BAB 3
DESKRIPSI PROSEDUR BERJALAN
PT PUSPA PHARMA
1.1 Gambaran Umum dan Sejarah Perusahaan 1.1.1 Gambaran Umum
PT PUSPA PHARMA adalah perusahaan yang terdiri dari orang-orang yang antusias, agresif, jujur, positif, kreatif, mempunyai kepemilikan, tanggung-jawab dan komitmen yang tinggi terhadap visi kami, dan mengutamakan kualitas kerja dan pelayanan prima bagi konsumen kami.
PT PUSPA PHARMA bergerak di bidang kesehatan. Misi kami adalah membuat orang menjadi lebih sehat dan lebih membahagiakan. Kami ingin agar semua insan PUSPA PHARMA baik karyawan, partner, pelanggan dan konsumen kami menjadi lebih sehat supaya dapat lebih bahagia lagi. Dengan menyediakan solusi kesehatan yang baik, teruji, dan dengan sebuah ketulusan, kami yakin bahwa kami akan membuat semua orang di dunia ini menjadi lebih sehat dan lebih bahagia.
PT PUSPA PHARMA menyediakan produk-produk kesehatan yang inovatif dan berkualitas. Setiap produk-produk kami diproses dengan kontrol kualitas kerja yang ketat sehingga memberikan manfaat yang besar bagi konsumen kami. Kami berkerja dengan semangat dan profesionalitas yang tinggi, yang berorientasi kepada kepuasan konsumen tinggi.
Konsumen kami adalah semua orang yang ingin menjaga atau meningkatkan kesehatan dan kualitas hidupnya. Konsumen kami, tua maupun muda, pria dan wanita, mempunyai semangat hidup dan kemauan yang tinggi dalam menjaga kesehatannya.
PT PUSPA PHARMA adalah perusahaan yang bersemangat tinggi, agresif dan kekeluargaan. Kami adalah keluarga besar, yang bahagia dan sehat, dan senantiasa meraih tantangan yang lebih tinggi.
1.1.2 Sejarah Perusahaan
PT PUSPA PHARMA adalah sebuah perusahaan berbasis di Jakarta yang bergerak di bidang obat-obatan herbal (jamu) dan makanan/minuman kesehatan. Pada awal berdiri tahun 2001 bernama PT JAMU PUSPO INTERNUSA kemudian pada awal tahun 2010 berganti nama menjadi PT PUSPA PHARMA. Perusahaan didirikan oleh Bapak Tjipto Pusposuharto dan memulai memproduksi produk suplemen kesehatan dari buah mengkudu yang kemudian terkenal dengan nama PACEKAP®.
PT PUSPA PHARMA lahir sebagai bagian dari Puspa Group yang telah menggeluti bisnis farmasi di Indonesia selama lebih dari 40 tahun. Berbekal pengalaman tersebut, pihak manajemen melihat sebuah celah di bidang industri jamu, yang sebetulnya masih merupakan bagian dari industri farmasi, sebagai salah satu peluang khususnya untuk pasar internasional. Pihak manajemen pusat kemudian mulai membuat konsep produk PACEKAP® yang menjadi cikal bakal berdirinya sebuah perusahaan dengan nama PT JAMU PUSPO INTERNUSA.
Pada tahun 2001, JAMU PUSPO mulai memproduksi dan memasarkan produk PACEKAP®, sari buah mengkudu dalam kapsul, yang kebetulan pada saat itu sedang menjadi trend dalam pasar obat herbal. Untuk mendistribusikan produknya, JAMU PUSPO kemudian bekerja-sama dengan perusahaan distribusi nasional PT DOS NI ROHA yang mempunyai cabang di lebih dari 30 kota di seluruh Indonesia, sehingga produk seperti PACEKAP® langsung tersedia di ribuan apotik, toko obat dan juga supermarket di seluruh Indonesia. Dalam waktu kurang dari satu tahun sejak diluncurkan, PACEKAP® meraih Brand Awareness dan Top of Mind tertinggi di kategori makanan suplemen herbal dan menjadi perbincangan di dunia marketing dan media di Indonesia.
Selain itu, JAMU PUSPO mulai mencoba memasuki pasar ekspor dengan ikut serta dalam pameran Herbal Asia di Malaysia (2003) dan Indonesia Solo Exhibition di Sharjah-UEA (2004) dan mendapat sambutan yang sangat baik. Pada tahun 2005, JAMU PUSPO berhasil menggandeng
mitra di Uni Emirat Arab yaitu Assirat Trading Company, dan mengirimkan
container pertama dengan produk Noni Tea pada bulan Juli 2005.
Selanjutnya, permintaan untuk ekspor terus berdatangan sehingga pada awal tahun 2006 dibentuklah divisi International Business. Sampai tahun 2006, JAMU PUSPO telah menandatangai perjanjian kerja sama dengan Uni Emirat Arab meliputi seluruh Negara Arab (GCC), Filipina, Amerika Utara (Amerika Serikat dan Kanada), Australia, Taiwan dan Malaysia.
’Manual Sistem Manajemen Mutu’ (selanjutnya disebut ’Manual’) berfungsi untuk menetapkan kebijakan dan prosedur yang dipergunakan oleh PT PUSPA PHARMA untuk memastikan produk dan jasa yang disediakan oleh PT PUSPA PHARMA memenuhi persyaratan pelanggan dan tujuan bisnis organisasi secara konsisten dan handal. Manual ini ditujukan untuk digunakan oleh seluruh karyawan PT PUSPA PHARMA serta pelanggan dan lembaga eksternal lainnya seperti badan sertifikasi pihak ketiga. Kebijakan dan prosedur dalam Manual ini digunakan untuk menyediakan dan mengkomunikasikan persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh seluruh karyawan PT PUSPA PHARMA.
Persyaratan tersebut didasarkan pada persyaratan pelanggan serta Standar Nasional dan Internasional yang berlaku atas proses operasional PT PUSPA PHARMA. Untuk itu, persyaratan tersebut akan diperbaharui apabila terjadi perubahan persyaratan pelanggan dan persyaratan standar untuk meningkatkan mutu.
1.1.3 Visi dan Misi Perusahaan 1.1.3.1 Visi Perusahaan
“Kita adalah perusahaan farmasi Terkemuka yang memiliki Kekuatan seperti perusahaan besar dan Kelincahan seperti perusahaan kecil”
• Menyediakan solusi melalui produk-produk kesehatan pilihan yang berkualitas dan inovatif yang didukung oleh pelayanan yang lebih
• Melalui organisasi profesional yang didukung SDM dan sistem yang berkualitas dan ter-standard
• Memiliki kondisi keuangan yang sehat untuk menjamin pertumbuhan bisnis yang berkesinambungan
• Membangun iklim kerja yang kondusif yang menciptakan kesejahteraan baik bagi Karyawan, Shareholders, dan Lingkungan
1.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan
1.1.4.1 Struktur Organisasi Keseluruhan
1.1.4.2 Struktur Organisasi Quality Management Office
Gambar 3.2 Struktur Organisasi QMO
1.1.5 Uraian Pekerjaan
1.1.5.1 Uraian Pekerjaan Umum Sekretariat
• Menyusun schedule meeting : (office) atasan (perencanaan, penjadwalan dan pengawasan jadwal yang baik). Bisa meliputi : mulai persiapan, membuat undangan, mengatur tempat, mempersiapkan agenda dan laporan
• Pengarsipan : Penyimpanan data-data penting (Surat Masuk/Keluar, Internal Memo, Surat Keputusan dll) yang isinya mengenai hubungan dan perjanjian dengan pihak lain
• Korespondensi : Mengatur surat masuk dan keluar, mengonsep surat, mengetik surat, mengklasifikasikan surat
• Membuat Internal Memo, SK, Pengumuman Direksi • Membuat Notulen Meeting
• Membantu dalam membuat presentasi meeting, dll • Membantu atasan administrative
Personal Assistant
• Menyusun schedule meeting : (office/pribadi) atasan (perencanaan, penjadwalan dan pengawasan jadwal yang baik). Bisa meliputi : mulai persiapan, membuat undangan, mengatur tempat, mempersiapkan agenda dan laporan
• Pengarsipan :
− Penyimpanan data-data penting yang berhubungan dengan perusahaan (Surat Masuk/Keluar, Internal Memo, penyelesaian administrasi dll)
− Penyimpanan data – data pribadi Atasan (Surat Masuk/Keluar, dokumen-dokumen pribadi, dll)
− Penyimpanan data-data atasan yang bersifat confidential • Korespondensi : Mengatur surat masuk dan keluar, mengonsep
surat, mengetik surat, mengklasifikasikan surat • Membuat Internal Memo, SK, Pengumuman Divisi • Secret Keeper di divisi itu sendiri maupun perusahaan • Mengurus perjalanan pimpinan beserta akomodasi • Mengatur kas kecil
• Membantu dalam membuat presentasi meeting, dll • Membantu atasan baik administratif maupun pribadi
General Manager Ethical
• Menyusun rencana jangka panjang untuk meningkatkan penjualan demi tercapainya target perusahaan
• Memonitor pelaksanaan kebijakan dan strategi perusahaan serta memastikan kelancaran pelaksanaannya agar dapat berjalan secara maksimal dan tepat
• Mengontrol dan mengevaluasi implementasi strategi agar memperoleh masukan strategis sebagai usulan untuk kebijakan tahun berikutnya
• Mengevaluasi dan menganalisa hasil implementasi strategi perusahaan serta mencari usulan atas pemecahan masalah yang timbul
• Meng-kontrol semua biaya yang berkaitan dengan divisi marketing sehingga tepat sasaran dan efektif
• Secara berkala mengadakan pertemuan dengan distributor
• Bekerja sama dengan HRD untuk me-recruit dan mengembangkan SDM yang diperlukan atau telah ada
• Melakukan koordinasi sebaik-baiknya dengan antar bagian dalam perusahaan
General Manager OTC
• Menyusun rencana jangka panjang untuk meningkatkan penjualan demi tercapainya target perusahaan
• Memonitor pelaksanaan kebijakan dan strategi perusahaan serta memastikan kelancaran pelaksanaannya agar dapat berjalan secara maksimal dan tepat
• Mengontrol dan mengevaluasi implementasi strategi agar memperoleh masukan strategis sebagai usulan untuk kebijakan tahun berikutnya
• Mengevaluasi dan menganalisa hasil implementasi strategi perusahaan serta mencari usulan atas pemecahan masalah yang timbul
• Meng-kontrol semua biaya yang berkaitan dengan divisi marketing sehingga tepat sasaran dan efektif
• Secara berkala mengadakan pertemuan dengan distributor
• Melakukan koordinasi sebaik-baiknya dengan antar bagian dalam perusahaan
QA/QC Manager
• Menyetujui atau menolak bahan awal, bahan pengemas, produk antara, produk rumahan dan produk jadi
• Memastikan bahwa seluruh pengujian yang diperlukan telah dilaksanakan
• Memberi persetujuan terhadap spesifikasi, petunjuk kerja, pengambilan contoh, metode pengujian, dan prosedur pengawasan mutu lainnya
• Mengevaluasi / mengkaji catatan bets
• Meluluskan atau menolak produk jadi untuk penjualan dengan mempertimbangkan semua faktor terkait
• Memastikan bahwa pelatihan awal dan berkesinambungan bagi personel di departemennya dilaksanakan dan diterapkan sesuai kebutuhan
PPIC Manager
• Memastikan sasaran mutu PPIC, yaitu memastikan stock yang cukup dan memadai untuk menunjang proses marketing
• Menyusun jadwal produksi untuk menjaga ketersediaan produk jadi sesuai dengan kebutuhan marketing
• Memantau realisasi jadwal produksi
Accounting & Logistic Manager
• Merencanakan strategi akunting perusahaan secara tepat sesuai strategi bisnis perusahaan
• Mengevaluasi dan menganalisa implementasi sistem akunting untuk memberi masukan terhadap sistem keuangan dan strategi bisnis
• Mengarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian akunting agar dapat berjalan optimal dan meningkatkan kinerja SDM akunting • Menyusun, bersama-sama dengan Penanggungjawab Logistik di
semua area, kebijakan dan strategi logistik perusahaan untuk menjadi acuan dalam pengelolaan logistik dalam menunjang pengadaan kebutuhan barang di setiap tempat
Finance Manager
• Membuat proyeksi cash flow
• Membuat analisa antara proyeksi cash flow dengan realisasi cash
flow
• Meng-approved dan mengecek semua transaksi, baik kas maupun bank
• Me-manage keuangan/dana yang ada pada rekening bank, baik rekening koran maupun rekening pinjaman
Marketing Service Manager • Menyusun jadwal field audit
• Memastikan field audit dilaksanakan sesuai jadwal yang telah ditentukan
• Melaksanakan desk audit
• Mengkoordinasi pekerjaan MSA dan MSS
HRGA – Legal Manager
• Menyusun & mengelola Standard Operating Prosedure HRGA • Memastikan proses rekrutmen berjalan efektif
• Mengatur bank data kandidat karyawan
• Menyusun dan mengatur program pengembangan karyawan
• Mengatur seluruh fasilitas kerja dapat dipergunakan dengan efektif & efesien
• Mengatur seluruh asset karyawan agar penggunaannya tepat sasaran & mutu
• Memastikan adanya hubungan industrial yang harmonis dengan membina komunikasi yang baik dengan seluruh karyawan dan membina hubungan yang baik dengan instansi terkait (Disnaker, Jamsostek dll) dan selalu memperbarui peraturan pemerintah yang berkaitan dengan SDM
• Membuat laporan kepada management meliputi seluruh aktivitas HRGA sesuai format yang ditentukan
Information Communication Technology Manager
• Me-manage Teknologi Informasi dan Sistem Komputer, baik
hardware, software dan network
• Menganalisa dan men-develop sistem aplikasi yang dibutuhkan oleh departemen lain
• Mengembangkan sistem aplikasi yang sudah ada
• Memastikan seluruh kebutuhan operasional yang berhubungan dengan komputer dan komunikasi terpenuhi
• Membuat laporan mengenai perkembangan project kepada
Management.
1.1.5.2 Uraian Pekerjaan Quality Management Office QMR (Quality Management Representative)
• Bertanggung jawab kepada Manajemen
• Memastikan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan, diimplementasikan dan dipelihara
• Melaporkan kepada pimpinan perusahaan tentang kinerja sistem manajemen mutu dan kebutuhan apapun untuk perbaikan sesuai SOP No : PP.QMR.2-SOP.03 Tinjauan Manajemen
• Memastikan promosi kesadaran tentang persyaratan pelanggan di seluruh organisasi
• Tanggung jawab QMR dapat mencakup sebagai penghubung dengan pihak luar dalam masalah yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu
• Seluruh pengajuan biaya untuk kepentingan implementasi ISO tetap menjadi kewenangan Direktur
Lead IQA (Koordinator Internal Quality Auditor) • Bertanggung jawab kepada QMR
• Memastikan dilaksanakannya proses audit internal atas sistem manajemen mutu
• Memastikan pelaksanaan audit sistem manajemen mutu secara efektif dalam mengevaluasi tingkat pemenuhan atas kebijakan, objektif, target, rencana kerja dan program serta prosedur mutu yang bertujuan memastikan implementasi ISO berjalan dengan baik dan benar
• Melaksanakan SOP.QMR.2-SOP.04 - Audit Mutu dan PP.QMR.3-WI.01 – Pelaksanaan Audit Mutu Internal
DC (Document Control)
• Bertanggung jawab kepada QMR
• Sebagai notulis pada pelaksanaan kegiatan Manajemen Mutu Perusahaan
• Memastikan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan dan dipelihara
• Memastikan seluruh dokumen dikendalikan sesuai dengan SOP No : PP.QMR.2-SOP.01 – Pengendalian dokumen
• Memastikan catatan mutu dikendalikan sehingga data selalu tersedia, akurat dan dapat diandalkan sesuai dengan SOP No : PP.QMR.2-SOP.02 – Pengendalian Catatan
Core Team
• Bertanggung jawab kepada QMR
• Membantu QMR dalam menyusun dokumen mutu dan membangun Quality Management System di perusahaan
• Mendampingi QMR dalam pembahasan tindakan koreksi dan pencegahan dengan memberikan sumbangan pikiran dan tenaga • Masa kerja sampai dengan perusahaan mendapatkan sertifikat ISO
9001:2008
1.1.6 Gambaran Umum Proses Bisnis PT PUSPA PHARMA
1.2 Prosedur Berjalan
1.2.1 Standard Operating Procedure (SOP) 1.2.1.1 Marketing Ethical
SOP Marketing Plan PP.ETH.2-SOP.01
1. Setiap awal bulan Oktober pimpinan Marketing mengarahkan tim untuk membuat perencanaan strategis tahun mendatang.
2. Perencanaan Marketing yang dilakukan adalah untuk produk-produk yang sudah mendapatkan nomor registrasi atau izin dari instansi yang berwenang yang sudah dipasarkan.
3. Marketing melakukan:
• Product Manager melakukan analisis pasar untuk mendapatkan informasi keadaan makro (ekonomi, sosial, politik), mikro (market size, market trend dan
competitor).
• Marketing Manager melakukan analisis sales untuk memperoleh informasi sales trend, market share dan atau potential customer.
• Analisis produk menetapkan strategi penjualan yang tepat dengan karakteristik produk tersebut.
4. Product Manager, Marketing Manager dan atau pejabat setingkatnya membuat rancangan Marketing Plan untuk setiap produk yang menjadi tanggung jawab masing-masing yang terdiri:
• Target penjualan (Sales Forecast), anggaran, dan strategi pemasaran.
• Jumlah field force, area penempatan dan strategi penjualan.
5. Product Manager, Marketing Manager dan atau pejabat setingkatnya mengajukan persetujuan rancangan Marketing
Plan kepada General Manager dan atau pejabat
setingkatnya.
6. General Manager dan atau pejabat setingkatnya menganalisa, menyempurnakan dan merangkum rancangan
Marketing Plan, mencakup seluruh produk yang menjadi
tanggung jawabnya.
7. General Manager dan atau pejabat setingkatnya mengajukan persetujuan rancangan Marketing Plan kepada Direksi selambat-lambatnya akhir November tahun berjalan.
8. Pimpinan Departemen Marketing dan atau Direksi melakukan koordinasi dengan pimpinan departemen terkait untuk mensosialisasikan Marketing Plan yang telah disetujui oleh Direksi selambat-lambatnya akhir Desember tahun berjalan.
SOP Handling Customer Complain PP.ETH.2-SOP.02
1. Field Force atau Sekretariat Marketing menerima keluhan pelanggan baik secara lisan maupun tulisan melalui telephon, surat atau email.
2. Sekretariat Marketing mencatat keluhan pelanggan pada Formulir Catatan Keluhan Pelanggan dan melakukan identifilkasi kategori keluhan dengan parameter sebagai berikut : Kategori Permasalahan Penanggungjawab Departemen Otorisasi Kelayakan Keluhan Pelanggan
Produk Marketing Product Manager
Pengiriman Logictic Logistic Manager
Pembayaran Finance Finance Manager
Pelayanan Marketing Sales Manager/Area Sales Manager atau penjabat
3. Field Force bersama departemen terkait menganalisa keluhan yang diterima dan melakukan verifikasi kepada pelanggan. Apabila diperlukan dan dimungkinkan verifikasi dilakukan dilokasi pelanggan.
4. Sekretariat Marketing akan menerbitkan Form F-FKP. 5. Field Force bersama dengan departemen terkait melakukan
tindakan perbaikan dan pencegahan.
6. Field Force bersama dengan penanggung jawab departemen terkait melakukan evaluasi efektivitas pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan.
7. Field Force akan menginformasikan tindakan perbaikan dan pencegahan kepada pelanggan untuk mendapatkan verifikasi. 8. Keluhan pelanggan dianggap selesai apabila tidak muncul ketidaksesuaian dan atau keluhan yang sama dari pelanggan yang bersangkutan.
9. Keluhan pelanggan yang telah dianalisa oleh departemen terkait diserahkan ke Sekretariat Marketing.
10. Secara periodik 1 (satu) bulan sekali Sekretariat Marketing merekap data keluhan pelanggan untuk dilaporkan ke Manajemen.
SOP Customer Satisfaction Monitor PP.ETH.2-SOP.03 1. Sekretariat berkoordinasi dengan Product Management akan
membuat rencana kerja untuk pengukuran tingkat kepuasan pelanggan.
• Pelaksanaan monitoring pengukuran tingkat
kepuasan pelanggan dilakukan setahun sekali setiap bulan Agustus.
• Tentukan prioritas pelanggan berdasarkan kinerja organisasi.
2. Product Management melaksanakan pengukuran tingkat kepuasan pelanggan melalui salah satu metode :
• Tanya jawab dengan pelanggan
• Mengirimkan form survey kepuasan pelanggan
• Meninjau kinerja organisasi melalui klaim dan keluhan pelanggan
3. Sekretariat berkoordinasi dengan Product Management untuk menindaklanjuti hasil pemantauan kepuasan pelanggan secara kualitatif dan kuantitatif dengan:
• Pengumpulan data • Analisa data
• Membuat laporan hasil akhir atau kesimpulan
4. Sekretariat melakukan koordinasi guna membahas hasil survey dengan departemen terkait serta menetapkan tindakan koreksi dan atau pencegahan merujuk arahan pimpinan tertinggi Departemen Marketing.
5. Product Management melakukan monitoring hasil survey untuk memastikan bahwa tindakan koreksi dan pencegahan dilaksanakan.
6. General Manager dan atau pimpinan setingkatnya melaporkan hasil pelaksanaan survey kepuasan pelanggan dan perkembangan monitoring-nya kepada Direksi didalam agenda tinjauan manajemen.
SOP Product Recall PP.ETH.2-SOP.04
1. Setelah menerima informasi penarikan produk dari
Regulatory Officer, tim Marketing menginformasikan secara
langsung ataupun melalui telpon, email atau fax, ke distributor, apotik, instalasi farmasi Rumah Sakit, disertai dengan memberikan Form Product Recall yang harus diisi
dan dikirim kembali ke Puspa Pharma dalam waktu 2 x 24 Jam.
2. Tim Marketing memberikan informasi rekonsiliasi, dengan mengidentifikasikan jumlah lot produk yang diterima di gudang, tersisa di gudang dan yang sudah didistribusikan. 3. Logistik/distributor memberikan informasi yang dapat
dilacak dengan baik, dengan memberikan daftar customer yang menerima batch yang terlibat dan jumlah total unit yang dikirim setiap kali.
4. Marketing bekerjasama dengan Distributor, menarik produk yang di-recall dengan cara mendatangi customer jika dibutuhkan.
5. Dokumen Product Recall akan disimpan oleh Logistik dan Marketing minimum selama 7 tahun.
6. Produk yang sudah ditarik dari market akan dikumpulkan di gudang logistik dan penanganan selanjutnya tergantung dengan keputusan Management Puspa Pharma.
SOP Order Management PP.ETH.2-SOP.05
1. Product Manager dan atau pejabat setingkat membuat usulan penerbitan Purchase Order berdasarkan evaluasi & analisis
stock & sales atau merujuk langsung permintaan alokasi
tambahan dari cabang.
2. Product Executive menerima Purchase Order dari distributor melalui fax atau email.
3. Purchase Order dimintakan persetujuan kepada General
Manager/ Direktur melalui mekanisme :
• Approval Purchase Order yang telah fax/email dengan cara menandatangani hardcopy, atau persetujuan lisan (dalam hal tidak di tempat) atau by
email dan mendelegasikan persetujuannya kepada General Manager / Marketing Manager.
4. Purchase Order yang telah disetujui diserahkan Product
Executive ke Bagian Accounting.
5. Product Executive mendapat tanda terima Purchase Order dari Bagian Accounting.
SOP Pengajuan & Permintaan Biaya PP.ETH.2-SOP.06 1. Marketing mengajukan permintaan biaya dilengkapi dengan
dokumen-dokumen pendukung.
2. Marketing mengisi Form PPB yang telah disetujui oleh atasan.
3. Form PPB dikirimkan kepada ke Marketing Administrasi. 4. Marketing Administrasi meminta persetujuan SM, GSM,
MM & GM.
5. Untuk pengajuan biaya promosi diverifikasi terlebih dahulu oleh MSD. Bila ditolak oleh MSD dapat dilakukan perbaikan dan diajukan kembali.
6. Kemudian persetujuan diajukan sampai level Direktur. 7. Bila pengajuan dana ditolak oleh Direktur maka proses
dianggap batal dan Marketing Administrasi menginformasikan ke Marketing yang mengajukan. Setelah diperbaiki dapat diajukan kembali ke Marketing.
8. Bila pengajuan dana disetujui, Marketing Administrasi meregistrasikan pengajuan dana tersebut ke Accounting untuk diproses lebih lanjut ke Finance.
9. Finance memberikan fotocopy tanda bukti transfer atau dengan email ke Marketing Administrasi.
10. Marketing Administrasi menginformasikan bukti transfer ke Marketing.
SOP Pengajuan Permintaan Produksi Produk PP.ETH.2-SOP.07
1. Untuk produk yang sudah dipasarkan, Business
Development Manager menganalisa hasil trend penjualan
oleh Sales Team dan membandingkan dengan stok produk yang ada.
2. Permintaan produksi dijalankan bila stok yang tersedia sudah mendekati minimum stok level, sesuai dengan trend penjualan yang terjadi.
3. Untuk produk baru, permintaan produksi dilaksanakan bila produk baru sudah mendapatkan Nomor Izin Edar dari Badan POM, serta Marketing sudah memutuskan untuk meluncurkan produk tersebut.
4. Permintaan produksi dijalankan dengan menggunakan formulir PP.PPIC.4-FR.04 (Formulir Pengajuan Produksi Produk Baru) dan dilampiri oleh form PP.PPIC.4-FR.01 (Forecast Order).
5. Pengajuan kedua formulir tersebut atas persetujuan GM dan Direktur dan diajukan ke PPIC.
1.2.1.2 PPIC
SOP Pengendalian Inventory PP.PPIC.2-SOP.01 1. Marketing
• Marketing membuat Forecast Sales untuk 1 tahun dengan menggunakan Form Forecast Order (PP.PPIC.4-FR.01) (Hardcopy).
• Marketing mendapatkan persetujuan atas Forecast Sales yang dibuat dari Direksi.
2. PPIC
• Membuat analisa inventory (PP.PPIC.3-WI.02) sebagai input order barang jadi ke bagian produksi dan atau
Supplier.
• Membuat rencana order barang jadi ke bagian produksi dan atau supplier.
• Membuat perintah produksi ke bagian Produksi dan atau membuat Production Order (PP.PPIC.4-FR.02) kepada
supplier.
• Melakukan analisa inventory dengan menggunakan Form
Plan Inventory (PP.PPIC.4-FR.03) dibandingkan dengan
penjualan yang terjadi untuk kemudian me-review
inventory dan perencanaan bulan berikutnya.
• Memastikan Barang jadi dari Produksi sesuai dengan prosedur penerimaan barang (PP.LOG.2-SOP.01 Penerimaan dan penyimpanan barang).
SOP Penentuan Produk Baru PP.PPIC.2-SOP.02
1. Bagian Marketing memberikan gagasan / ide untuk membuat produk baru dengan membuat Form Pengajuan Produksi Produk Baru (PP.PPIC.4-FR.04) dan disertakan Forecast
Order (PP.PPIC-FR.01) selama 12 bulan kepada PPIC.
2. PPIC mencari supplier atau pihak ketiga yang dapat memproduksi gagasan / ide produk tersebut.
3. PPIC mendapatkan informasi perkiraan biaya dan mengajukan ke Direksi.
4. PPIC menginformasikan ke Marketing
5. Marketing mengajukan registrasi produk baru berdasarkan Prosedur Registrasi Produk Baru di BPOM (PP.RO.2-SOP.01)
1.2.1.3 Purchasing
SOP Prosedur Pembelian PP.PUR.2-SOP.01
1. User membuat Purchase Request (PP.PUR.4-FR.01
Purchase Request). Purchase Request mendapat persetujuan
dari atasan User sesuai dengan matriks approval. Purchase
request yang telah disetujui diberikan kepada Purchasing
atau User untuk dijalankan.
2. Purchasing atau User menghubungi supplier untuk meminta penawaran harga atau konfirmasi harga untuk repeat order. Untuk item/jasa baru, Purchasing atau User mencari minimal 2 (dua) supplier untuk perbandingan harga dan
User mengajukan permohonan penambahan item baru ke IT
sesuai dengan WI Pembuatan Master Data Item (PP.IT.3-WI.04)
3. Purchasing memproses input PO (PP.PUR.4-FR.04
Purchase Order) ke dalam SAP. PO yang sudah diterbitkan
ditandatangani oleh Purchasing Manager. Jika Purchase
request sudah ditandatangani oleh Direktur, maka PO
diverifikasi oleh Finance. Jika Purchase request belum ditandatangani oleh Direktur, maka PO harus ditandatangani oleh Direktur. Untuk PO Intercompany, PO yang sudah diterbitkan ditandatangani oleh Purchasing dan diberikan kepada Accounting.
4. Untuk PO yang harus direvisi karena terjadi perubahan spesifikasi barang (ukuran dan atau warna) yang menyebabkan terjadinya perubahan harga lebih tinggi dari nilai PR sebelumnya, maka user mengajukan PR baru dan mengajukan revisi PO ke Purchasing. Sedangkan perubahan yang menyebabkan terjadinya perubahan harga lebih rendah dari nilai PR sebelumnya, maka user cukup menginformasikan secara tertulis kepada Purchasing agar
sisa nilai PO dapat di-close (jika PO sudah diselesaikan pembayarannya).
5. Penerimaan barang
• Untuk PO Item, barang diterima oleh pihak Logistik dan menerbitkan GRPO (Good Received Purchase
Order) dan mengisi Form Berita Acara Pemeriksaan
Barang (PP.PPIC.4-FR.05 Form Berita Acara Pemeriksaan Barang). Barang diperiksa oleh QC dan hasil pemeriksaan di verifikasi oleh Purchasing atau
PPIC. Penerimaan dan penyimpanan barang
(PP.LOG.2-SOP.01).
• Untuk PO Jasa, User atau Purchasing menerima & memeriksa jasa sesuai dengan spesifikasi PO dan mengisi tanda terima jasa.
6. Proses pembayaran atas PO
Proses pembayaran atas PO dibagi menjadi dua berdasarkan kesepakatan dengan supplier.
• PO Pembelian dengan Credit Term
Pembelian dengan credit term adalah pembelian dengan pembayaran dalam jangka waktu tertentu sesuai kesepakatan dengan supplier.
a. Accounting menerima kwitansi tagihan dari supplier dilengkapi dengan PO Asli dari
Purchasing atau User, GRPO dari Logistik atau
Tanda Terima barang/jasa dari supplier.
b. Accounting memproses tagihan supplier ke dalam SAP dengan membuat AP Invoice dan
Purchasing atau User membuat Voucher Bank
atau Kas (BBK atau BKK) yang sudah diverifikasi oleh atasan Purchasing atau User.
c. Setelah disetujui oleh Direktur, AP Invoice dan seluruh dokumen pendukung dikirimkan ke
Finance untuk proses pembayaran.
• PO Pembelian dengan Uang Muka (DP)
Pembelian dengan uang muka adalah pembelian dengan pembayaran sebelum penerimaan barang atau pada saat bersamaan dengan penerimaan barang. a. Purchasing atau User menyerahkan PO ke bagian
Accounting untuk dibuatkan AP Down Payment
melalui SAP.
b. AP DP diserahkan ke Finance untuk proses pembayaran.
c. Bukti pembayaran di Fax ke supplier dengan diketahui Purchasing atau User. Bila pembayaran dengan tunai, Finance memberikan uang tunai dengan tanda terima kepada Purchasing atau
User.
d. GRPO/Tanda Terima, PO diserahkan ke
Accounting untuk pembuatan AP Invoice melalui
SAP.
e. AP Invoice dan seluruh dokumen pendukung diserahkan ke Finance untuk pelunasan pembayaran.
SOP Seleksi dan Evaluasi Supplier PP.PUR.2-SOP.02 1. Seleksi Supplier
• User mencari data supplier baru dan supplier pembanding (khusus untuk jasa tertentu tidak diperlukan supplier pembanding seperti event job
• User melakukan seleksi sesuai dengan kriteria yang ada pada Form Seleksi Supplier (PP.PUR.4-FR.02) dengan disertai rangkuman hasil analisa transaksi secara objektif.
• User mengajukan persetujuan hasil seleksi supplier kepada atasan langsung dan atau pihak terkait lainnya yang sesuai dengan tanggung jawab pekerjaan.
• User melaporkan hasil seleksi supplier kepada
Purchasing.
• Purchasing melakukan verifikasi data supplier yang diberikan oleh user dan mendaftarkan supplier yang lulus seleksi ke dalam daftar supplier terpilih.
2. Evaluasi Supplier
• User melakukan evaluasi supplier minimal setiap 6 bulan sekali berdasarkan kriteria yang terdapat pada Form Evaluasi Supplier (PP.PUR.4-FR.03) dan dokumen panduan evaluasi supplier dengan disertai rangkuman hasil analisa transaksi secara objektif. • User mengajukan persetujuan hasil evaluasi supplier
kepada atasan langsung dan atau pihak terkait lainnya yang sesuai dengan tanggungjawab pekerjaan.
• User melaporkan hasil evaluasi supplier kepada
Purchasing.
• Purchasing melaporkan hasil evaluasi kepada
supplier dan meminta tanggapan dari Supplier atas
hasil evaluasi. Purchasing mengeluarkan nama
Supplier yang tidak memenuhi kualifikasi dari daftar supplier terpilih.
1.2.1.4 HRGA-Legal
SOP Klaim Biaya Pengobatan PP.HRGA-Legal.2-SOP.01 1. Bagian Administrasi HRD menerima pengajuan klaim
pengobatan lengkap dengan kuitansi asli dan bukti-bukti pendukung yang lain dengan menggunakan Form
PP.HRGA-Legal.4-FR.56.
2. Bagian Administrasi HRD memeriksa kelengkapan dan kebenaran data klaim tersebut. Jika berkas klaim pengobatan tidak lengkap dan atau tidak benar maka seluruh berkas dikembalikan kepada karyawan beserta konsekuensi yang timbul.
3. Jika pengajuan klaim melebihi plafon yang ditetapkan maka Bagian Administrasi HRD akan memberitahukan kepada karyawan yang bersangkutan untuk penolakannya .
4. Bagian Personalia menyerahkan bukti klaim pengobatan ke
Bagian Keuangan setelah ditandatangani oleh HRM & GA
Manager.
SOP Cuti dan Ijin PP.HRGA-Legal.2-SOP.03
1. Permohonan cuti kecuali cuti massal harus diajukan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan dengan mengisi lengkap kartu cuti , dan diserahkan kepada bagian HR untuk pengecekan dan pencatatan sisa hak cuti.
2. Kartu cuti yang telah diisi oleh HR diserahkan kepada atasan untuk mendapatkan persetujuan.
3. HR menginformasikan kepada karyawan akan hasil persetujuan atasan terhadap cuti yang diajukan.
4. HR merevisi kartu cuti jika pengajuan cuti tidak disetujui oleh atasan dari karyawan yang bersangkutan.
5. Permohonan ijin harus diajukan karyawan dengan mengisi lengkap formulir permohonan ijin kerja untuk mendapat
persetujuan atasan langsung atau atasan berikutnya kemudian diserahkan kepada bagian HR.
SOP Pelatihan Karyawan PP.HRGA-Legal.2-SOP.04
1. HRGA-Legal Department melakukan analisa kebutuhan
training dan menyusun program training berdasarkan
beberapa sumber:
• Kesenjangan kompetensi
• Masukan dari Manajemen/Dept. terkait 2. Alur permintaan training
• Untuk program training yang berasal dari kesenjangan kompetensi, dilakukan dengan melihat kesenjangan yang muncul dari penilaian karyawan berdasarkan matrik kompetensi yang dinilai oleh Kepala Departemen/Atasan langsung.
– HRGA-Legal melakukan analisa terhadap hasil matrik kompetensi penilaian karyawan – HRGA-Legal segera melaporkan hasil “gap”
serta memberikan usulan training sesuai dengan matrik kompetensi penilaian karyawan kepada Kepala Departemen.
• Untuk program training yang berasal dari masukan Manajemen/Dept. terkait.
– HRGA-Legal Department segera mencatat, membuat usulan training Form
PP.HRGA-Legal.4-FR.28 dan membuat jadwal
pelaksanaan training.
• Training dapat dilaksanakan di dalam perusahaan (Training Internal) dan di luar perusahaan (Training Eksternal).
3. Pelaksanaan Training
• Untuk training internal, maka HRGA-Legal
Department membuat undangan yang ditujukan
kepada karyawan yang diikutsertakan serta memastikan kehadiran dari para peserta.
4. Evaluasi Training
• HRGA-Legal Department akan melakukan evaluasi terhadap training dan trainer dengan menggunakan Form PP.HRGA-Legal.4-FR.30 (Training Internal) atau Form PP.HRGA-Legal.4-FR.31 (Training Eksternal) kepada setiap karyawan yang telah mengikuti training.
• Evaluasi terhadap trainee didapat berdasarkan hasil
Pre Test dan Post Test.
• Hasil tes (Pre test & Post test) harus dilaporkan oleh
HRGA-Legal Department secara tertulis kepada
Kepala Departmen terkait selambat lambatnya 1 (satu) bulan setelah training diadakan.
• Dalam hal training eksternal, maka peserta yang dikirim untuk mengikutinya diharuskan untuk melakukan presentasi/sharing internal kepada karyawan – karyawan terkait.
5. Dokumentasi
• HRGA-Legal Department harus mendokumentasikan pelaksanaan training berdasarkan daftar hadir atau salinan sertifikat pelatihan yang diterbitkan oleh pihak terkait.
SOP Seleksi dan Rekruitmen PP.HRGA-Legal.2-SOP.07 1. Kepala Bagian yang menginginkan calon karyawan terlebih
dahulu mengisi Formulir PKB (Form PP.HRGA-Legal.4-FR.40) sesuai dengan kebutuhan karyawan di bagian atau Divisinya.
2. Formulir PKB diteruskan ke Divisi HRGA-Legal untuk dilakukan verifikasi permintaan karyawan baru.
3. Formulir PKB yang telah diverifikasi tersebut kemudian oleh Kepala Bagian yang bersangkutan diajukan kepada Direktur untuk disetujui.
4. Dateline setiap PKB adalah 3 bulan terhitung sejak PKB
diterima oleh Divisi HRGA-Legal dan disetujui oleh Direktur sampai dengan calon karyawan tersebut bergabung. 5. Bagian Rekrutmen menentukan cara-cara untuk memperoleh calon karyawan sesuai dengan kualifikasi yang telah ditentukan melalui proses rekrutmen, yaitu :
• Eksternal
– Iklan di media surat kabar, radio, atau internet. – Sekolah-sekolah atau universitas-universitas
ternama dan memiliki alumni-alumni yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan perusahaan. • Internal
– Iklan yang ditempel di dalam lingkungan perusahaan sendiri.
– Rekomendasi dari karyawan internal.
6. Berkas lamaran yang masuk, diseleksi atau dipilah sesuai dengan Bagian yang membutuhkan dan deskripsi pekerjaan yang ada.
7. Berkas-berkas lamaran diserahkan kepada Divisi atau Bagian yang membutuhkan untuk diseleksi kesesuaiannya
dengan karakteristik dan deskripsi pekerjaan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
8. Untuk berkas lamaran yang sesuai dengan Divisi atau bagian yang membutuhkan maka bagian rekrutmen menghubungi langsung calon karyawan untuk melakukan proses psikotes. Sedangkan untuk Bagian Admintrasi, PPIC dan Accounting didahului dengan tes awal (tes excel).
9. Calon karyawan datang dengan membawa data-data yang diperlukan dan mengisi Form Lamaran Kerja (Form PP.HRGA-Legal.4-FR.41) yang telah disediakan.
10. Bagian Rekrutmen melakukan psikotes, sedangkan calon karyawan untuk Divisi Marketing yang tidak mengikuti psikotest harus mendapatkan persetujuan GM terkait dan mendapatkan rekomendasi dari calon atasan langsungnya. 11. Berdasarkan hasil psikotes (Form PP.HRGA-Legal.5-SD.10)
Bagian Rekrutmen akan menetapkan rekomendasi atas calon karyawan. Jika calon karyawan direkomendasikan maka akan dilakukan prosedur sesuai point 12. Sedangkan jika calon karyawan tidak direkomendasikan maka bagian rekrutmen akan mendiskusikannya dengan user, bila user memutuskan untuk merekrut calon karyawan tersebut maka user harus meminta persetujuan GM terkait dan /atau Direktur yang dibuktikan secara tertulis ke Bagian Rekrutmen.
12. Calon karyawan yang dinyatakan lulus psikotes akan mengikuti proses interview (Form PP.HRGA-Legal.4-FR.39) dengan Bagian Rekrutmen dan user.
13. Untuk jabatan di atas supervisor, wawancara dilakukan hanya oleh Kepala Bagian yang membutuhkan dan / atau Direktur.
14. Bagian Rekrutmen akan bernegosiasi dengan calon karyawan mengenai kompensasi (gaji) berdasarkan usulan dari Kepala Bagian sedangkan untuk karyawan di atas level
supervisor negosiasi akan dilakukan dengan GM terkait
dan/atau Direktur.
15. Bila tercapai kesepakatan maka Bagian Rekrutmen akan membuat Form Persetujuan Karyawan Baru (Form PP.HRGA-Legal.4-FR.35) yang berisi rincian gaji, tunjangan-tunjangan, dan tanggal calon karyawan tersebut untuk mulai bekerja di perusahaan.
16. Staf Administrasi HRGA-Legal membuat Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT-Form PP.HRGA-Legal.5-SD.02) atau Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT-Form PP.HRGA-Legal.5-SD.13) untuk ditandatangani oleh calon karyawan.
17. Setelah Perjanjian Kerja ditandatangani oleh pihak perusahaan dan calon karyawan sebanyak 2 (dua) rangkap, maka masing-masing pihak menyimpan perjanjian kerja tersebut.
18. Penandatanganan Perjanjian Kerja :
a. Untuk jabatan di bawah Manager, pihak perusahaan diwakili oleh HRGA-Legal Manager.
b. Mulai dari jabatan Manager ke atas, pihak perusahaan diwakili oleh Direktur.
19. Pada hari pertama kerja, calon karyawan datang ke Divisi
HRGA-Legal terlebih dahulu.
20. Setelah menerima penjelasan, maka selanjutnya staff
HRGA-Legal akan mendaftarkan nama yang bersangkutan ke dalam
mesin pencatat kehadiran, lalu mengantarkan karyawan tersebut ke Divisi yang terkait.
21. Selama masa percobaan atau kontrak 3 (tiga) sampai 6 (enam) bulan maka tanggung jawab pengawasan karyawan berada di Divisi HRGA-Legal, kecuali untuk posisi tertentu.
SOP Perawatan Infrastruktur PP.HRGA-Legal.2-SOP.08 1. Penyusunan Jadwal Perawatan Berkala
GA menyusun jadwal perawatan Infrastruktur lainnya secara berkala.
2. Pelaksanaan Perawatan Berkala
• GA mengumpulkan checklist dan data infrastruktur. • GA memastikan bahwa semua infrastuktur telah
dilaksanakan perawatannya sesuai dengan checklist. • Apabila dalam perawatan ditemukan kerusakan,
maka GA melakukan perbaikan internal.
• Apabila perbaikan internal sebagaimana prosedur di atas tidak berhasil, maka GA mengajukan perbaikan ke pihak ketiga.
• GA memastikan bahwa hasil perbaikan dari pihak ketiga sudah terselesaikan dengan baik.
3. Pencatatan perawatan setiap infrastruktur wajib dilakukan dan didokumentasikan di bagian GA sebagai bukti telah diselesaikannya perawatan tersebut.
SOP Kritik dan Saran PP.HRGA-Legal.2-SOP.09
1. Karyawan yang ingin menulis kritik atau saran, mengambil Formulir Kritik dan Saran di Resepsionis.
2. Karyawan memasukkan kritik dan saran yang sudah diisi ke dalam kotak saran yang tersedia di Resepsionis.
3. Sekretaris Direksi mengambil Formulir Kritik dan Saran H – 5 sebelum diadakan Meeting Koordinasi.
4. Sekretaris Direksi merekap Formulir Kritik dan Saran dan membagikan hasil rekap kepada masing-masing Pimpinan Departemen terkait.
5. Pimpinan Departemen menganalisa dan melakukan tindakan perbaikan atas kritik atau saran dan mengisi Form Tindakan dan Pencegahan – PP.HRGA-Legal.4-FR.10.
6. Pimpinan Departemen melaporkan pada Meeting Koordinasi.
7. Sekretaris Direksi melakukan verifikasi atas Kritik atau Saran dan melaporkan pada Meeting Koordinasi berikutnya.
SOP Pemutusan Hubungan Kerja PP.HRGA-Legal.2-SOP.10 1. Divisi HRGA-Legal menerima surat pengunduran diri
karyawan atau surat pemberitahuan gagal masa percobaan yang telah disetujui dan ditandatangani oleh atasan tertinggi di divisinya serta telah diketahui oleh HRGA-Legal
Manager.
2. Surat pengunduran diri karyawan diajukan minimal 7 (tujuh) hari kalender untuk karyawan pada masa percobaan atau 30 (tigapuluh) hari kelender sebelumnya untuk karyawan pada masa evaluasi dan/atau karyawan tetap.
3. Divisi HRGA-Legal menyerahkan Exit Clearance (Form PP.HRGA-Legal.4-FR.18) ke Divisi Accounting dan kemudian Divisi Accounting akan menyerahkan kepada Divisi Finance untuk dipastikan ada atau tidaknya kewajiban keuangan terhadap perusahaan.
4. Divisi HRGA-Legal menerima kembali Exit Clearance dari Divisi Finance dan jika masih ada kewajiban keuangan terhadap perusahaan, maka Divisi HRGA-Legal mengajukan kepada HRGA-Legal Manager untuk melakukan
PP.HRGA-Legal.4-
FR.68) atau melakukan “pending” terhadap gaji karyawan tersebut (Form PP.HRGA-Legal.4-FR.67) selama belum ada pelunasan kepada perusahaan.
5. Divisi HRGA-Legal memeriksa pengembalian inventaris perusahaan (kendaraan operasional dan handphone) serta ID
Card dan seragam.
6. Divisi HRGA-Legal melakukan perjanjian-perjanjian
tertentu dengan karyawan dan diketahui oleh HRGA-Legal
Manager apabila terdapat permasalahan dalam
pengembalian aset perusahaan dan / atau pelunasan hutang kepada perusahaan.
7. Divisi HRGA-Legal menginformasikan data karyawan yang keluar kepada Divisi ICT untuk dihapus alamat email karyawan yang bersangkutan dan/atau menghapus semua akses ke dalam aplikasi perusahaan.
8. Divisi HRGA-Legal mengembalikan ijazah (bila ada) jika semua administrasi yang berhubungan dengan perusahaan telah selesai.
9. Exit Clearance ditandatangani oleh Staff Divisi
HRGA-Legal, HRGA-Legal Manager, Atasan atau General Manager terkait, Accounting Manager, Finance Manager,
dan Direktur.
10. Karyawan yang keluar mengisi Formulir Exit Interview (Form PP.HRGA-Legal.4-FR.17).
11. HRGA-Legal Manager mengeluarkan Surat Referensi Kerja atau Surat Keterangan Kerja.
SOP Penundaan Penggajian PP.HRGA-Legal.2-SOP.11
1. Kepala Bagian yang membutuhkan penundaan penggajian untuk karyawannya, terlebih dahulu mengisi Formulir
Usulan Penundaan Penggajian (Form PP.HRGA-Legal.4-FR.67).
2. Formulir Usulan Penundaan Penggajian harus disetujui oleh pimpinan Divisi terkait yang kemudian diteruskan ke Divisi
HRGA-Legal untuk dilakukan verifikasi.
3. Formulir Usulan Penundaan Penggajian yang telah diverifikasi oleh HRGA-Legal Manager selanjutnya diteruskan ke Direktur untuk disetujui.
4. Formulir Usulan Penundaan Penggajian yang telah disetujui oleh Direktur dikembalikan lagi ke Divisi HRGA-Legal untuk dilaksanakan.
SOP Penyelesaian Penundaan Penggajian PP.HRGA-Legal.2-SOP.12
1. Kepala Bagian yang sudah menyetujui agar penundaan penggajian dihentikan atau dicabut, terlebih dahulu mengisi Formulir P3 (Form PP.HRGA-Legal.4-FR.69).
2. Formulir P3 harus disetujui oleh Pimpinan Divisi terkait yang kemudian diteruskan ke Divisi HRGA-Legal untuk dilakukan verifikasi.
3. Formulir P3 yang telah diverifikasi oleh HRGA-Legal
Manager selanjutnya diteruskan ke Direktur untuk disetujui.
4. Formulir P3 yang telah disetujui oleh Direktur dikembalikan lagi ke Divisi HRGA-Legal untuk dilaksanakan.
SOP Perubahan Gaji PP.HRGA-Legal.2-SOP.13
1. Kepala Bagian yang akan mengajukan perubahan gaji staffnya, terlebih dahulu mengisi Formulir Usulan Perubahan Gaji (Form PP.HRGA-Legal.4-FR.70).
2. Formulir Usulan Perubahan Gaji harus disetujui oleh pimpinan Divisi terkait yang kemudian diteruskan ke Divisi
HRGA-Legal untuk dilakukan verifikasi.
3. Formulir Usulan Perubahan Gaji yang telah diverifikasi oleh
HRGA-Legal Manager selanjutnya diteruskan ke Direktur
untuk disetujui.
4. Formulir Usulan Perubahan Gaji yang telah disetujui oleh Direktur dikembalikan lagi ke Divisi HRGA-Legal untuk dilaksanakan.
1.2.2 Activity Diagram
1.2.2.1 Marketing Ethical SOP Marketing Plan
1.2.2.2 PPIC
SOP Pengendalian Inventory
1.2.2.3 Purchasing
SOP Prosedur Pembelian
ICT Purchasing Manager Direktur Finance Accounting Logistik Quality Control Purchasing
Atasan User User
Supplier
Membuat Purchase Request (PR) {Purchase Request} Mengajukan persetujuan PR Menyetujui pengajuan PR {Purchase Request} [Approved] Menyerahkan PR Menerima PR Memberikan penawaran
atau konfirmasi harga {Surat Penawaran /Konfirmasi Harga}
Mengajukan permohonan penambahan item baru Meminta penawaran atau konfirmasi harga Meminta penawaran
harga Membandingkan dua supplier Barang lama Barang baru Memberikan penawaran harga {Surat Penawaran Harga} Memilih Supplier {Form Modifikasi Database Item Master Data} Melakukan penambahan item baru Melakukan pemesananan barang
{PO} Menandatangani PO {PO} [Approved 1] Menyetujui PO Mengajukan persetujuan PO {PO} [Approved 2] Meminta verifikasi PO Menandatangani PO {PO} [Approved] Menyerahkan PO Mengajukan PO Melakukan verifikasi PO {PO} [Approved 3] Menerima PO [PO
Intercompany] [PO Biasa]
Mengirimkan PO Mengirimkan barang {Tanda Terima} Menerima barang Menerima barang [PO Item] [PO Jasa] Memeriksa barang Mengisi tanda terima {Tanda Terima} [Terisi]
Menerbitkan Good Received Purchase Order (GRPO)
{GRPO} Mengisi Form Berita Acara Pemeriksaan Barang (FBAPB) {FBAPB} Memeriksa barang {Hasil Pemeriksaan} Melakukan verifikasi hasil pemeriksaan Menyimpan barang {Hasil Pemeriksaan} [Terverifikasi] {PO} Melakukan penagihan {Tanda Terima} [Terisi] {Tanda Terima} {Kuitansi Tagihan}
Memproses tagihan supplier {GRPO} {PO}
{AP Invoice}
Menyetujui Voucher Bank/Kas [Approved] {Voucher
Bank/Kas} Membuat voucher bank/kas Meminta verifikasi Voucher Bank/Kas
Melakukan verifikasi Voucher Bank/Kas {Voucher Bank/Kas} [Terverifikasi] Meminta persetujuan Voucher Bank/Kas
{Voucher Bank/Kas}
Membuat AP Invoice Meminta persetujuan AP Invoice Menyetujui AP Invoice
[Approved] {AP Invoice}
Menyerahkan AP Invoice
Menyerahkan Voucher Bank/Kas
Melakukan proses pembayaran [Credit Term]
Menyerahkan PO
Membuat Down Payment {Down Payment} {PO} Melakukan proses pembayaran
uang muka Mengirimkan Bukti Pembayaran ke Supplier melalui fax
{Bukti Pembayaran} Memberikan uang tunai
dengan tanda terima [Tunai] [Transfer]
Menyerahkan GRPO/ Tanda Terima dan PO
Membuat AP Invoice {GRPO} {Tanda
Terima} {PO}
Menyerahkan AP Invoice {AP Invoice} Melakukan pelunasan pembayaran
SOP Seleksi dan Evaluasi Supplier o SOP Seleksi Supplier
1.2.2.4 HRGA-Legal
SOP Pelatihan Karyawan o SOP Pelatihan Internal
SOP Cuti dan Ijin o SOP Cuti
1.3 Length of Effort
Tabel 3.1 Length of Effort
Tanggal Waktu Kegiatan Penanggung- -jawab
Bantuan dari Perusahaan
Hasil Tanda tangan Pembimbing Mitra 4 Agustus 2011 (8 jam) 08.00-12.00 13.00-17.00 Mempelajari SOP (Standard Operating Procedure) perusahaan Mengumpulkan dan mempelajari informasi umum perusahaan Marcelina, Amelia, Reis Menjelaskan SOP yang digunakan perusahaan, memberikan dokumentasi SOP, memberikan dokumentasi informasi umum perusahaan Narasi prosedur terkait SOP, data tentang informasi umum perusahaan, contoh : latar belakang, gambaran umum, visi dan misi, struktur organisasi, dan job description
5 Agustus 2011 (8 jam) 08.00-17.00 Mendalami SOP perusahaan, mempelajari konsep umum mengenai ISO 9001:2008, kesesuaian
Marcelina, Amelia, Reis
Menjelaskan detail proses yang digambarkan
dalam SOP, memberikan
Narasi prosedur tekait SOP yang sudah diperbaiki dan lebih lengkap, pemahaman awal dan dokumentasi
antara klausul terkait SOP yang digunakan, mempelajari langkah-langkah audit mutu internal informasi dalam format .ppt, tentang klausul ISO 9001:2008, internal audit ISO, langkah-langkah audit, form checklist dan laporan audit
klausul ISO yang direferensikan dalam SOP yang digunakan
8 Agustus 2011 (7 jam) 08.00-11.00 11.00-12.00 Mendalami prosedur order management dari SOP-nya(salah satu SOP dari divisi
Marketing Ethical),
melengkapi detail awal laporan skripsi
Izin bertemu dosen pembimbing untuk konsultasi Marcelina, Amelia, Reis Membantu mempersiapkan pertanyaan wawancara untuk order management, memberikan masukan pertanyaan wawancara Hasil pertanyaan wawancara untuk prosedur order management
13.00-17.00 Mempersiapkan pertanyaan wawancara untuk order management 9 Agustus 2011 (8 jam) 08.00-10.00 10.00-12.00 13.00-17.00 Mempersiapkan audit checklist untuk prosedur order management Melakukan audit melalui observasi, wawancara dan pemeriksaan dokumen
untuk prosedur order
management
Merapikan hasil wawancara dalam audit
checklist, membuat
laporan audit untuk
prosedur order management, Marcelina, Amelia, Reis Menyediakan semua dokumen yang diperlukan untuk diperiksa (2 bulan terakhir), bersedia menjawab setiap pertanyaan untuk kepentingan audit
Audit checklist yang
terisi lengkap untuk
order management,
menghasilkan laporan audit, hasil pertanyaan wawancara untuk prosedur pembuatan
mempersiapkan
pertanyaan wawancara
untuk prosedur pembuatan Sales Order
(salah satu SOP dari divisi Accounting) 10 Agustus 2011 (8 jam) 08.00-10.00 10.00-12.00 13.00-17.00 Mempersiapkan audit checklist untuk prosedur pembuatan Sales Order Mempersiapkan pertanyaan wawancara untuk prosedur pembuatan Delivery
Order dan prosedur
pengeluaran barang (salah satu SOP dari divisi Logistic)
Membahas hasil laporan audit untuk
Marcelina, Amelia, Reis Membantu mempersiapkan pertanyaan wawancara untuk prosedur pembuatan Delivery Order, mengoreksi hasil laporan audit Pertanyaan wawancara untuk prosedur pembuatan Delivery Order,
laporan audit yang sudah dikoreksi dan dibenarkan
prosedur order management dengan pembimbing mitra 11 Agustus 2011 (8 jam) 08.00-10.00 10.00-12.00 13.00-17.00 Mempresentasikan laporan audit prosedur
order management dengan divisi Marketing Ethical Melakukan audit melalui observasi, wawancara dan pemeriksaan dokumen untuk prosedur pembuatan Sales Order
Merapikan dan membahas hasil wawancara dalam audit
checklist Marcelina, Amelia, Reis Menyediakan semua dokumen yang diperlukan untuk diperiksa (2 bulan terakhir), bersedia menjawab setiap pertanyaan untuk kepentingan audit
Audit checklist yang
terisi lengkap untuk
instruksi kerja prosedur pembuatan
12 Agustus 2011 (11 jam) 08.00-09.00 09.00-12.00 13.00-15.30 Mempersiapkan audit checklist untuk prosedur pembuatan
Delivery Order dan
prosedur pengeluaran barang Melakukan audit melalui observasi, wawancara dan pemeriksaan dokumen untuk prosedur pembuatan Delivery
Order dan prosedur
pengeluaran barang
Merapikan hasil wawancara dalam audit
checklist, membuat
laporan audit untuk prosedur pembuatan
Delivery Order dan
Marcelina, Amelia, Reis Menyediakan semua dokumen yang diperlukan untuk diperiksa (2 bulan terakhir), bersedia menjawab setiap pertanyaan untuk kepentingan audit, memberi masukan dalam pembuatan laporan audit
Audit checklist yang
terisi lengkap untuk prosedur pembuatan
Delivery Order dan
prosedur pengeluaran barang , menghasilkan laporan audit
15.30-20.00 prosedur pengeluaran barang Acara kebersamaan 15 Agustus 2011 (8 jam) 08.00-12.00 13.00-17.00 Mempelajari semua prosedur yang ada pada SOP divisi Marketing
Ethical, membuat activity diagram
prosedur SOP divisi
Marketing Ethical
Mempersiapkan
pertanyaan wawancara untuk divisi Marketing
Ethical terkait SOP
yang digunakan, mempersiapkan audit checklist untuk Marketing Ethical Marcelina, Amelia, Reis Membantu mempersiapkan pertanyaan wawancara untuk divisi Marketing Ethical, memberikan tambahan masukan untuk pertanyaan wawancara Hasil pertanyaan wawancara dan audit
checklist untuk divisi Marketing Ethical, activity diagram awal
yang memuat alur dokumen dari prosedur SOP divisi
Marketing Ethical
16 Agustus 2011
08.00-12.00 Mempelajari semua
prosedur yang ada pada
Marcelina, Amelia, Reis
Membantu mempersiapkan
Hasil pertanyaan wawancara dan audit
(8 jam)
13.00-17.00
SOP divisi PPIC dan
Purchasing, membuat activity diagram awal
prosedur SOP divisi
PPIC dan Purchasing
Mempersiapkan
pertanyaan wawancara untuk divisi PPIC dan
Purchasing terkait SOP
yang digunakan,
mempersiapkan audit
checklist untuk PPIC
dan Purchasing
pertanyaan
wawancara untuk divisi PPIC dan
Purchasing, memberikan tambahan masukan untuk pertanyaan wawancara
checklist untuk divisi PPIC dan Purchasing
, activity diagram
awal yang memuat alur dokumen dari prosedur SOP divisi
PPIC dan Purchasing
18 Agustus 2011 (8 jam) 08.00-09.00 09.00-12.00 Mempersiapkan diri untuk melakukan wawancara dengan
divisi PPIC dan
Purchasing Melakukan audit melalui observasi, Marcelina, Amelia, Reis Menyediakan semua dokumen yang diperlukan untuk diperiksa (2 bulan terakhir), bersedia menjawab setiap
Audit checklist dengan
kolom verifikasi dan temuan yang sudah terisi lengkap, menghasilkan laporan
13.00-17.00
wawancara dan pemeriksaan dokumen
untuk divisi PPIC dan
Purchasing
Merapikan hasil wawancara dalam audit
checklist, membuat
laporan audit untuk
divisi PPIC dan
Purchasing pertanyaan untuk kepentingan audit 19 Agustus 2011 (8 jam) 08.00-09.00 09.00-12.00 Mempersiapkan diri untuk melakukan wawancara dengan divisi Marketing Ethical Melakukan audit melalui observasi, wawancara dan pemeriksaan dokumen
untuk divisi Marketing
Marcelina, Amelia, Reis Menyediakan semua dokumen yang diperlukan untuk diperiksa (2 bulan terakhir), bersedia menjawab setiap pertanyaan untuk kepentingan audit
Audit checklist dengan
kolom verifikasi dan temuan yang sudah terisi lengkap
13.00-15.00 15.00-17.00 Ethical Melanjutkan audit melalui observasi, wawancara dan pemeriksaan dokumen
untuk divisi Marketing
Ethical
Merapikan hasil wawancara dalam audit
checklist 22 Agustus 2011 (8 jam) 08.00-10.00 10.00-12.00 13.00-17.00 Membenarkan audit
checklist untuk divisi PPIC dan Purchasing
Membenarkan audit
checklist untuk divisi Marketing Ethical
Membuat laporan audit untuk divisi Marketing
Ethical
Marcelina, Amelia, Reis
Mengoreksi audit
checklist yang
telah dibuat dan memberikan
masukan untuk perbaikan
Audit checklist untuk
divisi Marketing
Ethical, PPIC dan
Purchasing yang
sudah dibenarkan, laporan audit untuk
divisi Marketing
23 Agustus 2011 (7 jam) 08.00-09.00 09.00-12.00 13.00-14.00 14.00-15.00 15.00-17.00 Membahas hasil laporan audit untuk
divisi Marketing
Ethical dengan
pembimbing mitra Mempresentasikan dan membahas hasil laporan audit untuk divisi
Marketing Ethical
Membahas hasil laporan audit untuk
divisi PPIC dan
Purchasing dengan
pembimbing mitra
Izin bertemu dosen pembimbing untuk konsultasi
Mempersiapkan
pertanyaan wawancara tambahan untuk divisi
Marcelina, Amelia, Reis
Mengoreksi hasil laporan audit
Laporan audit yang telah dibenarkan untuk divisi
Marketing Ethical, PPIC dan Purchasing,
hasil pertanyaan wawancara tambahan untuk divisi PPIC dan
PPIC dan Purchasing
24 Agustus 2011 (8 jam) 08.00-09.00 09.00-12.00 13.00-17.00 Mempersiapkan diri untuk melakukan presentasi laporan audit
divisi PPIC dan
Purchasing
Mempresentasikan dan membahas hasil laporan audit untuk divisi PPIC
dan Purchasing,
penambahan hasil temuan audit
Menambahkan hasil temuan audit dalam
audit checklist,
membuat laporan audit untuk divisi PPIC dan
Purchasing Marcelina, Amelia, Reis Bersedia menjawab setiap pertanyaan tambahan untuk kepentingan audit
Audit checklist untuk
divisi PPIC dan
Purchasing yang
sudah dibenarkan, laporan audit untuk
divisi PPIC dan
Purchasing
25 Agustus 2011
09.00-12.00 Membahas hasil
laporan audit tambahan
Marcelina, Amelia, Reis
Mengoreksi hasil laporan audit,
Laporan dan audit
(8 jam)
13.00-17.00
untuk divisi PPIC dan
Purchasing dengan
pembimbing mitra
Membuat pemetaan awal untuk usulan SOP
divisi PPIC, membuatnya dalam activity diagram memberikan masukan untuk pemetaan usulan SOP untuk divisi
PPIC
untuk dipresentasikan dan dilaporkan ke
divisi PPIC dan
Purchasing, pemetaan
awal untuk usulan SOP divisi PPIC
dalam activity diagram 26 Agustus 2011 (8 jam) 08.00-09.00 09.00-12.00 13.00-17.00 Mempersiapkan diri untuk melakukan presentasi tambahan laporan audit divisi
PPIC dan Purchasing
Mempresentasikan dan membahas hasil laporan audit tambahan untuk
divisi PPIC dan
Purchasing
Membuat pemetaan awal untuk usulan SOP
Marcelina, Amelia, Reis
Memberikan
masukan untuk pemetaan usulan SOP untuk divisi
Purchasing
Pemetaan awal untuk usulan SOP divisi
Purchasing dalam activity diagram
divisi Purchasing, membuatnya dalam activity diagram 5 September 2011 (8 jam) 08.00-12.00 13.00-17.00 Mempelajari semua prosedur yang ada pada SOP divisi
HRGA-Legal, membuatnya
dalam bentuk narasi
Membuat activity
diagram awal prosedur
SOP divisi
HRGA-Legal, mencari
beberapa referensi teori terkait audit untuk persiapan pembuatan bab 2 skripsi melalui internet
Marcelina, Amelia, Reis
Mengoreksi
narasi yang telah dibuat dari SOP
HRGA-Legal
SOP dalam bentuk narasi pada divisi
HRGA-Legal, activity diagram awal yang
memuat alur dokumen dari prosedur SOP divisi HRGA-Legal, mendapat beberapa referensi 6 September 2011 (8 jam) 08.00-12.00 Mempersiapkan pertanyaan wawancara untuk divisi
HRGA-Marcelina, Amelia, Reis Membantu mempersiapkan pertanyaan Hasil pertanyaan wawancara dan audit
13.00-17.00
Legal terkait SOP yang
digunakan Melanjutkan
menyiapkan pertanyaan wawancara untuk divisi
HRGA-Legal terkait
SOP yang digunakan
wawancara untuk divisi HRGA-Legal HRGA-Legal 7 September 2011 (8 jam) 08.00-12.00 13.00-17.00 Membahas hasil pertanyaan wawancara dengan pembimbing mitra dan menambahkan daftar
pertanyaan untuk divisi
HRGA-Legal
Mempersiapkan audit
checklist untuk HRGA-Legal Marcelina, Amelia, Reis Membantu mempersiapkan pertanyaan wawancara untuk divisi HRGA-Legal Tambahan masukan untuk pertanyaan wawancara 8 September 2011 (8 jam) 08.00-12.00 Membuat pemetaan
SOP baru untuk divisi
Marketing Ethical Marcelina, Amelia, Reis Memberikan masukan pemetaan SOP
Pemetaan SOP baru untuk divisi
13.00-17.00 Membuat pemetaan
SOP tersebut dalam bentuk activity diagram
yang baru dalam bentuk narasi
dan activity diagram
9 September 2011 (8 jam) 08.00-09.00 09.00-12.00 13.00-15.00 15.00-17.00 Acara kebersamaan Melakukan audit melalui observasi, wawancara dan pemeriksaan dokumen
untuk divisi
HRGA-Legal
Melanjutkan audit melalui observasi, wawancara dan pemeriksaan dokumen
untuk divisi
HRGA-Legal
Merapikan sebagian hasil wawancara dalam
audit checklist Marcelina, Amelia, Reis Menyediakan semua dokumen yang diperlukan untuk diperiksa (2 bulan terakhir), bersedia menjawab setiap pertanyaan untuk kepentingan audit
Audit checklist dengan
kolom verifikasi dan temuan yang sudah terisi
12 September 2011 (6 jam) 08.00-10.00 10.00-12.00 13.00-17.00
Merapikan sisa hasil wawancara dalam audit
checklist
Izin bertemu dosen pembimbing
Membuat laporan audit untuk divisi
HRGA-Legal Marcelina, Amelia, Reis Memeriksa hasil audit checklist untuk divisi HRGA-Legal
Audit checklist dengan
kolom verifikasi dan temuan yang sudah terisi lengkap, menghasilkan laporan audit 13 September 2011 (8 jam) 08.00-10.00 10.00-12.00 13.00-17.00 Mendiskusikan laporan audit dengan pembimbing mitra
Membuat narasi awal untuk pembuatan skripsi bab 4
Mempresentasikan dan membahas hasil laporan audit untuk divisi
HRGA-Legal
Marcelina, Amelia, Reis
Mengoreksi hasil laporan audit dan memberikan masukan perbaikan
Laporan audit yang diperbaiki, narasi awal pembuatan skripsi bab 4
14 September 2011
08.00-12.00 Membuat pemetaan
SOP untuk divisi
Marcelina, Amelia, Reis
Memberikan
masukan untuk
Pemetaan SOP untuk
