LOGO
Manajemen Proyek Konstruksi
Anggota Kelompok
KHOIRUL ARIF ROSYADI
KHOIRUL IRFANI
Sub Bahasan
Peranan pihak – pihak terkait Konsep Perencanaan
Faktor yang mempengaruhi tahap perencanaan
Komponen – komponen perencanaan
Konsep Perencanaan
1
2
3
Perencanaan adalah suatu jembatan antara pengalaman
masa lampau dan tindakan yang diusulkan yang
menghasilkan suatu hasil baik di masa datang
Perencanaan adalah suatu tindakan pencegahan dimana
dapat dikurangi efek yang tidak diinginkan atau kejadian tak
diduga sehingga dengan demikian dapat menghilangkan
kebingungan, barang sisa, dan efisiensi
Perencanaan adalah langkah awal dalam menentukan dan
penetapan faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, efek-efek, dan
hubungan yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang
diinginkan
Konsep Perencanaan
7 PETUNJUK1.Gunakan perencanaan proyek sebagai petunjuk koordinasi dari pada
pengawasan
2.Gunakan personel proyek yang
berbeda dalam lingkungan proyek yang berbeda
3.Frekuensi revisi pra jadual rencana proyek
4.Dorong para pekerja untuk memperkirakan
kemampuan/produktivitas kerjanya.
5.Deskripsikan nilai penciptaan tugas dari pada aktivitas
6.Definisikan milestonesecara spesifik dan jelas/terukur
7.Gunakan daftar cek, matrik, dan alat tambahan lainnya dalam perencanaan proyek
Menurut Wilson
(Dalam Badiru Dan Pulat, 1995)
Konsep Perencanaan
iNTERNAL
EKSTERNAL
Infrastruktur Lingkup proyek Hubungan perburuhan Lokasi proyek Kepemimpinan proyekPROYEK
Tujuan organisasi Pendekatan manajemenTeknis pengadaan personel
Ketersediaan sumber daya dan modal Kebutuhan masyarakat umum Kebutuhan pasar Tujuan nasional Stabilitas industri
Teknologi yang ada
Kompetensi industri
Peraturan-peraturan pemerintah
Konsep Perencanaan
Akibat – akibat yang terjadi jika suatu kegiatan tidak
direncanakan
1 2 3 4 Tahap inisiasi proyek (project initiation) tidak sistematis Keinginan tak terkendali/liar: muncul keinginan yang macam-macam (wild enthusiasm) Kekecewaan bagi beberapa pihak yang terkait (disillusionme nt) Kacau: dalam setiap tahap pelaksanan (chaos)Konsep Perencanaan
Akibat – akibat yang terjadi jika suatu kegiatan tidak
direncanakan
5 6 7 8 Mencari-cari kesalahan: beberapa orang (tim) sering menyalahkan tim yang lainnya (search for theguilty) Menghukum yang tak bersalah (punishment of the innocent) Definisi rincian kebutuhan (definition of the requirement) tidak dapat dilakukan secara tepat dan rinci Promosi pada orang/staf yang tidak pantas (promotion of the non participant)
Konsep Perencanaan
4 Alasan Perencanaan
Proyek
Mengeliminasi/ mengurangi ketidaktentuan Meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan Mencari pemahaman yang lebih baik terhadap tujuan proyek Mempersiapkan langkah-langkah untuk melakukan kegiatan monitoring dan pengawasan pekerjaanKomponen Perencanaan
Menurut Kerzner (1995) terdapat sembilan komponen tahapan
perencanaan, yaitu:
1. Tujuan
●
a. Menentukan tujuan.
●
b. Menentukan sasaran.
●
c. Mengkaji posisi awal terhadap tujuan.
●
d. Memilih alternatif.
●
e. Menyusun rangkaian langkah untuk mencapai tujuan
2. Program
3. Jadwal
4. Anggaran
5. Peramalan
6. Organisasi
7. Kebijakan
8. Prosedur
9. Standar
menurut Badiru & Pulat (1995) pada umumnya
perencanaan proyek terdiri dari beberapa komponen
seperti :
●
Ringkasan rencana proyek (
summary of project plan)
●
Tujuan (
objectives
) Pendekatan
(approach)
●
Kebijakan dan prosedur (
policies and procedures
●
Kebutuhan sesuai kontrak
(contractual requirement
●
Jadual Proyek (
project schedule)
●
Kebutuhan sumberdaya (
resource requirement
●
Ukuran/kriterai unjuk kerja
(performance measures
●
Rencana kontingensi
●
Analisis lintasan proyek, auditing dan pelaporan
(
Tracking, reporting and auditing
IDENTIFIKASI VARIABEL PROYEK
●
Strategi Perencanaan proyek adalah
pekerjaan yang harus dilakukan oleh
manajer
●
Adalah sangat penting bagi manajemen
level atas harus memelihara kedekatan
dengan tim proyekk, khususnya selama
tahap perencanaan
●
Keberhasilan strategi perancanaan harus
mampu menggambarkan otoritas,
IDENTIFIKASI VARIABEL PROYEK
●
variabel-variabel proyek dapat
mempengaruhi keberhasilan-kegagalan
suatu rencana, seperti :
1.
Lingkungan Internal
2.
Lingkungan Eksternal
iNTERNAL
EKSTERNAL
Keterampilan manajemen
Sumber daya
Tingkat pengupahan
Penghentian pekerjaan oleh pemerintah Kelompok minoritas Pemberhentian sementara Perkiraan penjualan
PROYEK
Masalah hukum Politik Sosial Ekonomi Teknologi Karakteristik industri Tujuan dan kebutuhan perusahaanSejarah persaingan
Kegiatan persaingan saat ini Rencana persaingan
PERAN MASING-MASING PIHAK
DALAM TAHAP PERENCANAAN
●
Tahap perencanaan proyek melibatkan
berbagai individu atau kelompok. Agar
pekerjaan perencanaan dapat berjalan
secara baik dan sistematis maka
masing-masing pihak yang terlibat harus jelas
●
Manajer proyek
●
Manajer lini
●
Manajemen senior
Pihak-pihak yang terlibat
dalam proyek
●
Tujuan umum dan tujuan khusus proyek
●
Milestone
utama
●
Kebutuhan
●
Aturan dasar dan asumsi-asumsi
●
Waktu, biaya, dan batasan-batasan
pencapain (
performance constraint
)
●
Prosedur pengoperasian
●
Kebijakan administratif
●
Kebutuhan-kebutuhan pelaporan
Manajer proyek berperan dalam
hal mendefinisikan :
●
Menyiapkan rincian tugas-tugas untuk
mencapai tujuan, kebutuhan dan
milestone.
●
Menyiapkan rincian jadual dan alokasi
sumber daya untuk mendukung anggaran
dan jadual
●
Melakukan identifikasi risiko-risiko, ketidak
tentuan dan konflik
Manajer lini memiliki peran
dalam hal mendefinisikan :
●
Sebagai negoisator jika ada ketidak
sepaham antara proyek dan manajemen
lini
●
Memberi klarifikasi atas isu-isu
krusial/kritis yang muncul
●
Menyediakan saluran komunikasi dengan
manajemen senior
Manajemen senior akan berperan
dalam hal:
Langkah penting dalam perencanaan
proyek adalah menentukan tujuan proyek.
Perencanaan proyek membahas berbagai
tindakan atau pekerjaan yang perlu
dilakukan oleh semua yang terlibat di
dalam proyek, termasuk
dokumen-dokumen yang sebaiknya dibuat agar
pelaksanaan proyek dapat berjalan
dengan lancar.
●
Tujuan umum (
goal
) atau tujuan khusus (
objective
)
tidak disetujui oleh kelompok-kelompok yang terkait
dengan proyek
●
Tujuan proyek terlalu kaku dalam mengakomodasi
perubahan-perubahan
●
Tidak cukup waktu yang disediakan dalam
mendefinisikan tujuan secara baik
●
Tujuan proyek tidak bersifat kuantitatif/terukur
●
Tujuan proyek tidak didokumentasikan dengan baik
●
Koordinasi aktivitas personel proyek
●
Terlalu sering dilakukan perputaran/perpindahan
personel
Beberapa permasalahan pada
pengembangan tujuan proyek
kegiatan perencanaan proyek dapat mengalami kegagalan,
karena berbagai alasan antara lain:
● Tujuan perusahaan tidak dipahami oleh organisasi tingkat bawah
● Item perencanaan terlalu banyak, tetapi waktu yang disediakan sedikit
● Gagal/lemah dalam memperkirakan keuangan
● Perencanaan didasari atas data yang tidak cukup/kurang
● Tidak ada usaha untuk membuat proses perencanaan secara sistematis
● Perencanaan dilakukan oleh sebuah kelompok perencana (tidak melibatkan semua personel)
● Tidak seorangpun yang tahu apa tujuan akhir proyek
● Tidak seorangpun yang tahu kebutuhan staf
● Tidak seorangpun tahu tanggal milestone utama, termasuk penulisan laporan
● Proyek tidak didasari atas standar yang jelas
● Pekerja dalam bekerja tidak mengarah pada spesifikasi yang sama
●
definisi proyek (
project definition
)
●
rencana kerja (
work plan
)
●
prosedur manajemen proyek (
project
management procedures
)
Tahap proses perencanaan suatu
proyek terdapat tiga hasil yang
terdiri dari :
●
Sebuah Proyek Adalah :
Komplek, tidak rutin, usahanya dibatasi oleh waktu, anggaran,
sumber daya dan spesifikasi k inerja yang disign untuk memenuhi
kebutuhan pelanggan
●
Tujuan manajemen Proyek :
tidak hanya untuk mendapatkan keuntungan (
Proyek-proyek yang
berorientasi keuntungan terkait dengan perusahaan, jasa dan
properti
)
bersifat sosial benefit. (
Proyek-proyek yang bergerak pada sektor
publik atau pemerintahan
)
berdasarkan tujuan di atas dapat disimpulkan bahwa manajer
proyek harus mempertimbangkan kapan proyek dimulai dan kapan
proyek dapat diakhiri dalam penjadwalan waktu yang tepat,
sehingga proyek akan mempunyai nilai tambah (
value added
) dan
nilai guna (
value in use
)
Penjadwalan dan rencana kerja yang berupa
uraian rincian tentang spesifikasi keahlian tenaga
kerja yang dibutuhkan serta rencana kerja rinci
dari tahap ke tahap dalam operasional proyek
●
Tujuan :
Untuk menjamin proyek dapat terlaksana dengan
efektif
Sebagai alat ukur kemajuan oparionalisasi proyek
Untuk mengetahui unsur kelayakan secara teknis
maupun ekonomis
Untuk merealisasikan agar komponen tujuan proyek dapat tercapai maka pelaksanaan proyek membutuhkan tahapan-tahapan yang
terintegrasi.
tahapan tersebut dilakukan dengan membagi beberapa fase:
● Menjelaskan tentang latar belakang yang memicu dilaksanakan sebuah proyek, mendefinisikan sasaran, tujuan dan faktor-faktor kesuksesan dari proyek.
● Segala sesuatu yang diperlukan untuk merencanakan (setting) proyek sebelum rangkaian pekerjaan dimulai.
● Proses mengkoordiknasikan sumberdaya yang ada untuk menjalankan
sejumlah pekerjaan di dalam proyek agar menhhasilkan produk sesuai yang ditargetkan.
● roses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah direncanakan.
● proses persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan.
