ABSTRACT
Accounting Information System are needed to improve the control of the operational activities of a company, so that the information presented is relevant and reliable. Information System that are relevant to financial reports goals, which include accounting system, consist of methods and records established to record, process, summarize and report transactions and to maintain accountability for related assets, liabilities, and equity.
Through the final project, the writer seeks to analyze the subject matter contained in the payroll accounting information system to improve the effectiveness of payroll control at PT. Dimas Indah Pratama. The writer intends to analyze the payroll accounting information system to improve the effectiveness of company payroll controls that have been running and create a new system design to help providing information about the better payroll accounting information system for improving transactions security, controlling activities and improving employees welfare.
In conducting the research, companies use this type of research by employing descriptive analyze method, a method of ilustrating, presenting, and describing a circumstance. Descriptive study is a method which provides researcher a history or to describe aspects that are relevant to the phenomenon under discussion from perspective of a person, organization, industry orientation, or others.
Based on the research and discusssion that the writer has conducted, conclusion can be drawn that the application of payroll accounting information system at PT. Dimas Indah Pratama may be said to have been inadequate. Result obtained from analysis and design is an employee payroll accounting information system which may be capable of dealing with problems in existing payroll system. The new payroll information system may provide more accurate information that may reduce the level of fraud and human error in payroll calculation.
ix Universitas Kristen Maranatha ABSTRAKSI
Sistem informasi akuntansi diperlukan untuk meningkatkan pengendalian dalam aktivitas operasional perusahaan, sehingga informasi yang disajikan relevan dan dapat diandalkan. Sistem informasi yang relevan dengan tujuan lapoan keuangan, yang meliputi sistem akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi dan untuk memelihara akuntabilitas bagi aktiva, utang, ekuitas yang bersangkutan.
Melalui penyusunan tugas akhir ini, penulis berusaha untuk menganalisis pokok permasalahan yang terdapat pada sistem informasi akuntansi penggajian untuk meningkatkan efektifitas pengendalian sistem informasi akuntansi penggajian perusahaan yang telah berjalan dan membuat suatu rancangan sistem yang baru untuk membantu memberikan informasi mengenai sistem informasi akuntansi penggajian yang baik guna meningkatkan keamanan transaksi dan pengendalian aktivitas penggajian dan perbaikan kesejahteraan karyawan.
Dalam penyusunan penelitian ini perusahaan menggunakan jenis penelitian dengan metode deskriptif analisis, yaitu suatu metode melukiskan, memaparkan dan menggambarkan suatu keadaan. Studi deskriptif memberikan kepada peneliti sebuah riwayat atau untuk menggambarkan aspek-aspek yang relevan dengan fenomena perhatian dari perspektif seseorang, organisasi, orientasi industri, atau lainnya.
Berdasarkan penelitian dan pembahasan yang telah penulis lakukan, dapat diambil kesimpulan bahwa penerapan sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. Dimas Indah Pratama dapat dikatakan belum memadai. Hasil yang didapatkan dari analisis dan perancangan yang dilakukan yaitu sebuah sistem informasi akuntansi penggajian karyawan yang mampu mengatasi permasalahan dalam sistem penggajian yang ada. Sistem Informasi Penggajian yang baru dapat memberikan informasi lebih akurat yang dapat memperkecil tingkat fraud dan human error dalam perhitungan penggajian.
DAFTAR ISI
Halaman
Halaman Judul ... i
Lembar Pengesahan ... ii
Surat Pemyataan Keaslian Skripsi ... iii
Kata Pengantar ... iv
Abstract ... viii
Abstrak ... ix
Daftar Isi... x
Daftar Gambar ... xiv
Daftar Lampiran ... xvi
BAB I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Identifikasi Masalah ... 5
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian ... 5
1.4 Kegunaan Penelitian ... 6
1.5 Metode Penelitian... . 7
BAB II. KAJIAN PUSTAKA DAN RERANGKA PEMIKIRAN 2.1 Kajian pustaka ... 8
2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi ... 8
2.1.1.1 Pengertian Sistem Informasi ... 8
xi Universitas Kristen Maranatha
2.1.1.3 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 9
2.1.1.4.Tujuan Sistem Informasi Akuntansi... 11
2.1.1.5 Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi ... 14
2.1.1.6 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi ... 20
2.1.1.7 Karakteristik dan Kualitas Sistem Informasi Akuntansi ... 22
2.1.2 Sistem Informasi Penggajian ... 24
2.1.2.1 Pengertian Gaji ... 25
2.1.2.2 Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Informasi Penggajian ... 25
2.1.2.3 Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Informasi Penggajian ... 27
2.1.2.4 Jaringan Posedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Penggajian ... 29
2.1.2.5 Hubungan Sistem Pengendalian Internal dan Sistem Informasi Akuntansi ... 31
2.1.2.6 Sistem Pengendalian Internal dalam Sistem Penggajian ... 33
2.1.3 Metodologi Pengembangan Sistem Akuntansi ... 36
2.1.3.1 Tahap Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi 37 2.2 Kerangka pemikiran ... 39
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 42
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 43
3.1.2.1 Visi ... 43
3.1.2.2 Misi ... 43
3.1.3 Aktivitas Perusahaan ... 43
3.2 Jenis Penelitian ... 46
3.3 Strategi Pengumpulan Data ... 47
3.4 Teknik Pengumpulan Data ... 47
BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil Penelitian ... 49
4.1.1 Struktur Organisasi ... 49
4.1.2 Wewenang dan Tannggung jawab ... 55
4.1.3 Aktivitas Penggajian PT. Dimas Indah Pratama ... 55
4.1.4 Dokumen Yang Digunakan PT. Dimas Indah Pratama ... 57
4.1.5 Prosedur Penggajian PT. Dimas Indah Praatama ... 62
4.1.6 Context Diagram PT. Dimas Indah Pratama ... 62
4.1.7 Data Flow Diagram PT. Dimas Indah Pratama ... 63
4.1.8 Flowchart PT. Dimas Indah Pratama ... 64
4.2 Pembahasan ... 68
4.2.1 Hasil Survei dan Perbaikan Struktur Organisasi ... 68
xiii Universitas Kristen Maranatha
4.2.4 Hasil Survei dan Perbaikan Prosedur ... 80
4.2.5 Hasil Survei dan Perbaikan Context Diagram dan Data Flow Diagram ... 82
4.2.6 Hasil Survei dan Perbaikan Flowchart Penggajian ... 85
4.2.7 Desain Log-in dan Database ... 87
BAB V. SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan ... 94
5.2 Saran ... 95
DAFTAR PUSTAKA ... 97
LAMPIRAN ... 99
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 4.1 Struktur Organisasi 50
Gambar 4.2 Daftar Karyawan 58
Gambar 4.3 Absensi Karyawan 59
Gambar 4.4 Formulir Laporan Order Penjualan 60
Gambar 4.5 Slip Gaji 61 Gambar 4.6 Context Diagram 62 Gambar 4.7 Data Flow Diagram 63 Gambar 4.8 Flowchart Siklus Penggajian 64 Gambar 4.9 Struktur Organisasi Baru 68 Gambar 4.10 Daftar Karyawan Baru 75 Gambar 4.11 Rekapitulisasi Absensi 76
Gambar 4.12 Formulir Order Penjualan 77
Gambar 4.13 Slip Gaji Baru 78
Gambar 4.14 Laporan Gaji Karyawan 79
Gambar 4.15 Kartu Jam Kerja 80
Gambar 4.16 Context Diagram Baru 83
Gambar 4.17 Data Flow Diagram Baru 84
Gambar 4.18 Payroll Flowchart 85
Gambar 4.19 Tampilan Log-in Computer 87
Gambar 4.20 Tampilan Menu Utama 88
Gambar 4.21 Tampilan Menu Input Data Pegawai 89
Gambar 4.22 Print Out Data Pegawai 89
xv Universitas Kristen Maranatha
Gambar 4.24 Print out Data Konsumen 90
Gambar 4.25 Tampilan Menu Input Data Penjualan 91 Gambar 4.26 Database Pegawai, Tabel Absensi, Tabel Golongan 91
Gambar 4.27 Database Penjualan 92
DAFTAR LAMPIRAN
1. Lampiran 1 : Daftar Pertanyaan Wawancara 2. Lampiran 2 : Surat Keterangan Penelitian
3. Lampiran 3 : Struktur Organisasi PT. Dimas Indah Pratama 4. Lampiran 4 : Flowchart PT. Dimas Indah Pratama
5. Lampiran 5 : Context Diagram dan Data Flow Diagram
Indah Pratama 6. Lampiran 6 : Daftar Karyawan 7. Lampiran 7 : Kartu Absensi
1 Universitas Kristen Maranatha BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam artikel yang dikeluarkan oleh POSKOTA (Media Independen Online) Selasa, 26 April 2011, sekitar 40% dari 133.000 perusahaan aktif peserta jamsostek tidak melaporkan gaji karyawan secara utuh. Adanya dugaan kecurangan yang dilakukan oleh perusahaan dalam memanipulasi saldo gaji karyawan dengan tidak melaporkan gaji secara utuh untuk mengurangi besaran tabungan pekerja yang dihitung dalam JKK dan JHT (Supriyanto dan wiedherry, 2011).
Adapula artikel yang dikeluarkan oleh BisnisBali (Media Business Opportunity) 08 November 2010 mengenai praktik kecurangan gaji yang terjadi pada perusahaan di Bali yang merugikan Serikat Pekerja (SP) karena adanya manipulasi pelaporan gaji kepada karyawan oleh perusahaan. Praktik tersebut sudah berlangsung lama dan berpengaruh terhadap saldo gaji dan Jaminan Hari Tua (JHT). Seorang pekerja memiliki saldo JHT yang berbeda-beda, padahal masa kerja, jabatan dan gaji mereka sama. Kurangnya pengawasan internal perusahaan, memudahkan salah satu pihak di dalam perusahaan untuk melakukan kecurangan atas informasi penggajihan. Perbedaan ini juga disebabkan karena manajemen perusahaan gagal menerapkan Sistem Informasi Akuntansi dalam mengelola informasi penggajihan di dalam perusahaan (Widagda, 2010).
Bab I Pendahuluan 2
dapat diandalkan. Sistem informasi yang relevan dengan tujuan lapoan keuangan, yang meliputi sistem akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi dan untuk memelihara akuntabilitas bagi aktiva, utang, ekuitas yang bersangkutan (Sukrisno Agoes, 2004:77).
Penggajihan adalah salah satu transaksi yang rutin terjadi di dalam perusahaan. Informasi penggajihan digunakan oleh pihak internal perusahaan maupun pihak eksternal yang berkepentingan, seperti otoritas pajak dan lembaga perhitungan dana pensiun. Sistem Informasi Penggajihan diperlukan untuk meningkatkan efektivitas pengendalian atas transaksi penggajihan dalam suatu perusahaan agar dapat memberikan informasi yang relevan bagi penggunanya.
Sistem akuntansi penggajian adalah salah satu bagian dari sistem informasi akuntansi yang digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (Mulyadi, 2008:407). Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi personalia bertanggungjawab atas tersedianya berbagai informasi operasi, seperti nama karyawan, jumlah karyawan, pangkat, tarif upah, dan berbagai tarif kesejahteraan karyawan (Mulyadi, 2008:387).
Bab I Pendahuluan 3
Universitas Kristen Maranatha Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi pembuat daftar
gaji dan upah merupakan fungsi akuntansi yang bertanggungjawab atas perhitungan penghasilan setiap karyawan. Dalam struktur organisasi fungsi ini ditangan fungsi pembuat daftar gaji dan upah yang berada dibawah departemen personalia dan umum (Mulyadi, 2008:387).
Sistem informasi penggajian yang memadai belum dapat menjamin bahwa semua penyimpangan yang terjadi dapat dihindari, namun setidaknya sistem informasi penggajian yang berkualitas dapat meminimalkan kemungkinan kecurangan yang terjadi di dalam perusahaan, dengan demikian perlu diciptakan suatu sistem informasi penggajian yang efektif untuk memastikan pengendalian atas transaksi penggajian perusahaan. Pengendalian internal untuk penggajiahan biasanya sangat terstrukutur dan terkendali dengan baik untuk mengelola pengeluaran kas, meminimalkan keluhan dan ketidakpuasan karyawan, serta meminimalkan kecurangan penggajiahan (Arrens, 2006:209).
Untuk menciptakan sisitem pengendalian internal, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari fungsi penyimpanan, fungsi keuangan merupakan fungsi penyimpanan yang berada di tangan fungsi pembayaran gaji dan upah (Mulyadi, 2008:387). Dengan adanya sistem informasi penggajian yang memadai, akan membantu manajemen perusahaan untuk melaksanakan pengendalian dan mendeteksi penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sehingga manajemen dapat dengan segera mengambil tindakan perbaikan atas penyimpangan tersebut.
Bab I Pendahuluan 4
karyawan dan proses penggajian karyawan. Semua transaksi yang bersangkutan dengan penggajian hanya diatur oleh bagian keuangan yang mempunyai tugas dalam transaksi keuangan dan pengeluaran biaya yang dikeluarkan perusahaan. Selain itu kurangnya sistem keamanan komputer pada setiap bagian yang berfungsi untuk keamanan transaksi dan pengendalian aktivitas pada setiap bagian dalam perusahaan.
Penggajian seharusnya dikelola secara profesional untuk menghindari terjadinya manipulasi gaji oleh pihak-pihak tertentu. Pengelolaan gaji yang tidak sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan akan mengakibatkan kekecewaan pada karyawan, hal ini dapat menyebabkan penurunan produktivitas karyawan dan potensi kerugian pada perusahaan. Fakta yang kita temui atau yang sering kita lihat adalah demonstrasi para karyawan yang menuntut kenaikan gaji serta perbaikan kesejahteraan karyawan.
Bab I Pendahuluan 5
Universitas Kristen Maranatha kecurangan yang merugikan, penerapan sistem informasi penggajian secara baik
diharapkan dapat meningkatkan kinerja karyawan.
Berdasarkan hal tersebut penulis tertarik untuk melakukan penelitian pada PT. Dimas Indah Pratama yang dituangkan dalam skripsi yang berjudul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DALAM MENUNJANG EFEKTIFITAS PENGENDALIAN PENGGAJIAN PADA PT. DIMAS INDAH PRATAMA”.
1.2 Identifikasi Masalah
Sesuai dengan latar belakang yang dipaparkan, maka penulis mengidentifikasi permaslahan pada:
1. Apakah sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan perusahaan sudah cukup memadai
2. Apakah sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan perusahaan menunjang keamanan dalam kegiatan penggajian perusahaan
3. Sejauh mana sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan perusahaan menunjang pengendalian internal dalam siklus penggajian perusahaan.
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian
Maksud penelitian ini untuk memberi gambaran dan masukan mengenai sistem informasi akuntansi penggajian untuk menunjang keamanan dan pengendalian internal pada siklus penggajian PT. Dimas Indah Pratama.
Bab I Pendahuluan 6
1. Untuk mempelajari dan mengevaluasi sistem informasi akuntansi penggajian untuk menunjang efektifitas pengendalian pada PT. Dimas Indah Pratama 2. Memperbaiki sistem informasi akuntansi penggajian melalui rancangan
sistem informasi akuntansi penggajian yang menunjang pengendalian internal siklus penggajian pada PT. Dimas Indah Pratama.
1.4 Kegunaan Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat yang baik secara langsung maupun tidak langsung bagi pihak-pihak sebagai berikut:
1. Bagi penulis
Penelitian diharapkan dapat meningkatkatkan wawasan pengetahuan penulis dan daya serap penulis mengenai teori sistem informasi akuntansi yang ada dan bagaimana penerapannya bagi perusahaan kususunya sistem informasi akuntansi penggajian.
2. Bagi perusahaan
Hasil penelitian diharapkan dapat memberikan masukan dan rekomendasi bagi perusahaan untuk meningkatkan efektivitas operasional perusahaan kususnya dalam sistem informasi akuntansi penggajian untuk menunjang efektifitas pengendalian penggajian perusahaan.
3. Bagi pihak lain
Bab I Pendahuluan 7
Universitas Kristen Maranatha 1.5 Metode Penelitian
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
5.1Simpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan pada bab
sebelumnya mengenai analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi
penggajian dalam menunjang efektifitas pengendalian penggajian pada PT. Dimas
Indah Pratama. Dengan demikian diperoleh hasil penelitian sebagai berikut :
1. Hasil yang didapatkan dari kegiatan analisis dan perancangan sistem yaitu
sebuah desain program sistem informasi akuntansi penggajian karyawan yang
mampu menunjang kebutuhan-kebutuhan PT Dimas Indah Pratama dalam
melakukan penggajian secara akurat serta membantu pihak Manajemen PT
Dimas Indah Pratama dalam pengambilan keputusan yang tepat dan relevan.
2. Bentuk dari hasil analisis dan perancangan sistem tersebut bertujuan untuk
memberikan alternatif solusi terhadap kelemahan-kelemahan yang terdapat
pada sistem informasi akuntansi penggajian karyawan yang sedang berjalan.
Sistem yang dirancang diatas merupakan salah satu solusi untuk mengatasi
kelemahan-kelemahan sistem informasi yang ada seperti :
a. Sistem informasi akuntansi penggajian karyawan yang belum
Bab V Kesimpulan dan Saran 95
Universitas Kristen Maranatha b. Tidak adanya pemisahan fungsi keuangan dan personalia perihal
perhitungan, pencatatan dan pembayaran untuk keperluan penggajian
karyawan pada PT Dimas Indah Pratama
c. Tidak akuratnya sistem penggajian yang diakibatkan tidak terdapatnya
sistem presensi yang tepat dan masih menggunakan sistem presensi
manual dalam perusahaan tersebut.
d. Kurangnya dokumen yang menginformasikan berkaitan dengan
penggajian.
3. Adapun kelebihan dan keunggulan sistem yang dihasilkan dibandingkan
dengan sistem yang lama yaitu:
a. Pengendalian atau control terhadap sistem penggajian yang lebih
terjamin karena adanya prosedur otorisasi yang diberikan.
b. Tersedianya sistem presensi oleh mesin finger print yang dapat
memberikan informasi mengenai kehadiran karyawan hingga
perhitungan waktu lembur karyawan.
c. Sistem bonus yang lebih akurat karena dihitung berdasarkan kinerja
karyawan oleh bagian personalia.
d. Tampilan dokumen yang lebih menarik, pengamanan database,
pengamanan sistem log-in komputer pada setiap bagian dan
pengaksesan database.
5.2 Saran
Hasil dari analisis dan perancangan yang telah diuraikan sebelumnya,
Bab V Kesimpulan dan Saran 96
mendukung hasil dari analisis dan perancangan sistem yang baru, yaitu sebagai
berikut :
1. Perlu adanya alat bantu presensi untuk perhitungan yang lebih akurat.
2. Perlu adanya departemen sumber daya manusia dalam struktur organisasi
sebagai bagian yang baru.
3. Memberikan prosedur-prosedur baru terkait dengan sistem penggajian yang
baru.
4. Perlu adanya pemisahan fungsi staf dalam departemen keuangan yaitu
akuntansi, kasir, utang dan piutang
5. Perlu adanya pemisahan fungsi staf dalam departemen operasi yaitu gudang,
ekspedisi, pendistribusian barang dan pembelian.
6. Perbaikan perancangan database penjualan untuk pergitungan sistem bonus
salesman (marketing)
7. Keamanan sistem log-in pada komputer setiap departemen untuk pengaksesan
terkait data yang diperlukan.
8. Penempatan mesin presensi yang tepat agar tidak menimbilkan kecurangan
97 Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
Arens, Alvin A, Elder, Randal J, Beasley, Mark S. 2006. Auditing and Assurance
Services: An Intergrated Approach. ed. 8th. New Jersey: Prentice Hall.
Bodnar, George H., dan William S. Hopwood. 2006. Accounting Information
System, cet. Ke-9. New Jersey: Prentice Hall.
---. 2010. Accounting Information System. Ed. 10th. New Jersey:
Prentice Hall.
Cusihng, Barry E dan Marshall B. Romney. 2000. Accounting Information System
and Business Organization. Mass USA: Addition Wesley Publishing.
Krismiadji. 2002, Sistem Informasi Akuntansi. ed. Ke-2. Yogyakarta: UPP AMP
YKPN.
Hartono. 2010. Metodologi Penelitian Bisnis. ed. Ke-1. Yogyakarta :
BPFE-YOGYAKARTA
Midjan. La dan Azhar Susanto. 2000. Sistem Informasi Akuntans I: Pendekatan
Manual Praktika dan Penyusunan, Prosedur I. cet. Ke-6. Bandung: Yanti
Lembaga Informasi Akuntansi
---. 2001. Sistem Informasi Akuntansi: Pendekatan Manual
Praktika Penyusunan Metode dan Prosedur I. cet. Ke-8. Bandung: Lingga
Jaya
Daftar Pustaka 98
McLeod, Raymond and George Schell. 2008. Informasi Manajemen. ed. 10th.
Jakarta: Salemba Empat.
Romney, Marshall B. 2005. Accounting Information System. ed. 9th. Jakarta: Salemba
Empat.
Sekaran, U. 2006. Research Method For Business. Jakarta: Salemba Empat
Sukrisno. 2004. Auditing, Pemeriksaan Akuntan Oleh Kantor Akuntan Publik.
Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Wilkinson, Joseph W. 2000, Accounting and Information System. ed. 4th. New
Jersey: John Wiley & Sons, Inc.
www.poskota.co.id
