Sistem Informasi Manajemen RS.ppt

(1)

1 1

SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN

RUMAH SAKIT

Disampaikan pada materi kuliah Manajemen RS

FKG UNISSULA

Semarang,10 Januari 2013

(2)

2

•

• Sistem adalah himpunan elemen yang

Sistem adalah himpunan elemen yang

saling

berkaitan dan membentuk suatu aktivitas untuk

menghasilkan tujuan tertentu.

•

• Dalam sebuah sistem terdiri dari sub sistem-sub

Dalam sebuah sistem terdiri dari sub sistem-sub

sistem dan mengandung substansi tertentu.

•

• Informasi dari hasil pengolahan data sebagai

Informasi dari hasil pengolahan data sebagai

substansi dalam sebuah sistem disebut sistem

informasi.

Pengertian SIM

(3)

2

•

• Sistem adalah himpunan elemen yang

Sistem adalah himpunan elemen yang

saling

berkaitan dan membentuk suatu aktivitas untuk

menghasilkan tujuan tertentu.

•

• Dalam sebuah sistem terdiri dari sub sistem-sub

Dalam sebuah sistem terdiri dari sub sistem-sub

sistem dan mengandung substansi tertentu.

•

• Informasi dari hasil pengolahan data sebagai

Informasi dari hasil pengolahan data sebagai

substansi dalam sebuah sistem disebut sistem

informasi.

Pengertian SIM

(4)

3

•

• Sistem

Sistem

informasi

adalah

kombinasi

orang,

peralatan

dan

prosedur-prosedur

yang

diorganisasikan untuk menyediakan informasi

tertentu kepada pihak-pihak tertentu dengan cara

menggunakannya dalam pengambilan keputusan

•

• Sistem informasi adalah seperangkat komponen

Sistem informasi adalah seperangkat komponen

yang saling berhubungan yang berfungsi

mengumpulkan, memproses, menyimpan dan

mendistribusi informasi untuk mendukung

pembuatan keputusan dan pengawaan dalam

organisasi.

(5)

4

Aktifitas p

ada siste

ada sistem informas

m informasi

i

•

• Input adalah sekumpulan data mentah dalamInput adalah sekumpulan data mentah dalam

organisasi maupun luar organisasi untuk diproses

dalam suatu sistem informasi.

•

• Proses adalah konversi/pemindahan, manipulasi danProses adalah konversi/pemindahan, manipulasi dan

analisis input data mentah menjadi bentuk yang lebih

berarti bagi manusia

•

• Output adalah distribusi informasi yang sudahOutput adalah distribusi informasi yang sudah

diproses ke anggota organisasi yang akan

menggunakan output tersebut.

•

• Informasi membutuhkan umpan balik (feedback) yakniInformasi membutuhkan umpan balik (feedback) yakni

output yang dikembalikan ke anggota organisasi yang

berkepentingan untuk membantu mengevaluasi atau

memperbaiki output.

(6)

5

Syarat informasi yang baik dan

lengkap (Parker)

1. Ketersediaan. Informasi itu sendiri tersedia dan dapat diperoleh oleh pihak yang akan menggunakannya.

2. Mudah dipahami. Informasi mudah dipahami oleh pengambil keputusan untuk kepentingan rutin maupun strategis.

3. Relevan. Informasi relevan dengan kebutuhan dan tujuan organisasi. 4. Bermanfaat. Informasi harus disajikan yang memungkinkannya

dimanfaatkan secara optimal bagi organisasi.

5. Tepat waktu. Ketepatan waktu sangat penting terutama untuk pengambilan keputusan yang krusial.

6. Reliabel. Pemberi informasi menjamin tingkat kepercayaan yang tinggi pad informasi yang disajikan dan dari sumber yang kebenarannya dapat

diandalkan.

7. Akurat. Informasi terhindar dari kesalahan dan kekeliruan.

8. Konsisten. Konsistensi informasi adalah syarat penting sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Sehingga suatu informasi harus tidak

(7)

6

Sistem informasi manajemen

• Sebuah sistem informasi yang terpadu

(integrated ) untuk menyajikan informasi guna

mendukung fungsi operasi, manajemen dan

pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi

• Menggunakan perangkat keras (hardware) dan

perangkat lunak (software) komputer, prosedur

pedoman, model manajemen dan keputusan, dan

database.

• Lebih banyak menghasilkan informasi mengenai

kondisi internal organisasi, daripada kondisi

(8)

7

Jenis

–

jenis sistem informasi

1. ESS; GDSS;

2. Sistem ahli; DSS; SIM 3. Knowledge Work

System; Office

Automation System 4. Transaction

(9)

8

1. Transaction Processing System (TPS);

• sistem informasi terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi kegiatan organisasi. Misalnya gaji, inventarisasi dan lain lain.

2. Office Automation System;

• sistem informasi yang mendukung pekerja data dalam

mentransfomasi data, menganalisis data tertentu dan biasanya tidak menghasilkan pengetahuan baru, misalnya word

processing, spreadsheet, desktop publishinng, komunikasi melalui voice mail, email, video conferencing.

3. Knowledge Work System;

• pendukung para pekerja profesional menciptakan pengetahuan baru.

4. Sistem Informasi Manajemen (SIM);

• tidak menggatikan TPS melainkan mencakup pengolahan

semua transaksi dalam organisasi. SIM bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer.

(10)

9

• Sistem Informasi Manajemen (SIM);

• Dengan bantuan manusia perangkat lunak (program komputer) dan perangkat keras (komputer, printer dan lain lain) berfungsi mendukung tugas – tugas organisasional yang lebih luas dari pada TPS termasuk analisis keputusan dan pengambilan keputusan. Untuk mengakses informasi, pengguna membagi basis data  menyimpan data dan

model untuk membantu mengiterpretasikan dan menerapkan informasi yang dihasilkan untuk pengambilan keputusan

5. Decision Suport System (DSS);

• tingkatan lebih tinggi dari SIM yang menghasilkan alternatif – alternatif untuk pengambilan keputusan.

6. Sistem Ahli dan Kecerdasan Buatan;

• dimaksukan untuk mengembangkan dan menghasilkan informasi yang lebih cerdas untuk menyelesaikan masalah tertentu.

7. GDSS (Group Decision Suport System);

• digunakan secara berkelompok dalam mengambil keputusan

terstruktur dan tak terstruktur; biasanya ditempatkan pada ruangan tertentu dengan konfigurasi yang berbeda-beda.

8. ESS;

• berhubungan dengan informasi eksternal yang digunakan oleh tingkat ekskutif organisasi dalam pengambilan keputusan strategis.

(11)

Bagaimana mengembangkan

SIMRS?????

Pendekatan dalam pengembangan sistem

informasi

1. Pendekatan Tradisional

2. Pendekatan Alternatif

3. Pembelian paket software aplikasi

4. Outsourcing

(12)

Pendekatan Tradisional

• Mengikuti Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle/SDLC)

• Selalu disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dengan tahap:

1. Survei ruang lingkup dan kelayakan proyek.

2. Mempelajari dan menganalisis sistem yang sudah ada.

3. Mendefinisikan kebutuhan pengguna. 4. Memilih solusi yang paling layak

5. Merancang sistem baru

6. Pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak. 7. Membangun sistem baru

8. Menerapkan/implementasi sistem baru 9. Memelihara sistem.

(13)

Keunggulan

• Dengan bantuan para ahli sistem informasi dan manajer, pendekatan ini biasanya menghasilkan

sistem yang berkualitas tinggi yang bekerja dengan baik dan dirancang serta dibangun dengan baik,

aman dan mudah diawasi serta mudah dijalankan dan dipelihara untuk periode waktu yang lama

• Menyediakan metodologi pengembangan dan

pemahaman cara mengembangkan suatu sistem, menyediakan dan mengelola analis sistem teknologi dan ahli teknis yang melakukan semua pekerjaan

(14)

Kelemahan

• Sangat sulit menentukan kebutuhan sistem yang

lengkap dan akurat pada permulaan pengembangan sistem.

• Pengembangan sistem ini membutuhkan waktu yang lama dan membutuhkan biaya yang besar

• Seorang manajer mungkin tidak dapat menentukan

bagian yang paling diprioritaskan untuk dikembangkan sistem informasinya, walaupun dari sudut pandang

suatu bagian dalam organisasi perlu dikembangkan suatu sistem, mungkin dari sudut pandang organisasi belum perlu atau tidak merupakan prioritas utama

(15)

Pendekatan Alternatif

Membuat prototyping dengan langkah

2

:

1. Menentukan kebutuhan dasar sistem 2. Mengembangkan prototype awal

3. Menggunakan prototype yang sudah dibuat dan catat perubahan yang diperlukan

4. Revisi dan perbaiki protoype tersebut 5. Evaluasi saat sistem dijalankan

6. Lakukan modifikasi seperlunya

(16)

Keunggulan

1) Bermanfaat ketika terjadi ketidakpastian tentang persyaratan/keinginan, pemecahan rancangan atau desain sistem.

2) Bermanfaat untuk rancangan end-user interface dari suatu sistem informasi.

3) Mengurangi biaya pengembangan yang berlebihan.

4) Pengguna bisa mendapatkan gambaran desain sistem yang sesungguhnya.

5) Pengembangan lebih cepat dibandingkan dengan SDLC

(17)

Kelemahan

1. Prototyping yang cepat seringkali mengabaikan langkah-langkah pengembangan sistem yang seharusnya dilalui.

2. Jika berjalan dengan baik, manajer mungkin

menganggap sistem yang ada tidak perlu dirancang ulang ataupun diprogram ulang.

3. Sistem ini masih perlu didokumentasi dan diuji, tetapi hal ini sering diabaikan.

4. Perlu investasi tambahan untuk software,

(18)

Pembelian paket software aplikasi

• Merupakan cara termudah, sebab tidak perlu mengadakan analisis sistem yang rumit.

• Kualitasnya secara substansial lebih baik, lebih murah dilihat dari sudut ekonomi, serta tidak perlu

membutuhkan waktu lama untuk penerapannya.

• Paket software yang dibeli dari vendor pembuat aplikasi tersebut kebanyakan tidak mengetahui kebutuhan

organisasi, adanya ketergantungan organisasi terhadap pembuat aplikasi dan kadang-kadang suatu organisasi terpaksa mengubah operasi kegiatan sehari-hari hanya untuk menyesuaikan dengan sistem tersebut.

(19)

Outsourcing

• dengan meminta jasa perusahaan

pengembang sistem informasi sehingga suatu

instansi tidak perlu mengadakan analisis

sistem sendiri

• suatu instansi tidak melibatkan divisi sistem

informasi dalam mengembangkan sistemnya

(20)

Pengembangan oleh Pengguna

• Bentuk pengembangan sistem yang dilakukan oleh orang-orang yang tidak sepenuhnya ahli tentang sistem informasi

• Dapat dilakukan per bagian dalam suatu instansi, bahkan perorangan

• Kelemahannya :

– membuang sumber daya, – meningkatkan biaya,

– kehilangan kontrol terhadap data, kualitas – sistem yang rendah,

– masalah dalam pemeliharaan sistem,

– serta ketidaksesuaian dalam penyebaran data.

• Pengembangan sistem informasi

– tidak dapat dilakukan dengan main-main

– memerlukan kerjasama dan keahlian khusus agar sistem yang dihasilkan dapat digunakan bagi kelancaran penyelenggaraan organisasi.

(21)

SIAPA YANG MEMBUTUHKAN

INFORMASI RUMAHSAKIT

?

INTERNAL

Direktur Wadir Kabag/Kabid Ka Instalasi Kasubag/Kasi Kaur Medis, Paramedis Non Medis Dll

EKSTERNAL

Depkes RI Dinkes Propinsi Dinkes Kab/Kota

Pelkes dasar dan rujukan)

Pemilik (Bupati/Walikota/ Ketua Yayasan)

Kantor Pajak

Pemasok obat dan alkes

(22)

PERAN SISTEM INFORMASI DI

RUMAH SAKIT



MUTU

– Kesesuaian dengan standar – Kepuasan pelanggan

– Proses pelayanan yang berkesinambungan



AKUNTABILITAS

– Cost efectivnes – Cost benefit – Cost utility 

KELANGSUNGAN

– Pengembangan – Pemasaran – Cost leader

(23)

Sistem yang mendukung SIMRS

• Sistem Rekam Medis • Sistem Akuntansi dan

Keuangan

• Sistem Pelayanan Medis • Sistem Pelayanan Keperawatan • Sistem Pelayanan Penunjang Medis • Sistem Pengembangan S.D.M • Sistem Pelayanan

Penunjang Non Medis • Sistem Pelayanan Penunjang Administrasi • Sistem Pemasaran • Sistem Informasi Manajemen • Sistem Pengendalian Manajemen (MCS) • dll.

(24)

Siklus hidup pengembangan sistem

1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan 2. Menentukan syarat – syarat informasi

3. Menganalisis kebutuhan – kebutuhan sistem 4. Merancang sistem yang direkomendasikan 5. Mengembangkan dan mendokumentasikan

perangkat lunak

6. Menguji dan mempertahankan sistem

7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem

(25)

Pada tahap studi pendahuluan fungsi

manajer pemakai adalah :



membantu Analis Sistem memperoleh semua

informasi yang diperlukan untuk pembuatan

aplikasi;



melihat apakah semua informasi yang

dikumpulkan sesuai dengan kenyataan;



menghadiri presentasi usulan spesifikasi aplikasi

oleh Analis Sistem ;



apabila spesifikasi tersebut sudah sesuai dengan

kebutuhan, maka kemudian memberikan

persetujuannya.

(26)

Rancangan teknis aplikasi.



data yang diperlukan sebagai “input”,



laporan/ hasil sebagai “out put”,



cara validasi pemasukan data,



cara memutakhirkan data atau “update”,



proses pengolahan data, dan

(27)

Pembuatan program dan

dokumentasi & pengujian



sediakan data yang diperlukan



disaksikan oleh pemakaimulai dari

memasukkan data sampai menghasilkan

informasi dan laporan di tampilan layar dan

cetakaan



memperhatikan buku petunjuk pemakaian

yang dibuat



memeriksa dengan teliti hasil uji coba

(28)

Tahap implementasi

• menyiapkan pelatihan bagi semua staf yang akan

memakai aplikasi,

• membagi tugas untuk menangani peralihan dari

cara lama ke cara baru,

• memberi petunjuk cara menangani pekerjaan

pada masa peralihan,

• pembentukan file induk (master file),

• masa peralihan antara manual dengan komputer

(paralel run)

(29)

Masa Peralihan.

Tugas manajer pemakai paling berat dalam

tahap ini karena :

– pemakai aplikasi akan menyesuaiakan diri dengan cara baru,

– pekerjaan menjadi dua kali lipat karena cara manual yang belum ditinggalkan. sedangkan cara komputer sudah dimulai,

– akan dijumpai adanya orang atau sekelompok orang yang merasa kehilangan pekerjaan.

(30)

Untuk mengatasi hal tersebut, maka

manajer pemakai harus melakukan

• penyususnan rencana implementasi dengan dibantu Analis Sistem meliputi :

– (a) persiapan-persiapan yang diperlukan, – (b) jadual masing-masing kegiatan,

– (c) menentukan orang yang bertanggung jawab dan – (d) menentukan para pelaksananya;

• mengkoordinasikan kegiatan sejak persiapan sampai pelaksanaan; • mengontrol kemajuan kegiatan agar tidak menyimpang dari jadual;

• memberikan dorongan dan motivasi untuk staf yang perlu bekerja ekstra keras pada tahap peralihan;

• menjelaskan bahwa komputer adalah alat bantu yang tidak akan merampas pekerjaaan;

(31)

Evaluasi

• prosedur,

• pengamanan,

• buku petunjuk,

• pembagian tugas, dan

• kelengkapan komputer.

(32)

Pengendalian yang perlu dilakukan

adalah :

• Pengendalian organisasi meliputi

– (a) pemisahan tanggung jawab antara pengguna dan fungsi sistem informasi, – (b) pemisahan tanggung jawab di dalam fungsi-fungsi sistem informasi.

• Pengendalian dokumentasi yaitu fasilitas sistem informasi dan pemrosesan data.

• Pengendalian hard ware dan soft ware

• Tindakan pengamanan sehari-hari tidak hanya pada perangkat keras dan perangkat lunak, melainkan juga terhadap integritas data dan kerahasiaan data.

• Pengendalian prosedural manajemen dengan sasaran

– (a) melindingi aset rumah sakit,

– (b) memastikan ketepatan dan keadalan informasi, – (c) mendorong efisiensi, dan

(33)

KINERJA RUMAHSAKIT

• PRODUKTIFITAS

• PROSES dan MUTU PELAYANAN

• FINANSIAL

– PROFITABILITAS – LIKUIDITAS

– SOLVABILITAS

• AKTIFITAS

• KEPUASAN PELANGGAN EKSTERNAL

• KEPUASAN PELANGGAN INTERNAL

(34)

PRODUKTIFITAS RAWAT JALAN

• Rerata kunjungan/hari

Jumlah kunjungan Hari Buka Klinik

• Rerata kunjungan baru/hari

Jumlah kunjungan baru Hari Buka Klinik

• Rasio kunjungan baru : total kunjungan

Jumlah kunjungan baru Jumlah kunjungan

• Presentase pelayanan spesialistik

Jumlah kunjungan spesialistik Jumlah total kunjungan

• Rasio pasien R J : jumlah penduduk

Jml pasien, rawat jalan Jml penduduk sekitar RS

(35)

• Rerata pasien gawat-darurat per hari di RS

Jml pasien GD Jml hari

• Rasio kasus bedah di G.D : jumlah pasien G.D

jumlah pasien G.D kasus bedah jumlah pasien G.D

• Rasio kasus non bedah di G.D : jml pasien G.D

jumlah pasien G.D kasus non bedah jumlah pasien G.D

• Rasio kasus kebidanan di G.D : jml pasien G.D

jumlah pasien G.D kasus kebidanan jumlah pasien G.D

• Rasio kasus G.D yang dirujuk : jml pasien G.D

jumlah pasien G.D yang dirujuk jumlah pasien G.D

(36)

• BOR (bed ocupancy rate)

rerata TT terisi x 100 TT siap pakai

• LOS (average length of stay )

rerata TT terisi x 365 (atau 30 atau 31) jumlah pasien keluar (H+M)

• TOI (turn over interval )

TT siap pakai - rerata TT terisi x 365 (atau 30 atau 31) jumlah pasien keluar (H+M)

• BTO (bed turn over )

jumlah pasien keluar (H+M) TT siap pakai

(37)

Pelayanan Intensif

• Rerata pasien intensif/hari

Jml pasien ICU/ICCU Jml hari

• Rasio pasien rujukan ICU/ICCU : pasien

ICU/ICCU

Jml pasien ICU/ICCU di rujuk Jml pasien ICU/ICCU

(38)

PROSES dan MUTU

PELAYANAN

• GDR (gross death rate)

Jumlah pasien mati

Jumlah pasien keluar (H+M)

• NDR (net death rate)

Jml pasien mati >= 48 jam Jml pasien keluar (H+M)

• Angka kematian pasien ICU/ICCU

Jml pasien ICU/ICCU mati Jml pasien ICU/ICCU

• Nosokomial Infection Rate

Jml pasien I.N.

(39)

FINANSIAL

PROFITABILITAS • Ratio laba atas

penjualan

Laba operasional penjualan

• Ratio laba atas investasi Laba operasional jumlah harta LIKUIDITAS • Rasio lancar Aktiva lancar Hutang lancar • Rasio kas

Kas + surat berharga hutang lancar

SOLVABILITAS

• Ratio hutang atas dana sendiri

seluruh hutang dana sendiri

(40)

KEPUASAN PELANGGAN

EKSTERNAL

• Ratio kunjungan ulang

jml kunjungan ulang RJ & RI jml pasien RI & RJ

• Ratio kunjungan baru

jml kunjungan baru RI & RJ jml pasien RI & RJ

• Ratio kunjungan ulang R I

jml kunjungan ulang RI jml pasien RI