RANCANG BANGUN APLIKASI PERPUSTAKAAN PADA
MADRASAH ALIYAH TARBIYATUT THOLABAH
Nurmalis Mudianto 1) Sulistiowati2) Julianto Lemantara 33)
Program Studi/Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi dan Informatika Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya, 60298
Email : 1)Catatanmalis@gmail.com, 2) Sulist@stikom.edu, 3) Julianto@stikom.edu
Abstract: Madrasah Aliyah (MA) Tarbiyatut Tholabah provides library facilities The condition library now. students visiting hours are limited. To borrow books the student must find the collection to be borrowed on the shelf, causing borrowing crowded collection at the end of recess. So that the difficulties attendant serving members and resulted in delays of students enter the classroom. The second problem attendant difficulties to check the late return of books this has resulted in delays in the return of books providing information to members only done two times in one semester and result in fines that many members. Third problem librarian takes about three days to make a report when there is a school accreditation or make a report each semester. This resulted in a daily task officers to be delayed.Based on this problem, then the application is built on the MA Tarbiyatut Tholabah librarian to help members search for books, order books, troubleshooting checks delay collection, and create reports.The results showed that the application of the library can assist members in providing information delay borrowing, book search and can order the book. In addition, the application also can help the library staff to create reports, and check for late return of books.
Keywords: Application, library, Website.
Madrasah Aliyah (MA) Tarbiyatut Tholabah merupakan sekolah sederajat dengan SMA yang terletak di Jl. KH Musthofa Kranji Paciran 62264 Lamongan. MA saat ini memiliki 1028 siswa. Untuk menunjang proses pembelajaran, MA ini menyediakan fasilitas perpustakaan.
Perpustakaan MA Tarbiyatut Tholabah saat ini memiliki 1091 anggota perpustakaan yang terbagi menjadi dua kategori yaitu siswa dan karyawan. Saat ini perpustakaan memiliki 3531 koleksi buku yang terdiri dari buku pelajaran dan buku bukan pelajaran. Buku bukan pelajaran terdiri dari buku fiksi sejarah, fiksi islamiah, psikologi, biografi, agama islam dan lain-lain. Pada perpustakaan ini terdapat dua sistem peminjaman yaitu peminjaman mingguan dan persemester. Perpustakaan ini juga memiliki aturan yaitu untuk pengunjung perempuan dan laki-laki dipisah. Pengunjung perempuan hanya boleh masuk perpustakaan pada hari Minggu, Selasa, dan Kamis. Untuk pengunjung laki-laki hanya boleh masuk perpustakaan pada hari Sabtu, Senin, dan Rabu. Kesempatan bagi siswa untuk mengunjungi perpustakaan yaitu jam istirahat pada pukul 09:30-10:00 WIB, dan jam pelajaran kosong. Selain itu, terdapat larangan untuk meminjam buku bagi anggota perpustakaan yang terlambat dan belum mengembalikan buku.
Untuk meminjam buku, anggota perpustakaan mencari terlebih dahulu buku yang ingin dipinjam pada rak buku. Setelah itu, menyerahkan buku yang akan dipinjam kepada petugas perpustakaan. Kemudian, petugas perpustakaan mengecek apakah buku pelajaran atau bukan buku pelajaran. Jika buku pelajaran, maka petugas perpustakaan memberikan pilihan kepada peminjam buku apakah meminjam selama seminggu atau satu semester. Jika peminjaman selama satu
semester, maka petugas perpustakaan mencatatnya ke dalam buku peminjaman persemester dan dikenai iuran sebesar Rp. 2.000 per buku. Untuk peminjaman selama satu minggu, maka petugas perpustakaan meminta kartu anggota dan mencatat data peminjaman pada kartu anggota, kartu buku, dan buku peminjaman mingguan. Kartu anggota akan disimpan oleh petugas perpustakaan sampai buku yang dipinjam dikembalikan. Jika buku yang dipinjam adalah buku bukan pelajaran maka petugas perpustakaan melakukan tahap-tahap peminjaman mingguan seperti di atas. Untuk sistem peminjaman siswa, disamakan dengan peminjaman karyawan dan yang membedakan hanya pada tempat pencatatan data peminjaman saja.
Permasalahan kedua, setiap hari petugas perpustakaan menyimpan rata-rata 150 kartu anggota dan 200 kartu buku. Penyimpanan kedua kartu tersebut membuat petugas perpustakaan kesulitan dalam mengecek keterlambatan pengembalian buku, sehingga proses pengecekan ini dilakukan setiap tiga bulan sekali menjelang Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semeter (UAS). Proses pengecekan tersebut berdampak pada pemberian denda yang besar, karena pemberian surat peringatan dilakukan setiap tiga bulan sekali menjelang UTS dan UAS. Ketika anggota perpustakaan sudah terkena denda yang banyak, mengakibatkan banyak yang memutuskan tidak mengembalikan buku supaya tidak terkena denda. Untuk buku yang hilang, karena kasus buku tidak dikembalikan pada tahun ajaran 2013 sampai dengan tahun 2014 ada 11 buku dan pada tahun 2014 sampai dengan tahun 2015 ada 13 buku, bila hal ini dibiarkan saja maka akan mengakibatkan kerugian yang besar bagi perpustakaan MA Tarbiyatut Tholabah.
Permasalahan ketiga, pada saat akreditasi sekolah atau kepala sekolah meminta laporan per semester, maka petugas perpustakaan haru s meluangkan banyak waktu tambahan untuk merekap ulang laporan-laporan meliputi laporan peminjaman, pengembalian dan denda keterlambatan peminjaman sesuai dengan data terbaru. Oleh karena itu, pekerjaan harian petugas perpustakaan menjadi tertunda dan mengakibatkan banyak buku yang sudah dikembalikan belum diletakkan oleh petugas perpustakaan ke rak buku semula. Dengan banyaknya buku yang belum dikembalikan ke rak buku, mengakibatkan siswa kesulitan dalam mencari dan meminjam buku.
Berdasarkan uraian di atas, maka perpustakaan MA Tarbiyatut Tholabah membutuhkan sebuah aplikasi peminjamaan dan pengembalian koleksi yang mampu mengatasi masalah pengecekan keterlambatan koleksi, pencarian koleksi, pemesanan koleksi yang bisa diakses darimana saja, dan membuat laporan-laporan. Oleh sebab itu dalam Tugas Akhir ini dibuatlah sebuah aplikasi perpustakaan pada MA Tarbiyatut Tholabah, dimana aplikasi tersebut berbasis web supaya anggota perpustakaan bisa memesan buku kapan saja dan tidak harus menunggu jam istirahat.
Metode
I
ncremental
Software Development Life Cycle (SDLC) merupakan sebuah rangkaian proses hidup dari sebuah perangkat lunak, mulai dari analisis hingga sebuah perangkat lunak tidak terpakai lagi. Perangkat lunak tersebut dinyatakan hidup kembali dalam sebuah revisi atau pengembangan baru. Bentuk SDLC yang digunakan adalah model incremental.
Model incremental (model penambahan sedikit demi sedikit) merupakan suatu model proses yang dirancang untuk menghasilkan perangkat lunak dengan teknik sedikit demi sedikit. Gambar 1 menunjukkan tahapan umum dari model Incremental. Model ini disebut dengan incremental karena hasil pertama seringkali berupa produk inti (core product), yaitu bahwa spesifikasi kebutuhan dasar perangkat lunak
telah ada, tetapi fitur-fitur tambahan tetap belum terselesaikan (Pressman, 2015).
Gambar 1 ModelIncremental
Model incremental melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai dari level kebutuhan sistem perangkat lunak yaitu tahap communication, planning, modeling, construction dan deployment. Berikut ini adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam model waterfall (Pressman, 2015) :
1. Communication (komunikasi)
Langkah ini merupakan analisis terhadap kebutuhan software, dan tahap untuk mengadakan pengumpulan data dengan melakukan pertemuan dengan customer, maupun mengumpulkan data-data tambahan baik yang ada di jurnal, artikel, maupun dari internet. 2. Planning (perencanaan)
Proses planning merupakan lanjutan dari proses communication (analysis requirement). Tahapan ini menggambarkan tugas-tugas teknis yang dilakukan, sumber daya yang dibutuhkan, produk yang harus dihasilkan, dan jadwal-jadwal kerja termasuk rencana yang akan dilakukan.
3. Modeling (pemodelan)
Proses modeling ini akan menerjemahkan syarat kebutuhan-kebutuhan menjadi sebuah perancangan software yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada rancangan struktural data, arsitektur software, representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural.
4. Construction (konstruksi)
Construction merupakan proses membuat kode. Coding atau pengkodean merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu software, artinya penggunaan komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap perangkat lunak yang telah dibuat tadi. Tujuan testing adalah menemukan kesalahan-kesalahan terhadap perangkat lunak tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki.
5. Deployment (pengoperasian)
perangkat lunak yang sudah jadi akan digunakan oleh user. Kemudian software yang telah dibuat harus dilakukan pemeliharaan secara berkala.
Sitemap
Aplikasi perpsutakaan pada Ma tarbiyatut tholabah memiliki dua pengguna yaitu anggota perpustakaan dan petugas perpustakaan. sitemap mempermudah anggota perpustakaan dan petugas perpustakan memahami aplikasi perpustakaan pada MA tarbiyatut tholabah. Sitemap aplikasi perpustakan pada madrasah aliyah tarbiyatut tholabah untuk halaman petugas perpsutakaan memiliki halaman beranda, pada halaman beranda terdapat halaman login. Halaman login mengarah pada halaman petugas perpustakaan dengan mengisi username dan password. Pada halaman petugas perpustakaan terdapat halaman master jenis buku, klasifikasi DDC, buku, detail buku, pengarang, mengarang, rak, menempatkan buku, petugas perpustakaan, dan semester. Halaman transaksi peminjaman buku, katalog, dan konfirmasi pemesanan. Halaman laporan pemesanan, peminjaman, keterlambatan, denda, buku yang sering dipinjam, dan anggota yang sering pinjam. Sitemap aplikasi perpustakaan pada madrasah aliyah tarbiyatut tholabah untuk halaman petugas perpustakaan dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2. Sitemap Aplikasi Perpustakaan Pada MA Tarbiyatut TholabahUntuk Halaman Petugas Perpustakaan.
Sitemap aplikasi perpustakaan pada madrasah aliyah tarbiyatut tholabah untuk halaman anggota perpustakaan memiliki halaman beranda, pada halaman
beranda terdapat halaman login.Pada halaman anggota perpustakaan terdapat halaman katalog, pemesanan, dan laporan. Sitemap aplikasi perpustakaan pada madrasah aliyah tarbiyatut tholabah untuk halaman anggota perpustakaan dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3. Sitemap Aplikasi Perpustakan Pada Perpustakaan Madrasah Aliyah Tarbiayatu Tholabah Untuk Halaman Anggota perpustakaan.
Context Diagram
Contex diagram aplikasi perpustakaan pada MA tarbiyatut tholabah memiliki dua External Entity, yaitu anggota perpustakaan dan petugas perpustakaan seperti terlihat pada gambar 4.
Beranda
MASTER
TRANSANSI
LAPORAN
Petugas perpustkaan
semester
pengarang
Jenis buku
Jenis anggota
rak
Klasifikasi DDC
Anggota perpustakan
Buku
Menempatkan buku
mengarang
Peminjaman buku
katalog
Konfirmasi pemesanan
Laporan pemesanan
Laporan peminjaman
Laporan keterlambatan
Laporan denda
Laporan buku sering dipinjam
Laporan anggota yang sering pinjam
Detail buku
Beranda
KATALOG
LAPORAN
PEMESANAN
Info Data Menempatkan Buku Sudah Diubah Data penempatkan Buku Terbaru Form Ubah Data M enempatkan Buku Data penempatkan Buku Dipilih
Info Data Menempatkan Buku Tersimpan Data penempatan Buku Halaman Menempatkan Buku Menu pilihan (menempatkan buku)
Info Data Mengarang Telah Diubah Data Meng arang Buku Terbaru Form Ubah Data M eng arang Buku
Data Meng arang Buku Dipilih
Info Data Mengarang Tersimpan Data Meng arang Buku
Halaman Mengarang Buku Menu Pilihan (M eng arang Buku)
Form Salinanl Buku
Info Data Salinan Sudah Diubah Data Salinan Buku Terbaru Form Ubah Data Salinan Buku
Data Salinan Buku Dipilih Info Data Salinan Buku Tersimpan
Data Salinan Buku
Info Data Buku Sudah Dubah Form Salinanl Buku
Data Buku Terbaru Form Ubah Data Buku
Data Buku Dipilih
Info Data Buku Tersimpan Data Buku Halaman Buku Menu Pilihan (buku)
Info Data Rak sudah DIubah Data Rak Terbaru Form Ubah Data Rak Data Rak Dipilih
Info Data Rak Tersimpan Data Rak Halaman Rak Menu Pilihan (rak)
Info Data Jenis Buku Sudah Diubah Data Jenis Buku (terbaru) Form Ubah Data Jenis Buku
Data Jenis Buku (dipilih)
Info Data Jenis Buku Tersimpan Data Jenis Buku Halaman Jenis Buku Menu pilihan (jenis buku)
0
Aplikasi Perpustakaan Pada
Madrasah Aliyah Tarbiyatut Tholabah
+ Petug as
Perpustakaan
Gambar 4. Context Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD)
Perancangan basis data atau yang lebih dikenal dengan ERD merupakan representasi model basis data yang berasal dari Gambaran rancangan DFD. ERD terbagi menjadi dua bagian, yaitu Conceptual Data Model atau CDM dan Physical Data Model atau PDM. Adapun kedua jenis basis data tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:
A. Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual data model dari aplikasi perpustakaan pada MA aliyah tarbiyatut tholabah terdapat 18 tabel seperti yang terlihat pada Gambar 5.
B. Physical Data Model (PDM)
Physical data model dari dari aplikasi perpustakaan pada MA aliyah tarbiyatut tholabah terdapat 18 tabel seperti yang terlihat pada Gambar 6.
Meng akses Aplikasi Meng akses Aplikasi
Username dan password Petug as Perpustakaan Halaman Administrator
halaman log in data klasifikasi DDC
Info Data Klasifikasi DDC Sudah Diubah Data Klasifikasi DDC Terbaru Form Ubah Data Klasifikasi DDC
Data Klasifikasi DDC Dipilih
Info Data Klasifikasi DDC Tersimpan Halaman Klasifikasi DDC Menu pilihan (klasifikasi DDC) Info Data Angg ota Tersimpan Info Data jenis Angg ota Tersimpan
Info Data Angg ota Sudah Diubah Data Ang gota (terbaru) Form Ubah Data Ang g ota Data Ang gota Dipilih Info Data jenis Angg ota Sudah Diubah
Data Jenis Angg ota (terbaru) Form Ubah Data Jenis Ang gota
Data Jenis Angg ota Dipilih Info Data Peng arang Sudah Diubah Data Peng arang (terbaru) Form Ubah Data Pengarang
Data Peng arang Dipilih
Info Data Peng arang Tersimpan
Data Semester (terbaru) Info Data Semester Sudah Diubah
Form Ubah Data Semester Data Semester Dipilih
info data semester tersimpan
menu pilihan (pengarang )
Info Data Petugas Perpustakaan tersimpan Info Data Petugas Perpustakaan Sudah diubah Data Petug as Perpustakaan (Terbaru) Form Ubah Data Petug as Perpustakaan
Data Petug as Perpustakaan (Dipilih)
halaman angg ota menu pilihan (ang g ota) halaman jenis angg ota menu pilihan (jenis ang g ota) halaman peng arang halaman petugas perpustakaan menu pilihan (petug as perpustakaan) halaman semester menu pilihan (semester)
data peng arang
data ang gota data jenis ang gota
data semester
data petug as perpustakaan
Halaman Angg ota Perpustakaan
Informasi Peminjaman Terlambat 2 hari (sms) Informasi Peminjaman Terlambat 1 hari (sms) Informasi Batas Peminjaman Kurang 1 hari (sms)
Username dan password Ang g ota Perpustakaan halaman log in 0
Aplikasi Perpustakaan Pada
Madrasah Aliyah Tarbiyatut Tholabah
+ Petug as
Perpustakaan
Ang gota perpustakaan
Petug as Perpustakaan
Halaman Laporan Halaman Pilihan (Laporan)
Halaman Laporan Halaman Pilihan (Laporan) Data Jenis Peminjaman Dipilih
Data ID Buku Form Inputan ID Buku
Info Tidak Bisa Melakukan Peminjaman Karena Terlambat Mengembalikan
Informasi Buku Sudah Dikembalikan Form Pilihan Peminjaman Informasi Peminjaman Sudah Melebihi batas
Info Buku Sudah Dipinjam Orang Lain Informasi Buku Tidak Dimiliki Informasi ID Ang g ota Tidak ada Data ID Ang g ota Perpustakaan
Form Inputan ID Angg ota Menu Pilihan (peminjaman)
Data Detail Pemesanan dipilih Form Konfirmasi Detail pemesanan
Data Pemesanan dipilih Form Konfirmasi Pemesanan Menu Pilihan (Konfirmasi Pemesanan)
Informasi Buku Siap Diambil (sms)
Data Pemesanan Form Pemesanan Menu Pilihan (Pemesanan)
Info Tidak Bida Memesan Melebihi Dari 2 Buku Info Tidak Bisa Memesan Buku Yang Sama Disaat Yang Bersamaan
Info Tidak Bisa Memesan Buku Disaat Sedang M eminjam Buku Yang sama Menu Pemesanan
Informasi Detail Buku Data Buku dipilih
Info buku yang dicari Data Pencarian
Halaman (Katalog) Menu Pilihan (Katalog ) Petug as
Perpustakaan
0
Aplikasi Perpustakaan Pada
Madrasah Aliyah Tarbiyatut Tholabah
+
Ang gota perpustakaan
Laporan Buku Sering Dipinjam Data Permintaan (Laporan Buku Sering Dipinjam)
Halaman Laporan Buku Sering Dipinjam Menu Pilihan Laporan Buku Sering DIpinjam Laporan Angg ota Yang Sering Pinjam Data Permintaan (Laporan Ang gota Yang Sering Pinjam)
Halaman (Laporan Ang g ota Yang Sering Pinjam) Menu Pilihan (Laporan Ang gota Yang Sering Pinjam)
Laporan Denda Data Perminraan (Laporan Denda)
Halaman (Laporan Denda) Menu Pillihan (Laporan Denda) Laporan Keterlambatan Data Permintaan (Laporan Keterlambatan)
Halaman (Laporan Keterlambatan) Menu Pilihan (laporan Keterlambatan)
Laporan Pemesanan Data Permintaan (Laporan Pemesanan) Menampilkan Halaman (Laporan Pemesanan)
Menu Pilihan (Laporan Pemesanan) Laporan Peminjaman Data permintaan (laporan peminjaman)
halaman (laporan peminjaman)
Menu pilihan (laporan peminjaman) 0
Aplikasi Perpustakaan Pada
Madrasah Aliyah Tarbiyatut Tholabah
+ Petug as
Gambar 5. CDM
Gambar 6. PDM
Hasil dan Pembahasan
Untuk mengetahui hasil dari penelitian ini dilakukan pengujian terhadap aplikasi dengan menggunakan metode black box testing.
Halaman Katalog
Pada halaman Katalog ini Anggota perpustakaan bisa melakukan pencarian koleksi buku yang dimiliki perpustakaan. Seperti yang terlihat pada Gambar 6. Halaman Hasil Pencarian. Dengan menggunakan katalog anggota perpustakaan tidak perlu mencari buku yang diinginkan satu persatu pada rak.
Gambar 6. Halaman Hasil Pencarian
Halaman Pemesanan
Pada halaman ini anggota perpustakaan dapat melakukan pemesanan buku buku darimana saja. Serperti yang terlihat pada. Seperti yang terlihat pada Gambar 7. Halaman Pemesanan. Dengan menggungakan faslitas pemesanan anggota perpustakaan bisa meminjam buku pada awal jam istirahat karena ketika buku sudah di persiapkan oleh petugas perpustakaan, anggota perpustakaan bisa langsung mengambil buku kemudian melakukan proses peminjaman.
Gambar 7. Halaman Pemesanan
Halaman Peminjaman
Pada halaman ini petugas perpustakaan bisa melakukan proses pengisisan data peminjaman dan memiliki_jenis_buku
mengisi data semester
memiliki_anggota_perpustakaan
<pi> Variable characters (100) Variable characters (150) Variable characters (150) Variable characters (100) Variable characters (15) Variable characters (150) Integer Variable characters (200) Variable characters (200) Variable characters (10)
<M> Variable characters (50) Integer Variable characters (15)
<M
<pi> Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (10) Variable characters (20) Variable characters (50) Variable characters (20) Variable characters (15)
<M> Variable characters (100) Variable characters (15)
<M>
<pi> Variable characters (11) Variable characters (150) Variable characters (15)
<M> Variable characters (50) Variable characters (15) Variable characters (20) Variable characters (20) Identifier_1 Variable characters (10) Date & Time Date & Time Variable characters (15)
<M> Variable characters (100) Variable characters (50) Variable characters (20) Variable characters (15)
<M> Variable characters (50) Variable characters (15) Variable characters (15) Variable characters (15) Integer
<pi> Variable characters (100) Variable characters (15) Integer Variable characters (11)
pengembalian buku. Seperti yang terlihat pada Gambar 8. Halaman Peminjaman dan Pengembalian. Dengan menggunakan aplikasi ini ketika proses peminjaman petugas perpustakaan bisa mengetahui ketika anggota perpustakan boleh meminjam buku atau tidak.
Gambar 8. Halaman Peminjaman dan Pengembalian.
Halaman Laporan
Pada halaman laporan petugas perpustakaan bisa membuat laporan peminjaman, pemesanan, denda. Seperti yang terlihat pada Gambar 9. Laporan peminjaman, 10. Laporan pemesanan, 11. Laporan Denda. Dengan menggunakan aplikasi ini petugas tidak perlu lagi membutuhkan waktu lama dalam pembuatan laporan sehingga waktu tugas harian petugas perpustakaan tidak terganggu dikarenakan pembuatan laporan.
Gambar 9. Laporan Peminjaman
Gambar 10. Laporan Pemesanan
Gambar 11. Laporan Denda
Kesimpulan
Setelah melakukan rancang bangun aplikasi perpustakaan pada MA tarbiyatut tholabah ini, dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:
1. Aplikasi perpustakaan yang dibuat dapat memberikan informasi keterlambatan peminjaman koleksi
2. Aplikasi perpustakaan yang dibuat dapat memberikan informasi buku apa saja yang dimiliki perpustakaan MA tarbiayatut tholabah serta berada pada rak mana.
3. Aplikasi perpustakaan yang dibuat dapat membuat anggota perpustakaan memesan buku dari mana saja.
4. Aplikasi perpustakaan yang dibuat dapat memberikan informasi laporan peminjaman, pemesanan, denda.
