25
BAB III
ANALISIS KONDISI AKTUAL
Analisis rantai pasok BBM menjelaskan tentang objektif bisnis dan proses bisnis rantai pasok BBM. Analisis ini memaparkan kondisi aktual yang terjadi dalam rantai pasok BBM. Tahap analisis rantai pasok BBM dibuat berdasarkan tahap BSP (4).
Analisis ini diawali dengan analisis objektif bisnis yang mendefinisikan apa yang harus dituju dan dipenuhi oleh perusahaan dalam melakukan bisnisnya. Dari objektif bisnis ini dihasilkan requirements (persyaratan kebutuhan) bisnis rantai pasok BBM. Requirements ini harus dipenuhi oleh proses rantai pasok BBM. Analisis proses bisnis rantai pasok BBM dilakukan pada tahap berikutnya meliputi identifikasi proses bisnis yang terjadi, alir kerja, struktur organisasi perusahaan dan sistem pendukung proses bisnis tersebut. Hasil pemetaan tersebut menggambarkan kondisi aktual rantai pasok BBM.
Analisis dilanjutkan dengan value chain analisis (8) untuk mengidentifikasi proses bisnis yang terjadi. Analisis diawali dengan external value chain yang memperlihatkan lingkungan luar sistem Depot Pertamina. Kemudian internal value chain digunakan untuk mengidentifikasi proses yang terjadi dalam Depot Pertamina. Identifikasi ini diturunkan menjadi tingkat proses, alir kerja dan kelompok proses. Penurunan ini memakai dasar literatur dan standard operating procedure (SOP) yang ada pada Pertamina (7), serta BSP (4). BSP digunakan untuk melengkapi hal yang tidak tersedia pada literatur dan SOP Pertamina.
Langkah berikutnya ditunjukkan dengan analisis stuktur organisasi Depot Pertamina. Struktur organisasi Depot Pertamina menunjukkan fungsi struktur organisasi dalam Depot Pertamina pada proses bisnis BBM. Analisis ini memetakan fungsi struktur organisasi pada proses bisnis rantai pasok BBM. Analisis ini dipakai untuk menentukan proses bisnis penentu yang perlu menjadi prioritas pada proses bisnis BBM (2).
Analisis proses bisnis berikutnya menunjukkan sistem aktual yang mendukung proses bisnis rantai pasok BBM. Hasil dari analisis ini menunjukkan kepemilikan sistem berdasarkan proses yang berlangsung. Analisis rantai pasok ini secara keseluruhan dijelaskan pada Gambar III.1.
Gambar III.1. Analisis rantai pasok BBM
Hasil analisis objektif dan proses bisnis rantai pasok BBM dipetakan pada piramida sistem informasi (6) dan dijelaskan pada Gambar III.2., yang menunjukkan antara lain:
1. Ringkasan strategis dari teknologi yang dipakai enterprise, pada sisi kegiatan dan lapisan strategis.
2. Proses yang diperlukan untuk menjalankan enterprise, pada sisi kegiatan dan lapisan analisis.
27
Gambar III.2.Analisis bisnis pada piramida sistem informasi
Analisis objektif bisnis dan proses bisnis menghasilkan hal yang menjadi kepentingan bisnis, lokasi bisnis dan fungsi organisasi pada aspek perencana dan kontekstual pada Zachman Framework (10). Analisis ini juga menghasilkan model proses bisnis, sistem aktual bisnis dan model alir kerja pada aspek pemilik dan konseptual. Hasil analisis objektif dan proses bisnis rantai pasok BBM ditunjukkan pada Tabel III.2.
Tabel III.2. Hasil analisis bisnis pada Zachman Framework ASPEK /
PRESPEKTIF
APA BAGAIMANA DIMANA SIAPA
PERENCANA
lingkup (kontekstual)
Kepentingan dlm bisnis
lokasi bisnis fungsi
organisasi
PEMILIK
model bisnis (konseptual)
model proses bisnis sistem aktual bisnis
model alir kerja
III.1. Analisis Objektif Bisnis
Analisis objektif bisnis rantai pasok BBM menggambarkan apa yang harus dituju dan dipenuhi oleh perusahaan dalam melakukan bisnisnya. Hal ini menghasilkan ringkasan strategis dari teknologi yang dipakai pada enterprise, pada sisi kegiatan dan lapisan strategis, pada piramida sistem informasi (6). Hal ini dimulai dari penggambaran lingkup rantai pasok BBM. Lingkup rantai pasok BBM dipetakan berdasarkan jenis kegiatan apa yang terjadi, siapa pelaku kegiatan dan lokasi terjadinya kegiatan tersebut. Kegiatan utama yang terjadi adalah produksi, inventaris dan transport. Pelaku kegiatan ini adalah Terminal Pertamina, Depot Pertamina, Transport berlisensi Pertamina, SPBU, BPH Migas, UPMS. Lokasi kegiatan ini berlangsung antara kilang dan depot, antara terminal dan SPBU, daerah penyaluran depot ke SPBU, daerah pengecer SPBU dan departemen nasional. Lingkup rantai pasok BBM ini ditunjukkan oleh Tabel III.3.
Tabel III.3. Lingkup rantai pasok BBM
NO. KEGIATAN PELAKU LOKASI
1 Penyedia BBM menuju Depot Pertamina melalui pipa dan transport darat (Pemasok)
Terminal Pertamina
Antara Kilang dan Depot
2 Pusat kegiatan menerima, menimbun, dan menyalur dalam rantai pasok BBM pada daerah yang ditetapkan. (Pemasok)
Depot Pertamina Antara Terminal
dan SPBU 3 Penyediakan jasa angkutan BBM dari Depot
Pertamina ke SPBU. (Penyebar)
Transport berlisensi Pertamina
Daerah penyaluran Depot ke SPBU 4 Pengecer BBM pada konsumen akhir.
(Penyalur)
SPBU berlisensi Pertamina
Daerah pengecer SPBU
5 Badan negara strategis yang bertugas sebagai regulator, pengawas standar dan pemberi lisensi untuk penyaluran BBM.
BPH Migas Sentralisasi
departemen nasional 6 Unit pengolah hasil penjualan BBM sektoral,
mendapat masukan dari SPBU dan mengatur penjualan (Penyedia Jasa)
UPMS Sektoral daerah
pemasaran BBM
Rantai pasok BBM merupakan suatu rangkaian kegiatan penerimaan, penimbunan, penyaluran dan penjualan BBM. Rantai ini lakukan oleh pihak-pihak yang berbeda. Hal ini sesuai dengan prinsip supply chain management (3), yang menguntungkan pada kegiatan penjualan. Terdapat pengikatan dengan menggunakan lisensi Pertamina pada Transport dan SPBU, untuk menciptakan suatu integrasi vertikal, tapi kendali dan komitmen yang kurang terhadap lisensi ini menyebabkan kendala pada perjalanan BBM ke SPBU.
29
Kegiatan rantai pasok BBM dimulai dari penyaluran stok dari kilang melalui terminal transit. Penyaluran ini disebut kegiatan hulu. Kegiatan ini diakhiri dengan penimbunan BBM di Depot. Rangkaian tersebut merupakan logistik BBM dari Pertamina. Pada tahap ini, Depot berfungsi sebagai konsumen terminal transit pada proses pengaliran hulu (7).
Tahap berikutnya menjelaskan kegiatan pemasaran arus hilir rantai pasok BBM. Pada tahap ini, Depot berfungsi sebagai produsen atau pemasok SPBU pada proses pengaliran hilir. Kegiatan rantai pasok BBM dimulai dari pesanan BBM dari SPBU ke Depot. Depot mengirim BBM ke SPBU melalui transport. Transport dan SPBU ini merupakan perusahaan lain di luar logistik Pertamina, namun beroperasi berdasarkan lisensi Pertamina. Lisensi Pertamina ini dikeluarkan oleh BPH Migas berdasarkan penilaian pengawasan terhadap perusahaan transporter dan SPBU. Hasil penjualan BBM dari Depot ke SPBU dilaporkan ke UMPS dan BPH Migas (7). Kegiatan hulu dan hilir ini diperlihatkan pada Gambar III.3.
Gambar III.3. Kegiatan rantai pasok BBM (7)
Pada proses ini ditemukan kendala yaitu loss (kehilangan) dan delay (keterlambatan). Loss mengakibatkan kehilangan fisik BBM secara nyata. Delay mengakibatkan kehilangan semu (seperti kehilangan nilai, kehilangan harga dan waktu tidak tepat) pada fisik BBM (2).
Kendala lain yang ditemukan yaitu kendala respon dan kendali informasi, dalam pengawasan dan pengendalian. Hal ini disebabkan karena BPH Migas hanya menerima laporan saja. Laporan keluhan yang terjadi dalam proses selalu terlambat direspon, sehingga kendala keterlambatan terjadi berulang-ulang. Kendala-kendala tersebut dipetakan pada tiap penggerak rantai pasok BBM, yaitu pada produksi, inventaris, lokasi, transportasi dan informasi. Untuk mengatasi kendala tersebut, harus dipenuhi beberapa persyaratan kebutuhan rantai pasok ini, antara lain jadwal, komunikasi, kendali, standar dan kebijakan yang mendukung gerakan informasi. Persyaratan kebutuhan rantai pasok BBM dijelaskan pada Tabel III.4.
Tabel III.4. Persyaratan kebutuhan rantai pasok BBM
No. PENGGERAK KENDALA PENYEBAB KEBUTUHAN
1 Produksi Kehilangan
semu
Jauh, kondisi angkutan, kecerobohan
Jadwal, komunikasi, kebijakan
Kehilangan
fisik
Kondisi angkutan, force majeur
Kendali, standar
2 Inventaris Kehilangan
fisik
Kondisi wadah, force majeur Kendali, standar
Kehilangan
semu
Operasi dan kendali kurang tepat
Kendali, standar
3 Lokasi Kehilangan
semu
Jauh, kondisi angkutan Jadwal, komunikasi,
kebijakan
4 Transportasi Kehilangan
semu
Jauh, kondisi lalu lintas, kondisi angkutan
Jadwal, komunikasi, kebijakan
Kehilangan
fisik
Kondisi angkutan, force majeur Kendali, standar 5 Informasi Kehilangan semu Kurang intergrasi komunikasi, struktur perusahaan mendukung gerak informasi Jadwal, komunikasi, kebijakan
Depot Pertamina merupakan lokasi kegiatan penimbunan, penjualan dan penyaluran BBM hingga diangkut oleh pihak Transport menuju SPBU. Tanggung jawab Depot diakhiri ketika Depot selesai pengisi transport dan mengedarkan surat jalan. Transport dan SPBU mengirimkan laporan rutin sebagai persyaratan lisensi kepada BPH Migas.
31
Kegiatan pemesanan SPBU dan penyaluran dengan Transporter menghasilkan informasi pemesanan, penjualan dan penyaluran. Dari informasi tersebut dapat diolah menjadi rangkuman distribusi. Rangkuman ini disebut Bill of Distribution. Depot melaporkan Bill of Distribution pada Unit Pemasaran Minyak Sektoral (UPMS) dan BPH Migas. Bill of Distribution memperlihatkan permintaan SPBU dan jarak tempuh transporter ke SPBU (2). Bill of Distribution ini dapat dijadikan dasar keputusan untuk menentukan batas penyaluran.
Pada penelitian ini, Depot Pertamina dipandang sebagai pusat kegiatan dari rantai pasok BBM, karena kompleksitas operasi dan banyaknya kaitan operasional dengan berbagai pelaku rantai pasok. Kompleksitas kegiatan ini menghasilkan informasi yang harus dikelola. Maka Depot Pertamina dijadikan wadah dari arsitektur informasi yang dirancang pada penelitian ini. Selanjutnya Depot Pertamina juga diharapkan dapat menjadi pengelola dari rantai pasok BBM.
Depot Pertamina perlu mempunyai visi dan misi sebagai dasar dari strategi kendali dari perusahaannya. Strategi kendali tersebut belum menunjukkan formulasi yang jelas dan fokus sebagai objektif bisnis rantai pasok BBM dan SCM. Objektif bisnis ini diharapkan dapat menghilangkan kendala yang terjadi pada rantai pasok BBM. Objektif bisnis tersebut dapat tercapai dengan memberi formulasi dan dokumentasi keadaan bisnis rantai pasok BBM yang terjadi di Depot Pertamina. Maka pada perancangan ini ditetapkan objektif bisnis berdasarkan dampak yang diharapkan bila menggunakan SCM (3), antara lain: 1. Integrasi informasi
Integrasi informasi merupakan kemampuan untuk membagi informasi relevan di antara partisipan dalam rantai pasok. Hal ini melibatkan data mengenai sejarah penjualan dan peramalan permintaan; status inventaris; penjadwalan produksi; kapasitas produksi; promosi penjualan dan jadwal transportasi. Data tersebut harus tersedia dalam waktu nyata dengan metode dan teknologi apapun.
2. Sinkronisasi perencanaan
Sinkronisasi perencanaan merupakan partisipasi bersama para partisipan rantai pasok dalam peramalan permintaan dan penjadwalan inventaris. Hal ini melibatkan perancangan kolaborasi, pengembangan dan membawa ke arah pasar dari produk baru.
3. Koordinasi alir kerja
Koordinasi alir kerja merupakan usaha menyempitkan dan mengotomatisasi kegiatan bisnis yang berlangsung dalam rantai pasok. Hal ini memperlihatkan kegiatan seperti pembelian dan rancangan produk.
4. Model bisnis baru
Model bisnis baru dihasilkan dari kemajuan teknologi yang ada. Peran dan tanggung jawab dari partisipan rantai pasok dapat direka-ulang sehingga tiap partisipan dapat benar-benar berkonsentrasi pada kegiatan utamanya. Kegiatan pendukungnya diperoleh dari outsourcing. Hal ini diharapkan menghasilkan efisiensi dan kemampuan baru.
III.2. Analisis Proses Bisnis
Analisis proses bisnis rantai pasok BBM ini didasarkan pada hasil analisis objektif bisnis rantai pasok BBM. Analisis ini memperlihatkan bagaimana kegiatan dalam rantai pasok dikerjakan. Hal yang dikerjakan dalam analisis ini adalah:
1. Value chain analysis.
2. Proses utama, sumber daya pendukung dan kelompok proses. 3. Analisis struktur organisasi.
4. Proses bisnis penentu.
5. Analisis sistem pendukung aktual.
III.2.1. Value Chain Analysis
Value chain analysis digunakan untuk mengidentifikasi proses yang terjadi dalam rantai pasok BBM. Value chain analysis dibagi menjadi external value chain dan internal value chain (8). Hasil value chain anaysis ini menunjukkan analisis proses yang diperlukan untuk menjalankan enterprise, pada sisi kegiatan dan lapisan analisis, pada piramida sistem informasi (6).
33
External value chain memberikan identifikasi entitas bisnis, merelasikan hubungan antar entitas, pengaruh strategis dan menggambarkan lingkungan eksternal bagi Depot Pertamina. Lingkungan eksternal ini memperlihatkan arus BBM utama dari Terminal Pertamina ke Depot Pertamina, kemudian diantar Transport ke SPBU. Lingkungan eksternal ini juga memperlihatkan jalur pengawasan oleh BPH Migas dan UPMS. Pada dasarnya pengawasan BPH Migas ditujukan untuk menjamin ketersediaan BBM untuk rakyat. Pengawasan ini mempunyai kendala karena kurangnya respon informasi antara pihak BPH Migas dan Pertamina. Kendala tersebut mengakibatkan kurangnya kendali dan komitmen terhadap ketersediaan BBM dan berdampak kehilangan dan keterlambatan penyaluran BBM yang terus berulang. BPH Migas mempunyai peran kendali dalam ketersediaan BBM untuk rakyat. Respon informasi ini tidak diatur dalam aturan baku untuk jadwal dan struktur informasinya. External value chain Depot Pertamina dijelaskan pada Gambar III.4.
Depot Pertamina (Pemasok) Arus BBM utama Terminal Pertamina (Pemasok) BPH Migas (Pengawas) Pengawasan Transport (Penyebar) SPBU (Penyalur) RANTAI PASOK BBM BERBENTUK SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
Masalah dengan ketersediaan Masalah dengan respon informasi UPMS (Penyedia jasa) Untung dalam penjualan
Internal value chain digunakan untuk mengidentifikasi proses bisnis yang dilakukan dalam Depot Pertamina sebagai pusat aktivitas dari rantai pasok BBM. Hal ini dibuat berdasarkan value chain (8) dan proses umum yang terjadi dalam industri distribusi (4). Proses bisnis tersebut dibagi menjadi primary activity (yang digambarkan dengan bidang vertikal) dan support activity (yang digambarkan dengan bidang horisontal). Primary activity dibagi atas logistik masuk, operasi, logistik keluar, penjualan dan pemasaran, serta layanan. Support activity dibagi atas administrasi, sumber manusia, pengembangan riset dan pengadaan. Internal value chain Depot Pertamina diperlihatkan pada Gambar III.5. pada halaman 35.
Primary activity dari internal value chain dibagi menjadi tingkat proses strategis, manajemen dan operasi. Tingkat proses strategis merupakan kegiatan yang merencanakan dan menetapkan objektif apa yang akan dituju oleh perusahaan. Tingkat proses manajemen merupakan kegiatan yang menyatakan bagaimana memenuhi objektivitas tersebut. Tingkat proses operasi merupakan kegiatan sebenarnya yang memenuhi detail semua kerja manajemen (6). Sehingga primary activity dari internal value chain di Depot Pertamina dapat diidentifikasi sebanyak 37 proses. Proses-proses tersebut dibagi atas tingkat kegiatan strategis, manajemen dan operasi yang berada dalam rantai pasok BBM. Proses tersebut terdiri dari 11 proses tingkat strategis, 12 proses tingkat manajemen, dan 14 proses tingkat operasi. Tingkat operasi yang diperlihatkan hanya bagian yang paling dipengaruhi secara langsung oleh tingkat strategi. Tingkat kegiatan rantai pasok BBM ini ditunjukkan pada Tabel III.5. pada halaman 36.
35
Tabel III.5. Tingkat kegiatan rantai pasok BBM
No STRATEGIS No MANAJEMEN No OPERASI
1 Perencanaan strategis 1 Analisis penjualan 1 Akuntansi jual
2 Analisis ekonomi 2 Pengembangan rekayasa 2 Transaksi salur
3 Analisis pasar 3 Perancangan rekayasa 3 Penerimaan jual
4 Persyaratan sumber daya 4 Pengawasan standar stok 4 Penerimaan pesan
5 Peramalan ekonomi 5 Pengawasan standar rekayasa 5 Layanan pelanggan
6 Proses Lisensi 6 Penjadwalan stok 6 Inventaris stok
7 Terminasi fasilitas 7 Peramalan stok 7 Proses konstruksi
8 Buat kontrak jual 8 Peramalan pesanan 8 Penerimaan stok
9 Terminasi kontrak jual 9 Peramalan penjualan 9 Penimbunan stok
10 Buat kontrak armada 10 Perencanaan armada 10 Perawatan stok
11 Terminasi kontrak armada 11 Perencanaan salur 11 Pengurangan stok
12 Perencanaan rute 12 Kendali armada
13 Pengiriman stok
14 Kendali salur
Tingkat kegiatan rantai pasok ini menunjukkan pengaruh strategi dan kendali manajemen terhadap kerja pada arus utama rantai pasok BBM. Tingkat kegiatan rantai pasok BBM dipetakan pada alir kerja yang terjadi. Alir kerja ini dibuat berdasarkan literatur dan SOP Pertamina (7) dan dilengkapi dengan literatur BSP (4). Angka pada tabel menunjukkan susunan kejadian proses bisnis dan digambarkan pada alir kerja. Alir kerja menurut Zachman Framework (10) ditunjukkan pada perspektif pemilik yang menunjukkan model proses bisnis dan aspek letak proses bisnis dalam alir pelaksanaannya.
Alir kerja tingkat strategis dan manajemen menggambarkan perencanaan strategis yang mendapatkan masukan dari analisis ekonomi dan analisis pasar. Perencanaan strategis ini memberikan kendali pada persyaratan sumber daya dan peramalan ekonomi. Persyaratan sumber daya mengendalikan proses lisensi dan terminasi fasilitas. Peramalan ekonomi mengendalikan pembuatan kontrak jual, terminasi kontrak jual, pembuatan kontrak armada dan terminasi kontrak armada.
Pemetaan alir kerja utama rantai pasok BBM dengan kegiatan strategi dan manajemen diperlihatkan pada Gambar III.6. Notasi bulat dengan angka menyatakan hubungan dengan pemetaaan alir kerja pada tingkat operasi, pada gambar berikutnya.
37
Alir kerja tingkat operasi menggambarkan analisis penjualan dan proses yang memberikan masukan pada perencanaan strategis. Perancangan rekayasa dan pengembangan rekayasa dikendalikan oleh persyaratan sumber daya. Proses lisensi mengendalikan pengawasan standar stok, pengawasan standar rekayasa, perencanaan stok dan peramalan stok. Peramalan ekonomi memberi masukan pada peramalan pesanan, peramalan penjualan. Pembuatan kontrak armada mengendalikan perencanaan armada, perencanaan rute dan perencanaan salur.
Pemetaan dengan garis putus-putus menunjukkan kendali manajemen terhadap operasi. Pemetaan kendali manajemen memperlihatkan akuntansi jual yang mengendalikan transaksi salur dan mendapatkan masukan dari penerimaan jual, penerimaan pesan dan layanan pelanggan. Transaksi salur dan pengawasan standar rekayasa mengendalikan proses konstruksi dan inventaris stok.
Pemetaan dengan panah tebal menunjukkan arus utama BBM, yang dimulai dari proses penerimaan stok yang dikendalikan oleh pengawasan standar stok. BBM yang diterima mengalami proses penimbunan stok yang dikendalikan oleh inventaris stok. Kemudian BBM tersebut mengalami proses perawatan stok. Transaksi salur mengakibatkan terjadinya pengiriman stok dan pengurangan stok. Pengiriman stok dikendalikan oleh kendali armada dan perencanaan rute. Pengurangan stok dikendalikan oleh kendali salur dan perencanaan salur.Gambar III.7. memperlihatkan pemetaan alir kerja utama rantai pasok BBM dengan kegiatan manajemen dan operasi. Notasi bulat dengan angka menyatakan hubungan dengan pemetaaan alir kerja pada tingkat strategis dan manajemen.
39
III.2.2. Proses Utama, Sumber Daya Pendukung dan Kelompok Proses
Proses utama rantai pasok BBM diperoleh dari primary activity dari internal value chain Depot Pertamina. Proses ini dibagi menurut life cycle BSP (4).
Kelompok proses dibuat berdasarkan UU No.22 Tahun 2001 (1) dan proses umum dalam industri menurut BSP (4). Pengelompokkan ini menggambarkan 5 kelompok proses utama berdasarkan BSP, yaitu perencanaan, kerekayasaan, penimbunan, penyaluran dan penjualan. UU No.22 Tahun 2001 (1) menerangkan, bahwa kegiatan yang terjadi dalam kegiatan penyaluran hilir antara lain penyimpanan (penimbunan), pengangkutan (penyaluran) dan niaga (penjualan). Dari internal value chain, perencanaan berasal dari pemasaran (P), kerekayasaan dari operasi (O), penimbunan dari logistik masuk (LM), penjualan dari penjualan (J), dan penyaluran dari logistik keluar (LK). Kelompok proses utama ditunjukkan pada Tabel III.6.
Tabel III.6. Proses utama rantai pasok BBM
PROSES UTAMA
Requirements Acquisition Stewardship Disposition
Perencanaan (P) Perencanaan strategis Analisis ekonomi Persyaratan sumber daya Analisis pasar Peramalan ekonomi Kerekayasaan (O) Perancangan rekayasa Pengembangan rekayasa Terminasi fasilitas Pengawasan standar rekayasa Proses lisensi Proses konstruksi Penimbunan (LK)
Penjadwalan stok Pengawasan standar stok
Inventaris stok Pengiriman stok Peramalan stok Penerimaan
stok
Penimbunan stok Pengurangan stok Perawatan stok Penjualan (J) Peramalan penjualan
Penerimaan jual Akuntansi jual Terminasi kontrak jual Buat kontrak jual Layanan
pelanggan Peramalan pesanan Analisis penjualan Penyaluran (LK) Perencanaan armada Penerimaan pesan
Kendali armada Terminasi kontrak armada Buat kontrak
armada
Transaksi salur Kendali salur Perencanaan salur
41
Proses utama rantai pasok BBM dipetakan menurut alir kerja yang terjadi pada tingkat strategis dan manajemen. Pemetaan menurut alir kerja ini dapat memperlihatkan alir kerja utama dan alir kendali dengan informasi, sesuai dengan kegiatan rantai pasok BBM (4).
Kelompok proses perencanaan diawali dengan perencanaan strategis yang mengendalikan persyaratan sumber daya dan peramalan ekonomi. Analisis pasar dan analisis ekonomi menjadi masukan untuk perencanaan strategis.
Kelompok proses kerekayasaan diawali dengan perancangan rekayasa yang dikendalikan kelompok proses perencanaan dan mengendalikan terminasi fasilitas, pengembangan rekayasa dan proses lisensi. Proses lisensi mengendalikan pengawasan strandar rekayasa.
Kelompok proses penimbunan diawali dengan pengawasan standar stok yang dikendalikan oleh kelompok proses kerekayasaan. Pengawasan standar stok mengendalikan penjadwalan stok, peramalan stok dan kegiatan pada alir kerja berikutnya.
Kelompok proses penyaluran diawali dengan pembuatan kontrak armada yang dikendalikan oleh kelompok proses perencanaan dan mengendalikan perencanaan armada, perencanaan salur dan terminasi kontrak armada.
Kelompok proses penjualan diawali oleh pembuatan kontrak jual yang dikendalikan oleh kelompok proses perencanaan dan mengendalikan terminasi kontrak jual, peramalan pemesanan dan peramalan penjualan. Analisis penjualan menjadi masukan untuk kelompok proses perencanaan.
Pemetaan proses tingkat strategis dan manajemen pada alir kerja diperlihatkan pada Gambar III.8. , LAMPIRAN 2 dan LAMPIRAN 3. Notasi bulat dengan angka menunjukkan hubungan dengan gambar berikutnya (Gambar III.9), yaitu alir kerja tingkat operasi.
42
43
Alir kerja tingkat operasi memperlihatkan alir kerja utama dan alir kendali dengan informasi. Alir kerja ini dijelaskan berdasarkan kelompok proses utamanya.
Kelompok proses kerekayasaan yang pada tingkat ini hanya proses konstruksi, yang dikendalikan oleh pengawasan standar kerekayasaan. Proses konstruksi ini menyediakan sarana untuk kelompok proses yang lainnya.
Kelompok proses penimbunan memperlihatkan operasi penerimaan, penimbunan dan penyaluran BBM. Operasi tersebut merupakan operasi yang langsung terkena dampak dari keputusan strategis dan manajemen. Proses dimulai dari penerimaan stok, kemudian penimbunan stok dan perawatan stok. Penimbunan stok dikendalikan oleh inventaris stok. Inventaris stok dikendalikan kelompok proses kerekayasaan. Kelompok proses penyaluran mengendalikan pengurangan stok dan pengiriman stok.
Kelompok proses penyaluran memperlihatkan kendali terhadap kelompok penimbunan. Proses dimulai dari penerimaan pesan yang memberi masukan untuk transaksi salur dan kelompok proses penjualan. Transaksi salur, kendali armada dan kendali salur mengendalikan kelompok proses penimbunan hingga stok dikirim.
Kelompok proses penjualan pada tingkat operasi memperlihatkan kegiatan niaga yang terjadi. Proses dimulai dengan layanan pelanggan yang memberi masukan untuk kelompok proses penyaluran. Penerimaan jual mendapat masukan dari kelompok proses penyaluran dan memberi masukan pada akuntansi jual. Akuntansi memberi masukan pada kelompok proses penyaluran dan analisis penjualan.
Pemetaan kelompok proses pada alir kerja operasi ditunjukkan pada Gambar III.9. dan LAMPIRAN 3. Notasi bulat dengan angka menunjukkan hubungan dengan gambar sebelumnya, yaitu alir kerja tingkat strategis dan manajemen (Gambar III.8.).
44
45
Kelompok sumber daya pendukung terdiri atas 3 kelompok sumber daya pendukung, yaitu finansial, fasilitas dan personil. Proses sumber daya pendukung merupakan pendukung dari proses utama rantai pasok BBM. Proses pendukung ini diperoleh dari secondary activity dari internal value chain Depot Pertamina. Dari internal value chain finansial berasal dari administrasi, fasilitas dari pengadaan, dan personil dari sumber manusia. Secondary activity ini mengidentifikasi 38 proses sumber daya pendukung dan dibagi menurut golongan life cycle BSP (4). Hasilnya adalah 14 proses golongan finansial, 10 proses golongan fasilitas dan 14 proses golongan personil. Alir kerja proses sumber daya pendukung ini ditampilkan pada LAMPIRAN 5. Kelompok sumber daya pendukung dijelaskan pada Tabel III.7.
Tabel III.7.Sumber daya pendukung rantai pasok BBM
SUMBER DAYA
Requirements Acquisition Stewardship Disposition
Perencanaan anggaran
Penerimaan modal Pembukuan anggaran
Distribusi anggaran Ketentuan Hukum Penerimaan
pembayaran
Evaluasi anggaran Ketentuan Pajak Penganggaran Kendali modal Ketentuan
Asuransi
Aliran dana Kendali tansaksi
Finansial Akuntansi umum Perencanaan fasilitas Pengadaan fasilitas Perawatan fasilitas Penggantian fasilitas Standar fasilitas Alokasi fasilitas Evaluasi umur
fasilitas Adminstrasi fasilitas Urusan eksternal Fasilitas Layanan informasi Perencanaan personil
Rekrut personil Pelaporan kegiatan
Pengunduran diri Kebijakan
kompensasi
Alokasi personil Evaluasi kegiatan Pemberhentian personil Penugasan personil Evaluasi kompetensi Administrasi personil Asuransi personil Pengembangan personil Personil Penggajian
III.2.3. Analisis Struktur Organisasi
Depot Pertamina mempunyai struktur organisasi yang mempunyai fungsi dalam kegiatan rantai pasok BBM ini. Fungsi dalam kegiatan ini merupakan wujud dari organisasi berikut garis tanggung jawab dari setiap bagian dalam organisasi tersebut (7). Zachman Framework memetakan struktur organisasi ini pada aspek siapa pelaku dalam bisnis dan perspektif perencana. Gambar III.10. menunjukkan fungsi organisasi tersebut.
Gambar III.10.Struktur organisasi Depot Pertamina
Fungsi tiap bagian struktur organisasi dijabarkan sebagai berikut: 1. Kepala Depot
2. Koordinator Teknis, terdiri dari:
a. Penata Pemeliharaan dan Konstruksi, b. Penata Teknik dan Perencanaan Anggaran, c. Pengawas Kesehatan Kerja,
47
3. Koordinator Sekuriti, terdiri dari: a. Komandan Regu Jaga, b. Administrasi Sekuriti.
4. Koordinator Personalia, terdiri dari: a. Penata Kepegawaian,
b. Operator Jasa-Jasa,
5. Koordinator Distribusi, terdiri dari:
a. Pengawas Penerimaan dan Penimbunan, b. Pengawas Penyaluran,
c. Pengawas Penerimaan, Penimbunan dan Penyaluran Non BBM, 6. Koordinator Keuangan, terdiri dari:
a. Asisten Akuntansi dan Anggaran, b. Penata Administrasi Produk, c. Penata Perbendaharaan, d. Pengatur Gatekeeper,
e. Penata Administrasi Penjualan,
Hubungan antara proses bisnis dengan stuktur organisasi Depot Pertamina dalam kegiatan rantai pasok BBM, digambarkan dengan matriks. Matriks ini memperlihatkan kerja masing-masing jabatan struktur organisasi pada proses bisnis dan besar tanggung jawab fungsi jabatan struktur organisasi terhadap proses bisnis. Matriks proses kerja utama dengan struktur organisasi diperlihatkan pada Tabel III.8.
Pada tabel ini, angka 3 menunjukkan penanggung jawab dan pengambil keputusan dalam proses, angka 2 menunjukkan keterlibatan penuh dalam proses, serta angka 1 menunjukkan keterlibatan sebagian dalam proses. Contohnya pada proses analisis ekonomi kepala depot terlibat penuh pada proses diberi angka 2. Kordinator distribusi dan koordinator penjualan bertanggung jawab pada proses tersebut diberi angka 3, dan seterusnya. Pada bagian bawah terdapat persentasi hasil penjumlahan dari tingkat tanggung jawab pada masing-masing proses.
48
Tabel III.8. Matriks proses-organsasi
Penimbunan PR O S ES A nal is is ek on om i A nal is is pas a r P e renc anaan s tr a tegi k P e rs y a ra tan s u mber da y a P e ram a lan ek ono m i Pr os es li s e n s i P engawas an s ta ndar k e rek a y a s a a n P e ranc angan k e rek a y a s a a n P engemban gan k e re k a y a s aan Pr os es k o n s tr u k s i T e rm inas i fas ili tas P e ram a lan s tok P enj adw a lan s tok P engawas an s ta ndar s tok P enerimaan s tok Inv entaris s tok P eni m b unan s tok P engi ri man s tok P e raw a tan s to k P engurang an s tok A nal is a penj ual an P e ram a lan pes an an P e ram a lan pen jual an B uat k ontrak j ual M a su ka n p e s a n A k untans i j ual La y anan pel angga n T e rm inas i k ontr a k j ual B uat k ontrak a rmada T e rm inas i k ontr a k armada P e renc anaan armada P e renc anaan s a lu r P e renc anaan pe s a nan P e renc anaan rute P enerimaan pe s a nan T rans a k s i s a lur K endal i s a lu r K endal i armada ORGANISASI Kepala Depot 2 3 3 3 2 1 1 1 1 1 3 1 1 3 1 1 1 1 1 1 1 2 2 3 2 2 2 3 3 3 1 1 2 1 1 1 1 1 Ko Distribusi 3 3 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 2 2 2 2 2 2 3 2 3 3 3 3 3 3 3 2 3 3 Pengawas Penyaluran 1 2 2 1 1 2 2 2 2 1 1 2 2 2 2 2 2 3 2 2 1 1 1 1 1 1 2 1 2 1 3 2 2 3 3 1 2 3 Pengawas Penerimaan 1 2 2 1 1 2 2 2 2 1 1 2 2 2 2 2 2 2 3 3 1 1 1 1 1 1 2 1 2 1 2 3 2 2 1 1 1 1 Ko Teknis 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1
Pengawas Kes Kerja 1 1 1 1 1 2 2 2 2 1 1 1
Penata Teknik 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 1 Penata Konstruksi 1 1 1 1 1 2 2 2 2 3 3 1 Ko Personalia 1 1 2 3 1 2 2 2 2 2 1 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Penata Pegawai 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 Pengatur Jasa 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Ko Keuangan 3 3 2 3 3 2 1 1 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 2 3 3 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 Asisten Akutansi 2 2 1 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 1 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Administrasi Produk 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 2 2 1 2 2 1 1 2 1 2 2 2 2 2 2 2 2 Penata Bendahara 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 1 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Pengatur Gatekeeper 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 2 2 1 2 2 1 1 2 1 2 2 2 2 2 1 2 2 Administrasi Penjualan 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 3 3 3 1 3 3 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 2 2 Ko Sekuriti 2 2 2 2 2 2 1 2 2 2 2 2 2 1 2 2 2 2 1 1 1 2 2 1 1 1 1 2 2 Komandan Jaga 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Administrasi Sekuriti 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 38% 43% 43% 48% 38% 47% 38% 38% 42% 43% 40% 42% 42% 38% 40% 40% 40% 42% 42% 42% 33% 42% 42% 28% 47% 47% 37% 28% 38% 32% 42% 42% 37% 37% 37% 35% 40% 42%
49
Hubungan sumber daya pendukung dengan struktur organisasi juga diperlihatkan dengan matriks. Matriks ini memperlihatkan kerja masing-masing jabatan struktur organisasi pada sumber daya pendukung serta besar tanggung jawab fungsi jabatan struktur organisasi terhadap sumber daya pendukung. Matriks sumber daya pendukung dengan struktur organisasi diperlihatkan pada Tabel III.9.
Pada tabel ini, angka 3 menunjukkan penanggung jawab dan pengambil keputusan tentang sumber daya, angka 2 menunjukkan keterlibatan penuh pada sumber daya, serta angka 1 menunjukkan keterlibatan sebagian pada sumber daya. Contohnya pada proses perencanaan anggaran, kepala depot terlibat penuh maka diberi angka 2. Sedangkan koordinator keuangan bertanggung jawab penuh dan membuat keputusan maka diberi angka 3, dan seterusnya.
Pada analisis ini ditemukan bahwa tidak adanya koordinator khusus informasi. Proses bisnis dilakukan oleh fungsi organisasi berdasarkan SOP Pertamina (7), tanpa memandang informasi sebagai sumber daya. Pengelolaan informasi ini dijelaskan pada bagian tindak lanjut arsitektur informasi.
Persentasi dari setiap proses di kedua matriks digunakan untuk menentukan prioritas pada proses bisnis penentu. Cara penentuan ini dijelaskan pada bagian berikutnya.
50
Tabel III.9. Matriks sumber daya-organisasi
S U M B E R DAY A PE ND UK U P e re nc ana an an gga ra n Hu ku m Pa ja k A s ur an s i Mo da l P e n e ri m a a n pem ba ya ra n P e m b u dge ta n A lir an da na Aku n ta ns i um um P e m b u k uan an gga ra n E v al uas i an gga ra n K e n dal i har g a k e n dal i mo da l K e n dal i t a n s ak s i D is tr ibus i an gga ra n P e re nc ana an f a si lit a s Sta n d a r fa s ili ta s P e n gad aa n f a s ili ta s A lo k as i f a s ili ta s Ad mi n s tra s i fa s ili ta s Pe ra w a ta n fa si lita s E v al uas i um ur f a s ili ta s U ru s an ek s ter n a l L a y ana n inf o rm as i P e n gga nt ia n f a si lit a s P e re nc ana an pe rs o n il Ke bi ja ka n ko mp e n sa si R e k rut per s o n il A lo k as i per s o n il P e n uga s an per s o n il A d m inis tr a s i p e rs oni l P e n gem ba ng an per s o n il P e n gga jian L apo ran ke gi at a n E v al uas i k e g iat an E v al uas i k o m p e ten si A s ur an s i P e n gun du ra n d ir i P e m b e rhen ti an per s o n il ORGANISASI Kepala Depot 2 3 3 3 3 2 3 3 2 1 3 1 3 2 3 3 3 3 3 2 1 1 3 3 2 2 2 2 2 3 2 2 2 1 2 2 1 3 3 Ko Distribusi 2 1 1 2 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 2 3 3 Pengawas Penyaluran 1 1 1 1 2 Pengawas Penerimaan 1 1 1 2 Ko Teknis 2 1 1 2 1 2 2 2 2 2 2 1 2 3 3 3 3 3 3 3 2 3 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 2 3 3
Pengawas Kes Kerja 1 2 1 2 2 2 2 2 3 3 3
Penata Teknik 1 1 1 2 2 2 2 2 3 3 3 Penata Konstruksi 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 3 Ko Personalia 2 1 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 1 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 Penata Pegawai 1 1 1 1 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 Pengatur Jasa 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 Ko Keuangan 3 1 3 3 3 3 3 3 3 3 3 2 3 3 2 2 2 2 2 2 2 2 1 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 Asisten Akutansi 2 2 2 2 2 2 2 2 3 2 1 2 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 Administrasi Produk 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Penata Bendahara 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 Pengatur Gatekeeper 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 Administrasi Penjualan 2 1 1 1 2 1 1 1 1 2 1 1 1 Ko Sekuriti 1 2 2 1 2 2 2 1 2 2 1 1 1 1 1 2 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 Komandan Jaga 1 1 1 Administrasi Sekuriti 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 42 % 17 % 28 % 38 % 23 % 25 % 35 % 33 % 32 % 45 % 27 % 2% 22 % 32 % 35 % 35 % 35 % 33 % 33 % 37 % 35 % 32 % 47 % 25 % 45 % 38 % 38 % 37 % 37 % 38 % 37 % 37 % 37 % 40 % 42 % 42 % 40 % 40 % 40 %
51
III.2.4. Proses Bisnis Penentu
Proses bisnis penentu merupakan proses bisnis yang diberi prioritas utama dalam rantai pasok BBM. Penentuan proses bisnis penentu berdasarkan pada besarnya persentasi tanggung jawab fungsi struktur organisasi terhadap proses bisnis yang dijalankan (4).
Matriks proses-organisasi dan matriks sumber daya-organisasi memperlihatkan, bahwa proses bisnis utama mempunyai 34 proses penentu dengan mayoritas pada kelompok penimbunan. Hal ini juga menunjukkan bahwa sumber daya pendukung mempunyai 21 proses penentu dengan mayoritas pada kelompok Fasilitas. Rekapitulasi persentasi proses bisnis dan sumber daya penentu diperlihatkan pada Tabel III.10.
Tabel III.10. Proses bisnis dan sumber daya penentu NO. KELOMPOK SUMBER % NO. KELOMPOK SUMBER %
1 Perencanaan Persyaratan sumber daya 48% 1 Fasilitas Urusan eksternal 57% 2 Kerekayasaan Proses lisensi 47% 2 Fasilitas Penggantian fasilitas 55% 3 Penjualan Masukan pesan 47% 3 Finansial Pembukuan anggaran 52% 4 Penjualan Akuntansi jual 47% 4 Finansial Perencanaan anggaran 50% 5 Perencanaan Analisis pasar 43% 5 Fasilitas Perencanaan fasilitas 48% 6 Perencanaan Perencanaan strategik 43% 6 Fasilitas Layanan informasi 48% 7 Kerekayasaan Proses konstruksi 43% 7 Finansial Penganggaran 47% 8 Kerekayasaan Pengembangan kerekayasaan 42% 8 Finansial Aliran dana 47% 9 Penimbunan Peramalan stok 42% 9 Finansial Evaluasi anggaran 47% 10 Penimbunan Penjadwalan stok 42% 10 Finansial Kendali tansaksi 45% 11 Penimbunan Pengiriman stok 42% 11 Fasilitas Standar fasilitas 45% 12 Penimbunan Perawatan stok 42% 12 Fasilitas Adminstrasi fasilitas 45% 13 Penimbunan Pengurangan stok 42% 13 Finansial Akuntansi umum 43% 14 Penjualan Peramalan pesanan 42% 14 Fasilitas Perawatan fasilitas 43% 15 Penjualan Peramalan penjualan 42% 15 Fasilitas Pengadaan fasilitas 40% 16 Penyaluran Perencanaan armada 42% 16 Fasilitas Alokasi fasilitas 40% 17 Penyaluran Perencanaan salur 42% 17 Fasilitas Evaluasi umur fasilitas 40% 18 Penyaluran Kendali armada 42% 18 Finansial Asuransi 38% 19 Kerekayasaan Terminasi fasilitas 40% 19 Finansial Distribusi anggaran 38% 20 Penimbunan Penerimaan stok 40% 20 Personil Pengunduran diri 37% 21 Penimbunan Inventaris stok 40% 21 Personil Pemberhentian personi 37% 22 Penimbunan Penimbunan stok 40%
23 Penyaluran Kendali salur 40% Fasilitas 10
24 Perencanaan Analisis ekonomi 38% Finansial 9
25 Perencanaan Peramalan ekonomi 38% Personil 2
26 Kerekayasaan Pengawasan standar kerekayasaan 38% jumlah 21 27 Kerekayasaan Perancangan kerekayasaan 38%
28 Penimbunan Pengawasan standar stok 38% 29 Penyaluran Buat kontrak armada 38% 30 Penjualan Layanan pelanggan 37% 31 Penyaluran Perencanaan pesanan 37% 32 Penyaluran Perencanaan rute 37% 33 Penyaluran Penerimaan pesanan 37% 34 Penyaluran Transaksi salur 35%
Perencanaan 5 Kerekayasaan 6 Penjualan 5 Penimbunan 9 Penyaluran 9 jumlah 34
Proses penentu dan sumber daya penentu ditetapkan berdasarkan perolehan persentasi tanggung jawab di atas 35%. Angka 35% diperoleh dari modus proses penentu dan modus sumber daya penentu. Modus proses penentu diperlihatkan pada Gambar III.11. Modus sumber daya penentu diperlihatkan pada Gambar III.12. 25% 30% 35% 40% 45% 50% A n a lis is ek onom i Analis is pa s a r P e renc anaan s tr a tegi k P e rs y a rat an s u m b er day a Per a m a lan ek on om i Pr os es lis ens i Pengaw as an s tanda r k e re k a y a s aan Per anc angan k e re k a y a s a an Pengem bangan k e re k a y a s aan P ro s e s ko n s tr u ksi T e rm in as i f a s ilit as Per a m a lan s tok P e n jadw alan s tok Pengaw as an s tandar s to k Pener im aan s tok In v e nt ar is s tok P e ni m b unan s tok Pengir im a n s tok Per a w a tan s tok P engurangan s tok A n alis a penjualan P e ram a lan pes anan Per a m a lan penjualan Buat k ont ra k jual M a su ka n p e sa n Ak unt ans i jual Lay anan pelanggan T e rm inas i k ont ra k j u al B u at k ont rak ar m ada T e rm in as i k o nt ra k ar m a d a Per enc ana a n ar m ada P e renc anaan s a lur P e renc anaan pes anan Per enc ana a n r u te P e nerim aan pes anan T ra n s a ksi sa lu r Kendali s a lu r K e ndali arm ada
Gambar III.11.Modus proses bisnis penentu
20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55% 60% P e renc anaan angga ran Hu ku m Pa ja k As ur ans i Mo d a l Pe ne ri m a an p e m ba y a ra n P e m budg et an A lir an dana A k unt a n s i um um P e m b uk uan angg ar an E v al uas i angg ar an K e n dali har ga k endal i m o dal K end ali t ans ak s i D is tr ibu s i an ggar an P e re nc ana an f a s ili ta s S tandar f a s ili ta s P engad a an f a s ili ta s A lo k a s i fa s ili ta s Ad m ins tr as i f a s ili ta s Pe ra wa ta n fa s ili ta s E v alu a s i um ur f a s ili ta s U rus an ek s ter nal Lay anan i n fo rm a s i P e n g gant ian f a s ili ta s P e renc a naan per s o ni l K ebij a k an k o m p e n s a s i R e k ru t per s o nil A lo k as i per s o n il P enu gas an per s o nil Ad m ini s tr a s i per s o nil P e n gem ba ngan per s o n il P e ngga jian La por an k egia tan Ev alua s i k egia tan E v al uas i k o m p et ens i As ur ans i P e n gundu ra n dir i Pe m ber hen tian p e rs oni l
53
III.2.5. Analisis Sistem Pendukung Aktual
Analisis sistem pendukung aktual memperlihatkan sistem dan teknologi pendukung bisnis rantai pasok BBM yang digunakan di Depot Pertamina. Hal ini dilakukan dengan mengidentifikasi sistem dan aplikasi yang digunakan untuk mendukung bisnis. Sistem pendukung aktual ditunjukkan Zachman Framework (10) pada perspektif pemilik yang menunjukkan model proses bisnis dan pada aspek dimana proses dilaksanakan.
Sistem pendukung aktual yang digunakan dalam rantai pasok BBM, melakukan proses manual yang dengan SPBU, Terminal dan Transport. Sistem ini juga melaporkan penjualan pada UPMS dan BPH Migas. Sistem ini dijelaskan pada Gambar III.13. dan dimodelkan secara sederhana pada diagram konteks. Sistem tersebut terdiri dari:
1. Sistem Arus Minyak Pemasaran FD23x 2. SAP Modul SD Sales-Distribution 3. SAP Modul FI Financial
4. SAP Modul HR Human Resource 5. Tank Automated Systems (TAS)
6. Spreadsheet dan Database Manajemen Stok. 7. Spreadsheet dan Database Manajemen Asset. 8. Spreadsheet dan Database Manajemen Plant
III.2.5.1. Sistem Arus Minyak Pemasaran FD23x
Menurut Pertamina (2004), FD23x merupakan sistem arus minyak pemasaran legacy (lama) dan offline, yang menghasilkan laporan antara lain:
a. FD233 merupakan laporan arus minyak yang menunjukkan mutasi (penerimaan dan pengiriman), terdiri dari:
b. FD233 A2 merupakan laporan penerimaan produk dengan transportasi darat. c. FD233 B2 merupakan laporan pengiriman produk dengan transportasi darat. d. FD235 merupakan laporan arus minyak menunjukkan data stok, penerimaan,
pengiriman, penjualan, loss/gain (kurang/lebih) di suatu lokasi Depot. Bill of Distribution diolah pada sistem ini.
e. FD 231 merupakan konsolidasi (gabungan) FD235 dari seluruh lokasi dalam satu unit di kantor pusat (unit pemasaran).
III.2.5.2. Systems, Application and Product in Data Processing (SAP)
SAP (Systems, Application, and Product in data processing) merupakan suatu sistem yang dikembangkan untuk mendukung perusahaan dalam menjalankan kegiatan secara lebih efisien dan efektif. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung transaksi yang dilakukan (7). Modul SAP yang digunakan online di Depot Pertamina, antara lain:
1. SAP SD-Sales & Distribution: Bagian ini membantu dalam kegiatan pesanan pelanggan seperti penjualan, pengiriman dan penagihan.
2. SAP HR-Human Resource: Bagian ini membantu dalam kegiatan personil 3. SAP FI-Finansial: Bagian ini membantu dalam administrasi akuntansi standar
pada bagian finasial
Modul SAP yang direncanakan untuk digunakan online di Depot Pertamina, antara lain:
1. SAP MM-Materials Management: Bagian ini membantu dalam kegiatan procurement dan pengelolaan inventaris.
2. SAP AM-Asset Management: Bagian ini membantu dalam pengelolaan aset keseluruhan.
55
3. SAP PM-Plant Maintanace: Bagian ini membantu dalam administrasi perbaikan teknis sistem.
4. SAP CO-Controlling: Bagian ini membantu dalam kendali harga dan analisis probabilitas.
III.2.5.3. Tank Automated Systems (TAS)
TAS merupakan alat operasi otomatis online di Depot Pertamina (2). Tugas TAS dalam alir kerja rantai pasok BBM, dijelaskan menurut proses bisnis antara lain: 1. Penerimaan stok, TAS menerima batch program dari kilang yang memberikan
urutan produk, jumlah produk, estimasi waktu penyaluran dan tujuan masing-masing produk.
2. Penimbunan stok dan pengawasan standar stok, TAS mencetak Tank Ticket Open untuk tangki-tangki yang akan digunakan menerima batch, dan memberikan konfirmasi kepada terminal pengirim. Kemudian TAS mengawasi penerimaan dengan memantau volume yang diterima, menggunakan Automatic Tank Gauging (ATG) dan Turbin flowmeter. Berikutnya, TAS mengawasi jenis produk yang mengalir melalui densitometer.
3. Inventaris stok, TAS mencetak Tank Ticket Close dan menerbitkan Certificate of Quantity Pumped (CQP) untuk setiap produk yang diterima.
4. Pengiriman stok dan pengurangan stok, TAS mengunduh Drop Order (DO) pada proses penyaluran, untuk pemesanan salur BBM dan memvalidasi transporter berdasarkan DO. Kemudian TAS mencetak instruksi pengisian (jumlah pengisian dan nomor bangsal pengisian). Setelah pengisian, TAS menerbitkan surat jalan yang merupakan instruksi bagi truk tangki untuk mengantarkan muatan ke alamat yang tertera.
5. Hasil operasi penimbunan dan penyaluran tersebut diolah sampai menghasilkan Kendali armada, Penjadwalan stok dan Peramalan stok.
Sistem aktual ini kemudian dihubungkan dengan proses bisnis dan sumber daya dengan menggunakan matriks. Matriks ini menunjukkan kepemilikan sistem aktual atas proses yang didukung. Sistem aktual yang dipakai diberi kode C (current). Sistem yang masih direncanakan diberi kode P (planned). Sistem yang sedang dikembangkan secara aktual diberi kode C/P (current/planned). Contohnya pada proses analisis penjualan pada saat ini menggunakan FD23x dan Spreadsheet diberi notasi C, sedang dikembangkan dengan SAP SD dan SAP FI diberi notasi C/P, direncanakan akan menggunakan SAP CO diberi notasi P dan seterusnya. Matriks proses bisnis dengan sistem aktual diperlihatkan pada Tabel III.11. Matriks sumber daya dengan sistem aktual. diperlihatkan pada Tabel III.12.
Hasil analisis sistem aktual menunjukkan, bahwa sistem yang secara online terintegrasi hanya sistem internal, sistem operasi penimbunan, sistem operasi penjualan dan sistem operasi distribusi. Sistem ini tidak mendukung langsung keputusan strategis. Sistem ini hanya menjamin ketersediaan BBM hingga disalurkan dengan transport. Keadaan sistem ini memperlihatkan bentuk redudansi dan duplikasi sistem yang dipakai untuk mendukung proses. Redudansi ini menunjukkan sistem dalam tahap pengembangan dan belum adanya kepercayaan terhadap sistem.
57
Tabel III.11.Matriks proses-sistem aktual
PR OSES A nal is is ek on om i A n a lis is p a sa r P e re nc ana an s tr a tegi k P e rs y a ra ta n s u m ber d a y a Pe rama la n ek on o m i P ros es l is e n s i P eng aw as an s ta nda r k e re k a y a s a a n P e ra nc ang an k e re k a y a s a an P eng em ba ng an k e re k a y a s a a n P ros es k o n s tr u k s i T e rm in a s i f a s ilit a s P eng aw as an s ta nda r s tok P enj a d w a la n s tok Pe ra ma la n st o k P ene ri m a a n s tok In ve n ta ris st o k P eni m b una n s tok P e ra wa ta n s tok P eng ur a n g an s to k P eng ir im an s tok A nal is is pe nj ua la n Pe rama la n pe s a n a n Pe rama la n pe nj ua la n B uat k o nt ra k j u al Te rm in a s i ko n tra k j u a l A k u n tans i j u al P ene ri m a a n j ual L a y a na n pe la ng g a n B uat k o nt ra k ar m a da Te rm in a s i ko n tra k a rm a d a P e re nc ana an a rm a d a P e re nc ana an s a lu r P e re nc ana an r u te P ene ri m a a n pe s a n a n T ra n s a ks i sa lu r K end al i ar m a da K e n a li s a lu r SISTEM
Sistem Arus Minyak Pemasaran FD23x C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C
SAP Modul SD Sales-Distribution C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P
SAP Modul FI Financial C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P
SAP Modul HR Human Resource
Tank Automated Systems C C C C C C C C C C C C C C C
Spreadsheet dan Database Manajemen Stok C C C C C C C C C
Spreadsheet dan Database Manajemen Asset C C Spreadsheet dan Database Manajemen Plant C C
Spreadsheet dan Database Manajemen Kendali C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C
SAP Modul MM Materials Management P P P P P P P P P P P P P P
SAP Modul AM Asset Management P P P P P P P P P P
SAP Modul PM Plant Management P P
SAP Modul CO Controlling P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P
Perencanaan Kerekayasaan Penimbunan Penjualan Penyaluran
Tabel III.12.Matriks sumber daya-sistem aktual
SUMBER D A YA PEND UKUN G P e re nc a n a a n an gg ar an Hukum Paj a k As uran s i Mo d a l P e ne ri m a a n p e m b ay a ra n P e m b ud ge ta n A lir an da na Ak un ta ns i umum Pembu k u an an gg aran Ev alu a s i an gg aran K e nd al i h a rg a k e nd al i m o da l K e nd al i t a ns ak s i D is tr ib u s i an gg ar an P e ren c an aa n f a s ilit as St an da r f a s ili tas P e n g a d aa n f a silit as A lok a s i f a s ilit a s A d minst ra s i f a s ilit a s P e rawa ta n f a s ilit a s E v alu a si umur fa s ilit a s U rus an ek s te rn a l L a y a na n i n fo rm as i P e n g g a nt ian f a s ilit a s Peren c an aa n p e rs o n il K e b ija k a n ko m p e n sa s i R e k rut pe rs o n il A lo k as i pe rs o n il P e nu ga s a n pe rs on il Adminis tr a s i p e rs on il P e ng em ba ng an pe rs o n il P e ng ga jia n La po ra n k e gia ta n Ev alu a s i k e g iatan Ev alu a s i k o mp et e n s i As uran s i Pen g u n du ra n diri P e m b er he nt ia n pe rs o n il SISTEM
Sistem Arus Minyak Pemasaran FD23x SAP Modul SD Sales-Distribution
SAP Modul FI Financial C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P
SAP Modul HR Human Resource C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P C/P
Tank Automated Systems
Spreadsheet dan Database Manajemen Stok
Spreadsheet dan Database Manajemen Asset C C C C C C C C C C
Spreadsheet dan Database Manajemen Plant C C C C C C C C C C
Spreadsheet dan Database Manajemen Kendali C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C
SAP Modul MM Materials Management SAP Modul AM Asset Management SAP Modul PM Plant Management
SAP Modul CO Controlling P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P
III.3. Ringkasan Analisis Rantai Pasok BBM
Analisis keadaan rantai pasok BBM dibagi atas analisis objektif bisnis dan analisis proses bisnis. Analisis proses bisnis terdiri dari value chain analysis; penentuan proses bisnis utama, sumber daya dan kelompok proses; analisis struktur organisasi; penentuan proses penentu; dan analisis sistem pendukung aktual.
Analisis objektif bisnis bertujuan untuk mendapatkan persyaratan kebutuhan rantai pasok BBM. Pada analisis ini ditemukan bahwa:
a. Rantai pasok BBM dijalankan sesuai dengan prinsip SCM, yang menguntungkan pada kegiatan penjualan. Pengikatan dengan lisensi pertamina terhadap transport dan SPBU, tanpa kendali dan komitmen terhadap lisensi tersebut mengakibatkan kendala pada perjalanan BBM ke SPBU.
b. Kendala rantai pasok BBM yang ditemukan antara lain kehilangan fisik, kehilangan semu, kendala respon dan kendali informasi diantara pihak rantai pasok BBM. Persyaratan kebutuhan untuk mengatasi kendala ini adalah penjadwalan, komunikasi, kendali dan kebijakan dalam teknologi informasi. c. Depot Pertamina merupakan pusat kegiatan dan sumber informasi pada rantai
pasok BBM, maka Depot Pertamina dijadikan wadah dari arsitektur informasi dan diharapkan dapat menjadi pengelola dari rantai pasok BBM.
d. Objektif bisnis rantai pasok BBM ditetapkan berdasarkan rantai pasok umum, yaitu: integrasi informasi, sinkronisasi perencanaan, koordinasi alir kerja dan diharapkan menghasilkan model bisnis baru.
Analisis proses bisnis rantai pasok BBM dibagi atas beberapa kegiatan yaitu: a. Kurangnya respon informasi antara BPH Migas dan entitas lainya
menyebabkan kurang kendali dan komitmen terhadap ketersediaan BBM dan berdampak loss.
b. Proses bisnis rantai pasok BBM dipetakan pada tingkat proses bisnis BBM dan alur kerja, untuk memperlihatkan integrasi antar proses bisnis BBM.
59
c. Kelompok proses dipetakan pada alur kerja untuk memperlihatkan integrasi antar kelompok proses.
d. Pada analisis struktur organisasi ditemukan bahwa tidak ada koordinasi khusus informasi karena informasi tidak dipandang sebagai sumber daya. e. Proses bisnis penentu memperlihatkan prioritas pada proses utama yaitu
penimbunan dan pada sumber daya pendukung yaitu fasilitas, sesuai dengan tugas Depot Pertamina.
f. Sistem pendukung aktual yang secara online terintegrasi hanya sistem internal, sistem operasi penimbunan, sistem operasi penjualan dan sistem operasi distribusi. Sistem ini tidak mendukung langsung keputusan strategis. Sistem ini hanya menjamin ketersediaan BBM hingga disalurkan dengan transport. Keadaan sistem ini memperlihatkan bentuk redudansi dan duplikasi sistem yang dipakai untuk mendukung proses. Redudansi dan duplikasi ini menunjukkan sistem dalam tahap pengembangan dan belum adanya kepercayaan terhadap sistem.
