JADWAL RETENSI ARSIP UNIVERSITAS UDAYANA

JADWAL RETENSI ARSIP UNIVERSITAS UDAYANA

NO JENIS ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN KETERANGAN

AKTIF IN AKTIF

1 2 3 4 5

A PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN

1 a b 1 2 3 4 c 1 -2 -d 1 -2 - -3 - -e 1 -2

-Penerimaan Mahasiswa Baru

Daya Tampung Mahasiswa 2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali

rekapitulasi daya tampung permanen

Administrasi dan Seleksi Mahasiswa Baru 1 tahun 3 tahun Musnah, kecuali

Daftar calon mahasiswa Penetapan

Tes masuk Penerimaan dan

Hasil penilaian test mahasiswa baru Daftar mahasiswa

Pengumuman penerimaan mahasiswa baru termasuk daftar

mahasiswa yang diterima Yang diterima permanen

Naskah Soal

Nasional 1 tahun setelah

pelaksanaan Musnah

Lokal 1 tahun setelah

pelaksanaan Musnah kecuali master permanen

Orientasi Mahasiswa Baru 1 tahun 4 tahun Musnah kecuali sertifikat

masuk ke berkas mahasiswa

Sertifikat /piagam/surat keterangan Sampai wisuda

Administrasi penyelenggaraan Laporan orientasi

Berkas Pendaftaran

Yang diterima 1 tahun Masuk ke berkas

perorangan mahasiswa

2 a b -- -c -d e f -g -3 a 1 -2 b 1 -2 -3 4 -c 4 a 1 2 3 GBPP 4 SAP

Registrasi Mahasiswa, meliputi :

Registrasi administrasi (Bukti pembayaran pendidikan) 2 tahun 3 tahun Musnah

Registrasi akademik

Daftar registrasi mahasiswa baru reguler dan non-reguler

( swadana transfer, diploma,paralel), meliputi: KRS/IRS, KHS Selama ybs masih terdaftar sebagai mahasiswa 2 tahun Musnah Daftar registrasi mahasiswa lama reguler dan non-reguler

( swadana transfer, diploma,paralel), meliputi: KRS/IRS, KHS Selama ybs masih terdaftar sebagai mahasiswa 2 tahun Musnah

Kalender Akademik (administrasi sampai dengan penetapan) 2 tahun Musnah

Cuti akademik Selama ybs masih terdaftar

sebagai mahasiswa Musnah

Putus kuliah/ Drop-Out (DO) 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

Pindah kuliah 1 tahun 3 tahun Musnah

Ijin penelitian 1 tahun Musnah

Laporan status mahasiswa 1 tahun Musnah

Perkuliahan

Administrasi dan Jadwal Perkuliahan

Administrasi penyusunan/jadwal/perkuliahan 1 tahun Musnah

Jadwal kuliah semester (gasal, genap) 2 tahun 2 tahun Musnah

Daftar Kehadiran

Mahasiswa 2 tahun musnah

Dosen 1 tahun setelah penetapan

angka kredit musnah

Laporan kehadiran dosen dan mahasiswa 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

Evaluasi kehadiran 1 tahun Musnah

Daftar Mahasiswa Peserta Mata Kuliah Selama ybs masih aktif

kuliah 4 tahun Permanen

Kurikulum

Administrasi Pelaksanaan kurikulum

Sajian mata kuliah (MPK, MKK, MKB, MPB,MBB) Selama masih berlaku 4 tahun Permanen

b 1 2 3 c 1 5 a 1 2 b 1 2 3 4 5 6 a 1 2 b 1 2 c 1

Bahan Ajar/Media Pembelajaran, meliputi :

Penyusunan bahan ajar/bahan penunjang pendidikan 2 tahun 2 tahun Dinilai kembali

Teknik pembuatan alat peraga dan model pembelajaran 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

Pengembangan proses belajar mengajar 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

Evaluasi dan Pengembangan Kurikulum

Penetapan kurikulum baru Selama masih berlaku 4 tahun Permanen

Program Studi

Administrasi Penyelenggaraan Program Studi

Persetujuan usulan sampai dengan penetapan pembukaan

program studi baru Selama masih berlaku 2 tahun Permanen

Penolakan usulan pembukaan program studi baru 1 tahun 2 tahun Musnah

Evaluasi Pelaksanaan program studi baru 2 tahun 2 tahun Musnah kecuali laporan

tahunan permanen Usulan perepanjangan ijin penyelenggaraan program studi

baru 2 tahun 2 tahun Sampai ijin diterima dari Dirjen Dikti

Ijin penyelenggaraan program studi 2 tahun 2 tahun Permanen

Usulan Akreditasi program studi/ institusi 2 tahun 2 tahun Sampai Akreditasi

diterima dari BAN PT.

Akreditasi program studi/ institusi 5 tahun 3 tahun Ditinjau kembali

Pembentukan konsentrasi 2 tahun 2 tahun Permanen

Evaluasi Mahasiswa Ujian Kompetensi Dasar

Administrasi ujian kompetensi dasar (1,2,3,4) 2 tahun 3 tahun Musnah

Nilai hasil ujian kompetensi dasar (1,2,3,4) Selama ybs masih aktif kuliah

3 tahun Permanen

Remidi Ujian Kompetensi Dasar

Administrasi remidi ujian kompetensi dasar (1,2,3,4) 2 tahun 3 tahun Musnah

Nilai hasil ujian remidi kompetensi dasar (1,2,3,4) Selama ybs masih aktif

kuliah 3 tahun Musnah kecuali KHS masuk ke berkas perorangan mahasiswa Tugas Akhir (Skripsi, Thesis, Desertasi, Komprehensif, KKL, PPL,

Magang Mahasiswa)

Administrasi penyusunan/pelaksanaan tugas akhir mahasiswa 1 tahun setelah ujian

2 7 a b c 1 2 3 4 8D o s e n a 1 -2 3 b c 1 2 3 4 5 d e a b c d 9 a

Nilai tugas akhir 1 tahun setelah ujian

dilaksanakan 2 tahun perorangan mahasiswamasuk ke berkas

Kelulusan (Yudisium)

Administrasi kelulusan 1 tahun 1 tahun Musnah

Penetapan kelulusan 1 tahun 3 tahun Permanen

Ijazah dan transkrip 1 tahun 3 tahun Permanen

Berkas pengusulan pengadaan blangko 1 tahun 3 tahun musnah

Foto copy ijazah dan transkrip 2 tahun 3 tahun Musnah

Salinan pengganti ijazah dan transkrip 1 tahun 2 tahun Permanen

Buku induk nomor registrasi lulusan 1 tahun 2 tahun Permanen

Pengajaran

Daftar hadir mengajar 1 tahun setelah penetapan

angka kredit musnah

Ekivalensi Wajib Mengajar Penuh (EWMP) 2 tahun 3 tahun Masuk ke berkas

perorangan dosen

Laporan realisasi pengajaran 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

Evaluasi Mahasiswa Terhadap Dosen 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

Pembimbingan dan Pengujian Mahasiswa 2 tahun 3 tahun Masuk ke berkas

perorangan dosen Dosen pembimbing akademik

Dosen pembimbing tugas akhir

Dosen penguji ujian kompetensi dasar (1,2,3,4) Dosen penguji ujian tugas akhir

Dosen pendamping asistensi

Dosen berprestasi 1 tahun 2 tahun musnah

Dosen studi lanjut (S2) Selama menjadi

mahasiswa 3 tahun musnah

Dosen studi lanjut (S3) Selama menjadi

mahasiswa 3 tahun musnah

Dosen studi spesialis (PPDC) Selama menjadi

mahasiswa 3 tahun musnah

Dosen studi profesi Selama menjadi

mahasiswa 3 tahun musnah

Penunjang Pendidikan

Administrasi pelaksanaan kegiatan (Laboratorium, Perpustakaan, Arsip perguruan Tinggi, Kebon Percobaan, Studio, Bengkel)

b 10 A l u m n i a Data alumni b c d e B PENELITIAN 1 2 a 1 2 -3 4 5 6 7

C PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

1

2

a 1

Ketentuan pemakaian (Laboratorium, Perpustakaan, Arsip

Perguruan Tinggi, Kebon Percobaan, Studio, Bengkel) Sampai dengan tidak berlaku 2 tahun Dinilai kembali

1 tahun 2 tahun Dinilai kembali

Organisasi alumni 2 tahun 3 tahun Permanen

Program kegiatan alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

Penelusuran alumni 1 tahun 2 tahun Musnah

Laporan perkembangan alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

Penawaran Penelitian 2 tahun 1 tahun Musnah

Perencanaan Penelitian, meliputi : Proposal Penelitian

Proposal yang disetujui (tim/satgas penelitian, program

penelitian surat ijin penelitian) 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

Proposal ditolak 1 tahun Musnah

Laporan dan Evaluasi Hasil Penelitian 2 tahun 3 tahun Permanen

Penyebaran Hasil Penelitian 2 tahun 3 tahun Musnah

Forum Komunikasi Penelitian dan Pengembangan 1 tahun 2 tahun Musnah

Data Statistik Penelitian 2 tahun 3 tahun Permanen

Seminar, Lokakarya, Temukarya, Workshop Hasil Penelitian 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

Penawaran Pengabdian 2 tahun 1 tahun Musnah

Perencanaan Pengabdian Proposal Pengabdian

2 -3 4 5 6 7 9 10 11 12 a b -13

D TATA PAMONG PERGURUAN TINGGI

1

2

3

a

Proposal yang ditolak 1 tahun Musnah

Laporan dan Evaluasi Hasil Pengabdian 2 tahun 3 tahun Permanen

Penyebaran Hasil Pengabdian 2 tahun 3 tahun Permanen

Forum Komunikasi Pengabdian 1 tahun 2 tahun Musnah

Data Statistik Pengabdian 2 tahun 3 tahun Permanen

Seminar, Lokakarya, Temukarya, Workshop Hasil Pengabdian 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

Penyuluhan 2 tahun 3 tahun Musnah

Bantuan Sosial 2 tahun 3 tahun Musnah

Konsultasi 2 tahun 3 tahun Musnah

Kuliah Kerja Nyata (KKN)/Kegiatan Magang Mahasiswa (KMM) meliputi :

Administrasi penyelenggaraan kegiatan KKN/KMM 1 tahun 2 tahun Permanen

Piagam/sertifikat KKN/KMM setelah kegiatan

dilaksanakan perorangan mahasiswaMasuk ke berkas

Penemuan Teknologi Terbarukan 2 tahun 3 tahun Permanen

Majelis Wali Amanah 5 tahun 3 tahun Permanen

Senat Akademik 5 tahun 3 tahun Permanen

Dewan Guru Besar, meliputi : Komisi guru besar

1 -2

4

5

6

E DATA DAN INFORMASI AKADEMIK

1 a b c 2 a b c d 3 5 a b c d e f g 6

-Proses pengangkatan komisi guru besar 1 tahun Musnah

Pengangkatan/pemberhentian keanggotaan 5 tahun 3 tahun Permanen

Perencanaan Program Kerja, Pembinaan, Penilaian, Pengembangan

Komisi Guru Besar. 5 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

Badan Penjamin Mutu Akademik 5 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

Badan Audit Internal 5 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

Data Akademik

Data kepakaran 2 tahun 3 tahun Permanen

Data lulusan mahasiswa 2 tahun 3 tahun Permanen

Data mahasiswa asing dan program darma 2 tahun 3 tahun Permanen

Data Mahasiswa

Data prestasi mahasiswa 2 tahun 3 tahun Permanen

Data inventori mahasiswa 2 tahun 3 tahun Permanen

Data nilai akhir/transkrip 2 tahun 3 tahun Permanen

Data mahasiswa asing 2 tahun 3 tahun Permanen

Statistik Perguruan Tinggi 2 tahun 3 tahun Permanen

Informasi Akademis

Profil lembaga 2 tahun 3 tahun Permanen

Publikasi dan informasi 2 tahun 3 tahun Permanen

Buku pedoman akademik 2 tahun 3 tahun Permanen

EPSBED (Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri)

'--->masuk ke kelompok dosen 2 tahun 3 tahun Permanen

Buku wisuda 2 tahun 3 tahun Permanen

Buku dies natalis 2 tahun 3 tahun Permanen

Orasi Ilmiah 2 tahun 2 tahun Permanen

F KEMAHASISWAAN 1 -2 a 1 2 3 4 5 6 b 1 2 3 4 5 c -d

Dispensasi Tidak Mengikuti Kuliah 1 tahun musnah

Kesejahteraan dan Fasilitas Mahasiswa, meliputi : Beasiswa

Ketentuan beasiswa 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali

Tawaran beasiswa 2 tahun 4 tahun Musnah

Daftar calon penerima beasiswa 2 tahun 4 tahun Musnah

Seleksi calon penerima beasiswa 2 tahun 4 tahun Musnah

Penetapan penerima beasiswa Selama menerima

beasiswa 4 tahun Dinilai kembali

Perpanjangan beasiswa Selama menerima

beasiswa 4 tahun Dinilai kembali

Beasiswa berprestasi dan kurang mampu tanpa biaya hidup

Ketentuan beasiswa 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali

Tawaran beasiswa 2 tahun 4 tahun Musnah

Daftar calon penerima beasiswa 2 tahun 4 tahun Musnah

Seleksi calon dan Verifikasi 2 tahun 4 tahun Musnah

Penetapan penerima beasiswa Selama menerima

beasiswa 4 tahun Dinilai kembali

Beasiswa berprestasi dan kurang mampu dengan biaya hidup

Ketentuan beasiswa 3 tahun 4 tahun Dinilai kembali

Tawaran beasiswa 2 tahun 4 tahun Musnah

Daftar calon penerima beasiswa 2 tahun 4 tahun Musnah

Seleksi calon dan Verifikasi 2 tahun 4 tahun Musnah

Penetapan penerima beasiswa Selama menerima

beasiswa 4 tahun Dinilai kembali

-e -f -g -h -1 0 1 2 3 2 0 1 3 3

-Perjajian kerjasama 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali

Daftar calon penerima beasiswa 2 tahun 4 tahun Musnah

Seleksi calon 2 tahun 4 tahun Musnah

Penetapan penerima beasiswa Selama menerima

beasiswa

4 tahun Dinilai kembali

Asuransi kesehatan

Permohonan/ usul asuransi 2 tahun 4 tahun Musnah

Perjanjian kerjasama 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali

Asrama

Ketentuan & tatatertib asrama 3 tahun 2 tahun Dinilai kembali

Permohonan calon 1 tahun 1 tahun Musnah

Penetapan 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali

CDC (Pelaksanaan Kegiatan Pengembangan Karir)

perjanjian kerjasama 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali

Seleksi 1 tahun 2 tahun Musnah

Poliklinik

Ketentuan Selama menjadi

mahasiswa 4 tahun Dinilai kembali

Pelaksanaan 1 tahun 4 tahun Dinilai kembali

Keringanan SPP

Penawaran/ketentuan keringanan SPP Seleksi keringanan SPP

Usulan calon penerima keringanan SPP Penetapan peneriman keringanan SPP Dana kasih

Usulan / permohonan Tanda terima

Administrasi fasilitas mahasiswa lainnya Interpreinur/Kewirausahaan Mahasiswa

Ketentuan 2 tahun 4 tahun Dinilai kembali

-4 0 1 2 3 5 6 -7 -8 9 -10 -11 -12 -- --

-Pelaporan 2 tahun 2 tahun Musnah kecuali laporan

Organisasi Mahasiswa, meliputi :

Administrasi organisasi mahasiswa (BEM,BEMFA, UKMJ, HMJ, DMF)

2 tahun 3 tahun Musnah

Proses pembentukan pengurus 2 tahun 3 tahun Musnah

Pengangkatan pengurus 1 tahun setelah pergantian

pengurus 2 tahun Dinilai kembali

Laporan pelaksanaan kegiatan 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali

Himpunan Orangtua Mahasiswa /Ikatan Orang Tua Mahasiswa 2 tahun 2 tahun dinilai kembali

Kegiatan Mahasiswa

Program kreatifitas mahasiswa 1 tahun setelah

pemeriksaan 3 tahun musnah kecuali yang berprestasi skala nasional dan internasional

Kegiatan ilmiah, minat bakat dan penalaran 1 tahun 2 tahun musnah kecuali yang

berprestasi skala nasional dan internasional

Proposal / kegiatan mahasiswa yang ditolak 1 tahun 1 tahun Musnah

Laporan kegiatan 1 tahun 1 tahun Dinilai kembali

Lomba Kegiatan Kemahasiswaan Lokal/Nasional/Internasional 1 tahun 2 tahun dinilai kembali

Ijin kegiatan kemahasiswaan 1 tahun 1 tahun Musnah

Pengembangan sain, teknologi Seni, Budaya dan Olah Raga 2 tahun 3 tahun dinilai kembali

Mahasiswa Berprestasi 1 tahun 2 tahun musnah kecuali

penghargaan masuk ke berkas perorangan

mahasiswa Administrasi pendaftaran dan seleksi

Penetapan penghargaan

Mahasiswa Meninggal Dunia 2 tahun musnah

Panduan dibidang Kemahasiswaan 1 tahun 2 tahun Musnah

Sosialisasi panduan 1 tahun 2 tahun Musnah

Fasilitas Kegiatan Mahasiswa 1 tahun Permanen

Pengadaan 1 tahun Permanen

13 14 -15 a b c Nip. 194806281979031001

Dokumentasi dan publikasi kegiatan kemahasiswaan 1 tahun 2 tahun Permanen

Berkas Perorangan Mahasiswa Selama menjadi

mahasiswa 3 tahun musnah kecuali KHS dan transkrip nilai Kartu mahasiswa

Kartu tanda anggota perpustakaan Kartu Rencana Studi (KRS) Kartu Hasil Studi (KHS)

Kartu Tanda Registrasi/Administrasi Mahasiswa (KTRM) Surat keterangan ijin/tugas

Pembinaan/Pelatihan Mahasiswa

Latihan Keterampilan Managemen Mahasiswa (LKMM) 2 Tahun 2 tahun Musnah

Bimbingan dan konseling 2 tahun 2 tahun Musnah

Pengembangan kewirausahaan 2 tahun 2 tahun Musnah

Rektor Universitas Udayana