PENERAPAN ILMU ADMINISTRASI PADA BAGIAN PUBLIKASI
BIRO HUMAS SETDA PROVINSI JAWA TENGAH
Disusun untuk Memenuhi Syarat Uji Kompetensi Penggunaan Gelar Akademik
Disusun Oleh:
Galih Wibowo
NIP. 19801020 200604 1 011
Staf Penyiapan Naskah Sambutan dan Makalah
Biro Humas Setda Prov. Jateng
2
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Organisasi pemerintah dibentuk untuk mencapai tujuan bersama, yaitu: melindungi kepentingan masyarakat, melayani kebutuhan masyarakat, dan pada akhirnya tujuan yang paling utama adalah mewujudkan kesejahteraan dan keadilan bagi masyarakat. Agar dapat mencapai tujuan tersebut, maka organisasi pemerintah perlu dikelola dengan efektif. Iklim yang kompetitif dan akselerasi perubahan lingkungan yang semakin tinggi menuntut organisasi birokrasi untuk mampu menyesuaikan diri dengan perkembangan lingkungan agar mampu bertahan dan mampu berkompetisi.
Salah satu cara untuk mencapai kondisi tersebut adalah melakukan transformasi organisasi menuju Learning organization.*1 Garvin ( 1993 ) memandang learning organization sebagai pengorganisasian kreativitas, kecakapan dan transfer knowledge sehingga mampu memperbaiki perilaku dan menemukan knowledge yang baru. Learning organization dapat dilihat sebagai pemberdayaan individu atau kelompok dalam organisasi sehingga mampu menciptakan produk dan jaringan kerja yang inovatif baik dari dalam dan diluar organisasi. Oleh sebab itu, untuk memajukan organisasi pemerintah, termasuk Satuan Kerja Perangkat Daerah salah satunya dengan meningkatkan kapasitas sumber daya aparatur. Sesuai dengan Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. SE/18/M.PAN/5/2004 tentang Pemberian Tugas Belajar dan Ijin Belajar bagi PNS *2 , maka PNS diperbolehkan untuk belajar di jenjang pendidikan yang lebih tinggi untuk meningkatkan kapasitas dan pengetahuannya. Salah satu bidang ilmu yang perlu ditingkatkan oleh SDM aparatur adalah mengenai adminitrasi.
Administrasi secara umum yaitu tata kelola surat menyurat, dokumentasi ataupun tata usaha dan keuangan. Sedangkan administrasi menurut Herbert Simon (1953) yaitu sebagai kegiatan kerjasama kelompok
3
untuk mewujudkan tujuan bersama. Sejalan dengan hal tersebut menurut SP. Siagian administrasi adalah proses pelaksanaan keputusan yang diambil.*3
Sedangkan, administrasi publik adalah bahasan ilmu sosial yang mempelajari tiga elemen penting kehidupan bernegara yang meliputi lembaga legislatif, yudikatif dan eksekutif serta hal-hal lain yang berkaitan dengan publik meliputi kebijakan publik, tujuan negara dan etika yang mengatur penyelenggaraan negara.
Oleh sebab itu, administrasi sangat erat kaitannya dengan organisasi pemerintah. Memperdalam ilmu administrasi menjadi bagian pengembangan SDM aparatur yang dapat menunjang keberhasilan organisasi pemerintah, termasuk organisasi seperti Biro Humas Setda Provinsi Jawa Tengah.
Sebagai institusi pemerintah, fungsi administratif mutlak dijalankan, walaupun kegiatan-kegiatan teknis juga diselenggarakan, termasuk kegiatan-kegiatan yang ada pada bidang publikasi Biro Humas. Ilmu administrasi dapat diterapkan di seluruh sektor kerja organisasi, seperti perencanaan, penganggaran, dokumentasi, pengadminitrasian data, pelaporan dan penyusunan konsep makalah. Apalagi sebagai organisasi yang bersifat dinamis dan organisasi yang berkembang, setiap staf pelaksana pada Bagian Publikasi tidak hanya melaksanakan tugas sesuai dengan penempatannya dalam satu sub bagian, akan tetapi juga melaksanakan tugas dari sub bagian lain atau bersifat lintas sub bag dalam satu koridor Bagian Publikasi. Dengan demikian, melalui penguasaan ilmu administrasi sangat membantu staf publikasi dalam menjalankan tugasnya yang lintas sektor.
Untuk itu, mempelajari Ilmu Administrasi, termasuk pada jenjang pendidikan Magister/Strata 2, juga sangat diperlukan oleh Jajaran biokrasi Biro Humas guna meningkatkan kapasitas organisasinya agar lebih baik.
4 B. PERMASALAHAN
Melihat banyak kegunaan ilmu administrasi beserta ruang lingkupnya dalam mendukung pelaksanaan organisasi pemerintah seperti Biro Humas Setda Provinsi Jawa Tengah tersebut, maka perlu dilihat bagaimana penerapan ilmu administrasi dalam mendukung akivitas dan kegiatan – kegiatan bagian publikasi Biro Humas.
TEORI DAN GAMBARAN UMUM
A. ILMU ADMINISTRASI
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi cata mencatat, surat menyurat, pembukuan, dokumentasi dan yang bersifat ketata usahaan, sebagaimana Menurut Ulbert, administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematif baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembalik baik sebagai maupun seluruhnya. Yang kemudian dikenal dengan istilah Tata usaha.
Sedangkan administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdayaguna dan berhasil guna. Jadi, Administrasi pada intinya melingkupi seluruh kegiatan dari pengaturan hingga pengurusan sekelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama.
Menurut WH. Evans administrasi adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan, komunikasi dan organisasi. Sedangkan menurut Arthur Grager administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan organisasi. Lebih lanjut, menurut George Terry administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasi serta
5
penggerakan SDM yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Administrasi publik adalah bahasan ilmu sosial yang mempelajari tiga elemen penting kehidupan bernegara yang meliputi lembaga legislatif, yudikatif dan eksekutif serta hal-hal lain yang berkaitan dengan publik meliputi kebijakan publik, tujuan negara dan etika yang mengatur penyelenggaraan negara. *4
Dari pendapat para ahli tersebut dan menurut definisi administrasi publik dapat disebutkan, bahwa administrasi erat sekali kaitannya dengan birokrasi, dan ruang lingkup ilmu administrasi meliputi teori tentang organisasi, kebijakan, pembangunan, perencanaan, politik, manajemen serta birokrasi dan pemerintahan.
B. MATA KULIAH MAGISTER ILMU ADMINISTRASI
SDM apatur yang meningkatkan kapasitas ilmu administrasinya dapat memperoleh gambaran ruang lingkup ilmu administrasi ini melalui penjabaran mata kuliah pada jenjang magister, antara lain sebagai berikut :
(1) Reformasi Birokrasi
Membahas tentang fenomena konsep perubahan organisasi birokrasi menurut Webber yang disesuaikan dengan perkembangan kondisi lingkungan saat ini, dan menjabarkan konsep-konsep tentang good governance dan cleant government.*5
(2) Teori Organisasi
Membahas tentang berbagai macam jenis organisasi, sifat, perilaku dan budaya organisasi, komunikasi organisasi, serta konsep dan struktur pembentukan organisasi yang didalamnya termasuk tentang span of control (rentang kendali SDM), tata usaha serta konsep struktur dan hierarki organisasi.
6 (3) Konsep dan Teori Administrasi
Membahas secara singkat tentang penyempurnaan administrasi organisasi dalam mengatasi patologi birokrasi, terutama terkait dengan pengelolaan sarana prasarana, termasuk data, dokumentasi dan peralatan, serta pengelolaan SDM dan organisasi.
(4) Perencanaan dan Pengembangan SDM
Membahas tentang Human Resources Management atau pengelolaan SDM, sarana prasarana, maupun modal infrastruktur dalam sebuah organisasi, termasuk pertimbangan – pertimbangan tertentu dalam menentukan dan mengembangkan SDM serta penempatannya., termasuk upaya membentuk budaya dari pendidikan dan tradisi organisasi.
(5) Keuangan Negara dan Pembangunan
Membahas tentang Pengelolaan Keuangan Negara dalam prinsip-prinsip New Public Managemen, khususnya konsep tentang penganggaran berbasis kinerja dan kebijakan keuangan secara umum.
(6) Perencanaan dan Evaluasi Program
Merupakan pembelajaran terhadap konsep perencanaan dan pentingnya evaluasi terhadap setiap kegiatan untuk mengetahui hasil kinerja organisasi.
(7) Ekonomi Politik
Merupakan pembejalaran tentang tatanan ekonomi yang dilakukan pemerintah berdasarkan rasio dan sistem ekonomi yang dapat meningkatkan kemakmuran dan memenuhi kebutuhan masyarakat. Ekonomi politik membahas tentang keterkaitan kondisi ekonomi yang menunjang situasi politik, seperti kebijakan tentang investasi dan fiskal atau keuangan dalam negeri.
7 (8) Manajemen Strategik
Merupakan bahasan tentang pengelolaan atau pengaturan terhadap upaya – upaya untuk melakukan identifikasi melalui pendekatan lingkungan eksternal maupun internal yang diukur berdasarkan peluang, kelebihan, tantangan, dan hambatan.
(9) Desentralisasi dan Otonomi Daerah
Merupakan bahasan tentang tata pemerintahan dalam negeri yang telah berubah seiring reformasi, yaitu dari konsep sentralisasi menjadi desentralisasi dengan titik berat pada konsep otonom yaitu pelimpahan kewenangan dan penyerahan kekuasaan terhadap daerah untuk menentukan sendiri kebijakan di daerah dan mengoptimalkan potensi daerah. *6
(10) Studi Kebijakan
yaitu pembelajaran tentang dasar-dasar pengambilan kebijakan serta evaluasi kebijakan yang telah diambil pemerintah, baik dari sisi formulasi, implementasi dan dampak kebijakan, untuk kemudian menjadi keputusan atau kebijakan baru.
(11) Manajemen Pelayan Publik
Mempelajari tentang aktivitas pemerintah dalam memberikan kebutuhan masyarakat, terutama terkait dengan penyelenggaraan atau mekanisme pelayanan publik, konsep standar pelayanan dan citizen charter. *7
Melihat penjabaran dari fokus pembelajaran bidang Ilmu Administrasi Publik ini, dapat dikatakan bahwa semua organisasi publik/organisasi pemerintah, termasuk organisasi yang bersifat teknis seperti juga Biro Humas sangat memerlukan pengetahuan di bidang tersebut dalam rangka menjalankan dan mengefektifkan organisasinya.
8 C. HUMAS DAN PUBLIKASI
Menurut Anthony Davis, hubungan masyarakat (humas) adalah komunikasi yang dilakukan suatu organisasi dengan orang-orang yang berkepentingan, guna mendapatkan perhatian mereka dengan cara yang menguntungkan, Jadi dapat disimpulkan bahwa humas merupakan kegiatan komunikasi antara organisasi dengan publik.*8 Sedangkan publikasi menurut arti bahasanya sesuai Kamus Besar Bahasa Indonesia berarti penyiaran, pengumuman atau penerbitan.*9
Sesuai dengan Peraturan Daerah Nomor 5 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Tengah yang berlaku mulai 6 Juni 2008 di dalamnya terdapat pembentukan Biro Humas.*10 Pada pasal 24 PP 41 Tahun 2007, menyatakan bahwa Sekretariat daerah terdiri dari asisten, dan masing-masing asisten terdiri dari paling banyak 3 (tiga) biro, dan masing-masing biro terdiri dari paling banyak 4 (empat) bagian, dan masing- masing bagian terdiri dari paling banyak 3 (tiga) subbagian, maka Biro Humas dibagi dalam 3 (tiga) bagian, yaitu Bagian Publikasi yang terdiri dari sub bagian Peliputan, Sub Bagian Penyiapan Naskah Sambutan dan Makalah, Sub Bagian Penerbitan dan Pelayanan Informasi, Bagian Analisis Media dan Informasi yang terdiri dari sub bagian Pengelolaan Pendapat Umum, Sub Bagian Analisis Media dan Sub bagian Dokumentasi dan Perpustakaan, serta Bagian Pengelolaan Informasi yang terdiri dari Sub bagian Pengelolaan Data dan Informasi, Sub bagian Sistem Informasi, dan Sub bagian Tata Usaha Biro.
Berdasarkan Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 59 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah,*11 penjabaran tugas pokok dan fungsi Biro Humas Setda Provinsi Jawa Tengah pada bagian publikasi menurut masing- masing sub bagian, yaitu sebagai berikut :
9
(1) Sub bagian Penyiapan Naskah Sambutan dan Makalah
mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan pemerintahan daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah, pembinaan dan fasilitasi, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan pemerintahan daerah di bidang penyiapan naskah sambutan dan makalah meliputi penyiapan naskah sambutan, keynote speech, pengarahan dan makalah pimpinan, penyiapan, menghimpun serta mendistribusikan bahan naskah.
(2) Sub bagian Publikasi dan Penerbitan
mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan pemerintahan daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah, pembinaan dan fasilitasi, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan pemerintahan daerah di bidang publikasi dan penerbitan, meliputi : menghimpun, mengolah dan menyusun materi publikasi, menerbitkan dan mempublikasikan serta mendistribusikan materi publikasi hasil-hasil pembangunan dan potensi unggulan, serta menyelenggarakan kegiatan dialog interaktif melalui media massa.
(3) Sub bagian Peliputan
mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan pemerintahan daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah, pembinaan dan fasilitasi, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan pemerintahan daerah di bidang peliputan, meliputi : pelaksanaan peliputan kegatan gubernur, wakil gubernur dan sekretaris daerah atau pimpinan lainnya, membuat release berita untuk media massa, mengkoordinasikan dan memfasilitasi liputan wartawan serta menyelenggarakan kegiatan konferensi pers pada kegiatan
10
pemerintah daerah dan melaksanakan editing foto dan video hasil liputan.
Namun demikian dalam kenyataannya, tugas-tugas administrasi umum pada sebuah institusi pemerintah tetap harus dijalankan oleh para staf pada bagian publikasi ini, seperti penyusunan rencana kerja dan anggaran, penyusunan rencana operasional dan prosedur, penyusunan laporan kegiatan, pengelolaan data dan dokumentasi dan bahkan pengadaan barang dan jasa.
Di sisi lain, realitas pekerjaan pada bagian publikasi tidak bisa dipisah-pisahkan antara sub bag yang satu dengan sub bag yang lain. Untuk pekerjaan pada sub bagian penyiapan naskah sambutan dan makalah, jantung pekerjaannya berupa penyusunan naskah sambutan, pidato kunci, makalah ataupun materi dan pidato untuk pemimpin daerah (Gubernur, Wakil Gubernur, Sekda atau yang mewakili). Pekerjaan penyusunan naskah ini tidak hanya mengandalkan pointers dari SKPD terkait, tetapi justru lebih mengandalkan pada kreativitas dan penguasaan materi masing-masing konseptor. Padahal materi yang disusun tidak hanya berkutat pada satu sektor, tetapi multidisiplin ilmu. Dari bidang pemerintahan, hingga seni, sampai dengan hal-hal teknis. Ilmu komunikasi maupun sastra memang berperan dalam hal pemilihan kata dan penyusunan kalimat. Akan tetapi secara substansi penguasaan ilmu tertentu sangat membantu, seperti ketika membahas tentang birokrasi, maka penguasaan ilmu administrasi dan managemen akan sangat membantu penulisan menjadi lebih berbobot.
Setelah konsep tulisan selesai dan hingga dikoreksi sampai dengan pemimpin dan disetujui olehnya (Gubernur, Wakil Gubernur, Sekda), maka siap untuk dipublikasikan kepada audiens. Pada saat publikasi membutuhkan pemaparan (presentasi), maka dibutuhkan kelengkapan gambar dan visual lainnya yang diperoleh dari Sub bagian Peliputan.
11
Demikian halnya bagian peliputan, SDM peliputan sangat terbatas, setiap kali penyelenggaraan liputan minimal membutuhkan 2-3 personil.
Namun demikian jika pemimpin daerah ternyata seluruhnya memiliki kegiatan yang berbeda, atau terdapat kegiatan yang bersifat rangkaian, seperti Kunjungan Presiden, Kunker ke daerah ataupun pelaksanaan event-vent besar, maka membutuhkan personil liputan yang lebih banyak, sehingga salah satu cara mengatasinya ialah mengambil personil dari sub bag penyiapan naskah sambutan, Keuntungannya dari sub bag penyiapan naskah ini bisa melakukan editing sekaligus penulisan releas berita untuk disajikan kepada kalangan media massa.
Pekerjaan lintas sektor ini juga terdapat pada sub bag publikasi dan penerbitan. Dalam sub bag menangani kegiatan dialog interaktif, pemuatan blow up, pembuatan spot dan tayangan sosialisasi, media luar ruang serta tabloid Bangun Praja. Dalam menerapkan kegiatannya juga membutuhkan dukungan dua sub bag yang lain. Misalnya dalam pelaksanaan dialog dibutuhkan konsep dari subbag sambutan, sedangkan pada saat acara berlangsung dibutuhkan personil sub bag peliputan untuk pendokumentasian, Pembuatan media luar ruang, tayangan spot juga membutuhkan design dan editing dari sub bag yang lain. Demikian pula pemuatan blow up dan tabloid Bangun Praja, materi penulisannya dari Sub bag Sambutan dan visualnya dari Sub bag Peliputan.
Demikian gambaran pekerjaan lintas sub bag pada bagian Publikasi Biro Humas, yang menuntut koordinasi dan mekanisme administrasi yang solid, baik dari sisi perencanaan, pembagian tugas ataupun peng- organisasian.
12
PEMBAHASAN
A. ADMINISTRASI PADA BAGIAN PUBLIKASI
Keterkaitan antara administrasi dengan birokrasi pemerintah memang sangat erat. Biro Humas sebagai sebuah organisasi pemerintah juga menerapkan ilmu adminstrasi beserta ruang lingkup yang ada di dalamnya.
Setelah melihat gambaran tentang ruang lingkup pekerjaan pada Bagian Publikasi Biro Humas Setda Provinsi Jawa Tengah, maka dapat kita cermati kebutuhan administrasi dalam pelaksanaan organisasi tersebut.
Setiap staf merupakan motor utama dalam organisasi, sedangkan pemimpin justru lebih banyak untuk memberikan arahan pelaksanaan kegiatan dalam mencapai tujuan organisasi. Pelaksanaan kegiatan bertumpu pada staf. Selain itu, masukan pimpinan sebagai dasar pembuatan keputusan juga berasal dari staf, karena staf justru lebih menguasai kegiatan, lingkungan sekitarnya dan ikut merasakan dampak yang terjadi dengan adanya kebijakan yang diterapkan.
Untuk itu, bagi seorang staf, sekalipun bukan merupakan pembuat keputusan organisasi, juga perlu memahami ilmu administrasi, sebab ketika diserahi tanggung jawab pekerjaan apalagi ketika berada di lapangan, seorang staf dapat menentukan sikap dalam menyelesaikan tugas dan tanggungjawabnya. Misalnya ketika diberi tanggung jawab untuk meliput kegiatan Pekan Olahraga Nasional, yang tentunya dalam satu bulan penuh tidak didampingi oleh pimpinan, maka dengan penguasaan ilmu administrasi, pelaksana di lapangan dapat mengambil sikap untuk memilih dan memilah visual yang diperlukan untuk disosialisasikan kepada masyarakat dengan mempertimbangkan kajian dan dampak yang akan ditimbulkan. Administrasi juga memberikan pemahaman kepada seorang staf agar lebih kredibel dalam mengelola data dan dokumentasi. Ilmu administrasi bagi seorang staf juga bermanfaat untuk memberikan masukan kepada pimpinan mengenai
13
pelaksanaan kegiatan di Biro Humas, seperti menentukan titik baliho berdasarkan kajian strategis dan sebagainya.
Menurut pengertian administrasi dalam arti sempit, seluruh bagian publikasi Biro Humas menuntut implementasi ilmu administrasi, dari tahap perencanaan sampai dengan evaluasi kegiatan. Materi pelajaran tentang Perencanaan dan pengembangan SDM, Ekonomi Politik, Ekonomi dan Keuangan Negara, Perencanaan dan Evaluasi, dipergunakan sebagai dasar untuk membuat perencanaan, seperti DPA dan RKA. Dalam teori perencanaan secara umum, disebutkan bahwa perencanaan merupakan sebuah siklus. Untuk menentukan perencanaan ke depan dapat memperhatikan hasil pelaksanaan perencanaan sebelumnya yang telah dievaluasi.
Gbr 1. Siklus Perencanaan
Demikian pula pada Bagian Publikasi, penyusunan RKA setiap kegiatan yang diampu oleh masing-masing sub bag juga memperhatikan evaluasi kegiatan sebelumnya, termasuk dalam menentukan anggaran harus memperhatikan belanja sebelumnya sesuai prinsip ekonomi, yaitu mempertimbangkan fluktuasi harga dari DPA sebelumnya serta penyerapan anggarannya, juga mempertimbangkan kaidah keuangan negara dalam memperhatikan SILPA. Kalau SILPA nya tinggi karena merupakan sisa
Perencanaan Evaluasi
Implementasi
14
pembelanjaan dan hasil evaluasi kinerja kegiatan juga bagus, berarti kegiatan sudah berjalan dan dapat diteruskan. Namun apabila SILPA-nya tinggi karena tidak dilakukan pembelanjaan, atau dikembalikan seluruhnya berarti kegiatan tidak berjalan dan lebih baik tidak diteruskan untuk ke depannya, atau diganti dengan kegiatan lain.
Penentuan perencanaan ini juga memperhatikan teori-teori dalam manajemen strategik, yaitu melihat dampak, peluang dan hambatan setiap kegiatan yang telah dilakukan sebelumnya. Manajemen strategi lebih digunakan untuk menentukan lokus kegiatan. Misalnya, apabila kegiatan ternyata secara pertimbangan eknonomi sesuai DPA dapat diteruskan, maka kajian manajemen strategi menentukan objek penempatan kegiatan tersebut Sebagai contoh untuk pembuatan media luar ruang atau baliho. Dikarenakan tahun sebelumnya berjalan dengan baik, maka dapat dilanjutkan tahun depan tetapi dengan penempatan media baliho yang lain dari tahun sebelumnya. Kalau tahun sebelumnya di wilayah barat, maka ke depan bisa di wilayah timur agar dampak baliho sebagai media sosialisasi dan publikasi kebijakan ini dapat diterima oleh masyarakat yang lebih luas di Jawa Tengah.
Teori tentang organisasi dan konsep administrasi juga sangat diperlukan dalam menentukan personil pelaksana kegiatan, tentunya dengan memperhatikan konsep pengembangan SDM. SDM dengan kompetensi (berdasarkan background pendidikan, pengalaman dan kursus) dapat diserahi tanggung jawab tertentu dan berkoordinasi membagi tanggung jawab ketika di lapangan. Sedangkan materi pelayanan publik membantu untuk menyusun RKO (Rencana Kerja Operasional) yang lebih baik, dengan mengedepankan konsep-konsep pelayanan yang lebih cepat, efektif dan efisien. Dalam RKO ditentukan waktu dan kuantitas pekerjaan. Demikian pula dalam hal pengadaan barang dan jasa juga memerlukan keceramatan administrasi baik dari sisi perencanaan hingga dampak barang dan jasa yang dibeli. Penyusunan perencanaan dan rencana kerja ini disusun oleh seluruh sub bag dan dikumpulkan kepada sub bag Tata Usaha selaku koordinator.
15
Jadi setiap sub bag memang harus menguasai teori-teori perencanaan, pelaporan dan evaluasi serta konsep pelayanan.
B. PENGADMINISTRASIAN PADA HUMAS
Secara lebih detail tentang penerapan ilmu administrasi dalam arti luas dapat digambarkan dalam pelaksanaan kegiatan setiap sub bag.
Pada sub bag penyiapan naskah sambutan dan makalah, termasuk di dalamnya staf pelaksana penyunting naskah dan gambar diperlukan multidisplin ilmu. Setiap konsep sambutan, pidato kunci atau materi merupakan bentuk publikasi dari kebijakan pemerintah daerah. Ilmu administrasi sangat kental digunakan, sebab penyusun naskah sambutan harus memahami kebijakan yang tepat yang akan disampaikan kepada audien pada acara-acara tertentu. Penyusun sambutan tidak hanya bergantung dari pointers, tetapi harus bisa memahami kebijakan, implementasi, hasil dan dampak kebijakan yang akan disampaikan pemimpin daerah. Teori kebijakan sangat mendukung adanya pertimbangan pemiihan kebijakan yang akan dituliskan dalam setiap konsep sambutan termasuk analisis lingkungan strategis. Sambutan bukan hanya berupa pengantar tetapi juga dilengkapi dengan analisis dan sosialisasi kebijakan. Disamping hal tersebut, setiap pelajaran yang diberikan pada jurusan ilmu administrasi sangat bermanfaat sebagai sumber inspirasi bagi penyusunan naskah sambutan, makalah, materi pidato kunci, terutama yang terkait dengan urusan pemerintahan, seperti hal-hal politik, ekonomi, sosial dan hankam.
Pada sub bag peliputan, teori organisasi dan kajian manajemen strategik lebih dominan digunakan. Seorang tim peliput (kameramen, Recordmen, Photographer) harus bisa membagi tugas. Dalam teori organisasi diajarkan tentang delegation (pembagian tugas) yang berarti tim peliput harus bisa membagi tugas berdasarkan kompetensi SDM, sarana prasarana/alat yang digunakan dan lokasi. Penentuan personil harus berada di mana, kapan dan mendapatkan angel yang bagaimana harus bisa
16
ditentukan. Terlebih jika kegiatannya bersifat mobile (lintas lokasi) yang melibatkan banyak personil, maka diperlukan kerjasama antara personil agar memperoleh hasil yang baik. Sedangkan kajian strategi untuk mempertimbangkan hasil peliputan/dokumentasi yang akan disajikan kepada masyarakat. Apakah dokumentasi tersebut perlu dan apabila dipublikasikan akan mendapatkan respon yang baik dari masyarakat, termasuk bagaimana cara menyajikannya dan pertimbangan dampak yang akan timbul. Contohnya pemilihan photo/visual yang akan ditayangkan pada masyarakat untuk event Soropadan, maka personil harus bisa mengkaji bahwa sasarannya adalah audien pengunjung dengan harapan agar tertarik dan lebih memahami dunia pertanian di Jawa Tengah, maka yang ditampilkan juga hal yang demikian, terkait dengan hal-hal kontra produktif tidak perlu untuk disajikan.
Pada sub bag publikasi dan penerbitan juga membutuhkan implementasi dari ilmu adminitrasi, khususnya terkait manajemen strategik dan pelayanan publik. Sama hal nya dengan konsep pada peliputan, maka pemahaman manajemen strategik membantu untuk menyerap aspirasi, isu strategik yang berkembang di masyarakat untuk kemudian menentukan tema, bentuk visual dan media komunikasi yang digunakan dalam mensosialisasikan kebijakan pemerintah, seperti pembuatan spot, penyelenggaraan dialog dan pembuatan media luar ruang. Jadi ditentukan konsep apa yang cocok untuk kondisi yang sesuai, dan bentuknya serta melalui media apa. Sebagai contoh maraknya isu dilarang merokok, maka diperlukan konsep sosialisasi kesehatan melalui spot tv, dialog interaktif yang membahas tentang kebijakan cukai oleh pemerintah, termasuk penentuan gambar visual pada media luar ruang. Terlebih pada pembuatan media luar ruang, maka diperlukan kajian lingkungan strategi terkait titik lokasi, kebijakan sektoral dari pemerintah kabupaten/kota, aspirasi masyarakat, bentuk, efektivitas publikasi dan dampak (pengaruh) yang dapat ditimbulkan dari gambar yang dipajang.
17
Sedangkan ilmu pelayanan publik dipergunakan untuk menentukan konsep penerbitan yang tentu harus dikombinasikan dengan teori komunikasi. Konsep pelayanan kehumasan tidak sama dengan pelayan publik pada umumnya, seperti pada pelayanan satu pintu. Pelayanan kehumasan yang dititikberatkan pada pelayanan komunikasi tidak memerlukan biaya, tetapi tetap harus memperhatikan kecepatan informasi, akurasi data serta efektivitas. Jadi dalam menerbitkan tabloid, atau jurnal, ataupun pamflet dan leaflet, terutama ditentukan bagaimana agar informasi cepat sampai dan mudah diterima masyarakat. Kecepatan dapat ditentukan dengan penggunaan teknologi, sedangkan agar mudah diterima masyarakat diperlukan kajian komunikasi, dengan bahasa dan bentuk komunikasi apa agar masyarakat lebih jelas dan paham terhadap kebijakan yang disosialisasikan.
Implementasi ilmu administrasi pada penyelenggaraan publikasi memang sangat penting dan bermanfaat sehingga kapasitas SDM dalam organisasi Biro Humas juga perlu untuk meningkatkan pemahaman ilmu administrasi.
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Ilmu administrasi publik erat kaitannya dengan penyelenggaraan organisasi pemerintah, meliputi kebijakan publik, tujuan negara dan etika yang mengatur penyelenggaraan negara, baik dari tahap proses, implementasi, sosialisasi hingga dampak yang timbul. Demikian pula halnya pada organisasi pemerintah seperti Biro Humas Setda Provinsi Jawa Tengah, administrasi publik diperlukan bukan hanya untuk mendukung pelaksanaan kegiatan rutin, seperti penyusunan rencana kegiatan dan rencana kerja organisasi, pelaporan, evaluasi, pengadaan barang dan jasa, ataupun dalam hal .pembagian tugas dalam struktur organisasi. Namun,
18
implementasi administrasi dapat diterapkan untuk mengkaji kebijakan, memiliih dan menetukan strategi serta langkah kebihjakan pemerintah daerah yang akan disosialisasikan melalui naskah sambutan, makalah dan materi pemimpin daerah.
Selain itu, implementasi administrasi juga diperlukan dalam hal pengorganisasi yang meliputi pembagian tugas, koordinasi dan kerjasama antar staf dan sub bag dalam menyelenggarakan kegiatan organisasi.
Sedangkan kajian manajemen strategik dalam ilmu administrasi sangat diperlukan untuk menentukan konsep visual, tema dan bentuk publikasi, baik pada media luar ruang, spot, blow up ataupun penyelenggaraan dialog interaktif agar kebijakan pemerintah dapat diterima oleh masyarakat Jawa Tengah secara luas.
Oleh sebab itu, meningkatkan pemahaman ilmu administrasi bagi SDM pada Biro humas bukan hanya bermanfaat secara pribadi tetapi juga dapat mendukung kelancaran dan penyelenggaraan organisasi agar lebih baik.
--oo0oo--
19
CATATAN :
*1 Untuk melihat lebih lanjut mengenai Learning Organization dapat dibaca pada Nugroho.
2009. Teori Organisasi, LAN. Jakarta
*2 Pemerintah telah mengeluarkan aturan mengenai pemberian ijin belajar dan tugas belajar PNS sesuai dengan Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor SE/18/M.PAN/5/2004
*3 Pengertian dan definisi ilmu administrasi secara umum dapat dilihat pada portal online id.m.wikipedia.com
*4 Berbagai definisi dan pendapat para ahli mengenai teori dan ilmu administrasi dapat dilihat melalui situs www.carapedia.com
*5 Membahas tentang paradigma birokrasi dan reformasi birokrasi yang terjadi di Indonesia terpapar dengan bagus pada buku Mifftah Thoha. Birokrasi Pemerintah Indonesia di Era Reformasi. 2008. Jakarta: Kencana
*6 Teori – teori tentang desentralisasi dan otonomi daerah beserta segala paradigma dan pendekatannya dapat dibaca di journal-journal terbitan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI), antara lain Haris, Syamsudin, 2005. Desentralisasi dan Otonomi Daerah, LIPI Pers Jakarta dan Hidayat, Syarif dan Bhenyamin Hoesein. 2002. Desentralization dan Otonomi Daerah : Perspektif Teoritis dan Perbandingan. Pusat Penelitian Politik Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. Jakarta
*7 Mempelajari konsep seputar pelayanan publik, ruang lingkup dan contoh-contoh bentuk layanan serta standardisasi pelayanan publik, dapat dibaca pada buku Nogi S
Tangkilisan, Hessel. 2005. Manajemen Publik. Grasindo. Jakarta
*8 Untuk mengetahui hal yang berkaitan dengan teori komunikasi, hubungan masyarakat secara umum dapat dilihat pada buku Djuarsa Senjaya, Sasa. 2000. Pengantar Ilmu Komunikasi. Universitas Terbuka. Jakarta
*9 Sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang benar, maka setiap kata, termasuk
“publikasi” dapat dicari artinya pada Kamus Besar Bahasa Indonesia
*10 Peraturan Daerah Nomor 5 Tahun 2008 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Tengah berisi mengenai struktur organisasi di lingkungan Setda Provinsi Jawa Tengah, salah satunya adalah Biro Humas yang terdiri dari 3 bagian dan 9 sub bagian.
*11 Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 59 Tahun 2008 Tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah berisi tentang penjabaran tugas pokok dan fungsi semua sektor yang ada di Setda Prov. Jateng, termasuk Biro Humas dan sub bagian - sub bagian yang ada didalamnya.
