BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Ayam Taliwang Khas Eyang merupakan industri manufaktur yang bergerak dibidang makanan.
Produk makanan yang dihasilkan adalah masakan ayam taliwang khas Lombok dengan perpaduan citarasa masakan Lombok dengan resep masakan Jawa. Penyajian produk makanan menggunakan konsep frozen food. Frozen food adalah makanan setengah jadi yang dikemas dengan kemasan vakum lalu dibekukan, namun bisa diolah kembali dengan cara dipanaskan. Ayam Taliwang Khas Eyang memiliki varian rasa yaitu; (1) Manis Madu; (2) Manis Pedas dan (3) Super Pedas. Ayam Taliwang Khas Eyang hanya melayani penjualan barang secara tunai. Ayam Taliwang Khas Eyang ini melakukan penjualan via online dan didistribusikan di supermarket-supermarket besar yang mempunyai kualitas chiller yang baik.
Proses produksi dan pembelian bahan baku tidak berdasarkan pesanan, namun untuk memenuhi stok persediaan. Proses produksi dibagi menjadi 2, yaitu; (1) Pembuatan Bumbu dan (2) Pengolahan Ayam. Proses produksi pembuatan bumbu langsung dilakukan agar tidak mengurangi kualitas rasa pedas dari cabai itu sendiri. Sedangkan proses produksi pengolahan ayam dilakukan ketika daging ayam yang dipesan sudah sampai di bagian produksi. Stok minimal persediaan produk yang ada digudang adalah 30 piece. Sedangkan untuk daging ayam mentah ada 5 ekor per ukuran besar atau kecilnya daging ayam. Selama ini pada saat proses perencanaan produksi sering terjadi kesalahan. Perencanaan produksi tiap bulannya tidak dijadwalkan dengan baik, namun perencanaan produksi mengikuti stok produk didalam gudang, sehingga terkadang stok produk digudang tidak mencukupi permintaan yang ada. Maka diperlukan adanya penanganan mengenai penjadwalan produksi.
Persediaan bahan baku yang ada di Ayam Taliwang Khas Eyang ini sempat mengalami beberapa masalah diantaranya jika daging ayam mentah datang dan tidak langsung diproduksi atau mengalami proses penyimpanan yang terlalu lama akan mengurangi kualitas daging. Hal ini diatasi dengan setiap bahan datang langsung diproses secepat mungkin agar kualitas produk yang
ayam yang nantinya berpengaruh pada proses produksi dan biaya penyimpanan. Selama ini belum ada pencatatan bahan baku rusak ataupun dibuang di usaha Ayam Taliwang Khas Eyang ini yang menyebabkan tidak terlacak pembuangan bahan akibat perubahan status persediaan.
Proses pemesanan untuk restock bahan baku dilakukan via online melalui aplikasi chatting whatsapp. Dokumen yang dihasilkan melalui proses pemesanan kurang tertata rapi. Untuk pemesanan daging ayam mentah dilakukan 2 hari sebelum proses produksi berlangsung.
Sedangkan untuk pembelian cabai bisa dilakukan via online maupun mencari sendiri ke pasar.
Transaksi pembayaran pembelian maupun penjualan terjadi 90% via transfer, mengakibatkan pencatatan transaksi yang terjadi kurang tercatat dengan baik. Proses pencatatan yang dilakukan masih menggunakan excel.
Saat ini sudah banyak industri manufaktur yang memakai sistem Material Requirement Planning (MRP). Sistem MRP merupakan sistem yang menangani kegiatan-kegiatan industri manufaktur.
Sistem MRP ini pertama kali dikembangkan pada tahun 1940-1950an [1]. Sistem MRP bertujuan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan dengan menentukan tingkat produksi dan menjadwalkan produksi. Sistem ini meliputi perencanaan dan penjadwalan kebutuhan material perusahaan serta menentukan jumlah pengadaan bahan dengan mempertimbangkan biaya-biaya yang timbul akibat persediaan. Penerapan sistem MRP memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan salah satunya membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan dalam menentukan kapan untuk produksi dan berapa jumlah yang efisien untuk diproduksi dengan mempertimbangkan total biaya yang dikeluarkan.
Berdasarkan uraian pada paragraf sebelumnya, dapat disimpulkan usaha Ayam Taliwang Khas Eyang ini membutuhkan sistem yang dapat menangani permasalahan di bagian pengadaan bahan dan jadwal produksi. Dari permasalahan diatas maka dibuatlah “Aplikasi Pengadaan Persediaan Bahan Baku Cepat Basi dengan pendekatan Material Requirement Planning (MRP)”. Diharapkan aplikasi ini dapat menangani penjadwalan produksi, mengelola gudang dari bahan cepat basi serta dapat membantu dalam pencatatan kegiatan akuntansi agar dapat melihat posisi keuangan di usaha Ayam Taliwang Khas Eyang.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan penjelasan latar belakang, dapat disimpulkan beberapa rumusan masalah sebagai berikut.
a. Bagaimana menentukan jumlah bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi dan waktu untuk restock bahan baku beserta dokumen pemesanan (PO)?
b. Bagaimana cara mengetahui status persediaan dan membuat pencatatan terhadap bahan baku yang sudah basi?
c. Bagaimana menghasilkan catatan akuntansi berupa jurnal umum dan buku besar dari transaksi pemesanan dan persediaan?
d. Bagaimana menyajikan laporan persediaan yang dapat dimengerti serta informative kepada penggunai?
1.3 Tujuan
Adapun tujuan yang ingin dicapai dari pembuatan aplikasi dalam proyek akhir ini adalah sebagai berikut.
a. Menghasilkan Informasi jumlah bahan baku yang harus dibeli di setiap periode dan jadwal pemesanan beserta dokumen pemesanan (Purchase Order).
b. Mengetahui status persediaan bahan baku dan menghasilkan jurnal untuk bahan baku yang sudah basi.
c. Dapat menampilkan jurnal umum dan buku besar atas transaksi pemesanan dan persediaan bahan baku
d. Dapat menyajikan laporan persediaan bahan dan produk yang informatif.
1.4 Batasan Masalah
Proyek akhir ini dibuat dengan tidak melampaui batasan masalah yang sudah diberikan. Berikut batasan masalah yang ada di proyek akhir ini.
a. Semua bahan baku yang dipesan diasumsikan diterima.
b. Periode yang digunakan adalah per bulan untuk jadwal produksi.
c. Periode yang digunakan adalah per bulan untuk jurnal dan buku besar beserta laporan
e. Tidak menangani piutang dan hutang.
f. Tidak menangani retur bahan baku cacat/rusak/kadaluarsa.
g. Metode pengujian pada aplikasi ini menggunakan black box testing.
h. Target Produksi atau perencanaan produksi tidak bisa di tambah ketika bahan sudah dihitung dan masuk pada tabel MRP.
i. Perencanaan produksi diambil dari lead time bahan paling lama.
1.5 Metode Pengerjaan
Metode dalam pengerjaan proyek akhir ini menggunakan metode Software Development Life Cycle (SDLC). System Development Life Cycle (SDLC) adalah salah satu pendekatan untuk mengembangkan sistem yang sedang berjalan atau sedang digunakan oleh organisasi dan akan terus dikembangkan untuk memperbaiki kekurangan-kekurangan pada sistem tersebut. SDLC adalah sebuah proses logika yang digunakan oleh seorang System Analyst untuk mengembangkan sebuah sistem informasi di suatu organisasi melalui analisis, desain, implementasi dan pemeliharaan. Untuk pembuatan aplikasi pada proyek akhir ini menggunakan model Rapid Application Development (RAD). RAD adalah permodelan yang ditujukan untuk menyediakan pengembangan yang jauh lebih cepat daripada permodelan lainnya. Dengan menggunakan permodelan RAD ini dapat menyelesaikan pengembangan sistem dalam periode waktu kira-kira 60-90 hari [2].
Gambar 1- 1
Metode Rapid Aplication Development Sumber dari : Buku Software Engineering
Berikut tahapan-tahapan yang ada pada permodelan RAD.
1. Analysis and quick design
Analysis and quick design adalah tahap pembuatan proses bisnis yang ada di perusahaan. Untuk mengetahui proses bisnis yang ada diperusahaan dilakukan kegiatan berupa pengumpulan data
melalui observasi, wawancara serta studi literatur. Pada kegiatan pengumpulan data dilakukan observasi terhadap proses bisnis usaha Ayam Taliwang Khas Eyang langsung dirumah produksi selama 30 menit. Kemudian dilakukan kegiatan wawancara secara lisan dengan teknik pertanyaan terstruktur dan tidak terstruktur. Terakhir melakukan kegiatan studi literatur dengan cara mencari informasi yang berkaitan dalam pembuatan proyek akhir ini melalui sumber buku dan proyek akhir sebelumnya.
2. Build, Demonstrate, refine
Build, Demonstrate, refine adalah tahapan dimana sudah memulai pembuatan aplikasi dan di demonstrasikan jika ada kekurangan diperbaiki kembali. Sehingga pada saat tahapan testing akan sedikit menemukan kesalahan yang terjadi pada aplikasi. Dalam pembuatan aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman Hypertext Prepocessor(PHP) dengan framework Code Igniter(CI). Untuk pengolahan data menggunakan Database manajemen system yaitu SQL dengan Aplikasi MySQL. Setelah beberapa fungsionalitas aplikasi jadi akan langsung di demonstrasikan jika terjadi kesalahan akan diperbaiki.
3. Testing
Testing adalah tahapan untuk pengujian perangkat lunak. Pada proyek akhir ini akan menggunakan metode Black Box Testing (BBT) dan User Acceptance Test (UAT). Metode BBT hanya berfokus pada pengujian fungsionalitas yang dimiliki oleh perangkat lunak tanpa melihat kode program. Berbeda dengan UAT, pengujian dilakukan oleh user. Pengujian dilakukan untuk meminimalisir terjadinya kesalahan yang dilakukan oleh program dan memastikan aplikasi yang dibuat sesuai dengan kebutuhan user.
4. Implementation
Implementation adalah tahap terakhir dari model RAD ini. Pada tahap ini aplikasi yang sudah dibuat akan dipakai oleh user. Pada tahap ini developer membantu dalam proses pemakaian dalam bentuk pelatihan pemakaian aplikasi hingga user menggunakan aplikasi dengan lancar.
1.6 Jadwal Pengerjaan
Pengerjaan penelitian yang dilakukan, pada tahun 2018 bersamaan dengan akhir semester ganjil begitu pula pada tahun 2019 bersamaan dengan program magang yang menyebabkan beberapa minggu terjadi vakum dalam mengerjakan penelitian. Waktu pengerjaan penelitian disesuaikan dengan keadaan, namun waktu yang pasti dari pengerjaan penelitian adalah hari-hari efektif dalam satu minggu yaitu senin – jumat, berikut Jadwal pengerjaan Proyek Akhir ini.
Tabel 1- 1 Jadwal Pengerjaan
Kegiatan
September Oktober November Desember Maret April Mei Juni
2018 2018 2018 2018 2019 2019 2019 2019
2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 3 4
a b c d e
*Keterangan :
a = Analysis and quick design, dilakukan pada bulan September hingga Oktober.
b = Build, Demonstrate, Refine, dilakukan pada pertengahan bulan November sampai awal Desember. Dilanjutkan kembali pertengahan bulan Maret hingga akhir bulan Maret, setelah itu disambung pada akhir bulan April.
c = Testing, dilakukan pada awal bulan Mei.
d = Implementation, dilakukan pada pertengahan bulan Juni sampai akhir bulan Juni e = Documentation, dilakukan pada pertengahan bulan September hingga akhir bulan Juni Background tabel berwarna jingga : dilakukan oleh pengembang aplikasi.
Background tabel berwarna merah : dilakukan oleh user.
