ii
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa sehingga kami telah dapat menyelesaikan Laporan Monitoring dan Evalusai (Monev) Kegiatan penggunaan aplikasi all record TC-19 di 34 provinsi di Indonesia. Laporan ini mengambarkan sejauh mana pelaksanaan kegiatan penggunaan aplikasi all record TC-19 sebagai salah satu sarana pelaporan dan pencatatan secara online yang dilakukan oleh fasilitas pelayanan kesehatan, laboratorium pemeriksa dan Dinas Kesehatan Provinsi, Kota dan Kabupaten dalam melakukan monitoring di daerahnya.
Monitoring dan Evaluasi (Monev) ke 1 ini dilakukan untuk 34 provinsi dari tanggal 31 agustus 2020 sampai tanggal 25 september 2020 secara berturut turut (rata-rata dua provinsi per hari). Pelaksanaan monev dilakukan secara daring dengan menggunakan fasilitas zoom meeting. Dalam pertemuan pelaksanaan monev disampaikan penyegaran Kembali mengenai teknis pengisian allrecord-tc19, hasil analisa penggunaan aplikasi all record dilanjutkan dengan diskusi untuk pemecahan masalah yang ada dan perencanaan tindak lanjut untuk perbaikan. Laporan ini diharapkan dapat memberikan masukan pelaksanaan penggunaan sistem pencatatan dan pelaporan data covid-19 melalui aplikasi all record tc-19 sehingga penggunaan allrecord tc-19 bisa optimal dan dapat dijadikan dasar untuk pimpinan dalam mengambil kebijakan.
Kami menyadari bahwa laporan ini masih banyak kekurangan, oleh karena itu saran dan kritikan untuk kesempurnaan pelaksanaan monev pada masa yang akan datang sangat kami harapkan. Terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak yang telah mendukung kegiatan monev tahap 1 ini. Semoga laporan ini bermanfaat
Jakarta, 28 September 2020
Ka.Puslitbang Biomedis dan Teknologi Dasar Kesehatan
iii
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ... ii
Daftar Isi ... iii
Daftar Lampiran ... iv A. Pendahuluan ... 01 B. Latar Belakang ... 02 C. Tujuan ... 02 D. Metode ... 03 1. Teknis ... 03 2. Materi ... 03
E. Permasalahan,Tindak Lanjut dan Hasil ... 03
E.1. Permasalahan dan Tindak Lanjut 03 E.2..Hasil ... 23
F. Kesimpulan dan Saran F.1 Kesimpulan ... 28
F.2. Saran ... 28
Lampiran – lampiran
Lampiran 1 Jadwal Monitoring dan Evaluasi Lampiran 2 Daftar Pembicara beserta CV nya Lampiran 3. Materi paparan
iv
Daftar Lampiran
Lampiran 1 Jadwal Monitoring dan Evaluasi Lampiran 2 Daftar Pembicara beserta CV nya Lampiran 3. Materi paparan
Lampiran 4. Notulensi dan Daftar Hadir ,
1
Monitoring dan Evaluasi Penggunaan Aplikasi All Record di 34 Provinsi di Indonesia
A. Pendahuluan
Pandemi COVID-19 di Indonesia merupakan bagian dari pandemi penyakit koronavirus 2019 (COVID-19) yang sedang berlangsung di seluruh dunia. Penyakit ini disebabkan oleh koronavirus sindrom pernapasan akut berat 2 (SARS-CoV-2). Kasus positif COVID-19 di Indonesia pertama kali dideteksi pada tanggal 2 Maret 2020, ketika dua orang terkonfirmasi tertular dari seorang warga negara Jepang. Pada tanggal 9 April, pandemi sudah menyebar ke 34 provinsi dengan DKI Jakarta, Jawa Timur dan Jawa Tengah sebagai provinsi paling terpapar virus corona di Indonesia.
Sampai tanggal 30 September 2020, Indonesia telah melaporkan 287.008 kasus positif menempati peringkat kedua terbanyak di Asia Tenggara setelah Filipina. Dalam hal angka kematian, Indonesia menempati peringkat ketiga terbanyak di Asia dengan 10.740 kematian. Namun, angka kematian diperkirakan jauh lebih tinggi dari data yang dilaporkan lantaran tidak dihitungnya kasus kematian dengan gejala COVID-19 akut yang belum dikonfirmasi atau dites. Sementara itu, diumumkan 214.947 orang telah sembuh, menyisakan 61.321 kasus yang sedang dirawat.
Mengingat begitu cepat dan massive nya dinamika penyebaran Covid-19 di tanah air, pemerintah dalam hal ini kementerian kesehatan dituntut untuk bergerak cepat dengan menyiapkan segala sesuatunya untuk mencegah dan mengendalikan penyebaran virus covid-19 ini. Jumlah laboratorium pemeriksa yang pada awal pandemic hanya berjumlah belasan dalam waktu singkat meningkat menjadi ratusan. Sedangkan dalam hal penguatan sumber daya kesehatan berlaku hal yang sama. Pelatihan-pelatihan singkat dilakukan untuk bagaimana penanganan spesimen berbahaya ini, dimulai dari pengambilan, pengepakan dan sampai ke pemeriksaan.
2 Sejalan dengan kegiatan penata laksanaan terhadap pasien dan spesimen covid 19 tersebut yang tidak kalah pentingnya adalah pembangunan sistim pelaporan dan pencatatan kasus secara cepat, tepat dan efisien. Pusat Data dan Informasi Kementerian kesehatan mengembangkan suatu sistim pencatatan yang dimulai sejak pasien diterima di fasilitas kesehatan sampai dengan diperiksa oleh laboratorium dan dilaporkan hasilnya.
B. Latar Belakang
Keputusan Menteri Kesehatan No HK.01.07-MENKES-405-2020 menyatakan bahwa setiap laboratorium diwajibkan untuk melakukan pelaporan atau mengisi hasil pemeriksaan spesimen covid-19 ke dalam sistim all record TC-19. Badan Litbang Kesehatan dalam hal ini Puslitbang Biomedis dan Teknologi Dasar Kesehatan diberi mandat untuk menjadi coordinator pelaksanaan atau pemanfaatan aplikasi online ini. Seiring dengan berjalannya waktu, angka kasus covid-19 di Indonesia sampai saat ini cukup tinggi. Sehingga pemerintah menetapkan target pemeriksaan per hari sebanyak 30.000 spesimen. Hal ini tentunya harus di imbangi oleh sarana dan prasarana penunjang, baik itu bidang medis maupun non medis. Termasuk didalamnya adalah pemanfaatan all record sebagai sistim pelaporan dan sekaligus sebagai alat bantu pengambilan keputusan (decision support system) dengan pemanfaatan dashboard dan fitur monitoring yang dapat dimanfaatkan oleh dinas kesehatan baik di tingkat provinsi maupun kabupaten kota sedangkan di pusat informasi dari sistim ini bermuara di gugus tugas covid-19.
Saat ini tercatat lebih dari 5000 akun yang terdaftar dalam sistim all record 19 karena banyaknya fasilitas pelayanan kesehatan (rumah sakit dan puskesmas), laboratorium yang tergabung dalam sistim ini dan diprediksi akan terus bertambah. Dalam pemanfaatannya masih ada beberapa kendala sehingga all record masih belum termaksimalkan. Untuk itulah monitoring dan evaluasi diperlukan di seluruh provinsi untuk mengetahui lebih dalam permasalahan yang ada dilapangan. Sehingga kedepan dapat kita ketahui permasalahannya dan ditemukan solusinya.
C. Tujuan
3 Mendapatkan gambaran mengenai permasalahan sistem pencatatan dan pelaporan data covid-19 melalui aplikasi allrecord TC-19 di Indonesia
Tujuan Khusus:
1. Mengidentifikasi kepemilikan dan kebutuhan akun untuk fasilitas kesehatan pengirim spesimen, laboratorium dan monitoring dinkes provinsi/kabupaten/kota
2. Mengidentifikasi permasalahan terkait penggunaan akun
3. Mengidentifikasi masalah terkait teknis pengisian aplikasi allrecord tc-19
D. Metode Monitoring dan Evaluasi
Kegiatan ini dilakukan secara daring untuk masing-masing provinsi. Dalam satu hari dilakukan kegiatan monev terhadap 2 provinsi sehingga diperlukan waktu 17 hari untuk 34 provinsi. Kegiatan monitoring dan evaluasi allrecord tc-19 tahap 1 diikuti oleh Tim pusat (PBTDK badan litbangkes, PHEOC, Yankes Rujukan, Yankes Primer dan Pusdatin Kemenkes RI), Dinas Kesehatan provinsi, Dinas Kesehatan kabupaten kota dan laboratorium pemeriksa spesimen covid-19 dimasing-masing provinsi. Kegiatan terbagi menjadi 3 sesi, Sesi pertama paparan mengenai penyegaran kembali teknis pengisian dan penjelasan penggunaan fasilitas monitoring untuk dinkes provinsi/kab/kota. Sesi ke dua paparan mengenai evaluasi hasil pengisian allrecord di masing-masing provinsi dan sesi ke tiga diskusi mengenai permasalahan dan pencarian solusi pemecahan masalah tersebut.
E. Permasalahan, Tindak Lanjut dan Hasil E.I. Permasalahan dan tindak lanjut
Dari proses diskusi yang berkembang dalam kegiatan monitoring dan evaluasi, diidentifikasi beberapa masalah. Berapa masalah sudah ditindak lanjutu saat itu juga, namun ada juga yang perlu penanganan lebih lanjut. Masalah-maslah tersebut antara lain :
1. Proses bisnis Allrecord belum berjalan dengan baik
Proses bisnis allrecord dimulai dari fasilitas kesehatan pengambil/pengirim spesimen memasukkan data identitas pasien dan riwayat pengambilan spesimen. Setelah itu data tersebut dapat dicetak dan formulir hasil cetakan bersama spesimen dikirim ke laboratorium pemeriksa. Formulir hasil cetakan
4 tersebut merupakan bukti bahwa spesimen telah dimasukan kedalam aplikasi allrecord dan digunakan oleh laboratorium pemeriksa untuk mencocokan kesesuaian data sebelum memasukkan hasil pemeriksaan. Laboratorium pemeriksa akan memastikan kesesuaian data yang ada diaplikasi allrecord dan formulir pengantar yang disertakan bersama spesimen, apabila sesuai hasil pemeriksaan baru dimasukkan. Proses bisnis ini tidak berjalan dibeberapa provinsi, antara lain disebabkan :
a. Fasilitas kesehatan pengambil/pengirim spesimen tidak
memasukkan data di allrecord-tc19
Beberapa hal yang menjadi penyebab antara lain :
i. Fasilitas kesehatan pengambil/pengirim spesimen tidak
memiliki akun allrecord.
Pemberian akun fasilitas kesehatan pengambil/pengirim spesimen selama ini berkoordinasi dengan dinas kesehatan provinsi. Pemberian akun satu pintu melalui dinas kesehatan provinsi dimaksudkan untuk menjaga kerahasiaan akun serta menghindari penyalahgunaan akun dan agar akun dapat diterima atau diberikan kepada yang memang berhak. Tindak lanjut dari masalah ini adalah dinas kesehatan kabupaten kota akan kembali mendata fasilitas kesehatan pengambil/pengirim spesimen didaerahnya untuk kemudian dilaporkan ke dinkes provinsi. Selain itu diperlukan juga laporan dari laboratorium pemeriksa terkait fasilitas kesehatan pengambil/pengirim spesimen mana saja yang selama ini belum memasukkan data ke allrecord tc-19. Dinas kesehatan provinsi kemudian akan memberikan data tersebut ke badan Litbangkes untuk pembuatan atau penambahan akun.
ii. Fasilitas kesehatan pengambil/pengirim spesimen belum
memahami pengisian allrecord-TC19.
Tindak lanjut masalah ini adalah dilakukan pelatihan ulang teknis pengisian allrecord TC-19. Pada pelatihan ini, masing-masing peserta langsung melakukan praktek pengisian melalui link demo allecord-TC19. Pelatihan praktek langsung ini juga sudah dilakukan pada saat monitoring dan evaluasi kali ini di
5 beberapa provinsi yang memang meminta untuk dilakukan praktek secara langsung.
iii. Kebijakan memasukkan data satu pintu
Beberapa provinsi mengambil kebijakan yang memasukkan data ke allrecord-tc19 adalah dinas kesehatan kabupaten/kota, atau bahkan oleh dinas kesehatan provinsi, hal ini dimaksudkan untuk memudahkan koordinasi dan monitoring spesimen. Pada saat jumlah spesimen suatu provinsi masih sedikit mungkin kebijakan dapat dilakukan, namun saat jumlah spesimen bertambah banyak akan membuat beban memasukkan data di satu tempat, hal ini dapat memperlama proses pemasukan data.
Tindak lanjut masalah ini adalah memberi informasi kepada dinkes provinsi mengenai proses bisnis allrecord, walaupun proses entry allrecord tidak dilakukan oleh dinkes provinsi/kabupaten/kota, mereka tetap dapat melakukan pemantauan melalui akun administrator/monitoring dinas kesehatan. Akun ini dimiliki oleh dinas kesehatan provinsi/kabupaten/kota untuk melihat data spesimen sampai level individu (tidak hanya jumlah).
b. Laboratorium tidak mengisi hasil ke allrecord-tc19
Beberapa hal yang menjadi penyebab antara lain:
i. Proses bisnis allrecord, laboratorium pemeriksa seharusnya hanya bertugas untuk memasukkan hasil pemeriksaan. Beberapa daerah dimana fasilitas kesehatan pengambil/pengirim spesimen tidak memasukkan data ke allrecord maka hal ini akan mengakibatkan beban laboratorium menjadi bertambah karena laboratorium harus mengisi data pasien dari awal (data pasien dan riwayat pengembilan spesimen) sampai dengan proses input hasil. Hal ini membuat proses pengisian hasil ke allrecord terhambat apalagi untuk
6 laboratorium yang memiliki keterbatasan dengan sumber daya manusia (SDM).
ii. Beberapa daerah menyampaikan keluhan kekurangan tenaga untuk memasukkan data ke allrecord tc-19. Tindak lanjut masalah ini laboratorium diminta bersurat ke Kepala Badan Litbangkes yang ditembuskan ke Dinas Kesehatan Provinsi masing – masing mengenai permintaan tenaga kesehatan yang memiliki keahlian computer, untuk selanjutnya kepala badan litbangkes akan meneruskan surat tersebut ke kepala badan PPSDM.
c. Dinas Kesehatan Provinsi/Kabubaten/Kota belum menggunakan akun monitoring
Beberapa hal yang menyebabkan hal ini:
i. Akun monitoring belum diterima oleh dinas kesehatan
Akun monitoring sudah distribusikan sejak awal melalui bantuan PHEOC yang akan mendistribusikan ke dinkes provinsi untuk selanjutnya didistribusikan ke setiap dinkes kabupaten/kota. Beberapa daerah menginformasikan belum menerima akun monitoring, penyelesaian masalah tersebut adalah dengan langsung dilakukan koordinasi dengan dinkes provinsi untuk pemberian akun monitoring pada saat dilakukan monitoring dan evaluasi di masing – masing provinsi.
ii. Beberapa daerah belum paham menggunakan akun monitoring atau bahkan belum pernah menggunakan akun monitoring baik ditingkat Provinsi maupun kabupaten/kota, tindak lanjut masalah ini adalah dengan melakukan praktek langsung penjelasan mengenai teknis penggunaan dan intepretasi data pada akun monitoring. Keberhasilan atau tingkat pelaporan data pada aplikasi New Allrecord ini memang sangat ditentukan oleh peran dari Dinas Kesehatan dalam melakukan monitoring. Melalui akun monitoring maka dinas Kesehatan dalam aplikasi new allrecord sudah disediakan tools untuk memonitor sampel – sampel diwilayahnya. Jika dinas Kesehatan melakukan
7 monitoring terhadap faskes pengirim spesimen maupun laboratorium pemeriksa maka diharapkan pelaporan kedalam aplikasi allrecord bisa menjadi lebih baik. Beberapa contoh mengenai peran dinas Kesehatan antara lain :
a) Monitoring terhadap Jumlah sampel yang belum diperiksa
Didalam aplikasi allrecord.
Dinas Kesehatan bisa memonitor faskes – faskes pengirim spesimen pada menu monitoring pengambilan spesimen dan mencermati segala permasalahan terkait jumlah spesimen yang belum diperiksa.
Dinas Kesehatan harus memastikan permasalahan kenapa sampel tersebut belum diinput hasilnya, apakah memang sampel tersebut belum diperiksa atau sudah diperiksa tetapi hasil belum diinput kedalam allrecord atau malah terjadi double entry data pasien. Hal ini diperlukan agar dinas Kesehatan bisa mencarikan solusi yang tepat terkait permasalahan yang ada supaya semua sampel yang telah dikirim oleh faskes pengirim spesimen diperksa atau diinput hasilnya ke dalam aplikasi allrecord.
b) Monitoring terhadap Laboratorium yang salah dalam proses verifikasi
Fakta dilapangan masih banyak ditemukan adanya laboratorium – laboratorium yang melakukan salah verifikasi terhadap hasil pemeriksaan pasien. Hal ini yang harus menjadi perhatian dari Dinas Kesehatan dalam melakukan monitoring. Apabila ditemukan ada laboratorium yang menverifikasi bukan dari wilayah pengiriman spesimen, maka harus dipastikan apakah benar spesimen dikirim ke laboratorium tersebut. Tindak lanjut dari masalah beberapa maslah ini antara lain :
menyarankan agar faskes pengirim spesimen untuk melapirkan hasil print data pasien pada aplikasi allrecord.
8 mengingatkan kembali kepada laboratorium pemeriksa agar lebih teliti dalam mencocokan data pasien di aplikasi allrecord dan print dari faskes pengirim spesimen.
Jika dinas Kesehatan menemukan ada laboratorium yang salah dalam verifikasi hasil maka diharapkan segera menghubungi laboratorium tersebut untuk melakukan proses pembatalan verifikasi selanjutkan berkoordinasi dengan laboratorium yang memeriksa sampel pasien tersebut untuk melakukan verifikasi ulang.
Dari sisi sistem pada saat pencarian data pasien hanya akan muncul satu nama pasien, ini diharapkan akan mempermudah laboratorium dalam mencari dan mencocokan identitas pasien sehingga diharapkan dapat mengurangi kesalahan data pasien pada saat melakukan verifikasi hasil pemeriksaan.
d. Kendala Internet dilapangan
Ketersediaan jaringan internet di beberapa wilayah terpencil menjadi hal yang sangat mendasar. Akibat dari permasalahan ini maka banyak faskes pengirim spesimen yang tidak bisa mengisi langsung data pasien dan riwayat pengambilan spesimen keaplikasi allrecord.
Tindak lanjut dari masalah ini adalah beberapa dinas kesehatan Kab/Kota yang bertugas mensiasatinya dengan mengisi data pasien dan riwayat pengambilan spesimen ke aplikasi allrecord terlebih dahulu sebelum pengambilan sampel kepada pasien atau sebelum turun kelapangan. Apabila terdapat pasien yang tidak berhasil diambil spesimennya maka data tersebut akan langsung dihapus dari aplikasi. Ada juga beberapa faskes pengirim spesimen yang meminta bantuan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk mengisikan data kedalam allrecord, hal ini dikarenakan memang di wilayah faskes pengirim spesimen tidak ada akses internet sama sekali sedangkan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota karena berada diwilayah perkotaan
9 diharapkan mempunyai atau sudah terhubung dengan internet dengan jaringan yang lebih stabil.
e. Kendala pada aplikasi allrecord-TC19
Kendala lambatnya aplikasi allrecord pada saat tertentu seperti saat faskes pengirim spesimen akan memasukan data ke aplikasi allrecord danlaboratorium pemeriksa yang akan melakukan verifikasi dan sering errornya aplikasi allrecord. Kendala ini memang diakibatkan terlalu banyaknya spesimen yang belum diverifikasi oleh laboratorium pemeriksa. Ada ratusan ribu sampel yang belum diperiksa sehingga mengakibatkan pencarian data menjadi lambat.
Tindak lanjut dari sisi sistem yang telah dilakukan oleh Pusdatin diantaranya dengan telah dilakukannya perubahan fitur pencarian dengan memutus loading saat pencarian sehingga saat ini hanya akan ada 1 baris data pasien yang muncul, hal ini dimaksudkan selain menambah kecepatan pencarian juga untuk menghindari kesalahan laboratorium dalam melakukan verifikasi pasien yang bukan diperiksa oleh laboratorium tersebut. Selain itu, dari sisi infrastruktur Pusdatin juga telah melakukan peningkatan server yang digunakan untuk aplikasi allrecord.
Sedangkan dari sisi user diharapkan setelah dilakukan monitoring dan evaluasi ini dapat segera menginput hasil seluruh pemeriksaan yang ada dilaboratorium agar beban pencarian pada aplikasi bisa dikurangi sehingga proses pencarian data pasien menjadi lebih cepat.
2. Koordinasi teknis daerah
i. Koordinasi antar Dinkes Provinsi
Pada kondisi Pasien diambil atau dirawat dengan hasil pemeriksaan positif diwilayahnya tetapi beralamat sesuai domisili bukan dari wilayah provinsi tersebut. Maka hanya Dinas Kesehatan Provinsi maupun Faskes pengirim spesimen tersebut yang bisa melihat hasil pasien positif sementara provinsi domisili pasien tidak bisa mengetahui hasil pasien melalui allrecord. Oleh karena itu diperlukan koordinasi antar Dinas Kesehatan Provinsi untuk menginformasikan kepada dinas
10 provinsi lain tempat domisili pasien tersebut bahwa ada pasien diambil dan diperiksa dengan hasil pemeriksaan positif diwilayahnya. Sehingga diharapkan dinas Kesehatan povinsi tempat domisili pasien bisa segera melakukan tracing kepada kontak erat pasien positif tersebut.
ii. Koordinasi antar Dinkes Kab/Kota
Kondisi Pasien diambil atau dirawat dengan hasil pemeriksaan positif diwilayahnya tetapi beralamat sesuai domisili bukan dari wilayah Kab/Kota tersebut juga banyak terjadi sehingga perlu dilakukan koordinas antar Dinas Kesehatan Kab/Kota agar proses tracing terhadap kontak erat pasien tersebut bisa lebih cepat. Hal ini menjadi penting agar sebisa mungkin penularan bisa dicegah.
iii. Koordinasi antar Dinas Provinsi dan Dinas Kab/Kota
Koordinasi ini perlu dilakukan dalam hal mencermati permasalahan pada jumlah sampel yang belum diperiksa agar segera bisa dilakukan penginputan data spesimen dan hasil pemeriksaan. Monitoring ini perlu dilakukan secara berkala oleh Dinas Kesehatan Provinsi terhadap masing – masing Dinas Kesehatan Kab/Kota agar Dinas Kesehatan Kab/Kota lebih memperhatikan jumlah sampel yang belum diperiksa diwilayahnya. Karena Dinas Kesehatan Kab/Kota lah yang menjadi ujung tombak keberhasilan dalam penginputan data kedalam allrecord dengan cara memonitor data sampel dan hasil pemeriksaan diwilayahnya.
iv. Koordinasi Dinas Kesehatan Provinsi dengan Laboratorium
Pemeriksa
Dinas Kesehatan Provinsi selaku pengusul laboratorium pemeriksa diwilayahnya mempunyai kewajiban untuk melakukan assessment terhadap laboratorium tersebut hingga Dinas Kesehetan Provinsi mengeluarkan surat rekomendasi. Peran lain yang dapat di lakukan oleh Dinas Kesehatan Provinsi adalah mengenai distribusi sampel diwilayahnya agar tidak menumpuk dalam satu laboratorium sehingga salah satu laborarotium pemeriksa mengalami overload sementara laboratorium lain diwilayahnya masih kosong.
11 Hal lain yang perlu dilakukan terkait pelaporan hasil pemeriksaan laboratorium kedalam aplikasi allrecord, jangan sampai terjadi hasil pemeriksaan sudah ada tetapi belum dilaporkan atau diinput kedalam aplikasi allrecord dan pelaporannya menggunakan format lain seperti melalui data excel, data pdf atau bahkan melalui aplikasi sosial whats up (WA). Jika penginputan hasil kedalam aplikasi allrecord tidak segera dilakukan maka akan terjadi penumpukan data di laboratorium tersebut sehingga menyebabkan beban input kedalam aplikasi allrecord semakin besar.
3. Data spesimen yang dilaporkan pada rekapan excel lebih sedikit dari yang semestinya
Data rekapan excel bertujuan untuk memotong rantai pelaporan jumlah spesimen yang diperiksa setiap hari karena data di aplikasi allrecord belum real time. Terjadi perbedaan data spesimen yang dilaporkan pada rekapan excel dengan jumlah yang telah diperiksa oleh lab dapat disebabkan karena lab terlambat bergabung ke WA grup jejaring pemeriksa covid-19 atau lab tidak memberikan hasil rekapan secara teratur. Apabila pengisian data di aplikasi allrecord sudah berjalan secara real time dan sesuai kondisi di lapangan maka seluruh data diambil melalui aplikasi allrecord sehingga rekapan excel tidak diperlukan lagi.
4. Keamanan Data
Untuk menjaga keamanan data dan penyalahgunaan akun maka untuk penambahan akun faskes pengirim spesimen maupun reset password jika user lupa akan passwordnya maka semua itu harus melalui satu pintu yaitu Dinas Kesehatan Provinsi. Disamping itu selalu ditekankan atau diingatkan kepada pemilik akun pada aplikasi allrecord baik akun Faskes, akun Laboratorium Pemeriksa dan akun Monitoring oleh Dinas Kesehatan Provinsi agar segera mengganti password segera setelah berhasil login untuk pertama kalinya. Jika akun sudah dibagikan kepada masing – masing user melalui Dinas Kesehatan Provinsi maka akan menjadi tanggungjawab penuh masing
12 – masing user dan Dinas Kesehatan Provinsi terkait hal penyalahgunaan akun.
Secara sistem password yang ada di aplikasi allrecord sudah terenkripsi sehingga setelah ganti password maka tidak ada pihak lain yang mengetahui password baru user tersebut.
Hal ini dimaksudkan agar keamanan data dan penyalahgunaan akun bisa dihindari.
5. Proses Migrasi data dari allrecord lama dan aplikasi BLC.
Data yang berasal dari allrecord lama dan BLC telah selesai dilakukan, tetapi data tersebut belum dimasukkan ke aplikasi allrecord. Hal ini menyebabkan terjadi selisih data antara proses pemerikaan dan data yang ada di aplikasi new allrecord terutama untuk laboratorium – laboratorium yang sejak awal memang sudah bergabung kedalam laboratorium jejaring pemeriksa Covid19 dan sudah memasukan data kedalam 2 aplikasi sebelumnya. Proses input kembali data tersebut masih menunggu koordinasi dengan tim Pusdatin selaku host dari aplikasi allrecord.
6. Kepemilikan Aplikasi Pelaporan Covid19 Tingkat Pemerintah Daerah
Salah satu yang menjadikan kendala dalam pelaporan dan pencatatan kedalam aplikasi allrecord adalah kepemilikan aplikasi pelaporan Covid19 yang dimiliki oleh beberapa Pemerintah Daerah baik ditingkat Kab/Kota sampai dengan tingkat Provinsi. Bisa dibayangkan jika di tingkat pemerintahan Kab/kota mempunyai aplikasi pelaporan Covid19 sendiri kemudian pada tingkat Pemerintahan Provinsi juga mempunyai aplikasi pelaporan Covid19 sendiri dan kemudian harus menginput juga pada aplikasi pencatatan dan pelaporan allrecord, maka untuk 1 data pasien harus diisikan kedalam 3 aplikasi sekaligus, ini juga yang membuat beban pencatatan dan pelaporan menjadi lebih berat.
Oleh karena itu perlu koordinasi antara beberapa pemerintah daerah yang mempunyai aplikasi pelaporan Covid19 dengan Pusdatin Kemenkes selaku pengembang aplikasi agar menjembatani aplikasi – aplikasi ditingkat pemerintah daerah agar terhubung dengan aplikasi allrecord sehingga dalam
13 satu kali input data pasien maka data tersebut sudah bisa tersimpan di aplikasi yang dimiliki pemerintah daerah dan aplikasi allrecord.
7. Logistik non reagen (tip dll) consumable
Fakta di lapangan sering terjadi logistik non reagen habis sehingga laboratorim pemeriksa terhenti dalam melakukan pemeriksaan. Beberapa daerah ada yang sudah menganggarkan untuk keprluan ini, tapi memang ketersediaan bahan consumable dipasaran kosong.
8. Reagen, jenis, distribusi dan lain – lain.
Reagen yang berasal dari Kemenkes atau BNPB sering berubah sehingga perlu dilakukan optimasi kembali untuk reagen tersebut dan hal ini cukup menyita waktu dan tenaga. Perlu adanya koordinasi antara Kemenkes atau BNPB dengan laboratorium yang akan menerima reagen terkait jenis reagen yang digunakan serta ketersediaan reagen.
9. Kapasitas Lab, terkait mesin dan metode PCR
Beberapa laboratorium belum mengisi kuesioner efst-2. Dalam monev disampaikan agar laboratorium yang belum mengisi kuesioner esft-2 agar segera mengisi. Kontrol provinsi terhadap Laboratorium Pemeriksa
i. Kontrol input hasil pemeriksa
Akun monitoring dinkes, baik dinkes provinsi maupun kabupaten/kota belum digunakan secara optimal. Sehingga control input hasil periksa tidak dilakukan secara baik. Selain itu faskes pengirim spesimen yang tidak mengentry data di allrecord menyebabkan dinkes provinsi atau dinkes kab/kota tidak bisa memantau kondisi di wilayahnya.
ii. Kontrol terhadap Laboratorium salah verifikasi
Dinkes kab/kota dapat memonitor laboratorium yang melakukan verifikasi terhadap sampel yang dikirimkan melalui akun monitoring. Penggunaan dan distribusi akun monitoring yang belum baik dan optimal menyebabkan kesalahan verifikasi yang dilakukan oleh laboratorium tidak berjalan dengan semestinya.
14 Untuk pengajuan klaim ke BPJS diperlukan hardcopy hasil pemeriksaan dari laboratorium pemeriksa yang telah ditanda tangan oleh laboratorium pemeriksa dan di cap basah, sehingga fasilitas Kesehatan pengirim spesimen tetap harus menunggu hardcopy hasil pemeriksaan dari laboratorium pemeriksa. Hal ini sangat mempengaruhi kepatuhan fasilitas Kesehatan pengirim spesimen dalam memasukkan data ke allrecord Tc-19. Pada allrecord-tc19, rumah sakit pengirim spesimen belum dapat melakukan cetak hasil pemeriksaan yang telah berisi tanda tangan laboratorium pemeriksa. Tindak lanjut dari masalah ini adalah perlu dikomunikasikan ke Pusdatin kemenkes RI terkait pembuatan tanda tangan elektronik pada cetakan hasil pemeriksaan yang diterima oleh rumah sakit pengirim spesimen, disamping itu perlu juga pembicaraan dengan P2JK dan BPJS terkait regulasi pengajuan klaim. Apabila hal ini dapat dilakukan maka akan meningkatkan kepatuhan fasilitas Kesehatan pengambil/pengirim speseimen memasukkan data ke allrecord-tc19.
11. Kelancaran pengiriman spesimen (isu daerah terpencil)
i. Pengiriman spesimen ke Dinas Kesehatan Provinsi atau Kab/Kota
Beberapa provinsi mewajibkan setiap spesimen yang akan diperiksa dikumpulkan terlebih dahulu di dinkes provinsi untuk selanjutnya dinkes provinsi yang akan menyalurkan ke laboratorium pemeriksa. Distribusi sampel yang seperti ini akan menyebabkan tertundanya sampel untuk sampai ke lab guna dilakukan pemeriksaan.
ii. Jadwal pengiriman spesimen ditentukan oleh Laboratorium
Beberapa laboratorium menentukan jadwal pengiriman spesimen karena
loading sampel yang terlalu banyak.
iii. Transportasi yang tidak ada secara Rutin
Transportasi untuk distribusi spesimen tidak ada setiap waktu sehingga terjadi penundaan sampel untuk diperiksa laboratorium.
Matriks Masalah di 34 provinsi
Provinsi
KENDALA Masukan
Alur allrecord SDM Entry Kapasitas lab Jaringan Internet Distribusi & proses pengiriman sampel Akun monitoring dinkes belum dipergunakan/distribusi Koordinasi antar
instansi Logistik Lab Keterangan
Aceh
Beberapa faskes belum mengentry data pasien dan lab belum melakukan verifikasi di allrecord tetapi hasil sudah diterima. Bahkan ada beberapa akun faskes dinkes yang tidak bisa masuk karena password tidak sesuai. Terjadi peningkatan pengiriman sampel ke FK Unsyiah yang mengakibatkan kebutuhan proses entry menjadi tinggi tetapi sudah ditanggulangi dg merekrut 3 SDM untuk entry
Akun monitoring dinkes kabupaten belum diterima oleh dinkes provinsi
Sumatera Utara
Beberapa lab belum mengentry karena belum memiliki akun di allrecord
Lab Prodia lama dalam mengeluarkan hasil sehingga sulit untuk tracing secara cepat sehingga apabila sampel tsb positif. Sumatera Barat Faskes tidak mengentry data pasien dan riwayat pengambilan spesimen
Akun monitoring dinkes kabupaten belum didistribusikan dan belum digunakan Perwakilan lab tidak hadir sehingga tidak mengetahui masalah yang ada di lab. Sumatera Selatan Faskes pengirim spesimen belum mengentry karena belum punya akun allrecord
Akun monitoring dinkes kab/kota banyak terdapat sampel dalam belum dikerjakan
Data PE perlu dimarger dengan allrecord
16
Provinsi
KENDALA Masukan
Alur allrecord SDM Entry Kapasitas lab Jaringan Internet
Distribusi & proses pengiriman sampel
Akun monitoring dinkes belum dipergunakan/distribusi
Koordinasi
antar instansi Logistik Lab Keterangan
Jambi Max kapasitas BPOM hanya 80-100/hari sampel sd 200 sampel per hari. Akan mengaktifkan labkesda provinsi untuk pemeriksaan covid karena loading sampel yang mulai naik
Tanggal pengiriman menggunakan waktu pengiriman dari dinkes provinsi ke Balai POM. Sehingga proses pengiriman tidak tergambarkan. Sampel diambil siang sampai malam hari Koordinasi dengan RSUD Raden Matther belum berjalan sehingga RSUD Raden Mattaher belum menerima sampel dari dinkes Bangka Belitung faskes pengirim spesimen mengentry data pasien setelah spesimen dikirim ke lab
Akun monitoring dinas kab/kota belum diterima dan belum diditribusikan
Perwakilan lab tidak hadir sehingga tidak mengetahui masalah yang ada di lab. Riau Faskes belum mengentry data pasien dan riwayat spesimen
RSUD Arifin Achmad hanya memeiliki 1 tenaga entry allrecord
Hanya ada 1 lab pemerintah (RSUD Arrifin Achmad) yang berperan sebagai lab pemeriksa dari hasil tracing dinkes kab/kota sehingga sampel antre Sampel dari PKM/dinkes seluruhnya dikirim ke RS Arifin Achmad sehingga banyak sampel antri. Ada 2 lab swasta (RS Ea Hospital dan RS Awal Bros yang belum diberdayakan untuk pemeriksaan sampel Tidak ada koordinasi dengan lab swasta untuk membantu pemeriksaan sampel tracing yang berasal dari dinkes kab/kta Kepulauan Riau
Beberapa faskes yang tidak entry data pasein dan riwayat
pengambilan spesimen
17
Provinsi
KENDALA Masukan
Alur
allrecord SDM Entry Kapasitas lab
Jaringan Internet Distribusi & proses pengiriman sampel Akun monitoring dinkes belum dipergunakan/distribusi Koordinasi antar
instansi Logistik Lab Keterangan
Bengkulu Beberapa faskes belum memiliki akun dan belum mengentry riwayat pengambilan spesimen Kapasitas lab sangat terbatas karena hanya ada 1 alat. Max 90-180 sampel/hari (hanya 2 shift) Sampel dikumpulkan di labkesda prov Bengkulu sehingga terjadi delay sampel karena di lab masih terdapat sampel yang belum dikerjakan
Akun monitoring dinkes kab/kota sudah bisa mengisi form PE tetapi belum dilaksanakan. BHP dan reagen sering habis Lampung Beberapa faskes belum memiliki akun dan belum mengentry riwayat pengambilan spesimen Laboratorium sudah mulai mengalami penumpukan sampel. Balai Labkes Lampung tidak hadir padahal banyak sampel yang tertunda dan tidak mendapat klarifikasi dari lab Balai Labkes Lampung Sampel dikumpulkan di labkesda prov Bengkulu sehingga terjadi delay sampel karena di lab masih terdapat sampel yang belum dikerjakan
Akun monitoring dinkes kabupaten belum diterima oleh dinkes provinsi Banten Beberapa faskes belum memiliki akun di aplikasi allrecord Terjadi penumpukan sampel di Labkesda kota Tangerang karena kab Tangerang labkesdanya belum beroperasi
Akun monitoring dinkes kab/kota sudah bisa mengisi form PE tetapi belum dilaksanakan.
18
Provinsi
KENDALA Masukan
Alur allrecord SDM Entry Kapasitas lab Jaringan Internet Distribusi & proses pengiriman sampel Akun monitoring dinkes belum dipergunakan/distribusi Koordinasi antar instansi
Logistik Lab Keterangan
Jawa Barat
Lab cabang (Kalbe Farma dan Kimia Farma) belum memiliki akun faskes sehingga hasil entry lab pusat tidak maksimal dan sulit diidentifkasi oleh akun dinkes kab/kota. Faskes pengirim spesimen di wilayah kab Cirebon belum entry data pasien
Beberapa lab perlu tambahan tenaga entry yang akan dikoordinasikan oleh dinkes provinsi Beberapa dinkes kab/kota yang belum memanfaatkan akun monitoring
Agar sistem allrecord dapat menupload bentuk excel sehingga tidak per 1-1 memasukkan data
DKI Jakarta
Lab swasta seperti Genelab masih menginput data pasien sendiri karena fakses pengirim spesimen belum memiliki akun di allrecord Beberapa lab perlu tambahan tenaga entry yang akan dikoordinasikan oleh dinkes provinsi Jawa Tengah Reagen sempat habis sehingga lab stop beroperasi Perlu disediakan menu ttd digital sehingga bisa digunakan untuk klaim BPJS Jawa Timur
Swab mandiri dan beberapa faskes rujukan belum mengisi allrecord dan belum punya akun faskes di aplikasi allrecord sehingga tidak mengentry data pasien dan riwayat spesimen di allrecord Perlu disediakan menu ttd digital sehingga hasil di allrecord lebih dipercaya sebagai hasil yang valid oleh keluarga pasien. Perlu adanya menu upload dari file excel ke aplikasi allrecord gar lebih mudah dan cepat
19
Provinsi
KENDALA Masukan
Alur allrecord SDM Entry Kapasitas lab Jaringan Internet Distribusi & proses pengiriman sampel Akun monitoring dinkes belum dipergunakan/di stribusi Koordinasi antar
instansi Logistik Lab Keterangan
DI Yogyakarta Beberapa faskes belum mengentry riwayat pengambilan spesimen
Akun allrecord bisa drifgding dengan akun NIK dari Kemendagri Bali Beberapa faskes belum mengentry riwayat pengambilan spesimen RS Warmadewa kapasitas lab hanya 46 sample/hari Akun monitoring dinkes kab/kota sudah didistribusikan tetapi belum digunakan
Reagen dari pusat sering berganti sehingga validasi harus dilakukan berulang NTB Beberapa faskes belum memiliki akun dan belum mengentry riwayat pengambilan spesimen Data PE masih belum diinput oleh dinkes kab/kota tau dinkes provinsi Masih harus dikomunikasikan antara lab, faskes, dinkes terkait akun faskes pengirim spesimen NTT Akun monitoring dinkes kab/kota sudah didistribusikan tetapi belum digunakan Perwakilan lab tidak hadir sehingga tidak mengetahui masalah yang ada di lab. Kalimantan Barat Beberapa faskes dan dinkes belum pernah
menggunakan aplikasi allrecord. Sehingga belum pernah entry data pasien ke dalam aplikasi allrecord. Selama faskes belum apunya akun maka netry data akan dibantu oleh dinkes Provinsi. Akun monitoring dinkes kab/kota belum disebar dan digunakan
20
Provinsi
KENDALA Masukan
Alur allrecord SDM Entry Kapasitas lab Jaringan Internet
Distribusi & proses pengiriman sampel Akun monitoring dinkes belum dipergunakan/distribusi Koordinasi antar instansi
Logistik Lab Keterangan
Kalimantan Tengah
Beberapa faskes telat dalam mengentry data pasien.
Hanya ada 1 lab pemeriksa yaitu RS Universitas Tanjung Pura dengan kapasitas lab hanya 250 sampel per hari. Tetapi akan ada peningkatan pemeriksaan sampai 500
sampel per hari
Akun monitoring dinkes kab/kota belum disebar dan digunakan Reagen sering habis Kalimantan Selatan
Faskes masih belum mengentry data di allrecord. Beberapa masalah lain adalah salah NIK dsb sehingga kesulitan untuk mencari
di allrecord
Akun monitoring dinkes kab/kota belum disebar dan digunakan
Kalimantan Timur
Proses entry masih dilakukan seluruhnya oleh dinkes provinsi untuk sampel yang berasal dari kabupaten/kota. Beberapa faskes yang bukan berasal dari dinkes belum mengisi data pasien dan riwayat spesimen ke allrecord. Rencana selanjutnya adalah kab/kota mengirim sampel dan form dari allrecord.
Lab swasta kekurangan tenaga entry. Tenaga entry sudah diberikan ke dinkes provinsi tetapi masih deadlock terkait akomodasi dan uang makan untuk relawan Sampel dikumpulkan dulu di dinkes provinsi lalu dikirim ke lab rujukan
Akun monitoring perlu fitur pencarian by name seperti di akun faskes
Kalimantan Utara
Akun dinkes kab/kota monitoring sudah didistribusikan tetapi belum digunakan
21
Provinsi
KENDALA Masukan
Alur allrecord SDM Entry Kapasitas lab Jaringan Internet
Distribusi & proses pengiriman sampel Akun monitoring dinkes belum dipergunakan/distribusi Koordinasi antar instansi
Logistik Lab Keterangan
Sulawesi Selatan
Banyak faskes yang belum mengisi allrecord sehingga entry identitas pasien menjadi beban
lab Sulawesi Barat SDM BPOM untuk allrecord Mamuju hanya 1 orang Sulawesi Tengah Beberapa faskes pengirim sampel tidak entry data pasien dan pengambilan spesimen karena tidak paham prosedur entry di allrecord SDM entry Labkesda Sulawesi Tengah hanya 1 orang Barang habis pakai (BHP) habis sehingga lab tidak bisa beroperasi Sulawesi Utara Faskes pengirim spesimen belum mengentry data pasien dan riwayat pengambilan spesimen ke allrecord. Belum punya akun serta belum bisa mengisi di
allrecord.
Akun monitoring dinkes kabupaten belum didistribusikan dan belum digunakan Sulawesi Tenggara Faskes pengirim spesimen belum mengentry data pasien dan riwayat pengambilan spesimen ke allrecord. Belum punya akun serta belum bisa mengisi di allrecord.
Tenaga administrasi RS Bahteramas hanya 2 orang
Sampel dari dinkes kab/kota mengirim ke Rs Bahteramas dengan sampel per hari 300 sampel/kabupaten. Kapasitas lab hanya max 200 sampel per hari. Saat vicon dilakukan sampel tunggu sebanyak 500an sampel. Sinyal di RS Bahteramas lambat sehingga max input di allrecord sehari hanya 20 sampel saja RS Djafar Harun sampel masih sedikit sedangkan RS Bahteramas sampel sudah menumpuk dan tidak ada distribusi sampel untuk mengurai penumpukan sampel tersebut
Akun monitoring Provinsi dan kabupaten/kota belum diterima oleh dinkes provinsi RS Djafar Harun masih memeriksa dengan reagen mandiri karena reagen dari Kemenkes dan BNPB belum datang tetapi permintaan reagen telah dikirimkan.
22
Provinsi
KENDALA Masukan
Alur allrecord SDM Entry Kapasitas lab Jaringan Internet
Distribusi & proses pengiriman sampel
Akun monitoring dinkes belum dipergunakan/distribusi
Koordinasi
antar instansi Logistik Lab Keterangan
Gorontalo
Beberapa faskes telat entry allrecord karena terkendala kondisi di lapangan.
Akun monitoring dinkes kab/kota belum diterima, didistribusikan, dan digunakan Maluku Faskes pengirim spesimen telat entry data pasien di allrecord Internet lambat Terdapat beberapa kabupaten yang pengiriman sampel membutuhkan lebih dari 1 hari Belum bisa mendownload data pasien Consumable part dan reagen pemeriksaan sering kehabisan (BPOM Ambon) Maluku Utara Hampir seluruh faskes belum mengentry data pasien ke aplikasi allrecord
Akun monitoring dinkes kab/kota sudah terdistribusi tetapi belum digunakan
Papua
Faskes tidak bisa mengentry karena terkendala jaringan
Lab Litbang Papua kurang tenaga entry
Lab litbang max pemeriksaan hanya 300 sampel/hari sedangkan sampel sampai 500 sampel/hari Beberapa daerah sulit akses internet.
Litbang Papua over kapasitas sehingga perlu distribusi sampel ke beberapa lab yang ada di Papua atau di luar Papua. Proses pengiriman sampel terkendala sampel yang berada di lokasi yang sulit
Akun monitoring dinkes kab/kota belum diterima, didistribusikan, dan digunakan
Papua Barat
Beberapa faskes belum entry data di allrecord karena belum memiliki akun di allrecord. Lab perlu tambahan untuk entry data di allrecord untuk mengejar keterlambatan hasil di allrecord
Sampel baru diterima di lab pemeriksa 1-2 hari setelah sampel diambil karena kendala lokasi pengambilan sampel
Akun monitoring dinkes kab/kota belum diterima, didistribusikan, dan digunakan
Ada notif di aplikasi allrecord apabila hasil sudah diinput oleh lab
23 33142 31411 35519 34562 35997 24332 12991 29708 48684 48967 51678 49382 41448 31043 16907 41158 0 10000 20000 30000 40000 50000 60000 E.II. Hasil
Salah satu tujuan dilakukan monitoring dan evaluasi adalah pihak-pihak yang terlibat dalam pengisian allrecord tc-19 menjalankan fungsinya dengan baik. Pada grafik 1 terlihat peningkatan jumlah pengambilan spesimen yang diinput oleh faskes pengirim spesimen ke dalam allrecord tc-19. Rata-rata jumlah pengambilan spesimen yang diinput kedalam allrecord sebelum monev sebesar 29708 spesimen perhari, sedangkan sesudah monev 41158 spesimen per hari. Hal ini menunjukkan mulai terjadi perbaikan dalam awal proses bisnis allrecord-TC-19, sehingga akan mempermudah laboratorium untuk proses selanjutnya. Dari grafik 1 juga terlihat penurunan jumlah pengambilan spesimen yang dinput ke allrecord-tc 19 pada hari sabtu dan minggu baik sebelum dan sesudah dilakukan monev. Hal ini menunjukkan perlunya strategi lain untuk mencegah penurunan jumlah pengambilan spesimen di hari sabtu dan minggu.
Grafik 1. Jumlah Pengambilan spesimen yang diinput ke allrecord sebelum dan sesudah pelaksanaan monitoring dan evaluasi
24 Pada grafik 2 terlihat peningkatan jumlah pemeriksaan spesimen yang diinput oleh laboratorium pemeriksa spesimen ke dalam allrecord tc-19. Rata-rata jumlah pemeriksaan spesimen yang diinput kedalam allrecord sebelum monev sebesar 19155 spesimen perhari, sedangkan sesudah monev 29928 spesimen per hari. Sama seperti faskes pengambil spesimen, dari grafik 2 juga terlihat penurunan jumlah pmeriksaan spesimen yang dinput ke allrecord-tc 19 pada hari sabtu dan minggu baik sebelum dan sesudah dilakukan monev.
Grafik 2. Jumlah Pemeriksaan Spesimen yang diinput ke Allrecord TC-19 oleh Laboratorium sebelum dan sesudah pelaksanaan
monitoring evaluasi
Bila dibandingkan dengan data rekapan excel tidak ada perubahan selisih antara data spesimen yang diperiksa oleh laboratorium (data excel) dan yang diinput kedalam allrecord tc-19 (table 1). Hal ini menunjukkan bahwa masih diperlukan sumberdaya tambahan untuk proses pengisian allrecord TC-19 di laboratorium pemeriksa. 22329 20314 20668 19555 21600 18998 10619 19155 29919 32019 31729 36522 30303 27661 21340 29928 0 10000 20000 30000 40000 50000 60000
25 Tabel 1. Jumlah pemeriksaan spesimen yang dilaporkan melalui rekapan excel dan allrecord tc-19 sebelum dan sesudah monev
TANGGAL Data Excel Allrecord Selisih
Senin, 24 Agustus 26727 22329 4398 Selasa, 25 Agustus 35085 20314 14771 Rabu, 26 Agustus 35095 20668 14427 Kamis, 27 Agustus 37980 19555 18425 Jum'at, 28 Agustus 32834 21600 11234 Sabtu, 29 Agustus 36917 18998 17919 Minggu, 30 Agustus 20062 10619 9443 Rata-rata selisih 12945 Senin, 21 September 51769 29919 21850 Selasa, 22 September 42441 32019 10422 Rabu, 23 September 52402 31729 20673 Kamis, 24 September 50943 36522 14421 Jum'at, 25 September 52337 30303 22034 Sabtu, 26 September 43292 27661 15631 Minggu, 27 September 24592 21340 3252 Rata-rata selisih 15469
Table 2 menunjukkan pertambahan 1145 akun faskes pengambil/pengirim spesimen. Untuk penambahan akun faskes pengirim specimen tidak dibatasi pada tiap – tiap provinsi, berapapun jumlah yang dibutuhkan dari Dinas Kesehatan Provinsi akan tetap difasilitasi. Penambahan jumlah akun faskes pengirm spesimen diharapkan dapat memperlancar proses bisnis allreocrd-tc 19, dimana faskes pengirim spesimen memasukkan data identitas pasien dan Riwayat pengembilan spesimen, lab hanya tinggal memasukkan hasil pemeriksaan.
26 Tabel : 2 Data Jumlah Akun fasilitas Kesehatan pengambil/pengirim spesimen sebelum dan sesudah pelaksanaan Monev I
No Provinsi
Jumlah Akun
Sebelum Sesudah
(Data 4 Agustus 2020) (Data 28 September 2020)
1 Aceh 92 92 2 Sumut 163 176 3 Sumbar 58 58 4 Riau 62 301 5 Jambi 12 12 6 Sumsel 291 300 7 Bengkulu 29 29 8 Lampung 52 52 9 Babel 97 97 10 Kepri 33 33 11 DKI 235 246 12 Jabar 911 1,229 13 Jateng 659 1,244 14 Yogya 181 201 15 Jatim 551 730 16 Banten 552 148 17 Bali 73 79 18 NTB 24 30 19 NTT 23 23 20 Kalbar 60 87 21 Kalteng 47 47 22 Kalsel 32 33 23 Kaltim 33 33 24 Kaltra 6 6 25 Sulut 48 50 26 Sulteng 38 117 27 Sulsel 95 97 28 Sultra 42 42 29 Gorontalo 21 21 30 Sulbar 50 109 31 Maluku 12 12 32 Maluku Utara 20 21 33 Papua Barat 30 31 34 Papua 74 74 JUMLAH 4706 5851
27 Tabel 3 dan table 4 menggambarkan waktu penyelesaian dari pengambilan specimen yang dilakukan oleh faskes pengirim specimen sampai dengan input hasil yang dilakukan oleh laboratorium pemeriksa specimen sebelum dan sesudah dilakukan monitoring dan evaluasi tahap 1. Dari tabel terlihat, setelah dilakukan monev1, spesimen yang diambil dan dientry serta spesimen yang diterima dan diperiksa di hari yang sama meningkat. Pada tabel juga dapat terlihat penurunan spesimen yang diterima dan diperiksa serta spesimen yang diperiksa dan diverifikasi lebih dari waktu 2 hari.
Tabel : 3. Waktu penyelesaian spesimen sebelum pelaksanaan Monev I (data allrecord-tc 19, 16-30 Agustus 2020)
INDONESIA 0 HARI 1 HARI 2 HARI LEBIH DARI 2 HARI
AMBIL_ENTRY 41,7% 20,7% 14,0% 23,6%
AMBIL_KIRIM 71,5% 16,6% 5,1% 6,7%
KIRIM_TERIMA 82,0% 10,8% 2,7% 4,5%
TERIMA_PERIKSA 27,3% 30,1% 17,4% 25,2% PERIKSA_VERIFIKASI 17,1% 42,6% 17,3% 23,0%
Tabel : 4. Waktu penyelesaian spesimen sesudah pelaksanaan Monev I (data allrecord-tc 19, 21-28 September 2020)
INDONESIA 0 HARI 1 HARI 2 HARI LEBIH DARI 2 HARI
AMBIL_ENTRY 51,2% 18,9% 10,4% 19,6%
AMBIL_KIRIM 70,8% 19,3% 5,2% 4,7%
KIRIM_TERIMA 79,8% 11,1% 3,3% 5,8%
TERIMA_PERIKSA 33,4% 29,6% 19,2% 17,8% PERIKSA_VERIFIKASI 14,5% 47,4% 20,0% 18,1%
Sesuai rekomendasi WHO lama proses pemeriksaan spesimen, mulai spesimen diambil sampai keluar hasil tidak lebih dari dua hari. Pada grafik 3, setelah dilakukan monev 1, terlihat peningkatan jumlah spesimen yang lama proses pemeriksaan nya kurang dari sama dengan dua hari, namun jumlah spesimen yang lama proses pemeriksaan nya 2 hari lebih masih sekitar 66,6%. Ini menandakan masih banyak permasalahan dilapangan yang perlu diselesaikan. Upaya peningkatan pada proses yang dilakukan oleh faskes pengirim specimen dan juga laboratorium pemeriksa harus terus dilakukan dengan harapan waktu penyelesaian dari pengambilan sampel sampai dengan penginputan hasil menjadi maksimal selama 2 hari. Jika upaya ini tercapai tentu akan sangat membantu dalam pencegahan penularan dan juga perawatan terhadap pasien.
28 Grafik 3. Waktu penyelesaian dari spesimen diambil sampai di verifikasi, sebelum dan sesudah pelaksanaan Monev I
F. Kesimpulan dan Saran F.I. Kesimpulan
Dari pelaksanaan monev ke -1 penggunaan all record tc 19 di seluruh provinsi di Indonesia dapat disimpulkan bahwa kegiatan ini sudah tersosilisasi dengan baik ditingkat provinsi, kota dan kabupaten. Hanya beberapa provinsi yang masih belum menjalankan secara baik sistem pencatatan dan pelaporan pada aplikasi allrecord. Maka kami berharap setelah dilakukan monitoring dan evaluasi pengisian allrecord di masing – masing pronvinsi ini pencatatan dan pelaopran pada aplikasi allrecord menjadi lebih baik sehingga data allrecord ini merupakan data dasar yang secara real time bisa diketahui oleh pemangku kebjiakan baik di tingkat Dinas Kesehatan Kab/Kota, Dinas Kesehatan Provinsi sampai dengan Pemerintah Pusat dalam mengambil kebijakan yang tepat dan cepat.
F.II.Saran
Beberapa fasyankes masih belum patuh dalam menjalankan proses bisnis all record (melakukan entry data pasien), sehingga diharapkan Dinas Kesehatan Provinsi/Kabupaten/Kota perlu monitoring dan mengevaluasi pelaporan terkait allrecord lebih intens untuk mengatasi masalah ini..dan tentunya monitoring ke 2
30.9% 69.1% 33.4% 66.6% 0.0% 20.0% 40.0% 60.0% 80.0% <=2 HARI >2 HARI
29 masih perlu dilakukan sebagai control untuk perbaikan mutu bagi penggunaan all record tc-19.
Lampiran 1. Jadwal Monitoring dan Evaluasi All Record TC-19
JAM SENIN 31/09/2020 Petugas RABU
02/09/2020 Petugas KAMIS 03/09/2020 Petugas JUMAT 04/09/2020 Petugas 08.00 - 11.30 Kalimantan Selatan H:R, P1:T, P2:D, M:Z, N: I Sumatera Utara H:T, P1:D, P2:Z, M:I, N: R Sulawesi Selatan H:T, P1:D, P2:Z,
M:I, N: R DKI Jakarta H:I, P1:T, P2:D, M:Z, N: R
13.30 - 16.30 Aceh H:T, P1:D, P2:I, M:Z, N: R Sumatera Selatan H:I, P1:T, P2:D, M:Z, N: R Jawa Timur H:R, P1:T, P2:D M:Z, N: I Sumatera Barat H:Z, P1:D, P2:Z, M:T, N: R SENIN 21/09/2025 Petugas SELASA 22/09/2025 Petugas RABU 23/09/2025 Petugas Kep. Bangka Belitung H:I, P1:R, P2:D, M:Z, N: T Bali H:Z, P1:I, P2:D, M:T, N: R Bengkulu H:R, P1:T, P2:D, M:Z, N: I Kalimantan Tengah H:T, P1:I, P2:D, M:Z, N: R Lampung H:I, P1:R, P2:D, M:Z, N: I Jambi H:Z, P1:I, P2:D, M:T, N: R SENIN 07/09/2020 Petugas SELASA 08/09/2021 Petugas RABU 09/09/2020 Petugas KAMIS 10/09/2022 Petugas JUM'AT 11/09/2022 Petugas NTB H:I, P1:D, P2:Z, M:T, N: I Jawa Tengah H:Z, P1:T, P2:D, M:Z, N: R Jabar H:R, P1:I, P2:Z, M:T, N: I Sulawesi Utara H:Z, P1:R, P2:D, M:Z, N: T Papua Barat H:Z, P1:T, P2:D, M:R, N: I NTT H:T, P1:I, P2:Z, M:D, N: R Di Yogyakarta H:Z, P1:I, P2:D, M:R, N: T Kepri H:Z, P1:T, P2:Z, M:D, N: R Sulawesi Tengah H:Z, P1:R, P2:D, M:Z, N: R Papua H:I, P1:T, P2:D, M:Z, N: R SENIN 14/09/2023 Petugas SELASA 15/09/2023 Petugas RABU 16/09/2023 Petugas KAMIS 17/09/2024 Petugas JUM'AT 18/09/2024 Petugas Sulawesi Tenggara H:D, P1:I, P2:Z, M:R, N: T Kalimantan Barat H:R, P1:I, P2:Z, M:T, N: D Kalimantan Timur H:T, P1:R, P2:Z, M:D, N: I Maluku Utara H:R, P1:I, P2:Z, M:T, N: D Gorontalo H:T, P1:I, P2:D, M:Z, N: R Riau H:Z, P1:R, P2:D, M:I, N: T Sulawesi Barat H:T, P1:R, P2:Z, M:I, N: D Banten H:I, P1:R, P2:Z, M:T, N: D Kalimantan Utara H:Z, P1:I, P2:Z, M:R, N: D Maluku H:Z, P1:I, P2:D, M:R, N: T
Keterangan : - H = Host
- P1 = Paparan 1 (Refresing Teknis Pengisian dan Penggunaan Akun Monitoring) - P2 = Paparan 2 (Monitoring dan Evaluasi Pengisian Allrecord)
- M = Moderator - N = Notulen
- Z = Dr. drg. Masagus Zainuri, M. Biomed - R = Rina Tangkudung M. Biotech
- T = Sugiyanto S. Kom, MKM - I = Intan Sari Oktoberia, S.KM - D = Daryanto, ST
Lampiran 2. Daftar pemateri dan CV nya
Dr. drg. Masagus Zainuri, M.Biomed
Nama : Masagus Zainuri
NIP/Pangkat/Gol : 198007072008011014 / IIId Tempat/Tgl Lahir : Jakarta/7 Juli 1980
Pendidikan Terakhir : Fakultas Kedokteran, Univ.Indonesia, S3 Ilmu Biomedis Pekerjaan : Kepala Subbidang Biomedis Penyakit Tidak Menular
Puslitbang Biomedis dan Teknologi Dasar
Kesehatan, Badan Litbang Kesehatan, Kemenkes RI
Daryanto, ST.
Nama : Daryanto
NIP/Pangkat/Gol : 197504032003121001/Penata / IIIc Tempat/Tgl Lahir : Purworejo/ 17 Juni 1979
Pendidikan Terakhir : Universitas Mercu Buana, S1 Teknik Informatika Pekerjaan : Staf Puslitbang Biomedis dan Teknologi Dasar
Kesehatan-Balitbang Kesehatan
Sugianto, S.Kom, MKM
Nama : Sugianto
NIP/Pangkat/Gol : 197504032003121001/Penata Tk.1 / III.d Tempat/Tgl Lahir : Pasuruan/ 04 Maret 1975
Pendidikan Terakhir : FKM UI, Magister Kesehatan Masyarakat (Informatika Kesehatan)
Pekerjaan : Staf Puslitbang Biomedis dan Teknologi Dasar Kesehatan-Balitbang Kesehatan
34
Intan, SSi.
Nama : Intan Sari Oktoberia
NIP/Pangkat/Gol : 198510062010122003/Penata Muda/III.a Tempat/Tgl Lahir : Jakarta/ 6 Oktober 1985
Pendidikan Terakhir : FMIPA UIN Jakarta
Pekerjaan : Staf Puslitbang Biomedis dan Teknologi Dasar Kesehatan-Balitbang Kesehatan
RIna Tangkudung, SKM, M.Biotech
Nama : Rina Tangkudung
NIP/Pangkat/Gol : 19801201200604 2 016/Pembina, IVa Tempat/Tgl Lahir : Kotamobagu/01 Desember 1980
Pendidikan Terakhir : UGM, Magister Bidang Rekayasa Biomedis Pekerjaan : Staf Puslitbang Biomedis dan Teknologi Dasar
Lampiran 3. Materi paparan refreshing entry data dan monitoring all record
36
Lampiran 3.
