Sistem Informasi Pendataan IPK dan Perhitungan Masa Studi Menggunakan Waterfall Model

(1)

Sistem Informasi Pendataan IPK dan

Perhitungan Masa Studi Menggunakan

Waterfall Model

Kadarsih

Abstract

The purpose of this study is to provide convenience in the management of IPK data (Achievement Indices Comulative) and ease in knowing the study period of students. This research is done because the data processing IPK which is currently done using Excell not efficient because every year have to add new sheet. In addition to knowing the study period of students in completing their studies also takes time because they have to perform manual. The author uses several methods for the data collection process that is using the method of observation by doing direct observation of data processing IPK, using reference method in the form of journals or scientific articles relevant to this research. To build this information system the author uses a Waterfall model consisting of six stages of Investigation, Analysis, Design, Implementation, Testing and maintenance. This study produces a IPK data collection system and calculation of the study period built using the programming language Delphi XE2 and Microsoft Access. This system can be used to input student data, Academic Advisor, student status every semester, and calculation of study period. Can provide information on how many semesters the student is active, how long the study period is taken by the student

Keywords— Information system, IPK, Study period, Delphi XE2, Microsoft Access

I. LATARBELAKANG

Perguruan tinggi merupakan salah satu sarana pendidikan dalam mempersiapkan daya saing bangsa di era global ini. Adapun upaya peningkatan mutu perguruan tinggi yaitu sejak tahun 2012 pemerintah mewajibkan semua perguruan tinggi yang ada di indonesia dan semua

(2)

dengan IPK merupakan hasil belajar mahasiswa yang diperoleh setelah melalui proses belajar yang di nyatakan dalam bentuk nilai huruf yakni A, B, C, D, E yang kemudian dikomulatifkan dengan bobot angka 1-4 yang mengasilkan nilai prestasi mahasiswa atau IPK.[4].

Menurut buku panduan akademik AMIK AKMI Baturaja, menyebutkan wajib menyelesaikan 110 SKS (Satuan Kredit Semester) untuk prodi Manajemen Informatika dan 112 SKS untuk prodi Teknik Informatika. Lulusan yang berkualitas merupakan lulusan yang langsung dapat di manfaatkan oleh stakeholders, dan tentunya untuk menghasilkan lulusan yang berkualitas tersebut harus melalui sistem mutu yang terencana. Adapun faktor lainya yang juga berpengaruh dalam menghasilkan lulusan yang berkualitas adalah keaktifan tenaga pendidik (dosen) dalam memberikan perkuliahan serta keaktifan mahasiswa dalam mengikuti proses perkuliahan

Pasal 35 ayat 3 UU RI Nomor 20 Tahun 2003) menyebutkan bahwa untuk mencapai mutu yang standart dari pendidikan itu bukan hanya terletak pada unsur tenaga kependidikan yakni dosen tetapi bagaimana pengelolaan perguruan tinggi itu atas standar isi, proses, kompetensi lulusan, sarana dan prasarana, penelolaan, pembiyaan dan penilaian pendidikan yang dapat dilaksanakan oleh badan standarisasi penjaminan dan pengendalian mutu pendidikan. [1]

Menurut Muhamad hanief meinanda (2009, p1) masa studi mahasiswa dapat dipediksi dari Indeks Prestasi Komulatif (IPK). Semakin tinggi IPK yang diperoleh, masa studi yang ditempuh cenderung menjadi lebih cepat.[4].

Masa studi adalah rentang waktu yang disediakan bagi mahasiswa untuk menyelesaikan program pendidikan. Adapun batas waktu penyelesaian yang diberikan sekurang-kurangnya adalah 6 semester dan selambat-lambatnya 10 semester. [5]

Pengolahan data mahasiswa, Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) saat ini telah menggunakan SIA (Siatem Informasi Akademik). tetapi untuk mengetahui masa studi mahasiswa dalam pengisian borang akreditasi masih sangat sulit masih harus melakukan perhitungan terpisah melalui aplikasi Microsoft Excell, Hal itu dikarenakan dalam SIA belum

dilengkapi fasilitas perhitungan untuk mengetahui lamanya studi mahasiswa dalam menyelesaikan matakuliah program studi yang menjadi pilihannya, selain itu belum dilengkapi fasilitas untuk mengetahui jumlah mahasiswa berdasarkan status yang ada yaitu aktif, cuti, meninggal, pindah kampus dan status lainnya.

Berdasarkan uraian masalah di atas maka dilakukan penelitian untuk membangun sistem informasi pendataan status mahasiswa dan perhitungan lama studi mahasiswa dalam menyelesaikan pendidikan di AMIK AKMI Baturaja pada program studi Teknik Informatika dan Manajemen Informatika. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui jumlah mahasiswa berdasarkan kebutuhan status mahasiswa, memberikan kemudahan dalam melakukan perhitungan masa studi mahasiswa. Sistem informasi ini dapat memberikan informasi tentang data mahasiswa, data pembimbing akademik, data IPK, data ststus mahasiswa dan masa studi mahasiswa yang disesuaikan dengan kebutuhan informasi.

II. METODELOGIPENELITIAN

A. Metode Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan dalam penelitian ini digunakan beberapa metode. Pertama metode observasi yaitu metode pengumpulan data dengan cara pengamatan langsung terhadap pengolahan data IPK. Kedua metode referensi yaitu metode penggumpulan data dengan cara mempelajari beberapa referensi ilmiah seperti jurnal yang relevan dengan penelitian yang di ambil.

B. Waterfall Model

Waterfall model, merupakan model yang sering digunakan oleh para penganalisa sistem. Waterfall

(3)

Gambar 1. Tahapan Waterfall Model 1) Investigasi

Pada tahap investigasi yang dilakukan yakni mengumpulkan informasi selengkap mungkin. mengali informasi dari pengolahan data yang dilakukan saat ini tentang pendataan status mahasiswa, IPK dan perhitungan masa studi terhadap pihak terkait. Penajian data yang lambat saat informasi dibutuhkan menjadikan perlunya dibuatkan sistem informasi yang dapat memberikan kemudahan dalam penyajian informasi.

2) Analisis

Pada tahap analisis beberapa hal yang dilakukan pertama: mengindentifikasi masalah, menemukan masalah apa yang dihadapi selama ini. Adapun masalah yang dihadapi yakni lamanya dalam memberikan informasi tentang data status mahasiswa ( cuti, meninggal, dan pindah kuliah), mengetahui masa studi mahasiswa penyelesaian studinya. Kedua: mengetahui penyebab masalah tersebut, masalah ini terjadi dikarenakan SIA yang ada saat ini belum dapat memberikan informasi tentang hal tersebut di atas. Ketiga: indentifikasi solusi, berdasarkan uraian di atas maka di buatlah sistem informasi. Keempat: indentifikasi kebutuhan, sistem informasi yang akan di bangun ini dapat digunakan untuk menginput data mahasiwa, PA(pembimbing Akademik), status. Dapat digunakan untuk memgolah status mahasiswa setiap semester termasuk perolehan IPS (Indeks Prestasi Semester) dan akan menghasikan kalkulasi IPK (Indeks Prestasi Komulatif) serta perhitungan masa studi. sistem ini juga dapat menghasilkan laporan data berupa data mahasiswa, status mahasiswa setiap semester, dan masa studi mahasiswa.

3) Perancangan

Pada tahap perancangan terdiri dari diagram konteks, diagram level, perancangan database dan tabel, relasi tabel, dan perancangan interface sistem.

a) Digram konteks

Diagram konteks ini mengambarkan inputan yang kemudian di proses oleh sistem dan menghasilkan keluaran dalam bentuk informasi secara garis besar, terdapat beberapa environtment atau lingkungan luar sistem yaitu BAAK yang berwenang dalam menginputkan data-data dan Mahasiswa serta Pudir 1 yang menerima informasi dalam bentuk laporan data. Adapun pengambaran diagram kontek seperti pada gambar 2 di bawah

Data status, IP semester mahasiswa Data masa studi

Gambar 2. Diagram Konteks b) DFD (Data Flow Diagram)

Dari diagram konteks di atas dapat dilihat penggambaran aliran data secara rinci dari kesatuan luar di proses dan di simpan ke dalam media simpan dalam basis data yaitu tabel. Adapun penggambaran Data Flow Diagram terlihat pada gambar 3 dibawah ini.

1. Menginput

data Mahasiswa Data Mhs

BAAK Data Status, Data PA

T_Mhs Laporan Data Status Mhs Setiap Semester

Laporan Data IPK

Laporan Data Perhitungan Masa Studi

(4)

c) Perancangan Tabel

Beberapa tabel yang digunakan untuk membuat sistem informasi pendataan IPK dan perhitungan masa studi adalah sebagai berikut :

TABEL 1. TABEL MAHASISWA

TABEL2. TABEL PA (PEMBIMBING AKADEMIK)

TABEL3. TABEL STATUS

TABEL4. TABEL IPK

d) Relasi Tabel

Setiap tabel di atas saling memiliki hubungan satu sama lain. Hubungan tersebut dapat ditunjukkan melalui field kunci yang ada pada setiap tabelnya. Berikut ini merupakan hubungan antar tabel dalam relasi tabel. Terlihat seperti pada gambar 4 dibawah ini.

Gambar 3. Relasi Tabel e) Perancangan Tampilan/Interface

Berikut ini merupakan perancangan interface form menu sistem informasi pendataan IPK dan Perhitungan masa studi. Terdiri dari File Data, Pencarian dan Laporan serta Operator. Masing-masing menu memiliki sub menu.

a

File Data Pencarian dan Laporan Operator

Data Mahasiswa Data Status

Data Pembimbing Akademik Data Status semester Mahasiswa

Data Mahasiswa Data Status

Data Pembimbing Akademik Data Status Semester Mahasiswa Data Masa Studi Mahasiswa

Login Logout

Form MENU

Gambar 4. Rancangan Tampilan Form Menu Berikut ini merupakan tampilan form input data mahasiswa. Terdapat beberapa isian dari mahasiswa, tombol operasi data dan pencarian datanya. Adapun tampilan form input data mahasiswa dapat dilihat pada gambar 5 dibawah ini.

(5)

FORM INPUT DATA MAHASISWA

NPM

Nama

Prodi Kelas

Tahun Masuk Tahun Lulus

Gambar 5. Rancangan Tampilan Form Mahasiswa Untuk rancangan tampilan data proses pola penyajiannya tidak jauh berbeda dengan tampilan form input mahasiswa. Bedanya untuk tampilan proses pendataan status mahasiswa dan IPK yang diperoleh setiap semesternya membutuhkan beberpa tabel yang berkaitan.

INPUT DATA STATUS dan IPK MAHASISWA NPM

Nama Program Studi Kelas Id Status Status Mahasiswa

Semester Tahun Akademik Jenis IP IPS Nama PA

Gambar 6. Rancangan Tampilan Form Input Status dan IPK Mahasiswa

Sistem informasi ini dapat menghasilkan beberapa laporan data. Sebagai contoh berikut tampilan laporan data mahasiswa dan laporan data masa studi mahasiswa.

LAPORAN DATA MAHASISWA

NPM Nama Prodi Kelas Tahun Masuk Tahun Lulus xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

Jumlah Data : xxxx

Gambar 7. Tampilan Laporan Data Mahasiswa

LAPORAN DATA MASA STUDI MAHASISWA

NPM Nama Jumlah Aktif Masa Studi

xxxx xxxx xxxx xxxx

Gambar 8. Tampilan Laporan Data Masa Studi

III.HASIL DANPEMBAHASAN

A. Hasil

Penelitian ini menghasilkan sebuah sistem informasi pendataan IPK dan perhitungan masa studi, Sistem ini di bangun menggunakan bahasa pemrograman Delphi XE2 sebagai aplikasi perancang interfacenya dan Microsoft Access sebagai pengolah databasenya. Berikut ini akan dijelaskan lanjutan dari tahapan dalam Waterfall model yaitu:

1) Implementasi dan Pengujian Interface Sistem Sistem ini terdiri dari beberapa menu File Data, Pencarian dan Laporan serta menu Operator. Adapun menu dalam File Data seperti terlihat pada gambar dibawah ini.

(6)

Gambar 10. Menu Pencarian Data

Berikut ini merupakan implementasi tampilan form menu sistem informasi pendataan IPK dan perhitungan masa studi.

Gambar 11. Tampilan Form Menu

Tampilan form input data mahasiswa digunakan untuk menginputkan data-data mahasiswa. Terdapat beberapa tombol operasi data yaitu tambah, simpan, edit, batal dan hapus. Selain tombol operasi juga disediakan fasilitas cari data, yang dapat digunakan untuk melakukan pencarian data saat terjadi kesalahn dalam penginputan data mahasiswa. Adapun tampilan form input data mahasiswa dapat terlihat pada gambar 12 dibawah ini.

Gambar 12. Tampilan Form Input Data Mahasiswa Tampilan form input data indeks prestasi dan status mahasiswa di bawah ini, digunakan untuk mencatat data status dan indek prestasi mahasiswa setiap semesternya. Batas semester yang diberikan dalam sistem ini selambat-lambatnya 10 semester dan sekurang-kurangnya 8 semester.

Gambar 13. Tampilan Form Pencatatan Satatus dan Indek Prestasi Mahasiswa

(7)

Gambar 14. Tampilan Form Pencarian Data Mahasiswa

Gambar 15. Tampilan Form Laporan Data Mahasiswa Begitu juga dengan pencarian data PA, juga disediakan beberapa kriteria pencarian. Seperti terlihat pada gambar 16 di bawah ini. Sedangkan tampilan laporan terlihat seperti pada gambar 17.

Gambar 16. Tampilan Form Pencarian Data Pembimbing Akademik

Gambar 17. Tampilan Laporan Data PembimbingAkademik Masa studi pada sistem ini dihitung dari banyaknya semester yang ditempuh dikali dengan 0,5. Adapaun tampilan pencaria data masa studi

pada gambar 18. Sedangkan untuk menampilkan laporan data masa studi mahasiswa dapat di klik

tombol “Preview”. Adapun tampilan laporan

seperti terlihat pada gambar 19 di bawah ini

Gambar 18. Tampilan Laporan Data PembimbingAkademik

Gambar 19. Tampilan Laporan Data PembimbingAkademik 2) Implementasi dan Pengujian Basis Data

Pada tahap perancangan basis data yang digunakan adalah Microsoft Access 2007. Implemntasi dari Microsoft Access disini digunakan untuk merancang struktur tabel, pengelompokan data dengan mungunakan perintah SQL melalui Query dan perhitungan masa studi mahasiswa. Data yang diisikan dalam basis data tidak bisa ganda dikarenakan terdapat field kunci disetiap tabelnya. Tampilan implementasi basis data master terlihat seperti pada gambar 20, 21, 22 di bawah ini.

(8)

Gambar 21. Tampilan Basis Data Status

Gambar 22. Tampilan Basis Data Pembimbing Akademik Untuk implementasi basis data yang merupakan relasi dari beberapa data master diatas. Adapun implementasi datanya dapat terlihat seperti pada gambar 23 di bawah ini.

Gambar 23. Tampilan Basis Data Indek Prestasi dan Status Mahasiswa

Untuk pengelompokan data pada basis data penulis menggunakan query. Terdapat beberapa query yang digunakan termasuk status dan perhitungan masa studi. Adapun tampilan datanya terlihat pada gambar 24 dibawah ini.

Gambar 24. Tampilan Pengelompokan Data Pembimbing Akademik

Gambar 25. Tampilan Data Indeks Prestasi dan Status Mahasiswa Setiap Semester

Gambar 26. Tampilan Perhitungan Jumlah Status Mahasiswa

Gambar 27. Tampilan Perhitungan Jumlah Semester Aktif dan Masa studi

3) Operasional dan Pemeliharaan

Untuk dapat menggunakan sistem informasi ini pengguna tidak mesti arus login. Jika menggunakan tanpa login maka pengguna hanya dapat menggunakan pencarian dan laporan data. Tetapi jika menggunakan melalui login maka pengguna dapat langsung mengoperasikan data. Seperti menambah, menyimpan, menghapus, mengedit data. Sementara untuk pemeliharaan akan dilakukan secara continue guna mengetahui kinerja sistem informasi sehingga kedepan dapat dilakukan perbaikan atau pengembangan kearah yang lebih baik lagi.

B. Pembahasan

(9)

Langkah-langkah pembuatan database

menggunakan Microsoft Access 2007 adalah sebagai berikut :

c) Pilih lokasi penyimpanan, kemudian pada bagian File Name ketikan “msstudi” sebagai nama dari database yang akan digunakan. Seperti yang telah diuraikan pada bagian sebelumnya, bahwa sistem informasi ini meggunakan beberapa tabel. Adapun langkah-langkah dalam pembuatan tabel sebagai berikut : a) Pastikan jendela database “msstudi” masih

aktif, kemudian klik Table pada tab menu

Create. Kemudian klik Design View pada pojok kiri atas.

b) Pada bagian field name masukan nama-nama

field sesuai dengan struktur tabel yang telah dirancang pada baagian perancangan tabel. Pada bagian data type tentukan tipe data pada masing field.

c) Tentukan ukuran field pada bagian field size, kemudian tentukan juga format khususnya untuk field dengan tipe Date/Time.

d) Jika selesai klik tombol save, kemudian tentukan nama tabel yang akan digunakan. 2) Pembuatan Project Baru

Langkah-langkah membuat projek baru pada

Embarcadero XE2 adalah sebagai berikut :

a) Jalankan aplikasi Embarcadero XE2 dengan memilih, menu Start – All Program, kemudian arahkan pointer pada Embarcadero RAD Studio XE2, kemudian klik Embarcadero RAD Studio XE2.

3) Pembuatan Form Input Data

Langkah-langkah pembuatan form input data kategori adalah sebagai berikut :

a) Tambahkan komponen AdoTable dari tab DbGo dan atur properties connectionstring

dengan mengklik tanda , maka akan muncul tampilan seperti gambar berikut.

Gambar 28. Tampilan ConnectionString

b) Klik tombol

Build, maka akan muncul tampilan kotak dialog Data Link Properties, pilih

Microsoft Office 12.0 Access Database Engine OLE DB Provider, kemudian klik next.

Gambar 29. Tampilan Data Link Properties

c) Maka kotak dialog Data Link Properties Tab Connection akan tampil dan masukan lokasi serta nama database yang digunakan pada bagian Data Sources.

d) Kemudian klik

Test Conncection, klik OK, klik OK, dan klik OK.

e) Isi Properties Table Name dengan nama tabel yang akan digunakan, kemudian ubah

Properties Active menjadi True.

f) Klik dua kali komponen ADOTable kemudian akan muncul kotak dialog fields, klik kanan pada kotak dialog fields pilih add all fields

(10)

g) Masukan juga komponen DataSources dar tab

Data Access yang berfungsi untuk menghubungkan antara ADOTable dan DBGrid

dengan mengatur Properties Dataset.

h) Tambahkan

beberapa button operasi, dari tab

standart.

i) Tambahkan komponen DBGrid dari tab Data Control yang berfungsi untuk menampilkan semua data yang tersimpan dengan mengatur pada Properties Datasource.

j)

Tambahkan komponen GroupBox dari tab

standard. Berikut ini tampilan desain form input data PA.

Gambar 30. Tampilan Desain Form Input 4) Pembuatan Pencarian dan Laporan

Berikut ini merupakan tahapan dalam pembuatan form pencarian data :

Gambar 31. Tampilan Desain Form Pencarian a) Masukkan komponen ADOQuery1, seting

ConectionStringnya, SQLString dan Acive. b) Tambahkan komponen DBGrid untuk

menampilkan data hasil pencarian. Setting properties Datasource.

c) Tambahkan komponen Datasource, seting Dataset deng ADOQuery1. Tambahkan tiga button, dan masukkan perintah sesuai nama tombolnya.

d) Untuk menampilkan hasil pencarian dalam bentuk laporan, tambahkan komponen frxDataset, seting properties Dataset dan

komponen frxReport, Double klik kemudian klik Report-Data, beri tanda centang dan fields akan ditampilkan. Desain seperti gambar 32 di bawah ini.

Gambar 32. Tampilan Desain Report

IV.KESIMPULANDANSARAN

A. Kesimpulan

Dari uraian penelitian ini dapat di ambil kesimpulan bahwa :

1) Sistem informasi pendataan IPK dan perhitungan masa studi mahasiswa ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman

Embarcadero Delphi XE2 dan interface

database Microsoft Access 2007.

2) Sistem informasi ini dapat digunakan untuk menginput data jenis status, data pembimbing akademik, data mahasiswa

3) Sistem informasi ini dapat digunakan untuk pendataan mahasiswa setiap semester tentang status dan perolehan indeks prestasi, dapat digunakan melakukan perhitungan masa studi mahasiswa dalam menyelesaikan perkuliahan dengan batas waktu yang telah ditetapkan. 4) Sistem informasi ini dilengkapi menu pencarian

dan laporan yang dapat memberikan kemudahan dalam menampilkan laporan data yang di butuhkan dengan beberapa kriteria pencarian.

5) Sistem informasi ini dilengkapi dengan menu login bagi pengguna yang akan melakukan operasi data pada menu input. Untuk menu pencarian dan laporan dapat langsung dilihat tanpa harus login terlebih dahulu.

(11)

B. Saran

Adapun saran yang dapat penulis sampaikan melalui penelitian ini adalah

1) Pada input data mahasiswa hanya menjelaskan tentang nomor pokok, nama, prodi dan kelas. 2) Tidak menjelaskan indentitas mahasiswa secara

detail.

3) Sistem informasi ini digunakan untuk pencatatan indeks prestasi semester dan status mahasiswa setiap semester, tidak disertakan informasi tentang matakuliah yang telah ditempuh mahasiswa.

4) Sistem ini hanya dilengkapi oleh satu pengguna saja sehingga untuk dapat digunakan oleh lebih dari satu pengguna dapat dilengkapi dengan manajemen login.

5) Penampilan laporan data belum dilengkapi laporan dalam bentuk grafik.

6) Sistem ini belum terintegrasi integrasi dengan sistem informasi akademik dan belum dapat digunakan oleh lebih dari satu pengguna secara bersamaan.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Asmawi R, Makara, “Strategi Meningkatkan Lulusan Bermutu di Perguruan Tinggi,”Sosial Humaniora,Vol.9, No. 2, Desember 2005.

[2]. „Uyun S, Analisis Pengaruh Indek Kinerja Dosen Terhadap

Prestasi Nilai Matakuliah Menggunakan Fuzzy Quantification Theory 1, Jurnal Informatika, Vol. 4. No.1 Jurnal 2010

[3]. Amin. M, Nugroho Sulistyo. Y, “Aplikasi Pemrediksi Masa

Studi dan Predikat Kelulusan Mahasiswa Informatika Universitas Muhammadiyah Surakarta Menggunakan” Naïve Bayes,Khazanah Informatika. Vol. 1. No.1, Desember 2015.

[4]. Mustikasari. R, Mardapi. D, “Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Masa Studi Mahasiswa di Jurusan Pendidikan Seni Tari FBS Universitas Negeri

Yogyakarta”, Evaluasi Pendidikan, Volume 1, No. 1,

2003.

[5]. Haryati.S, Sudarsono.A, Suyana.E, “Implementasi Data Mining Untuk Memprediksi Masa Studi Mahasiswa Menggunakan Algoritma C4.5 (Studi Kasus Universitas

Dehasen Bengkulu)”, Jurnal Media Infotama, Vol.II. No.2,

September 2015.

[6]. Martha. A, Pribadi Setia. A.R, Komarudin. M,

“Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi