By
Mujaini
Lampung
BAB I. PENGENALAN MICROSOFT EXCEL A. Mengenal Microsoft Excel
Microsoft Excel adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Microsoft Excel banyak membahas metode data pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan dalam penyusunan data-data untuk perusahaan, perkantoran maupun dalam pembuatan makalah pribadi.
B. Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)
Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer. Akan dijelaskan seperti keterangan dibawah ini.
← ← ←
←→→→→↑↑↑↑↓↓↓↓ Pindah satu sel ke kiri, kanan, atas atau bawah Enter Pindah satu sel ke bawah
Home Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif Ctrl + Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif Ctrl + End Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan PgUp Pindah satu layer ke atas
PgDn Pindah satu layer ke bawah Alt + PgUp Pindah satu layer ke kiri Alt + PgDn Pindah satu layer ke kanan
Ctrl + PgUp Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja berikutnya Ctrl + PgDn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja sebelumnya
C. Pengenalan Lembar Kerja Microsoft Excel
Berikut ini beberapa istilah penting yang harus diketahui terlebih dahulu 1. Row : baris dan lembar kerja Excel, terdiri dari 1 sampai 65.536 baris.
2. Column : kolom lembar kerja Excel, berjumlah 256 kolom terdiri dari kolom A sampai dengan IV
3. Cells : perpotongan kolom dan baris, misalnya C6
4. Range : Gabungan beberapa cell, contohnya adalah E6:G15
Gambar 2
1. Title bar : judul nama buku kerja (workbook) terletak pada bagian kiri atas jendela Excel. Tertulis Microsoft Excel – Book1
2. Menu bar : menu yang disebut dengan menu pull-down dalam bentuk teks yang salah satu hurufnya terdapat garis bawah. Ada 9 menu, untuk mengaktifkannya dengan cara mengklik tulisan menu tersebut atau dengan menggunakan keyboard tombol Alt + huruf yang digaris bawahi
3. Toolbar Standard, Berfungsi untuk membuat file baru, membuka file baru, menyimpan, mencetak dokumen, dan sebagainya.
4. Toolbar Formatting, Toolbar yang berfungsi untuk mengatur format pada teks atau data yang terdapat pada lembar kerja.
5. Lembar Kerja, lembar kerja pada Excel dalam pengolahan data, dimana secara default terdiri dari 3 lembar kerja.
6. Toolbar Drawing, Toolbar Drawing digunakan untuk membuat dan menggambar objek dalam lembar kerja Microsoft Excel.
7. Toolbar Picture : toolbar untuk mengatur penyisipan gambar agar mudah untuk diposisikan sesuai dengan keinginan.
8. Scrollbar vertical : menggulung lembar kerja vertical terletak disebelah kanan lembar kerja yang berfungsi untuk melihat data yang terdapat dalam lembar kerja yang melebihi tampilan 1 layar.
9. Scrollbar horizontal : penggulung lembar kerja horizontal terletak dibagian bawah lembar kerja sejajar dengan tab worksheet. Fungsinya untuk menggeser layar kekanan atau kekiri agar data yang terletak disebelah kanan lebih dari 1 layar dapat terlihat. 10. Task pane : merupakan menu baru yang secara otomatis muncul pada saat pertama
kali membuka lember kerja Excel diaktifkan. Terletak disebelah kanan lembar kerja dalam bentuk jendela kecil. Kegunaannya adalah untuk memberi kemudahan dalam melakukan perintah-perintah tertentu, misalnya membuat file, menyisipkan gambar, dan menyimpan clipboard.
11. Control menu : terdapat dua control menu dalam lembar kerja Excel. Pertama yang terletak sejajar dengan title bar disudut kanan atas, yang berfungsi dan berpengaruh terhadap aplikasi Excel (memperkecil jendela Excel, mengembalikan jendela excel, dan keluar dari program excel). Kedua, yang terletak sejajar dengan menu bar disebelah kanan berbentuk logo dari aplikasi excel, yang berfungsi untuk tampilan
lembar kerja (mengecilkan tampilan lembar kerja, mengembalikan tampilan lembar kerja, dan menutup tampilan lembar kerja tapi tidak keluar dari program excel). 12. Name box : kotak nama berfungsi menampilkan nama sel yang sedang aktif dan jika
ditayangkan pada range maka sel yang ditayangkan adalah disebelah kiri saja. Name box diletakkan diatas, antara lembar kerja dengan toolbar ikon. Formula bar : adalah baris rumus berfungsi untuk menampilkan rumus, memasukkan dan memperbaiki rumus yang dibuat. Formula bar ini akan menampilkan nilai-nilai atau rumus dari suatu sel yang aktif.
13. Pointer : Penunjuk posisi sel.
14. Kolom lembar kerja Excel, berjumlah 256 kolom terdiri dari kolom A sampai dengan IV
15. Baris, baris dan lembar kerja Excel, terdiri dari 1 sampai 65.536 baris.
16. Status bar : adalah pemberitahuan dari semua kegiatan yang ada pada lembar kerja yang mana jika siap dikerjakan maka ia akan memberi tahu bahwa lembar kerja tersebut Ready (siap dipakai) dan memberikan perintah untuk melakukan kegiatan selanjutnya.
D. Penggunaan Menu Pull-Down dalam Microsoft Excel
Inilah contoh dari penggunaan menu bar atau menu pull down
Gambar 3
Penggunaan menu pull-down atau menu bar dapat menggunakan mouse dengan cara menunjuk (point) dan dilanjutkan dengan klik, atau menekan tombol (Alt+huruf yang digaris bawahi pada menu pull-down), misalnya menu File dengan menekan Alt + F. dibawah ini ada beberapa menu pull-down dan submenunya, diantaranya adalah :
Menu File : menu ini berfungsi untuk pengorganisasian file, diantaranya membuat file baru (New), menyimpan file (Save/Save As), membuka file (Open), menutup file (Close), dan mencetak file (Print).
Menu Edit : menu ini berfungsi untuk pengeditan data yang terdapat dalam lembar kerja Excel, diantaranya membatalkan perintah terakhir (Undo), mengopi (Copy), memotong (Cut), menempatkan/menempelkan data (Paste), mengisi data (Fill), mencari data (Find), dan menghapus data (Delete).
Menu View : menu yang berhubungan dengan tampilan layout dalam lembar kerja dan berfungsi mengatur penampilan pada lembar kerja. Penampilan yang dapat dilakukan diantaranya, mengatur penampilan toolbar, lembar kerja, header dan footer, task pane dan ukuran lembar kerja.
Menu Insert : menu yang berhubungan dengan penyisipan, baik dalam lembar kerja maupun dari objek lain. Menu ini berfungsi untuk menyisipkan sesuatu, baik objek (Objeck), simbol (symbol) gambar (Picture), variasi huruf berwarna (Wordart), baris (Row), kolom (Column), dan fungsi (Function), grafik (Chart) kedalam lembar kerja Excel.
Menu Format : menu yang mengatur keperluan dasar untuk lembar kerja. Menu ini berfungsi untuk mengatur bentuk-bentuk dari suatu lembar kerja sehingga tampil lebih menarik dan sesuai dengan kebutuhan, diantaranya untuk format angka, huruf yang terdapat dalam format Cells, format baris (Row), dan format kolom (Column).
Menu Tools : menu perlengkapan yang dapat memaksimalkan lembar kerja Excel. Menu ini disebut juga menu dengan menu pelengkap yang berfungsi mengecek ejaan (Spelling), mengecek kesalahan (Error Checking), melindungi data dan lembar kerja (Protection), dan penggunaan lembar kerja secara bersama dalam jaringan (Share Workbook).
Menu Data : Menu yang berhubungan dengan pangolahan data dan manajemen database, seperti: mengurutkan data (Sort), menyaring data (Filter), memvalidasi data (Validation), dan menyisipkan data (Import External Data).
Menu Window : Berfungsi untuk mengatur tampilan jendela lembar kerja Excel, diantaranya menambahkan jendela baru (New Window), mengatur susunan beberapa buku kerja yang aktif (Arrange), membekukan sel(Freeze Panes), dan menyembunyikan buku kerja (Hide). Menu Help : adalah menu bantuan untuk mengetahui perintah-perintah yang belum dimengerti Menu ini akan tampil dengan sendirinya untuk memberikan suatu petunjuk jika Anda melakukan suatu kesalahan perintah.
E. Toolbar Standard
Gambar 4
Berfungsi untuk membuat file baru, membuka file baru, menyimpan, mencetak dokumen, dan sebagainya. Dibawah ini adalah fungsinya dari Toolbar Standard.
1. New : membuat file baru dengan menampilkan buku kerja baru. 2. Open : membuka file yang sudah pernah disimpan.
3. Save : menyimpan file atau dokumen.
4. Permission : untuk melindungi dokumen word yang telah Anda buat agar tidak bisa diakses oleh orang-orang yang tidak berkepentingan.
5. E-mail : mengirim dokumen melalui e-mail. 6. Print : mencetak dokumen ke printer.
7. Print Preview : menampilkan hasil pengetikan ke layar monitor sebelum dicetak.
9. Research : merupakan sebuah fitur yang masih dikembangkan oleh Microsoft.
10. Cut : memotong/memindahkan teks ataupun objek. 11. Copi : menyalin teks atau objek.
12. Paste : menempatkan hasil potongan (Cut) atau salinan.
13. Format Painter : menyalin format painter (bentuk pewarna) atau menyalin format data sebelumnya untuk diterapkan pada data selanjutnya yang akan disamakan. 14. Undo : membatalkan perintah terakhir.
15. Redo : mengulangi kembali perintah akibat pembatalan. 16. Insert Hyperlink : menyisipkan link.
17. Auto Sum : fungsi penjumlahan data secara otomatis.
18. Sort Ascending : mengurutkan data secara menaik (kecil ke besar). 19. Sort Deacending : mengurutkan data secara manurun (besar ke kecil) 20. Chart Wizard : membuat grafik dengan panduan Excel.
21. Drawing : mengaktifkan / menyembunyikan Toolbar Drawing. 22. Zoom : memperbesar / memperkecil tampilan lembar kerja.
F. Toolbar Formatting
Gambar 5
Toolbar yang berfungsi untuk mengatur format pada teks atau data yang terdapat pada lembar kerja. Dibawah ini adalah fungsinya dari Toolbar Formatting.
1. Font : menentukan jenis font yang digunakan. 2. Font Size : menentukan ukuran font.
3. Bold : menebalkan teks. 4. Italic : memeringkan teks. 5. Underline : menggarisbawahi teks . 6. Left : perataan kiri teks. 7. Center : perataan tengah teks. 8. Right : perataan kanan teks.
9. Marge and Center : menggabungkan sel dan mengetengahkan teks. 10. Currency Style : mengaktifkan format angka (mata uang). 11. Percent Style : mengaktifkan format persen.
12. Comma Style : mengaktifkan pemisah angka.
13. Increase Decimal : menambah angka desimal di belakang. 14. Decrease Desimal : mengurangi angka desimal di belakang. 15. Increase Indent : menambah indentasi.
16. Decrease Indent : mengurangi indentasi. 17. Borders : membuat format garis. 18. Fill Color : membuat warna background. 19. Font Color : membuat warna font.
BAB II. MENJALANKAN MICROSOFT EXCEL
A. Menjalankan Microsoft Excel
1. Klik Start lalu pilih All Programs 2. Cari Folder Microsoft Office
3. Kemudian klik Microsoft Office Excel 2003 atau persi lain yang Anda instal dikomputer
Gambar 6
B. Membuat Dokumen/File Baru
Sebelum kita membuat sebuah file pada Microsoft Word terlebih dahulu kita membuat dokumen baru, caranya adalah :
1. Klik pada menu pull down atau menu bar File, kemudian pilih New
2. Kemudian pilih Blank workbook pada Task Pane
Gambar 8
3. Atau alternatif lain adalah dengan menekan Ctrl-N pada keyboard. 4. Anda bisa memilih pada Toolbar Standard New
5. Maka akan tampil dokumen baru yang siap untuk dipakai
C. Menyimpan File
Agar kita bisa membuka data kembali, maka kita simpan data yang telah dibuat tersebut. Adapun caranya adalah :
1. Klik menu bar File pilih Save As
2. Maka akan terbuka kotak dialog Save As
3. Tentukan dimana tempat Anda menyimpan data dan pilih difolder mana Anda menyimpannya. Pada Save in seperti yang telah ditunjukkan oleh tanda panah adalah untuk mencari dimana Anda menyimpan data tersebut atau Anda memilihnya untuk disimpan baik pada My Documents atau My Computer.
Gambar 10 4. Kemudian beri nama pada File name 5. Klik Save
6. Anda bisa juga klik tombol pada Toolbar Standard pada Save
Gambar 11 D. Menutup Aplikasi Excel
1. Klik File dan pilih Exit
2. Atau Anda bisa menutup dengan cara menekan Alt+F4
3. Anda juga bisa menutup Tombol Close (X) pada pojok kanan atas dari tampilan excel
E. Membuka File yang Tersimpan
1. Klik kanan Start kemudian pilih Explore klik kiri
Gambar 13
2. Cari tempat menyimpan data atau dokumen drive (D) atau (E)
3. Setelah ditemukan klik dua kali atau klik sekali kemudian tekan Enter
Gambar 14
4. Anda juga bisa membuka File tersebut dengan cara membuka aplikasi Microsoft word terlebih dahulu kemudian klik pada menu bar File pilih Open atau Ctrl+O
5. Anda juga bisa memilih pada Toolbar Standard Open
6. Kemudian Anda bisa mencari tempat file yang Anda simpan. Bisa mencarinya melalui Look in, My Documents ataupun My Computer kemudian klik data tersebut
Gambar 16 7. Kemudian klik Open
BAB III. PENGATURAN TAMPILAN LEMBAR KERJA
Dalam tampilan lembar kerja Excel, terdapat komponen-komponen, yaitu Toolbar, Scroll Bar, Formula Bar, Status Bar, Task Pane, Gridlines, Toolbar, dan tab lembar kerja.
A. Mengaktifkan Toolbar
Menu toolbar adalah menu yang dilambangkan dalam bentuk gambar yang berfungsi untuk mempercepat suatu perintah. Toolbar mewakili beberapa perintah yang terdapat dalam menu pull-down. Toolbar dikelompokkan berdasarkan fungsi yang saling berhubungan dan berdekatan. Toolbar juga bias didefinisikan sebagai kelompok ikon-ikon atau tombol-tombol (perintah dalam bentuk gambar) yang berfungsi untuk mempermudah dan mempercepat suatu perintah, yang dikelompokkan berdasarkan fungsinya. Secara default lembar toolbar yang aktif terdiri atas Toolbar Formatting dan Toolbar Standard.
1. Klik View dan pilih Toolbar
2. Kemudian pilihlah toolbar yang Anda inginkan misalkan memilih Drawing
Gambar 17 3. Maka akan terlihat gambar seperti ini
Gambar 18
Gambar 19
5. Untuk mengaktifkan Toolbar Drawing Anda juga bisa mengklik tombol Drawing yang ada pada Toolbar Standard
Gambar 20
B. Menampilkan dan Menyembunyikan Formula Bar
Setiap teks atau data yang kita ketik dalam sel lembar kerja Excel, secara otomatis akan ditempatkan atau ditampilkan dalam formula bar.
1. Klik menu Tools dan pilih Options
2. Kemudian akan ditampilkan kotak dialog Options, klik tab View
3. Pada bagian Show, beri tanda centang (√) di Formula Bar untuk mengaktifkannya. Hilangkan tanda centang di Formula Bar untuk menyembunyikannya.
Gambar 21 4. Klik OK
Cara yang lain adalah : 1. Klik menu View.
2. Klik Formula Bar hingga tampil tanda centang (√), atau hilangkan untuk menyembunyikannya.
C. Menampilkan dan Menyembunyikan Status Bar
Pada kondisi siap digunakan, status bar menunjukkan Ready. Untuk menampilkan atau menyembunyikan status bar dapat dilakukan dengan cara.
1. Klik menu Tools dan pilih Options
2. Kemudian akan tampil kotak dialog Options dan klik tab View
3. Pada bagian Show, beri tanda centang (√) Status Bar untuk mengaktifkannya. Hilangkan tanda centang (√) di Status Bar untuk menyembunyikannya.
Gambar 22 4. Klik OK
Cara yang lain adalah : 1. Klik menu View.
2. Klik Status Bar hingga tampil tanda centang (√), atau hilangkan untuk menyembunyikannya.
D. Menampilkan dan Menyembunyikan Scroll bar
Scroll bar sebelah kanan disebut scroll bar vertical dan scroll bar sebelah bawah disebut scroll bar horizontal. Fungsinya adalah untuk menggulung layar lembar kerja ketika data pada lembar kerja memanjang atau melebar sehingga tidak dapat ditampilkan seluruhnya dalam layar monitor.
1. Klik menu Tools dan pilih Options
2. Kemudian akan ditampilkan kotak dialog Options Klik tab View
3. Pada bagian Windows Options, klik hingga tampil tanda centang (√) di Horizontal scroll bar dan Vertical scroll bar atau hilangkan tanda centang (√) untuk menyembunyikannya
Gambar 23 4. Klik OK
E. Menampilkan dan Menyembunyikan garis Bantu (Gridlines)
Pada lembar kerja Excel terdapat garis-garis pada setiap garis dan kolom. Garis-garis tersebut merupakan garis bantu yang disebut dengan Gridlines.
1. Klik menu Tools dan pilih Options
2. Kemudian akan ditampilkan kotak dialog Options klik tab View
3. Pada bagian Windows options, klik hingga tampil tanda centang (√) di Gridlines atau hilangkan tanda centang (√) untuk menyembunyikannya. Pada kotak daftar Gridlines color, kita dapat menentukan warna garis yang diinginkan.
Gambar 24 4. Klik OK
F. Menampilkan dan Menyembunyikan Task Pane
1. Klik menu View dan pilih Taks Pane hingga tampil tanda cetang (√), atau hilangkan untuk menyembunyikannya.
Gambar 25
G. Menampilkan dan menyembunyikan kepala kolom dan baris
Lembar kerja Excel terdiri dari baris dan kolom. Jumlah kolom sebanyak 256 terdiri terdiri dari header kolom (A sampai dengan IV), sedangkan jumlah baris sebanyak 65.536 terdiri dari header baris (1 sampai dengan 65.536). cara untuk menyembunyikan dan menampilkannya adalah :
1. Klik menu Tools dan pilih Options
2. Kemudian akan ditampilkan kotak dialog Options klik tab View
3. Pada bagian Windows Options, beri tanda centang (√) di Row & Column headers atau hilangkan tanda centang untuk menyembunyikannya.
Gambar 26 4. Klik OK
H. Menampilkan dan menyembunyikan Lembar Kerja
Tab sheet adalah lembar kerja pada Microsoft Excel yang secara default terdiri dari 3 lembar kerja. Cara menyembunyikannya adalah :
1. Klik menu Tools dan pilih Options
2. Kemudian akan ditampilkan kotak dialog Options klik tab View
3. Pada bagian Windows Options, beri tanda centang (√) di Sheet Tabs atau hilangkan tanda centang untuk menyembunyikannya.
Gambar 27 4. Klik OK
I. Pengaturan Jumlah Tab Sheet
1. Menambah lembar kerja
a. Klik menu Tools dan pilih Options
b. Kemudian tampil kotak dialog Options dan klik tab General
c. Pada kotak Sheets in new workbook tentukan jumlah sheet yang dibutuhkan
Gambar 28 d. Klik OK
e. Tutup aplikasi excel terlebih dahulu kemudian buka kembali maka akan bertambah lembar kerja.
2. Menghapus Lembar Kerja a. Klik Edit dan pilih Delete Sheet
b. Bisa juga dengan cara klik kanan pada lembar kerja dan pilih Delete
Gambar 29
J. Pengaturan Perpindahan Sel dengan Enter
1. Klik menu Tools dan pilih Options
2. Kemudian tampil kotak dialog options dan klik tab Edit 3. Pada Move selection after Enter biarkanlah tanda centangnya
4. Pada kotak drop down Direction pilih arah perpindahan yang di inginkan (down, right, up, left).
Gambar 30 5. Klik OK
K. Menentukan Lokasi Default Penyimpanan Data
1. Secara default file yang akan di simpan akan di tunjukkan pada dirokteri C:\ Dokumen and Setting\Nama User kita (BANG JAY)\My Documents.
2. Klik menu Tools dan pilih Options
3. Kemudian tampil kotak dialog Options dan klik tab General
4. Pada kotak Default file location, tentukan dirokteri atau folder di mana file akan di simpan misalnya D:\data
Gambar 31 5. Klik OK
Setelah Anda lakukan perintah tersebut, pada saat akan menyimpan file secara otomatis akan di tujukan pada direktori yang telah kita tentukan.
BAB IV. PENGOLAHAN DATA A. Entri Data
1. Ketik data pada sel sesuai dengan kebutuhan Anda misalnya di A1 untuk judul
2. Kemudian tekan Enter jika Anda ingin mengetik dibawahnya atau tekan tanda panah kanan jika ingin mengetik pada sel selanjutnya sebelah kanan
Gambar 32
3. Beberapa tanda panah pada keyboard diantaranya adalah tanda panah kanan →→→→ untuk mengetik pada sel sebelah kanan, tanda panah kiri ←←←← untuk mengetik data pada sel sebelah kiri, tanda panah atas ↑↑↑↑ untuk mengetik sebelah atas dan tanda panah bawah ↓
↓ ↓
↓ jika kita ingin mengetik dibawah. Anda bisa memakainya sesuai dengan kebutuhan 4. Anda bisa menghapus pada data dengan memakai BacksSpace pada saat mengetik
dan juga bisa menggunakan Delete ketika sudah diketik dan pindah sel terlebih dahulu, kemudian kembalikan lagi ke sel yang berisikan data yang akan dihapus dan tekan Delete
B. Edit Data
Data yang terdapat dalam sel terdiri atas data teks, angka/numerik, tanggal dan jam. Semua data yang telah di ketik dalam satu sel dapat di perbaiki kembali. Pengeditan data yang di maksud adalah perbaikan pada teks, angka, tanggal, jam, dan lain-lain. Dibawah ini ada beberapa cara untuk edit data
1. Klik ganda pada data sel yang akan di perbaiki, atau
2. Letakkan pointer pada data sel yang akan di perbaiki kemudian tekan keyboard F2 . 3. Kemudian perbaiki data yang terdapat dalam sel.
C. Fasilitas Undo dan Redo
Pada menu Undo dan Redo biasanya yang akan tampil berubah-ubah tidak hanya Undo Typing saja tapi akan berubah Undo Clear, Undo Delete dan lain-lain sesuai dengan kegiatan yang baru kita lakukan, Begitu juga dengan Redo.
1. Undo adalah untuk membatalkan suatu perintah yang baru kita kerjakan dengan cara klik Edit pada menu bar kemudian pilih Undo typing atau tekan Ctrl+Z
Gambar 33
2. Sedangkan Redo digunakan untuk membatalkan perintah Undo dengan cara klik Edit pilih Redo typing atau tekan Ctrl+Y
D. Cara Untuk Memblok Range
Pada saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam satu sel saja. Terkadang kita memerlukan range baik untuk keperluan menghapus, menyalin, memindahkan data atau untuk keperluan lainnya, oleh karena itu kita harus memblok/menyorot data tersebut.
1. Menyorot Range Menggunakan Tombol Shift
a. Tempatkan penunjuk sel awal dari range yang akan diblok yaitu A3
b. Sambil menekan Shift, tekan tombol anak panah dan tarik sampai sel tujuan, yaitu E15
Gambar 35
2. Membuat Range Menggunakan Mouse
a. Klik sel yang merupakan sel awal range, yaitu B4. Pointer/penunjuk mouse harus barada dalam keadaan tanda plus warna putih (kursor berada dalam sel bukan tepi sel).
b. Sambil tetap menekan klik kiri mouse, gerakkan mouse (drag) ke sel tujuan, yaitu sel F14.
3. Menyorot Sederetan Kolom atau Baris
Suatu kolom atau baris dapat disorot dengan mengklik huruf kolom atau nomor baris yang Anda butuhkan. Misalnya cukup klik huruf kolom B bila ingin menyorot seluruh kolom B.Untuk menyorot sederetan kolom dapat dilakukan dengan mengikuti langkah sebagai berikut :
a. Klik di huruf kolom (di contoh ini adalah B)
Gambar 37 b. Klik di angka baris (di contoh ini adalah 3).
E. Menghapus Data
Untuk menghapus data ada beberapa macam, yaitu menghapus data yang ada pada sel atau range, menghapus format yang telah diatur dalam data dan menghapus data dan format data tersebut.
1. Tempatkan pointer mouse pada data range tersebut
Gambar 39
2. Lalu tekan tombol Delete atau Anda bisa menghapus melalui menu bar dengan cara klik Edit pilih Clear dam klik Contents Del
3. Bisa juga memakai fasilitas klik kanan dan pilih Clear Contents
Gambar 40
4. Bila ingin menghapus format tampilan data, dapat dilakukan dengan memilih dan mengklik menu Edit, Clear, Formats.
5. Sedangkan jika ingin menghapus data dan formatnya adalah dengan cara mengklik menu Edit, Clear, dan pilih All
F. Pengaturan Kolom dan Baris
1. Merubah Lebar Kolom
Cara Pertama :
a. Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan diubah lebarnya. Sehingga kursor berubah seperti ini
Gambar 41
b. Klik dan jangan dilepas pada batas kolom, tarik kolom dan akan mengikuti data terpanjang yang ada pada kolom dan lepas. Inilah batas kolom seperti yang ditunjukkan oleh tanda panah yaitu antara huruf B dan C.
Gambar 42 Cara kedua adalah :
a. Pilih kolom yang akan dirubah atau beberapa kolom yang akan dirubah ukurannya b. Klik menu bar Format pilih Column dan klik Width
c. Pada kotak dialog Anda bisa menentukan berapa lebarnya, misalnya 15
Gambar 43 d. Klik OK
e. Untuk mengatur lebar kolom sesuai dengan data yang ada secara otomatis disesuaikan adalah dengan cara klik menu bar Format pilih Column dan klik Autofit Selection
2. Merubah Tinggi Baris
a. Klik tombol kiri mouse pada batas baris antara 3 dan 4, dan sambil terus menekan mouse, geser/draglah mouse hingga tinggi baris sesuai yang diinginkan. Kursor akan berubah seperti dibawah ini. Dalam kasus ini baris 3 yang akan kita perbesar
Gambar 44
b. Dibawah ini contoh dari penempatan mouse pada batas baris
Gambar 45
c. Anda bisa juga dengan mengklik menu bar Format pilih Row dan klik Height d. Pada kotak dialog Anda bisa menentukan berapa lebarnya, misalnya 25
Gambar 46 e. Klik OK
3. Menyembunyikan Kolom dan Baris
Penyembunyian kolom atau baris adalah dimaksudkan agar data penting kita tidak mudah untuk dicontek oleh orang lain. Dibawah ini adalah cara untuk menyembunyikan kolom
a. Klik menu bar Format pilih Column pilih Hide. Coba Anda tempatkan kursor pada C5 di kolom C
b. Inilah contoh penempatan dari kolom C
Gambar 47
c. Maka akan tersembunyi data yang kita maksudkan, untuk memunculkannya kembali maka data yang kita sembunyikan (kolom C), sedangkan kolom yang diblok adalah sebelum dan sesudah dari kolom C tersebut misalnya B dan D, adapun caranya adalah kita blok terlebih dahulu B dan D dan kita klik Format pilih Column klik Unhide
Adapun cara untuk menyembunyikan baris adalah seperti berikut a. Klik menu bar Format pilih Row pilih Hide
b. Inilah contoh dari penempatan dari baris 6
Gambar 48
c. Maka akan tersembunyi data yang kita maksudkan, untuk memunculkannya kembali data yang disembunyikan (baris 6), maka yang kita blok adalah sebelum dan sesudah dari huruf 6 tersebut misalnya 5 dan 7, adapun caranya adalah kita blok terlebih dahulu 5 dan 7 dan klik Format pilih Row kemudian klik Unhide
4. Menyisipkan Kolom dan Baris
Kadang kala kita perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat memasukkan/mengetikkan data, ternyata ada data-data yang terlewat. Langkah-langkah yang dapat ditempuh adalah seperti berikut ini :
a. Blok data dan klik Insert, Rows untuk menyisipkan baris baru
Gambar 49
b. Atau sorotlah sel atau range kemudian klik kanan dan pilihlah Insert
Gambar 50 c. Maka akan muncul seperti gambar dibawah ini
• Kemudian pilihlah Shift cell right untuk menambah sel sebelah kanan • Shift cell Down untuk menambah sel dibawah
• Entire Rows untuk menambah baris
• Entire Column untuk menambah kolom
d. Jika ingin menambah kolom Insert, Column
e. Anda bisa juga blok data C4:C6 dengan klik kanan pada data baris yang akan ditambah dan pilih Insert
f. Begitu pula untuk menyisipkan sel baru Insert, Cells g. Inilah contoh penambahan dari baris
Gambar 52
5. Menghapus Kolom, Baris dan Sel
Selain data yang terlewat, terkadang kita juga menemukan data-data yang mengalami penulisan dua kali. Untuk yang semacam ini, untuk memperbaiki penulisan data dapat ditempuh dengan menghapus sel, baris ataupun kolom.
a. Sorot sel atau range tempat sel, baris atau kolom yang akan dihapus, contohnya adalah Anda bisa blok data C4:C6
b. Pilih dan klik menu Edit, Delete. Kotak dialog Delete akan ditampilkan Pilih dan klik salah satu pilihan berikut ini :
Gambar 53
• Shift cells left, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang Anda sorot dan menggantinya dengan data pada baris sama di sebelah kanannya.
• Shift cells up, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang Anda sorot dan menggantinya dengan data pada kolom sama di sebelah bawahnya
• Entire row, digunakan untuk menghapus seluruh baris pada sel atau range yang Anda sorot
• Entire column, digunakan untuk menghapus seluruh kolom pada sel atau range yang Anda sorot
c. Anda bisa juga menyorot dan klik kanan seperti gambar 50 halaman 27 kemudian pilih Delete
d. Klik OK
G. Menyalin (Copy) Isi Sel atau Range
Sebagai catatan bahwa dalam melakukan langkah-langkah pada lembar kerja Microsoft Excel kita bisa melakukannya dengan 4 cara diantaranya adalah dengan menu bar atau menu pull-down, dengan fasilitas ikon toolbar, dengan klik kanan dan fasilitas menekan keyboard. Untuk lebih mudah kita bagi menjadi dua yaitu menu bar atau pull-down dan toolbar ikon sedangkan yang lainnya kita gabungkan baik dengan salah satu dari cara keduanya, adapun langkah-langkahnya adalah :
Menggunakan Menu Pull-Down
1. Sorot atau blok data pada sel atau range yang akan Anda copy misalnya pada A3:G18
Gambar 54 2. Ketik menu bar Edit, Copy atau memakai Ctrl+C 3. bisa juga dengan menyorot data dan klik kanan pilih copy
4. Kemudian klik pada menu bar Edit, Paste atau tekan pada keyboard Ctrl+V atau 5. Anda bisa blok dan klik kanan pada data dan pilih Paste
Menggunakan Toolbar Icon
1. pada data yang tersorot seperti diatas pada A3:G18 2. Klik pada Toolbar Standard Copy
Gambar 56 3. Maka akan ada tanda pada data terputus-putus.
4. Kemudian letakkan pada sel J3 disampingnya atau A21 jika ingin dibawah 5. Bisa juga memakai Toolbar Standard pada Paste
Gambar 57
H. Memindahkan Isi Sel atau Range
1. Sorot atau blok data pada sel atau range yang akan Anda pindahkan misalnya pada A3:G18 seperti pada gambar 54 halaman 29
2. Ketik menu bar Edit, Cut atau memakai Ctrl+X atau
3. Anda bisa blok pada A3:G18 dan klik kanan seperti gambar 55 halaman 29 dan pilih Cut
4. Atau bisa juga memakai pada Toolbar Standard Cut
Gambar 58 5. Maka akan ada tanda pada data terputus-putus.
6. Kemudian letakkan pada sel J3 disampingnya atau A21 jika ingin dibawah
7. Kemudian klik pada menu bar Edit, Paste atau tekan pada keyboard Ctrl+V atau bisa juga memakai Toolbar Standard pada Paste
I. Pengaturan Lembar Kerja
1. Menambah Lembar Kerja (Worksheet)
a. Pilih pada menu bar Insert kemudian klik Worksheet maka akan bertambah lembar kerja kita
b. Bisa juga dengan menempatkan mouse pointer pada salah satu Worksheet yang ada
Gambar 59
d. Kemudian pilih Insert maka akan muncullah kotak dialog e. Pilih Worksheet dan pilih OK
Gambar 60 f. Bertambah lembar kerja baru
2. Menghapus Lembar Kerja
a. Pilih lembar kerja yang akan dihapus dan pada menu bar klik Edit kemudian pilih Delete sheet maka akan terhapuslah lembar kerja.
b. Bisa juga dengan menempatkan mouse pointer pada salah satu worksheet yang ada c. Klik kanan mouse seperti pada gambar 59 dan pilih Delete maka lembar kerja
yang dimaksud akan terhapus seperti gambar dibawah ini.
3. Mengcopy Lembar Kerja
a. Klik nama sheet yang akan dicopy misalnya pada sheet data1
b. Kemudian klik pada menu bar Edit dan pilih Move or Copy Sheet maka akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini
c. Kemudian centang pada Create a copy dan klik OK
Gambar 62
d. Anda bisa juga menempatkan mouse pointer pada nama worksheet yang akan Anda copy dan klik kanan mouse dan Pilih Move or copy
e. Centang pada Create a copy f. Klik OK
g. Inilah contoh dari penyalinan lembar kerja
Gambar 63
4. Memindahkan Lembar Kerja
a. Klik nama sheet yang akan dicopy misalnya pada sheet data1
b. Kemudian klik pada menu bar Edit dan pilih Move or Copy Sheet maka akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini
c. Tanpa centang pada Create a copy dan pilih dimana Anda akan menempatkan worksheet tersebut pada Before sheet apakah setelah data2 atau data3 kemudian klik OK
Gambar 64
d. Anda bisa juga menempatkan mouse pointer pada nama worksheet yang akan Anda copy dan klik kanan kemudian akan muncul menu shortcut pilih Move Or copy
e. Tanpa centang pada Create a copy klik OK
f. Anda bisa juga mengklik pada salah satu lembar kerja dan ditahan kemudian tarik dimana anda akan memindahkannya dan lepaskan
g. Dibawah ini adalah contoh dari pemindahan lembar kerja dari dari Sheet3(2) yang terletak sebelum Sheet1 dipindahkan ke Sheet sesudahnya atau sebelum Sheet2
Gambar 65
5. Merubah Nama Lembar Kerja
a. Jika Anda ingin merubah dari nama sheet1 ke data1 b. Tempatkan mouse pada nama sheet1
c. Klik pada menu bar Format pilih Sheet dan klik Rename d. Ganti nama tersebut dari sheet1 ke data1
e. Tekan Enter
f. Anda juga bisa klik kanan mouse dan pilih Rename g. Ganti nama dari sheet1 ke data1
Gambar 66 h. Tekan Enter
i. Anda bisa juga mengklik dua kali pada nama sheet tersebut dan ganti namanya.
6. Menyembunyikan dan Menampilkan Lembar Kerja
Penyembunyian lembar kerja dimaksudkan untuk melindungi data agar data penting yang kita punya tidak dirubah atau dirusak oleh orang lain atau melindunginya dari hal-hal yang tidak diinginkan termasuk dicontek dan lain-lain
a. Klik pada menu bar Format pilih Sheet dan klik Hide
b. Maka akan tersembunyi secara otomatis, sedangkan untuk menampilkannya kembali adalah dengan cara klik Format pilih Sheet dan klik Unhide
c. Maka akan ada kotak dialog konfirmasi seperti ini dan klik OK
Gambar 67
J. Pengaturan Huruf (Font) Pada Microsoft Word
1. Mengganti Jenis Font
Gambar 68
b. Klik menu Format dan pilih Cells atau bisa menekan Ctrl+Shift+F c. Atau setelah diblok data dan klik kanan kemudian pilih Format Cells
Gambar 69 d. Klik tab Font.
Gambar 70 e. Tentukan Font : Jenis font yang digunakan
Gambar 71 f. Inilah contoh gambar dari penentuan font
2. Mengganti Font Style
a. Blok teks pada sel yang akan diubah hurufnya seperti pada range B4:B18 b. Klik menu Format Klik Cells
c. Klik tab Font seperti gambar 70 halaman 36 dan tentukan Font Style
d. Alternatif lain adalah Anda blok data seperti pada gambar 69 halaman 35 dan klik kanan pilih Format Cells
e. Anda juga bisa memakai cara dibawah ini dengan mengklik Tombol pada Toolbar Standard Bold dan Italic
Gambar 73 f. Inilah contoh gambar dari penentuan Font Style
Gambar 74
3. Mengganti Ukuran Font
a. Blok teks pada sel yang akan diubah hurufnya yaitu pada range B4:B18 b. Klik menu Format dan pilih Cells atau Anda menekan Ctrl+Shift+P c. Klik tab Font dan tentukan Size
d. Anda juga bisa memakai cara dibawah ini dengan mengklik Tombol pada Toolbar Standard Font Size
e. Inilah contoh gambar dari penentuan Font Style
Gambar 76
f. Untuk mengaktifkan Format Cells bisa juga memakai klik kanan dan pilih Format Cells
4. Menggaris Bawahi Teks
a. Blok teks pada sel yang akan diubah hurufnya yaitu pada range B4:18 b. Klik menu Format dan pilih Cells
c. Klik tab Font dan tentukan Underline
d. Atau Anda blok data dan klik kanan pilih Format Cells
e. Anda juga bisa memakai cara dibawah ini dengan mengklik Tombol pada Toolbar Standard Underline
Gambar 77 f. Inilah contoh gambar dari penentuan Underline
Gambar 78
5. Memberi Warna Teks
a. Sorotlah teks yang akan diberi warna pada range B4:B18
b. Klik menu Format pilih Cells atau Ctrl+1 maka akan muncul kotak dialog Format cells
c. Klik tab Font
Gambar 79
d. Kemudian pada Color dan tentukan warna apa yang Anda butuhkan e. Kemudian klik OK
f. Anda juga bisa melakukannya dengan cara menyorot teks dan pilih pada Toolbar Formatting Font Color (auto) dan pilih warna yang Anda butuhkan.
Gambar 80
g. Untuk mengaktifkan Format Cells bisa juga memakai klik kanan dan pilih Format Cells
h. Ini Contoh dari pewarnaan teks
Gambar 81
6. Memberi Efek pada Teks
a. Blok teks pada sel yang akan diberi efek hurufnya pada range B4:B18 b. Klik menu Format Klik Cells
c. Klik tab Font dan tentukan Font Style
d. Anda juga bisa memakai cara dibawah ini dengan mengklik Tombol pada Toolbar Standard Effecks : model teks pencetakan lainnya, seperti Strikethrough (cetak coret), Superscript (teks menaik), Subscript (teks menurun). Hasil sementara dapat Anda lihat pada kotak preview.
e. Klik OK
f. Untuk mengaktifkan Format Cells bisa juga memakai klik kanan dan pilih Format Cells
K. Format Data
1. Perataan Teks Sesuai dengan Kebutuhan (Alignment)
Letak perataan teks dapat diatur, perataan teks yang umum adalah rata kiri, rata kanan, dan tengan. Anda juga dapat membuat perataan teks dengan orientasi berdiri, menyamping, dan diagonal dengan derajat tertentu. Langkah untuk mengatur letak perataan teks atau format alignment adalah sebagai berikut.
Gambar 82
b. Klik menu Format Klik Cells.
c. Klik tab Alignment, kemudian tampil kotak dialog Format Cells.
d. Pilih Text alignment, dibagian Horizontal pilih Center Across Selection. Dan pada Vertical Anda bisa merubah Center juga. Perataan teks ini diatur sesuai dengan kebutuhan tentunya
Gambar 83
e. Anda bisa menentukan sesuai dengan kebutuhan, seperti yang diterangkan dibawah ini :
• Haorizontal : perataan teks posisi horizontal pada sel. General untuk umum, Left (indent) untuk rata kiri, Center untuk rata tengah, Right (indent) untuk rata kanan dan Justify untuk rata semuanya.
• Vertical : perataan teks posisi vertical pada sel. Top untuk rata atas, Center untuk rata tengah, Bottom untuk rata bawah, Justify untuk rata semuanya.
• Text control : fungsi control teks Wrap text (teks melipat sendiri), Shrink to fit (menyesuaikan ukuran berdasar lebar dan tinggi sel), Merge cells (menggabungkan sel).
f. Klik OK.
g. Anda juga bisa menyorot data dan klik kanan dan pilih Format Cells kemudian pilih Alignment
h. Inilah Hasilnya semua menjadi rata tengah apa yang diblok tadi
Gambar 84
i. Anda juga bisa melakukan klik perataan teks pada Toolbar Formatting seperti gambar dibawah ini.
Gambar 85
2. Menggabungkan Beberapa Sel
Beberapa sel dapat digabungkan menurut kebutuhannya. Sel yang digabungkan dapat terdiri atas beberapa kolom atau baris. Penggabungan sel ini disebut dengan istilah Merge Cells. Perintah untuk menggabungkan sel dapat menggunakan menu atau toolbar ikon. Menggunakan Menu Pull-Down
Berikut ini uraian untuk menggabungkan sel.
a. Blok sel yang akan digabungkan. Kita lihat dari A1:G1
b. Klik menu Format Klik Cells atau Ctrl+1 maka akan muncul kotak dialog Format Cells
c. klik tab Alignment
Gambar 87
d. Pada bagian Horizontal dan Vertical pilihlah Center e. Kemudian pilih Merge Cells
f. Kemudian pilih OK
g. Untuk mengaktifkan Format Cells bisa juga memakai klik kanan dan pilih Format Cells dan lakukan seperti langkah diatas
h. Inilah hasil dari penggabungan sel pada A1:G1
Gambar 88 Menggunakan Toolbar Icon
Menggabungkan sel dengan toolbar ikon berbeda dengan menggunakan menu. Dengan toolbar ikon, otomatis teks akan ke tengah (center) dan sel akan menjadi satu (bergabung). Berikut ini langkah menggabungkan sel dengan toolbar ikon.
a. Blok sel yang akan digabungkan.
b. Klik ikon Merge and Center pada Toolbar Formatting
3. Memberi Warna Kolom dan Baris (Pattern)
Format pattern adalah fasilitas untuk memberikan warna shading dan warna dengan bentuk motif pada suatu sel atau range dengan memanfaatkan fasilitas format pattern. Berikut langkah untuk membuat warna shading dan warna pattern
a. Blok sel yang akan di buatkan warna shading atau warna pattern pada range B4:B18
b. Klik menu Format pilih Cells c. Klik tab Patterns
Gambar 90
d. Tentukan Cells Shading : Color ( warna background ) , Pattern ( bentuk motif dari background ) hasil sementara dapat di lihat melalui kotak sample
e. Klik OK
f. Untuk mengaktifkan Format Cells bisa juga memakai klik kanan pada data yang terblok dan pilih Format Cells kemudian atur seperti pengaturan diatas
g. Anda bisa juga melalui Toolbar Formatting dengan mengklik Pattern
Gambar 91 h. Inilah contoh dari pewarnaan kolom atau baris
Gambar 92
4. Memutar Teks
Terkadang kita memerlukan untuk memutar suatu teks karena sesuai dengan kebutuhan dari data tersebut.
a. Sorotlah range yang akan diputar, misalnya A3:G3 seperti gambar 82 halaman 41 b. Klik menu Format kemudian Pilih Cells atau Ctrl+1 maka akan terlihat kotak
dialog Format Cells c. Klik tab Alignment
Gambar 93
d. Tentukan nilai 90 atau -90 pada bagian Gegrees untuk menentukan arah dan tingkat kemiringan yang Anda inginkan atau anda bisa menentukannya pada bagian Orientation dan dragging melalui mouse pointer
e. Kemudian pilih OK
f. Untuk mengaktifkan Format Cells bisa juga memakai klik kanan dan pilih Format Cells
Gambar 94
5. Membuat Border atau Bingkai
Pada lembar kerja Excel terdapat garis-garis yang disebut gridlines. Garis-garis tersebut tidak akan ikut tercetak. Tampilan dari data yang Anda ketik dalam lembar kerja Excel belum memiliki garis bingkai, yang disebut border. Berikut langkah untuk membuat border pada data lembar kerja Excel.
a. Blok data dari A3 sampai G18 b. Klik menu Format dan pilih Cells
c. Hingga tampil kotak dialog Format Cells, klik tab Border.
Gambar 95 d. Tentukan
- Line style : mengatur garis border : Style ( model garis yang akan di gunakan ) .
- Presets : setting border yang di inginkan : None : menghapus garis , Outline : garis pada keliling range/ sel, Inside : garis di dalam suatu range.
- Borders : mengatur atau memilih letak garis yang di inginkan dalam suatu sel atau range.
e. Klik OK
f. Anda bisa juga melalui Toolbar Formatting dengan mengklik Borders
Gambar 96
g. Untuk mengaktifkan Format Cells bisa juga memakai klik kanan pada data yang terblok dan pilih Format Cells dan pilih tab Border
h. Ini hasilnya dari pembuatan border
Gambar 97
L. Pengurutan Data
1. Mengurutkan Angka dan Mengcopy Data
a. Ketikkan NO URUT pada sel A3 b. Kemudian klik angka 1 pada A4 c. Angka 2 pada A5
d. Sorot range A4:A5, angka 1 dan 2
e. Tempatkan mouse pointer pada pojok kanan bawah dari range tersebut dibawah nomor 2 sehingga bentuk dari mouse pointer tersebut berubah jadi Fill Handle (+ warna hitam)
f. Klik dan jangan dilepas kemudian geser (drag) kebawah sampai pada posisi yang diinginkan atau jumlah angka yang diinginkan.
g. Anda juga bisa melakukan hal tersebut dengan cara menulis angka 1 saja
h. Kemudian Anda tempatkan mouse pointer pada pojok kanan bawah dari range tersebut sehingga bentuk dari mouse pointer tersebut berubah jadi Fill Handle (+ warna hitam)
i. Sambil Anda menggeser kebawah sampai pada posisi yang ditentukan dan Anda juga menekan Ctrl pada keyboard maka otomatis akan bertambah
j. Anda juga bisa melakukan hal tersebut dengan cara menulis angka 1 saja k. Kemudian pada sel A5 ketik karakter =A4+1 dan klik Enter
l. Tempatkan mouse pointer pada pojok kanan bawah dari range tersebut sehingga bentuk dari mouse ponter tersebut berubah jadi Fill Handle (+ warna hitam) m. Klik dan jangan dilepas kemudian geser (drag) kebawah sampai pada posisi yang
diinginkan atau jumlah angka yang diinginkan.
n. Selain cara diatas Anda juga bisa menyalin data dan mendrag atau menggeser dengan cara seperti diatas untuk teks atau untuk jumlah hasil dari rumus-rumus yang ada diexcel.
o. Inilah hasil dari mengurut data
Gambar 99
p. Untuk keterangan dibawah ini setiap kali sesudah mengurutkan data apa saja tentu ada tanda pada ujung yang diberi tanda panah, diklik terlebih dahulu. Untuk Copy Cells fungsinya menyalin seperti data awal sedangkan Fill Series adalah untuk pengurutan data, jika kita ingin menyalin seperti data sebelumnya maka kita pilih Copy Cells
Gambar 100
2. Mengurutkan Tanggal dan Waktu
Pengurutan Tanggal
a. Ketikkan pada E3 Tanggal
Gambar 101
b. Kemudian ketik pada E4 01/01/12 dan tekan Enter
c. Tempatkan mouse pointer kembali pada E4 dan letakkan kursor dipojok kanan bawah dari range tersebut sehingga bentuk dari mouse pointer tersebut berubah jadi Fill Handle (+ warna hitam)
d. Klik dan jangan dilepas kemudian geser (drag) kebawah sampai pada posisi yang diinginkan atau jumlah angka yang diinginkan. Dalam kasus ini sampai E18
Gambar 102 Pengurutan Waktu
a. Ketikkan pada F3 Waktu
Gambar 103
b. Kemudian ketik pada F4 10:00:00 dan tekan Enter
c. Tempatkan mouse pointer kembali pada F4 dipojok kanan bawah dari range tersebut sehingga bentuk dari mouse pointer tersebut berubah jadi Fill Handle (+ warna hitam)
d. Klik dan jangan dilepas kemudian geser (drag) kebawah sampai pada posisi yang diinginkan atau jumlah angka yang diinginkan.
Gambar 104
NB : Pada pengurutan tanggal dan waktu pada keterangan ini adalah hanya sebagai penjelasan saja, kita lihat bahwa pengurutan pada Tanggal dari tanggal 1 sampai 15, sedangkan sebenarnya untuk mengambil gaji dipastikan tanggal 1 atau tanggal 2 atau 3. sedangkan pada Waktu kita lihat dari jam 10.00 pagi sampai jam 12 malam, itu tidak mungkin terjadi ada orang yang mau ambil jam 12 malam. Itu hanya contoh saja untuk pengurutan tanggal dan waktu.
3. Membuat Daftar Urutan Sendiri
Kita juga bisa membuat urutan sendiri sesuai dengan kebutuhan data yang kita ketik pada lembar kerja.
a. Klik menu Tools dan pilih Options maka akan mucul kotak dialog Options b. Pilih tab Custom Lists
Gambar 105 c. Klik pada NEW LIST pada custom lists
d. Maka kursor akan ditempatkan bagian List Entries e. Kemudian ketik data-data sesuai dengan kebutuhan Anda f. Kemudian klik Add
g. Klik OK
h. Anda bisa menampilkan urutan sesuai dengan apa yang Anda tambahkan dengan cara menulis dan mendrag/menggeser seperti cara mengurutkan nomor dan tanggal.
M.Format Angka
Format angka digunakan untuk menentukan penambahan jenis mata uang, angka desimal pada data dan penambahan titik pada angka ribuan.
1. Format Angka Number
a. Letakkan pointer pada sel atau blok sel yang akan dibuat format angka pada reange G4:G18.
Gambar 106
b. Klik menu Format klik Cells, hingga tampil kotak dialog format cells.
c. Klik tab Number dan pilih Number, untuk format angka dengan menggunakan opsi jumlah angka desimal, separator 1000 (pemisah 1000 dengan koma), dan format bilangan negative.
d. Tentukan decimal places dengan jumlah angka desimal setelah titik.
e. Beri tanda cek (√) pada Use 1000 Separator, untuk membuat pemisah bilangan seribu dengan koma
f. Pilih Negative numbers, untuk jenis bilangan negative yang akan ditampilkan g. Klik OK
h. Pemberian Koma memakai Toolbar Formatting seperti dibawah ini klik Comma Style
Gambar 108
i. Pemberian penambahan Desimal memakai Toolbar Formatting seperti dibawah ini klik Increase Decimal
Gambar 109
j. Pemberian pengurangan desimal memakai Toolbar Formatting seperti dibawah ini klik Decrease Decimal
Gambar 110
2. Format Angka Currency
a. Data masih terblok seperti pada gambar 106 halaman 52 persisnya pada G4:G18 b. Klik menu Format klik Cells, hingga tampil kotak dialog format cells.
c. Klik tab Number dan pilih Currency, untuk format angka dengan menggunakan opsi jumlah angka desimal, symbol mata uang dengan angka, dan format bilangan negative.
d. Tentukan decimal places dengan jumlah angka desimal setelah titik. e. Pilih Symbol, untuk mata uang yang digunakan
f. Pilih Negative numbers, untuk jenis bilangan negative yang akan ditampilkan g. Klik OK
h. Pemberian Rp memakai toolbar formatting seperti dibawah ini
Gambar 112
3. Format Angka Accounting
a. Data masih terblok pada G4:G18
b. Klik menu Format klik Cells, hingga tampil kotak dialog format cells.
c. Klik tab Number dan pilih Accounting, untuk format angka dengan menggunakan opsi jumlah angka desimal dan symbol mata uang merapat dengan angka.
Gambar 113
d. Tentukan decimal places dengan jumlah angka desimal setelah titik. e. Pilih Symbol, untuk mata uang yang digunakan
f. Klik OK
g. Pemberian decimal bisa memakai Increase Decimal pada Toolbar Formatting seperti pada gambar 109 halaman 53 dan untuk menguranginya bisa memakai Decrease Decimal. Begitu pula pemberian jenis mata uang dengan mengklik tombol Currency seperti pada gambar 112
Sebagai catatan bahwa jika terjadi pada sel angka, tanggal dan lain sebagainya muncul seperti ini ####### berarti kolom kurang lebar dan sesuaikanlah lebarnya sesuai dengan kebutuhan. Dibawah ini contoh dari gambar untuk pemberian desimal 2, separator (titik setelah tiga angka) dan mata uang (Rp).
Gambar 114
4. Format Tanggal dan Waktu
Maksud dari format tanggal adalah merubah bentuk tanggal sesuai dengan keinginan kita apakah menginginkan angka semua seperti 1/1/2012 atau angka, angka teks dan angka seperti 1 januari 2012 atau bentuk-bentuk yang lain.
a. Kita buka kembali data yang kita buat
b. Kemudian kita sorot pada tanggal pada range E4:E18
Gambar 115
c. Klik menu bar Format, pilih Cells atau tekan Ctrl+1 maka akan muncul kotak dialog Format Cells
Gambar 116
e. Pada bagian Type, klik 1 Januari 2012 atau pilih sesuai dengan selera Anda f. Pada bagian Locate (location) pilihlah bahasa Indonesia
g. Klik OK
h. Inilah hasil dari perubahan yang dibuat
Gambar 117
Sedangkan untuk format waktu adalah seperti dibawah ini : a. Kita buka kembali data yang kita buat
b. Kemudian kita sorot pada tanggal pada range F4:F18
c. klik menu bar Format, pilih Cells atau tekan Ctrl+1 maka akan muncul kotak dialog Format Cells
Gambar 118
e. Pada bagian Type, klik 13:30:55 atau pilih sesuai dengan selera Anda f. Pada bagian Locate (location) pilihlah bahasa Indonesia
g. Klik OK
5. Membuat Format Sendiri
Untuk keperluan pembuatan data kita memerlukan format sesuai dengan kebutuhan data tersebut, misalnya 13 Mar 12, 1 Liter, 1 buah, 1 Unit atau lain sebagainya.
a. Buka data kita, blok range pada D4:D13 pada menu Jumlah
b. Misalnya masih memakai 1 saja maka untuk menambahnya menjadi 1 unit atau format-format yang lain.
Gambar 119
c. Klik menu bar Format, pilih Cells atau tekan Ctrl+1 maka akan muncul kotak dialog Format Cells
Gambar 120
e. Pada bagian Type ketik ##(spasi)”unit/buah/liter”. Contoh : ## “unit” f. Klik OK
g. Ini hasil dari pembuatan format sendiri
Gambar 121
N. MENGGUNAKAN RUMUS
Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke dalam suatu sel pada lembar Kerja. Operator hitung yang dapat digunakan diantaranya adalah + (penjumlahan), － (pengurangan), / (pembagian) ataupun X (perkalian). Dibawah ini akan diterangkan beberapa cara penggunaannya.
1. Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap
a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini F4) b. Ketik rumus “=5*500000” pada kolom baris rumus dan tekan Enter
Gambar 122
2. Menulis Rumus dengan Referensi Sel
a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini F5) b. Ketik rumus “=D5*E5” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.
c. Dengan menggunakan cara ini, bila data di sel D5 & (atau) E5 diubah, maka hasil pada sel F5 pun akan ikut berubah.
Gambar 123
3. Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk
Dengan menggunakan keyboard atau mouse :
a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini F6) b. Ketik “=” pada kolom baris rumus
c. Pilih atau klik sel D6, lalu ketik “*” d. Pilih atau klik sel E6 lalu tekan Enter.
Gambar 124
4. Menyamakan Data pada Lembar Kerja yang Satu Dengan Lembar Kerja yang Lain
Menyamakan lembar kerja yang satu dengan data yang lain biasanya dipakai untuk keperluan kantor seperti data gaji dan data-data keperluan kantor yang lain.
a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang akan disamakan dengan lembar kerja lain, misalkan lembar kerja A
b. Ketik “=” pada kolom tersebut
c. Klik pada lembar kerja lain (lembar kerja B) dan pilihlah data yang akan dijadikan sama dengan data pada lembar kerja A
d. Tekan Enter dan lihatlah hasilnya O. Fungsi Statistik
SUM : digunakan untuk menjumlahkan sederatan angka. =SUM(number1, number2,…)
AVERAGE : digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data. = AVERAGE(number1, number2,…)
MAX : digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data angka. = MAX(number1, number2,…)
MIN : digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data angka. = MIN(number1, number2,…)
COUNT : digunakan untuk mencari jumlah data yang terdapat dalam range tertentu (sel yang terisi data)
= COUNT(value1, value2,…) 1. Klik pada sel E14 2. Ketik =SUM( 3. Klik pada sel E4
4. Tekan tombol Shift bersamaan dengan klik pada sel E13
5. Ketik ) atau kurung tutup, sehingga secara lengkap terlihat =SUM(E4:E13) 6. Tekan Enter
Gambar 125
8. Atau Anda bisa memakai Toolbar Formatting dengan menekan Autosum. Anda juga dapat memakai fasilitas yang lain seperti yang Anda lakukan pada autosum
Gambar 126
P. Menyisipkan Gambar
Pada data-data tertentu diperlukan gambar untuk memperjelas keterangan dari data tersebut. Dibawah ini kita akan menyisipkan gambar pada data dengan cara sebagai berikut :
1. Klik pada menu bar Insert Pilih Picture dan klik From File
2. Akan terlihat kotak dialog kemudian pilih folder pada drive dimana tempat Anda menyimpan gambar, seperti mencarinya di Look in atau pada My Computer
3. Klik gambar tersebut dan pilih Insert
4. Anda juga bisa melakukannya dengan cara mengklik Insert Picture pada Toolbar Drawing
Gambar 128 5. Ini contoh gambar
Gambar 129
Q. Menyisipkan Wordart
1. Klik pada menu bar Insert pilih Picture dan klik Wordart
2. Akan terlihat kotak dialog Wordart Gallery kemudian pilih bentuk teks Wordart yang Anda inginkan
Gambar 130
3. Maka akan tampil kotak dialog seperti ini dan tentukan Font, ukuran hurufnya, memakai Bold atau Italic dan klik OK
Gambar 131 4. Klik OK
5. Anda juga bisa melakukannya dengan cara mengklik Insert Wordart pada Toolbar Drawing
Gambar 132
R. Mengkaitkan Satu Dokumen Dengan Dokumen Lain (Hyperlink)
1. Sorot atau blok dulu teks yang akan dihubungkan 2. Pilih pada menu bar Insert dan klik Hyperlink
Gambar 133 4. Klik OK
5. Anda bisa juga langsung mengklik pada Toolbar Standard pada Insert Hyperlink
Gambar 134
S. Menemukan Data (Huruf/Angka) dan Merubahnya
1. Menemukan Data
Untuk menemukan data yaitu mengetik data tersebut sehingga keluar data yang sama, kemudian kita bisa memperbaiki data yang salah. Adapun caranya adalah :
a. Klik Edit dan pilih Find atau Ctrl+F
b. Ketik teks yang akan dicari misalnya Produksi dan klik Find Next sampai ditemukan kalimat atau teks yang dimaksud
c. Inilah proses pencarian
2. Merubah Teks yang Salah
a. Misalkan yang salah adalah tdak akan dirubah menjadi tidak b. Maka klik Edit dan pilih Replace atau Ctrl+H
c. Ketik pada Find What kata-kata yang salah dan ketik pada Replace With kata-kata yang benar kemudian klik Replace atau Replace All
d. Inilah proses dari perbaikan data
Gambar 136
T. Memberi Password pada Data
Terkadang data yang kita ketik dalam Microsoft excel merupakan data yang sangat rahasia. Agar data rahasia tersebut tidak di ketahui orang lain, file tersebut harus kita simpan dengan menggunakan password, sehingga orang lain tidak akan dapat membukanya. Perlu di perhatikan, dalam penentuan password harus diingat. Apabila lupa terhadap password yang di buat, kita tidak bisa membuka file tersebut. Untuk menyimpan dengan memberikan password dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Klik menu File dan pilih Save As.
2. Kemudian akan ditampilkan kotak dialog Save As.
3. Pada kotak Save in tentukan direktori penyimpanan file, misalnya My Documents. 4. Pada kotak File name tentukan nama file, misalnya Data1.
5. Klik ikon Tools dan pilih General Options
6. Kemudian tampil kotak dialog Save Options
7. Pada kotak Password to open dan Password to modify, ketik password yang Anda inginkan. Password to open berfungsi untuk melindungi file dengan password ketika akan di buka , sedangkan Password to modify berfungsi untuk melindungi file dengan password ketika isi file akan dimodifikasi.
Gambar 138 8. Klik OK
9. Kemudian tampil kotak dialog Konfirmasi Password untuk membuka .
10. Isi kembali password untuk membuka pada kotak Reenter password to proceed.
Gambar 139 11. Kilk OK.
12. Kemudian tampil kotak dialog konfirmasi password untuk modifikasi Reenter password to modify
Gambar 140 13. Klik OK.
14. Klik Save.
Ketika akan mengaktifkan file document Microsoft Excel yang telah di beri password, akan tampil kotak konfirmasi password untuk membuka. Anda isi dengan password yang dibuat.
BAB V. MENCETAK/PRINT DATA
A. Format Print Area
Untuk mencetak kita bisa menentukan area percetakan dari aplikasi excel ini, agar kita mudah untuk mencetak suatu dokumen. Adapun caranya adalah :
1. Kita siapkan data yang akan dicetak/print
2. Sorot range data yang akan kita cetak, misalnya A1:G18 3. Klik menu bar File, Print Area dan pilih Set Print Area
4. Maka akan nampak simbol percetakan bergaris putus-putus pada data yang kita sorot atau blok.
5. Kemudian Anda bisa langsung mencetaknya (untuk mencetaknya nanti diterangkan pada keterangan akhir)
6. inilah contoh dari hasil pemberian print area yang mana data yang terblok terlihat terputus-putus.
Gambar 141
Adapun cara kedua adalah :
1. Klik menu View kemudian pilih Page Break Preview
2. Maka dokumen yang berisikan data-data baik itu satu halaman atau beberapa halaman akan terlihat garis pembatas berwarna biru, untuk mengatur lebar ataupun panjang dari data tersebut Anda bisa menariknya dengan mouse pointer.
3. Untuk mengembalikannya seperti semula Anda bisa mengklik menu View dan pilih Normal
Gambar 142
B. Melihat Dokumen Sebelum Dicetak
Untuk melihat data atau dokumen sebelum dicetak agar tidak salah dalam percetakan, yaitu dengan cara melihat dilayar monitor dengan cara memakai fasilitas Print Preview. Adapun caranya seperti dibawah ini :
1. Klik menu bar File kemudian pilih Print Preview 2. Akan terlihat gambar seperti dibawah ini
Gambar 143 • Next : untuk menampilkan halaman berikutnya • Previous : untuk menampilkan halaman sebelumnya
• Zoom : Untuk memperbesar dan memperkecil tampilan preview
• Print : Untuk mencetak lembar kerja ke Printer
• Setup : untuk mengatur setting halaman sebelum diprint baik dari orientasi (Portrait atau landscape) halaman, jenis kertas, margin dan lain-lain.
• Margins : untuk mengatur batas percetakan secara langsung pada lembar Print Preview
• Page Break Preview : untuk mengatur batas-batas halaman dengan ditandai garis tebal biru.
• Close : untuk menutup tampilan Print preview dan kembali ketampilan normal lembar kerja excel
• Help : untuk menampilkan keterangan-keterangan dari setiap fungsi dari Print Preview
3. Anda juga bisa klik ikon Print Preview pada Toolbar Standard
C. Mengatur Halaman Cetak
Pada pengaturan halaman cetak, kita akan mengatur ukuran kertas, orientasi kertas dan skala (memperbesar atau memperkecil hasil percetakan berdasarkan persen) kertas. Adapun caranya adalah :
1. Klik pada menu bar File dan pilih Page Setup 2. Klik Tab Page dan tentukan :
Gambar 145
• Orientation : untuk mengatur apakah dokumen yang akan Anda cetak adalah berdiri tegak atau berbaring menyamping. Portrait untuk berdiri tegak sedangkan untuk berbaring menyamping Anda bisa menggunakan Landscape.
• Scaling : untuk memperbesar ukuran cetak maka Anda biarkan saja 100% pada Adjust to dan hasilnya adalah ukuran dari semua yang ada ditampilan dokumen tercetak secara maksimal. Untuk memperkecil ukuran cetak dan ini biasanya akan menampilkan dokumen pada percetakan mengecil tidak maksimal, ini digunakan karena data yang diketik terlalu banyak dan harus dicetak dalam satu halaman. Adapun caranya adalah perkecil data pada Adjust to dari 100% ke 95%, 90% dan semakin kecil lagi sesuai dengan kebutuhan data tersebut. Sedangkan Fit To adalah untuk menentukan berapa halaman yang dicetak. Jika 1 sampai 10 maka diisi 1 pada page (s) wide by dan diisi 10 pada Tall
• Paper Size : untuk menentukan ukuran kertas yang akan kita gunakan apakah Letter, A4 atau Legal. Letter adalah ukuran kertas kuarto, A4 adalah ukuran kertas folio sedangkan ukuran kertas yang besar yang sering digunakan untuk kantor adalah F4 yaitu Legal yaitu HVS.
• Sedangkan yang lainnya biarkan saja jangan dirubah
3. Anda bisa juga mengatur halaman cetak melalui Print Preview baik dari menu bar atau Toolbar Standard kemudian klik Setup dan pilih Tab Page dan atur seperti keterangan diatas
D. Mengatur Margin
1. Klik File dan pilih Page Setup 2. Klik Tab Margins dan tentukan :
Gambar 146 • Anda bias menentukan Top bagian atas • Anda bias menentukan Botton bagian bawah • Anda bias menentukan Left bagian kiri • Anda bias menentukan Right bagian kanan • Anda juga bias mengatur Header dan Footernya
• Anda juga bisa mengatur posisi tulisan untuk stabil tengah dengan cara memberi centang pada Vertical dan Horizontal, agar tulisannya seimbang ditengah ketika diprint
3. Anda bisa juga mengatur halaman cetak melalui Print Preview baik dari menu bar atau Toolbar Standard kemudian klik Setup dan pilih tab Margins dan atur seperti keterangan diatas
4. Pilih OK
E. Pengaturan Header/Footer Untuk Memberi Nomor Atau Keterangan
Header footer untuk memberikan nomor halaman atau memberikan keterangan 1. Klik File dan pilih Page Setup
2. Klik tab Header/Footer dan tentukan :
3. Anda bisa juga mengatur melalui menu View dan pilih Header and Footer
• Header untuk menentukan pilihan bentuk dari penentuan halaman atau keterangan pada bagian atas
• Footer untuk menentukan pilihan bentuk dari penentuan halaman atau keterangan pada bagian bawah
• Custom Header untuk mengatur jenis keterangan dari pemberian halaman
Gambar 148
1) Untuk menentukan Font, Font Style (gaya huruf miring, tebal) dan ukuran huruf
2) Untuk angka saja tanpa teks 3) Jumlah dari semua halaman 4) Pemberian tanggal pada Header 5) Pemberian jam pada header 6) Pemberian alamat data pada drive 7) Pemberian nama data pada Header
8) Pemberian nama lembar kerja pada Header 9) Penyisipan gambar pada Header
• Custom Footer untuk mengatur jenis keterangan dari pemberian halaman, untuk keterangan Footer sama dengan keterangan yang ada pada Header tapi berfungsi untuk Footer
Gambar 149
4. Anda bisa juga mengatur header dan footer melalui Print Preview baik dari menu bar atau Toolbar Standard kemudian klik Setup dan pilih Tab Header/Footer dan atur seperti keterangan diatas
F. Mencetak/Print Data
1. Klik File dan pilih Print atau tekan Ctrl+P
2. Pada Name Anda bisa menentukan jenis print yang Anda instal di komputer, pada Print range di All untuk mencetak semua dokumen yang ada di data tersebut sedangkan Page(s) untuk menentukan dari berapa halaman sampai halaman berapa Anda mencetak dokumen tersebut. Untuk From Anda isi dari mana memulai mencetak dan To sampai mana data tersebut yang dicetak. Pada Number of copies adalah berapa lembar kertas untuk satu halaman yang Anda cetak. Kemudian klik OK
Gambar 150
3. Anda juga bisa memakai Print pada Toolbar Standard
