BAB II BAB II PEMBAHASAN PEMBAHASAN 1. Pengertian Hubungan Masyarakat
1. Pengertian Hubungan Masyarakat Hubungan
Hubungan masyarakat, masyarakat, atau atau sering sering disingkat disingkat humas humas adalah adalah seniseni menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperdalam menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu/ organisasi .
kepercayaan publik terhadap suatu individu/ organisasi .
Menurut IPRA (International Public Relations Association) Humas adalah Menurut IPRA (International Public Relations Association) Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (public) untuk memperoleh pengertian, simpati, dan lembaga swasta atau publik (public) untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini public di antara mereka.
penelitian opini public di antara mereka.
Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk memberikan
memberikan informasi, informasi, mendidik, mendidik, meyakinkan, meyakinkan, meraih meraih simpati, simpati, dandan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi.
mengerti dan menerima sebuah situasi.
Seorang humas selanjutnya diharapkan untuk membuat program-program dalam Seorang humas selanjutnya diharapkan untuk membuat program-program dalam mengambil tindakan secara sengaja dan terencana dalam upaya-upayanya mengambil tindakan secara sengaja dan terencana dalam upaya-upayanya mempertahankan,
mempertahankan, menciptakan, menciptakan, dan dan memelihara memelihara pengertianpengertian bersama antara organisasi dan masyarakatnya.
bersama antara organisasi dan masyarakatnya.
Posisi humas merupakan penunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan Posisi humas merupakan penunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan oleh suatu manajemen organisasi. Sasaran humas adalah publik internal dan oleh suatu manajemen organisasi. Sasaran humas adalah publik internal dan eksternal, dimana secara operasional humas bertugas membina hubungan eksternal, dimana secara operasional humas bertugas membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya dan mencegah timbulnya rintangan harmonis antara organisasi dengan publiknya dan mencegah timbulnya rintangan psikologis yang mun
psikologis yang mungkin terjadi di antara keduanya.gkin terjadi di antara keduanya.
Contoh dari kegiatan-kegiatan Humas adalah: melobi, berbicara di depan publik, Contoh dari kegiatan-kegiatan Humas adalah: melobi, berbicara di depan publik, menyelenggarakan acara, dan membuat pernyataan tertulis.
menyelenggarakan acara, dan membuat pernyataan tertulis. 2. Pekerjaan Seorang Humas
2. Pekerjaan Seorang Humas Pekerjaan
Pekerjaan seorang seorang humas humas adalah adalah tugas-tugas tugas-tugas yang yang dilakukan dilakukan oleholeh seorang
seorang humashumas dalam mempromosikan pengertian dan pengetahuan akan seluruhdalam mempromosikan pengertian dan pengetahuan akan seluruh fakta-fakta tentang runtutan situasi atau sebuah situasi dengan sedemikian rupa fakta-fakta tentang runtutan situasi atau sebuah situasi dengan sedemikian rupa sehingga mendapatkan
sehingga mendapatkan simpatisimpatiakan kejadian tersebuttakan kejadian tersebu [4][4]..
Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak-pedulian, prasangka Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak-pedulian, prasangka buruk,
buruk, sikap sikap melawan, melawan, dan dan apatis. apatis. Seorang Seorang petugas petugas humas humas harus harus mampu mampu untukuntuk mengubah hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan mengubah hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan ketertarikan.
ketertarikan.
Bagian penting dari pekerjaan petugas Humas dalam suatu organisasi adala Bagian penting dari pekerjaan petugas Humas dalam suatu organisasi adala h :h :
Membuat kesan (Membuat kesan (imageimage))
Pengetahuan dan pengertianPengetahuan dan pengertian
Menciptakan ketertarikanMenciptakan ketertarikan
PenerimaanPenerimaan
Humas adalah sebuah proses yang terus menerus dari usaha-usaha manajemen Humas adalah sebuah proses yang terus menerus dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh kemauan baik dan pengertian dari
untuk memperoleh kemauan baik dan pengertian dari pelanggan, pegawai, danpelanggan, pegawai, dan publik yang lebih lu
publik yang lebih luas. Dalam pekerjaannya, seorang humas membuat analisis keas. Dalam pekerjaannya, seorang humas membuat analisis ke dalam dan perbaikan diri, serta membuat pernyataan-pernyataan keluar
dalam dan perbaikan diri, serta membuat pernyataan-pernyataan keluar Pada umumnya kesan yang jelek datang dari
Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak-pedulian, prasangka buruk,ketidak-pedulian, prasangka buruk, sikap melawan, dan apatis. Seorang humas harus mampu untuk mengubah hal-hal sikap melawan, dan apatis. Seorang humas harus mampu untuk mengubah hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan ketertarikan.
ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan ketertarikan. 3. Fungsi humas
3. Fungsi humas
Menurut Edward L.Bernays humas memiliki fungsi sebagai berikut : Menurut Edward L.Bernays humas memiliki fungsi sebagai berikut :
1.
1. memberikan penerangan kepada publik,memberikan penerangan kepada publik, 2.
2. melakukan persuasi kepada publik untuk mengubah sikap dan tingkah lakumelakukan persuasi kepada publik untuk mengubah sikap dan tingkah laku publik
publik 3.
3. Upaya untuk menyatukan sikap dan perilaku suatu lembaga sesuai denganUpaya untuk menyatukan sikap dan perilaku suatu lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat, atau sebaliknya
sikap dan perbuatan masyarakat, atau sebaliknya
Penelitian yang diadakan oleh International Public Relations Association (IPRA) Penelitian yang diadakan oleh International Public Relations Association (IPRA) pada
pada tahun tahun 1981 1981 menyimpulkan menyimpulkan bahwa bahwa pada pada umumnya umumnya fungsi fungsi PR/humas PR/humas masamasa kini meliputi 15 pokok yaitu:
kini meliputi 15 pokok yaitu:
Memberi konseling yang didasari pemahaman masalah prilaku manusiaMemberi konseling yang didasari pemahaman masalah prilaku manusia
Membuat analisis “trend” masa depan dan ramalan akan akibatMembuat analisis “trend” masa depan dan ramalan akan akibat-akibatnya-akibatnya
bagi institusi. bagi institusi.
Melakukan riset pendapat, sikap dan harapan masyarakat terhadap institusiMelakukan riset pendapat, sikap dan harapan masyarakat terhadap institusi
serta memberi saran tindakan-tindakan yang diperlukan institusi untuk serta memberi saran tindakan-tindakan yang diperlukan institusi untuk mengatasinya.
mengatasinya.
Menciptakan dan membina komunikasi dua-arah berlandaskan kebenaranMenciptakan dan membina komunikasi dua-arah berlandaskan kebenaran
dan informasi yang utuh. dan informasi yang utuh.
Mencegah konflik dan salah pengertian.Mencegah konflik dan salah pengertian.
Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial.Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial.
Melakukan penyerasian kepentingan institusi terhadap kepentingan umum.Melakukan penyerasian kepentingan institusi terhadap kepentingan umum.
Meningkatkan itikat baik institusi terhadap anggota, pemasok danMeningkatkan itikat baik institusi terhadap anggota, pemasok dan
konsumen. konsumen.
Memperbaiki hubungan industrial.Memperbaiki hubungan industrial.
Menarik calon tenaga yang baik agar menjadi anggota serta mengurangiMenarik calon tenaga yang baik agar menjadi anggota serta mengurangi
keinginan anggota untuk keluar dari institusi. keinginan anggota untuk keluar dari institusi.
Memasyarakatkan produk atau layanan.Memasyarakatkan produk atau layanan.
Mengusahakan perolehan laba yang maksimal.Mengusahakan perolehan laba yang maksimal.
Menciptakan jadi diri institusi.Menciptakan jadi diri institusi.
Memupuk Memupuk minat minat mengenai mengenai masalah-masalah masalah-masalah nasional nasional maupunmaupun
internasional internasional
4. Tujuan Humas 4. Tujuan Humas
Tujuan yang ingin dicapai dalam pekerjaan kehumasan tergolong dua golongan Tujuan yang ingin dicapai dalam pekerjaan kehumasan tergolong dua golongan besar yaitu:
besar yaitu:
Komunikasi Internal (personil/anggota institusi) Komunikasi Internal (personil/anggota institusi)
Menyediakan sarana untuk memperoleh umpan balik dari Menyediakan sarana untuk memperoleh umpan balik dari anggotanya.anggotanya.
Memberikan informasi sebanyak dan sejelas mungkin mengenai institusi.Memberikan informasi sebanyak dan sejelas mungkin mengenai institusi.
Menciptakan kesadaran personil mengenai peran institusi dalamMenciptakan kesadaran personil mengenai peran institusi dalam
masyarakat. masyarakat.
Komunikasi Eksternal (masyarakat) Komunikasi Eksternal (masyarakat)
1.
1. Informasi yang benar dan wajar mengenai institusi.Informasi yang benar dan wajar mengenai institusi. 2.
2. Kesadaran mengenai peran institusi dalam tata kehidupan umumnya danKesadaran mengenai peran institusi dalam tata kehidupan umumnya dan pendidikan khususny
pendidikan khususnya.a. 3.
3. Motivasi untuk menyampaikan umpan balik.Motivasi untuk menyampaikan umpan balik.
Maksud dan tujuan yang terpenting dari PR adalah mencapai saling pengertian Maksud dan tujuan yang terpenting dari PR adalah mencapai saling pengertian sebagai obyektif utama. Pujian citra yang baik dan opini yang mendukung bukan sebagai obyektif utama. Pujian citra yang baik dan opini yang mendukung bukan kita yang menentukan tetapi feed back yang kita harapkan. Obyektif atau tujuan kita yang menentukan tetapi feed back yang kita harapkan. Obyektif atau tujuan PR yaitu “Pengertian”. “The object of PR is not the achievement of a favourable PR yaitu “Pengertian”. “The object of PR is not the achievement of a favourable image, a favourable climate of opinion, or favourable by the media”. PR is about image, a favourable climate of opinion, or favourable by the media”. PR is about achieving an UNDERSTANDING.
achieving an UNDERSTANDING.
Tujuan utama penciptaan pengertian adalah mengubah hal negatif yang Tujuan utama penciptaan pengertian adalah mengubah hal negatif yang diproyeksikan masyarakat menjadi hal yang positif. Biasanya dari hal-hal yang diproyeksikan masyarakat menjadi hal yang positif. Biasanya dari hal-hal yang negatif terpancar: hostility, prejudice, apathy, ignorance. Sedangkan melalui negatif terpancar: hostility, prejudice, apathy, ignorance. Sedangkan melalui pengertian kita berusaha merubahnya menjadi:
pengertian kita berusaha merubahnya menjadi: sympathy, acceptance, interest sympathy, acceptance, interest dandan knowledge.
knowledge. 5. Tugas Humas 5. Tugas Humas
1.
1. Menginterpretasikan, menganalisis dan mengevalusi kecenderunganMenginterpretasikan, menganalisis dan mengevalusi kecenderungan perilaku public.
perilaku public. 2.
2. Mempertemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentinganMempertemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan public
public 3.
3. Kepentingan organisasi/lembaga dapat jadi jauh berbeda dengaKepentingan organisasi/lembaga dapat jadi jauh berbeda denga kepentingan public dan sebaliknya, namun juga kepentingan ini sedikit kepentingan public dan sebaliknya, namun juga kepentingan ini sedikit berbeda
berbeda bahkan bahkan dapat dapat juga juga kepentingannya kepentingannya yang yang sama. sama. Dalam Dalam kondisikondisi yang manapun, tugas humas adalah mempertemukan kepentingan ini yang manapun, tugas humas adalah mempertemukan kepentingan ini menjadi saling dimengerti, dipahami, dihormati, dan dilaksanakan.
menjadi saling dimengerti, dipahami, dihormati, dan dilaksanakan. 4.
4. Mengevaluasi program-program organisasi/lembaga, khusunya yangMengevaluasi program-program organisasi/lembaga, khusunya yang berkaitan dengan public.
berkaitan dengan public.
Tugas mengevaluasi program manajemen ini mensyaratkan kedudukan dan Tugas mengevaluasi program manajemen ini mensyaratkan kedudukan dan wewenang humas yang tinggi dan luas. Karena tugas ini dapat berarti humas wewenang humas yang tinggi dan luas. Karena tugas ini dapat berarti humas memiliki wewenang untuk memberinasihat apakah suatu program sebaiknya memiliki wewenang untuk memberinasihat apakah suatu program sebaiknya diteruskan ataukah ditunda ataukah dihentikan.
Pengertian dan Sejarah Protokoler Pengertian dan Sejarah Protokoler
Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan
suatu kegiatan
baik dalam kedinasan/kantor maupun masy
baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakatarakat A.
A. Sejarah Kata ProtokolSejarah Kata Protokol
Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris
Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol protocol , bahasa, bahasa Perancis protocole,
Perancis protocole, bahasa bahasa Latin Latin protocoll(um) protocoll(um) ddan an bahasabahasa Yunani
Yunani protocollon protocollon. . Dalam kamus Dalam kamus Bahasa Inggris Bahasa Inggris Oxford,Oxford, “Protocol is the code of ceremonial forms or courtesi
“Protocol is the code of ceremonial forms or courtesi es used in official dealings,es used in official dealings, as between heads of state or diplomats.”
as between heads of state or diplomats.”
Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan jaman, pengertiannya manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan jaman, pengertiannya berkembang
berkembang semakin semakin luas luas tidak tidak hanya hanya sekedar sekedar halaman halaman pertama pertama dari dari suatusuatu naskah, melainkan keselurahan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen naskah, melainkan keselurahan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan,
persetujuan, perjanjian, perjanjian, dan dan lain-lain lain-lain dalam dalam lingkup lingkup secara secara nasional nasional maupunmaupun internasional.
internasional.
Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan- peraturan
peraturan yang yang berkaitan berkaitan dengan dengan formalitas, formalitas, tata tata urutan urutan dan dan etiket etiket diplomatik.diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.
secara universal.
Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada
pada hal-hal hal-hal yang yang mengatur mengatur seluruh seluruh manusia manusia yang yang terlibat terlibat dalam dalam pelaksanaanpelaksanaan suatu kegiatan.
suatu kegiatan. Suatu kegiatan apapuSuatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan n pada dasarnya merupakan pelaksanaanpelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara.
diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara.
Dalam Rapat Kerja Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7-9 Maret
Dalam Rapat Kerja Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7-9 Maret 2004 di Jakarta2004 di Jakarta disepakati keprotokolan adalah ”Norma
disepakati keprotokolan adalah ”Norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan masyarakat.”
masyarakat.”
Keprotokolan di Indonesia diatur dalam Undang-undang nomor 8 tahun 1987, Keprotokolan di Indonesia diatur dalam Undang-undang nomor 8 tahun 1987, ialah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi ialah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.
atau masyarakat. B.
B. Persyaratan Menjadi Protokoler.Persyaratan Menjadi Protokoler. Persyaratan untuk menjadi protokoler yaitu : Persyaratan untuk menjadi protokoler yaitu :
1.
1. Mempunyai pengetahuan dan pengaiaman luas terutama dalam hubunganMempunyai pengetahuan dan pengaiaman luas terutama dalam hubungan antar manusia
antar manusia 2.
2. Bermental kuat dan kepribadian tangguhBermental kuat dan kepribadian tangguh 3.
3. Trampil dan cekatan menguasai situasiTrampil dan cekatan menguasai situasi 4.
4. Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermatMampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat 5.
6.
6. Sangat memahami perasaan orang lainSangat memahami perasaan orang lain 7.
7. Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orangSederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang 8.
8. Pandai membawa diri dan selalu mawas diriPandai membawa diri dan selalu mawas diri 9.
9. Rendah hati tetapi tidak rendah diriRendah hati tetapi tidak rendah diri 10.
10. Penampilan menarikPenampilan menarik 11.
11. Pandai berbusana sesuai dengan suasanaPandai berbusana sesuai dengan suasana 12.
12. Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baikBerbahasa dengan tekanan dan suara yang baik 13.
13. Memiliki Memiliki pengetahuan pengetahuan tentang tentang ketatausahaan ketatausahaan dan dan unsure-unsurunsure-unsur manajemen
manajemen 14.
14. Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asingMenguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing
Adapun yang mengatur kegiatan protokol adalah pejabat protokol yang Adapun yang mengatur kegiatan protokol adalah pejabat protokol yang berkompenten
berkompenten dalam dalam menyelenggarakan menyelenggarakan keprotokolan keprotokolan dan dan seseorang seseorang yangyang memiliki tugas dan fungsi yang berkaitan dengan keprotokolan.
memiliki tugas dan fungsi yang berkaitan dengan keprotokolan. C.
C. Jenis-jenis Kegiatan ProtokolJenis-jenis Kegiatan Protokol
Jenis-jenis kegiatan keprotokolan dapat meliputi: Jenis-jenis kegiatan keprotokolan dapat meliputi:
Jenis Kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/ Jenis Kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/ Perguruan tinggi/ Kedinasan instansi, antara lain berbentuk:
Perguruan tinggi/ Kedinasan instansi, antara lain berbentuk: 1.
1. Upacara pelantikan dan serah terima jabatanUpacara pelantikan dan serah terima jabatan 2.
2. Upacara penandatanganan naskah kerjasamaUpacara penandatanganan naskah kerjasama 3.
3. Upacara sumpah pegawaiUpacara sumpah pegawai 4.
4. Upacara peresmian/ pembukaan gedung baruUpacara peresmian/ pembukaan gedung baru 5.
5. Peresmian pembukaan seminar, symposium, siskusi dan sebagainyaPeresmian pembukaan seminar, symposium, siskusi dan sebagainya Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan tingg
Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan tingg 1.
1. Upacara Dies NataliesUpacara Dies Natalies 2.
2. Upacara wisuda sarjanaUpacara wisuda sarjana 3.
3. Upacara pengukuhan guru besarUpacara pengukuhan guru besar 4.
4. Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris CausaUpacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa D.
D. Aktivitas ProtokolerAktivitas Protokoler
Aktivitasnya terdiri atas 5 hal yaitu Aktivitasnya terdiri atas 5 hal yaitu
1.
1. Tata ruang,Tata ruang,
Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas.
tempat aktivitas. Ruang harus Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantungketentuan, tergantung dari jenis aktivitas.
dari jenis aktivitas. 1.
1. Perangkat Perangkat keras,keras, adalah adalah berbagai macam berbagai macam perlengkapan perlengkapan yang diperlukanyang diperlukan untuk
untuk maksud suatu maksud suatu kegiatan berupa kegiatan berupa meja, kursi/meja, kursi/sofa, sound sofa, sound system/system/ public address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya public address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya
2.
2. Perangkat Perangkat lunak,lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangkaantara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan
pelaksanaan suatu suatu kegiatan kegiatan seperti, seperti, penerima penerima tamu, tamu, pemandu pemandu acara,acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebag
petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.ainya. Yang perlu diperhatikan :
Yang perlu diperhatikan : 1.
1. Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja) 2.
2. Papan nama petunjuk yang diperlukanPapan nama petunjuk yang diperlukan 3.
3. Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempatTata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat 4.
4. Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.
Penjelasan mengenai perangkat keras sudah disebutkan, namun masih perlu Penjelasan mengenai perangkat keras sudah disebutkan, namun masih perlu diingat mengenai :
diingat mengenai : 1)
1) Jumlah kursi, Jumlah kursi, meja dan meja dan perlengkapan perlengkapan sound sound system, perlengkapan system, perlengkapan konsumsikonsumsi 2)
2) Perangkat lunPerangkat lunak, terdiri dak, terdiri dari personil yari personil yang bertugang bertugas sebagai as sebagai pelaksana dipelaksana di lapangan, termasuk pemandu acara/pembawa acara, penerima tamu, konsumsi, lapangan, termasuk pemandu acara/pembawa acara, penerima tamu, konsumsi, keamanan dan sebagainya
keamanan dan sebagainya 3)
3) Khusus Khusus Pemandu Pemandu Acara Acara (MC),(MC),
2. Tata upacara, 2. Tata upacara,
Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan
disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu Untuk keperluan itu harus diperhatikan:harus diperhatikan: 1)
1) jenis jenis kegiatan;kegiatan; 2)
2) bahasa bahasa pengantar pengantar yang yang dipergunakan;dipergunakan; 3)
3) materi materi aktivitas.aktivitas.
Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil peny
upacara, personil penyelenggara dan alat pelenggara dan alat penunjang lain. enunjang lain. Pengisi acara, misalPengisi acara, misal dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan.
memberikan sambutan. Kesediaan mereka yang Kesediaan mereka yang menyambut, jauh menyambut, jauh sebelumnyasebelumnya sudah dihubungi.
sudah dihubungi. Untuk kelancaran suatu “upacara” diperlukan seorangUntuk kelancaran suatu “upacara” diperlukan seorang “stage“stage manajer”
manajer” yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara danyang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.
pelaksana upacara.
3. Tata Tempat, 3. Tata Tempat, Kata
Kata preseance preseance berasal berasal dari dari bahasa bahasa Perancis Perancis atau atau dalam dalam bahasabahasa Inggris
Inggris precende precende yang yang artinya artinya urutan. urutan. Maksudnya Maksudnya disini disini adalah adalah urutanurutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu.
berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu. Secara keseluruhan, dapat diartikan
Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance preseance adalah ketentuan atau norma yang adalah ketentuan atau norma yang berlaku
berlaku dalam dalam hal hal tata tata duduk duduk para para pejabat, pejabat, yang yang biasanya biasanya didasarkan didasarkan atasatas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden
di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968.nomor 265 tahun 1968. Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance:
1.
1. GolonganGolongan Very Important PersonVery Important Person (VIP), pihak yang didahulukan karena (VIP), pihak yang didahulukan karena jabarannya atau kedudukannya.
jabarannya atau kedudukannya. 2.
2. GolonganGolongan Very Important CitizenVery Important Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatya, misalnya bangsawan dan sebagainnya.
derajatya, misalnya bangsawan dan sebagainnya. Pedoman Preseance:
Pedoman Preseance: Aturan dasar Preseance Aturan dasar Preseance
1.
1. Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutanOrang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan paling depan atau mendahului,
paling depan atau mendahului, 2.
2. Jika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang palingJika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling penting adalah mereka yang di sebelag kanan.
penting adalah mereka yang di sebelag kanan. 3.
3. Aturan umum tata tempatAturan umum tata tempat
Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap tempat pertamaJika duduknya menghadap meja, yang dianggap tempat pertama
adalah menghadap pintu keluar. Yang duduk di dekat pintu adalah menghadap pintu keluar. Yang duduk di dekat pintu dianggap paling terakhir.
dianggap paling terakhir.
Dalam pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yaitu bilaDalam pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yaitu bila
orang-orang tersebut berjajar pada garis yang sama, maka tempat orang-orang tersebut berjajar pada garis yang sama, maka tempat sebelah kanan di luar atau tempat yang paling tengah adalah yang sebelah kanan di luar atau tempat yang paling tengah adalah yang pertama tergantung situasi.
pertama tergantung situasi.
Aturan tempat dudukAturan tempat duduk
Urutan tempat duduk diatur menurut aturan sebagai berikut: Urutan tempat duduk diatur menurut aturan sebagai berikut:
1.
1. Yang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggiYang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi 2.
2. Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yangBerikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama, sebelah kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri urutan utama, sebelah kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri urutan nomor tiga.
nomor tiga. 3.
3. Atutan urutan memasuki kendaraanAtutan urutan memasuki kendaraan Tata
Tata urutan urutan memasuki memasuki kenderaan, kenderaan, bagi bagi undangan resmi undangan resmi atau atau kenegaraankenegaraan memerlukan perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan yang matang. memerlukan perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan yang matang. Tipe kenderaan juga mempengaruhi pengaturan itu. Peranan pengemudi, ia juga Tipe kenderaan juga mempengaruhi pengaturan itu. Peranan pengemudi, ia juga harus mengenal pengetahuan protokoler, termasuk penampilannya.
harus mengenal pengetahuan protokoler, termasuk penampilannya.
4. Tata Busana, 4. Tata Busana,
Tata busana disini ialah pakaian yang harus yang dimaksud ialah pakaian yang Tata busana disini ialah pakaian yang harus yang dimaksud ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan.
ataupun pelaksana kegiatan.
Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal.
dikirimkan baik formal maupun informal.
5. Tata Warkat. 5. Tata Warkat.
Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan.
Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yangHal yang perlu diperhatikan ialah:
1.
1. Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuaiDaftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan.
dengan jenis/keperluan kegiatan. 2.
2. Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan sertaJumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tercapainya tujuan kegiatan sendiri.
tercapainya tujuan kegiatan sendiri. 3.
3. Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan,Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai format, isi dan sebagainya.
baik mengenai format, isi dan sebagainya. 4.
4. Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baikMenulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan dan alamatnya.
mengenai nama, pangkat, jabatan dan alamatnya. 5.
5. Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan besertaDalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak.
istri/suami atau tidak. Tidak dibenarkan Tidak dibenarkan dalam undangan resmi dalam undangan resmi disebutkandisebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang.
undangan berlaku untuk beberapa orang. 6.
6. Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untukMencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya.
mempermudah penempatan duduknya. 7.
7. Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan. 8.
8. Menentukan batas waktu penerimaan tamu.Menentukan batas waktu penerimaan tamu. 9.
9. Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidakCatatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya (
hadirannya ( RSVP RSVP yang merupakan singkatan: yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz Respondez s’il vous plaiz )) 10.
10. Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktuUndangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendakny
pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).a sudah terkirim). E.
E. Tata Cara Mengatur Kegiatan ProtokolTata Cara Mengatur Kegiatan Protokol
Dalam mengatur kegiatan keprotokolan harus memiliki: Dalam mengatur kegiatan keprotokolan harus memiliki:
1.
1. Tata cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmatTata cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta setiap perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan serta setiap perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang telah dilakukan.
urutan yang telah dilakukan. 2.
2. Tata krama, yaitu etiket dalam pemberian penghormatanTata krama, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan 3.
3. Aplikasi aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-Aplikasi aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keprotokolan dan yang berkaita
undangan di bidang keprotokolan dan yang berkaita n dengan keprotokolann dengan keprotokolan harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi.
harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi. F.
F. Peran dan Fungsi ProtokolerPeran dan Fungsi Protokoler
Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau institusi. Disamping itu, protokol juga dilaksanakan oleh organisasi atau institusi. Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai merupakan bagian yang melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya
budaya kerja, kerja, terutama terutama bagi bagi para para petugas petugas protokol protokol yang yang sangat sangat dekat dekat perannyaperannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun nasional. dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun nasional. Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan adalah karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang memperngaruhi adalah karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang memperngaruhi keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan yang mndekatkan satu sama lain dan dapat diterima menciptakan tata pergaulan yang mndekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.
