Selasa, 04 Desember 2012
Struktur Pengendalian Internal Perusahaan PT POS Indonesia (Sistem
Informasi Akuntansi))
Sejarah PT. POS Indonesia
Sejarah dan perkembangan berdirinya kantor pos, pada awalnya dari kegiatan surat menyurrat yang dilakukan oleh orang Belanda ke Indonesia di bawah pimpinan ” CORNELIS DE HOTMAN ” pada tahun 1756, dan telah diwujudkan oleh ” G.W BARON ” dengan
mendirikan kantor pos pertama kali di Batavia pada tanggal 26 agustus 1946 agar diperoleh kebebasan bergerak yang lebih luas agar dalan mengembangkan usaha perusahaan , PN. POSTEL di pecah menjadi dua badan usaha yang berbeda masaing-masing PN. POS dan GIRO berdasarkan PP. NO 29 tahun 1965 dan PN. Telekomunikasi berdasarkan PP. NO. 9 tahun 1978. menghadapi pertumbahan dunia yang semakin semarak dan penuh
persaingan, diperlukan penyesuaian status badan usaha yang lebih fleksibel dan dinamis agar mampu mengembangkan pelayanan yang lebih baik . PT Pos Indonesia ( persero )
dilaksanakan berdasarkan PP No. 5 tahun 1995, tanggal 20 Juni 1995 sebagai badan usaha milik Negara Kredo ” untuk anda kami ada ” merupakan wujud nyata dari persepsi bahwa customer merupakan inti dari pasar adalah prioritas utama dalam memilih sikap dan tanggung jawab sesuai dengan peraturan yang berlaku dalam negara ini. Maka ditentukan Visi, Misi dan strategi pokok.
Visi dan Misi Perusahaan VISI
Pos Indonesia senantiasa berupaya untuk menjadi penyedia sarana komunikasi kelas dunia, yang peduli terhadap lingkungan yang dikelola oleh sumber daya manusia yang profesional sehingga mampu memberikan layanan terbaik bagi masyarakat serta tumbuh berkembang sesuai dengan konsep bisnis yang sehat.
1) Menyediakan sarana komunikasi yang handal dan terpercaya bagi masyarakat dan
pemerintah guna meunjang pembangunan nasional serta memperkuat kesatuan dan keutuhan bangsa dan negara
2) Mengembangkan usaha yang bertumpu pada peningkatan mutu pelayana melalui
penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi tepat guna untuk mencapai kepuasan pelayanan serta memberikan penilaian tambah yang optimal bagi karyawan, pemegang saham,
masyarakat, dan mitra kerja.
Tujuan dan Strategi Perusahaan
Sebagai strategi pokok perusahaan telah disusun dengan mengacu pada potensi dan sumber daya yang dimiliki serta diarahkan untuk memberi hasil yang terbaik kepada tanah air Indonesia. Strategi pokok ini dikenal dengan nama Catur Sukses Sapta Pedoman ( CSPP ) terdiri dari :
1) Dua unsur mobilitas dasar yaitu kerjasama dan kesisteman
2) Dua unsur strategi perusahaan yaitu pembinaan SDM dan peningkatan mutu layanan 3) Tiga unsur sasaran pokok yaitu kepuasan pelanggan, komitmen terhadap pelayanan umum dan hasil yang baik
Selanjutnya ketiga hal tersebut menjadi pedoman sekaligus inspirasi bagi seluruh jajaran perusahaan dalam melaksanakan program kerjanya, dengan tujuan untuk memperoleh 4 tujuan yaitu sukses manajemen, sukses pelayanan, sukses peningkatan dan sukses kaderisasi.
Program reformasi yang dilaksanakan untuk menghadapi abad mendatang yang lebih baik maka dibutuhkan langkah-langkah strategis menuju perusahaan kelas dunia dengan menempuh tahap :
1) Tahun 1995-1997 sebagai periode konsolidasi dan modernisasi 2) Tahun 1998-2000 sebagai periode solusi total bagi pelanggan 3) Tahun 2000-2009 sebagai perusahaan kelas dunia
4) Tahun 2009-2010 mempunyai pelayanan surat, logistik dan finansial yang terintegrasi dengan baik
5) Tahun 2011-2013 menjadi pemimpin dan market leader dalam layanan logistik surat dan finansial di Indonesia
6) Tahun 2014-2018 menjadi ASEAN Champion dalam industry jasa pengiriman
Produk jasa dan layanan yang tersedia dalam PT. Pos Indonesia adalah :
• Kiriman Internasional 1) Express Pos
2) Express Mail Service 3) Paket Pos Internasional 4) Wesel Pos Internasional
• Paket Pos
1) System Online Payment Point 2) Wesel Pos Prima
3) Wesel Pos Standard 4) Wesel Pos Instant 5) Wesel Pos Berlangganan 6) Wesel Pos Luar Negeri
• Hybrid Mail 1) Surat Elektronik
2) Layanan Pengiriman dan Pemberitaan 3) SMS Pos
Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi merupakan susunan fungsional tugas dan wewenang dalam suatu
perusahaan, yang berupa pola atau struktur tentang bagaimana dan apa tugas masing-masing bagian. Struktur organisasi biasanya dibuat dalam bentuk bagan dan disertai dengan uraian
tugas atau job description. Uraian tugas merupakan gambaran mengenai batasan kewajiban
dan kewenangan dari masing-masing bagian yang disusun oleh perusahaan.
Tujuan dibentuknya struktur organisasi adalah untuk membentuk spesialisasi setiap fungsi dalam organisasi dan mencegah terjadinya tugas ganda. Setiap organisasi memiliki struktur oraganisasi yang berbeda satu sama lain, tergantung tujuan, operasi atau kegiatan, serta ukuran perusahaan yang bersangkutan. Struktur organisasi yang baik harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
Struktur organisasi yang ada harus mudah dipahami dan jelas. Struktur organisasi dapat mengefisienkan biaya perusahaan.
2) Fleksibel
Struktur organisasi dapat dilakukan perubahan di masa yang akan datang akibat dari perubahan tuntutan persaingan dan teknologi.
3) Terdapat garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas dalam perusahaan.
Dengan adanya garis wewenang dan tanggung jawab yang pasti dan jelas dapat membuat anggota dari organisasi mengetahui kedudukan dan tugas sehingga dapat bekerja sesuai wewenang dan tanggung jawab tersebut.
PT. Pos Indonesia menggunakan sistem organisasi berbentuk garis dimana setiap bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan saja dan bertanggung jawab kepada atasan yang secara langsung berada di atasnya sehingga tidak terjadi satu orang bawahan memperoleh pendelegasian wewenang yang berbeda dari dua atasan.
Selain itu, setiap jenis pekerjaan juga dikelompokkan dalam satu departemen. Keuntungan dari struktur ini adalah kesatuan dalam pimpinan dan perintah, pembuatan keputusan dapat dilakukan dengan cepat sehingga tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian menjadi lebih jelas dan tidak mudah terjadi penyimpangan dalam perusahaan serta menghemat biaya karena pengawasan dari berbagai kegiatan dilakukan oleh satu orang.
Gambar Struktur Organisasi PT POS Indonesia bagian Pusat 2012 :
Struktur organisasi PT. Pos Indonesia Pusat, yang dimana PT. Pos Indonesia ini membawahi seluruh kantor pos yang tersebar diseluruh Indonesia. Adapun pemegang jawabatan inti PT.Pos Indonesia. Diantaranya adalah :
1. Komisaris Utama : Daddy Hariadi.
2. Direktur Utama : I Ketut Mardjana.
3. Wakil Direktur Utama / Direktur Keuangan : Sukatmo Padmosukarso.
5. Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis : Setyo Riyanto.
6. Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum : Entis Sutisna.
7. Direktur Operasi Suratpos dan Logistik : Ismanto.
Gambar ini menggambarkan struktur organisasi pada PT. Pos Wilayah Indonesia pada saat ini :
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Kepala Wilayah Usaha Pos Bertugas memberi izin dalam suatu
kegiatan
2. Sekretariat Bertugas mencatat hal-hal yang penting.
3. Deputi Operasi Mengatur jalan keluar masuknya barang di
perusahaan
4. Deputi Umum Bertugas melayani masyarakat dalam
keluar masuknya surat
5. Reff Office Bertugas melayani suatu pelanggan
membayar rekening
6. Bagian jaringan Bertugas mengatur bagian pembayaran
Rekening yang ada di kantor pos
7. Bagian promosi Bertugas mempromosikan pelayanan baru
yang ada di kantor pos
8. Bagian produk regular Bertugas menetapkan biaya dalam suatu
kantor pos
9. Kantor Pos Berfungsi melayani masyarakat dalam
pembayaran rekening
10. SPP Berfungsi mengelola pusat pengelolaan
setiap kantor pos yang ada
11. Bagian keuangan Berfungsi untuk memproses transaksi
keuangan keluar masuknya uang dalam kantor pos.
12. SDM Menerima orang yang sedang PKL,
karyawan baru
fasilitas yang ada di PT. Pos Indonesia
Aktivitas Primer :
1. Business Acquisition
Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan kebutuhan dan keinginan dari pelanggan dengan data dan informasi yang diperoleh dari pelanggan.
Misalnya :
- Permintaan layanan jasa pengiriman kartu ucapan, undangan pernikahan.. - Pengiriman surat dan barang
- Kerjasama dengan perusahaan jasa lain seperti Fedex untuk meningkatkan pelayanan
2. Problem Specification
Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang bisa terjadi dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Dan melihat apakah masalahmasalah dapat diatasi atau tidak
- Penentuan tarif jasa-jasa yang ditawarkan
- Masalah SDM dan tenaga kerja yang telah lama bekerja
- Skill SDM dan para tenaga kerja lama yang sudah tidak sesuai lagi dengan tuntutan kerja sekarang
3. Knowledge Application
Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang dihadapi perusahaan yang belum dapat diselesaikan kemudian mencari solusinya dengan
memperbaharui sistem knowledge application yang sedang berjalan dan mengembangkan pemasaran dengan menggunakan teknologi internet seperti website. Jika perusahaan tidak mampu membuat website maka perusahaan dapat meminta bantuan dari pihak luar.
Contoh data yang dipakai selain internet untuk knowledge application : - Brosur
4. Allocation of Resources
Dalam kegiatan ini perusahaan melakukan analisis 5M(Man, Money, Material, Machin, Method) dan informasi. Analisis ini dilakukan untuk mengetahui kemampuan perusahaan dalam menerapkan strategi yang baru. Perusahaan dapat menggunakan dana dari kas
perusahaan untuk pengembangan sistem. Jika perusahaan kekurangan dana maka perusahaan dapat menggunakan solusi eksternal dengan meminjam dana ke bank ataupun meminta bantuan dari pihak luar seperti software house.
Man
PT. Pos Indonesia memiliki banyak SDM dan cenderung kelebihan namun banyak
diantaranya merupakan tenaga kerja lama sehingga banyak diantaranya yang sudah kurang kompeten dalam bidangnya masing-masing.
Money
Selama ini sumber dana yang diperoleh PT. Pos Indonesia berasal dari dana anggaran pemerintah, serta investasi dan dana dari kemitraan/partnership.
Material
Material yang dimaksud adalah produk-produk yang dijual PT. Pos seperti kertas, perangko serta layanan jasa–jasa yang ditawarkan yang digunakan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan
Machine
Machine yang dimaksudkan berupa komputer, printer dan lainnya yang digunakan oleh PT. Pos dalam menjalankan proses bisnisnya
Method
PT. Pos masih menggunakan metode tradisional dalam pengambilan keputusan. Informasi pendukung keputusan PT. Pos diperoleh dari pengalaman kerja serta informasi-informasi eksternal, belum ada metode yang khusus dan terencana dalam pengambilan keputusan
5. Marketing the Capability
6. Configure Solution
Membuat perencanaan dalam mengimplementasikan solusi yang dihasilkan, menentukan prioritas yang akan dilakukan, siapa yang akan bertanggung jawab dan waktu
pengimplementasian.
- Pengadaan kerjasama dengan perusahaan lain untuk meningkatkan layanan dan kinerja perusahaan
- Perencanaan arsitektur jaringan yang baru
- Penempatan staff pengembangan SI/IT yang baru - Pengawasan terhadap kinerja karyawan yang sudah ada
7. Execute Solution
Pada tahap ini perusahaan mulai mengaplikasikan solusi kepada para pelanggannya tetapi kegiatan rantai analisis tidak berhenti sampai disini. Perusahaan harus tetap mencari tahu apakah solusi yang dihasilkan sudah cukup memuaskan kebutuhan pelanggan dan memenuhi standar yang diinginkan pelanggan.
- Mengirimkan Staff pengembangan SI/TI untuk meningkatkan aplikasi yang baru - Pemasangan Hardware & Software
- Integrasi komputer - Evaluasi
- Training
Aktivitas Pendukung :
1) Pembelian
Aktivitas pembelian yang dilakukan perusahaan untuk mendukung aktivitas primer mencakup penerimaan alat-alat kantor yang telah dibeli yaitu komputer, printer, scanner, mesin fotokopi, dan kertas.
2) Pengembangan Teknologi
3) Manajemen Sumber Daya Manusia
Aktivitas manajemen sumber daya manusia yang dilakukan perusahaan meliputi aktivitas penyortiran surat, perekrutan, dan pelatihan karyawan.
4) Infrastruktur Perusahaan
Infrastruktur perusahaan terdiri atas sejumlah aktivitas yang meliputi perencanaan strategi, manajemen perusahaan, kepala wilayah kantor pos, deputi operasi, bagian keuangan 5) Mitra Bisnis
Mitra bisnis yang bekerja sama dengan PT. Pos Indonesia adalah DHL. DHL memiliki andil dalam membantu PT. Pos Indonesia untuk jasa pengiriman barang ke luar negeri
Analisa Lingkungan Internal SI/TI Perusahaan
Dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat saat ini, maka PT Pos Indonesia juga harus ikut mengikuti perkembangan teknologi tersebut. Baik itu dari perangkat piranti keras maupun dari piranti lunak itu sendiri. Hal ini dibuktikan dengan diterapkannya system
terintegrasi ERP ( Enterprise Resource Planning ) didalam perusahaan. Namun,
perkembangannya belum maksimal, karena tidak didukung dengan perangkat keras
(hardware ) yang memadai. Perkembangan teknologi internet yang semakin pesat membuat komunikasi secara tradisional seperti surat mulai ditinggalkan, penyelesaian PT. Pos akan meningkatkan pelayanan bagi penduduk desa yang masih belum mengikuti perkembangan teknologi sekarang ini.
Pada saat ini PT. Pos Indonesia mempunyai aplikasi yang terbagi menjadi 3 modul, yaitu :
bagian finance yang mencakup bagian keuangan perusahaan
bagian marketing dan promosi yang mencakup data – data pemasaran
bagian operasional yang mencakup mulai dari kegiatan operasional perusahaan.
Aplikasi yang telah dimiliki perusahaan saat ini telah terintegrasi satu dengan yang lainnya. Penerapan ERP dilakukan karena memiliki berbagai macam keuntungan, antara lain adalah terintegrasinya sistem satu dengan yang lainnya sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja serta dapat memperlancar proses bisnis dan menghemat waktu. Aplikasi yang
digunakan perusahaan adalah aplikasi menggunakan visual basic. Penerapan ERP
operasional menggunakan aplikasi ERP tersebut. Di dalam perusahaan juga masih
menggunakan aplikasi yang menggunakan microsoft excel untuk pembuatan laporan.
Spesifikasi Hardware dan Software Perusahaan
Berikut ini adalah daftar spesifikasi hardware yang dimiliki PT. Pos Indonesia, berdasarkan hasil survei dan observasi langsung :
Divisi Hardware Jumlah
Teknologi dan Sarana Processor Intel Pentium
IV 1,6 GHz
Keuangan • Processor Intel Pentium
IV 1,6 GHz
SDM • Processor Intel Pentium
IV 1,6 GHz
Promosi • Processor Intel Pentium
Kepala wilayah •Processor Intel Pentium IV
Sekretariat Wilayah •Processor Intel Pentium IV
2,66 GHz
Deputi Operasi •Processor Intel Pentium IV
2,66 GHz
Deputi Umum •Processor Intel Pentium IV
2,66 GHz
Mail Server •Processor Intel Pentium IV
3,2 GHz
2,66 GHz
•Memory 1 GB DDR •Hard disk 60 GB •LAN card
Printer Canon S200 4
Swicth 8port,16port,24port 4
Berikut ini adalah daftar spesifikasi Software yang dimiliki PT. Pos Indonesia, berdasarkan hasil survei dan observasi langsung :
Divisi Aplikasi Support Sistem
Teknologi dan Sarana •laporan barang masuk dan
barang keluar
Aplikasi Excel Microsoft Word 2003
Keuangan • Laporan keuangan
• Penggajian Karyawan
Aplikasi Excel Microsoft Word 2003
SDM •Laporan penerimaan dan
pengeluaran karyawan
Aplikasi Excel Microsoft Word 2003
Promosi • Laporan penjualan barang Aplikasi Excel
Microsoft Word 2003
Kepala wilayah • laporan database karywan
dan keuangan
Aplikasi Excel Microsoft Word 2003
Sekretariat Wilayah • Laporan keuangan Aplikasi Excel
Microsoft Word 2003
Deputi Operasi • Laporan keuangan Aplikasi Excel
Microsoft Word 2003
Deputi Umum • Laporan keuangan Aplikasi Excel
Microsoft Word 2003
Aplikasi
1. Sistem Informasi Pembelian
2. Sistem Informasi SDM
Sistem informasi ini digunakan pada bagian personalia untuk pengaturan sumber daya manusia seperti pendataan karyawan, absensi, pelatihan karwan, pemberian Sistem informasi ini belum terintegrasi dengan bagian lain.
3. Website
PT. Pos Indonesia sudah memiliki website sendiri. Pada website ini menyediakan informasi
seputar fasilitas yang disediakan kantor pos seperti paket pos, wesel, hybrid mail, serta layanan-layanan lain yang disediakan juga informasi seputar tarif-tarif yang diperlukan. Pengendalian Internal Menurut SAS 78 :
1. Otorisasi transaksi
Prosedur transaksi merupakan pengendalian yang memastikan bahwa karyawan perusahaan hanya memproses transaksi yang sah dalam ruang lingkup otoritas yang telah ditentukan. Dalam siklus pendapatan : Tujuannya untuk memastikan transaksi yang valid yang akan diproses. Dalam siklus pendapatan otorisasi diperlukan untuk :pemrosesan pesanan penjualan, kebijakan retur barang.
Manual : Pihak manajemen dan auditor harus bisa memverifikasi transaksi penjualan apakah sudah sesuai dengan otoritas yang ditetapkan oleh perusahaan.
Berbasis Komputer : Semua kebijakan otorisasi sudah terupdate dalam suatu sistem komputer yang teritegrasi dan sesuai dengan pihak manajemen, jadi tidak perlu dilakukan pengawasan secara langsung. Namun, apabila terjadi error pada sistem dibutuhkan pengendalian khusus. 2. Pemisahan Tugas
Para individu diberikan tanggung jawab untuk hanya melakukan aspek-aspek terbatas dari transaksi perusahaaan
Dalam siklus pendapatan : Memastikan tidak ada satu orang atau departemen yang memproses secara keseluruhan
Manual :
1. Bagian yang mengotorisasi transaksi harus terpisah dengan bagian yang memproses transaksi
Berbasis Komputer : Dalam sebuah lingkungan CBIS sebuah program komputer dapat melakukan banyak tugas yang tidak dapat dilakukan dalam lingkungan manual. 3. Pengawasan
Asumsi yang mendasari pengendalian pengawasan adalah bahwa perusahaan mempekerjakan personel – personel yang kompeten dan dapat dipercaya. Dalam hal ini, perusahaan biasanya menggunakan supervisor untuk menjalani pengawasan. Dengan supervisi kepada karyawan yang mempunyai potensi untuk melakukan sesuatu yang tidak sesuai, perusahaan dapat melakukan antisipasi dalam sistemnya.
Manual : perusahaan bisa mengefisiensi pengawasan karena satu manajer dapat mengawasi berbagai pengawasan. Hal ini ditunjang dengan adanya perekrutan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya. Perusahaan juga bisa melakukan pengendalian secara langsung.
Berbasis Komputer : tingkat pengendalian pengawasan jauh lebih besar dibandingkan sistem manual dikarenakan perkembangan teknologi yang pesat dibutuhkan karyawan yang
memiliki keahlian khusus dan dapat dipercaya disebabkan adanya pembatasan akses. Hanya orang-orang tertentu yang bisa mengakses, dan teknologi bisa diakses kapanpun dan
dimanapun sehingga bisa luput dari pengawasan secara langsung. 4. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi menjadi jejak audit untuk informasi – informasi penting yang dapat digunakan untuk menelusuri transaksi dari saat dimulai sampai pada disposisi terakhir. Manual : Dokumen, jurnal dan buku besar harus membentuk jejak audit yang memungkin auditor independen untuk menelusuri transaksi.
– pre-numbered source documents – special journals
– subsidiary ledgers – general ledger – files
Berbasis Komputer : karena dokumen disimpan secara magnetis, maka akuntan dan auditor harus memahami prinsip-prinsip operasional dan manajemen data;harus menjalankan update buku besar umum.
5. Pengendalian Akses
Manual : Pengendalian akses atas informasi mencakup pembatasan akses ke dokumen yang mengendalikan aktiva, yaitu dokumen sumber, jurnal, dan buku besar.
Berbasis Komputer : karena semua catatan terdapat dalam satu sistem sehingga perlu ada pengendalian dari ancaman penipuan komputer yang dilakukan oleh oknum yang memiliki keahlian dan akses yang tidak terbatas dan pengendalian dari bencana alam.
6. Verifikasi Independen
Adalah pemeriksaan independen terhadap sistem akuntansi untuk mengidentifikasi kesalahan dan salah tafsir. Tujuannya untuk meningkatkan dan memverifikasi kebenaran dan
kelengkapan dari prosedur yang dilaksanakan oleh orang lain dalam sistem Manual : Pengendali verifikasi independen dalam siklus pendapatan antara lain:
• Dep.Pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim ke pelanggan dari gudang sudah benar dalam jenis dan jumlahnya.
• Departemen penagihan mencocokan pemberitahuan pengiriman dengan faktur penjualan untuk memastikan bahwa pelanggan ditagih sesuai dengan barang yang dikirimkan
• Dep. General Ledger mencocokan voucher jurnal yang dibuat oleh berbagai departemen. Dep. General Ledger dapat mendeteksi berbagai jenis kesalahan dari proses akuntansi.
Berbasis komputer : melakukan evaluasi pengendalian terhadap aktivitas pengembangan dan pengendalian sistem.
I. PENGENDALIAN SISTEM OPERASI Manual :
Penerimaan dan Pengeluaran pendapatan dicatat secara manual
Penerimaan pendapatan hanya melalaui tunai dengan cara langsung datang ke kantor pos Pendapatan disimpan di bendahara perusahaan, disimpan di brankas
Bukti transaksi dibuat dengan tulis tangan, atau diprint tapi dengan form yan belum
terstandarisasi
Absensi karyawan dengan cara manual
Tempat penyimpanan data tiap divisi berbeda-beda
Otorisasi penerimaan atau pengeluaran kas dilakukan dengan tanda tangan manual Berbasis Komputer/CBIS :
Penerimaan dan Pengeluaran pendapatan dicatat dengan komputerisasi sehingga control
dapat dilakukan dengan mudah.
Penerimaan pendapatan dapat dilakukan via transfer (ATM, Debit, Visa, check) Kas / pendapatan di simpan di bank sehingga control atas kas lebih terjamin
Bukti transaksi yang terstandarisasi sehingga semua divisi dapat menerima informasi yang
sama dari bukti tersebut
Absensi karyawan yang terkomputerize sehingga dapat terintegrasi ke bagian SDM sebagai
informasi kehadiran untuk penilai kinerja karyawan.
Informasi antar divisi dapat dilakukan secara intranet/internet karena penyimpanan data
semua divisi dalam satu server storage, selain itu aplikasi antar divisi sudah terintegrasi dengan aplikasi ERP
Hardware dan software tiap divisi dirancang sesuai kebutuhan Otorisasi dapat dilakukan secara intranet dengan tanda tangan digital
Hak akses gudang data dibatasi sesuai kebutuhan divisi dan setiap divisi diberi kata sandi
agar lebih aman dalam pencarian data
Pencarian data, bukti transaksi dapat lebih mudah sehingga memudahkan dalam jejak audit
II. PENGENDALIAN MANAJEMEN DATA
Catatan akuntansi menjadi jejak audit untuk informasi – informasi penting yang dapat digunakan untuk menelusuri transaksi dari saat dimulai sampai pada disposisi terakhir. Manual : Dokumen, jurnal dan buku besar harus membentuk jejak audit yang memungkin auditor independen untuk menelusuri transaksi.
– pre-numbered source documents – special journals
– subsidiary ledgers – general ledger – files
Berbasis Komputer : karena dokumen disimpan secara magnetis, maka akuntan dan auditor harus memahami prinsip-prinsip operasional dan manajemen data;harus menjalankan update buku besar umum.
Tujuan dibentuknya struktur organisasi adalah untuk membentuk spesialisasi setiap fungsi dalam organisasi dan mencegah terjadinya tugas ganda.
PT. Pos Indonesia menggunakan sistem organisasi berbentuk garis dimana setiap bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan saja dan bertanggung jawab kepada atasan yang secara langsung berada di atasnya sehingga tidak terjadi satu orang bawahan memperoleh pendelegasian wewenang yang berbeda dari dua atasan.
Manual : Pada umumnya kegiatan dilakukan secara manual dengan tanpa ada system berbasis computer yaitu dilakukan secara otorisasi transaksi maupun secara langsung antar
departemen atau bidang yang memang pelaksanaannya secara teknis masih dilakukan tanpa menggunakan perangkat computer.
1. Kepala Kantor :
a. Mengawasi kegiatan penjualan, keuangan, pembelian, administrasi dan umum
keadaan kegiatan sesuatu yang terpadu dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan.
b. Melakukan pengolahan data, analisis dan evaluasi atau hasil usaha dalam rangka
meningkatkan daya guna dan hasil guna milik perusahaan.
c. Secara periodic mengawasi system pengawasan internal dan melaksanakan pemeriksaan.
d. Memberi masukan kepada staf untuk perbaikan atau penyempurnaan peraturan, ketentuan,
sitem prosedur maupun administrasi yang pada umumnya berlaku pada perusahaan.
e. Mengawasi dan memberikan persetujuan pengeluaran dan penerimaan kas agar sesuai
dengan anggaran yang sudah di tetapkan.
f. Mengadakan penilaian prestasi kerja bawahannya berdasarkan laporana yang di terima
bawahannya.
g. Mengadakan hubungan dengan pihak luar terutama mengenai hal-hal yang menyangkut
2. Bagian Pelayanan Pos Plus :
a. Menerima / menyelesaikan pengaduan pelanggan.
b. Memeriksa pertanggungan pengaduan.
c. Memeriksa laporan pengaduan ditambah lampiran serta memeriksa penyimpangan jasa
layanan pos.
d. Mengevaluasi tugas pos plus.
e. Merencanakan perbaikan –perbaikan.
f. bagian pelayanan ritel/ keagenan.
3. Bagian pelayanan ritel/ keagenan :
a. Memeriksa seluruh neraca loket dan dokumen sumber setelah diyakini akan kebenarannya.
b. Memeriksa seluruh neraca loket bagian peleyanan retail / keagenan dan dokumen sumber
yang berkaitan dengan mutasi pada ahli yang berkaitan.
c. Memeriksa dan menandatangani neraca gabungan yang dibuat oleh kepala urusan bagian
pelayanan keagenan/ retail. d. Membantu kegiatan pemasaran.
e. Memeriksa pencocokan surplus minus tabungan Batara dan tabungan Budaya,serta
menandatangani laporannya.
f. Memerikasa pembukuan Tabungan Kesejahteraan Keluarga (TEKESRA) dan Kredit Usaha
Keluarga Sejahtera (KUKESRA) yang akan dicocokan dengan bagian akuntansi, memeriksa laporan surplus TAKESRA dan KUKESRA yang akan dikirim ke BNI 46, serta
menandatangani laporannya.
g. Memeriksa kebenaran dan menandatangani laporan pension.
4. Bagian Filateli :
a. Mengawasi surat-surat.
b. Mengawasi penjualan benda-benda pos.
c. Menyusun target unit tahunan.
d. Melakukan pemeriksaan kas berdasarkan pemeriksaan administrasi.
a. Menerima, memeriksa, mencatat atau membukukan kiriman pos dan menyerahkan ke bagian
administrasi.
b. Mengkaji ulang pekerjaan yang telah dilaksanakan.
c. Bertanggungjawab atas pelaksanaan tugas dibagian pengolahan.
d. Melaksanakan tugas-tugas lain di bidangnya.
6. Bagian Logistik :
a. Mengawasi surat jalan untuk paket pos.
b. Melakukan pengawasan pemeriksaan terhadap paket-paket pos.
c. Menyusun laporan bulanan.
d. Memberi petunjuk dan bimbingan bawahan bila dipandang perlu.
7. Bagian Verfikasi Barang :
a. Melaksanakan pengendalian operasi seluruh KP VVII sampai dengan KP X, PKK dan agen
pos.
b. Mengwasi kebenaran dalam pemeriksaana naskah-naskah pertanggungjawaban dan
mencocokan dengan buku perhitungan KP VII sampai dengan KP X di bagian akuntansi. c. Menandatangani naskah-naskah pertanggungan yang sudah cocok dan diyakini
kebenarannya.
d. Memeriksa register-register berharga, baik yang sudah dipakai maupun yang berada dalam
persediaan dengan dibantu oleh bagian audit.
e. Melakukan konfrimasi dengan layanan giri pos, Tabanas, Wesel Pos, dan Takesra.
8. Bagian Bina Mutu dan Pelayanan :
a. Menterjemahkan kebijakan mutu menjadi system dan metode pengendalian mutu di KP II bandung.
b. Melakukan analisis dan evaluasi sistem kualitas produk, proses dan pelayanan.
c. Mengendalikan dan mengevaluasi perbaikan sistem prosedur prosedur dan aturan yang lebih efektif dari pandangan menajemen mutu.
Berbasis CBIS : Pelaksanaan fungsi struktur organisasi yang dilakukan oleh para pelaksana teknis seperti auditor hingga bagian manajer operasional dan keuangan telah menggunakan pernagkat computer atau computer berbasis system. Berikut beberapa divisi dan tanggung jawabnya secara rinci mengenai CBIS.
1. Bagian Audit :
a) Memeriksa bagian –bagian keuangan, pelayanan dan keagenan, akuntansi, SDM,
pengolahan, paket pos, teksifo, filateli, posplus, dan pemasaran.
b) Pemerikasaan kas supervisor keuangan dan pemeriksaan sisi benda pos dan materai (BPM)
supervesior keuangan.
c) Membuat laporan penyimpanan masing-masing bagian.
d) Menyusun laporan eksploitasi.
e) Pemeriksaan tertutup kas tahunan.
f) Penyusunan laporan pemeriksaan.
g) Pembuatan berita acara pemeriksaan (BAP).
2. Manajer Oprasional :
a. Mengolah kelancaran penerimaan, pengiriman dan penyimpanan surat kawat dan telex.
b. Mengelola arsip berdasarkan ketentuan yang berlaku.
c. Melaksanakan kegiatan periklanan, pameran dan acara-acara resmi lainnya.
d. Mengawasi, membina pengetahuan dan mutu kerja bawahannya.
e. Menyampaikan saran kenaikan gaji / pangkat / jabatan karyawan bawahannya.
f. Meneliti surat-surat, konsep-konsep dan laporan yang ditandatangani oleh kepala kantor
pusat dalam melaksanakan tugas.
3. Bagian Keuangan :
b. Menerima, menyiapkan, mengeluarkan dan mempertanggungjawabkan serta penata usahaan benda pos dan matrai, membuat neraca harian benda pos dan matrai termasuk buku atau daftar rekapitulasi penjualan.
c. Mengawasi peredaran benda pos materai di loket-loket, mesin perangko dan system pemperangkoan lainnya baik yang digunakan diloket maupun oleh publik, serta melaksanakan penata usahaan dan pertanggungannya.
d. Melaksanakan penyetoran dan pengambilan ke atau dari bank yang telah ditetapakan dan pentransferan ke rekening direktur keuangan bandung, serta menjaga batas maksimum saldo kas.
4. Bagian Akuntansi :
a. Memeriksa dokumen sumber pembukuuan.
b. Mengklasifikasikan data dan dokumen sumber untuk melakukan persiapan pembukuan. c. Membukukan dalam buku harian, buku besar dan jurnal.
d. Menyusun neraca dan laporan keuangan.
e. Mengisi, membukukan , menyiapkan dan mengirimkan buku kas umum dan register pembantunya.
5. Bagian Teknik Sistem dan Informasi :
a. Mengawasi komputerisasi nasional.
b. Mengkoordinasi pengawasan dan pengadministrasian pelanggan Wasantara Net.
c. Melakukan analisis pengembangan peranan laayanan Wasantara Net.
d. Membuat neraca pendapatan Wasantara Net
e. Membuat laporan pendapatan Wasantara Net.
f. Membuat laporan kegiatan pemasaran Wasantara Net.
6. Bagian RK ( Rekening Koran) :
a. Melakukan pengelolaaan giro pos dengan setiap mutasi /transaksi yang terjadi kedalam rekening yang terkait dan melaporkan saldonya kepada pemegang rekening.
c. Mengendalikan dan mengevaluasi mutu layanan giro pos agar senantiasa memberikan kepuasan pelanggan dan mitra kerja.
d. Melaporkan data-data transaksi dan saldo rekening kepada manajemen.
7. Bagian PRK :
a. Bertanggunjawab atas kelancaran pekrjaan PRK
b. Memeriksa nerca cek, penerimaan GIR-10 dan rekap Gir-5/7
c. Mencocokan neraca cek dan rekap Gir-5/7 dengan neraca gabungan dari PRK.
d. Membuat suasana kerja yang harmonis diantara staf PRK
e. Melakasanakan tugas yang bersifat insidentil dari KAKP/SGG.
IV. PENGEMBANGAN SISTEM PADA PT POS 1. Penerapan ERP
Pada saat ini PT. Pos Indonesia menerapkan ER, dimana mempunyai aplikasi yang terbagi
menjadi 3 modul, yaitu bagian finance yang mencakup bagian keuangan perusahaan, bagian
marketing dan promosi yang mencakup data – data pemasaran dan bagian operasional yang mencakup mulai dari kegiatan operasional perusahaan. Aplikasi yang telah dimiliki perusahaan saat ini telah terintegrasi satu dengan yang lainnya. Penerapan ERP dilakukan karena memiliki berbagai macam keuntungan, antara lain adalah terintegrasinya sistem satu dengan yang lainnya sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja serta dapat memperlancar proses bisnis dan menghemat waktu. Aplikasi yang digunakan perusahaan
adalah aplikasi menggunakan visual basic. Penerapan ERP menggunakan software
orlandsoft, aplikasi bagian finance, marketing dan promosi maupun operasional menggunakan aplikasi ERP tersebut.
2. Teknologi dalam aktivitas operasi Sistem Informasi Pembelian
Sistem informasi ini digunakan oleh bagianTeknologi dan sarana untuk
mencatat barang apa saja yang dibeli seperti kertas, lem, alat tulis, amplop, dan komputer. Sistem informasi ini sudah terintegrasi dengan bagian keuangan.
Sistem Informasi SDM
Website
PT. Pos Indonesia sudah memiliki website sendiri. Pada website ini
menyediakan informasi seputar fasilitas yang disediakan kantor pos seperti paket pos, wesel, hybrid mail, serta layanan-layanan lain yang disediakan juga
informasi seputar tarif-tarif yang diperlukan.
3. Penggunaan teknologi dalam produk yang ditawarkan a. Hybrid-mail
Hybrid-mail/surat elektonik/ratron, adalah salah satu layanan berupa layanan pengiriman berita dan spesifikasi hybrid karena dapat diakses pengguna jasa baik melalui internet
berbasis web (sedang dalam proses pembangunan) dan Short Message Service (SMS) melalui
nomor 8161 (saat ini hanya untuk Telkomsel dan Indosat) yang kemudian dapat diterima oleh
tujuan dalam bentuk surat maupun kartu.
b. Admail
Admail (value added mail) merupakan layanan PT Pos yang ditujukan kepada perusahaan yang ingin mengirimkanbaik surat maupun katalog iklan kepada
pelanggannya. Dengan layanan admail, PT Pos melakukan proses dari mulai mencetak,menyortir, hingga mengirimkan surat sesuaidengan alamat pelanggan yang dituju.Pertumbuhan admail hingga saat ini hanya4%, mengindikasikan bahwa masih besarnya peluang PT Pos untuk mengoptimalkan
bisnis ini.
c. Paket pengiriman dengan Track and Trace
Sistem penggunaan barcode pada setiap paket barang yang dikirim merupakan salah satu contoh dari usaha restrukturisasi PT Pos Indonesia. Barcode ditembak pada setiap kali berpindah tempat sehingga pelanggan kantor pos dapat lebih mudah memantau barang yang ia kirimkan.
d. Dibidang Jasa Keuangan
online di kantor pos. Pembayaran dan angsuran tersebut dapat berupa pembayaran rekening listrik, rekening telepon, pembayaran pajak, angsuran kredit, dan lain-lain
4. Digitalisasi
PT.Pos Indonesia, yakni pasar digital atau e-Commerce, yang memungkinkan sebuah
perusahaan untuk melakukan perdagangan elektronik bisnis ke bisnis (B2B) dan bisnis ke
pelanggan (B2C). Transaksi eCommerce melibatkan pelanggan, pemasok, vendor, distributor,
dan sebagainya. Pola transaksi terjadi antara dua sistem, dari satu perusahaan ke perusahaan
yang lainnya. Peran e-Commerce, dalam hal ini adalah mengotomasikan keseluruhan rantai
pasokan (Supply ChainManagement), yakni suatu proses yang memadukan berbagai macam
pemasok barang untuk menciptakan produk akhir. Keuntungan e- Commerce, jika dilakukan
dengan benar, akan membantu perusahaan dalam upaya penghematan biaya pembelian, peningkatan penjualan, peningkatan revenue, meningkatkan market intelligence, informasi yang lebih akurat, pengurangan biaya administrasi, peningkatan pelayanan terhadap pelanggan, serta meningkatkan waktu respon dan mengurangikesalahan. Akan tetapi dengan
berbagai kemudahan dan keuntungan yang ditawarkan, e-Commerce juga menimbulkan
beberapa kekhawatiran pasar, khususnya dalam hal keamanan transaksi melalui internet dan keterbatasan fasilitas dan sumber daya. Untuk mengatasinya, ada beberapa hal yang mempengaruhi dan perlu untuk di perhatikan dalam mendukung keberhasilan, antara lain, teknologi yang relevan, administrasi dan database yang baik, sistem yang efisien dan aman dalam melakukan transaksi serta dukungan sumber daya manusia yang handal. Yang tak kalah pentingnya adalah dukungan pemerintah melalui berbagai kebijakan yang kondusif, dan masalah-masalah yang terkait dengan aspek legal atau hukum yang melindungi hak dan kewajiban masing-masing pihak yang melakukan transaksi. Yang terpenting dari semua kemajuan dan perkembangan teknologi seperti yang telah dijelaskan di atas adalah bahwa
peluang yang terbuka bagi bisnis di bidang jasa pengiriman surat dan barang sudah tak
diragukan dan peluang tersebut akan semakin besar di waktu-waktu mendatang, Untuk itu bisnis di bidang ini sudah seharusnya mempersiapkan diri sejak sekarang untuk dapat menangkap dan memanfaatkan peluang dan kesempatan tersebut.
V. PENGENDALIAN PEMELIHARAAN SISTEM
VII. PENGENDALIAN AKSES
Setiap jenis pekerjaan dikelompokkan dalam satu departemen. Agar kesatuan dalam
pimpinan dan perintah, pembuatan keputusan dapat dilakukan dengan cepat sehingga tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian menjadi lebih jelas dan tidak mudah terjadi penyimpangan dalam perusahaan serta menghemat biaya karena pengawasan dari berbagai kegiatan dilakukan oleh satu orang.
VIII. PENGENDALIAN PEMELIHARAAN SISTEM
Pemeliharaan pada PT POS Indonesia masih bersifat pelaksanaan teknis atau manual pada perangkatMachine. Machine yang dimaksudkan berupa komputer, printer dan lainnya yang digunakan oleh PT. Pos dalam menjalankan proses bisnisnya.
IX. PENGENDALIAN KOMPUTER PRIBADI
