melakukan kegiatan produksi dengan menerima order terlebih dahulu dari customer sesuai dengan permintaan dan diselesaikan sesuai dengan deadline yang diberikan customer. Saat ini PT.Trinaga Cemerlang melakukan promosi melalui yellow pages dan rekanan bisnis.
2. Executive Team Profile
Tugas dan kewajiban eksekutif adalah: 1) Komisaris
- Menetapkan tujuan, sasaran dan kebijakan mutu yang telah ditetapkan
- Mengawasi realisasi dari tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan - Memberikan penjelasan menyangkut keadaan pasar untuk dapat
merencanakan kegiatan yang akan dilakukan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai hasil yang optimal
- Memberikan pengarahan menyangkut hubungan antara perusahaan dan lingkungan masyarakat sekitar
- Melakukan pengawasan menyangkut kepentingan pengamanan perusahaan
2) Direktur
- Memimpin perusahaan dengan membawa perusahaan tetap pada tujuan yang telah ditetapkan
- Menerbitkan kebijakan-kebijakan baru untuk perusahaan
- Menetapkan dan mengawasi tugas dari kepala bagian dan karyawan
- Menyetujui anggaran tahunan perusahaan
- Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan
3. Relationship of Business Activities to Strategic Goals
Hubungan yang baik dengan customer dan supplier bahan jenis dan baku sebagai pendukung produksi
4. Organizational Structure
Gambar 3.3 Struktur Organisasi PT.Trinaga Cemerlang Tugas dan kewajiban dari setiap bagian yang ada pada struktur organisasi pada gambar 3.3 sebagai berikut:
1. Manager Pembelian
- Mengkoordinasikan pembelian bahan baku dengan bagian estimator
- Melakukan proses pembelian bahan baku ke supplier
- Membuat laporan bulanan untuk pembelian bahan baku (invoice) Antony Gunawan Komisaris Manager Penjualan Direktur utama Manager Produksi Acc/fin Manager Plant Manager Manager Pembelian Acounting
Financial Sales Staff Staff
Pembelian Project Engineering Administrat or Staff Produksi
2. Manager Penjualan
- Memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat melalui produk yang dibuat oleh perusahaan
- Menjalin hubungan baik dengan pelanggan dan masyarakat - Melakukan riset pasar tentang apa yang diminati oleh
masyarakat 3. Financial
- Membantu Financial Manager dalam membuat keuangan perusahaan yang berhubungan dengan segala pengeluaran perusahaan dan pendapatan perusahaan.
- Menerima dan mencatat pembayaran dari customer - Mencatat aliran uang yang keluar dan masuk - Memberikan laporan keuangan kepada direktur 4. Accounting
- Bertugas menyusun laporan keuangan berdasarkan standar perusahaan.
- Membuat laporan laba dan rugi perusahaan. 5. Administrator
- Membuat Surat Permintaan Penawaran - Membuat Sales Order
6. Staff Pembelian
- Bertugas untuk membantu Manager Pembelian untuk menerima barang dari supplier
7. Manager Produksi
- Bertanggung jawab atas seluruh proses produksi dan kualitas dari hasil produksi
8. Staff Produksi
- Membuat (memproduksi) kaca sesuai Seles Order dan Surat Perintah Kerja
- Memberikan laporan hasil produksi pada Manager Produksi
9. Plant Manager
- Menjalankan fungsi manajemen di bidang produksi
- Bertanggung jawab dalam pelaksanaan dan pengendalian produksi
- Bertanggung jawab atas kualitas produk dan peningkatan mutu produk
- Membuat laporan produksi 10. Engineering
- Membuat material list untuk diteruskan ke bagian procurement
11. Project
- Bertanggung jawab atas suatu project yang dibuat
5. Market Outlook and Competitive Strategy
perkembangan dan kemajuan yang sangat signifikan. Hal ini terjadi karena kondisi dari Negara Indonesia sendiri sedang mengalami perkembangan (Negara berkembang). Rakyat Indonesia yang terus bertambah, mau tidak mau pemerintah harus melakukan kegiatan infrastruktur untuk menunjang kebutuhan masyarakat. Hal tersebut bisa dibuktikan dengan pesatnya pertumbuhan penggunaan kaca yang beroperasi di berbagai tempat di Indonesia (Mall, tempat hiburan masyarakat, kantor).
Berdasarkan hal-hal di atas maka PT.Trinaga Cemerlang mempunyai peluang untuk meningkatkan bisnis yang sedang berjalan. Dengan meningkatkan kualitas produksi, meningkatkan pelayanan terhadap customer, dan melakukan perencanaan strategis maka diharapkan PT.Trinaga Cemerlang dapat bersaing dengan para kompetitornya.
6. Capitalization Summary
- Perbaikan / renovasi gedung / bangunan.
- Membangun / menambah gedung jika diperlukan
7. Financial Strategy
- Menawarkan servis barang gratis
- Memberikan fleksibilitas pembayaran kepada klien.
- Menawarkan barang dengan kualitas terbaik dengan harga yang bersaing
8. Current Financial Status Summary
Pendapatan perusahaan sekarang bergantung pada jumlah order yang dibuat dan jenis barang yang dipesan oleh pelanggan. Kisaran harga barang bervariasi, dimulai dari tiga ratus ribu rupiah hingga seratus juta rupiah per satu order yang dikerjakan.
9. Business Partnership and Alliances - PT. Magi
- Mandala Metal Industri 3.3.2 Swim Lane Process Diagram
3.3.3 Business Process / Services Model 3.3.3.1 Proses Penjualan
Gambar 3.5 Proses Penjualan 3.3.3.2 Proses Pembelian
Suppliers Customer $ $ $ Pembelian Produksi 1. SPK + Sales Order 2. PO 3. barang sesuai PO 4. barang Hasil produksi 3.3.3.3 Proses Produksi
Gambar 3.7 Proses Produksi 3.3.4 Use Case Narrative and Diagram
3.3.4.1 Use Case Narrative
1. Membuat Surat Permintaan Penawaran
Customer yang ingin memesan barang dapat melakukan
permintaan penawaran melalui email, fax, atau telepon dengan manager penjualan.
2. Membuat Draft
Bagian penjualan lalu akan membuat draft dengan estimasi biaya atas barang berdasarkan permintaan customer.
3. Membuat Surat Penawaran
Setelah draft dan estimasi biaya telah ditentukan, maka Admin akan membuat Surat Penawaran yang ditujukan kepada customer untuk ditemukan kesepakatan harga.
4. Membuat Sales Order
Setelah mencapai kesepakatan harga dengan customer, maka customer akan melakukan order yang dibuat dalam Sales Order. 5. Membuat Tagihan DP
Setelah melakukan order, maka Bagian Accounting akan meminta customer melakukan pembayaran uang muka dengan membuat Tagihan DP.
6. Membuat Surat Perintah Kerja
Bagian Pembelian akan membuat Surat Perintah Kerja berdasarkan Sales Order yang dibust tiga rangkap, yaitu rangkap pertama untuk arsip, rangkap kedua untuk Bagian Engineering
and Project, dan rangkap ketiga untuk Bagian Produksi.
7. Membuat Material List
Berdasarkan Surat Perintah Kerja dan Sales Order, Bagian
Reengineering and Project akan membuat Material List untuk
dibuatkan Purchase Order oleh Bagian Penjualan. 8. Membuat Purchase Order
Bagian Penjualan akan membuat Purchase Order (PO) berdasarkan Material List. Purchase Order tersebut akan dibuat berdasarkan supplier-nya.
Setelah barang selesai diproduksi oleh Bagian Produksi, maka Bagian Produksi akan membuat Surat Jalan sebagai tanda bukti pengiriman barang kepada customer.
10. Melakukan Pengiriman Barang
Bagian Produksi akan mengirim barang hasil produksi berdasarkan data customer di dalam Sales Order.
11. Membuat Tagihan Pelunasan
Bagian Accounting akan membuat Tagihan Pelunasan kepada
customer setelah menerima Surat Jalan yang diberikan oleh
Bagian Produksi, Tagihan Pelunasan tersebut berisi jumlah sisa total biaya yang harus dibayarkan oleh customer.
12. Membuat Invoice
Supplier akan membuat Invoice atas barang yang dikirim
berdasarkan Purchase Order dan diberikan kepada Bagian
Finance sebagai tanda penagihan pembayaran pembelian.
13. Melakukan Pembayaran Pembelian
Setelah menerima invoice dari supplier, Bagian Finance akan melakukan pembayaran pembelian kepada supplier yang bersangkutan.
3.3.4.2 Use Case Diagram
Gambar 3.8 Use Case Diagram PT.Trinaga Cemerlang
Bagian Finance
Sistem Informasi PT. Trinaga Cemerlang
membuat_Surat_
Permintaan_Penawaran membuat_draft
membuat_Surat_ Penawaran membuat_Tagihan_DP membuat_ Sales_Order membuat_Surat_ Perintah_Kerja membuat_ Material_List membuat_PO membuat_Surat_Jalan melakukan_ Pengiriman_ Barang membuat_Tagihan_ Pelunasan
Customer Bagian Pembeli
Admin
Bagian Accounting
Bagian Penjualan
Bagian Engineering&Project
Bagian Produksi
Supplier
melakukan_ pembayaran_ pembelian membuat_Invoice
3.4 Data and Information 3.4.1 Logical Data Model
3.4.2 Object State-Transition Diagram ( State Chart Diagram)
- State Chart Customer
Gambar 3.10 State Chart Customer
- State Chart Sales Order
Gambar 3.11 State Chart Sales Order
- State Chart Surat Perintah Kerja
- State Chart Surat Permintaan Penawaran
Gambar 3.13 State Chart Surat Permintaan Penawaran
- State Chart Surat Penawaran
Gambar 3.14 State Chart Surat Penawaran
- State Chart Tagihan DP
Gambar 3.15 State Chart Tagihan DP
- State Chart Tagihan Pelunasan
Gambar 3.16 State Chart Tagihan Pelunasan
- State Chart Barang
- State Chart Bahan Baku
Gambar 3.18 State Chart Bahan Baku
- State Chart Material List
Gambar 3.19 State Chart Material List
- State Chart Purchase Order
Gambar 3.20 State Chart Purchase Order
- State Chart Supplier
- State Chart Invoice
Gambar 3.22 State Chart Invoice
- State Chart Pembayaran Pembelian
Gambar 3.23 State Chart Pembayaran Pembelian
- State Chart Pengiriman Barang
3.4.3 Activity / Entity Matrix (Activity Listing) 3.4.3.1 Activity Listing
3.4.3.2 Activity/Entity Matrix (CRUD)
Tabel 3.4 Activity / Entity Matrix PT.Trinaga Cemerlang
SPP SP SO TD P SPK ML PO PB TP Invoic e PP Membuat Surat Permintaa n Penawaran CR U Membuat draft CR U Membuat Surat Penawaran R Membuat Sales Order R CR U Membuat Tagihan DP R CR U Membuat Surat R CR U
Perintah Kerja Membuat Material List CR U Membuat Purchase Order CR U Membuat Surat Jalan R CR U Membuat Tagihan Pelunasan R CR U Membuat Invoice R CRU Melakuka n Pembayara n Pembelian R CR U
Keterangan:
SPP: Surat Permintaan Penawaran SP: Surat Penawaran
SO: Sales Order TDP: Tagihan DP
SPK: Surat Perintah Kerja ML: Material List PO: Purchase Order PB: Pengiriman Barang TP: Tagihan Pelunasan PP: Pembayaran Pembelian
3.4.4 System Data Flow Diagram
3.5 Network and Infrastructure
3.5.1 Network Connectivity Diagram
Gambar 3.27 Arsitektur Jaringan PT.Trinaga Cemerlang
Arsitektur jaringan yang terdapat pada PT.Trinaga Cemerlang masih sederhana karena jaringan LAN (Local Area Network) yang terdapat di kantor PT.Trinaga Cemerlang hanya menghubungkan 11 komputer dan satu server saja. Bila dilihat dari arsitektur jaringan di atas, topologi jaringan yang digunakan pada PT.Trinaga Cemerlang adalah topologi tree.
3.6 Security/ Standards / Workforce 3.6.1 Security and Privacy Plan
Belum ada perencanaan keamanan dan privasi pada PT.Trinaga Cemerlang dan akan kami jadikan usulan pada bab berikutnya.
3.6.2 Technology Forecast Tabel 3.5 Technology Forecast Forecast Area Short Term
(12 months) Mid Term (12-24 months) Long Term (2-3 years) Operating System
Microsoft XP Microsoft Windows 7 Tetap menggunakan Microsoft Windows
7 Office
Automation
Microsoft Office Tetap menggunakan Microsoft Office
Microsoft Office dan memulai implementasi ERP Desktop PC Desktop PC yang
menjadi standar di PT.Trinaga Cemerlang dengan processor Dual core
Masih menggunakan Dekstop PC yang lama dan sebagian di
Up-Greade ke Processor i3
Menambahkan server Aplikasi dan desktop disesuaikan dengan kebutuhan
tiap bagian Desktop
Monitor
LCD monitor 15” Tetap menggunakan LCD monitor 15” Menggunakan LCD monitor 17” Persistant Storage 80GB 250GB 500GB
Connection LAN di area perusahaan
Masing menggunakan LAN di perusahaan
Masih menggunakan LAN di perusahaan
3.7 Workforce
3.7.1 Workforce Plan
Uraian tugas dan tanggung jawab masing – masing pada PT.Trinaga Cemerlang antara lain:
1. Commissary
• Pemilik saham terbesar dalam perusahaan
• Membuat Lines of Business (LoB) bersama dengan pemilik saham lainnya
• Mengawasi seluruh kegiatan dalam perusahaan
2. Direktur Utama
• Bertanggung jawab atas setiap Lines of Business (LoB) yang ada • Mengambil kebijakan atas setiap kondisi dan permasalahan yang
ada
• Bertanggung jawab atas setiap kegiatan Manager
• Mengevaluasi tiap laporan yang dibuat oleh tiap Manager • Berperan juga sebagai Marketing Manager
3. Manager Pembelian
• Bertanggung jawab atas setiap proses pengadaan barang
• Melakukan proses pembelian atas Sales Order yang ada dengan membuat Purchase Order ke Supplier
• Mengeluarkan Surat Perintah Kerja untuk diberikan kepada bagian produksi berdasarkan Sales Order yang ada
• Bertanggung jawab atas setiap transaksi keuangan yang ada dalam perusahaan
• Mengawasi setiap proses pembukuan perusahaan
• Mengelola setiap proses transaksi keuangan agar lebih efektif
5. Manager Penjualan
• Melakukan pemasaran produk yang dihasilkan perusahaan lewat media atau lewat omongan pribadi
• Memiliki kebijakan dalam memberikan kebijakan promosi harga kepada customer
6. Plant Manager
• Bertanggung jawab dalam merencanakan dan membuat barang sesuai Sales Order yang dibuat customer.
• Mengawasi dan mengelola setiap karyawan yang bekerja di pabrik
7. Manager Produksi
• Bertanggung jawab atas seluruh proses produksi dan kualitas dari hasil produksi
3.7.2 Organization Chart
Gambar 3.28 Struktur Organisasi PT.Trinaga Cemerlang
3.8 EA Management Plan
EA Management Plan adalah sebuah kerangka kerja di mana di dalamya terdapat rencana, prinsip kerja, metodologi implementasi, estimasi biaya serta rancangan arsitektur perusahaan ke depan. EA Management Plan sebaiknya diperbaharui dalam sebuah interval waktu tertentu (setiap tahun, dua tahun atau seterusnya) agar dapat selalu menyediakan versi yang baik untuk pengembangan
Enterprise Architecture berikutnya. EA Management Plan adalah sebuah transisi
kontinuitas sebagai implementasi dari TI sebuah perusahaan. EA Management
Plan sama seperti rencana proyek seorang arsitek; mencakup seluruh pekerjaan,
rancangan, pendekatan, jangka waktu serta urutan pekerjaan yang dilakukan dalam
Komisaris Manager Penjualan Direktur utama Manager Produksi Acc/fin Manager Plant Manager Manager Pembelian
memperbaharui Enterprsie Architecture perusahaan tersebut.
3.8.1 Manajemen Program EA
3.8.1.1 Prinsip dan Tata Kelola
Tujuan Program EA ini adalah untuk meningkatkan kinerja perusahaan baik dalam strategi, proses bisnis serta teknologi. Program EA ini akan langsung dipimpin oleh President Director yang dibantu oleh para Director di bawahnya meliputi Production Director,
Marketing Director dan IT Director, dan dikerjakan oleh bagian TI
perusahaan. Program EA ini diproyeksikan untuk tiga tahun ke depan. Harapan dari program EA ini adalah agar dapat meningkatkan kinerja perusahaan ke depannya dan mampu mencapai visi perusahaan seperti yang ditargetkan.
3.8.1.2 Dukungan untuk Strategi dan Bisnis
Tujuan utama dari program EA ini adalah untuk membantu dan meningkatkan strategi, proses bisnis dan teknologi perusahaan, juga untuk mengidentifikasi jarak performa yang sekiranya dapat dihapus oleh komponen EA. Strategi yang dihasilkan diharapkan dapat membuat perusahaan mencapai tujuannya secepat mungkin. Yaitu salah satunya dengan meningkatkan hasil produksi dipercaya dapat membawa perusahaan menuju cita-citanya: menjadi no. 1 leader in IT
Proses bisnis dan teknologi yang dihasilkan juga diharapkan dapat meningkatkan kefektifan dan keefisienan proses bisnis yang dijalankan oleh perusahaan sehingga proses-proses yang tidak perlu dilakukan dapat dihilangkan, ini membuat proses bisnis perusahaan dapat bekerja lebih cepat dalam siklusnya. Dengan membangun sebuah topologi diharapkan pemrosesan dan pengiriman data dari kedua bangungan tersebut dapat lebih mudah dan cepat.
3.8.1.3 Peranan dan Tanggung Jawab EA
Berikut adalah tabel yang berisi peranan dan tanggung jawab dari masing-masing orang yang bertanggung jawab pada program EA di PT.Trinaga Cemerlang.
No.
EA TEAM POSITION
EA TEAM ROLE EA RESPONSIBILITIES
1 Komisaris
Pemimpin dan Pengambil Keputusan
Menyutujui rancangan EA dan menjaga stabilitas dalam
pengembangannya. 2 Direktur Utama Pengidentifikasi Proses Produksi Mengidentifikasi dan mengawasi proses produksi
yang akan dikembangakan dalam EA.
Manager Bisnis pada Bagian Marketing
mengawasi proses bisnis pada bagian Marketing yang akan
dikembangakan dalam EA.
4 IT Manager
Pemimpin Bagian TI dan Penanggung Jawab
Program EA
Memimpin dan bertanggung jawab terhadap segala sesuatu
yang terjadi selama program EA dijalankan.
5 Analysis System Analisa Peogram EA
Melakukan analisa system pada setiap divisi untuk menjalankan program EA
5 Bagian TI Pelaksana Program EA
Melaksanakan dan mengerjakan program EA yang
sudah dirancang sesuai dengan jangka waktu yang diberikan. Tabel 3.6 EA Roles and Responsibilities Matrix
3.8.1.4 Pengukuran Kinerja Program EA
Pengukuran terhadap kinerja program EA ini dilihat dari pencapaian tujuan dari strategi, efisiensi proses bisnis dan efektifitas teknologi yang telah diimplementasikan. Pengukuran kinerja program ini dibagi menjadi dua, yaitu outcome measures dan output measures.
dihasilkan selama program EA dijalankan, sedangkan output measures adalah pengukuran kinerja yang berupa data dalam aktifitas atau proses bisnis.
Contoh outcome measures yang diharapkan dari program EA PT.Trinaga Cemerlang adalah: peningkatan jumlah produksi, pengiriman laporan dari satu bagian ke bagian lebih cepat dan sebagainya. Sedangkan contoh dari output measures yang diharapkan dari program PT.Trinaga Cemerlang adalah: jumlah penjualan meningkat per bulan karena percepatan proses bisnis perusahaan, jumlah laporan yang diterima dan diproses meningkat dua kali lipat dan sebagainya.
3.8.2 Rangkuman Arsitektur yang Berjalan
Arsitektur yang berjalan pada perusahaan PT.Trinaga Cemerlang saat ini sudah mendukung seluruh proses bisnis yang berjalan. Tetapi seiring berkembangnya perusahaan lain dalam persaingan bisnis mereka membuat PT.Trinaga Cemerlang harus berbenah diri agar tidak tertinggal oleh pesaingnya. Contohnya masih banyak proses bisnis dan proses produksi yang dilakukan secara manual sehingga memakan waktu yang lama dan resiko human error yang besar. Proses bisnis yang ada saat ini dapat lebih ditingkatkan efisiensi dan efektifitasnya melalui program EA ini. Dengan meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses bisnis yang ada diharapkan PT.Trinaga Cemerlang dapat berkembang lebih baik lagi
menuju target yang ingin dicapainya.
3.8.2.1 Sasaran Strategis dan Inisiatif
StrategicGoal Strategic Initiative Supporting EA Component
(s)
Menjadi no. 1 Leader in
Distributor of glass
Meningkatkan kapasitas produksi.
Mesin produksi, ruangan produksi (pabrik), pegawai/buruh. Mengefisiensikan proses
bisnis.
Jaringan komputer,
perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer,
database komputer dan
jaringan. Meningkatkan kualitas
sumber daya manusia.
Kepelatihan, karyawan.
Meningkatkan hubungan baik dengan customer.
Layanan purna jual,
database customer
Tabel 3.7 Sasaran Strategis dan Inisiatif
Dalam beberapa tahun kedepan perusahaan memerlukan teknologi untuk mengembangkan bisnis perusahaan. Perusahaan akan mengembangkan sebagian teknologinya yang dirasakan perlu untuk kemajuan dan membantu proses bisnis perusahaan, seperti :
• ( Periode 2013 ) :
Mengidentifikasi masalah yang ada pada PT.Trinaga Cemerlang sebagai ukuran kelemahan yang dialami oleh perusahaan.
Menganalisa sistem yang sedang digunakan oleh PT.Trinaga Cemerlang Melakukan analisis dari masalah – masalah yang diidentifikasikan, mencari solusi yang terbaik untuk kemajuan perusahaan.
Melakukan pembenahan struktur organisasi dan menambahkan Divisi IT.
• ( Periode 2014 ) :
Melakukan pembelian Hardware dan Software yang dibutuhkan oleh perusahaan. Hardware dan software perusahaan diubah menjadi kualifikasi yang lebih baik. Pada tahun ini desktop pc yang lama sebagian akan di
Cemerlang, dan pada tingkat mid dan low menejemen masih menggunakan desktop pc lama karena kapasitas desktop pc yang diperlukan masih bisa di gunakan dalam mengoperasikan sistem baru untuk kedepannya.
• ( Periode 2015 ) :
Pada tahun ini akan diterapkan ERP di perusahaan Dan menambahkan server aplikasi pada perusahaan
Perkiraan biaya yang digunakan untuk EA program pada tahun yang kedua sebagai berikut :
- PC desktop dengan Processor i3 (8 unit) : Rp. 48.000.000,-
- Server Aplikasi (1 unit) : Rp. 22.806.800,-
- Switch Hub D-Link 16 Port (I unit) : Rp. 450.000,-
- Upgrade Windows 7 Biaya : Rp. 50.000,- x 17 Unit : Rp. 850.000,-
Sumber:Bhineka.com(3 mei 2012)
Aplikasi Biaya
Personal Trainer Information system Rp.20.000.000,- Pelatihan Karyawan 3 bulan (90 Hari) Rp. 5.000.000,-
Total Rp. 55.000.000,-
3.8.2.3 EA Program Performance Measures
EA Program Performance Measurement diukur berdasarkan
pembahasan Balance Score Card pada perencanaan sistem baru. Diantaranya adalah sebagai berikut :
# Outcome Measure 1 : Meningkatkan laba perusahaan
• Output Measure : Persentase keuntungan dari setiap sistem yang diusulkan = 100 %
# Outcome Measure 2 : Meningkatkan Kinerja dari setiap bagian • Output Measure : persentase tingkat ketanggapan mencapai target
= 70%
# Outcome Measure 3 : mengurangi biaya produksi • Output Measure : persentase pengurangan biaya produksi= 20%
# Outcome Measure 4 : Membuat Sistem Informasi data pelanggan yang terintegrasi dengan baik
• Output Measure : Persentase keberhasilan sistem dalam menyimpan data pelanggan agar tidak terjadi manipulasi = 80% 3.8.3 Sequencing Plan
