PENGELOLAAN GUDANG & PERSEDIAAN. Pundu Learning Centre

(1)

PENGELOLAAN GUDANG &

PERSEDIAAN

(2)

PERSEDIAAN

Disampaikan pada materi kelas PAMK

Yang dimaksud Persediaan disini adalah Persediaan yang meliputi Pupuk, Pestisida, Suku Cadang, BBM, Bahan dan perlengkapan, pangan, dan obat-obatan untuk kelancaran operasional kebun dan PKS.

MENGAPA PERSEDIAAN PERLU DIKONTROL ...?

1. Lebih dari 70% biaya operasional di lapangan adalah pemakaian bahan / material .

2. Kecukupan atas persediaan sangat mendukung kelancaran

operasional, disisi lain tidak diperkenankan adanya penumpukan persediaan.

3. Persediaan merupakan salah satu aktiva perusahaan yang lancar, sehingga sangat rawan penyimpangan.

(3)

PERSEDIAAN

Yang harus diperhatikan dalam kontrol Persediaan

1. Melakukan stok opname minimal 1(satu) kali dalam sebulan,

lakukan pemeriksaan kesesuaian antara fisik dengan pencatatan dan cara penyimpanan.

2. Setiap penerimaan barang dilakukan sesuai prosedure.

3. Permintaan barang ke gudang wajib menggunakan reservasi / Bon Permintaan Barang.

4. Tidak melakukan penerimaan/pengeluaran barang pada malam hari.

(4)

GUDANG WILAYAH

TUGAS GUDANG WILAYAH

1. Membuat PP (Permintaan Pembelian)

 Barang keperluan Gudang Wilayah

 Barang2 Consumable (Atk, Form cetakan, alat kerja, dll) 2. Melakukan Penerimaan Barang

 Membuat Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB/GR) 3. Penyimpanan Barang

 Mencatat kartu Stok / Label barang 4. Pendistribusian Barang

 Proses Transfer Posting / GI

 Pembuatan BAST (Berita Acara Serah Terima)

(5)

Alur PP (Permintaan Pembelian ) Lokal

(6)

Alur PP (Permintaan Pembelian ) Pusat

(7)

PROSEDUR PENERIMAAN BARANG

1. Pemeriksaan Dokumen Barang

 Petugas operasional wajib melakukan pemeriksaan terhadap

dokumen barang yang datang, meliputi kelengkapan surat jalan dari supplier dan nomor PO. Jika tidak tertera nomor PO maka barang tidak diterima dan perlu dikonfirmasi dulu ke HO jkt.

2. Pemeriksaan Fisik Barang

 Jika Fisik barang tidak sesuai dengan spek yang ada pada PO, maka barang dikembalikan ke supplier.

(8)

Alur Penerimaan Barang (PP Lokal)

(9)

Alur Penerimaan Barang (PP Pusat)

(10)

Berita Acara Penerimaan Barang

(11)

Pengecekan Dokumen

(12)

Penerimaan & Perhitungan Barang

(13)

Penyimpanan Barang

(14)

Penyimpanan Pupuk di Dalam Gudang

(15)

Penyimpanan Pupuk di Luar Gudang

(16)

Alur Pengeluaran Barang

(17)

Bukti Pengeluaran Barang

BBM Solar ( ke Estate )

(18)

Bukti Pengeluaran Barang

BBM Solar ( Metro Pundu )

(19)

Bukti Pengeluaran Barang

Pupuk

(20)

Laporan Stock

(21)

PENGARSIPAN DOKUMEN

1. Rapi dan Teratur

 Sedapat mungkin arsip tercatat dan tersusun dengan rapi.

2. Mudah dicari

 Tidak hanya petugas, tetapi semua karyawan di kantor bisa mendapatkan dokumen yang dibutuhkan dengan mudah.

3. Aman

 File harus terawat dan terhindar dari kerusakan dan kehilangan sampai jangka waktu 10 tahun.

(22)

PENGARSIPAN DOKUMEN

(23)

PENGARSIPAN DOKUMEN

(24)

PENGARSIPAN DOKUMEN

(25)

PENGARSIPAN DOKUMEN

(26)

PENGARSIPAN DOKUMEN

(27)

PENGARSIPAN DOKUMEN

(28)

PENGARSIPAN DOKUMEN

(29)

KEGIATAN DI GUDANG WILAYAH

(30)

MENJAGA KEBERSIHAN GUDANG

(31)

PROSEDURE

PENERIMAAN, PENGELUARAN dan PENYIMPANAN PUPUK

GUDANG WILAYAHDI

(32)

PROSEDUR PENERIMAAN PUPUK

1. Sebelum pupuk masuk ke Gudang, terlebih dahulu ditimbang di PKS ( timbang 1 = Bruto )

2. Pupuk masuk ke Gudang untuk dilakukan penerimaan oleh

petugas gudang . Saat melakukan penerimaan, jika ada pupuk yang rusak (Basah, susut, dll) langsung dipisahkan susunannya untuk dikembalikan ke vendor / supplier.

3. Setelah dilakukan penghitungan, pada surat jalan diberi keterangan jumlah pupuk yang baik dan yang rusak .

4. Kendaraan kembali ke PKS untuk melakukan penimbangan (Timbang 2 = Tara)

5. Kemudian penerimaan pupuk tersebut dibuatkan BAPB (Berita Acara Penerimaan Barang) berdasarkan jumlah yang diterima pada surat jalan.

(33)

BERITA ACARA PENERIMAAN BARANG

(34)

BERITA ACARA PENERIMAAN BARANG ( Lampiran )

(35)

CONTOH PUPUK BASAH

(36)

PROSEDUR PENGELUARAN PUPUK

1. Kasi membuat Reservasi untuk permintaan pupuk ke GW

2. Petugas Gudang mengcross chek Reservasi dari estate dengan jumlah ketersediaan pupuk yang ada di Gudang .

3. Jika pupuk yang diminta masih tersedia, maka reservasi dari estate bisa diproses lebih lanjut .

4. Krani admin membuatkan SURAT MUAT pupuk, kemudian petugas pupuk memuat pupuk ke dalam kendaraan.

5. Setelah pupuk selesai dimuat kedalam truk, maka krani admin membuatkan SPB (Surat Pengiriman Barang) dan melakukan transfer posting / GI.

6. Pupuk yang dikirim ke estate dihitung sesuai dengan jumlah zak yang dibutuhkan, jadi pupuk tidak ditimbang lagi di PKS .

(37)

PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK

1. Pupuk wajib diletakkan di atas alas kayu / palet, tujuannya agar pupuk tidak lembab sehingga mengakibatkan membatu.

2. Sedapat mungkin pupuk disimpan di dalam gudang

3. Jika pupuk diletakkan di luar gudang, harus menggunakan terpal yang tebal dan diikat dengan tali tambang.

4. Penyimpanan pupuk disusun secara stafel, bukan susun sirih.

Selain agar tidak mudah runtuh juga untuk memudahkan penghitungan saat dilakukan stok opname.

(38)

PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK

(39)

Stok Opname

PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK

(40)

PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK

(41)

PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK

Pupuk di dalam Gudang

(42)

PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK

Pupuk di Luar Gudang

(43)

PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK

Pupuk di Luar Gudang

(44)

PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK

Pupuk di Estate

(45)

PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK

Pupuk di Estate

(46)

PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK

Pupuk di Estate

(47)

PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK

Penyimpanan pupuk yang bisa mengakibatkan Lossis

(48)

Pupuk tidak disusun Stafel

PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK

(49)

Pupuk tidak disusun Stafel

PROSEDUR PENYIMPANAN PUPUK

(50)

TEKNIK INVENTORY GUDANG

Pundu Learning Centre

(51)

OUTLINE

1. Pengertian Dasar 2. Tujuan Pelatihan 3. Layout Gudang

4. 7 Teknik Penyimpanan dalam gudang 5. Prinsip 5R

6. Kategori Stock & Cara

7. Stock Physical Count

(52)

PENGERTIAN DASAR :

Stock Storage ( Warehouse ) :

- Tempat penyimpanan persediaan dari penerimaan barang sampai proses pengeluaran barang.

- Penyimpanan persediaan di gudang merupakan bahan pembantu

( barang ) dan perlengkapan yang akan dipakai dalam kegiatan

operasional perusahaan yang ditentukan dari jenis dan klasifikasinya

sesuai pada tempatnya.

(53)

TUJUAN PELATIHAN :

Dapat mengetahui bagaimana pergudangan yang efektif dengan metode,sebagai berikut :

~ Luas dan layout gudang parts

~ 7 Teknik Penyimpanan dalam gudang

~ 5R dalam pengelolaan gudang

~ Kategori Stock

~ Stock Physical Count

(54)

KATEGORI GUDANG :

Gudang dalam perkebunan kelapa sawit pada umunya dibagi beberapa lokasi, sebagai berikut :

 Gudang Wilayah : Terletak dalam lingkungan wilayah yang pengawasan dan administrasinya dilakukan oleh wilayah. Gudang ini berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan persediaan yang diterima dari pihak luar dan untuk keperluan kebun secara umum. Co : Pupuk, Bahan Kimia ( Pestisida ), Barang2 Umum, BBM dan Spare Parts.

 Gudang Pabrik & Traksi : Terletak dalam lingkungan pabrik dan traksi yang pengawasan dan administrasinya dilakukan oleh Pabrik dan Traksi. Gudang ini berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan persediaan untuk keperluan Pabrik dan Traksi. Co : Spare Parts, Bahan2 Kimia ( CaCo3 ) dan BBM.

 Gudang Estate / Divisi : Terletak dalam lingkungan kebun yang pengawasan dan

administrasinya dilakukan oleh kebun. Gudang ini berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan persediaan yang diterima dari gudang wilayah. Co : Pupuk, Bahan Kimia (Pestisida), Barang2 umum, BBM dan Spare Parts.

(55)

LOKASI GUDANG

Kemudahan Akses

~ Pengambilan & pengiriman kepada Estate / Unit

~ Penerimaan barang dari Supplier

Keamanan ~ Keselamatan bagi para pekerja

~ Terlindung dari pengaruh cuaca & pengamanan memadai

Ruang ~ Perhitungan dan tata letak ruang

~ Tersedia area tambahan (antisipasi perluasan gudang)

Ruang yang Ruang

Penerimaan &

Ruang R. Penerimaan

& Pengiriman

= + +

(56)

LAYOUT GUDANG

Type “ H “ :

Cocok untuk ruangan yang (hampir) berbentuk Persegi.

Semua rak ditempatkan tegak lurus dengan Lorong utama dalam gudang.

Rak Glass, Pipe & Body _RECEIVED

AREA

Lorong utama ^Customer

Rak V. Belt & Oil Rak Medium Parts Rak Small Parts

Rak Glass, Pipe & Body Rak V. Belt & Oil Rak Medium Parts Rak Small Parts

Working desk

Catalog Rack

(57)

LAYOUT GUDANG

Type “ I “ :

Cocok untuk ruangan yang panjang dan sempit.

Semua rak ditempatkan sejajar dengan Lorong utama dalam gudang.

Lorong utama

Rak Glass, Pipe &

Body

Rak Medium

Parts Rak Small Parts

Working desk

Catalog Rack

Loket

Customer

(58)

Standarisasi Rak, Box Lokasi

Ukuran Rak Standar Rak Small Parts

(59)

Contoh Ukuran Rak

Rak Medium Parts Rak Chemical Parts Rak Belt

(60)

Contoh Ukuran Rak

Rak Glass Parts Rak Pipe & Muffler Rak Body Parts

Hal yang harus diperhatikan:

Semua sekat & tiang serta dasar dari rak harus dilapisi

dengan Rubber Fom untuk Melindungi kaca dari benturan

Atau gesekan

Hal yang harus diperhatikan:

Body parts harus diletakkan Secara vertikal untuk Mencegah kerusakan

Pada parts

(61)

Ukuran Box Lokasi & Noren

Ukuran & Contoh Bentuk Box Lokasi

Standar NOREN & Sistem Penomoran Lokasi

A XX – X XX

1. Klasifikasi dari Rak (A ~ Z) 2. Urutan Rak

(62)

7 Teknik Penyimpanan Parts

1. Penyimpanan menurut produk/jenis



 

(63)

7 Teknik Penyimpanan Parts

2. Penyimpanan parts secara vertikal



 



(64)

7 Teknik Penyimpanan Parts

3. Simpan Parts yang berat paling bawah



 

(65)

7 Teknik Penyimpanan Parts

4. Satu P/No memiliki satu lokasi



 

(66)

7 Teknik Penyimpanan Parts

5. Simpan parts di tempat yang mudah dijangkau

 

6. Pengendalian irregularitas

 

(67)

7 Teknik Penyimpanan Parts

7. Penyimpanan menurut Pergerakan

(bedakan antara Fast moving parts dengan Slow moving parts)



(68)

AKTIVITAS 5R

1. RINGKAS (Seiri) - Pisahkan mana

yang perlu dan tidak serta buang yang tidak perlu

2. RAPIH (Seiton) - Simpan barang

sesuai tempatnya

→ jika diperlukan mudah diambil

Bekas Baru

(69)

AKTIVITAS 5R

3. RESIK (Seiso)

- Jaga dan laksanakan kebersihan di area kerja setiap waktu

4. RAWAT (Seiketsu)

(70)

AKTIVITAS 5R

5. RAJIN (Shitsuke)

- Laksanakan tiap hari dan jadikan sebagai 'way of life'

(komitmen)

Pelatihan dan pendidikan kepada karyawan untuk selalu melaksanakan 4R lainnya

(71)

KEGIATAN OPERASIONAL GUDANG

1. PENERIMAAN BARANG

Checking Proses Unloading

Process Binning

Proses

1.~ Menerima dokumen barang (Delivery Note)

~ Melakukan proses Unloading (Bongkar muat) 2.~ Menerima barang secara fisik

~ Memeriksa barang yang diterima

Picking Process

(72)

KEGIATAN OPERASIONAL GUDANG

2. PENYIMPANAN BARANG

a. Perencanaan Lokasi Barang b. Sistem Penomoran Lokasi c. Penyimpanan Barang

d. Pengawasan Penyimpanan Barang ( Location Control )

(73)

KEGIATAN OPERASIONAL GUDANG

3. PENGELUARAN BARANG

a. Mengambil barang dari lokasi b. Memeriksa barang yang diambil

Checking Proses Picking

Process Packing

Proses

Shipping Process (Delivery)

(74)

KATEGORI STOCK

Fast Moving

(Stock yang pergerakannya cepat / sangat dibutuhkan) Medium Moving

(Stock yang pergerakannya sedang) Slow Moving

(Stock yang pergerakannya lambat) Non Moving

(Stock yang pergerakannya sangat lambat)

Fast Moving (A)

Medium Moving(B )

Slow Moving

Non Moving

Minimum 80 %

Maksimum 20 % Kondisi Ideal Stock

(75)

CARA PENENTUAN & ANALISA

a. Mengambil data transaksi / reservasi.

b. Mengambil data stock terakhir

Data Stock Akhir Data Transaksi

/ Reservasi Kategori

Stock Penentuan

Stock

ANALISA STOCK

(76)

STOCK PHYSICAL COUNT

>> Proses memastikan fisik persediaan sesuai dengan pengakuan pencatatan dalam pengakuan / system inventory yang berlaku di perusahaan.

>> Proses ini dilakukan sebanyak 2x dalam setahun yaitu : Semester 1 ( Akhir Juni ) dan Semester 2 ( Akhir Desember )

(77)

PERSEDIAAN DI GUDANG

(78)

PERSEDIAAN DI GUDANG

(79)

PERSEDIAAN DI GUDANG

(80)

PERSEDIAAN DI GUDANG

(81)