PEDOMAN PENYUSUNAN DOKUMEN

(1)

Pedoman Penyusunan Dokumen UMMI 2014 | 1

I. KETENTUAN UMUM

A. Pengertian Dokumen

Dokumen adalah segala bentuk tulisan mengenai tatacara pengelolaan

sebuah institusi yang bermanfaat sebagai : 1) Media Komunikasi informasi,

dokumentasi merupakan alat untuk menyalurkan dan mengkomunikasikan informasi. 2) Bukti, bahwa hal-hal yang direncanakan secara nyata telah

dilaksanakan dan sebagai bahan tindak lanjut perbaikan, 3) Sumbangan

pengetahuan, alat untuk menyebarluaskan good practices (praktek baik) dan memelihara pengalaman organisasi.

Dokumen yang dimaksud dalam pedoman ini terdiri dari Dokumen Induk (Dokumen Normatif) dan Dokumen Mutu (Dokumen Operasional) yang wajib dimiliki oleh seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Muhammadiyah Sukabumi (UMMI).

B. Pengertian Dokumen Induk

Dokumen induk adalah dokumen yang menjadi rujukan pengembangan sistem yaitu Visi dan Misi, Statuta, Struktur Organisasi dan Tata Kelola (SOTK), Rencana Induk Pengembangan (RIP), Rencana Strategis (RENSTRA) Program Kerja, dan Pedoman-Pedoman Penyelenggaraan (Pedoman Akademik, Pedoman Keuangan, Pedoman Kepegawaian).

C. Pengertian Dokumen Mutu

Dokumen mutu dokumen yang digunakan untuk pencapaian target yang telah ditetapkan sebelumnya yang terdiri atas yaitu Manual Mutu, Standar Mutu Fakultas dan Program Program Studi, Manual Prosedur, Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung, dan Borang-borang.

D. Sifat Dokumen

1. Jelas dan memiliki nomor indeks/ berurutan (coding).

2. Berklasifikasi (rahasia/ tak rahasia). 3. Dapat ditelusuri (terkendali).

4. Mudah diakses.

5. Disimpan dengan baik (terekam) 6. Ada penanggungjawabnya.

7. Memuat waktu/ tanggal pembuatan dan pemeriksaan. 8. Selalu diperbaharui (revisi).

9. Berbentuk cetakan atau media elektronik. 10. Disosialisasikan.

II. KEDUDUKAN DOKUMEN

A. Dokumen Tingkat Universitas

Tingkat Dokumen

Universita s

1. Visi dan Misi 2. Statuta

(2)

7. Pedoman Pendidikan

8. Manual Mutu

9. Standar Mutu Fakultas 10. Standar Mutu Program Studi 11. Standar Mutu Unit Penunjang 12. Dokumen Pendukung

B. Dokumen Tingkat Fakultas

Fakultas 1. Visi dan Misi

2. Rencana Strategis (Renstra) 3. Program Kerja Dekan 4. Pedoman Pendidikan 5. Manual Mutu

6. Standar Mutu Fakultas 7. Manual Prosedur

8. Pengendalian Dokumen dan Rekaman 9. Audit Internal

10. Instruksi Kerja

11. Dokumen Pendukung (Rekaman) 12. Borang-borang

C. Dokumen Tingkat Program Studi

Program Studi:

1. Visi dan Misi

2. Rencana Strategis (Renstra) 3. Program Kerja

4. Pedoman Pendidikan 5. Manual Mutu

6. Kompetensi Lulusan

7. Standar Mutu Program Studi 8. Manual Prosedur

9. Pengendalian Dokumen dan Rekaman 10. Audit Internal

11. Instruksi Kerja

12. Dokumen Pendukung (Rekaman) 13. Borang-borang

III. STRUKTUR DOKUMEN

A. Dokumen Induk

Dokumen induk merupakan dokumen yang dijadikan rujukan untuk pengembangan sistem, maka tingkatan dokumen induk harus berurutan dari tingkatan tertinggi sampai dengan tingkatan terbawah yaitu dimulai dari:

(3)

Visi adalah suatu pandangan jauh tentang lembaga, tujuan - tujuan lembaga dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut pada masa yang akan datang. Sedangkan misi adalah pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam usahanya mewujudkan Visi. Misi merupakan tujuan dan alasan mengapa perusahaan itu ada serta memberikan arah sekaligus batasan proses pencapaian tujuan.

Secara umum bahwa Visi merupakan rujukan utama untuk seluruh dokumen-dokumen yang dimiliki sebuah lembaga, selanjutnya visi diterjemahkan kedalam Rencana Induk Pengembangan, Rencana Strategis, Statuta dan SOTK.

2. Rencana Induk Pengembangan

Rencana Induk Pengembangan ini berfungsi sebagai arahan secara garis besar pengembangan lembaga baik dalam bidang akademik dan kelembagaan, Administrasi umum maupun bidang kemahasiswaan dalam jangka panjang minimal 10 tahun ke atas. Rencana Induk Pengembangan ini bemanfaat bagi penentu kebijakan dalam menentukan prioritas kegiatan sesuai sumber daya yang tersedia.

3. Rencana Strategis

Perencanaan strategis merupakan salah satu tahapan dan sekaligus menjadi bagian integral dari lembaga dalam membangun suatu sistem manajemen yang transparan, efektif, efisien dan akuntabel. Penyusunan rencana strategis tersebut didasarkan pada pendekatan analisis lingkungan strategis, isu-isu strategis dan sejumlah faktor kunci keberhasilan.

Perencanaan strategis yang disusun harus mencakup: (1) Pernyataan visi, misi strategis, dan faktor-faktor keberhasilan, (2) Rumusan tentang tujuan, sasaran dan uraian aktivitas, dan (3) Uraian tentang cara mencapai tujuan dan sasaran tersebut. Dengan visi, misi dan strategi yang jelas maka diharapkan dapat menyelaraskan dengan potensi, peluang dan kendala yang dihadapi. Perencanaan strategis bersama dengan pengukuran kinerja serta evaluasinya merupakan rangkaian sistem akuntabilitas kinerja yang penting.

4. Statuta

Statuta adalah pedoman dasar penyelenggaraan kegiatan yang dipakai sebagai acuan untuk merencanakan, mengembangkan program dan penyelenggaraan kegiatan fungsional sesuai dengan tujuan lembaga, yang berisi dasar yang dipakai sebagai rujukan pengembangan peraturan umum, peraturan akademik dan prosedur oprasional yang berlaku di suatu lembaga.

5. SOTK

Struktur Organisasi dan Tata Kerja adalah pembentukan sebuah strutur kerja yang disusun dengan membentuk bagian-bagian dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing.

B. Dokumen Mutu 1. Manual Mutu

(4)

dapat dijadikan sebagai bahan training untuk mengenal secara general apa saja kebijakan-kebijakan yang diterapkan di lembaga.

Manual Mutu di lingkungan UMMI harus disusun untuk mengendalikan pengelolaan pendidikan tinggi bermutu berstandar nasional dan memenuhi peraturan pemerintah Republik Indonesia. Manual Mutu ini menjelaskan penjabaran keterkaitan antara struktur organisasi UMMI, kebijakan mutu, sasaran mutu penyelenggaraan pendidikan dan Sistem Penjaminan Mutu secara internal UMMI.

2. Standar Mutu

Standar Mutu merupakan sesuatu ketetapan yang harus dipatuhi dan dipenuhi oleh setiap unit kerja di lingkungan UMMI. Berkaitan dengan kegiatan akademik maka standar mutu harus mengacu pada Standar Nasional Pendidikan tinggi sehingga pencapaian standar diharapkan mampu mencapai standar nasional.

3. Manual Prosedur (SOP)

Manual Prosedur ini adalah metode langkah demi langkah secara pasti yang mengatur berbagai aktivitas kegiatan di lingkungan UMMI.

4. Instruksi Kerja

Pengertian instruksi kerja adalah petunjuk kerja instruktif yang menjelaskan tahapan-tahapan kerja secara terperinci, Instruksi kerja merupakan uraian rinci cara melaksanakan dan merekam pekerjaan yang harus didokumentasikan. Instruksi kerja boleh berupa uraian tertulis/narasi/deskripsi secara rinci, diagram alir yang dilengkapi dengan keterangan rinci, model, catatan teknis yang tergabung dalam gambar, spesifikasi, panduan instruksi alat, foto, video, daftar periksa, atau gabungan diantaranya. Instruksi kerja seharusnya menguraikan bahan, alat, dokumentasi apapun yang akan digunakan

5. Dokumen Pendukung

Dokumen Pendukung adalah segala bentuk bukti fisik yang terkait dengan penyelenggaran aktivitas dilingkungan UMMI yang mengacu pada seluruh dokumen mutu terutama terkait dengan Manual Prosedur.

6. Borang

Borang adalah merupakan instrumen yang digunakan untuk pengumpulan data dalam berbentuk format-format yang harus diisi dengan data-data yang dibutuhkan.

IV. KODIFIKASI DOKUMEN

(5)

2. Nama Dokumen

DOKUMEN INDUK DOKUMEN MUTU

Nama Dokumen Kode Nama Dokumen Kode

Visi dan Misi R.VM

Organisasi dan Tata Kerja R.OT

K

Manual prosedur S.MP

Rencana Stategis (Renstra) R.RS Instruksi Kerja S.IK

Program Kerja Rektor R.PK

R

Dokumen Pendukung

(Rekaman)

S.DP

Pedoman Pendidikan R.PP Borang-borang S.BB

Dokumen Audit S.DA

B. Kode Lembaga

NO NAMA LEMBAGA KODE

1 Senat Universitas 0

2 Universitas I.0

3 Fakultas Sains & Teknologi III.1

1. Program Studi Teknik Sipil A1

2. Program Studi Teknik Informatika A2

3. Program Studi Kimia B1

4 Fakultas Pertanian III.2

1. Program Studi Agribisnis C1

2. Program Studi Manajemen Sumberdaya Perairan C2

5 Fakultas Ilmu Administrasi & Humaniora III.3

1. Program Studi Administrasi Publik D1

2. Program Studi Administrasi Bisnis D2

3. Program Studi Administrasi Sastra Inggris D3

4. Program Studi Public Relations D4

6 Fakultas Ekonomi III.4

1. Program Studi Perpajakan G0

2. Program Studi Akuntansi I1

7 Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan III.5

1. Program Studi Pendidikan Biologi H1

2. Program Studi Pendidikan Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia

H2

3. Program Studi Pendidikan Matematika H3

4. Program Studi Pendidikan Guru Sekolah Dasar H4

5. Program Studi Pendidikan Anak Usia Dini H5

6. Program Studi Pendidikan Teknologi Komunikasi dan Informasi

H6

7. Program Studi Pendidikan Jasmani, Kesehatan dan Rekreasi H7

8 Fakultas Ilmu Hukum III.6

1. Program Studi Ilmu Hukum J1

9 Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat IV.1

1. Pusat Studi Al-Islam dan Kemuhammadiyahan IV.1.1

(6)

NO NAMA LEMBAGA KODE

3. Pusat Studi Sosial Budaya dan Pariwisata IV.1.3

4. Pusat Studi Gender IV.1.4

10 Lembaga Penjaminan Mutu IV.2

11 UPT. Perpustakaan V.1

12 UPT. Komputer & Teknologi Informasi V.2

13 UPT. Pengembangan Bahasa V.3

14 UPT. Humas, Promosi dan Penerimaan Mahasiswa Baru V.4

15 UPT. Pusat Pelayanan Kesehatan V.5

16 UPT. Pusat Pengembangan Agribisnis V.6

17 UPT. Tax Center V.7

18 UPT. Lingkung Seni Sunda (LISES) V.8

19 Forum Komunikasi dan Konsultasi V.9

20 Biro Administrasi Universitas VI

Sumber : Pedoman Tata Naskah Dinas UMMI

C. Contoh Pengkodean

1. Visi Misi Universitas: R.VMT- I.0

2. Visi Misi Fakultas Ekonomi: R.VMT- III.4

3. Visi Misi Program Studi Pendidikan Biologi: R.VMT-H1

V. BENTUK DAN FORMAT PENULISAN A. Bentuk Penulisan

1. Kertas

a. Ukuran kertas : A4 (210 mm x 297 mm) yang diletakan secara potrait (vertical)

b. Jenis salinan pertama (asli) hendaklah menggunakan kertas HVS A4 dengan berat sekurang-kurangnya 70 gram.

c. Salinan berikutnya (penggandaan), kertas fotocopy atau offset dengan mutu yang baik.

2. Jenis Dan Ukuran Huruf

a. Huruf yang digunakan adalah ARIAL pada keseluruhan Dokumen

b. Bagian kata yang menggunakan bahasa asing supaya ditulis dimiringkan (Italic)

c. Ukuran huruf (Font size) dalam naskah yang dibenarkan adalah font 11.

B. Format Penulisan 1. Ukuran Garis Tepi

a. Garis Atas : 30 mm dari tepi kertas atas

b. Garis Kiri : 30 mm dari tepi kertas kiri

c. Garis Kanan : 20 mm dari tepi kertas kanan d. Garis Bawah : 20 mm dari tepi kertas bawah 2. Penomoran Halaman

Letak nomor halaman di pojok kanan bawah serta dibubuhi judul dokumen 3. Warna Jilid (cover)

a. Dokumen Tingkat Universitas Warna Putih

b. Dokumen Tingkat Fakultas warna sesuai dengan identitas Fakultas c. Dokumen Program Studi warna sesuai dengan identitas Fakultas d. Dokumen Lembaga dan UPT Warna Putih

4. Sistematika Penjilidan a. Cover Luar

(7)

c. Lembar Pengesahan