APLIKASI ABSENSI SISWA BERBASIS WEB DAN SMS GATEWAY PADA
SMA NEGERI 6 PEKANBARU
GUSRIANTY
Sekolah Tinggi Ilmu Komputer Pelita Indonesia Email : gusrianty@lecturer.pelitaindonesia.ac.id
Abstract. SMA Negri 6 Pekanbaru still using manual attendance systems where teachers must
presence student at the start of lessons in the classroom. Manually attendance system is less effective and efficient because there are still many problems in the process because they use the file attendance so that inhibiting the performance of teachers to determine the rate of student attendance. Another problem is the lack of communication and information between the school and parents. This could lead to students may be lying to parents that the report was in learning activities but in reality these students went out to play with his friends. This study aims to produce a web based attendance system is integrated with SMS Gateway at SMA Negri 6 Pekanbaru. With SMS Gateway integrated with the system, the system will automatically provide notice to parents regarding attendance. Through research and development of information systems at SMA Negri 6 Pekanbaru result that utilization of the application of this attendance information systems can provide solutions in the attendance.
Keywords : Attendance Information Systems, SMS Gateway, Web
Abstrak. SMA Negri 6 Pekanbaru masih menggunakan sistem absensi manual dimana guru mata pelajaran harus mengabsen siswa pada saat memulai pelajaran di kelas. Sistem absensi secara manual masih kurang efektif dan efisien karena masih timbul banyak masalah dalam prosesnya karena masih menggunakan berkas–berkas absensi sehingga menghambat kinerja para guru untuk mengetahui laju absensi siswanya. Kendala lain yang dihadapi adalah kurang berjalannya komunikasi dan informasi antara pihak sekolah dengan orang tua siswa. Hal ini dapat mengakibatkan siswa dapat saja berbohong kepada orang tua bahwa dengan melaporkan sedang berada dalam kegiatan belajar mengajar namun kenyataannya siswa tersebut pergi bermain bersama teman-temannya. Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan sistem absensi berbasis web terintegrasi dengan SMS Gateway pada SMA Negri 6 Pekanbaru. Dengan SMS Gateway pada sistem maka secara otomatis sistem akan memberikan pemberitahuan kepada orang tua siswa mengenai kehadiran siswa di sekolah. Melalui penelitian dan pengembangan sistem informasi pada SMA Negri 6 Pekanbaru diperoleh hasil bahwa pemanfaatan penerapan sistem informasi absensi ini dapat memberikan solusi dalam proses absensi.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Absensi, SMS Gateway, Web PENDAHULUAN
Peranan teknologi informasi kini sangat diperlukan disegala aspek pekerjaan manusia. Selain memberikan kemudahan didalam mengoperasikannya juga memberikan dampak efesien kerja yang cepat, tepat dan akurat. Media website merupakan salah satu produk teknologi informasi serta system informasi yang dikembangkan secara online atau lebih dikenal dengan internet.
Web sebagai salah satu kemajuan teknologi untuk meningkatkan performa. Web tidak hanya dipakai untuk memperkenalkan profil sekolah atau perusahaan, namun telah digunakan untuk mengontrol kegiatan terutama kegiatan siswa di sekolah-sekolah dalam rangka penegakkan disiplin dan memperkuat komunikasi dengan orang tua siswa.
Terkait disiplin siswa di sekolah, salah satunya adalah absensi yang merupakan
bagian dari penilaian dalam proses pembelajaran. Maraknya siswa–siswi yang bolos sekolah membuat wali murid meresahkan kehadiran anaknya di sekolah.
Kegiatan absensi siswa di sebuah sekolah pada umumnya dilakukan setiap hari dengan tujuan untuk mengetahui apakah siswa hadir, sakit, ijin, atau alpauntuk setiap kelas yang nantinya data ini akan masuk ke data absensi siswa, data siswa itu diantaranya Nomor Induk Siswa (NIS), Nama, dan Kelas. Dari data absensi siswa, sekolah dapat menilai tingkat kedisiplinan pada setiap siswa. Hal ini juga berfungsi untuk mendapatkan rekap data absensi untuk setiap siswa pada akhir semester. Data absensi siswa yang sudah ada sebelumnya tidak bisa memenuhi kebutuhan pengguna pada saat melakukan pengisian absensi siswa karena petugas masih menggunakan daftar hadir secara manual.
Hal tersebut juga sedang dilakukan oleh SMA Negri 6 Pekanbaru, belum adanya sistem yang terkomputerisasi untuk bagian absensi tersebut, guru mata pelajaran harus mengabsen siswa pada saat memulai pelajaran di kelas secara manual. Absensi secara manual tersebut memiliki beberapa kelemahan seperti kurang tertib dan lambat dalam perekapan absen.
Kendala lain yang dihadapi adalah kurang berjalannya komunikasi dan informasi antara pihak sekolah dengan orang tua siswa. Hal ini dapat mengakibatkan siswa dapat saja berbohong kepada orang tua bahwa dengan melaporkan sedang berada dalam kegiatan belajar mengajar namun kenyataannya siswa tersebut pergi bermain bersama teman-temannya. Hal ini akan menyebabkan orang tua tidak mengetahui perkembangan anaknya yang sedang bersekolah.
Perkembangan teknologi yang begitu pesat membawa sebuah proses otomatisasi di dalam proses absensi tersebut, dan membawa orang tua yang menginginkan informasi apa yang dilakukan oleh anaknya di sekolah secara cepat, akurat dan real-time. Kejadian yang menimpa siswa-siswi di sekolah terkait dengan disiplin kehadiran adalah terkadang siswa tidak sepenuhnya
masuk pelajaran selama jam dalam satu hari tersebut, misalnya pelajaran pertama, pelajaran kedua masuk dan pelajaran ketiga, pelajaran keempat tidak masuk, hal inilah yang sangat dirisaukan oleh para orang tua siswa. Maka, dalam hal ini para orang tua ingin mengontrol untuk mengetahui tingkat kedisiplinan di sekolah. Orang tua masih sangat merisaukan kondisi anaknya di sekolah, apakah mereka benar-benar masuk sekolah atau tidak, karena orang tua menginginkan sebuah sistem yang time, dimana maksud dari real-time tersebut apabila para siswa-siswi mereka tidak masuk, maka akan memberikan pemberitahuan langsung ke orang tua tersebut melalui informasi SMS.
Selain itu, kendala lainnya adalah guru kesulitan dalam proses pencarian data siswa karena bentuk laporan masih berupa hardcopy arsip serta kemungkinan terjadinya data hardcopy arsip yang tercecer dan hilang. Dan juga orang tua juga tidak dapat mengakses informasi perkembangan anaknya untuk memantau kehadiran setiap mata pelajaran yang ditempuh anaknya selama di sekolah karena tidak adanya website penyajian informasi pada SMA Negri 6 Pekanbaru.
I. TINJAUAN PUSTAKA
Informasi merupakan data yang telah diproses sehingga mempunyai arti tertentu bagi penerimanya. Sumber dari informasi adalah data, sedangkan data itu sendiri adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian, sedangkan kejadian itu merupakan suatu peristiwa yang terjadi pada waktu tertentu. Dalam hal ini informasi dan data saling berkaitan. Pengertian informasi dalam buku menurut Edhy Sutanta adalah sebagai berikut:
“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan menjadi berarti bagi penerimanya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh beberapa
hal yaitu : Relevan (Relevancy), Akurat (Accuracy), Tepat waktu (Timeliness), Ekonomis (Economy), Efisien (Efficiency), Ketersediaan (Availability), Dapat dipercaya (Reliability), Konsisten”. (Edhy Sutanta, 2009:8 ).
Menurut Erna Simonna (2009) Absensi adalah suatu pendataan kehadiran, bagian dari pelaporan aktifitas suatu institusi, atau komponen institusi itu sendiri yang berisi data-data kehadiran yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak yang berkepentingan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, absen adalah tidak masuknya seorang siswa/pegawai pada saat hari masuk/kerja karena sakit, izin, alpa, atau cuti. Sedangkan absensi adalah daftar kehadiran pegawai/siswa, yang berisi jam datang, jam pulang, serta alasan/keterangan kehadiran pegawai.
Jaringan komputer adalah suatu teknologi yang menghubungkan beberapa komputer yang saling berinteraksi satu sama lain. Jaringan komputer merupakan kumpulan komputer, printer, dan peralatan lain yang terhubung satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui sistem kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar informasi, data dan peripheral (Riadi, 2010). Internet maupun World Wide Web (WWW) juga dapat disebut jaringan komputer. Internet adalah jaringan yang kompleks dan web merupakan sistem yang terdistribusi yang bekerja pada jaringan internet.
Di dalam literatur, masih terjadi kesulitan dalam memahami perbedaan antara sistem terdistribusi dan jaringan komputer. Perbedaan yang utama bahwa sistem terdistribusi merupakan kumpulan dari beberapa komputer yang berhubungan langsung dengan user. Sering kali lapisan dari software pada bagian sistem operasi yang disebut juga dengan middleware yang berfungsi untuk bertanggung jawab dalam penerapan model ini. Sebagai contoh dari sistem terdistribusi adalah World Wide Web, di mana semuanya terlihat seperti suatu dokumen (Web Page).
Pada dasarnya, suatu sistem terdistribusi adalah sistem software yang dibangun di atas suatu jaringan. Software ini mendeskripsikan bahwa sistem terdistribusi tersusun secara teratur. Maka dari itu, perbedaan antara jaringan dan sistem terdistribusi terletak pada software (khusus sistem operasi) bukan pada hardware.
Jaringan komputer yang digunakan di setiap kondisi akan berbeda satu sama lain. Membuat jaringan dalam perusahaan akan berbeda dengan membuat jaringan secara umum, bahkan antara perusahaan pun memiliki jaringan yang berbeda. Sebab setiap perusahaan (organisasi) memiliki jumlah komputer yang berbeda dan sistem yang berbeda.
Website atau situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman-halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi teks, gambar diam atau gerak, animasi, suara dan atau gabungan dari semuanya, baik yang berifat statis maupun dinamis yang membentuk satu halaman web dengan halaman web yang lainnya disebut Hyperlink, sedangkan teks yang disebut dengan media teks yang dijadikan media penghubung disebut Hypertext. (Rahmat Hidayat, 2010:2).
Menurut (rahmat hidayat dalam bukunya “Cara Praktis Membangun Website” 2010:2) ada beberapa hal yang dipersiapkan untuk membangun website gratis, maka harus tersedia unsur-unsur pendukungnya sebagai berikut:
a. Nama domain (domain name/URL-Uniform Resource Locator)
b. Rumah website (website hosting) c. Content management system (CMS)
Dapat disimpulkan website adalah sebuah tempat di internet, yang menyajikan informasi dengan berbagai macam format data seperti text, image, bahkan video dan dapat diakses menggunakan berbagai aplikasi klien sehingga memungkinkan penyajian informasi yang lebih menarik dan dinamis dengan pengelolaan yang terorganisasi.
Short Message Service (SMS) adalah suatu fasilitas untuk mengirim dan menerima suatu pesan singkat berupa teks melalui perangkat nirkabel, yaitu perangkat
komunikasi teleon selular, dalam hal ini perangkat nirkabel yang digunakan adalah telepon selular. Salah satu kelebihan dari SMS adalah biaya yang murah. Selain itu SMS merupakan metode store dan forward sehingga keuntungan yang didapat adalah pada saat telepon selular penerima tidak dapat dijangkau, dalam arti tidak aktif atau diluar service area, penerima tetap dapat menerima SMS nya saat telepon selular tersebut sudah aktif kembali. SMS menyediakan mekanisme untuk mengirimkan pesan singkat dari dan menuju media-media wireless dengan menggunakan sebuah Short Messaging Service Center (SMSC), yang bertindak sebagai sistem yang berfungsi menyimpan dan mengirimkan kembali pesan-pesan singkat.
Istilah gateway dapat diartikan sebagai pintu gerbang. Namun pada dunia komputer, gateway dapat diartikan sebagai jembatan penghubung antara satu sistem dengan sistem yang lain, sehingga dapat terjadi pertukaran data antar sistem tersebut. Dengan demikian, sms gateway dapat diartikan sebagai penghubung untuk lalu lintas data-data SMS.
Pada awalnya, SMS Gateway dibutuhkan untuk menjembatani antar SMSC. Hal ini dikarenakan SMSC yang dibangun oleh perusahaan yang berbeda memiliki protokol komunikasi sendiri, dan protocol tersebut bersifat pribadi. SMS Gateway ini kemudian ditempatkan diantara kedua SMSC yang berbeda pada protokol tersebut, yang akan menerjemahkan data dari protocol SMSC satu ke protokol SMSC lainnya yang dituju. Namun, seiring perkembangan teknologi komputer dan perkembangan teknologi komunikasi, SMS Gateway tidak lagi dimaksudkan sebagaimana yang tampak gambar diatas. Masyarakat lebih mengartikan SMS Gateway sebagai suatu jembatan komunikasi yang menghubungkan perangkat komunikasi.
SMS Gateway kemudian lebih mengarah kepada sebuah program yang mengkomunikasikan sistem operasi komputer dengan perangkat komunikasi yang terpasang untuk mengirim atau menerima SMS. Cara kerja SMS Gateway
pada dasarnya hamper sama dengan mengirimkan SMS melalui handphone pada umumnya. Hanya saja, bedanya adalah perangkat pengirimnya bukan lagi handphone, tetapi modem GSM. Dan modem inilah yang dikendalikan oleh PC menggunakan aplikasi SMS Gateway yang akan dibuat.
PEMBAHASAN DAN HASIL Use Case Diagram Baru
Dalam sistem ini Use Case Diagram yang terbentuk adalah seperti gambar 2 Terdapat empat aktor yaitu siswa, tata usaha, guru, wali murid, dan kepala sekolah. Terlihat dari gambar, tata usaha melakukan input data siswa beserta wali murid, input data guru, data kelas dan cetak laporan. Kemudian guru akan mengabsensi siswa yang hadir di kelas dan nantinya absensi siswa yang tidak hadir di kelas tersebut akan dikirim pesan otomatis ke nomor handphone ke wali murid.
Sistem Informasi Siswa SMA Negeri 6 Pekanbaru
Gambar 1. Use Case Diagram Class Diagram
Pada gambar di bawah ini terdapat beberapa Class. Setiap Class memiliki atribut yang digunakan untuk
mengidentifikasi jenisnya dan isi dari sistem yang telah dirancang.
Gambar 2. Class Diagram Baru IMPLEMENTASI SISTEM
Form Login
Gambar 3. Form Login Form Menu Utama
Gambar 4. Form Menu Utama
Form Input Data Siswa
Gambar 5. Form Input Data Siswa Form Input Data kelas
Gambar 6. Form Input Data Kelas Form Input Data Absensi Siswa
Laporan Data Siswa
Gambar 8. Laporan Data Siswa Laporan Data Absensi Siswa
Gambar 9. Laporan Data Absensi Siswa Laporan SMS Keluar
Gambar 10. Laporan SMS Keluar
SMS Pemberitahuan Status Absensi
Gambar 11. SMS Pemberitahuan Status Absensi
SIMPULAN
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka diperoleh kesimpulan Bahwa dengan adanya sistem absensi baru yang berbasis web, terbukti dapat mempermudah orang tua siswa dalam memonitor kehadiran belajar siswa melalui sistem penginformasian absensi siswa dan dengan adanya sistem absensi yang terintegrasi dengan SMS Gateway dapat membantu pihak sekolah menyampaikan kepada wali murid secara cepat dan tepat mengenai kehadiran siswa.
DAFTAR RUJUKAN
[1]. Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi.
[2]. Raharjo, Budi. (2011). Pemograman Web dengan PHP + Oracle, Informatika. Bandung
[3]. Roger S. Pressman, 2002. Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi (Buku Satu), ANDI Yogyakarta. [4]. Solichin, Achmad. Pemrograman Web
dengan PHP dan MySQL. Universitas Budi Luhur : Jakarta
[5]. Sutanta, Edhy. 2011. Basis Data dalam Tinjauan Konseptual. Yogyakarta : Andi Offset
[6]. Yudianto .M Jafar Noor. (2003-2007)
Jaringan Komputer Dan
Pengertiannya. IlmuKomputer.com [7]. Yenny. D, Yuliani, 2014,
Perancangan Sistem Pendaftaran Penerimaan Calon Mahasiswa Baru Online Kampus Pelita Indonesia Pekanbaru Berbasis Web, Jurnal PI-Cache, Vol 3, No. 2 Juni:335-343.
