Perancangan Model Relasi Data Dokumen
Akreditasi Program Studi
Intan Mardiono (1), I Gusti Bagus Budi Dharma (2)
(1), (2), (3)Program Studi Teknik Industri, Jurusan Teknik Mesin dan Industri, Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada
Yogyakarta
(1)intan.mardiono.im5@gmail.com ABSTRAK
Akreditasi merupakan suatu penilaian pemerintah untuk suatu instansi perguruan tinggi. Berdasarkan peraturan menteri pendidikan dan kebudayaan Republik Indonesia nomor 87 Tahun 2014 pasal 6, masa berlaku status akreditasi dan peringkat terakreditasi program studi dan perguruan tinggi adalah 5 (lima) tahun. Dalam selang waktu tersebut suatu instansi perguruan tinggi harus mempersiapkan dokumen-dokumen yang digunakan untuk akreditasi. Terdapat 7 standar yang menjadi penilaian BAN-PT (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi). Tabel yang ada dalam dokumen akreditasi program studi Pascasarjana Teknik Industri UGM adalah sejumlah 51 tabel. Dengan jumlah dependent table sejumlah 29 tabel, sedangkan untuk independent table adalah sejumlah 22 tabel. Untuk mengidentifikasi tabel yang saling berhubungan maka dibuat suatu model relasi data dengan menggunakan ERD (Entity Relationship Diagram). Model ERD merupakan suatu model relasi integrasi data yang menggambarkan hubungan antar entitas, atribut, serta jenis relasi yang menghubungkan entitas. Sebelum membuat model ERD dibutuhkan normalisasi data untuk mempermudah dalam merancang sebuah model. Normalisasi yang dilakukan adalah sebanyak tiga tahap. Normalisasi pertama yang dilakukan adalah membuat daftar list atribut dalam sebuah entitas dimana tidak ada pengulangan atribut dalam suatu entitas tersebut, pada normalisasi pertama juga diidentifikasi primary key, transitive dependencies, serta partial dependencies. Dilanjutkan dengan normalisasi kedua, yang memisahkan partial dependencies. Tahap terakhir yaitu normalisasi ketiga dimana tidak ada transitive dependencies dalam sebuah tabel. Setelah dilakukan normalisasi ketiga, didapat 25 tabel untuk dependent tabel. Setelah dilakukan pembuatan model, saat ini tengah dikembangkan sebuah sistem database yang dapat mengelola sistem akreditasi program studi.
Kata kunci— ERD, Akreditasi, Entitas, Relasi
I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah
Akreditasi merupakan suatu penilaian pemerintah untuk suatu instansi perguruan tinggi. Berdasarkan peraturan menteri pendidikan dan kebudayaan republic Indonesia nomor 87 Tahun 2014 pasal 6, masa berlaku status akreditasi dan peringkat terakreditasi program studi dan perguruan tinggi adalah 5 (lima) tahun. Dalam selang waktu tersebut suatu instansi perguruan tinggi harus mempersiapkan dokumen-dokumen yang digunakan untuk akreditasi. Terdapat 7 standar yang menjadi penilaian BAN-PT (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi). Standar 1 merupakan visi, misi, tujuan dan sasaran serta strategi pencapaian. Standar 2 merupakan tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu. Standar 3 merupakan mahasiswa dan lulusan. Standar 4 merupakan sumberdaya manusia. Standar 5 merupakan kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik. Standar 6 merupakan pembiayaan, sarana, dan prasarana, serta sistem informasi. Dan yang terakhir adalah standar 7 yang merupakan penelitian, pelayanan/ pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama. Penilaian ketujuh standar tersebut dinilai melalui dokumen-dokumen pendukung yang disusun kedalam suatu borang akreditasi. Salah satu doukmen penting dalam standar penilaian adalah dokumen-dokumen kegiatan dosen, baik penelitian, pengabdian kepada masyarakat, serta kegiatan mengajar mata kuliah. Selain itu
hal yang tak kalah penting dalam rekapitulasi adalah sebuah data yang berkaitan dengan kerjasama antara program studi dan lembaga lain dalam pendanaan.
Penelitian ini berfokus pada analisa data yang yang dibutuhkan untuk dokumen akreditasi. Dalam dokumen akreditasi terdapat tabel-tabel yang saling berkaitan satu sama lain, serta tabel yang tidak memiliki keterkaitan dengan tabel yang lain. Salah satu entitas yang memiliki hubungan dengan entitas yang lain adalah dosen dan mahasiswa. Dosen dan mahasiswa memiliki sebuah hubungan dalam data pembimbingan tesis, selain itu dosen memiliki penelitian dimana dalam penelitian tersebut dosen melibatkan mahasiswa sebagai bimbingan tugas akhir. Salah satu data tabel yang tidak memiliki hubungan dengan tabel yang lain adalah data yang berkaitan dengan fasilitas program studi, misalnya data kondisi ruangan, data alat-alat laboratorium, dan lain-lain.
Pada perancangan konseptual diperlukan suatu pendekatan yang digunakan untuk menggambarkan hubungan antar data (Kadir, 2009). Hubungan yang menggambarkan relasi antar data disebut dengan model ERD (Entity Relationship Diagram). Sebelum membuat gambaran relasi antar data hal yang pertama dilakukan adalah membuat normalisasi data. Normalisasi pertama peneliti perlu membuat list atribut yang merupakan komponen dari entitas. Kemudian dalam relasi antardata tersebut direlasikan dengan membuat suatu garis hubungan. Garis hubungan tersebut juga dapat menggambarkan apakah hubungan antardata tersebut merupakan hubungan one-to-many atau many-to-many. Dalam model ERD terdiri dari beberapa entitas yang saling berhubungan, oleh karena itu setiap entitas memiliki atribut yang bersifat unik agar dapat dibedakan satu entitas dengan entitas yang lain. Didalam model ERD menggambarkan tiga komponen utama yaitu entitas, atribut, dan relationship (Mamcenko, 2004).
Kembali pada inti dari penelitian ini, objek dari penelitian ini adalah analisa terhadap dokumen akreditasi Program studi pascasarjana teknik industri UGM tahun 2015. Di dalam dokumen tersebut terdapat sejumlah 51 tabel, dengan jumlah dependent tabel sejumlah 29 tabel. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah sistem database yang terintegrasi, yang dapat mengelola kebutuhan informasi dalam proses rekapitulasi. Data yang dirancang dalam sistem ini mengacu pada data yang ada dalam dokumen akreditasi pascasarjana teknik industri ugm tahun 2015.
Tahapan perancangan model ERD ini dimulai dengan menganalisas kebutuhan tabel dalam dokumen akreditasi. Tahap kedua adalah melakukan normalisasi pertama, Dimana dalam normalisasi pertama membuat list field, dimana dalam field tersebut terdapat satu primary key dan candidate key. Candidate key merupakan atribut yang nantinya akan menjadi primary key dalam tabel yang lebih detail. Normalisasi kedua dilakukan setelah data memenuhi kondisi normal pertama. Di dalam normalisasi kedua terdapat atribut yang memiliki hubungan partial dependencies pada normalisasi pertama (candidate key). Jika didalam normalisasi kedua terdapat atribut nonkey mempengaruhi atribut nonkey, maha hubungan tersebut merupakan hubungan transitive dependencies, maka dilakukan normalisasi ketiga dimana transitive dependencies tersebut dibuat tabel terpisah dengan dibuat primary key baru.
II. TINJAUAN PUSTAKA A. Latar Belakang Masalah
Akreditasi merupakan suatu penilaian terhadap program studi atau universitas oleh pemerintah. Menurut Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 87 Tahun 2014, akreditasi merupakan suatu kegiatan penilaian untuk menentukan kelayakan program studi dan perguruan tinggi. Penilaian program studi maupun universitas ditentukan melalui tujuh standar yang kemudian disusun dalam dokumen borang. Ketujuh standar tersebut meliputi: (1) Visi misi dan sasaran, serta strategi pencapaian, (2) tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu, (3) mahasiswa dan lulusan, (4) sumber daya manusia, (5) kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik, (6) pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi, (7) penelitian, pelayanan/ pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama (Borang IIIA Program Studi S2 Teknik Industri Universitas Gadjah Mada, 2015). Penilaian penjaminan mutu suatu program studi dan universitas dilakukan oleh BAN-PT , yaitu badan yang dibentuk oleh pemerintah untuk melakukan dan mengembangkan akreditasi perguruan tinggi secara mandiri (Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan, 2014).
B. Normalisasi
Tahap awal yang digunakan dalam membuat suatu model adalah mendefinisikan terlebih dahulu jenis data seperti apa yang perlu dibuat model. Setelah diidentifikasi data yang akan dibuat, dilakukan proses normalisasi. Proses normalisasi ini bertujuan untuk mempermudah dalam proses perancangan model. Proses normalisasi merupakan suatu pendekatan untuk mereduksi
redundant data pada sebuah database (Hollingsworth, 2017). Pada umumnya proses normalisasi
dilakukan dengan tiga tahap. Tahap pertama merupakan first normalization (1st Normalization), merupakan proses membuat daftar kebutuhan atribut dalam entitas. Dalam normalisasi pertama merupakan tahap dalam mengidentifikasi primary key, serta menentuan partial dependencies dan
transitive dependencies (Boucher, et al.,2006). Partial dependencies merupakan suatu relasi
dimana primary key hanya mempengaruhi atribut tertentu, sedangkan transitive dependencies, merupakan relasi dimana nonkey mempengaruhi atribut nonkey. Dalam normalisasi pertama dapat diketahui dua hal, yaitu mengeliminasi adanya duplikasi data, dan kolom atau kombinasi dari kolom merupakan suatu identifikasi data yang unik (Hollingsworth, 2017).
Setelah dilakukan normalisasi dua yang memisahkan dua partial dependencies, ,maka tahap selanjutnya adalah dibuat normalisasi ketiga. Normalisasi ketiga dilakukan setelah memenuhi normalisasi kdeua. Dalam normalisasi ketiga tidak terdapat transitive dependencies (non-key mempengaruhi non-key).
C. Model ERD (Entity Relationship Diagram
Langkah awal yang harus dilakukan ketika akan merancang suatu model antar data yang saling terintegrasi adalah dengan melakukan pengumpulan kebutuhan informasi yang dibutuhkan. Menurut Kadir (2009), informasi yang perlu digali dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain: wawancara, mengamati sistem yang sedang berjalan dan mempelajari dokumen-dokumen yang tersedia. Komponen dasar model ERD adalah suatu visualisasi antar entitas dari objek data (Mamcenko, 2004). Komponen utama dalam model ERD terdiri dari 3, yaitu Entitas,
Relationship, dan Atribut. Gambar 1 merupakan komponen yang digunakan dalam membuat
model ERD menurut Teorey,et al. (2006). Entitas merupakan suatu data yang memiliki sejumlah informasi, misalnya informasi tentang identitas seseorang, tempat, kegiatan dan lain-lain. Relationship merupakan suatu gambaran tipikal dari suatu entitas. Biasanya digambarkan dengan pola many to many (hubungan banyak ke banyak), one-to-many (satu ke banyak), dan one-to-one (satu ke satu). Pada gambar 1 relationship ditunjukkan dengan simbol diamond. Komponen selanjutnya dalam model ERD adalah atribut. Atribut merupakan suatu karakteristik dari entitas yang mendeskripsikan secara rinci dari entitas tersebut.
Gambar 1 Komponen Utama dalam Model ERD
III. HASIL DAN PEMBAHASAN
Setelah dilakukan analisis terhadap jumlah tabel dalam dokumen akreditasi didapat 2 tipe tabel, yaitu tabel yang berhubungan dengan tabel lain dan tabel yang tidak memiliki relasi dengan tabel yang lain jumlah tabel yang memiliki relasi dengan tabel lain sejumlah 29 tabel, dan tabel yang tidak memiliki hubungan dengan tabel lain sejumlah 22 tabel. rincian tabel dalam dokumen akreditasi tersebut adalah dirinci pada tabel 1. Dalam tabel 1 merekap sejumlah tabel yang termasuk pada standar dari dokumen borang.
Tabel 1 Rincian Kebutuhan Tabel Tiap Standar Dokumen Borang
Standar Tentang Jumlah Tabel Dalam
Dokumen Akreditasi
1 Visi Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi
Pencapaian 1
2 Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem
Pengelolaan dan Penjaminan Mutu 2
3 Kemahasiswaan Dan Lulusan 5
4 Sumber Daya 11
5 Kurikulum, Pembelajaran, Dan Suasana
Akademik 7
6 Pembiayaan, Prasarana, Sarana 13 7 Penelitian, Pelayanan/ Pengabdian, Kepada
Masyarakat Dan Kerjasama 12
Tahapan pertama yang dilakukan sebelum dibuat model adalah proses normalisasi. Proses normalisasi yang dilakukan adalah sebanyak 3 kali. Normalisasi pertama dilakukan pada data-data yang berkaitan dengan data dosen, salah satunya data terkait dengan data tri-dharma dosen. Normalisasi pertama dilakukan dengan membuat suatu list field, dimana dalam field tersebut tidak terdapat data yang bernilai ganda. Di dalam normalisasi pertama ditentukan NIDN sebagai
primary key, dimana nantinya primary key tersebut menghubungkan relasi antar data. NIDN
merupakan Nomor Induk karyawan yang memiliki karakter unik, sehingga konsep dari NIDN adalah satu dosen hanya memiliki satu NIDN. Sehingga NIDN tersebut yang menjadi konektor antar tabel yang saling berelasi. Di normalisasi pertama ditentukan candidate key (ck), yang mana nantinya akan dibuat tabel baru dengan primary key yang baru.
Tabel Dosen:
(NIDN, nama dosen, tgl lahir, jabatan akademik, gelar akademik, pendidikan s2, pendidikan s2, pendidikan s3, bidang keahlian s1, bidang keahlian s2, bidang keahlian s3, kode seminar (ck), nama seminar, waktu seminar, peran dalam seminar, kode lembaga pengalaman sebagai pakar (ck), nama lembaga sebagai pakar, Waktu sebagai pakar, kode organisasi dosen (ck), nama organisasi yang diikuti, waktu keikutsertaan dalam organisasi, pengalaman sebagai visiting professor, kode lembaga visiting professor (ck), waktu pelaksanaan dalam kegiatan visiting professor, prestasi, waktu pencapaian, tingkat prestasi, kode mata kuliah yang ditampu (ck), waktu pelaksanaan mata kuliah, kode penelitian (ck), judul penelitian, agenda penelitian, waktu pelaksanaan penelitian, sumber dana penelitian, jenis sumber dana penelitian, peran dalam penelitian, mahasiswa yang terlibat dalam penelitian, kode pengabdian kepada masyarakat (ck), nama pengabdian kepada masyarakat, waktu pengabdian, sumber dana pengabdian, jenis sumber dana pengabdian, mahasiswa bimbingan tesis, kode tesis (ck), judul tesis, tahun, judul publikasi, tahun publikasi, kode lembaga publikasi (ck), lembaga publikasi, tingkat publikasi)
Setelah dilakukan normalisasi, yang dilakukan selanjutnya adalah membuat model ERD yang menghubungkan data antar entitas. Tabel 2 merupakan list tipe hubungan yang kemudian model secara keseluruhan digambarkan pada gambar 2. Gambar 2 merupakan hasil analisas hubungan data antar entitas. Telah dijelaskan sebelumnya bahwa untuk tabel seminar dosen, prestasi dosen, organisasi dosen, visiting profesor dosen, kegiatan dosen sebagai pakar, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat merupakan tabel composite, sehingga terdapat dua foreign key yang menjadi primary dalam satu tabel tersebut.
MAHASISWA NIM MEMBIMBI NG DOSEN NIDN MEMILIKI PRESTASI JENIS_PRE STASI
MELAKUKAN PENELITIAN_DOSEN
KODE_PENELITI AN PENGABDIAN_KE PADA_MASYARA KAT KODE_PENGAB DIAN MELAKUKAN MEMILIKI AGENDA PENELITIAN KODE AGENDA_PENELITIAN MEMBIMBING TESIS NO_TESIS MEGERJAKAN
MEMILIKI ARTIKEL ILMIAH
KODE_ARTIKEL _ILMIAH
MELAKUKAN SEBAGAI_PAKAR KODE_LEMBAGA_SEBAGAI_PAKAR
KODE_ORGANISASI ORGANISASI MENGIKUTI MEMILIKI PRESTASI KODE_PRESTASI KODE_LEMBAGA VISITING_PRO FESOR MEMILIKI MATA_KULIAH KODE_MK DIADAKAN SEMESTER SEMESTER_PENYELE NGGARAAN MENGAJAR
MENGIKUTI SEMINAR JENIS_SEMINAR
NIDN NIDN NIDN NIDN NIDN NIDN NIDN NIDN NIDN NIDN
Gambar 2 Model ERD dokumen Akreditasi Program Studi Pascasarjana Teknik Industri UGM
Gambar 2 merupakan model ERD dari dokumen borang akreditasi. Terdapat composite (double primary key) untuk 10 tabel. Yaitu pada tabel penelitian dosen, pengabdian kepada masyarakat, seminar, visiting professor, prestasi, organisasi, sebagai pakar, artikel ilmiah, mata kuliah, dan tesis. Model ERD yang tergambar dalam gambar 6 mengacu pada referensi yang dibuat oleh Teorey, et.al., (2006). Di dalam gambar 2 tersebut tergambar bahwa entitas dosen memiliki hubungan dengan entitas yang lain, yaitu: mahasiswa, tesis, mata kuliah, artikel ilmiah, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, visiting profesor, seminar, prestasi, organisasi, kegiatan sebagai pakar.
IV. PENUTUP
Setelah dilakukan analisas terhadap kebutuhan tabel dalam dokumen borang akreditasi maka didapat kesimpulan bahwa terdapat dua jenis tabel, yaitu tabel yang berkaitan dengan tabel lain dan tabel yang tidak berkaitan dengan tabel lain. Dimana jumlah tabel yang berkaitan dengan tabel lain adalah sejumlah 29 tabel, sedangkan jumlah dari tabel yang tidak berkaitan dengan tabel lain adalah sejumlah 22 tabel. Proses normalisasi yang dilakukan adalah sebanyak 3 kali dengan hasil akhir jumlah dari tabel yang berkaitan adalah sejumlah 25 tabel, dengan 10 tabel terdiri dari dua primary key (composite). mengingat perlunya sebuah database yang digunakan untuk proses rekapitulasi data akreditasi, maka saat ini tengah dikembangkan sebuah aplikasi database yang dapat mengelola data akreditasi.
DAFTAR PUSTAKA
Akreditasi Program Studi Magister, 2015, Borang IIIA Program Studi S2 Teknik Industri Universitas Gadjah Mada.
Boucher, O.T., and Yalcin, A., 2006, Design of Industrial Engineering Information System.
Hollingsworth, M., 2017, Data Normalization, Denormalization, and the Forces of Darkness, The Conference for open source citizens.
Mamcenko, J., 2004, Introduction to Data Modeling and MSAccess, Vilnius Gediminas Technical University.
Republik Indonesia. 2014, Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia Tentang Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi, Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014, Nomor 1290, Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan, Jakarta..
Teorey, T., Lightstone, S., and Nadeau, T., 2006, Database Modeling & Design: Logical Design-Fourth Edition, Morgan Kaufmann Publishers.
