Salinan Peraturan Rektor Universitas Andalas Nomor 2 Tahun 2022 tentang Jadwal Retensi Arsip

(1)

SALINAN

PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS ANDALAS NOMOR 2 TAHUN 2022

TENTANG

JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) DILINGKUNGAN UNIVERSITAS ANDALAS DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

REKTOR UNIVERSITAS ANDALAS

Menimbang : a. bahwa dalam rangka pengelolaan arsip yang efektif dan efisien guna tercapainya tertib pelaksanaan penyusutan arsip sebagai bukti bahan akuntabilitas kinerja instansi dan aparatur di lingkungan Universitas Andalas, perlu menetapkan jadwal retensi arsip dimaksud;

b. bahwa berdasarkan surat Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: B-PK.02.09/06/2022 tanggal 25 Januari 2022 perihal Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Universitas Andalas, telah disetujui Jadwal Retensi Arsip dimaksud;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu diterbitkan Keputusan Rektor Universitas Andalas tentang Jadwal Retensi Arsip Universitas Universitas Andalas.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun

2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 5071);

(2)

2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 158, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5336);

3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);

4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor 47 Tahun 2013 tentang Statuta Universitas Andalas (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 596);

5. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 16, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5500);

6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 95 Tahun 2021 tentang Perguruan Tinggi Badan Hukum Universitas Andalas;

7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 tahun 2015 tentang Pedoman Arsip Urusan Kearsipan;

8. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS ANDALAS TENTANG JADWAL RETENSI DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS ANDALAS.

Pasal 1

Dalam Peraturan Rektor ini yang dimaksud dengan :

1. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang

berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis

arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu

jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang

dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

(3)

2. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip fasilitatif keuangan, kepegawaian, perencanaan, evaluasi dan kerjasama, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, kepustakaan, informatika, pengawasan, dan perlengkapan;

3. Jadwal Retensi Arsip Substantif adalah daftar yang berisi jenis Arsip Substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip substantif bidang pembinaan kearsipan, konservasi arsip, pendidikan dan pelatihan kearsipan, akreditasi kearsipan, pengkajian dan pengembangan kearsipan serta jasa kearsipan;

4. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;

5. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu;

6. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

7. Arsip substantif adalah arsip yang berkaitan dengan tugas dan fungsi tri dharma perguruan tinggi yang meliputi pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat;

8. Arsip fasilitatif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang fasilitatif yang meliputi perencanaan, keuangan, kepegawaian, organisasi dan ketatalaksanaan, hukum, kearsipan, administrasi akademik, kemahasiswaan dan alumni, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, kelembagaan, kerjasama dan hubungan masyarakat, kepustakaan, informatika/SIM/TIK, evaluasi dan pelaporan, pengawasan dan perlengkapan.

9. Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan.

10. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.

11. Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit

Pengolah.

(4)

12. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi.

13. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip yang memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup kewenangan masing- masing.

14. Universitas Andalas yang selanjutnya disingkat UNAND adalah perguruan tinggi negeri badan hukum.

15. Majelis Wali Amanat yang selanjutnya disingkat MWA adalah organ UNAND yang menetapkan, memberikan

16. Pimpinan adalah Rektor UNAND.

17. Unit organisasi adalah UNAND.

18. Pusat adalah pusat studi di lingkungan UNAND.

19. Lembaga adalah Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, Lembaga Pengembangan Teknologi dan Informasi dan Komunikasi, dan Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu.

20. Kementerian adalah Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.

21. Rektor adalah Rektor Universitas Andalas.

22. Wakil Rektor adalah Wakil Rektor Universitas Andalas.

23. Dekan adalah dekan di lingkungan Universitas Andalas.

24. Pusat Studi adalah Pusat Studi di lingkungan Universitas Andalas.

25. Unit Organisasi adalah Universitas Andalas.

26. Unit Kerja adalah Fakultas, Lembaga, Biro, Unit Pelaksana Teknis (UPT), Pascasarjana, Rumah Sakit, Klinik, Unit, dan Layanan yang berada di lingkungan Universitas Andalas.

27. Satuan Kerja adalah Jurusan, Pusat, Program Studi, Program Diploma, Laboratorium yang berada di lingkungan Universitas Andalas.

Pasal 2

(1) JRA Universitas Andalas digunakan sebagai pedoman dalam penyusutan arsip di lingkungan Universitas Andalas.

(2) JRA Universitas Andalas memuat jenis arsip, retensi, dan keterangan.

(3) JRA Universitas Andalas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas JRA substantif dan JRA fasilitatif.

(4) Ketentuan mengenai JRA Universitas Andalas tercantum dalam

Lampiran I untuk JRA Substantif dan Lampiran II untuk JRA Fasilitatif

yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan ini.

(5)

Pasal 3

(1) Retensi arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) ditentukan untuk retensi aktif dan retensi inaktif.

(2) Dalam menentukan retensi aktif dan retensi inaktif dilaksanakan berdasarkan kriteria sebagai berikut:

a. Retensi aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah; dan

b. Retensi inaktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan lembaga.

(3) Retensi arsip dihitung sejak arsip diciptakan dan diregistrasi hingga pokok masalah pada naskah selesai diproses.

Pasal 4

(1) Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) memuat rekomendasi yang menetapkan arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan.

(2) Rekomendasi yang dituangkan dalam keterangan tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, dan dipermanenkan ditetapkan berdasarkan pertimbangan:

a. keterangan musnah ditentukan apabila pada masa akhir retensi arsip tersebut tidak memiliki nilai guna;

b. keterangan permanen ditentukan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan; dan

c. keterangan dinilai kembali ditentukan pada arsip yang dianggap berpotensi menimbulkan sengketa atau perselisihan.

Pasal 5

(1) Jenis arsip substantif Universitas Andalas meliputi:

a. Penerimaan Mahasiswa (TM);

b. Kurikulum (KR);

c. Tenaga Pendidik (TD);

d. Kemahasiswaan (KM);

e. Perkuliahan (PK) ;

f. Data, Informasi dan Pengembangan Akademik (DI);

g. Penunjang Akademik (TA);

h. Penelitian (PT);

i. Pengabdian Kepada Masyarakat (PM);

j. Publikasi Jurnal/ Buku (PJ);

(6)

k. Wisuda Dan Alumni (WA);

l. Penjaminan Mutu (JM); dan m. Tata Pamong (TP).

(2) Jenis arsip fasilitatif Universitas Andalas meliputi:

a. Perencanaan (PR);

b. Hukum (HK);

c. Organisasi dan ketatalaksanaan (OT);

d. Kearsipan (KA);

e. Tata Usaha (TU);

f. Kerumahtanggaan (RT);

g. Perlengkapan (PL);

h. Hubungan Masyarakat (HM);

i. Pendidikan dan Pelatihan (DL);

j. Teknologi Informasi dan Komunikasi (TI);

k. Pengawasan (PA) l. Kepegawaian (KP);

m. Keuangan (KU); dan n. Badan Usaha (BU).

Pasal 6

Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan, dengan ketentuan apabila di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam keputusan ini akan diubah dan dibetulkan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Padang

Pada tanggal 12 Januari 2022 REKTOR UNIVERSITAS ANDALAS Ttd.

YULIANDRI

(7)

Salinan sesuai dengan aslinya Diundangkan di Padang Pada tanggal 12 Januari 2022 UNIVERSITAS ANDALAS

WAKIL REKTOR BIDANG ADMINISTRASI UMUM DAN SUMBER DAYA

WIRSMA ARIF HARAHAP

LEMBARAN UNIVERSITAS ANDALAS TAHUN 2022 NOMOR 05

(8)

(9)

-1- KETERANGAN AKTIFINAKTIF 1141516 I 1 aDaya tampung mahasiswa - Usulan daya tampung dari fakultas, program studi, jurusan - Notula rapat daya tampung - Penetapan daya tampung b Petunjuk PMB - Juklak dan juknis PMB cPelaksanaan Penerimaan Mahasiswa Baru/mahasiswa Asing (PMB) - Usulan nama-nama dalam kepanitian PMB - Pelaksanaan tugas dan kegiatan PMB - Operasional rapat panitia PMB dan notula rapat - Pelaksanaan kegiatan PMB - Penerimaan mahasiswa baru jalur khusus - Pengiriman informasi PMB ke SMU - Sk penetapan panitia PMB dPendaftaran dan daftar calon mahasiswa - Persyaratan pendaftaran mahasiswa - Isian formulir2 Tahun-Musnah, kecuali yang diterima masuk berkas perseorangan mahasiswa - Buku panduan pengisian (jadwal penerimaan) 2 Tahun-Musnah, kecuali yang diterima masuk berkas perseorangan mahasiswa eUjian masuk perguruan tinggi - Berkas seleksi penerimaan mahasiswa baru (kartu peserta, daftar hadir peserta, daftar hadir pengawas, berita acara, dll) fNaskah soal ujian - Naskah soal nasional gHasil penilaian ujian masuk perguruan tinggi - Lembar jawaban ujian2 Tahun setelah penerimaan mahasiswa baru3 TahunMusnah - Rekap nilai ujian2 Tahun setelah penerimaan mahasiswa baru3 TahunMusnah - Berita acara pelaksanaan ujian2 Tahun setelah penerimaan mahasiswa baru3 TahunMusnah - Pendaftaran calon mahasiswa2 Tahun setelah penerimaan mahasiswa baru3 TahunMusnah - Ujian seleksi * Ujian tes masuk * Hasil tes buta warna * Kartu peserta ujian masuk * Daftar hadir peserta ujian * Hasil psikotes 2 Tahun setelah penerimaan mahasiswa baru3 TahunMusnah 2 Tahun setelah penerimaan mahasiswa baru3 TahunMusnah

Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) 3 Tahun

PENERIMAAN MAHASISWA

JENIS ARSIP 2 Tahun

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) Musnah,kecuali rekapitulasi daya tampung permanen 2 Tahun setelah perbarui_

NO. 3 2 Tahun setelah penerimaan mahasiswa baru 2 Tahun setelah pelaksanaan test

Musnah, kecuali master permanen Musnah, kecuali sk penetapan panitia permanen 3 Tahun

3 Tahun Musnah kecuali master soal permanen

Musnah, kecuali yang diterima masuk berkas perseorangan mahasiswa Musnah 3 Tahun

2 Tahun 2 Tahun-

JA D W A L R ET EN SI A R SIP ( JR A ) SU B ST A N TIF U N IVER SIT A S A N D A LA S

(10)

-2- KETERANGAN AKTIFINAKTIF 1141516

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 * Nilai ujikKeterampilan * Hasil/ nilai wawancara * Hasil tes bebas narkoba * Pakta integritas * Tata tertib - TPA/ Tes Psikotes2 Tahun setelah pelaksanaan test3 TahunPermanen - Naskah soal lokal2 Tahun setelah pelaksanaan test3 TahunMusnah, kecuali master permanen hPenetapan mahasiswa yang diterima dan pengumuman PMB - Notula rapat penetapan mahasiswa yang diterima - Sk penetapan mahasiswa yang diterima - Pengumuman mahasiswa yang diterima - Daftar hadir peserta rapat iMahasiswa asing - Surat izin mahasiswa asing * Visa Tinggal * Visa Belajar - Rekomendasi mahasiswa asing * Permohonan rekomendasi mahasiswa asing * Jawaban atas permohonan rekomendasi mahasiswa asing - Registrasi mahasiswa asing * Pendaftaran mahasiswa asing * Surat menyurat dalam rangka pendaftaran mahasiswa asing - Kartu induk mahasiswa * Kartu mahasiswa * KRS * KHS * Kartu daftar ulang * kartu tanda registrasi administrasi mahasiswa * kartu peserta kuliah/ praktikum * kartu tanda anggota perpustakaan/ cyber * surat keterangan izin - Jaminan Sponsor jMahasiswaProgram Kerjasama / utusan daerah - Rekomendasi - Biodata2 Tahun setelah mahasiswa lulus-Permanen - Surat jawaban2 Tahun setelah mahasiswa lulus-Permanen - MoU perguruan tinggi dengan lembaga lain2 Tahun setelah mahasiswa lulus-Permanen kMahasiswa pendidikan di luar domisili (PDD) - Rekomendasi 2 Tahun setelah mahasiswa lulus-Permanen - Biodata2 Tahun setelah mahasiswa lulus-Permanen - Surat jawaban2 Tahun setelah mahasiswa lulus-Permanen - MoU perguruan tinggi dengan Lembaga lain2 Tahun setelah mahasiswa lulus-Permanen lLaporan PMB - Laporan mData peminat/ jumlah peminat/ pilihan peminat - Data Statistik Peminat 2

2 Tahun setelah penerimaan mahasiswa baru3 TahunMusnah Registrasi mahasiswa

2 TahunPermanen

3 Tahun2 Tahun

-

Musnah, kecuali sk penetapan permanen Permanen

2 Tahun setelah penerimaan mahasiswa baru Permanen4 Tahun1 Tahun

3 Tahun 2 Tahun setelah mahasiswa lulus Permanen 3 Tahun

(11)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 aRegistrasi mahasiswa baru - Biodata mahasiswa baru - Pembuatan kartu mahasiswa - Registrasi pendaftaran mahasiswa - Bukti pembayaran - Bukti diterima sebagai mahasiswa - SK penetapan mahasiswa dan nomor induk mahasiswa bHeregistrasi/ registrasi mahasiswa lama - Bukti pembayaran - Persetujuan dosen wali/ pembimbing akademik

- KHS - KRS - Daftar mahasiswa aktif - Daftar mahasiswa tidak aktif cKetetapan biaya perkuliahan - Surat usulan perhitungan BKT / UKT berikut lampirannya (Tabel perhitungan biaya kuliah tunggal dan uang kuliah tunggal sebagai usulan) dPenentuan biaya perkuliahan - Penentuan BKT (Biaya Kuliah Tunggal) / UKT (Uang Kuliah Tunggal) ePenyesuaian biaya perkuliahan / Pengembalian UKT/BKT - Usulan dari mahasiswa untuk penyesuaian UKT - Penetapan penyesuaian UKT - Berita acara mengenai konfirmasi penyesuaian UKT Laporan pelaksanaan registrasif - Daftar rekapitulasi mahasiswa yang melakukan registrasi - Slip pembayaran registrasi 3 aPanduan/pedoman orientasi mahasiswa baru - Draf panduan/ pedoman orientasi mahasiswa baru - Panduan/ pedoman orientasi mahasiswa baru bSosialisasi Peraturan Akademik - Surat undangan - Notula - Laporan - Daftar hadir - Materi sosialisasi cPenyelenggaran orientasi mahasiswa baru/BAKTI - Proposal - Kepanitiaan - Presensi orientasi mahasiswa - Materi orientasi mahasiswa - Salinan sertifikat/ piagam/ surat keterangan dEvaluasi dan Laporan Orientasi - Evaluasi - Notula - Laporan KURIKULUMII Penyusunan kurikulum1

1 Tahun

1 Tahun setelah mahasiswa lulus 2 Tahun1 Tahun setelah mahasiswa lulus

Musnah, kecuali KHS dan KRS masuk berkas perorangan mahasiswa 1 Tahun setelah mahasiswa lulus2 Tahun Musnah, kecuali daftar rekapitulasi mahasiswa permanen 3 Tahun

1 Tahun setelah mahasiswa lulus Musnah, kecuali laporan permanen

2Tahun 2 Tahun

Musnah Musnah 2 TahunPermanen 2 Tahun

Musnah-

Musnah, kecuali sk penetapan mahaiswa dan nomor induk mahasiswa masuk berkas perseorangan mahasiswa - 2 Tahun

2 Tahun setelah mahasiswa lulus 1 Tahun setelah mahasiswa lulus

Musnah Musnah, kecuali salinan sertifikat/piagam/surat keterangan masuk berkas perseorangan mahasiswa

2 Tahun 1 Tahun2 Tahun

Orientasi mahasiswa baru/BAKTI

(12)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 aPedoman kurikulum - Usulan penyusunan kurikulum fakultas/ program studi - Notula rapat - Exit survey - Master pedoman kurikulum - Deskripsi matakuliah bPerubahan/ penyempurnaan kurikulum/ pengembangan kurikulum - Surat edaran - Tim penyusun re-kurikulum, - Notula rapat - Standar Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (SKKNI) - Hasil focus group discussion - Kurikulum cPenetapan Kurikulum - Usulan 1 Tahun4 TahunPermanen - Draf1 Tahun4 TahunPermanen - Master sk kurikulum1 Tahun4 TahunPermanen 2 aPedoman/ Penduan akademik - Draf pedoman/ Panduan akademik1 tahun4 TahunPermanen - Pedoman/ Panduan akademik final 1 Tahun4 TahunPermanen bRencana Pembelajaran Semester (RPS) - Analsisis Instructional - Dokumen Pembelajaran Semester (RPS) cRencana Pelaksanaan Pembelajaran / perkuliahan (RPP) / silabus - Satuan acara perkuliahan (SAP) - Satuan acara perkuliahan berisi jadwal dan materi tiap mata kuliah - Deskripsi mata kuliah - Modul-modul tiap mata kuliah - Sajian mata kuliah (MPK, MKK, MKB, MPB, MBB) dSatuan acara praktikum - Panduan dan pedoman praktik/ praktikum - Isian penilaian oleh instruktur dan penilai praktek satuan acara praktikum pada tiap mata kuliah praktikum ePenyusunan bahan ajar/ modul pembelajaran/ praktikum - Bahan ajar/ bahan penunjang/ modul pendidikan/ modul pembelajaran/ praktikum fTeknik pembuatan alat peraga dan model pembelajaran Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang teknik pembuatan alat peraga dan model pembelajaran - Desain instruksional - Manual alat peraga -Mmodel pembelajaran luring dan daring - Worshop pemebelajaran daring III 1 2 2 Tahun3 TahunPermanen

- Hasil seleksi administrasi - Tutor / tenaga pendidik yang diterima - Surat keputusanPenetapan tenaga pengajar/ pendidik

1 Tahun setelah diperbarui - Pengajuan kebutuhan tutor / tenaga pendidik

4 Tahun 3 TahunMusnah, kecuali master permanen 3 Tahun

1 Tahun setelah diperbarui

1 tahun setelah tidak berlaku Musnah

Pelaksanaan kurikulum Kebutuhan tenaga pengajar/ pendidik

Musnah, kecuali master permanen

Permanen

Permanen Permanen Permanen

Permanen TENAGA PENDIDIK

4 Tahun 2 Tahun3 Tahun

4 Tahun 2 Tahun 2 Tahun

1 Tahun setelah diperbarui 1 Tahun setelah diperbarui4 Tahun 2 Tahun

(13)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 3 4 5 6 7 IV 1 Surat keterangan aktif kuliah Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Surat Keterangan Aktif Kuliah - Surat keterangan - Bukti registrasi b Cuti mahasiswa / dispensasi Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Dispensasi Tidak Mengikuti Kuliah / Cuti mahasiswa - Surat permohonan cuti kuliah - SK cuti kuliah mahasiswa - Surat penetapan pengaktifan kembali kuliah mahasiswa (masa cuti habis wajib registrasi) tidak ada penetapan pengaktifan - Surat ijin tidak mengikuti kuliah cPerpanjangan masa studi Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Perpanjangan masa studi - Surat usulan - Surat persetujuan - KRS dEvaluasi masa studi - Surat pemberitahuan - Transkrip nilai sementara - Daftar evaluasi 2 tahunan eMutasi mahasiswa/ pindah - Surat permohonan ybs - Surat pengantar dari prodi - Surat pengantar dari fakultas - Surat pengantar dari universitas - Surat jawaban fSkorsing Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Skorsing - Surat peringatan - Usulan skorsing - Sk penetapan skorsing gPengunduran diri Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pengunduran diri

-

2 Tahun 2 Tahun-Masuk berkas perseorangan mahasiswa

Status Mahasiswa a 1 Tahun

- Identitas dosen dan ampuan mata kuliah

- Buku keapakaran - Surat keputusan tentang Kepakaran 1 Tahun

- Data statistik mahasiswa - Sk master pembimbing/ Penguji

Daftar hadir mengajar - Daftar hadir mahasiswa dan dosen (DHMD)/ Tutor - Surat penunjukan pembimbing akademik dari program studi 2 Tahun-

2 Tahun

3 TahunMusnah Masuk berkas perseorangan mahasiswa

Masuk berkas perseorangan mahasiswa

2 Tahun-Masuk berkas perseorangan mahasiswa

KEMAHASISWAAN

- Sk master/ minuta pembimbing akademik Musnah

Kepakaran Rasio dosen dengan mahasiswa Pembimbing akademik Musnah, kecuali sk pembimbing/penguji tugas akhir permanen Musnah, kecuali sk pembimbing akademik permanen

Musnah

3 TahunPermanen 2 TahunPermanen 3 Tahun2 Tahun

1 Tahun setelah penetapan angka kredit4 Tahun

3 Tahun - Surat tugas pembimbing/ PengujiPembimbing/ Penguji tugas akhir 2 Tahun3 Tahun

2 Tahun

(14)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 - Surat peringatan - Usulan pengunduran diri - Sk penetapan pengunduran diri hDrop out Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Drop Out - Usulan program studi - Usulan fakultas - Surat peringatan - Sk penetapan DO iMahasiswa meninggal dunia Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Mahasiswa meninggal dunia - Surat keterangan kematian 2 aBeasiswa Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Administrasi Beasiswa - Persyaratan beasiswa - Usulan pengajuan - Notula rapat hasil penerima beasiswa - Penetapan penerima beasiswa - Laporan kemajuan penerima beasiswa - Laporan pengelolaan beasiswa bKeringanan/ Penundaan biaya pendidikan/ Permohonan Pembayaran Biaya Pendidikan di Luar Jadwal - Surat permohonan - Surat pengantar prodi - Surat pengantar fakultas - Surat Jawaban/Surat Keterangan - Berita cara Penetapan - SK Penetapan cLayanan kesehatan Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Layanan Kesehatan - Registrasi pasien - Kartu pasien2 Tahun dari tanggal terakhir pasien berobat 4 Tahun Musnah - Rujukan2 Tahun dari tanggal terakhir pasien berobat 4 Tahun Musnah - Klaim asuransi2 Tahun dari tanggal terakhir pasien berobat 4 Tahun Musnah - Laporan dan monitoring layanan kesehatan2 Tahun dari tanggal terakhir pasien berobat 4 Tahun Musnah - Rekam medis dan bimbingan konseling 2 Tahun dari tanggal terakhir pasien berobat 4 Tahun Musnah dPenyuluhan Kesehatan Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Penyuluhan kesehatan - Laporan penyuluhan kesehatan 3 aPeraturan asrama Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Peraturan Asrama - Draf peraturan asrama Musnah 1 Tahun setelah diperbarui-Permanen

Kesejahteraan mahasiswa

-2 Tahun Asrama

1 Tahun2 Tahun

2 Tahun dari tanggal terakhir pasien berobat

2 Tahun 4 Tahun1 Tahun setelah beasiswa selesai

Musnah, kecuali dana asing permanen Musnah

Masuk berkas perseorangan mahasiswa 1 Tahun setelah beasiswa selesai Musnah, kecuali Sk Penetapan DO masuk berkas perorangan

-Musnah, kecuali penetapan pengunduran diri masuk berkas perseorangan mahasiswa 2 Tahun- 4 Tahun Musnah 4 Tahun

(15)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 - Peraturan asrama final1 Tahun setelah diperbarui-Permanen bSeleksi dan penetapan Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Seleksi dan Penetapan - Daftar nama pendaftar - Hasil seleksi cBerkas perseorangan penghuni asrama Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Berkas Perseorangan Penghuni Asrama - Surat pernyataan/ perjanjian - Bukti pembayaran 2 Tahun setelah tidak menjadi penghuni asrama-Musnah dKegiatan penghuni asrama Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Kegiatan Penghuni Asrama - Surat usulan izin kegiatan - Surat jawaban izin kegiatan 4 5 aPembentukan organisasi Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pembentukan organisasi - Usulan pembentukan organisasi - Notula rapat - Surat keputusan - Anggaran dasar (AD) dan anggaran rumah tangga (ART) bPengangkatan/ pemberhentian pengurus Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pengangkatan / Pemberhentian pengurus - Usulan pengangkatan/ pemberhentian Pengurus - Surat Keputusan Pengurus cProgram kerja/ kegiatan Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Program kerja/kegiatan - Proposal kegiatan - Surat ajuan - Surat jawaban atas usulan program kerja/ kegiatan dLaporan pelaksanaan kegiatan - Laporan kegiatan 6 aKegiatan rutin (UKM) Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Kegiatan rutin (UKM) - Proposal kegiatan - Surat permohonan - Surat izin - Laporan kegiatan mahasiswa bProgram kreatifitas mahasiswa (PKM) Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Program Kreatifitas Mahasiswa (PKM) - Proposal kegiatan2 Tahun3 TahunMusnah - Surat permohonan2 Tahun3 TahunMusnah - Surat izin 2 Tahun3 TahunMusnah

2 Tahun3 TahunPermanen Musnah

Permanen 2 Tahun3 Tahun

-Musnah 3 TahunMusnah Pembinaan mahasiswa

3 TahunMusnah2 Tahun

2 Tahun3 Tahun

- Laporan

- Surat permohonan Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Penggunaan fasilitas mahasiswa (gelanggang, lapangan, sanggar, dll)Penggunaan fasilitas mahasiswa (Gelanggang, lapangan, sanggar, dll) 3 TahunPermanen2 Tahun 2 Tahun Organisasi mahasiswa

Musnah2 Tahun setelah tidak menjadi penghuni asrama-

2 Tahun-Musnah 2 Tahun setelah tidak menjadi penghuni asrama - Surat persetujuan/ penolakan

(16)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 - Laporan kegiatan mahasiswa2 Tahun3 TahunMusnah cProgram Mahasiswa Wirausaha - Proposal kegiatan - Surat permohonan - Surat ijin - Diklat kewirausahaan - Laporan kegiatan mahasiswa dPembinaan/Pelatihan kegiatan mahasiswa (bantuan dana, konseling, dll) Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pelatihan kegiatan mahasiswa (bantuan dana, konseling dll) - Surat rekomendasi - Hasil psikotes - Laporan kegiatan eLomba kegiatan kemahasiswaan lokal, nasional, internasional Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Lomba kegiatan kemahasiswaan lokal, nasional, internasional - Proposal kegiatan - Laporan kegiatan lomba - Surat tugas dan ijin dispensasi - Pemberian penghargaan mahasiswa berprestasi fPrestasi mahasiswa Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Prestasi Mahasiswa - Usulan nama mahasiswa - Seleksi mahasiswa berprestasi - Pengumuman mahasiswa berprestasi - Surat-menyurat berkenaan dengan mahasiswa berprestasi - Sertifikat bagi mahasiswa berprestasi gInventori Mahasiswa Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Inventori mahasiswa (daftar kemampuan untuk mengukur karakteristik kepribadian atau keterampilan mahasiswa)/ pemetaan potensi 7 aPembentukan organisasi Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pembentukan organisasi - Draf peraturan organisasi himpunan orang tua - Peraturan organisasi himpunan orang tua final bPengangkatan/ Pemberhentian pengurus Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pengangkatan/ Pemberhentian pengurus - Draf Sk pengangkatan/ pemberhentian pengurus - Sk pengangkatan/ Pemberhentian pengurus cKegiatan organisasi Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Kegiatan organisasi - Laporan per kegiatan organisasi dLaporan Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Laporan - Laporan berkala 8

Musnah3 Tahun - Surat keterangan izin/ tugas

- Kartu mahasiswa - Kartu rencana studi (KRS) - Kartu hasil studi (KHS) - Kartu tanda registrasi/ Administrasi mahasiswa (KTRM) 2 Tahun3 TahunMusnah Berkas perseorangan mahasiswa Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Berkas Perseorangan Mahasiswa

2 Tahun3 Tahun

2 Tahun3 Tahun Musnah

Musnah kecuali pengangkatan pengurus permanen

Permanen3 Tahun

Organisasi ikatan orang tua mahasiswa

3 TahunMusnah, kecuali salinan sertfikat masuk berkas perseorangan 2 Tahun 2 Tahun

3 TahunMusnah, kecuali salian sertfikat masuk berkas perseorangan 2 Tahun3 TahunPermanen

2 Tahun 2 Tahun

3 TahunMusnah

2 Tahun 1 Tahun setelah lulus dan terpenuhi kewajibannya4 TahunPermanen

(17)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 V 1 2 aPenyusunan jadwal perkuliahan Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Jadwal Perkuliahan - Surat undangan rapat - Draft jadwal perkuliahan - Notula rapat - Jadwal perkuliahan bDaftar mahasiswa peserta mata kuliah Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Daftar mahasiswa peserta mata kuliah - Daftar mahasiswa peserta mata kuliah cPenyelenggaraan kuliah tamu/ Kuliah umum/ Kuliah perdana / Kuliah Lapangan Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Penyelenggaraan Kuliah Tamu/Kuliah Umum/Kuliah Perdana - Daftar hadir - Materi perkuliahan - Sk Penetapan dosen tamu/ Kuliah umum dPelaksanaan perkuliahan/Perkuliahan Internasional Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pelaksanaan Praktikum - Surat tugas mengajar - laporan kehadiran - Material / tutorial - Pantauan perkulahan - Surat keterangan telah melaksanakan tugas mengajar ePelaksanaan praktikum Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pelaksanaan Praktikum - Daftar hadir dan laporan kehadiran - Materi - Surat peminjaman dan peggunaan laboratorium - SOP praktikum - Daftar inventaris alat dan bahan praktikum - Laporan praktikum fKuliah lintas prodi/ Lintas fakultas Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Kuliah lintas prodi/lintas fakultas, antara lain : - Usulan mata kuliah - GBPP - Laporan kuliah lintas prodi/ lintas fakultas

Permanen 2 Tahun-Musnah

Musnah kecuali materi perkuliahan permanen 3 tahun2 TahunMusnah

1 Tahun setelah mahasiswa lulus2 TahunMusnah 2 Tahun- 3 Tahun2 Tahun

Musnah kecuali penetapan kalender akademik permanen Pelaksanaan perkuliahan dan praktikum- Penetapan kalender akademik

- TOEFL 1 Tahun-Musnah

Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Penyusunan Kalender Akademik 2 tahun3 tahun - Surat undangan rapat - Sk tim - Draft kalender akademik - Notula rapat

1 Tahun setelah lulus dan terpenuhi kewajibannya4 Tahun Musnah kecuali SOP permanen

PERKULIAHAN Penyusunan kalender akademik - Sertifikat/ penghargaan bagi mahasiswa berprestasi - Fotokopi ijazah - Biodata mahasiswa - Sertifikat/ piagam/ surat keterangan orientasi mahasiswa baru - Berkas pendaftaran mahasiswa - Fotokopi transkip nilai

- Nilai tugas akhir - Piagam/sertifikasi KKN/ KKM

(18)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 gMagang/ Praktek Kerja Lapangan (PKL) Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang magang/PKL, antara lain : - Permohonan magang/PKL - Persetujuan/ penolakan - Jadwal pelaksanaan magang/ PKL - Presensi - Laporan - Surat keterangan melakukan magang/Sertifikat PKL hEvaluasi dan laporan pelaksanaan perkuliahan dan praktikum Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Evaluasi Pelaksanaan Perkuliahan dan Praktikum, antara lain : - Dokumen evaluasi - Laporan evaluasi - SK penyetaraan prestasi mahasiswa ke mata kuliah - Usulan mahasiswa - Berita acara rekognisi - Nilai rekognisi mata kuliah 3 aPerencanaan Kegiatan Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Perencanaan Kegiatan Multiprodi/Multifakultas/Student exchange/Double Degree/Mahasiswa Kemitraan/Joint Degree - Dokumen penawaran - Usulan/ pendaftaran - Proses seleksi - Penetapan hasil seleksi bKontrak kerja sama Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Kontrak kerja sama antara peserta program dan penyelenggara program - Usulan draf kontrak kerja sama - Kontrak/ MoU/ MoA cBerita acara serah terima Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Berita acara serah terima - Berita acara serah terima dKetetapan pendanaan Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang ketetapan pendanaan - Draf sk pendanaan - Sk pendanaan 4 aPanitia penyelenggara ujian Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Panitia penyelenggara ujian - SK tim panitia penyelenggaraa ujian - Undangan rapat - Notula rapat bTata tertib ujian Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Tata tertib ujian - SOP tata tertib ujian - Juklak - Juknis cPengumuman dan jadwal ujian Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pengumuman dan jadwal ujian - Pengumuman ujian - Jadwal ujian1 Tahun-Musnah

1 Tahun-Musnah

Musnah

2 Tahun3 TahunMusnah 1 Tahun2 TahunMusnah 1 Tahun setelah diperbarui1 Tahun

Ujian

1 Tahun setelah perjanjian berakhir-Permanen 1 Tahun setelah perjanjian berakhir1 TahunPermanen

Kegiatan Multiprodi/ Multifakultas/ Student exchange/ Double degree/Mahasiswa kemitraan/Joint degree 2 Tahun3 TahunMusnah

Musnah

2 Tahun3 TahunMusnah 2 Tahun3 Tahun

(19)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 dNaskah soal ujian Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Naskah soal ujian - UTS - UAS ePengawas Ujian Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pengawas ujian - Sk tim pengawas - Daftar hadir pengawas - Jadwal pengawas - Surat keterangan telah melaksanakan tugas sebgai pengawas ujian fBerita acara ujian dan daftar hadir ujian Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Berita Acara ujian dan daftar hadir ujian - Berita acara - Daftar hadir peserta gNilai Hasil Ujian Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Nilai hasil ujian - Rekapitulasi nilai hasil ujian hKartu hasil studi (KHS) Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Kartu Hasil Studi (KHS) - Rekapitulasi kartu hasil studi iAdministrasi/Laporan tugas akhir Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Laporan Tugas Akhir - Tugas Akhir - Skripsi - Tesis - Disertasi 5 aAdministrasi yudisium Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Administrasi Yudisium, antara lain : - Lembaran yudisium - Daftar transkrip nilai sementara - Notula rapat yudisium bPenetapan kelulusan Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Penetapan Kelulusan - Sk kelulusan 6 Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Surat Keterangan Lulus aSurat keterangan lulus bPenomoran Ijazah Nasional (PIN) - Surat usulan PIN - Daftar nomor ijazah nasional - Surat pembatalan PIN Daftar PIN dibatalkan cNomor induk registrasi lulusan Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Nomor Induk registrasi lulusan - Buku registrasi dSalinan ijazah dan transkrip nilai/ Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Duplikat/Fotokopi ijazah dan transkrip nilai - Tanda terima

Musnah 1 Tahun setelah mahasiswa lulus 3 Tahun 3 Tahun2 Tahun

4 Tahun 1 Tahun setelah mahasiswa lulus4 Tahun

1 Tahun setelah mahasiswa lulus 4 Tahun 2 tahun

Musnah1 tahun setelah ijazah diterima Permanen

3 tahunMusnah, kecuali daftar nomor ijazah nasional permanen

Musnah Permanen

Musnah kecuali notula permanen

Permanen

Masuk berkas perseorangan mahasiswa 2 tahun 3 tahunPermanen

Ijazah dan transkrip

2 Tahun

1 Tahun

Musnah 2 tahun3 tahun

2 Tahun 2 tahun

- 4 Tahun

2 Tahun3 TahunMusnah Yudisium/Profesi

(20)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 - Salinan ijazah - Surat keterangan verifikasi ijazah - Salinan transkrip nilai eSurat kehilangan ijazah/ transkrip nilai Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Surat kehilangan ijazah/transkrip nilai - Tanda terima - Surat laporan kepolisian fSurat keterangan pengganti ijazah/ Transkrip nilai Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Surat keterangan pengganti ijazah/transkrip nilai - Tanda terima - Surat keterangan pengganti ijazah gSurat keterangan pendamping ijazah Naskah-naskah yang berkaitan tentang surat keterangan pendamping ijazah untuk profesi - Tanda terima - Surat keterangan pendamping ijazah untuk profesi 7Program Merdeka Belajar Kampus Merdeka (MBKM) a Pendaftaran MBKM2 tahun3 tahunPermanen bProgram MBKM - Magang bersertifikat - Pertukaran mahasiswa merdeka - Kampus mengajar - Studi proyek independen bersertifikat VI 1 aData prestasi mahasiswa - Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang data prestasi mahasiswa bData inventori mahasiswa - Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang data inventori mahasiswa cData nilai akhir/transkip - Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang data nilai akhir/transkip dData mahasiswa asing Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang data mahasiswa asing 2 aData statistik Universitas Andalas Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Statistik perguruan tinggi dan Peringkat Perguruan Tinggi 3 4 Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang data akademik

Permanen 2 Tahun-

Musnah kecuali master permanen

2 tahun3 tahun

Permanen Permanen2 tahun

2 tahun 3 tahun 2 tahun 2 Tahun

2 Tahun3 Tahun

3 tahun

2 tahun Permanen

3 tahun

3 tahunPermanen DATA, INFORMASI DAN PENGEMBANGAN AKADEMIK Data mahasiswa Bursa pendidikan

2 Tahun

3 Tahun

Musnah kecuali master permanen 1 Tahun

2 Tahun Musnah Musnah kecuali master permanen

Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Bursa Pendidikan - Lowongan kerja

3 TahunMusnah kecuali master permanen 1 Tahun setelah diperbarui4 Tahun

Musnah kecuali master permanen4 Tahun

3 Tahun Data akademik

Statistik Universitas Andalas

(21)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 - Data kepakaran - Data lulusan mahasiswa / data lulusan mahasiswa terbaik - Data mahasiswa program beasiswa - Data alumni 5 aProfil lembaga2 Tahun3 TahunMusnah kecuali master permanen bPublikasi dan informasi Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang 'Publikasi dan informasi - Materi publikasi dan informasi cPangkalan data pendidikan tinggi (PDPT) Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang 'Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDPT) - Data pendidikan tinggi dBuku wisuda Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang buku wisuda eBuku dies natalis Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang 'Buku dies natalis fOrasi ilmiah Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang 'Orasi ilmiah Non Guru Besar - Daftar hadir - Materi orasi ilmiah 6 aPembentukan tim Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pembentukan Tim Pengembangan Akademik - Usulan pengembangan akademik1 Tahun setelah perubahan4 TahunMusnah - Sk tim pengembangan akademik bProposal dan studi kelayakan Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Proposal dan Studi Kelayakan Pengembangan Akademik - Proposal dan hasil studi kelayakan pengembangan akademik cTracer studi usulan prodi baru - Undangan - daftar hadir - SK tim stracer studi - Laporan cPenyusunan Naskah akademik Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Naskah akademik - Undangan - Daftar hadir - Sk Tim penyusun akademik - Laporan

3 Tahun

3 Tahun 1 Tahun setelah ditetabkan4 TahunMusnah kecuali naskah akademik yang diterima permanen Musnah kecuali naskah akademik yang diterima permanen

2 Tahun 2 Tahun3 Tahun 1 Tahun setelah ditetabkan4 Tahun

2 Tahun Pengembangan akademik

Informasi akademik 2 Tahun Musnah, kecuali laporan hasil stracers studi permanen4 Tahun

Musnah kecuali master permanen 3 Tahun 2 Tahun

Musnah kecuali master permanen Musnah kecuali master permanen Musnah kecuali master permanen3 Tahun Musnah kecuali master permanen 1 Tahun setelah perubahan

1 Tahun setelah perubahan

1 Tahun setelah diperbarui4 Tahun 4 TahunMusnah

(22)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 dPenetapan Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Penetapan Pengembangan Akademik - Surat izin penyelenggaraan program studi eLaporan dan evaluasi Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Laporan dan Evaluasi Pengembangan Akademik - Laporan dan evaluasi pengembangan akademik VII 1 aLayanan praktikum Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Layanan Praktikum - Surat permohonan izin penggunaan laboratorium - Surat Persetujuan izin penggunaan / praktek - SK pengangkatan kepala labor - Berita acara pelaksanaan pratikum bLayanan pengujian Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Layanan Pengujian - Surat permohonan izin penggunaan laboratorium pengujian - Surat persetujuan izin penggunaan / praktek - Hasil pengujian - Berita acara cLayanan kalibrasi Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Layanan Kalibrasi - Surat permohonan izin penggunaan laboratorium - Surat persetujuan izin penggunaan / praktek - Hasil Kalibrasi dLayanan penelitian Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Layanan Penelitian - Surat permohonaan izin penggunaan laboratorium - Surat persetujuan izin penggunaan/praktek - Surat keterangan bebas laboratorium - Hasil penelitian eLayanan bahasa 1 Tahun1 TahunMusnah 1 Tahun1 TahunPermanen

- TOIC1 Tahun1 TahunMusnah - EAP

- MKU

Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Layanan Bahasa

1 Tahun setelah ditetapkan Permanen

4 TahunPermanen 1 Tahun4 Tahun PENUNJANG AKADEMIK Laboratorium/studio/bengkel kerja/ kebun, lahan percobaan/rumah produksi/pusat kajian 2 Tahun 2 Tahun

2 Tahun 3 Tahun

Musnah 2 Tahun setelah masa berlaku habis 3 TahunMusnah, kecuali hasil kalibrasi/sertifikat permanen

3 TahunMusnah, kecuali hasil pengujian permanen

- Musnah - Penerjemahan - Hasil pengujian bahasa

- Surat permohonaan izin penggunaan laboratorium - Surat persetujuan izin penggunaan/praktek - Data peserta kursus/pelatihan - Berkas kontrak penerjemahan- Permohonan - Terjemahan

(23)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 2 aPengembangan koleksi Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pengembangan koleksi - Daftar pengembangan koleksi dari internal universitas Andalas2 Tahun3 TahunPermanen * Daftar buku terseleksi * Daftar buku dalam pemesanan * Daftar buku dalam permintaan - Pembelian buku/jurnal/majalah oleh perpustakaan - Program tukar menukar buku berkaitan dengan pengembangan bahan pustaka - Hibah/ hadiah/ sumbangan buku untuk perpustakaan - Penyiangan bahan perpustakaan2 Tahun3 Tahun Musnah , kecuali berita acara permanen bPengolahan bahan perpustakaan Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pengolahan bahan perpustakaan - Panduan katalogisasi - Panduan klasifikasi - Panduan tekhnis cPelayanan perpustakaan Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pelayanan perpustakaan 1) Kebijakan layanan perpustakaan 2) Layanan perpustakaan 3) Surat menyurat usulan, saran yg berkaitan dgn layanan bagi peminjaman 4) Layanan dengan fasilitas komputerisasi (layanan elektronik) dPreservasi bahan perpustakaan Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Preservasi / pemeliharaan bahan perpustakaan - Bukti penerimaan bahan pustaka deposit - Administrasi pengolahan deposit bahan pustaka - Perbakan bahan pustaka - Fumigasi eSosialisasi dan pendidikan pemustaka Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Sosialisasi dan Pendidikan Pemustaka - Surat undangan - Daftar hadir - Materi/bahan - Laporan fKeanggotaan perpustakaan Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang administrasi keanggotaan perpustakaan 1) Kartu anggota 2) Daftar anggota2 tahun setelah tidak menjadi anggota-Musnah 3 aKebijakan tentang pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip 3 Tahun2 Tahun Musnah3 Tahun2 Tahun

3 TahunMusnah Permanen4 Tahun1 Tahun setalah diperbarui 4 Tahun1 Tahun

Musnah

2 Tahun Arsip Universitas Andalas

Perpustakaan 2 Tahun setelah diperbarui3 TahunMusnah Musnah 2 tahun3 tahunPermanen

2 Tahun setelah diperbarui-Musnah

(24)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Kebijakan tentang Pembinaan Kearsipan dan Pengelolaan Arsip 1) Pengkajian dan pengusulan kebijakan 2) Penyiapan kebijakan 3) Perumusan kebijakan 4) Penetapan norma,standar, prosedur, kriteria (NSPK) bPembinaan kearsipan (Bina arsiparis, bimbingan dan konsultasi, supervisi dan evaluasi) Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pembinaan kearsipan (Bina Arsiparis, bimbingan dan konsultasi, supervisi dan evaluasi) 1 Akreditasi lembaga kearsipan * Proses akreditasi * Berkas penetapan akreditas2 tahun3 tahunPermanen 2 Sertifikasi arsiparis * Proses sertifikasi * Berkas penetapan sertifikasi2 tahun3 tahunPermanen * Data base sertifikasi arsiparis2 tahun3 tahunPermanen 3 Bina Arsiparis a Pengembangan profesi arsiparis * Formasi jabatan arsiparis * Standar kompetensi arsiparis b Bimbingan konsultasi arsiparis1 tahun-Musnah c Penilaian arsiparis1 tahun1 tahunMusnah d Pemilihan arsiparis teladan * Penyelenggaraan arsiparis teladan * Penetapan arsiparis teladan e Database arsiparis2 tahun3 tahunPermanen 4 Bimbingan dan konsultasi * Penetapan sistem * Penggunaan sarana dan prasarana * Unit kearsipan * Sumber daya manusia 5 Supervisi dan evaluasi * Perencanaan * Pelaksanaan * Laporan hasil supervisi dan evaluasi1 tahun2 tahunPermanen 6 Database bimbingan konsultasi dan supervisi2 tahun3 tahunPermanen 7 Fasilitasi kearsipan * SDM kearsipan1 tahun2 tahunMusnah * Sarana dan prasarana1 tahun9 tahunMusnah 8 Lembaga kearsipan teladan2 tahun

1 tahun Permanen

Musnah Musnah, kecuali penetapan arsiparis teladan permanen 2 tahun3 tahunMusnah

1 tahun2 tahun

2 tahun

Musnah 1 tahun 2 tahun

2 tahun 2 tahun3 tahun

2 tahun3 tahunPermanen Musnah3 tahun 3 tahunMusnah

(25)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 * Penyelenggaraan * Berkas keikutsertaan dalam pemilihan lembaga kearsipan teladan2 tahun3 tahunMusnah, kecuali penetapan/piagam sebagai lembaga kearsipan teladan permanen9 Unit kearsipan teladan * Penyelenggara * Berkas penetapan unit kearsipan teladan 2 tahun3 tahunMusnah, kecuali penetapan unit kerasipan teladan permanen c Persetujuan jadwal retensi arsip Dokumen-Dokumen yang berkaitan tentang Persetujuan Jadwal Retensi Arsip - Penyusunan rancanagn / Revisi jra di Universitas Andalas - Permohonan persetujuan jra sampai dengan persetujuan kepala ANRI2 tahun3 tahunPermanen dPengelolaan Arsip Statis Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pengelolaan Arsip Statis meliputi: akuisisi, pengolahan, preservasi, pameran, sejarah lisan, autentikasi 1 Akuisisi * Monitoring Fisik dan Daftar * Verifikasi terhadap Daftar Arsip * Penetapan Status Arsip Statis * Persetujuan untuk Penyerahan * Penetapan Arsip yang akan diserahkan1 Tahun2 TahunPermanen * Berita Acara Penyerahan Arsip * Daftar Arsip yang diserahkan 2 Sejarah Lisan * Administrasi Pelaksanaan Sejarah Lisan * Hasil Wawancara Sejarah Lisan - Berita Acara - Laporan Kegiatan - Hasil wawancara dan transkrip 3 Daftar Pencarian Arsip Statis * Pengumuman * Akusisi daftar pencarian arsip statis 4 Penghargaan dan Imbalan1 Tahun2 TahunPermanen 5 Pengolahan * Penataan Informasi * Penataan Fisik * Penyusunan Sarana Bantu Temu Balik - Guide - Daftar Arsip Statis - Inventaris Arsip Statis 6 Preservasi * Preventif - Penyimpanan Musnah3 tahun-

2 tahun3 tahun 2 tahun 1 Tahun Permanen 2 tahun

3 tahun

Permanen

Musnah Musnah

1 Tahun

2 tahun 2 Tahun1 Tahun 1 Tahun

3 tahunMusnah 2 Tahun

Musnah Musnah Musnah

3 tahun 2 TahunPermanen 3 TahunMusnah2 Tahun 2 Tahun 2 tahun

(26)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 - Pengendalian Hama Terpadu - Reproduksi (alih media) : berita acara alih media dan daftar arsip yang dialihmediakan2 tahun3 tahunPermanen - Perencanaan dan Penanggulangan Bencana2 tahun3 tahunMusnah * Kuratif - Perawatan Arsip * Laporan Hasil Pengujian Mutu Preservasi1 tahun2 tahun Permanen 7 Autentifikasi Arsip Statis * Pembuktian Autentitas * Pendapat Tenaga Ahli * Pengujian * Penetapan Autensitas Arsip Statis / Surat Pernyataan Pencipta Arsip 8 Akses Arsip Statis * Layanan Arsip * Penerbitan Naskah Sumber * Administrasi dan proses penyusunan - Hasil naskah sumber arsip2 tahun3 tahunPermanen 9 Pameran Arsip1 tahun2 tahunMusnah ePengawasan Dokumen-Dokumen yang berkaitan tentang Pengawasan - Pengawasan Eksternal - Pengawasan Internal fSosialisasi Kearsipan2 tahun-Musnah 4 aKebijakan tentang Permuseuman Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Kebijakan tentang Permuseuman - Panduan/Pedoman/SOP Permuseuman - SK Pendirian Museum bPenambahan koleksi Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Penambahan koleksi baik melalui peminjaman, pembelian, hibah, dan penemuan arkeolog - Usulan penambahan koleksi - Persetujuan Pemimpin Museum cIdentitas/Deskripsi koleksi/ Daftar koleksi Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Identitas/Deskripsi koleksi/ Daftar koleksi - Daftar Koleksi dRegister Koleksi Cagar Budaya Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Register Koleksi Cagar Budaya eKonservasi2 Tahun3 TahunPermanen Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Konservasi

Musnah 2 Tahun3 TahunPermanen

2 tahun3 tahun

3 tahun2 tahun Musnah 2 tahun setelah rekomendasi perbaikan dalam laporan pengawasan eksternal (LAKE) selesai ditindaklanjuti3 tahun 2 Tahun

1 tahun2 tahunPermanen Permanen 2 Tahun3 TahunPermanen

2 tahun3 tahunMusnah 2 Tahun3 TahunPermanen 3 TahunPermanen 2 Tahun3 TahunPermanen

Museum

(27)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 - Daftar Koleksi - Berita Acara fPenilaian dan Penghapusan koleksi Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Penilaian dan Penghapusan koleksi - Berita Acara gDokumen Peminjaman Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Dokumen Peminjaman - Surat Pengajuan - Surat Persetujuan - Isian Formulir/ Buku Peminjaman - Pakta Integritas - Berita Acara 5 aKebijakan tentang Pengelolaan Kebun Binatang - Pedoman/Panduan/SOP Pengelolaan kebun binatang - SK Pendirian Kebun Binatang bData Binatang2 Tahun setelah diperbarui3 TahunMusnah cPenangkaran Binatang - Data Penangkaran Binatang dTukar Menukar Binatang - Surat Pengajuan - Surat Persetujuan - Isian Formulir / Buku Peminjaman - Pakta Integritas - Berita Acara ePemeliharaan / Perawatan Binatang - Isian Formulir Pemeliharaan / Perawatan Binatang 6 Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Rumah Sakit aDewan Pengawas - Usulan Anggota Dewan Pengawas - SK Dewan Pengawas bDewan Pembina - Usulan Anggota Dewan Pembina - SK Dewan Pembina cBadan Koordinasi Pendidikan - Usulan Anggota Badan Koordinasi Pendidikan

2 Tahun3 TahunPermanen 2 Tahun3 TahunMusnah, kecuali SK Badan Koordinasi Pendidikan Permanen

2 Tahun

5 Tahun5 TahunPermanen 2 Tahun setelah barang dikembalikan;-Musnah 2 Tahun3 TahunPermanen 2 Tahun setelah diperbarui3 TahunMusnah 2 Tahun3 TahunMusnah 2 Tahun3 TahunMusnah 3 TahunMusnah, kecuali SK Dewan Pengawas Permanen 2 Tahun3 TahunMusnah, kecuali SK Dewan Pembina Permanen

Rumah Sakit

Kebun Binatang

(28)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 - SK Badan Koordinasi Pendidikan 2 Tahun3 TahunMusnah, kecuali SK Badan Koordinasi Pendidikan Permanen dKomite - Usulan Anggota Komite - SK Komite eSatuan Pengawas Intern - Usulan Anggota Satuan Pengawas Intern - SK Satuan Pengawas Intern - Hasil Pengawasan2 Tahun3 TahunPermanen f Medik dan Keperawatan - Usulan Tenaga Medik dan Keperawatan - SK Tenaga Medik dan Keperawatan gNon Medik - Usulan Tenaga Non Medik - SK Tenaga Non Medik hDokter tamu - Usulan Dokter Tamu - SK Dokter Tamu iPenunjang medik - Usulan Penunjang medik - SK Penunjang medik jRekam medik5 Tahun setelah tanggal terakhir pasien berobat/dipulangkan1 TahunMusnah, kecuali ringkasan pulang dan surat persetujuan tindakan medik disimpan minimal 10 tahun sejak dibuat kFarmasi - Daftar Obat - Daftar Suplier lPemulasaran Jenazah - Berita Acara Pemulasaran Jenazah mKegiatan akademik dan riset - Renstra riset RS - Proposal / TOR - Hasil Riset - Evaluasi - Laporan nLaporan coass (co assistant) - Permohonan coass - Persetujuan / penolakan - Jadwal pelaksanaan coass - Presensi

2 Tahun

2 Tahun3 TahunMusnah, kecuali SK Komite Permanen 2 Tahun3 TahunMusnah, kecuali SK Tenaga Medik dan Keperawatan Permanen

2 Tahun3 TahunMusnah 2 Tahun3 TahunMusnah, kecuali SK Tenaga Non Medik Permanen 2 Tahun3 TahunMusnah 2 Tahun3 TahunMusnah 2 Tahun-Musnah 2 Tahun-Musnah, kecuali ada catatan khusus permanen 2 Tahun3 Tahun Musnah, kecuali rensta riset dan hasil riset permanen 3 TahunMusnah

(29)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 - Laporan - Surat keterangan melakukan coass oRujukan fasilitas kesehatan - Surat penerimaan rujukan - Surat pemberian rujukan pAsuransi - Surat Pemohonan Klaim Asuransi qLaporan Kelahiran - Rekapitulasi tingkat kelahiran rLaporan Kematian - Rekapitulasi tingkat kematian sLaporan Kejadian kecelakaan - Laporan kejadian kecelakaan saat lebaran tLaporan perkembangan pasien - Data statistik - Laporan perkembangan uLaporan kasus terbanyak2 Tahun3 TahunMusnah vKasus Khusus - Laporan kasus khusus wLaporan Intern Rumah Sakit5 Tahun5 TahunPermanen xLaporan Ekstern Rumah Sakit5 Tahun5 TahunMusnah yIjin Praktik Profesi Kesehatan - Surat izin praktik profesi kesehatan (dokter,perawat,apoteker,bidan,dll) 7 aPelayanan Informasi, Konseling tentang Ketenagakerjaan - Mahasiswa - Alumni bPelatihan Perencanaan Karir dan Persiapan Pengenalan Dunia kerja - Cara Penulisan Surat Lamaran Kerja CV, Portofolio, Mock-Up Intervew dll - Surat Pemanggilan Peserta - Surat Keputusan Tim Penyelenggara - Surat Keputusan Tim Pengajar - Daftar Hadir Peserta Pelatihan - Daftar Hadir Tim Pengajar - Laporan Penyelenggaraan Pelatihan - Dokumen-dokumen yang berkenaan dengan Pelatihan Perencanaan Karir dan Persiapan Pengenalan Dunia Kerja cMelayani dan Memfasilitasi Proses Rekruitmen Kampus dan Seleksi Calon Tenaga Kerja

2 Tahun3 TahunMusnah

3 TahunMusnah2 Tahun 2 Tahun setelah urusan selesai-Musnah 2 Tahun-Musnah 2 Tahun3 TahunMusnah 2 Tahun-Musnah 5 Tahun5 TahunPermanen

1 Tahun-Musnah Permanen 2 Tahun2 Tahun Pusat Karir dan Konseling Musnah2 Tahun Musnah

2 Tahun 2 Tahun2 TahunMusnah

(30)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 - Permintaan Pemerintah - Permintaan Swasta - Permintaan Secara Online2 Tahun2 Tahun -Permintaan Secara Ofline - Dokumen terkait Proses Test Rekruitmen dMembina dan Mengembangkan Hubungan Kerjasama dengan Lembaga Pemerintah, Swasta, Dunia Usaha, Dunia Industri dan Alumni - Melaksanakan Jobfair dan Campus hiring Online dan Ofline - Melaksanakan studi Penelusuran ( Tracer Study) Alumni seluruh Program Studi dan Program Sarjana - Memfasilitasi Studi Penelusuran untuk Program Studi D3, Profesi, Pendidikan Spesialis, Magister, dan Doktor - Memfasilitasi Studi Kepuasan Pengguna untuk semua Program Studi sesuai Kebutuhan -Mensosialisasikan dan memberikan hasil studi penelusuran kepada lembaga, fakultas dan program studi sesuai kebutuhan eMembantu proses Akreditasi, Sertifikasi, dan kegiatan lain di tingkat institusi, fakultas dan program studi yang terkait dengan Pusat Karir dan Konseling Karir.2 Tahun2 TahunMusnah VIII 1 2 aPenawaran Penelitian Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Penawaran Penelitian - Panduan penelitian - Informasi penerimaan proposal penelitian - SK tim reviewer - Undangan - Daftar hadir - Hasil penilaian proposal - Berita acara proposal yang diterima/ditolak - SK proposal yang diterima bPerencanaan penelitian Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Perencanaan penelitian - Proposal yang diterima - Proposal yang ditolak2 tahun-Musnah cPendanaan Penelitian Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pendanaan Penelitian - Berita acara pembayaran - Laporan keuangan penelitian dKontrak/ Perjanjian Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Kontrak/ Perjanjian - Draf Kontrak/perjanjian - Kontrak perjanjian penelitian - Berita acara serah terima pekerjaan ePelaksanaan Penelitian Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang pelaksanaan Penelitian ;- Surat permohonan2 TahunMusnah, kecuali laporan penelitian permanen1 Tahun setelah penelitian selesai

3 Tahun setelah kontrak/perjanjian berakhir2 Tahun

Kebijakan PenelitianPENELITIAN Penjaminan Mutu Penelitian Permanen

Musnah,kecuali sumber dana asing permanen

3 tahun 1 tahun setelah tindak lanjut hasil pemeriksaan telah selesai9 tahun

Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Kebijakan Penelitian - Renstra induk penelitian Musnah

2 tahun 2 tahun3 tahun

Permanen 2 tahun3 tahun

Musnah Musnah, kecuali hasil tracer study permanen2 Tahun2 Tahun Musnah

(31)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 - Surat Persetujuan/penolakan - Surat Izin penelitian - Surat tugas penelitian - Surat keterangan penelitian - Laporan antara penelitian - Laporan akhir penelitain fSeminar/Workshop Hasil Penelitian Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Seminar/Workshop Hasil Penelitian - Informasi seminar/workshop hasil penelitian - Proposal - Penetapan pembicara - Jadwal acara - SK tim kepanitiaan seminar/workshop hasil penelitian - Undangan - Daftar hadir - Laporan seminar/workshop hasil penelitian - Sertifikat gDiseminasi/Publikasi Hasil Penelitian Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Penyebaran hasil penelitian (sosialisasi/ desiminasi)/ Publikasi Hasil Penelitian - Materi Diseminasi/Publikasi Hasil Peneltian hPemanfaatan Hasil Penelitian Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pemanfaatan Hasil Penelitian - Laporan Pemanfaatan Hasil Penelitian iMonitoring, Laporan dan Evaluasi, Statistik Penelitian Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Monitoring, Evaluasi dan Laporan, Statistik Penelitian termasuk sertifikat - Sertifikat Penelitian - Data Statistik - Laporan 3 4 aPeraturan pelaksanaan dan teknis - Surat keputusan rektor tentang Insentif Pendaftaran - Petunjuk pelaksanaan dan petunjuk tekhnis bPermohonan Hak Cipta Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang permohonan Hak Cipta - Isian formulir permohonan pendaftaran hak cipta - Surat pernyataan hak cipta - Surat pengalihan hak cipta - Dokumen contoh ciptaan - Dokumen formalitas - Surat pencatatan hak cipta - Surat pencatatan lisensi cPermohonan Paten Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang permohonan paten

1 Tahun setelah penelitian selesai2 TahunMusnah, kecuali laporan penelitian permanen Musnah 1 Tahun

2 Tahun Permanen

2 Tahun- 1 Tahun Permanen

3 TahunMusnah 2 Tahun 2 Tahun3 Tahun

3 Tahun 4 TahunMusnah

Permanen Hak atas Kekayaan Intelektual (HaKI)

Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Forum Penelitian - Dokumen Kegiatan - Laporan Kegiatan

Forum Penelitian

2 Tahun 1 Tahun2 TahunMusnah

(32)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 - Isian formulir permohonan paten - surat pernyataan paten - surat pengalihan - Dokumen paten - Dokumen formalitas - surat permohonan pemeriksaan substantif paten - Surat tanggapan oposisi paten - Sertifikat - surat pencatatan lisensi dAdministrasi Permohonan Paten dan Pemeliharaan Paten - Surat permohonan pendaftaran paten - Surat permohonan pemeriksaan substantif paten - Surat permohonan pemeliharaan paten eHak Desain Industri - Isian formulir permohonan - Surat pernyataan kepemilikan desain industri - Surat pengalihan desain industri - Gambar desain industri - Deskripsi desain industri - Dokumen formalitas - Sertifikat - Surat pencatatan lisensi fHak Merek dan Indikasi Geografis - Isisan formulir permohonan - Surat pernyataan kepemilikan merek - Surat pengalihan merek - E-ticket merek - Dokumen formalitas - Dokumen perpanjangan - Sertifikat - Surat pencatatan lisensi gData Kekayaan Intelektual Komunal - Isian formulir permohonan pencatatan - Deskripsi kekayaan intelektual komunal - Dokumen formalitas - Surat pencatatan IX 1 aPedoman/panduan KKN Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang pedoman/panduan KKN bAdministrasi KKN (Survei Lapangan, Pendaftaran Peserta, Penetapan Lokasi, Pembimbing KKN) Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Administrasi KKN (Survei Lapangan, Pendaftaran Peserta, Penetapan Lokasi, Pembimbing KKN) - Survei lapangan dan perizinan - Pedafataran peserta - Proposal KKN kemitraan - Penetapan loksai - Surat pernyataan pembimbing KKN - Sponsorship

2 Tahun 3 TahunPermanen 1 Tahun4 Tahun

Musnah Permanen Musnah

PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT Kuliah Kerja Nyata

2 Tahun setelah masa pemeliharan selesai 1 Tahun setelah diperbarui

1 Tahun

2 Tahun

- Musnah

8 Tahun 8 TahunPermanen Permanen2 Tahun 4 Tahun

(33)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 - SK tim kepanitian, SK pelaksanaan, SK peserta KKN, SK osen pembimbing lapangan1 Tahun4 TahunMusnah cPembekalan KKN Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pembekalan KKN - Pengumuman - surat permohonan narasumber - Undangan - Daftar hadir - Materi dPelaksanaan KKN Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pelaksanaan KKN - Daftar hadir - Laporan kegiatan KKN - Undercover story KKN - Surat tugas dosen pembimbing lapangan - Surat keterangan dosen pembimbing lapangan eNilai KKN Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Nilai KKN fSertifikat KKN Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pelaksanaan KKN - Salinan Sertifikat KKN gStatistik KKN Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Statistik KKN antara lain ; - Data Statistik KKN hPengembangan KKN Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pengembangan KKN antara lain ; - Program Pengembangan KKN iAsuransi Mahasiswa KKN Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Asuransi Mahasiswa KKN antara lain ; - Data Klaim Asuransi KKN jLaporan KKN Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Laporan KKN antara lain ; 2 aPenawaran Pengabdian Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Penawaran Layanan Masyarakat bKontrak Perjanjian Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Kontrak Perjanjian - Surat Kontrak Perjanjian cPenugasan - Surat tugas pengabdian kepada masyarakat - Surat keterangan pengabdian kepada masyarakat dPembinaan Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pembinaan antara lain ; - Laporan Pembinaan eBantuan Sosial Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Bantuan Sosial antara lain ; fMonitoring dan evaluasi Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Monitoring, Laporan dan evaluasi antara lain ; - Laporan Monitoring dan Evaluasi 3

3 Tahun 3 Tahun

2 Tahun 2 Tahun

1 Tahun setelah kontrak/perjanjian selesai 3 Tahun

Musnah 1 Tahun 4 Tahun

Musnah

4 Tahun Musnah Musnah

Musnah 3 Tahun 2 Tahun

1 Tahun 1 Tahun Musnah 2 Tahun Musnah

Musnah

Masuk berkas perseorangan

Musnah Musnah 4 TahunMusnah

Musnah

-5 Tahun

1 Tahun - 1 Tahun4 Tahun

5 Tahun 1 Tahun Layanan Masyarakat 2 Tahun Kebijakan Pengabdian Kepada Masyarakat

1 Tahun4 Tahun 4 Tahun

Masuk berkas perseorangan 4 Tahun

(34)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 2 Tahun3 TahunPermanen 4 aPelaksanaan Pengabdian kepada Masyarakat - Panduan pengabdian kepada masyarakat - Informasi penerimaan proposal pengabdian kepada masyarakat - SK tim reviewer pengabdian kepada masyarakat - Undangan - Daftar hadir - Hasil penilaian proposal - Berita acara proposal yang diterima/ditolak - SK proposal yang diterima bPerencanaan Pengabdian kepada Masyarakat - Proposal yang diterima - Proposal yang ditolak cPendanaan Pengabdian kepada Masyarakat - Berita acara pembayaran - Laporan keuangan pengabdian kepada masyarakat dKontrak/Perjanjian - Draf kontrak/perjanjian - Kontrak perjanjian - Berita acara serah terima pekerjaan eSeminar/Workshop Hasil Pengabdian kepada Masyarakat - Informasi seminar/workshop hasil pengabdian kepada masyarakat - Proposal - Penetapan pembicara - Jadwal acara - SK tim kepanitiaan seminar/workshop hasil pengabdian kepada masyarakat - Undangan - Daftar hadir - Laporan seminar/workshop hasil pengabdian kepada masyarakat - Sertifikat 5 6 - Laporan hasil pengabdian 7 X 1 aProposal Publikasi Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Proposal Publikasi Musnah Musnah2 Tahun setelah proposal diterima/ditolak

2 Tahun

1 Tahun setelah tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai3 Tahun 2 Tahun 3 Tahun

2 Tahun3 Tahun

-Musnah

2 TahunMusnah Musnah

3 TahunMusnah -

3 TahunPermanen PUBLIKASI JURNAL/BUKU Pengajuan

1 Tahun setelah tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai

Penjaminan Mutu Pengabdian kepada Masyarakat Data Statistik Pengabdian Penerbitan hasil pengabdian

3 Tahun 3 Tahun 2 Tahun Permanen

Musnah - Laporan akhir pengabdian - Materi /Bahan

2 Tahun Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Penerbitan hasil pengabdian

- Rencana induk pengabdian kepada masyarakat - Laporan

Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang forum pengabdian kepada masyarakat - Surat undangan - Daftar hadir - Notula sidang

Forum Pengabdian Kepada Masyarakat

(35)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 bNaskah Jurnal/Buku Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Naskah Jurnal/Buku - Jurnal/Buku cPenilaian dan Review Proposal/ Naskah Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Penilaian dan Review Proposal/ Naskah - Hasil Penilaian dan Review Proposal/ Naskah dSidang Review Proposal Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Sidang Review Proposal - Surat undangan - Daftar hadir - Notula sidang - Materi/Bahan - Laporan ePendampingan dan Workshop Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pendampingan dan Workshop '- Surat undangan - Surat undangan - Daftar hadir - Notula sidang - Materi/Bahan - Laporan fKontrak Penerbitan Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Kontrak Penerbitan - Kontrak gKebijakan Publikasi - Surat Keputusan Rektor tentang Publikasi Jurnal/Buku 2 aPembuatan Lembar Kerja Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang lembar kerja - Lembar Kerja bProses Pengeditan Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang proses pengeditan - Hasil pengeditan cPembuatan Master Jurnal/Buku Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Master Jurnal/Buku - Master Jurnal/Buku dISSN/ISBN Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang ISSN/ISBN - Pengajuan ISSN/ISBN - Daftar ISSN/ISBN 3 aDokumen Pemasaran Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Dokumen Pemasaran bEvaluasi Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang evaluasi publikasi jurnal/buku - Laporan Evaluasi Publikasi Jurnal/Buku cLaporan Akhir Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang laporan akhir XI 1Wisuda

2 Tahun 1 Tahun

-

Musnah Musnah

Musnah 2Tahun

2 Tahun 2 Tahun setelah terbit

2 Tahun 2 Tahun

1 Tahun

- 1 Tahun

1 Tahun

2 Tahun 1 Tahun setelah pembaruan2 Tahun

Produksi

2 Tahun setelah kontrak selesai Musnah 1 TahunMusnah2 Tahun

Musnah

1 Tahun setelah diterbitkan -

Permanen Permanen

2 Tahun 2 Tahun

Musnah 1 Tahun2 TahunPermanen

Musnah Musnah Pemasaran dan Evaluasi WISUDA DAN ALUMNI

1 Tahun

Musnah

3 Tahun

(36)

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) NO. 3 Administrasi penyelenggaraan wisuda a.Penyelenggaraan Wisuda - Berkas pendaftaran dan persyaratan wisuda - Surat usulan fakultas/ sekolah/prodi, jurusan - Penetapan daftar wisudawan - Penetapan panitia wisuda - Notula rapat panitia wisuda - Daftar hadir wisudawan - Sambutan Rektor/Direktur - Sambutan wakil wisudawan bBiodata wisudawan Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Biodata wisudawan - Daftar biodata wisudawan cSumpah Profesi Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Sumpah Profesi - Presensi - Berita Acara - Naskah sumpah profesi dLaporan kegiatan wisuda Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Laporan kegiatan wisuda - Laporan 2 aData/Buku induk alumni Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Data/Buku induk alumni bStatistik Alumni Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Statistik Alumni - Data Statistik Alumni cOrganisasi alumni Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Organisasi alumni - SK Pembentukan Organisasi Alumni dPre Job Training dan Bursa Kerja/Job fair/Campus Hiring Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Pre Job Training dan Bursa Kerja/Job fair/Campus Hiring - Laporan kegiatan pre job training - Laporan kegiatan bursa kerja/job fair/Campus hiring eTracer studi Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Hasil Tracer studi - Hasil Tracer Studi XII 1 2 aAkreditasi Nasional Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Akreditasi Nasional meliputi akreditasi perguruan tinggi, dan program studi

- Daftar hadir - Notula rapat Dokumen-dokumen yang berkaitan tentang Audit Mutu akademik Internal/ Eksternal - Undangan - Instrumen audit - Borang audit

2 Tahun3 Tahun Musnah, kecuali master permanen 3 Tahun

Musnah, kecuali master sambutan rektor dan dkumentasi permanen 2 tahun

Permanen 1 Tahun

Musnah, kecuali berita acara masuk berkas perseorangan - 2 tahunMusnah, kecuali SK penetapan akreditasi permanen

Akreditasi

PENJAMINAN MUTU 1 tahun 1 tahun setelah masa berlaku habis

Audit Mutu Akademik Internal/ Eksternal - Tindak lanjut hasil audit - Hasil audit - Laporan

1 Tahun 2 Tahun

3 Tahun 2 Tahun Musnah,kecuali laporan dan tindak lanjut hasil audit permanen

1 Tahun

2 Tahun

2 Tahun Permanen

Musnah

Permanen 2 Tahun3 TahunPermanen

2 Tahun3 TahunPermanen 2 Tahun3 Tahun

Alumni