PROPOSAL
PENELITIAN DOSEN PEMULA UNIVERSITAS LAMPUNG
APLIKASI E-ARCHIEVE SEBAGAI PENGELOLAAN MANAJEMEN PENGARSIPAN DIGITAL BERBASIS WEB
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS LAMPUNG 2021
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ... 2
DAFTAR GAMBAR ... 3
DAFTAR TABEL ... 3
ABSTRAK ... 2
BAB I. PENDAHULUAN ... 5
1.1 Latar Belakang ... 5
1.2 Rumusan Masalah ... 6
1.3 Tujuan Penelitian ... 6
1.4 Luaran Penelitian ... 6
1.5 . Urgensi ... 7
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA ... 8
2.1 Arsip ... 8
2.2 Metode Pengembangan Agile ... 9
2.3 Sistem Informasi ... 10
2.4 Roadmap Peneltian ... 11
BAB III. METODE PENELITIAN ... 14
3.1 Waktu dan Tempat ... 14
3.2 Alat dan Bahan Penelitian ... 14
3.2.2 Bahan ... 14
3.3 Prosedur ... 14
3.3.1 Analisis Kebutuhan... 14
3.2.1 Metode penelitian ... 15
BAB 4. BIAYA DAN JADWAL PENELITIAN ... 17
4.1 Anggaran Biaya ... 17
4.2 Jadwal Penelitian ... 18
DAFTAR PUSTAKA ... 18
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Siklus Metode pengembangan Agile ... 10
Gambar 2. Alur Informasi pada Sistem Informasi Manajemen ... 11
Gambar 4. Roadmap Penelitian ... 12
Gambar 5. Uraian Penelitian ... 13
Gambar 6. Fishbone Diagram ... 15
Gambar 7. Diagram Alir Sistem ... 16
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Alat Penelitian 14
Tabel 2. Bahan Penelitian 14
Tabel 3. Anggaran biaya penelitian 17
Tabel 4. Jadwal kegiatan penelitian 18
ABSTRAK
Pada era revolusi industri generasi keempat ini harus dihadapi dengan sumber daya manusia yang berkualitas, kreatif dan berinovasi yang mempunyai daya saing. Dimana saat ini banyak aktivitas manusia tergantikan oleh teknologi digital. Adanya pergeseran tenaga kerja kearah digitalisasi merupakan tantangan yang harus dihadapi manusia. Teknologi yang berkembang saat ini sudah semakin jauh dan tinggi dapat dilihat dari berbagai aspek kehidupan manusia telah banyak memberi pengaruh besar. Penggunaan teknologi oleh manusia diawali dengan perubahan alat-alat yang rumit menjadi alat-alat sederhana terutama pada pengelolaan manjamen arsip. Arsip elektronik atau dikelola secara digitalisasi memiliki peranan pentin dalam sistem administrasi sebagai alat bukti sah yang telah ditetapkan Undang-undang. Sejalan dengan hal ini, dalam upaya mendukung upaya Go-Green, dimana mengubah gaya hidup menjadi lebih eco-friendly atau ramah lingkungan arsip digital atau elektronik menjadi solusi yang tepat dengan mengurangi atau menghemat penggunaan kertas. Penelitian ini menekan pengelolaan manajemen kearsipan pada program studi teknik informatika yang sebelumnya masih dilakukan secara konvensional dan akan diwujudkan dalam bentuk digitalisasi.
Penelitian ini merupakan merupakan penelitian dasar dalam perancangan sebuah aplikasi dengan menerapkan metode pengembangan sistem agile development program serta implementasi sistem informasi pada output penelitian ini. Aplikasi yang akan dirancang saat ini diharapkan dapat mengarsipan seluruh berkas yang terdapat dalam administrasi pada sebuah aplikasi yang nantinya dapat diakses melalui web browser. Sesuai dengan kebutuhan dan urgensi, aplikasi ini direncanakan dapat diimplementasi pada Program Studi Teknik Informatika sebagai langkah mendukung smart campus. Hasil penelitian ini nantinya akan dipublikasikan dalam bentuk artikel ilmiah dan atau prosiding serta dipresentasikan dalam pertemuan ilmiah yang diselenggarakan oleh LPPM Unila.
.
Kata Kunci : go green, eco friendly, arsip, agile development program
BAB I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Internet adalah suatu jaringan komunikasi yang menghubungkan satu media elektonik dengan media yang lainnya. Dengan adanya internet memudahkan aktivitas manusia baik dalam komunikasi maupun memperoleh informasi. Penggunaan internet saat ini pun juga mengalami kenaikan yang signifikan, hal ini tidak terlepas dari kebiasaan baru masyarakat yang lebih banuak berinteraksi secara virtual. Penggunaan internet yang terus bertumbuh ini juga berpengaruh pada kreatifitas manusia untuk menciptakan aplikasi-aplikasi yang menunjang aktifitasnya terutama sejak situasi pandemi Covid-19 serta sejalan dengan kebijakan Pemerintah untuk menjaga jarak dan interaksi, sehingga memunculkan gaya baru dengan bekerja dari rumah yang mengharuskan pekerja utnuk merubah gaya bekerjanya. Pekerjaan yang biasanya dilakukan secara luring saat ini beralih menjadi daring. Penggunaan berbagai perangkat teknologi informasi dan aplikasi komunikasi jarak jauh menjadi sangat meningkat. Alasan inilah yang menjadikan keberadaan arsip digital menjadi sangat penting disituasi saat ini.
Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan kantor karena arsip merupakan pusat ingatan untuk setiap kegiatan dalam kantor. Dalam praktik pengelolaan arsip berbasis kertas, banyak permasalahan yang dihadapi, sehingga memberikan ruang pada media elektronik sebagai alternatif dalam pengelolaan arsip. Dalam terminologi kearsipan, media elektronik dikelompokan sebagai arsip media baru. Salah satu bentuk penyimpanan arsip media baru adalah media digital. Media digital biasanya memerlukan alat bantu berupa komputer, karena tidak dapat dibaca secara langsung. Arsip yang disimpan dalam bentuk digital dapat berupa gambar, suara, video, tulisan atau lainnya yang dapat dijadikan sebuah data dalam bentuk biner (binary), dapat diolah dalam program komputer dan disimpan dalam media penyimpanan data digital. Hal ini juga juga mendukung kegiatan penyelamatan bumi yang dikenal dengan istilah Go green, dimana mencanangkan penghematan kertas (paper less) dan beralih menggunakan arsip digital(Tajrin, 2018),(Machsun 2016) .
Untuk itu dirancang sebuat aplikasi yang mampu mengelola seluruh bentuk kearsipan yang terdapat pada perkantoran terutama dokumen, surat menyurat dan berkas administrasi lainnya. Perancangan Aplikasi ini menggunakan siklus pengembangan metode agile dimulai dari perencanaan, desain, pengembangan, pengujian serta release. Harapannya
sistem ini dapat mengefisiensikan penggunaan kertas dan ruangan, serta memudahkan pengelolaan kearsipan.
1.2 Rumusan Masalah
Arsip merupakan dokumen yang dibuat, diterima, dan disimpan sebagai bukti dan informasi oleh sebuah badan, organisasi atau orang untuk memenuhi kewajiban huku ata dalam transaksi bisnis. Saat ini banyak pengelolaan arsip masih dilakukan secara konvensional sehingga memerlukan ruang yang cukup untuk menempatkan setiap arsip.
Pengelolaan secara konvesional ini dirasa masih belum efektif dan kemungkikan arsip tersebut hilang dan rusak pun cukup tinggi hal ini membuat penulis perlu merancang sistem yang dapat mengelola arsip secara digitaldan dapat diakses dimana saja sehingga menjadi lebih efektif dan efisien. Permasalahannya adalah bagaimana membangun dan mengimplementasikan sebuah sistem informasi e-archieve sebagai pengelolaan manajeman kearsipan digital berbasis web?
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah yang telah disebutkan diatas, maka tujuan dari penelitian ini sebagai berikut:
1. Menentukan konsep pengolahan sistem kearsipan digital
2. Menetukan data dan informasi yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip digital 3. Merancang sebuah sistem menggunakan metode pengembangan agile
4. Merancang sistem informasi e-archieve yang dapat memudahkan dalam pengelolaan berkas, surat menyurat dan dokumen adminstrasi lainnya.
5. Mengintegrasi seluruh proses untuk mendapatkan sebuah sistem informasi e-archieve yang dinamis, efisien dan user friendly.
6. Memanfaatkan e archieve sebagai wujud terciptanya tata kelola arsip yang baik.
7. Menganalisis tingkat keberhasilan aplikasi e-archieve.
1.4 Luaran Penelitian
Target luaran (output) dari penelitian ini adalah:
1. Laporan akhir Penelitian 2. Laporan penggunaan anggaran
3. Seminar Nasional (SINTA) dan/atau Jurnal Nasional Teknosi 4. Presentasi dalam pertemuan ilmiah oleh LPPM
1.5 . Urgensi
Di era Revolusi Industri 4.0, Manusia telah dimanjakan dengan teknologi yang sangat canggih, sehingga pekerjaan dan aktifitas manusia lebih cepat dan efisien. Hal ini membuat manusia pun menjadi ketergantungan dengan teknologi dan gagdet. Dengan hanya mengandalkan sebuah smartphone ataupun laptop manusia dapat menemukan apa yang dicari. Sejalan dengan situasi saat ini menjadikan teknologi sebagai alat komunikasi dan media penyimpanan terutama untuk aktifitas perkantoran. Penelitian ini sebagai dasar pengembangan sebuah aplikasi yang akan dipergunakan dalam pengelolaan manajemen kearsipan secara digital. Penelitian ini merupakan implementasi dari sistem informasi yang dikembangkan melalui metode pengembangan agile yang akan digunakan selama proses perancangan, testing dan rilis. Dengan adanya penelitian ini diharapkan dapat kemudian dikembangkan sebagai aplikasi mobile dan penambahan fitur fitur lainnya sehingga memudahkan para pekerja terutama perkantoran dalam mengelola manajemen kearsipan secara lebih efisien dan efektif.
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Arsip
Arsip merupakan dokumen yang dibuat, diterima, dan disimpan sebagai bukti dan informasi oleh sebuah badan, organisasi, atau orang, untuk memenuhi kewajiban hukum atau dalam transaksi bisnis. Sedangkan arsip elektronik diambil dari istilah Electronic Archive (e-archive) yang berarti sistem pengumpulan dan penyimpanan informasi dalam bentuk dokumen elektronik yang mempunyai tujuan supaya mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai kembali. Kedudukan arsip digital dapat dilihat dalam dua perspektif, yaitu (1) dalam perspektif media penyimpanan arsip, dan (2) dalam persepektif proses kegiatan pengelolaan arsip. Dalam persepektif media penyimpanan arsip, kedudukan arsip digital termasuk dalam kelompok arsip media baru, yaitu arsip yang isi informasi dan bentuk fisiknya direkam dalam media magnetik menggunakan perangkat elektronik atau dalam bentuk media citra bergerak, gambar statik dan rekaman suara yang diciptakan dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi, maupun perorangan. Kegiatan pengelolaan arsip digital setidaknya meliputi dua hal, yaitu: (1) penyimpanan arsip dan (2) penemuan kembali arsip. Kegiatan penyimpanan arsip digital merupakan kegiatan pengelolaan arsip yang dimulai dari kegiatan alih media arsip sampai pada penataan arsip dalam media baru(Fajar dkk, 2019).
Arsip elektronik diakui sebagai alat bukti hukum yang sah, sejak diberlakukannya Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
Dalam pasal 5 ayat (1) disebutkan “Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah”, selanjutnya pasal 5 ayat (2) “Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetakannya sebagaimana dimaksud pada pasal 5 ayat (1) merupakan perluasan dan alat bukti yang sah sesuai dengan hukum acara yang berlaku di Indonesia”. Dengan berlakunya undang-undang tentang Informasi dan Transaksi Elektronik tersebut maka arsip elektronik harus diperhatikan dan dikelola dengan baik dalam kegiatan administrasi setiap instansi baik instansi pemerintah maupun swasta, sehingga produk administrasi berupa arsip elektronik dapat dipertanggung jawabkan keberadaannya dan dapat memperlancar sistem administrasi sebuah instansi (Pemerintah Indonesia, 2008), (Sambas dkk, 2016).
2.2 Metode Pengembangan Agile
Software Development adalah salah satu tipe proyek teknologi informasi yang berfokus pada penciptaan atau pengembangan perangkat lunak. Salah satu metode software development adalah Metode Pengembangan Agile. Metode Pengembangan Agile adalah kumpulan metode pengembangan perangkat lunak berdasarkan pengembangan iterative dan incremental dimana syarat dan solusi berubah melalui kolaborasi antara self organizing dan cross functional tim. Ini mendorong perencanaan adaptif, pendekatan iterative yang bersifat time-boxed, serta bersifat fleksibel dan cepat merespon perubahan.
Metode pengembangan agile adalah sekelompok metodologi pengembangan perangkat lunak yang didasarkan pada prinsip-prinsip yang sama atau pengembangan sistem jangka pendek yang memerlukan adaptasi cepat dari pengembang terhadap perubahan dalam bentuk apapun. Agile memiliki pengertian bersifat cepat, ringan, bebas bergerak, dan waspada. Sehingga saat membuat perangkat lunak dengan menggunakan agile diperlukan inovasi dan responsibiliti yang baik antara tim pengembang dan klien agar kualitas dari perangkat lunak yang dihasilkan bagus dan kelincahan dari tim seimbang.
Metode Pengembangan Agile sangat membantu para pengembang perangkat lunak dalam melakukan penyerahan produk secara tepat waktu dari suatu tahap operasional perangkat lunak yaitu pada bagian analisa dan desain. Gambar 1 merupakan gambaran siklus hidup metode pengembangan agile yang terdiri atas 6 proses diawali dengan perencanaan kemudian dilakukan perancangan program dengan membuat mock up sistem yang akan dibangun. Selanjutnya dimulai pengembangan sistem sesuai dengan mock up yang telah dirancang. Sistem yang telah dikembangkan sebelum dilakukan perilisan harus melalui tahap pengujian yang akan diuji oleh orang orang yang sesuai bidangnya. Setelah dianggap lolos uji sistem siap untuk dirilis dan menunggu feedback dari pengguna terkait sistem tersebut (Al-Zewairi, Biltawi, Etaiwi, & Shaout , 2017).
Gambar 1. Siklus Metode pengembangan Agile 2.3 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia,komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran. Sebuah informasi berasal dari data yang kemudian diproses menjadi sebuah informasi. Dahulu informasi dicatat kemudian diarsipkan supaya dapat dimudah dicari ketika dibutuhkan dan penyebaran informasi pun dahulu hanya terbatas seperti melalui koran dan selebaran, tetapi karena perkembangan zaman cara tersebut sudah ketinggalan dan muncul lah sebuah hasil pemikiran yang dijadikan sebuah ilmu yang disebut Sistem Informasi Manajemen (SIM). Sistem informasi Manajemen adalah sebuah metode formal untuk menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu bagi manajemen yang diperlukan untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan memungkinkan fungsi – fungsi dari manajemen seperti perencanaan, pngendalian, dan operasional organisasi dapat dilaksanakan secara efektif. Manfaat sistem informasi manajemen ini adalah meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya perantara sistem informasi, menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis, mengembangkan proses perencanaan yang efektif, mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi, menetapkan investasi yang akan diarahakan pada sistem informasi. mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru. Keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi yang dibutuhkan sehingga diperlukan suatu klasifikasi alur informasi, gambar 2.
Menampilkan alur sebuah informasi dalam sistem informasi Manajemen.
plan
design
develop release
feedback
Gambar 2. Alur Informasi pada Sistem Informasi Manajemen 2.4 Roadmap Peneltian
Sistem Informasi Manajemen diimplementasikan pada sebuah konsep smarthome dengan mengimplementasikan teknologi Internet of Things untuk mengontrol dan memonitoring perangkat elektronik melalui jaringan Internet (Sunaryo, Rusydi, dan Septiana, 2016). Selanjutnya pada tahun 2018 sistem informasi juga diimplementasi untuk melakukan monitoring beban dan kecepatan kendaraan yang dapat diakses melalui web browser (Septiana, 2018). penggunaan Sistem Informasipun semakin berkembang dengan mengimplementasikan pada pelacakan data alumni yang dikenal dengan tracer study pada manajemen informatika IAIN Batusangkar berbasis web pada tahun 2019 (Rahmi, Septiana dkk, 2019). dan saat ini penelitian yang akan dilakukan menggunakan metode pengembangan agile untuk dapat mengelola dokumen dan surat menyurat yang terdapat pada program studi Teknik Informatika.
Objek penelitian adalah berkas, surat menyurat dan dokumen administrasi yang terdapat pada Program Studi Teknik Informatika. Selanjutnya data ini akan diklasifikasi sesuai dengan jenis dokumennya dan dikelola dalam arsip digital yang diberi nama dengan E-Archieve. Harapan selanjutnya penelitian ini dikembangkan menjadi sebuah aplikasi mobile dengan penambahan fitu fitur lainnya seperti penambahan chat, permintaan berkas atau dokumen, keamanan aplikasi yang ditujukan dengan ruang lingkup lebih luas. Adapun harapan penelitian ini dapat diimplementasikan langsung pada Program Studi Teknik Informatika dalam pengelolaan berkas dokumen sehingga menjadi lebih efektif dan efisien. Gambar 4 dan 5 merupakan Roadmap dan uaraian Penelitian sebagai berikut ini :
Gambar 3. Roadmap Penelitian
2016 (Sistem Informasi Manajamen Perangkat Elektronik Berbasis Web) (SIstem Informasi
Manajemen) dipublikasikan pada jurnal
teknosi
2018 (Perancangan dan Implementasi Sistem Monitoring Beban dan Kecepatan Kendaraan Menggunakan Teknologi
Weigh in Motion) (Sistem Monitoring berbasis
web) dipublikasikan pada jurnal
JNTE
2019 (Sistem informasi pelacakan data alumni jurusan manajemen informatika iain batusangkar
berbasis web) (Sistem Informasi) dipublikasikan pada jurnal
SAINTEK
2021 (Aplikasi e-archieve sebagai pengelolaan manajemen pengarsipan
digital berbasis web) (Sistem Informasi
Manajemen)
Gambar 4. Uraian Penelitian
Sistem Informasi
Sistem Informasi Manajemen Perangkat Elektronik (Budi, dkk 2016)
2018 (Perancangan dan Implementasi Sistem Monitoring Beban dan Kecepatan Kendaraan Menggunakan Teknologi Weigh in
Motion)(trisya, 2018)
2019 (Sistem informasi pelacakan data alumni jurusan manajemen informatika iain batusangkar berbasis web)(lidya dkk 2019)
Penelitian menitik beratkan pada
Pengelolaan Manajemen Kearsipan secara digital
Usulan Penelitian
(Aplikasi e-archieve sebagai pengelolaan manajemen pengarsipan digital berbasis web)
Aktifitas
Mendapatkan sebuah strategi mengelola dokumen administrasi dalam sebuah manajemen kerasipan yang dapat diakses secara online dalam
bentuk digital Uraian Penetitian
Sub Aktifitas
• Perencanaan
1. Survey dan pengamatan Lingkungan (identifikasi karakteristik masalah) 2. Pengambilan data administrasi pada Program Studi Teknik Informatika
yang menjadi objek penelitian
3. Analisis Kebutuhan lainnya yang mendukung Penelitian ini
• Perancangan
1. Perancangan Mock Up web
2. Perancangan Alur kerja sistem Menggunakan Metode Agile
• Pengembangan
1. Implementasi sistem berbasis web
• Rilis Sistem e-archieve, Analisis Hasil, penulisan makalah
• Evaluasi, Pelaporan
Indikator Pencapaian
• Analisis Hasil sistem E-archieve
• Dokumen laporan pembuatan sistem
• Publikasi dijurnal nasional dan atau seminar Nasional
LUARAN YANG DIINGINKAN
Sebuah aplikasi berbasis web yang diberi nama Aplikasi e- archieve ynag berfungsi sebagai pengelolaan manajemen
pengarsipan secara digital
BAB III. METODE PENELITIAN 3.1 Waktu dan Tempat
Penelitian ini dilaksanakan selama enam bulan di Laboratorium Teknik Komputer Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Lampung.
3.2 Alat dan Bahan Penelitian 3.2.1 Alat
Alat penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
Tabel 1. Alat Penelitian
No Nama Alat Keterangan
1. Personal Computer
Berfungsi sebagai perancangan dan pemrosesan aplikasi e-archieve
2. Software Browser
Berfungsi untuk output sistem 3. Software PHP Berfungsi untuk Perancangan web 4. Software
Database
Berfungsi untuk tempat menyimpan data 5 Software
Database Server
Berfungsi untuk server database
3.2.2 Bahan
Adapun bahan penelitian yang digunakan pada penelitian ini adalah : Tabel 2. Bahan Penelitian
No Nama bahan Keterangan
1. Data administrasi Teknik
Informatika
Berfungsi sebagai data utama dalam pengolahan manajemen kearsipan ( Dokumen adminstrasi, Surat menyurat, Surat keputusan, berkas berita acara dll)
3.3 Prosedur
3.3.1 Analisis Kebutuhan
Setelah melakukan studi, didapatkan kebutuhan-kebutuhan yang harus disediakan oleh sistem yakni :
a) Pengumpulan data informasi
Pengumpulan data berupa berkas dan administrasi yang terdapat pada Teknik Informatika diantaranya : surat menyurat, surat keputusan, dan data penting lainnya. Kegiatan pada tahap ini dapat berkoordinasi dengan bagian administrasi dan ketua program Studi Teknik Informatika
b) Sistem pengambilan data, tahapan ini membuat list terkait data administrasi apa saja yang berupa dokumen dan file, selanjutnya akan dilakukan sorting data untuk mengklasifikasi setiap jenis dokumen atau surat-menyurat.
3.2.1 Metode penelitian
Gambar 6 merupakan fishbone diagram yang menerangkan Pengelolaan manajemen kearsipan yang terdapat pada Program Studi Teknik Informatika.
Secara detail digambarkan pada fishbone berikut ini :
Gambar 5. Fishbone Diagram
Dari identifikasi penyebab permasalahan dirancanglah sebuah aplikasi E-archieve yang mampu mengelola dokumen admnistrasi pada Program Studi Teknik Informatika. Gambar 7 merupakan diagram alir perancangan sistem.
Gambar 6. Diagram Alir Sistem
Berikut ini merupakan penjelasan dari diagram alir sistem yang akan dirancang dengan menerapkan siklus pengembangan metode agile sebagai berikut :
1. Tahap Perencanaan a) Pengumpulan data
Merupakan langkah awal dalam perancangan sistem ini, dimana data merupakan kunci utama dalam sebuah aplikasi E-Archieve. Dilakukan pengumpulan data dan dokumen serta buku buku terkait. Adapun data-data yang dibutuhkan dalam sistem ini, nantinya akan diklasifikasi serta dikelompokkan menjadi beberapa kategori diantaranya surat menyurat baik surat masuk, surat keluar, surat tugas, dokumen penting seperti SK, berita acara, MOU, serta data data lainnya yang berbentuk berkas.
2. Tahap Perancangan
a) Perancangan Mock Up
Perancangan ini dilakukan untuk menentukan design awal dari web yang akan digunakan dalam sistem ini.
b) Perancangan database
Sistem ini membutuhkan tempat penyimpanan yang cukup besar dan tampilan antarmuka yang menarik dan user friendly. Sehingga dalam sistem ini juga dirancang database.
c) Perancangan aplikasi web
Pada proses akhir merupakan implementasi mockup dalam bahasa pemrograman HTML dan CSS.
3. Tahap Pengembangan
Ini merupakan tahap ketiga dalam membangun sistem ini dimana pada tahap ini perancangan web berupa fornt end diintergrasikan dengan database dan perancangan back end dari sistem ini.
4. Tahap Rilis
Pada tahap ini merupakan tahap sistem telah dibangun dan siap dilakukan pengujian oleh pihak ketiga. Pengujian nya dapat berupa black box atau white box. Serta analisis hasil pengujian, apakah sistem telah sesuai atau belum. Pengujian sistem juga akan langsung dilakukan pada objek penelitian untuk mengetahui apakah Analisa sistem sama dengan kondisi yang ada di dunia nyata.
5. Tahap Feedback
Tahap terakhir ini merupakan hasil dari analisis yang telah dilakukan, dapat berupa revisi program, revisi analisis dan laporan.
BAB IV ANGGARAN BIAYA DAN JADWAL PENELITIAN 4.1 Anggaran Biaya
Besarnya biaya yang dibutuhkan dalam penelitian ini secara keselurahan adalah Rp15.000.000,-. Adapun rincian anggaran biaya penelitian tercantum pada tabel 3 berikut ini.
Tabel 3. Anggaran biaya penelitian
No. Komponen Jumlah
1 Pengadaan alat dan bahan penelitian 7.630.000,00 2 Biaya perjalanan penelitian 4.450.000,00 3 Alat tulis kantor/bahan habis pakai 1.100.000,00 4 Laporan/Diseminasi/Publikasi 1.820.000,00
Total 15.000.000,00
4.2 Jadwal Penelitian
Adapun jadwal penelitian yang akan dilaksanakan dijelaskan pada tabel 4 berikut ini : Tabel 4. Jadwal kegiatan penelitian
No Kegiatan Waktu (Bulan ke -) Indikator kerja 1 2 3 4 5 6
1 Pengambilan data Pengumpulan data dana
informasi terkait tentang arsip berupa dokumen dan berkas administrasi 2 Perancangan metode
pengembangan Agile
Proses alur pembuatan
sistem 3 Perancangan data
base dan web
Diperoleh penyimpanan
informasi dan antarmuka sistem
4 Perancangan aplikasi E-archieve
Terbentuknya aplikasi pengelolaan manajemen kearsipan secara digital 6 Uji kinerja sistem dan
analisis
Hasil uji secara
kuantitatif dari masing- masing sub sistem
7 Publikasi ilmiah Naskah publikasi
8 Pembuatan laporan Laporan penelitian
DAFTAR PUSTAKA
Ali Muhidin, Sambas, Winata, Hendri & Santoso, Budi. 2016. Pengelolaan Arsip Digital.
Jurnal Pendidikan Bisnis & Manajemen. Vol. 2, No. 3
Al-Zewairi, M., Biltawi, M., Etaiwi, W., & Shaout , A. (2017). Agile Software Development Methodologies: Survey of surveys. Journal of Computer and Communications,, 74- 97.
Nyfantoro, Fajar, Adriani Salim, Tamara, & Mirmani, Anom. 2019. Perkembangan Pengelolaan Arsip Elektronik di Indonesia : Tijauan Pustaka Sistematis. Diplomatika:
Jurnal Kearsipan Terapan. Vol. 3 N0. 1 1-15.
Pemerintah Indonesia. 2008. Undang Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Lembaran Negera Republik Indonesia Nomor 4843. Jakarta.
Rahmi, L., Septiana, T., Marlion, FA., Hidayat, R., 2019. Sistem Informasi Pelacakan Data Alumni Jurusan Manajemen Informatika IAIN Batusangkar Berbasis Web.
Saintek:Jurnal Sains dan Teknologi. 11(1), 8-15.
Rifauddin, Machsun. 2016. Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi. Khizanah Al- Hikmah Jurnal ilmu Perpustakaan, Informasi dan Kearsipan, 4(2), 168-178.
Salmin, Tajrin. 2018.Sistem Pengarsipan Arsip Elektronik. Jurnal Pustaka Ilmiah. Vol. 4 No.
2.
Septiana, T., Zaini. 2018. Perancangan dan Implementasi Sistem Monitoring Beban dan Kecepatan Kendaraan Menggunakan Teknology Weigh in Motion. Jurnal Nasional Teknik Elektro. 7(1). 60-68.
Sunaryo, Budi, Rusydi, MI., Manab, A., Luthfi, A., Septiana, T., 2016. Sistem Informasi Manajemen Perangkat Elektronik Berbasis Web. Jurnal Nasional Teknologi dan sistem Informasi. 2(1), 75-82.
