SKRIPSI
Oleh :
STEINDIA MARTIPASA
NPM. 0534010168
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL ” VETERAN ” JATIM
SURABAYA
SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG / JASA
BERBASIS WEB DI UPN “VETERAN” JATIM
Disusun Oleh :
STEINDIA MARTIPASA 0 5 3 4 0 1 0 1 6 8
Telah disetujui untuk mengikuti Ujian Negara Lisan Gelombang IV Tahun Akademik 2009/2010
Pembimbing Utama Pembimbing Pendamping
Basuki Rahmat, S.Si, MT Mohamad Irwan Afandi , ST, MSC
NPT. 369 070 602 13 NPT. 376 070 702 20
Mengetahui,
Ketua Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur
SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG / JASA
BERBASIS WEB DI UPN “VETERAN” JATIM
Disusun Oleh :
STEINDIA MARTIPASA 0 5 3 4 0 1 0 1 6 8
Telah dipertahankan di hadapan dan diterima oleh Tim Penguji Skripsi Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur Pada Tanggal 30 April 2010
Pembimbing : Tim Penguji :
1. 1.
Basuki Rahmat, S.Si, MT Prof. Dr. Ir. Akhmad Fauzi, MMT
NPT. 369 070 602 13 NIP. 030 212 918
2. 2.
Mohamad Irwan Afandi , ST, MSC Mohamad Irwan Afandi , ST, MSC
NPT. 376 070 702 20 NPT. 376 070 702 20
3.
Achmad Junaedi, S.Kom NPT. 378 110 401 99
Memgetahui,
Dekan Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur
KETERANGAN REVISI
Kami yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa mahasiswa berikut :
Nama : STEINDIA MARTIPASA
NPM : 0534010168
Jurusan : TEKNIK INFORMATIKA
Telah mengerjakan revisi/ tidak ada revisi pra rencana (design)/ skripsi ujian lisan
Gelombang IV Tahun Akademik 2009/2010 dengan judul :
”SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG / JASA BERBASIS WEB DI UPN
“VETERAN” JATIM”
Oleh karenanya mahasiswa tersebut diatas dinyatakan bebas revisi skripsi ujian lisan
Dan diizinkan untuk membukukan laporan SKRIPSI dengan judul tersebut.
Surabaya, 15 Juni 2010
Dosen yang memerintahkan revisi :
1) Prof. Dr. Ir. Akhmad Fauzi, MMT
NIP. 030 212 918
2) Mohamad Irwan Afandi , ST, MSC
NPT. 376 070 702 20
3) Achmad Junaedi, S.Kom
NPT. 378 110 401 99
Mengetahui,
Pembimbing Utama Pembimbing pendamping
S
SIISSTTEEMMIINNFFOORRMMAASSIIPPEENNGGAADDAAAANNBBAARRAANNGG//JJAASSAABBEERRBBAASSIISSWWEEBB
D
DIIUUPPNN””VVEETTEERRAANN””JJAATTIIMM
Penyusun : Steindia Martipasa
Pembimbing I : Basuki Rahmat, S.Si, MT
Pembimbing II : Mohamad Irwan Afandi, ST, MSC
ABSTRAK
Hubungan teknologi dan informasi saat ini berkaitan erat sekali. Salah satu teknologi yang banyak digunakan dan sangat populer oleh pengguna internet
adalah website. Website merupakan salah satu sarana yang baik untuk
mendapatkan informasi sebanyak-banyaknya dari dunia maya dengan berita yang selalu terupdate
Pada tugas akhir ini, penulis menggunakan studi kasus di Biro Umum UPN “Veteran” Jawa Timur. Biro Umum merupakan Satker yang bertugas menangani pengadaan barang/jasa. Ada satu permasalahan yang terjadi di dalam proses pengadaan barang/jasa yang ada di UPN “Veteran” Jawa Timur yaitu dengan proses pengajuan yang masih manual, biasanya membutuhkan waktu yang lama dan status persetujuan dari setiap pihak yang memiliki otoritas pembuat keputusan tidak bisa diketahui secara langsung.
Sehingga untuk permasalahan tersebut, penulis mengusulkan untuk
membuat aplikasi web agar proses pengajuan dan pengadaan barang/jasa dapat
berlangsung lebih cepat dan terkontrol. Dengan demikian setiap satker dapat
mengajukan surat pengajuan barang dengan mengakses web pengadaan
barang/jasa secara online. Dalam hal ini penulis menggunakan PHP dan MySQL
untuk pembuatan Sistem Informasi.
Alhamdulillahi Rabbal ‘Alamin. Segala puji syukur kehadirat Allah
Subhanahu Wa Ta'ala, karena hanya dengan kehendak dan kuasa-Nya, penulis
dapat menyelesaikan pembuatan tugas akhir yang berjudul ” SISTEM
INFORMASI PENGADAAN BARANG / JASA BERBASIS WEB DI UPN
”VETERAN” JATIM”
Tugas akhir dengan beban 4 SKS ini disusun dan diajukan sebagai salah
satu syarat untuk menyelesaikan program Strata Satu (S1) pada jurusan Teknik
Informatika, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Pembangunan Nasional
”Veteran” Jawa Timur Surabaya.
Di dalam Tugas Akhir ini mungkin masih terdapat kekurangan –
kekurangan yang belum bisa penulis sempurnakan. Untuk itu saran dan masukan
sangatlah penulis harapkan untuk perbaikan ke depan.
Surabaya, Juni 2010
Dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini, penyusun banyak mendapat
bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penyusun
mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :
1. Allah SWT karena atas segala rahmat dan karunia-Nya sehingga kami dapat
melaksanakan dan menyelesaikan Tugas Akhir sehingga berjalan dengan baik.
2. Bapak Prof. Dr. Ir. Teguh Soedarto, MP selaku Rektor dari Universitas
Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur.
3. Bapak Ir. Sutiyono, MT selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri Universitas
Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur.
4. Bapak Basuki Rahmat, S.Si, MT selaku Ketua Program Studi Teknik
Informatika Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur dan
selaku pembimbing I yang telah mengarahkan dan membimbing dalam
menyusun Laporan Tugas Akhir ini.
5. Bapak Mohamad Irwan Afandi, ST, M.Sc selaku Sekretaris Program Studi
Sistem Informasi Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur
dan selaku pembimbing II yang telah mengarahkan dan membimbing dalam
melaksanakan Tugas Akhir ini.
6. Kedua orang tua tersayang yang senantiasa mengingatkan dan mendoakan
serta memberikan dukungannya supaya Tugas Akhir ini segera penulis
selesaikan.
7. Kedua adikku tersayang (Dion dan Anik) serta keluargaku baik yang di Jawa
8. Teman teman ku (Halimatus, Sisca dan May) yang selalu memberikan
dukungan moril.
9. Kakak senior ku (Mas Jufri, mas Aswin, mas Aan Beoco, mas Yoyo dan mbak
Irma) yang telah membantuku dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
10.Bapak dan Ibu Dosen Program Studi Teknik Informatika dan Sistem Informasi
yang dengan tulus ikhlas memberikan arahan serta ilmunya
11. Semua pihak yang tidak mungkin untuk disebutkan satu – persatu yang
telah memberikan bantuan pikiran dan motivasi di dalam membuat laporan
dan kelancaran kegiatan Tugas Akhir ini.
Surabaya, Juni 2010
1.7 Metodologi Penelitian ……… 6
1.7 Sistematika Penulisan ……… 8
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengadaan Barang/jasa……….. 10
2.2 Pengadaan Barang/jasa melalui internet (E-Procurement)…... 10
2.3 Konsep Sistem Informasi ………. 11
2.4 Workflow Berbasis Web ……….. 12
2.5 Hipertext Markup Languagq HTML...……….. 12
2.6 HTTP ……….………... 12
2.7 PHP..……….. ………... 13
2.8 Script PHP………. ……… 13
2.9 Konsep Kerja PHP……… 14
2.12 Pemodelan Data……… 18
2.12.1 Entitas dan Atribut ………... 18
2.12.2 Relasi……….. 18
2.13 Power Designer……… ……… 19
2.14 Proses Pengajuan Manual…...………. 21
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisa Sistem ………. 22
3.2 Perancangan Sistem ………. 22
3.2.1 Deskripsi Umum Sistem ……… 22
3.2.2 Klasifikasi Pemakai Sistem ………... 23
3.3 Flowchart ………. 24
3.3.1 Flowchart Pengajuan Pengadaan Barang/Jasa …...……… 24
3.3.2 Flowchart Proses Pengadaan ………. 25
3.4 Perancangan Proses ………. 27
3.4.1 Diagram Berjenjang ………... 27
3.4.2 Data Flow Diagram (DFD) ……… 28
3.4.2.1 DFD Level Konteks ………... 28
3.4.2.2 DFD Level 0 ……….. 29
3.4.2.3 DFD Level 1 ……….. 31
3.5 Perancangan Data dan Tabel ……… 32
3.5.1 Perancangan Data ………... 32
3.5.2 Perancangan Tabel ………. 35
3.6 Perancangan Antar Muka (interface)……… 39
3.6.1 Perancangan Antar Muka Untuk Satker………. 40
3.6.2 Perancangan Antar Muka Untuk Otoritas pembuat keputusan……… 44
4.2 Implementasi Antar Muka ……… 50
4.3.Implementasi Halaman yang Ditujukan Untuk Satker...………… 52
4.3.1 Halaman Selamat Datang ………... 52
4.3.2 Halaman Kajur (Ketua Jurusan) ……… 52
4.3.3 Halaman Pengajuan ...……… 53
4.3.4 Halaman Pengadaan Barang ………. 54
4.3.5 Halaman History Pengajuan Pengadaan Barang ……….. 54
4.3.6 Implementasi Halaman Dekan ………. 55
4.3.7 Implementasi Halaman Wakil Rektor ………... 56
4.3.8 Halaman Kepala Sub Bagian Pengadaan Barang ……… 57
4.3.9 Implementasi Halaman Pemilihan Vendor ………... 57
4.3.10 Halaman Pemilihan Vendor……….. 58
4.3.11 Halaman Daftar Vendor ……….………..………. 59
4.3.12 Halaman Penilaian Vendor ……..………...……….. 59
4.3.13 Halaman Pemilihan Vendor ..………... 60
4.3.14 Halaman Pengadaan Kepala Sub Bagian ……... 60
4.3.15 Halaman Pengadaan Kajur ………... 61
4.3.16 Halaman Penghapusan Data dari Pengajuan Pengadaan Barang .….……….. 62
BAB V UJI COBA DAN ANALISA APLIKASI 5.1 Lingkungan Uji Coba ………... 63
5.1.1 Pelaksanaan Uji Coba ………. 63
5.1.2 Uji Coba Sistem ………. 63
5.1.2.1 Uji Coba Login ……….. 64
5.1.2.2 Uji Coba Pengajuan Baru ……….. 65
5.1.2.3 Tampilan untuk kajurTF ……… 65
5.1.2.4 Tampilan untuk Dekan ………..……….… 67
5.1.2.5 Tampilan untuk Wakil Rektor ……..……….. 68
5.1.2.9 Uji Coba Penilaian Pengadaan terhadap Vendor… 71
5.1.2.10 Uji Coba untuk Tampilan History Pengajuan…… 73
BAB VI PENUTUP
6.1 Kesimpulan ………... 74
6.2 Saran ………. 75
Hal
No Teks
2.1 Flowchart Pengajuan Manual ... 21
3.1 Arsitektur Web Server ………... 23
3.2 Flowchart Pengajuan Barang/Jasa ... 25
3.3 Flowchart Proses Pengadaan …... 26
3.4 Diagram Berjenjang …………... 27
3.12 Detail dari Pengajuan…………... 42
3.13 Form untuk Status Riwayat Pengajuan... 43
3.14 Form Pengajuan Baru... 43
3.15 Form Inbox untuk Otoritas Pembuat Keputusan ……... 44
3.16 Form Detail Riwayat Otoritas Pembuat Keputusan …..…... 45
3.17 Form Riwayat Pengajuan Otoritas Pembuat Keputusan... 46
3.18 Report Pengajuan... 47
3.19 Inbox Kasubbag... 47
3.20 Detail Proses Pengadaan Barang... 48
3.21 Form Report Pengajuan Kasubbag... 49
3.22 Form Daftar Vendor…... 49
4.1 Tampilan Halaman Awal…………... 52
4.2 Tampilan Menu Kajur... 53
4.3 Tampilan Pengajuan Barang... 54
4.4 Tampilan Daftar Pengajuan Kajur... 54
4.5 Halaman History Pengajuan Dekan... 55
4.9 Halaman Keterangan Tolak Wakil Rektor... 57
4.10 Tampilan Menu Kepala Sub Bagian... 57
4.11 Halaman Input Vendor... 58
4.12 Halaman Pengajuan Vendor... 58
4.13 Halaman Daftar Vendor... 59
4.14 Penilaian Vendor... 60
4.15 Halaman Pemilihan Vendor... 60
4.16 Tampilan Pengadaan Kepala Sub Bagian... 61
4.17 Halaman Pengadaan Kajur... 61
4.18 Tampilan Delete File... 62
5.1 Tampilan Login Kajur TF... 64
5.2 Tampilan Login gagal... 64
5.3 Menu Kajur TF………... 65
5.4 Tampilan Insert Pengajuan Baru…………... 66
5.5 Tampilan Daftar Pengajuan Kajur... 66
5.6 Tampilan Menu Pengajuan Dekan... 67
5.7 Tampilan Hasil Dari ACC Dekan... 67
5.8 Menu Keterangan Tolak... 68
5.9 Menu Pengajuan Wakil Rektor…..……… 68
5.10 Daftar Pengajuan Kepala Biro Umum………...……… 69
5.11 Daftar Pengajuan Kepala Bagian Sarpras... 69
5.12 Daftar Pengajuan Kepala Sub Bagian…... 70
5.13 Pemilihan Vendor……... 70
5.14 Inputan Proposal dari Vendor... 71
5.15 Daftar Vendor... 71
5.16 Menu Penilaian Vendor... 72
5.17 Daftar Nilai Tiap Vendor... 72
5.18 Kasubbag Mengirim Info Ke Kajur TF…... 73
5.19 Menu TerimaInfo dari Kasubbag…... 73
Hal
No Teks
3.1 Tabel Barang ... 35
3.2 Tabel Fakultas ... 35
3.3 Tabel History ... 36
3.4 Tabel Jurusan... 36
3.5 Tabel Kode Unit ... 36
3.6 Tabel Level ... 37
3.7 Tabel Pengadaan... 37
3.8 Tabel Pengajuan………. 38
3.9 Tabel Permintaan... 38
3.10 Tabel User... 39
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pengadaan barang/jasa di suatu universitas dengan banyak satuan
kerja mempunyai kendala tersendiri, dimana proses permintaan
barang/jasa yang banyak, dengan jumlah yang besar membuat tim yang
mengatur pengadaan memerlukan suatu alat untuk mengontrol dan
mengawasi keseluruhan proses.
Proses pengadaan barang/jasa melewati alur pengajuan yang
panjang. Mulai dari Satuan Kerja (Satker) membuat surat pengajuan atas
persetujuan Kepala Satuan Kerja (Kasatker) ke Rektor yang kemudian
diserahkan ke Wakil Rektor II (Warek II) dan diteruskan ke Kepala Biro
Umum (Karoum) lalu diberikan ke Kepala Bagian Sarana Prasarana
(kabag sarpras) akhirnya dilanjutkan ke Kepala Sub Bagian (Kasubbag)
Administrasi Pengadaan (Adminada) dan Bekharkap. Kasubbag tersebut
memberikan konfirmasi balik ke pihak fakultas mengenai barang–barang
yang ingin diadakan, kemudian Kasubbag tersebut cek ke lapangan
misalnya : tentang harga, spek, volume, dan lain-lain. Setelah itu proses
pengadaan berlangsung, baik melalui penunjukan langsung, pembelian
langsung ataupun lelang.
Proses pengadaan yang terjadi di UPN “Veteran” Jatim
menggunakan proses pascakualifikasi yang meliputi : pemasukan
paserta yang diusulkan untuk menjadi pemenang serta cadangan pemenang
dievaluasi dokumen kualifikasinya. Untuk pengadaan barang
menggunakan metode evaluasi penawaran dengan sistem gugur,
sedangkan untuk jasa menggunakan sistem nilai.
Dewasa ini hampir sebagian besar universitas di pusat maupun di
daerah mengaplikasikan teknologi informasi dengan membangun berbagai
portal (web) dengan tampilan beragam dan menyediakan berbagai
informasi yang berkaitan dengan tugas dan fungsi dari universitas yang
bersangkutan. Hal yang demikian diharapkan dapat diterapkan dalam
proses pengadaan barang/jasa.
Jika sebelumnya proses pengajuan pengadaan barang/jasa
dilakukan secara manual, maka pada kedepannya, diharapkan bisa
dilakukan melalui media elektronik (eProcurement) secara menyeluruh.
Artinya, mulai tahapan mengajukan surat pengajuan sampai dengan proses
pengadaan dilakukan melalui internet (secara online) melalui portal
eProcurement.
Pada pelaksanaannya, pengadaan barang/jasa secara eProcurement
telah mengcover tahapan-tahapan sesuai aturan yang ada. Mulai
pengumuman lelang, pemilihan paket pekerjaan, aanwijzing, pembukaan
sampul penawaran sampai dengan penetapan pemenang telah berdasar
pada range-range waktu yang ada pada peraturan perundang-undangan
yang menjadi dasar pelaksanaan sistem eProcurement. Dengan keberadaan
sistem ini diharapkan dapat membantu mempercepat mengkoordinasi data
Pada tugas akhir ini, penulis menggunakan studi kasus di Biro
Umum UPN “Veteran” Jawa Timur. Biro Umum merupakan Satker yang
bertugas menangani pengadaan barang/jasa. Ada satu permasalahan yang
terjadi didalam proses pengadaan barang/jasa yang ada di UPN “Veteran”
Jawa Timur yaitu dengan proses pengajuan yang masih manual, biasanya
membutuhkan waktu yang lama dan status persetujuan dari setiap pihak
yang memiliki otoritas pembuat keputusan tidak bisa diketahui secara
langsung.
Sehingga untuk permasalahan tersebut, penulis mengusulkan untuk
membuat aplikasi web agar proses pengajuan dan pengadaan barang/jasa
dapat berlangsung lebih cepat dan terkontrol. Dengan demikian setiap
satker dapat mengajukan surat pengajuan barang dengan mengakses web
pengadaan barang/jasa secara online. Dalam hal ini penulis menggunakan
PHP dan MySQL untuk pembuatan Sistem Informasi.
1.2 Perumusan Masalah
Permasalahan yang timbul dari latar belakang tersebut adalah :
a. Bagaimana merancang dan membuat sistem informasi pengadaan
barang/jasa dengan menggunakan teknologi berbasis web?
b. Bagaimana mengintegerasikan pengadaan barang/jasa secara manual
ke sistem informasi, dengan harapan agar waktunya dapat lebih cepat?
c. Bagaimana workflow berbasis web dapat memudahkan pengontrolan
d. Bagaimana mendesain sistem informasi untuk digunakan oleh Satker
(satuan kerja) sebagai pelayanan dalam mengajukan pengadaan
barang/jasa?
1.3 Batasan Masalah
Batasan pembuatan Sistem Informasi ini adalah :
a. Proses pengadaan yang dibahas dalam sistem ini, hanya mengenai
proses pengajuan, pengadaan langsung dan penunjukan langsung.
b. Yang dapat mengajukan kepada pihak Rektor melalui sistem ini adalah
Satker (satuan kerja) yang mempunyai user account.
c. Sistem ini berpedoman pada Peraturan Materiil Badan Pelaksana
Pendidikan nomor: KEP/12/YKPP/III/2008 Tanggal 5 Maret 2008 dan
Keppres Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah yang telah diubah ke-empat kalinya dengan
Perpres Nomor 8 Tahun 2006
d. Data/proposal yang masuk dirapatkan terlebih dahulu dengan PPK
yaitu Rektor, kemudian hasilnya diumumkan oleh Admin melalui web.
e. Sistem ini dibuat dengan menggunakan WEB Server Appache PHP,
MySQL
f. Sistem ini berjalan di Sistem Operasi Windows.
1.4 Tujuan Penelitian
a. Merancang dan membuat sistem informasi pengadaan barang/jasa
dengan menggunakan teknologi berbasis web
b. Untuk mengintegerasikan pengadaan barang/jasa secara manual ke
sistem informasi, sehingga waktunya diharapkan dapat lebih cepat
c. Untuk memudahkan pengontrolan pengadaan barang/jasa
d. Untuk memudahkan pelayanan dalam mengajukan pengadaan
barang/jasa
1.5 Manfaat Penelitian
Dengan penerapan eProcurement ini diperoleh hasil – hasil antara lain :
a. Penghematan :
Paperless : Setidaknya diharapkan dapat mengurangi biaya pengadaan
kertas kerja dan pemenuhan persyaratan serta penggandaan dokumen
lelang dapat dihemat dengan sistem ini.
b. Percepatan Pelayanan :
1) Pemenuhan target kinerja pelayanan : Diharapkan dengan
adanya sistem ini dapat membantu mempercepat kinerja pelayanan
karena instansi yang terkait bisa langsung mengakses proses
pengadaannya melalui internet tanpa datang langsung ke pihak
Rektorat, sehingga target pelayanan dapat dipercepat dan
c. Terhindar dari tuduhan KKN (Kolusi Korupsi dan Nepotisme):
Panitia pengadaan dan jajaran pengguna anggaran akan terhindar dari
tuduhan KKN karena seluruh proses dilaksanakan secara transparan.
1.6 Dasar Hukum
Langkah mengembangkan program ini tentu didasari landasan
hukum yang kuat. Hal ini dilakukan agar gagasan menuju ke arah yang
lebih baik dan dapat dipertanggungjawabkan secara yuridis. Secara
hukum, landasan yang dipakai sebagai pedoman oleh pihak UPN
”Veteran” Jatim adalah:
a. Keppres Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah yang telah diubah ke-empat kalinya dengan
Perpres Nomor 8 Tahun 2006.
b. Keputusan Ketua Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan
mengenai Peraturan Materiil Badan Pelaksana Pendidikan Nomor :
KEP/12/YKPP/III/2008 Tanggal 5 Maret 2008.
1.7 Metodologi Penelitian
Metode penelitian yang dilakukan menggunakan langkah–langkah
sebagai berikut:
1.7.1 Tahap Perencanaan
Perencanaan sistem merupakan tahapan awal proses
perancangan sistem, dimana pada tahapan ini perencana proyek
diperlukan selama pelaksanaan proyek.
Langkah pertama yang harus dilaksanakan adalah
melakukan survey awal. Survey ini bertujuan untuk melakukan
pengenalan terhadap lingkungan dalam proyek yang akan
dilakukan. Langkah selanjutnya adalah identifikasi masalah.
Identifikasi permasalahan yang terjadi pada UPN “Veteran” Jatim
antara lain adalah :
a) Identifikasi masalah yang terjadi dalam hubungannya dengan
proses penyediaan barang.
b) Identifikasi keunggulan sistem dalam mengatasi masalah pada
proses penyediaan barang.
c) Identifikasi kebutuhan–kebutuhan dalam penerapan sistem.
1.7.2 Tahapan Pengumpulan Data
Pengumpulan data mempergunakan metode survey. Survey
dilakukan untuk memperoleh data yang akurat bagi sistem.
Survey dilakukan dengan 3 cara yaitu :
a) Observasi dengan melakukan pengamatan langsung di
lapangan pada proses penyediaan barang. Melalui observasi
akan diketahui kebutuhan pengguna terhadap sistem,
kemampuan teknologi yang mampu disediakan oleh pihak
manajemen
b) Wawancara (interview), melakukan wawancara dengan
beberapa pelaku kunci yaitu pelaksana penyediaan barang.
terkait dengan administrasi penyediaan barang. Melalui analisis
dokumen dapat diperoleh bukti-bukti otentik mengenai
pelaksanaan penyediaan barang yang selama ini dilakukan.
1.7.3 Tahapan Desain Sistem
a) Flowchart
b) Data Flow Diagram (DFD)
c) CDM dan PDM
d) Rancangan antarmuka (Interface)
1.7.4 Tahapan Evaluasi
Melakukan uji coba sistem secara keseluruhan, apakah terjadi
kesalahan proses dan melakukan modifikasi bila terjadi kesalahan
proses.
1.7.5 Penulisan Tugas Akhir
Pada tahap terakhir ini disusun buku sebagai dokumentasi dari
pelaksanaan tugas akhir.
1.8 Sistematika
Sistematika pembahasan penulisan tugas akhir ini tersusun atas:
BAB I : PENDAHULUAN
Berisi tentang latar balakang penulisan tugas akhir, perumusan
masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat
penelitian, dasar hukum, metodologi penulisan dan sistematika
BAB II : LANDASAN TEORI
Berisi tentang teori-teori penunjang pembuatan sistem yang
membahas tentang Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa.
BAB III : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Analisa dan perancangan sistem antara lain berisi tentang
konsep dan kondisi tentang tool-tool atau alat-alat bantu yang
diperlukan untuk instalasi Sistem Informasi Pengadaan
Barang/Jasa.
BAB IV : IMPLEMENTASI SISTEM
Pada bab ini akan membahas tentang implementasi dari hasil
perancangan beserta penjelasan dan tentang pengujian yang
dilakukan terhadap sistem atau alat yang telah dibuat.
BAB V : UJI COBA DAN EVALUASI SISTEM
Pada bab ini membahas tentang uji coba dari program yang
telah berjalan dan melakukan evaluasi pada program tersebut.
BAB VI : PENUTUP
Berisi tentang kesimpulan dan saran-saran mengenai Tugas
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengadaan Barang/Jasa
Pengadaan sendiri adalah perolehan materiil yang biayanya
didukung dari anggaran BP Dik, UPN “Veteran” dan LPTTN. Pengadaan
barang/jasa pada dasarnya adalah perolehan atau penambahan barang/jasa
berupa peralatan, perlengkapan, jasa konsultasi dan lain-lain.
2.2 Pengadaan Barang/Jasa melalui Internet ( E-Procurement )
eProcurement (kadangkala dikenal sebagai supplier exchange)
adalah aktifitas pembelian dan penjualan barang dan jasa dalam bentuk
business-to-business atau business-to-consumer atau
business-to-goverment melalui internet atau sistem informasi dan networking lainnya,
seperti Electronic Data Interchange dan Enterprise Resource Planning.
Dengan menggunakan sistem eProcurement, panitia pengadaan
menyiapkan data dan dokumen pelengkap (OE, RKS, gambar, dsb)
kemudian diupload ke portal eProcurement, yang nantinya dokumen
pelengkap tersebut akan dapat didownload (diambil) oleh penyedia
barang/jasa melalui portal eProcurement juga, tanpa harus datang ke
panitia pengadaan untuk meminta dokumen pelengkap paket pekerjaan
yang dilelang. Setelah lelang diumumkan, maka panitia pengadaan
melaksanakan aanwijzing, pembukaan sampul penawaran, proses evaluasi
pemenang ke PPK melalui portal eProcurement pada menu aplikasi
panitia pengadaan. Kemudian pemenang ditetapkan oleh PPK berdasarkan
hasil evaluasi panitia pengadaan, pada menu aplikasi PPK.
Setelah lelang berjalan, penyedia barang/jasa melakukan proses
penawaran, kemudian panitia pengadaan melakukan evaluasi sampai
dengan mendapatkan calon pemenang yang dilaporkan kepada PPK untuk
selanjutnya PPK menetapkan pemenang melalui portal eProcurement juga.
Dalam mewujudkan kelancaran proses pengadaan barang/jasa
secara elektronik (eProcurement) perlu dibentuk sekretariat layanan
eProcurement yang berfungsi sebagai admin sistem informasi dan
fasilitator para user/stakeholder (PPK-panitia pengadaan-penyedia
barang/jasa) eProcurement.
2.3 Konsep Sistem Informasi
Sistem dapat didefenisikan dengan pendekatan prosedur dan
pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat
didefenisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai
tujuan tertentu. Dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefenisikan
sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan
yang lainya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu
(Yogianto,2003). Pendekatan komponen merupakan pendekatan yang
relative baik digunakan untuk menjelaskan suatu sistem informasi.
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna
menghasilkan informasi. Sistem informasi sendiri memiliki sejumlah
komponen tertentu yang terdiri dari beberapa komponen yang berbeda.
2.4 Workflow Berbasis Web
Web adalah sebuah sistem terdistribusi client–server dimana
browser berfungsi sebagai client yang berkomunikasi dengan web server
menggunakan protokol HTTP. Ada 3 konsep pada world wide web (www):
standar penamaan di web yang dapat diakses menggunakan Uniform
Resource Locator (URL), penyampaian informasi dengan standar bahasa
Hipertext Markup Language (HTML) dan protokol yang digunakan HTTP
2.5 Hipertext Markup Language HTML
HTML format memungkinkan integrasi tipe media yang berbeda
menjadi 1 dokumen dengan menggunakan hyper–links sehingga
memungkinkan untuk menggabungkan dan menghubungkan ke tipe media
atau dokumen yang berbeda. Keuntungan menggunakan workflow berbasis
web adalah dimungkinkannya user untuk mengisikan form dalam format
HTML yang membolehkan interaksi berbasis form antara user dan
program.
2.6 HTTP
HTTP adalah protokol yang digunakan untuk mengirimkan data ke
internet. Client menggunakan browser meminta data server dengan
server. Server akan mengirimkan kembali dokumen beserta status
hubungan. Jika URL yang dituju untuk menjalankan program yang
dimintanya dan mengirimkan kembali ke client. HTTP server menjalankan
program ini menggunakan PHP. Dan HTTP server mempunyai
mekanisme otorisasi yang dapat melarang sebuah grup user atau host
untuk mengakses dirinya.
2.7 PHP
PHP merupakan bahasa berbentuk script yang ditempatkan dalam
server dan diproses di server. Hasilnya yang dikirimkan ke client, tempat
pemakai menggunakan web browser. Bermacam-macam database yang
dapat dikoneksikan dengan PHP, seperti halnya database SQL server,
MySQL, ORACLE dsb.
2.8 Script PHP
Script PHP berkedudukan sebagai tag dalam bahasa HTML.
Sebagaimana diketahui, HTML (Hypertext Markup Language) adalah
bahasa standar untuk membuat halaman-halaman Web. Kode PHP diawali
dengan <?PHP dan diakhiri dengan ?>. Pasangan kedua kode inilah yang
berfungsi sebagai tag kode PHP. Berdasarkan tag inilah, pihak server
dapat memahami kode PHP dan kemudian memprosesnya. Hasilnya akan
2.9 Konsep Kerja PHP
Model kerja HTML, diawali dengan permintaan suatu halaman
web oleh browser. Berdasarkan URL atau dikenal dengan alamat internet,
browser mendapatkan alamat dari web server, mengidentifikasi halaman
yang dikehendaki, dan menyampaikan segala informasi yang dibutuhkan
oleh web server. Selanjutnya, web server akan mencarikan berkas yang
diminta dan memberikan isinya ke browser. Browser yang mendapatkan
isinya segera melakukan penerjemahan kode HTML dan menampilkan
isinya ke layar pemakai.
2.10 Apache
Apache merupakan web server open-source dan tersedia di
berbagai platform, termasuk linux dan windows. Web server ini terkenal
cukup handal dan banyak digunakan oleh sebagaian besar website yang
ada di internet. Selain kuat dan tangguh, apache juga dapat diperoleh
dengan gratis. Namun kekurangan di bagian tampilan grafis mengharuskan
untuk memahami dasar-dasar konfigurasi dan instalasi secara teks. Apache
biasanya telah disertakan dalam setiap instalasi operasi berbasis Linux.
Source program terbaru untuk apache webserver dapat diperolah di:
http://httpd.apache.org.
2.11 Database MySQL
MySQL merupakan Relational Database Management Sistem
(General Public License). Dimana setiap orang bebas untuk menggunakan
MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat closed
source atau komersial.
MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama
dalam database sejak lama, yaitu SQL (Structure Query Language). SQL
adalah sebuah konsep pengoperasian database, terutama untuk pemilihan /
seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data
dikerjakan dengan mudah secara otomatis.
Keandalan suatu sistem database ( DBMS ) dapat diketahui dari
cara kerja optimizer-nya dalam melakukan proses perintah-perintah SQL,
yang dibuat oleh user maupun program-program aplikasinya. Sebagai
database server, MySQL dapat dikatakan lebih unggul dibandingkan
dengan databaseserver yang lainnya dalam query data.
2.11.1 Keistimewaan MySQL
Sebagai database yang memiliki konsep database modern, MySQL
memiliki banyak sekali keistimewaan. Berikut ini beberapa keistimewaan
yang dimiliki oleh MySQL yaitu:
1. Portability
MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi di antaranya
adalah seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac OS X server, Solaris,
Amiga, HP-UX dan masih banyak lagi.
2. Open Source
MySQL didistribusikan secara open source (gratis), di bawah lisensi
3. Multiuser
MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang
bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik. Hal ini
memungkinkan sebuah database server MySQL dapat diakses client
secara bersamaan.
4. Performance Tuning
MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani
query sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL
per satuan waktu.
5. Column Types
MySQL memiliki tipe kolom yang sangat kompleks, seperti
signed/unsigned integer, float, double, char, varchar, text, blob, date,
time, datetime, year, set serta enum.
6. Command dan Function
MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung
perintah SELECT dan WHERE dalam query.
7. Security
MySQL memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level subnetmask,
nama host, dan user dengan system perizinan yang mendetail serta
password terencripsi.
8. Stability dan Limits
MySQL mampu menangani database dalam skala besar, dengan
Selain itu, batas indeks yang dapat di tampung mencapai 32 indeks
pada tiap tabelnya.
9. Connectivity
MySQL dapat melakukan koneksi dengan client menggunakan
protocol TCP/IP, Unix soket (Unix), atau Named Pipes (NT).
10.Localisation
MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan (error code) pada clent
dengan menggunakan lebih dari dua puluh bahasa. Meski demikian,
bahasa Indonesia belum termasuk di dalamnya.
11.Interface
MySQL memiliki interface (antar muka) terhadap berbagai aplikasi
dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API
(Application Programming Interface).
12.Client dan Tools
MySQL dilengkapi dengan berbagai tool yang dapat digunakan untuk
administrasi database, dan pada setiap tool yang ada disertai petunjuk
online.
13.Struktur Tabel
MySQL memiliki struktur table yang lebih fleksibel dalam menangani
ALTER TABLE, dibandingkan databse lainnya semacam PostgreSQL
2.12 Pemodelan Data
Model Data adalah kumpulan perangkat konseptual untuk
menggambarkan data, hubungan data, semantik (makna) data dan batasan
data.
2.12.1 Entitas dan Attribut
Entitas (entity), merupakan obyek yang mewakili sesuatu dalam
dunia nyata, baik secara fisik (mobil, rumah, manusia, pegawai dsb)
ataupun secara konsep (department, pekerjaan, mata kuliah dsb) dan dapat
dibedakan antara satu dengan lainnya (unique).
Setiap entitas pasti memiliki attribut yang mendeskripsikan
karakteristik (property) dari entitas tersebut. Penetapan attribut dari sebuah
entitas berdasarkan fakta yang ada atau berdasarkan kebutuhan. Attribut
identik dengan kolom data atau field dalam sebuah tabel.
2.12.2 Relasi
Relasi menayatakan hubungan antar entitas termasuk terhadap
entitas itu sendiri (rekursif).
Derajat Kardinalitas relasi (Cardinality Ratio)
Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum data entitas yang
dapat berelasi dengan entitas lain.
1. Satu ke satu (one to one)
Setiap data pada entitas A berhubungan dengan maksimal satu data
2. Satu ke Banyak (one to many)
Setiap data pada entitas A bisa berhubungan dengan banyak data pada
entitas B, tetapi data pada entitas B berhubungan maksimal hanya
dengan sebuah data di A.
3. Banyak ke Satu (many to one)
Merupakan kebalikan dari relasi satu-ke-banyak.
4. Banyak ke Banyak (many ke many)
Setiap data pada entitas A bisa berhubungan dengan banyak data pada
entitas B, demikian pula sebaliknya.
2.13 Power Designer
Struktur dari sebuah database tergantung pada model datanya.
Banyak terdapat model data, tetapi yang sering digunakan adalah model
Entity Relationship Diagram (ERD), dimana dengan ERD akan
diterjemahkan konsep database tentang sistem yang ada. Dengan power
designer terdapat notasi tersendiri untuk memperjelas hubungan antar
tabel.
Terdapat beberapa notasi dasar pada power designer yaitu:
Tabel 2.1 Bentuk notasi dalam Power Designer
No Nama Notasi Bentuk Notasi Keterangan
1 Entitas Enti ty_1
2 Relasi Relationship_1
Relationship_1
One-to-Many
Relationship_1
Relationship_1
Many-to-One
Many-to-Many
3 Atribut Entity_1
Attribute_1
Tag <pi> menunjukkan
primeri key dan tag <M>
menunjukkan mandatory
Dalam Power designer terdapat empat macam pemodelan yaitu :
1. Conceptual Data Model (CDM)
CDM memodelkan struktur logis dari aplikasi data, tanpa tergantung pada
software DBMS atau model struktur data.
2. Physical Data Model (PDM)
PDM merupakan representasi fisik dari database yang akan dibuat dengan
mempertimbangkan DBMS yang akan digunakan, PDM dapat dihasilkan
dengan men-generate dari CDM yang valid.
3. Object Oriented Model (OOM)
OOM memodelkan sistem dari software dengan menggunakan pendekatan
berorientasi objek untuk sebuah bahasa pemrograman.
4. Business Process Model (BPM)
BPM memodelkan sarana untuk penyelesaian satu atau beberapa proses
2.14 Proses Pengajuan secara Manual
Di bawah ini dijelaskan bagaimana alur pengajuan yang selama ini
terjadi di UPN “Veteran” Jawa Timur secara manual. Alur tersebut
digambarkan dengan bentuk flowchart seperti pada gambar 2.3 berikut ini.
3.1 Analisa Sistem
Dalam sub-bab ini membahas mengenai analisa dari Sistem
Informasi pengadaan barang/jasa. Sistem ini diharapkan dapat memberikan
informasi mengenai proses pengadaan barang/jasa di UPN “Veteran” Jatim
kepada user melalui web. User yang dimaksudkan dalam sistem ini adalah
pihak-pihak yang ada di dalam lingkungan UPN “Veteran” Jatim yang
berhubungan dengan proses pengadaan barang/jasa. Selain untuk
memperoleh informasi, user nantinya juga dapat ikut serta dalam
pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan ketentuan-ketentuan yang sudah
ditetapkan, tetapi sebelumnya user harus mempunyai login terlebih dahulu.
3.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem disini membahas mengenai konsep dari sistem
yang akan di buat.
3.2.1Deskripsi Umum Sistem
Dalam sub-bab ini menjelaskan tentang proses perancangan sistem
yang nantinya akan dibuat. Mulai dari deskripsi umum sistem, konsep
perancangan dalam bentuk flowchart diagram, perancangan proses,
perancangan data, perancangan tabel dan perancangan antarmuka
Deskripsi umum dalam sistem ini dapat dilihat dalam bentuk Gambar 3.1
sebagai berikut:
Gambar 3.1 Arsitektur Web server
User mengakses situs pengadaan barang/jasa di UPN “Veteran”
Jatim melalui internet. Yang dapat mengakses situs tersebut hanyalah user
yang mempunyai login.
User dibedakan menjadi 3, yaitu Satker, orang yang mempunyai
otoritas pengambil keputusan (dalam hal ini yang dimaksud adalah:
Kasatker, Rektor, dan Wadek II) dan Kasubbag.
3.2.2 Klasifikasi Pemakai Sistem
Dalam sistem ini untuk klasifikasi pemakai sistem adalah :
1. Satker
Satker disini mempunyai hak akses untuk mengajukan surat pengajuan
untuk pengadaan barang/jasa, melihat alur surat yang diajukan yang telah
disetujui oleh siapa saja dan mengetahui history pengajuan dan pengadaan.
2. Orang yang mempunyai otoritas pembuat keputusan
Orang tersebut disini mempunyai hak untuk memberikan keputusan
apakah surat pengajuan yang masuk disetujui atau tidak dan mengetahui
3. Kasubbag
Kasubbag disini berinteraksi langsung dengan proses pengadaan
barang/jasa.
3.3 Flowchart
Dalam sub-bab ini akan dijelaskan alur kerja sistem dalam bentuk
flowchart diagram. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada penjelasan
berikut ini:
3.3.1 Flowchart pengajuan pengadaan barang/jasa
Sebelum Satker dapat mengikuti proses pengadaan barang/jasa,
terlebih dahulu user harus mempunyai user account.
Setelah login, Satker dapat mengirimkan surat pengajuan melalui
situs yang ada. Selain itu, Satker juga dapat melihat alur surat yang diajukan
sudah disetujui oleh siapa saja dan dapat melihat report history pengajuan
dan pengadaan yang sudah terjadi. Untuk flowchartnya dapat dilihat pada
Gambar 3.2 Flowchat Pengajuan Barang/Jasa
3.3.2 Flowchart proses pengadaan
Sistem ini ditujukan untuk Kasubbag yang menerima surat perintah
dari Rektor untuk melakukan proses pengadaan mulai dari memilih proses
pengadaan yang akan digunakan dan memilih Vendor yang boleh ikut serta
dalam kegiatan pengadaan barang/jasa serta menentukan Vendor yang
memenangkan sesuai dengan hasil rapat sampai mengelola data-data yang
hanya penunjukan langsung dan pengadaan langsung. Untuk flowchartnya
dapat dilihat pada Gambar 3.3.
3.4 Perancangan Proses
Dalam sub-bab ini menjelaskan mengenai perancangan proses dari
sistem yang akan dibuat nantinya. Dalam perancangan proses ini akan
dijelaskan dalam bentuk Hierarki Proses (Diagram berjenjang) dan
perancangan proses menggunakan Data Flow Diagram (DFD).
3.4.1 Diagram Berjenjang
Gambar 3.4 Diagram Berjenjang
Dari Gambar 3.4 dapat dijelaskan bahwa untuk proses pengadaan
barang/jasa dilakukan melalui suatu aplikasi web. Yang mempunyai
account untuk login adalah Satker, Subsatker dan orang yang mempunyai
otoritas pembuat keputusan. Dalam pengajuan dan pengadaan barang bisa
diajukan oleh semua Satker dan Subsatker. Untuk pengaturan sistem
3.4.2 Data Flow Diagram (DFD)
Selain diagram berjenjang, perancangan proses juga di jelaskan
dalam bentuk DFD (Data Flow Diagram). Dimana pada DFD untuk tugas
akhir ini terdapat 3 level yaitu level konteks, level 0 dan level 1.
3.4.2.1DFD Level Konteks
Dalam DFD level konteks ini merupakan gambaran umum dari
sistem yang akan dibuat. Terdapat 3 entitas utama dalam sistem ini, yaitu:
Subsatker, otoritas pembuat keputusan dan Kasubbag. Untuk lebih
jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.5 berikut ini:
informasi vendor vendor report pengadaan barang id vendor yang menang info pengadaan nomor pengadaan
info login username dan password
report persetujuan setuju atau tdk setuju
konfirmasi atau coment setuju atau tdk setuju username dan password
username dan password 1
SI Pengadaan Barang dan Jasa
+
Subsatker Otoritas
Pembuat Keputusan
kasubbag
Pada DFD level konteks tersebut, Subsatker memasukkan data
pengajuan dan akan menerima message alert jika pengajuannya sudah
dikonfirmasi oleh orang yang mempunyai otoritas pembuat keputusan.
Untuk Orang yang mempunyai otoritas pembuat keputusan akan menerima
message alert bahwa ada pengajuan yang masuk kemudian memberikan
konfirmasi apakah pengajuan tersebut, disetujui atau ditolak. Kasubbag
bertugas untuk memasukkan data-data pengadaan dan menentukan Vendor
yang menang sesuai dengan hasil rapat.
3.4.2.2DFD Level 0
Untuk DFD level 0 menjelaskan masing-masing proses yang
terjadi dalam sistem. Mengenai info pengajuan, persetujuan, riwayat
pengadaan dan proses sms.
Pada level 0 ini terdapat beberapa proses yaitu proses login, proses
pengajuan, proses persetujuan, proses pengadaan, proses pengaturan
sistem dan proses sms. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.6
info login
informasi vendor vendor
username dan password setuju atau tdk setuju
konfirmasi atau coment
setuju atau tdk setuju
file yang diajukan info konfirmasi
nama pengajuan
info pengajuan
report pengadaan barang
id vendor yang menang info pengadaan
1) Proses Login
Sebelum menjalankan sistem, petugas diharuskan melakukan login
terlebih dahulu dengan menginputkan Username dan password. Yang
nantinya akan dilakukan pengecekan pada user, apakah data sudah ada
atau belum, jika data belum ada maka pihak yang bersangkutan diharuskan
2) Proses Pengajuan
Proses ketika Subsatker mengajukan proposal, Subsatker menginputkan
barang yang diajukan untuk mendapatkan konfirmasi. Dalam proses ini
dapat diketahui sampai dimana surat pengajuan tersebut disetujui.
3) Proses Persetujuan
Proses ini dijalankan oleh orang yang mempunyai otoritas pengambil
keputusan. Jika pengajuan setuju, orang tersebut akan memberi
konfirmasi, jika tidak setuju maka orang tersebut bisa memberikan
komentarnya. Untuk mengetahui report persetujuan, dapat dilihat pada
history pengajuan.
4) Proses Pengadaan
Proses dimana Kasubbag mengisi form untuk pengadaan, mengisi data
Vendor serta mengupload surat penawaran dari Vendor dan menentukan
Vendor yang menang sesuai dengan hasil rapat.
5) Proses Pengaturan Sistem
Proses ini dijalankan oleh Kasubbag. Kasubbag melakukan pengisian nilai
untuk vendor-vendor yang mengikuti pengadaan yang kemudian disimpan
pada tabel Vendor.
3.4.2.3DFD Level 1
Untuk DFD level 1 merupakan pecahan dari proses DFD level 1.
1) Proses Pengaturan Sistem
Pada proses ini Kasubbag dapat melakukan insert data Vendor.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.11 dibawah ini:
informasi vendor
Gambar 3.7 DFD Level 1 Pengaturan Sistem
3.5 Perancangan Data dan Tabel
Perancangan ini akan membahas mengenai perancangan data dan
tabel yang akan digunakan pada sistem. Dalam perancangan data,
menjelaskan tentang dua model data yaitu: model data konseptual dan
model data fisik. Untuk lebih jelasnya dapat dijelaskan di bawah ini:
3.5.1 Perancangan Data
a) Model Data Konseptual (Conceptual Data Model)
Model data konseptual adalah rancangan dalam bentuk diagram
sebelum pembuatan database secara detail. Model data konseptual ini
dibuat tanpa harus mempertimbangkan DBMS apa yang nantinya dipakai,
karena bentuk ini hanya sebuah konsep rancangan yang nantinya bisa
digunakan oleh semua DBMS. Model data konseptual pada aplikasi sistem
ini merepresentasikan rancangan basis data konseptual yang nantinya akan
Pada konsep rancangan ini dibuat dengan menggunakan Power Designer
9. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.8 berikut:
m em i l i ki
Identi fi er_1 <pi >
j urusan Identi fi er_1 <pi >
fakul tas Identi fi er_1 <pi >
pengaj uan
Identi fi er_1 <pi >
pengadaan
Identi fi er_1 <pi > vendor
Identi fi er_1 <pi >
hi story
Identi fi er_1 <pi > l evel Identi fi er_1 <pi >
barang i dBarang namaBarang j um l ahBarang hargaKi saran
Identi fi er_1 <pi > kode uni t i dKodeM ateri l kodeM ateri l
Identi fi er_1 <pi >
perm i ntaan i dPermi ntaan
kodeM ateri l j uml ahPerm i ntaan spesi fi kasi Perm i ntaan keteranganPerm i ntaan
Identi fi er_1 <pi >
Gambar 3.8 Model Data Konseptual
b) Model Data Phisik
Model data phisik dibuat dengan cara merubah model data
konseptual yang telah dijelaskan di atas. Model data ini
mempresentasikan rancangan fisik basis data yang disimpan di server.
dalam implementasi sistem yang dibuat. Untuk lebih jelasnya dapat
dilihat pada Gambar 3.9 dibawah ini:
FK_USER_TERMASUK__FAKULTAS
3.5.2 Perancangan Tabel
Tabel yang dibutuhkan dalam pembutaan sistem ini adalah:
1) Tabel Barang
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data barang yang diperlukan dalam
pengadaan. Field tabel ini antara lain:
Tabel 3.1 Tabel Barang
2) Tabel Fakultas
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data dari fakultasyang yang ada di
UPN “Veteran” Jawa Timur. Field tabel ini antara lain:
3) Tabel History
Tabel ini digunakan untuk menyimpan history persetujuan. Field tabel ini
antara lain:
Tabel 3.3 Tabel History
4) Tabel Jurusan
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data jurusan yang ada di UPN
”Veteran” Jawa Timur. Field tabel ini antara lain:
Tabel 3.4 Tabel Jurusan
5) Tabel Kode Unit
Tabel ini digunakan untuk menampung data kode unit materiil. Field tabel
ini antara lain adalah:
6) Tabel Level
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data level untuk membedakan hak
akses. Field tabel ini antara lain:
Tabel 3.6 Tabel Level
7) Tabel Pengadaan
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data pengadaan yang ada di UPN
”Veteran” Jawa Timur. Field tabel ini antara lain adalah:
Tabel 3.7 Tabel Pengadaan
8) Tabel Pengajuan
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data pengajuan. Field tabel ini
Tabel 3.8 Tabel Pengajuan
9) Tabel Permintaan
Tabel ini digunakan untuk menampung data permintaan. Field tabel ini
antara lain adalah:
Tabel 3.9 Tabel Permintaan
10)Tabel User
Tabel ini digunakan untuk menampung data user. Field tabel ini antara
Tabel 3.11 Tabel User
11)Tabel Vendor
Tabel ini digunakan untuk menyimpan data Vendor yang mengikuti
pengadaan di UPN ”Veteran” Jawa Timur. Field tabel ini antara lain
adalah:
Tabel 3.12 Tabel Vendor
3.6 Perancangan Antar Muka (Interface)
Perancangan antarmuka (interface) merupakan perancangan
tentang gambaran halaman aplikasi yang berinteraksi langsung antara
sistem dengan pengguna. Dalam aplikasi akan menampilkan rancangan
antarmuka untuk semua User, baik untuk Subsatker, Satker, orang yang
mempunyai otoritas pembuat keputusan maupun Kasubbag. Karena dalam
aplikasi ini, semua User berinteraksi langsung dengan sistem, karena User
3.6.1 Perancangan antar muka untuk Satker
Perancangan antar muka yang ditujukan untuk Satker terdapat
beberapa form, yang dimulai dari form login. Perancangan form login
untuk Satker seperti yang tampak pada Gambar 3.10 di bawah. Dimana
pada form login tersebut, terdapat dua textbox yang digunakan untuk
mengisikan Username dan password dari Subsatker.
Header
Login
Username
Password :
:
Footer
Home Riwayat Pengajuan Pengajuan Baru Logout
Login
Gambar 3.10 Tampilan Awal Login
Setelah Satker berhasil login, maka Satker akan masuk ke dalam
halaman Satker dimana pada halaman tersebut terdapat beberapa menu,
yaitu riwayat pengajuan dan pengajuan baru serta logout untuk keluar dari
halaman web. Perancangan halaman tersebut dapat dilihat pada gambar
Gambar 3.11 Tampilan Awal Setelah Login
Untuk form riwayat pengajuan terdapat tabel yang berisi surat
pengajuan yang telah masuk sehingga mengetahui pengajuan yang telah
disetujui atau yang ditolak oleh otoritas pengambil keputusan. Apabila
detail pengajuan diklik maka akan ditampilkan lebih detail lagi yaitu lebih
fokus pada komentar dari status, baik yang disetujui maupun ditolak serta
Gambar 3.12 detail dari pengajuan
Masih membahas tentang halaman web riwayat pengajuan pada
Satker. Form riwayat pengajuan ini juga terdapat tabel untuk status riwayat
pengajuan. Pada tabel status ini apabila di klik maka statusnya akan
ditampilkan secara detail mulai dari hari, tanggal maupun riwayat statusnya
dari orang yang memiliki otoritas pembuat keputusan. Seperti pada gambar
Gambar 3.13 form untuk status riwayat pengajuan
Dalam menu pengajuan baru berisikan form untuk Satker yang
ingin mengajukan surat pengajuan untuk dilakukan pengadaan. Dalam form
ini disertakan nomor pengajuan, tanggal pengajuan serta subject dan untuk
surat atau proposal bisa di upload pada form pengajuan baru seperti pada
gambar 3.14 berikut ini:
3.6.2 Perancangan antar muka untuk otoritas pembuat keputusan
Form untuk otoritas pembuat keputusan ini merupakan form untuk
pihak-pihak yang berhak dalam mengambil keputusan apakah pengajuan
yang masuk disetujui atau tidak. Jika ada pengajuan yang masuk, maka
pada menu inbox akan ada pemberitahuan. Sehingga memudahkan otoritas
pembuat keputusan dalam melihat dan menyetujui proposal yang masuk
dalam inbox.
Gambar 3.15 forminbox untuk Otoritas Pembuat Keputusan
Dalam detail setiap pengajuan yang masuk dalam inbox ini
ditujukan pada otoritas pembuat keputusan untuk memberikan status
persetujuan dan komentar apabila pengajuan ditolak atau diterima dan
harus diisikan alasan kenapa tidak disetujui sehingga ada perbaikan atau
Gambar 3.16 formdetail riwayat otoritas pengambil keputusan
Untuk form riwayat pengajuan terdapat tabel yang mengurutkan
nomor pengajuan yang telah masuk sehingga mengetahui pengajuan yang
telah disetujui atau yang ditolak oleh otoritas pengambil keputusan.
Apabila klik detail pengajuan maka akan ditampilkan lebih detail lagi yaitu
lebih fokus pada komentar dari status, baik yang disetujui maupun tidak
disetujui oleh setiap otoritas pengambil keputusan, sehingga pihak-pihak
yang terlibat dapat mengetahui siapa saja yang yang menyetujui atau yang
tidak setuju. Untuk form detail dan status pada menu riwayat persetujuan
ini sama dengan form riwayat persetujuan pada gambar di atasnya. Seperti
Gambar 3.17 form riwayat pengajuan otoritas pengambil keputusan
Dalam report pengajuan ini bisa menampilkan hasil pengajuan
yang pernah diajukan oleh Satker kepada otoritas pengambil keputusan
dan bisa di cari menurut tanggal, bulan, dan tahun sehingga memudahkan
Gambar 3.18 Report pengajuan
3.6.3 Perancangan antar muka untuk Kasubbag
Form di bawah ini bertujuan untuk memberikan informasi bahwa
ada pengajuan yang masuk untuk diproses dalam pengadaan yang telah
disetujui oleh otoritas pengambil keputusan sehingga akan diproses lebih
lanjut oleh Kasubbag, seperti form berikut ini:
Dalam menu pengadaan ini bertujuan untuk mengisikan data-data
yang berhubungan dengan proses pengadaan, misalnya nama pengadaan,
Vendor yang menangani proyek tersebut serta detail barang yang ingin
diadakan. Seperti pada gambar berikut ini:
Gambar 3.20 detail proses pengadaan barang
Dalam report pengajuan ini bisa menampilkan hasil pengajuan
yang pernah diajukan oleh Satker kepada otoritas pembuat keputusan dan
bisa dicari menurut tanggal, bulan, dan tahun sehingga memudahkan user
Gambar 3.21 Form report pengajuan Kasubbag
Menu Vendor ini berisikan tentang data-data Vendor yang
termasuk dalam rekanan UPN “Veteran” Jawa Timur dalam proses
pengadaan. Data-data tersebut diisikan oleh Kepala Sub Bagian yang
berada di Biro Umum. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar
3.22 berikut ini.
Pada bab IV ini akan dibahas mengenai implementasi dari
perancangan sistem yang telah dibuat pada bab III. Bagian implementasi
sistem kali ini meliputi: lingkungan implementasi, implementasi proses,
dan implementasi antarmuka.
4.1 Lingkungan Implementasi
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai perangkat keras dan
perangkat lunak yang digunakan pada implementasi sistem ini.
Perangkat keras:
a. Komputer dengan processor Intel Celeron 2.0 Ghz
b. Memori 1 GB.
Perangkat Lunak:
a. Sistem Operasi Windows XP.
b. PHP sebagai bahasa pemrograman yang digunakan untuk pembuatan
aplikasi.
c. phpMyAdmin
d. Mysql 5.0.24 untuk menyimpan dan mengolah data di aplikasi ini.
e. Adobe Photoshop 7.0 untuk mengolah gambar
4.2 Implementasi Antarmuka
Pada tahapan ini akan dijabarkan tentang implementasi antarmuka
dibahas pada bab III. Sistem ini berfungsi untuk memberikan layanan
untuk satker mulai pengajuan sampai proses pengadaan selesai serta
menggunakan media SMS untuk mengirimkan message alert.
Pada sistem ini terdapat beberapa form utama yaitu :
a) Halaman yang ditujukan untuk satker:
1) Halaman selamat datang
2) Halaman pengajuan
3) Halaman pengadaan
4) Halaman history pengajuan
b) Halaman yang ditujukan untuk otoritas pembuat keputusan (Dekan,
Wakil Rektor, Kepala Biro Umum, Kepala Bagian Sarpras):
1) Halaman selamat datang
2) Halaman pengajuan
3) Halaman pengadaan
4) Halaman history pengajuan
c) Halaman yang ditujukan untuk Kasubbag:
1) Halaman selamat datang
2) Halaman pengajuan
3) Halaman pengadaan
4) Halaman daftar vendor
4.3. Implementasi Halaman yang Ditujukan Untuk Satker
Halaman ini merupakan halaman yang ditujukan untuk satker agar
satker mengetahui bagaimana langkah-langkah untuk mengajukan surat
pengajuan untuk pengadaan sampai proses pengadaan berakhir.
4.3.1 Halaman selamat datang
Halaman ini merupakan tampilan awal apabila satker mengakses
web tersebut. Pada halaman ini berisikan informasi dan index yang dapat
dibaca oleh satker dengan memilih salah satunya. Tampilan halaman
selamat datang dapat dilihat pada Gambar 4.1 berikut ini:
Gambar 4.1 Tampilan Halaman Awal
4.3.2 Halaman Kajur ( Ketua Jurusan )
Pada halaman ini untuk login Kajur ( Ketua Jurusan ) memasukkan
username dan password yang telah ada. Setelah login maka akan di
tunjukkan adanya pengajuan baru, pengadaan, history dan logout. Untuk
pengajuan baru user dapat memilih pengadaan baru untuk mengajukannya,
mengirimkan pengajuan. Untuk pengadaan, user dapat melihat pengadaan
yang telah masuk atau telah di setujui oleh pihak-pihak Penyelenggara
Pengadaan Barang.
Gambar 4.2 Tampilan Menu Kajur
4.3.3 Halaman Pengajuan
Pada halaman ini akan ditunjukkan untuk mengisi pengajuan yang
akan diajukan oleh Ketua Jurusan. Yang pertama dimasukkan adalah nama
pengajuan yang akan diajukan, setelah itu subject yang akan diajukan dan
proposal berupa file yang akan diajukan oleh Ketua Jurusan. Setelah
mengisi form untuk pengajuan telah selesai, klik kirim untuk mengirim
data yang telah diajukan. Di dalam tabel pengajuan terdapat opsi dan nama
subject yang telah diajukan, apabila mengalami kesalahan dalam
penginputan data bisa langsung dihapus untuk mengulangi pengajuan
kembali. Untuk tampilan form pengajuan dapat dilihat pada Gambar 4.3
Gambar 4.3 Halaman Pengajuan Barang
4.3.4 Halaman Pengadaan Barang
Halaman ini merupakan halaman yang berisi pengadaan yang yang
telah di inputkan oleh user. User dapat melihat file yang telah diajuakn
oleh user beserta status telah di terima atau di pending oleh Kepala
Bagian atau dari pihak Wakil Rektor. Tampilan form Pengadaan Barang
dapat dilihat pada Gambar 4.4 sebagai berikut ini :
Gambar 4.4 Halaman Daftar Pengajuan Kajur
4.3.5 Halaman History Pengajuan Pengadaan barang
Pada halaman ini hanya berisikan tentang pengajaun dan
pengadaan barang yang telah di terima ataupun dipending karena tidak di
sampai mana pengajuan masih di proses. Tampilan halaman Pengajuan
Pengadaan barangcontact dapat dilihat pada Gambar 4.5 berikut ini:
Gambar 4.5 Halaman History Pengajuan Kajur
4.3.6 Implementasi Halaman Dekan
Halaman ini merupakan halaman yang ditujukan untuk Dekan
dalam melakukan acc proposal dari Kajur ditolak karena tidak sesuai
dengan harapan. untuk Dekan berhak melakukan pengajuan dan
memasukkan prosposal yang diajukan kepada Wakil Rektor. Dekan juga
bisa melihat pengadaan dan history yang ada pada menu untuk melihat
pengajuan dan pengadaan barang yang ada. Tampilan halaman index
untuk Dekan dapat dilihat pada Gambar 4.6 berikut ini:
Gambar 4.7 Halaman History Pengajuan Dekan
4.3.7 Implementasi Wakil Rektor
Halaman ini adalah tampilan awal untuk menu Wakil Rektor,
setelah login Wakil Rektor berhasil login maka akan tampil menu
pengajuan yang telah mendapatkan message atau sms dari operator bahwa
adanya pengajuan dari Dekan yang masuk atau dari Kajur yang telah di
acc oleh Dekan. Untuk tampilannya dapat dilihat pada Gambar 4.8 berikut
ini:
Gambar 4.8 Halaman Daftar Pengajuan Dekan
Jika Wakil Rektor menolak pengajuan maka akan keluar nama
pengajuan dan subject serta komentar alasan mengapa proposal ditolak.
Gambar 4.9 Halaman Keterangan Tolak Wakil Rektor.
4.3.8 Halaman Kepala Sub Bagian Pengadaan Barang
Halaman ini adalah halaman yang digunakan untuk melakukan
pengadaan barang oleh Kepala Sub Bagian yang akan menentukan vendor
yang akan melakukan pengadaan barang. Untuk tampilannya dapat dilihat
Gambar 4.10 berikut ini:
Gambar 4.10 Tampilan Menu Kepala Sub Bagian
4.3.9 Implementasi Halaman Pengisian Vendor
Halaman ini digunakan untuk memasukkan nama vendor yang
ditunjuk untuk memasukkan surat penawaran barang yang sudah masuk
dari Kepala Sub Bagian dengan menentukan kriteria-kriteria yang sudah
menentukan nama pengajuan yang masuk pada Kepala Sub Bagian.
Vendor memasukkan nama perusahaan dan alamat vendor agar Kepala
Sub Bagian bisa mengetahui letak vendor dan bisa menghubungi dengan
cepat. Untuk tampilannya dapat dilihat Gambar 4.11 berikut ini:
Gambar 4.11 Halaman Input Vendor
4.3.10 Halaman Pemilihan Vendor
Halaman ini digunakan Kasubbag untuk melakukan pemilihan
vendor yang akan melakukan pengadaan terhadap pengajuan yang telah
disetujui oleh pihak-pihak yang memiliki otoritas pengambil keputusan..
Untuk tampilannya dapat dilihat Gambar 4.12 berikut ini:
4.3.11 Halaman Daftar Vendor
Halaman penilaian vendor ini merupakan penilaian untuk Kepala
Sub Bagian dalam menentukan hasil penilaian barang yang diajukan oleh
vendor yang sudah masuk pada Kepala Sub Bagian yang akan dihitung
sesuai dengan kriteria penilaian yang ada pada pengambilan keputusan
yang telah dibuat oleh Kepala Sub Bagian. Untuk tampilannya dapat
dilihat Gambar 4.13 berikut ini:
Gambar 4.13 Halaman Daftar Vendor
4.3.12 Halaman Penilaian Vendor
Halaman penilaian vendor ini sudah ditentukan sesuai dengan
kriteria yang ditentukan sesuai dengan jenis barang yang sudah ditawarkan
oleh vendor. Untuk menentukanya yaitu mulai dari kualitas barang,
kuantitas dam nilai waktu yang ditentukan oleh vendor itu sendiri. Untuk
Gambar 4.14 penilaian vendor
4.3.13 Halaman Pemilihan Vendor
Halaman pemilihan vendor ini merupakan pemilihan dari nilai
yang terbaik yang telah ditentukan oleh Kepala Sub Bagian. Dari nilai
yang terbaik ini akan langsung dihubungi oleh Kepala Sub Bagian yang
telah di pilih untuk menunjukkan barang yang telah diajukan oleh vendor.
Untuk tampilannya dapat dilihat Gambar 4.15 berikut ini:
Gambar 4.15 Halaman Pemilihan Vendor
4.3.14 Halaman Pengadaan Kepala Sub Bagian
Halaman ini merupakan halaman pengiriman info dari Kepala Sub
Bagian yang akan dikirimkan kepada pihak user yang telah mengajukan
menerima barang yang sesuai dengan pengajuan. Untuk tampilannya dapat
dilihat Gambar 4.16 berikut ini:
Gambar 4.16 Tampilan Pengadaan Kepala Sub Bagian
4.3.15 Halaman Pengadaan Kajur
Halaman ini merupakan hasil dari pengadaan yang diajukan oleh
user yang mengajukan dan apabila menerima akan barang yang sesuai
dengan pengajuan barang. Untuk tampilannya dapat dilihat Gambar 4.17
berikut ini:
