ANALISIS MATURITY LEVEL IMPLEMENTASI ORANGEHRM
MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 5.0
Fhery Agustin
Program Studi Sistem Informasi, STMIK Potensi Utama Jl.. K.L. Yos Sudarso Km. 6.5 No. 3A Tanjung Mulia - Medan
fhery@potensi-utama.ac.id
Abstrak
Sumber Daya Manusia merupakan asset yang sangat penting bagi perusahaan atau organisasi. Perusahaan yang memiliki Sumber Daya Manusia yang unggul akan mampu bersaing di pasar yang semakin kompetitif. Maka untuk pengelolaan Sumber Daya Manusia juga dibutuhkan sebuah sistem yang handal serta telah teruji. Penelitian ini bertujuan untuk memperkenalkan aplikasi Human Resource Information System (HRIS) yang cukup fenomenal, yaitu OrangeHRM. Aplikasi ini sangat cocok dipergunakan di Indonesia dan bahkan telah memiliki komunitas sendiri di tanah air. Selain memperkenalkan, penelitian ini juga melakukan evaluasi terhadap implementasi OrangeHRM menggunakan framework COBIT 5.0 dan hasilnya berada pada level
Defined dengan skor 3,1. Hal ini menunjukkan OrangeHRM cukup layak untuk dipergunakan oleh
perusahaan yang membutuhkan Sistem Informasi SDM. Kata Kunci : Maturity Level, OrangeHRM, COBIT 5.0 1. Latar Belakang
Sumber Daya Manusia merupakan asset terpenting dalam sebuah perusahaan. Bahkan pameo bahwa tenaga kerja merupakan cost atau biaya telah terpatahkan. Sebab tanpa SDM yang berkualitas, maka sebuah perusahaan hanya akan jalan di tempat tanpa adanya continiously
improvement yang signifikan.
Dikarenakan pentingnya SDM, maka pengelolaannya juga menjadi perhatian khusus. Tentunya bila dikaitkan dengan dunia IT, maka itu berarti pemanfaatan aplikasi berbasis sistem informasi SDM menjadi acuan yang cukup penting.
Sebuah aplikasi berbasis Human Resorce Information System (HRIS) merupakan sebuah keharusan untuk meningkatkan kinerja pengelolaan SDM di suatu perusahaan. Pertimbangan biaya tentunya dapat diminimalisir dengan pemilihan aplikasi yang bersifat opensource.
Orange HRM dapat menjadi solusi bagi permasalahan tersebut dengan interface yang begitu menawan. Sistem pengoperasiannya juga sangat user friendly serta memiliki modul yang cukup lengkap. Sehingga pengelolan SDM dapat lebih mantap dan menyenangkan.
Gambar 1. Website Penyedia Aplikasi HRIS OrangHRM
(sumber : www.orangehrm.com)
Gambar 2. Website Komunitas OrangeHRM Indonesia
(sumber : www.orangehrm-indonesia.com) 2. Tinjauan Pustaka
Tinjauan ilmiah merujuk pada beberapa sumber acuan baik buku, website, artikel, maupun
jurnal ilmiah dari penelitian-penelitian sebelumnya yang terkait.
1. Mengenal OrangeHRM
OrangeHRM merupakan sebuah aplikasi
Human Resource Information System berbasis
web yang cocok digunakan di Indonesia. Aplikasi ini tersedia dalam tiga versi, yaitu Opensource,
Professional, dan Enterprise. Tentunya untuk
versi opensourcenya bersifat gratis dengan beberapa fitur terbatas namun dengan fungsionalitas yang cukup. Sedangkan versi
Profesional dan Enterprise yang berbayar
diperuntukkan bagi kalangan yang menginginkan fitur yang lebih lengkap dibandingkan versi gratisnya. [1].
Gambar 3. Login Demo OrangeHRM (sumber :enterprise.demo.orangehrmlive.com) 2. Fitur-Fitur OrangeHRM
Beberapa fitur OrangeHRM versi
opensource, yaitu : [2]
a. System Administration
Orange HRM memiliki fungsi akses system
admin yang memiliki hak untuk pengelolaan
sistem secara keseluruhan. Aplikasi ini juga menyediakan fungsi multi akses agar aplikasi dapat di-login beberapa admin.
b. Personnel Information Management
Orange HRM memiliki fungsi manajemen informasi untuk setiap personel atau karyawan dalam sebuah perusahaan. Informasi tersebut juga disajikan secara detail hingga kontak keluarga yang dapat dihubungi apabila terjadi sesuatu terhadap karyawan di kantor.
c. Leave / Time Off
Fungsi leave atau time off merupakan fasilitas yang menyediakan fungsi resign atau pun cuti bagi karyawan. Sehingga pengelolaannya dapat lebih informatif dan selalu terkontrol oleh sistem.
d. Time
Merupakan fungsi pengelolaan waktu kerja dan attendance atau kehadiran karyawan.
Fungsi ini dapat menyajikan laporan secara
real time. e. Recruitment
Merupakan fungsi pengelolaan penerimaan karyawan baru di perusahaan.
f. Performance Management
Merupakan fungsi penilaian kinerja terhadap karyawan.
3. Pengelolaan SDM
Pengelolan SDM merupakan implementasi dari indikator dan fungsi-fungsi manajemen yang berperan aktif dalam tercapainya tujuan individu, organisasi, dan perusahaan. Pengelolaan tersebut sangat terkait dengan pengolaan karyawan dan staff baik yang terkait dengan pendataan dan pengembangan sumber dayanya. [3]
Berdasarkan defenisi tersebut, maka pengelolaan SDM akan menjadi lebih terorganisir dengan baik apabila menggunakan sistem informasi berbasis komputer. Sehingga pengeloaan SDM akan lebih menarik dan terintegrasi.
4. Konsep COBIT
COBIT adalah sebuah kerangka kerja yang mengkombinasikan pemikiran modern dalam pengelolaan perusahaan dan teknik manajemen, serta menyajikan konsep yang dapat diterima secara global, praktek penggunaan alat-alat analisis serta pemodelan untuk meningkatkan nilai dan kepercayaan terhadap sebuah sistem informasi. [4]
Control Objectives For Information and Related Technologi (COBIT) merupakan suatu
metode dalam penerapan IT Governance
menggunakan beberapa kontrol objective dalam pelaksanaan audit. Secara lebih spesifik COBIT diperuntukkan bagi audit Sistem Informasi yang diterapkan pada sebuah organisasi.
Versi COBIT sendiri diawali pada tahun 1996 dan terus mengalami perkembangan mengikuti kebutuhan stakeholder dan jangkauan atau scope audit terhadap sistem informasi secara lebih luas. COBIT versi terbaru adalah COBIT 5.0 yang dirilis pada tahun 2012.
5. COBIT 5.0 Framework
COBIT 5.0 dibagi menjadi 2 area, yaitu : [4] a. Governance of IT Process, terdiri dari
domain :
- Evaluate, Direct, and Monitor (EDM) b. Management of Enterprise IT, terdiri
dari domain :
- Align, Plan, and Organise (APO) - Build, Acquire, and Implement (BAI) - Deliver, Servive, and Support (DSS) - Monitor, Evaluate, and Assess (MEA)
Kelima domain tersebut, yaitu : EDM, APO, BAI, DSS, dan MEA masih terbagi lagi ke dalam 37 indikator. Namun pada proses audit ataupun pengukuran terhadap implementasi sistem informasi dapat digunakan semua atau sebagian indikator saja, disesuaikan dengan objek, tujuan, dan scope audit yang ingin dicapai.
6. Maturity Model
Maturity model adalah sebuah metode untuk mengukur tingkat atau level pengembangan manajemen proses, yaitu mengukur sejauh mana kapabilitas manajemen berdasarkan pencapaian tujuan COBIT. Terdapat beberapa type maturiy level, yaitu : [5]
a. Initial : biasanya masih bersifat ad hoc dan masih kacau. Hasil dari proses tidak bisa ditebak, sering melebihi alokasi anggaran dan keterlambatan jadwal. Terdapat kecenderungan untuk meninggalkan proses pada saat krisis. Tidak ada otomatisasi proses atau bahkan kegiatan, sehingga proses yang berulang tidak terkontrol dan lambat. Ditandai dengan yang kurangnya komunikasi ad-hoc dan koordinasi antara tim. Peran dan tanggung jawab tim tidak didefinisikan dengan baik. Tim memberikan informasi melalui saluran komunikasi formal. Keputusan dibuat secara independen oleh pihak yang bertanggung jawab pada proses dan kemudian dikomunikasikan kepada tim lain.
b. Managed : proses dikelola tapi tidak standar di seluruh proyek atau bahkan di seluruh tahapan siklus hidup yang berbeda dari proyek yang sama. Standar, deskripsi dan prosedur proses dapat bervariasi dalam setiap contoh spesifik dari proses (yaitu dalam kelompok kerja yang berbeda). proses didokumentasikan dan sebagian otomatis. Terdapat siled (tugas proses vs) otomatisasi tanpa infrastruktur pusat. Pertemuan rutin diadakan, rilis dikomunikasikan dan dikoordinasikan antara pembangunan dan operasi. Tim berbagi informasi dan - dalam beberapa kasus - bahkan sumber daya, peran para pemangku kepentingan didefinisikan dengan baik. Sering terjadi komunikasi antara tim. Terdapat beberapa pengambilan keputusan bersama, tapi sebagian besar keputusan masih diambil secara terpisah, dan dikoordinasikan atau dikomunikasikan setelah itu dengan tim lain. c. Defined : ditandai dengan proses terstandar
dengan baik pada seluruh proyek. Terdapat proses-proses standar yang digunakan untuk menetapkan konsistensi di seluruh organisasi. Menetapkan proses khusus dengan cara memodifikasi proses standar sesuai dengan
kebutuhan dan persyaratan, namun dengan tetap merujuk kepada kerangka kerja standar yang ditetapkan oleh organisasi. Terdapat infrastruktur otomatis tersentralisasi yang mendukung proses perusahaan secara menyeluruh yang dibangun untuk organisasi.
Kolaborasi didirikan antara tim. Ini menjadi
bagian penting dari pembentukan proses yang memungkinkan untuk berbagi ide, memiliki visibilitas yang lebih baik dan umpan balik yang cepat. Semua anggota tim adalah milik sebuah sistem dengan akuntabilitas bersama, sering berkomunikasi dan saling mempercayai.
d. Measured : kualitas proses dan kinerja diukur untuk mencapai visibilitas dan prediksi kinerja. Proses dikendalikan dengan menggunakan teknik kuantitatif dan prediksi didasarkan pada analisis statistik. Proses otomatis end-to-end diukur dan dikendalikan, memberikan visibilitas dan wawasan ke setiap kegiatan (status, biaya, waktu, stakeholder), serta wawasan lintas aktivitas. Metrik proses otomatis diukur berdasarkan tujuan bisnis. Proses berbasis kolaborasi diukur untuk mengidentifikasi inefisiensi dan kemacetan dengan mengumpulkan informasi tentang orang-orang yang terlibat dalam kegiatan, tingkat keahlian dan kontribusi, serta relevansi dari informasi atau efisiensi langkah-langkah yang dilakukan.
e. Optimized : terdapat penilaian berkelanjutan dari keseluruhan proses (sebagai lawan optimalisasi kegiatan terpisah) yang bertujuan untuk mencapai tujuan bisnis dengan biaya dan resiko minimal. Terdapat perbaikan secara terus-menerus dari proses otomatis dengan menggunakan analisis metrik, pembelajaran mandiri dan perbaikan mandiri. Otomatisasi
self-service yang diberikan kepada pemangku
kepentingan yang berbeda dalam organisasi. Kolaborasi dioptimalkan untuk keefektifan dan kesinambungan dalam berbagi pengetahuan serta pemberdayaan individu. 7. Penelitian Rujukan
Makalah yang ditulis oleh Helmi Buyung Aulia Safrizal membahas mengenai Pembelajaran Manajemen Sumber Daya Manusia Menggunakan Teknologi Open Source. Penelitian ini menghasilkan kesimpulan bahwa Aplikasi OrangeHRM dapat dimanfaatkan sebagai tools pemahaman bagi mahasiswa terkait mata kuliah SDM berikut konektifitasnya dengan aktifitas-aktrifitas lainnya. Metode yang digunakan dapat berupa simulasi, studi kasus serta praktikum. Khusus untuk metode studi kasus dapat
memberikan pemahaman tentang kondisi sebenarnya bagi perusahaan. [6]
Kemudian makalah Faizal Hussein, Kertahadi, dan Riyadi yang membahas tentang implementasi sistem informasi sumber daya manusia di PT. Wiranas Laundry and Dry Cleaning. Penelitian ini menghasilkan beberapa kesimpulan seperti : kemudahan proses rekrutmen yang dapat dilakukan secara online, pendataan secara online, presensi juga secara online dan terintegrasi, serta proses cuti juga dapat dilakukan dengan online. Artinya hasil penelitian ini lebih menekankan fungsionalitas dari segi kebebasan akses tanpa batasan ruang dan waktu. [7]
3. Metode Penelitian
Metode pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan kerangka kerja COBIT 5.0 dengan mengabaikan beberapa item atau indikator yang tidak terkait dengan implementasi sistem otomasi perpustakaan. Indikator-indikator yang dipergunakan, yaitu :
EDM03 : Ensure Risk Optimisation EDM04 : Ensure Resource Optimisation APO01 : Manage The IT Management Process APO13 : Manage Security
BAI04 : Manage Availabilty and Capacity BAI09 : Manage Assets
BAI10 : Manage Configuration DSS01 : Manage Operation DSS04 : Manage Continuity
MEA01 : Monitor, Evaluate, and Assess
Performance and Cnformance
Masing-masing indikator tersebut akan diberi nilai berdasarkan hasil evaluasi maturity level, yaitu : 1 : Sangat Rendah 2 : Rendah 3 : Cukup 4 : Baik 5 : Sangat Baik
Kemudian total perolehan dari seluruh indikator akan diambil nilai rata-ratanya untuk menentukan nilai maturity level secara keseluruhan.
4. Hasil dan Analisa 1. Hasil
Implemntasi sistem informasi Human Resoyrce Information System menggunakan OrangeHRM seperti terlihat pada gambar berikut :
Gambar 4. Dashboard Aplikasi OrangeHRM (sumber :enterprise.demo.orangehrmlive.com)
Pada dashboard OrangeHRM
menampilkan grafik yang merepresentasikan kondisi karyawan.
Gambar 5. Employee List Aplikasi OrangeHRM
(sumber :enterprise.demo.orangehrmlive.com) Pada Employee List OrangeHRM menampilkan daftar karyawan yang ada di perusahaan beserta metode pencarian data.
Gambar 6. Employee Detail Aplikasi OrangeHRM
(sumber :enterprise.demo.orangehrmlive.com) Tampilan informasi detail pegawai menampilkan data pegawai secara lebih detail dan terperinci dengan informasi pendukung lainnya.
2. Evaluasi
Hasil evaluasi yang diperoleh dengan menggunakan tools COBIT 5.0 adalah sebagai berikut :
Tabel 1. Hasil Evaluasi Maturity Level Aplikasi SliMS
Semua point yang diperoleh ditotalkan (31) kemudian dirata-ratakan menjadi 3,1 (dapat digenapkan menjadi 3) yang berarti berada pada level Defined.
3. Analisa
Maturity level dari implementasi OrangeHRM mencapai 3,1 dan dapat digenapkan menjadi 3, yang berarti berada pada level Defined yang berarti proses terstandar dengan baik pada seluruh proyek. Aplikasi OrangeHRM yang interaktif, userfriendly dan opensource tentunya juga menjadi daya tarik tersendiri bagi user.
Gambar 7. Grafik Maturity Level Grafik di atas menunjukkan point dari masing-masing tingkatan maturity level. Maka berdasarkan skor atau point yang diperoleh OrangeHRM, berarti berada pada level Defined.
5. Kesimpulan dan Saran
Terdapat beberapa kesimpulan yang dapat diambil dalam penlitian ini, yaitu :
1. Nilai maturiy level Aplikasi Orange HRM berada pada level 3,1 yang berarti berada pada level Defined.
2. Level defined menunjukkan bahwa aplikasi OrangeHRM layak untuk dipergunakan untuk menangani sistem informasi SDM bagi perusahaan yang membutuhkan.
Sementara saran yang dapat penulis berikan untuk pengembangan penelitian ini di masa yang akan datang adalah :
1. Diperlukan penyesuaian indikator-indikator COBIT yang dipergunakan dalam proses evaluasi.
2. Bagi perusahaan yang ingin meningkatkan fungsionalitas aplikasi OrangHRM dapat menggunakan versi Professional maupun
Enterprise.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Titus Permadi, 2012. OrangeHRM, Inc
USA.
http://orangehrm-indonesia.com/tentang-orangehrm. Diakses tgl : 19 Juli 2014, Jam : 11.55 WIB.
[2] OrangeHRM Inc, 2014. OrangeHRM Opensource.
http://www.orangehrm.com/img/OpenSour ce.pdf. Diakses tgl : 19 Juli 2014, Jam : 12.15 WIB.
[3] Esther Juniati Lini, 2009. Analisis Impentasi Aplikasi Orange Human Resource Management (Studi Kasus PT.Smart Moving Indonesia). Gunadharma University E-Paper, Universitas Gunadharma, Depok.
[4] Sari, Indah Mayang, et.all, 2013. Pembuatan Metode Evaluasi Kematangan Pelaksanaan Proyek dengan Menggabungkan COBIT 5 Domain BAI 1.11 dan MEA 1.04 dengan Best Practice PMBOK 4th. Studi Kasus : Direktorat Pengelolaan Sistem Informasi (DPSI) Bank Indonesia, Jurnal Teknik Pomits, Vol. 1 No.1.
[5] Qualified Advice Partners. 2013. CobiT Domains and Processes (COBIT 5/4.1).
http://www.qualified-audit-partners.be/index.php?cont=463, Diakses tgl : 11 Juli 2014, Jam : 10.28 WIB.
[6] Helmi Buyung Aulia Safrizal, 2012. Pembelajaran Manajemen Sumber Daya Manusia Menggunakan Teknologi Open Source. Prosiding Seminas Competitive Advantage II Vol. 1 No. 2, Universitas Pesantren Tinggi Darul ‘Ulum, Jombang, Jawa Timur.
[7] Faizal Hussein, et all, 2014. Implementasi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
(Studi Kasus pada Perusahaan Jasa PT. Wiranas Laundry and Dry Cleaning Service). JurnalAdministrasiBisnis (JAB)
Vol. 10 No. 1 Mei 2014, Universitas Katolik Parahyangan, Bandung.
