AKTIF INAKTIF 1 3 4 5 I A. 1. a. b. c. d. e.
f. Pengiriman Informasi penerimaan mahasiswa baru ke SMU g. Surat-menyurat dalam rangka penerimaan mahasiswa baru
2. 2 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali rekapitulasi daya
tampung permanen 3. a. b. 2 Tahun 3 Tahun Universitas Jember Tanggal : 30 Desember 2016
Hal : Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Usulan nama-nama dalam kepanitiaan PMB Pelaksanaan tugas dan kegiatan PMB Kepanitiaan PMB
Pelaksanaan kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru Musnah
NO JENIS ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN KETERANGAN
Musnah Operasional rapat panitia PMB dan notulen rapat
tes masuk
Penerimaan mahasiswa Baru jalur SNMPTN, SBMPTN, SBMPTBR, Alih jenis, Pasca sarjana, dll
Daya tampung mahasiswa
Administrasi dan seleksi mahasiswa baru (SNMPTN, SBMPTN, SBMPTBR, Alih jenis, Pasca sarjana, dll)
JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF UNIVERSITAS JEMBER
2
Daftar calon mahasiswa PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN
Penerimaan Mahasiswa Baru
2 Tahun setelah penerimaan mahasiswa baru
1 2 3 4 5
c.
2 Tahun setelah penerimaan mahasiswa baru
3 Tahun Dinilai Kembali
d.
2 Tahun setelah penerimaan mahasiswa baru
3 Tahun Musnah
e. 1 Tahun 2 Tahun Musnah
4.
a. 1 Tahun setelah
pelaksanaan tes 4 Tahun Musnah
b. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
5.
1 Tahun 2 Tahun Permanen
6.
a. 1 Tahun 2 Tahun Permanen
b. Yang tidak diterima 1 Tahun 1 Tahun Musnah
7. Data mahasiswa yang diterima 2 Tahun 6 Tahun Permanen
8. Laporan akhir penerimaan mahasiswa baru 2 Tahun 3 Tahun Musnah
9.
a. Selama masih
dipergunakan 3 Tahun Musnah
b. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
Naskah soal
Penetapan mahasiswa yang diterima termasuk pengumuman penerimaan mahasiswa baru dan daftar mahasiswa yang diterima
Laporan pendaftaran penerimaan mahasiswa baru
Orientasi Mahasiswa Baru (PK2) Hasil penilaian tes mahasiswa baru
Administrasi penyelenggaraan seleksi penerimaan mahasiswa baru, meliputi: daftar calon mahasiswa, pengumuman tempat pelaksanaan ujian, pembagian ruang ujian, pembentukan kepanitiaan, peminjaman sarana prasarana/gedung, dan administrasi umum lainnya
Pedoman Orientasi Mahasiswa Baru (PK2) Berkas pendaftaran mahasiswa baru dan lampirannya
Yang diterima
Surat penetapan tim/panitia Orientasi Mahasiswa Baru (PK2) Naskah soal
1 2 3 4 5 c.
1 Tahun setelah
pelaksanaan 2 Tahun Musnah
d. Makalah tugas mahasiswa pelaksanaan (PK2) 1 Tahun 2 Tahun Musnah
e. Surat pertanggungjawaban keuangan pembiayaan kegiatan (PK2) 2 Tahun 8 Tahun Musnah
f. Sertifikat/piagam/surat keterangan orientasi mahasiswa baru (PK2) 1 Tahun 4 Tahun Permanaen dan masuk ke
perseorangan
g. Laporan Orientasi Mahasiswa Baru (PK2) 2 Tahun 3 Tahun Musnah
B. 1.
a. Bukti pembayaran pendidikan
b. Administrasi penundaan pembayaran pendidikan 1 Tahun setelah
realisasi pembayaran 4 Tahun Musnah
2.
a. Daftar Registrasi Ulang Mahasiswa Lama, meliputi: KRS, KHS b. Daftar Registrasi Mahasiswa Baru, meliputi: KRS, KHS, KRP, KHP c.
d. Registrasi administrasi mahasiswa pindahan/pindah jurusan/keluar
e. Registrasi administrasi mahasiswa PPL/KKN/KKL 2 Tahun 3 Tahun Musnah
f. Surat keterangan kehilangan kartu mahasiswa 1 Tahun 2 Tahun Musnah
g. Laporan pelaksanaan registrasi 1 Tahun 2 Tahun Permanen
Registrasi Akademik
Registrasi mahasiswa, termasuk di dalamnya Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS), dan Kartu Registrasi Semester
Administrasi penyelenggaraan kegiatan Orientasi Mahasiswa Baru (PK2):
Proposal, Jadwal, Daftar Hadir Peserta PKPT, Prosentase Kehadiran, Evaluasi Pelaksanaan, Pengenalan Program, Jadwal PKPT
Registrasi Administrasi
2 Tahun 3 Tahun Musnah
Registrasi Mahasiswa
2 Tahun 6 Tahun Musnah
Selama ybs. masih terdaftar sebagai
mahasiswa
1 2 3 4 5 3. Administrasi Akademik (Pasca Sarjana)
a.
b. Hasil pengolahan data; dan c.
C.
1. Penyusunan biaya perkuliahan a.
b. Surat penetapan biaya perkuliahan Sampai dengan
diperbaharui 2 Tahun Permanen
2. Penyusunan biaya pendidikan a.
1 Tahun 2 Tahun Musnah
b. Sampai dengan
diperbaharui 2 Tahun Permanen
c.
2 Tahun 6 Tahun Musnah
D.
1. Administrasi Penyusunan Kalender Akademik 1 Tahun 2 Tahun Musnah
2.
a. 1 Tahun 2 Tahun Musnah
b. Pengangkatan tim penyusun 1 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
c. Usul penetapan kalender akademik 2 Tahun 3 Tahun Musnah
d.
2 Tahun 3 Tahun Permanen
e. 1 Tahun 2 Tahun Musnah
3. Pedoman Akademik 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
Menghimpun data Bahan pertimbangan Dinilai kembali 3 Tahun 2 Tahun 2 Tahun 3 Tahun Musnah Administrasi penyusunan biaya perkuliahan meliputi: usulan biaya perkuliahan unit
kerja, pembahasan, draf penetapan biaya perkuliahan, revisi draf penetapan biaya perkuliahan
Administrasi penyusunan biaya pendidikan meliputi: usulan biaya perkuliahan unit kerja, pembahasan, draf penetapan biaya pendidikan, revisi draf penetapan biaya pendidikan
Biaya Perkuliahan
Penetapan Biaya Penyelenggaraan Pendidikan (BPP), Uang Kuliah Tunggal (UKT)
Hasil verifikasi penetapan biaya UKT (Surat pernyataan kesanggupan orangtua / wali)
Penetapan kalender akademik dan ralat penetapan kalender akademik Kalender Akademik:
Kalender Akademik, termasuk di dalamnya:
Tim penyusun
1 2 3 4 5 E.
1. a.
b. Sandi Dosen dan Kode Mata Kuliah c. Sandi & Kode Mata Kuliah
2.
a. Sajian Mata Kuliah Umum (MKU) 1)
2) Penetapan Sajian Mata Kuliah Umum 2 Tahun 3 Tahun Permanen
b. 1)
2) Penetapan Sajian MDK 2 Tahun 3 Tahun Permanen
c. 1)
3 Tahun 2 Tahun Musnah
2) Penetapan Sajian MKK 2 Tahun 3 Tahun Permanen
3.
a. Sajian Mata Kuliah 1)
2) Penetapan Sajian Mata Kuliah 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
Kode dan Sandi Mata Kuliah Kode Mata Kuliah
Sajian Mata Kuliah MKU
Permanen 3 Tahun
Selama masih dipakai Deskripsi Dan Sajian Mata Kuliah
2 Tahun 3 Tahun
Musnah Administrasi penyelenggaraan sajian MKU: permintaan sajian Mata Kuliah
Umum, permintaan membina MKU, usulan sajian MKU, perubahan Mata Kuliah Umum
Sajian MDK
Administrasi penyelenggaraan sajian MDK: permintaan sajian MDK,
permintaan membina MDK, usulan sajian MDK, perubahan sajian MDK 2 Tahun Musnah
Sajian Mata Kuliah Sajian MKK
Administrasi penyelenggaraan sajian MKK: permintaan sajian MKK,
permintaan membina MKK, usulan sajian MKK, perubahan sajian
Melaksanakan Kuliah Kerja Lapangan (MKK), usul koordinator MKK, usul penggantian koordinator MKK
1 Tahun 2 Tahun
Musnah Administrasi Sajian Mata Kuliah: permohonan Mata Kuliah, usul perubahan
Mata Kuliah, pembatalan Mata Kuliah, usul sajian Mata Kuliah, Pemberitahuan, permintaan dan konsep daftar Mata Kuliah
1 2 3 4 5
b. Sebaran Mata Kuliah 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
c. Daftar Mata Kuliah 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
d. Pembina Mata Kuliah 1)
2) Penetapan Dosen Utama/Dosen Pembina Mata Kuliah 3) Surat keterangan telah membina mata kuliah
4) 5)
e. Dosen/Asisten tidak tetap dan guru pamong 2 Tahun 3 Tahun Musnah
f. Daftar Sajian Mata Kuliah 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
g. Daftar buku rujukan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
h. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
i. Laporan tugas studi mata kuliah mahasiswa 1 Tahun 2 Tahun Musnah
4. Peserta Mata Kuliah (Program Khusus) a. Pendaftaran mata kuliah (program khusus) b. Daftar peserta mata kuliah (Program Khusus) 5.
a. Proses pengajuan ekuivalensi mata kuliah 1 Tahun 2 Tahun Musnah
b. Surat keterangan ekuivalensi mata kuliah 2 Tahun 3 Tahun Permanen
Ekuivalensi Mata Kuliah Daftar SKS
1 Tahun 2 Tahun Musnah
Musnah Administrasi pembina mata kuliah: permintaan untuk membina mata kuliah,
perubahan/penggantian dosen pembina mata kuliah
Surat keterangan sebagai dosen pembina mata kuliah (SK mengajar per
Semester) 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
Daftar Hadir Mengajar Dosen Pembina Mata Kuliah Program Studi
1 2 3 4 5 F.
1.
a. Administrasi penyusunan jadwal perkuliahan
b. Jadwal Kuliah Semester (Gasal, Genap sesuai kalender akademik 2 Tahun setelah
ditetapkan) 1 Tahun Dinilai Kembali
c. Himpunan Jadwal Perkuliahan 1 Tahun 1 Tahun Dinilai Kembali
d. Semester Antara 2 Tahun 1 Tahun Dinilai Kembali
2.
a. Daftar Hadir Dosen 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
b. Rekapitulasi Daftar Hadir Dosen 3 Tahun 2 Tahun Musnah
c. Daftar Hadir Kuliah 3 Tahun 2 Tahun Musnah
d. Rekapitulasi Daftar Kuliah 2 Tahun 3 Tahun Musnah
3.
1 Tahun 2 Tahun Musnah
4. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
5. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
6. Rencana Program Semester (RPS) 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
7. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
8. Program Layanan Khusus Mahasiswa (Student Exchange) 2 Tahun 3 Tahun Musnah
9.
Selama ybs. masih terdaftar sebagai
mahasiswa
3 Tahun Musnah
Daftar Peserta Kuliah
Perpanjangan Masa Studi
Administrasi Perkuliahan: Informasi kegiatan awal semester, libur perkuliahan, laporan permasalahan peserta kuliah, pindah tempat Kuliah, perkembangan proses belajar mahasiswa, daftar calon peserta kuliah, pelaporan perkuliahan
Perkuliahan
Rekap Perkuliahan
Kuliah umum Jadwal Perkuliahan
1 Tahun 2 Tahun Musnah
1 2 3 4 5 10.
Selama ybs. masih terdaftar sebagai
mahasiswa
1 Tahun Musnah
11. Daftar mahasiswa yang memprogram skripsi 1 Tahun 2 Tahun Musnah
12. Kumpulan naskah soal ujian bidang studi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
13. Daftar mahasiswa yang memprogram lintas Jurusan /MKU 2 Tahun 3 Tahun Musnah
14. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
15. 3 Tahun 2 Tahun Musnah
16. Daftar Mahasiswa Peserta Matakuliah Selama ybs. masih
aktif kuliah 1 Tahun Musnah
17. Rencana studi mahasiswa: a. b. c. d. e. f.
18 Cuti kuliah mahasiswa a. b. c. 19 a. b. c.
Beban Studi Mahasiswa
3 Tahun setelah mahasiswa lulus Surat ijin belajar mahasiswa
Form Layanan Kuliah
2 Tahun setelah
mahasiswa lulus 3 Tahun Musnah
Kartu Rencana Studi (KRS)
Kartu batal tambahan dan atau mundur matakuliah (KBT) Izin tidak kuliah 1 semester atau lebih karena kasus tertentu Mahasiswa aktif kembali
Dispensasi tidak mengikuti kuliah Daftar mahasiswa peserta mata kuliah
2 Tahun Musnah
Surat permohonan cuti kuliah SK cuti kuliah mahasiswa
SK pengaktifan kembali kuliah mahasiswa Mutasi mahasiswa
1 Tahun setelah
mahasiswa lulus 2 Tahun Musnah
Permohonan mutasi mahasiswa dari perguruan tinggi lain ke UNEJ atau dari UNEJ ke perguruan tinggi lain
Transkrip dan konversi mata kuliah mahasiswa pindahan eksternal Persetujuan/penolakan mutasi eksternal
1 2 3 4 5 20 Pengunduran diri/berhenti kuliah/DO/peringatan/sanksi skorsing
a. b. c. d.
21 1 Tahun setelah
mahasiswa lulus 2 Tahun Musnah
G. 1.
a. Pedoman penyusunan kurikulum pendidikan tinggi 1)
2) 3) 4)
b. Pedoman penyusunan mata kuliah 1) 2) 3) 4) 5) 2. a. Pembentukan tim b. 2 Tahun setelah
diperbaharui 3 Tahun Permanen
c. Penetapan kurikulum Selama masih
berlaku 2 Tahun Permanen
d.
2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
4 Tahun Permanen
Musnah 1 Tahun setelah
diperbaharui
2 Tahun 3 Tahun
Matakuliah keilmuan dan keterampilan (MKK) Matakuliah keahlian berkarya (MKB)
2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
Surat peringatan evaluasi putus studi Usulan DO/putus studi
Peringatan/sanksi/skorsing bagi mahasiswa bermasalah Pengunduran diri, pemberhentian kuliah atau DO mahasiswa Perpanjangan masa studi mahasiswa
Proses belajar mengajar Kurikulum
Penyusunan kurikulum fakultas/program studi
Penambahan/pertukaran/pengurangan/perubahan kurikulum besar Penyusunan kurikulum inti pendidikan tinggi
Penyusunan kurikulum baru/penyempurnaan/pengembangan kurikulum Matakuliah perilaku berkarya (MPB)
Matakuliah berkehidupan bersama (MBB) Pengembangan kurikulum
Penyusunan kurikulum institusional dan kurikulum operasional Matakuliah pengembangan kepribadian (MPK)
Laporan pelaksanaan penyusunan/penyempurnaan/pengembangan kurikulum
Selama masih
1 2 3 4 5 3. Administrasi Pelaksanaan Kurikulum
a. Administrasi Pelaksanaan Kurikulum 2 Tahun 3 Tahun Musnah
b. Sajian Pelaksanaan Kurikulum 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1) 2) 2.1) 2.2) 2.3) 2.4) 3) Selama masih
berlaku 2 Tahun Permanen
4) 4.1) 4.2) 4.3) 4.4)
5) Satuan acara praktikum 5.1)
5.2)
Pola penilaian dan produktivitas 6.1)
6.2) 6.3)
7) Daftar Buku Rujukan 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
8) 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
4. Bahan ajar/media pembelajaran, meliputi:
a. Penyusunan bahan ajar/bahan penunjang pendidikan
b. Teknik pembuatan alat peraga dan model pembelajaran 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
c. Pengembangan proses belajar mengajar 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
Selama masih berlaku
3 Tahun Sajian Matakuliah (MKU)
Katalog dan Silabus
Katalog Unej, katalog fakultas/program studi
Permanen Satuan acara praktikum pada tiap matakuliah praktikum
Modul-modul tiap matakuliah praktikum
Silabus matakuliah termasuk bobot SKS dan kode matakuliah Persyaratan matakuliah
Bahan bacaan wajib, pendukung dan referensi lainnya GBPP (Garis Besar Program Pembelajaran)
SAP (Satuan Acara Perkuliahan)
2 Tahun
Permanen Penilaian hasil belajar mahasiswa
Data terkait predikat kelulusan dan atau produktivitas Kesalahan dan perbaikan nilai mahasiswa
Permanen Satuan acara perkuliahan
Satuan acara perkuliahan berisi jadwal dan materi tiap matakuliah Modul-modul tiap matakuliah
Sajian matakuliah (MPK, MKK, MKB, MPB, MBB)
1 Tahun setelah diperbaharui
Daftar SKS
2 Tahun setelah
diperbaharui 3 Tahun Dinilai Kembali
6)
1 Tahun setelah
diperbaharui 4 Tahun
4 Tahun
1 2 3 4 5 5. Evaluasi dan Pengembangan Kurikulum
a. Evaluasi pelaksanaan Kurikulum Baru
b. Penetapan Kurikulum Baru 1 Tahun 4 Tahun Permanen
6 2 Tahun 3 Tahun Musnah
7 2 Tahun 3 Tahun Musnah
8 2 Tahun 3 Tahun Musnah
H.
1. Administrasi Pembukaan Program Studi a.
b.
c. Evaluasi pelaksanaan program studi baru
d. Penolakan Usulan Pembukaan Program Studi Baru
2. Evaluasi Pelaksanaan Program Studi Baru 2 Tahun 3 Tahun Permanen
3. Administrasi pelaksanaan program studi (Diploma I, II, III, S1, S2, S3) 1 Tahun 4 Tahun Dinilai kembali
4.
a. Pedoman akreditasi program studi b. Pengajuan akreditasi
1) Administrasi pengajuan akreditasi program studi
2) Surat penetapan/sertifikat akreditasi program studi 2 Tahun 3 Tahun Permanen
c. Informasi tentang akreditasi 1 Tahun setelah
diperpanjang 4 Tahun Permanen
d. Himpunan data tentang akreditasi 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
e. Bahan pertimbangan akreditasi 2 Tahun setelah
ditindaklanjuti 3 Tahun Dinilai kembali
f. Pembinaan hasil akreditasi program studi 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
g. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
h. Borang Akreditasi Program Studi 2 Tahun 3 Tahun Permanen
Akreditasi Program Studi
3 Tahun 2 Tahun Musnah
Hasil dan Peringkat Akreditasi Program Studi /Sertifikat Akreditasi BAN-PT Penyusunan bahan ajar/bahan penunjang pendidikan
Teknik pembuatan alat peraga dan model pembelajaran Pengembangan proses belajar mengajar
Dinilai Kembali
3 Tahun 2 Tahun Permanen
Usulan pembukaan program studi
Persetujuan usulan sampai dengan penetapan pembukaan program studi baru
2 Tahun 3 Tahun Permanen
2 Tahun 3 Tahun
1 2 3 4 5 i.
3 Tahun 2 Tahun Musnah
j.
3 Tahun 2 Tahun Musnah
I. 1.
a. Peraturan, tata tertib dan jadwal ujian 1 Tahun 2 Tahun Musnah
b. Biaya pelaksanaan ujian 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
c. Tim/panitia penyelenggara ujian 1 Tahun 2 Tahun Dinilai kembali
d.
2 Tahun 3 Tahun Musnah
e. 3 Tahun 2 Tahun Musnah
f. Lembar jawaban ujian 1 Tahun 2 Tahun Musnah
g. Berita Acara Pelaksanaan Ujian 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
h. Evaluasi & monitoring penyelenggaraan ujian 3 Tahun 2 Tahun Dinilai kembali
i.
1) Administrasi pendaftaran peserta ujian 3 Tahun 2 Tahun Musnah
2) Daftar nama peserta ujian 3 Tahun 2 Tahun Musnah
3)
Selama ybs. masih terdaftar sebagai
mahasiswa
3 Tahun Musnah
j. Daftar hadir ujian (peserta ujian dan dosen) 1 Tahun 2 Tahun Musnah
k. Pengumuman ujian 1 Tahun 2 Tahun Musnah
l. Laporan penyelenggaraan ujian 1 Tahun 2 Tahun Musnah
Ujian Tengah Semester
Administrasi borang akreditasi program studi meliputi: pemberitahuan, draf pengajuan, Evaluasi Akreditasi
Administrasi akreditasi program studi meliputi: pemberitahuan/informasi, draf pengajuan, isian form/instrumen, pembahasan, laporan
Administrasi Ujian Tengah Semester (Pengumuman ujian, daftar peserta ujian, tempat ujian, penyiapan sarana prasarana ujian)
Evaluasi Mahasiswa
Naskah ujian
Peserta Ujian
1 2 3 4 5 2.
a. Peraturan, tata tertib dan jadwal ujian 1 Tahun 2 Tahun Musnah
b. Biaya pelaksanaan ujian 1 Tahun 2 Tahun Dinilai kembali
c. Tim/panitia penguji dan penyelenggara ujian 1 Tahun 2 Tahun Dinilai kembali
d. Administrasi Ujian Akhir Semester 1 Tahun 2 Tahun Musnah
e. 1 Tahun 2 Tahun Musnah
f. Lembar jawaban ujian 1 Tahun 2 Tahun Musnah
g. Berita Acara Pelaksanaan Ujian 1 Tahun 3 Tahun Permanen
h. Evaluasi & monitoring penyelenggaraan ujian 1 Tahun 2 Tahun Dinilai kembali
i.
1) Administrasi pendaftaran peserta ujian 1 Tahun 2 Tahun Musnah
2) Daftar nama peserta ujian 1 Tahun 2 Tahun Musnah
3) Daftar/Nilai Hasil Ujian Akhir Semester
Selama ybs.. masih terdaftar sebagai
mahasiswa
2 Tahun Permanen
j. Daftar hadir ujian (peserta ujian dan dosen) 1 Tahun 2 Tahun Musnah
k. Pengumuman ujian 1 Tahun 2 Tahun Musnah
l. Laporan penyelenggaraan ujian 1 Tahun 2 Tahun Musnah
Ujian Akhir Semester
Naskah ujian
1 2 3 4 5 3. Ujian keterampilan/peningkatan mutu dan ujian lainnya
a. Peraturan, tata tertib dan jadwal ujian 1 Tahun 2 Tahun Musnah
b. Biaya pelaksanaan ujian 1 Tahun 2 Tahun Dinilai kembali
c. Tim/panitia penguji dan penyelenggara ujian 1 Tahun 2 Tahun Dinilai kembali
d. Administrasi ujian 2 Tahun 3 Tahun Musnah
e. 3 Tahun 2 Tahun Musnah
f. Lembar jawaban ujian 3 Tahun 2 Tahun Musnah
g. Berita Acara Pelaksanaan Ujian 2 Tahun 3 Tahun Permanen
h. Evaluasi & monitoring penyelenggaraan ujian 3 Tahun 2 Tahun Dinilai kembali
i.
1) Administrasi pendaftaran peserta ujian 1 Tahun 2 Tahun Musnah
2) Daftar nama peserta ujian 1 Tahun 2 Tahun Musnah
3)
Selama ybs. masih terdaftar sebagai
mahasiswa
3 Tahun Permanen
j. Daftar hadir ujian (peserta ujian dan dosen) 2 Tahun 3 Tahun Musnah
k. Pengumuman ujian 2 Tahun 3 Tahun Musnah
l. Laporan penyelenggaraan ujian 2 Tahun 3 Tahun Musnah
4.
a. Kuliah Kerja Nyata (KKN)
1) Surat menyurat dalam rangka pelaksanaan KKN 2) Penyelenggaraan KKN
3) Surat ijin penyelenggaraan KKN
4 Tahun Ujian Tugas Akhir (Skripsi, Thesis, Disertasi, Komprehensif, Makalah, KKL, PPL)
1 Tahun setelah pelaksanaan Naskah ujian
Peserta Ujian
Daftar/Nilai hasil ujian keterampilan/peningkatan mutu dan ujian lainnya
1 2 3 4 5 4) Surat tugas dosen pembimbing KKN
5) Formulir pelaksanaan KKN 6) Evaluasi pelaksanaan KKN 7) Laporan hasil pelaksanaan KKN
b. Tim/panitia penguji dan penyelenggara ujian 3 Tahun 2 Tahun Dinilai kembali
c. Administrasi pembimbingan penyusunan tugas akhir mahasiswa 1) Administrasi pembimbingan penyusunan tugas akhir mahasiswa 2) Ijin Observasi penyusunan tugas akhir mahasiswa
3) Ijin Penelitian penyusunan tugas akhir mahasiswa
d. Berita Acara Pelaksanaan Ujian 2 Tahun 3 Tahun Permanen
e. Evaluasi & monitoring penyelenggaraan ujian 3 Tahun 2 Tahun Permanen
f.
1) Administrasi pendaftaran peserta ujian 1 Tahun 2 Tahun Musnah
2) Daftar nama peserta ujian 1 Tahun 2 Tahun Musnah
3) Daftar/Nilai Tugas Akhir
Selama ybs. masih terdaftar sebagai
mahasiswa
2 Tahun Permanen
4) 1 Tahun setelah lulus 2 Tahun Permanen
g. Daftar hadir ujian (peserta ujian dan dosen) 1 Tahun 2 Tahun Musnah
h. Laporan penyelenggaraan ujian 2 Tahun 3 Tahun Musnah
5. Himpunan jadwal ujian S.d. Diperbaharui 2 Tahun Musnah
2 Tahun setelah ujian
dilaksanakan 3 Tahun Musnah
1 Tahun setelah pelaksanaan
Peserta Ujian
Skripsi, Thesis, Disertasi
1 2 3 4 5 J.
1. a.
b. Administrasi registrasi mahasiswa yang tidak mengikuti yudisium 1 Tahun 2 Tahun Musnah
c. Penetapan yudisium
1) Penetapan yudisium semester pendek/genap/gasal 2) Peringkat kelulusan Yudisium
3) Yudisium Fakultas
4) Daftar Hasil Studi dan Yudisium (DHSY)
d. Daftar Nama Mahasiswa yang Yudisium 2 Tahun 3 Tahun Permanen
e. Laporan yudisium 2 Tahun 3 Tahun Musnah
f. Daftar Nilai Akhir (DNA) bidang studi Selama ybs. masih
aktif kuliah 3 Tahun Permanen
g. Rekap Nilai Mahasiswa Selama ybs. masih
aktif kuliah 3 Tahun Permanen
2.
a. Penjajakan kelulusan 1 Tahun 2 Tahun Musnah
b. Administrasi kelulusan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
c. Penetapan kelulusan
1) Penetapan kelulusan semester pendek/genap/gasal 2) Penetapan prestasi/kelulusan mahasiswa terbaik
2 Tahun 3 Tahun Permanen
1 Tahun 2 Tahun Musnah
Yudisium dan Kelulusan
2 Tahun 3 Tahun Permanen
Yudisium
Administrasi Yudisium: Pengumuman Yudisium, Mahasiswa yang merencanakan Yudisium, Daftar Mahasiswa peserta Yudisium, pelaporan
1 2 3 4 5 K.
1.
a. Daftar hadir dosen 1) Daftar hadir dosen
2) Rekapitulasi daftar hadir dosen 3) Surat pemberitahuan ketidakhadiran 4) Pembinaan ketidakhadiran
5) Pelayanan data kehadiran 6) Laporan kehadiran
b. Ekivalensi Wajib Mengajar Penuh (EWMP) (BKD) 1) Panduan pengisian EWMP
2)
1 Tahun 2 Tahun Musnah
3) Daftar Isian Beban Tugas Dosen/Daftar Beban Tugas Mengajar 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
4) Pembagian Offering 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
5) Laporan perhitungan EWMP 2 Tahun 3 Tahun Musnah
6) Laporan EWMP Dosen 3 Tahun 3 Tahun Permanen
c. Rekapitulasi daftar hadir dosen 2 Tahun 3 Tahun Permanen
d. Laporan Realisasi Pengajaran 2 Tahun 3 Tahun Musnah
2. Evaluasi Mahasiswa Terhadap Dosen 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
selama masih
berlaku 3 Tahun Permanen
Musnah Dosen
Administrasi EWMP meliputi: tagihan/permintaan isian, perhitungan,
pengiriman, pengajuan, form isian, draf Isian dan revisi perhitungan EWMP Pengajaran
1 2 3 4 5 3. Pembimbingan dan Pengujian Mahasiswa
a. Dosen Pembimbing Akademik b. Dosen Pembimbing Skripsi c. Dosen Pembimbing Tugas Akhir d. Dosen Penguji Ujian Semester e. Dosen Penguji Ujian Tugas Akhir
f. Dosen Pendamping Asistensi g. Komisi Pembimbing
4. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
5. Dosen Pembimbingan Penulisan Karya Ilmiah Mahasiswa 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
6.
2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
7. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
8. Konsultasi akademik mahasiswa 2 Tahun 3 Tahun Musnah
9. Bimbingan Konseling Mahasiswa
a. Registrasi administrasi bimbingan konseling mahasiswa 3 Tahun 2 Tahun Musnah
b. Laporan bimbingan konseling mahasiswa 2 Tahun 3 Tahun Musnah
10. Bimbingan penyelenggaraan program tri dharma perguruan tinggi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
11. Bimbingan dan karyasiswa mahasiswa
a. Bimbingan mahasiswa 2 Tahun 3 Tahun Musnah
b. Bimbingan penyelenggaraan tri dharma perguruan tinggi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
c. Karyasiswa dalam negeri; dan 3 Tahun 2 Tahun Permanen
d. Karyasiswa luar negeri 3 Tahun 2 Tahun Permanen
Dosen Pembina Mata Kuliah
2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
Dosen Pembimbingan Seminar, Lokakarya, Pelatihan, Magang Mahasiswa Daftar Dosen Wali
1 2 3 4 5 12
a. Administrasi penyelenggaraan Sertifikasi Dosen 2 Tahun 3 Tahun Musnah
b. Penilaian Sertifikasi Dosen
1) Isian Formulir Hasil Penilaian Sertifikasi Dosen 2) Dokumen portofolio Sertifikasi Dosen
3) Daftar Nilai Sertifikasi Dosen
c. Laporan Akhir Pelaksanaan Kegiatan Sertifikasi Dosen 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
L. 1
a. Ketentuan pemakaian laboratorium 1 Tahun setelah
diperbaharui 4 Tahun Musnah
b. Administrasi pelaksanaan kegiatan laboratorium 2 Tahun 3 Tahun Musnah
c. Pengelola laboratorium 2 Tahun 3 Tahun Musnah
d. Kegiatan praktikum 1 Tahun setelah
dilaksanakan 4 Tahun Musnah
e. Inventarisasi peralatan laboratorium 1 Tahun setelah
diperbaharui 2 Tahun Dinilai Kembali
f. Ijin penggunaan/praktek 1 Tahun 3 Tahun Musnah
g. Pelaporan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
h. Pemberian bantuan sarana laboratorium 2 Tahun 3 Tahun Musnah
i. Nilai ujian praktikum 2 Tahun 3 Tahun Masuk ke berkas perseorangan
mahasiswa
j. Sub kontrak pengujian 2 Tahun 3 Tahun Musnah
2 Tahun 3 Tahun
Sarana penunjang akademik (pendidikan) Sertifikasi Dosen
Musnah kecuali Daftar Nilai Sertifikasi Dosen Permanen
1 2 3 4 5
k. Layanan pada pelanggan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
l. Metode pengujian, kalibrasi dan validasi 2 Tahun 3 Tahun Permanen
m. Peralatan 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
n. Rekaman hasil kalibrasi 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
o. Ketertelusuran pengukuran 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
p. Pengambilan sampel 2 Tahun 3 Tahun Musnah
q. Penanganan barang yang diuji 2 Tahun 3 Tahun Musnah
r. Jaminan mutu hasil pengujian 2 Tahun 3 Tahun Permanen
s. Pelaporan hasil 2 Tahun 3 Tahun Permanen
2
a. 1 Tahun setelah
diperbaharui 4 Tahun Musnah
b. 1 Tahun setelah
diperbaharui 4 Tahun Musnah
c. Sampai dgn
diperbaharui 3 Tahun Musnah
d. selama berlaku 3 Tahun Permanen
e. 1)
1.1) Daftar buku terseleksi 1.2)
1.3)
2) 2 Tahun 3 Tahun Musnah
3)
2 Tahun 3 Tahun Musnah
4) 2 Tahun 3 Tahun Musnah
Dinilai kembali
2 Tahun 3 Tahun
Daftar buku dalam pemesanan Kebijakan layanan perpustakaan
Panduan katalogisasi/klasifikasi buku Katalog
Buku induk koleksi
Pengembangan koleksi/pengadaan buku
Daftar pengembangan koleksi dari internal UNEJ
Daftar buku dalam permintaan
Pembelian buku/jurnal/majalah oleh perpustakaan
Program tukar menukar buku berkaitan dgn pengembangan bahan pustaka Hibah/hadiah/sumbangan buku untuk perpustakaan
1 2 3 4 5 f. 1) 2) 3) g.
1) 2 Tahun 3 Tahun Permanen
2) 2 Tahun 3 Tahun Musnah
h. Sampai dgn
diperbaharui 4 Tahun Musnah
i. 1 Tahun 1 Tahun Musnah
j. 1 Tahun setelah
pemeriksaan 1 Tahun Dinilai Kembali
k. Pelaporan 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
l. Pedoman mutu 3 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
m. PKIK (Prosedur Kerja Instruksi Kerja) Pembinaan Koleksi 3 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
n. PKIK (Prosedur Kerja Instruksi Kerja) Layanan Sirkulasi 3 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
o. PKIK (Prosedur Kerja Instruksi Kerja) Layanan Referensi 3 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
p. PKIK (Prosedur Kerja Instruksi Kerja) Pengembangan dan Kerjasama 3 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
q. Rekaman Kerja 3 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
r. Formulir Kerja 3 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
s. Administrasi Kepegawaian dan Tata Usaha 5 Tahun 2 Tahun Dinilai Kembali
2 Tahun 3 Tahun Musnah
Layanan referensi/sirkulasi
Penyimpanan deposit bahan pustaka
Bukti penerimaan koleksi bahan pustaka deposit Administrasi pengolahan deposit bahan pustaka Layanan teknis perpustakaan
Layanan dengan fasilitas komputerisasi (layananan eletronik)
Kartu anggota Peminjaman
Surat menyurat, usulan, saran yg berkaitan dgn layanan bagi peminjam
1 2 3 4 5 3 a. 1) 2) 3) 4) b. 1) 1.1) 1.1.1) 1.1.2)
1.2) 1 Tahun 1 Tahun Musnah
1.3) 3 Tahun 5 Tahun Permanen
1.4)
1.4.1) 1.4.2)
1.5) 2 Tahun 3 Tahun Permanen
2) 2.1) 2.2)
2.3) Lembaga kearsipan dan unit kearsipan 2.4)
3) 3.1)
3.2) 2 Tahun 3 Tahun Musnah
3.3) 1 Tahun 1 Tahun Permanen
Musnah, kecuali penetapan arsiparis teladan permanen Arsip Perguruan Tinggi
Musnah Permanen 1 Tahun 2 Tahun 2 Tahun 1 Tahun 3 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 3 Tahun Permanen Musnah Kebijakan tentang Pembinaan Kearsipan dan Pengelolaan Arsip
Pengkajian dan pengusulan kebijakan Penyiapan kebijakan
Perumusan kebijakan
Penetapan NSPK (Norma Standar Prosedur dan Kriteria) Pembinaan kearsipan
Bina Arsiparis
Pengembangan profesi arsiparis Formasi jabatan arsiparis Standar kompetensi arsiparis Bimbingan konsultasi arsiparis Penilaian arsiparis
Pemilihan arsiparis teladan
Penyelenggaraan arsiparis teladan Penetapan arsiparis teladan Database arsiparis
Bimbingan dan Konsultasi
Penerapan sistem kearsipan dinamis dan statis Penggunaan sarana dan prasarana
Sumberdaya manusia Supervisi dan Evaluasi
Perencanaan Pelaksanaan
1 2 3 4 5
4) 2 Tahun 3 Tahun Permanen
5)
5.1) 5 Tahun 5 Tahun Musnah
6) 2 Tahun 3 Tahun
Musnah, kecuali penetapan lembaga kearsipan/unit kearsipan
teladan Permanen 7)
2 Tahun 3 Tahun Permanen
c. 1) 1.1) 1.1.1) 1.1.2) 1.2) 1.2.1)
1.2.2) 1 Tahun 2 Tahun Musnah
1.3)
1.3.1)
1.3.1.1) daftar arsip aktif : daftar berkas dan daftar isi berkas 1.3.2)
1.3.2.1) penataan fisik
1.3.2.2) pengolahan informasi arsip 1.3.2.3) penyusunan daftar arsip in aktif 1.3.3)
1.3.3.1) skema penyimpanan arsip aktif dan in aktif
1.3.3.2) pengamanan arsip 2 Tahun 3 Tahun Permanen
1.3.4)
1.3.4.1) kebijakan 1.3.4.2) autentifikasi 1.3.4.3) berita acara
1.3.4.4) daftar arsip yang dialihmediakan
1 Tahun 1 Tahun Permanen
2 Tahun 3 Tahun Permanen
2 Tahun 3 Tahun Permanen
2 Tahun 5 Tahun
3 Tahun Musnah
Musnah kecuali buku agenda permanen
Database bimbingan dan konsultasi dan supervisi Fasilitasi kearsipan
Sarana dan prasarana
Lembaga kearsipan/unit kearsipan teladan
Jadwal Retensi Arsip (mulai dari perencanaan, penyusunan hingga penetapan Rektor)
Pengelolaan Arsip Dinamis Penciptaan:
pencatatan: buku agenda, kartu kendali pendistribusian
Penggunaan
Pengklasifikasian, pengamanan dan akses arsip Peminjaman
Pemeliharaan
Pemberkasan
Penataan arsip inaktif
Penyimpanan arsip
Alih Media
2 Tahun 3 Tahun Musnah
2 Tahun Pengelolaan Arsip
1 2 3 4 5 1.3.5)
1.3.5.1) identifikasi
1.3.5.2) perlindungan dan pengamanan 1.3.5.3) penyelamatan dan pemulihan 1.4) 1.4.1) 1.4.2) 1.4.3) 1.4.4) 1.5) 1.5.1)
1.5.1.1) berita acara pemindahan 1.5.1.2) daftar arsip yang dipindahkan 1.5.2)
1.5.2.1) SK pembentukan panitia pemusnahan arsip 1.5.2.2) notulen rapat panitia pemusnahan arsip 1.5.2.3) surat pertimbangan dari panitia penilai arsip 1.5.2.4) surat persetujuan dari pimpinan UNEJ
1.5.2.5) SK pimpinan perguruan tinggi tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip
1.5.2.6) berita acara pemusnahan arsip 1.5.2.7) daftar arsip yang dimusnahkan
1 Tahun 1 Tahun Permanen
Permanen
1 Tahun 2 Tahun Permanen
2 Tahun 3 Tahun Permanen
pengujian
1 Tahun 1 Tahun
Program arsip vital
Autentifikasi Arsip Dinamis pembuktian autentisitas pendapat tenaga ahli
penetapan autentisitas arsip statis/ surat pernyataan pencipta Penyusutan
Pemindahan arsip in aktif
1 2 3 4 5 1.5.3)
1.5.3.1) SK pembentukan panitia penilai arsip 1.5.3.2) notulen rapat panitia penilai arsip 1.5.3.3) surat pertimbangan panitia penilai arsip
1.5.3.4) surat persetujuan dari kepala lembaga kearsipan UNEJ 1.5.3.5) surat pernyataan dari pimpinan unit kearsipan bahwa
arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan dari pencipta arsip
1.5.3.6) keputusan pimpinan unit kearsipan tentang penetapan pelaksanaan penyerahan statis
1.5.3.7) berita acara penyerahan arsip statis 1.5.3.8) daftar arsip statis yang diserahkan 1.6) 1.6.1) 1.6.2) d. 1) 1.1) 1.2) 1.3) 1.4) 1.5) 1.6) 1.7) 2) 2.1) 2.2) 2.2.1) 2.2.2) 2.2.3) 1 Tahun Permanen 1 Tahun Permanen 2 Tahun Permanen 1 Tahun Permanen Permanen 1 Tahun 2 Tahun 1 Tahun Musnah 1 Tahun 1 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 1 Tahun Penyerahan arsip statis
Database pengelolaan arsip dinamis Database pengelolaan arsip aktif Database pengelolaan arsip in aktif Akuisisi
Monitoring fisik dan daftar Verifikasi terhadap daftar arsip Penetapan status arsip statis Pengelolaan Arsip Statis
Sejarah Lisan
berita acara wawancara sejarah lisan laporan kegiatan
hasil wawancara (kaset atau CD) dan transkrip Berita Acara Penyerahan Arsip
Daftar Arsip yang diserahkan
Hasil wawancara sejarah lisan
Administrasi pelaksanaan sejarah lisan Persetujuan untuk penyerahan
1 2 3 4 5 2.3)
2.3.1) 2.3.2)
2.4) 1 Tahun 2 Tahun Permanen
2.5)
2.5.1)
2.5.2) 2 Tahun 3 Tahun Permanen
2.5.3)
2.5.3.1) guide
2.5.3.2) daftar arsip statis 2.5.3.3) inventaris arsip statis 2.6)
2.6.1)
2.6.1.1) penyimpanan
2.6.1.2) pengendalian hama terpadu 2 Tahun 3 Tahun Musnah
2.6.1.3) reproduksi (alih media) : berita acara alih media dan
daftar arsip yang dialihmediakan 2 Tahun 3 Tahun Permanen
2.6.1.4) perencanaan dan penanggulangan bencana 2 Tahun 3 Tahun Musnah
2.6.2)
2.6.2.1) perawatan arsip
2.6.3) 1 Tahun 1 Tahun Permanen
2.7) 2.7.1) 2.7.2) 2.7.3) 2.7.4) 2.8)
2.8.1) 2 Tahun 3 Tahun Musnah
2.8.2)
2.8.2.1) administrasi dan proses penyusunan
2.8.2.2) hasil naskah sumber arsip 2 Tahun 3 Tahun Permanen
2.9) 1 Tahun 2 Tahun Musnah
Musnah
2 Tahun 3 Tahun Musnah
Permanen 3 Tahun 2 Tahun Pameran arsip Musnah Musnah 2 Tahun Permanen Permanen 2 Tahun 1 Tahun 1 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 1 Tahun pembuktian autentisitas Preservasi
Daftar Pencarian Arsip Statis pengumuman
akuisisi daftar pencarian arsip statis
Penyusunan sarana bantu temu balik
pengujian
penetapan autentisitas arsip statis/ surat pernyataan pencipta Layanan Arsip
Penerbitan Naskah Sumber Preventif
Kuratif
Laporan hasil pengujian mutu preservasi
pendapat tenaga ahli Penghargaan dan imbalan Pengolahan
Penataan informasi Penataan fisik
3 Tahun
Autentifikasi Arsip Statis
Akses arsip statis
1 2 3 4 5 4
a. Pengembangan Pembelajaran Bahasa 1)
2) Pengisian biodata peserta pelatihan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
b. Penerjemahan 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
c. Layanan Uji Kemampuan Bahasa / tes 1) Syarat mengikuti tes
2) Pengisian biodata peserta uji kemampuan bahasa / tes 2 Tahun 3 Tahun Musnah
3) Pelaksanaan tes 2 Tahun 3 Tahun Musnah
4) Pembuatan soal tes 2 Tahun 3 Tahun Musnah
5) Administrasi pelaksanaan tes 2 Tahun 3 Tahun Musnah
6) Koreksi hasil tes 2 Tahun 3 Tahun Musnah
7) Penerimaan hasil tes / sertifikat 2 Tahun 3 Tahun Permanen
d.
1) Ketentuan pemakaian SAC (Self Access Centre ) 2 Tahun 3 Tahun Musnah
2) Proses dan cetak sertifikat 1 Tahun 2 Tahun Musnah
5.
a. 1 Tahun setelah
diperbaharui 4 Tahun Permanen
b. Administrasi pelaksanaan kegiatan kebon percobaan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
c. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
d. Ijin penggunaan/praktek 2 Tahun 3 Tahun Musnah
e. Pelaporan 2 Tahun 3 Tahun Permanen
f. Dokumen SIMANGGA 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
g. Dokumen SIMAK BMN 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
h. Dokumen Pelatihan/Workshop 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
i. Dokumen Kunjungan tamu dan studi banding 2 Tahun 3 Tahun Musnah
j. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
k. Sertifikat/Piagam pelatihan 2 Tahun 3 Tahun Permanen
l. Administrasi sewa prakerin 1 Tahun 4 Tahun Musnah
Musnah Kebon Percobaan 1 Tahun Musnah Bahasa 1 Tahun 1 Tahun 1 Tahun
Ketentuan pemakaian kebon percobaan
Pengelola laboratorium kebon percobaan (perbanyakan anggrek) Penawaran pelatihan bahasa (bahasa jepang, inggris, mandarin, dll)
Dokumen Sertifikat PRAKERIN (Praktik Kerja Industri) Administrasi
1 2 3 4 5 6.
a. Ketentuan pemakaian Studio/Bengkel
b. Administrasi pelaksanaan kegiatan Studio/Bengkel 2 Tahun 3 Tahun Musnah
c. Pengelola Studio/Bengkel 2 Tahun 3 Tahun Musnah
d. Inventarisasi peralatan Studio/Bengkel 1 Tahun setelah
diperbaharui 2 Tahun Musnah
e. Ijin penggunaan/praktek Studio/Bengkel 2 Tahun 3 Tahun Musnah
f. Pemberian bantuan sarana Studio/Bengkel 1 Tahun 4 Tahun Dinilai Kembali
g. Pelaporan 2 Tahun 3 Tahun Permanen
7. Pelayanan Kesehatan a. Administrasi
1) Daftar kunjungan pasien manual 2) Agenda surat keterangan dokter 3) Buku kunjungan tamu pimpinan 4) Proposal permintaan obat bagi civitas 5) Pengajuan bahan habis pakai
6) Jadwal piket (dokter, perawat, dll) 7) Bukti kapitasi BPJS
b. Laporan
1) Laporan pasien KIA 2) Laporan Rujukan UGD 3) Laporan tindakan UGD 4) Laporan tindakan dokter gigi
5) Laporan kuitansi pembayaran pasien 6) Laporan bukti setor rekening Rektor 7) Laporan resep dokter
8) Laporan kunjungan BPJS 9) Laporan Rujukan BPJS 10) Laporan JKN tidak terdaftar 11) Laporan Keuangan (LPJ) 4 Tahun Musnah 1 Tahun setelah diperbaharui Studio/Bengkel
Musnah kecuali laporan tindakan UGD Dinilai kembali
4 Tahun Permanen
1 Tahun
1 2 3 4 5 M.
1
a. Blanko ijazah dan transkrip: 1)
2) Penyerahan blanko ijazah dan transkrip 3) Pendistribusian blanko ijazah dan transkrip 4) Data jumlah blanko ijazah dan transkrip 5)
6) b.
1) Tim/satgas pemrosesan
2) Biodata mahasiswa yang dinyatakan lulus 1 Tahun setelah
ditetapkan 4 Tahun Permanen
3) Format dan materi 1 Tahun setelah
diperbaharui 1 Tahun Dinilai kembali
4) Laporan pemrosesan ijazah dan transkrip 1 Tahun 1 Tahun Musnah
c.
1) Penerimaan dan penyerahan blanko ijazah 1 Tahun 1 Tahun Musnah
2) 1) 2) 3)
d. 1 Tahun stl
dilaksanakan 4 Tahun Musnah
2 Salinan/Duplikat Ijazah dan transkrip 2 Tahun 3 Tahun Permanen
1 Tahun Pemrosesan ijazah dan transkrip
1 Tahun setelah
ditetapkan 4 Tahun Musnah
1 Tahun Permanen Musnah 1 Tahun 1 Tahun setelah diaudit
Perencanaan dan pelaksanaan pemusnahan blanko ijazah dan transkrip Biodata mahasiswa dan nilai transkrip
Daftar hasil studi dan yudisium Data nama dan nilai transkrip
Biaya pencetakan blanko ijazah dan transkrip Ijazah dan Transkrip
Administrasi penerbitan ijazah dan transkrip
Biodata mahasiswa untuk penulisan ijazah dan transkrip; meliputi: Penulisan ijazah dan transkrip
Usulan pencetakan blanko ijazah dan transkrip
1 2 3 4 5
3 Surat keterangan pengganti ijazah dan transkrip 2 Tahun 3 Tahun Permanen
4 Buku Induk Nomor Registrasi Lulusan 2 Tahun 3 Tahun Permanen
a. Surat keterangan telah lulus/kelulusan 1 Tahun 4 Tahun Musnah
b. 3 Tahun 2 Tahun Permanen
c. Daftar/rekapitulasi lulusan 2 Tahun 3 Tahun Permanen
d. Data lulusan/lulusan dengan prestasi terbaik 2 Tahun 3 Tahun Permanen
e. 1 Tahun 2 Tahun Permanen
f. Laporan kelulusan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
5 Surat keterangan lulus sementara Rektor 1 Tahun 1 Tahun Musnah
6 1 Tahun 1 Tahun Permanen
7 Laporan pengelolaan ijazah dan transkrip 1 Tahun setelah
diaudit 1 Tahun Dinilai kembali
8 Legalisasi Ijazah/Transkrip/Akta Mengajar a. Administrasi penyelenggaraan legalisasi
b. Legalisasi copy ijazah dan transkrip 3 Tahun 2 Tahun Musnah
c. Administrasi pengelolaan dana legalisasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
d. Pertanggungjawaban dana legalisasi 1 Tahun setelah
diaudit 4 Tahun Musnah
e. Laporan penyelenggaraan legalisasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
2 Tahun Musnah
3 Tahun Biodata lulusan
Album lulusan
1 2 3 4 5 N.
1. a.
b. 1 Tahun 1 Tahun Musnah
c. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
d. Daftar alumni/rekap alumni/alumni 2 Tahun 3 Tahun Permanen
e. Daftar nama alamat alumni 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
f. 2 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali Master
Permanen 2.
a. Program kegiatan alumni 2 Tahun 3 Tahun Permanen
b. 1 Tahun 1 Tahun Musnah
c. 1 Tahun 1 Tahun Musnah
d. 1 Tahun 1 Tahun Musnah
e. Laporan perkembangan alumni 2 Tahun 3 Tahun Permanen
II. A.
1. Pembentukan lembaga kemahasiswaan
2. 1 Tahun setelah
diperbaharui 4 Tahun Permanen
B. 1.
a.
b. Kuliah kembali setelah habis masa cuti c. Perpanjangan cuti kuliah
d.
e. Meninggal dunia Buku induk alumni Registrasi alumni
Buku kenangan alumni
Layanan data alumni Penelusuran alumni Laporan temu alumni
Cuti mahasiswa, meliputi:
2 Tahun 5 Tahun KEMAHASISWAAN Status mahasiswa 3 Tahun Permanen 3 Tahun
Peraturan Pembentukan dan Penyelenggaraan Lembaga Kemahasiswaan
Surat keterangan aktif kuliah
3 Tahun Data alumni Biodata alumni Organisasi alumni Lembaga kemahasiswaan Permanen Musnah Cuti kuliah Alumni 2 Tahun
1 2 3 4 5
2. 2 Tahun 5 Tahun Musnah
3. Evaluasi 4 semester 2 Tahun 3 Tahun Musnah
4. 2 Tahun 5 Tahun Permanen
5. 3 Tahun 2 Tahun Permanen
C. 1 Tahun 1 Tahun Musnah
D.
1. 2 Tahun 5 Tahun Musnah
2. Surat pemberitahuan ketidakhadiran mahasiswa 1 Tahun 1 Tahun Musnah
3. Pembinaan ketidakhadiran mahasiswa 2 Tahun 3 Tahun Musnah
4. Pelayanan data kehadiran mahasiswa 2 Tahun 3 Tahun Musnah
5. Laporan kehadiran mahasiswa 2 Tahun 3 Tahun Musnah
E.
1. Latihan keterampilan manajemen mahasiswa (LKMM) 2. Bimbingan dan konseling
3. Pengembangan kewirausahaan F.
1. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
2. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
3. 1 Tahun kerjasama
berakhir 3 Tahun Permanen
Putus kuliah
Drop Out (DO)
Berkas mahasiswa asing, meliputi: visa/paspor, bebas Fiskal, Administrasi
pengurusan kedatangan/kepulangan, dll.
Berkas pertukaran mahasiswa asing, meliputi: visa/paspor, kitas, beasiswa, izin belajar, STM/SKLD, MERP, KTP dan Dispendukcapil
Mahasiswa asing
Dispensasi tidak mengikuti kuliah
Daftar Hadir Kuliah Mahasiswa dan Rekapitulasi Daftar Hadir Kuliah Mahasiswa
2 Tahun 3 Tahun Musnah
Pembinaan/pelatihan mahasiswa Absensi/presensi kehadiran mahasiswa
Laporan status mahasiswa
1 2 3 4 5 G.
1. a.
1) Administrasi pengajuan asrama 1.1)
1.2) 2 Tahun 3 Tahun Musnah
2) Surat penetapan penghuni asrama mahasiswa 2 Tahun 3 Tahun Musnah
3) Administrasi pengelolaan asrama 2 Tahun 3 Tahun Musnah
4) Pembina asrama 2 Tahun 3 Tahun Musnah
b. Fasilitas kesehatan mahasiswa 1)
2) Surat penetapan biaya layanan kesehatan 1 Tahun setelah
diperbaharui 4 Tahun Musnah
c. Asuransi mahasiswa
1) Administrasi pengajuan menjadi anggota asuransi
2) Surat penetapan perjanjian asuransi 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
d. Fasilitas transportasi mahasiswa 1)
2) Surat penetapan biaya pemakaian transportasi 1 Tahun setelah
diperbaharui 4 Tahun Musnah
Musnah
2 Tahun 3 Tahun Musnah
2 Tahun Pengajuan menempati asrama mahasiswa yang ditolak
Fasilitas mahasiswa lainnya (asrama, transportasi)
Administrasi Fasilitas Mahasiswa lainnya (Asrama, Kesehatan, Asuransi, Transportasi) Asrama mahasiswa
Pengajuan menempati asrama mahasiswa yang disetujui
Administrasi penggunaan/peminjaman fasilitas dan layanan kesehatan mahasiswa
1 Tahun 1 Tahun Musnah
Administrasi penggunaan/peminjaman fasilitas dan layanan transportasi mahasiswa
3 Tahun Musnah
1 2 3 4 5 H.
1. Pembentukan organisasi kemahasiswaan
a. Proses pembentukan organisasi kemahasiswaan (BEM/UKM)
b. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
2. a. b.
3 Tahun 2 Tahun Permanen
3. Administrasi pelaksanaan kegiatan (BEM/UKM) 2 Tahun 3 Tahun Musnah
4. Pengajuan proposal kegiatan (BEM/UKM)
a. Proposal kegiatan (BEM/UKM) yang ditolak 1 Tahun 1 Tahun Musnah
b. Proposal kegiatan (BEM/UKM) yang disetujui 1 Tahun setelah
diaudit 4 Tahun Musnah
c. Laporan pelaksanaan kegiatan (BEM/UKM) 1 Tahun setelah
diaudit 4 Tahun Musnah
5. Laporan tahunan (BEM/UKM) 2 Tahun 3 Tahun Musnah
6. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
Pengangkatan anggota
2 Tahun 3 Tahun Musnah
Musnah 3 Tahun
2 Tahun
Surat penetapan pembentukan organisasi kemahasiswaan (BEM/UKM)
Administrasi pengajuan anggota/pengganti anggota (BEM/UKM) Organisasi Mahasiswa (BEM/UKM)
Surat penetapan pengangkatan anggota/pengganti anggota (BEM/UKM) termasuk naskah pengukuhan/serah terima jabatan/janji-sumpah/susunan pengurus
1 2 3 4 5 I.
1. Rencana, Program dan kalender kegiatan mahasiswa 2 Tahun 3 Tahun Musnah
2. Proposal kegiatan mahasiswa a.
b. Proposal usulan kegiatan mahasiswa yang ditolak 1 Tahun 1 Tahun Musnah
3. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
J.
1. Peserta lomba kegiatan kemahasiswaan
a. Administrasi pengiriman calon peserta lomba 3 Tahun 2 Tahun Musnah
b.
3 Tahun 2 Tahun Permanen
2.
a. Pembentukan panitia lomba 2 Tahun 3 Tahun Musnah
b. Administrasi pendaftaran dan seleksi lomba 2 Tahun 3 Tahun Musnah
c.
2 Tahun 3 Tahun Permanen
d. Laporan penyelenggaraan lomba 2 Tahun 3 Tahun Musnah
K. 1.
a. Administrasi pengiriman calon peserta b. Laporan kegiatan mengikuti kegiatan
2 Tahun 3 Tahun Musnah
Pendampingan mahasiswa
Penyelenggara lomba Kegiatan Mahasiswa
Proposal usulan sampai dengan laporan kegiatan mahasiswa yang diterima (permohonan kegiatan mahasiswa termasuk di dalamnya kegiatan ilmiah, sosial kemasyarakatan, kesenian, napak tilas, pecinta alam, dsb.)
Surat penetapan pemenang lomba (Surat Keputusan/Piagam/ Sertifikat lomba) Lomba Kegiatan Kemahasiswaan Lokal/Nasional/Internasional
Surat penetapan pemenang lomba (Surat Keputusan/Piagam/ Sertifikat lomba)
Sebagai peserta kegiatan seminar/lokakarya/pelatihan kemahasiswaan
2 Tahun 3 Tahun Musnah
1 2 3 4 5 2. Penyelenggara kegiatan seminar/lokakarya/pelatihan kemahasiswaan
a. Pembentukan panitia kegiatan
b. Administrasi pendaftaran dan pelaksanaan kegiatan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
c. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
d. Laporan penyelenggaraan kegiatan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
L. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
M.
1. Pedoman pemilihan mahasiswa berprestasi 1 Tahun setelah
diperbaharui 4 Tahun Permanen
2. Seleksi mahasiswa berprestasi
a. Pembentukan panitia pemilihan mahasiswa berprestasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
b.
2 Tahun 3 Tahun Musnah
c. 1 Tahun 1 Tahun Musnah
d. Daftar riwayat hidup calon mahasiswa berprestasi yang menang 2 Tahun 2 Tahun Musnah
e. Surat penetapan mahasiswa berprestasi 2 Tahun 3 Tahun Permanen
3. Laporan pelaksanaan kegiatan mawapres 2 Tahun 3 Tahun Musnah
4. Indeks Prestasi yang dicapai Mahasiswa 2 Tahun 3 Tahun Permanen
5. Daftar Mahasiswa Berprestasi 2 Tahun 3 Tahun Permanen
N
1. Kartu Induk Mahasiswa 2.
3. Kartu Peserta Kuliah
4. Kartu Tanda Anggota Perpustakaan 5. Kartu Rencana Studi (KRS)
2 Tahun 3 Tahun Musnah
1 Tahun setelah lulus Daftar riwayat hidup calon mahasiswa berprestasi yang tidak menang
Surat penetapan peserta kegiatan (Surat Keputusan/Piagam/ Sertifikat)
Pengembangan seni, budaya dan olah raga
Administrasi penyelenggaraan seleksi mahasiswa berprestasi meliputi:
pengumuman, pendaftaran dan seleksi
4 Tahun Musnah kecuali KHS dan transkrip
nilai Permanen Berkas Perorangan Mahasiswa
Mahasiswa berprestasi
1 2 3 4 5 6. Kartu Rencana Prestasi (KRP)
7. Kartu Hasil Prestasi (KHP) 8. Kartu Hasil Studi (KHS) 9.
10. Kartu Tanda Registrasi Adm. Mahasiswa (KTRM) 11. Surat Keterangan Ijin/Tugas Belajar
O
1. Karya Siswa Dalam Negeri 2.
P 1.
a. Pengumuman akan dilaksanakannya wisuda
b. Kelengkapan peserta wisuda baik administrasi, akademik, toga dll. c. Pembentukan panitia wisuda
d. Izin melaksanakan wisuda e.
f. Perlengkapan penyelenggaraan wisuda g. Paduan suara, MC, dll. berkaitan acara wisuda h. Sambutan-sambutan untuk buku wisuda
2. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
3. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
4. 2 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali master Permanen
2 Tahun 3 Tahun Musnah
Karya Siswa Mahasiswa
Laporan kegiatan wisuda Buku wisuda
Administrasi penyelenggaraan wisuda
Rapat wisuda Wisuda
Daftar nama wisudawan
Permanen Karya Siswa Luar Negeri
3 Tahun 2 Tahun
1 Tahun setelah lulus Kartu Daftar Ulang
Musnah kecuali KHS dan transkrip nilai Permanen
1 2 3 4 5 III.
A. 5 Tahun 3 Tahun Permanen
B.
1. Penawaran Penelitian (hibah penelitian) 3 Tahun 3 Tahun Musnah
2. Pengajuan Proposal Penelitian a. Proposal penelitian yang disetujui
b. Proposal penelitian yang ditolak 1 Tahun 1 Tahun Musnah
C. 1.
3 Tahun 3 Tahun Musnah
2. 3 Tahun 3 Tahun Musnah
3. 2 Tahun setelah
penelitian selesai 3 Tahun Musnah
4. 3 Tahun 3 Tahun Musnah
5. 3 Tahun 3 Tahun Musnah
6. 5 Tahun setelah
diaudit 4 Tahun Musnah
7. Laporan dan Evaluasi Hasil Penelitian 2 Tahun setelah
diterbitkan 3 Tahun Permanen
Survey/studi lapangan
3 Tahun 3 Tahun Musnah
Administrasi kegiatan penelitian dan pengembangan, meliputi: perencanaan
kerja/TOR, proposal, jadwal, penugasan, surat-surat ijin, dan lain-lain Tim/satgas peneliti
Surat ijin penelitian PENELITIAN
Pembiayaan penelitian Perencanaan Penelitian, meliputi
Pelaksanaan Penelitian, meliputi:
Program penelitian (Rencana Induk Penelitian)
1 2 3 4 5
D. 5 Tahun 3 Tahun Musnah
E. 5 Tahun 3 Tahun Musnah
F. 5 Tahun 3 Tahun Permanen
G. 5 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
H. 5 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
I.
1. 5 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali master Permanen
2. Jurnal penelitian (produk ektern) Selama masih
digunakan 3 Tahun Dinilai Kembali
J.
1. Pengumpulan data penelitian 2 Tahun 3 Tahun Musnah
2. Pengolahan data hasil penelitian 5 Tahun 3 Tahun Musnah
3. Data informasi dan statistik penelitian Selama masih
digunakan 4 Tahun Permanen
K.
1. Proses sistem pengujian penelitian 2. Pengembangan kurikulum; dan 3. Kebijakan, inovasi penelitian
Forum komunikasi penelitian dan pengembangan Data Statistik Penelitian
Seminar, lokakarya, temukarya, Workshop Hasil Penelitian
Jurnal Penelitian
Musnah Data dan informasi penelitian
Hasil penelitian dan pengembangan
Sosialisasi dan diseminasi hasil penelitian, pengkajian dan pengembangan
Penerbitan jurnal penelitian Penyebaran hasil penelitian
1 2 3 4 5 IV.
A. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
B. 5 Tahun 1 Tahun Permanen
C. 5 Tahun 1 Tahun Musnah
D.
1. 1 Tahun setelah
diperbaharui 4 Tahun Permanen
2. 1 Tahun setelah
diperbaharui 4 Tahun Permanen
3. Program kegiatan operasional KKN 1 Tahun setelah
diperbaharui 4 Tahun Musnah
4. Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata (KKN)
a. Administrasi penyelenggaraan kegiatan KKN, meliputi: 1) 2) Pengumuman pelaksanaan 3) Jadwal pembekalan 4) Persiapan kegiatan 5) Surat ijin KKN 6) Pelaksanaan kegiatan 7) Evaluasi dan monitoring 8) Karya tulis mahasiswa
b. Piagam/Sertifikat KKN 2 Tahun 4 Tahun Masuk berkas perorangan
mahasiswa
c. Klaim asuransi kecelakaan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
Pedoman/petunjuk KKN
Musnah 3 Tahun
2 Tahun Penyuluhan /Ceramah/Konsultasi Pengabdian
Bantuan Sosial /Kerjasama
Kuliah Kerja Nyata (KKN)
PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
Pengabdian/Hibah internal dan eksternal (Dosen/Mahasiswa)
Kurikulum KKN
1 2 3 4 5
d. Daftar nilai KKN 1 Tahun setelah lulus 4 Tahun Masuk berkas perorangan
mahasiswa
e. Laporan pelaksanaan KKN 2 Tahun 3 Tahun Permanen
E.
1. 1 Tahun setelah
diperbaharui 4 Tahun Permanen
2. 1 Tahun setelah
diperbaharui 4 Tahun Permanen
3. Program kegiatan operasional KKL 1 Tahun setelah
diperbaharui 4 Tahun Musnah
4. Pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan (KKL)
a. Administrasi penyelenggaraan kegiatan KKL, meliputi: 1) 2) Pengumuman pelaksanaan 3) Jadwal pembekalan 4) Persiapan kegiatan 5) Surat ijin KKL 6) Pelaksanaan kegiatan 7) Evaluasi dan monitoring 8) Karya tulis mahasiswa
b. Piagam/Sertifikat KKL 2 Tahun 3 Tahun Masuk berkas perorangan
mahasiswa Pedoman/petunjuk KKL
Musnah Kuliah Kerja Lapangan (KKL)
1 Tahun setelah
pelaksanaan 4 Tahun
Kurikulum KKL
1 2 3 4 5
c. Klaim asuransi kecelakaan; dan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
d. 2 Tahun 3 Tahun Masuk berkas perorangan
mahasiswa
e. Laporan pelaksanaan KKL 2 Tahun 3 Tahun Permanen
F.
1. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
2. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
3. Lomba tingkat nasional dan internasional 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
4. Pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan kesenian 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
V. A.
1. 4 Tahun setelah
dibentuk 4 Tahun Permanen
2. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
3. a. b.
4. Rencana dan program kerja Senat Akademik 2 Tahun 3 Tahun Permanen
5. 3 Tahun 2 Tahun Permanen
6. 3 Tahun 2 Tahun Permanen
7. Administrasi pelaksanaan program kegiatan 3 Tahun 2 Tahun Musnah
8. 3 Tahun 3 Tahun Permanen
Penemuan teknologi baru
Pelaksanaan Sidang Senat
Pembentukan forum senat (Pembentukan Senat) SENAT
Pengembangan Iptek, meliputi: Daftar nilai KKL
Karya ilmiah
Senat Tingkat Universitas dan Tingkat Fakultas
Musnah kecuali SK pengangkatan/pemberhentian
Permanen
Pelaporan
2 Tahun
Notula (rapat) Forum Senat Akademik Pengangkatan keanggotaan Senat Akademik
Pengangkatan/pemberhentian keanggotaan Senat Akademik
3 Tahun Proses pengangkatan keanggotaan Senat Akademik
1 2 3 4 5 B.
1.
a. Proses pengangkatan keanggotaan komisi guru besar
b. Pengangkatan/pemberhentian keanggotaan komisi guru besar
2. Rencana dan program kerja komisi guru besar 2 Tahun 3 Tahun Permanen
3. Notula (rapat) forum komisi guru besar 1 Tahun setelah
ditetapkan 4 Tahun Permanen
4. Pemberian motivasi dan saran-saran pengembangan 1 Tahun setelah
ditindaklanjuti 4 Tahun Musnah
5. Pembinaan, penilaian, pengembangan, dan pengendalian teknis 2 Tahun 3 Tahun Musnah
6. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
7. Administrasi pelaksanaan program kegiatan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
8. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
9. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
C. 1.
1 Tahun 4 Tahun Masuk berkas perorangan dosen
2. 1 Tahun 4 Tahun Masuk file perorangan
3. Pemberian bantuan tenaga teknis akademik 2 Tahun 3 Tahun Musnah
Profil Guru Besar dan Doktor
Pengukuhan guru besar
2 Tahun 3 Tahun
Musnah kecuali SK pengangkatan/ pemberhentian
permanen Pengangkatan Keanggotaan Komisi Guru Besar
Pengayoman
Pelaporan
Pengangkatan Guru Besar, meliputi: Proses pengajuan calon guru besar, usul pengangkatan dan Surat keputusan pengangkatan guru besar
Guru Besar
1 2 3 4 5 D.
1. Pembentukan Badan Penjamin Mutu Akademik 1 Tahun 4 Tahun Permanen
2.
a. Proses pengangkatan keanggotaan badan penjamin mutu akademik b.
3. Rencana dan program kerja Badan Penjamin Mutu Akademik 2 Tahun 3 Tahun Permanen
4. Penilaian mutu akademik
a. Proses penilaian mutu akademik b. Penilaian mutu akademik
5. Administrasi pelaksanaan program kegiatan 3 Tahun 2 Tahun Musnah
VI. A.
1. Data Lulusan mahasiswa/Data Lulusan Terbaik 2. Data Mahasiswa asing dan Program Darma Siswa 3.
4. Profil universitas/fakultas/unit kerja B.
1. Data prestasi mahasiswa 2. Data inventori mahasiswa 3. Data nilai akhir/transkrip 4.
5. Data komputerisasi
6. Administrasi/perbaikan data mahasiswa/perbaikan data diri Mahasiswa 7. Biodata mahasiswa
Pengangkatan/pemberhentian keanggotaan badan penjamin mutu akademik Badan Penjamin Mutu Akademik
3 Tahun Permanen
1 Tahun
Musnah kecuali SK pengangkatan/ pemberhentian
permanen Pengangkatan keanggotaan badan penjamin mutu akademik
4 Tahun
DATA DAN INFORMASI AKADEMIK Data Akademik
2 Tahun 3 Tahun
Direktori
Musnah kecuali master Permanen 2 Tahun
Data Mahasiswa
Musnah kecuali master Permanen
3 Tahun
Data mahasiswa / daftar nama mahasiswa /daftar mahasiswa / rekapitulasi
mahasiswa
1 2 3 4 5 C.
1. 2. 3.
4. Statistik mahasiswa asing dan program darma siswa 5. Statistik prestasi mahasiswa
6. Statistik inventori mahasiswa 7.
8.
9. Statistik Perkembangan Penelitian D.
1.
2. Publikasi dan Informasi Akademik 3. Buku Pedoman Akademik
4. PDPT (Pangkalan Data Perguruan Tinggi) 5.
6. 7. 8.
E. 1 Tahun 1 Tahun Musnah
Statistik lulusan mahasiswa
Statistik komputerisasi Statistik nilai akhir/transkrip Statistik universitas
Statistik mahasiswa
Bursa kerja dan bursa pendidikan Buku Dies Natalis
Lustrum
Statistik Perguruan Tinggi
Katalog Informasi Akademik
Musnah kecuali master Permanen
2 Tahun 3 Tahun
Profil Lembaga
Buku Wisuda
Musnah kecuali master Permanen
