PEMAHAMAN TERHADAP SISTEM ADMINISTRASI DAN INFORMASI DESA/KELURAHAN (SAID/K) PASCA LAHIRNYA
UU NOMOR 6 TAHUN 2014 TENTANG DESA
Oleh :
Fernandes Simangunsong IPDN-KEMDAGRI
SELAMAT DATANG PESERTA
BIMBINGAN TEKNIS
PAMONG KECAMATAN, KELURAHAN/DESA DAN JAJARANNYA SE-KABUPATEN BEKASI
PROVINSI JAWA BARAT
DALAM MEMAHAMI SISTEM ADMINISTRASI DAN INFORMASI DESA (SAID/K) PASCA LAHIRNYA
UNDANG-UNDANG NOMOR 6 TAHUN 2014 TENTANG DESA DAN UNDANG-UNDANG NO. 23/2014 TENTANG
Selamat…
Pagi!
Semangat…
Pagi!
PESERTA
BIMTEK
Biodata Narasumber
• Nama : Dr. Fernandes Simangunsong, S.STP, S.AP, M.Si
• Lahir : Jambi, 4 Maret 1977
• NIP : 19770304 1995 11 1 001
• Jabatan : Dosen Fungsional (Lektor Kepala)
• Pangkat : Pembina TK. I (IV/b)
• Instansi : Kampus IPDN Jatinangor
• Alamat : Komp. Singgasana Pradana
Jl. Karangkamulyan No.2 A Cibaduyut-BANDUNG
PERENUNGAN AWAL
PANDANGAN KRITIS
• Dari sisi governance, PD (profil Desa) tidak cukup memadai sebagai instrumen dan ruang akuntabilitas publik yang menjadi modal bagi demokrasi pemerintahan desa dan bagi komunitas desa untuk membangun kapasita self-governing.
• Dari sisi teknis, PD (profil Desa) kurang memadai dan bahkan kurang
LATAR BELAKANG LAHIRNYA SISTEM INFORMASI DESA (SID) DAN SISTEM ADMINISTRASI DAN INFORMASI
DESA/KELURAHAN (SAID/K)
• Adanya suatu kebutuhan untuk mengamankan dokumen-dokumen desa secara digital. Tidak lain langkah yang ditempuh adalah dengan memidahkannya dari kertas menjadi format digital yang tersimpan di dalam komputer.
• Adanya suatu kebutuhan untuk mencari data kependudukan dan data desa lainnya secara cepat dan tepat.
• Ada suatu kebutuhan sistem informasi (aplikasi) yang bersifat terbuka (open source) dan gratis agar tidak membebani keuangan desa
APA YANG DIMAKSUD DENGAN SAID/K
• Dalam arti sempit sebagai sebuah aplikasi yang
membantu pemerintahan desa dalam mendokumentasikan data milik desa guna memudahkan proses pencariannya.
• Dalam arti luas sebagai suatu rangkaian/sistem (baik
mekanisme, prosedur hingga pemanfaatan) yang bertujuan untuk mengelola sumber daya yang ada di desa.
• SAID/K terlebih dahulu dipasang di komputer
INFORMASI YANG ADA DALAM SAID/K
•
Basis data kependudukan desa, meliputi data dasar
keluarga (informasi dasar keluarga : KK, NIK,
Kepemilikan
lahan,
pendidikan,
pekerjaan,
kesehatan, dll)
•
Informasi dokumen-dokumen desa seperti RPJMDes,
Peraturan Desa dan lain sebagainya.
•
Basis data sumber daya desa, memuat data
tentang potensi desa
•
Informasi jumlah keluarga yang dibagi dalam
klasifikasi-klasifikasi sosial ekonomi (kaya, sedang,
miskin, sangat miskin) di tingkat desa/kelurahan
•
Informasi jumlah keluarga penerima raskin dan
MENGAPA DESA MEMBUTUKAN SAID/K
•
Desa/kelurahan
membutuhkan
sistem
administrasi dan informasi untuk menyimpan,
memproses dan memperbaharui data dan
informasi tentang warga dan potensi desa.
•
SAID/K memiliki spesifikasi dan keunggulan yang
dapat mendukung pemerintah desa dalam
memberikan
layanan
administrasi
surat-menyurat yang dibutuhkan warga.
•
Desa yang memiliki SAID dapat menjadi lebih
TUJUAN ADANYA SAID/K
•
Menyimpan
dan
memperbaharui
database warga yang aman serta
akurat
•
Memperbaiki kualitas pelayanan publik
yang berbasis kepada kebutuhan lokal.
•
Membantu
proses
penyusunan
perencanaan desa
•
Menjadi alat partisipasi warga desa
agar
dapat
terlibat
dalam
MANFAAT SECARA UMUM SAID/
K
•
Perencanaan pembangunan desa (contoh
perencanaan program perbaikan gizi di suatu
desa yang membutuhkan data berapa
banyak jumlah anak usia balita?
•
Keterbukaan informasi (SAID/K adalah sebuah
instrumen yang dipakai warga untuk
mengetahui informasi yang ada di desa)
•
Pendataan kesejahteraan sosial ekonomi
warga (Instrumen pendataan dan pemetaan
kemiskinan desa)
MANFAAT BAGI WARGA SAID/K
•
Masyarakat mudah memperoleh informasi dan
dokumentasi
desa
sesuai
dengan
yang
diperlukan
•
Masyarakat dapat mengawal secara aktif usulan
musrenbangdes, jika portal desa dimanfaatkan
untuk mensosialisasikan daftar usulan desa dan
dokumen-dokumen alokasi anggaran kabupaten
MANFAAT SAID/K BAGI DESA
• Menyimpan dan memperbaiki database penduduk
berdasarkan informasi dasar kependudukan secara aman dan akurat
• Mempercepat pelayanan publik dalam urusan administrasi
kependudukan
• Menjadi alat untuk mendorong kesadaran bersama warga agar
terlibat dalam proses perencanaan sehingga dapat memperbaiki kualitas RPJMDes serta perencanaan turunannya
• Mendukung perencanaan desa dalam pemberdayaan di
tingkat lokal, serta sinkronisasi data, program dan kegiatan yang masuk ke desa
• Jika sistem informasi desa berbasis WEB, maka SAID/K dapat
menjadi instrumen keterbukaan informasi publik dan membantu dalam mempromosikan desa.
MANFAAT SAID/K BAGI RELASI ANTAR DESA
•
Jika SAID/K saling terhubung maka masing-masing
desa dapat memetakan potensi desa lain,
sehingga dapat mempertemukan apa yang
dibutuhkan (demand) dengan apa yang dapat
disediakan (supply) oleh masing-masing desa
MANFAAT SAID/K BAGI
KABUPATEN
•
Memfasilitasi pemerintah kabupaten untuk
memperoleh perencanaan yang lebih
akurat sehingga tepat sasaran dalam
mengurai angka kemiskinan
•
SAID/K yang terhubung di antara desa-desa
DASAR HUKUM SAID/K (1)
• UU No.6 tahun 2014 tentang desa menjadi kekuatan baru untuk
mengatur tata kelola desa, juga secara spesifik mengatur tentang sistem informasi desa. Hal ini diatur dalam Bab IX, bagian ketiga perihal “sistem informasi pembangunan desa dan pembangunan kawasan perdesaan”. Pasal 86 menyatakan :
1) Desa berhak mendapatkan akses informasi melalui sistem informasi Desa yang dikemTANJUNG JABUNG TIMURn oleh Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota.
2) Pemerintah dan Pemerintah Daerah wajib mengemTANJUNG JABUNG TIMURn sistem informasi Desa dan pembangunan Kawasan Perdesaan.
3) Sistem informasi Desa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi fasilitas perangkat keras dan perangkat lunak, jaringan, serta sumber daya manusia.
4) Sistem informasi Desa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi data Desa, data Pembangunan Desa, Kawasan Perdesaan, serta informasi lain yang berkaitan dengan Pembangunan Desa dan pembangunan Kawasan Perdesaan.
5) Sistem informasi Desa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikelola oleh pemerintah Desa dan dapat diakses oleh masyarakat Desa dan semua pemangku kepentingan.
DASAR HUKUM SAID/K (2)
• UU No. 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
menjadi instrumen yang memperbaiki kualitas perencanaan pembangunan, maka pemanfaatan SAID/K oleh pemerintah di tingkat desa hingga kabupaten juga bertujuan untuk memfasilitasi publik dalam memperoleh informasi. Keterbukaan informasi publik bertujuan :
1. menjamin hak warga negara untuk mengetahui rencana pembuatan kebijakan publik, program kebijakan publik, dan proses pengambilan keputusan publik serta alasan pengambilan suatu keputusan publik
2. mendorong partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan kebijakan publik
DASAR HUKUM SAID/K (3)
•
UU No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
menggambarkan bahwa desa juga berkewajiban
untuk memberikan pelayanan publik kepada
masyarakat sesuai standar pelayanan publik
dengan melibatkan masyarakat. Masyarakat
memiliki hak partisipasi dalam
1. Asas Pelayanan Publik (Pasal 4 Huruf F)
2. Hak Masyarakat (Pasal 18)
3. Standar Pelayanan (Pasal 20 Ayat 2)
4. Pengawasan Penyelenggaraan Pelayanan Publik
(Pasal 35)
MEMBANGUN SAID/K DI DESA DAN KELURAHAN
3 (Tiga) Komponen prasyarat dalam
membangun SAID/K, yakni :
1. Perangkat teknologi terdiri dari listrik,
komputer dan software (aplikasi)
2. Kapasitas dan Pengetahuan terdiri dari
perawatan
komputer,
penguasaan
aplikasi dan analisis data
MEMBANGUN SAID/K DENGAN PRINSIF PARTISIPATIF
• Partisipasi warga dimulai dari perencanaan, perumusan masalah, pengambilan keputusan, pengembangan kapasitas, pemanfaatan sampai pada tahap evaluasi dan monitoring.
• Partisipasi warga akan tumbuh dalam program SAID/K
melalui :
1. Diskusi Intensif
2. Sosialisasi Program SAID/K
3. Training (pelatihan) kepada perangkat 4. Pendataan/pengumpulan data
5. Input dan olah data
6. Pelatihan aplikasi SAID/K 7. Pelaksanaan Program
KETERLIBATAN WARGA DALAM SAID/K
Keterlibatan Warga :
1. Saat Pendataan
2. Memasukkan data
3. Publikasi data
4. Pengembangan dan pemeliharaan sistem
Aspek Keamanan dan Otoritas Pengelola Data :
5. Administrator
6. Operator
7. Redaksi
SAID/K DALAM PERENCANAAN DESA
• Partisipasi warga dalam proses perencanaan dan penganggaran yang selama ini dilakukan di berbagai desa masih belum optimal. Pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan ini biasanya hanya didominasi oleh pihak kepala desa dan perangkatnya, kepala dusun, BPD, RW, RT dan beberapa kelompok-kelompok warga seperti PKK dan kelompok tani.
• Keterlibatan warga masyarakat sebagai penerima program-program pembangunan tidak dilibatkan dalam memetakan persoalan dan bagaimana mengatasinya.
• Proses perencanaan pembangunan menjadi tidak akurat yang pada akhirnya program-program pembangunan yang diterima tidak sesuai dengan kebutuhan warga. Kondisi yang seperti ini menyebabkan kekecewaan bagi banyak desa karena usulan-usulan program pembangunan di desa tidak pernah diperhatikan oleh pemerintah kabupaten.
TUJUAN PENERAPAN SAID/K DALAM PERENCANAAN DESA
1. Mendorong partisipasi masyarakat dalam perencanaan desa untuk tercapainya penggunaan sumber daya secara efisien, efektif, berkeadilan, dan berkelanjutan
2. Mendukung hubungan dan keterkaitan antara pelaku pembangunan di tingkat desa sampai kepada pemangku kepentingan di tingkat kabupaten
3. Membantu mempermudah informasi tentang perencanaan desa bagi pemerintah kabupaten dalam pembuatan kebijakan
4. Memberikan informasi tentang data desa yang menjadi dasar perencanaan dan pelaksanaan pembangunan secara cepat dan akurat
STUDI KASUS DAN SEBAGAI RUJUKAN
NASIONAL DALAM PENGEMBANGAN
SISTEM ADMINISTRASI DAN
INFORMASI DESA/KELURAHAN (SAID/
K)
BEST PRATICE PADA DESA TERONG
KECAMATAN DLINGO KABUPATEN
MEMBANGUN WEBSITE DESA
TERONG SEBAGAI BAGIAN
DARI SISTEM ADMINISTRASI
SISTEM ADMINISTRASI DAN INFORMASI DESA TERONG
•
SAID dibangun pada sistem terkomputerisasi dan
berbasis
internet.
Dalam
pemanfaatannya,
perangkat tersebut didukung dengan penggunaan
beragam media lain dalam sebuah kerangka
konvergensi media.
•
Strategi konvergensi media ini diterapkan untuk
memudahkan
warga
mengakses
data
dan
informasi yang diperlukan sesuai dengan media
yang dikuasainya. Ragam media yang dibangun
dan membentuk SAID Terong ini meliputi:
1. Website Desa Terong
2. Radio Komunitas Menara Siar Pedesaan (MSP FM)
3. Buletin Warta Terong
WEBSITE DESA TERONG WUJUD DARI SAID/K
• Website ini beralamat di http://terong-bantul.web.id, aktif sejak bulan Maret 2010. Media ini menjadi alat penyampai informasi mengenai Desa Terong kepada khalayak luas di seluruh dunia. Seluruh data dan informasi tentang Desa Terong terkumpulkan dan tersimpan di sistem ini yang bisa diakses dengan beragam media lain pula.
• Website desa ini berisi beragam informasi yang dikelola dalam beberapa kategori informasi, baik yang bersifat dinamis maupun statis. Informasi yang bersifat dinamis (rutin terbarui) dikelola sebagai kabar yang ditampilkan dalam beberapa kategori, meliputi:
1. Agenda Desa, berisi informasi dan publikasi agenda kegiatan Desa Terong.
2. Berita Desa, berisi berita umum tentang kejadian yang telah dan sedang terjadi di Desa Terong.
3. Panduan Desa, berisi panduan menjalani prosedur dan mekanisme urusan administratif di Desa Terong.
4. Sumberdaya Desa, berisi tulisan tentang liputan sumber daya alam dan sumber daya budaya di Desa Terong
5. Kabar Audio ,berisi informasi yang dikemas dalam bentuk audio yang bisa didengarkan publik secara langsung melalui website.
6. Laporan Desa, berisi laporan kegiatan penyelenggaraan pemerintahan Desa Terong dan Badan Permusyawaratan Desa Terong yang dapat diunduh oleh publik.
OPERASIONAL DATA DESA
• Website desa ini terhubungkan pula dengan mesin basis data Sistem Informasi Desa Terong yang menyimpan tiga basis data. Untuk masuk ke dalam sistem basis data ini, pengguna atau pengunjung website desa harus masuk ke halaman Basis Data Desa dan klik kiri pada tautan Basis
PENGELOLA DATA DESA
•
Ada beberapa tingkat pengguna (user) yang
digunakan dalam sistem ini, yakni:
1. Superuser/Administrator (Yang Bisa Mengakses
Seluruh Bagian Sistem; Memiliki Hak Untuk
Menerbitkan Isi/Data Ke Dalam Website)
2. Editor (Yang Bisa Menulis Dan Menyunting Berita;
Tidak Punya Hak Mengisi Dan Menerbitkan Data
Pada Basis Data)
3. Kontributor (Yang Bisa Menulis Berita; Tidak Punya
Hak Untuk Menyunting Dan Menerbitkan Berita;
Tidak Punya Hak Untuk Mengisi Dan Menerbitkan
Data Pada Basis Data)
•
Penentuan petugas pengisi data di atas dilakukan
oleh perangkat Desa Terong sebagai kesepakatan
bersama warga.
•
Pada sistem ini, telah terbangun sistem basis data
BASIS DATA KEPENDUDUKAN
DESA
• Basis data ini menyimpan data dasar keluarga yang mencakup data kependudukan berdasarkan data Kartu Keluarga (KK) dan data individu per Nomor Induk Kependudukan (NIK). Data di dalamnya dapat diolah secara statistik, sehingga menghasilkan beberapa tabel data, seperti:
1. Jumlah Total Penduduk
2. Jumlah Total Kepala Keluarga
3. Jumlah Total Penduduk Dan Kepala Keluarag Berdasarkan Wilayah
4. Jumlah Penduduk Berdasarkan Jenis Kelamin
5. Jumlah Penduduk Berdasarkan Tingkat Pendidikan 6. Jumlah Penduduk Berdasarkan Pekerjaan
7. Jumlah Penduduk Berdasarkan Status Perkawinan 8. Jumlah Penduduk Berdasarkan Agama
LANJUTAN
• Berdasarkan data yang ada, sistem ini dapat melakukan proses pembuatan dokumen atau surat-surat kependudukan. Dokumen yang dapat dicetak secara langsung dari aplikasi ini dapat digunakan baik sebagai dokumen resmi untuk proses administrasi maupun sebagai arsip desa. Dokumen kependudukan yang dapat dicetak secara langsung dari aplikasi SAID meliputi:
1. Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) 2. Surat Keterangan Penduduk
3. Surat Keterangan Miskin (SKM)
4. Surat Keterangan Jaminan Kesehatan dan Sosial (Jamkesos)
• Dokumen kependudukan yang bisa dibuat format suratnya, tapi hanya
diarsipkan dalam sistem (tidak dicetak), meliputi: 1. Surat Keterangan Tentang Orangtua
2. Surat Keterangan Nikah 3. Surat Keterangan Asal Usul
4. Surat Pengantar Pengurusan KTP 5. Surat Pengantar Pembuatan KK 6. Surat Kelahiran
7. Surat Kematian
BASIS DATA KEUANGAN DESA
BASIS DATA SUMBER DAYA
DESA
• Sumber daya desa yang melimpah di Desa Terong meliputi
bentuknya yang teraga (tangible) maupun yang tak teraga (intangible). Secara bertahap, data-data potensi sumber daya itu akan dikumpulkan dalam basis data ini. Setiap data yang dikumpulkan didasarkan pada basis data kependudukan pada tingkat Kepala Keluarga (KK). Pada tahap ini, mesin basis data SAID dapat menyimpan dan mengolah data sumber daya berikut ini:
1. Sumber daya komunikasi dan informasi keluarga desa (kepemilikan telepon, akses internet, kepemilikan TV, kepemilikan radio, dan lain-lain)
2. Sumber daya ekonomi keluarga desa (jenis usaha keluarga, keahlian/keterampilan, jumlah modal, sumber modal, pasar) 3. Sumber daya penanggulangan bencana keluarga desa
(kelompok rentan, keahlian, kepemilikan alat transportasi, dan lain-lain)
4. Sumber daya jaminan sosial keluarga desa (penerima raskin, penerima gas, penerima jamkesmas, penerima BLT, terdaftar DPT)
• Basis data sumber daya desa ini masih dalam tahap
PESAN DESA
Website Desa Terong ini juga mampu
mengelola pesan yang dikirimkan
melalui SMS ke nomor 08121551
4000 dengan format isi pesan “
DESA
<spasi> isi pesan”. Data tersebut
akan tersimpan secara
otomatis di
website
secara
online
dan
tertayangkan pula di komputer layar
sentuh
(
touchscreen)
yang
MEMBANGUN SAID/K DI DAERAH LAIN
• Paket aplikasi di atas dibangun sebagai sebuah aplikasi berbasis web dengan platform independent. Aplikasi ini dapat berjalan di sistem operasi berbasis Windows, Mac, dan Linux. Untuk melakukan instalasi aplikasi di atas, komputer yang digunakan sebagai server harus memiliki program web server yang mendukung pengoperasian script php. Database server yang digunakan adalah MySQL versi 5.x. Untuk mengakses sistem aplikasi ini cukup menggunakan web browser dengan mengakses alamat http://terong-bantul.web.id dan log-in ke dalam sistem administrator.
• Sistem ini dibangun online dan offline. Sistem online dipasang dengan menginduk pada layanan hosting yang dikelola oleh COMBINE Resource Institution–Yogyakarta (http://combine.or.id). Sementara, sistem offline dibangun sebagai jaringan lokal di kantor Desa Terong. Pada sistem jaringan lokal tersebut, komputer server menggunakan program-program berikut:
1. Sistem Operasi : Ubuntu 9.04 Server 2. Webserver : Apache versi 2.2.14
3. Database Server : MySQL 5.2 4. php versi 5.2.1
MEMBANGUN RADIO KOMUNITAS
MENARA SIAR PEDESAAN (RADIO FM
MSP) DESA TERONG SEBAGAI BAGIAN
DARI SISTEM ADMINISTRASI DAN
INFORMASI DESA/KELURAHAN (SAID/
• Radio siaran komunitas yang mengudara di frekuensi 87.1 MHz
dan 107.7 Mhz ini telah dikenal luas oleh masyarakat Desa Terong. Letak studionya yang berada di kompleks kantor Desa Terong menjadikannya mudah mengakses beragam informasi yang berasal dari pemerintah desa. Komputer di studio siaran radio ini terhubungkan ke jaringan komputer dan internet. Dengan fasilitas SMS Gateway, pesan dari dan ke layanan pesan singkat (SMS) dapat dikelola oleh radio untuk disiarkan ke publik.
• Dengan beragam perangkat teknologi informasi tersebut, radio
ini dapat melayani fungsi berikut:
1. Menyiarkan konten berita yang dibuat melalui proses reportase. Berita yang disiarkan dapat diambil dari berita yang terunggah di website Desa Terong. Sebaliknya, berita yang disiarkan di radio dapat diunggah ke website Desa Terong.
MEMBANGUN BULETIN WARTA TERONG
DESA TERONG SEBAGAI BAGIAN DARI
SISTEM ADMINISTRASI DAN
MEMBANGUN POSTER DAN PAPAN
INFORMASI DESA TERONG SEBAGAI
BAGIAN DARI SISTEM ADMINISTRASI
• Media penyampai pesan yang lazim digunakan di
lapangan juga dimanfaatkan, yakni poster dan papan informasi. Ada beberapa jenis media cetak yang dibuat sebagai poster, spanduk, dan media cetak lain yang akan ditempelkan di papan-papan informasi di beberapa titik ruang publik di wilayah Desa Terong. Media tersebut meliputi:
1. Poster panduan mengurus dokumen administrasi di tingkat desa. Dokumen poster ini juga tertampilkan di website Desa Terong.
2. Spanduk (banner) sosialisasi nomor SMS 0812 1551
4000. Format yang disosialisasikan meliputi:
a. DESA <spasi> isi pesan Format ini untuk pesan yang terkait dengan usul, laporan, dan informasi warga mengenai situasi desa kepada perangkat desa.
b. RADIO <spasi> isi pesan
• Format ini untuk pesan yang akan diteruskan ke studio
MEMBANGUN KOMPUTER LAYAR
SENTUH
DESA TERONG SEBAGAI BAGIAN DARI
SISTEM ADMINISTRASI DAN
•
Satu unit komputer dengan monitor layar sentuh
(
touchscreen) telah terpasang di ruang tunggu kantor
Desa Terong. Dengan perangkat ini, masyarakat Desa
Terong dapat mengakses beragam informasi tentang
Desa Terong secara langsung tanpa harus memiliki
komputer dan jaringan internet sendiri. Isi data dan
informasi dalam perangkat ini meliputi:
1. Profil Desa Terong
2. Profil Perangkat Desa Terong
3. Profil Lembaga Kemasyarakatan Desa Terong
4. Dokumen Laporan Desa Terong
5. Dokumen Panduan untuk urusan administrasi di
Desa Terong
PERENUNGAN TERAKHIR
BAGAIMANA DENGAN KABUPATEN BEKASI
KHUSUSNYA KAWAN-KAWAN PAMONG
KELURAHAN DAN DESA YANG ADA DI JAWA
BARAT?
SATU-SATUNYA KABUPATEN (BEKASI) YANG
MEMBUAT SURAT CINTA KEPADA KEMDAGRI UTK
KESULITAN PENYUSUNAN PROFIL DESA
LANGKAH-LANGKAH STRATEGISNYA ADALAH :
1. MELAKUKAN STUDI BANDING
2. PERENCANAAN OLEH BAPEDA
TERIMAKASIH
Atas Perhatiannya
Mohon Maaf Kalau
Kurang