ANALISIS PENERAPAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING PADA PT SEMEN TONASA
FIRMAN JOHARIANSYAH RACHMAN
DEPARTEMEN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS HASANUDDIN MAKASSAR
2018
ii
ANALISIS PENERAPAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING PADA PT SEMEN TONASA
sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Sarjana Akuntansi
disusun dan diajukan oleh
FIRMAN JOHARIANSYAH RACHMAN A31113306
kepada
DEPARTEMEN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS HASANUDDIN MAKASSAR
2018
iii
ANALISIS PENERAPAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING PADA PT SEMEN TONASA
disusun dan diajukan oleh
FIRMAN JOHARIANSYAH RACHMAN A31113306
telah diperiksa dan disetujui untuk diujikan
Makassar, 19 April 2018
Pembimbing I Pembimbing II
Dr. Grace T. Pontoh, S.E., Ak., M .Si, CA Drs. H. Kastumuni Harto, Ak., M .Si., CPA. CA NIP 196503201992032002 NIP 195501101987031001
Ketua Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Hasanuddin
Dr. Hj. Andi Kusumawati, SE., M.Si., Ak., CA.
NIP 196604051992032003
iv
ANALISIS PENERAPAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING PADA PT SEMEN TONASA
disusun dan diajukan oleh
FIRMAN JOHARIANSYAH RACHMAN A31113306
telah dipertahankan dalam sidang ujian skripsi pada tanggal 2 Agustus 2018 dan dinyatakan telah memenuhi syarat kelulusan
Menyetujui, Panitia Penguji
No. Nama Penguji Jabatan Tanda Tangan
1. Dr. Grace T. Pontoh, S.E., Ak, M .Si, CA Ketua 1 ………
2. Drs. H. Kastumuni Harto, Ak., M .Si., CPA. CA Sekertaris 2 ………
3. Drs. H. Harryanto, Pgd., Acc., M.Com, Ph.D Anggota 3 ………
4. Drs. M. Achyar Ibrahim, Ak., M.Si, CA Anggota 4 ………
5. Rahmawati HS, S.E., Ak., M.Si., CA. Anggota 5 ………
Ketua Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Hasanuddin
Dr. Hj. Andi Kusumawati, SE., M.Si., Ak., CA.
NIP 196604051992032003
v Saya yang bertanda tangan dibawah ini,
nama : Firman Johariansyah Rachman
NIM : A31113306
departemen/program studi : Akuntansi/S1
dengan ini menyatakan dengan sebenar-benarnya bahwa skripsi yang berjudul
Analisis Penerapan Enterprise Resource Planning pada PT Semen Tonasa
adalah karya ilmiah saya sendiri dan sepanjang pengetahuan saya di dalam naskah skripsi ini tidak terdapat karya ilmiah yang pernah diajukan oleh orang lain untuk memperoleh gelar akademik di suatu perguruan tinggi, dan tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara tertulis dikutip dalam naskah ini dan disebutkan dalam sumber kutipan dan daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari ternyata di dalam naskah skripsi ini dapat dibuktikan terdapat unsur-unsur jiplakan, saya bersedia menerima sanksi atas perbuatan tersebut dan diproses sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku (UUD No. 20 Tahun 2003, pasal 25 ayat 22 dan pasal 70).
Makassar, 1 Agustus 2018 Yang membuat pernyataan,
Firman Johariansyah Rachman
vi
Puji syukur peneliti panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan karunia-Nya sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini. Skripsi ini merupakan tugas akhir untuk mencapai gelar Sarjana Akuntansi (S.Ak.) pada Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Hasanuddin.
Peneliti mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terselesaikannya skripsi ini. Pertama-tama, ucapan terima kasih peneliti berikan kepada Ibu Dr. Grace Theresia Pontoh, S.E., Ak., M.Si., CA dan Drs. H. Kastumuni Harto, M .Si., Ak., CPA. CA sebagai dosen pembimbing atas waktu yang telah diluangkan untuk membimbing, memberi motivasi, dan memberi bantuan literatur, serta diskusi-diskusi yang dilakukan dengan peneliti.
Ucapan terima kasih juga peneliti berikan kepada Bapak M. Subhan, S.E., Ak., MM., selaku Direktur Utama PT Semen Tonasa, atas pemberian izin kepada peneliti untuk melakukan penelitian di perisahaan beliau. Hal yang sama peneliti juga sampaikan kepada Bapak Rustamin Rustam, S.E, selaku kepala bagian akuntansi berserta staff akuntansi Bapak Faizal Munarfa, S.E dkk, selaku karyawan yang ditunjuk langsung oleh atasan untuk membantu peneliti dalam pengumpulan data. Semoga bantuan yang diberikan oleh semua pihak mendapat balasan dari Tuhan Yang Maha Esa.
Terakhir, ucapan terima kasih kepada kepada ayah, ibu, saudara serta teman-teman peneliti atas bantuan, nasehat, dan motivasi yang diberikan selama penelitian ini. Semoga semua pihak mendapatkan kebaikan-Nya atas bantuan yang diberikan hingga penelitian ini terselesaikan dengan baik
Skripsi ini masih jauh dari sempurna walaupun telah menerima bantuan dari berbagai pihak. Apabila terdapat kesalahan-kesalahan dalam skripsi ini sepenuhnya menjadi tanggung jawab peneliti dan bukan para pemberi bantuan.
Kritik dan saran yang membangun akan lebih menyempurnakan skripsi ini.
Makassar, 1 Agustus 2018
Firman Johariansyah Rachman
vii
Analisis Penerapan Enterprise Resource Planning pada PT Semen Tonasa
Application Analysis of Enterprise Resource Planning at PT Semen Tonasa
Firman Johariansyah. R Grace T. Pontoh Kastumuni Harto
Penelitian ini bertujuan menganalisis penerapan sistem ERP pada PT Semen Tonasa berdasarkan COBIT 4.1, dalam hal ini menggunakan Maturity Model.
COBIT merupakan pedoman lengkap praktik-praktik TI yang dapat membantu auditor, manajemen, dan pengguna untuk menjembatani gap antara resiko bisnis, kebutuhan control, dan permasalahan teknis. COBIT mempunyai maturity model untuk mengontrol proses-proses TI dengan menggunakan metode penilaian/scoring sehingga organisasi dapat menilai proses-proses TI yang dimilikinya (skala 0 sampai 5). Maturity Model terdiri dari 35 tingkat tujuan kontrol yang menggambarkan proses TI yang terdiri dari 4 domain yaitu: perencanaan, pemilihan teknologi dan implementasi, proses pelayanan, serta pengawasan dan evaluasi. Data penelitian ini adalah data primer yang diperoleh dengan metode wawancara dan dokumentasi. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif yaitu penelitian yang menggambarkan keadaan obyek penelitian yang sebenarnya. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa peran TI khususnya pada penerapan ERP pada PT Semen Tonasa sangat berdampak terhadap kinerja perusahaan dalam hal ini sistem informasi akuntansi (SIA).
Kata kunci: SIA, ERP, COBIT 4.1, Maturity Model
This study aims to analyze the application of ERP systems at PT Semen Tonasa based on COBIT 4.1, in this case using the Maturity Model. COBIT is a complete guide to IT practices that can help auditors, management, and users to bridge the gap between business risk, control needs, and technical issues. COBIT has a maturity model to control IT processes by using methods scoring so that the organization can assess its IT processes (scale 0 to 5). Maturity Model consists of 35 levels of control objectives that describe the IT process which consists of 4 domains, namely: planning, technology selection and implementation, service process, and monitoring and evaluation. The data of this study are primary data obtained by interview and documentation methods. This study uses a qualitative descriptive method, namely research that describes the state of the actual object of research. The results of this study indicate that the role of IT, especially in the implementation of ERP at PT Semen Tonasa greatly affects the company's performance in this case the accounting information system (SIA).
Keywords: SIA, ERP, COBIT 4.1, Maturity Model
viii
Halaman
HALAMAN SAMPUL ... i
HALAMAN JUDUL ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
HALAMAN PENGESAHAN... iv
PERNYATAAN KEASLIAN ... v
PRAKATA ... vi
ABSTRAK ... vii
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 7
1.3. Tujuan Penelitian ... 7
1.4 Kegunaan Penelitian ... 7
1.4.1 Kegunaan Teoretis ... 7
1.4.2 Kegunaan Praktis ... 7
1.5 Sistematika Penulisan ... 8
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 9
2.1 Tinjauan Konsep ... 9
2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi ... 9
2.1.2 Hubungan Sistem Informasi Akuntansi dengan Sistem Informasi Manajemen ... 10
2.1.3 Fungsi dan Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ... 11
2.1.4 Enterprise Resource Planning (ERP) ... 12
2.1.4.1 Perkembangan Sistem ERP ... 14
2.1.4.2 Implementasi Sistem ERP ... 15
2.1.4.3 Tujuan dan Manfaat Implementasi Sistem ERP ... 18
2.1.5 System Application And Product Data Processing (SAP) ... 20
2.1.6 Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT) ... 27
2.1.6.1 COBIT Framework ... 27
2.1.6.2 Kriteria Informasi COBIT ... 34
2.1.6.3 Elemen IT Resources ... 35
2.1.6.4 Komponen Control Objectives ... 35
2.1.6.5 Maturity Model COBIT 4.1 ... 37
2.2 Penelitian Terdahulu ... 39
2.3 Kerangka Pemikiran ... 42
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ... 44
3.1 Rancangan Penelitian ... 44
ix
3.5 Teknik Pengumpulan Data ... 46
3.6 Analisis Data ... 46
3.7 Tahap-tahap Penelitian ... 47
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... 49
4.1 Aspek Keuangan PT Semen Tonasa ... 49
4,2 Enterprise Resource Planning (ERP) PT Semen Tonasa ... 51
4.3 Maturity level COBIT 4.1 PT Semen Tonasa ... 54
4.3.1 Plan and organize (PO) ... 58
4.3.1.1 Define Strategic IT Plan (PO1) ... 58
4.3.1.2 Define the Information Architure (PO2) ... 59
4.3.1.3 Determine Technological Direction (PO3) ... 60
4.3.1.4 Define the IT Process, Organisation and Relationship (PO4) ... 61
4.3.1.5 Manage the IT Investment (PO5) ... 62
4.3.1.6 Cummunicate Management Aims and Direction (PO6) ... 63
4.3.1.7 Manage IT Human Resources (PO7) ... 64
4.3.1.8 Manage Quality (PO8) ... 65
4.3.1.9 Access and Manage IT Risks (PO9) ... 65
4.3.1.10 Manage Projects (PO10) ... 66
4.3.2 Acquire and Implement (AI)) ... 67
4.3.2.1 Identify Automated Solutions (AI1) ... 67
4.3.2.2 Acquire and Maintain Application Sofware (AI2) ... 68
4.3.2.3 Acquire and Maintain Technology Infrastructure (AI3) ... 69
4.3.2.4 Enable Operation and Use (AI4) ... 69
4.3.2.5 Procure IT Resources (AI5) ... 70
4.3.3.6 Manage Changes (AI6) ... 71
4.3.2.7 Install and Accredit Solutions and Changes (AI7) ... 71
4.3.3 Delivered and Support (DS) ... 72
4.3.3.1 Define and Manage Service Levels (DS1) ... 72
4.3.3.2 Manage Third- party Service (DS2) ... 73
4.3.3.3 Manage Performance and Capacity (DS3) ... 73
4.3.3.4 Ensure Continuous Service (DS4) ... 74
4.3.3.5 Ensure System Security (DS5) ... 74
4.3.3.6 Identifiy and Allocate Cost (DS6) ... 75
4.3.3.7 Educate and Train User (DS7) ... 76
4.3.3.8 Manage Service Desk and Incidents (DS8) ... 77
4.3.3.9 Manage the Configuration (DS9) ... 77
4.3.3.10 Manage Problems (DS10) ... 78
4.3.3.11 Manage Data (DS11) ... 79
4.3.3.12 Manage the Physical Environment (DS12) ... 79
4.3.3.13 Manage Operations (DS13) ... 80
4.3.4 Monitor and Evaluate (ME) ... 81
4.3.4.1 Monitor and Evaluate IT (ME1) ... 82
x
4.3.4.4 Provide IT Governance (ME4) ... 83
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 84
5.1 Kesimpulan ... 84
5.3 Saran ... 85
5.2 Keterbatasan Penelitian ... 85
DAFTAR PUSTAKA ... 87
LAMPIRAN ... 90
xi
Tabel Halaman 2.1 Kriteria Informasi COBIT ... 34 2.2 Generic maturity model ... 38 4.1 Ringkasan Poin-poin Hasil Wawancara ... 56
xii
Gambar Halaman 2.1 Konsep Dasar ERP ... 14 2.2 COBIT Framework ... 28 2.3 Bagan Alur Kerangka Pemikiran ... 46
xiii
Lampiran Halaman
1. Biodata Diri Peneliti ... 91
2. Peta Teori ... 92
3. Ringkasan Poin-poin Hasil Wawacara ... 94
4. Pertanyaan Dan Hasil Wawancara ... 96
5. Surat Keterangan Penelitian ... 102
6. Dokumentasi Penelitian ... 103
1 1.1 Latar Belakang
Di era Masyarakat Ekonomi ASEAN (MEA) sekarang ini persaingan antar perusahaan telah menimbulkan standar kompetisi baru dan ketat. Pada kondisi demikian setiap perusahaan yang ingin tetap bertahan dan tumbuh haruslah dapat menciptakan dan mempertahankan keunggulan kompetitif yang dimilikinya secara terus-menerus serta meningkatkan daya saing perusahaan. Persaingan bisnis yang semakin tinggi pun menuntut perusahaan untuk terus meningkatkan kinerjanya diberbagai elemen dasar dalam perusahaan.
Salah satu cara yang saat ini semakin berkembang untuk mewujudkan kesuksesan tersebut dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, dimana terjadi peningkatan efektifitas dan efisiensi dari sistem informasi yang bermanfaat untuk menghasilkan proses manajemen yang lebih efektif dan efisien dalam seluruh tatanan lini proses bisnis. Permasalahan hingga saat ini pun masih banyak perusahaan-perusahaan yang hanya menerapkan sistem informasi hanya pada pengenalan dasar fungsinya tidak pada proses fungsi lebih lanjutnya maupun governance atau tata kelolanya.
Tata kelola atau governance berfungsi untuk memastikan bahwa kebutuhan, kondisi, dan pilihan stakeholder dievaluasi agar sesuai dengan tujuan perusahaan, menetapkan prioritas dalam pengambilan keputusan dan memonitor kinerja berdasarkan tujuan dan arahan. Salah satu praktik tata kelola information technology (TI) yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah dengan melakukan evaluasi teknologi informasi atau sistem informasi. Evaluasi bertujuan untuk menilai, memonitor, dan memastikan bahwa sistem informasi perusahaan dapat
mengelola integritas data dengan baik dan mampu beroperasi secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan perusahaan serta tujuan TI perusahaan.
Salah satu konsep yang cukup terkenal yang merupakan sistem yang mengintegrasikan proses setiap lini bisnis dalam proses manajemen perusahaan secara transparansi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi yaitu konsep Entreprise Resource Planning (ERP). Untuk memasuki pasar internasional ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan.
Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu dibidang bisnis maka efektifitas dan efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan.
Konsep ERP menurut Yasin (2013) yaitu ERP berasal dari Manufacture Resource Planning (MRP) dan Computer Integrated Manufacturing (CIM) yang diperkenalkan oleh perusahaan riset dan analisis Gartner, dimana sistem ERP mencoba untuk mencakup seluruh fungsi dasar yang dimiliki oleh suatu perusahaan baik perusahaan tersebut bergerak dibidang bisnis atau nirlaba. ERP ini merupakan suatu sistem di mana pada bagian dalam terdapat software yang memiliki fungsi yang saling berkaitan dan bersifat lebih memudahkan pengguna karena adanya standarisasi yang hanya menggunakan satu sistem yang terintegrasi dalam suatu perusahaan dan adanya satu database yang sama untuk penyimpanan data utama.
Sebuah sistem yang terintegrasi harus mempunyai tujuan yang lengkap.
Tujuan merupakan hal terpenting dari penerapan suatu sistem, menurut Yasin (2013) tujuan utama dari penerapan sistem ERP ini adalah untuk meningkatkan dan memperkuat efektivitas dari sumber daya yang ada dalam perusahaan, seperti: (1) Sumber daya manusia, di mana setiap anggota perusahaan memiliki tanggung jawab dan memiliki kemampuan untuk menciptakan suasana produktif
dalam perusahaan. (2) Sumber daya produksi, agar perusahaan tersebut dapat menghasilkan produk yang lebih berkualitas. (3) Penjualan, dimana perusahaan mampu meningkatkan penjualan dengan adanya pemasaran yang lebih efektif. (4) Laporan keuangan perusahaan dan akuntansi logistik perusahaan yang lebih efektif dan terintegrasi. (5) Mampu bersaing dengan perusahaan kompetitor. (6) Untuk menghindari permasalahan sumber daya yang rumit dimasa yang akan datang.
Penggunaan sistem informasi diharapkan dapat memberi manfaat yang besar terhadap dunia bisnis yang sangat kompetitif. Tidak mengherankan jika keputusan akan investasi dan perhatian terhadap faktor penentu kesuksesan pengembangan dan implementasi sistem informasi pada perusahaan serta menjadi hal yang sangat penting. Sistem informasi memerlukan suatu perencanaan dan implementasi yang sangat matang untuk menghindari adanya penolakan terhadap sistem yang dikembangkan (resistance to change).
Sebuah proses pengimplementasian perlu adanya sebuah pedoman untuk memastikan kinerja yang diharapkan pada prosesnya. Control Objectives for Information and related Technology (COBIT) adalah seperangkat pedoman umum (best practice) untuk manajeman TI yang dibuat oleh Information System Audit and Control Association (ISACA) dan Information Technology Governance Institute (ITGI) pada tahun 1996. COBIT memberi manajer, auditor, dan pengguna TI serangkaian langkah yang diterima secara umum, indikator, proses, praktik terbaik untuk membantu mereka dalam memaksimalkan manfaat yang diperoleh melalui penggunaan TI dan pengembangan tata kelola TI yang sesuai serta pengendalian perusahaan.
Penerapan atau pengimplemetasian sistem ERP ke dalam perusahaan merupakan salah satu strategi yang banyak digunakan oleh perusahaan untuk
meningkatkan kualitas sistem informasinya. Salah satu perusahaan yang telah menerapkan ERP yaitu PT Semen Tonasa. PT Semen Tonasa adalah perusahaan yang bergerak diindustri semen dimana perusahaan besar tentunya identik dengan sistem informasi yang kompleks. Pengelolahan bisnis pada PT Semen Tonasa perlu ditangani dengan bantuan TI yang memadai. Pemanfaatan TI yang dilakukan oleh PT Semen Tonasa dapat membantu dalam penyebaran informasi yang pada mulanya sangat terbatas, sekarang telah dapat didistribusikan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
PT Semen Tonasa menggunakan sistem ERP produk System Application and Product (SAP). SAP adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software ERP, yaitu suatu tools TI dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari. Sebelum menggunakan produk SAP, PT Semen Tonasa menggunakan produk JD Edward. Beralihnya penggunaan SAP yang dilakukan oleh PT Semen Tonasa disebabkan karena PT Semen Tonasa sekarang sudah menjadi strategic holding dengan nama PT Semen Indonesia bersama dengan PT Semen Padang dan PT Semen Gresik. Hal itu dilakukan agar PT Semen Tonasa memiliki keselarasan yang sama dengan PT Semen Padang dan PT Semen Gresik dalam pengelolaan sistem informasi di perusahaan mereka masing-masing.
PT Semen Tonasa pada dasarnya menggunakan metode Balanced Scorecard pada penerapan/implementasi ERP. Terdapat 2 alasan yang membuat Balanced Scorecard digunakan untuk menilai kinerja implementasi ERP: (1) Metode Balanced Scorecard menilai empat aspek (aspek keuangan, kepuasan pelanggan, proses internal dan pembelajaran/pertumbuhan) yang dirasa cukup
tepat untuk mengukur kinerja ERP setelah implementasi. Selain itu perlu juga dipertimbangkan untuk menambahkan aspek kelima yaitu perspektif proyek untuk menambah kuatnya analisa pengukuran kinerja. (2) Metode Balanced Scorecard dianggap tepat untuk mentransformasikan visi ke strategi, tujuan dan pengukuran.
Visi menjelaskan motivasi untuk menggunakan sistem ERP untuk mengintegrasikan proses bisnis. Strategi berkaitan dengan pemilihan modul- modul yang digunakan, desain dari perencanaan proyek atau juga penentuan tujuan dari proyek. Sedangkan tujuan dari proses implementasi adalah melakukan konfigurasi atau customizing sistem ERP secara efektif dan efisien sesuai dengan proses bisnis perusahaan. Kemudian dilakukan pengukuran sejauh mana sistem ERP dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan.
Pada proses penerapan ERP di PT Semen Tonasa sejauh ini belum sangat terfokus dalam melakukan evaluasi pengukuran terhadap tata kelola TI yang dimilikinya, sehingga perlu dilakukan evaluasi pengukuran terhadap tata kelola TI tersebut agar dapat mengetahui rekomendasi perbaikan pada tiap-tiap proses kerja ERP sehingga dapat meningkatkan tingkat efektifitas dan efisiensi sistem. Dalam melakukan evaluasi, diperlukan sebuah standar yang bisa membantu agar terjadi pengukuran yang valid dan reliable. Dalam penelitian ini, standar yang digunakan adalah COBIT 4.1. Standar COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) versi 4.1 dipilih karena kerangka kerja COBIT 4.1 ini memberikan gambaran paling detil mengenai strategi dan kontrol dalam pengaturan proses sistem informasi yang mendukung keselarasan strategi bisnis dan tujuan teknologi informasi.
COBIT 4.1 memberikan fokus bisnis yang cukup kuat untuk mengatasi tanggung jawab para direktur dan pegawai. COBIT 4.1 juga mencakup bimbingan bagi para direktur dan semua level manajemen dan terdiri dari empat seksi: (1)
Gambaran luas mengenai eksekutif, (2) Kerangka Kerja, (3) isi utama (tujuan pengendalian, petunjuk manajemen dan model kedewasaan/maturity model) dan (4) Appendiks (pemetaan, ajuan silang dan daftar kata-kata). Fungsi lainnya yaitu.
a) Menganalisa bagaimana tujuan pengendalian dapat dipetakan ke dalam lima wilayah penentuan IT agar dapat mengidentifikasi gap potensial.
b) Menyesuaikan dan memetakan COBIT ke standar yang lain (ITIL, CMM, COSO, PMBOK, ISF dan ISO 17799)
c) Mengklarifikasikan indikator tujuan utama (KGI) dan indikator hubungan kinerja utama (KPI), dengan mengenal bagaimana KPI dapat bergerak mencapai KGI.
d) Menghubungkan tujuan bisnis, IT dan proses IT (penelitian mendalam di delapan industri dengan pandangan yang lebih jelas tentang bagaimana proses COBIT mendukung tercapainya tujuan IT spesifik dan dengan perluasan, tujuan bisnis).
COBIT versi 4.1 adalah model standar pengelolaan IT yang telah mendapatkan pengakuan secara luas, dikembangkan oleh Information Technology Governance Institute (ITGI) dari Information System Audit andControl Association (ISACA). Menurut IT Governance Institute, 2007, menyatakan bahwa pada versi 4.1 ini diuraikan good practices, domain-domain dan proses kerangka kerja (framework) TI yang ada.
Hasil dari penelitian ini, diharapkan dapat membantu manajemen dalam pengelolaan perusahaan agar penggunaan TI sesuai dengan kebetuhan perusahaan dan menghasilkan kinerja yang efektif dan efisien serta mencegah dan meminimalisir adanya resiko terhadap penggunaan TI.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, maka yang menjadi rumusan permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana penerapan ERP berdasarkan COBIT 4.1 (maturity model) pada PT Semen Tonasa?
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini yaitu menganalisis penerapan ERP berdasarkan COBIT 4.1 (maturity model) pada PT Semen Tonasa.
1.4 Kegunaan Penelitian 1.4.1 Kegunaan Teoretis
Penelitian ini diharapkan dapat menambah pemahaman dan pengetahuan bagi akademisi mengenai hasil dari penguatan konsep dan menambah wawasan di bidang sistem informasi akuntansi khususnya ERP dan COBIT.
1.4.2 Kegunaan Praktis
Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi.
1. Perusahaan
Secara praktis hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan acuan untuk meningkatkan serta pengembangan sistem informasi akuntansi pada perusahaan, terutama dalam penerapan ERP.
2. Karyawan atau user
Bagi pihak karyawan atau user diharapkan dapat menjadi informasi yang berharga sehingga menjadi pembelajaran untuk mengoptimalkan sistem dan prosedur yang sudah ada.
1.5 Sistematika Penulisan
Penulisan skripsi ini dibagi dalam lima bab sesuai dengan pedoman penulisan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Unhas (2012). Bab tersebut terdiri dari pendahuluan, tinjauan pustaka, metodologi penelitian, hasil penelitian, dan penutup.
Bab satu adalah bab pendahuluan. Bab pendahuluan terdiri dari latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, kegunaan penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab dua adalah bab tinjauan pustaka. Bab tinjauan pustaka terdiri dari tinjauan konsep, penelitian terdahulu, dan kerangka pemikiran.
Bab tiga adalah bab metodologi penelitian. Bab metodologi penelitian terdiri dari rancangan penelitian, kehaditran peneliti, tempat dan waktu, tempat dan waktu, jenis dan sumber data, teknik pengumpulan data, analisis data dan tahap- tahap penelitian.
Bab empat adalah bab hasil penelitian dan pembahasan. Bab ini menjelaskan dan membahas data-data atau informasi yang diperoleh selama melakukan penelitan.
Bab lima adalah bab penutup yang terdiri dari kesimpulan penelitian, saran dan keterbatasan penelitian. Bab ini merupakan bab terakhir pada penelitian ini.
9 2.1 Tinjauan Konsep
2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi
Sistem akuntansi sudah merupakan bagian dari akuntansi yang lebih dikenal saat ini sebagai sistem informasi akuntansi. Informasi akuntansi merupakan bagian yang terpenting dari seluruh informasi yang diperlukan manajemen. Informasi akuntansi berhubungan erat dengan data keuangan dari suatu perusahaan. Agar data keuangan yang ada dalam perusahaan dapat dimanfaatkan oleh pihak intern perusahaan khususnya pihak manajemen maupun pihak ekstern perusahaan, maka data keuangan tersebut harus disusun dalam suatu bentuk yang sesuai maka diperlukanlah suatu sistem dimana dalam sistem tersebut diuraikan cara mengatur pengolahan data dalam perusahaan untuk dapat menghasilkan informasi yang berguna.
Untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai pengertian sistem informasi akuntansi dengan jelas terlebih dahulu perlu diketahui defenisi sistem dan informasi. Secara umum Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Rizaldi (2015) mengemukakan Sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur, dan aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. Sistem informasi akuntansi yang dikutip dari Rizky (2015) merupakan suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa, dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan
kepada pihak diluar perusahaan (seperti kantor pajak, investor, dan kreditor) dan pihak intern (terutama manajemen). Chandra dan Adriana dalam Voets (2016) mengemukakan Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan beserta informasi lainnya yang diperoleh dari proses rutin transaksi akuntansi.
Mengacu pada beberapa pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi itu adalah sebuah sistem pemrosesan yang menghasilkan keluaran dalam bentuk informasi mengenai akuntansi dengan menggunakan masukan input (data atau transaksi) untuk memenuhi tujuan tertentu pihak manajemen. Dalam pelaksanaannya sistem informasi akuntansi menerima input, disebut sebagai transaksi, yang kemudian dikonversi melalui berbagai proses menjadi output yang akan didistribusikan kepada pemakai informasi.
2.1.2 Hubungan Sistem Informasi Akuntansi dengan Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi akuntansi memiliki ciri-ciri (karakteristik) yang ada pada sistem informasi manajemen. Kedua sistem informasi ini memanfaatkan semua jenis sumber data yang sama dan mempunyai siklus pengelolaan data yang menghasilkan informasi untuk perencanaan serta pengendalian manajemen, perbedaan kedua jenis informasi ini terletak pada ruang lingkupnya saja. Sistem informasi akuntansi merupakan bagian dari sistem informasi manajemen atau dengan kata lain sistem informasi akuntansi adalah sub sistem dari sistem informasi manajemen dalam suatu perusahaan.
Informasi manajemen pada kenyataannya menyangkut dua kategori (keuangan dan pengolahan transaksi), misalnya informasi mengenai persediaan
atau penjualan dalam setiap unit bukanlah suatu informasi keuangan tetapi sering dihasilkan dari pengolahan transaksi. Hal tersebut serupa dengan analisa anggaran dan informasi modal yang merupakan jenis informasi keuangan yang timbul secara langsung dari pengolahan transaksi. Kesimpulannya dapat dikatakan kedua jenis informasi ini adalah unsur manajemen yang saling berkaitan.
2.1.3 Fungsi dan Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Fungsi sistem informasi akuntansi yang dikemukakan Anwar (2013) dapat dinyatakan sebagai berikut.
a. Mengumpulkan data
Dalam fungsi ini meliputi mengambil data dari kegiatan operasi perusahaan yang berhubungan dengan data-data ini perlu dipisah-pisahkan antara jumlah fisik barang dan uang. Kegiatan selanjutnya mencatat ke formulir- formulir atau dikenal dengan dokumen sumber. Tugas berikutnya dalam mengumpulkan data adalah memberikan data-data ini kebagian pemprosesan data.
b. Pemprosesan data
Fungsi ini untuk memproses data sehingga dihasilkan informasi. Informasi akuntansi tersebut bisa membantu manajemen dalam pemrosesan data, dimana perlu adanya tahap pengapsahan dari data dan pengelompokkan data. Semua ini ditunjukkan agar informasi yang dihasilkan nantinya bisa berguna sesuai yang diingini.
c. Manajemen data
Fungsi ini terdiri dari tiga langkah pokok yaitu; penyimpanan serta pemutakhiran dan rektrif (pengulangan). Penyimpanan data bisa dilakukan dengan file atau database. Pemutakhiran yaitu menyesuaian data yang tersimpan agar mencerminkan sebuah proses up to date. Rektrif merupakan mengambil data kembali yang tersimpan untuk diproses lebih dahulu atau dijadikan sebuah informasi.
d. Pengendalian dan mengamankan data-data akuntansi
Fungsi ini adalah untuk menjaminkan keakuratan data dan melindungi data dan juga informasi yang mencakup pemeliharaan terhadap bermacam- macam buku dan rekening-rekening.
e. Pengadaan informasi akuntansi yang berupa laporan
Fungsi ini merupakan fungsi yang terakhir dari sistem informasi akuntansi yaitu penyiapan laporan dari data-data yang telah diproses. Hal tersebut memerlukan analisis dan interprestasikan dari data-data yang telah ada.
Tujuan sistem informasi akuntansi yang dikemukakan Anwar (2013) dapat dinyatakan menjadi beberapa bagian di bawah ini, yaitu sebagai berikut.
a. Suatu sistem informasi akuntansi memberikan metode yang teratur untuk mengumpulkan dan mengorganisir juga memproses data-data transaksi perusahaan yang kemudian mengkomunikasikannya dalam bentuk informasi. Informasi tersebut dapat dipakai sebagai alat bantu bagi manajemen guna mendukung pengambilan keputusannya.
b. Sistem informasi akuntansi akan menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi manajemen dalam pelaksanaan operasi harian perusahaan. Misalnya kegiatan produksi, manajemen akan mendapatkan informasi tentang kegiatan produksi yaitu berupa data-data hasil produksi (data-data ini dihasilkan dalam sistem informasi akuntansi). Data-data tersebut bias digunakan manejemen untuk melihat hasil yang telah dicapai/terjadi dengan standar yang telah ditetapkan dan bila ada penyimpangan maka perlu ada perbaikan untuk masa-masa yang akan datang.
c. Sistem informasi akuntansi bertujuan untuk menghasilkan informasi yang besar bagi pihak-pihak yang berkepentingan dengan perusahaan. Dalam hal ini yaitu pihak di luar perusahaan (pemakai eksternal).
Fungsi dan tujuan sistem informasi akuntansi mempunyai peranan dalam menyajikan informasi akuntansi sebagai alat dalam perencanaan dan pengendalian serta pengambilan keputusan manajemen. Semakin besarnya aktivitas perusahaan dan semakin banyaknya masalah-masalah yang timbul maka peranan sistem informasi akuntansi sebagai alat dalam membantu fungsi pimpinan perusahaan semakin penting.
2.1.4 Enterprise Resource Planning (ERP)
Monk dan Wagner (2013:1) menyatakan bahwa sistem ERP merupakan perangkat lunak inti yang digunakan oleh organisasi untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan informasi disetiap area bisnis. Sistem ERP membantu organisasi dalam mengelola proses bisnis secara keseluruhan dengan menggunakan database yang sama dan reporting tools yang dapat digunakan bersama. Sejatinya sistem ERP bertujuan untuk membantu perusahaan mencapai integrasi yang baik dan lancar terhadap data dan proses bisnis perusahaan.
Utami et al. (2016) mengemukakan bahwa ERP adalah sebuah sistem yang didesain untuk mengintegrasi semua kegiatan internal dan eksternal perusahaan yang memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time).
Suryalena (2013) ERP merupakan sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan seluruh sumber daya, informasi dan aktivitas yang diperlukan untuk proses bisnis yang lengkap. Sistem ini memiliki satu database dan software untuk mengolah datanya. Software tersebut memiliki fungsi untuk mengintegrasikan semua departemen dalam mengelola sumber daya perusahaan.
Islamiyah (2012) mengemukakan ERP sebagai berikut.
ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional disebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan tersebut. ERP merupakan sistem terintegrasi yang mempunyai tujuan merangkum bisnis proses yang ada sehingga menjadi satu kolaborasi yang efisien dan efektif dan sistem tersebut di dukung dengan teknologi informasi dan dapat menghasilkan informasi yang menunjang perusahaan menjadi lebih kompetitif.
Kurniawati et al. (2015) “Sistem ERP adalah alat penting untuk perencanaan proses bisnis, aliran informasi, dan mengendalikan sumber-sumber dari perusahaan (keuangan, material peralatan, tenaga kerja) di tempat yang berbeda. Sistem ERP yang dikutip dari Dityawarman et al. (2016) adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.
Dhewanto dan Falahah (2007:3) mengemukakan sistem ERP adalah sekumpulan paket sistem informasi yang dibangun dan diimplementasikan sebagai fasilitator terwujudnya konsep ERP di suatu organisasi.
Sumber: Dhewanto dan Falahah (2007:4)
Gambar 2.1 Konsep Dasar ERP
Berdasarkan beberapa pendapat sebelumnya dapat disimpulkan ERP adalah teknologi sistem informasi yang terintegrasi, berfungsi mengkoordinasi berbagai informasi bisnis perusahaan, dan dapat mengakomodasikan sistem informasi tersebut pada tiap-tiap lini bisnis yang berbeda sehingga membantu perusahaan dalam menjalankan kegiatan bisnisnya.
2.1.4.1 Perkembangan Sistem ERP
Rashid et al. (2002) menyatakan bahwa evolusi sistem ERP mengikuti perkembangan spektakuler hardware komputer dan software sistem. Sistem ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning II (MRP II) yang merupakan evolusi dari MRP I.
Rashid et al. (2002) menyimpulkan tahap-tahap perkembangan sistem ERP adalah sebagai berikut.
1. Tahap 1, MRP
Banyak perusahaan yang mendesain, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem komputasi yang tersentralisasi, seperti otomatisasi sistem kontrol persediaan. Sistem ini disebut dengan Planning MRP.
2. Tahap 2, Closed-Loop MRP
MRP pada tahun 1960an dapat memberikan penilaian yang benar mengenai waktu dan jumlah kebutuhan bahan baku perusahaan melalui sistem komputer, namun terdapat beberapa defisiensi. MRP pada tahun 1960an kekurangan fungsi dalam menilai secara tepat waktu yang dapat menyebabkan efek kerugian pada produksi dan operasi perusahaan. Untuk menyelesaikan masalah ini, dalam sistem Closed-Loop MRP, perencanaan, produksi, dan aktivitas pembelian tergabung dalam permintaan produksi, sehingga terbentuk sistem.
3. Tahap 3, MRP II
MRP II diperkenalkan sebagai sistem yang mengoptimalkan proses-proses manufaktur dengan mensinkronisasi material-material dengan kebutuhan produksi.
4. Tahap 4, ERP
Dunia industri mengembangkan MRP II menjadi sebuah sistem dengan jangkauan yang lebih luas yang dikenal dengan sistem ERP.
5. Tahap 5, Extended ERP atau ERP II
Extended ERP merupakan hasil perluasan dari fungsi-fungsi yang ada pada sistem ERP yang mencakup fungsi-fungsi yang dapat menjembatani komunikasi dengan supplier dan pelanggan Extended ERP ini tidak hanya berfokus pada pelanggan, proses produksi, transaksi real time, manajemen aset perusahaan, bahkan berfokus pada usaha optimasi seluruh jaringan bisnis termasuk integrasi dengan supplier.
Monk dan Wagner (2013:36) menyatakan bahwa keuntungan yang ditawarkan oleh sistem ERP adalah sebagai berikut.
a. ERP memberikan integrasi global. Batasan dari nilai tukar mata uang, bahasa, dan budaya dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan melintasi batas internasional.
b. ERP mengintegrasikan orang-orang dan data tanpa harus memperbarui dan memperbaiki sistem-sistem komputer yang terpisah.
c. ERP membolehkan manajemen untuk mengelola operasi secara aktual, tidak hanya mengontrol mereka.
Peningkatan dalam persaingan global saat ini membutuhkan rantai suplai perusahaan yang efisien dan efektif, serta peningkatan kinerja perusahaan. Cara untuk mencapai hal tersebuti adalah dengan kesuksesan dalam menerapkan sistem ERP.
2.1.4.2 Implementasi Sistem ERP
Penerapan sistem ERP di perusahaan melalui tiga tahapan. Pertama, tahap instalasi ERP yang meliputi pembangunan infrastruktur sistem di
perusahaan, termasuk software dan modul yang digunakan, pelatihan bagi operator dan pengguna sistem. Kedua, tahap implementasi sistem ERP yaitu tahap penyesuaian sistem ke dalam proses bisnis perusahaan. Ketiga, tahap pasca implementasi yang ditandai oleh keberhasilan perusahaan mengadopsi sistem ERP di perusahaan sejalan dengan proses bisnis perusahaan tanpa perlu melakukan perubahan atau penyesuaian kembali baik pada sistem ERP maupun pada proses bisnis perusahaan (Hikariati, 2012).
Tahap pasca implementasi menimbulkan risiko yang harus diantisipasi dan dieliminasi sehingga perusahaan dapat memperoleh manfaat secara terus menerus dari keberadaan sistem ERP di perusahaan. Salah satu manfaat yang dapat dirasakan perusahaan adalah peningkatan kinerja keuangan perusahaan.
Modul-modul pada paket sistem ERP biasanya dirancang untuk terintegrasi satu sama lain, meskipun dalam penerapannya perusahaan boleh memilih menerapkan beberapa modul sesuai keperluan perusahaan. Tidak semua modul selalu tersedia pada paket aplikasi ERP. Kelengkapan modul pada masing- masing paket sangat bergantung pada target konsumen serta perkembangan software yang dibuat oleh perusahaan tersebut.
Menurut Tian dan Xu dalam Chairan (2016) menerangkan bahwa modul yang terdapat di dalam sistem ERP terdiri atas modul fungsional dan modul operasional. Modul fungsional terdiri atas modul akuntansi dan keuangan (accounting and finance) serta modul sumber daya manusia (human resources), dan modul operasional yang terdiri atas modul konsumen dan penjualan (costumer and sales) serta rantai nilai (supply chain).
1. Modul accounting and finance adalah modul utama dan merupakan pusat dari semua modul karena semua transaksi di modul lain akhirnya pasti akan berhubungan dengan modul ini. Sub modulnya terdiri dari general accounting, financial accounting, assets management, treasury, controlling, dan costing.
2. Modul human resource adalah modul yang berhubungan dengan Sumber Daya Manusia (SDM). Sub modulnya terdiri dari time management, appraisal, over time training, dan payroll.
3. Modul costumer and sales adalah modul yang berhubungan dengan penjualan. Sub modulnya yaitu marketing, transportation, dan shipping.
4. Modul supply chain adalah modul yang berhubungan dengan sumber daya material perusahaan. Sub modulnya terdiri dari purchasing dan warehouse management. Modul tersebut juga berhubungan dengan perawatan dan pemeliharaan. Sub modulnya terdiri dari plant maintenance, preventive maintenance, dan service maintenance. Serta modul yang berhubungan dengan pengontrolan produksi. Sub modulnya antara lain production planning.
Menurut Amri et al. (2013) implementasi ERP yakni sebagai berikut.
a. Proses Persiapan
Pelaksana ERP biasanya memerlukan perubahan proses bisnis yang ada.
Rendahnya pemahaman tentang proses perubahan yang diperlukan sebelum implementasi awal adalah alasan utama kegagalan proyek, oleh karena itu penting bahwa organisasi secara menyeluruh menganalisis proses bisnis sebelum pelaksanaan. Analisis ini dapat mengidentifikasi peluang untuk modernisasi proses. Hal ini juga memungkinkan penilaian terhadap penyelarasan proses saat ini dengan yang disediakan oleh sistem ERP. Penelitian menunjukkan bahwa resiko ketidaksesuaian proses bisnis yang mengalami penurunan besar yakni.
1. Menghubungkan proses saat ini dengan strategi informasi.
2. Menganalisis tiap proses.
3. Memahami solusi otomatis yang ada.
Implementasi ERP lebih sulit dalam organisasi yang terdesentralisasi, karena mereka sering memiliki proses yang berbeda, aturan bisnis, semantik data, hirarki otorisasi, dan pusat-pusat keputusan. Hal ini mungkin mengharuskan migrasi beberapa unit bisnis sebelum orang lain menunda implementasi untuk bekerja melalui perubahan yang diperlukan untuk setiap unit dan mengurangi integrasi atau menyesuaikan sistem untuk memenuhi kebutuhan spesifik. Kelemahan potensial mengadopsi standar proses dapat menyebabkan hilangnya keunggulan kompetitif.
Sementara hal ini terjadi kerugian disatu daerah diimbangi oleh keuntungan di daerah lain serta meningkatkan keunggulan kompetitif secara keseluruhan.
b. Konfigurasi
Konfigurasi sistem ERP sebagian besar adalah masalah menyeimbangkan cara yang diinginkan oleh pelanggan dengan sistem yang bekerja. Sistem ERP biasanya membangun parameter berubah dengan banyak memodifikasi sistem operasi. Sebagai contoh, suatu organisasi dapat memilih jenis akuntansi persediaan First In First Out (FIFO ) atau average untuk mempekerjakan apakah akan mengakui pendapatan unit geografis, lini produk, atau saluran distribusi dan apakah akan membayar biaya pengiriman ketika seorang pelanggan kembali melakukan pembelian.
c. Kustomisasi
Sistem ERP secara teoritis berdasarkan praktek-praktek terbaik industri dan dimaksudkan untuk digunakan sebagaimana adanya. Vendor ERP
melakukan pilihan konfigurasi menawarkan pelanggan yang memungkinkan organisasi untuk menggabungkan aturan bisnis mereka sendiri tetapi sering ada kesenjangan fungsi tersisa bahkan setelah konfigurasi selesai. Pelanggan ERP memiliki beberapa pilihan untuk mendamaikan kesenjangan fungsi masing-masing mereka sendiri pro/kontra. Solusi teknis termasuk menulis ulang bagian dari fungsi, menulis modul bolt-on/add-on homegrown dalam sistem ERP, atau antarmuka dengan sistem luar. Ketiga opsi ini terdiri dari berbagai tingkat kustomisasi sistem, yang pertama paling invasive dan mahal untuk mempertahankannya atau ada pilihan non teknis seperti perubahan praktek bisnis dan/atau kebijakan organisasi untuk lebih cocok dengan yang disampaikan fungsionalitas ERP.
d. Ekstensi
Sistem ERP dapat diperpanjang dengan perangkat lunak pihak ketiga, ERP vendor biasanya menyediakan akses ke data dan fungsionalitas melalui interface dipublikasikan. Ekstensi menawarkan fitur seperti.
1. Pengarsipan, pelaporan, dan publikasi ulang.
2. Menangkap data transaksional.
3. Akses data khusus, seperti data pemasaran sindikasi dan analisis trend terkait.
4. Canggih perencanaan dan penjadwalan.
e. Migrasi Data
Migrasi data adalah proses memindahkan/menyalin dan restrukturisasi data dari sistem yang ada ke sistem ERP. Migrasi sangat penting bagi keberhasilan pelaksanaan dan membutuhkan perencanaan yang signifikan. Sayangnya karena migrasi adalah salah satu kegiatan terakhir sebelum tahap produksi sering mendapat perhatian cukup. Langkah langkah berikut adalah struktur perancanaan migrasi.
1. Mengidentifikasi data yang akan bermigrasi.
2. Tentukan waktu migrasi.
3. Hasilkan template data.
4. Bekukan toolset.
5. Memutuskan migrasi terkait setup.
6. Tentukan data pengarsipan kebijakan dan prosedur.
Dari kutipan di atas dapat disimpulkan bahwa tahapan-tahapan tersebut sangat penting untuk pengimplementasian sistem ERP ke dalam perusahaan, sehingga perusahaan dapat menjalankan proses bisnisnya dengan baik dan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
2.1.4.3 Tujuan dan Manfaat Implementasi Sistem ERP
Tujuan implementasi ERP dalam organisasi atau perusahaan adalah sebagai berikut.
1. Otomatisasi dan integrasi dalam proses bisnis.
2. Membagi database yang umum dan praktek bisnis.
3. Menghasilkan informasi yang real- time.
4. Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.
Shang dan Seddon dalam Yulizar M (2016) secara komprehensif mengelompokkan manfaat yang diperoleh dari implementasi ERP ke dalam 5 dimensi sebagai berikut.
1) Dimensi operasional
Penerapan sistem informasi yang bersifat enterprise seperti ERP dalam perusahaan dapat meningkatkan kinerja operasional perusahaan dalam hal efisiensi proses bisnis dan mengotomasi transaksi yang ada dalam perusahaan. Secara umum manfaat implementasi ERP dalam dimensi operasional adalah sebagai berikut.
a) Penurunan biaya tenaga kerja, biaya inventori, dan biaya administratif.
b) Pengurangan waktu siklus pada aktivitas customer support, employee support, dan supplier support.
c) Peningkatan produktivitas karyawan.
d) Peningkatan kualitas produk perusahaan.
e) Peningkatan kualitas pelayanan pelanggan.
2) Dimensi manajerial
Karakteristik ERP yang mengintegrasikan keseluruhan informasi dalam perusahaan, memberikan manfaat yang signifikan bagi manajemen. Secara umum, manfaat implementasi ERP dalam dimensi manajerial adalah sebagai berikut.
a) Pengelolaan sumber daya perusahaan yang lebih baik.
b) Proses pengambilan keputusan yang lebih baik.
c) Pengendalian performansi perusahaan yang lebih baik.
3) Dimensi strategis
ERP yang terintegrasi sangat menunjang perusahaan dalam lima aspek strategis perusahaan, yaitu diferensiasi (differentiation), biaya (cost), inovasi (innovation), pertumbuhan (growth), dan jalinan kerjasama (alliance). Secara umum manfaat implementasi ERP dalam dimensi strategis adalah sebagai berikut.
a) Mendukung perencanaan bisnis untuk saat ini dan masa depan.
b) Mendukung aliansi bisnis perusahaan dengan adanya standardisasi proses bisnis.
c) Mendukung dilakukannya inovasi dalam bisnis perusahaan dengan cara merancang rantai proses yang baru, merancang strategi penetrasi pasar yang baru, dan merancang bisnis yang baru.
4) Dimensi infrastruktur technology information (TI)
Infrastruktur TI terdiri dari sumber daya TI yang menjadi dasar dari sistem informasi yang dibangun. Secara umum manfaat implementasi
ERP dalam dimensi strategis adalah sebagai berikut.
a) Meningkatkan fleksibilitas bisnis dalam merespon perubahan dari kondisi internal perusahaan ataupun kondisi eksternal.
b) Pengurangan biaya TI dalam hal biaya perawatan sistem, biaya modifikasi sistem, dan biaya pengembangan dan riset.
c) Meningkatkan stabilitas, dan fleksibilitas infrastuktur TI dalam merespon kondisi bisnis saat ini dan masa depan.
5) Dimensi Organisasi
Implementasi ERP dalam perusahaan yang mengubah cara kerja karyawan sangat mempengaruhi kondisi organisasi terkait sumber daya manusia dan budaya kerja dalam perusahaan. Secara umum manfaat implementasi ERP dalam dimensi organisasi adalah sebagai berikut.
a) Terfasilitasinya business learning dan peningkatan kemampuan karyawan.
b) Karyawan lebih terlibat dalam kelancaran aliran kerja secara keseluruhan dalam perusahaan.
c) Karyawan merasa puas dalam menggunakan sistem informasi yang ada.
d) Memungkinkan dilakukannya perubahan struktur organisasi ke arah yang lebih baik yang dapat meningkat efisiensi dan efektivitas proses bisnis dalam perusahaan.
2.1.5 System Application and Product in data processing (SAP)
SAP merupakan sistem software ERP yang didalamnya terintegrasi proses-proses bisnis seperti bagian production, material, warehouse, human resources, sales and distribution, finance, dan lain-lain. SAP diproduksi oleh perusahaan SAP AG. SAP AG adalah perusahaan software antar perusahaan yang terbesar di dunia dan secara keseluruhan pemasok software independen terbesar keempat di dunia dengan visi perusahaan “our vision for companies of all sizes to become best run businesses” Best run businesses transform rigid value chains into dynamic business networks of customers, partners, and suppliers (www.sap.com).
Diawali dengan SAP R/2 yang merupakan kerangka dasar ERP, sedangkan R/3 adalah suatu sistem server dengan database yang terintegrasi dan aplikasi modul yang telah diganti. SAP R/3 membawahi TCP/IP dan Systems Network Architecture (SNA) communication protocols. SAP mengembangkan R/3 dengan bahasa generasi keempat (4GL), bernama ABAP P/4 yang merupakan kunci dari perkembangan workbench SAP ABAP P/4.
Sistem SAP merupakan konsep yang menaungi strategi SAP untuk memberi kesempatan kepada pengguna untuk bekerja dengan web jangkauan
seluruh dunia sekaligus merupakan merk software versi R/3 mereka. Dasar dari implementasi SAP adalah SAP R/3. Pengaplikasian R/3 dapat diperluas sesuai kebutuhan misalnya dalam keuangan, supply chain management, product lifecycle management, human resource dan travel management. SAP R/3 pada suatu perusahaan terdiri dari inti, perluasan dan SAP Web Application Server. Tujuan diterapkannya sistem SAP pada perusahaan-perusahaan adalah mendapatkan proses bisnis yang terintegrasi yang menjadi dasar untuk peningkatan bisnis di masa depan untuk mendapatkan informasi secara akurat, sehingga manajemen dapat segera mengambil tindakan secepat mungkin sesuai dengan isu bisnis yang berkembang. Berikutnya, siap melakukan koreksi secara langsung, apabila terjadi tindakan yang salah sebelum terlambat.
Pada level di atasnya mySAP ERP merupakan rangkaian solusi ERP yang memadukan SAP R/3 perusahaan sebagai intinya ditambah mySAP human resource, mySAP financials dan mySAP NetWeaver. NetWeaver sendiri merupakan suatu integrasi dan aplikasi platform untuk menjamin interaksi yang tidak berlapis-lapis dengan menampilkan software SAP yang lain dan non SAP.
Dalam rangkaian modul di mySAP ERP, terdapat modul lain di mySAP Business Suite termasuk business intelligence, customer relationship management, enterprise portal, marketplace, mobile business, product lifecycle management, supplier relationship management dan supply chain management.
Semua modul dalam mySAP adalah paket software yang umum yang bekerja pada sebagian besar proses bisnis. Secara umum SAP merupakan salah satu bentuk dari ERP.
SAP sendiri memiliki tiga jenis produk, yaitu sebagai berikut.
1. MySAP Business Suite atau yang lebih dikenal dengan nama R/3.
merupakan produk utama dan pertama dari SAP. Sudah memiliki ratusan
customer yang merupakan korporasi di seluruh dunia. Merupakan full customize system, menggunakan bahasa pemrograman sendiri
2. My SAP All-In-One, atau A1, merupakan turunan dari R/3 yang sudah memiliki best practice dari industri vertikal tertentu (misal trading, distribution, manufacture, building management, etc.). sama seperti R/3 merupakan full customize juga, tetapi sudah ada rangka best practicenya.
3. My SAP Business One atau B1, merupakan produk paling ekonomis dari SAP. Dengan general modul yang bisa dipergunakan di semua jenis perusahaan.
Modul-modul yang disediakan dalam SAP R/3 antara lain sebagai berikut.
1. Financial
a. Financial Accounting (FI) b. Controlling (CO)
c. Investment Management (IM) d. Treasury (TR)
e. Enterprise Controlling (EC) 2. Logistics
a. Logistics Execution (LE) b. Sales and Distribution (SD) c. Materials Management (MM) d. Plant Maintenance (PM)
e. Production Planning and Control (PP) f. Logistics - General (LO)
g. Quality Management (QM) h. Project System (PS) i. Customer Service (CS)
j. Real Estate Management (Industry Solution) 3. Human Resources
a. Personnel Management (PA) b. Personnel Time Management (PT) c. Payroll (PY)
d. Training and Event Management (PE) e. Organizational Management
f. Travel Management (TV)
Setiap modul R/3 mendukung fungsi-fungsi manajemen tertentu. Penjelasan masing-masing modul adalah sebagai berikut.
1. Financial
a. Financial Accounting (FI)
Software bisnis SAP ditujukan untuk menyediakan pengukuran secara kontinu terhadap profitabilitas perusahaan. Modul FI juga mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal maupun eksternal. Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya.
b. Controlling (CO)
Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional sebagai berikut.
1. Pengendalian capital investment.
2. Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan pembayaran.
3. Pengendalian pendanaan terhadap procurement, pengadaan dan penggunaan dana di setiap area.
4. Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan.
c. Investment Management (IM)
Fungsi dari modul IM ini overlapping dengan fungsi yang dijalankan oleh modul TR, namun modul IM lebih spesifik ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assets dari perusahaan dan membantu manajemen dalam membuat keputusan.
d. Enterprise Controlling (EC)
Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses bagi Enterprise Controller kepada Information Warehouse mengenai hal-hal berikut.
1. Kondisi keuangan perusahaan.
2. Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan.
3. Investasi.
4. Maintenance dari aset perusahaan.
5. Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan.
6. Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, seperti ukuran pasar, market share, competitor performance.
7. Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi, struktur biaya, financial accounting dan profitability analysis.
e. Treasury (TR)
Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting dengan aktivitas logistik dan transaksi keuangan.
2. Logistics
a. Logistics Execution (LE)
Modul LO juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang lainnya, yaitu modul PP, EC, SD, MM, PM dan QM. Pada intinya, modul ini fokus pada pengaturan logistik dari masa purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt hingga delivery.
b. Sales Distribution (SD)
Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan strategi penjualan yang sensitif terhadap perubahan yang terjadi di pasar.
Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi yang akan datang.
c. Materials Management (MM)
Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan servis.
d. Production Planning (PP)
Modul PP ini didasarkan pada pendekatan klasik Materials Requirement Planning (MRP II), dan dengan demikian menjalankan fungsi yang serupa dengan MRP II dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada proses delivery produk.
e. Plant Maintenance (PM)
Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan
mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan.
f. Quality Management (QM)
Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production Planning for Process Industries. Salah satu fungsi dari modul QM adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.
g. Project System (PS)
Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan-kegiatan berikut ini.
1. Perencanaan pendahuluan terhadap waktu dan value.
2. Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau unit costing dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan.
3. Koordinasi dari resources melalui otomasi permintaan material, manajemen inventori, network planning dari orang, kapasitas, material, operating resources dan servis.
4. Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan.
5. Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan.
3. Human Resources
a. Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap salary, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan.
b. Melindungi data personalia dari pihak luar.
2.1.6 Control Objectives for Information and related Technology (COBIT) COBIT yang dikembangkan oleh IT Governance Institute (ITGI) merupakan bagian dari Information System Audit and Control Association (ISACA). COBIT memberikah arahan (guidelines) yang berorientasi pada bisnis, karena itu business process owners dan manajer, termasuk juga user, diharapkan dapat memanfaatkan guideline ini sebaik-baiknya.
COBIT adalah sekumpulan dokumentasi best practise untuk tata kelola TI yang dapat membantu auditor, manajemen, dan pengguna untuk menjembatani gap antara resiko bisnis, kebutuhan control, dan permasalahan teknis (IT Governance Institute, 2007).
2.1.6.1 COBIT Framework
Secara keseluruhan hubungan antara Busines Objectives, IT Governance, Information, IT Resource dengan 4 domain dan 34 high level control objectives dideskripsikan dalam gambar 2.2 berikut ini.
Sumber: IT Governance Institute, 2007
Gambar 2.2 COBIT framework
COBIT terdiri dari 35 tingkat tujuan kontrol yang tinggi yang menggambarkan proses TI yang terdiri dari 4 domain yaitu: perencanaan, pemilihan teknologi dan implementasi, proses pelayanan, pengawasan dan evaluasi. Berikut kerangka kerja COBIT yang terdiri dari 34 proses TI yang terbagi ke dalam 4 domain pengelolaan (IT Governance Institute, 2007) yaitu.
1) Domain Perencanaan (Planning and Organize/PO)
Perencanaan dan pengaturan merupakan suatu tahapan COBIT yang menganalisis apakah terdapat perencanaan jangka panjang dalam hal sistem maupun tahapan kerja yang diterapkan. Domain ini meliputi taktik dan strategi, serta menyangkut masalah pengidentifikasian cara terbaik TI untuk memberikan kontribusi yang maksimal terhadap pencapaian tujuan bisnis. Proses-proses TI dalam domain PO meliputi.
a. PO1 – menentukan rencana strategis.
Parameter ini mengetahui apakah perusahaan memiliki rencana perubahan sistem baru dalam rencana jangka panjang, perubahan ini bertujuan agar sistem yang ada selalu update berdasarkan perkembangan teknologi yang ada, sehingga peningkatan kepuasan konsumen serta proses kerja yang dapat berlangsung lebih baik dan lebih lancar.Untuk mengatasi hal ini dapat dilakukan dengan memperhatikan persentase objektif dari teknologi informasi dengan perencanaan teknologi informasi, serta lamanya penundaan aplikasi rencana TI setelah penetapan rencana tersebut.
b. PO2 – menentukan arsitektur informasi.
Parameter ini berguna untuk mengetahui apakah pihak perusahaan selalu melakukan update informasi, baik dari segi aplikasi, infrastruktur maupun peningkatan kualitas karyawan selama periode tertentu.Tolak ukur yang dapat digunakan pada parameter ini adalah persentase banyaknya aplikasi yang tidak dijalankan, serta frekuensi dari validitas data.
c. PO3 – menentukan arah teknologi.
Menentukan arah teknologi maksudnya, apakah perusahaan melakukan perencanaan dalam penyediaan infrastruktur, baik hardware maupun software, sehingga pekerjaan yang ada dapat dilakukan lebih cepat dan lebih akurat. Tolak ukur yang dapat digunakan pada parameter ini adalah banyaknya penyimpangan aplikasi terhadap perencanaan yang telah disepakati, dan frekuensi dari update perencanaan terhadap infrastruktur teknologi.
d. PO4 – menentukan proses TI, organisasi dan hubungannya.
Parameter ini bertujuan untuk mengetahui, apakah terdapat suatu bagian khusus di perusahaan yang bertugas mengawasi pelaksanaan teknologi informasi yang telah disepakati dengan harapan pelaksanaan TI dapat berjalan seutuhnya. Kondisi ini dapat dilihat dengan persentase dari jumlah peraturan yang didokumentasikan serta banyaknya proses kerja yang seharusnya didukung oleh teknologi informasi.
e. PO5 – mengelola investasi TI.
Pengelolaan investasi akan terlihat dengan terdapatnya anggaran biaya tahunan, seperti anggaran pengadaan fasilitas dan peralatan, anggaran pelatihan bagi kayawan. Sehingga pelaksanaan TI dapat berjalan dengan lancar tanpa mengganggu anggaran biaya untuk hal lain. Kondisi ini dapat dianalisis dari turunnya persentase jumlah biaya dari pelayanan yang dilakukan dan membandingkan penyimpangan anggaran dengan total budget.
f. PO6 – mengkomunikasikan tujuan dan arah manajemen.
Komunikasi disini maksudnya terdapat penginformasian kebijakan perusahaan kepada seluruh karyawan. Tujuannya agar semua karyawan mengetahui kondisi perusahaan secara keseluruhan. Kondisi ini dapat dianalisis dari persentase stakeholder yang tidak setuju dengan kebijakan
yang ada dan persentase jumlah stakeholder yang memahami pentingnya kontrol TI bagi perusahaan.
g. PO7 – mengelola sumber daya manusia
Mengelola sumber daya manusia dilakukan dengan merekrut karyawan yang baru masuk berdasarkan pendidikan serta pengalaman yang telah mereka peroleh sebelumnya sehingga saat melakukan tugas dan kewajibannya mereka hanya memerlukan arahan bukan lagi mengajari dari dasar. Kondisi ini dapat dianalisis dari tingkat kepuasan stakeholder terhadap keahlian dan keterampilan para karyawan dan rotasi atau perputaran yang dilakukan terhadap karyawan.
h. PO8 – mengelola kualitas
Pengendalian terhadap kualitas layanan yang diberikan dengan cara melakukan review atau audit secara berkala terhadap proses kerja yang berlangsung. Kondisi ini dapat dianalisis dari persentase tingkat kepuasan para stakeholder terhadap kualitas teknologi informasi yang diterapkan.
i. PO9 – menilai dan mengelola resiko
Perkiraan terhadap kemungkinan resiko yang akan terjadi terhadap sistem maupun pelayanan yang diberikan kepada pelanggan. Tujuannya ketika terjadi masalah, pihak perusahaan tidak membutuhkan waktu yang lama untuk mengatasi kondisi tersebut. Kondisi ini dapat dianalisis dari persentase identifikasi resiko terhadap upaya penanganan dan persentase perencanaan manajemen resiko yang terlihat dalam implementasinya.
j. PO10 – mengelola proyek.
Pengelolaan proyek bertujuan jika terdapat proyek besar-besaran yang telah dilakukan penetapan tugas dasar dan tanggung jawab setiap staf yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Kondisi ini dapat dianalisis dari persentase proyek yang mengikuti standar manajemen.
2) Domain Pemilihan Teknologi dan Implementasi (Acquisition and Implementation/AI). Domain ini berfokus kepada pemilihan teknologi yang akan digunakan dalam pelaksanaan proses kerja setelah dilakukan perencanaan dan pengorganisasian yang telah ditetapkan. Proses-proses TI pada domain AI adalah sebagai berikut.
a. AI1 – mengidentifikasi solusi terotomatisasi.
Setelah direncanakannya penggunaan software dan hardware, maka dalam pelaksanaannya dibutuhkan perubahan infrastruktur. Kondisi ini dapat dianalisis dari persentase kepuasan pelanggan terhadap pelayanan dan persentase dilakukannya studi kelayanan.
b. AI2 – memelihara perangkat lunak
Pemeliharaan perangkat lunak dilakukan dengan penentuan prosedur dalam aplikasi perangkat tersebut, tujuannnya agar piranti/perangkat lunak yang ada dapat digunakan sesuai dengan standar penggunaan, sehingga kemungkinan terjadinya error dapat diminimalisir. Kondisi ini dapat dianalisis dari persentase dari jumlah masalah yang muncul diakibatkan oleh downtime.
c. AI3 – memelihara perangkat keras.
Pemeliharaan ini lebih fokus kepada perawatan hardware, seperti komputer maupun peralatan lainnya, agar masa pakainya pun dapat berlangsung lebih lama. Kondisi ini dapat dianalisis dari persentase banyaknya jumlah infrastruktur yang tidak dapat digunakan dan banyaknya proses kerja yang ditandai dengan infrastruktur yang sudah tidak layak pakai.
