LAPORAN AKHIR PROYEK PERUBAHAN
Oleh :
SHINTAMI SALEH, SE, MM NIP. 19831017 201001 2 009
Kasubag Perencanaan Keuangan dan Pelaporan Dinas Komunikasi Informatika Persandian dan Statistik
(KIPS) Daerah Provinsi Sulut
PENGARSIPAN BERBASIS CLOUD
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Saat ini sistem dokumentasi arsip sudah masuk pada tahapan generasi yang didukung oleh kecanggihan elektronik. Kecanggihan tersebut dapat memudahkan organisasi untuk membuat dokumen, mengklasifikasinya, menyimpan rekamannya, mengambil, merevisi hingga memusnahkannya secara elektronik. Namun demikian, masih banyak organisasi yang terjebak dengan dokumentasi oleh karena tidak adanya pengelolaan yang semestinya.
Berdasarkan hasil survey dari sebuah lembaga Training Document and Filing Management menemukan bahwa:
1. 15% kertas kerja tidak tersimpan dengan rapi dan cenderung salah letak;
2. 30% dokumen di tempat kerja sudah obsolete;
3. 40% waktu pegawai digunakan untuk mencari dokumen yang hilang dan salah letak, 4. Pertumbuhan jumlah dokumen kerja meningkat 25% per tahun yang berarti menjadi berlipat ganda dalam 4 dalam 8 tahun berikutnya;
4. 50% dokumen dan arsip penting tidak ter-backup dengan baik, dan Organisasi menjadi chaos bila terjadi disaster (kebakaran hebat, gempa bumi, pembobolan/ perampokan dll).
Penerapan manajemen dokumen yang tepat apalagi menggunakan teknologi komputer, memberikan banyak sekali manfaat, yakni menurunkan biaya penyimpanan dokumen secara fisik juga pemusnahan dokumen. Selain itu dalam pembuatan, revisi, distribusi, penyimpanan dokumen menjadi tertib dan rapi jika dibandingkan dokumen konvensional. Dengan electronic document, kolaborasi menjadi lebih mudah karena siapa saja dapat melihat dokumen secara bersamaan, dimana hal ini tidak akan terjadi dengan dokumen kertas. Dalam penggunaannya, dokumen yang terkini saja yang ada di tempat kerja, hal ini menghindari kesalahan kerja dan miskomunikasi. Manfaat lain dari
penerapan manajemen dokumen dengan teknologi komputer yakni semua dokumen dan arsip ter-backup secara aman.
Fenomena peningkatan penggunaan arsip elektronik ini juga didukung oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) yakni lembaga yang mengelola arsip Negara yang menyediakan jasa penyimpanan arsip dalam bentuk elektronik serta menyediakan jasa untuk melakukan alih media dari arsip konvensional menjadi bentuk elektronik. Hal tersebut dapat menjadi sebuah bukti bahwa instansi pemerintah sudah memasuki era arsip elektronik yang mengalami pergeseran dalam hal penyimpanan dan pemanfaatan arsip dari bentuk konvensional menjadi elektronik.
Sistem informasi sebagai suatu proses interaksi antara teknologi dan aktifitas sumber daya manusia terhadap teknologi tersebut, menghadapi isu utama dalam hal sebarapa jauh sebuah teknologi informasi mampu memberikan kontribusi yang nyata bagi pengelolaan ataupun sistem pendukung keputusan dari suatu organisasi atau perusahaan. Organisasi yang bertumbuh besar bahkan melintasi batas- batas wilayah regional atau terdiri dari suatu proses yang komplek tentunya membutuhkan sistem manajerial yang baik. Bagaimana suatu data atau arsip dikelola, disimpan dan dimanfaatkan secara maksimal.
Dilain pihak, teknologi berkembang sudah sedemikian pesat dan teknologi yang baik adalah teknologi yang benar-benar mampu memberikan manfaat terhadap peradaban manusia. Perkembangan teknologi informasi, khususnya internet, telah sampai pada suatu era yang disebut cloud computing.
Cloud Computing terdiri dari 2 kata, yaitu Cloud dan Computing.
Cloud jika diartikan ke dalam bahasa Indonesia memiliki arti awan, sedangkan Computing yang berasal dari kata Compute jika diartikan ke dalam bahasa Indonesia memiliki arti perhitungan. Jika kedua kata tersebut digabungkan maka, Cloud Computing merupakan komputasi atau perhitungan yang dilakukan di awan. Awan yang dimaksud disini adalah jaringan internet.
Komputasi awan (cloud computing) adalah gabungan pemanfaatan teknologi komputer (komputasi) dan pengembangan berbasis internet (awan). Cloud Computing adalah suatu paradigma di mana informasi secara permanen tersimpan di server di internet dan
tersimpan secara sementara di komputer pengguna (client) termasuk di dalamnya adalah desktop, komputer tablet, notebook, komputer tembok, handheld, sensor-sensor, monitor dan lain-lain."Komputasi awan adalah suatu konsep umum yang mencakup SaaS,Web 2.0, dan tren teknologi terbaru lain yang dikenal luas, dengan tema umum berupa ketergantungan terhadap Internet untuk memberikan kebutuhan komputasi pengguna. Sebagai contoh, Google Apps menyediakan aplikasi bisnis umum secara daring yang diakses melalui suatu penjelajah web denganperangkat lunak dan data yang tersimpan di server.
Komputasi awan saat ini merupakan trend teknologi terbaru, dan contoh bentuk pengembangan dari teknologi Cloud Computing ini adalah iCloud.
Sistem cloud computing merupakan suatu kapabilitas dari teknologi informasi yang memberikan sekumpulan layanan dari abstraksi infrastruktur yang kompleks, dimanfaatkan secara bersama-sama dan berjalan di atas teknologi internet. Entitas di dalamnya, baik berupa data ataupun orang, dapat saling berinteraksi dengan kebutuhan sumber daya/infrastruktur relatif murah atau pada titik tertentu lebih murah dari cara konvensional. Saat ini bisa dikatakan bahwa cloud computing menawarkan solusi untuk menjawab efektivitas dan efisiensi dalam hal pengelolaan sistem informasi dan kearsipan di era teknologi informasi.
Teknologi ini memungkinkan efisiensi lebih dengan memusatkan penyimpanan arsip sehingga dapat dikelola dengan rapi dan efisien, apalagi perusahaan besar yang memiliki cabang dimana-mana. Otomatis arus keluar masuk arsip sangat sering terjadi, dan hal ini diperlukan kecepatan dan ketepatan dalam pengelolaannya supaya operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar.
Penggunaan cloud computing sebagai bentuk sistem pengelolaan arsip digital bukan tanpa alasan. Pengarsipan dokumen perencanaan dan keuangan saat ini di Dinas KIPS Daerah Provinsi Sulawesi Utara masih dilakukan secara manual dan digital elektronik. Sejumlah dokumen selain disimpan dalam bentuk berkas juga sudah discan dan disimpan melalui media elektronik dalam drive computer. Hal ini menyebabkan kesulitan dalam menemukan dokumen saat diperlukan, rentan rusak karena hama (tikus, rayap), mudah tercecer/hilang, dan resiko rusaknya hard-drive komputer/terjangkit virus.
Berdasarkan paparan diatas maka dipandang perlu untuk membuat proyek perubahan dengan judul “Pengarsipan Berbasis Cloud” dokumen perencanaan dan keuangan di Dinas KIPS Daerah Provinsi Sulawesi Utara.
1.2. Area Proyek Perubahan
1. Pengarsipan dokumen perencanaan dan keuangan masih dilakukan secara manual dan digital elektronik di Dinas KIPS Daerah Provinsi Sulut;
2. Pengecekan status berkas Surat Pertanggungjawaban (SPJ) masih dilakukan secara manual di Dinas KIPS Daerah Provinsi Sulut;
3. Belum optimalnya sumber daya ASN dalam mengelola administrasi keuangan di Dinas KIPS Daerah Provinsi Sulut.
1.3. Tujuan dan Manfaat A. Tujuan
Jangka Pendek
1. Terlaksananya sistem pengarsipan berbasis cloud pada proses penyimpanan dokumen perencanaan dan keuangan Tahun 2019 di Dinas KIPS Daerah Provinsi Sulawesi Utara;
2. Terwujudnya kemudahan bagi Pimpinan dan staf terkait dalam memanfaatkan arsip digital dokumen perencanaan dan keuangan berbasis cloud.
Jangka Menengah
1. Tersusunnya Surat Edaran Kepala Dinas untuk petunjuk teknis implementasi sistem pengarsipan berbasis cloud bagi seluruh Bidang/Sub Bagian Dinas KIPS Daerah Provinsi Sulut;
2. Terlaksananya coaching clinic implementasi sistem pengarsipan berbasis cloud bagi staf Bidang/Sub Bagian Dinas KIPS Daerah Provinsi Sulut;
Jangka Panjang
1. Terlaksananya pengarsipan berbasis cloud untuk seluruh dokumen Dinas KIPS Daerah Provinsi Sulawesi Utara;
2. Tersedianya kegiatan pengarsipan berbasis cloud pada dokumen Rencana Kerja Dinas KIPS Provinsi Sulawesi Utara;
3. Terwujudnya kualitas aparatur dengan berorientasi pada pelayanan pemerintahan yang efektif dan efisien;
4. Tersedianya keamanan data cloud melalui sinergi dan kolaborasi dengan Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN).
B. Manfaat
BAGI DINAS KIPS DAERAH PROVINSI SULUT:
a. Mewujudkan sistem pengarsipan yang efektif dan efisien serta didukung backup data secara online;
b. Memiliki arsip dokumen perencanaan dan keuangan yang portable dan mobile, dapat diakses dari manapun dan kapanpun.
BAGI STAKEHOLDER:
a. Meningkatkan kualitas mutu layanan aparatur dalam memanfaatkan teknologi informasi khususnya dalam hal kinerja efektivitas dan efisiensi layanan pemerintahan.
b. Mempersingkat alur kerja dan waktu untuk memproses permintaan data sehingga diharapkan mampu mempercepat proses pengambilan kebijakan Pimpinan.
1.4. Ruang Lingkup
Dalam rangka mencapai tujuan rencana aksi proyek perubahan ini, maka ruang lingkupnya adalah untuk melaksanakan pengarsipan berbasis cloud dokumen perencanaan dan keuangan Tahun 2019 pada Dinas KIPS Daerah Provinsi Sulut.
1.5. Kriteria dan Faktor Kunci Keberhasilan Output Kunci:
Terlaksananya pengarsipan berbasis cloud dokumen perencanaan dan keuangan yang efektif dan efisien.
Deskripsi:
Arsip dokumen perencanaan dan keuangan terhindar dari kerusakan (robek, rayap, hewan pengerat) dan keamanan lebih terjaga.
Output Akhir:
Terwujudnya kualitas aparatur dengan berorientasi pada pelayanan pemerintahan yang efektif dan efisien.
Deskripsi:
Menciptakan proses birokrasi yang efektif dan efisien khususnya pada proses pengarsipan dan pengolahan data.
a. Kriteria Keberhasilan;
Penjelasan Keberhasilan Target Waktu Menyediakan dokumen perencanaan dan
keuangan Tahun 2019 tersimpan dalam cloud Google Drive.
100% 45 Hari
b. Faktor Kunci Keberhasilan
1. Menyamakan persepsi antara Mentor dan Project Leader untuk mencapai tujuan dan output kunci proyek perubahan;
2. Project Leader melaksanakan rangkaian kegiatan proyek perubahan sesuai dengan arahan Mentor dan bimbingan Coach.
3. Terciptanya teamwork antar sesama anggota Pokja untuk menuntaskan tahapan kegiatan pelaksanaan proyek perubahan;
BAB II
DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN
2.1. Roadmap/Milestones Proyek Perubahan
DAFTAR RENCANA KEGIATAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN NO TAHAPAN DAN
KEGIATAN
PELAKSANA WAKTU OUTPUT
1. Melaksanakan koordinasi internal persiapan
pelaksanaan proyek perubahan.
Project Leader
3 Hari 19 – 21 Juni 2019
Konsultasi dan
Koordinasi terlaksana, pernyataan dukungan dan dokumentasi a. Konsultasi dan
koordinasi dengan Sekretaris (Mentor)
Project Leader
1 Hari
Catatan asistensi, pernyataan dukungan dan dokumentasi b. Konsultasi dan
koordinasi dengan Kepala Dinas
Project Leader
1 Hari Catatan asistensi, pernyataan dukungan dan dokumentasi c. Koordinasi dengan
Para PPTK dan staf sub bagian
perencanaan keuangan dan pelaporan
Project Leader
1 Hari
Pernyataan dukungan dan dokumentasi
2. Menyiapkan Tim Pelaksana Operasional Proyek Perubahan (Pembentukan Pokja).
Tim kerja proyek perubahan
2 Hari 24 – 25 Juni 2019
Rapat terlaksana
a. Rapat dengan Mentor (Sekretaris)
Tim kerja proyek perubahan
1 Hari Daftar Hadir, notulen dan dokumentasi
b. Pembentukan Pokja Tim kerja proyek perubahan
1 hari SK Pokja
3. Melaksanakan koordinasi eksternal dengan mitra SKPD terkait
pelaksanaan proyek perubahan.
Project Leader
4 hari 1 – 4 Juli 2019
Koordinasi terlaksana
Koordinasi dengan Bappeda Provinsi Sulut dan Biro Pemerintahan Setda Provinsi Sulut.
Project Leader
4 hari Pernyataan dukungan dan dokumentasi.
4. Menginventarisir, mengklasifikasi dan menyiapkan file digital arsip dokumen
perencanaan dan keuangan Tahun 2019.
Pokja 10 Hari 8 – 19 Juli 2019
Laporan,
Dokumentasi, File Digital
a. Menyiapkan folder- folder file arsip perencanaan dan keuangan dan memberi nama folder sesuai jenis dan waktu dokumen.
Pokja 2 Hari Laporan Rekapitulasi, Dokumentasi
b. Melakukan scanning file dokumen perencanaan dan keuangan dengan menggunakan media scanner atau kamera mobilephone.
Pokja 5 Hari File Digital, Dokumentasi
c. Menyimpan file dokumen
perencanaan dan keuangan hasil scanning ke masing-
Pokja 3 Hari File softcopy, Dokumentasi
masing folder di komputer.
5. Membuat akun pengarsipan cloud menggunakan Google Drive.
Project Leader
1 Hari 22 Juli 2019
1 Akun Google Drive.
6. Melaksanakan upload file hasil scanning ke akun Google Drive.
Project Leader/
Pokja
17 hari 23 Juli – 15 Agus 2019
File Cloud, Dokumentasi
7. Mengadakan evaluasi hasil pelaksanaan kegiatan.
Mentor/
Project Leader/
Pokja
3 hari 19-21 Agustus 2019
Rapat terlaksana
a. Menyiapkan bahan evaluasi proyek perubahan.
Project Leader/Pokja
2 hari Materi evaluasi
b. Melaksanakan Rapat Evaluasi Pokja.
Tim Kerja Proyek Perubahan
1 hari Daftar Hadir, notulen dan dokumentasi.
8. Membuat laporan pelaksanaan proyek
Project Leader/
Pokja
3 hari 26-28 Agustus 2019
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan.
2.2. Tata Kelola Proyek
STRUKTUR
DESKRIPSI
• Sponsor/Mentor : FEBE S. MONIAGA, ST, M.Si
1. Memberikan persetujuan, dukungan, bimbingan, arahan atas keseluruhan pentahapan kegiatan;
2. Membantu menyelesaikan hambatan/permasalahan yang ada.
Kewenangan: Menyetujui Proyek Perubahan.
• Project Leader : SHINTAMI SALEH, SE, MM
1. Melakukan koordinasi dengan stakeholder terkait dalam rangka menyamakan persepsi, memperoleh dukungan, membangun komitmen, menyelesaikan permasalahan dalam rangka pelaksanaan proyek perubahan;
2. Memimpin proyek perubahan menerapkan sistem pengarsipan dokumen perencanaan dan keuangan berbasis cloud pada Dinas KIPS Provinsi Sulut.
Kewenangan: Penanggung Jawab Proyek Perubahan (Ketua)
• Coach : JOACHIM J. ELIAS, MAP
1. Memberikan bimbingan, arahan dan memantau proyek perubahan;
Sponsor/Mentor :
FEBE S. MONIAGA, ST, M.Si Sekretaris Dinas Komunikasi Informatika Persandian dan Statistik
Daerah Provinsi Sulawesi Utara
Coach
JOACHIM J. ELIAS, MAP Widyaiswara BPSDMD Provinsi Sulawesi Utara
Project Leader : SHINTAMI SALEH, SE, MM
Tim Pelaksana (Pokja) Staf Sub Bagian Perencanaan,
Keuangan dan Pelaporan Dinas KIPS Provinsi Sulut
2. Membantu melakukan fasilitasi, komunikasi dan mediasi terhadap penyelesaian permasalahan yang muncul selama pelaksanaan proyek perubahan.
• Tim Pelaksana (Pokja) : Staf Sub Bagian Perencanaan Keuangan dan Pelaporan Dinas KIPS Provinsi Sulut
Melaksanaan kegiatan teknis proyek perubahan.
Mekanisme Tim :
1. Ketua melaksanakan konsultasi dengan Pengarah dan Mentor 2. Pengarah memberikan instruksi kepada Mentor
3. Mentor memberikan Instruksi kepada Ketua 4. Ketua memberikan instruksi kepada POKJA 5. Pokja melaporkan kepada Ketua
6. Ketua melaporkan kegiatan kepada Mentor 7. Mentor melaporkan kegiatan kepada Pengarah
2.3. Stakeholder Proyek Perubahan a. Internal:
• Kepala Dinas Komunikasi Informatika Persandian dan Statistik(KIPS) Daerah Provinsi Sulawesi Utara;
• Sekretaris Dinas KIPS Provinsi Sulut;
• Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan;
• Para PPTK;
• Staf Perencanaan Keuangan dan Pelaporan
b. Eksternal Pemerintah
o Bappeda Provinsi Sulawesi Utara;
o Biro Pemerintahan Setda Provinsi Sulawesi Utara.
2.4. Strategi Proyek Perubahan
Strategi komunikasi yang dikembangkan untuk mendukung kelancaran pelaksanaan proyek perubahan ini adalah dengan menggunakan metode komunikasi timbal balik dengan para stakeholder melalui diskusi, rapat dan koordinasi surat-menyurat.
Di samping itu strategi komunikasi juga memanfaatkan struktur organisasi sebagai garis komando untuk melaksanakan perintah dengan
memperhatikan prinsip konsultasi ke atas, koordinasi ke samping, perintah ke bawah dan demokratis dalam merumuskan keputusan.
Sehubungan dengan hal ini, Project Leader telah melakukan komunikasi timbal balik dengan stakeholder yaitu:
1. Melaksanakan rapat internal mengenai pembagian Tim Kerja Proyek Perubahan;
2. Melaporkan rencana proyek perubahan kepada Kepala Dinas Komunikasi Informatika Persandian dan Statistik Daerah;
3. Melaksanakan koordinasi dan konsultasi pelaksanaan proyek perubahan kepada Sekretaris Dinas Komunikasi Informatika Persandian dan Statistik Daerah sebagai Mentor;
4. Melakukan koordinasi dengan para pihak internal dan eksternal stakeholder untuk mendapatkan dukungan pelaksanaan proyek perubahan;
5. Melakukan dialog informal/tukar informasi demi penyusunan hasil akhir proyek perubahan.
BAB III
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
3.1. Capaian Proyek Perubahan
Sesuai hasil pemaparan Rancangan Proyek Perubahan pada tanggal 17 Juni 2019 bahwa tujuan jangka pendek proyek perubahan ini adalah melaksanakan sistem pengarsipan berbasis cloud pada dokumen perencanaan dan keuangan Tahun 2019. Menindaklanjuti hal tersebut, maka tahapan pelaksanaan proyek perubahan Pengarsipan Berbasis Cloud dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Melaksanakan koordinasi internal persiapan pelaksanaan proyek perubahan, pada tanggal 19 – 21 Juni 2019. Konsultasi dan koordinasi internal dilaksanakan dengan Kepala Dinas, Sekretaris Dinas sebagai Mentor dan PPTK di lingkup Dinas Komunikasi Informatika Persandian dan Statistik Daerah (output terlampir);
2. Menyiapkan Tim Pelaksana Operasional Proyek Perubahan. Tahapan
ini diawali dengan Rapat pembentukan Tim Efektif pada tanggal 24 Juni 2019, dipimpin oleh Mentor dan Project Leader. Output
tahapan ini adalah Surat Keputusan Kepala Dinas Komunikasi Informatika Persandian dan Statistik Daerah Nomor 22 Tahun 2019 tentang Pembentukan Tim Efektif Pengarsipan Dokumen Berbasis Cloud Sub Bagian Perencanaan Keuangan dan Pelaporan Dinas KIPS Daerah Provinsi Sulawesi Utara (output terlampir);
3. Melaksanakan koordinasi eksternal dengan mitra SKPD sebagai stakeholder eksternal proyek perubahan ini. Mitra SKPD tersebut adalah Bappeda Provinsi Sulut dan Biro Pemerintahan Setda Provinsi Sulut. Tahapan kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 3 Juli 2019.
Project Leader memilih 2 mitra SKPD ini disebabkan seringnya berkoordinasi dalam menyelesaikan tugas perencanaan, keuangan dan pelaporan (output terlampir);
4. Menginventarisir, mengklasifikasi dan menyiapkan file digital arsip dokumen perencanaan dan keuangan Tahun 2019, dilaksanakan pada tanggal 8 -19 Juli 2019. Tahapan ini terdiri atas 3 kegiatan yakni:
menyiapkan folder arsip, melakukan scanning file dan menyimpan
hasil scanning ke masing-masing folder. File yang dimaksud adalah seluruh dokumen perencanaan, keuangan dan pelaporan Tahun 2019 di Dinas KIPS Daerah Provinsi Sulawesi Utara (output terlampir);
5. Membuat akun pengarsipan cloud menggunakan Google Drive.
Tahapan kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 22 Juli 2019. Project Leader menggunakan akun perkeudkips@gmail.com yang berlaku selama 1 tahun dengan kapasitas sebesar 15 GB (output terlampir);
6. Melaksanakan upload file hasil scanning ke akun perkeudkips@gmail.com. Kegiatan dilaksanakan mulai dari tanggal 23 Juli-15 Agustus 2019. File yang di-upload adalah dokumen scanning sampai dengan minggu kedua bulan Agustus 2019;
7. Mengadakan evaluasi hasil pelaksanaan kegiatan melalui Rapat Tim Efektif. Pada Rapat Tim Efektif juga dilakukan sekaligus dengan coaching clinic / sosialisasi pelaksanaan pengarsipan berbasis cloud dokumen perencanaan dan keuangan. Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 19 Agustus 2019 dengan menghadirkan Sekretaris Dinas sebagai Mentor, para pejabat struktural dan staf/THL di Dinas KIPS Daerah Provinsi Sulut.
8. Membuat laporan pelaksanaan proyek. Kegiatan ini adalah tahapan akhir dari seluruh rangkaian pelaksanaan proyek perubahan Pengarsipan Berbasis Cloud.
3.2. Kendala Internal dan Eksternal a. Internal
1. Ketersediaan alokasi waktu Pimpinan untuk disesuaikan dengan tanggal tahapan pelaksanaan proyek perubahan;
2. Project Leader mengalami kesulitan untuk membagi waktu antara menuntaskan tahapan proyek perubahan dan penyelesaian tugas pokok di kantor;
3. Sangat bergantung pada koneksi internet untuk melakukan upload file hasil scanning;
4. Masih ada sebagian pegawai yang belum melek internet sehingga sosialisasi/coaching clinic perlu dilaksanakan secara bertahap.
b. Eksternal
1. Sistem pengarsipan cloud yang terhitung masih asing dalam dunia birokrasi, membutuhkan penjelasan ekstra dari Project Leader kepada stakeholder;
2. Resiko malware/virus dalam implementasi proses tahapan sistem cloud cukup besar.
3.3. Strategi mengatasi Kendala
Project Leader menerapkan sejumlah strategi untuk mengatasi kendala-kendala yang disebutkan diatas:
1. Menyesuaikan dengan waktu Pimpinan untuk konsultasi dan koordinasi, tetap memperhatikan tahapan proyek perubahan;
2. Melaksanakan koordinasi informal dengan para stakeholder untuk mensosialisasikan sistem pengarsipan berbasis cloud.
3. Melakukan koordinasi dengan tenaga THL yang memiliki kompetensi IT untuk mengantisipasi serangan malware/virus.
BAB IV PENUTUP
4.1. KESIMPULAN
Sistem pengarsipan berbasis cloud yang terus berkembang mendorong cita-cita pemerintah dalam mewujudkan penyelenggaraan e-government yang lebih paripurna. Adanya cloud computing sangat membantu pemerintah untuk menerapkan sistem birokrasi berbasis teknologi yang efektif dan efisien. Meskipun demikian, tidak semua elemen aparatur siap dengan kondisi ini. Masih perlu dilakukan pembelajaran dan sosialisasi intensif terutama di kalangan aparatur yang belum melek teknologi.
Secara umum manfaat teknologi cloud computing dalam mewujudkan E-Government di Indonesia diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Memberikan pelayanan kepada masyarakat dengan cara yang lebih mudah, efektif, berkualitas dan biaya yang murah. Jadi dengan hanya mengklik internet diharapkan bisa memberikan efisiensi biaya bagi masyarakat. Bayangkan jika kita harus ke kantor pajak membuat NPWP, tentunya ada biaya operasional, namun jika pendaftaran dilakukan secara online, caranya akan sangat mudah saja. Tidak membutuhkan biaya operasional. Disamping itu masyarakat juga tidak berhadapan dengan pelayanan birokrasi yang kebanyakan tidak ramah dan bertele-tele.
2. Sistem online yang ditawarkan pemerintah dengan basis teknologi cloud computing saat ini bisa memangkas system birokrasi yang tidak beres di Indonesia, baik dalam hal pelayanan maupun kemungkinan- kemungkinan lain seperti pemungutan biaya yang tak dibenarkan dan sebagainya. Lebih mendisiplinkan pihak birokrasi dalam melayani masyarakat. Jadi yang sangat diuntungkan sebenarnya adalah masyarakat. Mengurangi celah korupsi, kolusi dan nepotisme di dalam setiap pengurusan administrasi di pihak pemerintah.
3. Membuat pengarsipan data lebih rapi, lebih mudah diakses dan lebih terkelola dengan baik. Perapihan manajemen yang akan memudahkan
kerja pemerintah itu sendiri. Masyarakat pun bisa secara adil terlayani tanpa harus antri panjang.
Project Leader memahami kondisi yang disebutkan diatas, sehingga memulai implementasi proyek perubahan dalam unit kerja yang kecil yaitu di Sub Bagian Perencanaan Keuangan dan Pelaporan Dinas KIPS Daerah Provinsi Sulawesi Utara. Sesuai dengan tujuan jangka menengah dan jangka panjang proyek perubahan ini diharapkan sistem pengarsipan berbasis cloud ini bisa diimplementasikan dengan dukungan aturan dan anggaran pada lingkup kerja Dinas KIPS Daerah Provinsi Sulawesi Utara.
4.2. REKOMENDASI
Proyek perubahan sistem pengarsipan berbasis cloud adalah upaya untuk mewujudkan penyelenggaraan e-government yang efektif dan efisien. Berdasarkan evaluasi atas tahapan pelaksanaan proyek perubahan, maka Project Leader memberikan rekomendasi beberapa hal sebagai berikut:
1. Sosialisasi sistem pengarsipan berbasis cloud perlu dilakukan secara intensif, termasuk pendampingan/coaching clinic kepada aparatur yang belum melek IT;
2. Unsur pengamanan data dalam sistem pengarsipan berbasis cloud computing dimaksimalkan dengan melaksanakan koordinasi dengan Bidang Persandian Dinas KIPS Daerah Provinsi Sulawesi Utara.
