INTEGRASI SISTEM INFORMASI DAN STRATEGI
BISNIS DALAM MENDUKUNG PERKEMBANGAN
BISNIS PT GRAHA SARANA DUTA (GSD)
GELADIKARYA
Oleh :
YUSSY LIESFARINIA
NIM : 077007063
KONSENTRASI : AKUNTANSI MANAJEMEN
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN
SEKOLAH PASCASARJANA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Geladi Karya : INTEGRASI SISTEM INFORMASI DAN STRATEGI BISNIS DALAM MENDUKUNG PERKEMBANGAN BISNIS PT GRAHA SARANA DUTA (GSD)
Nama Mahasiswa : YUSSY LIESFARINIA
NIM : 077007063
Program Studi : Magister Manajemen
Konsentrasi : Akuntansi Manajemen
Disetujui,
Komisi Pembimbing
(Prof. Dr. Ir. Darwin Sitompul, M.Eng) Ketua
(Drs. Irwan Djanahar, Ak, MAFIS) Anggota
Ketua Program Studi, Direktur Sekolah Pascasarjana,
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa Geladikarya saya yang berjudul : “INTEGRASI SISTEM INFORMASI DAN STRATEGI BISNIS DALAM MENDUKUNG PERKEMBANGAN BISNIS PT GRAHA SARANA DUTA (GSD)” adalah benar hasil karya saya sendiri dan belum pernah dipublikasikan oleh siapapun juga sebelumnya.
Sumber-sumber data yang diperoleh dan digunakan telah dinyatakan secara jelas dan benar.
Medan, 1 Maret 2012 Yang membuat pernyataan,
i
RINGKASAN EKSEKUTIF
Persaingan ketat perusahaan pengelola gedung dalam berkompetisi, tentu memerlukan suatu strategi yang mampu memenangkan kompetisi tersebut. PT Graha Sarana Duta (GSD) adalah salah satu perusahaan pengelola gedung yang saat ini mengalami pertumbuhan bisnis yang masih fluktuatif. Dalam upaya mencapai tujuan GSD yang terumuskan dalam visi dan misi, diperlukan strategi bisnis maupun strategi Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI). Untuk memenangkan persaingan dalam kompetisi ini, GSD perlu merancang rencana strategis SI/TI yang selaras dengan strategi bisnis. Dimana, berdasarkan analisis peta posisi perusahaan pengelola gedung, dari segi SI, GSD masih berada di bawah rata-rata industri.
Untuk membuat rencana strategis SI/TI yang baik diperlukan suatu kerangka kerja perencanaan strategis SI/TI yang dapat membantu mengoptimalkan peran strategis SI/TI organisasi dan meningkatkan nilai bisnis serta menciptakan keunggulan kompetitif bagi GSD.
Konsep dasar yang digunakan dalam menyusun integrasi sistem informasi dan strategi bisnis pada GSD adalah dengan menggunakan metodologi yang dikemukakan oleh John Ward dan Joe Peppard. Metode penelitian yang dilakukan yakni antara lain studi pustaka, melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan bisnis dan mengkaji dan menganalisis landasan teori yang digunakan dalam menyusun kerangka kerja rencana strategis SI/TI.
Kerangka kerja penelitian yang diusulkan terdiri dari 4 tahapan yaitu : tahap-1 adalah Inisialisasi persiapan perencanaan strategis SI/TI, tahap-2, memahami kebutuhan bisnis dan informasi, tahap-3 menentukan target SI/TI, tahap-4 integrasi SI/TI dengan strategi bisnis. Analisis strategis menggunakan metode Analisis PEST, Analisis Lima Kekuatan Porter, Analisis SWOT, Analisis Value Chain, Analisis CSF dan KPI.
Hasil yang dicapai dari penelitian adalah membuat suatu kerangka kerja perencanaan strategi SI/TI yang terintegrasi sehingga memudahkan manajemen mengelola sumber daya untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan, akurat, dapat digunakan secara bersama oleh semua pihak.
ii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur atas rahmat dan anugerah Allah SWT sehingga penulis dapat menyelesaikan geladikarya yang berjudul : “Integrasi Sistem Informasi Dan Strategi Bisnis Dalam Mendukung Perkembangan Bisnis PT Graha Sarana Duta (GSD).”
Geladikarya ini disusun untuk memenuhi persyaratan dalam meraih gelar Magister Manajemen (MM). Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan rasa terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Ir. A. Rahim Matondang, MSIE selaku Direktur Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Ir. Darwin Sitompul, M.Eng selaku Ketua Komisi Pembimbing dan Ketua Program Studi Magister Manajemen Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Irwan Djanahar, Ak, MAFIS selaku Anggota Komisi Pembimbing.
4. Bapak Dr. Ir. Nazaruddin, MT selaku Sekretaris Program Studi Magister Manajemen USU.
5. Seluruh Staf Pengajar dan Administrasi Program Studi Magister Manajemen Universitas Sumatera Utara.
iii
7. Ayahanda dr. H. Arif Fadillah, SpPD, FINASIM dan Ibunda Hj. Elisma. Atas cinta, kasih sayang, didikan dan kebijaksanaan hidup yang telah ditanamkan selama ini.
8. Doddy Taufiq Arief, Abang yang luar biasa, untuk masukan yang juga luar biasa.
9. Keluarga besar, sahabat terdekat, teman-teman angkatan XXIII MM-USU dan semua pihak yang telah membantu dengan berbagai bentuk dukungan yang saya rasakan. Mohon maaf tidak bisa disebut satu per satu. Terima kasih telah menjadi bagian dalam penulisan geladikarya ini.
Besar harapan penulis, geladikarya ini bisa memberi manfaat kepada banyak pihak.
Medan, 1 Maret 2012
iv
RIWAYAT HIDUP
Yussy Liesfarinia, lahir di Lhokseumawe, Aceh Utara pada tanggal 25 Desember 1982.
Anak ke 3 dari 5 bersaudara dari pasangan dr.H Arif Fadillah, SpPD, FINASIM dan Hj. Elisma.
Riwayat Pendidikan :
1. SD Negeri No. 3 Sigli, Aceh Pidie, lulus tahun 1994. 2. SLTP Negeri 2 Tijue, Aceh Pidie, lulus tahun 1997. 3. SMU Negeri 1 Medan, Lulus tahun 2000.
4. Departemen Teknik Arsitektur USU, Medan, lulus tahun 2006.
5. Program Studi Magister Manajemen Universitas Sumatera Utara, Medan, lulus tahun 2012.
Riwayat Pekerjaan :
v DAFTAR ISI
Halaman
RINGKASAN EKSEKUTIF ……… i
KATA PENGANTAR ……… ii
RIWAYAT HIDUP ……… iv
DAFTAR ISI ……… v
DAFTAR TABEL DAN DIAGRAM ……… viii
DAFTAR GAMBAR ……… ix
DAFTAR LAMPIRAN ……… x
BAB I PENDAHULUAN ……… 1
I.1 Latar Belakang ……… 1
I.2 Rumusan Masalah ……… 6
I.3 Tujuan Penelitian ……… 7
I.4 Manfaat Penelitian ………. 7
I.5 Batas dan Ruang Lingkup Penelitian ……….. 8
BAB II LANDASAN TEORI ………. 9
II.1 Pendahuluan ………. 9
II.2 Definisi Integrasi ………. 9
II.3 Sistem Informasi Strategis ……….. 9
II.3.1 Definisi Sistem Informasi Strategis ……… 10
II.3.2 Karakteristik Sistem Informasi Strategis … 14
II.3.3 Perencanaan Sistem Informasi Strategis (SIS) ………. 17
II.4 Metode Perencanaan Sistem Informasi Strategis (SIS) ……….. 19
II.4.1 Metode Perencanaan Strategis SI menurut Jhon Ward dan Joe Peppard …… 19
vi
II.5.1 Penyelarasan (Alignment) ………. 25
II.5.2 Model Penyelarasan ……….. 25
II.5.3 Proses Keselarasan ……….. 28
BAB III KERANGKA KONSEPTUAL ……….. 35
BAB IV METODE PENELITIAN ……….. 38
IV.1 Lokasi dan Waktu Penelitian ……….. 38
IV.2 Metode Penelitian ………. 38
IV.3 Jenis dan Sumber Data ………. 40
IV.4 Metode Pengumpulan Data ……… 40
IV.5 Kerangka Kerja dan Tahapan Penelitian ……….. 41
BAB V GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ……… 44
V.1 Sejarah Singkat ………. 44
V.2 Visi dan Misi ………. 46
V.3 Kebijakan Mutu ………. 46
V.4 Data Perusahaan ……….. 46
V.5 Portofolio Bisnis ………. 49
V.5.1 Lingkup Pekerjaan Pengelolaan Gedung (Building Management) ……… 50
BAB VI ANALISIS DAN PEMBAHASAN ………. 54
VI.1 Pendahuluan ………. 54
VI.2 Perencanaan Strategis Sistem Informasi Berdasarkan Tahapan Kerangka Kerja Yang Diusulkan 54 VI.2.1 Tahap 1 : Inisialisasi Persiapan Perencanaan Strategis Sistem Informasi ……….. 54
VI.2.2 Tahap 2 : Memahami Kebutuhan Bisnis Organisasi dan Informasi ……… 56
VI.2.3 Tahap 3 : Menentukan Target Bagi SI/TI …… 85
vii
VI.3.1 Menentukan Strategi SI/TI ………... 90
VI.3.2 Infrastruktur dan Proses-proses Sistem Teknologi Informasi ……….. 92
BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN ……….. 93
VII.1 Kesimpulan ……… 93
VII.2 Saran ……… 94
viii
DAFTAR TABEL DAN DIAGRAM
Tabel Judul Halaman
1.1 Analisis Peta Posisi GSD Sebagai Pengelola Gedung ... 5 2.1 Peran Manajer SI/TI dalam Organsisai/Perusahaan …….. 25 6.1 Kontribusi Net Profit Bisnis Unit GSD ………. 62 6.2 Upah Minimum Provinsi ……….. 63 6.3 Faktor-faktor Kunci Keberhasilan ………. 84 7.1 Portofolio Aplikasi SI GSD yang Disarankan ………. 98
Diagram
ix DAFTAR GAMBAR
Gambar Judul Halaman
1.1 Perkembangan Bisnis GSD Tahun 2000 – 2008 ... 3
1.2 Posisi GSD Terhadap Masing-Masing Faktor ... 6
2.1 Hubungan antara Strategi Bisnis, Strategi SI dan Strategi TI ……….. 17
2.2 Model Sistem Informasi Strategis ………. 18
2.3 Integrasi fungsional antara Bisnis dan SI/TI …………... 27
2.4 Proses Keselarasan Eksekusi Strategi ……….. 29
2.5 Proses Keselarasan Transformasi Teknologi …………... 30
2.6 Proses Keselarasan Potensi Kompetitif ………... 31
2.7 Proses Keselarasan Level Pelayanan ……….. 32
2.8 Integrasi dari PSB ke PSSTI menurut Martin et al. (2005) ……… 33
3.1 Kerangka Konseptual ……… 37
4.1 Kerangka Kerja Penelitian ……… 42
4.2 Tahapan dan Proses Penelitian ……… 43
5.1 Wilayah Operasi GSD ……… 48
5.2 Struktur Organisasi Pekerjaan Pengelolaan Gedung …… 53
6.1 Analisis Lima Ancaman Porter ………. 68
6.2 Peta Posisi GSD Dalam Industri ……… 71
6.3 Aktifitas Rantai Nilai GSD ……… 81
6.4 Aliran Data GSD ………... 86
x
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran Judul Halaman
Lampiran 1 Format Pertanyaan Analisis Lima Ancaman Porter 101
Lampiran 2 Format Pertanyaan Analisis Critical Success Factors
(CSF) ……… 105 Lampiran 3 Format Pertanyaan Analisis Rantai Nilai Sistem
Teknologi Informasi ………. 106 Lampiran 4 Pertanyaan Kepada Pemasok, Pelanggan, dan
Pesaing Untuk Identifikasi Peluang-peluang Sistem Teknologi Informasi
Yang Strategik ……… 107 Lampiran 5 Analisis SWOT Untuk Penilaian Sistem
Teknologi Informasi ………. 110 Lampiran 6 Analisis Porter 5 Ancaman Untuk Analisis
i
RINGKASAN EKSEKUTIF
Persaingan ketat perusahaan pengelola gedung dalam berkompetisi, tentu memerlukan suatu strategi yang mampu memenangkan kompetisi tersebut. PT Graha Sarana Duta (GSD) adalah salah satu perusahaan pengelola gedung yang saat ini mengalami pertumbuhan bisnis yang masih fluktuatif. Dalam upaya mencapai tujuan GSD yang terumuskan dalam visi dan misi, diperlukan strategi bisnis maupun strategi Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI). Untuk memenangkan persaingan dalam kompetisi ini, GSD perlu merancang rencana strategis SI/TI yang selaras dengan strategi bisnis. Dimana, berdasarkan analisis peta posisi perusahaan pengelola gedung, dari segi SI, GSD masih berada di bawah rata-rata industri.
Untuk membuat rencana strategis SI/TI yang baik diperlukan suatu kerangka kerja perencanaan strategis SI/TI yang dapat membantu mengoptimalkan peran strategis SI/TI organisasi dan meningkatkan nilai bisnis serta menciptakan keunggulan kompetitif bagi GSD.
Konsep dasar yang digunakan dalam menyusun integrasi sistem informasi dan strategi bisnis pada GSD adalah dengan menggunakan metodologi yang dikemukakan oleh John Ward dan Joe Peppard. Metode penelitian yang dilakukan yakni antara lain studi pustaka, melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan bisnis dan mengkaji dan menganalisis landasan teori yang digunakan dalam menyusun kerangka kerja rencana strategis SI/TI.
Kerangka kerja penelitian yang diusulkan terdiri dari 4 tahapan yaitu : tahap-1 adalah Inisialisasi persiapan perencanaan strategis SI/TI, tahap-2, memahami kebutuhan bisnis dan informasi, tahap-3 menentukan target SI/TI, tahap-4 integrasi SI/TI dengan strategi bisnis. Analisis strategis menggunakan metode Analisis PEST, Analisis Lima Kekuatan Porter, Analisis SWOT, Analisis Value Chain, Analisis CSF dan KPI.
Hasil yang dicapai dari penelitian adalah membuat suatu kerangka kerja perencanaan strategi SI/TI yang terintegrasi sehingga memudahkan manajemen mengelola sumber daya untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan, akurat, dapat digunakan secara bersama oleh semua pihak.
1
BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Teknologi Informasi (TI) sudah menjadi pilihan utama dalam menciptakan Sistem Informasi (SI) perusahaan yang tangguh sehingga mampu melahirkan keunggulan kompetitif dan menjadi strategi unggulan di tengah persaingan yang semakin ketat dewasa ini. Apalagi dengan datangnya era E-Business.
Namun, membangun SI perusahaan bukan sekedar mengotomatisasi sebagian proses yang secara rutin dilakukan, melainkan menciptakan suatu aliran informasi yang baru secara sistemis dan terintegrasi disusun menjadi sebuah sistem yang terpadu.
Ada tiga sasaran utama dari upaya penerapan SI/TI dalam suatu organisasi. Pertama, memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi. Kedua, meningkatkan efektifitas manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan. Ketiga, memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis (Ward dan Peppard, 2008).
2 ini dan perubahan lingkungannya serta mempertimbangkan SI sebagai bagian solusi (Hartono, 2005).
Bila kita mengharapkan agar penerapan SI optimal, dibutuhkan suatu strategi SI/TI yang selaras dengan strategi bisnis organisasi. Hal ini diperlukan agar investasi yang dikeluarkan untuk SI sesuai dengan kebutuhan dan memberi manfaat yang diukur dari pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.
PT Graha Sarana Duta (GSD) didirikan pada tahun 1981, pada awalnya untuk menyediakan jasa pemeliharaan dan perawatan Gedung Bank Duta di Jalan Kebon Sirih, Jakarta. Sejalan dengan berkembangnya perusahaan, GSD kemudian mengembangkan sayap ke bidang jasa konstruksi dan dipercayai untuk membangun beberapa kantor cabang Bank Duta dan Bank Bukopin serta gedung kampus YAI di Jalan Salemba, Jakarta.
Pada tahun 2001, kepemilikan GSD diambil alih sepenuhnya oleh PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. (Telkom), untuk mengelola gedung-gedung kantor Telkom, yang sebelumnya dikelola oleh Divisi Properti Telkom. Di bawah kendali Telkom, GSD terus berkembang menjadi perusahaan properti yang terpadu dan kini memiliki empat portofolio bisnis yaitu Jasa Pengelolaan Gedung, Jasa Pemeliharaan dan Perawatan Gedung, Pengembang Properti dan Jasa Konstruksi.
3
2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 (P)
P
Gambar 1.1 Perkembangan Bisnis GSD Tahun 2000 - 2008 Sumber: GSD dan Riset Cushman & Wakefield, 2008
Dari Gambar 1.1, dapat dilihat bahwa perkembangan bisnis GSD masih bersifat fluktuatif. Dalam rangka meningkatkan bisnis perusahaan di bidang properti dan menentukan arah perkembangan bisnis perusahaan yang lebih tepat, PT Graha Sarana Duta memerlukan Rencana Jangka Panjang (RJP) yang harus terus disesuaikan dengan kondisi internal perusahaan khususnya maupun kondisi perkembangan ekonomi dan properti secara umum.
Cushman & Wakefield1 selaku konsultan yang dipilih oleh GSD dalam menentukan arah perkembangan bisnis perusahaan, melakukan riset guna merumuskan strategi bisnis yang terangkum dalam Rencana Jangka Panjang PT Graha Sarana Duta (RJP GSD) 2009 – 2013. Salah satu riset yang dilakukan oleh Cushman & Wakefield adalah analisis peta posisi GSD sebagai pengelola gedung
1
4 terhadap perusahaan-perusahaan pesaing sejenis. Pemain-pemain industri pengelolaan gedung yang bersaing dengan GSD adalah perusahaan properti yang berskala nasional dan internasional yang menangani pengelolaan gedung. Perusahaan-perusahaan properti berskala internasional tersebut antara lain:
1. PT Jakarta Land Management (JLM)
2. PT Sanggraha Property Management (SPM) 3. Colliers Internasional (Colliers)
4. CBRE 5. EC Haris
6. Jones Lang La Salle (JLL) 7. Procon Indah (PI)
8. Coldwell Banker (CB) 9. Knight Frank (KF)
Pada tahun 2008, Cushman & Wakefield melakukan riset analisis peta posisi GSD sebagai pengelola gedung terhadap perusahaan-perusahaan tersebut di atas dan Tabel 1.1 menunjukkan hasil riset yang dilakukan oleh Cushman & Wakefield.
5 Tabel 1.1 Analisis Peta Posisi GSD Sebagai Pengelola Gedung
2. Keunggulan Perusahaan Pengelola (35%) TOTAL
Pengelola
Sumber: Riset Cushman & Wakefield, 2008 Catatan:
* 5= Sangat Baik ; 1 = Tidak Baik
* Kualitas Personalia yang ditempatkan tidak dapat diukur karena tergatung dari kualitas karyawan di masing-masing proyek. Total nilai maksimum adalah 5x 70% = 3.5
6
Gambar 1.2 Posisi GSD Terhadap Masing-Masing Faktor Sumber: Riset Cushman & Wakefield, 2008
Cushman & Wakefield, selaku konsultan, dalam laporan akhirnya mengatakan :
” Di dalam strategi level bisnis GSD, secara keseluruhan sangat diperlukan untuk mengakuisisi sistem informasi dan teknologi pengelolaan gedung yang berbasis internet sehingga cakupan geografis yang telah dimiliki oleh GSD dapat ditingkatkan ke tahap yang baru.”
Dimana pada kondisi saat ini, GSD memang belum memiliki sistem informasi yang handal untuk mendukung arah perkembangan bisnis perusahaan.
I.2 Rumusan Masalah
7 1. Bagaimanakah sistem informasi yang mampu mendukung perkembangan
bisnis PT Graha Sarana Duta (GSD) ?
2. Bagaimanakah integrasi sistem informasi dan strategi bisnis dalam mendukung perkembangan bisnis PT Graha Sarana Duta (GSD) ?
I.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari dilakukannya penelitian ini adalah :
1. Mengetahui Sistem Informasi (SI) yang bisa diterapkan pada PT Graha Sarana Duta (GSD) yang selaras dan terintegrasi dengan strategi bisnis sehingga mampu mendukung perkembangan bisnis organisasi tersebut.
2. Untuk memberikan saran dan rekomendasi dalam hal perencanaan Sistem Informasi (SI) yang selaras dan terintegrasi dengan strategi bisnis sehingga mampu mendukung perkembangan bisnis PT Graha Sarana Duta (GSD).
I.4 Manfaat Penelitian
Manfaat yang bisa diambil dari penelitian ini adalah :
1. Bagi PT Graha Sarana Duta (GSD), sebagai bahan pertimbangan dalam meningkatkan dan mendukung perkembangan bisnisnya.
2. Bagi Program Studi Magister Manajemen USU, sebagai referensi dalam pengembangan ilmu pengetahuan, khususnya dalam perencanaan Sistem Informasi (SI) pada suatu organisasi.
3. Bagi penulis, sebagai sarana dalam mengaplikasikan ilmu pengetahuan yang diperoleh selama perkuliahan.
8 I.5 Batas dan Ruang Lingkup Penelitian
Agar penelitian ini bisa tercapai sesuai dengan tujuannya, maka ditetapkan beberapa batasan dan ruang lingkup, antara lain :
1. Sistem informasi yang direncanakan pada penelitian ini berdasarkan
metodologi perencanaan strategis sistem informasi oleh John Ward dan Joe
Peppard.
9
BAB II
LANDASAN TEORI
II.1 Pendahuluan
Pada bab ini akan diuraikan pembahasan mengenai hasil studi literatur yang menjadi landasan pembahasan pada bab-bab selanjutnya. Bab ini dibagi menjadi 4 bagian utama, yaitu Definisi Integrasi, Sistem Informasi Strategis (SIS), Metodologi Perencanaaan SIS, dan Penyelarasan Sistem Informasi dengan Strategi Bisnis.
II.2 Definisi Integrasi
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), integrasi merupakan kata benda (noun) yang didefinisikan sebagai pembauran hingga menjadi kesatuan yg utuh atau bulat. Berintegrasi (v) adalah berpadu (bergabung supaya menjadi kesatuan yg utuh) dan mengintegrasikan (v) adalah menggabungkan; menyatukan.
II.3 Sistem Informasi Strategis (SIS)
Sistem Teknologi Informasi telah berkembang dari waktu ke waktu. Dimulai dari era operasional mulai tahun 1960, ke era informasi mulai tahun 1970, menuju ke era jejaring dimuali tahun 1980 ke era jejaring global dimulai tahun 1990 hingga era bergerak (mobile) dewasa ini.
10 menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan manajemen yang efektif. Sekarang, peranan Sistem Teknologi Informasi tidak hanya untuk efisiensi dan efektifitas, tetapi sudah untuk strategik, yaitu digunakan untuk memenangkan persaingan.
Karena perannya yang strategis, sistem teknologi informasi sekarang juga disebut sebagai senjata strategis (strategic weapon) atau senjata kompetitif (competitive weapon), yaitu mampu digunakan sebagai alat ampuh untuk berkompetisi. Sistem teknologi informasi sekarang juga disebut sebagai pemampu (enabler), yaitu membuat organisasi mampu mendapatkan keunggulan kompetitif. Sistem teknologi informasi yang digunakan untuk memenangkan persaingan ini disebut dengan Sistem Informasi Strategis (SIS).
II.3.1 Definisi Sistem Informasi Strategis (SIS)
pemasok-11 pemasok dan pelanggan-pelanggan. Selain itu, banyaknya Sistem Informasi Teknologi (STI) yang ada yang perlu ditentukan kriterianya sehingga dapat dikatakan sebagai Sistem Informasi Strategik (SIS).
Untuk mendapatkan definisi yang mengena dari SIS, mengkaji definisi-definisi yang ada akan sangat bermanfaat. Berikut beberapa definisi-definisi SIS :
• Bakos dan Treacey (1986) mendefinisikan SIS sebagai sistem-sistem informasi yang menghasilkan efisiensi internal dan efisiensi komparatif (as information systems that generate internal and comparative efficiency). • Remenyi (1988) mendefinisikan SIS sebagai suatu sistem yang membantu
suatu perusahaan meningkatkan kinerja jangka panjangnya dengan secara langsung meningkatkan kontribusi pertambahan nilainya ke rantai nilai industri (as a system that help a firm improve its long-term performance by directly increasing its value added contribution to the industry value chain). • Wiseman (1988) mendefinisikan SIS sebagai suatu penggunaan teknologi
informasi untuk mendukung atau menerapkan strategi kompetisi dari perusahaan (a use of information technology intended to support or shape the competitive strategy of the enterprise).
• Earl (1988) mendefinisikan SIS sebagai suatu sistem informasi yang baik mendukung atau memfasilitasi suatu strategi bisnis tertentu atau bagian-bagiannya (an information system which either supports or facilitates a particular business strategy or some facet of it).
12 membantu organisasi mencapai keunggulan kompetitifnya (computer systems at any level of the organization that change the goals, operations, products, services, or environmental relationships to help the organization gain a
competitive advantages).
• Jelassi (1994) mendefinisikan suatu sistem informasi dianggap mempunyai suatu dimensi jika dan hanya jika (1) sistem tersebut merubah struktur dari industri; atau (2) sistem tersebut merubah proses-proses manajemen dan operasi di organisasi; atau (3) sistem tersebut mengganti keseimbangan kompetitif antara perusahaan-perusahaan di dalam indusri (an information system is considered to have a strategic dimension if and only if (1) it alters
the structure of the industry; or (2)it alters the management and operational processes of the organization; or (3) it changes the competitive balance between companies within the industry).
• Ciborra (1994), mengatakan suatu sistem dapat dikatakan SIS jika sistem tersebut memberikan topangan terus menerus yang unik, atau memberikan keuntungan kinerja yang signifikan (confers a unique sustainable, or otherwise significant, performance advantage).
• Hartono (2005) mendefinisikan SIS sebagai sistem-sistem teknologi informasi apapun di level manapun yang dapat digunakan untuk mengimplementasikan strategi.
Dari beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan SIS mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
13 2. Untuk mendukung atau mengimplementasikan strategi kompetisi dari
perusahaan
3. Memberi keuntungan kompetisi bagi perusahaan 4. Melalui efisiensi internal dan efisiensi komparatif 5. Dengan topangan terus menerus yang unik
6. Memberikan keuntungan kinerja yang signifikan
7. Membantu perusahaan meningkatkan kinerja jangka panjangnya 8. Merubah cara perusahaan beroperasi secara internal
9. Merubah proses-proses manajemen
10.Menciptakan jasa-jasa dan produk-produk baru 11.Merubah struktur dari industri
12.Mengganti keseimbangan kompetitif antara perusahaan-perusahaan di dalam industri
13.Merubah hubungan dengan pelanggan dan pemasok
14.Meningkatkan kotribusi pertambahan nilainya di rantai nilai industri
Dari ciri-ciri tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan Sistem Informasi Strategis (SIS) adalah :
“suatu sistem informasi atau sistem informasi apapun di level manapun yang mendukung atau mengimplementasikan strategi kompetisi yang memberikan keuntungan kompetitif bagi perusahaan melalui efisiensi internal dan efisiensi komparatif sehingga membantu perusahaan memberikan keuntungan kinerja secara signifikan dan meningkatkan kinerja jangka panjangnya”.
14 Perbedaannya adalah pada penerapannya, yaitu pada SIS, sistem-sistem teknologi informasi diterapkan untuk mengimplementasikan strategi perusahaan untuk memenangkan persaingan. Penerapan strategi perusahaan dilakukan efisiensi internal dan efisiensi komparatif.
Efisiensi internal dilakukan dengan cara :
a. Merubah cara perusahaan beroperasi secara internal b. Merubah proses-proses manajemen
c. Menciptakan jasa-jasa dan produk-produk baru
Efisiensi komparatif dilakukan dengan cara : a. Merubah struktur dari industri
b. Mengganti keseimbangan kompetitif antara perusahaan-perusahaan di dalam industri
c. Merubah hubungan dengan pelanggan dan pemasok
d. Meningkatkan kotribusi pertambahan nilainya di rantai nilai industri
II.3.2 Karakteristik Sistem Informasi Strategis (SIS) Karakteristik Sistem Informasi Strategis (SIS) adalah: a. Memiliki fokus ke luar (eksternal), bukan ke dalam (internal)
Perencanaan SIS akan memanfaatkan pengetahuan mengenai kondisi lingkungan bisnis, keinginan customer-supplier, perkembangan teknologi dalam proses identifikasi keunggulan, dan bagaimana sistem informasi yang diperlukan untuk mencapainya.
15 adalah subset dari MIS, maka otomatis keunggulan kompetitif dapat dicapai juga melalui pengurangan biaya. Prinsip utama dari karakteristik ini adalah ‘doing better, not cheaper’. Ada keunggulan-keunggulan yang mungkin tidak
akan diakomodasi dalam rencana bila prinsip utama adalah pengurangan biaya.
c. Berbagi keuntungan
Dalam mencapai keunggulan kompetitif organisasi dapat juga berusaha memberikan keuntungan tidak hanya bagi dirinya sendiri, tetapi juga untuk customer, supplier, bahkan juga pesaing untuk membentuk lingkungan bisnis yang lebih baik.
d. Memahami pelanggan
e. Business driven innovation, not technology driven
Salah satu kegagalan dot.com adalah penggunaan teknologi yang lebih baik, tetapi visi bisnis yang buruk. Keberhasilan datang dari teknologi yang ‘cukup baik’, tetapi dengan pemahaman yang jelas tentang customer, dan bisnis. f. Pengembangan yang bertahap (incremental development)
Pendekatan yang paling baik adalah pendekatan bertahap (stepped approach) mengerjakan satu hal, dan kemudian mengembangkan (extending) di atasnya untuk pengembangan lebih lanjut.
g. Menggunakan informasi yang sudah didapatkan
16 SIS memiliki dua komponen, yaitu:
a. Strategi SI (berorientasi pada demand)
Strategi SI dibuat untuk mendefinisikan kebutuhan organisasi akan sistem dan informasi yang diperlukan untuk mendukung strategi keseluruhan dari bisnis. Strategi SI mendasarkan diri pada bisnis, dan sekaligus memperhatikan masalah kompetisi (competitiveness), dan keselarasan (alignment) SI/TI dengan bisnis.
b. Strategi TI (berorientasi pada supply)
Strategi TI dibuat untuk mendefinisikan upaya pemenuhan/mendukung kebutuhan organisasi akan sistem dan informasi oleh teknologi.
Bila kita mengharapkan agar penerapan TI optimal, dibutuhkan suatu strategi SI/TI yang selaras dengan strategi bisnis organisasi. Hal ini diperlukan agar investasi yang dikeluarkan untuk TI sesuai dengan kebutuhan dan memberikan manfaat yang diukur dari pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Earl membedakan antara strategi SI dan Strategi TI. Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi SI yang dibutuhkan organisasi. Esensi dari Strategi SI adalah menjawab pertanyaan “Apa?”, sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur dan keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan “bagaimana?”. Hubungan antara strategi TI, strategi SI dan strategi bisnis dapat dilihat pada Gambar 2.1.
17 mencapai tujuan?, dan adakah perubahan yang harus dilakukan?. Jadi dalam membangun suatu Sistem Informasi Strategis, yang menjadi isu sentral adalah penyelarasan (alignment) strategi SI/TI dengan strategi bisnis organisasi.
Gambar 2.1 Hubungan antara Strategi Bisnis, Strategi SI dan Strategi TI
Sumber : Ward & Peppard (2008)
II.3.3 Perencanaan Sistem Informasi Strategis (SIS)
18 baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard, 2008). Gambar 2.2 menunjukkan skema perencanaan strategis SI/TI Ward dan Peppard.
Gambar 2.2 Model Sistem Informasi Strategis Sumber : Ward & Peppard (2008)
Beberapa karakteristik dari Perencanaan SIS antara lain :
a. Adanya misi utama : Keunggulan strategis/kompetitif dan kaitannya dengan strategi bisnis.
b. Adanya sasaran kunci : mengejar kesempatan dan integrasi SI dan Strategi bisnis.
c. Adanya arahan dari eksekutif/manajemen senior dan penguna.
19 II.4 Metode Perencanaan Sistem Informasi Strategis (SIS)
Sistem teknologi informasi dikenal dengan nama senjata strategis (strategic weapon) karena dapat digunakan untuk menerapkan strategi untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Banyak perusahaan menerapkan sistem teknologi informasi untuk bersaing, tetapi banyak dari mereka yang gagal mendapatkan keunggulan kompetitif.
Secanggih apapun teknologi informasi tidak akan menghasilkan keuntungan kompetitif berkelanjutan jika tidak direncanakan dengan baik. Sistem teknologi informasi yang tidak direncanakan dengan baik hanya akan mendukung sasaran unit tertentu di organisasi bukan sasaran korporasi secara keseluruhan atau bahkan tidak jelas mendukung sasaran yang mana. Keuntungan kompetitif hanya diperoleh jika organisasi mampu mengeksploitasi kemampuan teknologi informasi ini konsisten dengan tujuan organisasi secara terus menerus.
Faktor penting dalam proses perencanaan SIS adalah penggunaan metodologi, dengan tujuan meminimalkan resiko kegagalan, memastikan keterlibatan semua pihak yang berkepentingan serta meminimalkan ketergantungan terhadap individu, dan lebih menekankan kepada proses dan sasaran yang ditentukan.
II.4.1 Metode Perencanaan Strategis SI menurut Jhon Ward dan Joe Peppard
20 karena mampu memanfaatkan potensi SI dan TI. Keadaan tersebut dapat terjadi karena rencana strategis SI dan TI yang kurang fokus pada bisnis, dilakukan oleh bagian yang kurang mengerti peluang bisnis, dan hanya membuat strategi karena kebutuhan teknologi semata. Oleh karena itu John Ward membuat kerangka Perencanaan Strategis SI/TI yang didasarkan pada kebutuhan bisnis. Tahapan-tahapan Perencanaan Strategis SI/TI tersebut dibagi dalam 2 Tahapan-tahapan yaitu tahapan masukan dan tahapan keluaran.
A. Tahapan Masukan
Tahapan masukan ini berisi identifikasi dan analisis kondisi bisnis internal dan eksternal dan kondisi SI/TI internal dan eksternal organisasi. Identifikasi dan analisis tersebut akan menjadi pertimbangan dan bahan dalam menentukan renstra SI. Tahapan masukan ini terdiri dari:
A.1 Menentukan situasi lingkungan eksternal organisasi
Situasi lingkungan eksternal dalam organisasi diidentifikasi melalui: 1. Rencana Bisnis (Business Plan), Parameter lingkungan eksternal dalam
business plan tersebut adalah:
a. Pengaruh ekonomi, politik, ekologi, teknologi, social, dan hukum terhadap bisnis pada industri dan organisasi. Parameter tersebut akan menghasilkan value bagi perusahaan
b. Pengaruh Stakeholder bagi bisnis dan organisasi. Parameter tersebut akan menghasilkan objective bagi perusahaan
21 2. Diagram Five Forces Porter dengan parameter berupa pesaing, pendatang
baru, produk pengganti, konsumen dan pemasok 3. SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, and Threat)
A.2 Menentukan situasi lingkungan internal organisasi
Berdasarkan hasil analisis Five Forces Porter dan SWOT internal yang dilakukan ke dalam organisasi maka manajer mengetahui:
1. Strategi yang digunakan sekarang, tujuan, sumber daya perusahaan, aktifitas, budaya, dan nilai-nilai perusahaan.
2. Alur proses dan informasi yang dibutuhkan.
Selain itu, melalui rencana bisnis yang ada diperoleh pula visi, misi, strategi yang sedang dilakukan, CSF, dan key value organisasi.
A.3 Menentukan situasi lingkungan internal SI/TI
Situasi lingkungan internal SI dan TI yang diperoleh melalui:
1. Portfolio aplikasi mutakhir yang diperoleh melalui Strategic Grid McFarlan. Portfolio aplikasi tersebut dapat memberikan gambaran mengenai sebaran dan pemanfaatan seluruh aplikasi yang telah, sedang, dan akan dibangun.
2. Grafik Remenyl dan Welleck. Grafik tersebut dapat memberikan keadaan mutakhir system, komponen SI/TI dan pemroyeksiannya ke depan.
Untuk melengkapi hasil identifikasi lingkungan internal SI dan TI tersebut diperlukan pula informasi berupa:
1. Organisasi SI: ukuran, struktur, dan keterkaitannya dengan bisnis 2. Proses pengambilan keputusan.
22 4. Pengeluaran dan investasi bidang SI dan TI di organisasi tersebut.
5. Metodologi yang digunakan untuk system bisnis, analisis dan pengembangannya.
6. Aktifitas pengguna.
7. Metode pelatihan bagi keseluruhan pegawai, dan 8. Budaya perusahaan dan SI/TI
Berdasarkan hasil identifikasi internal tersebut, dapat dilakukan analisis SI dan TI ke depan dengan menggunakan:
1. Analisis portfolio bisnis: McFarlan’s Grid
2. Competitive Strategy Analysis, Five Forces Porter, dan 3. Porter’s Value Chain Analysis
A.4 Menentukan situasi lingkungan eksternal SI/TI
Situasi lingkungan eksternal SI dan TI yang diperoleh berupa: 1. Model perkembangan TI didunia.
2. Perbandingan strategi yang digunakan pesaing dalam segi bisnis dan TI. 3. TI yang dapat dimanfaatkan untuk mendukung proses bisnis.
B. Tahapan Keluaran
Tahapan Keluaran merupakan kegiatan guna menghasilkan suatu dokumen. Dokumen tersebut dihasilkan berdasarkan masukan dari proses renstra SI. Dokumen yang dihasilkan berupa:
B.1 Strategi Manajemen SI/TI
23 mengatur strategi unit subsistem bisnis agar didukung oleh rencana SI/TI. Strategi manajemen SI/TI berisi:
1. Bentuk organisasi, berupa sumber daya, alokasi, kebijakan, dan wewenang/tanggung jawab terhadap keputusan SI/TI.
2. Kebijakan investasi, berupa aturan yang ditaati guna implementasi dalam berinvestasi SI/TI.
3. Kebijakan bagi vendor, berupa parameter yang digunakan untuk memilih vendor berdasarkan finansial dan kebutuhan teknologi.
4. Kebijakan yang berhubungan dengan SDM dan pelatihan, berupa kumpulan kebijakan dan panduan untuk mengelola SDM.
5. Kebijakan akuntansi, berupa kebijakan intensif mengenai akuntansi dan tarif sumber daya SI/TI.
B.2 Strategi Bisnis SI/TI
Strategi bisnis SI/TI memuat pernyataan mengenai kebutuhan bisnis yang akan memanfaatkan SI/TI dalam meraih tujuannya sehingga dapat menghubungkan antara strategi bisnis dengan SI/TI. Strategi SI/TI yang lengkap berisi:
1. Perspektif bisnis, yang didalamnya memuat strategi bisnis dalam konteks lingkungan internal dan eksternal, dan angka yang berhubungan dengan lingkungan eksternal seperti konsumen, pemasok, dan pesaing.
2. Informasi dan system informasi yang dibutuhkan.
24 4. Portfolio Aplikasi, yaitu jenis dan cara pengembangan aplikasi dalam bentuk matriks dan table. Matriks dan table tersebut digunakan sebagai dasar untuk membuat dan memanipulasi aplikasi,seperti relasi entitas (ERD), DFD, matriks dan diagram dekomposisi.
5. Strategi TI, yaitu cara sumber daya dan teknologi untuk mengatur dan membangun strategi bisnis SI agar sesuai dengan manajemen. Hal yang dicakup di dalamnya adalah:
a. Information Resource Management (IRM).
b. Communication System & Network, berupa kebijakan kapasitas, perangkat keras, perangkat lunak, operasi, manajemen aplikasi, organisasi dan sumber daya.
B.3 Mengevaluasi Strategi Bisnis dan Manajemen SI/TI
Evaluasi strategi bisnis dilakukan sebelum memanfaatkan sumber daya SI/TI, mengembangkan atau membuat aplikasi baru, membuat jaringan komunikasi, mengubah struktur organisasi dan kegiatan lainnya. Evaluasi tersebut mencakup penilaian value investasi yang dilakukan organisasi baik pada sistem atau teknologi dan melakukan prioritas terhadap strategi yang ada. Hasil evaluasi tersebut merupakan suatu keluaran yang dapat menjadi patokan bagi finansial organisasi dan memberikan kepastian implementasi strategi.
II.5 Penyelarasan Sistem Informasi dengan Strategi Bisnis
25 II.5.1 Penyelarasan (Alignment)
Penyelarasan didefinisikan sebagai penerapan SI/TI di waktu dan cara yang tepat dan harmoni dengan strategi, tujuan dan kebutuhan bisnis. Pertanyaan yang sering diajukan dari penyelarasan ini adalah bagaimana cara melakukannya dan bagaimana urutannya, perencanaan strategi SI/TI mengikuti perencanaan strategi bisnis atau sebaliknya. Pertanyaan lainnya adalah faktor-faktor apa yang mempengaruhi keselarasan ini. Peran Manajer SI/TI yang paling utama adalah menyelaraskan strategi bisnis dan strategi SI/TI secara komunikasi dua arah. Peran kedua adalah menciptakan hubungan yang efektif dengan manajemen lini. Peran lain dapat dilihat dari Tabel 2.1.
Tabel 2.1 Peran Manajer SI/TI dalam Organsisai/Perusahaan
1. Menyelaraskan Strategi Bisnis dan Strategi SI/TI secara dua arah 2. Menciptakan hubungan yang efektif dengan manajenen lini
3. Merencanakan, merancang dan mengimplementasikan sistem informasi 4. Membangun dan mengelola infrastruktur
5. Meningkatkan keahlian organisasi SI/TI 6. Mengelola kerja sama dengan pemasok 7. Membangun kinerja yang tinggi
8. Mendesain ulang dan mengelola organisasi SI/TI Sumber : Hartono (2005)
II.5.2 Model Penyelarasan
26 a. Kinerja ekonomi perusahaan secara langsung berhubungan dengan kemampuan manajemen untuk menciptakan suatu kecocokan strategik (strategic fit) antara posisi organisasi di arena pasar produk yang kompetitif
dan rancangan struktur administrasi yang tepat untuk mendukung eksekusi strateginya. Asumsi ini secara umum konsisten dengan aksioma yang sudah diterima umum bahwa pemilihan strategi di domain eksternal dan internal harus konsisten.
b. Kecocokan strategis (strategic fit) adalah suatu proses yang dinamik. Pemilihan yang secara fundamental strategis dibuat oleh perusahaan akan menimbulkan tindakan-tindakan prakarsa yang berakibatkan pada respon-respon berikutnya. Dengan asumsi berarti keselarasan strategis (strategic alignment) adalah bukan peristiwa (event) sesaat saja, tetapi lebih ke suatu proses perubahan dan adaptasi yang berkelanjutan.
Model keselarasan strategis (Strategic Alignment Model) dapat dilihat pada Gambar II.3. Model ini memperhatikan 2 domain yaitu :
a. Domain eksternal (external domain) adalah area bisnis dimana perusahaan berkompetisi dan berhubugan dengan keputusan-keputusan penetuan strategi untuk membedakan perusahaan dengan pesaingnya.
27 (mendapatkan, mengembangkan keahlian tenaga manusia) untuk mencapai kompetensi organisasi.
Gambar 2.3 Integrasi fungsional antara Bisnis dan SI/TI Sumber : Hartono (2005)
Model di atas juga didasarkan pada dua blok bangunan (building blocks), yaitu:
28 teknologi informasi yang belum siap. Ini menunjukkan bahwa kecocokan antara domain eksternal dan internal belum berjalan dengan baik.
b. Integrasi fungsional (fungsional integration) merupakan integrasi strategi-strategi dari dua fungsi yaitu bisnis dan sistem teknologi informasi. Integrasi fungsional menunjukkan seberapa jauh integrasi antara strategi bisnis sudah sesuai dengan strategi sistem teknologi informasi.
Integrasi fungsional dapat dipisahkan menjadi dua macam integrasi antara bisnis dan sistem teknologi informasi sebagai berikut :
a. Integrasi strategis (strategik integration)
Integrasi strategik menggandengkan antara strategi bisnis dengan strategi sistem teknologi informasi dengan penekanan pada domain eksternal.
b. Integrasi operasional (operational strategy)
Integrasi operasional berhubungan dengan domain internal, yaitu antara infrastruktur dan proses-proses organisasional dengan infrastruktur dan proses-proses sistem teknologi informasi. Integrasi ini menunjukkan koherensi internal.
II.5.3 Proses Keselarasan
29 yaitu strategi bisnis sebagai pemicu (driver) yang mempengaruhi strategi sistem teknologi informasi. Dua perspektif terakhir adalah kebalikannya, strategi sistem teknologi informasi lebih dominan, yaitu strategi sistem teknologi sebagai pemampu (enabler) yang mempengaruhi strategi bisnis (Hartono, 2005).
1. Eksekusi Strategi (strategy execution)
Proses ini dimulai dari kenyataan bahwa strategi bisnis telah ditetapkan terlebih dahulu dan menjadi pemicu untuk menentukan infrastruktur dan proses di organisasi supaya strategi dapat dicapai. Untuk mendukung proses-proses organisasi, maka infrastruktur dan proses-proses-proses-proses sistem teknologi informasi mengikutinya. Manajer puncak bisnis berperan sebagai pemorfulasi strategi (strategic formulator). Peran dari manajer sistem teknologi informasi adalah pengimplementasi strategi (strategic implementor). Pengukuran kesuksesan fungsi sistem teknologi informasi didasasarkan pada pengukuran suatu pusat biaya (cost center).
Gambar 2.4 Proses Keselarasan Eksekusi Strategi Sumber : Hartono (2005)
Strategi Bisnis
Infrastruktur
dan Proses-proses Organisasional
Infrastruktur dan Proses-proses Sistem Teknologi
Informasi Strategi Sistem
30 2. Transformasi Teknologi (technology transformastion)
Proses ini dimulai dari kenyataan bahwa strategi bisnis telah ditetapkan terlebih dahulu dan menjadi pemicu untuk menentukan strategi sistem teknologi informasi. Proses ini tidak tergantung dari infrastruktur atau proses di organisasi, tetapi lebih mengandalkan kepada kompetensi sistem teknologi informasi yang dapat menghasilkan keunggulan kompetitif di pasar. Strategi sistem teknologi informasi kemudian menentukan bentuk infrastruktur dan proses-proses dari sistem teknologi informasi. Peran dari manajer puncak adalah menyediakan visi sistem teknologi informasi (IT visionary). Peran manajer sistem teknologi adalah arsitek dari teknologi (technology architect), yaitu merencanakan dan membangun infrastruktur-infrastruktur sistem teknologi informasi sesuai dengan visi STI. Pengukuran kinerja adalah kepemimpinan teknologi dengan pengukuran menggunakan tolak ukur (benchmark) keberhasilan sejenis di pasar.
Gambar 2.5 Proses Keselarasan Transformasi Teknologi Sumber : Hartono (2005)
Strategi Bisnis
Infrastruktur dan
Proses-proses Organisasional
Infrastruktur dan Proses-proses Sistem Teknologi
Informasi Strategi Sistem
31 3. Potensi Kompetitif (competitive potential)
Proses ini dimulai dari kenyataan bahwa sistem teknologi informasi adalah pemempu (enabler) untuk dapat memenangkan persaingan. Strategi sistem teknologi informasi akan mempengaruhi strategi bisnis. Strategi bisnis kemudian akan menentukan infrastruktur dan proses-proses bisnis untuk mencapai visi bisnis. Peran dari manajer puncak adalah menyediakan visi bisnis (business visionary), yaitu seorang yang mampu mengartikulasikan munculnya kemampuan-kemampuan sistem teknologi informasi yang dapat merubah struktur persaingan pasar dan melihat dampaknya pada bisnis. Peran manajer sistem teknologi informasi adalah katalis, yaitu seorang yang membantu manajer bisnis puncak untuk memahami kesempatan-kesempatan dan ancaman-ancaman potensial dari sistem teknologi informasi. Pengukuran kinerja adalah kepemimpinan bisnis (business leadership) dengan ukuran keberhasilan pangsa pasar dan pertumbuhan produk.
Gambar 2.6 Proses Keselarasan Potensi Kompetitif Sumber : Hartono (2005)
Strategi Bisnis
Infrastruktur dan
Proses-proses Organisasional
Infrastruktur dan Proses-proses Sistem Teknologi
Informasi Strategi Sistem
32 4. Level Pelayanan (service level)
Proses ini dimulai dari kenyataan bahwa sistem teknologi informasi adalah pemampu (enabler) untuk dapat memenangkan persaingan dan perusahaan berkeinginan untuk membangun organisasi pelayanan berbasis sistem teknologi informasi terbaik di dunia. Strategi sistem teknologi informasi akan mempengaruhi infrastruktur dan proses-proses sistem teknologi informasi. Infrastruktur dan proses-proses bisnis mengikuti infrastruktur dan proses-proses sistem teknologi informasi. Peran dari manajer puncak adalah sebagai prioritizer, yaitu seorang yang mampu mengalokasikan seberapa baik sumber-sumber daya langka ke infrastruktur bisnis dan infrastruktur sistem teknologi informasi. Peran manajer sistem teknologi informasi adalah kepemimpinan eksekutif (executive leadership), yaitu seorang yang akan membuat proses pelayanan internal bisnis berhasil dengan petunjuk operasional dari manajemen puncak. Pengukuran kinerja adalah kepuasan pelanggan (customer satisfaction).
Gambar 2.7 Proses Keselarasan Level Pelayanan Sumber : Hartono (2005)
Strategi Bisnis
Infrastruktur dan
Proses-proses
Organisasional
Infrastruktur dan Proses-proses Sistem Teknologi
Informasi Strategi Sistem
33
King (1978) merupakan yang pertama melakukan penelitian tentang keselarasan antara PSB (Perencanaan Strategi Bisnis) dengan PSSTI (Perencanaan Strategik Sistem Teknologi Informasi). King (1978) memberikan konsep keselarasan secara urut satu arah, yaitu dari PSB ke PSSTI. Martin et al. (2005) juga menunjukkan proses satu arah urut keselarasan dari PSB ke PSSTI seperti ditunjukkan pada Gambar 2.8.
34 King dan Zmud (1981) dan King (1984) kemudian mengusulkan integrasi dua arah bolak-balik (two-way reciprocal) antara PSB dengan PSSTI. Integrasi dua arah ini menunjukkan tidak hanya PSB mempengaruhi PSSTI tetapi juga sebaliknya yaitu PSSTI mempengaruhi PSB. Ini berarti bahwa strategi bisnis mempengaruhi bentuk dari sistem teknologi informasi dan juga sebaliknya (Hartono, 2005).
Telaah literatur lebih lanjut menunjukkan adanya empat macam keselarasan atau integrasi yaitu ebagai berikut :
1. Integrasi administratif (administrative integration)
Integrasi ini menunjukan hubungan yang sangat lemah antara PSB dengan PSSTI yang berarti tidak ditemukan usaha yang signifikan dari penggunaan sistem teknologi informasi untuk mendukung rencana-rencana bisnis.
2. Integrasi urut satu arah (one-way sequential integration)
Integrasi ini menunjukkan hubungan integrasi satu arah dari PSB ke PSSTI yang berarti PSSTI dilakukan untuk mendukung rencana-rencana bisnis. 3. Integrasi bolak-balik dua arah (two-way reciprocal integration)
Integrasi ini menunjukkan hubungan integrasi dua arah dari PSB ke PSSTI dan sebaliknya dari PSSTI ke PSB yang berarti PSSTI dilakukan untuk mendukung dan sekaligus mempengaruhi rencana-rencana bisnis.
4. Integrasi penuh (full integration)
35
BAB III
KERANGKA KONSEPTUAL
Kerangka konseptual adalah sebuah bentuk konsep berpikir sistematis yang didasarkan kepada analisis yang menjadi alur proses dari suatu penelitian. Kerangka konseptual ini terdiri dari aliran proses berpikir sistematis yang diawali dari latar belakang penelitian, perumusan masalah, analisis permasalahan serta saran/solusi alternatif terhadap permasalahan tersebut.
Dalam penulisan Geladikarya ini kerangka konseptual yang digunakan dalam proses penelitian yang dilakukan dapat diilustrasikan sebagai berikut : 1) Proses penelitian diawali dengan melakukan pengamatan terhadap kondisi
organisasi selama 6 tahun terakhir. Membandingkan antara kondisi organisasi saat ini terhadap rata-rata industri sejenis.
2) Ternyata ditemukan gap antara kondisi organisasi saat ini dengan rata-rata industri, khususnya di bagian teknologi informasi (TI). Berangkat dari gap yang ditemukan dari hasil pengamatan, maka dirumuskanlah permasalahan. 3) Untuk memecahkan permasalahan, maka langkah selanjutnya adalah
mengumpulkan data yang diperlukan. Data yang dikumpulkan tidak terbatas pada internal organisasi saja. Tetapi juga termasuk data eksternal tetapi masih berhubungan dan terkait dengan organisasi sebagai tempat penelitian.
36 dihasilkan dari memahami kebutuhan organisasi adalah pemahaman terhadap strategi bisnis organisasi. Sedangkan pada langkah menentukan target SI/TI, keluaran yang dihasilkan adalah menentukan strategi SI pada organisasi. Selanjutnya, analisa yang dilakukan adalah menyelaraskan kedua keluaran tersebut, yaitu menyelaraskan strategi bisnis dengan strategi sistem informasi. 5) Hasil dari penyelarasan strategi bisnis dan sistem informasi adalah berupa
portofolio SI organisasi.
6) Akhir dari proses penelitian ini diharapkan dapat menghasilkan saran dan rekomendasi terhadap organisasi. Sehingga organisasi mampu mengembangkan bisnisnya dan berhasil mencapai target dan tujuan dari organisasi tersebut.
37
Kondisi Organisasi Saat Ini
SI Organisasi Saat Ini
Rata-rata Industri Sejenis
G A P
Perumusan Masalah
Analisis Data Memahami
Kebutuhan Organisasi
Menentukan Target SI/TI
Memahami Strategi Bisnis
Menentukan Strategi SI/TI
Menyelaraskan SI dengan Strategi Bisnis
Portofolio SI Organisasi
Kesimpulan dan Saran
38
BAB IV
METODE PENELITIAN
IV.1 Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di PT Graha Sarana Duta (GSD) wilayah Medan. Penelitian ini dilakukan pada bulan Januari 2011 hingga Maret 2012, seperti yang dapat dilihat pada Diagram 4.1.
IV.2 Metode Penelitian
Metode pada penelitian yang dilakukan ini menggunakan metode penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif adalah jenis penelitian yang temuan-temuannya tidak diperoleh melalui prosedur kuantifikasi, perhitungan statistik, atau bentuk cara-cara lainnya yang menggunakan ukuran angka. Kualitatif berarti sesuatu yang berkaitan dengan aspek kualitas, nilai atau makna yang terdapat dibalik fakta. Kualitas, nilai atau makna hanya dapat diungkapkan dan dijelaskan melalui linguistik, bahasa, atau kata-kata. Oleh karena itu, bentuk data yang digunakan bukan berbentuk bilangan, angka, skor atau nilai; peringkat atau frekuensi; yang biasanya dianalisis dengan menggunakan perhitungan matematik atau statistik.
39
Diagram 4.1 Jadwal dan Waktu Penelitian
3
40 IV.3 Jenis dan Sumber Data
Data adalah keterangan atau bahan yang benar dan nyata, yg dapat dijadikan kajian analisis atau kesimpulan dalam penelitian.
Jenis data yang dibutuhkan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Sekaran (2009), mendefinisikan data primer sebagai data yang didapat dari sumber pertama baik dari individu maupun kelompok, seperti hasil wawancara dan hasil pengisian kuisioner. Data sekunder merupakan data yang sudah diolah lebih lanjut dan disajikan, baik oleh pengumpul data primer maupun oleh pihak lain. Data ini digunakan oleh peneliti untuk diproses lebih lanjut.
Dalam penelitian ini, sumber data primer diperoleh dari wawancara mendalam (in-depht interview) kepada pihak terkait dan berwenang di PT Graha Sarana Duta (GSD).
Sedangkan sumber data sekunder diperoleh dari sumber-sumber data lain yang menjadi sumber data pendukung penelitian ini yang berasal dari dokumen-dokumen tertulis yang dimiliki oleh GSD.
IV.4 Metode Pengumpulan Data
Beberapa metode pengumpulan data dalam penelitian kualitatif, khususnya dalam penelitian ini yaitu :
1) Wawancara
41 muka antara pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai, dengan atau tanpa menggunakan pedoman (guide) wawancara, di mana pewawancara dan informan terlibat dalam kehidupan sosial yang relatif lama.
2) Dokumen
Sejumlah besar fakta dan data tersimpan dalam bahan yang berbentuk dokumentasi. Sebagian besar data yang tersedia adalah berbentuk surat-surat, catatan harian, cenderamata, laporan, artefak, foto, dan sebagainya. Sifat utama data ini tak terbatas pada ruang dan waktu sehingga memberi peluang kepada peneliti untuk mengetahui hal-hal yang pernah terjadi di waktu silam. Secara detail bahan dokumenter terbagi beberapa macam, yaitu otobiografi, surat-surat pribadi,buku atau catatan harian, memorial, klipping, dokumen pemerintah atau swasta, data di server dan flashdisk, data tersimpan di website, dan lain-lain.
IV.5 Kerangka Kerja dan Tahapan Penelitian
Rencana Strategis SI/TI bertujuan untuk mengevaluasi strategi bisnis saat ini agar selaras (alignment) dengan strategi SI/TI dan sebaliknya. Agar rencana strategi ini dapat dibuat dengan baik maka diperlukan suatu alur kerja perencanaan strategi SI/TI yang nantinya akan diusulkan sebagai kerangka kerja perencanaan strategi SI/TI dan dapat diimplemetasikan dalam suatu organisasi. Dalam Gambar 4.1 dapat dilihat gambaran kerangka kerja penelitian yang dilakukan oleh peneliti.
42 Gambar 4.1 Kerangka Kerja Penelitian
Adapun tahapan dan proses penelitian yang lebih rinci ditunjukkan pada Gambar 4.2.
Kondisi Organisasi
Saat Ini
Memahami Strategi Bisnis Organisasi
Kondisi Masa Depan yang DIharapkan
Menyusun Kerangka Kerja Perencanaan SI
Rencana SI Memahami Strategi
SI
Menyelaraskan Strategi Bisnis dengan Sistem Informasi
Tujuan Perencanaan SI : 1. Strategic alignment 2. Competitive impact Tujuan dan Target Organisasi
Tercapai
Analisis Lingkungan Bisnis
Inisialisasi Persiapan Perencanaan Strategis SI/TI (Penetapan Tujuan, Sasaran dan Ruang Lingkup) Tahap 1
Identifikasi Organisasi (Visi, Misi, Tujuan, Sasaran)
Tahap 2 Memahami Kebutuhan Bisnis
Organisasi
Analisis Lingkungan SI/TI Internal
Identifikasi Sumber Daya SI/TI (Posisi, Kekuatan)
Analisis Lingkungan SI/TI Eksternal
Identifikasi Perkembangan dan
Strategi Manajemen SI/TI Strategi Bisnis SI/TI Strategis SI/TI Identifikasi Masalah Internal
Bisnis
Identifikasi Peluang Bisnis dari
Eksternal Organisasi Aplikasi Portofolio Saat Ini
Gambar 4.2 Tahapan dan Proses Penelitian
44
BAB V
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
V.1 Sejarah Singkat
Berikut ini adalah sejarah singkat mengenai PT Graha Sarana Duta (GSD)
sejak berdirinya di tahun 1981 sampai saat ini.
30 September 1981
PT Graha Sarana Duta (GSD) didirikan sebagai anak perusahaan PT Bank Duta yang
bertugas menyediakan dan mengelola seluruh gedung dan fasilitas perkantoran milik
PT Bank Duta.
29 Mei 2001
Seluruh saham GSD diambil alih oleh PT Telkom melalui Rapat Umum Luar Biasa
Pemegang Saham (RULPS) PT Telkom. Divisi properti PT Telkom yang melayani
jasa konstruksi, perawatan gedung serta jasa konsultasi pembangunan dialihkan ke
GSD agar pengembangan usaha properti di Grup Telkom menjadi lebih fokus.
Tahun 2004
• GSD berhasil meraih serifikasi ISO 9001:2000 dalam hal mutu pelayanan jasa
Pengelolaan Properti.
• GSD mulai ekspansi ke sektor perumahan, di Surabaya dengan perumahan
45
Penyerahan Pengelolaan ke GSD
• Pengelolaan seluruh gedung Telkom :
a. Building Management (BM) & Building Operation & Maintenance (BOM’S),
terhitung mulai 1 Pebruari 2010.
b. Parsial (CS/ ME/ Security), mulai 1 Juli 2010
• Pengelolaan keamanan (security) Telkom terpusat, mulai 1 September 2010
• Pengaturan Penggunaan Gedung Telkom (Space Management) :
a. Memenuhi Kebutuhan Pengguna Gedung (tenant)
b. Standar Fitting Out, Ruang Kerja, Ruang Rapat, Lobi, dll
c. Pilot project GCC Jakarta
• Optimalisasi Aset Properti Telkom
a. Pemasaran space / ruang kosong
b. Optimalisasi aset properti Telkom dalam bentuk pengembangan
c. Yang sudah dikerjakan :
e-MC Yakes Jl. Buah Batu Bandung
Gedung Telkomsel Makasar
Gedung Telkomsel Jember
• Pemenuhan Kebutuhan Ruang
46
V.2 Visi dan Misi
Visi : “Menjadi Perusahaan Properti Terkemuka Di Indonesia”
“ To Became a Leading Property Player in Indonesia”
Misi :
• Memberikan produk dan layanan total properti dengan kualitas dan
harga terbaik.
“To Provide One Stop (Full) Property and Fasility Services With
Excellent Quality & Competitive Price”
• Memberikan produk dan layanan properti berorientasi teknologi
dan ramah lingkungan.
“To Be Proveide Hight Tech and Green Facility Services”
• Menjadi perusahaan dengan pengelolaan terbaik.
“To Be The Best Managed Company”
V.3 Kebijakan Mutu
Menyediakan jasa dan produk properti melalui upaya meningkatkan mutu
yang berkelanjutan, dalam aspek kualitas, lingkungan, keuangan, kesehatan,
keselamatan dan kesejahteraan serta kemaslahatan pegawai.
V.4 Data Perusahaan
Data Perusahaan
Nama Perusahaan : PT Graha Sarana Duta
47
Telepon : 021 – 3800868, 3800900
Facsimile : 021 – 34830653, 3801253
Sertifikat ISO : 500221
Badan registrasi : LLOYD’S
Status Perusahaan : TELKOM Group
Kantor Pusat
PT Graha Sarana Duta - Menara Multimedia Jl. Kebon Sirih 12, Jakarta 10110
Phone : 62 21 3846569, 3800901 (Hunting)
Fax : 62 21 34830653
Email : gsd@gsd.co.id
Website : www.gsd.co.id
Kantor-kantor Cabang
Area I Sumatera - Jl. Wolter Mongonsidi No.8 Medan
Phone : 62 61 414 5100
Fax : 62 61 452 4100
Email : area1@gsd.co.id
Area II Jabodetabek - Jl. Bandung No.1 Jakarta 10310
Phone : 62 21 391 6684
Fax : 62 21 391 5907
48 Area III Jawa - Jl. Cisanggarung No.2 Bandung 40115
Phone : 62 22 425 1547
Fax : 62 21 452 1546
Email : area3@gsd.co.id
Area IV Pamasuka & Bali - Jl. A.P. Pettarani No. 10 Makassar
Phone : 62 411 272 7660
Fax : 62 411 884 960
Email : area4@gsd.co.id
49
Struktur Organisasi
V.5 Portofolio Bisnis
Adapun portofolio bisnis GSD saat ini adalah :
Pengelolaan Properti
• Penyewaan Gedung
• Pengelolaan Gedung (BM)
• PSM (Property Services Maintenance)
• Operasional Lainnya (Security, BTS, Mess & Billboard)
ORGANIZATION STRUCTURE OF HEAD OFFICE
50
Project Management
• Desain & Pembangunan Interior
• Remote Control
• Space Management
• Pengelolaan BBM untuk Tower
• Trading (termasuk dana talangan listrik)
Pengembangan Properti
• Pengembangan Perumahan (Real Estate)
• Pembangunan Gedung/Construction Project
V.5.1 Lingkup Pekerjaan Pengelolaan Gedung (Building Management)
Berikut merupakan risalah pekerjaan pengelolaan gedung oleh GSD :
Suatu unit kerja yang melaksanakan & mengatur kelangsungan operasional
sebuah gedung, perangkat dan lingkungannya.
Mengelola kebutuhan stake holder sehingga merasa aman dan nyaman (Office
Building).
Mengelola gedung teknik dan fasilitas penunjangnya sehingga tercapai
kelangsungan operasional yang optimal (Technical Building)
Adanya data terkini tentang kondisi gedung dan perangkatnya
1. Tugas utama
Menjaga performansi gedung dan perangkatnya agar selalu prima, terjaga dan
51 Memberikan layanan terbaik kepada seluruh penghuni dan tamu gedung sehingga
merasa tenang, aman dan nyaman
Memberikan nilai tambah bagi pemilik gedung
Memberikan image sebagai gedung yang bersih, sehat dan mengutamakan SHE
(Safety, Health & Environtment)
Melakukan evaluasi kondisi gedung, perangkat, fasilitas penunjang dan
lingkungannya (Audit Building), Operasional (Operation), Pemeliharaan
(Maintenance), Perbaikan (Repair), Pelaporan (Reporting), Perbaikan Sistem
Berkelanjutan (Continous Improvement).
2. Ruang lingkup pekerjaan pengelolaan gedung
Penyelenggaraan administrasi yang berkaitan dengan kegiatan pengelolaan
gedung (Adm, SDM, Keuangan, Logistik)
Pemasaran (Marketing) :
- Pemasaran ruang / space
- Front Office
- Tenant Relation / Complain Service
Pengoperasian & Pemeliharaan Bidang Mekanikal Elektrikal, Sipil & Arsitektur
- AC Sentral, AC Split
- Elektrikal, Generator Set, Lift, Gondola, Sound System
52
Housekeeping
- Bagian Luar Gedung : taman, halaman / parkir, dinding luar, kaca luar,
logo/billboard, saluran, pagar dan entrance/canopy.
- Bagian Dalam Gedung : lantai, dinding, ceiling/plafond, furniture, interior
common area, kaca pintu jendela, perlengkapan gedung, tangga dan hand rail,
lift, toilet
- Alat produksi, perangkat, fasilitas penunjang & lingkungan sekitar
Sistem keamanan & keselamatan penghuni, penyewa/tenant maupun tamu
- Prosedur Rutin : kontrol pos, pengawasan kunjungan tamu, penjagaan pos
pintu masuk / keluar, pengawasan lantai-lantai, patroli jam rawan,
pengamanan set up fitting out, laporan kejadian / kehilangan, pengawasan
parkir.
- Prosedur Keadaan Darurat : prosedur menghadapi gempa bumi dan gejala
alam lainnya, prosedur evakuasi, ancaman bom, gangguan terhadap
ketertiban, evakuasi kebakaran & bencana alam
Yang tidak termasuk dalam pengelolaan gedung (Building Management), tetapi
menjadi tanggung jawab pemilik gedung (owner) adalah sebagai berikut :
- Pembayaran Pajak Bumi dan Bangunan (PBB)
- Pekerjaan peningkatan mutu (investasi dan reinvestasi)
- Perbaikan perangkat gedung dengan penggantian komponen utama perangkat
- Biaya Perijinan Perangkat (Genset, Penangkal Petir dll)
53
3. Konsep pekerjaan pengelolaan gedung
“Total Solution that have been Simplified” yang akan menjamin :
• Tampilan Property Gedung selalu prima guna mencerminkan kesan yang baik
dari perusahaan
• Standar Layanan yang diberikan kepada tenant / customer agar mereka dapat
bekerja dengan tenang, aman dan nyaman sehingga memberikan produktivitas
kerja yang tinggi
• Memberikan layanan kepada customer sehingga terbentuk citra Perusahaan
• Disiplin kerja yang tinggi dari personil GSD namun tidak arogan dan tidak
melupakan keramah-tamahan
4. Struktur organisasi pekerjaan pengelolaan gedung
