1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan technology di era globalisasi pada saat ini dirasakan sangat pesat. Perubahan dan perkembangan teknologi yang kian cepat dan canggih menyebabkan perubahan-perubahan peran menejer dalam mengambil keputusan. Perkembangan teknologi menuntut manajemen untuk dapat beroperasi lebih efektif, efisien, dan terkendali. Oleh karena itu diperlukan suatu pemanfaatan teknologi informasi yang efektif.
Perubahan tersebut juga berpengaruh besar terhadap bagaimana para eksekutif perusahaan mengkaji kebutuhan teknologi perusahaan mereka, karena saat ini untuk dapat mengakses informasi dapat dilakukan melalui perangkat apapun, kapanpun, dan dimanapun sudah menjadi sebuah kebutuhan. Informasi tidak hanya dibutuhkan bagi pihak eksekutif suatu perusahaan, tetapi karyawan juga memiliki kebutuhan akan informasi. Kebutuhan ini menimbulkan tantangan bagi perusahaan untuk mampu menyediakan layanan bagi karyawan, salah satunya dengan membuat suatu program yang dapat memudahkan karyawan dalam mengakses program tersebut kapan saja dan dimana saja. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka bagian Human Resources Development yang mempunyai fungsi meningkatkan kinerja organisasi harus mengadopsi teknologi yang terbaru. seperti Electronic Human Resources Development (E-HRD).
E-HRD adalah konsep yang baru dalam praktik bisnis saat ini seperti Human Resources Management yang berbasis web. Keunggulan E-HRD berbasis web adalah tidak hanya dapat diakses oleh pihak-pihak tertentu, tetapi pihak lain dalam perusahaan juga dapat mengaksesnya untuk melalukan kontrol terhadap setiap laporan yang dibuat. Penelitian mengenai keunggulan kompetitif yang diciptakan oleh sistem tersebut telah dilakukan sejak tahun 1992 ketika Broderick dan Boudreau mempublikasikan sebuah karya yang mewakili visi global tentang penggunaan E-HRD yang berfokus pada alat perekrutan E-HRD, pengurangan biaya dan waktu, peningkatan pelayanan, serta pelatihan dan pengembangan karir karyawan, manajemen, dan pengguna informasi untuk mendukung keputusan organisasi (Broderick dan Boudreau, 1992). Mereka percaya bahwa sistem E-HRD bersifat administratif, informatif, dapat mengurangi biaya, dan dapat memungkinkan
departemen HR menjadi lebih fokus pada kegiatan strategis (Shilpa dan Gopal, 2011).
PT. Traders Family International merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang marketing saham dan jual beli saham. Berlokasi di daerah Rukan Mutiara Blok BD no.5, Kemayoran, Jakarta Utara. Sistem yang digunakan oleh PT. Traders Family International masih menggunakan paper based untuk pengajuan permohonan cuti dan masih menggunakan Ms. Excel yang belum terintegrasi dengan baik antara proses absensi, pengajuan cuti, dan penggajian sehingga masih dirasakan kurang efisien. Akibatnya, seringkali HRD mendapatkan kesulitan dalam melakukan kontrol terhadap sistem tersebut. Beberapa hal yang di kontrol oleh pihak HRD seperti absensi karyawan yang seringkali mengalami kesalahan pencatatan absen serta pengajuan cuti karyawan yang terkadang kurang atau lebih dari porsi seharusnya akibat hilangnya data. Hal tersebut juga berpengaruh pada penggajian karyawan, karena potongan gaji karyawan di hitung berdasarkan jam kerja akibat keterlambatan karyawan dan mengakibatkan kesalahan pembayaran gaji serta kesalahan dalam membuat laporan. Selain itu data tersebut hanya dapat dilihat oleh pihak HRD dan menejer, sehingga karyawan perusahaan tidak dapat melihat data absensi, sisa porsi cuti karyawan dari perusahaan. Karyawan juga tidak diberikan slip gaji yang berisi rincian potongan gaji dari perusahaan melainkan hanya bukti transfer dari perusahaan. Akibatnya karyawan tidak dapat melakukan kontrol dari kesalahan yang ditimbulkan oleh perusahaan.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa PT. Traders Family International membutuhkan suatu sistem informasi yang lebih baik untuk menanggulangi masalah-masalah tersebut. Pihak HRD harus memiliki database yang dapat menyimpan semua data perusahaan dengan baik. Database tersebut akan mencakup semua data perusahaan yang bertujuan untuk melakukan kontrol terkait aktivitas absensi, cuti, dan penggajian setiap harinya serta menghindari terjadinya kehilangan data. Masalah tersebut menjadi latar belakang dari penulisan skripsi ini yang berjudul “Perancangan Basis Data Kepegawaian pada Kegiatan Absensi, Cuti dan Penggajian PT.Traders Family International”.
1.1.1 Tinjauan Pustaka
1.1.1.1 Hasil Penelitian Sebelumnya
Penelitian mengenai sistem kepegawaian telah dilakukan oleh Kahfi, Pratama dan Marulli (2012) dengan judul Analisis dan Perancangan Aplikasi Basis Data Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web Pada PT Kreasi Teknologi Abadi. Tujuan dari penelitian ini adalah merancang basis data yang menunjang operasional administrasi pegawai dan menunjang pengembangan keahlian pegawai. Membuat aplikasi, membuat fitur dashboard (tampilan evaluasi kerja) pegawai yang disimpan dalam basis data. Membuat sistem absensi untuk mengontrol kedisiplinan pegawai. Metodologi yang digunakan adalah melakukan metode analisis yang berdasarkan observasi, wawancara, studi pustaka, perancangan sistem, perancangan aplikasi. Hasil yang dicapai dari penelitian ini adalah basis data sistem informasi kepegawaian berbasis web.
Simpulan yang dapat ditarik dari penelitian ini adalah sitem basis data kepegawaian yang dirancang sudah mencakup seluruh aspek yang diperlukan oleh PT. Kreasi Teknologi Abadi. Aspek yang dimaksud adalah modul absensi, modul penggajian, modul dashboard, modul proyek dan model informasi(pesan). Sistem basis data kepegawaian yang dirancang sudah memenuhi integrity constrains, ketentuan kualitas data, kualitas sistem, kualitas layanan, dan mekanisme keamanan (autentikasi dan autorisasi) yang telah dirancang. Sistem basis data kepegawaian dapat menyimpan data yang berhubungan dengan manajemen kepegawaian secara rapih dan terorganisir sehingga dapat mengurangi masalah-masalah redudansi dan keambiguan data. Dengan adanya sitem basis data kepegawaian yang saling terintegrasi antar pegawai mempercepat kinerja perusahaan dengan baik dan efektif.
1.2 Ruang Lingkup
Ruang lingkup dalam penulisan skripsi ini akan dibatasi pada Perancangan Basis Data Absensi, Cuti dan Penggajian pada PT. Traders Family International. Batasan ruang lingkup pada penulisan skripsi ini terbatas pada tahap perancangan
basis data konseptual, perancangan basis data logikal, dan perancangan basis data fisikal. Adapun proses-proses yang akan dibahas sebagai berikut:
1. Perancangan basis data
kepegawaian pada kegiatan absensi dengan menggunakan Notepad ++ dan MySQL .
2. Perancangan basis data
kepegawaian pada kegiatan pengajuan cuti dengan menggunakan Notepad ++ dan MySQL.
3. Perancangan basis data
kepegawaian pada kegiatan penggajian dengan menggunakan Notepad ++ dan MySQL.
1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan
1. Menganalisis sistem yang
berjalan pada PT Traders Family International meliputi kegiatan absensi, pengajuan cuti, dan penggajian.
2. Merancang basis data
kepegawaian pada PT Traders Family International meliputi kegiatan absensi, pengajuan cuti, dan penggajian menggunakan MySQL.
3. Merancang prototype aplikasi
berbasis web pada kegiatan absensi, pengajuan cuti, dan penggajian.
1.3.2 Manfaat
1. Mengetahui sistem yang
berjalan dan masalah yang dihadapi PT Traders Family International.
2. Membantu PT Traders Family
International dalam menunjang proses bisnis yang berjalan terutama pada kegiatan absensi, pengajuan cuti, dan penggajian.
3. HRD dapat mengetahui data
proses perhitungan gaji karyawan menjadi lebih akurat dan meminalisir kesalahan.
4. Karyawan dapat mengetahui
data history absensi, pengajuan cuti dan sisa cuti karyawan dapat dilakukan dan dilihat secara realtime.
1.4 Metodologi Penelitian
Metodologi dalam penulisan skripsi ini berisi empat metode yang digunakan dalam proses penelitian, yaitu:
1.4.1 Metodologi Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan adalah metode Unstructured interviewing. Menurut Connoly & Begg (2010, p341), interviewing adalah metode yang paling sering digunakan dan umumnya merupakan teknik yang paling berguna.ada 2 tipe interview yang dapat dilakukan, yaitu: Unstructured interview yang digunakan hanya dengan berdasarkan tujuan umum yang ingin di kemukakan. Yang kedua Structured Interview yaitu wawancara dengan sekumpulan pertanyaan yang spesifik untuk di ajukan ke narasumber.
1.4.2 Metodologi Studi Kepustakaan
Metode studi kepustakaan yang digunakan adalah metode Examining Documentation. Menurut Connoly &Begg (2010, p341), Examining Documentation dapat dilakukan dengan memeriksa dokumen, formulir, laporan , dan berkas-berkas yang berhubungan dengan sistem. Pengembang dapat dengan cepat memperoleh pengetahuan dengan sistem. Hasil dari penelitian pustaka kami akan kami terapkan pada bab 2.
1.4.3 Metode Analisis
Metode analisis yang digunakan untuk menjelaskan sistim informasi yang berjalan menggunakan Object Oriented Analysis and Design (Satzinger, 2010) yaitu menggunakan activity diagram dan metode analisis yang digunakan untuk merancang basis data yang di usulkan yaitu Entity Relationship Diagram (Connoly & Begg, 2010).
1.4.4 Metode Perancangan
Metode perancangan yang digunakan dalam skripsi ini adalah metode perancangan basis data yang terdiri dari beberapa tahapan (Connoly & Begg, 2010), yaitu:
• Database Planning
(Perencanaan Basis Data)
• System Definition (Definisi
Sistem)
• Requirement Collection and
Analysis (Pengumpulan dan Analisis Kebutuhan)
• Database Design
(Perancangan Basis Data)
Perancangan basis data dilakukan dengan tiga tahapan:
• Conceptual database design • Logical database design • Physical database design 1.5 Sistematika Penulisan
Berikut dijabarkan sistematika penulisan yang digunakan dalam skripsi ini: BAB 1: PENDAHULUAN
Membahas latar belakang, ruang lingkup masalah, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan dalam penulisan, dan sistematika penulisan.
BAB 2: LANDASAN TEORI
Berisi tentang landasan teori yang berkaitan dengan analisa perancangan sistem informasi sistem absensi, serta dasar-dasar teori atau pendapat yang berhubungan dengan topik.
BAB 3: ANALISIS SISTEM BERJALAN
Menjelaskan mengenai gambaran umum dari PT. Traders Family International, yang dimulai dari latar belakang perusahaan, struktur organisasi, analisa proses bisnis yang sedang berjalan, permasalahan yang dihadapi, serta usulan pemecahan masalah.
BAB 4: PERANCANGAN BASIS DATA
Membahas perancangan basis data untuk memecahkan masalah yang ada dengan melakukan perancangan basis data dan perancangan prototype aplikasi.
BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN
Membahas kesimpulan yang diperoleh setelah melakukan analisa dan perancangan sistem informasi yang berkaitan dengan topik, serta saran- saran yang berguna untuk penyempurnaan dan pengembangan sistem selanjutnya.
