Bab 2
Landasan Teori
2.1 Teori Manajemen Kualitas
Jepang adalah salah satu negara yang berhasil dalam menerapkan manajemen kualitas. Salah satu istilah strategi dalam manajemen kualitas yang digunakan adalah just in time atau kaizen. Pola manajemen kualitas ini dianggap paling efektif dan mampu menjadi strategi kompetesi yang paling diandalkan.
Manajemen kualitas dapat didefinisikan sebagai keseluruhan cirri-ciri dan karakteristik produk yang memiliki kemampuan untuk memuaskan kebutuhan penggunanya (Dale, 1994). Kualitas adalah mutu, yang berarti kecocokan bagi para pengguna dari produk yang dihasilkan. Ditinjau dari kecocokan penggunanya terdapat dua segi kualitas atau mutu, yaitu :
1. Kualitas rancangan
Adalah suatu ukuran tingkat kesesuaian produk dengan tujuan pengguna dan pemakai, dalam arti memberikan rasa aman pada konsumen dengan memperhatikan desain dari perancangan produk.
2. Kualitas kesesuaian
Adalah tingkat kesesuaian produk terhadap spesifikasi dan kelonggaran yang telah ditetapkan oleh rancangan tersebut. Kesesuaian kualitas dipengaruhi oleh proses pembuatan, pengawasan tenaga kerja, pelatihan dan sistem jaminan kualitas.
Manfaat manajemen kualitas antara lain :
1. Membantu untuk mengetahui kriteria cacat dari bahan baku, serta output dari tiap proses.
2. Mengetahui faktor-faktor penyebab kecacatan, sehingga kualitas produk yang dihasilkan dapat dikontrol dengan mudah.
3. Mengurangi biaya produksi yang disebabkan rework dari produk yang cacat. Untuk dapat mencapai kualitas produk yang baik dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan, perusahaan harus mampu menghasilkan produk yang bermutu. Dalam manajemen kualitaspun ada tujuh kriteria yang dinilai dan dijadikan acuan dalam mengelola kinerja perusahaan, yaitu:
1. Kepemimpinan 2. Perencanaan strategis 3. Fokus pasar dan pelanggan 4. Informasi dan analisis 5. Fokus sumber daya manusia 6. Manajemen proses
7. Hasil-hasil bisnis.
Adapun teori mengenai manajemen kualitas menurut Yamit (2004:180) adalah upaya perbaikan kualitas yang dilakukan oleh perusahaan yang dilakukan secara terus menerus dengan cara memperbaiki proses dan kemampuan sumber daya manusia akan mengurangi produk cacat dan akhirnya akan meningkatkan output.
Menurut Tazaki (2000), Kaizen ( 改 善 ) dibagi menjadi tiga segmen, menurut kebutuhan masing-masing perusahaan, yaitu :
1. Kaizen (改善) yang berorientasi pada manajemen, memusatkan perhatiaanya pada masalah logistik dan strategis yang terpenting dan memberikan momentum untuk mengejar kemajuan dan moral.
2. Kaizen (改善) yang berorientasi pada kelompok, dilaksanakan oleh gugus kendali mutu, kelompok Jinshu Kansi atau manejemen sukarela menggunakan alat statistik untuk memecahkan masalah, menganalisa, melaksanakan dan menetapkan standar atau prosedur baru.
3. Kaizen (改善) yang berorientasi pada individu, dimanifestasikan dalam bentuk saran, dimana seseorang harus bekerja lebih pintar bila tidak mau bekerja keras.
Gerakan kaizen(改善) dibagi menjadi lima tahap (gerakan 5 S), gerakan 5 S diambil namanya dari 5 kata yang berasal dari Jepang yang dimulai S: seiri, seiton, seiso, seiketsu, dan sitsuke. Sebagai bagian dari manajemen visual dari keseluruhan program, tanda-tanda yang mengulang tahapan ini sering kali dipasang di tempat kerja.
1. Langkah seiri (整理), yaitu mengatur atau membereskan.
Langkah ini bertujuan untuk memisahkan antara yang perlu dan tidak perlu serta membuang atau menyingkirkan yang tidak perlu.
Menurut (Rifal Irghandi:2008,VII), langkah seiri adalah:
b. Mesin yang tidak perlu
c. Produk cacat
d. Produk dalam proses
e. Surat dan dokumen
Menurut (Masaaki Imai 2008,338), langkah seiri adalah :
a. Proses kerja
b. Peralatan yang tidak perlu
c. Mesin yang tidak digunakan
d. Produk-produk yang cacat
e. Surat dan dokumen
2. Langkah seiton ( 整 頓 ), yaitu menyimpan dengan teratur. Menurut (Rifal Irghandi:2008,VII), alat dan material disimpan di tempat yang tepat secara teratur sehingga siap pakai bila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Menurut (Masaaki Imai 2008,338), langkah seiton( 整 頓 ) yaitu menempatkan barang-barang yang siap pakai. Sesuatu harus tetap beres sehingga mereka siap untuk digunakan ketika diperlukan. Seorang insiyur mesin Amerika ingat bahwa Ia dulu menghabiskan berjam-jam untuk mencari peralatan dan suku cadang ketika bekerja di Cincinati. Baru setelah ia bergabung dengan sebuah perusahaan Jepang dan melihat
betapa mudahnya para pekerja bisa menemukan apa yang mereka perlukan, dia menyadari arti penting dari seiton.
3. Seiso ( 清 掃 ), yaitu selalu membersihkan, menjaga kerapikan dan kebersihan. Langkah ini untuk memelihara kebersihan tempat kerja sehingga pekerjaan dapat berjalan dengan efisien.
4. Seiketsu ( 清 潔 ), yaitu kebersihan pribadi. Langkah ini bertujuan untuk membiasakan karyawan agar bersih dan rapi sehingga memiliki penampilan yang mencerminkan profesionalisme dalam melaksanakan tugas kerja.
5. Shitsuke (躾), yaitu Disiplin. Langkah ini mencakup ketaatan terhadap prosedur kerja yang baku. Hal ini membutuhkan disiplin pribadi.
Secara keseluruhan dapat diterjemahkan menjadi aktifitas pembersihan di tempat kerja (Yasuhiro, 1995:247).
Jepang juga mempunyai etos kerja yang tinggi. Ciri-ciri etos kerja dan budaya kerja orang Jepang adalah :
1. Bekerja untuk kesenangan, bukan untuk gaji saja. Tentu saja orang Jepang juga tidak bekerja tanpa gaji atau dengan gaji yang rendah. Tetapi kalau gajinya lumayan, orang Jepang bekerja untuk kesenangan. Bagi orang Jepang kerja itu seperti permainan yang bermain bersama dengan kawan yang akrab. Biasanya di Jepang kerja dilakukan oleh satu tim. Dia ingin berhasil dalam permaianan ini, dan ingin menaikkan kemampuan diri sendiri. Dan bagi dia kawan-kawan yang
saling mempercayai sangat penting. Karena permainan terlalu menarik, dia kadang-kadang lupa pulang rumah. Fenomena ini disebut ”work holic” oleh orang asing.
2. Etos kerja orang Jepang mendewakan client/langganan sebagai Tuhan. ”Okyaku sama ha kamisama desu.”
(langganan adalah Tuhan). Kata itu dikenal semua orang Jepang. Kata ini sudah motto bisnis Jepang. Perusahaan Jepang berusaha mewujudkan permintaan dari langganan sedapat mungkin dan berusaha berkembangkan hubungan erat dan panjang dengan langganan.
3. Bisnis adalah perang. Orang Jepang yang di dunia bisnis menganggap bisnis sebagai perang yang melawan dengan perusahaan lain. Orang Jepang suka membaca buku ajaran Tzu untuk belajar strategis bisnis. Untuk menang perang, perlu strategis dan pandangan jangka panjang. Budaya bisnis Jepang lebih mementingkan keuntungan jangka panjng. Supaya menang perang seharusnya diadakan persiapan lengkap untuk bertempur setenaga kuat. Semua orang Jepang tahu peribahasa ” hara ga hette ha ikusa ha dekinu.” ( kalau lapar tidak bisa bertempur). Oleh karena itu orang Jepang tidak akan pernah menerima kebiasaan puasa. Bagi orang Jepang, untuk bekerja harus makan dan mempersiapkan kondisi lengkap.
Selanjutnya di Jepang dikenal konsep gemba kaizen, suatu budaya yang dijaga ketat sampai sekarang. Gemba Kaizen merupakan salah satu filosofi budaya Jepang yang sampai saat ini masih diterapkan ditempat kerja dan sudah diakui efektifitasnya. Kebanyakan diterapkan di industri-industri berskala kecil dan besar.
Banyak juga perusahaan Jepang yang kegiatan produksinya mengalami masalah. Antara lain persediaan atau stok yang berlebihan, barang produksi yang cacat atau tidak layak, jam kerja atau jam operasional yang tidak efisien. Berbagai masalah inilah yang dapat mengakibatkan berbagai peluang yang seharusnya dapat meningkatkan keuntungan atau laba tetapi justru mengalami penurunan laba dalam suatu perusahaan
Kaizen 改 善 berarti penyempurnaan yang berkesinambungan baik dalam kehidupan pribadi, dalam keluarga, lingkungan sosial maupun di tempat kerja, apabila diterapkan pada lingkungan kerja Kaizen （ 改 善 ） berarti penyempurnaan berkesinambungan yang melibatkan setiap orang baik manajer maupun karyawan (Imai, 1992:4).
Sedangkan menurut Kaizen dalam Softech (2007) kaizen (改善) ialah :
人（労方）、物 （材料使用量び材料。製品の左庫）、製品あるいは生産 の仕組み等に関するムダ（いたるところに存在している）を見つけ、知恵 を出費用をかけずに、迅速にムダを一つじゅつしていく一連の活動を言う 人手作業における改善では、設備改善よりも作業改善を優先して行わなく てはいけない。なお、改善は特定の人の業務ではなく、全従業員がそれぞ れの立場でできるものであり、行うべきものである。 Terjemahan :
Kaizen 改善 merupakan aktifitas untuk menemukan kesia-siaan yang berhubungan dengan manusia atau tenaga kerja, barang, (banyaknya penggunaan bahan dan material serta persedian barang jadi), fasilitas dan system produksi. Kemudian menghilangkan kesia-siaan itu dengan cepat satu per satu secara terus menerus. Pada teori kaizen 改善 yang berkaitan dengan pekerja, perbaikan pekerjaan harus diprioritaskan
daripada perbaikan fasilitas. Kaizen 改 善 bukanlah untuk peorang namun harus dilakukan untuk seluruh pekerja.
Pada pokoknya kaizen（改善） adalah konsep yang sangat sederhana dibentuk dari dua karakter yaitu kai yang artinya perubahan dan zen artinya baik, sehingga bila digabungkan menjadi satu kata maka secara harfiah berarti perbaikan ( Sheila Cane, 1998 : 23).
Kaizen telah menjadi bagian dari teori manajeman Jepang di pertengahan tahun 1980an dan para konsultan manajemen di barat dengan cepat mengambil dan menggunakan istilah kaizen（ 改 善 ） untuk diterapkan dalam praktek manajemen secara luas. Kaizen（改善）dianggap milik Jepang dan cenderung membuat perusahaan Jepang menjadi kuat di bidang peningkatan yang terus-menerus dibandingkan dengan inovasi.
Menurut teori ini, kekuatan besar perusahaan Jepang terletak pada perhatian mereka pada proses dan bukan pada hasil. Mereka memusatkan usaha setiap manusia dalam organisasi untuk secara terus-menerus meningkatkan apa yang belum sempurna dalam setiap tahap proses. Secara jangka panjang, hasil akhirnya bisa lebih dapat diandalkan, kualitasnya lebih baik, lebih maju, lebih menarik bagi pelanggan, dan lebih murah. Dengan menggunakan kaizen（改善）, perusahaan akan dapat menghasilkan produk yang lebih baik atau pelayanan dengan harga yang lebih rendah, dan lebih memberikan kepuasan kepada pelanggan. (Sheila cane, 1998:26)
Sebelum kegiatan 5 S dimulai hal yang pertama harus dilakukan adalah mengambil foto di sekeliling tempat kerja. Hal ini akan sangat berguna sebagai perbandingan bilamana 5 S dilaksanakan sepenuhnya ( Hirano, 1992:12).
Menurut Imai (1998:xviii), terdapat dua macam pendekatan dalam memecahakan masalah, yaitu :
1. Pendekatan dengan inovasi, yang menerapkan teknologi dan berbiaya tinggi. Seperti : komputer canggih dan beberapa perangkat kerja lainnya yang disertai pembelanjaan dengan dana yang besar.
2. Pendekatan dengan akal sehat, teknik-teknik sederhana yang tidak melibatkan banyak biaya. Pendekatan seperti ini dinamakan Kaizen（. 改善）
Segmentasi Kaizen (改善) terbagi tiga, tergantung kebutuhan masing-masing
perusahaan, yaitu :
1. Kaizen (改善) yang berorientasi pada manajemen, memusatkan perhatiaanya pada masalah logistik dan strategis yang terpenting dan memberikan momentum untuk mengejar kemajuan dan moral.
2. Kaizen (改善) yang berorientasi pada kelompok, dilaksanakan oleh gugus kendali mutu, kelompok Jinshu Kansi atau manejemen sukarela menggunakan alat statistik untuk memecahkan masalah, menganalisa, melaksanakan dan menetapkan standar atau prosedur baru.
3. Kaizen (改善) yang berorientasi pada individu, dimanifestasikan dalam bentuk saran, dimana seseorang harus bekerja lebih pintar bila tidak mau bekerja keras.
Orang dapat mengubah pola pikirnya segera setelah mereka melakukan kaizen. Gemba kaizen sering kali menghasilkan perbaikan dramatis dan mengesankan. Dalam konteks yang lebih khusus gemba adalah tempat dimana produk atau layanan dibuat (Imai, 1998: 11). Gemba adalah ‘real place’ yaitu tempat dimana suatu tindakan dilakukan atau terjadi.
Di dalam bisnis, gemba adalah tempat dimana suatu aktifitas yang bernilai (value-adding) untuk dapat memuaskan konsumen. Gemba di dalam manufacturing industry adalah tempat dimana dilakukan proses pengembangan, produksi dan penjualan produk. Didalam ‘service’ gemba adalah tempat dimana customer berinteraksi dengan tempat pelayanan jasa. Gemba adalah guru yang nyata dan memberikan data yang real.
Gemba sendiri artinya adalah tempat kerja, bentuknya bisa bermacam-macam, misalnya : pabrik, bengkel, rumah, toko dan lain sebagainya. Dimana tempat tersebut adalah tempat berlangsungnya suatu produksi atau menghasilkan sesuatu. Gemba di dalam Manufacturing Industry adalah tempat dimana dilakukan proses pengembangan, produksi dan penjualan produk.
Gemba kaizen di Jepang selalu menekankan tindakan dan perbuatan. Berikut ini adalah sepuluh aturan dasar mempraktekkan kaizen di gemba:
1. Tinggalkan gagasan konvensional yang serba kaku.
2. Pikirkan bagaimana caranya, bukan mengapa tak dilakukan 3. Jangan berdalih
4. Jangan mencari kesempurnaan. Lakukan segera, meskipun kemungkinan berhasil hanya 50%.
6. Jangan terlalu mengandalkan dana material untuk kaizen改善 , gunakan hikmat dan kebijaksanaan.
7. Kebijakan berkembang bila menghadapi tekanan dan tantangan.
8. Bertanyalah ”mengapa?” 5 kali sampai sumber masalah utama ditemukan. 9. Kebijaksanaan dari sepuluh orang adalah lebih baik dari pengetahuan satu orang. 10. Ingatlah, peluang kaizen 改善 tidak ada batasnya.
Semua orang di dalam suatu perusahaan harus bekerja bersama untuk mengikuti dua pilar dasar pada saat melakukan kaizen改善 di dalam gemba, yaitu : Housekeeping, muda elimination.
1. Housekeeping
Merupakan hal yang sangat diperlukan di dalam good manajement Melalui housekeeping, pekerja mendapatkan dan melatih disiplin secara mandiri Pekerja tanpa kedisplinan akan sulit untuk mendapatkan product atau service yang berkualitas
2. Muda elimination atau Seven waste
Muda adalah waste/sampah yaitu segala sesuatu yang tidak ada atau tidak memberikan tambahan nilai pada produk atau service. Kaizen lebih menekankan muda elimination sehingga dapat meningkatkan produktifitas dan menurunkan cost dibanding meningkatkan investasi.
a. Muda of over production yaitu memproduksi melebihi yang diinginkan oleh konsumen sehingga menimbulkan stock.
b. Muda of inventory, ini adalah hasil adanya over production, jika dapat memproduksi sesuai yang dibutuhkan pada proses selanjutnya berarti telah melakukan eliminasi muda of inventory.
c. Muda of waiting, seringkali ditemukan seorang operator menunggu materil tiba baru kemudian mereka menghidupkan mesin, hal ini merupakan sesuatu yang tidak ada nilainya (non-value added) ketika operator hanya melihat dan menunggu.
d. Muda of motion , ketika operator berkeliling untuk mencari alat-alat atau untuk mendapatkan benda kerja merupakan sesuatu yang tidak punya nilai tambah (no value added)
e. Muda of transportation , ketika material bergerak diatas truk, conveyor, forklift merupakan sesuatu yang tidak punya nilai tambah (no value added).
f. Muda of producing rejects , menghasilkan reject cenderung mengakibatkan rework atau bahkan material terbuang sia-sia (big muda).
g. Muda of processing , dengan menyusun lagi aliran proses dengan baik seringkali dapat menghilangkan beberapa proses yang tidak perlu.
Pada penerapan gemba kaizen yang dilakukan oleh PT. Istana Kebayoran Raya Motor dalam menangani masalah yang tejadi menerapkan salah satu konsep: Lima R (5R) atau 5S.
2.3 Lima R (5R)
Gerakan kaizen dibagi 5 (lima)tahap atau yang dikenal 5 S atau 5 R. Penataan atau 5R ( Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) merupakan unsur penting bagi manajemen yang baik. Melalui 5R karyawan mempelajari dan mempraktekan disiplin diri. Karyawan tanpa disiplin diri tidak mungkin akan menghasilkan produk maupun layanan yang berkualitas bagi konsumen (Imai, 1998:xviii).
Lima R (5R) adalah serangkaian aktivitas ditempat kerja yang berupa aktifitas pemilahan, penataan, pembersihan, dan pembiasaan yang semuanya diperlukan untuk melaksanakan perkerjaan yang baik. ” The five keys to a total quality environment” artinya : 5 kunci mutlak kualitas lingkungan (Takashi Osada, 2004).
Lima R (5R) ini merupakan singkatan dari lima istilah Jepang yang berkaitan dengan pemeliharaan tempat kerja. Lima istilah dala bahasa Jepang tersebut disebut dengan 5S Seiri, seiton, seisou, seiketsu, sitsuke. Kelima kata tersebut merupakan suatu rangkaian urutan dalam membangun budaya kerja.
2.3.1 Ringkas atau Seiri 整理
Seiri atau Ringkas yaitu membedakan dengan jelas barang yang bermanfaat dari barang sisa sampah. Prinsip kerja ini merupakan prinsip kerja pemilahan barang. Sering kali kita jumpai suatu lingkungan kerja dengan kondisi barang yang tidak tertata rapi dan terkesan semrawut atau tidak beraturan. Beberapa hal yang menjadi pertimbangan dalam me-Ringkas adalah sebagai berikut:
2. Fungsi kerja barang (rusak, perlu perbaikan, bagus)
Sesungguhnya, terdapat banyak barang yang tidak diperlukan di dalam setiap pabrik. Barang yang tidak diperlukan artinya barang tersebut tidak dibutuhkan untuk kegiatan produksi saat ini (Hirano, 1992: 13).
Sasaran utama seiri adalah :
1. Bisa menentukan kriteria dan mentaati hal itu dalam membuang yang tidak diperlukan.
2. Dapat menerapkan manajemen stratifikasi dengan skala prioritas.
3. Dapat menangani penyebab kotoran atau penumpukan barang yang tidak perlu.
Langkah-langkah seiri adalah:
1. Penjelasan guna penyeragaman pengertian 2. Kegiatan meringkas tempat kerja
3. Pemeriksaan berkala kondisi ringkas ditempat kerja 4. Pelembagaan ringkas dengan sistem piket
2.3.2 Rapi atau Seiton 整頓
Seiton yaitu menyusun dengan rapi dan mengenali benda untuk mempermudah penggunaan.
Seiton merupakan kata Jepang yang berarti menyusun benda dengan cara yang rapi. Dalam konteks 5S, ini berarti menentukan tata letak yang tertata rapi sehingga dengan mudah menemukan barang yang diperlukan. Untuk mencapai langkah ini, pelat petunjuk digunakan untuk menetapakan nama tiap barang dan sehingga setiap orang dapat menemukan dengan cepat (Yasuhiro,1995:249).
Sasaran utama seiton adalah:
1. Tempat kerja yang tertata rapi
2. Tata letak dan penempatan yang efisien
3. Meningkatkan produktifitas dengan menghilangkan pemborosan waktu untuk mencari barang.
Langkah-langkah seiton adalah : 1. Pengelompokan barang 2. Penyiapan tempat 3. Tanda batas
4. Tanda pengenal barang (label)
5. Membuat denah atau peta penyimpanan barang
2.3.3 Resik atau Seiso
Menghilangkan sampah kotoran dan barang asing untuk memperoleh tempat kerja yang lebih bersih. Termasuk di dalam mesin dan alat kerja, lantai tempat kerja, dan berbagai daerah di tempat kerja (Imai, 1998:65).
Sasaran utama seiso adalah:
1. Tingkat kebersihan yang sesuai dengan kebutuhan. Mencapai kotoran nol dan debu nihil.
2. Menemukan masalah kecil melalui pengawasan kebersihan. 3. Memahami bahwa memebersihkan adalah memeriksa. Langkah-langkah seiso adalah :
1. Penyediaan sarana kebersihan 2. Menentukan ruang lingkup resik 3. Pembersihan tempat kerja
4. Peremajaan atau pelestarian resik tempat kerja
5. Membuat lembar periksa kebersihan standar departemen
2.3.4 Rawat atau Seiketsu 清潔
Seiketsu atau Rawat dalam bahasa Jepang adalah tertib dan rapi secara pribadi, seperti mengenakan pakaian yang pantas dan bersih, kacamata pengaman, sarung tangan, sepatu dan selalu menjaga keadaan lingkungan kerja yang bersih dan sehat. Pengertian lain dari rawat adalah mempertahankan keadaan yang sudah ringkas, rapi dan resik setiap hari secara terus menerus (Imai, 1998:66).
Sasaran utama seiketsu adalah:
1. Pemantapan manejemen untuk memelihara ‘5S’
Langkah-langkah seiketsu adalah: 1. Rancangan mekanisme pantau.
2. Pemeriksaan berkala dan pola tindak lanjut
2.3.5 Rajin atau shitsuke 躾け
Shitsuke atau rajin berarti disiplin pribadi. Metode yang digunakan untuk memotivasi pekerja agar terus menerus melakukan dan ikut serta dalam kegiatan perawatan dan aktivitas perbaikan serta membuat pekerja terbiasa menaati aturan (rajin). Orang yang mempraktekan ringkas, rapi, resik, dan rawat secara terus menerus dan menjadikan kegiatan ini sebagai kebiasaan dalam kehidupan sehari-hari dapat menyebut dirinya memiliki disiplin pribadi (Imai, 1998:66).
Sasaran utama shitsuke adalah:
1. Adanya partisipasi penuh dalam mengembangkan kebiasaan yang baik dan personil yang taat peraturan.
2. Komunikasi dan umpan balik sebagai rutinitas sehari-hari
Langkah-langkah Shitsuke adalah: 1. Penetapan target bersama
2. Tanggung jawab pribadi 3. Teladan dari atasan 4. Hubungan antar personil
5. Kesempatan belajar bagi karyawan 6. Pembiasaan aktivitas ‘5S
