Tanggal : 21 Februari 2011
Tentang : Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Substantif
AKTIF IN AKTIF
1 3 4 5
A 1
a 2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali
rekapitulasi daya tampung, permanen
b Musnah, kecuali
- 1 tahun 3 tahun Penetapan
- Penerimaan dan
- Daftar mahasiswa
- Yang diterima permanen
c 1 1 tahun setelah pelaksanaan - Musnah 2 1 tahun setelah pelaksanaan
- Musnah kecuali master permanen d - 1 tahun 4 tahun -e 1 1 tahun setelah tidak berstatus mahasiswa
2 tahun Masuk ke berkas perorangan mahasiswa
2 1 tahun - Musnah
2
Musnah kecuali sertifikat masuk ke berkas
mahasiswa
JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
NO JENIS ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN KETERANGAN
2
PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN Penerimaan Mahasiswa Baru
Daya Tampung Mahasiswa
Administrasi dan Seleksi Mahasiswa Baru Daftar calon mahasiswa
Tes masuk
Hasil penilaian test mahasiswa baru
Pengumuman penerimaan mahasiswa baru termasuk daftar Naskah Soal
Nasional
Lokal
Orientasi Mahasiswa Baru
Sertifikat /piagam/surat keterangan Administrasi penyelenggaraan Laporan orientasi
Berkas Pendaftaran Yang diterima
Yang tidak diterima
1 2 3 4 5
a 2 tahun 3 tahun Musnah
b
- Selama ybs masih
terdaftar sebagai mahasiswa
2 tahun Musnah
- Selama ybs masih
terdaftar sebagai mahasiswa 2 tahun Musnah - 2 tahun - Musnah 3 a - 1 tahun - Musnah
- 2 tahun 2 tahun Musnah
b
- 2 tahun - musnah
- 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
- 1 tahun - Musnah
c Selama ybs masih
aktif kuliah 4 tahun Permanen 4 a -b
- 2 tahun 2 tahun Dinilai kembali
- 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
- 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
c - Selama masih berlaku 4 tahun Permanen 5 a
Registrasi administrasi (Bukti pembayaran pendidikan)
Registrasi akademik
Daftar registrasi mahasiswa baru reguler dan non-reguler ( swadana transfer, diploma,paralel ), meliputi: KRS/IRS, KHS
Daftar registrasi mahasiswa lama reguler dan non-reguler ( swadana transfer, diploma,paralel ), meliputi: KRS/IRS, KHS
Kalender Akademik (administrasi sampai dengan penetapan)
Perkuliahan
Administrasi dan Jadwal Perkuliahan
Administrasi penyusunan/jadwal/perkuliahan Jadwal kuliah semester (gasal, genap)
4 tahun Daftar Kehadiran
Mahasiswa
Laporan kehadiran dosen dan mahasiswa Evaluasi kehadiran
Daftar Mahasiswa Peserta Mata Kuliah
Kurikulum
Administrasi Pelaksanaan kurikulum
Sajian mata kuliah (MPK, MKK, MKB, MPB,MBB) Silabus
GBPP
Selama masih berlaku
SAP
Bahan Ajar/Media Pembelajaran, meliputi :
Penyusunan bahan ajar/bahan penunjang pendidikan Teknik pembuatan alat peraga dan model pembelajaran Pengembangan proses belajar mengajar
Evaluasi dan Pengembangan Kurikulum
Penetapan kurikulum baru
Program Studi
Administrasi Penyelenggaraan Program Studi
1 2 3 4 5
- Selama masih
berlaku
2 tahun Permanen
- 1 tahun 2 tahun Musnah
b 2 tahun 2 tahun Musnah kecuali laporan
tahunan permanen
6 a
- 2 tahun 3 tahun Musnah kecuali KHS
masuk ke berkas perorangan mahasiswa
- Selama ybs masih
aktif kuliah
3 tahun Permanen
b
- 2 tahun 3 tahun Musnah
- Selama ybs masih
aktif kuliah
3 tahun Musnah kecuali KHS masuk ke berkas perorangan mahasiswa c
- 1 tahun setelah
ujian dilaksanakan
2 tahun Musnah, kecuali laporan akhir dinilai kembali
- 1 tahun setelah
ujian dilaksanakan
2 tahun masuk ke berkas perorangan mahasiswa
7
a 1 tahun 1 tahun Musnah
b 1 tahun 3 tahun Permanen
c 1 tahun 3 tahun Permanen
- 1 tahun 3 tahun Musnah
- 2 tahun 3 tahun Musnah
- 1 tahun 2 tahun Permanen
- 1 tahun 2 tahun Permanen
8 a
Persetujuan usulan sampai dengan penetapan pembukaan program studi baru
Penolakan usulan pembukaan program studi baru Evaluasi Pelaksanaan program studi baru
Evaluasi Mahasiswa Ujian Tengah Semester
Administrasi Ujian Tengah Semester
Nilai Hasil Ujian Tengah Semester
Remidi Ujian Akhir Semester
Administrasi Ujian Akhir Semester Nilai Hasil Ujian Akhir Semester
Tugas Akhir (Skripsi, Thesis, Desertasi, Komprehensif, KKL, PPL, Magang Mahasiswa)
Administrasi penyusunan/pelaksanaan tugas akhir mahasiswa
Nilai tugas akhir
Kelulusan (Yudisium) Administrasi kelulusan Penetapan kelulusan Ijazah dan transkrip
Berkas pengusulan pengadaan blangko Foto copy ijazah dan transkrip
Salinan pengganti ijazah dan transkrip Buku induk nomor registrasi lulusan D o s e n
1 2 3 4 5 - 1 tahun setelah penetapan angka kredit -musnah
- 2 tahun 3 tahun Masuk ke berkas
perorangan dosen
- 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
- 2 tahun 3 tahun Permanen
b 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
c 2 tahun 3 tahun -9
a 2 tahun 1 tahun Musnah
b Sampai dengan
tidak berlaku
2 tahun Dinilai kembali
10
a 1 tahun 2 tahun Dinilai kembali
b 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
c 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
d 1 tahun 2 tahun Musnah
e 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
B
1 2 tahun 1 tahun Musnah
2 a
- 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
EPSBED (Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri)
Administrasi pelaksanaan kegiatan (Laboratorium, Perpustakaan, Arsip perguruan Tinggi, Kebon Percobaan, Studio, Bengkel)
Proposal yang disetujui (tim/satgas penelitian, program penelitian surat ijin penelitian)
Daftar hadir mengajar
Ekivalensi Wajib Mengajar Penuh (EWMP)
Laporan realisasi pengajaran
Evaluasi Mahasiswa Terhadap Dosen
Pembimbingan dan Pengujian Mahasiswa Masuk ke berkas
perorangan dosen Dosen pembimbing akademik
Dosen pembimbing tugas akhir
Dosen penguji ujian kompetensi dasar (1,2,3,4) Dosen penguji ujian tugas akhir
Dosen pendamping asistensi
Penunjang Pendidikan
Ketentuan pemakaian (Laboratorium, Perpustakaan, Arsip Perguruan Tinggi, Kebon Percobaan, Studio, Bengkel)
A l u m n i Data alumni Organisasi alumni Program kegiatan alumni Penelusuran alumni
Laporan perkembangan alumni
PENELITIAN
Penawaran Penelitian
Perencanaan Penelitian, meliputi : Proposal Penelitian
1 2 3 4 5
- 1 tahun - Musnah
3 2 tahun 3 tahun Permanen
4 2 tahun 3 tahun musnah
5 1 tahun 2 tahun Musnah
6 2 tahun 3 tahun Permanen
7 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
C
1 2 tahun 1 tahun Musnah
2 a
- 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
- 1 tahun - Musnah
3 2 tahun 3 tahun Permanen
4 2 tahun 3 tahun musnah
5 1 tahun 2 tahun Musnah
6 2 tahun 3 tahun Permanen
7 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
8 2 tahun 3 tahun musnah
9 2 tahun 3 tahun musnah
10 2 tahun 3 tahun musnah
11
a 1 tahun 2 tahun Musnah
Proposal ditolak
Laporan dan Evaluasi Hasil Penelitian
Penyebaran Hasil Penelitian
Forum Komunikasi Penelitian dan Pengembangan
Data Statistik Penelitian
Seminar, Lokakarya, Temukarya, Workshop Hasil Penelitian
PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT Penawaran Pengabdian
Perencanaan Pengabdian Proposal Pengabdian
Proposal yang disetujui Proposal yang ditolak
Laporan dan Evaluasi Hasil Pengabdian
Penyebaran Hasil Pengabdian
Forum Komunikasi Pengabdian
Data Statistik Pengabdian
Seminar, Lokakarya, Temukarya, Workshop Hasil Pengabdian
Penyuluhan
Bantuan Sosial
Konsultasi
Kuliah Kerja Nyata (KKN)/Kegiatan Magang Mahasiswa (KMM) Administrasi penyelenggaraan kegiatan KKN/KMM
1 2 3 4 5
b setelah kegiatan
dilaksanakan
- Masuk ke berkas perorangan mahasiswa
12 2 tahun 3 tahun Permanen
D
1 5 tahun 3 tahun Permanen
2 4 tahun 1 tahun Dinilai Kembali
a Komisi - komisi
- Komisi I, Bidang Kebijakan Akademik
- Komisi II, Bidang Pembinaan Tenaga Akademik - Komisi III, Bidang Organisasi dan Prosedur - Komisi IV, Bidang Pengembangan dan Anggaran - Komisi V, Bidang Norma dan Penghargaan
3 a
- 1 tahun - Musnah
- 5 tahun 3 tahun Permanen
4 5 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
5 5 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
6 5 tahun 3 tahun Dinilai Kembali
E
1 2 tahun 3 tahun Permanen
a b c
2 2 tahun 3 tahun Permanen
a b c d
Piagam/sertifikat KKN/KMM
Penemuan Teknologi Terbarukan
TATA PAMONG PERGURUAN TINGGI Majelis Wali Amanah
Senat
Dewan Guru Besar, meliputi : Komisi guru besar
Proses pengangkatan komisi guru besar Pengangkatan/pemberhentian keanggotaan
Perencanaan Program Kerja, Pembinaan, Penilaian,
Badan Penjamin Mutu/Satuan Penjaminan Mutu
Badan Audit Internal/Satuan Pengawasan Internal
DATA DAN INFORMASI AKADEMIK Data Akademik
Data kepakaran
Data lulusan mahasiswa
Data mahasiswa asing dan program darma
Data Mahasiswa
Data prestasi mahasiswa Data inventori mahasiswa Data nilai akhir/transkrip Data mahasiswa asing
1 2 3 4 5
3 2 tahun 3 tahun Permanen
4 2 tahun 3 tahun Permanen
a b c
d Buku wisuda e Buku dies natalis
f Orasi Ilmiah 2 tahun 2 tahun Permanen
5 1 tahun - Musnah
F 1
a 1 tahun 2 tahun Musnah
b 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
c 1 tahun - Musnah
2 1 tahun - musnah
3
a Selama masih
menerima beasiswa
4 tahun musnah kecuali penetapan penerimaan dan perpanjangan beasiswa, masuk berkas perorangan
1 2 3 4 5 6
b Keringanan SPP Selama masih
mendapatkan keringanan SPP
4 tahun musnah kecuali penetapan penerimaan dan perpanjangan Keringanan
SPP, masuk berkas perorangan Statistik Perguruan Tinggi
Informasi Akademis Profil lembaga
Publikasi dan informasi Buku pedoman akademik
Bursa Kerja dan Bursa Pendidikan
KEMAHASISWAAN
Status mahasiswa, meliputi : Cuti/selang mahasiswa Putus kuliah/Drop-Out (DO) Laporan status mahasiswa
Dispensasi Tidak Mengikuti Kuliah
Kesejahteraan dan Fasilitas Mahasiswa, meliputi : Beasiswa
Ketentuan beasiswa Tawaran beasiswa
Daftar calon penerima beasiswa Seleksi calon penerima beasiswa Penetapan penerima beasiswa Perpanjangan beasiswa
1 2 3 4 5
1 Penawaran/ketentuan keringanan SPP 2 Seleksi keringanan SPP
3 Usulan calon penerima keringanan SPP 4 Penetapan peneriman keringanan SPP
c Dana kasih Selama masih
mendapatkan Dana Kasih
4 tahun musnah kecuali penetapan penerimaan dan perpanjangan Dana Kasih,
masuk berkas perorangan
1 Usulan / permohonan 2 Tanda terima
d Asuransi Kesehatan Selama masih
mendapatkan Asuransi Kesehatan
4 tahun musnah kecuali penetapan penerimaan dan perpanjangan Asuransi Kesehatan, masuk berkas
perorangan
1 Usulan / permohonan 2 Tanda terima
e
4
1 2 tahun 3 tahun Musnah
2 2 tahun 3 tahun Musnah
3 1 tahun setelah
pergantian pengurus
2 tahun Dinilai kembali
4 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali
5 2 tahun 2 tahun dinilai kembali
6 1 tahun setelah pemeriksaan 3 tahun
-Administrasi fasilitas mahasiswa lainnya (asrama, kesehatan, asuransi, transportasi)
Organisasi Mahasiswa, meliputi :
Administrasi organisasi mahasiswa (BEM,BEMFA, UKMJ, HMJ, Proses pembentukan pengurus
Pengangkatan pengurus
Laporan pelaksanaan kegiatan
Himpunan Orang tua Mahasiswa /Ikatan Orang Tua Mahasiswa
musnah kecuali yang berprestasi skala nasional
dan internasional Program kreatifitas mahasiswa
Kegiatan ilmiah, minat bakat dan penalaran Proposal / kegiatan mahasiswa yang ditolak Laporan kegiatan
1 2 3 4 5
7 1 tahun 2 tahun dinilai kembali
8 2 tahun 3 tahun dinilai kembali
9 1 tahun 2 tahun -10 2 tahun - musnah 11 Selama menjadi mahasiswa
3 tahun musnah kecuali KHS dan transkrip nilai
-12 2 Tahun 2 tahun Musnah
a b c
Bandung, 21 Februari 2011
Direktur Politeknik Negeri Bandung
ttd
Ir. MEI SUTRISNO, M.Sc., Ph.D NIP 195605011987031001
Pengembangan kewirausahaan Mahasiswa Meninggal Dunia
Berkas Perorangan Mahasiswa
Kartu mahasiswa
Kartu tanda anggota perpustakaan Administrasi pendaftaran dan seleksi Penetapan penghargaan
Kartu Tanda Registrasi/Administrasi Mahasiswa (KTRM) Surat keterangan ijin/tugas
Pembinaan/Pelatihan Mahasiswa
Latihan Keterampilan Managemen Mahasiswa (LKMM) Bimbingan dan konseling
Lomba Kegiatan Kemahasiswaan Lokal/Nasional/Internasional
Pengembangan sain, teknologi Seni, Budaya dan Olah Raga
Mahasiswa Berprestasi musnah kecuali
penghargaan masuk ke berkas perorangan
Kartu Rencana Studi (KRS) Kartu Hasil Studi (KHS)
