Definisi Internal Control & Internal Audit
Internal Control Internal Audit
Suatu kontrol system yang dirancang
didalam suatu rangkaian proses transksasi dan dikoordinasikan untuk mencapai tujuan perusahaan, meliputi struktur organisasi, SOP/MI, job des, budget, jenjang approval, peraturan perusahaan dll.
Bagian (orang) yang melakukan
pemeriksaan atas bukti-bukti tranksasi, yang mana bagian ini adalah independen dan
kompeten untuk menentukan tingkat kesesuaian antara pelaksanaan dengan
kriteria yang telah ditetapkan. Sebagai suatu dasar untuk memberikan
bantuan/rekomendasi yang konstruktif dan prospektif kepada manajemen
Tujuan:
Menjaga harta kekayaan perusahaan
Akurasi data akuntansi
Efektifitas dan efisiensi kegiatan operasional
Kepatuhan terhadap kebijakan manajemen
Tujuan:
1. Mereview kepatuhan pelaksanaan SOP dan segala kebijakan perusahaan,
2. Mereview pelaksanaan internal kontrol, 3. Meyakinkan pihak yg berkepentingan (Stake holder) bahwa perusahaan dalam kondisi yang baik.
JENIS-JENIS AUDIT
AUDIT INTERNAL AUDIT EKSTERNAL
Internal Audit Adira
BDI
Team audit HR (dari Divisi HRD)
Audit dari kantor akuntan publik - KPMG
Audit Pajak
Audit Bank Indonesia
Audit PPATK
Masing-masing team audit tersebut mempunyai spesifikasi dan tujuan yang berbeda, namun cara kerja hampir sama.
STRUKTUR ORGANISASI
President Director
Internal audit Div. Head
Reguler Audit Dept. Head
Reguler Audit Sect. Head
Reguler Audit Staff
QA & Dev.
Audit Dept.
Head
QA & Dev.
Audit Sect.Head
QA & Audit Staff
MIS & Desk Audit Sect.
Head
MIS & Desk Audit Staff
Internal Audit Support Staff
Investigation Dept. Head
Investigation Sect. Head
Investigation Staff
Per 1 Maret 2012
Jabatan Nama Internal Audit Div. Head Ingrid Sri Komala Dewi
Reguler Audit Dept. Head Tongam Tovendi Sihite; Dani Rachman; Rilly Asril
QA & Dev. Audit Dept. Head -
Investigation Dept. Head Tutuk Andiartika
Reguler Audit Sect Head Erik Oktario; Kries Prihantoro; Eka Ratnawati MIS & Desk Audit Sect. Head Supriyadi
Investigation Sect. Head -
NAMA & JABATAN
FOKUS KERJA AUDIT
Memeriksa dan atau menganalisa:
efektifitas dan efisiensi penerapanan kebijakan perusahaan,
efektifitas dan efisiensi proses kerja/operasional dicabang,
sumber penyebab tidak tercapainya strategy objective perusahaan,
kepatuhan terhadap SOP dan menganalisa sumber penyebab terhadap penyimpangan yang terjadi (compliance).
INTERNAL AUDIT CHARTER
Memberikan keyakinan yang independen dan
obyektif serta memberikan jasa konsultasi kepada Dewan Komisaris dan manajemen untuk
meningkatkan nilai dan memperbaiki operasional perusahaan, dengan cara mengevaluasi dan
meningkatkan efektivitas manajemen risiko, pengendalian internal dan proses tata kelola perusahaan.
MISI INTERNAL AUDIT:
1. Mengidentifikasi dan mengevaluasi risiko signifikan dan memberikan kontribusi terhadap pengelolaan risiko dan system pengendalian intern, 2. Memelihara pengendalian intern yang efektif dengan cara mengevaluasi
kecukupan, efisiensi dan efektivitas pengendalian tersebut,
3. Menilai dan memberikan rekomendasi yang sesuai untuk meningkatkan proses governance (proses tata kelola),
4. Membantu memperbaiki dan memperkuat lingkungan pengendalian di Adira Finance untuk mencegah terjadinya fraud,
5. Memberikan pandangan yang independent kepada Dewan Komisaris dan manajemen terhadap kecukupan pengendalian internal dan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur,
6. Menyediakan jasa konsultasi yang memberikan nilai tambah dan memperbaiki kegiatan operasional perusahaan
INTERNAL AUDIT CHARTER
FUNGSI/PERAN INTERNAL AUDIT:
Ruang Lingkup:
• Mencakup seluruh kegiatan operasional perusahaan, menilai apakah manajemen risiko, control dan tata kelola dari organisasi yang didesain dan dilakukan oleh manajemen adalah memadai dan berfungsi dengan baik.
Kewenangan:
1. Akses yang tidak terbatas ke semua fungsi, pencatatan, kekayaan dan personel.
2. Memiliki akses yang penuh dan bebas ke Dewan Komisaris melalui Komite Audit 3. Mengalokasikan sumber daya, frekuensi, memilih subyek, menentukan ruang
lingkup pekerjaan, dan menerapkan teknik yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan audit
4. Mendapatkan bantuan personel yang dibutuhkan dari unit-unit organisasi dimana mereka melaksanakan audit
5. Melakukan koordinasi kegiatannya dengan auditor eksternal 6. Tidak berwenang untuk melakukan kegiatan operasional
7. Tidak berwewenang menginisiasi dan menyetujui transaksi akunting.
INTERNAL AUDIT CHARTER
FLOW
PROSES AUDIT
1
Persiapan Pelaksanaan Internal Audit
2
Pemberitahuan kunjungan Team
Internal Audit kepada Auditee
3
Opening Meeting dengan Auditee
4
Pelaksanaan Internal Audit
5
Closing Meeting dengan Auditee
6
Auditee melengkapi tanggapan dan langkah perbaikan
7a
Pembahasan Rekomendasi
Sanksi
7b
Finalisasi Rekomendasi
Sanksi
7c
Mendistribusikan Rekomendasi
Sanksi Final kepada masing- masing Auditee
10
Pelaporan kepada Manajemen
9
Update progress pelaksanaan langkah perbaikan
8
Penerbitan dan pendistribusian
Internal Audit Report
Final
Keterangan lebih jelas dapat dibaca pada MI-002/PRD/AUDIT/VI/2012.
METODE KERJA REGULER AUDIT
Risk Based Audit,
Sistem sidak,
Opening dan closing meeting,
Memo Konfirmasi,
LHP dan Executif Summary,
Follow up langkah perbaikan,
Rekomendasi sanksi,
Laporan rutin hasil audit kepada manajemen.
RATING AUDIT
Kontrol telah dirancang secara memadai dan dapat mengantisipasi resiko-resiko utama yang ada, serta diimplementasikan secara efektif untuk memberikan jaminan bahwa tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai
Keterangan
Kontrol telah dirancang secara memadai untuk mengantisipasi resiko-resiko utama yang ada, tetapi masih terdapat beberapa kontrol yang terlewatkan, yang apabila tidak segera diperbaiki akan menimbulkan kerugian
Kontrol tidak memadai dan tidak beroperasi secara efektif khususnya pada proses-proses utama dan beresiko tinggi
Acceptable (Baik) Controls are appropriately designed and adequate to address key risks and are operating effectively.
Rating Category Description
Unsatisfactory (Kurang)
Either controls are inadequate and/or not operating effectively in key processes and the resultant risk is high.
Need Improvement (Cukup)
Controls are appropriately designed to address key risks but there are some controls lapses which if not corrected could cause losses.
MEKANISME KERJA DEPT. INVESTIGASI
Fungsi dan Peran:
Peranan Departemen Investigasi dalam perusahaan adalah untuk melakukan Investigasi khusus terhadap aktifitas/transaksi dalam unit bisnis karena adanya indikasi tindak kecurangan (fraud) atas dasar permintaan (request) sesuai MI 001/PRD/AUDIT/IV/2012 perihal
“Meknisme Kerja Team Investigasi”.
Memberikan kajian penanganan atas setiap kasus Fraud yang dilaporkan (ke AFM) – sesuai MI 001/RIM/PRM/IX/2012 perihal “Mekanisme Pelaporan dan Penanganan Kerugian Operasional (Kejadian Fraud)”).
Sumber Permintaan/Request:
Kadiv/Wakadiv/Kawil/Wakawil,
Whistle Blower,
Reguler Internal Audit,
Quality Process Control,
Unit bisnis (hasil kajia.n)
MEKANISME KERJA DEPT. INVESTIGASI
Global Process Dept. Investigasi
Request
Analisa &
hipotesa kasus Inv
Field Investigation
Meeting Koordinasi
Reporting
Monitoring Tindak lanjut
Request Owner
Dept. AFM
Dept. HRR
Dept. Legal Operation
AFM
Dept.
HRR/LO
Whistle Blower
Whistle blower/surat kaleng & Red Notice QPC:
Dept. AFM menganalisa setiap pengaduan kasus fraud (request/whistle blower/surat kaleng) dan menunjuk tim yang akan menangani .
Dari laporan tim QPC jika ada hal yang perlu ditindak lanjut ke proses legal (litigasi) dan masih diperlukan bukti- bukti pendukung maka Dept. AFM & Dept. LO akan berkoordinasi dengan Dept Investigasi.
Reguest by email dari Kawill/Wakawil dan
Kadiv/Wakadiv langsung kepada tim Investigasi terkait tentang suatu penyimpangan prosedur atau item yang perlu diinvestigasi, dengan menyebutkan secara spesifik jumlah indikasi penyimpangan yang teridentifikasi,
kronologis kejadian serta dokumen-dokumen pendukung sebagai bukti telah dilakukan penelusuran awal oleh wilayah/area/cabang terkait.
Analisa & Hipotesa awal:
a. Analisa 5W + 1H;
b. Potential Loss;
c. Dampak bagi perusahaan (exl. Kerugian materi);
d. Legal Aspek;
e. Urgensi.
Dalam membuat analisa kasus Investigasi melibatkan tim legal untuk memberikan masukan dari sisi legal aspek.
Hasil analisa dituangkan dalam Form Analisa Kasus Investigasi dan diisi rekomendasi penanganan oleh tim Investigasi (tanda tangan SH dan Kadep Investigasi)
Kunjungan ke lapangan dengan Surat Tugas :
Visit nasabah (kertas kerja berupa Data Base Kunjungan);
Collect dokumen-dokumen pendukung;
BAPK PIC yang terindikasi terkait kasus.
Proses Review SH dan Kadep Investigasi ke lapangan.
Meeting koordinasi dengan Legal, HRR dan div.
terkait:
Memastikan pelanggaran dari sisi Legal;
Memastikan pelangaran peraturan perusahaan (PP);
Memastikan pelanggaran terhadap prosedur dan ketentuan perusahaan ;
Report Investigasi ditujukan kepada:
Request Owner;
Dept. AFM;
Dept. HRR;
Dept. Legal Operation.
Monitoring penyelesain Kasus:
Dept. HRR;
Dept. Legal Operation.
Global Process Dept. Investigasi
