PROSEDUR
UNIT KOMPUTER
Proses Tuntutan ( Range)
BPKP/KlOK-101
Bilangan Semakan :
a
Tarikh : 30.09.13
Disediakan oleh :- Disahkan oleh
:-Ketua Unit Pengurus P
PERUBAHAN
Llbahan Muka surat Tarikh Keterangan Diluluskan
B
8
8
B
8
I. Tujuan :
Untuk memberi panduan kepada kakitangan Kumpulan Operasi Unit Komputer mengenai tatacara menjalankan proses tuntutan bagi semua jabatan yang membuat urusan potongan gaji melalui ANGKASA.
II. Skop :
Prosedur ini meliputi semua jenis tuntutan (“range”) iaitu :-
- Jabatan Akauntan Negara ( AG )
- Bendahari Negeri ( BD )
- Lain-lain jabatan kerajaan dan swasta yang menggunakan tape / disket.
- Jabatan kecil yang menggunakan penyata potongan penuh / perubahan.
Prosedur ini termasuk proses larian range, proses membuat pindaan, proses mengeluarkan fail perubahan AG, proses kawalan hingga penyediaan dan penghantaran pita komputer, katrij atau disket ke jabatan-jabatan yang terbabit.
III. Istilah/Singkatan :
PPD - Pegawai Pusat Data
OP - Operator Komputer
K - Kerani
Range - Proses komputer untuk mendapatkan data potongan gaji.
AG - Akauntan Negara
BD - Bendahari Negeri
JAB - Jabatan Besar
SPGA - Sistem Potongan Gaji Angkasa
STMTD - Fail backup tuntutan
AGDED - Fail tuntutan jabatan besar ( AG )
BDED - Fail tuntutan jabatan bendahari
OTHDED - Fail tuntutan jabatan lain-lain
PENDTRAN - Fail tuntutan yang tertangguh
Edit - Proses meminda rekod tuntutan ( guna program )
WFL - Work Flow Language
Parameter - Kod arahan dalam WFL
FTP - File Transfer Program
Workpack - Cakera ( ruang ) untuk menyimpan data komputer
Output - Fail computer yang terhasil dari sesuatu proses
Backup - Salinan pendua fail komputer
SYSTEM/COPY - Arahan computer ( menyalin fail )
SYSTEM/DUMPALL - Program system computer ( menyalin fail )
IV. Rujukan :
BPKP/K/AK-106 - Tatacara Proses “Range”.
V. Carta Aliran : JABATAN KECIL AG, BD, JAB AG BD, JAB
TIADA ADA LAGI
2. Pemasukkan Kod 3. Proses Range Asingkan 4. Proses Edit AGDED 5. Proses Fail Perubahan AG 7. Proses Re-Format 6. Proses Pindaan /Dummy Ada Pinda 1. Terima Arahan 8. Penghantaran Data Asingkan
VI. Prosedur Terperinci:
1. Terima Arahan.
1.1 Terima arahan borang “Range” yang mengandungi kod kod majikan dan bulan potongan dari Pegawai Urusan Potongan. [ PPD ]
2. Pemasukan Kod
2.1 Dari skrin Menu Utama SPGA Pilih Menu Sistem Potongan Gaji Pilih Menu Penyediaan Range
Pilih Menu Penyediaan Cetak Semula “Range” Pada Skrin yang dipaparkan
MASUKKAN BULAN DAN TAHUN POTONGAN DAN KOD AKAUN JABATAN
Kemudian tekan butang tambah
2.2 Semak semula data yang telah dimasukkan dengan menekan butang cetak.
[ OPK / OP ]
2.3 Nota : Pastikan jika “option” untuk “Reprint / Extract” semula fail tiada kod majikan yang bertindih dalam senarai.
3. Proses Range
3.1 Rujuk kepada BPKP/AK/K-106 untuk menentukan tatacara dan WFL yang perlu digunakan untuk proses “range”.[ OPK / OP ]
3.2 Mulakan dan rekod ke dalam Buku Log Komputer. [ OPK / OP ]
3.3 Setelah WFL tamat dan cetak laporan “Range” BU402. [ OP / OPK ]
3.4 Untuk jabatan yang menggunakan penyata potongan cetak laporan berikut :- - Laporan 000BU402 – “Summary of Employer Deduction”.
- Laporan 001BU402 − Penyata Potongan Angkasa.
- Laporan 002BU402 – “Summary of Deduction Statements”.
3.5 Serah semua laporan beserta borang “range” kepada Pegawai Unit Urusan Potongan untuk penghantaran ke jabatan.
3.6 Untuk AG, BD dan Jabatan Besar cetak laporan seperti berikut :-
- Laporan 000BU402 − Senarai RingkasanTuntutan Mengikut Majikan - Laporan 002BU402 – “Summary of Deduction Statements”
- Laporan AG/ICEXT − AG901A „Cabutan K/P Untuk Persamaan - Laporan DUPSTAFF − Senarai Persamaan NomborGaji
3.7 Untuk AG, BD dan jabatan-jabatan besar yang menggunakan CD, katrij atau disket rekod maklumat berikut dalam Buku Daftar Pita Tuntutan dan Bayaran.
[ OPK / OP ]
- Bulan dan tahun tuntutan
- Nama AG, BD atau jabatan
- Jumlah rekod dalam file STMTD
- Jumlah rekod dalam file AGDED
- Jumlah tuntutan
- Tarikh “range” di proses
3.8 Semak Laporan BU402 yang dicetak adalah mengikut kod majikan dan bulan potongan seperti yang terdapat di atas “range form”. [ OPK / OP ]
3.9 Serah laporan-laporan beserta borang “range” kepada Kerani Kumpulan Kawalan. [ OPK / OP ]
3.10 Pastikan Laporan BU402 yang dicetak adalah selaras dengan borang
“Range”. [ K ]
3.11 Untuk AG, BD dan jabatan yang menggunakan CD atau disket, serah laporan-laporan berikut kepada Kumpulan Tuntutan Potongan untuk Proses Edit AGDED. [ KKK ]
- Laporan BU402 - Senarai Ringkasan Tuntutan Mengikut Majikan - Laporan DM403MSR - Senarai Persamaan Nombor Gaji
- Laporan AG901A - Cabutan K/P Untuk Persamaan Nombor Gaji
3.12 Jalankan Program BU401 untuk kemaskini dari fail PENDTRAN dan cetak laporan. Serah laporan kepada Kumpulan Tuntutan Potongan. Program ini dijalankan sekali sehari selepas “range” utama.
4. Proses “Edit AGDED” .
4.1 Pastikan WFL “range” menghasilkan fail potongan berikut di “workpac”. [ OP ]
AG : - (LINC)STMTD/<AG negeri> YYMM
- (LINC)AGDED/<AG negeri> YYMM - (REJ)AGDED1/<AG negeri> YYMM
BD : - (LINC)STMTD/<BD negeri>YYMM
- (REJ)AGDED/<BD negeri>YYMM Lain-lain - (LINC)STMTD/<jabatan>YYMM Jabatan - (LINC)AGDED/<jabatan>YYMM
Sekiranya terdapat masalah pada WFL kerana fail tersebut tidak dihasilkan rujuk pada Tatacara Proses WFL ( BPKP/K/AK-108 ) untuk menangani masalah tersebut.
4.2 Proses Menyalin Fail AG
4.2.1 Salin fail (REJ)AGDED1/< negeriyymm >) ke “workpac” untuk diguna oleh Kumpulan Tuntutan Potongan untuk Proses “Edit Agded”.[ OPK / OP ]
4.2.2 Terima semula laporan yang telah disemak oleh Kerani di Kumpulan Tuntutan Potongan dengan catitan kepada Operator Komputer untuk menyalin ke CD atau masukkan “dummy records”. [ K ]
5. Proses Fail Perubahan AG.
5.1 Dari Laporan DM403MSR yang telah disahkan oleh Kumpulan Tuntutan Potongan, jalankan proses berikut :- [ OPK / OP ]
5.1.1 Salin fail potongan (REJ)AGDED1 bulan lepas dari pita “backup” label: AGDEDYYMM ke “workpack” .
5.1.2 Pastikan fail potongan (REJ)AGDED1 untuk bulan semasa berada di
“workpack”.
5.1.3 Salin fail bayaran dari CD Jabatan untuk bulan lepas sebagai (LINC)BPAF/AGPAYMT .
5.1.4 Jalankan PROD/WFL/PROCESS/GFMAS ( 0,0,0,0,0,0,0,0).
5.1.5. Apabila WFL tamat,fail “backup” (LINC)AGCHST1/<stateAG>/YYMM) dan (FTP)<stateAG/YYMM) dihasilkan.
5.1.5.1 Sekiranya ada lagi pindaan atau rekod “dummy” yang hendak dimasukkan ke dalam fail, (atas permintaan dari Kumpulan Tuntutan Potongan) sambung dengan langkah 6 dan seterusnya.
5.1.6 Sekiranya tiada lagi pindaan dan WFL tamat dengan sempurna, cetak laporan-laporan berikut :-
- Laporan AG4001A - Senarai Tiada Bayaran
- Laporan AG4001B - Senarai Tiada Rekod Dalam AG. - Laporan AG4001C - Senarai Amaun Yang Berbeza
- Laporan AG4001D - Senarai Rekod Bayaran Tiada Dalam AGDED - Laporan SYS2022 - LISTAGDED
5.1.7 Labelkan CD dengan menggunakan “pre-printed sticker”.
5.1.8 Rekod dalam Buku Daftar Pita Tuntutan dan Bayaran dengan butir berikut :-
Tape ID :
Tarikh Pita di Keluarkan : Jumlah Rekod Perubahan : Jumlah Amaun Perubahan :
5.2 Serah “CD” dan laporan-laporan yang telah dicetak kepada Kerani Kumpulan Kawalan. [ K ]
5.3 Simpan sementara pita dan satu salinan “LISTAGDED” di Kumpulan Kawalan sehingga terima pengesahan dari Kumpulan Tuntutan Potongan. [ K ]
5.4 Pegawai Pusat Data semak label “Tape ID”, kod majikan, bulan tuntutan, dan pastikan data perubahan di dalam “CD” adalah betul mengikut apa yang ditulis pada label “CD”. [ PPD ]
5.5 Semua laporan lain mesti diserahkan kepada Kumpulan Tuntutan Potongan untuk pengesahan terakhir. [ KK ]
6. Proses Pindaan / “Dummy”
“Dummy” ialah rekod yang ditambah kedalam fail potongan untuk menghentikan, menambah atau mengurangkan potongan oleh Kumpulan Tuntutan Potongan.
Berikut ialah tatacara yang perlu dijalankan oleh Operator Komputer untuk memproses pindaan dan “dummy” :
6.1 Terima borang pindaan BPA(PTG)E39 beserta Laporan DM403MSR dengan catatan jumlah rekod dummy yang diperlukan. [ OPK / OP ]
6.2 Jalankan program “SYSTEM / DUMPALL” dengan arahan “CAT” untuk memasukkan rekod “dummy” ke dalam fail perubahan (LINC)AGCHST1/<state AG>YYMM .Rujuk WI/KM/OP-RNG-2. [ OPK / OP ]
6.3 Pastikan jumlah rekod “dummy” yang di tambah adalah betul dengan membuat arahan “LFILE” sebelum dan sesudah “dummy”.[ OPK / OP ]
Daripada skrin “CANDE”, “LFILE” (LINC)AGCHST1/<stateAG>YYMM „.
Perbezaan bilangan “LASTRECORD”=<nnn> antara sesudah dengan sebelum membuat langkah 6.2 menunjukkan bilangan rekod “dummy” yang ditambah, dimana „nnn‟ ialah bilangan rekod di dalam fail.
6.4 Tukar nama fail (LINC) AGCHST1/<stateAG>YYMM kepada
(REJ)AGCHST1/<state AG>YYMM di “workpack”.[ OPK / OP ]
6.5 Catitkan nama fail yang telah ditukar pada Borang BPA(PTG)E39 dan serahkan borang itu beserta Laporan DM403MSR kepada Kerani Kumpulan Kawalan.
[ OPK / OP ]
6.6 Serahkan kepada Kumpulan Tuntutan Potongan untuk membuat pindaan melalui program “OBJECT / EDIT / AGDED” (format AG). [ KKK ]
6.7 Tukar nama fail perubahan dari (REJ)AGCHST1//<stateAG>YYMM kepada (LINC)BPAF/AGDED dan jalankan WFL PROD/WFL/PROCESS/GFMAS untukdapatkan output fail (FTP)<stateAG/YYMM> beserta Laporan
“LISTAGDED”.[ OPK / OP ]
6.8 Cetak 2 salinan Laporan SYS2022. [ OPK / OP ]
6.9 Salin fail (FTP)<stateAG>YYMM dengan “Encryption” GFMAS. Rujuk BPKP/AK/K-106 [ OPK / OP ]
6.10 Ulangi semula prosedur 5.1.7 – 5.5.
6.11 Jika ada lagi pindaan ( atas permintaan Kumpulan Tuntutan Potongan ) ambil semula semua laporan dan CD / pita perubahan dari Kerani Kumpulan Kawalan, ulang semula proses 6.1 dan 6.12 sehingga Kumpulan Tuntutan Potongan mengesahkan tiada lagi pindaan. [ OPK / OP ]
6.12 Sekiranya didapati AG tidak menjalankan perubahan bulan berkenaan, proses bayaran untuk bulan berkenaan hendaklah menggunakan fail AGDED bulan sebelumnya.
7.
Proses “Reformat” ( Semua Bendaharidan Jabatan )Berikut ialah prosedur untuk memproses fail tuntutan bendahari. 7.1 Semua Bendahari :
7.1.1 Salin fail tuntutan (REJ)AGDED<BDnegeri>YYMM sebagai (LINC)BPAF/AGDED. [ OPK / OP ]
7.1.2 Jalankan WFL PRO/WFL/SPEK/DISKET dan cetak laporan. [ OPK / OP ]
7.1.3 Salin fail (FTP)<stateBD/YYMM> ke dalam disket. [ OPK / OP ]
7.1.4 Label disket dengan maklumat dari Laporan BPG2032 (jumlah rekod, jumlah amaun). [ OPK / OP ]
7.1.5 Serah disket, Laporan DM403MSR dan Laporan BPG2032 kepada Kerani Kumpulan Kawalan. [ OPK / OP ]
7.1.6 Serah Laporan DM403MSR dan Laporan BPG2032 kepada Kumpulan Tuntutan Potongan untuk dibuat pengesahan. Disket tuntutan disimpan sementara menunggu pengesahan dari Kumpulan Tuntutan Potongan sebelum dihantar. [ KKK ]
7.1.7 Selepas mendapat pengesahan dari Kumpulan Tuntutan Potongan, disket tuntutan sedia untuk di hantar kepada jabatan ( Prosedur 8 dan fail di e-mail kepada Jabatan Bendahari ). [ KKK ]
7.2 Bendahari Sarawak
7.2.1 Salin fail AGDED1 bulan lepas dan bulan semasa (tanpa fail bayaran) dan jalankan PROD/WFL/BDSWK/DISKET(Output:(FTP)<stateBD/ MMYY)). [ OPK / OP ]
7.2.2 Salin fail (FTP)BDSWKYYMM ke disket melalui proses FTP.
[ OPK / OP / PPD ]
7.2.3 Lekatkan label di atas disket dan tulis nama fail, jumlah rekod, jumlah potongan. [ OPK / OP / PPD ]
7.2.4 Cetak Laporan UNPTKAX dua salinan dan serah Laporan UNPKTAX, DM403MSR serta disket potongan kepada Kumpulan Kawalan.
[ OPK / OP ]
7.2.5 Serah satu salinan UNPKTAX, DM403MSR kepada Kumpulan Tuntutan Potongan. Disket serta satu salinan UNPKTAX disimpan sementara sehingga mendapat pengesahan untuk penghantaran kepada jabatan. [ K ]
7.2.6 Selepas mendapat pengesahan dari Kumpulan Tuntutan Potongan, pita tuntutan sedia untuk dihantar kepada jabatan (prosedur 8). [ K ]
7.2.7 Serah Laporan DM403MSR dan BPG5001 kepada Kumpulan Tuntutan Potongan Gaji dan simpan pita sehingga mendapat pengesahan Kumpulan Tuntutan Potongan. [ K ]
7.2.8 Selepas mendapat pengesahan dari Kumpulan Tuntutan Potongan, pita tuntutan sedia untuk dihantar kepada jabatan (ikuti prosedur 8). [ K ] 7.3 Lain-Lain Jabatan yang menggunakan DISKET/ EMAIL/ CD
7.3.1 Salin fail AGDED1 (tanpa fail bayaran) dan jalankan PROD/WFL/JAB/DISKET (Output:(FTP)<Jab/MMYY)). [ OPK / OP ]
7.3.2 Salin fail (FTP)<Jab/MMYY> ke disket melalui proses FTP. [ OP / PPD ]
7.3.3 Lekatkan label di atas disket dan tulis nama fail, jumlah rekod, jumlah potongan. [ OPK / OP ]
7.3.4 Cetak Laporan UNPKTAX dua salinan dan serah Laporan UNPKTAX,
DM403MSR serta disket potongan kepada Kumpulan Kawalan. [ OPK / OP ]
7.3.5 Serah satu salinan UNPKTAX, DM403MSR kepada Kumpulan Tuntutan Potongan. Disket serta satu salinan UNPKTAX disimpan sementara sehingga mendapat pengesahan untuk penghantaran kepada jabatan.
7.3.6 Selepas mendapat pengesahan dari Kumpulan Tuntutan Potongan, Disket tuntutan sedia untuk dihantar kepada jabatan (ikuti prosedur 8).
[ K ]
8. Penghantaran Data
Kumpulan Kawalan akan uruskan penghantaran fail potongan jabatan ( katrij / disket ). Penghantaran menggunakan van ANGKASA untuk jabatan sekitar Kuala Lumpur atau menggunakan perkhidmatan korier untuk penghantaran di luar Kuala Lumpur. Bagi BENDAHARI menggunakan E-MAIL dan AG menggunakan SFTP.
8.1 Rekod ke dalam Buku Daftar Kawalan Pita Keluar / Masuk perkara-perkara berikut ke dalam ruang-ruang mengikut negeri-negeri masing-masing. [ K ]
- TAPE ID
- Bulan & tahun (potongan) - Tarikh penghantaran pita
- “Consignment no” (jika menggunakan perkhidmatan korier)
8.2 Katrij / disket tuntutan beserta senarai potongan dimasukkan ke dalam sampul sebagai bungkusan (parcel).Tulis nama jabatan serta alamat di atas sampul tersebut. [ K ]
8.3 Bagi penghantaran menggunakan perkhidmatan korier, isi borang “Consignment Slip” (5 salinan) dengan maklumat-maklumat berikut : - [ K ]
- Nama Penghantar : ANGKASA
- Alamat Penerima : <nama jabatan> - Tarikh Dihantar :
8.4 Hantar sampul beserta “consignment slip” ke Bilik Mel. [ K ]
8.5 Satu salinan “Consignment Slip” akan dikembalikan oleh Unit Pembekalan & Perkhidmatan (selepas bungkusan dihantar). [ K ]
8.6 Untuk penghantaran menggunakan van Angkasa :-
8.6.1 Isi borang Permohonan Menggunakan Kenderaan dalam 2 salinan.
8.6.2 Serahkan sampul beserta borang tersebut ke Unit Pembangunan dan Penyelenggaraan. [ K ]
VII. Rekod Kualiti :
Bil. Rekod Tempat Simpanan Tanggungjawab Tempoh
1. Buku Daftar Kawalan Pita Keluar / Masuk
Kumpulan Kawalan Kerani 1 tahun
