PNPM AGRIBISNIS PERDESAAN
PEDOMAN PRAKTIS
IDENTIFIKASI, SELEKSI DAN PENGELOLAAN BDSP UNTUK
PNPM AGRIBISNIS PERDESAAN
OKTOBER, 2008
DAFTAR ISI
1. PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined.
2. IDENTIFIKASI DAN MENILAI PENYEDIA JASA PENGEMBANGAN BISNIS ... 7
2.1. Siapa Penyedia Jasa Pengembangan Bisnis (BDSP) ? ... 7
2.2. Proses Identifikasi BDSP ... 8
2.3. Proses Penilaian BDSP ... 9
2.4. Tanggung Jawab Identifikasi dan Penilaian BDSP ... Error! Bookmark not defined. 3.
MELAKUKAN
KONTRAK PENYEDIA JASA PENGEMBANGAN BISNIS ... 103.1.
TOR Untuk Penyedia Jasa
... 103.2.
Proposal Penyedia Jasa
... 113.3. Evaluasi Proposal ... 11
3.4.
Pembiayaan
... 113.5.
Manajemen
Kontrak
... 113.6.
Beberapa Isu Penting
... 123.6.1.
Kontrak dan Pembiayaan BLM
Multi-year ... 123.6.2.
Kontrak dan Pengelompokkan Aktivitas
... 123.6.3
Lelang Kompetitive
... 133.7. Monitoring dan Evaluasi Kinerja Penyedia Jasa ... 13
3.7.1.
Evaluasi Kinerja Rutin
... 133.7.2.
Evaluasi Kinerja Formal
... 13Lampiran 1: Iklan Standar Untuk menjaring Minat Penyedia jasa
Lampiran 2: Form Standar untuk Profil Penyedia Jasa (Lembaga dan Individu) Lampiran 3: Informasi Standar SADI
Lampiran 4: Form Standar untuk Evaluasi BDSP (Lembaga dan Individu) Lampiran 5: Form TOR Kegiatan Standar
Lampiran 6: Proposal Standar Penyedia Jasa Untuk Merespon TOR Lampiran 7: Standar Harga dan Pembiayaan
Lampiran 8: Form Kontrak Standar
DAFTAR SINGKATAN
BDSP Business Development Service Provider (Penyedia Jasa Pengembangan Bisnis) BLM Bantuan Langsung Masyarakat
BPP Balai Penyuluh Pertania
BPTP Badan Pengkajian Teknologi Pertanian DOK Dana Operasional Kegiatan
FK-AP Fasilitator Kecamatan Agribisnis Pertanian. F-Kab Fasilitator Kabupaten
MAD2 Musyawarah Antar Desa-2 (Prioritas Usulan) MAD3 Musyawarah Antar Desa -3 (Pendanaan) Menkeu Menteri Keuangan
Monev Monitoring dan Evaluasi PMO Program Management Office
PNPM-AP Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat Agribisnis Perdesaan PNPM-MP Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat Mandiri Perdesaan Pokja Kelomp[ok Kerja
PTO Pedoman Teknis Operasional
REDC Rural Enterprise Development Coordinators SADI Smallholder Agribusiness Development Initiative SP Subprogram
SP1 Subprogram-1 (PNPM AP) SP2 Subprogram-2 (IFC) SP3 Subprogram-3 (ACIAR)
Sp SADI Spesialis Agribisnis dan Pemasaran Provinsi SPM Subprogram Manager
TPK Tim Pengelola Kegiatan UPK Unit Pengelola Kegiatan
1. PENDAHULUAN
Sebagai bentuk pendekatan baru dalam menyediakan layanan pengembangan usaha bagi usaha kecil – termasuk didalamnya adalah kelompok tani dan Gapoktan, BDS (Business Development Services) relatif belum banyak dikenal oleh lembaga pendampingan dan konsultan usaha kecil, bahkan oleh usaha kecil itu sendiri. Walaupun sebenarnya konsep BDS sudah masuk ke Indonesia sejak sekitar tahun 1994 melalui program yang dikembangkan oleh SwissContact, namun gaung dari program tersebut belum terasa. Menkokesra melalui strategi penanggulangan kemiskinan PNPM Mandiri Perdesaan sebenarnya juga telah memasukkan konsep BDS sebagai salah satu unsur pelaku untuk mengembangkan usaha kecil yang mendapatkan akses kredit tanpa agunan di tiap UPK. Gambar berikut menjelaskan bahwa BDS merupakan salah satu pelaku penting dalam pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaan:
Gambar 1: BDS sebagai salah satu pelaku dalam PNPM Mandiri Perdesaan
PNPM AP merupakan program yang relative baru, tahap awal pemanfaatan BLM oleh kelompok masyarakat akan difokuskan untuk membeli jasa layanan BDSP (Business Development Service Provider) melalui proses pelelangan yang transparan dan akuntabel. Penjelasan tahapan dalam dokumen ini masih merupakan langkah awal dari sebuah perjalanan panjang dalam mengembangkan pelaksanaan konsep agribisnis di wilayah perdesaan, pedoman dalam dokumen ini belumlah akhir !!! Prosedur pelaksanaan pelelangan dalam dokumen ini akan dievaluasi dan diperbaiki secara terus menerus oleh SP1 (PNPM – AP), kemudian prosedur pelelangan ini dimasukkan sebagai suplemen pendukung dalam PNPM‐AP (PTO). Salah satu kegiatan penting didalam pelaksanaan program PNPM AP adalah kegiatan identifikasi, evaluasi, dan pengelolaan Penyedia Jasa Pengembangan Bisnis (selanjutnya disebut sebagai BDSP = Business Development
Service Provider ) yang akan dilakukan oleh TPK. Pada prinsipnya, kegiatan penyediaan BDSP tidak
bertentangan ataupun tidak melanggar prinsip‐prinsip dalam PNPM MP, tetapi justru mendukung dengan perluasan materi yang disesuaikan dengan kebutuhan PNPM Agribisnis Perdesaan. Dalam PNPM MP lebih banyak berupa pengadaan barang (bahan dan alat), sementara dalam PNPM AP selain pengadaan barang juga dilakukan pengadaan jasa/BDSP. Sebagaimana halnya PNPM MP, ada 3 prinsip dalam pengadaan barang/jasa dalam PNPM AP yaitu: 1. Transparansi; 2. Akuntabilitas; 3. Pembelajaran bagi Masyarakat. Dokumen ini mencakup aspek kunci dalam pelaksanaan kegiatan identifikasi, evaluasi dan pengelolaan BDSP yang dikontrak oleh TPK untuk mendampingi dan mendukung kegiatan pengembangan agribisnis skala kecil di wilayah perdesaan melalui pemanfaatan dana BLM menggunakan mekanisme PNPM Mandiri Perdesaan. Dalam dokumen ini juga ada beberapa penekanan tentang dimana keterlibatan SP2 (IFC) dan SP3 (ACIAR)
Pedoman dalam dokumen ini dibuat dan disusun bersama‐sama oleh Tim yang terdiri dari wakil‐wakil dari ketiga sub‐program SADI (SP‐1 SADI, SP‐2 SADI, SP3 SADI) dan konsultan dari PMO SADI, di Mataram pada tanggal 15 – 22 Juli 2008. Selama melakukan workshop, juga dilakukan kunjungan lapangan di 18 Penyedia Jasa yang ada di kota Mataram.
2. RINGKASAN PELAKSANAAN KEGIATAN
2.1 Ringkasan Titik Kritis Pelaksanaan Kegiatan seleksi BDSP
No Jenis Kegiatan Output Kelengkapan Penanggungjawab Keterangan 1 Menjaring Minat BDSP (Expression of Interest) melalui iklan di koran lokal ataupun website 1) Surat pernyataan minat BDSP 2) Long‐list BDSP Materi iklan PASs (Sp PNPM‐AP Prov.) berkoordinasi dengan SP2 dan SP3. Ada dalam Dokumen : Format Iklan, Format BDSP, Leaflet PNPM AP, TOR, Kontrak BDSP, dllnya 2 Pengiriman Form BDSP (Standard Profile BDSP Form) dan Standard SADI Information Pack Form BDSP yang sudah berisi data BDSP (Dikirim oleh BDSP yang berminat) Form BDSP, Leaflet SADI, Leaflet PNPM AP, Ringkasan Project di provinsi masing‐masing 3 Seleksi Awal BDSP Short list BDSP (diproleh dari seleksi Form BDSP yang di kirim balik oleh BDSP ) 4 Pengiriman hasil long list dan short list dari Provinsi ke NMC (Selanjutnya akan dikoordinasikan dengan SP2, SP3 dan Bank Dunia) Short list BDSP (yang disetujui oleh SP2 dan SP3 dan pihak terkait) Long‐list dan short list BDSP Sp. PNPM AP Tk Provinsi 5 Pengiriman Short List BDSP yang layak ke masing‐masing TPK untuk disesuaikan dengan usulan Masyarakat. Short‐list BDSP yang layak 6 Finalisasi ToR per jenis kegiatan yang lolos dalam MAD 3. ToR Kegiatan 7 Proses tender 1. Pengiriman Penawaran dan TOR Kegiatan oleh TPK kepada BDSP yang layak (short list BDSP) ‐ (1) Surat Penawaran; (2) TOR Kegiatan TPK (sebagai wakil masyarakat) di bawah supervisi FK‐AP, Faskab, Sp SADI, Sp Monev‐SADI. 2. Pelaksanaan Aanwijzing (bagi BDSP lokal) ‐ ToR Kegiatan 3. Pengiriman Propossal Penawaran oleh BDSP ke TPK Proposal penawaran 4. Evaluasi Penawaran oleh TPK ‐ 4. Penentuan dan penetapan BDSP Pemenang BDSP Calon Pemenang Tender 5. Pengumuman BDSP Pemenang BDSP pemenang tender
2.2 Ringkasan Kebutuhan Kelengkapan Instrumen Kelengkapan Keterangan Standar Iklan untuk mencari minat BDSP Lampiran 1 Standar profil BDSP (dipilah berdasarkan atas BDSP yang berbentuk lembaga atau individu/perorangan) Lampiran 2 Standar paket informasi (dikirimkan satu paket dengan form profil BDSP) kepada BDSP Lampiran 3 Standar Form evaluasi BDSP (dipilah berdasarkan atas BDSP yang berbentuk lembaga dan individu) Lampiran 4 Standar Format ToR untuk BDSP Lampiran 5 Standar format proposal dari BDSP sebagai bentuk respon dari ToR yang telah dikirimkan Lampiran 6 Standar skedul pelaksanaan kegiatan dan biaya dan harga Lampiran 7 Form standar kontrak kerja Lampiran 8 Form standar evaluasi kinerja BDSP Lampiran 9
3. IDENTIFIKASI DAN MENILAI BDSP POTENSIAL
Pelaku pengelola PNPM AP dan khususnya TPK (Tim Pengelola Kegiatan) di masing‐masing desa memiliki keterbatasan‐keterbatasan dalam hal melakukan identifikasi dan evaluasi BDSP untuk mendukung usulan kegiatan masyarakat (kelompok tani) yang terdanai. Sehingga, dalam hal pelaksanaan PNPM Agribisnis Perdesaan dirasa perlu sebuah pedoman untuk melakukan identifikasi dan evaluasi terhadap BDSP yang layak dalam memberikan layanan pengembangan agribisnis bagi kelompok tani.
3.1 Siapa dan Dimana Memperoleh BDSP Potensial ?
BDSP adalah penyedia jasa pengembangan usaha non‐finansial untuk meningkatkan kinerja usaha individual atau usaha bersama (koperasi, BUMDes, kelompok tani dll), akses ke pasar, dan kemampuannya untuk bersaing, tersedia untuk jangka waktu singkat atau sementara waktu,
Sumber: Praktek Terbaik dalam Menyediakan Jasa Pengembangan Usaha Bagi Usaha Kecil dan Menengah, Policy Paper ADB, Juni 2001.
Pengertian BDSP dalam konteks PNPM AP adalah orang (individu), lembaga/instansi (pemerintah dan sawasta) yang memiliki keahlian dalam memfasilitasi kelompok tani atau gabungan kelompok tani dalam mengembangkan sebuah bisnis khusunya dibidang agribisnis. BDSP Potensial dapat diperoleh dari : a. LSM (Lembaga Swadaya Masyarakat); b. Universitas; c. Asosiasi‐asosiasi; d. Lembaga/perusahan swasta (termasuk, lead firm yang dapat dirujuk dari SP2/IFC); e. Perorangan, termasuk PNS setelah mendapat persetujuan pimpinan instansi tempat kerja; f. Instansi pemerintah, seperti: BPTP dan BPP yang memberikan layanan gratis/ Cuma‐cuma
kepada masyarakat.
Beberapa LSM yang memiliki kemampuan, reputasi dan pengalaman terkait isu agribisnis dan menyatakan minat sebagai penyediaan jasa bagi PNPM‐AP, tetapi memiliki keterbatasan tenaga ahli, dapat melakukan kerjasama dengan penyedia jasa lain (bergabung/merger), hal ini untuk memenuhi
kebutuhan tenaga ahli yang belum mereka miliki, hal seperti ini diperbolehkan dan sah menurut ketentuan seleksi.
Dalam hal terjadi keterbatasan penyedia jasa yang profesional dan layak di beberapa provinsi, seperti NTT dan Sulawesi Tenggara, diperbolehkan menggunakan BDSP provinsi lain yang berdekatan. 3.2 Proses Identifikasi Lakukan persiapan awal long‐list BDSP yang telah dikenal oleh masyarakat dan terlibat aktif dalam pengembangan masyarakat perdesaan (rural development) di masing‐masing provinsi. Persiapan longlist sebaiknya dilakukan sesegera mungkin, dan daftar identifikasi BDSP potensial terus menerus di‐up‐date. Daftar Penyedia Jasa ini dapat diperoleh dari: a. Pengetahuan dan informasi Sp SADI Provinsi/REDC ‐ IFC; b. Rekomendasi Forum NGO/LSM di Provinsi; c. Rekomendasi Universitas/ Perguruan Tinggi di Provinsi; d. Rekomendasi dari Bank Indonesia; e. Rekomendasi dari lembaga Pemerintah; f. Informasi dari Pelaku di Kecamatan dan Kabupaten (FK, F‐Kab, BPP, dllnya). Untuk menjaring minat BDSP, dapat pula dilakukan melalui pemasangan iklan di koran lokal (Format Iklan, lihat Lampiran 1.) atau melalui website. Ragam Informasi tentang hasil MAD‐2 dan atau MAD‐ 3 juga dapat diumumkan melalui Website SADI (http://www.sadi.org) atau di blosgsite PNPM‐AP Provinsi NTT (http://nusataniterpadu.wordpress.com).
Khusus untuk pelaksanaan PNPM‐AP Tahun 2008, biaya pemasangan iklan ditanggung oleh PMO SADI. Untuk fase selanjutnya biaya pemasangan iklan akan dibebankan pada DOK PNPM‐AP. Selanjutnya lakukan beberapa hal sebagai berikut:
a. Penyedia jasa yang berminat dan merespon tayangan iklan, didokumentasikan dan dimasukkan dalam long list BDSP;
b. Lakukan proses investigasi terhadap BDSP yang berminat, kegiatan ini dilakukan oleh Sp PNPM‐ AP Tk. Provinsi (bekerja sama SP2 dan SP3), sesegera mungkin menetapkan long‐list BDSP di masing‐masing provinsi;
• Untuk beberapa BDSP, Sp. PNPM‐AP Tk. Provinsi akan bertanggungjawab dalam hal proses investigasi;
• Untuk beberapa BDSP, IFC‐REDC Tk. Provinsi akan bertanggungjawab dalam hal proses investigasi;
• Untuk beberapa BDSP, ACIAR Tk. Provinsi akan bertanggungjawab dalam hal proses investigasi;
c. Penyedia Jasa dalam long‐list, oleh Sp. PNPM‐AP selanjutnya akan mengirimkan : (1) Form Standar Profil BDSP (lihat Lampiran 2, bedakan untuk BDSP perorangan dan Lembaga); (2) Informasi Standar PNPM AP/SADI (lihat Lampiran 3), memuat latar belakang, ruang lingkup kegitan PNPM‐AP. (3) Kesediaan BDSP membantu/ mendukung TPK (masyarakat desa) memfasilitasi usulan kegiatan yang didanai BLM PNPM‐AP. Ragam informasi yang diberikan kepada BDSP sebaiknya memberikan gambaran yang jelas mengenai maksud tujuan dari program.
d. BDSP yang sudah mengisi/melengkapi Form Standar Profil Penyedia Jasa, dan mengembalikan kepada Sp. PNPM‐AP (atau ke konsultan IFC‐SP2 dan ACIAR‐SP3) akan dilakukan penilaian tahap awal.
3.3 Proses Penilaian BDSP a. Segera setelah Profil BDSP dikembalikan, lakukan penilaian terhadap BDSP dari informasi yang diberikan melalui Profil BDSP dan maupun investigasi terhadap kemampuan personal BDSP. Jika memungkinkan (waktu dan dana), bisa dilakukan kunjungan ke lokasi BDSP. b. Spesialis SADI Provinsi, SP‐2, dan SP‐3 bertugas melakukan evaluasi terhadap BDSP yang berminat, menggunakan Form Evaluasi Standar BDSP yang sudah dipersiapkan (lihat Lampiran 4, dibedakan antara individudan lembaga). c. Bila evaluasi BDSP telah diselesaikan (oleh Spesialis SADI Provinsi dengan SP2, dan SP3), hasil evaluasi (bersama Profil BDSP) dikirim atau dikumpulkan oleh Spesialis SADI Provinsi dalam short‐list BDSP yang dinilai layak untuk mengikuti tahap pelelangan BDSP oleh TPK. d. Short list BDSP yang dianggap layak kemudian disesuaikan dengan usulan kegiatan masyarakat dalam MAD‐3. Bagi kelompok tani (desa) yang usulan terdiri dari beberapa kegiatan, dapat diusulkan beberapa BDSP yang layak kepada TPK. e. Spesialis SADI Provinsi memberikan saran‐saran kepada pihak TPK (melalui FK AP) mengenai BDSP yang layak untuk mendukung usulan kegiatan masyarakat. Pada saat yang sama, dapat pula diinformasikan kepada BDSP yang telah dinilai layak tentang TPK mana saja yang memungkinkan dapat bekerja sama sesuai dengan kapasitas BDSP yang bersangkutan; f. Keputusan untuk memilih BDSP yang tepat untuk mendukung kegiatan penguatan kapasitas dalam pengembangan agribisnis di desa sepenuhnya ada di TPK. Berkaitan dengan itu, melalui proses pendampingan dan pelatihan, FK‐AP memberikan penguatan kapasitas kepada TPK dalam hal pengetahuan agribisnis, disesuaikan dengan usualan yang disepakati dalam MAD III. Dalam hal pelaksanaan kegiatan di lapangan TPK nantinya akan dipantau dan dievaluasi sesuai dengan mekanisme yang selama ini berlaku di PNPM Mandiri Perdesaan. Lakukan evaluasi terhadap BDSP sesegera mungkin setelah Profil BDSP dikirim oleh calon BDSP yang berminat. Proses evaluasi terhadap BDSP tidak harus menunggu sampai semua BDSP mengirimkan profilnya berakhir, sehingga proses evaluasi terhadap BDSP tidak menumpuk di akhir periode. 3.4 Tanggung jawab dalam melakukan identifikasi dan seleksi BDSP Tanggung jawab dalam melakukan aktivitas identifikasi dan seleksi BDSP ini sepenuhnya ada di SP1 (PNPM‐AP). SP2 dan SP3 akan membantu melakukan identifikasi dan evaluasi BDSP melalui jejaring tenaga ahli yang dimiliki oleh masing‐masing sub‐program.
Pada tahap awal, Spesialis PNPM‐AP Tk. Provinsi bertanggungjawab dalam mengelola dan mengkoordinasikan seluruh proses kegiatan identifikasi dan seleksi BDSP. Dalam melakukan kegiatan ini, Spesialis PNPM‐AP akan berkoordinasi dengan SP2 dan SP3 ehingga agar tidak terjadi duplikasi kegiatan, misalnya dalam hal menetukan BDSP mana saja yang akan di undang oleh masing‐masing sub‐program. Spesialis PNPM‐AP Tk. Provinsi akan bertanggung jawab mengelola dan mengorganisir data Profil BDSP dan hasil laporan evaluasi terhadap BDSP yang terlibat dalam pelaksanaan PNPM AP. Data ini akan terus diperbaharui untuk memberikan informasi terkini tentang daftar BDSP yang potensial.
“Keputusan untuk memilih
BDSP yang tepat untuk
mendukung kegiatan di
desa sepenuhnya ada di
TPK.”
4. KONTRAK BDSP
4.1 Menyiapkan TOR Kegiatan
Sebelum dilakukan kontrak dengan BDSP, perlu disiapkan TOR untuk masing‐masing usulan kegiatan terdanai sesuai dengan hasil keputusan MAD‐3. Pembuatan TOR mengikuti format standar yang berisi: 1. Latar belakang dan tujuan; 2. Lokasi Kegiatan; 3. Ruang lingkup kegiatan BDSP; 4. Lama kegiatan (awal dan akhir kegiatan); 5. Kebutuhan Jasa: a. Uraian jasa spesifik yang diharapkan dari BDSP b. Penjelasan tentang jasa yang diminta, seperti : jumlah peserta pelatihan, kebutuhan bahan dan alat, dllnya. c. Penjelasan tentang bagaimana pelatihan dilaksanakan, seperti : jumlah peserta pelatihan tidak melebihi 15, dikaitkan dengan demplot; penyediaan bahan dan alat; aplikasi teknologi tepat guna, pagu biaya pelatihan, dllnya 6. Hasil yang diharapkan; 7. Komposisi Anggaran ; a. Biaya maksimum b. Komposisi biaya i. honor; ii. bahan dan alat; iii. Konsumsi dan akomodasi; iv. Transportasi; v. ATK; vi. Biaya overhead/ biaya institusional; vii. Biaya lain yang spesifik. 8. Manajemen Pelaksanaan, meliputi: a. Pihak‐pihak yang terlibat dalam pelaksanaan kontrak; b. Mekanisme Pembayaran ( siapa yang membayar BDSP, kapan, dan bagaiman pembayaran dilakukan) c. Pelaporan; d. Audit; e. Evaluasi Kinerja; f. Perselisihan dan Kinerja Buruk (Non‐performance and dispute resolution); g. Monev; h. Peran dan tanggung jawab TPK. 9. Menyiapkan dan Menilai Proposal BDSP: a. Batas akhir pengiriman proposal dan alamat pengiriman. b. Format Proposal. c. Prosedur Penilaian. d. Kontak Informasi di Sp SADI Provinsi dan FKAP. 10. TOR sebaiknya tidak lebih dari 5 halaman ( lihat Lampiran 5) 11. TOR kegiatan harus spesifik dan disesuaikan hasil usulan MAD III dan proposal agribisnis masing‐ masing desa, TOR disusun oleh Sp. PNPM‐AP dan Monev SADI di Provinsi, namun nantinya akan dikontekstualisasikan oleh FK‐AP berdasarkan atas data‐data yang tercantum dalam proposal masing‐masing desa (kelompok tani).
12. TOR yang tersusun, dikirimkan ke TPK bersama‐sama dengan rekomendasi daftar BDSP yang dianggap layak sesuai hasil penilaian tahap awal yang dilakukan oleh Spesialis Tk. Provinsi.
4.2 Proposal BDSP
TPK dapat memilih BDSP yang dianggap layak untuk diajak bekerjasama. TPK dapat melakukan diskusi dengan BDSP sebelum menentukan pilihan BDSP yang dianggap layak. TPK akan mengirimkan Surat Permohonan Penawaaran kepada BDSP yang layak dilengkapi dengan TOR kegiatan yang spesifik. BDSP yang diundang, membuat proposal penawaran sesuai dengan standar sebagai berikut: 1. Ringkasan aktivitas; 2. Materi yang diberikan; 3. Strategi pelaksanaan; 4. Tenaga ahli yang digunakan; 5. Schedule pelaksanaan kegiatan; 6. RAB/ pendanaan; 7. Pernyataan Kesediaan BDSP untuk mendukung kegiatan; Proposal tidak lebih dari 5‐7 halaman ( Lihat Lampiran 6)
Pengiriman proposal dari BDSP ditujukan kepada TPK , apabila ditemukan kendala dalam hal jangkauan geografis, proposal dapat dikirimkan kepada Sp. PNPM‐AP tingkat provinsi, Faskab, atau FK, dan selanjutnya dikirimkan secara berjenjang ke TPK.
4.3 Evaluasi Proposal
Proposal BDSP yang terkirim akan dievaluasi oleh TPK dan atau oleh orang/badan yang ditugaskan oleh TPK. Dalam hal terjadi proposal penawaran lebih dari satu (dan akan diputuskan hanya ada satu pemenang), dan kemudian TPK tidak memilih proposal dengan harga penawaran terendah, wajib menyampaikan alasan pemilihan proposal tersebut melalui berita acara, alasan dimaksud misalnya karena kualitas BDSP yang dipilih memberikan jaminan layanan yang lebih baik atau alasan lain yang berhubungan dengan kualitas kinerja layanan. Pelaku PNPM‐AP secara berjenjang akan melakukan proses pemantauan pelaksanaan kegiatan evaluasi proposal yang dilakukan oleh TPK.
4.4 Daftar Standar Harga dan Biaya
Standar harga dan biaya disiapkan oleh Sp. PNPM‐AP Provinsi, dapat merujuk pada standar harga dan biaya dari pemerintah daerah, kemudian disesuaikan berdasarkan survei harga lokal oleh Faskab dan FKAP ( lihat Lampiran 7). Pembiayaan meliputi : honorarium, transport, konsumsi, akomodasi, biaya overhead/institusi. Setelah daftar harga terkumpul, kemudian disampaikan kepada TPK sebagai bahan pendukung dalam pelaksanan proses evaluasi proposal. 4.5 Manajemen Kontrak Kontrak akan ditandatangani oleh BDSP dan TPK di masing‐masing desa, menggunakan standar form kontrak (Lihat Lampiran 8). Spesialis PNPM‐AP Provinsi, Faskab, dan FK AP memantau dan memfasilitasi persiapan pelaksanaan kontrak antara TPK dan BDSP. TPK bertanggungjawab untuk megelola pelaksanaan kontrak, termasuk dalam hal pembayaran kontrak dengan BDSP.
4.6 Hal‐Hal Lain Terkait Kontrak 4.6.1 Kontrak dan Pendanaan BLM Multi‐year Isu lain terkait dengan alokasi BLM dapat digunakan dan penyesuaian kontrak secara lintas tahun (multi year), hal ini sangat relevan dan beralasan karena : • Penanaman komoditi pertanian mengikuti kalender musim tanam atau panen yang terkadang dilakukan dalam batas tahun yang berbeda (tahun 2008 s/d 2009); • TPK membutuhkan dukungan untuk pengembangan agrobisnis pertanian lintas tahun. Contoh: Kelompok Tani Desa Enoneten, Kecamatan Amanuban Selatan, Kabupaten TTS‐Provinsi NTT mengusulkan kegiatan “Penguatan Kapasitas Pengembangan Agribisnis Ternak Sapi”. Berikut adalah jadwal pelaksanaan kegiatan yang diusulkan: Kegiatan 2008 2009
Agt Sept Okt Nop Des Jan Feb Mar Apr Mei
Pelatihan Pengorganisasian & Penguatan kelembagaan kelompok tani xx Pelatihan teknik budidaya Sapi xxx Pendampingan dan Asistensi Teknis dalam hal kelembagaan dan teknik budidaya x x Pengembangan demplot budidaya HMT xxxx Pelatihan manajemen pemasaran komoditas sapi xx Pendampingan dan asistensi teknis dalam hal pengelolaan pakan dan sistem pemasaran x x x Evaluasi dan refleksi x
Dana BLM TA 2008, dapat digunakan mendanai usulan masyarakat TA 2008 yang pelaksanaannya dilakukan sampai dengan tahun 2009 (lintas tahun). Hal ini disebabkan karena kegiatan pertanian sangat tergantung dengan musim, dan sangat dimungkinkan jika waktu pelaksanaan kegiatan membutuhkan waktu sampai dengan 4 bulan. PTO sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan, memungkinkan penggunaan BLM untuk pendanaan multi‐year, sebagaimana dimuat dalam Bab‐4 Penjelasan PTO PNPM‐AP. Mekanisme pencairan BLM dilakukan melalui Pemerintah Kabupaten ke Pokja Agribisnis Perdesaan di tingkat Kecamatan yang dapat mengampu pola pendanaan lintas tahun.
4.6.2 Pengelompokan Usulan Kegiatan dan Pelaksanaan Kontrak
Dalam hal terjadi kesamaan usulan kegiatan di beberapa desa, pelaksanaan kontrak dapat dikelompokkan menjadi satu dan masing‐masing desa dapat bersepakat untuk melakukan negosiasi bersama dengan satu BDSP, hal ini dilakukan untuk melakukan efisiensi dan mendapatkan keuntungan ekonomis lainnya sehingga bisa digunakan untuk mengoptimalkan pengembangan agrobisnis di masing‐masing desa. Jika negosiasi bersama antar desa ini dapat dilakukan, BDSP tetap melakukan kontrak dengan tiap TPK di masing‐masing desa.
Kontrak seperti ini akan dikelola oleh kelompok/gabungan TPK yang diwakili oleh wakil TPK yang ikut melakukan negoisasi dengan BDSP. Penentuan kesepakatan antar TPK untuk melakukan penggabungan dilakukan berdasarkan atas mekanisme yang berlaku dalam PNPM Mandiri Perdesaan dengan tidak mengabaikan prinsip transparansi dan akuntabilitas. Spesialis PNPM‐AP Tk. Provinsi, Faskab, dan FKAP bertanggungjawab melakukan identifikasi peluang kontrak secara kelompok, dan memberikan perhatian terhadap pilihan TPK dan daftar BDSP yang sesuai.
4.6.3 Pelelangan BDSP
Bila nilai kontrak dengan BDSP melebihi Rp. 15 Juta maka akan dilakukan proses pelelangan kegiatan secara kompetitif. Aturan yang berlaku dalam melakukan lelang adalah sekurangnya diikuti oleh 3 BDSP (atau minimal terdapat tiga proposal penawaran yang diajukan oleh BDSP yang ada dalam short liste). Bila terjadi kasus, short list BDSP yang mengajukan proposal penawaran ke TPK jumlahnya kurang dari 3(tiga), maka kegiatan lelang tetap dianggap layak dan bisa dilanjutkan. Hal ini memang memungkinkan karena pada tahap ini kita tidak bisa mengetahui berapa jumlah kontrak yang akan diterima untuk kemudian dilakukan pelelangan. 4.7 Monitoring dan Evaluasi Kinerja BDSP. Hal penting yang harus dilakukan adalah melakukan penilaian kinerja BDSP secara sistematis selama dan setelah pelaksanaan kegiatan, meliputi :
1. Jika dibutuhkan, dapat dilakukan re‐orientasi dan konsolidasi materi terhadap BDSP selama pelaksanaan kegiatan berlangsung;
2. Lakukan pembayaran secara bertahap berdasarkan atas termin kegiatan yang telah ditentukan (40‐40‐20);
3. Berkaitan dengan pelaksanaan kontrak yang bertahap (stop/go points), sebaiknya lakukan pula kontrak secara bertahap, sehingga mudah untuk menilai apakah kontrak bisa dilanjutkan atau diputus ( misalnya: tahapan pelatihan teknis sampai dengan pelaksanaan di lapangan/demplot); 4. Lakukan seleksi/evaluasi terhadap BDSP untuk dipertimbangkan penggunaannya di tahun‐tahun
mendatang.
4.7.1 Monitoring Kinerja Rutin (Harian)
Monitoring kinerja harian terhadap BDSP dilakukan oleh TPK, sangat dimungkinkan, FKAP, Faskab, dan Spesialis PNPM‐AP Tk. Provinsi membantu dan menyiapkan TPK untuk memahami isu‐isu pelaksanaan kegiatan yang tertuang dalam kontrak sehingga TPK dapat melakukan fungsi pemantauan dengan baik.
4.7.2 Evaluasi kinerja Formal
Evaluasi secara formal terhadap BDSP dilakukan oleh TPK, FK‐AP dan Spesialis Monev Provinsi akan memfasilitasi proses evalasi ini. Model Evaluasi dalam PNPM‐MP juga dapat digunakan dalam melakukan evaluasi silang antar desa. Sebagai catatan, mungkin saja tim yang ada di satu desa akan lebih baik/lebih kuat dibandingkan dengan tim evaluasi dari desa lainnya. Bila dibutuhkan, TPK dapat meminta dukungan dari wakil dari SP2 dan SP3 untuk terlibat dalam melakukan evaluasi terhadap BDSP yang awalnya direkomendasikan oleh SP2 dan SP3. Evaluasi kinerja BDSP secara formal, dapat dilakukan pada:
• Akhir pelaksanaan kontrak, untuk kegiatan yang kurang dari 6 bulan;
• Setiap 6 bulan untuk masa kontrak lebih dari 6 bulan, dan kemudian dilanjutkan pada akhir pelaksanaan kontrak.
Kinerja BDSP akan dievaluasi menggunakan/mengacu pada kriteria standar dalam PNPM‐MP, meliputi : proses partisipasi, penggunaan bahan/alat bantu, hasil yang dicapai, dan disajikan dalam Form Evaluasi Standar Kinerja BDSP (lihat, Lampiran 9).
Setelah dilakukan evaluasi kinerja BDSP secara menyeluruh, TPK (difasilitasi oleh FK‐AP) wajib memberikan umpan balik kepada BDSP secara tertulis. Form Evaluasi Kinerja dan umpan balik terhadp BDSP ditembuskan kepada Spesialis Monev SADI Provinsi yang bertanggungjawab penuh dalam menyimpan dokumen, berikut lampiran data profil BDSP, hal ini berkaitan dengan kebutuhan seleksi BDSP pada tahun berikutnya.
LAMPIRAN 1
Standar Iklan Untuk Mencari
BDSP yang “BERMINAT”
Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat
Agribisnis Perdesaan (PNPMAP)
Undangan Penawaran Penyedia Jasa
Dalam rangka melaksanakan program pemberdayaan masyarakat di Provinsi
………., Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat – Agribisnis
Perdesaan (PNPM‐AP) menawarkan kepada LSM, Universitas, perusahaan‐
perusahaan, kaum profesional, dan lain‐lain untuk berpartisipasi dalam
kegiatan pengembangan agribisnis melalui aktivitas‐aktivitas sebagai berikut:
1. Pelatihan penguatan kelembagaan petani;
2. Pelatihan peningkatan kapasitas petani dalam budidaya tanaman;
3. Pelatihan dalam pengendalian hama dan penyakit terpadu untuk komoditi
..., ..., ...;
4. Pelatihan untuk peningkatan kapasitas petani dalam penanganan pasca
panen dan pemasaran;
5. ...;
Wilayah kerja adalah mencakup Kabupaten ……… (Kecamatan …………,
………, …………..…) dan Kabupaten ……… (Kecamatan …………, ………,
…………..…).
Penawaran minat dikirim via pos ditujukan ke alamat: 1) Kantor PNPM‐MP Jl.
………; Telp:………; atau 2) Kantor BPMD Kabupaten ………..,
...; atau 3) Kantor BPMD Kabupaten ……….,
………... dengan melampirkan profil lembaga/individu. Penawaran
paling lambat dikirimkan (stempel pos) satu minggu setelah tanggal iklan ini
dimuat. Keterangan lebih lanjut dapat dilihat pada website kami:
LAMPIRAN 2
Standar Form Profil BDSP
(Terpisah Antara Form Lembaga dan Individual)
Formulir Identifikasi
Penyedia Jasa Pengembangan Agribisnis
PNPMAgribisnis Perdesaan Smallholder Agribusiness Development Initiative (SADI) Kode: L Provinsi : ……….... Nama Lembaga/Individu : ....………. A l a m a t :………. ……… ……… ……… ……… ……… Tujuan Pendirian Lembaga (singkat/ringkas) : ... ... Kompetensi Utama : 1. Peningkatan Kapasitas 2. Alih Tehnologi 3. Pengadaan Peralatan (Bisa lebih dari satu) 4. Kewirausahaan 5.Pemasaran 6. Penelitian Komoditas Pertanian Pernah Ditangani/Dikerjakan: ... ... ...1. Pengalaman Proyek
: (Bisa dilampirkan di halaman tambahan)
Nama ProyekPeriode Uraian Singkat Proyek Sumber Dana Nilai Kontrak
2. BADAN HUKUM
Tahun Berdiri : ……….. Akte Notaris : ………...Status Badan Hukum : 1. Yayasan 2. Perkumpulan 3. Lembaga Penelitian 4. Perusahaan/Swasta
3. TENAGA AHLI
Telephone:………. Fax:…………... E-mail:………. ……….Jumlah Tenaga Ahli : ... ....Orang
Status Tenaga Ahli : 1. Tenaga Tetap : ...Orang 2. Tenaga Kontrak : ...Orang
Kualifikasi Tenaga Ahli (daftar ini bisa dibuat dalam tambaan lampiran)
No Nama Tenaga Ahli Pendidikan Bidang Keahlian (Sebutkan Spesifikasi Jenis Keahlian atau Komoditasnya) Pengalaman (Tahun) Status Tenaga Keterangan Status Tenaga : (1). Tenaga Tetap; (2) Tidak Tetap/Kontrak
4. JEJARING KERJA
No Nama Lembaga Mitra Periode Kerjasama Bidang Kegiatan
5. ASSET PENDUKUNG
Asset Pendukung : 1. Status Kantor : ……… 2. Fasilitas Kantor : ………..Formulir Identifikasi
Penyedia Jasa Pengembangan Agribisnis
PNPMAgribisnis Perdesaan Smallholder Agribusiness Development Initiative (SADI) Kode: I Provinsi : ……….... Nama Individu : ....………. A l a m a t :………. ……… ……… ……… ……… ……… Kompetensi Utama : 1. Peningkatan Kapasitas 2. Alih Tehnologi 3. Pengadaan Peralatan (Bisa lebih dari satu) 4. Kewirausahaan 5.Pemasaran 6. Penelitian Komoditas Pertanian Pernah Ditangani/Dikerjakan: ... ... ...1. Pengalaman Proyek
: (Bisa dilampirkan di halaman tambahan)
Nama ProyekPeriode Uraian Singkat Proyek Sumber Dana Nilai Kontrak
2. Kualifikasi Keahlian
No Nama Pendidikan Bidang Keahlian (Sebutkan Spesifikasi Jenis Keahlian atau Komoditasnya) Pengalaman (Tahun) Telephone:………. Fax:…………... E-mail:………. ……….
3. JEJARING KERJA
No Nama Lembaga Mitra Periode Kerjasama Bidang Kegiatan
4. ASSET PENDUKUNG
Asset Pendukung : 1. Status Kantor : ……… 2. Fasilitas Kantor : ………..LAMPIRAN 3
Standar Paket Informasi
‐ Dikirim Kepada BDSP Yang Lolos Seleksi‐
CATATAN ‘PAKET INFORMASI’ BDSP
Ada beberapa pandangan/ide tentang apa yang bisa/harus dimasukkan dalam standar ‘Paket Informasi’ yang nantinya akan dikirimkan bersama dengan format Profil kepada para BDSP. Beberapa diantaranya adalah:
1. Brosur umum SADI yang menggambarkan tentang seluruh sub‐program (SP1‐SP2‐SP3); 2. Brosur umum SADI yang menggambarkan tentang spesifik PNPM‐AP, dan;
3. Informasi tambahan (2‐3 halaman) yang menggambarkan istilah‐istilah umum berbagai hal yang dibutuhkan BDSP untuk pembuatan proposal dan merancang desain penguatan kapasitas, penjelasan mengenai siapa saja yang akan di kontrak oleh PNPM‐AP, dsb. Selain paket informasi diatas, beberapa informasi berikut juga dapat dimasukkan untuk melengkapi pemahaman BDSP mengenai kegiatan PNPM‐AP kepada BDSP:
F.A.Q. Tentang PNPM Agribisnis Perdesaan
1. Pendahuluan
PNPM‐AP merupakan salah satu Sub‐Program SADI (Small Holder Agribusiness Development
Initiative), sebuah program kerjasama Pemerintah Indonesia dengan Pemerintah Australia yang
menyediakan dana hibah bagi pengembangan agribisnis di wilayah perdesaan. Masing‐masing desa berpartisipasi dan transparan untuk mengusulkan proposal program pengembangan agribisnis dengan menggunakan sistem kompetisi secara sehat. Usulan desa yang lolos berhak mendapatkan pendanaan untuk mengembangkan kegiatan pengembangan agribisnis.
Proses pendanaan PNPM‐AP melekat dengan mekanisme yang selama ini dilakukan dalam program PNPM‐Mandiri Perdesaan. Dana yang ada dialokasikan guna mendukung kegiatan peningkatan lapangan pekerjaan dan pengembangan usaha ekonomi produktif di bidang agribisnis. Desa, melalui TPK, akan sepenuhnya mengelola ragam BDSP (Business Development
Service Provider) untuk melaksanakan kegiatan pengembangan kegiatan agribisnis yang terdanai.
Dana Hibah dikelola oleh Pokja di Kecamatan dan dicairkan kepada TPK secara lintas tahun disesuaikan dengan kalender musim komoditas yang dikembangkan oleh masing‐masing desa.
Penjelasan ini bersifat umum, dimaksudkan untuk membantu paramitra BDSP yang berminat untuk terlibat dalam pengembangan kawasan perdesaan (rural) khususnya di bidang agribisnis. Informasi lebih lanjut dapat diperoleh di website SADI http://www.sadi.org atau dapat menghubungi pelaku PNPM‐AP di masing‐masing Provinsi lokasi pilot program.
2. Di Lokasi Mana Program SADI Bekerja?
Selama Fase‐1 (2006‐2009), program SADI bekerja pada 4 lokasi yaitu di provinsi Sulsel, Sultra, NTB dan NTT. Di setiap provinsi, SADI bekerja masing‐masing di 2 kabupaten dan 3 kecamatan, yaitu: PROVINSI KABUPATEN 1. Sulawesi Selatan Bantaeng dan Toraja 2. Sulawesi Tenggara Konawe Selatan dan Muna 3. NTB Ngada dan TTS 4. NTT Dompu dan Lombok Barat
Untuk Fase‐2 (2010 ‐ ….), ada kemungkinan besar bahwa program ini akan diperpanjang dengan penambahan jumlah kabupaten dan kecamatan.
3. Siapa yang akan Bertindak sebagai BDSP?
Dalam pengembangan kawasan agribisnis di wilayah perdesaan, SADI melibatkan ragam stakeholders yang kemudian disebut sebagai BDSP (Business Development Service Provider). BDSP yang akan dilibatkan adalah BDSP yang selama ini memiliki nama baik dan terlibat aktif dalam pengembangan dan pembangunan wilayah perdesaan, khususnya di bidang agribisnis. BDSP potensial yang dapat melibatkan diri dalam pelaksanaan kegiatan PNPM‐AP antara lain: a. LSM; b. Universitas; c. Perusahaan Swasta;
d. Lembaga Pemerintah seperti BPTP dan BPP, asalkan mereka memiliki petunjuk operasional mengisinkan mereka untuk bekerja dibawah pengaturan fee untuk jasa pelayanan;
e. Asosiasi‐asosiasi bisnis;
f. Individu, termasuk pensiunan PNS, PNS aktif, asalkan mendapat isin dari kantor dimana mereka bekerja, sesuai dengan prosedur PNPM.
Beberapa lembaga pemberdayaan masyarakat yang belum memiliki kapasitas dan keahlian teknis dalam bidang agribisnis, sangat dimungkinkan terlibat dalam mengikuti tender untuk pelaksanaan kontrak. Dengan catatan lembaga tersebut melakukan kerjasama dengan lembaga/pihak lain untuk meminta tenaga ahli yang dapat memenuhi kriteria yang diharapkan oleh PNPM‐AP/SADI.
4. Berapa Dana Hibah yang Maksimum Bisa Diterima Masyarakat?
Jumlah maksimun dana hibah yang diterima oleh setiap Kecamatan di lokasi pilot program adalah Rp. 1,000,000,000,‐. Dana terebut dikompetisikan antar desa, dan bagi beberapa desa di setiap Kecamatan yang lolos dalam proses kompetisi dapat menggunakan dana yang disalurkan untuk pengembangan agribisnis secara multiyears (lintas tahun).
5. Jenis Kegiatan Apa yang Bisa Dilakukan?
Dana hibah dapat digunakan oleh masyarakat untuk mendukung penyediaan sarana/fasilitas umum, dan berbagai kegiatan ekonomi produktif di bidang agribisnis. Dana yang dialurkan dapat digunakan untuk pengembangan media informasi agribisnis, pelatihan, kegiatan konsultatif dan asistensi teknis, advokasi kebijakan pendukung agribisnis, pengembangan jaringan pemasaran melalui pameran produk unggulan, pelelangan produk agribisnis, pengembangan demplot, pembelian alat dan bahan, perbaikan akses kepada informasi pasar, dll. Berbagai kegiatan yang bisa berhubungan dengan sektor produksi, pemasaran dan akses ke pemodalan (misalnya: produksi tanaman pangan, ternak, perikanan, perkebunan, hortikultura dll.)
6. Siapa yang Memutuskan Peruntukan Penggunaan Dana Hibah?
Pada prinsipnya seluruh kegiatan pembangunan dan pengembangan sektor ekonomi di bidang agribisnis dilakukan dan diputuskan oleh masyarakat desa yang tergabung dalam kelompok‐ kelompok tani. Masing‐masing desa akan melakukan proses perencanaan pengembangan dan pembangunan ekonomi di bidang agribisnis melalui penggalian gagasan secara partisipatif
konstruktif untuk mengelola dana BLM di tingkat Kecamatan. Hanya proposal yang memenuhi kriteria kelayakan program yang akan didanai. Proses kegiatan seleksi proposal usulan kegiatan masing‐masing desa dikelola sepenuhnya oleh Sp. PNPM‐AP Tk. Provinsi, Fas.Kab, dan para FK‐ AP.
Prososal usulan kegiatan yang diterima dari masing‐masing desa adalah proposal yang mendapat prioritas berdasarkan atas hasil prioritisasi (perangkingan) pada kegiatan Musyawarah Antar Desa Prioritas Usulan (MAD‐2). Proposal yang akan didanai adalah yang lolos seleksi pada MAD‐3 Pendanaan sesuai dengan RAB masing‐masing usulan kegiatan. Seluruh informasi atas hasil kegiatan MAD‐2 dan MAD‐3 akan diumumkan pada website SADI Tk. Nasional atau Tk. Provinsi. Proses untuk memutuskan aktifitas apa yang akan didanai atau tidak, selanjutnya akan diuraikan dalam brosur PNPM‐AP.
7. Bagaimana BDSP Terseleksi?
Berikut adalah tahapan proses yang smentara ini digunakan untuk mengidentifikasi dan menseleksi BDSP:
a. Pelaku PNPM‐AP di tiap Provinsi akan mengidentifikasi Long‐list BDSP yang selama ini memiliki reputasi baik dan terlibat aktif dalam pembangunan wilayah perdesaan. Lembaga yang tertarik untuk terlibat bisa menghubungi Spesialis PNPM‐AP/SADI di Tk. Provinsi; b. BDSP yang masuk dalam long‐list dan mereka yang tertarik selanjutnya mengisi format Profil
BDSP sesuai standar format yang telah ditentukan oleh program. Profil ini hendaknya diisi secara lengkap dan dikembalikan sesuai batas waktu yang telah ditentukan, semakin cepat semakin baik!!!
c. SADI akan menggunakan informasi ini, dan jika dibutuhkan, didukung dengan suatu kunjungan ke BDSP yang bersangkutan, untuk melakukan penilaian awal sebagai langkah untuk menyiapkan short‐list BDSP yang layak/sesuai dengan kebutuhan program;
d. Short‐list BDSP akan disesuaikan dengan usulan kegiatan hasil MAD‐3 di masing‐masing desa. Untuk beberapa kegiatan, beberapa BDSP yang layak mungkin akan teridentifikasi. Untuk kegiatan lain, mungkin hanya 1 atau 2 calon BDSP yang sesuai;
e. TPK akan disarankan untuk memilih BDSP yang sesuai dengan usulan kegiatan untuk mendukung kegiatan yang telah direncanakan. Pada saat yang sama, para BDSP akan disarankan kepada TPK yang mana mereka direkomendasikan. Ini akan dilakukan pada minggu‐I Sepetember;
f. Selanjutnya TPK akan memutuskan BDSP mana yang proposalnya akan diperhatikan.
8. Bagaimana BDSP Membuat Suatu Proposal, dan Bagaimana hal ini Akan
Dievaluasi?
a. BDSP akan diundang untuk membuat proposal oleh TPK sebagai penanggungjawab kegiatan di tingkat desa melalui surat pemberitahuan;
b. TPK akan mengirimkan TOR usulan kegiatan kepada BDSP, hal ini dilakukan untuk memberikan gambaran mengenai usulan kegiatan dan jasa layanan yang diharapkan dari BDSP. Berdasarkan atas TOR dan surat dari TPK, BDSP mengirimkan proposal penawaran sesuai dengan batas waktu yang ditentukan oleh TPK. Sebelum membuat proposal, sangat dimungkinkan BDSP bertanya kepada TPK atau pelaku SADI untuk memperjelas hal‐hal yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan atau hal lain sesuai usulan di masing‐masing desa; c. Proposal tidak lebih dari 5‐7 halaman. Waktu pengiriman proposal hendaknya menjadi
d. Proposal akan dievaluasi oleh TPK, atau oleh lembaga yang di beri kewenangan oleh TPK. FK, Fas‐Kab atau Spesialis SADI Tk. Provinsi akan membantu dalam proses ini jika diminta oleh BDSP;
e. Proposal akan dinilai berdasarkan kelayakan dan kekuatan teknis juga pertimbangan harga yang ditawarkan;
f. TPK akan menyusun suatu skedul/jadwal kerja, biaya dan harga sebagai pedoman dalam mengevaluasi proposal.
9. Kapan Penjelasan Teknis Aturan Tender Dilaksanakan?
a. Jika nilai kegiatan yang akan dikontrakkan lebih besar atau sama dengan Rp 15 juta, maka akan dilakukan pelelangan dengan mengikuti aturan pelelangan yang telah ditentukan; b. Minimal terdapat 3 peserta tender (BDSP) yang mengajukan penawaran proposal kepada
TPK. Sebagai catatan adalah bahwa dalam banyak kasus ada kemungkinan peserta tender kurang dari 3 BDSP yang memenuhi standar kualifikasi untuk melaksanakan pekerjaan. Dalam situasi ini, jika jumlah peserta kurang 3 dapat diterima dan dilakukan penunjukan. c. Meski nilai kontrak kurang dari Rp15 juta, TPK mungkin memutuskan untuk mendapatkan
beberapa calon peserta tender, jika lebih dari 1 kandidat yang diidentifikasi dan layak.
10. Dapatkah Suatu BDSP Terlibat Pada Lebih dari Satu Kontrak Pada Waktu
Yang Bersamaan?
Jawabanyan adalah Ya, namun BDSP yang bersangkutan harus memberikan keyakinan dan menyatakan komitmen bahwa dia mampu melayani lebih dari satu kontrak pada waktu yang bersamaan. Pernyataan komitmen dibuat secara tertulis dan menjadi bagian tak terpisahkan dari kontrak kerja.
11. Dapatkah Kegiatan dan Kontrak Di Pilah/Dibagi?
a. Dimana kegiatan yang sama telah diimplementasikan oleh desa tetangga, maka TPK mungkin menyetujui untuk melakukan negosiasi kolektif dengan 1 BDSP. Jika negosiasi ini berhasil, maka BDSP masih akan melanjutkan untuk mengadakan kontrak individual dengan masing‐masing TPK;
b. Dalam beberapa kasus, skala kegiatan dalam tiap desa mungkin tidak memenuhi kontrak individual dengan tiap TPK. Dalam kasus ini, suatu kontrak individual mungkin akan diadakan, asalkan semua TPK yang terlibat setuju. Kontrak akan dikelola oleh kelopok TPK yang mewakili setiap TPK yang terlibat; alternatif lain adalah TPK yang memiliki usulan kegiatan yang sama memberi kewenangan kepada 1 TPK untuk mewakili kepentingan semua TPK yang terlibat; c. Sp. PNPM‐AP Provinsi, FasKab dan FK akan bertanggung‐jawab untuk mengidentifikasi peluang
kontrak yang akan dipilah/klaster dan untuk memenuhi kepentingan dari TPK dan BDSP yang bersangkutan. 12. Siapa yang akan ada di antara Kontrak, dan Bagaimana Hal itu akan Dikelola? a. Kontrak akan ditanda‐tangani antara BDSP dan UPK di tingkat kecamatan, menggunakan format Kontrak; b. Persyaratan kondisi khusus akan dinegosiasikan secara langsung antara TPK dan BDSP; c. Spesialist Agribisnis Provinsi, FasKab dan FK akan mengawasi proses penyediaan kontrak; d. TPK akan secara langsung bertanggung‐jawab untuk mengelola pelaksanaan kontrak, termasuk otorisasi pembayaran kepada BDSP. Pembayaran akan dilakukan pada waktu dan jumlah serta
disesuaikan dengan syarat/kondisi sesuai hasil negosiasi antara TPK dan BDSP dan tercatat dalam kontrak.
13. Bagaimana Kinerja Bisa Di Ukur?
a. Rutin (hari‐ke‐hari) monitoring kinerja akan dijalankan oleh TPK. FK, Fas‐Kab dan Spesialis Agribisnis Provinsi akan membantu TPK dan BDSP untuk memecahkan masalah yang timbul dari issu kinerja kontrak yang timbul selama implementasi, jika hal ini terbukti;
b. Kinerja BDSP akan dievaluasi secara secara formal oleh TPK mengikuti standar proses berdasarkan atas manfaat yang diterima. FK dan Spesialist Monev Provinsi akan menfasilitasi proses evaluasi. Evaluasi kinerja secara formal akan dilakukan saat:
c. Kontrak berakhir untuk berbagai aktifitas yang waktunya kurang dari 6 bulan;
d. Setiap 6 bulan dari setiap aktivitas lebih dari 6 months lamanya; plus evaluasi saat berakhir kontrak.
e. Hasil‐hasil dari semua evaluasi kinerja akan dibuatkan catatan ke BDSP yang bersangkutan, dan juga akan diarsipkan oleh Spesialist Agribisnis Provinsi untuk membantu dalam seleksi BDSP dimasa akan datang.
LAMPIRAN 4
Standar Form Evaluasi BDSP
(Terpisah Dari Format Untuk Lembaga Dan Perorangan)
FORMAT EVALUASI BDSP (BAGI LEMBAGA/ORGANISASI)
Petunjuk: 1. Format evaluasi ini dikelola oleh Sp. PNPM‐AP Tk. Provinsi, atau staf SP‐2 & SP‐3 setelah memeriksa Profil BDSP dan jika dibutuhkan akan dilakukan kunjungan ke BDSP; 2. Penilaian umum (Lulus/Gagal) harus dibuat berdasarkan Kompetensi, Kapasitas, dan Komitmen, diambil berdasrkan pertimbangan kriteria umum yang disediakan setiap kategori; 3. Keseluruhan penilaian terhadap BDSP (Layak/Tidak Layak) harus dibuat atas pertimbangan kekuatan dan kelemahan dari BDSP, menerapkan pertimbangan dari penilai; 4. Hasil evaluasi harus dilampirkan dalam profil BDSP; 5. Evaluasi digunakan untuk shortlist BDSP yang layak. Itu bukanlah seleksi akhir terhadap BDSP, yang mana akan dilakukan oleh TPK.No. Kriteria Penilaian Penilaian
(Lulus/Gagal) 1. Kompetensi: a. Aspek Legalitas b. Memiliki keahlian yang tepat c. Memilki pengalaman lapangan yang relevan d. Memiliki jaringan kerja yang baik e. Memiliki reputasi baik LULUS/GAGAL 2. Kapasitas: a. Ada akses untuk modul/materi pelatihan yang layak. b. Memiliki akses terhadap fasilitator lapangan yang layak c. Memiliki sistem administrasi dan manajemen yang dibangun secara baik. d. Memilki fasilitas operasional yang cukup (pendukung kantor, alat transpor, dll) LULUS/GAGAL 3. Komitmen: a. Siap menanda‐tangani kontrak dengan TPK b. Siap menjamin hasil pekerjaan c. Ada komitmen untuk keberlanjutan LULUS/GAGAL KESELURUHAN PENILAIAN (Layak/Tidak Layak) LAYAK/ TIDAK LAYAK Penilaian disiapkan oleh: _____________________ Tanggal Penilaian : __________________
FORMAT EVALUASI BDSP (BAGI INDIVIDU)
Petunjuk: 1. Format evaluasi ini akan dikelola oleh Spesialist Agribisnis Provinsi, atau staf SP‐2 & SP‐3 setelah memeriksa Profil BDSP dan jika perlu melakukan kunjungan ke BDSP; 2. Penilaian umum (Lulus/Gagal) harus dibuat berdasarkan Kompetensi, Kapasitas, dan Komitmen, diambil berdasrkan pertimbangan kriteria umum yang disediakan setiap kategori. 3. Keseluruhan penilaian terhadap BDSP (Layak/Tidak Layak) harus dibuat atas pertimbangan kekuatan dan kelemahan dari BDSP, menerapkan pertimbangan dari penilai. 4. Hasil evaluasi harus dilampirkan ke profil BDSP. 5. Evaluasi digunakan untuk shortlist BDSP yang layak. Itu bukanlah seleksi akhir terhadap BDSP, yang mana akan dilakukan oleh TPK.No. Kriteria Penilaian Penilaian
(Lulus/Gagal) 1. Kompetensi: a. Memiliki keahlian yang tepat b. Memilki pengalaman lapangan yang relevan c. Memiliki jaringan kerja yang baik d. Memiliki reputasi baik LULUS/GAGAL 2. Kapasitas: a. Ada akses untuk modul/materi pelatihan yang layak. b. Memiliki akses terhadap fasilitator lapangan yang layak LULUS/GAGAL 3. Komitmen: a. Siap menanda‐tangani kontrak dengan TPK b. Siap menjamin hasil pekerjaan c. Ada komitmen untuk keberlanjutan LULUS/GAGAL KESELURUHAN PENILAIAN (Layak/Tidak Layak) LAYAK/ TIDAK LAYAK Penilaian disiapkan oleh: _____________________ Tanggal Penilaian : __________________
LAMPIRAN 5
Surat dari TPK kepada BDSP
Yth. Bapak/Ibu ... Di‐ ...Bersama ini, kami mengundang saudara untuk mengajukan proposal untuk mendukung pengembangan kegiatan agribisnis [tuliskan jenis kagiatan yang akan dilakukan seperti produksi ternak dan pemasaran] di [tuliskan nama desa, kecamatan dan kabupaten]. Kegiatan ini, didanai oleh PNPM‐AP, yang dijadwalkan untuk dilaksanakan antara ……... dan ...…….. [tuliskan perkiraan tanggal].
Silahkan membaca TOR sebagaimana terlampir untuk kegiatan ini, bersama dengan standar format Proposal yang kemudian dapat saudara gunakan jika berminat untuk terlibat dalam proses tender/lelang. Proposal tidak lebih dari 5‐7 halaman.
Proposal saudara ditujukan kepada [tuliskan nama dan alamat untuk pengembalian proposal lengkap] pada [tuliskan tanggal]:
Hormat Kami, (TPK)
FORMAT KERANGKA ACUAN KERJA (TOR)
Catatan: 1. TOR disusun untuk masing‐masing jenis usulan kegiatan; 2. Penyusunan TOR diupayakan memberikan gambaran yang spesifik kepada BDSP mengenai kegiatan yang diusulkan oleh masing‐masing desa yang terdanai; 3. Penyusunan TOR dilakukan oleh Sp. PNPM‐AP Tk. Provinsi berkoordinasi dengan FK‐AP untuk meminimalkan bias yang terjadi di tingkat lapangan. Berikut adalah format TOR yang kemudian dikirimkan kepada masing‐masing BDSP melalui TPK:1. Tujuan dan Gambaran Umum Kegiatan
Tujuan Kegiatan:Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk …… Gambaran Umum Kegiatan: Gambaran umum tentang kegiatan apa yang akan dilakukan…..2. Lokasi
Gambaran kabupaten, kecamatan dan desa dimana kegiatan akan dilaksanakan.3. Waktu dan Lama Kegiatan
Lama kegiatan : ……… Tanggal pelaksanaan Kegiatan : ……… Tanggal Penyelesaian : ………4. Pelayanan yang Dibutuhkan
Deskripsikan/gambarkan jasa spesifik yang dibutuhkan dari BDSP. Jelaskan skala kegiatan…misalnya jumlah orang yang akan dilatih, jumlah dan jenis peralatan yang akan diadakan, jumlah dan jenis bahan yang diperlukan untuk mendukung kegiatan yang didanai dana hibah, dll. Jelaskan bagaimana pelayanan jasa ini dapat disediakan (jika relevan) misalnya petani akan dilatih dalam bentuk group tidak lebih dari 15 orang, bersama dengan praktek lapangan/demplot, peralatan yang akan disuplai, pengadaan demplot; dsb.5. Hasil yang Diharapkan
Buat daftar hasil/outcome yang diharapkan dari kegiatan yang dilaksanakan.6. Kategori Biaya dan Biaya Umum
Biaya maksimum untuk kegiatan ini adalah Rp…... (dalam huruf) Selain dari batas atas ini, para calon BSDP diminta untuk membuat perkiraan biaya yang spesifik, dipaparkan sesuai dengan biaya standar berikut ini: • Honorarium; • Perlengkapan dan alat‐alat; • Akomodasi; • Transportasi & Perjalanan; • Makanan; • ATK; • Biaya operasional lembaga; • Biaya lain jika ada (dibuat spesifik).7. Manajemen Pelaksanaan
Pihak Yang di Kontrak. Kontrak untuk pelaksanaan kegiatan akan ditanda‐tangani oleh BDSP dan TPK menggunakan standar format kontrak yang telah disediakan. Persyaratan khusus akan dinegosiasikan secara langsung antara TPK dan BDSP yang dikontrak. Pembayaran. TPK akan bertanggung‐jawab dalam mengelola pelaksanaan kontrak, termasuk otorisasi pembayaran kepada BDSP. Pembayaran akan dilakukan pada waktu dan jumlah yang disesuaikan dengan syarat/kondisi sesuai hasil negosiasi antara TPK dan BDSP yang tertulis dalam kontrak kerja. Pelaporan. BDSP akan menyusun laporan kepada TPK dan ditembuskan ke tingkat Provinsi. BDSP akan diminta untuk menyediakan catatan penting dalam Laporan Progres Sementara kepada TPK setiap 3 (tiga) bulan selama pelaksanaan kegiatan; dan suatu Laporan Lengkap yang Singkat pada penyelesaian akhir kegiatan. Audit. BDSP diminta untuk melakukan dan memelihara pencatatan dari semua belanja yang berkaitan dengan kontrak, yang mungkin ditujukan kepada audit oleh ...…….. Evaluasi Kinerja. Monitoring kinerja secara rutin (hari‐ke‐hari) akan dijalankan oleh TPK. Kinerja BDSP akan secara formal dievaluasi oleh TPK. Evaluasi kinerja secara formal akan dilakukan saat: • Kontrak berakhir untuk berbagai aktifitas yang waktunya kurang dari 6 bulan; • Setiap 6 bulan dari setiap aktivitas yang lebih dari 6 months lamanya; plus evaluasi saat berakhir kontrak. Cacat‐Kinerja dan Penyelesaian Perselisihan. Kontrak akan mengatur ketentuan cacat‐kinerja danpenyelesaian perselisihan. Ini akan termasuk hak TPK atau BDSP untuk menyediakan notifikasi tertulis kepada pihak lain yang melakukan cacat‐kinerja; suatu periode waktu yang mana kinerja harus diralat; dan prosedur untuk arbitrasi pihak luar terhadap perselisihan. Jika penyelesaian perselisihan tidak memuaskan pihak yang bersangkutan melalui arbitrasi, maka kedua pihak punya hak untuk membatalkan kontrak. Monitoring dan Evaluasi. PNPM‐AP akan bertanggung‐jawab untuk mengorganisasikan kegiatan Monev untuk menilai hasil dan efek dari kegiatan. BDSP akan diminta untuk bekerjasama secara penuh dalam mengimplementasikan semua kegiatan Monev. Ringkasan Peran dan Tanggung‐jawab TPK. Peran dan tanggung‐jawab TPK terkait pelaksanaan kegiatan, termasuk: • Mengorganisasikan RT yang berpartisipasi; • Membantu BDSP untuk mengkomunikasikan dan mengkoordinasikan dengan RT yang berpartisipasi; • Menggerakkan berbagai hal dalam bentuk barang (material dan tenaga kerja) atau kontribusi/swadaya dari RT yang berpartisipasi seperti kontribusi akan termasuk …… • Supervisi implementasi oleh BDSP dan persetujuan pembayaran oleh UPK. • Melakukan evaluasi 6‐bulanan terhadap kinerja BDSP yang lama kegiatnnya lebih dari enam bulan. • …..
8. Persiapan Proposal dan Penilaian
Tanggal Penyetoran. Proposal harus diserahkan oleh ...…... [tulis tanggal] kepada [tuliskan nama dan alamat].
Format Proposal. Proposal harus mengikuti format standar, satu berkas dilampirkan pada TOR ini.
Jumlah halaman maksimum antara 5‐7 lembar.
Prosedur Penilaian. Proposal akan dievaluasi oleh TPK, atau lembaga lain yang diberi kewenangan
oleh TPK. FK, Fas‐Kab atau Spesialis Agribisnis Provinsi akan membantu dalam proses ini jika diminta oleh TPK. Proposal akan dinilai berdasarkan atas kekuatan secara teknis dan juga harga/biayanya. Kontak Informasi. Jika Anda diminta informasi tambahan atas TOR ini, Anda bisa menghubungi salah satu berikut ini: 1. TPK: [nama dan alamat] 2. Spesialist Agribisnis Provinsi [nama dan alamat] 3. FK [nama dan alamat]
LAMPIRAN 6
Standar Format Proposal Kegiatan BDSP
FORMAT PROPOSAL BDSP
Catatan: 1. Silahkan gunakan format umum untuk menyusun proposal. 2. Panjang proposal maksimum 5‐7 halaman.1. Ringkasan Kegiatan
Deskripsi umum dari kegiatan: Lokasi dimana kegiatan akan diimplementasikan:2. Ringkasan Kegiatan Kunci/Inti
Æ APA yang akan saudara lakukan…. Ringkasan dari kegiatan inti yang akan dilakukan, termasuk penjelasan kuantitas yang relevan:3. Strategi Implementasi
Æ BAGAIMANA saudara akan mengerjakannya…. Deskripsi dari semua pendekatan dan metode yang akan dilakukan: Deskripsi dari materi pelatihan secara spesifik dan modul yang akan digunakan: Deskripsi dari tindakan yang spesifik yang disediakan guna menjamin kualitas pelayanan yang tinggi: Deskripsi dari tindakan yang spesifik yang disediakan guna menjamin keberlanjutan kegiatan:4. Personil Inti
Æ SIAPA yang akan melakukannya ….Nama Kualifikasi Ringkasan Pengalam yang Relevan Estimasi Curahan Waktu Staf Ahli 1. 2. 3. 4. dst. Staf Lapangan 1. 2. 3. 4. dst. Anda juga harus mengidentifikasi lembaga lain yang akan terlibat/jejaring kerja untuk kontrak ini.
5. Jadwal Pelaksanaan
Æ KAPAN anda akan melakukannya …. Jadwal pelaksanaan menunjukkan waktu dan lamanya kegiatan utama dilakukan: Kegiatan Bulan xx Bulan xx Bulan xx Bulan xx Bulan xx Bulan xx Bulan xx Bulan xx Bulan xx Bulan xx 1. 2. 4. 5. dst.6. Proposal Finansial
Æ BERAPA BANYAK dana yang akan disiapkan? Ringkasan Total Biaya: Kategori Biaya Nilai Rp Honorarium Materi Pelatihan Perlengkapan dan alat‐alat Akomodasi Transportasi & Perjalanan Makanan/Minuman ATK Biaya operasional lembaga Biaya lain‐lain TOTAL NB: Ringkasan biaya ini HARUS didukung dengan rincian biaya yang detail, disediakan sebagai Lampiran pada Proposal. Biaya yang detail ini harus terinci pada setiap input dari biaya unit, kuantitas dan biaya total.7. Pertimbangan Lain
Æ APA yang membuat lembaga saudara secara spesifik sesuai untuk kegiatan ini? Pertimbangan lain yang akan saudara lakukan dalam mendukung proposal ini.8. Kontak Detail
Nama organisasi: __________________________ Alamat : __________________________ Kontak person : __________________________ Kontak detail : __________________________LAMPIRAN 7
Standar Skedul Biaya Dan Harga
Standar skedul biaya dan harga dipersiapkan oleh Spesialist Agribisnis Provinsi (PAS) berdasarkan standar pemerintah lokal/setempat, diatur sesuai survei harga‐harga lokal yang dilakukan oleh FasKab dan FK. Skedul akan memuat semua item biaya utama seperti honorarium, transpor, akomodasi, makanan/minuman, dan biaya operasional dan fee lembaga. Skedul ini harus rampung pada akhir Agustus dan didistribusikan kepada TPK untuk mengevaluasi proposals.
