Addthis

(1)

PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA BARAT

SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

LAP OR A N A KUN TAB I LI TAS KI NER J A I NS TA NS I P EM ER I NT AH

B I R O UM U M

(2)

KATA PENGANTAR

LAKIP Biro Umum Tahun 2015 ini disusun sebagai salah satu wujud

pertanggungjawaban atas keberhasilan/kegagalan pencapaian Sasaran Strategis yang dibebankan kepada Biro Umum. LAKIP ini disusun sesuai dengan amanat Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistim Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, dan mempedomani Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 53 Tahun 2014

tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja Dan Tata Cara Reviu Atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah.

LAKIP sebagai salah satu alat penilai keberhasilan/kegagalan kinerja merupakan

wujud transparansi penyelenggaraan pemerintahan daerah dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). Selain itu, LAKIP juga bermanfaat bagi evaluasi internal sebagai umpan balik (feedback) dalam rangka memperbaiki kinerja organisasi yang lebih komprehensif.

Sesuai dengan tugas pokoknya, Biro Umum berperan sebagai unit pendukung

(supporting unit) peningkatan kinerja dan kelancaran kegiatan pemerintah daerah secara berdaya guna dan berhasil guna. Peran tersebut diantaranya diselenggarakan melalui pelayanan dibidang kerumahtanggaan, seperti pelayanan pemakaian/peminjaman fasilitas kedinasan, penyediaan kendaraan dinas, ruang

pertemuan dan persandian. Dibidang ketatausahaan disediakan pelayanan kesekretariatan seperti pelayanan surat masuk dan sekretaris pimpinan. Dibidang keuangan Biro Umum melayani keuangan Sekretariat Daerah seperti layanan penerbitan SPM. Dan ada pelayanan dibidang keprotokolan seperti pelayanan

acara dan penyambutan tamu pemerintah daerah/VIP.

Demikian LAKIP Biro Umum Tahun 2015 ini disusun agar setiap pemangku kepent-ingan mendapatkan informasi yang jelas dan transparan mengenai pelaksanaan tugas dan fungsi Biro Umum dalam mewujudkan visi dan misi yang telah

ditetap-kan.

Padang, Januari 2016

Kepala Biro Umum,

(3)

KATA PENGANTAR

i

DAFTAR ISI

ii

DAFTAR TABEL

iii

DAFTAR GAMBAR

i

RINGKASAN EKSEKUTIF

- i

BAB I

PENDAHULUAN

-Ga bara U u Orga isasi Tugas, Fu gsi da Uraia Tugas Struktur Orga isasi

Perso il, Sara a da Prasara a, da Keua ga Isu-isu Strategis

Siste aika Lapora

BAB II

PERENCANAAN KINERJA

-Re isi Perja jia Ki erja Tahu Perja jia Ki erja Tahu

BAB III

AKUNTABILITAS KINERJA

-Metodologi Pe gukura Capaia Target Ki erja Hasil Pe gukura Ki erja

Capaia Ki erja Biro U u Realisasi A ggara

BAB IV

PENUTUP

(4)

Tabel . . Ju lah SDM PNS Berdasarka Pe didika

Tabel . . Ju lah SDM Berdasarka Je is Kepega aia

Tabel . . Ju lah SDM PNS Berdasarka Golo ga

Tabel . . Ju lah Sara a da Prasara a Pada Biro U u

Tabel . . Tujua , Sasara da I dikator Ki erja Setelah Re isi

Tabel . . Tujua , Sasara da I dikator Ki erja Sebelu Re isi

Tabel . . Perja jia Ki erja Biro U u TA.

Tabel . . Kriteria Pe ilaia Capaia Ki erja

Tabel . . Hasil Pe gukura Ki erja Perja jia Ki erja Biro U u Tahu

Tabel . . Capaia I dikator Ki erja Sasara Strategis Tabel . . Realisasi da Capaia Ki erja I dikator Ki erja .

Tabel . . Capaia I dikator Ki erja Sasara Strategis Tabel . . Realisasi da Capaia Ki erja I dikator Ki erja . Tabel . . Capaia I dikator Ki erja Sasara Strategis

Tabel . . Realisasi da Capaia Ki erja I dikator Ki erja . Tabel . . Capaia I dikator Ki erja Sasara Strategis Tabel . . Realisasi da Capaia Ki erja I dikator Ki erja . Tabel . . Target Bela ja Biro U u TA.

(5)

iv

DAFTAR GRAFIK

Graik Struktur Orga isasi da Tata Kerja Biro U u Setda Pro . Su bar

Graik Mo itori g Sara a da Prasara a Tahu

Graik Ti gkat Kepuasa Pe ggu a Laya a Biro U u Tahu

Graik Ju lah SPM da La a Terbit Tahu

(6)

RINGKASAN EKSEKUTIF

Dalam kurun waktu 2010-2015, Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera

Barat berupaya mewujudkan visi yang telah direncanakan yaitu Menjadi Biro yang Handal di Bidang Pelayanan Pimpinan dan Kesekretariatan Tahun . Untuk

mewujudkan visi tersebut, Biro Umum mengemban misi pertama meningkatkan

kualitas sarana dan prasarana yang memenuhi standar, dan misi kedua meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang berorientasi pelayanan prima. Dengan kedua misi tersebut, Biro Umum fokus kepada peningkatan kualitas

pelayanan dan kualitas sarana dan prasarana melalui upaya penyediaan fasilitas

dengan standar yang terus ditingkatkan berserta pengelolaan administrasi yang

semakin profesional.

Sesuai dengan tugas pokoknya, Biro Umum berperan sebagai unit pendukung

(supporting unit) peningkatan kinerja dan kelancaran kegiatan pemerintah daerah

secara berdaya guna dan berhasil guna. Peran tersebut diantaranya diselenggarakan

melalui pelayanan dibidang kerumahtanggaan, seperti pelayanan pemakaian/

peminjaman fasilitas kedinasan, seperti penyediaan kendaraan dinas, faslitasi

kun-jungan tamu, pemakaian ruang pertemuan dan system persandian. Di bidang

keta-tausahaan disediakan pelayanan kesekretariatan seperti pelayanan surat masuk dan

sekretariat pelayanan pimpinan. Di bidang keuangan Biro Umum melayani

keu-angan Sekretariat Daerah seperti layanan penerbitan SPM. Di bidang keprotokolan

merupakan pelayanan keprotokolan seperti pelayanan acara/upacara dan tamu

pemerintah daerah.

Pada tahun 2015, sebagaimana yang akan dijelaskan pada Bab II Perencanaan

Kiner-ja, ditetapkan 4 (empat) sasaran strategis dan 4 (empat) indikator kinerja untuk

mengukur dan menilai keberhasilan/kegagalan pencapaian kinerja Biro Umum.

Penetapan sasaran strategis dan indikator kinerja ini mengalami revisi berupa

penambahan sasaran strategis dan perubahan indikator untuk sasaran 1. Revisi PK

ini dilakukan karena pengukuran kinerja beberapa tugas pokok Biro Umum yang

tercermin dari Tugas Pokok Bagian-Bagian belum semua terjabarkan pada Sasaran

Strategis sebelumnya. Selain itu, melalui evaluasi atau review PK oleh Biro Organisasi

ditemukan indikator yang tidak bisa diukur secara valid dan pencapaian target akan

(7)

terus-menerus karena rendahnya hasil penilaian kinerja tahun sebelumnya. Selain itu

juga karena didorong oleh workshop penyempurnaan Sistim Akuntabilitas Kinerja

Instansi Pemerintah (SAKIP) Pemerintah Provinsi Sumatera Barat pada tahun 2014

yang lalu, dimana pada waktu itu dilakukan perubahan yang signifikan terhadap

Renstra Biro Umum Tahun 2010-2015 yang menyebabkan perubahan Tujuan

Strate-gis berikut sasaran dan indikatornya.

Adapun pencapaian sasaran strategis Biro Umum Tahun 2015 ini adalah sebagai

berikut:

1. Sasaran strategis 1: Meningkatnya Kualitas Sarana dan Prasarana.

- Indikator Kinerja: Persentase Sarana dan Prasarana Yang Berkualitas Baik.

Tar-get 80%, realisasi sebanyak 72,14%, sehingga diperoleh nilai capaian 90,18%.

Persentase capaian , % menunjukan kriteria kinerja Tinggi .

2. Sasaran strategis 2: Meningkatnya Kualitas Pelayanan Yang Berorientasi Pela-yanan Prima.

- Indikator Kinerja: Indeks Kepuasan Pengguna Layanan. Target 3,75 (skala 5), realisasi 3,83 (sangat puas), sehingga diperoleh nilai capaian 102%. Persentase

capaian % menunjukan kriteria kinerja Sangat Tinggi .

3. Sasaran strategis 3: Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Administrasi Keuangan Setda.

- Indikator Kinerja: Waktu Rata-Rata Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM). Target 2 hari, realisasi 2 hari, sehingga diperoleh nilai capaian 100%.

Persentase capaian % menunjukan kriteria kinerja Sangat Tinggi .

4. Sasaran strategis 4: Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Persandian.

- Indikator Kinerja: Jumlah Konten Informasi yang Diamankan Dengan Persandi-an. Target 110 buah, realisasi 100 buah, sehingga diperoleh nilai capaian

, %. Persentase capaian , % menunjukan kriteria kinerja Tinggi .

Dengan demikian, pencapaian rata-rata 4 (empat) indicator kinerja untuk mengukur

(8)

BAB I

PENDAHULUAN

Gambaran Umum Organisasi

Tugas Pokok, Fungsi dan Uraian Tugas

Struktur Organisasi

Personil, Sarana dan Prasarana, dan Keuangan

Isu

-

isu Strategis

(9)

2

BAB I - PENDAHULUAN

LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015

I. PENDAHULUAN

Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Biro Umum Sekretariat Daerah

Provinsi Sumatera Barat Tahun 2015 disusun berdasarkan Peraturan Presiden

Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah

dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur dan Reformasi Birokrasi

No-mor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan Perjanjian Kinerja,

Pelaporan Kinerja dan Tata Cara Reviu Atas Laporan Kinerja Instansi

Pemerintah.

LAKIP Biro Umum Tahun 2015 ini disusun dengan maksud memberikan

infor-masi kinerja yang terukur kepada pemberi mandat atas kinerja yang telah dan

seharusnya dicapai oleh Biro Umum, sehingga dapat diketahui keberhasilan

atau kegagalan dalam pencapaian Biro Umum selama satu periode. Selain itu,

juga sebagai upaya perbaikan yang berkesinambungan bagi Biro Umum untuk

meningkatkan kinerjanya kedepan.

I.1 GAMBARAN UMUM ORGANISASI

Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor 11 Tahun 2011

tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor 2

Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat

Dae-rah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat DaeDae-rah Provinsi Sumatera Barat,

Biro Umum berada di bawah koordinasi Asisten Administrasi Umum di

Ling-kungan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Barat.

Tugas pokok Biro Umum berdasarkan Peraturan Gubernur Sumatera Barat

No-mor 37 Tahun 2012 tentang Rincian Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja

Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Barat adalah menyelenggarakan

perumu-san bahan kebijakan perencanaan, program, koordinasi, fasilitasi, pelaporan

serta evaluasi tata usaha, sandi dan telekomunikasi, tata usaha pimpinan,

keu-angan sekretariat daerah, rumah tangga, keprotokolan dan hubungan lintas

(10)

Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Biro Umum

melaksanakan fungsi:

a. Penyelenggaraan perumusan kebijakan umum tata usaha, sandi dan

tele-komunikasi, tata usaha pimpinan, keuangan sekretariat daerah, rumah

tangga, keprotokolan dan hubungan lintas sektoral;

b. Menyelenggarakan koordinasi dan fasilitasi tata usaha, sandi dan

tele-komunikasi, tata usaha pimpinan, keuangan sekretariat daerah, rumah

tangga, keprotokolan dan hubungan lintas sektoral;

c. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi tata usaha, sandi dan

telekomu-nikasi, tata usaha pimpinan, keuangan sekretariat daerah, rumah tangga,

keprotokolan dan hubungan lintas sektoral.

I.2 TUGAS POKOK, FUNGSI DAN URAIAN TUGAS

BAGIAN RUMAH TANGGA

Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian

bahan kebijakan umum dan koordinasi, fasilitasi, pelaporan serta evaluasi

pelayanan rumah tangga pimpinan, urusan dalam, sandi dan telekomunikasi.

Dalam menyelenggarakan tugas pokoknya, Bagian Rumah Tangga mempunyai

fungsi:

1. Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan umum pelayanan rumah

tangga pimpinan, urusan dalam, sandi dan telekomunikasi;

2. Penyelenggaraan koordinasi dan fasilitasi pelayanan rumah tangga

pimpinan, urusan dalam, sandi dan telekomunikasi;

3. Penyelenggaraan pelaporan dan evaluasi pelayanan rumah tangga

(11)

4

BAB I - PENDAHULUAN

LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015 Rincian Tugas Bagian Rumah Tangga:

1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja Bagian Rumah Tangga;

2. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan umum rumah tangga pimpinan,

urusan dalam, sandi dan telekomunikasi;

3. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi rumah tangga pimpinan, urusan

dalam, sandi dan telekomunikasi;

4. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan

kebijakan;

5. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Bagian Rumah Tangga;

6. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait;

7. Menyelenggarakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas pokok dan

fungsinya.

BAGIAN TATA USAHA

Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian bahan

kebijakan umum, koordinasi, fasilitasi, perencanaan program, pelaporan serta

evalua-si tata usaha biro, tata usaha pimpinan, arevalua-sip dan ekspedievalua-si.

Dalam menyelenggarakan tugas pokoknya, Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi:

1. Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan umum Tata Usaha;

2. Penyelenggaraan koordinasi dan fasilitasi Tata Usaha;

3. Penyelenggaraan pelaporan dan evaluasi Tata Usaha.

Rincian Tugas Bagian Tata Usaha:

1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja Bagian Tata Usaha;

2. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan umum tata usaha biro, tata usaha

pimpinan, arsip dan ekspedisi;

(12)

4. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi dan fasilitasi tata usaha

pim-pinan;

5. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi dan fasilitasi arsip dan

ek-spedisi;

6. Menyelenggarakan ketatausahaan Biro;

7. Menyelenggarakan penyusunan perencanaan program kegiatan biro;

kebijakan;

9. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Bagian Tata Usaha dan

Biro;

fungsinya.

BAGIAN KEUANGAN

Bagian Keuangan Setda mempunyai tugas pokok menyelenggarakan koordinasi

dan fasilitasi pelaporan serta evaluasi penatausahaan keuangan di lingkungan

sekretariat.

Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1),

Bagi-an KeuBagi-angBagi-an Setda mempunyai fungsi:

1. Penyelenggaraan pengelolaan penatausahaan keuangan Setda;

2. Penyelenggaraan koordinasi penatausahaan keuangan Setda;

3. Pelaksanaan pelaporan dan evaluasi penatausahaan keuangan Setda.

Rincian Tugas Bagian Keuangan Setda:

1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja Bagian Keuangan Setda;

2. Menyelenggarakan pengelolaan penatausahaan keuangan Setda;

(13)

6

BAB I - PENDAHULUAN

LAKIP BIRO UMUM SETDA PROVINSI SUMATERA BARAT 2015 4. Menyelenggarakan akuntansi keuangan Setda;

5. Menyelenggarakan penyiapan laporan keuangan Biro dan Setda;

6. Menyelenggarakan pelayanan penatausahaan keuangan Setda;

7. Menyelenggarakan koordinasi penatausahaan keuangan Setda;

8. Menyelenggarakan fasilitasi dan pelaksanaan penatausahaan keuangan Setda;

kebijakan;

10. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Bagian Keuangan Setda;

fungsinya.

BAGIAN PROTOKOL DAN HUBUNGAN LINTAS SEKTORAL

Bagian Protokol dan Hubungan Lintas Sektoral mempunyai tugas pokok

menye-lenggarakan pengkajian bahan kebijakan umum keprotokolan, koordinasi, fasilitasi,

pelaporan serta evaluasi.

Dalam menyelenggarakan tugas pokoknya, Bagian Protokol dan Hubungan Lintas

Sektoral mempunyai fungsi:

1. Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan umum keprotokolan dan

hub-ungan lintas sektoral;

2. Penyelenggaraan koordinasi dan fasilitasi keprotokolan dan hubungan lintas

sektoral;

3. Penyelenggaraan pelaporan dan evaluasi keprotokolan dan hubungan lintas

(14)

Rincian Tugas Bagian Protokol dan Hubungan Lintas Sektoral:

1. Menyelenggarakan pengkajian program kerja Bagian Protokol dan

Hubungan Lintas Sektoral;

2. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan umum keprotokolan

dan hubungan lintas sektoral;

3. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi, fasilitasi acara,

pela-yanan tamu dan pelapela-yanan acara pimpinan;

4. Menyelenggarakan pengkajian bahan koordinasi dan fasilitasi hubungan lintas

sektoral;

kebijakan;

6. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Bagian Protokol dan

Hubungan Lintas Sektoral;

fungsinya.

I.3 STRUKTUR ORGANISASI

Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor 11 Tahun 2011

tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor 2

Ta-hun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tatakerja Sekretariat Daerah dan

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah maka susunan struktur organisasi

Biro Umum yang dipimpin oleh Kepala Biro Umum terdiri dari 4 Bagian yang

mas-ing masmas-ingnya dipimpin oleh Kepala Bagian dan 12 Sub Bagian yang dipimpin

(15)

8

ASBEN HENDRI, SE, MM IV/b

NIP.

BAGIAN RUMAH TANGGA HERI NOFIARDI, SE, MM IV/a

NIP.

SRI LENA HARTATI, S.Sos III/d NIP.

SUBAG VERIFIKASI ERAWENI, SE III/d NIP.

SUBAG AKUNTANSI INDAH SRIWAHYUNI, SE, MM IV/a

NIP. BAGIAN PROTOKOL

KUSWANDI K, S.Sos,MM IV/b NIP.

SUBAG PELAYANAN PIMP.

UPHIX MARIA HELENA FATMA, A. d III/

NIP.

STRUKTUR ORGANISASI & TATA KERJA BIRO UMUM SETDA PROV. SUMBAR

(16)

I.4 PERSONIL, SARANA DAN PRASARANA, KEUANGAN

Dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, pelaksanaan

kegiatan Biro Umum didukung oleh sumber daya manusia sebanyak 200 orang

seperti yang terlihat pada tabel di bawah. Sebagai supporting unit tentu

diper-lukan SDM yang berkompetensi tinggi dalam menjalankan tugas-tugas Biro

Umum. Biro Umum saat ini memiliki persentase pegawai dengan jenjang

pendidi-kan Sarjana/D-IV ke atas sebesar 31,1 persen (54 orang) dari total pegawai Biro

Umum. Komposisi pegawai Biro Umum dapat disajikan pada tabel-tabel berikut:

TABEL . .

JUMLAH SDM PNS BERDASARKAN PENDIDIKAN

No Pe didika Ju lah

S -

S ora g

D ora g

SMA ora g

SMP ora g

SD ora g

Su er: Datar No i aif Pega ai Biro U u Tahu

TABEL . .

JUMLAH SDM BERDASARKAN JENIS KEPEGAWAIAN

No Je is Ju lah

PNS ora g

CPNS ora g

PTT ora g

Te aga Ko trak ora g

(17)

10

BAB I - PENDAHULUAN

SARANA DAN PRASARANA

Secara umum kondisi sarana dan prasarana yang digunakan untuk menunjang pelaksanaan tugas pada Biro Umum Setda Provinsi Sumatera Barat adalah sebagai berikut:

TABEL . .

JUMLAH SARANA DAN PRASARANA PADA BIRO UMUM

No Na a Bida g Bara g Ju lah Ko disi

Alat-alat Besar Cukup

Alat-alat A gkuta Cukup

Alat Perta ia Cukup

Alat Ka tor da Ru ah Ta

g-ga . Cukup

Alat Studio da Alat Ko

u-ikasi Cukup

Alat-alat Kedoktera Cukup

Alat Laboratoriu Cukup

Ba gu a Gedu g Cukup

Mo u e Cukup

Buku Perpustakaa Cukup

Bara g Ber orak Kebudayaa Kura g

Su er: Buku I e taris Biro U u Tahu

TABEL . .

JUMLAH SDM PNS BERDASARKAN GOLONGAN

No Golo ga Ju lah

IV ora g

III ora g

II ora g

I ora g

(18)

I.5 ISU-ISU STRATEGIS



Aspek Pelayanan Publik

Kondisi yang ada saat ini menunjukan masih rendahnya kualitas pelayanan

publik dilihat dari SOP yang belum maksimal diterapkan, aparatur pelayanan

juga belum memberikan pelayanan yang profesional, ramah dan transparan,

serta fasilitas pelayanan yang juga masih belum memenuhi kriteria atau

standar pelayanan prima. Faktor lain yang mempengaruhi rendahnya kualitas

pelayanan adalah masih lemahnya kontrol terhadap implementasi standar

pelayanan, sehingga belum terlihat konsistensi dalam memberikan pelayanan

yang ramah cepat dan akuntabel.



Aspek Sumber Daya Manusia

Dari segi kualitas SDM yang tersedia tidak sebanding dengan beban tugas

Biro Umum yang cukup besar dan luasnya ruang lingkup pekerjaan. Dari segi

jumlah SDM yang dimiliki cukup banyak namun pada beberapa kompetensi

yang sangat dibutuhkan justru terjadi kekurangan. Luasnya lingkup pekerjaan

Biro Umum menuntut tersedianya tenaga-tenaga yang memiliki kemampuan

atau skill khusus seperti tenaga keprotokolan, pembawa acara, penyanyi,

pemusik, sopir, teknisi dan lain-lain. Rendahnya kualitas SDM sangat

di-pengaruhi oleh budaya kerja yang lamban, tidak ramah dan tidak transparan

akibat dari tidak konsisten menerapkan reward and punishment. Selain itu

juga dipengaruhi oleh terbatasnya kewenangan Biro Umum dalam

pengel-olaan PNS.

KEUANGAN

Anggaran untuk menunjang program dan kegiatan Biro Umum Sekretariat Daerah

Provinsi Sumatera Barat untuk Tahun 2015 bersumber dari APBD Provinsi

Su-matera Barat TA. 2015 ini berjumlah Rp 84.740.357.034,- pada anggaran murni,

dan Rp 76.729.018.336,- setelah mengalami pengurangan pada anggaran

peru-bahan. Dengan Total Belanja Langsung sebesar Rp. 30.861.242.149,- dan Belanja

(19)

12

BAB I - PENDAHULUAN



Aspek Sarana dan Prasarana

Ketersediaan sarana dan prasarana yang dimiliki Biro Umum terbatas dari segi

jumlah dan kualitas. Seperti ketersediaan kendaraan dinas/operasional, jabatan

dan kendaraan lapangan yang sangat terbatas. Fasilitas ruang rapat dan

conven-tion hall yang juga terbatas dan masih belum memenuhi standar pelayanan yang prima. Permasalahan juga muncul dari segi pemeliharaan sarana dan prasarana

tersebut karena terbatasnya dana pendukung. Selain itu organisasi belum dapat

menerapkan manajemen mutu dan manajemen logistik yang baik serta

keterbatasan kewenangan dalam pembangunan fisik.

TANTANGAN DAN PELUANG

Tantangan dan peluang merupakan faktor eksternal yang akan mempengaruhi

organ-isasi dalam mewujudkan tujuan yang hendak dicapainya. Biro umum sebagai unit

pen-dukung pelayanan pimpinan dan kesekretariatan kedepannya akan menghadapi

tan-tangan yang cukup berat dalam memberikan dukungan terhadap kesuksesan

tugas-tugas kepala daerah dan wakil kepala daerah.

Selain itu, tantangan juga akan datang dari aspek pelayanan publik yang semakin

menuntut standar pelayanan prima. Sehingga faktor kualitas SDM dan Sarana dan

Prasarana menjadi dua aspek yang harus diperhatikan.

Peluang yang ada kedepannya cukup memberikan kesempatan bagi organisasi untuk

terus berkembang. Pemanfaatan teknologi maju dalam pelayanan publik adalah salah

satu peluang yang mesti direspon oleh Biro Umum, karena perubahan zaman yang

begitu masif ini menuntut organisasi untuk bergerak cepat, mudah dan transparan.

Selain itu, peluang juga terlihat pada aspek pengembangan manajemen SDM. Arah

pembangunan Sumatera Barat pada periode RPJMD berikutnya menuntut

pening-katan daya saing daerah, maka organisasi telah mesti mempersiapkan diri dengan

(20)

I.6 SISTEMATIKA LAPORAN KINERJA

Laporan ini disusun dengan sistematika sebagai berikut:

BAB I Pendahuluan

BAB II Perencanaan Kinerja

- Revisi Perjanjian Kinerja Tahun 2015

- Perjanjian Kinerja Tahun 2015

BAB III Akuntabilitas Kinerja

- Metodologi Pengukuran Capaian Target Kinerja

- Hasil Pengukuran Kinerja

- Capaian Kinerja SKPD

- Realisasi Anggaran

BAB IV Penutup

(21)

14

BAB I - PENDAHULUAN

(22)

BAB II

PERENCANAAN KINERJA

(23)

II.1 REVISI PERJANJIAN KINERJA TAHUN 2015

Berdasarkan Dokumen Renstra Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Barat

Tahun 2010-2015, Biro Umum memiliki visi :

MENJADI BIRO YANG HANDAL DI BIDANG PELAYANAN

PIMPINAN DAN KESEKRETARIATAN TAHUN

Untuk mewujudkan visi di atas, Biro Umum mengupayakan 2 (dua) misi yaitu:

1. Meningkatkan kualitas sarana dan prasarana yang memenuhi standarisasi.

2. Meningkatkan kualitas sumberdaya manusia yang berorientasi pelayanan

prima.

Misi Pertama diarahkan kepada pemenuhan dan ketersediaan sarana dan prasarana yang sesuai standar baik dari segi jumlah maupun kualitas. Sarana dan prasarana

adalah modal dasar bagi Biro Umum dalam melayani kebutuhan pimpinan dan

kesekretariatan.

Misi Kedua diarahkan kepada pemenuhan dan ketersediaan Sumber Daya Manusia sebagai motor penggerak pelaksanaan kegiatan. SDM juga merupakan aset yang

perlu diinvestasikan secara berkelanjutan karena menjadi faktor penting

keberhasi-lan dari suatu program dan penentu dari pencapaian-pencapaian organisasi secara

keseluruhan.

Menindaklanjuti hasil evaluasi terhadap dokumen Perjanjian Kinerja 2015 pada

semester I yang masih banyak kekurangan/kelemahan dari aspek perencanaan

kinerja, dimana ditemui beberapa indikator yang tidak dapat diukur secara baik dan

belum memenuhi gambaran pencapaian sasaran strategisnya. Oleh sebab itu, pada

Perjanjian Kinerja Tahun 2015 ini dilakukan beberapa revisi atau penyesuaian

terhadap perencanaan kinerja yang akan dijadikan tolak ukur penilaian kinerja Biro

Umum.

(24)

Revisi terhadap Perjanjian Kinerja Tahun 2015 ini mencakup penyesuaian

terhadap Sasaran Strategis dan Indikator Kinerja yang digunakan sebagai alat

mengukur tercapainya tujuan strategis yang diharapkan. Dengan dirumuskan

kembali sasaran strategis berikut indikatornya tersebut, diharapkan penilaian

kinerja Tahun 2015 ini, dapat lebih mewakili pencapaian tujuan dan lebih baik

lagi dari segi perencanaan kinerja dan pengukurannya.

TUJUAN, SASARAN DAN INDIKATOR KINERJA

Tujuan merupakan penjabaran atau implementasi dari pernyataan misi dan

tujuan sebagai hasil akhir yang dicapai, maka visi dan misi perlu dirumuskan ke

dalam bentuk yang lebih terarah dan operasional berupa perumusan tujuan

strategis (strategic goals) organisasi. Jika penjabaran (cascading) mulai dari

pe-rumusan tujuan, sasaran hingga indikator kinerja tidak baik, maka akan

mempengaruhi pengukuran dan penilaian kinerja organisasi secara keseluruhan.

Oleh sebab itu, perlu dilakukan revisi terhadap Perjanjian Kinerja Tahun 2015 ini.

Hasil setelah direvisi dapat dilihat pada Tabel 2.1.1 berikut ini:

TABEL . .

TUJUAN, SASARAN DAN INDIKATOR KINERJA SETELAH REVISI

TUJUAN BARU SASARAN BARU INDIKATOR KINERJA BARU TARGET _KINERJA

Mewujudka Pe gelolaa Sara a da Prasara a ya g Berorie tasi Pelaya a Pri a

(25)

Revisi terhadap pernyataan Tujuan 1 dari Terpenuhinya sarana dan prasarana

yang sesuai standarisasi menjadi Mewujudkan Pengelolaan Sarana dan Prasarana yang Berkualitas . Sehingga Sasaran 1.1juga diubah menjadi Meningkatnya

Kuali-tas Sarana dan Prasarana . Guna melihat sejauhmana pencapaian sasaran ini maka

ditentukan Indikator Kinerja 1.1.1 yang baru yaitu: Persentase Sarana dan Prasara-na yang Berkualitas Baik, dengan target tahun 2015 sebesar 80 %.

Revisi terhadap pernyataan Tujuan 2 dari Terwujudnya Kualitas Pelayanan

Pimpi-nan dan Kesekretariatan yang Berorientasi PelayaPimpi-nan Prima menjadi Mewujudkan Pelayanan Pimpinan dan Kesekretariatan yang Berorientasi Pelayanan Prima .

Se-hingga dirumuskan juga 3 (tiga) sasaran baru yaitu Sasaran 2.1 diubah menjadi

Meningkatnya Kualitas Pelayanan yang Berorientasi Pelayanan Prima Sasaran 2.2

menjadi Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Administrasi Keuangan Setda dan

Sasaran 2.3 Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Persandian . Masing-masing Sasaran didukung 1 (satu) indikator kinerja seperti yang dapat dilihat pada Tabel

2.1.1.

Revisi ini penting dilakukan karena pada perencanaan kinerja (PK 2015) sebelumnya

banyak ditemukan kekurangan oleh Tim Reviu dan disarankan untuk direvisi agar

perencanaan kinerja semakin baik.

18

BAB II - PERENCANAAN KINERJA

TUJUAN LAMA SASARAN LAMA INDIKATOR KINERJA _LAMA _KINERJATARGET

Terpe uhi ya sara a da prasara a ya g sesuai sta darisasi

Me i gkat ya kapasitas da kualitas sara a da prasara a

Perse tase sara a da

(26)

II.2. PERJANJIAN KINERJA TAHUN 2015

Perjanjian Kinerja diatur menurut Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan

Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 53 Tahun 2014 tentang

Petun-juk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja Dan Tata Cara Reviu Atas

Laporan Kinerja Instansi Pemerintah.

Perjanjian Kinerja adalah lembar/dokumen yang berisikan penugasan dari

pim-pinan instansi yang lebih tinggi kepada pimpim-pinan instansi yang lebih rendah

untuk melaksanakan program/kegiatan yang disertai dengan indikator kinerja.

Dengan demikian, dapat terwujud komitmen penerima amanah dan

kesepaka-tan antara penerima dan pemberi amanah atas kinerja terukur tertentu

ber-dasarkan tugas, fungsi dan wewenang serta sumber daya yang tersedia.

Perjanjian Kinerja dapat digunakan untuk memantau dan mengendalikan

pen-capaian kinerja organisasi, melaporkan pen-capaian realisasi kinerja dan menilai

keberhasilan/kegagalan pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.

Dalam merencanakan perjanjian kinerja, agar terukur dan dapat pula mencapai

tujuan organisasi, maka indikator yang dijadikan instrumen mengukur kinerja

dijabarkan dari Sasaran Strategis telah sesuai (sinkron) dengan tujuan dan

sasa-ran pada Rencana Strategis Biro Umum Tahun 2010-2015 seperti yang terlihat

pada Tabel 2.2.1.

Indikator Sasaran tersebut selanjutnya merupakan Indikator Kinerja Utama (IKU)

Biro Umum yang akan dinilai/diukur berkenaan dengan target yang telah

ditetapkan dalam Renstra. Sebagai ukuran keberhasilan organisasi, maka

indi-kator kinerja Biro Umum untuk periode tahun anggaran 2015 yang ditetapkan

ke dalam dokumen Penetapan Kinerja, telah mengacu kepada indikator sasaran

strategis Biro Umum yang terdapat pada dokumen Rencana Strategis Biro

(27)

20

BAB II - PERENCANAAN KINERJA

TABEL . .

PERJANJIAN KINERJA BIRO UMUM TA.

Dari 2 (dua) tujuan strategis yang ditetapkan, dijabarkan (cascading) kepada 4

(empat) Sasaran Strategis yang selanjutnya dijabarkan lagi masing-masing 1 (satu)

indicator, menjadi 4 (empat) Indikator Kinerja.

Penjabaran Sasaran Strategis dan Indikator Kinerja yang baru ini mempertimbangkan

Tugas Pokok dan Fungsi Bagian-bagian yang ada pada Biro Umum. Urusan-urusan

yang dilaksanakan pada Biro Umum dapat terwakili oleh Indikator Kinerjanya dalam

mencapai sasaran yang diharapkan.

Secara matrikulasi Perjanjian Kinerja Biro Umum Tahun 2015, dapat dilihat pada Tabel

2.2.1 berikut ini:

(28)

SASARAN STRATEGIS INDIKATOR KINERJA _KINERJATARGET PROGRAM KEGIATAN ANGGARAN Rp NO.

(29)

(30)

BAB III

AKUNTABILITAS KINERJA

Metodologi Pengukuran Capaian Target Kinerja

Hasil Pengukuran Kinerja

(31)

24

BAB III - AKUNTABILITAS KINERJA

III.1 METODOLOGI PENGUKURAN CAPAIAN TARGET

KINERJA

Pengukuran capaian target kinerja atau kelompok indikator kinerja sasaran strategis

yang telah ditetapkan dalam Perjanjian Kinerja Biro Umum Tahun 2015 dilakukan

guna melihat sejauhmana pencapaian sasaran strategis. Metodologi pengukuran

kinerja yang digunakan adalah metode pengukuran sederhana dengan

membanding-kan target kinerja dengan realisasi kinerja kelompok indikator kinerja sasaran

strate-gis.

Agar pengukuran kinerja secara sederhana ini dapat terjamin validitasnya maka perlu

diuraikan metodologi pengukuran yang digunakan. Sebelumnya, agar kinerja

organ-isasi dapat dikatakan berhasil atau gagal, maka perlu ditetapkan klasifikasi penilaian

dengan mengelompokan besaran persentase capaiannya dengan predikat gagal

sampai dengan sangat baik, seperti yang dapat dilihat pada Tabel 3.1.1 berikut ini:

Penjelasan lebih lanjut mengenai pengukuran dan hasil dari pengukuran tiap-tiap

indikator kinerja sasaran strategis Biro Umum Tahun 2015, dapat disajikan pada Tabel

3.2.1 berikut ini disertai dengan tambahan keterangan atau penjelasannya. NO. INTERVAL NILAI PREDIKAT _WARNAKODE

% - % Sa gat Ti ggi

% - % Ti ggi

% - % Seda g

% - % Re dah

≤ % Sa gat Re dah

Me ga u pada Per e dagri No. 7 Tahu

TABEL . .

(32)

III.2 HASIL PENGUKURAN KINERJA

Berikut disajikan hasil pengukuran terhadap 4 (empat) indikator kinerja dari 4

(empat) sasaran strategis yang telah ditetapkan dalam dokumen Perjanjian Kinerja

Biro Umum Tahun 2015.

Dari Tabel 3.2.1 di atas, dapat dilihat capaian kinerja rata-rata 4 (empat) indikator

kinerja untuk mengukur keberhasilan 4 (empat) sasaran strategis Biro Umum Tahun

2015 sebesar 95,77%. Dengan demikian hasil capaian kinerja sebesar 95,77% adalah

termasuk klasifikasi berhasil dengan predikat Sangat Tinggi. SASARAN STRATEGIS INDIKATOR KINERJA TARGET

KINERJA REALISASI

(33)

26 III.3 CAPAIAN KINERJA BIRO UMUM TAHUN 2015

Berdasarkan hasil pengukuran indikator kinerja Biro Umum Tahun 2015

sebagaima-na yang telah diuraikan sebelumnya, berikut ini akan disajikan evaluasi dan asebagaima-nalisis

realisasi dan capaian indikator kinerja per sasaran strategis.

SASARAN STRATEGIS 1 : “Meningkatnya Kualitas Sarana dan Prasarana”

Indikator kinerja yang ditetapkan untuk mengukur keberhasilan pencapaian sasaran

strategis Meningkatnya Kualitas Sarana dan Prasarana terdiri dari satu

indi-kator kinerja utama, dengan capaian kinerja seperti yang dapat dilihat pada Tabel

3.3.1 berikut ini:

NO. INDIKATOR KINERJA TARGET _KINERJA REALISASI _CAPAIAN% KRITERIA KODE

. Perse tase Sara a da Prasara a ya g Berkualitas Baik

% , % , Ti ggi

RATA—RATA CAPAIAN ,

TABEL . .

CAPAIAN INDIKATOR KINERJA SASARAN STRATEGIS

Dari Tabel 3.3.1 di atas dapat dilihat capaian kinerja rata-rata 1 (satu) indikator kinerja

sasaran strategis Meningkatnya Kualitas Sarana dan Prasarana adalah sebesar , %. Pencapaian ini masuk dalam kriteria Tinggi .

Indikator . Persentase Sarana dan Prasarana yang Berkualitas Baik

Target indikator kinerja adalah 80%, terealisasi 72,14%, sehingga diperoleh

persen-tase capaian sebesar 90,18%.

Indikator ini bertujuan untuk mengukur persentase sarana dan prasarana kerja yang

dimiliki Biro Umum yang memiliki kualitas baik. Berkualitas baik diartikan bahwa

ba-rang tersebut dalam kondisi baik, sehingga dapat mendukung peningkatan kinerja

dan kelancaran penyelenggaraan tugas pemerintahan daerah secara berdaya guna

dan berhasil guna. Semakin besar persentase maka semakin baik capaian kinerja Biro

(34)

Pengumpulan data dilakukan melalui Monitoring Sarana dan Prasarana Biro

Umum dengan memperhatikan jumlah dan kondisi barang. Proses monitoring

dilakukan oleh Tim Akuntabilitas Kinerja Biro Umum satu kali tiap semester di

tahun berkenaan. Sebelum monitoring dilakukan, telah dipersiapkan

instru-ment yang akan digunakan dengan mengkompilasi data barang inventaris dari

Buku Inventaris Biro Umum Tahun 2015. Dengan demikian proses

pengum-pulan data yang dilakukan ke lapangan lebih teratur dan terstruktur. Jenis

ba-rang inventaris yang dimonitor terdiri dari kelompok baba-rang Perlengkapan

Kantor, Rumah Dinas, Kendaraan Dinas dan Gedung/Bangunan.

Formulasi yang digunakan untuk mengukur indikator kinerja Persentase Sara-na dan PrasaraSara-na yang Berkualitas Baik adalah:

Untuk mengukur peningkatan kualitas sarana dan prasarana, dapat dilakukan

dengan melihat persentase perbandingan jumlah sarpras yang berkualitas baik

dengan jumlah total sarpras yang ada, yang selanjutnya dibandingkan dengan

angka persentase tahun sebelumnya. Dari hasil penilaian kualitas barang

me-lalui monitoring sarana dan prasarana didapat jumlah sarpras dengan kondisi

baik sebanyak 202 buah dari total keseluruhan sebanyak 280 buah, yang dalam

kondisi tidak baik berjumlah 78 buah. Hasil formulasi menunjukan realisasi

sebesar 72,14%, dengan target yang ditetapkan 80%, maka persentase capaian

kinerjanya 90,18%. Hasil monitoring sarana dan prasarana Biro Umum Tahun

2015 dapat disajikan melalui grafik 2 berikut ini : Realisasi R = ∑ Sarpras yg baik X

(35)

28

Dari tabel 3.3.2 di atas, dapat dilihat adanya trend kenaikan realisasi, namun turun

dari segi persentase capaiannya untuk indikator kinerja . Persentase Sarana dan Prasarana yang Berkualitas Baik dari tahun s.d . Data untuk tahun s.d

2013 tidak ada karena indikator ini merupakan indikator baru setelah adanya revisi

terhadap Renstra Biro Umum. Review terhadap Renstra Biro Umum Tahun 2010-2015

dilakukan pada Tahun 2014, berkenaan dengan adanya Penyempurnaan Sistem

Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) Pemerintah Provinsi Sumatera Barat,

dimana pada saat itu, seluruh SKPD diminta langsung oleh Gubernur Sumatera Barat

untuk membenahi perencanaan kinerja sebelumnya yang dinilai masih lemah.

Tahun 2015 merupakan tahun akhir periode Renstra, sehingga target jangka

menen-gah indikator ini sama dengan target tahun 2015, dimana ditetapkan target sebesar

80%, yang dapat terealisasi sebesar 72,14%, sehingga persentase capaiannya

men-capai 90,18%.

Capaian kinerja sebesar , % termasuk berhasil dengan kategori Tinggi .

Keber-hasilan ini dapat dicapai melalui berbagai upaya meningkatkan kualitas sarana dan

prasarana Biro Umum. Guna mendapatkan sarpras yang berkualitas diupayakan

me-lalui kegiatan Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor, Pengadaan Kendaraan

Dinas/Operasional, Pengadaan Peralatan Rumah Jabatan/Dinas/Mess, Pengadaan

Perlengkapan Rumah Jabatan/Dinas/Mess, Pengadaan Komputer dan Jaringan

Kom-puterisasi dan Pengadaan Peralatan Studio, Komunikasi dan Informasi. Selain itu juga

didukung oleh kegiatan-kegiatan pemeliharaan terhadap sarpras tersebut agar tetap

dalam kondisi yang layak guna.

Realisasi dan capaian kinerja indikator kinerja . Persentase Sarana dan Prasarana yang Berkualitas Baik dari tahun 2015 dapat dilihat pada Tabel 3.3.2 berikut ini:

TABEL . .

REALISASI DAN CAPAIAN KINERJA INDIKATOR KINERJA .

NO INDIKATOR KINERJA REALISASI % CAPAIAN

. Perse tase Sara a da Prasara a ya g Berkualitas Baik

(36)

Dalam menunjang pencapaian indikator ini telah dialokasikan dana pada DPA Biro

Umum bersumber dari APBD Provinsi Sumatera Barat TA. 2015 sebesar Rp.

8.056.264.950,- terealisasi sebesar Rp. 7.530.452.700,- (93,5%) dan realisasi fisik

100%. Dalam proses pengadaan sarpras tersebut dilakukan efisiensi penggunaan

anggaran dengan cara mendapatkan spesifikasi barang terbaik dengan harga yang

cukup hemat, hal ini dapat dilihat dari terealisasinya secara fisik 100% penyediaan

kebutuhan barang dan jasa.

SASARAN STRATEGIS 2 : “Meningkatnya Kualitas Pelayanan yang Berorientasi

Pelayanan Prima”

strategis Meningkatnya Kualitas Pelayanan yang Berorientasi Pelayanan Prima

terdiri dari 1 (satu) indikator kinerja utama, dengan capaian kinerja seperti yang

dapat dilihat pada Tabel 3.3.3 berikut ini:

TABEL . .

CAPAIAN INDIKATOR KINERJA SASARAN STRATEGIS

NO. INDIKATOR KINERJA _KINERJATARGET REALISASI _CAPAIAN% KRITERIA KODE

. I deks Kepuasa

Dari Tabel 3.3.3 di atas dapat dilihat capaian kinerja rata-rata 1 (satu) indikator

kiner-ja sasaran strategis Meningkatnya Kualitas Pelayanan yang Berorientasi Pelayanan Prima mencapai % dari target yang ditetapkan. Pencapaian ini masuk dalam kriteria Sangat Tinggi .

Indikator . Indeks Kepuasan Pengguna Layanan

Target indikator kinerja adalah 3,75 (skala 5), realisasi mencapai 3,83 sehingga

(37)

30

Indikator ini bertujuan untuk mengukur tingkat kepuasan pengguna layanan Biro

Umum pada suatu periode waktu. Dengan melihat tingkat kepuasan pengguna

layanan, dapat diketahui pencapaian sasaran meningkatnya kualitas pelayanan yang berorientasi pelayanan prima . Pengguna layanan Biro Umum adalah stake-holders atau customers, yang terdiri dari Pimpinan (KDh/WKDh, Sekda, Para Asis-ten, dan Para Staf Ahli Gubernur), ASN di Lingkungan Pemerintah Provinsi

Su-matera Barat dan Tamu Pemda (Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, SKPD/

Instansi Vertikal dan Tokoh Masyarakat Tertentu) serta masyarakat umum lainnya.

Pengguna layanan yang mendapat pelayanan dari Biro Umum tersebut diambil

secara acak sebagai responden.

Pengukuran indeks kepuasan pengguna layanan Biro Umum ini menggunakan

pen-dekatan kuantitatif dengan metode survei. Pelaksanaan kegiatannya terdiri dari

be-berapa tahapan, yaitu:

1. Tahap perencanaan (desain survei)

Survei bertujuan untuk mendapatkan jawaban (variabel deskriptif) dari

pertan-yaan: seberapa tinggi tingkat kepuasan pengguna layanan terhadap pelayanan Biro Umum Setda Prov. Sumatera Barat? .

Populasi adalah pengguna layanan Biro Umum dengan pengambilan sampel

menggunakan teknik sampling kuota. Ditetapkan kuota sampel berjumlah 140

orang. Sampel diambil secara acak pada 7 (tujuh) lokasi pelayanan unggulan Biro

Umum. Penyusunan instrumen berupa kuesioner dilakukan dengan

mem-pedomani ruang lingkup survei seperti yang diatur dalam Peraturan Menteri PAN

dan RB Nomor 16 Tahun 2014 tentang Pedomen Survei Kepuasan Masyarakat

Terhadap Penyelenggaraan Pelayanan Publik. Ada 9 ruang lingkup survei yang

dijadikan pertanyaan survei yaitu:

a) Persyaratan

b) Prosedur

c) Waktu Pelayanan

d) Biaya/Tarif

e) Produk Spesifikasi Jenis Pelayanan

f) Kompetensi Pelaksana

g) Perilaku Pelaksana

h) Maklumat Pelayanan

(38)

2. Tahap Persiapan

Hal-hal yang perlu disiapkan diantaranya adalah:

a) Organisasi survei. Tim survei adalah tim survei internal Biro Umum

b) Jadwal survei: survei dilaksanakan pada bulan Desember 2014

c) Materi survei: alat pengumpul data telah dipersiapkan berupa kuesioner

3. Pelaksanaan Lapangan

Pelaksanaan survei dilakukan dengan menyebarkan kuesioner kepada

pengguna layanan (sampel) di 7 (tujuh) tempat layanan unggulan Biro Umum

seperti yang diterangkan sebelumnya.

4. Pengolahan Data

Setelah proses pengumpulan data melalui angket/kuesioner, maka data

kuanti-taif perlu diolah dengan statistik deskriptif. Data dikelompokan dan

ditabu-lasikan agar dapat disajikan melalui tabel, grafik atau diagram.

5. Penyajian dan Analisis

Analisis dilakukan dengan statistik deskriptif, yaitu dengan cara menyajikan

data dalam bentuk tabulasi dan grafik. Selanjutnya dilakukan perhitungan

un-tuk menjawab rumusan masalah. Unun-tuk mendapat jawaban dari masalah

deskriptif tersebut, terlebih dulu ditentukan skor ideal/kriterum. Kemudian data

yang didapatkan dibandingkan dengan kriterium tersebut. Maka didapat

angka/skor pendapat responden yang kemudian dijadikan/dirubah menjadi

angka sesuai skala yang digunakan.

Dari hasil pelaksanaan survei kepuasan pengguna layanan tersebut, diperoleh

indeks kepuasan pengguna layanan Biro Umum adalah 3,83 (skala 5) kategori

penilaian sangat puas . Target tahun ini adalah , dengan realisasi

mencapai 3,83 sehingga persentase capaian kinerjanya adalah 102% termasuk

kategori kinerja sangat tinggi .

Distribusi tingkat kepuasan pengguna jasa atas layanan yang diberikan oleh

(39)

32

Berdasarkan grafik 3 tersebut dapat dilihat bahwa mayoritas pengguna layanan Biro

Umum merasa puas terhadap layanan yang diberikan oleh Biro Umum. Tingkat

kepuasan pengguna layanan yang tinggi dapat menunjukan keberhasilan

pen-capaian Sasaran Strategis , yaitu Meningkatnya Kualitas Pelayanan yang Berorien-tasi Pelayanan Prima .

Realisasi dan capaian kinerja indikator kinerja . Indeks Kepuasan Pengguna Layanan dari tahun 2015 dapat dilihat pada Tabel 3.3.4 berikut ini:

. I deks Kepuasa Pe ggu a Laya a

N/A N/A N/A , , N/A N/A N/A

Dari tabel 3.3.4 di atas, dapat dilihat adanya trend kenaikan persentase capaian

indikator kinerja . Indeks Kepuasan Pengguna Layanan dari tahun s.d

2015. Data untuk tahun 2011 s.d 2013 tidak ada karena indikator ini merupakan

indikator baru setelah adanya revisi terhadap Renstra Biro Umum. Review

terhadap Renstra Biro Umum Tahun 2010-2015 dilakukan pada Tahun 2014,

TABEL . .

REALISASI DAN CAPAIAN KINERJA INDIKATOR KINERJA .

GRAFIK

(40)

berkenaan dengan adanya Penyempurnaan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi

Pemerintah (SAKIP) Pemerintah Provinsi Sumatera Barat, dimana pada saat itu,

se-luruh SKPD diminta langsung oleh Gubernur Sumatera Barat untuk membenahi

perencanaan kinerja sebelumnya yang dinilai masih lemah.

menen-gah indikator ini sama dengan target tahun 2015, dimana ditetapkan target indeks

sebesar 3,75 (skala 5), yang dapat terealisasi sebesar 3,83, sehingga persentase

ca-paiannya mencapai 102%.

Capaian kinerja sebesar % termasuk berhasil dengan kategori Sangat Tinggi .

Keberhasilan ini dapat dicapai melalui berbagai upaya meningkatkan kualitas

pela-yanan pada Biro Umum. Upaya meningkatkan kualitas pelapela-yanan Biro Umum

dil-akukan dengan menerapkan budaya pelayanan TERTIB yang berarti Transparan,

Efisien dan Efektif, Responsif, Tepat Waktu, Ikhlas dan Bebas KKN, pada 7 (tujuh)

lo-kasi layanan unggulan Biro Umum, seperti

1. Pelayanan VIP Room di Bandara Internasional Minangkabau

2. Pelayanan Keprotokolan dan Master of Ceremony (MC)

3. Pelayanan Ruang Pertemuan di Gubernuran

4. Pelayanan Penginapan dan Ruang Seminar di Istana Bung Hatta

5. Pelayanan Pemakaian Kendaraan dan Fasilitas Kedinasan

6. Pelayanan Penerimaan dan Pendistribusian Surat

7. Pelayanan Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM)

Guna mendukung penyelenggaraan Pelayanan Publik yang berkualitas pada Biro

Umum serta menunjang pencapaian indikator ini telah dialokasikan dana pada DPA

Biro Umum bersumber dari APBD Provinsi Sumatera Barat TA. 2015 sebesar Rp.

6.846.574.155,- terealisasi sebesar Rp. 6.635.655.815,- (96,92%) dan realisasi fisik

100%. Anggaran tersebut terbagi pada 2 (dua) program dan 2 (dua) kegiatan yaitu

Program Peningkatan Pelayanan Kedinasan dengan kegiatan Penyediaan Jasa

Pela-yanan Tamu Pemda, dan Program Pengembangan Manajemen PelaPela-yanan Publik

(41)

34

sasaran strategis Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Administrasi Keuangan Set-da mencapai % dari target yang ditetapkan. Pencapaian ini masuk dalam kriteria

Sangat Tinggi .

Indikator . Waktu Rata-rata Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM)

Target indikator kinerja adalah rata-rata 2 hari, realisasi mencapai 2 hari sehingga

diperoleh persentase capaian sebesar 100%.

Indikator ini bertujuan untuk mengukur waktu rata-rata lama penerbitan Surat

Perintah Membayar (SPM) di lingkup Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Barat.

La-ma waktu penerbitan SPM diukur dari tanggal diteriLa-manya kwitansi beserta

kelengka-pan SPJ oleh Bagian Keuangan, hingga tanggal diterbitkannya Surat Perintah

Mem-bayar (SPM). Bagian Keuangan Biro Umum melayani penerbitan SPM bagi 9

(Sembilan) Biro di lingkup Setda yang sangat mempengaruhi kinerja

penyeleng-garaan pemerintahan daerah dari segi kecepatan dan besaran realisasi anggaran.

TABEL . .

CAPAIAN INDIKATOR KINERJA SASARAN STRATEGIS

. Waktu Rata-rata

SASARAN STRATEGIS 3 : “Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Administrasi

Keuangan Setda”

Indikator kinerja yang ditetapkan untuk mengukur keberhasilan pencapaian

sasa-ran strategis Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Administrasi Keuangan Setda terdiri dari 1 (satu) indikator kinerja utama, dengan capaian kinerja seperti yang

(42)

Pengumpulan data dilakukan dengan cara pengecekan dokumen pada Bagian

Keuangan. Proses pengecekan dilakukan oleh Tim Akuntabilitas Kinerja Biro Umum

satu kali tiap semester ditahun berkenaan. Dari hasil penilaian ditemukan data

berupa jumlah SPM yang diterbitkan sebanyak 228 buah dan total lama waktu

selama 456 Hari. Hasil formulasi menunjukan waktu rata-rata (r) adalah 2 hari,

dengan target yang ditetapkan 2 hari, maka persentase capaian kinerjanya 100%. Waktu rata-rata r = ∑ Total waktu pe erbita

∑ Ju lah Pe erbita

Semakin cepat waktu penerbitan SPM berarti semakin baik kinerja pengelolaan

keu-angan Setda. Penghitungan waktu berdasarkan satuan hari dengan menjumlahkan

lama waktu total penerbitan semua SPM dibagi dengan jumlah SPM yang

diterbit-kan selama setahun, maka didapat hasil waktu rata-rata penerbitan SPM .

Formulasi yang digunakan adalah :

0 20 40 60 80 100 120 140 160 180

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nov Des

Jumlah SPM dan Lama Terbit Tahun 2015

Jumlah Total Waktu

Realisasi dan capaian kinerja indikator kinerja . Waktu Rata-Rata Penerbitan

(43)

36

Dari tabel 3.3.6 di atas, dapat dilihat bahwa waktu rata-rata cenderung stabil dari

tahun 2012 s.d 2015. Data untuk tahun 2011 dan 2014 tidak ada karena indikator

ini pada Perjanjian Kinerja tahun tersebut tidak digunakan. Pada Tahun 2011,

indikator yang digunakan adalah Jumlah Penerbitan Seluruh SPM Sekretariat

sedangkan pada Tahun 2014 indikator ini tidak digunakan. Namun pada Tahun

2015 ini, dengan mempertimbangkan perencanaan kinerja pada Bagian Keuangan

yang cukup besar memberikan porsi kinerja dilihat dari Tugas Pokok dan Fungsi

yang diembannya, maka melalui Revisi PK Tahun 2015 kami gunakan kembali

sebagai tolak ukur keberhasilan kinerja Bagian Keuangan.

menengah indikator ini sama dengan target tahun 2015, dimana ditetapkan target

waktu rata-rata selama 2 (dua) hari, dengan realisasi waktu rata-rata selama 2 hari,

sehingga persentase capaiannya mencapai 100%.

Capaian kinerja sebesar % termasuk berhasil dengan kategori Sangat Tinggi .

Keberhasilan ini dapat dicapai melalui berbagai upaya meningkatkan pengelolaan

keuangan dengan selalu mengikuti perkembangan perubahan peraturan.

Pencip-taan pelayanan yang cepat dalam menerbitkan SPM ini diupayakan dengan

men-erapkan budaya kerja aparatur yang professional dan diawasi dengan SOP yang

handal. Guna mewujudkan pengelolaan keuangan yang berkualitas tersebut,

diupayakan melalui 1 (satu) Program Peningkatan Pengembangan Sistem

Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan dengan 3 (tiga) kegiatan, diantaranya

Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD,

Penyusu-nan Perencanaan dan Penganggaran SKPD dan Penatausahaan Keuangan SKPD.

TABEL . .

REALISASI DAN CAPAIAN KINERJA INDIKATOR KINERJA .

. Waktu Rata

-rata Pe erbita Surat Peri tah Me bayar SPM

(44)

sasaran strategis Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Persandian mencapai

, % dari target yang ditetapkan. Pencapaian ini masuk dalam kriteria Tinggi .

Indikator . Jumlah Konten Informasi yang Diamankan Dengan Persandian

Target indikator kinerja sebanyak 110 buah konten informasi, realisasi mencapai 100

buah sehingga diperoleh persentase capaian sebesar 90,90%.

Indikator ini bertujuan untuk mengukur banyaknya frekuensi konten informasi yang

dapat teramankan dengan sistem persandian. Pengamanan konten informasi

meru-pakan tugas atau pelayanan utama yang dapat diberikan oleh system persandian.

Tidak semua konten informasi memiliki klasifikasi rahasia atau sangat rahasia yang

perlu diamankan, namun setiap informasi yang masuk dan keluar dengan klasifikasi

rahasia yang menurut aturannya dapat/harus dirahasiakan, menjadi tanggung jawab

Persandian untuk mengamankannya.

TABEL . .

CAPAIAN INDIKATOR KINERJA SASARAN STRATEGIS

. Ju lah Ko te I for asi ya g Dia a ka De ga Persa dia

buah buah , Ti ggi

RATA—RATA CAPAIAN ,

Dalam menunjang pencapaian indikator ini telah dialokasikan dana pada DPA Biro

Umum bersumber dari APBD Provinsi Sumatera Barat TA. 2015 sebesar Rp.

372.235.513,- terealisasi sebesar Rp. 360.442.590,- (96,83%) dengan realisasi fisik

100%.

SASARAN STRATEGIS 4 : “Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Persandian”

strategis Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Persandian terdiri dari satu indi-kator kinerja utama, dengan capaian kinerja seperti yang dapat dilihat pada Tabel

(45)

38

Penyelenggaraan Persandian berada dalam tugas pokok Bagian Rumah Tangga yang

merupakan urusan wajib pemerintah daerah. Namun penyelenggaraan persandian ini

tidak memiliki Standar Pelayanan Minimal (SPM) yang diatur oleh Pemerintah Pusat,

sehingga kami mengambil indikator kinerja sebagai tolak ukur keberhasilan dari

pelaksanaan tugas utama tersebut di atas, yaitu Jumlah Koten Informasi yang Dia-mankan Dengan Persandian .

Semakin banyak konten informasi yang dapat diamankan dengan persandian berarti

semakin baik kinerja pengelolaan persandian. Jumlah konten informasi dihitung dari

frekuensi banyaknya informasi yang masuk atau keluar melalui system persandian

selama 1 (satu) tahun. Konten informasi yang diamankan seperti yang telah dijelaskan

sebelumnya mendapat jaminan keamanan dalam arti kerahasiaannya melalui system

persandian ini. Karena hanya dengan pengelolaan system persandian yang handal

maka konten-konten rahasia dapat diamankan dengan baik. Pengelolaan Persandian

meliputi peningkatan kualitas sarana dan prasarana persandian, penyediaan SDM

persandian yang berkualitas dan pengendalian yang baik melalui SOP yang

berkuali-tas.