VII.1 Kesimpulan
Berdasarkan analisis dan pembahasan yang telah dilakukan sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa :
1. GSD belum dikenal secara luas dan pasar belum memiliki persepsi yang baik tentang GSD sebagai perusahaan pengelolaan gedung.
2. GSD memiliki kekuatan dari segi pengalaman, modal dan kepuasan oleh pelanggan terhadap pelayanan GSD. Maka yang perlu dilakukan oleh GSD adalah menciptakan halangan-halangan bagi pesaing-pesaing baru dalam memasuki pasar. Hal ini dapat dilakukan dengan GSD terus meningkatkan kualitas layanan dan sumber daya manusia serta mengadopsi teknologi yang mampu memberikan nilai tambah dan keunggulan kompetitif.
3. GSD perlu untuk lebih gencar dalam melakukan kegiatan promosi, negosiasi bisnis dan mengerahkan tenaga pemasarnya, dimana tenaga pemasar tidak hanya menjual jasa layanan GSD, tetapi juga dengan kemampuan mengedukasi calon pelanggan akan pentingnya layanan yang dibeli dari GSD. 4. Berhubung jumlah pemasok GSD banyak dan tersebar di seluruh area operasi
GSD, maka dibutuhkan satu basis data yang memuat semua data pemasok dan semua informasi yang berhubungan dengan pemasok. Sehingga GSD memiliki pengetahuan dan informasi yang cukup akan pemasok.
5. GSD tidak memiliki sistem pengolahan data yang terintegrasi secara nasional, padahal cakupan wilayah GSD sangat luas. GSD membangun sistem data
94 yang terintegrasi secara nasional sehingga tidak ada hambatan dalam mengakses data.
VII.2 Saran
Dari hasil analisis dan pembahasan, maka lahirlah kesimpulan. Berdasarkan kesimpulan di atas maka penulis memberikan saran sebagai berikut : 1. GSD perlu merencanakan strategi pemasaran yang lebih efektif dalam upaya
ekspansi ke pasar non Telkom Grup.
2. GSD menyusun SOP pengelolaan gedung sesuai dengan konsep Kegiatan Pemeliharaan yang Terencana (preventive maintenance)
3. GSD perlu membangun 2 jenis aplikasi, yaitu :
Dengan data terpusat yang bisa diakses melalui jaringan internet oleh semua cabang perusahaan di seluruh indonesia. Aplikasi ini memiliki fitur antara lain : a. Manajemen Aset
b. Manajemen Vendor
c. Manajemen Persediaan (Inventory)
d. Sumber Daya Manusia (Human Resources) e. Manajemen Laporan (Report)
Aplikasi kedua adalah aplikasi yang digunakan secara lokal di tiap-tiap gedung atau kantor cabang dengan fitur :
a. Marketing
b. Manajemen Gedung c. Local Human Resources d. Manajemen Parkir
95 e. Pengadaan Barang dan Jasa
Penjelasan Aplikasi terpusat: 1. Manajemen Aset
Pendataan seluruh aset berupa seluruh gedung yang tersebar di seluruh cabang. Lengkap dengan barang-barang inventarisnya. Setiap kali cabang mengadakan pembelian/perbaikan aset, maka aset tersebut harus di daftarkan di aplikasi ini. Sehingga terpantau seluruh aset yang dimiliki perusahaan beserta nilai buku akuntansinya.
Melalui aplikasi ini juga diketahui sejarah aset jika ternyata mengalami perbaikan yang menambah nilai buku. Atau terjadi penjualan aset atau pun kehilangan aset akibat rusak ataupun karena faktor lain.
2. Manajemen vendor
Aplikasi ini menyimpan seluruh data vendor yang menjadi rekanan di seluruh cabang. Pada aplikasi ini disimpan data-data vendor, kualifikasinya, rating vendor, serta hal-hal yang mengatur proses vendor untuk menjadi rekanan perusahaan.
Aplikasi ini juga memberikan status reputasi vendor apakah baik atau mendapat black list dsb.
3. Manajemen Persediaan (Inventory)
Aplikasi ini menyimpan informasi berupa ketersediaan di masing-masing cabang. Alur pemasukan dan pengeluaran persediaan. Penyimpanan serta distribusi persediaan. Dengan adanya aplikasi ini maka pusat bisa memantau persediaan di seluruh cabang. Bagaimana persediaan digunakan, serta efisiensi
96 pemakaian persediaan dan membandingkannya antara satu cabang dengan cabang yang lain.
4. Sumber Daya Manusia (Human Resources)
Aplikasi ini bertujuan untuk memantau perkembangan karyawan di seluruh cabang. Mengenai pelatihan (training) apa saja yang sudah didapat ataupun yang bakal diberikan. Promosi dan rotasi. Serta kinerja dari pegawai.
Dengan adanya aplikasi ini maka pusat bisa memantau seluruh kinerja karyawan serta dapat melakukan rotasi atau mutasi secara lebih terukur. 5. Manajemen Laporan (Report)
Manajemen laporan ini digunakan untuk melihat laporan hal-hal yang sifatnya lokal dan tidak dibutuhkan intervensi pusat dalam pelaksanaannya. Seperti laporan jumlah pegawai outsource untuk cleaning service, security, dan parkir. Laporan jumlah kendaraan yang keluar masuk gedung berdasarkan data parkir, laporan kegiatan pemeliharaan gedung, dll.
Penjelasan Aplikasi Lokal : 1. Marketing
Aplikasi untuk memantau proses marketing. Jumlah/persentase pencapaian, target yang harus dicapai, otomasi dokumen generik yang dibutuhkan dalam proses marketing, dll.
2. Manajemen gedung
Aplikasi ini melist seluruh kegiatan maintenance gedung dan mencatat jadwal pelaksanaan pemeliharaan gedung dan memberikan reminder jika suatu kegiatan pemeliharaan perlu dilakukan karena jadwal pelaksanaan sudah tiba.
97 Mencatat pemeliharaan yang tidak terjadwal jika perlu dilakukan unschedule maintenance.
3. Local human resource
Aplikasi ini bersifat lebih teknis dimana apliaksi ini mengatur kehadiran dan menghitung jam kerja pegawai. Jadwal shift dari seorang pekerja serta menghitung lembur seorang karyawan.
4. Manajemen Parkir
Apliaksi ini mngatur bagaimana proses parkir, menghitung biaya parkir dari suatu kendaraan. Mendaftarkan kendaraan2 tenan / penyewa gedung, dsb. 5. Pengadaan barang dan jasa
Apliaksi ini mengatur proses pengadaan barang dan jasa, dimulai dari pengajuan pengadaan, dilanjutkan dengan tender atau vendor scoring. Melakukan penerimaan barang dan update ke sistem manajemen inventory.
Integrasi Antara Aplikasi Lokal Dan Pusat
Aplikasi lokal setiap akhir hari sekitar jam 18.00 dengan dilakukan oleh admin melakukan proses end of day. Proses ini antara lain melakukan sinkronisasi antara data-data yang ada di lokal dengan data pusat yang tersentralisasi.
Sinkronisasi antara lain dilakukan terhadap data :
- Pegawai jika terjadi pemecatan ataupun penerimaan karyawan baru - Penambahan / pengurangan aset
- Penambahan / pengurangan persediaan berdasarkan pengadaan ataupun pemakaian di cabang
98 - Laporan parkir
Hasil integrasi dan sinkronisasi data ini bisa dilihat oleh pusat melalui manajemen laporan dan fitur-fitur pusat lainnya.
6. Portofolio Aplikasi SI mendatang
Dari hasil analisis terhadap situasi lingkungan internal, eksternal dan aplikasi portofolio yang dilakukan sebelumnya, maka perencanaan SI yang selaras dengan strategi bisnis GSD untuk beberapa tahun mendatang dalam mempertahankan keunggulan kompetitif dapat dilihat pada tabel berikut ini :
Tabel 7.1 Portofolio Aplikasi SI GSD yang Disarankan
STRATEGIS HIGH POTENTIAL
Redesign infrastruktur jaringan Sistem Informasi Eksekutif Sistem Informasi Pemasaran Upgrade Baru Baru Sistem Informasi Pengelolaan Gedung Baru Situs resmi GSD
Sistem Data Terintegrasi Sistem informasi operasional terintegrasi Upgrade Baru Baru Sistem Informasi SDM Sistem Informasi Keuangan
Sistem Informasi Logistik dan Inventori
Ada Ada
Baru
KEY OPERASIONAL SUPPORT
7. Penulis mengusulkan agar dilakukan penelitian lebih lanjut dan mendalam di bidang Integrasi Sistem Informasi dan Strategi Bisnis, agar didapatkan hasil yang lebih mendukung, yang mampu membantu perusahaan dalam menjalankan strategi bisnis dan mencapai tujuan bisnisnya.
99
DAFTAR PUSTAKA
Chourmain, I., 2006, Acuan Normatif Penelitian untuk Penulisan Skripsi, Tesis dan Disertasi, Al-Haramain Publishing House, Jakarta.
Dewi, I.J., 2005, Rethinking Information Technology Management : Integrasi Teknologi Informasi dengan Strategi, Amara Books, Yogyakarta.
Hartono, J., 2003, Sistem Teknologi Informasi Pendekatan Terintegrasi : Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan, Penerbit Andi, Yogyakarta.
Hartono, J., 2005, Sistem Informasi Strategik Untuk Keunggulan Kompetitif, Penerbit Andi, Yogyakarta.
Hartono, J., 2008, Model Kesuksesan Sistem Teknologi Informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta.
McLeod Jr., R., 1996, Sistem Informasi Manajemen Studi Sistem Informasi Berbasis Komputer, Buku 1 dan 2, diterjemahkan oleh : Hendra Teguh, SE, Ak, PT. Prenhallindo, Jakarta.
Mulyandari, H., dan Rully Adi Saputra., 2011, Pemeliharaan Bangunan : Basic Skill Facility Management, Edisi 1, Penerbit Andi, Yogyakarta.
Pusat Humas Kemenakertrans, 2011, Rata-rata Kenaikan UMP Nasional
Mencapai 8,69 Persen, http://www.depnakertrans.go.id/news.html.603.naker, diakses pada tanggal 12 mei 2011.
Sekaran, U., 2009, Metodologi Penelitian untuk Bisnis, Buku 1, Edisi 4, Salemba IV, Jakarta.
Steiner, G.A., dan J.B. Miner., 1997, Kebijakan dan Strategi Manajemen, Diterjemahkan oleh : Ticoalu dan Agus Dharma, Erlangga, Jakarta.
Ward, J. and J. Peppard., 2008, Strategic Planning for Information Systems, 3rd ed., Wiley, England.
100 Wedhasmara, A., 2009, Langkah-langkah Perencanaan Strategis Sistem Informasi
dengan Menggunakan Metode Ward dan Peppard,
http://www.digilib.unsri.ac.id/download/jurnal-SI Arie Wedhasmara.pdf, diakses tanggal 9 Nopember 2010.
http://www.pln.co.id/dataweb/TTL2010/perpres no.8 tahun 2011.pdf, Peraturan
Presiden RI No.8 Tahun 2011 Tentang Tarif Tenaga Listrik Yang Disediakan Oleh Perusahaan Perseroan (Persero) PT. Perusahaan Listrik Negara, diakses tanggal 13 mei 2011.
101 Lampiran 1 : Format Pertanyaan Analisis Lima Ancaman Porter
Faktor Penentu Tinggi Rendah
Pengalaman dalam menggeluti bisnis Penjelasan :
Tarif/harga pelayanan Penjelasan :
1. Kemungkinan Masuknya Pemain Baru
Faktor Penentu Tinggi Rendah
Skala Ekonomis Penjelasan :
Product Differentiation Penjelasan :
Kebutuhan akan Modal Penjelasan :
Biaya Berpindah (Switching Cost) Penjelasan :
Tingkat Kesetiaan Pelanggan Penjelasan :
Kekuatan Preferensi Merek Penjelasan :
Akses mendapatkan pengetahuan akan teknologi dan kemampuan khusus
Penjelasan :
Kendali atas jalur distribusi oleh perusahaan yang telah ada
102 Lokasi
Penjelasan :
Potensi kejenuhan pasar Penjelasan :
Serangan balasan dari perusahaan yang sudah mapan Penjelasan :
2. Persaingan Antar Perusahaan Sejenis
Faktor Penentu Tinggi Rendah
Jumlah Kompetitor Penjelasan :
Tingkat pertumbuhan industri Penjelasan : Fixed Cost Penjelasan : Product Differentiation Penjelasan : Switching Cost Penjelasan :
Kekuatan Preferensi Merek Penjelasan :
Exit Barriers Penjelasan :
103
3. Kekuatan Tawar Supplier
Faktor Penentu Tinggi Rendah
Ketersediaan Jasa Substitusi Penjelasan :
Jumlah Pemasok Penjelasan :
Kemampuan Pemasok Penjelasan :
Kompetisi Antar Pemasok Penjelasan :
Biaya Berpindah ke Pemasok Lain (Switching Cost) Penjelasan :
4. Kekuatan Tawar Buyer (Pembeli)
Faktor Penentu Tinggi Rendah
Jumlah Pembeli Jasa Penjelasan :
Skala Kemampuan Pembeli dalam Membeli Jasa Penjelasan :
Pengetahuan Pembeli akan Jasa Penjelasan :
5. Ancaman Jasa Substitusi
Faktor Penentu Tinggi Rendah
Diferensiasi Jasa Substitusi Penjelasan :
104 Harga Jasa Substitusi yang Ditawarkan
Penjelasan :
Kualitas dan Kinerja Jasa Substitusi Penjelasan :
Tingkat Kesulitan Pembeli dalam Berpindah ke Jasa Substitusi
105 Lampiran 2. Format Pertanyaan Analisis Critical Success Factor (CSF)
What do you want to be?Vision / Mission / Strategic Goals / Critical Success Factors
Vision / Mission / Profile
What do we want to become / what is our purpose: Mission: Vision:
Strategic Goals
What do we have to do to get there: Strategic Goal #1:
Outcomes / Critical Success Factors
How we will get there: 1.1
1.2
Strategic Goal #2:
Outcomes / Critical Success Factors
How we will get there: 2.1
2.2
Strategic Goal #3:
Outcomes / Critical Success Factors
How we will get there: 3.1
106 Lampiran 3. Format Pertanyaan Analisis Rantai Nilai Sistem Teknologi Informasi
1. Di kegiatan-kegiatan mana saja sistem teknologi informasi sudah
mempunyai peran menciptakan atau menam-bah nilai di rantai nilai?
2. Apakah peran sistem teknologi informasi sudah optimal atau masih dapat
ditingkatkan di kegiatan-kegiatan yang sudah memanfaatkannya?
3. Di kegiatan-kegiatan mana saja sistem teknologi informasi masih belum
mempunyai peran menciptakan atau menambah nilai di rantai nilai?
4. Apakah sistem teknologi informasi dapat diterapkan di kegiatan-kegiatan
107 Lampiran 4. Pertanyaan Kepada Pemasok, Pelanggan, Dan Pesaing
Untuk Mengidentifikasikan Peluang-Peluang Menggunakan Sistem Teknologi Informasi Yang Strategik
Pemasok
1. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk memperoleh tambahan manfaat dari pemasok?
- Meningkatkan kekuatan tawar perusahaan terhadap pemasok? - Mengurangi kekuatan tawar pemasok?
2. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk mengurangi biaya pembelian?
- Mengurangi biaya pemesanan order?
- Mengurangi biaya penagihan dari pemasok?
3. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk mengidentifikasi alternatif dari sumber-sumber sediaan?
- Menempatkan produk pemasok?
- Mengidentifikasi harga terendah para pemasok?
4. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk meningkatkan mutu barang dan jasa yang diterima dari para pemasok?
- Mengurangi waktu tunggu order pesanan? - Memonitor kualitas?
- Penambahan kegunaan data pelayanan dari pemasok untuk digunakan melayani yang lebih baik bagi pelanggan?
5. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk memberikan akses mengenai para pemasok yang akan membantu mengurangi biaya-biaya?
- Pilih produk yang paling sesuai? - Rundingkan harga kesepakatan?
- Memonitor kemajuan perkerjaan dan mengatur kembali jadwal? - Menilai pengendalian mutu?
6. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk memberi informasi kepada para pemasok yang nantinya akan menghasilkan keuntungan dalam biaya, mutu, atau keandalan jasa bagi perusahaan?
108 - Lakukan pertukaran data elektronik untuk mengurangi biaya mereka? - Sediakan pengendalian untuk perubahan jadwal produksi?
Pelanggan
7. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk mengurangi biaya pelanggan berbisnis dengan perusahaan?
- Mengurangi pekerjaan yang berhubungan dengan kertas dalam memesan atau membayar?
- Menyediakan status informasi dengan cepat?
- Dengan mengurangi harga dan biaya dari perusahaan?
8. Dapatkah menyediakan beberapa informasi unik kepada pelanggan yang akan membuat mereka membeli barang dan jasa?
- Data penagihan atau status rekening?
- Pilihan berubah ke penggantiyang memberikan nilai lebih banyak?
- Dengan menjadi yang pertama dalam keunikan yang memberikan nilai tambah?
9. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk meningkatkan biaya-biaya pelanggan yang berpaling kepada pemasok baru?
- Dengan menyediakan kepemilikan perangkat keras atau perangkat lunak? - Dengan membuat mereka bergantung pada perusahan?
- Dengan membuat layanan pelanggan yang lebih personal?
10.Dapatkah menggunakan sumber database eksternal untuk belajar lebih banyak tentang pelanggan dan menemukan ceruk pasar yang sesuai?
- Dengan meneliti perilaku pembeli untuk membeli produk lain?
- Dengan analisis interaksi pelanggan dan pertanyaan untuk mengembangkan beragam barang dan jasa atau metoda dalam menjawab ke kebutuhan pelanggan?
11.Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk membantu pelanggan menaikkan pendapatannya?
- Dengan menyediakan data kepemilikan kepada mereka?
109
Pesaing
12.Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk menghalangi masuknya pesaing baru dalam pasar?
- Dengan meredifinisi corak produk dalam komponen teknologi informasi? - Dengan menyediakan pelayanan konsumen lewat teknologi
informasi?
13.Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk membedakan barang dan jasa milik perusahaan?
- Dengan menyoroti pembeda yang ada? - Dengan menciptakan pembeda yang baru?
14.Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk membuat gerakan mengalahkan lebih dulu dalam kompetisi?
- Dengan menawarkan sesuatu yang baru karena perusahaan memiliki data kepemilikan?
15.Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk menyediakan pengganti?
- Dengan mensimulasi produk lain?
- Dengan mempertinggi produk perusahaan yang sudah ada?
16.Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk memenuhi penawaran dari pesaing lain?
- Apakah barang dan jasa pesaing didasarkan pada keunikan kemampuan teknologi informasi yang dipunyainya atau kemampuan teknologi yang sudah tersedia secara umum?
110 Lampiran 5. Analisis Swot Untuk Penilaian Sistem Teknologi Informasi
1. Indetifikasi kekuatan-kekuatan sistem teknologi informasi perusahaan dan
kemampuan-kemampuan sumber-sumber daya informasinya
• Keahlian atau kepandaian yang
ber-hubungan dengan sistem teknologi informasi yang penting.
Ada Tidak
• Aktiva fisik teknologi informasi yang bernilai
Ada Tidak
• Aktiva organisasi yang bernilai, misalnya sistem produksi yang canggih
Ada Tidak
• Suatu prestasi atau atribut yang meletakkan perusahaan di posisi
menguntungkan di pasar
menjadi terkemuka di pangsa pasar, misalnya yang pertama
menerapkan order secara
online.
Ada Tidak
• Kerja sama antar sistem
teknologi informasi dengan
perusahaan lain yang saling menguntungkan.
111 2. Indetifikasi kelemahan-kelemahan sistem teknologi informasi perusahaan
dan kecacatan-kecacatan sumber-sumber daya informasinya
• Kekurangan-kekurangan di
keahlian atau kepintaran tentang sistem teknologi informasi yang bermanfaat untuk kompetisi
Ya Tidak
• Aktiva-aktiva fisik, manusia, organisasi atau tidak berwujud yang berhubung-an dengan sistem teknologi informasi yang penting untuk kompetisi
Ya Tidak
• Anggaran untuk peningkatan
sistem teknologi informasi
Ya Tidak
• Kepuasan organisasi terhadap
sistem teknologi informasi saat ini
Ya Tidak
3. Identifikasi kesempatan-kesempatan pasar yang dapat diraih dengan
menggunakan sistem teknologi informasi
• Pertumbuhan internet yang pesat
dapat dimanfaatkan sebagai media mendekati ke pelanggan dengan lebih efisien dan efektif
Ya Tidak
• Semakin murahnya nilai sistem
teknologi informasi dan komunikasi
112
4. Identifikasi ancaman-ancaman yang dihadapi oleh kehadiran teknologi
informasi di masa depan
• Pertumbuhan teknologi informasi
yang sangat cepat yang membuat teknologi ini cepat usang dan harus cepat diganti dengan yang baru, membutuhkan dana yang besar yang tidak cukup di anggaran sekarang
Ya Tidak
• Perusahaan bukan perusahaan
terbesar di industri, sehingga
pertumbuhan teknologi yang
cepat dapat dimanfaatkan oleh pesaing yang mampu membeli
teknologi tersebut dan
memeliharanya
Ya Tidak
• Jasa yang lebih baik dan lebih baru yang dikenalkan oleh
pesaing-pesaing karena dirancang dan diproduksi dengan teknologi informasi
113 Lampiran 6. Analisis Porter 5 Ancaman Untuk Analisis Penggunaan
Teknologi Informasi Di Industri
1. Apakah teknologi informasi sudah digunakan sebagai senjata persaingan diantara penjual-penjual kompetitif yang sudah ada dan bagaimana caranya?
2. Apakah teknologi informasi di industri mampu berfungsi sebagai halangan-halangan untuk masuk (barriers to enrty) terhadap pesaing-pesaing baru yang potensial? Jika belum, dimana posisi teknologi informasi ini dan bagaimana seharusnya?
3. Apakah teknologi informasi di industri mampu berfungsi sebagai halangan-halangan untuk masuk (barriers to enrty) terhadap pesaing-pesaing baru yang potensial? Jika belum, dimana posisi teknologi informasi ini dan bagaimana seharusnya?
4. Apakah teknologi informasi perusahaan dan industri sudah dapat menciptakan biaya-biaya berpindah (switching costs) untuk mengatasi kekuatan menawar dari pelanggan-pelanggan?
5. Apakah teknologi informasi perusahaan dan industry sudah dapat mengontrol pemasok untuk mengatasi kekuatan menawar dari pamasok-pemasok?
114 PT. GSD BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA No. Ref : PP/G01 Hal : 3 dari 5 PEDOMAN PROSEDUR
PEMBUATAN KONTRAK / PERJANJIAN
Aliran Aktivitas Penanggung Jawab dan
Dokumen Y T T Y T GM. Area Support Manager Assman HR & Logistik Building Manager
Property Services Manager SPPH
SPH RKS / TOR
Berita Acara Penjelasan / Aanwizing
Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi
Surat Penunjukan Surat Kesanggupan Jaminan Pelaksanaan Jaminan Uang Muka Asuransi Proyek Rincian Harga Jadwal Pelaksanaan Spesifikasi Teknis / Brosur Gambar Pelaksanaan Biodata Perusahaan Check list Kelengkapan
Dokumen (FM/G01/01) Check list Paraf
Persetujuan (FM/G01/02) GM. Area
Support Manager Assman HR & Logistik Building Manager
Property Services Manager Draft Dokumen Perjanjian Check list kelengkapan
Dokumen (FM/G01/01) Check list Paraf
Persetujuan (FM/G01/02)
Menerima data-data Perjanjian (catatan 1)
Menginventarisasi dan mengevaluasi data-data perjanjian
Cek Kelengkapan
Lengkap ?
Lengkapi dengan unit terkait
Membuat draft perjanjian
Koreksi draft internal (catatan 2)
Sesuai ? Kirim ke Pihak Lain Pihak Lain Setuju ? Koreksi eksternal (catatan 3) Unit terkait Unit terkait, Kantor Pusat A T Y
115 PT. GSD BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA No. Ref : PP/G01 Hal : 4 dari 5 PEDOMAN PROSEDUR PEMBUATAN KONTRAK / PERJANJIAN
Aliran Aktivitas Penanggung Jawab dan
Dokumen
GM. Area
Support Manager Assman HR & Logistik Building Manager Property Services Manager
Dokumen Perjanjian Check list Paraf
Persetujuan (FM/G01/02) G3 (FM/H01/07) Penandatanganan Perjanjian (catatan 4) Distribusi Perjanjian A Pemasok, Landlord, Kantor Pusat, SDM File
116
PT. GSD
BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA
No. Ref : PP/A01
Hal : 3 dari 5
PEDOMAN PROSEDUR PEMASARAN JASA PENGELOLAAN PROPERTY
Aliran Aktivitas Penanggung Jawab dan
Dokumen Customer Eksisting Baru (Ekspan) Customer Kantor Pusat T Y GM. Area Marketing Representative Manager, Marketing Executive Building Manager Property Services Manager
Data Potensi Bisnis (FM/A01/01) Data Survey Peluang Bisnis (FM/A01/02) GM. Area Marketing Representative Manager, Marketing Executive Building Manager Property Services Manager Data Survey Peluang Bisnis (FM/A01/02) Identifikasi data potensi bisnis
berkaitan dengan jasa pengelolaan property
(catatan 1)
Survey peluang bisnis
Mengevaluasi dan menganilisis hasil survey jasa pengelolaan property
Layak ? File Eksisting / Baru (Ekspan)? Melakukan analisa ulang perhitungan biaya Service Charge
dan Base Rent
B
117
Aliran Aktivitas Penanggung Jawab dan
Dokumen Unit terkait Customer T Y T Y Customer T Y G01 G01 T Pemasok Y C01 s/d C12 GM. Area Marketing Representative Manager, Marketing Executive Building Manager Property Services Manager Surat Pendaftaran Tender RKS SPH Proposal Penawaran Jasa Pengelolaan Property GM. Area Marketing Representative Manager, Marketing Executive Building Manager Property Services Manager RKS SPH Proposal Penawaran Jasa Pengelolaan Property Berita Acara Kesepakatan Laporan Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Sepakat ? Menyusun dan Menganalisa data untuk bahan evaluasi Membuat Berita Acara Kesepakatan Proses Tender
Mengikuti proses tender
Lulus Tender File Penawaran Proposal (catatan 2) A B Pekerjaan dilakukan Swakelola ? File
118
PT. GSD
BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA
No. Ref : PP/E01
Hal : 3 dari 4
PEDOMAN PROSEDUR EVALUASI DAN SELEKSI
PEMASOK
Aliran Aktivitas Penanggung Jawab dan
Dokumen
General Manager Area Support Manager Assman HR and Logistic Bulding Manager
Property Services Manager Proposal dari Pemasok Daftar Klasifikasi
Pemasok (FM//E01/01) Check List Evaluasi
Administrasi Pemasok (FM/E01/02)
General Manager Area Support Manager Assman HR and Logistic Bulding Manager
Property Services Manager Officer Logistic Check
List Evaluasi
Administrasi Pemasok (FM/E01/02)
Check List Evaluasi Administrasi Pemasok (FM/E01/02)
Evaluasi Performansi Pemasok (FM/E01/05) Surat Pemberitahuan General Manager Area Support Manager Assman HR and Logistic Bulding Manager
Property Services Manager Daftar Pemasok
Terseleksi (FM/E01/03) Daftar Pemasok tidak
Terseleksi (FM/E01/04) Mengiventarisir dan Mengklarifikasi Pemasok Melakukan evaluasi performansi Pemasok (catatan 2) Menginformasikan kepada Pemasok bersangkutan Pemasok G01 Cukup Melakukan Evaluasi administrasi
baik terhadap Pemasok baru dan lama (catatan 1) Performansi Memenuhi Syarat Menyusun daftar Pemasok terseleksi (catatan 3) Tidak Kurang Baik Ya File
119
PT. GSD
BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA
No. Ref : PP/E02
Hal : 3 dari 5
PEDOMAN PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN
ATAU JASA
Aliran Aktivitas Penanggung Jawab dan
Dokumen
Ya
Ya
General Manager Area Support Manager Assman HR and Logistic Building Manager Property Services Manager Justifikasi Permintaan Barang / Jasa (sesuai takah) Form Permintaan Barang (FM/E02/01) Surat Pesanan (sesuai takah)
General Manager Area Support Manager
Assman HR and Logistic Building Manager Property Services