LKP : Rancang Bangun Aplikasi Perpustakaan SMAN 3 Nganjuk.

KERJA PRAKTEK

Nama : ROHMAD SOLIKIN

NIM : 09.41010.0168 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

RANCANG BANGUN APLIKASI

PERPUSTAKAAN SMAN 3 NGANJUK

KERJA PRAKTEK

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk mengerjakan Tugas Akhir

Disusun oleh :

Nama : Rohmad Solikin

NIM : 09.41010.0168

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

RANCANG BANGUN APLIKASI

PERPUSTAKAAN SMAN 3 NGANJUK

KERJA PRAKTEK

Telah diperiksa, diuji dan disetujui

Surabaya, Nopember 2012

Disetujui :

Pembimbing Penyelia

Tri Sagirani, S.Kom., M.MT. Drs. Wahyudi, MM

NIDN 073101761

Mengetahui :

Kaprodi S1 Sistem Informasi

Sistem Informasi Perpustakaan adalah sebuah pengembangan aplikasi

yang digunakan untuk mengetahui proses transaksi yang ada pada perpustakaan.

Dengan adaya system informasi perpustakaan ini diharapkan petugas dapat

mempermudah dalam proses transaksi peminjaman dan pengembalian.

Berdasarkan survey dan wawancara dengan petugas perpustakaan,

didapatkan informasi bahwa lamanya pelayanan terhadap kegiatan transaksi dan

kesulitan dalam melakukan maintain buku yang menjadi kendala utama pada

perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk dan bagaimana merancang dan membuat

system informasi yang dapat membantu perpustakaan dalam melakukan transaksi

peminjaman dan pengembalian buku. Sehingga nantinya proses pada perpustakaan

tidak dilakukan secara manual tetapi dapat dilakukan secara komputerisasi dan

terintegrasi.

Aplikasi Perpustakaan ini dapat menangani proses peminjaman dan

pengembalian buku beserta perhitungan denda, maintain data master sehingga dapat

membantu mengatur koleksi buku yang ada pada perpustakaan, proses pendaftaran

anggota perpustakaan, proses pencarian buku menggunakan katalog dan

menampilkan laporan buku yang belum dikembalikan oleh siswa.

Dengan adanya Aplikasi Perpustakaan diharapkan dapat membantu

pekerjaan petugas perpustakaan sehingga efisiensi dan efektivitas kinerja

perpustakaan dapat ditingkatkan dan mempercepat pelayanan petugas terhadap

transaksi peminjaman dan pengembalian buku berikut dengan perhitungan denda.

ABSTRAK ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Kontribusi ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM SMA NEGERI 6 SURABAYA ... 6

2.1 Profil SMA Negeri 6 Surabaya ... 6

2.2 Visi dan Misi SMA Negeri 6 Surabaya ... 7

2.3 Bagian Perpustakaan SMA Negeri 6 Surabaya ... 8

BAB III LANDASAN TEORI ... 11

3.1 Pengertian Perpustakaan ... 11

3.2 Sistem ... 12

3.3 Sistem Informasi ... 13

3.4 Analisis dan Perancangan Sistem ... 13

3.7 Entity Relationship Diagram ... 17

3.8 Data Flow Diagram ... 18

3.9 Database ... 20

3.10 Sistem Basis Data ... 20

3.11 Database Management Sistem ... 21

3.12 Interaksi Manusia dan Komputer ... 22

3.13 Microsoft Office visio 2003 ... 23

3.14 Mmicrosoft Visual Studio 2005 ... 23

3.15 Microsoft SQL Server Express 2005 ... 24

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 25

4.1 Menganalisis Sistem ... 26

4.2 Mendesain Sistem ... 31

4.3 Mengimplementasi Sistem ... 61

4.4 Melakukan Pembahasan terhadap Implementasi Sistem ... 61

BAB V PENUTUP... 80

5.1 Kesimpulan ... 80

5.2 Saran ... 80

DAFTAR PUSTAKA ... 82

Gambar 2.1 Struktur Organisasi SMA Negeri 3 Nganjuk ... 9

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Perpustakaan SMAN 3 Nganjuk.... 10

Gambar 3.1 Simbol Dokumen ... 14

Gambar 3.2 Simbol Proses ... 14

Gambar 3.3 Simbol Dokumen ... 15

Gambar 3.4 Simbol Proses ... 15

Gambar 3.5 Simbol Decision ... 16

Gambar 3.6 Simbol Manual Input... 16

Gambar 3.7 Simbol Disk Storage ... 16

Gambar 3.8 Simbol Display ... 16

Gambar 3.9 Simbol Connector... 17

Gambar 3.10 Simbol Database... 17

Gambar 3.11 Simbol External Entity ... 19

Gambar 3.12 Simbol Data Flow ... 19

Gambar 3.13 Simbol Proses ... 19

Gambar 3.14 Simbol Data Store ... 20

Gambar 4.1 Document Flow Pendaftaran Anggota ... 28

Gambar 4.2 Document Flow Peminjaman Buku ... 30

Gambar 4.3 Document Flow Pengembalian Buku ... 31

Gambar 4.4 System Flow Pendaftaran Anggota ... 33

Gambar 4.5 System Flow Pencarian Katalog ... 34

Gambar 4.8 Data Flow Diagram Level Context ... 38

Gambar 4.9 Hierarchy Chart ”Sistem Informasi Perpustakaan”... 39

Gambar 4.10 DFD Level 0 ... 40

Gambar 4.11 DFD Level 1 Proses Mengelola Data Master ... 41

Gambar 4.12 DFD Level 1 Proses Melakukan Transaksi ... 42

Gambar 4.13 DFD Level 1 Proses Membuat Laporan ... 43

Gambar 4.14 DFD Level 2 Proses Mengelola Data Master Buku ... 44

Gambar 4.15 DFD Level 2 Proses Mengelola Data Master Anggota ... 45

Gambar 4.16 DFD Level 2 Proses Mengelola Data Master Petugas ... 46

Gambar 4.17 DFD Level 2 Proses Melakukan Transaksi Peminjaman ... 47

Gambar 4.18 DFD Level 2 Proses Melakukan Transaksi Pengembalian ... 48

Gambar 4.19 CDM ... 49

Gambar 4.20 PDM ... 50

Gambar 4.21 Halaman Login ... 56

Gambar 4.22 Halaman Utama ... 56

Gambar 4.23 Halaman Katalog ... 57

Gambar 4.24 Halaman Peminjaman ... 58

Gambar 4.25 Halaman Pengembalian ... 59

Gambar 4.26 Halaman Pendaftaran ... 60

Gambar 4.27 Halaman Laporan ... 60

Gambar 4.28 Halaman Maintain Data Buku ... 61

Gambar 4.32 Halaman Katalog ... 65

Gambar 4.33 Halaman Peminjaman ... 66

Gambar 4.34 Halaman Peminjaman Telah Disimpan ... 66

Gambar 4.35 Halaman Pengembalian ... 67

Gambar 4.36 Pesan Denda Pengembalian ... 68

Gambar 4.37 Halaman Pendaftaran ... 69

Gambar 4.38 Halaman Denah Rak ... 70

Gambar 4.39 Halaman Laporan ... 71

Gambar 4.40 Halaman Utama Maintain ... 72

Gambar 4.41 Halaman Maintain Buku Input Buku Baru ... 73

Gambar 4.42 Halaman Maintain Buku Update Data Buku ... 74

Gambar 4.43 Halaman Maintain Buku Hapus Data Buku ... 74

Gambar 4.44 Halaman Maintain Anggota ... 75

Gambar 4.45 Halaman Maintain Kelas ... 76

Gambar 4.46 Halaman Maintain Klasifikasi ... 77

Gambar 4.47 Halaman Maintain Rak ... 77

Gambar 4.48 Halaman Maintain Pengarang ... 78

Gambar 4.49 Halaman Maintain Penerbit... 79

1.1 Latar Belakang Masalah

Perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk merupakan bagian yang

menunjang perkembangan pengetahuan dari civitas yang ada pada instansi

pendidikan SMA Negeri 3 Nganjuk. Dengan bertambahnya koleksi buku,

diperlukan penanganan ekstra dalam melakukan pemeliharaan data buku sehingga

dapat menghasilkan informasi yang akurat.

Penanganan data buku pada perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk masih

belum sistematis dan menghasilkan informasi yang akurat. Selain itu Peminjaman

dan pengembalian masih dengan cara mencatat data buku beserta identitas

peminjam hal ini berdampak pada seringnya terjadi kesalahan atau tidak

disiplinnya dalam pembayaran denda jika terjadi keterlambatan pengembalian

buku, dikarenakan tidak tepatnya pengolahan data yang terkait dalam

mendapatkan informasi denda. Selain itu untuk memperoleh informasi yang

berkaitan dengan koleksi dibutuhkan waktu yang lama.

Dengan adanya sistem informasi perpustakaan diharapkan dapat

memperbaiki dan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat sehingga tidak terjadi

hambatan dan kendala dalam penanganan peminjaman yang disebabkan oleh

adanya kelalaian sumber daya manusianya, baik pada saat proses transaksi

peminjaman dan pengembalian buku hingga pemeliharaan data koleksi buku yang

ada pada perpustakaan. Penggunaan sistem informasi perpustakaan dapat

serta biaya yang timbul dari kegiatan perpustakaan. Selain itu juga dapat

membantu dalam proses pemeliharaan data perpustakaan.

Untuk mempermudah cara kerja bagian administrasi maka dilakukan

penerapan dan penggunaan teknologi informasi melalui pembuatan aplikasi sistem

informasi perpustakaan yang mendukung situasi dan kondisi SMA tersebut saat

ini, sehingga perlahan-lahan akan tersingkir anggapan bahwa perpustakaan tidak

tersentuh oleh IT.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas perlu dirumuskan suatu masalah.

Perumusan masalah tersebut dijabarkan di bawah ini:

1. Bagaimana menghasilkan desain sistem informasi perpustakaan yang sesuai

kebutuhan dan mudah diterapkan sehingga mampu diterima oleh user?

2. Bagaimana merancang dan membangun sebuah sistem informasi perpustakaan

yang dapat mengelola dan mengolah data perpustakaan, sehingga aplikasi

yang dibuat sesuai dengan analisis sistem yang akan diterapkan?

1.3 Batasan Masalah

Dalam membuat sistem informasi ini diperlukan pembatasan agar tidak

menyimpang dari topik yang diambil. Pembatasan sistem informasi tersebut

dijelaskan di bawah ini :

1. Sistem informasi ini tidak melakukan perhitungan untuk pencatatan akutansi

denda, tetapi sistem informasi ini hanya melakukan proses pehitungan denda

2. Sistem informasi ini dibuat menggunakan Visual Basic dan database yang

digunakan menggunakan Sql server 2005.

3. Sistem informasi ini dibuat untuk menghasilkan informasi yang menangani

proses pendaftaran anggota, peminjaman, pengembalian, laporan buku yang

keluar serta maintain data master.

4. Sistem informasi ini tidak memberikan usulan pengadaan buku dan

pemesanan buku untuk dipinjam.

1.4 Tujuan

Dengan melihat perumusan masalah yang ada, dalam kerja praktek ini

didapatkan tujuan yang akan dibahas. Tujuan tersebut dijelaskan di bawah ini:

1. Membuat sistem informasi perpustakaan berbasis dekstop yang berisi

fitur-fitur untuk pendaftaran anggota, peminjaman, pengembalian, laporan buku

yang keluar serta maintain data master.

2. Membuat sistem informasi perpustakaan yang mampu memberikan informasi

bagi anggota dan petugas perpustakaan dalam pencatatan maupun pelaporan

sehingga data yang dihasilkan valid, lengkap, dan cepat dalam pelaporan.

1.5 Kontribusi

Beberapa hal yang dapat diperoleh dari kegiatan kerja praktek di

Perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk antara lain:

1. Mempermudah petugas dalam mengolah dan memelihara data-data koleksi

buku pada perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk.

2. Pengimplementasian sistem informasi perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk

3. Mempermudah anggota atau siswa dalam memperoleh informasi buku yang

dicari.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan kerja praktek digunakan untuk

menjelaskan penulisan laporan per bab. Sistematika penulisan kerja praktek dapat

dijelaskan pada alinea di bawah ini.

Bab pertama pendahuluan menjelaskan tentang latar belakang masalah,

inti dari permasalahan yang disebutkan pada perumusan masalah, pembatasan

masalah yang menjelaskan tentang batasan-batasan dari sistem yang dibuat agar

tidak menyimpang dari ketentuan yang ditetapkan. Tujuan dari kerja praktek

adalah merancang dan membangun aplikasi program, kontribusi yang dapat

diberikan dari pembuatan aplikasi, kemudian dilanjutkan dengan membuat

sistematika penulisan laporan kerja praktek.

Bab kedua gambaran umum SMA Negeri 3 Nganjuk menjelaskan tentang

profil SMA Negeri 3 Nganjuk dan struktur organisasi Perpustakaan SMA Negeri

3 Nganjuk. Gambaran umum ini digunakan untuk menjelaskan kepada pembaca

tentang sejarah, visi dan misi serta alamat instansi.

Bab ketiga landasan teori menjelaskan tentang teori-teori yang berkaitan

dalam penyelesaian laporan, yaitu penjelasan tentang sistem, sistem informasi,

analisis dan perancangan sistem, Entity Relationship Diagram (ERD), Data Flow

Diagram (DFD), Database, Sistem Basis Data, Database Management System,

Interaksi Manusia dan Komputer,Visual Basic 2005, dan SQL Server. Teori-teori

tersebut diperlukan untuk memecahkan masalah di dalam sistem informasi

Bab keempat deskripsi pekerjaan menjelaskan tentang pekerjaan yang

dilakukan selama kerja praktek, yaitu menganalisis sistem, mendesain sistem,

mengimplementasikan sistem, dan melakukan pembahasan terhadap implementasi

sistem. Mendesain sistem dimulai dari Document Flow, System Flow, Context

Diagram, Hierarchical Input Process Output (HIPO), Data Flow Diagram

(DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), dan desain Input Output.

Bab kelima berisi kesimpulan dan saran dari sistem informasi yang telah

dibuat. Saran yang dimaksud adalah saran terhadap kekurangan dari aplikasi yang

ada kepada pihak lain yang ingin meneruskan topik kerja praktek ini. Tujuannya

adalah agar pihak lain tersebut dapat menyempurnakan sistem informasi ini

BAB II

GAMBARAN UMUM SMA NEGERI 3 NGANJUK

2.1 Profil SMA Negeri 3 Nganjuk

SMA Negeri 3 Nganjuk dibuka pada tahun 1988 dengan SK/izin pendirian

dari Kanwil Depdiknas, No. 0342/U/1989 pada tanggal 5 juni 1989. SMA Negeri

3 Nganjuk sudah mengalami beberapa kali perubahan status sekolah, yang

dulunya sekolah ini pertama didirikan merupakan sekolah keguruan (SPGA)

sampai dengan 4 periode, kemudian sekolah ini berubah status menjadi SLTA

Negeri 3 Nganjuk, kemudian berubah lagi menjadi SMU Negeri 3 Nganjuk, dan

kemudian yang terakhir berubah menjadi SMA Negeri 3 Nganjuk sampai

sekarang ini. SMA Negeri 3 Nganjuk di pimpin oleh Drs. Sarjono, M.M selaku

kepala sekolah, dengan SK terakhir status sekolah No. 035/0/1997 pada tanggal 7

maret 1997.

SMA Negeri 3 Nganjuk berlokasi di kelurahan Begadung kecamatan

Nganjuk. Terletak kurang lebih 50 m dari jalan raya yang mudah dijangkau oleh

transportasi. Tepatnya berada di jalan Bengawan Solo No 109 Kecamatan

Nganjuk Kabupaten Nganjuk. Sekolah ini di bangun di atas tanah seluas 870 M

yang sudah di pagar permanen (termasuk pagar hidup). Bila di tinjau dari letaknya

SMA Negeri 3 Nganjuk ini memang strategis karena dekat dengan jalan raya.

2.2 Visi dan Misi SMA Negeri 3 Nganjuk 2.2.1 Visi

Terwujudnya SMA Negeri 3 Nganjuk sebagai sekolah unggul, yang

menghasilkan lulusan berkualitas : cerdas, kreatif, santun, agamis, serta

berwawasan global.

2.2.2 Misi

- Melaksanakan Pembelajaran dan bimbingan secara efektif,efisien

berdasarkan kurikulum dan kompentisi.

- Memfasilitasi pengembangan potensi didik secara menyeluruh

sehingga berkembang secara optimal sesuai dengan potensi yang

dimilikinya.

- Menumbuh, kembangkan budaya kompektif kepada seluruh warga

dalam membangun budaya sekolah.

- Mendorong dan membantu siswa untuk memahami ,mengarahkan dan

mengembangkan potensi Dirinya secara optimal.

- Menumbuhkan lingkungan kehidupan agamis untuk meningkatkan

penghayatan dan pengalaman ajaran agama.

- Menerapkan Manajemen,partisipatif dengan melibatkan seluruh warga

sekolah dan stake holder sekolah.

- Mengembangkan sistem administrasi sekolah dengan penerapan

- Menciptakan lingkungan sekolah yang bersih, sehat, indah dan asri.

- Meningkatkan kwalitas Tenaga pendidikan dan berpendidikan.

- Meningkatkan sarana dan prasarana yang memadai.

Sebagai sebuah instansi pendidikan Sekolah Menengah Umum pada

umumnya SMA Negeri 3 Nganjuk dipimpin oleh seorang Kepala Sekolah yang

juga berkoordinasi dengan pihak Komite Sekolah. Posisi yang berada dibawah

Kepala Sekolah adalah Koordinator BK/BP, Bendahara, Tata Usaha dan 4 Wakil

Kepala Sekolah yang terdiri dari bidang Kurikulum, Kesiswaan, Humas serta

Sarana & Prasarana. Wakil Kepala Sekolah dari berbagai bidang tersebut juga

dibantu oleh staff yang berada dibawahnya, yaitu staff kurikulum untuk bagian

kurikulum, staff kesiswaan dan pembina OSIS untuk bagian kesiswaan, staff

humas untuk bagian humas serta staff sarana & prasarana untuk bagian sarana &

prasarana. Selain itu juga terdapat Wali Kelas, Dewan Guru dan Siswa. Struktur

Organisasi SMA Negeri 3 Nganjuk dapat melihat gambar 2.1 Struktur organisasi

SMA Negeri 3 Nganjuk.

2.3 Bagian Perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk.

Pada SMA Negeri 3 Nganjuk terdapat sebuah Perpustakaan sebagai unit

yang bertugas dalam pemenuhan kebutuhan siswa dalam segala aspek dan bidang

melalui koleksi yang dimiliki oleh bagian ini. Perpustakaan berada dipimpin oleh

seorang koordinator yang ditunjuk oleh Kepala Sekolah. Seorang koordinator

orang. Struktur organisasi perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk dapat melihat

gambar 2.2 Struktur organisasi bagian perpustakaan SMAN 3 Nganjuk..

Kepala SMA Negeri 3 Nganjuk Komite Sekolah

1. Staff Kesiswaan 2. Pembina OSIS

Kepala SMA Negeri 3 Nganjuk

Drs. Sarjono.MM

Koordinator Perpustakaan Drs. Wahyudi .MM

Bagian Layanan Teknisi Sri Utami

Bagian Layanan Non Teknisi Sri Utami .Spd

Tarmi .Spd

BAB III LANDASAN TEORI

Dalam bab ini akan dijelaskan landasan teori yang digunakan untuk

mendukung penyusunan laporan kerja praktek ini. Landasan teori yang akan

dibahas meliputi permasalahan-permasalahan atau prosedur-prosedur yang

berlaku saat ini serta beberapa pengertian tentang ilmu yang berkaitan dengan

permasalahan.

3.1 Pengertian Perpustakaan.

Secara umum dapat kami simpulkan bahwa pengertian perustakaan

adalah suatu institusi unit kerja yang menyimpan koleksi bahan pustaka secara

sistematis dan mengelolanya dengan cara khusus sebagai sumber informasi dan

dapat digunakan oleh pemakainya. Ada dua unsur utama dalam perpustakaan,

yaitu buku dan ruangan. Namun, di zaman sekarang, koleksi sebuah

perpustakaan tidak hanya terbatas berupa buku-buku, tetapi bisa berupa film,

slide, atau lainnya, yang dapat diterima di perpustakaan sebagai sumber

informasi. Kemudian semua sumber informasi itu diorganisir, disusun teratur,

sehingga ketika kita membutuhkan suatu informasi, kita dengan mudah dapat

menemukannya.

Aktifitas utama dari perpustakaan adalah menghimpun informasi dalam

berbagai bentuk atau format untuk pelestarian bahan pustaka dan sumber

informasi sumber ilmu pengetahuan lainnya. Maksud pendirian perpustakaan

adalah : Menyediakan sarana atau tempat untuk menghimpun berbagai sumber

sarana atau wahana untuk melestarikan hasil budaya manusia (ilmu pengetahuan,

teknologi dan budaya) melalui aktifitas pemeliharaan dan pengawetan koleksi.

Sebagai agen perubahan (Agent of changes) dan agen kebudayaan serta pusat

informasi dan sumber belajar mengenai masa lalu, sekarang, dan masa akan

datang.

Namun, saat ini pengertian tradisional dan paradigma lama mulai

tergeser seiring perkembangan berbagai jenis perpustakaan, variasi koleksi dalam

berbagai format memungkinkan perpustakaan secara fisik tidak lagi berupa

gedung penyimpanan koleksi buku.Banyak kalangan terfokus untuk memandang

perpustakaan sebagai sistem, tidak lagi menggunakan pendekatan fisik. Sebagai

sebuah sistem perpustakaan terdiri dari beberapa unit kerja atau bagian yang

terintergrasikan melalui sistem yang dipakai untuk pengolahan, penyusunan dan

pelayanan koleksi yang mendukung berjalannya fungsi–fungsi

perpustakaan.Perkembangannya menempatkan perpustakaan menjadi sumber

informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya.

3.2 Sistem.

Menurut Herlambang dan Tanuwijaya (2005:116), definisi sistem dapat

dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan

pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem

didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan

tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan

kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai

Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua

jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Pada sistem terbuka merupakan

sistem yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai

elemen pengendali. Sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan

dihubungkan pada lingkungan sekitarnya.

3.3 Sistem Informasi

Menurut Herlambang dan Tanuwijaya (2005:121), data adalah

fakta-fakta atau kejadian-kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode

tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat

mempunyai arti data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh

penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara

ringkas, Informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi

penggunanya. Sehingga sistem informasi dapat didefinisikan sebagai

prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh

penggunanya.

3.4 Analisis dan Perancangan Sistem

Menurut Kendall dan Kendall (2003:7), analisis dan perancangan sistem

dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan

peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan

sistem informasi terkomputerisasi. Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk

dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan

sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam

bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi

permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang

ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta

mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.

3.5 Document Flow.

Bagan alur atau flowchart adalah bagan yang menunjukkan bagan alur

atau flow dalam program ataupun prosedur sistem secara fisik. Bagan alur

digunakan terutama untuk untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Bagan

alur sistem digambarkan menggunakan symbol-simbol yang tampak antara lain

seperti berikut :

1. Simbol Dokumen.

Menunjukkan dokumen input maupun output yang akan digunakan baik pada

proses manual dan proses komputerisasi.

Gambar 3.1 Simbol Dokumen

2. Simbol Proses.

Menunjukkan symbol yang digunakan pada proses manual

3.6 Sistem Flow.

Sistem Flow merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau apa

yang sedang dikerjakan didalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan

urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Dengan kata lain,

flowchart ini merupakan deskripsi secara grafik dari urutan prosedur-prosedur

yang terkombinasi yang membentuk suatu sistem. Sistem Flow terdiri dari data

yang mengalir melalui sistem dan proses yang mentransformasikan data itu. Data

dan proses dalam Sistem Flow dapat digambarkan secara online (dihubungkan

langsung dengan komputer) atau offline (tidak dihubungkan langsung dengan

komputer, misalnya mesin tik, cash register atau kalkulator). Simbol-simbol yang

digunakan dalam Sistem Flow :

1. Simbol Dokumen

Menunjukkan dokumen input dan output dari proses manual maupun proses

komputerisasi.

Gambar 3.3. Simbol Dokumen.

2. Simbol Proses.

Menunjukkan kegiatan proses secara komputerisasi

3. Simbol Decision

Menunjukkan suatu kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua

kemungkinan jawaban : ya/tidak

Gambar 3.5. Simbol Decision

4. Simbol Manual Input

Memasukkan data secara manual dengan menggunakan online keyboard

Gambar 3.6. Simbol Manual Input

5. Simbol Disk Storage

Menyatakan input berasal dari dari disk atau output disimpan ke disk

Gambar 3.7. Simbol Disk Storage

6. Simbol Display

Mencetak keluaran dalam layar monitor

7. Simbol Offline Connector.

Menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang

berbeda.

Gambar 3.9. Simbol Connector

8. Simbol Database

Menyatakan tempat untuk menyimpan data dari proses komputer

Gambar 3.10. Simbol Database.

3.7 Entity Relationship Diagram (ERD)

Menurut Marlinda (2004:28) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah

gambaran pada sistem dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity

beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam

suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya

mempunyai atribute yang merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan

antar entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar

entity.

Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan

hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity

perancang database. Untuk itu Entity Relationship Diagram dibagi menjadi dua

jenis model, yaitu:

a. Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang menggambarkan

hubungan antar tabel secara konseptual.

b. Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan

hubungan antar tabel secara fisikal.

3.8 Data Flow Diagram (DFD)

Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat membantu komunikasi dengan

pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram

yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem ini

dikenal dengan nama Diagram Arus Data (Data Flow Diagram). DFD berfungsi

untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat

yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan

dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih

kecil dan yang lebih sederhana. DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam

sistem serta memproses data tersebut (Kendall dan Kendall, 2003:241).

Simbol-simbol dasar dalam DFD tersebut antara lain:

a. External Entity

Suatu External Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen,

informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat. Gambar 3.11 merupakan

simbol entitas dalam DFD dengan model Gane dan Sarson.

Gambar 3.11 Simbol External Entity

b. Data Flow

Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow

menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau

entitas dengan proses. Gambar 3.12 merupakan simbol Data Flow.

Gambar 3.12 Simbol Data Flow

c. Process

Suatu proses yang merupakan beberapa tindakan atau sekelompok tindakan

dijalankan. Gambar 3.13 merupakan simbol Process.

Gambar 3.13 Simbol Process

d. Data Store

Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses

Gambar 3.14 Simbol Data Store

3.9 Database

Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan

data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang

diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan

metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi

optimal yang diperlukan pemakainya. Penyusunan satu database digunakan untuk

mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan

inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi,

multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi

(kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan data).

3.10 Sistem Basis Data

Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem

menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk

menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah

organisasi atau perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang

diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. Pada sebuah sistem basis

data terdapat komponen-komponen utama yaitu perangkat keras (Hardware),

Sistem Operasi (Operating System), Basis Data (Database), Sistem (Aplikasi atau

Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data (DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi

3.11 Database Management System

Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS)

merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya.

Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri

sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data,

menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.

Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:

1. Data Definition Language (DDL)

Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang

diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi

perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang

disebut data dictionary/directory.

2. Data Manipulation Language (DML)

Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data

sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.

3. Query

Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian

DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.

DBMS memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Data Definition

DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data.

2. Data Manipulation

DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk

3. Data Security dan Integrity

DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh

DBA.

4. Data Recovery dan Concurrency

a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data

yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan

sebagainya.

b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila

satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada

saat yang bersamaan.

5. Data Dictionary

DBMS harus menyediakan data dictionary.

3.12 Interaksi Manusia dan Komputer

Menurut Wicaksono (2006:4), Interaksi Manusia dan Komputer (IMK)

adalah sebuah disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari

sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang

faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya. Deskripsi lain dari IMK

adalah suatu ilmu yang mempelajari perencanaan dan desain tentang cara manusia

dan komputer saling bekerja sama, sehingga manusia dapat merasa puas dengan

cara yang paling efektif. Dikatakan juga bahwa sebuah desain antar muka yang

ideal adalah yang mampu memberikan kepuasan terhadap manusia sebagai

pengguna dengan faktor kapabilitas serta keterbatasan yang terdapat dalam sistem.

organisasi, lingkungan, kesehatan, pengguna, kenyamanan, antar muka, kendala

dan produktifitas.

3.13 Microsoft Office Visio 2003

Menurut Rahman (2004:1) Produk Microsoft Visio tahun 2003 adalah

Visio Standart dan Visio Professional. Kedua produk ini memakai format file

yang umum, yang berarti Anda dapat membagi diagram gambar Visio Anda

dengan pengguna Visio lain, tanpa memperhatikan produk yang Anda digunakan.

Visio 2003 merupakan hasil pengembangan dari Visio versi sebelumnya, seperti

Visio 2000/2002, Visio 5 dan Visio Technical. Dibandingkan dengan Visio versi

sebelumnya, Visio 2003 jauh lebih lengkap dan terintegrasi. Visio 2003 termasuk

dalam rangkaian program Microsoft Office yang dalam keadaan default terinstal

dalam folder instalasi Visio 11 yang berada pada folder Microsoft Office.

Visio Standart merupakan solusi gambar atau diagram yang membantu

profesional bisnis, seperti manajer proyek, sales dan pemasaran, person HR, staf

administrasi, di dalam memvisualkan ide pekerjaan sehari-harinya. Visio

Profesional merupakan perangkat yang membantu profesional teknik, seperti

spesialis IT, developer, dan mahasiswa teknik di dalam memvisualisasikan ide,

informasi, dan sistem serta prototipe suatu objek. Visio Professional juga

menyediakan solusi diagram bisnis.

3.14 Microsoft Visual Studio 2005.

Menurut Leong (2004:5) Visual Basic .NET adalah suatu konsep

pemrograman yang dibangun dengan teknologi yang dapat berjalan pada berbagai

menggunakan engine .NET framework yang terdiri atas 2 komponen utama, yaitu

Common Language Runtime (CLR) dan Class Library. CLR adalah dasar dari framework, sedangkan Class Library adalah komponen lain yang menjadi objek

dasar pengembangan kode program dan tampilan grafis.

Hal yang membedakan antara Visual Basic klasik dengan Visual Basic

.NET adalah tentang penggunaan Object Oriented Programming (OOP). Di dalam

.NET, semua pemrograman yang kita lakukan adalah merupakan objek. Visual

Basic versi ini menerapkan konsep OOP secara penuh dan murni. Oleh karena itu,

agar penggunaan .NET menjadi lebih mudah, kita perlu memahami betul tentang

konsep dari OOP itu sendiri.

3.15 Microsoft SQL Server Express 2005.

Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data

relasional (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa Query utamanya adalah

Transact-SQL yang merupakan implementasi dari Transact-SQL standart ANSI/ISO yang digunakan

oleh Microsoft dan Sybase. Umunya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang

memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian

berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar.

Menurut Bunafit Nugroho (2007:240) Microsoft SQL Server adalah

perangkat lunak Relationship Database Management (RDMBS) yang handal.

Didesain untuk mendukung proses transaksi yang besar seperti order online,

inventory, akutansi atau manufaktur. Microsoft SQL Server Express 2005 dapat

dijalankan pada NT 4.0Server atau microsoft windows 2000 server, selain itu

windows millenium. Sistem akan dipergunakan oleh beberapa komputer

(client-server) maka database yang dibangun merupakan database yang berfungsi untuk

menunjang hal tersebut. Untuk itu dalam penulisan ini dipakai Microsoft SQL

Server Express 2005. Kelebihan dari Microsoft SQL Server Express 2005 dalam

pembuatan database adalah sebagai berikut :

1. Mempunyai transactional log sendiri dan mengatur transaksi dalam database

2. Data dapat berkisar antara 1 MB sampai 1.048.516 MB

3. Dapat menambah ukuran dat secara manual dan otomatis

4. Dapat diset sesuai dengan keinginan, misalnya sebuah database hanya dapat

BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

Berdasarkan hasil survey yang dilakukan pada saat kerja praktek di

Perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk, secara garis besar permasalahan yang ada

dalam perusahaan ini adalah proses yang berkaitan dengan pemeliharaan data dan

transaksi baik peminjaman dan pengembaliab masih dilakukan dengan cara

manual yaitu menggunakan bantuan buku induk koleksi dalam pemeliharaan data

koleksi dan kartu keanggotaan menjadi satu dengan kartu peminjaman. Dalam

pencatatan transaksi pun masih menggunakan kartu peminjaman yang masih

manual, sehingga sering terjadi redudansi data dan adanya kesulitan pada waktu

pendaftaran anggota, pencatatan induk koleksi, pencarian data koleksi dan

anggota, dan histori peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan.

Dalam kerja praktek ini, berusaha menemukan permasalahan yang ada

dan mempelajari serta mengatasi masalah tersebut. Permasalahan pada

Perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk yaitu mengenai pendaftaran anggota,

pencarian data koleksi dan anggota, dan histori peminjaman dan pengembalian

koleksi perpustakaan. Untuk mengatasi masalah yang ada di atas maka diperlukan

langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menganalisis Sistem

2. Mendesain Sistem

3. Mengimplementasikan Sistem

Pada langkah-langkah tersebut di atas ditunjukkan untuk dapat

menemukan solusi dari permasalahan yang ada pada Perpustakaan SMA Negeri 3

Nganjuk untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab di bawah ini.

4.1 Menganalisis Sistem

Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem

baru. Dalam langkah ini harus dilakukan analisis terhadap permasalahan yang ada

dalam Perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk khususnya mengenai penanganan

pendaftaran anggota, pencarian data koleksi dan anggota, dan pencatatan transaksi

peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan. Untuk dapat membuat

sistem yang baru, terlebih dahulu harus mengetahui alur transaksi yang masih

digunakan sampai saat ini. Maka dibuatlah document flow yang berfungsi untuk

mengetahui secara detail alur transaksi tersebut. Untuk melakukan transaksi

peminjaman buku pada perpustakaan, seorang siswa harus mendaftar terlebih

dahulu sebagai anggota. Pendaftaran anggota dimulai dari siswa yang mengajukan

pendaftaran kepada petugas perpustakaan dengan menyerahkan kartu pelajar

sebagai bukti bahwa siswa yang bersangkutan adalah pelajar dari SMA Negeri 3

Nganjuk. Kemudian petugas mencocokkan data siswa yang mendaftar dengan

kartu pelajar yang diberikan jika kartu pelajar yang diserahkan sesuai dengan

siswa maka petugas akan mengisi kartu peminjaman dengan data siswa sesuai

dengan kartu pelajar pendaftar. Tahapan berikutnya adalah petugas memberikan

kartu peminjaman kepada siswa yang mendaftarkan diri sebagai anggota tersebut.

Kartu peminjaman berfungsi sebagai kartu keanggotaan dan juga

berfungsi sebagai syarat peminjaman, dimana ketika melakukan peminjaman

Pendaftaran Anggota Perpustakaan

Menyerahkan Kartu Pelajar dan mengajukan pendaftaran

keanggotaan

Petugas mencocokkan Data Siswa dengan Siswa

Cocok ?

Mengembalikan Kartu Pelajar dan menyerahkan Kartu Peminjaman

Kartu Peminjaman Kartu Pelajar

Petugas mengisi Kartu Peminjaman sesuai dengan

Kartu Pelajar

Kartu Peminjaman

A1

A1

Tidak Ya

Gambar 4.1 Document Flow Pendaftaran Anggota

Bila seorang siswa ingin melakukan peminjaman buku pada

perpustakaan, maka siswa tersebut harus terdaftar menjadi seorang anggota dan

membawa kartu peminjaman sebagai syarat melakukan peminjaman pada

siswa menyerahkan buku yang akan dipinjam beserta kartu peminjaman kepada

petugas perpustakaan. Setelah petugas menerima buku dan kartu peminjaman dari

siswa yang bersangkutan, petugas akan mencocokkan siswa dengan identitas yang

ada pada kartu peminjaman, jika data siswa tidak sesuai dengan peminjam maka

petugas akan menolak peminjaman buku yang diajukan dan menyarankan untuk

melakukan pendaftaran atau untuk melakukan transaksi dengan menggunakan

kartu peminjaman yang benar-benar milik siswa yang bersangkutan. Apabila data

yang siswa sesuai dengan peminjam, maka petugas mengisikan transaksi

peminjaman pada kartu peminjaman sesuai dengan buku yang dipinjam dan

memberikan tanggal dimana buku yang dipinjam harus kembali. Setelah

pencatatan transaksi selesai, proses berikutnya adalah petugas menyerahkan buku

yang dipinjam dan mengembalikan kartu peminjaman kepada anggota. Alur

secara jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.2 Document Flow Peminjaman Buku.

Untuk transaksi pengembalian buku, dapat dilakukan jika anggota telah

melakukan transaksi peminjaman pada perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk.

Pada saat melakukan transaksi pengembalian dimulai dari seorang anggota

menyerahkan buku yang akan dikembalikan beserta dengan kartu peminjaman

milik anggota tersebut kepada petugas perpustakaan. Kemudian petugas

melakukan pengecekan keterlambatan dengan melihat tanggal harus kembali yang

dicatat pada kartu peminjaman. Jika terjadi keterlambatan pengembalian maka

petugas akan melakukan perhitungan denda sesuai keterlambatan dan memberikan

informasi denda kepada anggota, setelah itu petugas akan mencatat tanggal

pengembalian dan memberi paraf pada kartu peminjaman sebagai bukti bahwa

Apabila buku yang dikembalikan tidak mengalami keterlambatan, maka petugas

hanya mencatat tanggal pengembalian dan memberi paraf pada kartu peminjaman

kemudian mengembalikan kartu peminjaman kepada anggota. Alur secara

jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.3 Document Flow Pengembalian Buku.

Peminjaman Buku Perpustakaan

Memberikan Data Buku dan Kartu Peminjaman kepada

Petugas Perpustakaan Kartu Peminjaman dengan

Siswa sesuai dengan buku yang dipinjam

Buku yang dipinjam

B1

B1

Pengembalian Buku Perpustakaan

Memberikan Data Buku dan Kartu Peminjaman kepada

Petugas Perpustakaan

Petugas menghitung denda sesuai dengan keterlambatan

pengembalian Petugas mengisi tanggal pengembalian dan memberi paraf pada kartu peminjaman

Petugas mengisi tanggal pengembalian dan memberi paraf pada kartu peminjaman Petugas memberikan informasi

denda

Petugas mengembalikan Kartu

Peminjaman

4.2 Mendesain Sistem

Setelah melakukan analisis sistem, maka selanjutnya dilakukan desain

sistem. Langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah:

1. System Flow 2. Context Diagram

3. HIPO

4. Data Flow Diagram (DFD)

5. Entity Relationship Diagram (ERD)

6. DBMS

7. Desain Input Output

Ketujuh langkah tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:

1. System Flow

System flow adalah gambaran tentang sistem yang akan dibangun. System flow yang dibangun ini yang dibangun ini berisi bahwa ketika pertama kali

siswa yang akan melakukan peminjaman belum pernah melakukan

pendaftaran, siswa menyerahkan kartu pelajar miliknya kepada petugas

sebagai pengajuan pendaftaran. Kemudian petugas mencocokkan kartu

pelajar dengan siswa yang mendaftar, jika kartu pelajar dengan siswa tidak

cocok maka petugas menolak proses pendaftaran dan menyarankan untuk

menggunakan kartu pelajar milik pendaftar itu sendiri. Apabila data siswa

sesuai atau cocok maka petugas akan memasukkan identitas siswa pada form

pendaftaran dan menyimpannya kedalam tabel anggota. Setelah proses

pendaftaran berhasil maka petugas mengembalikan kartu pelajar kepada

Pendaftaran Anggota Perpustakaan Memberikan Kartu Pelajar

kepada Petugas Perpustakaan

Petugas mencocokkan Data Siswa dengan Siswa

Cocok ?

Gambar 4.4 System Flow Pendaftaran Anggota

Sebelum melakukan peminjaman buku biasanya anggota melakukan

pencarian terhadap buku yang akan dipinjam, hal ini bertujuan agar anggota

mengetahui tentang informasi buku yang dicari pada perpustakaan sebelum

memutuskan untuk meminjamnya. Untuk melakukan pencarian buku,

buku yang dicari, kemudian petugas menginputkan kata kunci tersebut, jika

buku tidak ada maka system akan menampilkan buku yang dicari tidak ada.

Apabila buku yang dicari ada maka system akan menampilkan bahwa buku

yang dicari ada dan menampilkan status buku yang dicari itu tersedia atau

sedang dipinjam oleh anggota lain. Gambar 4.5 menggambarkan system flow

pencarian katalog. dengan Kata Kunci

Buku Memberikan Kata Kunci

Buku kepada Petugas Perpustakaan

Setelah mendapatkan informasi buku dari pencarian pada katalog, siswa

melakukan pencarian buku pada rak dimana buku yang dicari itu

ditempatkan. Setelah mendapatkan buku yang akan dipinjam maka siswa

menyerahkan buku dan kartu pelajar kepada petugas untuk melakukan

pencatatan transaksi peminjaman. Petugas mencocokkan siswa dengan

identitas pada kartu pelajar, jika tidak cocok maka petugas akan menolak

peminjaman dan mengembalikan kartu pelajar. Apabila cocok maka petugas

akan menginputkan ID Buku dan NIS peminjam, apabila NIS belum

terdaftar maka akan tampil pesan bahwa siswa belum melakukan

pendaftaran kemudian petugas mengarahkan siswa untuk melakukan

pendaftaran. Jika siswa terdaftar maka petugas dapat menyimpan transaksi

peminjaman kedalam tabel peminjaman dan detil peminjaman, kemudian

sistem secara otomatis merubah status buku menjadi sedang dipinjam pada

tabel buku. Setelah menyimpan transaksi maka petugas mengembalikan

kartu pelajar dan menyerahkan buku yang dipinjam oleh anggota. Gambar

4.6 menggambarkan system flow peminjaman buku.

Transaksi pengembalian buku terjadi ketika siswa mendatangi petugas dan

menyerahkan buku beserta kartu pelajar dari anggota. Kemudian petugas

menginputkan NIS dan ID Buku pada form pengembalian, setelah itu sistem

akan menampilkan detail peminjaman dan akan menampilkan denda apabila

terjadi keterlambatan pengembalian. Jika terjadi keterlambatan maka sistem

akan menampilkan nominal denda yang dikenakan sesuai dengan

keterlambatan dan siswa membayar denda yang harus dibayar, kemudian

merubah status buku menjadi tersedia. Apabila pengembalian tepat waktu

maka petugas hanya melakukan submit pengembalian. Gambar 4.7

menggambarkan system flow pengembalian buku.

Peminjaman Buku Perpustakaan NIS belum terdaftar sebagai Anggota Tidak Ya

Pesan NIS belum terdaftar T. Detail

Peminjaman

Mengupdate Status

Buku T. Buku

Memberikan Data Buku dan NIS kepada Petugas

Perpustakaan Kartu Pelajar dengan Siswa

Cocok ?

Pengembalian Buku Perpustakaan

Memberikan Data Buku kepada Petugas

Memberikan Info Total Denda kepada Siswa

Memberikan Nominal Denda kepada Petugas

Perpustakaan Kartu Pelajar

dan Data Buku

2. Context Diagram

Context diagram adalah gambaran menyeluruh dari DFD. Didalam context diagram terdapat 3 (tiga) external entity, yaitu: Petugas, Pembina dan Siswa.

Untuk detailnya pada gambar 4.8 dibawah ini.

Informasi Petugas Data Siswa Pengembalian

Data Siswa Peminjaman

Informasi Periode Laporan yang Dipilih Laporan yang Dipilih

Informasi Laporan Yang Dipilih

Informasi Buku

Informasi Denda

Kartu Pelajar Tervalidasi Kartu Pelajar

Data Buku yang akan Dikembalikan Data Buku yang akan Dipinjam

0

Sistem Informasi Perpustakaan SMAN 3

NGANJUK

+

Petugas Pemimpin

Siswa

Gambar 4.8 Data Flow Diagram Level Context.

3. HIPO

HIPO berguna sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus

pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi. Berikut ini adalah

hierarchy chart dari rancang bangun sistem informasi perpustakaan pada

SMA Negeri 3 Nganjuk, seperti tampak pada gambar 4.9 Hierarchy Chart

0

Sistem Informasi Perpustakaan SMA Negeri 6 Surabaya

1

Gambar 4.9 Hierarchy Chart Sistem Informasi Perpustakaan

4. Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan

sistem yang terstruktur. DFD dapat menggambarkan seluruh kegiatan yang

terdapat pada sistem informasi perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk secara

[Informasi Petugas]

Status Buku Diubah Data Ang gota Dibaca

Data Ang gota Dibaca Data Detil Peminjaman Dibaca

Data Detil Peminjaman

Data Ang gota Diubah Data Ang gota Baru

Data Ang gota

Data Kelas

Data Kelas Diubah Data Kelas Baru

Data Petug as Data Petug as Diubah

Data Petug as Baru

Data Rak Data Peng arang Diubah Data Peng arang Baru Data Penerbit Diubah

[Informasi Laporan Yang Dipilih]

[Laporan yang Dipilih] [Informasi Periode Laporan yang Dipilih]

[Data Siswa Peminjaman]

[Data Siswa Peng embalian]

[Informasi Denda] [Data Buku yang akan Dikembalikan]

[Data Buku yang akan Dipinjam] Siswa

Meng elola Data Master

+

1 Tabel Ang gota 2 Tabel Kelas

3 Tabel Buku 4 Tabel Klasifikasi

5 _{Peng arang}Tabel

6 Tabel Penerbit

7 Tabel Sumber

8 Tabel Rak

9 Tabel Petug as

10 Tabel

Peminjaman

11 _PeminjamanTabel Detil Petug as

Gambar 4.10 DFD level 0

Pada sub proses yang terjadi pada sistem informasi perpustakaan SMA

Negeri 6 Surabaya ini yaitu mengelola data master, melakukan transaksi,

dan membuat laporan. Tabel yang terlihat antara lain anggota, kelas, buku,

klasifikasi, pengarang, penerbit, sumber, rak, petugas, peminjaman dan detil

[Informasi Petugas] [Data Angg ota Diubah]

[Data Angg ota Baru] [Data Angg ota]

[Data Peng arang Baru]

[Data Peng arang Diubah]

[Data Peng arang]

9 Tabel Petug as 9 Tabel Petug as 9 Tabel Petug as 2 Tabel Kelas

2 Tabel Kelas 2 Tabel Kelas 1 Tabel Ang gota

1 Tabel Ang gota

1 Tabel Ang gota 3 Tabel Buku

3 Tabel Buku 3 Tabel Buku

1.1

Meng elola Data Master Buku

+

1.2

Meng elola Data Master Ang g ota

+

1.3

Meng elola Data Master Petug as

+ Petug as

Gambar 4.11 DFD Level 1 Proses Mengelola Data Master

Pada DFD level 1 proses mengelola data master terdapat 3 (tiga) sub proses,

yaitu mengelola data master buku, anggota dan petugas. Sub proses

mengelola data master buku berfungsi untuk mengelola data-data buku. Sub

anggota. Sub proses mengelola data master petugas berfungsi untuk

mengelola data-data petugas.

Data Detil Peminjaman

Data Ang gota Dibaca Data Ang gota Dibaca

[Data Angg ota Dibac a] [Data Siswa Peminjaman]

[Data Siswa Peng embalian]

Status Buku Diubah Status Buku Diubah

[Status Buku Diubah]

[Informasi Denda] [Data Buku yang akan Dikembalikan]

[Data Buku yang akan Dipinjam] Sis wa 11 Tabel Detil

Peminjaman

1 Tabel Ang gota 3 Tabel Buku

2.1

Melakukan Transaks i Peminjaman

+

2.2

Melakukan Transaks i Peng embalian

+

Gambar 4.12 DFD level 1 proses melakukan transaksi

Pada gambar 4.12 tersebut digambarkan proses transaksi yang dapat

dilakukan oleh user. Ketika user yang berhasil masuk ke dalam sistem, maka

user tersebut dapat melakukan pelayanan peminjaman buku ketika anggota

memberikan surat informasi siswa dan informasi buku yang akan dipinjam.

User tersebut pun juga dapat melayani anggota perpustakaan yang ingin

melakukan pengembalian buku beserta fungsi penghitungan denda

Laporan yang Diinginkan Laporan yang Dibutuhkan

[Data Anggota Dibaca] _{[Data Detil Peminjaman Dibaca]}

[Data Peminjaman] [Data Buku Dibaca]

[Laporan yang Dipilih]

[Informasi Laporan Yang Dipilih] [Informasi Periode Laporan yang Dipilih] Pemimpin

Pemimpin Pemimpin

3 Tabel Buku 10 Tabel

Peminjaman 11 Tabel Detil Peminjaman 1 Tabel Anggota

3.1

Memilih Laporan

3.2

Menentukan Periode

3.3

Mencetak Laporan

Gambar 4.13 DFD level 1 proses membuat laporan

Pada DFD level 1 proses membuat laporan ini berguna untuk membantu

pembina perpustakaan dalam pengambilan keputusan. Proses ini berawal

ketika pembina perpustakaan menentukan kriteria laporan yang akan

dicetak. Kriteria laporan yang dimaksud adalah jenis laporan yang tersedia

[Data Buku]

88 Tabel RakTabel Rak 7 Tabel Sumber 7 Tabel Sumber

6 Tabel Penerbit 6 Tabel Penerbit 5 _PengarangTabel 5 Tabel

Pengarang 44 Tabel KlasifikasiTabel Klasifikasi 4 Tabel Klasifikasi

Gambar 4.14 DFD level 2 proses mengelola data master buku

Pada proses mengelola data master buku, yang dilakukan pertama kali

adalah melakukan validasi setiap masukan dari petugas. Setelah divalidasi

maka dapat ditentukan apakah data yang dimasukkan tersebut baru atau

sudah ada. Jika data tersebut baru, maka akan langsung disimpan ke tabel

buku. Jika data tersebut sudah ada, maka data buku yang lama akan diganti

[Data Kelas]

[Data Angg ota]

[Data Angg ota Diubah] [Data Angg ota Baru]

[Data Kelas Diubah] Data Ang gota

Data Ang gota Baru

[Data Kelas Baru] 22 Tabel KelasTabel Kelas 1 Tabel Ang gota

1 Tabel Ang gota 1 Tabel Ang gota 1.2.1

Memvalidasi Data Ang gota

1.2.2

Meng inputkan Data Ang gota

1.2.3

Meng ubah Data Ang gota

Gambar 4.15 DFD level 2 proses mengelola data master anggota

Pada proses mengelola data master anggota, yang dilakukan pertama kali

adalah melakukan validasi setiap masukan dari petugas. Setelah divalidasi

maka dapat ditentukan apakah data anggota yang dimasukkan tersebut baru

atau sudah ada. Jika data tersebut baru, maka akan langsung disimpan ke

tabel anggota. Jika data tersebut sudah ada, maka data anggota yang lama

[Data Petugas]

[Data Petugas Diubah] [Data Petugas Baru]

Data Petug as

Data Petug as Baru [Informasi Petugas]

9 Tabel Petug as 99 Tabel Petug asTabel Petug as 1.3.1

Memvalidasi Data Petug as

1.3.2

Meng inputkan Data Petug as

1.3.3

Meng ubah Data Petug as Petug as

Gambar 4.16 DFD level 2 proses mengelola data master petugas

Pada proses mengelola data master petugas, yang dilakukan pertama kali

adalah melakukan validasi setiap masukan dari petugas. Setelah divalidasi

maka dapat ditentukan apakah data yang dimasukkan tersebut baru atau

sudah ada. Jika data petugas tersebut baru, maka akan langsung disimpan ke

tabel petugas. Jika data tersebut sudah ada, maka data petugas yang lama

Data Peminjaman Setelah Disimpan

[Data Buku yang akan Dipinjam] Siswa

Siswa

10 Tabel Peminjaman

11 Tabel Detil Peminjaman

Gambar 4.17 DFD level 2 proses melakukan transaksi peminjaman

Pada proses melakukan transaksi peminjaman, yang dilakukan pertama kali

adalah menerima data siswa dan data buku dari peminjam atau anggota

perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk. Setelah itu proses yang dilakukan

adalah menginputkan data tersebut secara terkomputerisasi, kemudian

mengecek data buku dan anggota. Jika data anggota belum terdaftar, maka

harus dilakukan pendaftaran data anggota terlebih dahulu. Proses

selanjutnya adalah menyimpan transaksi peminjaman dan proses yang

terakhir adalah memperbarui status buku dengan merubah status buku

Data Peng embalian Disetujui

Data Peng embalian [Data Buku] [Data Angg ota Dibaca]

[Informasi Denda]

[Status Buku Diubah] Detail Peminjaman

[Data Peminjaman]

[Data Detil Peminjaman]

[Data Siswa Peng embalian] [Data Buku yang akan Dikembalikan] Siswa Sp Data Angg ota Sp Data Buku 2.2.1 11 _PeminjamanTabel Detil

2.2.4 Merubah Status

Buku

Gambar 4.18 DFD level 2 proses melakukan transaksi pengembalian

Pada proses pengembalian buku, yang dilakukan pertama kali adalah

menerima data anggota dan buku yang akan dikembalikan dari anggota

perpustakaan. Setelah itu proses yang dilakukan adalah menginputkan data

anggota dan buku tersebut secara terkomputerisasi, lalu mengecek data

tersebut yang mengacu pada tabel peminjaman dan detil peminjaman. Proses

selanjutnya yaitu menghitung denda apabila terjadi keterlambatan

pengembalian. Setelah melakukan pengecekan keterlambatan maka proses

berikutnya adalah persetujuan dari petugas dalam melakukan pengembalian.

5. Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD terbagi menjadi dua bagian, yaitu:

a. Conceptual Data Model (CDM)

CDM dari Sistem Informasi Perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk terdapat

sepuluh tabel yaitu tabel anggota, kelas, petugas, buku, pengarang, penerbit,

Perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk, dapat terlihat pada gambar 4.19 di

Gambar 4.19 Conceptual Data Model

a. Physical Data Model (PDM)

PDM dari Sistem Informasi Perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk

merupakan hasil generate dari CDM yang sudah digambarkan diatas. Pada

PDM terdapat sebelas tabel dengan tipe data dan panjangnya, dapat dilihat

ID_PETUGAS = ID_PETUGAS

Gambar 4.20 Physical Data Model

6. Struktur Tabel.

Struktur tabel pada Sistem Informasi Perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk

adalah sebagai berikut:

a. Tabel Petugas

Primary Key : ID_PETUGAS Foreign Key : -

Fungsi : Untuk memulai menjalankan aplikasi

Tabel 4.1 Struktur Tabel Petugas

Field Type Data Length Constraint

ID_PETUGAS Varchar 10 Primary Key

USERNAME Varchar 20

PASSWORD Varchar 20

b. Tabel Kelas

Primary Key : ID_KELAS Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data kelas dari siswa

Tabel 4.2 Struktur Tabel Kelas

Field Type Data Length Constraint

ID_KELAS Varchar 10 Primary Key

NAMA_KELAS Varchar 10

STATUS_KELAS Varchar 5

c. Tabel Anggota

Primary Key : NIS

Foreign Key : ID_KELAS dari tabel kelas

Fungsi : Menyimpan data siswa anggota perpustakaan

Tabel 4.3 Struktur Tabel Anggota

Field Type Data Length Constraint

NIS Varchar 10 Primary Key

ID_KELAS Varchar 10 Foreign Key

NAMA_ANGGOTA Varchar 30

ALAMAT_ANGGOTA Varchar 50

JENIS_KELAMIN Varchar 10

d. Tabel Pengarang

Primary Key : ID_PENGARANG Foreign Key : -

Tabel 4.4 Struktur Tabel Pengarang

Field Type Data Length Constraint

ID_PENGARANG Varchar 10 Primary Key

NAMA_PENGARANG Varchar 40

EMAIL_PENGARANG Varchar 40

e. Tabel Penerbit

Primary Key : ID_PENERBIT Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data penerbit dari buku

Tabel 4.5 Struktur tabel penerbit

Field Type Data Length Constraint

ID_PENERBIT Varchar 10 Primary Key

NAMA_PENERBIT Varchar 40

ALAMAT_PENERBIT Varchar 50

KOTA_PENERBIT Varchar 30

EMAIL_PENGARANG Varchar 30

TELP_PENERBIT Varchar 20

f. Tabel Klasifikasi

Primary Key : ID_KLASIFIKASI Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data klasifikasi dari buku

Tabel 4.6 Struktur Tabel Klasifikasi

Field Type Data Length Constraint

NO_KLASIFIKASI Varchar 10 Primary Key

g. Tabel Rak

Primary Key : ID_RAK Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data rak letak buku

Tabel 4.7 Struktur Tabel Rak

Field Type Data Length Constraint

NO_RAK Varchar 10 Primary Key

KETERANGAN Varchar 20

h. Tabel Sumber

Primary Key : ID_SUMBER Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data sumber dari buku

Tabel 4.8 Struktur Tabel Sumber

Field Type Data Length Constraint

ID_SUMBER Varchar 10 Primary Key

JENIS_SUMBER Varchar 10

i. Tabel Buku

Primary Key : ID_BUKU

Foreign Key : ID_PENERBIT reference dari Tabel Penerbit,

ID_PENGARANG reference dari Tabel Pengarang,

ID_SUMBER reference dari Tabel Sumber,

NO_KLASIFIKASI reference dari Tabel Klasifikasi,

Fungsi : Menyimpan data buku koleksi perpustakaan

Tabel 4.9 Struktur Tabel Buku

Field Type Data Length Constraint

ID_BUKU Varchar 10 Primary Key

ID_PENERBIT Varchar 10 Foreign Key

ID_PENGARANG Varchar 10 Foreign Key

ID_SUMBER Varchar 10 Foreign Key

JUDUL_BUKU Varchar 30

THN_TERBIT Datetime

TGL_MASUK Datetime

NAMA_SUMBER Varchar 30

HARGA Integer

JUMLAH_BUKU Integer

STATUS_BUKU Varchar 10

NO_KLASIFIKASI Varchar 10 Foreign Key

NO_RAK Varchar 10 Foreign Key

j. Tabel Peminjaman

Primary Key : ID_PEMINJAMAN

Foreign Key : NIS reference dari Tabel Anggota,

ID_PETUGAS reference dari Tabel Petugas

Fungsi : Menyimpan data transaksi peminjaman buku

Tabel 4.10 Struktur Tabel Peminjaman

Field Type Data Length Constraint

ID_PEMINJAMAN Varchar 5 Primary Key

NIS Varchar 10 Foreign Key

ID_PETUGAS Varchar 10 Foreign Key

k. Tabel Detil Peminjaman

Primary Key : ID_PEMINJAMAN

Foreign Key : ID_PEMINJAMAN reference dari Tabel Peminjaman, ID_BUKU reference dari Tabel Buku

Fungsi : Menyimpan data detail dari transaksi peminjaman

Tabel 4.11 Struktur Tabel Detil Peminjaman

Field Type Data Length Constraint

ID_PEMINJAMAN Varchar 5 Primary Key

Foreign Key

ID_BUKU Varchar 10 Foreign Key

TGL_PINJAM Datetime Foreign Key

TGL_HKEMBALI Datetime

TGL_KEMBALI Datetime

DENDA Integer

7. Desain Input Output

Desain input output digunakan untuk memberikan gambaran terhadap desain

halaman aplikasi berbasis web yang akan dibangun. Berikut ini desain input

output dari sistem informasi perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk.

a. Halaman login

Halaman ini merupakan tampilan dari aplikasi yang nantinya akan

dijalankan. Pada halaman ini petugas dari bagian perpustakaan sebagai

user sistem memasukkan username dan password kemudian menekan

tombol login. Apabila username dan password tersebut sudah benar

LOGIN

Gambar 4.21 Halaman login

b. Halaman utama.

Halaman ini akan tampil ketika username dan password sama atau sesuai

maka berhasil masuk ke aplikasi. Maka akan ditampilkan Menu menu

yang disediakan diantara File Maintain,Transaksi dan laporan.

Menu Utama

c. Halaman katalog

Halaman ini berguna untuk mempercepat melakukan pencarian

informasi tentang buku yang dicari oleh anggota perpustakaan. User

yang berhasil masuk ke sistem dapat melakukan pencarian dengan cara

mengisikan kata kunci yang diberikan oleh anggota pada field kata

kunci, setelah itu petugas memilih subjek pencarian berdasarkan judul

atau pengarang buku. Proses pencarian dieksekusi ketika tombol cari

telah diklik, hasil pencarian berdasarkan kata kunci tersebut akan

ditampilkan pada tabel hasil pencarian.

Katalog

Katalog

Judul Pengarang Penerbit Rak Jumlah Buku

Cari

Cari Data Buku

Pencarian Berdasarkan

Pengarang Penerbit Judu lbuku

Gambar 4.23 Halaman katalog

d. Halaman peminjaman

Halaman ini berguna untuk mencatat kegiatan transaksi peminjaman

buku. User yang berhasil masuk ke sistem dapat mencatat transaksi