JADWAL RETENSI ARSIP UNIVERSITAS UDAYANA
NO JENIS ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN KETERANGAN
AKTIF IN AKTIF
1 2 3 4 5
A PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN
1 a b 1 2 3 4 c 1 -2 -d 1 -2 - -3 - -e 1 -2
-Penerimaan Mahasiswa Baru
Daya Tampung Mahasiswa 2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali
rekapitulasi daya tampung permanen
Administrasi dan Seleksi Mahasiswa Baru 1 tahun 3 tahun Musnah, kecuali
Daftar calon mahasiswa Penetapan
Tes masuk Penerimaan dan
Hasil penilaian test mahasiswa baru Daftar mahasiswa
Pengumuman penerimaan mahasiswa baru termasuk daftar
mahasiswa yang diterima Yang diterima permanen
Naskah Soal
Nasional 1 tahun setelah
pelaksanaan Musnah
Lokal 1 tahun setelah
pelaksanaan Musnah kecuali master permanen
Orientasi Mahasiswa Baru 1 tahun 4 tahun Musnah kecuali sertifikat
masuk ke berkas mahasiswa
Sertifikat /piagam/surat keterangan Sampai wisuda
Administrasi penyelenggaraan Laporan orientasi
Berkas Pendaftaran
Yang diterima 1 tahun Masuk ke berkas
perorangan mahasiswa
2 a b -- -c -d e f -g -3 a 1 -2 b 1 -2 -3 4 -c 4 a 1 2 3 GBPP 4 SAP
Registrasi Mahasiswa, meliputi :
Registrasi administrasi (Bukti pembayaran pendidikan) 2 tahun 3 tahun Musnah
Registrasi akademik
Daftar registrasi mahasiswa baru reguler dan non-reguler
( swadana transfer, diploma,paralel), meliputi: KRS/IRS, KHS Selama ybs masih terdaftar sebagai mahasiswa 2 tahun Musnah Daftar registrasi mahasiswa lama reguler dan non-reguler
( swadana transfer, diploma,paralel), meliputi: KRS/IRS, KHS Selama ybs masih terdaftar sebagai mahasiswa 2 tahun Musnah
Kalender Akademik (administrasi sampai dengan penetapan) 2 tahun Musnah
Cuti akademik Selama ybs masih terdaftar
sebagai mahasiswa Musnah
Putus kuliah/ Drop-Out (DO) 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
Pindah kuliah 1 tahun 3 tahun Musnah
Ijin penelitian 1 tahun Musnah
Laporan status mahasiswa 1 tahun Musnah
Perkuliahan
Administrasi dan Jadwal Perkuliahan
Administrasi penyusunan/jadwal/perkuliahan 1 tahun Musnah
Jadwal kuliah semester (gasal, genap) 2 tahun 2 tahun Musnah
Daftar Kehadiran
Mahasiswa 2 tahun musnah
Dosen 1 tahun setelah penetapan
angka kredit musnah
Laporan kehadiran dosen dan mahasiswa 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
Evaluasi kehadiran 1 tahun Musnah
Daftar Mahasiswa Peserta Mata Kuliah Selama ybs masih aktif
kuliah 4 tahun Permanen
Kurikulum
Administrasi Pelaksanaan kurikulum
Sajian mata kuliah (MPK, MKK, MKB, MPB,MBB) Selama masih berlaku 4 tahun Permanen
b 1 2 3 c 1 5 a 1 2 b 1 2 3 4 5 6 a 1 2 b 1 2 c 1
Bahan Ajar/Media Pembelajaran, meliputi :
Penyusunan bahan ajar/bahan penunjang pendidikan 2 tahun 2 tahun Dinilai kembali
Teknik pembuatan alat peraga dan model pembelajaran 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
Pengembangan proses belajar mengajar 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
Evaluasi dan Pengembangan Kurikulum
Penetapan kurikulum baru Selama masih berlaku 4 tahun Permanen
Program Studi
Administrasi Penyelenggaraan Program Studi
Persetujuan usulan sampai dengan penetapan pembukaan
program studi baru Selama masih berlaku 2 tahun Permanen
Penolakan usulan pembukaan program studi baru 1 tahun 2 tahun Musnah
Evaluasi Pelaksanaan program studi baru 2 tahun 2 tahun Musnah kecuali laporan
tahunan permanen Usulan perepanjangan ijin penyelenggaraan program studi
baru 2 tahun 2 tahun Sampai ijin diterima dari Dirjen Dikti
Ijin penyelenggaraan program studi 2 tahun 2 tahun Permanen
Usulan Akreditasi program studi/ institusi 2 tahun 2 tahun Sampai Akreditasi
diterima dari BAN PT.
Akreditasi program studi/ institusi 5 tahun 3 tahun Ditinjau kembali
Pembentukan konsentrasi 2 tahun 2 tahun Permanen
Evaluasi Mahasiswa Ujian Kompetensi Dasar
Administrasi ujian kompetensi dasar (1,2,3,4) 2 tahun 3 tahun Musnah
Nilai hasil ujian kompetensi dasar (1,2,3,4) Selama ybs masih aktif kuliah
3 tahun Permanen
Remidi Ujian Kompetensi Dasar
Administrasi remidi ujian kompetensi dasar (1,2,3,4) 2 tahun 3 tahun Musnah
Nilai hasil ujian remidi kompetensi dasar (1,2,3,4) Selama ybs masih aktif
kuliah 3 tahun Musnah kecuali KHS masuk ke berkas perorangan mahasiswa Tugas Akhir (Skripsi, Thesis, Desertasi, Komprehensif, KKL, PPL,
Magang Mahasiswa)
Administrasi penyusunan/pelaksanaan tugas akhir mahasiswa 1 tahun setelah ujian
2 7 a b c 1 2 3 4 8D o s e n a 1 -2 3 b c 1 2 3 4 5 d e a b c d 9 a
Nilai tugas akhir 1 tahun setelah ujian
dilaksanakan 2 tahun perorangan mahasiswamasuk ke berkas
Kelulusan (Yudisium)
Administrasi kelulusan 1 tahun 1 tahun Musnah
Penetapan kelulusan 1 tahun 3 tahun Permanen
Ijazah dan transkrip 1 tahun 3 tahun Permanen
Berkas pengusulan pengadaan blangko 1 tahun 3 tahun musnah
Foto copy ijazah dan transkrip 2 tahun 3 tahun Musnah
Salinan pengganti ijazah dan transkrip 1 tahun 2 tahun Permanen
Buku induk nomor registrasi lulusan 1 tahun 2 tahun Permanen
Pengajaran
Daftar hadir mengajar 1 tahun setelah penetapan
angka kredit musnah
Ekivalensi Wajib Mengajar Penuh (EWMP) 2 tahun 3 tahun Masuk ke berkas
perorangan dosen
Laporan realisasi pengajaran 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
Evaluasi Mahasiswa Terhadap Dosen 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
Pembimbingan dan Pengujian Mahasiswa 2 tahun 3 tahun Masuk ke berkas
perorangan dosen Dosen pembimbing akademik
Dosen pembimbing tugas akhir
Dosen penguji ujian kompetensi dasar (1,2,3,4) Dosen penguji ujian tugas akhir
Dosen pendamping asistensi
Dosen berprestasi 1 tahun 2 tahun musnah
Dosen studi lanjut (S2) Selama menjadi
mahasiswa 3 tahun musnah
Dosen studi lanjut (S3) Selama menjadi
mahasiswa 3 tahun musnah
Dosen studi spesialis (PPDC) Selama menjadi
mahasiswa 3 tahun musnah
Dosen studi profesi Selama menjadi
mahasiswa 3 tahun musnah
Penunjang Pendidikan
Administrasi pelaksanaan kegiatan (Laboratorium, Perpustakaan, Arsip perguruan Tinggi, Kebon Percobaan, Studio, Bengkel)
b 10 A l u m n i a Data alumni b c d e B PENELITIAN 1 2 a 1 2 -3 4 5 6 7
C PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
1
2
a 1
Ketentuan pemakaian (Laboratorium, Perpustakaan, Arsip
Perguruan Tinggi, Kebon Percobaan, Studio, Bengkel) Sampai dengan tidak berlaku 2 tahun Dinilai kembali
1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
Organisasi alumni 2 tahun 3 tahun Permanen
Program kegiatan alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
Penelusuran alumni 1 tahun 2 tahun Musnah
Laporan perkembangan alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
Penawaran Penelitian 2 tahun 1 tahun Musnah
Perencanaan Penelitian, meliputi : Proposal Penelitian
Proposal yang disetujui (tim/satgas penelitian, program
penelitian surat ijin penelitian) 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
Proposal ditolak 1 tahun Musnah
Laporan dan Evaluasi Hasil Penelitian 2 tahun 3 tahun Permanen
Penyebaran Hasil Penelitian 2 tahun 3 tahun Musnah
Forum Komunikasi Penelitian dan Pengembangan 1 tahun 2 tahun Musnah
Data Statistik Penelitian 2 tahun 3 tahun Permanen
Seminar, Lokakarya, Temukarya, Workshop Hasil Penelitian 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
Penawaran Pengabdian 2 tahun 1 tahun Musnah
Perencanaan Pengabdian Proposal Pengabdian
2 -3 4 5 6 7 9 10 11 12 a b -13
D TATA PAMONG PERGURUAN TINGGI
1
2
3
a
Proposal yang ditolak 1 tahun Musnah
Laporan dan Evaluasi Hasil Pengabdian 2 tahun 3 tahun Permanen
Penyebaran Hasil Pengabdian 2 tahun 3 tahun Permanen
Forum Komunikasi Pengabdian 1 tahun 2 tahun Musnah
Data Statistik Pengabdian 2 tahun 3 tahun Permanen
Seminar, Lokakarya, Temukarya, Workshop Hasil Pengabdian 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
Penyuluhan 2 tahun 3 tahun Musnah
Bantuan Sosial 2 tahun 3 tahun Musnah
Konsultasi 2 tahun 3 tahun Musnah
Kuliah Kerja Nyata (KKN)/Kegiatan Magang Mahasiswa (KMM) meliputi :
Administrasi penyelenggaraan kegiatan KKN/KMM 1 tahun 2 tahun Permanen
Piagam/sertifikat KKN/KMM setelah kegiatan
dilaksanakan perorangan mahasiswaMasuk ke berkas
Penemuan Teknologi Terbarukan 2 tahun 3 tahun Permanen
Majelis Wali Amanah 5 tahun 3 tahun Permanen
Senat Akademik 5 tahun 3 tahun Permanen
Dewan Guru Besar, meliputi : Komisi guru besar
1 -2
4
5
6
E DATA DAN INFORMASI AKADEMIK
1 a b c 2 a b c d 3 5 a b c d e f g 6
-Proses pengangkatan komisi guru besar 1 tahun Musnah
Pengangkatan/pemberhentian keanggotaan 5 tahun 3 tahun Permanen
Perencanaan Program Kerja, Pembinaan, Penilaian, Pengembangan
Komisi Guru Besar. 5 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
Badan Penjamin Mutu Akademik 5 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
Badan Audit Internal 5 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
Data Akademik
Data kepakaran 2 tahun 3 tahun Permanen
Data lulusan mahasiswa 2 tahun 3 tahun Permanen
Data mahasiswa asing dan program darma 2 tahun 3 tahun Permanen
Data Mahasiswa
Data prestasi mahasiswa 2 tahun 3 tahun Permanen
Data inventori mahasiswa 2 tahun 3 tahun Permanen
Data nilai akhir/transkrip 2 tahun 3 tahun Permanen
Data mahasiswa asing 2 tahun 3 tahun Permanen
Statistik Perguruan Tinggi 2 tahun 3 tahun Permanen
Informasi Akademis
Profil lembaga 2 tahun 3 tahun Permanen
Publikasi dan informasi 2 tahun 3 tahun Permanen
Buku pedoman akademik 2 tahun 3 tahun Permanen
EPSBED (Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri)
'--->masuk ke kelompok dosen 2 tahun 3 tahun Permanen
Buku wisuda 2 tahun 3 tahun Permanen
Buku dies natalis 2 tahun 3 tahun Permanen
Orasi Ilmiah 2 tahun 2 tahun Permanen
F KEMAHASISWAAN 1 -2 a 1 2 3 4 5 6 b 1 2 3 4 5 c -d
Dispensasi Tidak Mengikuti Kuliah 1 tahun musnah
Kesejahteraan dan Fasilitas Mahasiswa, meliputi : Beasiswa
Ketentuan beasiswa 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
Tawaran beasiswa 2 tahun 4 tahun Musnah
Daftar calon penerima beasiswa 2 tahun 4 tahun Musnah
Seleksi calon penerima beasiswa 2 tahun 4 tahun Musnah
Penetapan penerima beasiswa Selama menerima
beasiswa 4 tahun Dinilai kembali
Perpanjangan beasiswa Selama menerima
beasiswa 4 tahun Dinilai kembali
Beasiswa berprestasi dan kurang mampu tanpa biaya hidup
Ketentuan beasiswa 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
Tawaran beasiswa 2 tahun 4 tahun Musnah
Daftar calon penerima beasiswa 2 tahun 4 tahun Musnah
Seleksi calon dan Verifikasi 2 tahun 4 tahun Musnah
Penetapan penerima beasiswa Selama menerima
beasiswa 4 tahun Dinilai kembali
Beasiswa berprestasi dan kurang mampu dengan biaya hidup
Ketentuan beasiswa 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali
Tawaran beasiswa 2 tahun 4 tahun Musnah
Daftar calon penerima beasiswa 2 tahun 4 tahun Musnah
Seleksi calon dan Verifikasi 2 tahun 4 tahun Musnah
Penetapan penerima beasiswa Selama menerima
beasiswa 4 tahun Dinilai kembali
-e -f -g -h -1 0 1 2 3 2 0 1 3 3
-Perjajian kerjasama 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
Daftar calon penerima beasiswa 2 tahun 4 tahun Musnah
Seleksi calon 2 tahun 4 tahun Musnah
Penetapan penerima beasiswa Selama menerima
beasiswa
4 tahun Dinilai kembali
Asuransi kesehatan
Permohonan/ usul asuransi 2 tahun 4 tahun Musnah
Perjanjian kerjasama 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali
Asrama
Ketentuan & tatatertib asrama 3 tahun 2 tahun Dinilai kembali
Permohonan calon 1 tahun 1 tahun Musnah
Penetapan 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali
CDC (Pelaksanaan Kegiatan Pengembangan Karir)
perjanjian kerjasama 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
Seleksi 1 tahun 2 tahun Musnah
Poliklinik
Ketentuan Selama menjadi
mahasiswa 4 tahun Dinilai kembali
Pelaksanaan 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali
Keringanan SPP
Penawaran/ketentuan keringanan SPP Seleksi keringanan SPP
Usulan calon penerima keringanan SPP Penetapan peneriman keringanan SPP Dana kasih
Usulan / permohonan Tanda terima
Administrasi fasilitas mahasiswa lainnya Interpreinur/Kewirausahaan Mahasiswa
Ketentuan 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali
-4 0 1 2 3 5 6 -7 -8 9 -10 -11 -12 -- --
-Pelaporan 2 tahun 2 tahun Musnah kecuali laporan
Organisasi Mahasiswa, meliputi :
Administrasi organisasi mahasiswa (BEM,BEMFA, UKMJ, HMJ, DMF)
2 tahun 3 tahun Musnah
Proses pembentukan pengurus 2 tahun 3 tahun Musnah
Pengangkatan pengurus 1 tahun setelah pergantian
pengurus 2 tahun Dinilai kembali
Laporan pelaksanaan kegiatan 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
Himpunan Orangtua Mahasiswa /Ikatan Orang Tua Mahasiswa 2 tahun 2 tahun dinilai kembali
Kegiatan Mahasiswa
Program kreatifitas mahasiswa 1 tahun setelah
pemeriksaan 3 tahun musnah kecuali yang berprestasi skala nasional dan internasional
Kegiatan ilmiah, minat bakat dan penalaran 1 tahun 2 tahun musnah kecuali yang
berprestasi skala nasional dan internasional
Proposal / kegiatan mahasiswa yang ditolak 1 tahun 1 tahun Musnah
Laporan kegiatan 1 tahun 1 tahun Dinilai kembali
Lomba Kegiatan Kemahasiswaan Lokal/Nasional/Internasional 1 tahun 2 tahun dinilai kembali
Ijin kegiatan kemahasiswaan 1 tahun 1 tahun Musnah
Pengembangan sain, teknologi Seni, Budaya dan Olah Raga 2 tahun 3 tahun dinilai kembali
Mahasiswa Berprestasi 1 tahun 2 tahun musnah kecuali
penghargaan masuk ke berkas perorangan
mahasiswa Administrasi pendaftaran dan seleksi
Penetapan penghargaan
Mahasiswa Meninggal Dunia 2 tahun musnah
Panduan dibidang Kemahasiswaan 1 tahun 2 tahun Musnah
Sosialisasi panduan 1 tahun 2 tahun Musnah
Fasilitas Kegiatan Mahasiswa 1 tahun Permanen
Pengadaan 1 tahun Permanen
13 14 -15 a b c Nip. 194806281979031001
Dokumentasi dan publikasi kegiatan kemahasiswaan 1 tahun 2 tahun Permanen
Berkas Perorangan Mahasiswa Selama menjadi
mahasiswa 3 tahun musnah kecuali KHS dan transkrip nilai Kartu mahasiswa
Kartu tanda anggota perpustakaan Kartu Rencana Studi (KRS) Kartu Hasil Studi (KHS)
Kartu Tanda Registrasi/Administrasi Mahasiswa (KTRM) Surat keterangan ijin/tugas
Pembinaan/Pelatihan Mahasiswa
Latihan Keterampilan Managemen Mahasiswa (LKMM) 2 Tahun 2 tahun Musnah
Bimbingan dan konseling 2 tahun 2 tahun Musnah
Pengembangan kewirausahaan 2 tahun 2 tahun Musnah
Rektor Universitas Udayana
