PERANCANGAN BASIS DATA
KEPEGAWAIAN PADA KEGIATAN
ABSENSI, CUTI DAN PENGGAJIAN
PT.TRADERS FAMILY INTERNATIONAL
Muhammad Mirza Jatnika, Mahroza Pradana dan Elviera Fella
Hendro Nindito
Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Nusantara Jl. Kebon Jeruk Raya No.27, Jakarta Barat, DKI Jakarta 11530
mirzajatnika@gmail.com, mahrozapradana46@gmail.com, elfierafella@gmail.com
ABSTRACT
The purpose of this study is to analize and design an attendance, leave, and payroll database system at PT Traders Family International. The methdology used in this research is analysis method and database design method. Analysis method include interview, survey, observation and the collection of company’s original documents and also literature study. Database design methodology used based on database design methods of Thomas Connolly. The outcome of this research is a database system of attendance, leave and payroll. The conclusions obtained from this study is the database system that can store data of attendance, leave and payroll that integrated with each other and the ease of monitoring data.
Keywords: Database Design, Attendance, Leave, Payroll. Abstrak
Tujuan penelitian ini adalah menganalisis dan merancang sistem basis data absensi, cuti dan penggajian pada PT Traders Family International. Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode analisis dan metode perancangan basis data.Metode analisis meliputi wawancara, survei, observasi, dan pengumpulan dokumen-dokumen asli perusahaan serta studi pustaka. Metodologi perancangan basis data yang digunakan mengacu pada metode perancangan basis data Thomas Connolly. Hasil yang dicapai dari penelitian ini adalah sistem basis data untuk absensi, cuti dan penggajian karyawan. Simpulan yang didapat dari penelitian ini adalah sistem basis data yang dapat menyimpan data absensi, cuti dan penggajian yang saling terintegrasi dan kemudahan dalam memonitoring data.
Kata Kunci: Perancangan Basis Data, Absensi, Cuti, Penggajian.
PENDAHULUAN
Perkembangan technology di era globalisasi pada saat ini dirasakan sangat pesat. Perubahan dan perkembangan teknologi yang kian cepat dan canggih menyebabkan perubahan-perubahan peran menejer dalam mengambil keputusan. Perkembangan teknologi menuntut manajemen untuk dapat beroperasi lebih efektif, efisien, dan terkendali. Oleh karena itu diperlukan suatu pemanfaatan teknologi informasi yang efektif.
Perubahan tersebut juga berpengaruh besar terhadap bagaimana para eksekutif perusahaan mengkaji kebutuhan teknologi perusahaan mereka, karena saat ini untuk dapat mengakses informasi dapat dilakukan melalui perangkat apapun, kapanpun, dan dimanapun sudah menjadi sebuah kebutuhan. Informasi tidak hanya dibutuhkan bagi pihak eksekutif suatu perusahaan, tetapi karyawan juga memiliki kebutuhan akan informasi. Kebutuhan ini menimbulkan tantangan bagi perusahaan untuk mampu menyediakan layanan bagi karyawan, salah satunya dengan membuat suatu program yang dapat memudahkan karyawan dalam mengakses program tersebut kapan saja dan dimana saja. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka bagian Human Resources Development yang mempunyai fungsi meningkatkan kinerja organisasi harus mengadopsi teknologi yang terbaru seperti Electronic
Human Resources Development (E-HRD).
E-HRD adalah konsep yang baru dalam praktik bisnis saat ini seperti Human
Resources Management yang berbasis web. Keunggulan E-HRD berbasis web adalah tidak
hanya dapat diakses oleh pihak-pihak tertentu, tetapi pihak lain dalam perusahaan juga dapat mengaksesnya untuk melalukan kontrol terhadap setiap laporan yang dibuat. Penelitian mengenai keunggulan kompetitif yang diciptakan oleh sistem tersebut telah dilakukan sejak tahun 1992 ketika Broderick dan Boudreau mempublikasikan sebuah karya yang mewakili visi global tentang penggunaan E-HRD yang berfokus pada alat perekrutan HRD, pengurangan biaya dan waktu, peningkatan pelayanan, serta pelatihan dan pengembangan karir karyawan, manajemen, dan pengguna informasi untuk mendukung keputusan organisasi (Broderick dan Boudreau, 1992). Mereka percaya bahwa sistem E-HRD bersifat administratif, informatif, dapat mengurangi biaya, dan dapat memungkinkan departemen HR menjadi lebih fokus pada kegiatan strategis (Shilpa dan Gopal, 2011).
PT. Traders Family International merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang marketing saham dan jual beli saham. Berlokasi di daerah Rukan Mutiara Blok BD no.5, Kemayoran, Jakarta Utara. Sistem yang digunakan oleh PT. Traders Family International masih menggunakan paper based untuk pengajuan permohonan cuti dan masih menggunakan Ms. Excel yang belum terintegrasi dengan baik antara proses absensi, pengajuan cuti, dan penggajian sehingga masih dirasakan kurang efisien. Akibatnya, seringkali HRD mendapatkan kesulitan dalam melakukan kontrol terhadap sistem tersebut. Beberapa hal yang di kontrol oleh pihak HRD seperti absensi karyawan yang seringkali mengalami kesalahan pencatatan absen serta pengajuan cuti karyawan yang terkadang kurang atau lebih dari porsi seharusnya akibat hilangnya data. Hal tersebut juga berpengaruh pada penggajian karyawan, karena potongan gaji karyawan di hitung berdasarkan jam kerja akibat keterlambatan karyawan dan mengakibatkan kesalahan pembayaran gaji serta kesalahan dalam membuat laporan. Selain itu data tersebut hanya dapat dilihat oleh pihak HRD dan menejer, sehingga karyawan perusahaan tidak dapat melihat data absensi, sisa porsi cuti karyawan dari perusahaan. Karyawan juga tidak diberikan slip gaji yang berisi rincian potongan gaji dari perusahaan melainkan hanya bukti transfer dari perusahaan. Akibatnya karyawan tidak dapat melakukan kontrol dari kesalahan yang ditimbulkan oleh perusahaan.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa PT. Traders Family International membutuhkan suatu sistem informasi yang lebih baik untuk menanggulangi masalah-masalah tersebut. Pihak HRD harusmemiliki database yang dapat menyimpan semua data perusahaan dengan baik. Database tersebut akan mencakup semua data perusahaan yang bertujuan untuk melakukan kontrol terkait aktivitas absensi, cuti, dan penggajian setiap harinya serta menghindari terjadinya kehilangan data. Masalah tersebut menjadi latar belakang dari penulisan skripsi ini yang berjudul “Perancangan Basis Data Kepegawaian pada Kegiatan Absensi, Cuti dan Penggajian PT.Traders Family International”.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan adalah metode pengumpulan data dengan melakukan Unstructured interviewing. Menurut Connoly & Begg (2010, p341),
interviewing adalah metode yang paling sering digunakan dan umumnya merupakan
teknik yang paling berguna. Ada 2 tipe interview yang dapat dilakukan, yaitu:
Unstructured interview yang digunakan hanya dengan berdasarkan tujuan umum
yang ingin di kemukakan. Yang kedua Structured Interview yaitu wawancara dengan sekumpulan pertanyaan yang spesifik untuk di ajukan ke narasumber.
Selanjutnya adalah metode studi kepustakaan yang digunakan adalah metode
Examining Documentation. Menurut Connoly & Begg (2010, p341), Examining Documentation dapat dilakukan dengan memeriksa dokumen, formulir, laporan, dan
berkas-berkas yang berhubungan dengan sistem. Pengembang dapat dengan cepat memperoleh pengetahuan dengan sistem. Hasil dari penelitian pustaka kami akan kami terapkan pada bab 2.
1.4.3 MetodeAnalisis
Metode analisis yang digunakan untuk menjelaskan sistim informasi yang
berjalan menggunakan Object Oriented Analysis and Design (Satzinger, 2010) yaitu menggunakan activity diagram dan metode analisis yang digunakan untuk merancang basis data yang di usulkan yaitu Entity Relationship Diagram (Connoly&Begg, 2010).
1.4.4 MetodePerancangan
Metode perancangan yang digunakan dalam skripsi ini adalah metode
perancangan basis data yang terdiri dari beberapa tahapan (Connoly&Begg, 2010), yaitu:
• Database Planning (Perencanaan
Basis Data)
• SystemDefinition
(DefinisiSistem)
• Requirement Collection and
Analysis (Pengumpulan dan Analisis Kebutuhan)
• Database Design (Perancangan
Basis Data)
Perancangan basis data dilakukan dengan tiga tahapan:
• Conceptual database design • Logical database design • Physical database design
HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil dari analisis dan perancangan yang dilakukan adalah berupa proses bisnis, ERD, dan rancangan tampilan layar.
Karyawan melakukan absensi dengan menggunakan mesin finger print pada saat jam masuk dan pulang kerja.
Pada proses absensi, perusahaan menggunakan shifting untuk pembagian jam kerja karyawan. Berikut ketentuan shift karyawan :
1. Shift 1 : Jam 07.00 - Jam 14.00
2. Shift 2 : Jam 10.20 - Jam 17.00
3. Shift 3 : Jam 14.00 - Jam 20.00
Apabila karyawan terlambat akan diberlakukan sanksi berupa pemotongan gaji. Toleransi keterlambatan untuk karyawan adalah 10 menit. Bagian HRD akan memilih absen karyawan yang paling awal untuk setiap absen masuk dan pulang.
Bagi karyawan yang tidak hadir dan tanpa keterangan, maka karyawan akan dikenakan pemotongan gaji sebesar 4% dari gaji bulanan. Bila dalam 3 hari berturut-turut karyawan tidak hadir tanpa keterangan maka akan dikenakan Surat Peringatan (SP).
Setiap hari bagian HRD akan membaca record absen pada mesin finger print dan mengunduh data hasil absensi yang berupa text file setiap pukul 8 malam. Kemudian bagian HRD meng-input data absensi ke dalam Ms.Excel. Pada tanggal 23 setiap bulan, bagian HRD memberikan laporan absensi ke bagian finance untuk perhitungan gaji karyawan.
Bagi karyawan hanya dapat melihat pemberitahuan pemotongan gaji yang diberikan oleh bagian HRD. Setiap hari besar keagamaan yang jatuh tidak pada hari Sabtu dan Minggu, karyawan yang merayakan hari besar akan dibebaskan dari kewajibannya melakukan absensi (dianggap libur), namun bagi karyawan lainnya tetap diwajibkan masuk kerja.
Proses Cuti dan Izin Karyawan
Bagi karyawan yang ingin mengajukan cuti, karyawan dapat mengajukan cuti ke bagian HRD. Bagian HRD akan memberikan form ketidakhadiran kepada karyawan dan karyawan mengisi form tersebut. Karyawan yang telah mengisi form ketidakhadiran dapat
mengembalikan form ke bagian HRD, lalu bagian HRD akan melakukan pengecekan kelengkapan data (lama bekerja, sisa cuti, dan alasan pengajuan cuti). Apabila dari hasil pengecekan oleh HRD dirasa karyawan bersangkutan layak mendapatkan hak cuti, maka
form ketidakhadiran akan dilanjutkan ke kepala divisi untuk mendapatkan approval. Setelah
mendapatkan approval, karyawan dapat menggunakan hak cutinya. Adapun aturan cuti sebagai berikut:
1. Setiap karyawan yang sudah aktif bekerja selama 6 bulan di perusahaan, akan mendapatkan cuti 1 hari setiap bulan.
2. Jatah cuti dapat dikalkulasikan dengan jatah cuti yang belum digunakan oleh karyawan.
3. Sisa cuti yang belum digunakan akan hangus saat memasuki periode tahun yang baru.
4. Tidak ada penambahan kuota cuti untuk karyawan senior. 5. Perhitungan kuota cuti hamil:
Sisa cuti yang dimiliki + kebijakan jumlah cuti yang diberikan CEO. 6. Cuti nikah diberikan sesuai kebijakan CEO.
7. Sakit dan izin yang disetujui kepala divisi tidak memotong kuota cuti.
Bagi karyawan yang ingin mengajukan izin, maka karyawan harus mengisi form ketidakhadiran. Apabila karyawan tidak hadir dikarenakan sakit, karyawan wajib menyertakan surat dokter pada saat karyawan masuk kerja. Karyawan memberikan form ketidakhadiran yang telah diisi ke bagian HRD, kemudian bagian HRD akan menyerahkan
Proses Penggajian
Pada PT. Traders Family proses penggajian dimulai setiap bulan pada tanggal 23, bagian HRD memberikan laporan absensi ke bagian finance. Kemudian bagian finance akan mengecek adanya potongan gaji dari absensi karyawan.
Adapun rumus dan komponen dalam perhitungan gaji karyawan sebagai berikut: 1. Gaji pokok
Ketentuan dan sanksi potongan gaji bagi karyawan yang terlambat, sebagai berikut:
• Rentang waktu 10-30 menit, potongan gaji sebesar Rp 15.000.
• Rentang waktu 30-60 menit, potongan gaji sebesar Rp 30.000.
• Lebih dari 60 menit, potongan gaji sebesar kelipatan Rp 50.000. Denda maksimal adalah 4% gaji.
2. Perhitungan gaji: (gaji pokok-potongan (absensi) + tunjangan (jika ada)) 3. Tunjangan hari raya jika sudah satu tahun kerja (bila ada):
Tunjangan hari raya diberikan pada hari raya Idul Fitri, untuk semua karyawan.
• 1 kali gaji = ( 12/12 * gaji pokok )
• Tunjangan hari raya jika lama kerja belum mencapai satu tahun : ( lama kerja(bulan)/12 *gaji pokok )
Komponen-komponen yang dihitung dalam perhitungan gaji karyawan, adalah sebagai berikut:
1. Data absensi karyawan (Potongan gaji) 2. Gaji pokok
3. Tunjangan hari raya
Setelah selesai melakukan perhitungan, bagian finance akan membuat slip gaji untuk masing-masing karyawan. Setelah slip gaji selesai dibuat, maka slip gaji akan diverifikasi oleh masing-masing kepala divisi. Apabila slip gaji sudah benar, maka bagian finance akan melakukan pembayaran gaji via transfer ke masing-masing rekening karyawan setiap tanggal 27 beserta dengan konfirmasi melalui
email. Apabila pembayaran gaji telah selesai, maka bagian finance akan membuat
laporan penggajian setiap akhir bulan, yang kemudian akan diserahkan ke masing-masing kepala divisi.
Permasalahan
Permasalahan yang terjadi pada divisi HRD dan finance yang terjadi antara lain sebagai berikut:
1. Tidak adanya transparansi mengenai data absensi
Data kehadiran karyawan di-input menggunakan Ms. Excel yang hanya dapat dilihat oleh HRD, karyawan tidak dapat melihat data kehadiran karena karyawan tidak mempunyai akses untuk melihat record absensi yang berisi kehadiran dan keterlambatan karyawan yang berpengaruh terhadap besarnya pemotongan gaji. Akibatnya, karyawan tidak mengetahui record kehadiran atau keterlambatan yang dapat menyebabkan terjadinya penyalahgunaan pemotongan gaji karyawan karena hanya HRD yang dapat mengakses data absensi karyawan.
Proses pengajuan cuti karyawan dilakukan secara manual masih rentan hilang karena proses pengajuan cuti berbentuk kertas dan harus disetujui oleh kepala divisi yang mengakibatkan perusahaan dan karyawan mengalami kerugian. Dari sisi perusahaan, ketika bukti cuti hilang, karyawan mendapatkan kelebihan cuti dari kuota cuti yang ditentukan. Dari sisi karyawan, apabila bukti cuti karyawan hilang dan HRD merasa karyawan tersebut telah menghabiskan kuota cutinya maka dalam kondisi seperti ini karyawan tersebut tidak mendapatkan hak cuti yang seharusnya.
3. Tidak adanya slip gaji pada proses penggajian
Karyawan hanya mendapatkan gaji melalui transfer ke rekening tanpa mendapatkan slip gaji, jika karyawan ingin meminta slip gaji maka karyawan harus meminta slip gaji tersebut ke bagian finance. Akibatnya karyawan tidak mengetahui detail gaji yang didapat oleh karyawan tersebut karena tidak adanya slip gaji yang diberikan, jika ingin mendapatkan slip gaji maka karyawan harus meminta pada bagian finance. Contoh, ketika karyawan menerima gaji tidak sesuai dengan yang seharusnya padahal karyawan tersebut tidak mendapat potongan gaji karena, hal tersebut menyebabkan karyawan kecewa terhadap pelayanan perusahaan.
Pemecahan Masalah
1. Merancang database kepegawaian pada proses absensi yang akan digunakan untuk menyimpan data absensi karyawan yang secara otomatis menghitung jumlah absen dan total waktu kerja setiap karyawan. Setiap karyawan juga dapat mengaksesnya dengan
login pada pada web perusahaan.
2. Merancang database kepegawaian pada proses cuti yang digunakan untuk memudahkan pengajuan cuti oleh karyawan dan memudahkan kepala divisi untuk meng-approve cuti dengan cepat. Selain itu untuk menyimpan, menampilkan data cuti, dan menampilkan sisa kuota cuti karyawan dengan baik pada web perusahaan. Sehingga data history cuti tersimpan dengan baik dan dapat dimonitoring oleh pihak karyawan dan HRD agar setiap pihak tidak mengalami kerugian akibat hilangnya data cuti karyawan.
3. Merancang database kepegawaian pada proses penggajian yang dapat digunakan untuk menyimpan data history gaji karyawan, menghitung gaji dan potongan gaji karyawan secara otomatis berdasarkan data absensi karyawan. Selain itu untuk mengurangi waktu kalkulasi serta kesalahan kalkulasi oleh bagian finance sehingga lebih efisen. Setiap karyawan dapat melihat history gaji dan mengunduh slip gaji melalui web perusahaan.
Ini adalah form history absensi karyawan, untuk karyawan melakukan monitoring terhadap absen dan potongan yang di dapat karyawan. Karyawan dapat memilih tahun dan bulan untuk melihat history absensinya masing-masing, kemudian menekan tombol get attendance untuk mengambil data dari database.
Form ini digunakan karyawan untuk melihat hari kerja, cuti yang digunakan karyawan, dan waktu karyawan bekerja, serta gaji dan potongan yang didapat karyawan dalam satu bulan, untuk mencetak ke dalam bentuk slip gaji karyawan menekan button see payslip seperti pada gambar 4.10 . Untuk melihat periode yang akan dilihat karyawan, karyawan menekan button periode.
Form ini digunakan untuk karyawan melakukan pengajuan cuti dan melihat sisa cuti yang di
miliki karyawan, karyawan melakukan input tanggal cuti dan alasan cuti kemudian karyawan tekan button save changes untuk melakukan proses pengajuan cuti.
Form ini digunakan oleh karyawan untuk melihat status cuti pada cuti yang telah diajukan
Form ini digunakan HRD untuk melakukan input absensi per-karyawan, dengan melakukan memilih karyawan dengan klik dropdown select karyawan, kemudian select periode, memilih tipe kehadiran dan input in time dan out time karyawan agar terlihat jumlah potongan karyawan. klik button update untuk update pada data history karyawaran dan klik button proceed to payslip untuk input kedalam payslip management.
Form ini digunakan untuk HRD melakukan approval cuti yang di ajukan oleh karyawan dengan
memiliih menu di dropdown status reject atau approve. Kemudian menekan button update untuk menyimpan data.
Form ini digunakan untuk HRD melakukan input gaji setiap karyawan, dengan menentukan hari kerja , gaji pokok dan jumlah potongan yang dimiliki karyawan dalam satu bulan. HRD menekan menu dropdown pada select employee untuk memilih karyawan dan menekan button
Save Payslip untuk melakukan insert gaji pada setiap karyawan.
Form ini di gunakan HRD untuk mencetak report yang ada, yaitu : report leave pada gambar
4.18 , report presence day pada gambar 4.19, report sick pada gambar 4.20, report absent pada gambar 4.21.
SIMPULAN
Berdasarkan perancangan basis data yang telah dilakukan pada PT. Traders Family International, maka dapat diambil beberapa simpulan yaitu, sistem basis data yang dirancang dapat menyimpan data-data absensi, cuti, dan penggajian yang saling terintegrasi tanpa adanya redudansi data sehingga menghasilkan informasi yang cepat dan akurat dalam mendukung kegiatan bisnis karena dapat menghemat waktu dan mempermudah setiap proses kerja, dengan adanya sistem basis data ini
memberikan karyawan akses untuk melihat history data absensinya masing-masing, dengan adanya sistem basis data ini meminimalisir kerugian yang dialami karyawan karena kesalahan pemotongan gaji yang diakibatkan keterlambatan update pada data absensi, sistem basis data yang dibuat memudahkan pengajuan cuti karyawan, memberikan informasi kuota cuti karyawandapat dilakukan dengan cepat.
REFERENSI
Aprianto,Brian., Jacob,F. A. (2013). Pedoman Lengkap Profesional
SDM ,Indonesia. PPM Publishing.
Ardika, Ryan.,Lutfi, Ahmad., Kurniawan. (2012). SistemInformasi Data Pegawai DenganMenggunakanMetode Rapid Application Development.Jurnal
IlmiahSistemInformasi, Vol 10.
Bangun, Wilson. (2012).Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung:Erlangga. Connolly, Thomas. M., & Begg, C. E. (2010). Database Systems - A Practical
Approach to Design, Implementation, and Management. (5th Edition).
Boston: Pearson Education, Inc.
Dessler, Gary. (2011). Human Resource Management: Global Edition. Pearson Higher Education.
Hidayati, Anita. (2013). Perancangandan Pembuatan AplikasiPendaftaran Mahasiswa Baru. Jurnal ELTEK, Vol 11, No.2.
Hilmawan, Rendy. (2012). Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi PenjualanTunaidan Penerimaan Kaspada Perusahaan Manufaktur PT. GraciaKreasi Rotan.
Joshi,Onkar.D., Virajit, A.Gundale, Sachin M.Jagdale.(2012). Guidelinesin Selecting A Programming Languageand A DatabaseManagementSystem,
International Journal of Advances in Engineering & Technology, Vol 3, Issue
1, pp.137-144.
Judas, A. (2013). Mutasidan Promosi Jabatan PengaruhnyaTerhadap Prestasi Kerja Pegawai Pada Kanwil DitjenKekayaan NegaraSulutenggodan Maluku Utara Di Manado. Jurnal EMBA, 1221.
O’Brien, James.A. andGeorge.M. Marakas. (2010). Introduction to Information
Systems, fifteenth edition.The McGraw-Hill Companies, Inc.
Papilaya, Nevertety, F., Husein, Inne, Gartina., Hanifa, N.Ali. (2011), Aplikasi Absensi dan Penggajian Pegawai Berbasis Web(Study Kasus: BPMPD Provinsi Jawa barat). Bandung: Fakultas Ilmu Terapan,
Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2010). System Analysis and Design in A Changing World, 5th Edition, CengageLearning,Inc., US.
Setianto, Arif., Samopa, Febriliyan., Alwi. (2013). Pembuatan Sistem Informasi Cuti pada Kantor Pelayanan Pembendaharaan Negara dengan Menggunakan PHP danMySQL. Jurnal TEKNIK POMITS, vol.2.
Shelly, G.B., Woods, D.M., Dorin, W.J. (2010). HTML, XHTML, and CSS:
Comprehensive. (6th edition). Cengage Learning. Boston.
Shilpa V., Gopal R., (2011), “The implications of implementing electronic- human resource management (E-HRM) systems incompanies”, Journal of
InformationSystems and Communication, 2(1), 10-29.
Shneiderman, B., Plaisant, C. (2010). Designing The User Interface : Strategies for
Effective Human Computer Interaction. (5th Edition). NewYork:
AddisonWeasle.
Soegoto, Eddy Soeryanto. (2009). Entrepreneurship Menjadi Pebisnis Ulung. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Totolici, Sofia., Popescu, Constanta., Totolici., Aurel. (2013).Economic
Implicationof E-HRM Systems, XIVth Edition. University of Galati
Faculty of Economics and Business Administration.
Yuniarsih, Tjutju & Suwatno. (2011). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Alfabeta.
