LAPORAN KEGIATAN
MANAGEMENT REVIEW (RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN)
DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU
UNIVERSITAS MERCU BUANA YOGYAKARTA
TAHUN 2021
2
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum wr. wb.
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan segala nikmat, anugerah serta hidayah kepada kita sehingga laporan RTM (Rapat Tinjauan Managemen) tahun 2021 Universitas Mercu Buana Yogyakarata (UMBY) dapat diselesaikan.
Laporan RTM UMBY tahun 2021 secara garis besar berisi semua kegiatan yang telah dilaksanakan dan dijalankan selama periode TA 2020/2021 baik berupa kegiatan yang dikategorikan akademik dan non akademik. Kegiatan-kegiatan dan kebijakan serta keputusan yang dimaksud terlampir pada laporan.
Laporan Kegiatan ini disusun dengan menampilkan informasi dengan sebaik-baiknya, namun tidak menutup kemungkinan adanya kekurangan dalam penyusunan. Oleh karena itu masukan-masukan sangat diharapkan agar nantinya dapat digunakan untuk perbaikan pada kegiatan serupa di masa mendatang.
Pusat Penjaminan Mutu Kepala
Ir. Wafit Dinarto, M.SI.
NIDN. 0030116501
3 BAB I
PENDAHULUAN
Universitas Mercu Buana Yogyakarta (UMBY) di pimpinan oleh Rektor sebagai pucuk pimpinan dengan dibantu oleh Wakil Rektor bidang Akademik dan Wakil Rektor bidang Sumber Daya untuk tingkat Universitas dan Dekan dengan wakil Dekan untuk tingkat Fakultas.
Dalam pelaksanaan, juga dibantu oleh unit kerja pandukung, salah satunya Pusat Penjaminan Mutu (PPM). PPM secara terus menerus meninjau sistem manajemen mutu organisasi yang ada di UMBY.
Peninjauan sistem manajeman mutu UMBY dilakukan melalui rapat manajemen dengan semua pimpinan yang ada di UMBY yang dipimpin oleh Rektor maupun beberapa pimpinan dengan dipimpin langsung oleh Kepala Pusat Penjaminan Mutu UMBY. UMBY secara terus menerus melakukan evaluasi dengan rentang waktu yang direncanakan, untuk memastikan kelanjutan kesesuaian, kecukupan dan efektifitas rencana kegiatan yang telah dipedomani. Tujuan peninjauan ini mencakup penilaian peluang untuk peningkatan dan kebutuhan untuk perubahan sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu.
Rapat Tinjauan Manajemen merupakan siklus puncak dalam menerapkan perbaikan berkelanjutan di sistem manajemen. Dalam RTM dapat ditunjukkan peran top manajemen (Unsur Pimpinan Perguruan Tinggi) benar–benar menunjukkan komitmennya dalam penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal dan ISO 9001 : 2015.
Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) dilakukan secara terus menerus sesuai dengan kondisi dan keperluan pengelolaan manajemen. Di UMBY waktu rapat biasanya di hari Selasa, sehingga pada hari tersebut UMBY mengatur agar pejabat struktural ada waktu luang untuk tidak dijadwal mengajar. Ketentuan tersebut sifatnya masih konvensi, sehingga beberapa pejabat struktural masih ada yang dijadwal pada hari tersebut, walau tidak banyak.
Dalam kasus-kasus tertentu misalnya adanya keluhan pelanggan atau hal lain yang memang perlu segera ditindaklanjuti maka rapat akan diadakan walaupun tidak di hari Selasa.
Untuk hari-hari pada saat ujian tengah semester (UTS) atau ujian akhir semester (UAS), UMBY juga memanfaatkannya untuk kegiatan rapat, sehingga semua permasalahan biasanya bisa segera dapat diselesaikan.
4
Laporan RTM mencakup tinjauan input yang terdiri kinerja proses &
kesesuaian produk (sasaran mutu), Hasil Audit Mutu Internal & Eksternal, Penanganan Keluhan Pelanggan, Umpan Balik stake holder, Perubahan Sistem Manajemen Mutu, Pengendalian Tindakan Perbaikan & Pencegahan, Saran – saran perbaikan, tindak lanjut hasil manajemen lalu). Untuk Tinjauan output meliputi Perbaikan efektifitas Sistem Manajemen Mutu, Perbaikan pada produk yang berkaitan dengan Persyaratan stake holder dengan dikaitkan dengan Sumber Daya Manusia yang dibutuhkan.
RTM yang dilakukan di UMBY merupakan langkah lanjut dari AMI dalam merumuskan prioritas improvment yang akan dipilih. Pertimbangan atas setiap pilihan di bahas dalam RTM dengan memperhatikan setiap aspek yang relevan dari setiap unit yang bersangkutan, sehingga disepakati mana langkah-langkah improvement yang akan diambil.
5 BAB II
PELAKSANAAN KEGIATAN RTM
A. Waktu dan Jadwal Pelaksanaan serta Agenda
Pelaksanaan RTM dilakukan selama 1 tahun dengan jadwal utama di hari selasa yang diadakan minimal 1 kali dalam sebulan. Agenda rapat meliputi pembahasan/ tinjauan input dan output.
Tabel 1 : Jadwal pelaksanaan dan agenda RTM No. Hari/ tanggal/ jam
RTM
Agenda Hasil
1. Selasa, 24 Maret 2020 Pukul : 10.00 WIB – 12.30 WIB
Evaluasi Surat Edaran Rektor untuk Mahasiswa, Dosen dan Tenaga kependidikan
Terlampir (lampiran 1)
2. Selasa, 31 Maret 2020 Pukul : 10.00 WIB – 13.00 WIB
1. Perkembangan Kegiatan, Kesehatan dosen, Tenaga kependidikan dan Mahasiswa.
2. Persiapan UTS
3. Aturan Proposal PKM sebagai Syarat Yudisium
Terlampir (lampiran 2)
3. Selasa, 07 April 2020 Pukul : 10.00 WIB – 12.13 WIB
1. Evaluasi Surat Edaran Mahasiswa Terakhir
2. Kebijakan terkait tugas Akhir 3. Monitoring SDM, Penilaian KPI
Terlampir (Lampiran 3)
4. Selasa, 14 April 2020
Pukul :
09.00 – 13.00 WIB
Pelaporan mingguan oleh semua Fakultas dan Uni supporting
Terlampir (Lampiran 4)
5. Selasa, 21 April 2020
Pukul :
10.00 – 12.00 WIB
Pelaporan mingguan oleh semua Fakultas dan Uni supporting
Terlampir (Lampiran 5)
6. Selasa/ 04 Mei 2020 Pukul : 09.00 – 12.00 WIB
Pelaporan mingguan oleh semua Fakultas dan Uni supporting 7. Selasa, 12 Mei 2020
Pukul :
09.00 WIB – 12.00 WIB
Agenda : Evaluasi Surat Edaran No.
445/A.20/III/2020
8. Selasa,20 Mei 2020
Pukul :
09.00 WIB - Selesai
Agenda : Evaluasi Surat Edaran
9. Selasa, 09 Juni 2020 Pukul :09.00 – 13.00
-Persiapan AL APS &
pemeringkatan Perguruan Tinggi -Kartu Indonesia pintar & laporan satgas covid
6
-Kesiapan yudisium 22 Juni 2020 -Kesiapan UAS 09 Juli 2020
-Persiapan Semester gasal 2020/2021 ( New Normal : 22 Juli 2020)
-Keuangan, SDM dan sarana prasarana (New Normal)
-Pembaharuan kurikulum : penerapan kampus merdeka TA 2020/2021
10. Selasa, 16 Juni 2020 Pukul : 09.00 – 12.27 Wib
Penerimaan Maba Laporan UAS Laporan Wisuda Lain-lain
11. Selasa, 23 Juni 2020 Pukul: 09.00 – 11.00 WIB
-Laporan perkembangan proses akreditasi prodi dan persiapan akreditasi universitas
-Alternative penyelenggaraan wisuda oktober 2020
-System pembelajaran akademik semester gasal 2020/2021
-Sarana prasarana
-Monitoring kebijakan keuangan untuk mengikuti UAS
-Pembaharuan kurikulum berbasis OBE & Penerapan merdeka belajar 12. Selasa, 14 Juli 2020
Pukul : 09.00 – 13.00 WIB
-Evaluasi dan penetapan Atusan senat Universitas, Fakultas
-Evaluasi Surat Edaran No.
654/A.02/Rek/V/2020
- Penyusunan Surat Edaran tentang Protokol dalam Era New Normal di Lingkungan Universitas Mercu Buana Yogyakarta
- lain-lain 13. Selasa, 21 Juli 2020
Pukul : 09.00 – 12.00 WIB
-Pembahasan LSP -Laporan Bipem 14. Senin, 07 September
2020
Pukul : 09.00 – 13.00 WIB
Pemaparan Proker dan RAB Oleh Fakultas-Fakultas
15. Selasa,15 September 2020
Pukul: 09.00 – 12.30 WIB
-Persiapan Dies -KTM
16. Selasa, 01 september 2020
Pukul : 09.00 WIB – Selesai
-Perkuliahan semester gasal - PKKMB
- Pelaksanaan WISUDA dan Yudisium
- APT
7 - SPMI 17. Selasa, 18 Agustus
2020
Pukul : 09.00 – 12.00 WIB
-Laporan Aktivitas rutin oleh Unit dan rencana tindak lanjut
18. Rabu, 27 Agustus 2020
Pukul : 09.00 – 12.00 WIB
-Peninjauan Statuta, Renstra, dan Renop
-Lain-lain (Laporan aktivitas dari unit dan Fakultas)
19. Selasa, 30 Juni 2020
Pukul :
10.00 WIB – Selesai
Penyampaian beberapa
pengumuman dan penyampaian aktivitas rutin dengan permasalahn dan solusi yang diterpkan
1. Proyek Edamamme diharapkan beberapa aspek bisa terlibat 2. Harapannya
inovasi UMBY ditingkatkan lagi 3. KKN sudah masuk
pembekalan hari ke 2 via YOutube 4. Mekanisme
penerjunan KKN online masih dalam
pembahasan 5. Buku covid ( E-
book) sudah terbit
20. Selasa 8 juni 2021 Pukul:09.00-13.00wib
1. Pembahasan BKD 2. Pembahasan OBE 3. Lain-lain
21. 2 November 2021
Pukul :
10.00 WIB
-Penyampaian regulasi kepemimpinan
-Laporan dari masing-masing Unit dan Fakultas serta pembahasan masing-masing
B. Biaya
Pembiayaan pelaksaanaan RTM menggunakan RAB Tahun 2020/2021 dari anggaran Rapat Tinjauan Manajemen. Biaya pelaksanaan RTM meliputi biaya konsumsi dan makan siang dengan standar pembiayaan dari UMBY.
8 BAB III
PELAKSANAAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
Pelaksanaan RTM dengan agenda dan hasilnya terangkum secara keseluruhan pada lampiran 1 sampai lampiran 21.
Kegiatan tersebut meliputi :
1. Kinerja proses & kesesuaian produk (sasaran mutu)
2. Hasil Audit Mutu Internal & Eksternal ( Terangkum pada laporan Audit dan Rapor Kinerja UPPS dan Program Studi)
3. Penanganan Keluhan Pelanggan (Pemhasan RTM) 4. Umpan Balik stake holder
5. Perubahan Sistem Manajemen Mutu ( OTK )
6. Pengendalian Tindakan Perbaikan & Pencegahan, Saran – saran perbaikan, tindak lanjut hasil manajemen lalu ( Analisis managemen resiko dan laporan audit) 7. Perbaikan efektifitas Sistem Manajemen Mutu
8. Perbaikan pada produk yang berkaitan dengan Persyaratan stake holder dengan dikaitkan dengan Sumber Daya Manusia yang dibutuhkan ( Penyesuaian kompetensi dan jumlah SDM secara terus menerus)
Semua aktivitas tersebut telah semua dilaksanakan dan dijalankan, sehingga kualitas mutu baik akademik maupun non akademik di UMBY akan selalu meningkat sehingga visi, misi, tujuan dan sasaran yang sudah dicanamgkan dapat tercapai sesuai
perencanaan yang ditetapkan.
9 BAB IV PENUTUP
Rekomendasi Hasil RTM yang diadakan dapat dirinci sebagai berikut:
No Output Manajemen Hasil Keputusan
1 Peluang untuk peningkatan 1. Hasil evaluasi dan Perbaikan borang audit dapat dijadikan sebagai acuan untuk peningkatan akreditasi.
2. Hasil pengelolaan dokumen secara berkesinambungan
3. Hasil evaluasi program kerja unit maupun staf (dengan disusun KPI Dosen,
Staf/Tendik dan Struktural) sebagai salah satu tolok ukur kinerja unit dan staff.
4. Perbaikan secara bertahap dokumen- dokumen dengan standar baku yang ditetapkan
5. Penjadwalan dalan penyusunan program kerja yang dituangkan dengan RAB dengan mengikuti standar pembiayaan yang telah ditetapkan.
6. Peningkatan dan perbaikan sistem informasi perlu ditingkatkan secara terus-menerus 7. Pemanfaatan google form, video conference
dalam berbagai aktivitas akademik.
2 Kebutuhan untuk perubahan terhadap sistem manajemen mutu
1.Perlu evaluasi dan perbaikan atau peninjauan kembali standar mutu dan sasaran mutu secara menyeluruh untuk menuju Visi UMBY 3.Workshop pemanfaatan IT bagi Dosen dan tendik
4.Sosialisasi kembali SIA dengan semua konten yang ada oleh Dosen
5. Perlu data base bagi dosen agar memudahkan dalam pencarian data/ informasi 6.Perbaikan konten web masing-masing unit 7. Segera akan direalisasikan pusat data sehingga memudahkan semua fihak
3 Sumber daya yang dibutuhkan 1.Menjaga rasio Dosen dan Mahasisa agar selalu tercapai sebagaimana persyaratan yang ditatpkan Kemndikbud dengan rekruitasi Dosen baik sebagai Dosen tetap homebase maupun kontrak
2. Penambahan Tendik untuk setiap unit sesuai kebutuhan untuk menjagan efektivitas dan kualitas kinerja dengan tetap mengedepankan efisiensi
10
Demikian laporan RTM telah disusun agar dapat dipergunakan sebagai informasi berkait kinerja yang dijalankan institusi sekaligus sebagai salah satu acauan untuk pengembangan bagi semua fihak untuk menuju visi kita “ Unggul, Mutu, dan Bermanfaat untuk menuju internasionalisasi dengan ciri soisopreneurshipnya”.
Terima kasih kepada Bapak Ibu atas partisipasi dan komitmennya. Semoga kita semua terus bersemangat dalam mewujudkan visi kita sehingga selaras dengan slogan kita “ UMBY lebih Baik” aamiin Ya Rabbal ‘aalamiin..
11
