99
SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN KREDIT PADA PT XYZ
Alcianno G. Gani
Universitas Dirgantara Marsekal Suryadarma [email protected]
ABSTRACT
PT. XYZ is a manufacturing company that processes plastic raw materials into toy products, the company has been running since 2015, in an effort to make the company a better direction, management develops companies with a computerized accounting recording system. In a credit sales system that has a greater risk level than cash sales, PT XYZ requires a good internal control system. This study aims to determine the procedures that form a credit sales system and determine whether the internal control system has been implemented in the company. The type of data used in this research is primary data and secondary data which are collected through documentation and literature. From the results of the evaluation, it was found that the PT XYZ timber company credit sales system procedure was not good because sometimes receiving orders used personal email from Marketing. The internal control system implemented at PT. XYZ has not been carried out well, these deficiencies can be seen in the concurrent duties section, as well as the absence of credit and billing sections and forms used by the company, even though there is document numbering but it is still in the interests of each section, so document accountability is difficult to trace.
Keywords: Credit Sales Procedure, Internal Control System. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Tahun 2020 adalah tahun tantangan bagi kelangsungan hidup perusahaan, pandemi yang belum tahu kapan akan berakhir, hanya harapan yang bisa di-jadikan sebagai mimpi jangka panjang, namun secara jangka pendek dibutuhkan pendapatan yang relefan untuk dapat menutup beban operasional.
Pendapatan diimplementasikan da-lam perusahaan berupa penjualan. Pen-jualan merupakan bagian yang paling penting dalam kaitannya dengan laba se-lain beban operasional. Pengelolaan penjualan yang kurang baik akan sangat merugikan Perusahaan karena akan sa-ngat berpengaruh terhadap perolehan laba yang pada akhirnya akan mengurangi jumlah pendapatan. Diperlukan, penge-ndalian intern sistem penjualan. Untuk Meningkatkan pendapatan laba serta
meminimalisir kerugian perlu adanya suatu aktivitas sistem pengendalian intern yang efektif. Dibutuhkan bagian yang memeriksa dan mengevaluasi struktur pengendalian intenal secara periodik dan membuat rekomendasi perbaikan yang diperlukan. Pengendalian diharapkan da-pat meningkatkan pendada-patan peru-sahaan melalui hasil penjualan yang lancar.
Menurut (Bodnar,2001:1). Struktur pengendalian intern mencakup lima ka-tegori dasar kebijakan dan prosedur yang dirancang dan digunakan oleh manaje-men untuk memberikan keyakinan me-madai bahwa tujuan pengendalian dapat dipenuhi. Kelima kategori ini disebut sebagai komponen struktur pengendalian intern dan terdiri dari lingkungan pe-ngendalian, penetapan resiko manajemen informasi dan komunikasi akutansi, aktifitas pengendalian dan pemantauan.
100 Dalam rangka mengoptimalkan penjualan PT XYZ tidak hanya me-lakukan penjualan produknya secara tunai tetapi juga dengan penjualan secara kredit. Penjualan secara tunai diberikan untuk pelanggan baru dan penjualan yang langsung datang ke pabrik perusahaan, sedangkan penjualan kredit diberikan kepada pelanggan yang sudah terpercaya dengan jumlah yang besar dengan term of payment yang disepakati.
Dalam mengelola penjualan PT XYZ sudah dibantu dengan sistem infor-masi akuntansi komputerisasi, sehingga dapat dengan lebih mudah dalam meme-riksa, daftar pelanggan, laporan penjualan per barang per pelanggan, pembayaran pealnggan, dan juga dapat memeriksa aging schedule dari masing-masing pelanggan.
Penjualan yang menurun pada masa pandemi, membuat perusahaan perlu mengkaji ulang langkah-langkah strate-gis, dari proses produksi perusahaan sudah merekayasa hasil produksi dengan merekayasa bahan baku, megoptimalkan kapasitas prosuksi, dari proses adminis-trasi PT XYZ membentuk sistem-sistem kontrol guna optimalisasi efefktifitas dan efisiensi proses yang ada, dengan tujuan data dapat memeberikan informasi yang cepat dan tepat, Dan dari proses penjua-lan diharapkan sistem informasi mana-jemen dapat dioptimalkan. PT XYZ me-miliki tanggung jawab gabungan dimana atas aktifitas pada peneltitian ini di-serahkan kepada satu orang, adanya rang-kap bagian akuntansi penjualan dan bagian penjualan. Pengabungan ini me-mudahkan terjadinya resiko kecurangan dan penyalahgunaan yang akan mer-ugikan perusahaan atas harta yang dimiliki perusahaan
.
1.2 Rumusan Masalah
Atas latar belakang diatas, maka perumusan masalahnya adalah sebagai berikut:
1) Bagaimana prosedur yang mem-bentuk penjualan Kredit di PT XYZ? 2) Apakah sistem pengendalian intern dalam penjualan kredit telah di-terapkan dengan baik di PT XYZ? 1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian yang ingin di-capai oleh peneliti adalah:
1) Untuk mengetahui prosedur yang membentuk system penjualan kredit di PT XYZ.
2) Untuk mengetahui apakah system pengendalian intern sudah diterapkan dengan baik di PT XYZ.
METODE PENELITIAN
2.1. Metode dan Teknik Analisis data Metode penelitian ini adalah pen-dekatan kualitatif, dengan penpen-dekatan korelasional yang memiliki variabel pe-ngendalian sistem penjualan kredit. Pe-nelitian menyajikan tabel atau uraian penjelasan mengenai sistem pengendalian penjualan kredit pada PT XYZ. Lokasi penelitian adalah kantor PT XYZ pada bagian Administrasi Penjualan dan bagian penjualan.
2.2. Definisi Variabel dan Operasio-nal Variabel Penelitian
Variabel yang digunakan dalam penelitian adalah data-data yang ber-kaitan dengan aktivitas penjualan kredit PT XYZ dengan detail sbb:
1) Dokumen Penawaran Harga 2) Dokumen Pesanan Penjualan 3) Dokumen Pengiriman Pesanan 4) Dokumen Faktur Penjualan 5) Dokumen Retur Penjualan 6) Jurnal penjualan
101 2.3. Metode Pengumpulan Data
Populasi dari penelitian ini adalah data yang berkaitan dengan sistem penjualan di Perusahaan PT XYZ Se-dangkan sampel dari penelitian Metode ini adalah data sistem pengendalian penjualan kredit.
1) Jenis dan Sumber data
a) Data Primer yaitu data yang diperoleh secara langsung dari perusahaan
b) Data Sekunder yaitu data yang diperoleh dari studi kepustakaan dan literature yang terkait
2) Prosedur Pengumpulan data a) Survey Pendahuluan b) Studi Kepustakaan c) Survey Lapangan 2.4. Metode Analisis Data
Teknis analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah Teknik ana-lisis deskriptif, yaitu menggambarkan secara umum informasi penjualan yang di tetapkan di Perusahaan PT XYZ dengan deskripsi kegiatan:
1) Studi menyeluruh terhadap setiap aktivitas yang berlangsung khususnya pada sistem penjualan PT XYZ
2) Melihat dan mengevaluasi dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penjualan kredit pada PT XYZ
3) Melihat dan mengevaluasi bagaimana sistem otorisasi dan prosedur pencatan saat terjadi penjualan kredit di PT XYZ
4) Mengevaluasi bagian yang terkait pada penjualan kredit serta melihat tugas pada setiap bagian dilihat dari struktur organisasi PT XYZ.
5) Menarik kesimpulan 2.5. Tinjauan Pustaka 1) Sitem Penjualan Kredit
Sistem penjualan kredit dilaksanakan olehperusahaan dengan cara me-ngirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan
untuk jangka waktu tertentu peru-sahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnyapiutang, setiap penjualan kredit yang pertama kali kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap kelayakan pemberian kredit kepada pembeli tersebut. Umumnya peru-sahaan manufaktur melakukan pen-jualan produknya dengan sistem penjualan kredit ini. Mulyadi (2016:167).
2) Fungsi yang terkait
Mulyadi (2016:168) fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Penjualan 2. Fungsi Kredit 3. Fungsi Gudang 4. Fungsi Pengiriman 5. Fungsi Penagihan 6. Fungsi Akuntansi
Wiratna (2015:91) ada lima bagian yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit:
1. Bagian Order Penjualan 2. Bagian Kredit
3. Bagian Gudang
4. Bagian penagihan/faktur 5. Bagian Akuntansi
3) Bagan Alir Dokumen Sistem pen-jualan Kredit (Mulyadi (2016:183)
102 Bagian Penjualan
Bagian Gudang
Bagian Penagihan
103 Bagian Persediaan
Bagian Jurnal
4) Dokumen yang digunakan
Mulyadi (2016:170) Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah sebagai
berikut:
a) Surat order pengiriman dan tem-busannya.
Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari;
Surat Order Pengiriman Tembusan Kredit (credit copy) Surat Pengakuan
(Acknow-ledgement Copy)
Surat Muat (Bill of Lading) Slip Pembungkus (Packing
Slip)
Tembusan Gudang (Warehouse
Copy)
Arsip Pengendalian Pengirim-an (Sales Order Follow-up
Copy)
Arsip Index Silang
(Cross-index File Copy)
b) Faktur Penjualan dan Tembusan-nya
Berbagai tembusan dari faktur penjualan adalah:
Faktur Penjualan (Customer’s
Copies)
Tembusan Piutang (Account
Receivable Copy)
Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)
Tembusan Analisis (Analisis
Copy)
Tembusan Wiraniaga
(Sales-person Copy)
c) Rekapitulasi harga pokok d) Bukti memorial Bukti memorial 5) Catatan akuntansi yang
diguna-kan
Mulyadi (2016:174) Catatan akun-tansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut: a) Jurnal penjualan b) Kartu piutang c) Kartu persediaan d) Kartu gudang e) Jurnal umum
104 6) Jaringan Prosedur yang
Memben-tuk Sistem.
Mulyadi (2016:175) Jaringan prose-dur yang membentuk sistem akun-tansi penjualan kredit adalah sebagai berikut:
a. Prosedur order penjualan b. Prosedur persetujuan kredit c. Prosedur pengiriman d. Prosedur penagihan
e. Prosedur pencatatan piutang f. Prosedur distribusi penjualan g. Prosedur Pencatatan harga
pokok penjualan
7) Sistem Pengendalian Intern
Menurut COSO dalam Susanto (2013:95) pengendalian internal dapat didefinisikan sebagai suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen dan karyawan yang dirancang untuk memberikan jaminan yang menyakinkan bahwa tujuan organisasi akan dapat dicapai melalui efisiensi dan Efektivitas operasi, penyajian laporan keuangan yang dapat dipercaya, ketaatan terhadap undang-undang dan aturan yang berlaku.
8) Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Mulyadi (2010:16) Tujuan pokok sistem pengendalian intern adalah:
a. Menjaga kekayaan organisasi b. Mengecek ketelitian dan
kean-dalan data akuntansi c. Mendorong efesiensi
d. Mendorong dipatuhinya kebijak-an mkebijak-anajemen
9) Unsur Sistem Pengendalian Intern dalam sistem akuntansi penjualan kredit
Mulyadi (2016:176) untuk meran-cang unsur-unsur pengendalian internal yang diterapkan dalam sis-tem penjualan kredit, unsur pokok
pengendalian internal yang terdiri dari;
a. Fungsi Penjualan Harus Ter-pisah Dari Fungsi Kredit.
b. Fungsi Akuntansi Harus Ter-pisah dari Fungsi Penjualan dan Fungsi Kredit.
c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas
d. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi pen-jualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi.
10) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan b. Persetujuan pemberian kredit
diberikan oleh fungsi kredit c. Pengiriman barang kepada
pe-langgan diotorisasi oleh fungsi pengiriman
d. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan direktur pema-saran
e. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan
f. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi
g. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.
11) Praktek yang sehat
a. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan.
b. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan penggunaannya
105 dipertanggung jawabkan oleh fungsi penagihan.
c. Secara periodik fungsi akuntansi mengirimkan pernyataan piutang kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
d. Secara periodik diadakan rekon-siliasi kartu piutang dengan rekening kontrol kartu piutang dalam buku besar.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBA-HASAN
3.1. Analisis Data
1. Unsur-unsur Sistem Penjualan Kredit pada PT XYZ
a. PO melalui email atau faximile dari pelanggan
b. Fungsi Pemasaran dan Fungsi administrasi Pemasaran
c. Fungsi gudang d. Fungsi pengiriman e. Fungsi penagihan f. Fungsi akuntansi
Berdasarkan unsur diatas maka dapat diuraikan sistem Penjualan kredit pada PT XYZ melibatkan beberapa fungsi. Adapun fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit pada PT XYZ adalah:
a. Fungsi penjualan
Transaksi penjualan kredit pada PT. XYZ penjualan dilakukan oleh Marketing. Tugas dari fungsi pen-jualan adalah sebagai berikut:
1) Menerima PO pelanggan via e-mail atau fax, dan meneruskannya ke admin penjualan.
2) Membuat surat pengiriman barang yang didistribusikan ke gudang 3) Membuat faktur penjualan,
sete-lah menerima surat penerimaan barang dari pelanggan
4) Membuat Faktur Pajak Keluaran 5) Membuat Laporan Penjualan
b. Fungsi pengiriman
Fungsi pengiriman adalah tanggung jawab dari bagian gudang, setelah menerima surat jalan dari administrasi penjualan, menyiapkan barang sesuai dengan PO dan Surat Jalan, dan selanjutnya megirimkan ke pelanggan. c. Fungsi Penagihan
Dengan memeriksa Laporan Piutang (dari Sistem komputerisasi Akuntan-si), melakukan penagihan sesuai dengan ketentuan syarat/term off pay-ment pelanggan
d. Fungsi akuntansi
Memeriksa kelengkapan dokumen, dan mengarsipkan sesuai dengan urut tanggal transaksi
2. Dokumen yang digunakan pada PT XYZ
Dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan kredit pada PT XYZ adalah:
a. Surat Pengangkatan Pelanggan
Adalah Surat Keputusan Direktur untuk memberikan fasilitas penjualan kredit kepada pelanggan, yang beri-sikan detail pelanggan.
b. Orderan dari Pelanggan
Orderan dari pelanggan dilakukan secara tertulis, dikirimkan pelanggan melalui email dan faximile.
c. Surat Jalan
Adalah perintah keluar barang kepada gudang, dan didisrtibusikan ke pe-langgan
d. Invoice Penjualan
Invoice penjualan merupakan doku-men yang digunakan sebagai dasar bahwa perusahaan memiliki piutang dagang kepada pelanggan. Ditanda-tangani oleh Direktur bermatarei e. Faktur Pajak
Faktur pajak dibuat oleh administrasi penjualan melalui sistem perpajakan
106 3. Catatan akuntansi yang digunakan
dalam transaksi penjualan kredit a. Jurnal pengiriman barang
Jurnal pengiriman akan otomotis tercipta pada saat membuat surat jalan, merupakan akun sementara dan akun pengiriman akan menyilang pada saat faktur penjualan.
b. Jurnal penjualan adalah catatan akun-tansi yang termasuk dalam jurnal khusus yang digunakan untuk men-catat transaksi-transaksi penjualan c. Kartu persediaan
Kartu persediaan merupakan catatan yang termasuk ke dalam buku pem-bantu yang digunakan untuk mencatat mutasi persediaan sesuai dengan rinciannya.
d. Kartu piutang
Kartu piutang merupakan catatan akuntansi yang termasuk kedalam buku pembantu yang digunakan untuk mencatat mutasi piutang dagang terhadap masing-masing debitur. 4. Bagan Alir Dokumen terkait pada
PT XYZ
Adapun bagan alir atau flowchart dari sistem penjualan kredit pada PT XYZ adalah sebagai berikut:
Gambar 4.3 Sumber dari PT XYZ
Gambar 4.4 Sumber dari PT XYZ 5. Jaringan Prosedur yang
mem-bentuk Sistem Penjualan Kredit Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit pada PT XYZ adalah:
a. Prosedur penerimaan pesanan Prosedur penerimaan pesanan di-lakukan oleh penjualan dengan tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut:
1) Menerima Pesanan dari pem-beli yang dilakukan secara on-line dan faximile, dicatak sebanyak dua rangkap, lembar pertama diarsipkan, lembar kedua Sales Marketing.
2) Membuat Surat Jalan, rangkap tiga, lembar pertama untuk bagian gudang, lembar ke dua untuk bagian Sales Marketing, dan lembar ke tiga untuk dokumen.
3) Membuat invoice penjualan sebanyak tiga rangkap, lembar pertama diarsipkan sebagai do-kumen piutang, lembar kedua untuk salses marketing, dan
107 lembar ketiga untuk diserahkan ke pelanggan
4) Menerbitkan faktur pajak dan mencetak tiga rangkap, lembar pertama diarsipkan sebagai do-kumen piutang, lembar kedua untuk salses marketing, dan lembar ketiga untuk diserahkan ke pelanggan
5) Mengarsipkan dokumen se-mentara.
b. Prosedur pengiriman barang Prosedur pengiriman barang di-lakukan oleh bagian pengiriman yang berasal dari perusahaan. Bagian pengiriman memiliki tang-gung jawab:
1) Menerima surat jalan dari Admin pemasaran
2) Mempersiapkan barang yang akan dikirimkan
3) Proses muat barang peesanan 4) Setelah barang sampai ke
pelanggan, menerima dokumen serah terima dan surat jalan yang ditanda-tangani pelang-gan.
5) Dokumen kelengkapan di-serahkan ke Admin Pemasaran c. Prosedur Penagihan
Prosedur penagihan dilakukan oleh bagian piutang dengan ke-giatan;
1) Memeriksa laporan aging schedule per pelanggan
2) Menyiapkan invoice pembeli yang sudah jatuh tempo untuk melakukan penagihan kepada pembeli
3) Memberikan informasi kepada bagian keuangan bahwa akan ada pembayaran dari pembeli guna untuk mengecek apakah pembayarannya sudah masuk kedalam rekening perusahaan atau belum.
d. Prosedur pencatatan
Prosedur pencatatan dilakukan oleh bagian akuntansi yang ber-tanggung jawab:
1) Mencatat pembayaran dari pe-langgan
2) Mengarsipkan semua dokumen yang berkaitan sesuai dengan tanggal pembayaran.
6. Unsur-unsur pengendalian Intern pada PT XYZ
Unsur Pengendalian intern yang diterapkan dalam system penjualan kredit PT XYZ adalah sebagai berikut:
a. Organisasi
Pada perusahaan PT XYZ sudah terdapat Struktur organisasi yang dibentuk oleh perusahaan sebagai pendukung jalannya kegiatan perusahaan. Meskipun sudah me-miliki kebijakan yang sudah tertulis mengenai wewenang dan tanggung jawab, namun dalam pelaksanaannya masih ada bebe-rapa karyawan yang melakukan tugas ganda, seperti bagian accounting yang merangkap bagian penjualan dan bagian pe-nagihan piutang. Sehingga beresiko akan kecurangan.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Sistem Otorisasi dan prosedur pencatatan yang dilaksanakan pada perusahaan PT XYZ adalah sebagai berikut:
1) Terdapat penerimaan pesanan langsung ke email pribadi marketing dengan tidak di cc ke Admin marketing, akibatnya pesanan terlambat untuk di-proses
2) Persetujuan pemberian kredit pada PT XYZ diberikan oleh pimpinan perusahaan dengan memberikan otorisasi kepada
108 setiap dokumen yang berkait-an, dimana dokumen-dokumen disiapkan oleh bagian account-ing yang merangkap tugas sebagai fungsi penjualan. 3) Pengiriman barang pada PT
XYZ dilakukan oleh bagian gudang, dimana bagian gudang akan memberikan tanda tangan pada dokumen pengiriman 4) Pada PT XYZ pencatatan
ke-dalam catatan akuntansi di-lakukan oleh bagian
Account-ing (Bagian Akuntansi),
mana pencatatan tersebut di-dasarkan atas dokumen-doku-men sumber. Hanya saja ba-gian akuntansi ini tugasnya dirangkap ke bagian penjualan dan bagian penagihan, hal ini dapat berakibat adanya resiko tingkat kesalahan yang tinggi baik dalam pencatatan maupun penagihan karena beban peker-jaan yang diberikan terlalu banyak.
c. Praktek yang Sehat
Praktek-praktek pengendalian in-tern pada aktivitas penjualan kredit pada PT XYZ adalah: Pada PT XYZ belum ada peng-gunaan formulir bernomor urut tercetak yang baku, penomoran masih dilakukan secara tergan-tung pada saat pembuat dokumen-dokumen yang berkaitan. Sehing-ga mudah bagi karyawan untuk melakukan kecurangan dengan menghilangkan satu dokumen atau lebih. Dan juga Dalam per-usahaan PT XYZ belum mene-rapkan fungsi pencatatan piutang secara periodik mengirimkan pernyataan piutang kepada setiap pelanggan yang besangkutan.
d. Karyawan yang Bertanggung jawab
Kebijakan perusahaan sangat ber-peran penting untuk mendapatkan kaywawan yang berkompeten dan mutunya dapat sesuai dengan kriteria syarat yang dibutuhkan untuk sebuah tanggung jawab atas pekerjaannya. Pada PT XYZ ba-gian yang menangani penerimaan adalah Direktur, dimana Direktur yang akan mencari calon-calon karyawan untuk divisi yang mem-butuhkan karyawan baru. Prose-dur dalam penerimaan karyawan yang sudah berjalan sampai saat ini hanya dengan memberikan interview bagi calon karyawan, tidak ada tes tertulis atau pun tes lainnya yang dilakukan oleh pihak perusahaan.
3.2. Pembahasan
1. Evaluasi Jaringan Prosedur yang membentuk system Penjualan Kre-dit pada PT XYZ dengan teori a. Prosedur Order Penjualan
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit yaitu diawali dari diterimanya order dari pembeli. Pada PT XYZ prosedur penerimaan order penjualan ada pada bagian sales marketing dan admin marketing, order penjualan di terima melalui email dan faximile, terkadang sales marketing menerima order penjualan via email pribadi. Hal ini membuat dokumen arsip perusahaan menjadi arsip pribadi sehingga proses penjualan bisa ter-gangu jika marketingc lupa atau ada kesibukan lain. Dan pemesanan order yang didasarkan atas kepercayaan akan beresiko tinggi terhadap tidak tertagihnya piutang dalam perusahaan. Hal ini dibuktikan sesuai teori ahli yang dikemukakan oleh Mulyadi (2016:175) yaitu: Dalam prosedur ini fungsi penjualan yang seharusnya
109 menerima order penjualan dari pelang-gan dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. b. Prosedur Pengiriman Barang
Prosedur pengiriman barang yang d-ilakukan pada PT XYZ sudah berjalan dengan baik, karena dalam prosedur ini sudah adanya pencocokan antara fisik barang yang diminta seseuai dengan yang dikirimkan. Hal ini sudah sesuai dengan teori ahli yang di-kemukakan oleh Mulyadi (2016:175) yaitu fungsi pengiriman mengirim barang sesuai informasi yang ter-cantum dalam surat order pengiriman. c. Fungsi penagihan
Fungsi penagihan pada PT XYZ be-lum efektif karena tugas penagihan dilakukan oleh bagian Akuntansi yang merangkap tugas sebagai fungsi pe-nagihan. Hal ini tidak sesuai dengan teori ahli Mulyadi (2016:175) yaitu dalam prosedur ini, fungsi penagihan yang membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pihak pem-beli.
d. Prosedur Pencatatan Piutang
Fungsi pencatatan piutang pada PT XYZ dilaksanakan oleh bagian akun-tansi yakni membuat laporan piutang dari sistem komputerisasi perusahaan. Dalam prakteknya bagian akuntansi merangkap tugas pada bagian prosedur penjualan dan bagian prosedur pena-gihan. Sehingga prosedur pencatatan piutang pada PT XYZ belum sesuai dengan teori ahli Mulyadi (2016:175) karena adanya perangkapan tugas. 2. Evaluasi sistem Pengendalian Intern
pada PT XYZ
Dalam penjualan kredit sistem pe-ngendalian intern sangat berpengaruh dalam perusahaan. Evaluasi peneliti berdasarkan landasan teori yang dikemukakan oleh Mulyadi (2016) dan menerapkan dalam perusahaan PT XYZ apakah sudah berjalan dengan
baik. Evaluasi sistem pengendalian intern penjualan kredit pada PT XYZ adalah:
a. Evaluasi terhadap struktur orga-nisasi
Walaupun struktur organisasi sudah terlihat baik, namun masih terdapat bagian-bagian yang melakukan pe-rangkapan tugas atau fungsi, yaitu fungsi pencatatan dan fungsi kredit. Hal ini yang menyebabkan masih adanya pembayaran piutang yang dibayarkan tidak sesuai dengan tempo yang sudah disepakati pada saat perjanjian awal karena pe-rangkapan tugas yang dilakukan pada satu fungsi dalam perusahaan sehingga kurangnya pengawasan dan evaluasi terhadap pelanggan yang mengakibatkan terhambatnya dalam pengiriman invoice tagihan pembeli yang sudah jatuh tempo. Mulyadi (2016:176) dengan adanya pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi penjualan dan fungsi kredit maka catatan akuntansi yang di-hasilkan dapat mencerminkan tran-saksi yang sesungguhnya dilak-sanakan oleh bagian yang meme-gang tanggung jawab fungsi tersebut
b. Evaluasi terhadap system otorisasi dan prosedur pencatatan
Sistem otorisasi dan prosedur pen-catatan pada PT XYZ sudah ber-jalan dengan baik. Ini dibuktikan dengan adanya otorisasi dalam setiap transaksi yang dilakukan perusahaan dengan memberikan tandatangan oleh para pihak yang berwenang pada dokumen sumber dan juga dokumen pendukung pada setiap transaksiyang terjadi. Pencatatan juga dicatat dalam catatan akuntansi sesuai dengan prosedur pencatatn yang sudah ditetapkan dalam perusahan. Hal ini
110 sesuai dengan pernyataan dalam teori ahli yaitu:
Mulyadi (2016:178) Otorisasi pada setiap terjadinya transaksi dilaku-kan dengan membubuhdilaku-kan tanda tangan oleh pihak yang memiliki wewenang dan dicatat dengan pro-sedur pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan keandalannya.
c. Evaluasi terhadap Praktek yang Sehat
Praktek yang sehat pada PT XYZ belum berjalan dengan baik, peno-moran dokumen hanya sebatas ke-petingan bagian masing-masing. Hal ini dapat menimbulkan penya-lahgunaan formulir karena peno-moran tidak didukung dengan SOP. Hal ini tidak sesuai dengan per-nyataan dalam teori ahli, yaitu: Menurut Mulyadi (2016:179) untuk mencipakan praktek yang sehat formulir yang penting yang di-gunakan dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak dan peng-gunaan no urut tersebut diper-tanggung jawabkan oleh yang me-miliki wewenang untuk menggun-kan formulir tersebut.
d. Evaluasi terhadap Karyawan yang Bertanggung jawab
Karyawan yang bermutu belum dikatakan baik, dikarenakan dalam penerimaan calon karyawan baru tidak ada persyaratan khusus dan tidak ada tes tertulis yang diberikan kepada calon karyawan baru, tetapi perusahaan hanya melakukan inter-view saja. Hal ini belum sesuai dengan pernyataan dalam teori ahli, yaitu: Menurut Mulyadi (2016) untuk mendapatkan karyawan yang bermutu dan berkompeten peru-sahaan harus menyeleksi calon karyawan berdasarkan bidangnya
sesuai dengan persyaratan pekerja-annya, karyawan yang mempunyai kemampuan sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan di-pikulnya.
SIMPULAN DAN SARAN 4.1. Simpulan
Berdasarkan dari hasil penelitian dan evaluasi data, tentang sistem pe-ngendalian intern penjualan kredit pada PT XYZ maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Prosedur sistem penjualan kredit pada PT XYZ belum berjalan baik, hal ini bisa dilihat dari penerimaan orderan dari pelanggan yang dilakukan ke email pribadi, prosedur penagihan dan pencatatan masih kurang baik, hal ini karena fungsi pencatatan merangkap ke fungsi penagihan. Dalam prosedur penagihan terjadi keterlambatan di-karenakan kurangnya pembaharuan data yang dilakukan oleh bagian pencatatan itu sendiri yang disebabkan karena adanya perangkapan tugas yang dijalankan oleh satu orang. 2. Sistem pengendalian intern PT XYZ
menunjukan bahwa pengendalian intern penjualan masih kurang efektif. Hal ini terjadi karena belum ada ba-gian penjualan khusus yang mena-ngani penjualan dan kredit penjualan. Sehingga jika ada pengajuan penjualan kredit dari pelanggan tidak ada yang mengevaluasi apakah pelanggan tersebut masih ada piutang sebelum-nya atau tidak. Hal ini akan meng-hambat pembayaran piutang dari para pelanggan. Serta dalam evaluasi ter-hadap penerimaan karyawan baru pada PT XYZ masih dikatakan kurang baik, hal ini dikarenakan dalam penerimaan karyawan perusahaan hanya melaku-kan interview saja, tetapi tidak ada tes tertulis dan persyaratan tes lainnya.
111 4.2. Saran
Berdasarkan beberapa kelemahan yang ditemukan pada penelitian ini, maka saran-saran yang diharapkan dapat di-jadikan bahan pertimbangan bagi pe-mimpin perusahaan untuk memperbaiki sistem pengendalian penjualan kredit sehingga dapat memberikan bahan untuk perbaikan dalam pengawasan intern yang lebih baik, yaitu sebagai berikut:
1. Prosedur penjualan kredit PT XYZ harus lebih ditingkatkan dan diper-baiki lagi supaya dapat. Sebaiknya perusahaan menambah karyawan baru untuk bagian penjualan dan bagian
penagihan kredit agar tidak ada lagi perangkapan tugas.
2. Sistem Pengendalian Intern pada PT XYZ, struktur organisasi yang sudah dibuat sebaiknya mencerminkan tugas dan fungsi masing-masing, sehingga dalam pemberian tanggung jawab dan wewenang benar-benar dilaksanakan sesuai bagiannya. Dokumen yang berkaitan dengan penjualan dan bagian lainnya lebiuh baik memiliki nomor urut yang sudah dibakukan dalam SOP perusahaan, sehingga dapat ditelusuri sumber dari dokumen tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Bodner, George H dan William S. Hopwood. (2006). Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 9. Yogyakarta. Andi
Committee of Sponsoring Organization of the Tradeway Commission (COSO).(2013). Internal Control
Geofanni Rahman Dhuha. (2018). Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan PT. Aseli Dagadu Djokdja. Program Studi Akuntansi jurusan Pendidikan Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta: Yogyakarta
Mulyadi.(2016). Sistem Akuntansi, Edisi empat, Jakarta Selatan
Nilasari Koesrahmadani.(2016). Analisis Sistem Pengendalian Intern atas aktivitas Penjualan Kredit pada PT. KASG. Program studi Akuntansi. Fakultas Ekonomi & Bisnis Universitas Narotama Surabaya
Raditya Aryo Nugroho.(2009). Analisis Aktivitas Pengendalian Sistem Penjualan pada CV. Perintis Megah Perkasa Surabaya. Fakultas Ekonomi Universitas Air Langga: Surabaya
Sujarweni, V Wiratna. 2015. Metodologi Penelitian-Bisnis & Ekonomi. Cetakan Pertama. Yogyakarta: Pustaka Baru Press.
Wiratna Sujarweni.(2015). Sistem Akuntansi edisi pertama, Yogyakarta: Pustaka Baru Yogyakarta
Wijaya N.D, Subroto H, Suhendro. Vol.2 No. 02. (2017). Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Penjualan Kredit pada Al-Ikhsan Stationery Surakarta. Surakarta: 340-341
