SAKP JPP BIL. 1/2016
POLiTEHrlik
MALAYSIA
SURAT ARAHAN KETUA PENGARAH JABATAN PENDIDIKAN
POLITEKNIK
BI L.1 /2016
PELAKSANAAN LANGKAH-LANGKAH PERBELANJAAN SECARA
BERHEMAH JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK
SAKP JPP BIL. 1/2016
1. TUJUAN
Tujuan Surat Arahan Ketua Pengarah ini adalah untuk memaklumkan tentang langkah-langkah yang perlu diambil oleh Ketua Bahagian/Pengarah Politeknik dan semua pegawai di Jabatan Pendidikan Politeknik, Kementerian Pendidikan Tinggi dalam usaha mengawal dan mengurusan kewangan secara berhemah.
2. LATAR BELAKANG
Kerajaan telah melaksanakan dasar perbelanjaan berhemah bagi mengurangkan perbelanjaan awam melalui penguatkuasaan pekeliling seperti berikut :
2.1 1Pekeliling Perbendaharan 1PP/PB 3.1 — Garis Panduan Perbelanjaan
Secara Berhemah Bagi Mengawal Perbelanjaan Awam;
2.2 1Pekeliling Perbendaharaan 1PP/PB3.2 — Garis Panduan Perbelanjaan
Secara Berhemah Bagi Mengawal Perbelanjaan Awam : 11 Langkah Penjimatan; dan
2.3 Pekeliling Am Bilangan 2 Tahun 2014 —Peraturan Penganjuran Majlis-Majlis
Kerajaan
3. PELAKSANAAN LANGKAH-LANGKAH PENJIMATAN
Dengan Surat Arahan Ketua Pengarah ini, ditetapkan supaya SEMUA Timbalan Ketua Pengarah, Pengarah Bahagian, Pengarah Politeknik dan semua pegawai di Jabatan Pendidikan Politeknik Kementerian Pendidikan Tinggi melaksanakan
langkah-langkah penjimatan yang ditetapkan melalui Surat Arahan Ketua
Pengarah JPP 1/2016 ini.
3.1 Penganjuran Majlis
3.1.1 Sebarang penganjuran majlis adalah tidak dibenarkan kecuali
majlis konvokesyen serta majlis yang perlu
dilaksanakan/diputuskan oleh Y.B. Menteri Pendidikan Tinggi , Ketua Setiausaha dan Ketua Pengarah.
SAKP JPP B1L. 1/2016
3.1.2 Penganjuran sesuatu majlis yang perlu dilaksanakan hendaklah mematuhi perkara seperti di bawah:
a) Majlis-majlis digabungkan dalam satu penganjuran sekiranya
berkaitan;
b) Bilangan tetamu jemputan hendaklah dihadkan hanya kepada
yang benar-benar perlu;
c) Majlis hendaklah seboleh-bolehnya diadakan di premis
Politeknik atau premis kerajaan yang lain;
d) Hiasan tempat majlis perlu mengunakan sumber sedia ada
tanpa melibatkan perbelanjaan tambahan;
e) Buku atur cara hendaklah disediakan secara fotostat kecuali
VVIPNIP boleh dicetak secara in-house;
f) Penggunaan juruacara/pengacara dan pimpinan bacaan doa,
jika perlu menggunakan khidmat warga JPP/Politeknik sendiri;
g) Jamuan makan atau refreshment hendaklah secara sederhana
dan tidak berlebihan;
h) Majlis yang diadakan hendaklah dalam tempoh masa yang
munasabah; dan
i) Majlis-majlis yang diadakan tidak dibenarkan membuat perkara-
perkara seperti berikut:
i) Membuat gimik pelancaran yang berlebihan memadai yang
ringkas dan mudah misalnya, memukul gong, menandatangani plak atau menggunting reben;
ii) Memberi door gift;
iii) Menggunaan perkhidmatan event manager, dan
iv) Membuat persembahan video dengan penglibatan kos produksi yang tinggi dan sekiranya perlu boleh dibuat secara in-house.
SAKPJPP B1L. 1/2016
1) Majlis dijalankan mengikut zon seperti berikut:
i) Zon Tengah
(PSAS, PSIS, PSA, PMKL, PBS, PNS dan PPD)
ii) Zon Utara
(PUO, PSP, PBU, PMTG, PTSB, POLIMAS dan PTSS)
iii) Zon Pantai Timur
(PKB, PKT, PJK, PSMZA,PHT, PMKu,POLISAS dan PMS)
iv) Zon Selatan
(PMK, PMM PMJB, PIS dan PMJ)
v) Zon Borneo
(PKK, PSS, PMU, PMB dan PKS)
Dengan memperkenalkan kaedah ini, Pengarah Politeknik dan Pengarah Bahagian perlu memantau pergerakan keluar pegawai dibawah seliaannya.
3.2 Penganjuran Mesyuarat
3.2.1 Mengurangkan bilangan mesyuarat yang tidak diwajibkan.
3.2.2 Menggabungkan beberapa mesyuarat pada satu masa jika bersesuaian.
3.2.3 Mesyuarat hendaklah diadakan di pejabat sahaja kecuali tempat di pejabat tidak dapat menampung bilangan yang ramai,mesyuarat boleh diadakan di premis JPP/Politeknik yang lain atau premis kerajaan yang berdekatan.
3.2.4 Tiada penyediaan makan minum untuk mesyuarat dalaman Jabatan. Makan minum yang ringkas hanya disediakan jika is melibatkan jemputan dari luar Jabatan Pendidikan Politeknik (Kementerian Pendidikan Tinggi, Kementerian/Jabatan/Organisasi luar). Tempahan makan dan minum bagi mesyuarat yang diadakan di pejabat pada sebelah petang adalah tidak dibenarkan. Tempahan makan dan minum juga tidak dibenarkan bagi mesyuarat yang melibatkan kurang
SAKP JPP BIL. 1/2016
daripada 15 orang ahli mesyuarat dan tempoh mesyuarat kurang daripada 1 jam. Kadar makan minum adalah berdasarkan para 3.4. 3.2.5 Walaubagaimana pun, tempahan makan dan minum yang melibatkan
mesyuarat/bengkel/kursus/seminar/majlis rasmi yang dihadiri oleh Menteri dan Timbalan Menteri adalah dikecualikan.
3.3 Penganjuran Latihan
3.3.1 Mengenalpasti dan melaksanakan program latihan yang strategik dan penting sahaja dan mengaturkan penganjuran latihan yang tidak melibatkan kos penginapan (bermalam) terutamanya di hotel-hotel. 3.3.2 Menghadkan bilangan urus setia atau mengambil urus setia dari
tempat di mana program latihan tersebut diadakan.
3.3.3 Bagi penganjuran latihan, pembekalan pensil, pen, beg, tanda nama dan buku catatan adalah perlu dihadkan kepada kursus pra perkhidmatan sahaja. Manakala kursus-kursus lain adalah tidak dibenarkan.
Pengarah Bahagian/ Ketua Unit/ Ketua Seksyen Mesyuarat (hanya melibatkan jemputan luar) Pejabat Hotel/ Premis Luar
Pejabat Makan Pagi —RM 6.00
Makan Tengah Hari — RM20.00(sekiranya melebihi 8 jam) Hotel/ Premis Luar RM 90.00 Pe'abat RM 6.00 Hotel/ RM 90.00 sehari Premis Luar Pejabat RM 6.00 Premis Luar Sehari : RM 30.00 1 3. 4. 5. SAKPJPP BIL. 1/2016
3.4 Kadar Makan Minum Mesyuarat/Majlis Rasmi Kerajaan/Persidangan/ Bengkel/ Kursus/Seminar Yang Tidak Melibatkan Permohonan Secara Pakej
3.4.1 Kadar makan minum bagi penganjuran mesyuarat/majlis rasmi kerajaan/persidangan/bengkel/kursus/seminar yang tidak melibatkan permohonan secara pakej adalah seperti di bawah:
Bil Pengerusi Mes uarat Jenis Keraian Lokasi Kadar (RM) !Vieille! I/ Timbalan Menteri KSU/TKSU Ketua Pengarah/ Timbalan Ketua Pengarah/ Pengarah Akedemik Pengarah Bahagian/ Ketua Unit/ Ketua Seksyen Mesyuarat/ Program/ Meraikan Tetamu Mesyuarat/ Program/ Meraikan Tetamu Mesyuarat/ Program/ Meraikan Tetamu (hanya melibatkan jemputan luar) Mesyuarat (hanya melibatkan jemputan luar) Makan Pagi —RM 8.00 Makan Tengah Hari — RM35.00
Minum Petang — RM 8.00 Makan Malam — RM 45.00 RM 90 sehari
Bil Pengerusi I Mesyuarat Bengkel/ Seminar/ Latihan/ Ceramah (tanpa penginapan dan sekiranya melebihi 8 jam) Jenis Lokasi Keraian Pejabat Kadar (RM) Sehari — RM 15.00 Bengkel/ Seminar/ Latihan/ Ceramah (tanpa penginapan dan sekiranya melebihi 8 jam)
Premis Luar/Hotel/ILA Sehari — RM 50.00
SAKP JPP B1L. 1/2016
Jadual 1 : Kadar Makan Minum Mesyuarat
3.5 Penggunaan Peralatan/Bekalan Pejabat (Alat Tulis) dan Surat Khabar
3.5.1 Perkongsian peralatan pejabat seperti mesin fotostat, mesin faksimili atau pencetak adalah diwajibkan bagi mengoptimumkan penggunaan peralatan tersebut dan dapat mengurangkan bayaran sewaan alat.
3.5.2 Pesanan stok bekalan pejabat seperti pen, pensil, kulit fail dan sebagainya hendaklah dibuat dalam kuantiti yang munasabah dan mencukupi pada satu-satu masa dan tidak menyimpan stok yang banyak bagi mengelakkan pembaziran, masalah tempat simpanan dan kerosakan.
3.5.3 Penggunaan alat tulis dan sebagainya hendaklah secara berhemah.
3.5.4 Langganan surat khabar hendaklah dikurangkan dan dihadkan. 3.5.5 Penggunaan mel elektronik digalakkan untuk mengedarkan
laporan/surat/panggilan/minitmesyuarat/pekeliling/surat pekeliling.
SAKPJPP BIL. 1/2016
3.6 Kelayakan Tiket Penerbangan
3.6.1 Kadar kelayakan tiket penerbangan ke luar negara bagi semua pegawai Gred 52 dan ke bawah hanya dibenarkan menggunakan tambang Economy Full Fare bagi tempoh perjalanan yang melebihi 8 jam, manakala tempoh perjalanan yang kurang daripada tempoh tersebut tidak boleh dinaik taraf ke Kelas Perniagaan bagi semua destinasi antarabangsa.
3.6.3 Pegawai dan kakitangan yang menggunakan perkhidmatan penerbangan bagi perjalanan melibatkan kerja-kerja luar digalakkan untuk membuat tempahan dan bayaran sendiri bagi tiket penerbangan berdasarkan kelayakan. Seterusnya tuntutan perjalanan udara tersebut boleh dikemukakan di dalam tuntutan perjalanan untuk proses pembayaran berdasarkan kelayakan. 3.6.4 Semua permohonan waran pukal udara awam untuk kelas Ekonomi
hanya boleh menggunakan perkhidmatan Kelas Ekonomi B Gommy Penerbangan Syarikat Penerbangan Malaysia Airlines (MAS) atau penerbangan yang lebih rendah kosnya berbanding penerbangan Kelas Ekonomi B Gommy MAS. Perjalanan udara sektor domestik yang melibatkan perjalanan kurang daripada tempoh satu (1) jam hanya dibenarkan menggunakan penerbangan kelas ekonomi sahaja. Semua urusan penempahan tiket harus dikemukakan lima (5) hari bekerja sebelum dari tarikh penerbangan. Permohonan yang lewat dan kurang daripada lima hari bekerja hendaklah diuruskan sendiri oleh pegawai tersebut.
3.6.3 Ketua Jabatan/PTJ hendaklah mengawal pergerakan dan menghadkan bilangan pegawai yang bertujuan untuk mengurangkan perbelanjaan perjalanan yang tidak perlu.
SA/CP JI)P BIL. 1/2016
3.7 Perjalanan Luar Negara Bagi Tugas-Tugas Rasmi
3.7.1 Peruntukan bertugas rasmi luar negara adalah terhad. Oleh itu, tugasan rasmi ke luar negara dihadkan kepada yang benar-benar penting sahaja. Bilangan pegawai menyertai delegasi adalah tidak melebihi tiga orang. Sekiranya terdapat keperluan delegasi melebihi tiga orang, maka perlu diangkat untuk kelulusan Perbendaharaan.
3.7.2 Bagi tugasan rasmi ke luar negara yang berkaitan dengan projek/kontrak dibiayai menggunakan peruntukan mengurus/pembangunan, perlu mendapat kelulusan Perbendaharaan.
3.7.3 Kekerapan perjalanan/tugas rasmi ke luar negara bagi Ketua Jabatan dan Timbalan Ketua Jabatan adalah dihadkan kepada maksimum empat kali setahun. Sekiranya terdapat keperluan untuk menghadiri mesyuarat/persidangan/majlis rasmi di luar negara yang lebih daripada empat (4) kali setahun, kementerian/agensi perlu memohon kepada Perbendaharaan untuk pertimbangan dan kelulusan khas.
3.8 Tuntutan Perjalanan
3.8.1 Pegawai yang mempunyai kelayakan Bayaran Sewa Hotel atas kadar sebenar hendaklah memilih hotel dengan kadar sewaan yang berpatutan. 3.8.2 Pegawai hendaklah menggunakan jalan/laluan yang terdekat.
3.8.3 Penyata Touch N Go yang telah disahkan harus dikepilkan bagi tuntutan perjalanan yang menggunakan kemudahan Touch N Go.
3.8.4 Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (P&P) yang hadir bagi sesuatu aktiviti/program hendaklah turut memainkan peranan sebagai urus setia dan bilangan kehadiran bagi pegawai kumpulan sokongan hendaklah diminimakan bagi mengelakkan keterlibatan tuntutan perjalanan diri dan elaun lebih masa.
SAKP JPP BIL. 1/2016
3.9 Tuntutan Pertukaran/Perpindahan Atas Permohonan Sendiri
Pegawai yang diluluskan oleh Ketua Jabatan untuk bertukar atas permohonan sendiri layak dipertimbangkan bayaran perpindahan dan pertukaran sekiranya pertukaran dan perpindahan tersebut memenuhi salah satu daripada syarat berikut
3.9.1 Telah berkhidmat sekurang-kurangnya 5 tahun di stesen berkenaan atau 3 tahun di kawasan hidup susah; atau
3.9.2 Bagi mengikuti suami/isteri yang telah bertukar dahulu dengan syarat pegawai telah berkhidmat melebihi setahun di pejabat terakhirnya; atau
3.9.3 Atas sebab-sebab kesihatan pegawai atau ahli keluarga (suami/isteri/anak-anak) dan ia perlu pengesah daripada Pegawai Perubatan Kerajaan; atau
3.9.4 Bagi menjaga ibu/bapa yang uzur yang memerlukan jagaan rapi dan ia perlu pengesahan daripada Pegawai Perubatan Kerajaan; atau 3.9.5 Atas sebab-sebab ketidaksesuaian penempatan berdasarkan
kepakaran iimiah atau keadaaan serba salah yang boleh memudaratkan pegawai; atau
3.10 Kerja Lebih Masa
3.10.1 Perbelanjaan bagi Elaun Lebih Masa (ELM) akan diberi kawalan secara lebih terperinci dan hanya dibenarkan bagi kerja yang benar-benar penting. Setiap tuntutan yang dikemukakan perlu mendapat kebenaran pegawai penyelia berserta justifikasi kukuh berkaitan kerja-kerja lebih masa yang dijalankan. Sebagai salah satu langkah mengoptimumkan sumber, tuntutan elaun lebih masa bagi seorang pegawai adalah dihadkan tidak melebihi 1/3 daripada gaji hakiki bulanan yang diterima untuk satu tuntutan.
3.10.2 Tuntutan kerja lebih masa dihadkan sehingga jam 8.00 malam sahaja kecuali bagi pemandu.
SAKP JPP BIL. 1/2016
3.10.3 Semua pegawai dan kakitangan yang membuat kerja lebih masa pada hari Sabtu dan Ahad serta Hari Cuti Am tidak akan diberi elaun lebih masa tetapi akan diberikan cuti gantian kecuali pemandu.
3.10.4 Pemandu yang membawa pegawai ke luar kawasan, dibenarkan menuntut elaun lebih masa dengan syarat mengemukakan memo kelulusan daripada Penyelia atau Ketua Jabatan berserta salinan Buku Log Perjalanan.
3.11 Kemudahan Tambang Mengunjungi Wilayah Asal
3.11.1 Ketua Jabatan/ Bahagian hendaklah mematuhi semua arahan di dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 22 Tahun 2008 mengenai Kemudahan Tambang Mengunjungi Wilayah Asal Bagi Pegawai Yang Bertukar Wilayah.
3.11.2 Walau bagaimanapun, untuk langkah perbelanjaan berhemah, semua pegawai yang layak untuk mendapat kemudahan tambang ini hendaklah menggunakan perkhidmatan penerbangan yang paling rendah harganya.
3.12 Tempahan Kad Nama
3.12.1 Tempahan Kad Nama bagi pegawai-pegawai Jabatan adalah dihadkan kepada kadar RM 100 sahaja bagi seorang pegawai dalam tempoh setahun.
3.12.2 Kemudahan Kad Nama disediakan untuk pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan Kumpulan Pengurusan dan Profesional sahaja.
3.12.3 Maklumat yang perlu ada pada kad nama adalah
a. Nama Pegawai
b. Jawatan Pegawai
c. Nama dan Alamat Kementerian/Jabatan/Agensi
d. Nombor telefon,faks dan emel pejabat
e. Maklumat lain yang perlu
Pengarah Jawatan Menteri/Timbalan Menteri KSUfTKSU/Ketua Kadar Dibenarkan Seunit (RM) 300 250 Catatan Tertakluk kepada tataca ra perolehan semasa yang berkuatkuasa Pengarah 100 SAKPJPP BIL. 1/2016
3.12.4 Kadar kos percetakan kad nama maksimum adalah RM 1.00 sekeping.
3.12.5 Pengarah adalah bertanggungjawab memastikan perkara berikut :
a. Menentukan keperluan bilangan penyediaan kad nama kepada
pegawai yang layak supaya bersesuaian dengan tugas pegawai.
b. Sehubungan itu, setiap permohonan kad nama harus
diluluskan oleh Pengarah berdasarkan skop tugasan pegawai dan kuantiti diperlukan sebelum permohonan untuk mendapatkan kad nama dikemukakan kepada Unit Pentadbiran PTJ/ Bahagian Khidmat Pengurusan.
3.12.6 Tempahan Kad Nama dibuat secara pukal supaya is adalah menjimatkan.
3.13 Pemberian Saguhati/Doorgift
3.13.1 Pemberian doorgift/cenderamata/goodies adalah tidak dibenarkan sama sekali dalam penganjuran acara-acara rasmi
Jabatan/bengkel/kursus/seminar/pameran mahupun
persidangan.Sekiranya benar-benar diperlukan,hendaklah
dihadkan kepada buku, kraf tangan tempatan atau produk makanan tempatan.
3.13.2 Pemberian cenderamata hanya dibenarkan kepada tetamu rasmi Jabatan yang melibatkan delegasi daripada luar negara dan terhad pada kadar seperti berikut:
SAKPJPP BI L. 1/2016
3.14 Perolehan Perkhidmatan dan Bekalan
3.14.1 Perolehan perkhidmatan dan bekalan yang tidak penting, kurang utama dan tidak perlu hendaklah dihentikan. Keutamaan harus diberikan kepada perolehan perkhidmatan dan bekalan yang memberi impak kepada Pendidikan Tinggi.
3.14.2 Perolehan percetakan harus diteliti keperluannya sebelum permohonan perolehan dilaksanakan.
3.15 Mendapatkan Best Value For Money
3.15.1 Ketua Jabatan/PTJ hendaklah merancang pemilikan dan penggunaan peralatan pejabat yang mempunyai ciri-ciri yang diperlukan sahaja (minimum requirement).
3.15.2 Ketua Jabatan/PTJ hendaklah menentukan keberkesanan kos dan faedah sama ada untuk membeli atau menyewa peralatan pejabat. 3.15.3 Ketua Jabatan/PTJ hendaklah membuat anggaran kos dan faedah
terlebih dahulu sebelum melakukan sesuatu aktiviti bagi menentukan sama ada aktiviti berkenaan wajar dilaksanakan atau sebaliknya. 3.15.4 Ketua Jabatan/PTJ hendaklah membuat kajian pasaran (market
survey) untuk memperoleh sesuatu bekalan/perkhidmatan /kerja bagi mendapatkan best value for money terhadap pemerolehan tersebut. 3.15.5 Ketua Jabatan/PTJ hendaklah membuat perolehan secara pukal jika
ianya lebih menjimatkan.
SAKP JPP BIL. 1/2016
3.16 Strategi Lautan Biru Kebangsaan (NBOS)
3.16.1 Semua Bahagian dan PTJ hendaklah mengaplikasikan pendekatan Strategi Lautan Biru Kebangsaan dengan mengoptimumkan penggunaan Pusat Latihan 1 Malaysia (1MTC) dan juga kemudahan di institusi latihan milik Kerajaan. Penggunaan kemudahan latihan di Institusi Pendidikan Tinggi Awam (IPTA) dan Institusi Pendidikan Tinggi Swasta hendaklah diberi keutamaan.
3.16.2 Penetapan pemilihan tempat bagi penganjuran acara-acara rasmi/kursus/seminar/bengkel/latihan perlu berasaskan kepada 50% di Institut Latihan Awam (ILA) dan 50% di premis luar.
3.16.3 Perancangan lebih awal perlu dilaksanakan bagi memastika acara-acara rasmi/kursus/seminar/bengkel/latihan dapat dilaksanakan di Institut Latihan Awam (ILA).
SAKP J1713 B1L. 1/2016
4.0 PENUTUP
4.1 Jabatan Pendidikan Politeknik komited dalam melaksanakan langkah-langkah penjimatan dan dalam masa yang sama mengurangkan pembaziran bagi memastikan peruntukan yang disediakan dapat dibelanjakan secara optimum serta berhemat. Ini bagi memastikan keperluan perkhidmatan teras dapat dipenuhi dan tidak menjejaskan pencapaian serta KPI Jabatan.
4.2 Pengarah Bahagian dan Pengarah Politeknik dimohon untuk memberi
kerjasama serta komitmen yang penuh dalam mematuhi pendekatan yang dinyatakan di atas serta bersama-sama menjayakan usaha Jabatan dalam mengawal perbelanjaan mengurus.
5.0 TARIKH KUAT KUASA
Arahan ini berkuatkuasa mulai tarikh is dikeluarkan dan surat arahan KPT/JPP/BKP(S)/07/01/025 (5) bertarikh 16 Januari 2015 adalah dibatalkan.
"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
Saya yang menurut perintah,
(DATUK HJ MOHLIS BIN JAAFAR)
Ketua Pengarah
Jabatan Pendidikan Politeknik Februari 2016
