7 BAB II
LANDASAN TEORI
2. 1. Supply Chain Management
Supply chain management (SCM) adalah integrasi proses bisnis kunci dari pengguna akhir melalui pemasok asli yang menyediakan produk, layanan, dan informasi yang memberi nilai tambah bagi pelanggan dan stakeholder lainnya (Lambert, D.M. & Stock, J.R. 2001). Inovasi bisnis yang semakin berkembang dewasa ini menggambarkan supply chain management secara lebih luas lagi dari sekedar mata rantai tapi juga sebagai sebuah jaringan. Supply chain menyangkut hubungan yang terus-menerus mengenai barang, uang dan informasi. Barang umumnya mengalir dari hulu ke hilir, uang mengalir dari hilir ke hulu, sedangkan informasi mengalir baik dari hulu ke hilir maupun dari hilir ke hulu.
Berdasarkan pendapat Turban, Rainer, & Porter, 2004 terdapat tiga macam komponen dalam supply chain, yaitu upstream, internal, dan downstream. Pada gambar 2.1 merupakan gambaran dari tiga komponen dalam SCM, berikut penjelasannya :
A. Rantai Persediaan Hulu (Upstream Supply Chain)
Bagian hulu (upstream) dari supply chain meliputi aktifitas dari suatu perusahaan manufaktur dengan para penyalurnya. Didalam rantai persediaan hulu (upstream supply chain), aktivitas yang utama adalah pengadaan.
B. Manajemen Rantai Persediaan Internal (Internal Supply Chain Management) Bagian internal dari supply chain meliputi semua proses pemasukan barang ke gudang yang digunakan dalam mentransformasikan masukan dari hilir ke hulu. Didalam manajemen rantai persediaan internal, aktifitas utamanya adalah produksi, pabrikasi, dan pengendalian persediaan.
C. Rantai Persediaan Hillir (Downstream Supply Chain)
Hilir (downstream) rantai suplai meliputi semua aktivitas yang melibatkan pengiriman produk kepada pelanggan akhir. Didalam rantai persediaan hilir, aktifitas utamanya yaitu pada distribusi, pergudangan, transportasi, dan pelayanan.
8
Gambar 2 .1 Supply Chain Management
Sumber : Information technology for management 4th edition
Supply chain management adalah rantai suplai, jaringan logistik, atau jaringan suplai adalah sebuah sistem terkoordinasi yang terdiri atas organisasi, sumber daya manusia, aktivitas, informasi, dan sumber-sumber daya lainnya yang terlibat secara bersama-sama dalam memindahkan suatu produk atau jasa baik dalam bentuk fisik maupun virtual dari suatu pemasok kepada pelanggan. Badan usaha yang melaksanakan fungsi suplai pada umumnya terdiri dari manufaktur, penyedia layanan jasa, distributor, dan saluran penjualan (seperti: pedagang eceran, ecommerce, dan pelanggan (pengguna akhir). Aktifitas rantasi suplai (rantai nilai dan proses siklus hidup) mengubah bahan baku dan bahan pendukung menjadi sebuah barang jadi yang dapat dikirimkan kepada pelanggan pengguna akhir. Rantai suplai menghubungkan rantai nilai. Ada berbagai jenis model rantai suplai, yang masing-masing menghubungkan mulai dari sisi hulu hingga hilir.
Supply Chain Management adalah perencanaan, desain, dan control akan aliran informasi dan barang sepanjang supply chain yang bertujuan untuk memenuhi persyaratan kebutuhan dari pelanggan secara efisien untuk masa sekarang dan masa yang akan datang.
Menurut Burt, D., Dobler, D., & Starling, S. (2003), definisi dari Supply Chain Management , adalah antara lain:
A. Suatu filosofi untuk mengatur keseluruhan aliran dari sebuah saluran distribusi mulai dari pemasok hingga ke pelanggan,
9
B. Suatu pendekatan sistem untuk mengatur keseluruhan aliran informasi barang atau jasa mulai dari pemasok bahan baku menuju ke pabrik produsen dan
gudang penyimpanan hingga ke pelanggan, C. Koordinasi yang sistematik dan strategik dari fungsi-fungsi bisnis tradisional
dalam sebuah perusahaan dan antar bisnis dalam sebuah supply chain, untuk meningkatkan performa jangka panjang dari masing-masing perusahaan pada khususnya dan supply chain tersebut pada umumnya.
D. Meliputi seluruh aktivitas yang berkaitan dengan aliran hulu dan hilir dan perubahan barang dan informasi mulai dari tahap pengambilan bahan baku (extraction), sampai ke pelanggan. Supply Chain Management adalah integrasi dari seluruh aktivitas yang meliputi peningkatan hubungan di dalam rangkaian supply chain, untuk mencapai kemampuan bersaing yang dapat dipertahankan (sustainable).
E. Suatu usaha kolaborasi dari beberapa anggota supply chain untuk mendesain, mengimplementasikan, dan mengatur proses peningkatan nilai secara otomatis untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang sebenarnya. Pengembangan dan integrasi dari sumber daya manusia dan teknologi dan juga manajemen aliran barang, informasi, dan dana yang terkoordinasi akan menghasilkan integrasi supply chain yang baik.
Tujuan utama supply chain management adalah untuk memenuhi permintaan pelanggan melalui penggunaan sumber daya yang pailng efisien, termasuk kapasitas distribusi, persediaan, dan sumber daya manusia.
Menurut Willem Siahaya, pengertian supply chain management adalah pengintegrasian sumber bisnis yang kompeten dalam penyaluran barang, mencaku perncanaan dan pengelolaan aktivitas pengadaan dan logistik serta informasi terkait mulai dari tempat bahan baku sampai tempat konsumsi, termasuk koordinasi dan kolaborasi dengan jaringan mitra usaha (pemasok, manufaktur, pergudangan, transportasi, distribusi, retail, konsumen) untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
Supply Chain Management masa kini sudah didukung oleh sistem informasi yang bersifat menyeluruh di penjuru perusahaan. Biasanya sistem demikian menggunakan database yang standar agar dapat menyediakan fasilitas
10
penyebaran data dan informasi sepanjang rangkaian entitas yang berada di dalam supply chain.
Melalui fasilitas ini, aplikasi-aplikasi supply chain memiliki potensi untuk meningkatkan cepatnya waktu barang atau jasa sampai ke tangan pelanggan, mengurangi biaya, dan mengijinkan entitas-entitas yang berada pada supply chain untuk mengatur sumber dayanya dan melakukan perencanaan untuk menghadapi kebutuhan di masa yang akan datang. Selanjutnya di masa depan, sistem supply chain akan dibuat berlandaskan teknologi internet dengan aplikasi berbasiskan website yaitu e-Procurement.
Keberhasilan SCM dalam meningkatkan kinerja tidak bisa dilepaskan dari teknologi internet. Internet yang membuat kata-kata kolaborasi, koordinasi dan integrasi menjadi berarti dan bisa terlaksana dalam praktek di lapangan. Dengan adanya internet pihak-pihak pada supply chain bisa membagi informasi serta bisa melakukan transaksi dengan lebih cepat, murah dan akurat. Informasi tingkat persediaan, kapasitas produksi, konfigurasi produk dan sebagainya bisa dengan mudah dibagi lewat infrastruktur internet.
2. 2. Procurement
Bagian yang melakukan fungsi pembelian kadang-kadang disebut bagian pembelian atau purchasing department, atau sering juga disebut bagian pengadaan atau procurement department. Kedua istilah ini sebetulnya mempunyai pengertian yang berbeda, namun seringkali dalam praktiknya dianggap sama.
Procurement adalah proses mendapatkan (akuisisi) barang atau jasa dengan kemungkinan pengeluaran yang terbaik, dalam kuantitas dan kualitas yang tepat, waktu yang tepat, dan pada tempat yang tepat untuk menghasilkan keuntungan atau kegunaan secara langsung bagi pemerintahan,perusahaan, atau untuk bagi individu pribadi, yang dilakukan melalui sebuah kontrak. Procurement yang sederhana mungkin tidak memiliki hal lain kecuali pembelian atau permintaan yang berulang-ulang. Sedangkan procurement yang lebih kompleks dapat meliputi pencarian rekan jangka panjang atau bahkan pemasok tetap, secara fundamental telah berkomitmen dengan satu organisasi.
11
Menurut Kerzner (2003), procurement didefinisikan sebagai akuisisi barang atau jasa. Procurement adalah sebuah proses yang melibatkan dua pihak dengan tujuan berbeda yang berinteraksi satu sama lain pada sebuah segmen pasar. Pelaksanaan procurement yang baik dapat meningkatkan keuntungan perusahaan dari diskon pembelian barang dalam jumlah besar, mengurangi masalah aliran kas,dan mencari pemasok yang berkualitas. Karena procurement memberikan kontribusi pada keuntungan perusahaan, procurement kadang disentralisasi, sehingga menyebabkan biaya dokumentasi menjadi lebih murah dan pelaksanaannya terstandarisasi dari pusat.
Sedangkan menurut Bowersox, Closs, & Cooper (2002), peranan procurement di dalam supply chain management berevolusi seiring dengan bertambahnya perspektif akan fokus perusahaan menilai procurement sebagai kapabilitas yang terpenting demi majunya perusahaan. Penekanannya mulai berubah dari negosiasi yang berfokus pada transaksi dan hubungan jangka pendek dengan pemasok-pemasok untuk memastikan bahwa perusahaan berada pada posisi yang menguntungkan untuk menjalankan proses manufaktur dan strategi pemasarannya untuk mendukung basis supply perusahaan, khususnya berfokus utama untuk mencapai kepastian supply, minimal inventory, peningkatan kualitas, pengembangan pemasok, dan total cost of ownership yang paling rendah.
Setiap organisasi, apakah itu produsen ataupun pengecer, membeli bahan, jasa, dan suplai dari pemasok luar untuk mendukung operasi perusahaan. Sejak dahulu, proses untuk mendapatkan input–input yang dibutuhkan seringkali sangat menyulitkan dibandingkan dengan aktivitas lain di dalam perusahaan. Dahulu, bagian purchasing dibutuhkan untuk fungsi ini sebagai aktivitas manajerial yang pada tingkat dasar yang diberikan tanggung jawab untuk melaksanakan dan memproses pesanan yang diajukan dari bagian lain dalam perusahaan.
Peranan purchasing adalah untuk mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan pada harga beli yang serendah mungkin dari pemasok. Pandangan lama akan purchasing ini lama kelamaan berubah pada beberapa dekade terakhir ini. Pandangan modern akan supply chain management dan penekanannya pada hubngan antara pembeli dan penjual mengangkat bagian purchasing ke tingkat
12
aktifitas yang lebih tinggi dan lebih strategik. Peranan strategik ini dibedakan dari pandangan lama tadi dengan istilah baru yaitu procurement , namun pada kenyataannya banyak orang yang masih rancu menggunakan istilah purchasing dan procurement secara bersamaan.
2.2.1 Objek Pengadaan
Dalam kegiatan pengadaan sudah tentu ada objek yang akan dicari. Objek pengadaan terdiri dari barang atau jasa. Dibawah ini akan dijelaskan perbedaan kedua objek tersebut.
A. Barang
Barang adalah benda dalam berbagai bentuk yang meliputi bahan baku, barang setengah jadi dan peralatan. Secara garis besar, barang dibagi menjadi tiga jenis
• Barang konsumsi adalah barang hasil akhir produksi yang langsung digunakan, seperti makanan, minuman, obat-obatan dan suku-cadang.
• Barang produksi adalah barang yang diperlukan untuk proses produksi, seperti bahan baku, barang setengah jadi dan barang jadi.
• Barang modal adalah barang yang dapat dipakai beberapa kali dan mengalami penyusutan, seperti peralatan, kendaraan dan rumah.
B. Jasa
Pekerjaan yang menghasilkan jasa adalah suatu pekerjaan yang di mana dari hasil pekerjaanya bisa di nikmati dan di rasakan oleh orang lain.
• Jasa konstruksi yaitu layanan pekerjaan pelaksanaan konstruksi dan wujud fisik lainnya, seperti membangun jembatan, gedung, instalasi, jalan dan rekayasa (engineering).
• Jasa Konsultasi yaitu layanan jasa keahlian profesional dalam berbagai bidang yang meliputi jasa perencanaan konstruksi, jasa pengawasan konstruksi, dan jasa konsultan proyek dan teknis.
• Jasa Lainnya yaitu segala pekerjaan dan atau penyediaan jasa selain jasa konstruksi, konsultasi dan pemasokan barang, seperti penyewaan, pemeliharaan dan inspeksi.
13 2.2.2 Metode Pengadaan
Menurut buku yang ditulis oleh Willem Siahaya (2013) disebutkan beberapa metode pengadaan dalam pemilihan pemasok, diantaranya adalah: A. Pelelangan umum
Metode pemilihan penyedia barang atau jasa yang dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas melalui media massa (cetak, elektronik, internet) dan papan pengumuman resmi sehingga masyarakat luas dan dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat berpartisipasi
B. Pelelangan Terbatas
Metode Pelelangan terbatas, mengikut-sertakan penyedia barang atau jasa yang telah diyakini mampu dan jumlahnya terbatas.
• Dilaksanakan untuk pekerjaan yang kompleks serta terdaftar dalam daftar pemasok.
• Diumumkan secara luas untuk memberi kesempatan kepada peserta lain yang memenuhi kualifikasi
C. Pemilihan Langsung
Metode Pemilihan langsung dilaksanakan dengan cara mengundang calon peserta pengadaan barang atau jasa yang telah lulus prakualifikasi
• Diketahui secara luas bahwa penyedia barang atau jasa yang mampu menyediakan barang atau melaksanakan pekerjaan hanya ada 2 (dua).
• Merupakan kelanjutan dari proses pelelangan umum atau pelelangan terbatas
• Merupakan kelanjutan dari proses pelelangan gagal karena peserta mendaftar atau yang memasuki penawaran hanya ada 2 (dua) dan diketahui secara luas bahwa hanya terdapat 2 (dua) penyedia barang atau jasa yang mampu melaksanakan pekerjaan tersebut.
• Merupakan kelanjutan proses dari pelelangan ulang yang gagal karena peserta yang mendaftar atau yang memasukkan penawaran hanya ada dua 2 (dua)
• Pekerjaan yang tidak dapat ditunda-tunda lagi sehubungan dengan telah terjadinya keadaan darurat (emergency).
14
• Sebagai proses lanjut atas pemilihan langsung gagal karena hanya ada 1(satu) peserta yang memasukkan penawaran.
D. Penunjukan Langsung
Metode Penunjukkan Langsung hanya dapat dilaksanakan bila memenuhi kriteria:
• Dilaksanakan terhadap 1 (satu) penyedia barang atau jasa dengan cara melakukan negosiasi baik teknis maupun biaya sehingga diperoleh harga yang wajar dan memenuhi persyaratan teknis.
• Dilaksanakan pada saat keadaan darurat (bencana alam, pertahanan dan keamanan negara, keselamatan masayarakat) yang pekerjaannya tidak dapat ditunda.
• Pekerjaan berdasarkan tarif resmi yang ditetapkan pemerintah.
• Pekerjaan spesifik (produsen/pabrikan, hak paten, teknologi khusus)
2.2.3 Prinsip Pengadaan
Menurut buku yang ditulis oleh Willem Siahaya (2013), dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan sejak perencanaan harus menerapkan prinsip pengadaan. Prinsip pengadaan dijelaskan seperti berikut :
A. Efisien
Pengadaan barang atau jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggung jawabkan.
B. Efektif
Pengadaan barang atau jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.
C. Terbuka dan Bersaing
Pengadaan barang atau jasa harus terbuka bagi penyedia barang atau jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang atau jasa yang setara dan memenuhi syarat atau kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.
15 D. Transparan.
Semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang atau jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang atau jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya.
E. Adil dan tidak diskriminatif
Memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang atau jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun.
F. Akuntan
Harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang atau jasa.
2.2.4 Procurement Life Cycle
Dalam perkembangan bisnis modern saat ini, procurement life cycle terdiri dari beberapa langkah :
• Melaksanakan informasi tentang sumber pengadaan yang tersedia.
• Melaksanakan Request for Quotation (RFQ)
• Melaksanakan prakualifikasi terhadap kemampuan teknis dan manajemen untuk menentukan pemasok yang kompeten dan dapat menjalin kerja sama kemitraan jangka panjang
• Melaksanakan proses tender, mulai dari pemilihan pemasok sampai dengan penetapan pemenang tender.
• Melaksanakan negoisasi terhadap persyaratan teknis, harga dan waktu suplai atau penyelesaian pekerjaan.
• Melaksanakan pembuatan dan penandatanganan kontrak.
• Melaksanakan proses produksi barang, pengerjaan, pengiriman, pelatihan dan pembayaran.
16
• Melaksanakan penggantian dan pengadaan kembali
Berikut ini adalah proses-proses di dalam procurement cycle:
A. Demand determination
Departemen yang bertanggung jawab dapat mencatat kebutuhan material secara manual melalui purchase order ke bagian pembelian.
B. Determining the source of supply
Tanggung jawab pembeli didukung oleh sistem di dalam menentukan source of supply (supplier yang menyediakan material yang dibutuhkan). Salah satu kemungkinan untuk menentukan source of supply adalah membuat query dan lalu memasukkan quotation. Lebih lanjut, kita dapat mengakses purchase order dan kondisi yang telah ada di dalam sistem. C. Supplier selection
Membandingkan harga dari quotation yang berbeda membuat pemilihan supplier menjadi lebih mudah. Surat penolakan dapat dikirim secara otomatis.
D. Purchase order handling
Ketika membuat purchase order, sistem menyediakan proses pengentrian. E. Purchase order monitoring
Pembeli dapat mengawasi status pemrosesan dari purchase order di dalam sistem. Sebagai contoh, dia dapat menentukan apakah barang atau tagihan telah diterima untuk purchase order yang bersangkutan.
F. Goods receipt
Sistem mengecek jumlah barang yang diterima, apakah sesuai dengan kuantitas pemesanan.
G. Invoice verification
Tagihan dari pemasok dicek untuk melihat apakah akuntansi dan isinya telah benar.
H. Payment processing
Proses pembayaran biasanya dilakukan oleh bagian Financial Accounting. Proses procurement merupakan proses pemesanan atau pembelian barang dari pemasok yang biasanya dilakukan oleh departemen procurement. Tahapan dalam proses procurement yaitu penentuan kebutuhan barang, sumber pemasok,
17
pemilihan pemasok, pembuatan purchase order, memonitor PO, penerimaan barang, verifikasi invoice dan pembayaran.
a. Tahapan pertama yaitu penentuan kebutuhan dapat berupa spesifikasi produk yang diinginkan, jumlah barang dan kapan barang tersebut harus sampai. Kebutuhan produk ini dapat dilihat dari MRP (Material Requirement Planning) yang dapat berasal dari departemen production planning.
b. Tahap kedua yaitu penentuan sumber barang yang berupa daftar pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut.
c. Tahap ketiga yaitu, pemilihan pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut berdasarkan pertimbangan dari departemen procurement. Dalam tahap pemilihan pemasok departement procurement dapat meminta quotation atau penawaran dari pemasok untuk produk yang akan dibeli. Pertimbangan yang dilakukan dalam pemilihan dapat berasal dari quotation tersebut.
d. Tahap keempat yaitu Purchase Order Purchasing yaitu tahap pembuatan purchase order yang berarti sudah terdapat persetujuan permintaan barang kepada pemasok tertentu. Di dalam purchase order akan terdapat material yang akan dipesan, jumlah yang dipesan dan delivery date atau tanggal barang harus sampai. Dalam hal pengiriman barang ada beberapa tipe procurement khusus yaitu sub-contracting : produksi yang dilakukan oleh perusahaan lain, stok transport order yaitu memindahkan barang dari satu plant ke plant lain, consignment dimana pemasok dapat menaruh barang ke perusahaan ataupun sebagai perusahaan dapat melihat stok barang dari pemasok tersebut, dan third party deals dimana perusahaan menerima sales order dari konsumen untuk produk tertentu dan kemudian perusahaan membuat purchase order ke pemasok untuk memenuhi permintaan produk tersebut. Di dalam tahap PO purchasing, akan dilakukan pembebanan biaya ke pihak tertentu dalam sistem SAP misalnya biaya dibebankan kepada asset, departemen, projek dan lain sebagainya.
e. Tahap kelima yaitu PO monitoring dimana perusahaan melakukan monitoring terhadap pergerakan barang atau jasa yang dipesan.
f. Jika barang atau jasa yang dipesan sudah sampai maka masuk ke tahap keenam yaitu penerimaan barang atau jasa. Barang atau jasa yang diterima
18
dapat dilakukan pengecekan terhadap kondisi dan kualitas, sehingga jka barang reject barang tersebut dapat dikembalikan ke pemasok dengan ditambahkan return delivery slip. Selain itu jika barang yang diterima terjadi kesalahan misal salah barang/spesifikasi atau salah lokasi pengiriman maka dapat dilakukan reversal dan goods receipt tidak akan diterima. Dalam sistem SAP jika barang telah diterima maka stok barang dalam material master dan purchase order serta purchase history harus diperbaharui/ di update
g. Selanjutnya akan dilakukan invoice verification atau pencocokan barang yang telah diterima dengan purchase order dan invoice yang diterima. Setelah diperiksa maka hutang perusahaan akan diakui.
h. Tahap terakkhir yaitu proses pembayaran. Dalam tahap ini dilakukan oleh departemen keuangan.
2.2.5 Procurement Lead Time
Lead time pengadaan adalah keseluruhan atau kesanggupan waktu yang dibutuhkan untuk proses pengadaan barang atau jasa, mulai sejak barang atau jasa diminta sampai dengan barang atau jasa tiba di gudang/lokasi pemakai dan siap dipakai.
Beberapa kategori didalam lead time pengadaan, yaitu :
• Waktu proses di internal perusahaan yaitu waktu saat menerima permintaan pengadaan sampai dengan penerbitan kontrak atau purchase order (PO) yang terdiri dari elemen :
• Penerimaan permintaan pengadaan atau purchase requisition (PR)
• Mempersiapkan dokumen pengadaan
• Mencari sumber pengadaan
• Mengadakan kualifikasi pemasok
• Meminta penawaran harga dari pemasok (RFQ)
• Mengadakan rapat penjelasan tender (Prebid meeting/Aanwijzing)
• Pemasok mempersiapkan penawaran
• Pemasok mengajukan penawaran
• Mengevaluasi penawaran
19
• Memutuskan dan menetapkan pemenang tender
• Pembuatan kontrak/surat pesanan (PO)
• Waktu sejak penerbitan PO sampai dengan barang atau jasa diterima yang terdiri dari elemen :
• Proses produksi dan menyiapkan barang atau jasa
• Pengepakan barang atau jasa
• Pembukaan dokumen impor (bila impor)
• Pengiriman barang atau jasa dari pabrik pembuat ke pelabuhan pengiriman
• Pemuatan barang atau jasa ke kapal pengangkut
• Pengapalan barang atau jasa dari pelabuhan pengiriman ke pelabuhan tujuan
• Pembongkaran barang atau jasa di pelabuhan penerimaan
• Proses pembebasan barang atau jasa (custom clearance)
• Pengiriman barang atau jasa dari gudang pelabuhan ke gudang pembeli
• Proses penerimaan (penghitungan dan inspeksi serta pengetesan)
• Waktu pemasangan (installation)
• Proses penerimaan
• Proses klaim kerusakan atau kekurangan
• Proses administrasi
2. 3. e-Procurement
2. 3. 1 Definisi e-Procurement
e-Procurement adalah salah satu bentuk e-commerce yang mulai
berkembang pada akhir abad ke-20 ini dan tanpa ragu-ragu lagi akan terus berkembang dengan pesat pada permulaan abad ke-21. Menurut Schroeder (2003), e-Procurement memainkan peranan penting baik untuk penempatan pesanan dan proses pemenuhan. e-Procurement mengijinkan suatu perusahaan untuk berinteraksi secara elektronis dengan para pemasok melalui interkoneksi business-to-business (B2B).
Menurut Infonet dalam makalahnya tentang e-Procurement menyebutkan bahwa e-Procurement adalah nama lain untuk pembelian barang atau jasa B2B melalui pertukaran dagang extranet, antar ERP langsung, dan koneksi internet
20
dengan pemasok-pemasok. Definisi e-Procurement menurut Willem Siahaya (2013) adalah pelaksanaan pengadaan barang atau jasa dengan menggunakan jaringan elektronik (jaringan internet atau intranet) yang transparansi dan akuntabilitas agar dapat meningkatkan akses pasar sehingga dapat meningkatkan efisiensi dalam proses pengadaan
Menurut buku E-Business and E-Commerce Management, definisi e-Procurement adalah integrasi elektronik dan pengelolaan semua kegiatan pengadaan termasuk permohonan pembelian, otorisasi, pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara pembeli dan pemasok (Chaffey & Dave, 2009) e-Procurement memiliki prinsip prinsip dalam pelaksanaannya, yaitu :
• At The Right Place
E-Procurement memastikan bahwa barang atau jasa dikirim ke tempat yang benar. Hal ini meningkatkan efektifitas karena barang atau jasa akan sampai ke tempat yang benar dengan tingkat keakuratan 100% karena jalur pengiriman sudah diatur oleh sistem.
• Deliverd At The Right Time
E-Procurement memastikan bahwa setiap barang atau jasa dikirim tepat waktu. Hal ini juga meningkatkan efektifitas perusahaan dalam proses bisnisnya karena perusahaan bisa mendapatkan material-material yang dibutuhkan tepat waktu.
• Of The Right Quality
E-Procurement memastikan bahwa kualitas barang atau jasa yang sampai di tangan perusahaan benar-benar sama dengan yang dipesan. Hal ini meningkatkan efisiensi perusahaan karena kualitas barang atau jasa yang terjamin sehingga berpotensi mengurangi kemungkinan terjadi defect.
• Of The Right Quantity
E-Procurement memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sampai dengan jumlah yang tepat. Hal ini memastikan bahwa tidak ada kehilangan yang menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Perusahaan juga tidak perlu mengecek jumlah barang lagi karena akan memakan waktu yang panjang dan terbuang sia-sia.
21
E-Procurement memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan berasal dari sumber yang benar. Hal ini sangatlah berguna untuk menghilangkan pemalsuan terhadap barang yang dipesan, sehingga mendukung efektifitas dan efisiensi perusahaan dalam proses bisnisnya.
2. 3. 2 Tipe e-Procurement
Menurut buku yang berjudul Manajemen Pengadaan (Willem Siahaya, 2013) terdapat 6 tipe e-Procurement, diantaranya:
A. E-sourcing, mengidentifikasi pemasok baru untuk kategori spesifik pada kebutuhan pembelian dengan menggunakan teknologi internet
B. E-tendering, Mengirimkan permintaan untuk informasi dan harga ke pemasok dan menerima jawaban dari pemasok dengan teknologi internet C. E-Bidding, Merupakan pelaksanaan pengadaan barang atau jasa dengan
cara penyampaian informasi data pengadaan dari penyedia barang atau jasa, dimulai dari pengumuman sampai dengan pengumuman hasil pengadaan, dilakukan melalui media elektronik
D. E-informing, mengumpulkan dan mendistribusikan informasi pembelian baik dari pihak internal maupun eksternal dengan menggunakan teknologi internet
E. Web-based ERP (electronic resource planning), Membuat dan menyetujui
permintaan kebutuhan pembelian, menetapkan pesanan pembelian, dan menerima barang atau jasa dengan menggunakan sistem aplikasi berbasis teknologi internet.
F. E-MRO (maintenance, repair dan operationg), sama seperti Web-based ERP kecuali barang atau jasa yang diorder adalah produk yang tidak berhubungan dengan pemasok MRO.
2. 3. 3 Proses e-Procurement
E-Procurement menjadikan proses pengadaan menjadi lebih efektif dalam control dan efisien dalam biaya pengadaan, waktu siklus yang lebih singkat. Proses e-Procurement dibagi menjadi 3 (tiga) alur kerja: order flow (pemesanan), fulfillment flow (pemenuhan), dan payment flow (pembayaran).
22 a) Order Flow
- Browse authorized pemasok catalogs. Requisitioners yang ingin membuat permintaan dapat mencari di berbagai katalog pemasok. Katalog berisi informasi kategori spesifikasi pemasok, fungsi produk yang dimiliki pemasok, serta daftar harga dan produknya. Admin pembelian dapat menambah detail produk untuk membantu requisitioners memilih produk mana yang baiknya disetujui untuk dibeli sesuai dengan permintaan awal. - Create requisition/order. Saat membuat permintaan melalui sistem
e-Procurement, requisitioners dapat memilih produk yang diminta. Lalu pesanan di submit dan menjadi purchase order yang dikirimkan kepada pemasok untuk memenuhi permintaan pesanan tersebut.
- Approvals and Purchase. Manajer pembelian pada perusahan harus dapat mengkontrol produk mana yang tersedia untuk dibeli oleh user, dimana produk ini dapat dibeli, dan siapa yang bertanggung jawab untuk menyetujui pesanan. Lalu menunggu untuk dikonfirmasi mengenai status barang atau jasa pesanan tersebut.
b) Fulfillment Order
- Order dispatch. Permintaan dibagi menjadi satu pesanan pembelian pemasok dan dikirim ke setiap pemasok melalui berbagai format untuk mencocokkan penerimaan yang lebih sesuai dengan pemasok. Salinan pesanan pembelian dikirim ke sistem pembelian untuk pelaporan dan pelacakan. Saat pesanan terpenuhi, pemasok mengirim kembali pengakuan order, status pesanan, dan pemberitahuan pengiriman.
- Order tracking. Requisitioners diberitahukan melalui e-mail mengenai status pesanannya, isinya yaitu apakah pesanan telah disetujui, konfirmasi dari pemasok, dan status pengiriman pesanan. Dengan sistem e-Procurement, requisitioners juga dapat mengakses secara online informasi status pesanan untuk melihat rincian pesanan dan status sejarah tiap item pesanan.
- Receiving, penerimaan berfungsi untuk melacak barang atau jasa yang dikirim oleh pemasok. Tiap pengiriman dari pemasok, catatan penerimaan dimasukkan kedalam pesanan pembelian.
23
c) Payment
- Invoicing dan billing. Untuk mengecek invoice baik dalam memasukkan dan prosesnya dari berbagai pemasok. Sedangkan sistem billing menyediakan mekanisme untuk manajemen akun billing, yang fungsi tugasnya seperti setup akun, produk subscription, statement processing, dan account review.
- Payment. Proses pembayaran adalah kunci dari software pengadaan. Software pembayaran harus mendukung kemampuan seperti proses kartu kredit, menyediakan jalur kredit, pajak penghasilan, dan apapun yang disyaratkan agar menghasilkan praktek e-Procurement yang terealisasikan. - Reporting. Keakuratan informasi laporan adalah kunci optimalisasi proses
dan penghematan biaya. Sistem pengadaan yang baik melacak yang dibeli, siapa, dari siapa, harganya, dan berapa lama untuk memenuhi siklusnya.
2. 3. 4 Manfaat dan Tujuan e-Procurement
Manfaat e-Procurement seperti yang dijelaskan oleh Kalakota & Robinson (2001) terbagi dalam dua kategori utama, efektivitas dan efisiensi. Manfaat efektivitas meliputi peningkatan kontrol atas rantai pasokan, mnajemen proaktif kunci data, dan keputusan pembelian kualitas yang lebih tinggi dalam organisasi. Manfaat efisiensi termasuk biaya pengadaan yang lebih rendah, waktu siklus yang lebih cepat, mengurangi maverick atau pembelian yang tidak sah, melaporkan informasi yang terorganisir dengan baik, dan integrasi yang lebih kuat dari fungsi pengadaan dengan kunci back-office sistem.
Dalam menerapkan pengadaan secara e-Procurement, terdapat beberapa manfaat serta tujuannya yaitu sebagai berikut :
a. Meningkatkan produktivitas agen pembelian (menyediakan mereka lebih banyak waktu dan mengurangi tekanan pekerjaan)
b. Mengurangi harga pembelian melalui standar produk, reverse auction, diskon jumlah banyak dan konsolidasi pembelian.
c. Meningkatkan arus informasi dan manajemen (misalnya informasi pemasok dan harga)
24
d. Mengurangi pembelian yang terjadi dari penjual tidak berkontrak. (mengurangi maverick buying)
e. Meningkatkan proses pembayaran.
f. Meningkatkan efisiensi, kolaborasi relasi pemasok g. Meyakinkan pengiriman tempat waktu, dan setiap saat.
h. Mengurangi kebutuhan keahlian dan pelatihan sebagai agen pembelian i. Mengurangi jumlah pemasok.
j. Menyesuaikan proses pembelian, membuat sederhana dan cepat (dapat melibatkan pemasok yang berhak untuk menghasilkan pembelian dari desktop, atau melewati bagian pembelian)
k. Mencari pemasok dan penjual baru yang dapat menyediakan barang atau jasa lebih cepat dan atau lebih murah.
l. Mengintegrasi pengendalian budget ke proses pembelian
m. Mengurangi kesalahan manusia dalam membeli atau proses pengiriman n. Memonitor dan menregulasi tingkah laku membeli.
2. 4. Procurement Process In SAP ERP
SAP (Systems, Applications and Products in Data Processing) adalah suatu perangkat lunak yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan perangkat lunak Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu alat IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.
2. 4. 1 Modul-modul SAP
SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi dan terhubung yang satu dengan yang lainnya. Modul-modul di dalam SAP adalah sebagai berikut:
25
Membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional yang berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing).
B. Materials Management (MM)
Membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory.
C. Production Planning (PP)
Membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.
D. Quality Management (QM)
Membantu mengecek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik.
E. Plant Maintenance (PM)
Merupakan suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis.
F. Human Resources Management (HRM)
Mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, manajemen waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai.
G. Financial Accounting (FI)
Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan pelaporan keuangan.
H. Controlling (CO)
Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas.
I. Asset Management (AM)
Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses traditional asset accounting dan technical assets management, sampai ke investment controlling.
J. Project System (PS)
Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan proyek, pengerjaan dan kontrol.
26
Pada SAP modul Material Management, terdapat proses bisnis dalam pengadaan barang (procurement). Dalam melakukan proses pengadaan barang, terdapat beberapa proses bisnis yang harus dijalankan dan dokumen yang dihasilkan. Di antaranya:
Demand Determination -> Source Determination -> Vendor Selection -> Purchase Order Processing -> Order Monitoring -> Goods Receipt -> Invoice Verification -> Payment Processing
Gambar 2 .2 Modul Material Manajement pada SAP Sumber : Aplikasi SAP PT.Kaldu Sari Nabati Indonesia Penjelasan
A. Demand Determination
Pada tahap ini, dilakukan permintaan terhadap barang dari departemen yang membutuhkan barang tersebut. Dokumen yang terbuat pada tahap ini adalah purchase requisition. Isi dari purchase requisition adalah barang-barang yang ingin diminta dari bagian internalperusahaan.
B. Source Determination
Source determination maksudnya adalah menentukan supplier yang akan menjadi penyedia barang yang tadi telah diminta pada tahap demand
27
determination. Dokumen yang terbuat pada tahap ini adalah request for quotation. Isi dari dokumen ini adalah meminta kepada perusahaan penjual untuk membuat quotation (penawaran).
C. Pemasok Selection
Apabila supplier telah ditentukan, maka terdapat tahap dimana supplier/pemasok yang telah ditentukan tadi harus dipilih. Penentuan supplier tadi berdasarkan requirement dari perusahaan.
D. Purchase Order Processing
Purchase order dapat dibuat berdasarkan informasi dari purchase
requisition dan quotation yang telah terbuat sebelumnya. Purchase
order merupakan dokumen perjanjian antara pembeli dan penjual. E. Order Monitoring
Sistem akan mengecek reminder period yang telah ditentukan sebelumnya dan jika perlu mencetak reminder secara otomatis pada interval yang telah ditentukan. Sistem juga menyediakan status terkini mengenai semua purchase requisition, quotation dan purchase order.
F. Goods Receipt
Karyawan yang telah ditugaskan untuk menerima barang akan mengkonfirmasi penerimaan barang dengan memasukkan nomor purchase order. Setelah melakukan goods receipt, maka stok barang pada inventory akan bertambah.
G. Invoice Verification
Sistem akan mengecek dan mencocokan invoice . Karyawan accounts payable akan diinfokan mengenai quantity dan varian harga karena sistem memiliki akses ke data purchase order dan goods receipt. Ini membantu mempercepat proses audit dan clearing invoice untuk pembayaran.
H. Payment Processing
Pada tahap ini pembayaran diproses dan diselesaikan ke pihak penjual.
2. 5. Value Stream Mapping (VSM)
Teknik atau metode yang umum digunakan dalam menganalisis dan mendesain aliran material dan informasi yang diperlukan untuk menghasilkan barang atau jasa dikenal dengan nama value stream mapping (VSM) sering
28
disebut juga dengan istilah peta aliran material informasi. Value stream mapping meliputi segala aktivitas yang menambah nilai dan tidak menambah nilai yang dibutuhkan untuk memproses suatu produk dari bahan mentah sampai pengiriman kepada pelanggan. Dengan kata lain, value stream mapping merupakan bagan dari siklus manufaktur sebuah produk yang menunjukkan setiap tahap di dalam proses produksi (Amrizal, 2009).
Value stream mapping merupakan sebuah alat yang sederhana yang membantu kita melihat segala pemborosan yang terdapat pada aliran nilai tersebut. Value stream mapping berisi sketsa yang memetakan keaadan sekarang dan masa yang akan datang (Amrizal, 2009). Peta keadaan sekarang menggambarkan aliran material dan informasi saat ini didalam proses. Hal tersebut secara sederhana memvisualisasikan proses untuk dapat mengidentifikasi nilai dan pemborosan di dalam sistem dan mendorong penggunaan pendekatan yang sistematis untuk menghilangkan pemborosan. Peta keadaan masa akan datang adalah sebuah bagan yang memperlihatkan bagaimana membuat sebuah aliran lean. Hal ini menggunakan teknik lean manufacturing untuk menghilangkan pemborosan dan mengurangi aktivitas yang tidak menambah nilai menjadi seminimal mungkin. Value stream mapping merupakan grafik sederhana untuk menggambarkan urutan dan perpindahan informasi, material, dan tindakan di dalam aliran nilai perusahaan. Value stream mapping merupakan sebuah alat yang digunakan oleh analis untuk melihat keseluruhan sistem mulai dari aliran informasi hingga aliran produksi. Di dalam value stream mapping, terdapat beberapa informasi seperti take time, down time, aktivitas produksi, personal, dan lead times. Dengan informasi ini, analis dapat melihat keseluruhan produksi sebagai sebuah gambar yang statis.
2. 5. 1 Waktu Proses
Produktivitas kerja sering kali didefinisikan dengan efisiensi dalam arti suatu rasio antara keluaran (output) dan masukan (input). Mengoptimalkan produktivitas kerja, dibutuhkan menghitung dan mengukur jangka waktu dari berbagai proses dan waktu rata-rata per item.
29
Waktu siklus (Cycle Time) adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan produksi satu unit dari awal sampai akhir. Cycle Time merupakan hal mencakup waktu proses, di mana unit ditindaklanjuti untuk mendekatkannya ke output (keluaran), dan waktu tunda (delay time), di mana satu unit pekerjaan dihabiskan untuk mengambil tindakan selanjutnya.
...(2.1)
B. Takt Time
Takt Time adalah waktu maksimal yang dapat diterima untuk memenuhi permintaan pelanggan. Dengan kata lain, takt time merupakan kecepatan produk yang harus diciptakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Istilah “takt” itu sendiri diambil dari kata Jerman yang berarti “baton”; yaitu tongkat kecil yang dipakai oleh panglima perang atau oleh pemimpin orkestra, takt merujuk pada pukulan, tempo, dan regulasi kecepatan irama. Takt Time dapat dihitung dengan menggunakan rumus :
...(2.2) C. Lead Time
Lead Time adalah waktu tunggu dimulai saat permintaan dibuat dan berakhir saat pengiriman. Lead time akan dimulai saat pekerjaan mulai atas permintaan dan berakhir saat item siap dikirim. Arti Lead time adalah waktu rata-rata untuk mengalirnya satu unit produk di sepanjang proses mulai awal sampai akhir termasuk waktu menunggu atau waiting time antara sub-sub proses.
2. 5. 2 Identifikasi Waste
Waste dapat didefinisikan sebagai segala aktivitas kerja yang tidak memberikan nilai tambah dalam proses transformasi input menjadi output sepanjang value stream mapping. Berdasarkan perspektif lean, semua jenis pemborosan yang terdapat sepanjang proses value stream, yang mentransformasi input menjadi output harus dihilangkan guna meningkatkan nilai produk (barang atau jasa) dan selanjutnya meningkatkan customer (Gasperz, Vincent and Fontana, & Avanti, 2011). Secara umum terdapat “Seven plus One Type of Waste” yang terdapat pada sistem produksi yaitu:
30 A. Over Production
Over production merupakan jenis pemborosan yang terburuk yang mempengaruhi keenam jenis pemborosan lainnya. Over production terjadi karena memproduksi suatu produk melebihi kebutuhan pelanggan yang mengakibatkan penumpukan pada produk sehingga memerlukan pengangkutan, penyimpanan, pemeriksaan, serta memungkinkan akan mengakibatkan kecacatan. Selain itu, over production terjadi karena variasi produk yang di produksi oleh perusahaan.
B. Waiting Time (Delay)
Waiting time disebabkan karena tidak seimbangan pada lintasan produksi sehingga keterlambatan tampak melalui orang-orang yang sedang menunggu mesin , peralatan dan bahan baku.
C. Transportation
Transportation merupakan pemborosan yang berupa pergerakan di sekitar lantai produksi. Transportasi terjadi diantara langkah proses pembuatan, aliran pengolahan serta pengiriman ke pelanggan.
D. Over processing
Pemborosan pada proses disebabkan oleh proses yang berlebihan yang tidak diinginkan oleh pelanggan. Perusahaan membuat spesifikasi produk diluar keinginan pelanggan sehingga sering menciptakan limbah dalam produksi.
E. Motion
Motion merupakan jenis pemborosan yang disebabkan oleh gerakan yang tidak diperlukan oleh seorang operator atau mekanik seperti berjalan, mencari alat atau bahan. Ini dikatakan limbah ketika melihat seorang operator yang aktif bergerak dan terlihat sibuk sehingga sering melakukan gerakan yang tidak diperlukan.
F. Inventory
Inventory termasuk jenis pemborosan klasik, semua inventory termasuk pemborosan kecuali jika diterjemahkan langsung untuk penjualan. Inventory dapat berupa raw materials, work in process atau finished goods.
31
Jenis pemboran ini dapat disebut scrap yang disebabkan oleh ketidak puasan konsumen terhadap produk sehingga produk dikembalikan ke perusahaan selain itu proses yang tidak baik.
H. Defective Design
Pemborosan yang disebabkan oleh pengerjaan desain yang tidak memenuhi kebutuhan pelanggan serta penambahan feature yang tidak perlu.
Secara konseptual, waste adalah segala aktifitas dan kejadian di dalam value stream (aliran nilai) yang termasuk non value added (NVA). Penggolongan ini mengacu pada kategorisasi aktivitas dalam sebuah perusahaan yang mengelompokkan aktivitas dalam organisasi menjadi tiga:
A. Non Value Adding (NVA)/Non-Valuable Work (NVW) yaitu suatu nilai atau kerja yang tidak dibutuhkan dan harus dieliminasi. Contohnya pergerakan angkut berulang, waktu menunggu, dan penumpukan produk. B. Necessary but non-value adding (NNVA) / Walking (W), yaitu suatu nilai
atau kerja yang tidak ada nilai tambah namun dibutuhkan. Contohnya berjalan untuk mengambil benda kerja.
C. Value adding (VA)/Value Work (VW), yaitu suatu nilai atau kerja yang memberi nilai tambah atau dapat mengubah bahan mentah menjadi setengah jadi dengan tenaga manual pekerja. Contoh : sub-assy bagian produk, forging material mentah, atau pengecatan produk.
