JURNAL SISTEM INFORMASI PENELUSURAN DATA

(1)

Program Studi Teknik Ingormatika Agustus 2014

1

1) 2)

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENELUSURAN DATA ALUMNI BERBASIS WEB PADA SEKOLAH TINGGI TEKNIK DHARMA ISWARA MADIUN

Prabowo Setya Putra; Hery Maryanto, S.Pd optimusprimemadiun@gmail.com

fanazahervino@gmail.com

Program Studi Teknik Informatika STT Dharma Iswara Madiun Jl. Auri no 4, Madiun. Telp. 0351-469128

ABSTRAK

Suatu perguruan tinggi sangat membutuhkan informasi mengenai data alumninya, jurusannya, tahun kelulusannya, tempat para alumni tersebut bekerja, dan masih banyak lagi kegiatan–kegiatan perguruan tinggi yang sangat erat hubungannya dengan para alumni. Beberapa universitas-universitas di Indonesia masih memiliki kendala dalam mengkoordinir data alumni, diantaranya masih memakai sistem manual dalam pendataannya, hal ini sangat menyulitkan bagi pihak universitas. Tak terkecuali dengan STT DHARMA ISWARA MADIUN yang masih belum memiliki suatu sistem informasi yang mampu menyimpan dan mengelola data-data alumni.

Oleh karena itu akan dirancang dan dibangun sebuah sistem layanan informasi untuk menyimpan data-data alumni secara terstruktur, aman, dan dapat diperbarui dengan mudah dan cepat. Dalam pembuatan sistem ini pemrograman dilakukan dengan menggunakan bahasa PHP versi 5. Dengan adanya sistem informasi penelusuran data alumni ini diharapkan akan mempermudah bagi pihak terkait dalam mengelola data-data alumni secara cepat.

Kata Kunci: Layanan Informasi, Alumni, Penelusuran Data Alumni, Aplikasi WEB.

I. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang

Suatu perguruan tinggi sangat membutuhkan informasi mengenai data alumninya, jurusannya, tahun kelulusannya, tempat para alumni tersebut bekerja, dan masih banyak lagi kegiatan–kegiatan perguruan tinggi yang sangat erat hubungannya dengan para alumni. Beberapa universitas-universitas di Indonesia masih memiliki kendala dalam mengkoordinir data alumni, diantaranya masih memakai sistem manual dalam pendataannya, hal ini sangat menyulitkan bagi pihak universitas. Tak terkecuali dengan STT DHARMA ISWARA MADIUN yang masih belum memiliki suatu sistem informasi yang mampu menyimpan dan mengelola data-data alumni.

Alumni memiliki peranan yang penting untuk pengembangan sebuah institusi pendidikan. Karena alumni bisa berperan sebagai duta yang mencerminkan kualitas sebuah institusi pendidikan di ranah publik. Dengan adanya pemberdayaan alumni yang baik secara tidak langsung dapat meningkatkan citra baik almamater terhadap masyarakat umum. Sampai saat ini masih banyak universitas belum memanfaatkan penggunaan sistem informasi dalam pendataan dan penelusuran alumni, yang diharapkan akan mempermudah dalam hal pengolahan dan pengelolaan data alumni tersebut, selain itu dengan sistem informasi dapat memfasilitasi berbagai keperluan seperti tracing (penelusuran) alumni, berita dan informasi kegiatan, lowongan kerja, dan itu semua dapat diakses kapanpun dan dimanapun.

Sistem informasi data alumni STT Dharma Iswara dibuat dalam bentuk aplikasi berbasis WEB dengan bahasa PHP serta sistem basis data MySQL. Bahasa pemrograman PHP dipilih karena PHP merupakan bahasa pemograman berbasis Web yang mempunyai lebih banyak kelebihan dibandingkan bahasa sejenis lainnya, selain gratis PHP juga mempunyai fungsi-fungsi yang cukup lengkap, multiplatform serta mampu berintekraksi dengan bermacam Database. Selain mudah berinteraksi dengan Database, PHP juga mempunyai tingkat keamanan yang tinggi. Begitu juga dengan Software MySQL dan Apache, software ini memiliki fungsi yang penting dalam perancangan.

1.2 Rumusan Masalah

a. Bagaimana merancang dan membuat website sistem informasi data alumni agar bemanfaat sebagai wadah untuk pengarsipan data bagi STT Dharma Iswara Madiun.

b. Bagaimana membuat aplikasi trace study dengan memanfaatkan bahasa pemrograman PHP serta database MySQL.

II. Tinjauan Pustaka 2.1 Definisi Sistem

(2)

2 2.2 Informasi

Informasi adalah data yang telah dibentuk menjadi sesuatu yang memiliki arti dan berguna bagi manusia (Jogiyanto, dalam Limbong, 2012b).

2.3 Alumni

Menurut kamus besar bahasa indonesia alumni adalah orang-orang yang telah tamat dari suatu sekolah atau perguruan tinggi.

2.4 ER-Model

Model E-R adalah suatu model yang digunakan untuk menggambarkan data dalam bentuk entitas, atribut dan hubungan antar entitas. Model E-R disajikan dalam bentuk diagram, itulah sebabnya model E-R juga disebut dengan Diagram E-R (ERD) (Kadir, 2009c:30).

2.5 Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi. rancangan (Susanto, Sukadi, 2012: 44).

2.6 Pengertian Flowchart

Flowchart adalah diagram yang

menggunakan simbol dan garis untuk menggambarkan urutan proses suatu algoritma (Ngoen, 2009:5). Flowchart

adalah diagram yang menggunakan simbol dan garis untuk menggambarkan urutan proses suatu algoritma (Ngoen, 2009:5).

2.7 PHP

PHP adalah pemrograman interpreter yaitu proses penerjemahan baris kode sumber menjadi kode mesin yang dimengerti komputer secara langsung pada saat baris kode dijalankan.

PHP disebut sebagai pemrograman server Side Programing, hal ini dikarenakan seluruh prosesnya dijalankan pada server. PHP adalah suatu bahasa dengan hak cipta terbuka atau yang juga dikenal dengan istilah Open Source, yaitu pengguna dapat mengembangkan kode-kode fungsi PHP sesuai dengan kebutuhanya. (Sibero, 2011b:49).

2.8 Basis Data

Ramakrhisnan dan Gerke (dalam Kadir, 2009b:9)mendefinisikan basis data adalah kumpulan data yang umumnya

menjabarkan aktivitas-aktivitas dari satu atau lebih dari satu organisasi yang terkait. Menurut Sthepens dan Plew (dalam Paryudi, 2000:1) mengemukakan basis data adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data.Pengertian

MySQL

MySQL adalah suatu perangkat lunak

database relasi atau Relational Database

Management System (RDBMS) yang

didistribusikan gratis dibawah lisensi GPL

(General Public License). Dimana setiap

orang bebas menggunakan MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang dijadikan closed source atau komersial (Abdul Kadir dalam Marzuqi, 2013:114).

2.9 MySQL

MySQL adalah sebuah program database server yang mampu menerima dan mengirimkan datanya dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan perintah standar SQL (Structured Query Language). (Nugroho, 2005:1).

MySQL memiliki dua bentuk lisensi, yaitu FreeSoftware dan Shareware. MySQL yang biasa digunakan adalah MySQLFreeSoftware yang berada dibawah lisensi GNU / GPL ( Genereal Public License).

III. Metodologi Penelitian

3.1 Tempat dan Waktu Penelitian 3.1.1 Tempat Penelitian

Penelitian dilaksanakan di Sekolah Tinggi Teknik Dharma Iswara Madiun yang beralamatkan di Jl.Raya Auri No 14-16 Madiun.

3.1.2 Waktu Penelitian

Waktu pengambilan data dilaksanakan selama 2 (dua) bulan dari tanggal 1 Maret 2014 sampai dengan 30 April 2014.

Kegiatan awal diawali dengan pembuatan proposal dan pengajuan proposal, pengumpulan data, analisis data yang berhubungan dengan sistem, perancangan sistem, dilanjutkan dengan pembuatan sistem jika pembuatan sistem telah dilakukan atau sudah selesai maka dilakukan pengujian sistem, apakah sistem yang dibuat sudah sesuai atau masih ada kesalahan, setelah itu tahap implementasi, penyerahan laporan dan yang terakhir adalah sidang TA.

3.2 Sumber Data

(3)

3 data demi tercapainya sistem informasi yang berkualitas dan sesuai kebutuhan perusahaan, adapun cara untuk mengumpulkan data yang digunakan pada penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Metode Wawancara

Merupakan sebuah metode dalam penelitian dengan cara melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak staf yang memegang dan mengelola data alumni . Wawancara yang dimaksudkan disini adalah guna memperoleh keterangan atau informasi terkait dengan sistem pengelolaan data alumni yang sudah berjalan agar pembuatan Website bisa mengacu pada apa yang diinginkan oleh pihak perusahaan.

b. Studi Dokumentasi

Adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara meneliti berdasarkan pada data atau dokumen yang ada dalam instansi yang bisa dijadikan sebagai bahan untuk mengisi Website. c. Study Pustaka

Tahapan ini dilakukan dengan cara mengumpulkan materi-materi yang diperlukan dalam melakukan penelitian dari berbagai jenis sumber kepustakaan diantaranya buku, jurnal, laporan penelitian, browsing internet dan berbagai sumber lainnya.

3.3 Rancangan Penelitian

Dalam merancang sebuah sistem penulis membutuhkan sebuah metode pengembangan sistem untuk memudahkan penelitian rancangan sistem yang akan dibuat. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metode waterfall. Metode waterfall adalah metode pengembangan yang dirancang secara berurutan dan linier.

Metode ini melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap analisis, desain, coding, testing / verification, dan maintance. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan.

Berikut beberapa tahapan metode waterfall akan dijelaskan sesuai dengan yang dilakukan dalam pembuatan Sistem Informasi Data Alumni :

a. Identifikasi Masalah

Merupakan tahap pencarian kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan.

b. Analisis

Tahap menganalisis hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan pembuatan perangkat lunak.

c. Desain dan Perancangan Sistem

Tahap penerjemahan dari data yang dianalisis kedalam bentuk yang mudah dimengerti oleh pengguna.

d. Pengujian

Merupakan tahap uji coba pada program yang dibuat guna mengetahui apabila masih ditemukan kesalahan.

e. Implementasi Program

Tahap penerjemahan data yang telah dirancang kedalam bahasa pemrograman.

Gambar 3.1 Metode Waterfall

IV. Analisis dan Perancangan Sistem 4.1 Analisa Sistem Lama

4.1.1 Sistem yang Sedang Berjalan

Dalam melakukan pendataan para alumni, STT Dharma Iswara masih menggunakan cara manual yaitu data-data disimpan dalam lembaran form-form yang di backup dalam Microsoft Excel. Cara tersebut sangat tidak efisien karena jika terjadi perubahan data pada alumni maka harus memberitahu kepada pihak pengelola selanjutnya baru bisa data tersebut dirubah. Oleh karena itu diperlukan sebuah sistem informasi yang dinamis yang mampu di update setiap saat oleh para alumni sendiri secara langsung mengingat data yang dimiliki para alumni kemungkinan untuk harus di update sangat besar, terutama dalam hal kontak person baik alamat, nomor telepon, email dan lain sebagainya yang bisa berubah sewaktu-waktu. Dari hasil penelitian serta analisa yang telah dilakukan menghasilkan sebuah perancangan sebuah sistem informasi berbasis website yang dinamis dan mampu memudahkan segala aktifitas dalam pendataan maupun pemberdayaan para alumni di STT Dharma Iswara Madiun.

(4)

4 4.1.2 Kegunaan Sistem Bagi Instansi

Sistem informasi ini berguna untuk melakukan pendataan serta mengelola data-data para alumni STT Dharma Iswara, Secara detail kegunaan sistem ini adalah sebagai berikut :

a. Sistem digunakan untuk mendata para alumni STT Dharma Iswara Madiun melalui sebuah sistem trace study yang diisi langsung oleh para alumni.

b. Sistem digunakan untuk mempermudah dan mempercepat dalam pencarian data alumni jika dibutuhkan sewaktu-waktu.

c. Data-data yang telah tersimpan dalam sistem dapat digunakan untuk melakukan analisa riset kualitas para alumni pasca lulus dari STT Dharma Iswara Madiun khususnya data dari kuisioner trace study.

4.2 Analisa Sistem Baru 4.3.1 Cara Kerja Sistem

Sistem informasi data alumni ini dirancang untuk mempermudah dalam mendapatkan data-data para alumni STT Dharma Iswara Madiun. Untuk bisa mendapatkan data-data para alumni diminta untuk melakukan pengisian formulir trace study yang tersedia dalam antar muka website. Tidak semua orang bisa mengakses formulir tersebut karena untuk membuka harus melalui check validasi dengan memasukan NPM masing-masing alumni. Jika NPM cocok dan terdapat dalam sistem maka formulir akan dapat diakses, sebaliknya jika NPM yang dimasukan tidak ada sama sekali dalam sistem maka formulir tidak akan pernah bisa dibuka.

Jika seorang alumni sudah pernah mengisi formulir maka formulir tersebut tidak akan pernah dapat dibuka lagi oleh alumni yang pernah mengisi formulir, hal ini ditujukan agar tidak ada penyalahgunaan formulir untuk hal-hal yang dapat merusak dan membuat data menjadi tidak beraturan.

Setelah berhasil melakukan registrasi dengan mengisi formulir selanjutnya alumni dapat login ke dashbboard user. Di dalam dashboard alumni dapat melakukan update biodata diri serta dapat menerbitkan tulisan-tulisan baik berupa berita, agenda, ataupun lowongan kerja.

Alumni yang sudah bisa mengakses dashboard diharuskan melakukan upload foto untuk melengkapi data diri.

Selain user sistem ini juga dilengkapi dashboard untuk admin yang berhak penuh untuk melakukan pengaturan sistem serta melakukan aktifitas-aktifitas pengelolaan data alumni.

4.3.2 Analisa Kebutuhan Sistem

Tujuan dari tahap analisis adalah memahami dengan sesungguhnya kebutuhan dari sistem yang baru dan mengembangankan sebuah sistem yang memadahi kebutuhan tersebut atau memutuskan bahwa pengembangan sistem yang baru tidak dibutuhkan. Untuk mempermudah menganalisis sebuah sistem dibutuhkan dua jenis kebutuhan. Kebutuhan fungsional dan kebutuhan nonfungsional. Kebutuhan fungsional adalah kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Sedangkan kebutuhan nonfungsional adalah kebutuhan yang menitikberatkan pada properti perilaku yang dimiliki oleh sistem. a) Kebutuhan Fungsional

1) Sistem dapat diakses langsung oleh para alumni. 2) Formulir data diri dan trace

study diisi langsung oleh alumni kemudian disimpan ke dalam database server. 3) Sistem mampu memproses

data alumni dengan menampilkan dalam bentuk ststistik.

4) Sistem dapat menampilkan semua data-data alumni yang sudah terdaftar dalam sistem.

5) Sistem dilengkapi dengan authentikasi keamanan bagi para alumni. Hal ini bertujuan untuk menjaga keamanan data masing-masing alumni.

6) Sistem dilengkapi dengan halaman admin yang mengontrol sistem serta mengelola data-data para alumni .

b) Kebutuhan Non Fungsional 1) Perangkat Keras Untuk

(5)

5 Perangkat keras yang dibutuhkan adalah PC Destkop. Dengan spesifikasi sebagai berikut :

a) Procesor minimal pentium 4. b) Ram minimal 1GB.

c) HDD minimal 80GB.

2) Perangkat keras yang digunakan dalam proses pembuatan sistem informasi reservasi jasa fotografer dan shoting video adalah sebuah Laptop dengan spesifikasi sebagai berikut :

a) Acer Aspire E1-471

b) Prosesor Intel(R) Core(TM) i3. c) Hardisk 500 GB

a) Adobe Dreamweaver b) Adobe Photosop CS 4 c) Mozila Firefox.

d) Server WEB Hosting dan Cpanel.

4.3 Perancangan Sistem 4.3.1 Diagram Konteks

Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi “siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem.” Berikut gambaran dari perancangan sistem melalui diagram konteks.

Gambar 4.1 Diagram Konteks

4.3.2 DFD Level 0

DFD ( Data Flow Diagram ) level 1 merupakan pemecahan dari diagram konteks. Adapun gambar dari DFD level 1 adalah seperti berikut.

Gambar 4.2 DFD Level 1 4.4 Perancangan Antar Muka

a. Perancangan Antarmuka Halaman Utama

Perancangan antar muka merupakan gambaran umum sketsa halaman website sistem informasi yang akan dirancang. Website yang akan dibangun akan menggunakan layout

2 kolom dengan 1 kolom untuk konten, dan 1 kolom untuk widged. Menu navigasi yang digunakan adalah navigasi horizontal yang akan diletakan diatas header website. Untuk menambahkan navigasi untuk mengelink'kan konten-konten penting akan ditambahkan navigasi dibawah kolom.

Gambar 4.3 Perancangan Halaman Utama

b. Perancangan Antarmuka Halaman

Dashboard

Halaman dashboard adalah halaman yang diprivasi, ada dua jenis halaman dashboard yaitu dashboard

alumni dan dashboard admin. Secara layout tampilan halaman ini sama hanya menunya saja yang membedakan.

data trace study

info data trace study

info user kelola data kotak bantuan

(6)

6 Gambar 4.9 Perancangan Antarmuka Dashboard

V. Implementasi Sistem

5.1 Implementasi Sistem Halaman Beranda

Halaman beranda merupakan halaman utama dari sistem informasi saat sistem pertama kali dibuka oleh user, maka yang akan tampil adalah halaman beranda yang berisi informasi tentang sistem informasi data alumni.

Gambar 5.1 Implementasi Beranda

5.2 Implementasi Halaman Trace Study

Halaman trace study digunakan untuk melakukan pengisian data-data alumni sekaligus untuk membuat akun username dan

password untuk bisa mengakses halaman

dashboard alumni.

Gambar 5.2 Implementasi Halaman Trace Study

5.3 Implementasi Halaman Dashboard User Halaman dashboard user digunakan untuk mengelola data-data alumni baik biodata masing-masing alumni ataupun postingan-postingan yang diterbitkan oleh masing-masing alumni.

Gambar 5.3 Implementasi Dashboard User

5.4 Implementasi Halaman Data Trace Study Halaman data trace study digunakan untuk menampilkan data-data trace study yang sudah diisi oleh alumni. Baik data-data diri maupun data kuisioner.

(7)

7 VI. Penutup

6.1 Kesimpulan

Dari penelitian, hasil analisa, serta hasil dari pembuatan sistem informasi data alumni ini dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu :

a. Sistem informasi data alumni ini merekam semua data-data yang telah dimasukan dan menyimpan kedalam sebuah database.

b. Dengan adanya sistem informasi data alumni ini diharapkan pengelolaan dan pengarsipan data-data alumni dapat dikelola jauh lebih baik.

c. Dengan adanya sistem informasi data alumni dapat mempermudah admin (pengelola data alumni) yang tidak perlu memasukan data-data alumni satu-persatu karena semua data sepenuhnya diisi sendiri oleh para alumni melalui website sistem informasi data alumni.

d. Sistem informasi data alumni ini mempermudah dalam melakukan pencarian data alumni melalui fasilitas searching.

6.2 Saran

Dengan selesainya sistem informasi data alumni ini dibuat, penulis memiliki beberapa saran antara lain :

a. Pihak pengelola (STT Dharma Iswara Madiun) sistem informasi data alumni harus merawat dan menjaga sistem ini agar terus bisa digunakan sampai jangka waktu yang lama.

b. Untuk menjalankan sistem informasi ini diperlukan seorang administrator yang mampu melakukan maintance dan berpengalaman dalam mengelola aplikasi sistem informasi berbasis website.

c. Aplikasi ini dapat dikembangkan sampai dengan pembuatan statistik yang disajikan dalam bentuk grafik.

d. Aplikasi ini dapat dikembangkan sampai kepada proses pemberitahuan informasi lowongan pekerjaan kepada alumni yang tersubmit secara otomatis ke kontak email masing-masing alumni.

DAFTAR PUSTAKA

Limbong, Toni. 2012. Perancangan Sistem Informasi

Kehadiran Mengajar Dosen. Medan: Pelita

Informatika Budi Darma.

Kadir, Abdul. 2009. Dasar Perancangan dan

Implementasi Database Rasional.

Yogyakarta:Andi.

Kamus Bahasa Indonesia. Edisi Keempat. Departemen

Pendidikan Nasional.

(http://bahasa.kemdiknas.go.id/kbbi/, diakses 3 Mei 2014) .

Sibero, FK, A. 2011. Kitab Suci WEB Programing. Yogyakarta: Mediakom.

Simarmata, Janner. Paryudi Iman. 2006. Basis Data. Yogyakarta: Andi.

Nugroho, Bunafit. 2005. Database Relasional Dengan

MySQL. Yogyakarta: Andi.

Aditya, Alan, N. 2011. Jago PHP dan MySQL. Bekasi: Dunia Komputer.

Susanto, Gunawan. Sukadi. 2012. Sisten Informasi Rekam Medis pada Rumah Sakit Umum

Daerah (RSUD) Pacitan Berbasis WEB.

STIKIP PGRI Pacitan.