PERPUSTAKAAN
UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA
PEROLEHAN
BAHAN SUMBER ELEKTRONIK
P.UTeM (ISO)/PO/PK02
Tugas Nama Tandatangan Tarikh
Disedia Mohd Mawardi bin
Badruddin 21 JULAI 2017
Nota:
Helaian ini merekodkan setiap pindaan yang dibuat terhadap manual/ prosedur ini. Segala butir-butir pindaan perlu dinyatakan dengan jelas. Wakil Pengurusan bertanggungjawab mengendalikan rekod ini.
N Noo.. P Piinnddaaaann Muka surat No. Semakan Tarikh
Semakan Butir-butir Pindaan Pengesahan
1/2017
Muka depan 1-20
0 01.07.2017
Perubahan keseluruhan dari versi
MS ISO 9001:2008 bagi mematuhi keperluan MS ISO 9001:2015
WP
2/2017 Muka
depan 1 21.07.2017 No. Salinan tidak digunapakai WP
2/2017 1 1 21.07.2017 Pindaan klusa pada rujukan WP
2/2017 5 1 21.07.2017 Pindaan dan penambahan Terrminologi dan
1.0 OBJEKTIF, SKOP DAN RUJUKAN 1.1 OBJEKTIF
Prosedur kerja ini adalah bertujuan untuk menerangkan langkah-langkah yang perlu diambil untuk menguruskan permohonan pembelian pangkalan data atas talian yang telah dicadangkan oleh staf akademik untuk keperluan pengguna Perpustakaan.
1.2 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Perpustakaan UTeM yang menguruskan permohonan pembelian baru, pembaharuan sedia ada dan penamatan langganan pangkalan data atas talian.
1.3 RUJUKAN
1.3.01 M.K. Perpustakaan 01 : Manual MS ISO 9001:2015
8.4.1 : Am
8.4.2 : Jenis dan Takat Kawalan 8.4.3 : Maklumat Untuk Penyedia Luar
1.3.02 Dasar Seksyen Pembangunan Koleksi 1.3.03 Fail Meja
1.3.04 Manual Prosedur Kerja 1.3.05 Pekeliling Bendahari UTeM
1.3.06 Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
1.3.07 Garis Panduan Bagi Melaksanakan ISO 9001:2008 Dalam Perkhidmatan Awam
2.0 DEFINISI 2.1 Perolehan
Mendapatkan suatu bekalan/perkhidmatan/kerja dengan mengikuti tatacara yang telah ditetapkan oleh Perbendaharaan atau yang telah diluluskan oleh Universiti. Perolehan terbahagi kepada tiga jenis iaitu bekalan, perkhidmatan dan kerja.
2.2 Perolehan Information and Comunication Technology (ICT) Dan Rangkaian Internet Merangkumi skop perolehan seperti berikut;
i) Perisian komputer, lesen pengguna termasuk naik taraf, pembaharuan lesen daripada pemilik atau pembekal tunggal/agen tunggal yang dilantik secara sah oleh pemilik perisian berkenaan samada berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan.
ii) Langganan pangkalan data, jurnal dan maklumat secara atas talian termasuk pelanjutan tempoh langganan daripada pemilik atau pembekal tunggal/agen tunggal yang dilantik secara sah oleh pemilik berkenaan sama ada berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan.
2.3 Pembekal
Orang dan lain-lain yang membekalkan sesuatu.
2.4 Pangkalan Data Atas Talian
Pangkalan data merupakan himpunan data-data berkaitan yang dikongsi bersama oleh pelbagai kategori pengguna bagi memenuhi kehendak dan keperluan maklumat bidang perkara yang berbentuk khusus dan umum. Ianya diperoleh secara percuma atau langganan.
2.5 Invois
Dokumen yang menyenaraikan barang-barang atau perkhidmatan yang dibekalkan kepada pelanggan dan menyatakan jumlah wang yang perlu dibayar oleh pelanggan.
2.6 Sebut harga
Dokumen yang dimohon kepada pembekal untuk menyediakan harga yang ditawarkan bagi judul-judul yang disenaraikan.
2.7 Pesanan Tempatan
Dokumen rasmi yang digunakan dalam perolehan Kerajaan. Pesanan rasmi yang dikeluarkan kepada pembekal berasaskan kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam dokumen sebutharga atau tender, syarat-syarat yang telah dipersetujui di dalam surat niat dan syarat-syarat lain yang telah dipersetujui.
2.8 Pencadang
Terdiri daripada staf akademik (Pensyarah, Tutor, Jurutera Pengajar, Guru Bahasa) dan Pegawai Kanan Universiti.
2.9 Tempoh Percubaan
Satu tempoh percubaan yang diberikan secara percuma oleh penerbit/pembekal pangkalan data atas talian bagi menilai keupayaan pangkalan data tersebut.
2.10 ‘IP Address’
Satu nombor yang unik diberikan kepada setiap komputer yang disambung ke Internet dengan menggunakan protokol TCP/IP untuk menghantar data ke destinasinya.
2.11 LOA / SST
Merupakan surat yang dikeluarkan oleh Pejabat Bendahari kepada pihak pembekal bagi menyatakan tawaran yang diberikan dan perlu ditandatangani oleh pihak
pembekal sebagai persetujuan untuk penerimaan dan pembekalan. LOA merupakan Letter of Acceptance manakala SST adalah Surat Setuju Terima.
3.0 DAFTAR KATA
3.1 Terminologi dan glosari
NC Naib Canselor
TKP (K) Timbalan Ketua Pustakawan Kanan
TKP (PS) Timbalan Ketua Pustakawan Pembangunan Sumber PK (SPeK) Pustakawan Kanan Seksyen Pembangunan Koleksi
P (UM) Pustakawan Unit Monograf
P (UKUHP) Pustakawan Unit Koleksi UTeM, Hadiah dan Pertukaran PmPK (UM) Pembantu Pustakawan Kanan Unit Monograf
PmPK (UKUHP) Pembantu Pustakawan Kanan Unit Koleksi UTeM, Hadiah dan Pertukaran
PmPK (USE) Pembantu Pustakawan Kanan Unit Sumber Elektronik
PmP (UM) Pembantu Pustakawan Unit Monograf
PmP (USE) Pembantu Pustakawan Unit Sumber Elektronik
PmP (UKUHP) Pembantu Pustakawan Unit Koleksi UTeM, Hadiah dan Pertukaran
PmP UJ Pembantu Perpustakaan Unit Jurnal
PmP UA Pembantu Perpustakaan Unit Automasi
PO Pembantu Operasi
PUU Pegawai Undang-undang
PnA Penolong Akauntan
SPeK Seksyen Pembangunan Koleksi
UM Unit Monograf
USE Unit Sumber Elektronik
UKUHP Unit Koleksi UTeM, Hadiah dan Pertukaran
SA Seksyen Automasi
SR Seksyen Rujukan
UP Unit Promosi
UBP Unit Bantuan Penyelidikan
UK Unit Kewangan
PB Pejabat Bendahari
F/PTJ Fakulti/Pusat Tanggungjawab
PT Pesanan Tempatan
BRPIPDAT Buku Rekod Penerimaan Invois Pangkalan Data Atas Talian
PD Pangkalan Data
MPP Mesyuarat Pengurusan Perpustakaan JKP Mesyuarat Jawatankuasa Perpustakaan
JKTSPI Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Senat Penyelidikan & Inovasi MSHBPKU / MLB Mesyuarat Sebut Harga Bekalan, Perkhidmatan & Kerja Universiti
/ Mesyuarat Lemabaga B
4.0 TANGGUNGJAWAB DAN PENJELASAN TINDAKAN
Prosedur ini merangkumi aktiviti menguruskan perolehan pangkalan data atas talian yang sepenuhnya dipertanggungjawabkan kepada Perpustakaan UTeM.
5.0 CARTA ALIR
5.1 PEMBELIAN BARU
Mula
Survey dan terima cadangan Dapatkan maklumat PD Buat demo PD Maklum trial kepada warga UTeM Maklum pada pencadang / pembekal Dapatkan statistik pengguna B A 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.6.2 Tiada 6.3.2 Ada 6.8 6.9 6.10 Semak cadangan Semak bajet Akses trial 6.3.1 Tiada 6.6.1 Ada C
B A B1 A1 6.20 6.20.1 Lulus Bentang kertas kerja dalam JKTSPI C 6.20.2 Tidak lulus Sediakan kertas kerja Bentang kertas kerja dalam MPP Bentang kertas kerja dalam JKP 6.17 6.18 6.19 Kembalikan agreement kepada pembekal 6.13 6.16 Serah agreement kepada PUU Maklum pada pembekal Terima agreement baru 6.14 6.15 6.13.1 Setuju 6.13.2 Tidak setuju Mohon agreement Terima agreement 6.11 6.12 Mohon SH 6.21
B1 A1 Mohon invoice 6.28 6.29 Terima PT daripada PB Serah PT kepada pembekal B2 A2 6.29.1 Dalam negara 6.29.2 Luar negara 6.30 Serah kembali SST kepada PB Terima SST daripada PB Serah SST kepada pembekal 6.23 6.27 6.24 6.25 Bentang kertas kerja dalam MSHBPKU / MLB Terima kembali SST daripada pembekal 6.26 Buat rundingan harga 6.22 D2
Selesai Maklum pada SA Maklum pada warga UTeM B2 A2 6.37 6.38 6.39 Rekod PT dan invoice Hantar PT dan invoice kepada UK Maklum IP Address pada pembekal
Terima link dan kebenaran akses 6.33 6.34 6.35 6.36 Terima PT dan invoice daripada pembekal Tandatangan PT 6.31 6.32 D2
5.2 PEMBAHARUAN SEDIA ADA Mula Survey kepada Staf Akademik Dapatkan statistik pengguna Sediakan kertas kerja Bentang kertas kerja dalam MPP Bentang kertas kerja dalam JKP Bentang kertas kerja dalam JKTSPI Mohon sebut harga Maklum pada pembekal Buat rundingan harga 6.10 B A 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.7.1 Lulus 6.7.2 Tidak lulus 6.9 Bentang kertas kerja dalam MSHBPKU / MLB 6.11
B A Terima kembali SST daripada pembekal Serah SST kepada PB Mohon agreement daripada pembekal Semak agreement Serah agreement kepada PUU Serah kembali agreement kepada pembekal Maklum pada pembekal Terima agreement baru A1 6.13 6.14 6.15 6.16 6.17.1 Ada perubahan 6.17.2 Tiada perubahan 6.17 6.18 6.19 6.20 6.18.1 Setuju 6.18.2 Tidak setuju B1 Terima SST daripada PB Serah SST kepada pembekal 6.12 6.21
B1 A1 Rekod PT dan invoice Hantar PT dan invoice kepada UK Selesai Tandatangan PT 6.26 6.27 6.28 6.29 Serah PT kepada pembekal Terima PT dan invoice daripada pembekal 6.23 6.24 6.25 Terima PT daripada PB 6.23.1 Dalam negara 6.23.2 Luar negara Mohon invoice 6.22
5.3 PENAMATAN LANGGANAN Mula Terima keputusan penamatan Maklum pada pembekal Maklum pada SA Maklum pada Warga UTeM 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 Selesai
6.0 PROSEDUR KERJA
6.1 PEMBELIAN BARU
BIL. Tindakan Tanggungjawab
6.1 Mula.
6.2 Membuat ‘survey’ kepada Staf Akademik dan terima cadangan daripada pembekal berkaitan judul pangkalan data baru.
PmP / PmPK (BPK) 6.3 Semak cadangan pangkalan data baru daripada Staf Akademik dan
pembekal di portal Perpustakaan UTeM;
6.3.1 Jika tiada dalam langganan, ikut langkah 6.5. 6.3.2 Jika ada dalam langganan, ikut langkah 6.4.
PmPK (USE)
6.4 Maklumkan kepada Staf Akademik bahawa judul pangkalan data yang dicadangkan sudah dilanggan, bajet tidak mencukupi atau tidak mendapat kelulusan dan proses tamat.
PK (BPK)
6.5 Dapatkan maklumat daripada pembekal pangkalan data dari aspek; a) Kandungan
b) Harga
c) Bidang perkara yang dicakupi bentuk (teks penuh atau abstrak)
d) Pengaksesan mudah
PK (BPK)
6.6 Semak bajet;
6.6.1 Jika bajet mencukupi, ikut langkah 6.7.
6.6.2 Jika bajet tidak mencukupi, ikut langkah 6.4.
PK (BPK) UK
6.7 Hubungi pembekal untuk mengadakan demo pangkalan data. Sediakan surat jemputan demo pangkalan data dan buat tempahan bilik.
PK (BPK) PmP (K) (USE)
6.8 Hubungi pembekal untuk tempoh ‘trial’ dan berikan ‘IP address’ Perpustakaan UTeM kepada pembekal.
PK (BPK)
6.9 Maklumkan ‘trial’ pangkalan data kepada warga UTeM PK (BPK)
6.10 Hubungi pembekal untuk mendapatkan statistik pengguna semasa tempoh ‘trial’ diberikan.
PK (BPK)
6.11 Membuat permohonan kepada pembekal untuk menyediakan ‘agreement’ pembelian / langganan baru.
PK (BPK)
6.12 Terima ‘agreement’ daripada pembekal. PK (BPK)
6.13 Serah ‘agreement’ kepada Pejabat Undang-Undang (PUU) untuk semakan:
6.13.1 Jika PUU setuju, ikut langkah 6.16 6.13.2 Jika PUU tidak setuju, ikut langkah 6.14
PK (BPK) PUU
6.14 Maklumkan pada pembekal dan mohon pembekal menyediakan ‘agreement’ baru.
PK (BPK)
6.15 Terima ‘agreement’ baru daripada pembekal. PK (BPK)
6.16 Kembalikan ‘agreement’ yang telah ditandatangani oleh PUU kepada pembekal.
PmPK (USE)
6.17 Sediakan kertas kerja cadangan pembelian pangkalan data untuk dibentangkan dalam mesyuarat.
PK (BPK)
6.18 Bentang kertas kerja dalam Mesyuarat Pengurusan Perpustakaan
(MPP).
PK (BPK)
6.19 Bentang kertas kerja dalam Mesyuarat Jawatankuasa Perpustakaan
(JKP)
TKP (PS)
6.20 Bentang dan mohon kelulusan kertas kerja melalui Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Senat Penyelidikan & Inovasi (JKTSPI);
6.20.1 Jika diluluskan, ikut langkah 6.21 6.20.2 Jika tidak diluludkan, ikut langkah 6.4
TKP (K)
6.21 Mohon sebut harga pangkalan data daripada pembekal. PK (BPK)
6.22 Membuat proses rundingan harga dengan pembekal. Proses rundingan harga ini dibuat melalui Mesyuarat Rundingan Harga & Teknikal.
PK (BPK) TKP (K)
6.23 Bentang kertas kerja dalam Mesyuarat Sebut Harga Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja Universiti (MSHBPKU) bagi harga bawah RM 500,000 atau Mesyuarat Lembaga B (MLB) bagi harga dari RM
PK (BPK) TKP (K)
500,001 hingga RM 2 juta.
6.24 Terima SST daripada Pejabat Bendahari. PK (BPK)
6.25 Serah SST kepada pembekal untuk ditandatangan. PmPK (USE)
6.26 Terima kembali SST daripada pembekal. PK (BPK)
6.27 Serah SST yang telah ditandatangani oleh pembekal kepada Pejabat Bendahari.
PmPK (USE)
6.28 Mohon pembekal mengeluarkan inbois. PK (BPK)
6.29 Terima Pesanan Tempatan (PT) daripada Pejabat Bendahari: 6.29.1 Jika PT kepada pembekal dalam negara, ikut langkah 6.30. 6.29.2 Jika PT kepada pembekal luar negara, ikut langkah 6.32
PK (BPK)
6.30 Serah PT kepada pembekal untuk ditandatangan. PmPK (USE)
6.31 Terima inbois dan PT yang telah ditandatangani oleh pembekal. PK (BPK)
6.32 Tandatangan PT. PK (BPK)
6.33 Rekodkan PT dan Inbois dalam buku Rekod Penerimaan Inbois daripada Pembekal.
PmPK (USE)
6.34 Hantar PT dan inbois kepada Unit Kewangan, Perpustakaan untuk tujuan pembayaran.
PmPK (USE)
6.35 Maklumkan ‘IP Address’ kepada pembekal untuk pengaksesan. PK (BPK)
6.36 Terima ‘link’ dan kebenaran akses daripada pembekal. PK (BPK)
6.37 Maklumkan kepada Seksyen Automasi untuk membuat ‘link’ di portal Perpustakaan.
PK (BPK)
6.38 Maklumkan kepada warga UTeM mengenai pembelian / langganan pangkalan data baru.
PK (BPK) P (UP) 6.39 Tamat.
6.2 PEMBAHARUAN SEDIA ADA
Tindakan Tanggungjawab
6.1 Mula.
6.2 Membuat ‘survey’ kepada Staf Akademik berkaitan judul pangkalan data yang dicadangkan untuk diperbaharui langganan.
PmP / PnmPK (BPK) 6.3 Dapatkan statistik penggunaan pangkalan data daripada Unit
Bantuan Penyelidikan.
PK (BPK)
6.4 Sediakan kertas kerja cadangan pembelian pangkalan data untuk dibentang dalam mesyuarat.
PK (BPK)
6.5 Bentangkan kertas kerja dalam Mesyuarat Pengurusan
Perpustakaan (MPP).
PK (BPK)
6.6 Bentangkan kertas kerja dalam Mesyuarat Jawatankuasa
Perpustakaan (JKP).
PK (BPK)
6.7 Bentang dan mohon kelulusan kertas kerja melalui Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Senat Penyelidikan & Inovasi (JKTSPI):
6.7.1 Jika diluluskan, ikut langkah 6.8. 6.7.2 Jika tidak diluluskan, ikut langkah 6.8.
TKP (PS)
6.8 Maklumkan kepada pembekal lanngganan pangkalan data tidak diperbaharui dan proses tamat.
TKP (K)
6.9 Mohon sebut harga pangkalan data dan surat pembekal tunggal daripada pembekal.
PK (BPK)
6.10 Membuat proses rundingan harga dengan pembekal. Proses rundingan harga ini dibuat melalui Mesyuarat Rundingan Harga & Teknikal.
PK (BPK) TKP (K)
6.11 Bentang kertas kerja dalam Mesyuarat Sebut Harga Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja Universiti (MSHBPKU) bagi harga bawah RM 500,000 atau Mesyuarat Lembaga B (MLB) bagi harga dari RM 500,001 hingga RM 2 juta.
PK (BPK) TKP (K)
6.12 Terima Surat Setuju Terima (SST) daripada Pejabat Bendahari. PK (BPK) 6.13 Serah Surat Setuju Terima (SST) kepada pembekal untuk
ditandatangan.
6.14 Terima kembali Surat Setuju Terima (SST) daripada pembekal. PK (BPK) 6.15 Serah Surat Setuju Terima (SST) yang telah ditandatangani oleh
pembekal kepada Pejabat Bendahari.
PmPK (USE)
6.16 Membuat permohonan kepada pembekal untuk menyediakan ‘agreement’.
PK (BPK)
6.17 Semak ‘agreement’ yang diterima daripada pembekal:
6.17.1 Jika terdapat perubahan pada ‘agreement’, ikut langkah 6.18 6.17.2 Jika tiada perubahan pada ‘agreement’, ikut langkag 6.20
PK (BPK)
6.18 Serah ‘agreement’ kepada Pejabat Undang-Undang (PUU) untuk semakan:
6.18.1 Jika PUU setuju, ikut langkah 6.21. 6.24.2 Jika PUU tidak setuju, ikut langkah 6.19.
PK (BPK) PUU
6.19 Maklumkan pada pembekal dan mohon pembekal menyediakan ‘agreement’ baru.
PK (BPK)
6.20 Terima ‘agreement’ baru daripada pembekal. PK (BPK)
6.21 Kembalikan ‘agreement’ yang telah ditandatangani oleh PUU kepada pembekal.
PmPK (USE)
6.22 Mohon pembekal mengeluarkan inbois. PK (BPK)
6.23 Terima Pesanan Tempatan (PT) daripada Pejabat Bendahari: 6.23.1 Jika PT kepada pembekal dalam negara, ikut langkah 6.24. 6.23.2 Jika PT kepada pembekal luar negara, ikut langkah 6.26.
PK (BPK)
6.24 Serah PT kepada pembekal untuk ditandatangan. PmPK (USE)
6.25 Terima PT dan inbois yang telah ditandatangani oleh pembekal. PK (BPK)
6.26 Tandatangan PT. PK (BPK)
6.27 Rekodkan PT dan Inbois dalam buku Rekod Penerimaan Inbois PmPK (USE) 6.28 Hantar PT dan inbois kepada Unit Kewangan, Perpustakaan untuk
tujuan pembayaran.
PmPK (USE)
6.3 PENAMATAN LANGGANAN
BIL. Tindakan Tanggungjawab
6.1 Mula.
6.2 Terima keputusan penamatan langganan melalui Mesyuarat
Jawatankuasa Tetap Senat Penyelidikan & Inovasi
PK (BPK)
6.3 Maklumkan kepada pembekal mengenai penamatan langganan
pangkalan data.
PK (BPK)
6.4 Maklumkan pada Seksyen Automasi untuk mengeluarkan ‘link’ pangkalan data daripada portal Perpustakaan.
PK (BPK)
6.5 Maklumkan kepada warga UTeM mengenai penamatan langganan pangkalan data.
PK (BPK) P (UP) 6.6 Tamat
7.0 ISU LUARAN DAN ISU DALAMAN
Rujuk Lampiran I - Daftar Isu Luaran/ Dalaman
8.0 KEPERLUAN DAN JANGKAAN PIHAK BERKEPENTINGAN
Rujuk Manual Kualiti, P.UTeM(ISO)/MK - Lampiran II
9.0 RISIKO BERKAITAN PROSES KERJA
10.0 DOKUMEN SOKONGAN
Nama Kod Tempoh
Simpanan (Tahun)
Lokasi
Borang Permohonan Kelulusan Spesifikasi Alat
BORANG BEN/UPE/001 5 SPeK
Borang Keputusan Naib Canselor Borang Keputusan NC/nmn/pej.NC
