KERJA PRAKTEK
Nama : ROHMAD SOLIKIN
NIM : 09.41010.0168 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
RANCANG BANGUN APLIKASI
PERPUSTAKAAN SMAN 3 NGANJUK
KERJA PRAKTEK
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk mengerjakan Tugas Akhir
Disusun oleh :
Nama : Rohmad Solikin
NIM : 09.41010.0168
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
RANCANG BANGUN APLIKASI
PERPUSTAKAAN SMAN 3 NGANJUK
KERJA PRAKTEK
Telah diperiksa, diuji dan disetujui
Surabaya, Nopember 2012
Disetujui :
Pembimbing Penyelia
Tri Sagirani, S.Kom., M.MT. Drs. Wahyudi, MM
NIDN 073101761
Mengetahui :
Kaprodi S1 Sistem Informasi
Sistem Informasi Perpustakaan adalah sebuah pengembangan aplikasi
yang digunakan untuk mengetahui proses transaksi yang ada pada perpustakaan.
Dengan adaya system informasi perpustakaan ini diharapkan petugas dapat
mempermudah dalam proses transaksi peminjaman dan pengembalian.
Berdasarkan survey dan wawancara dengan petugas perpustakaan,
didapatkan informasi bahwa lamanya pelayanan terhadap kegiatan transaksi dan
kesulitan dalam melakukan maintain buku yang menjadi kendala utama pada
perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk dan bagaimana merancang dan membuat
system informasi yang dapat membantu perpustakaan dalam melakukan transaksi
peminjaman dan pengembalian buku. Sehingga nantinya proses pada perpustakaan
tidak dilakukan secara manual tetapi dapat dilakukan secara komputerisasi dan
terintegrasi.
Aplikasi Perpustakaan ini dapat menangani proses peminjaman dan
pengembalian buku beserta perhitungan denda, maintain data master sehingga dapat
membantu mengatur koleksi buku yang ada pada perpustakaan, proses pendaftaran
anggota perpustakaan, proses pencarian buku menggunakan katalog dan
menampilkan laporan buku yang belum dikembalikan oleh siswa.
Dengan adanya Aplikasi Perpustakaan diharapkan dapat membantu
pekerjaan petugas perpustakaan sehingga efisiensi dan efektivitas kinerja
perpustakaan dapat ditingkatkan dan mempercepat pelayanan petugas terhadap
transaksi peminjaman dan pengembalian buku berikut dengan perhitungan denda.
ABSTRAK ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Kontribusi ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM SMA NEGERI 6 SURABAYA ... 6
2.1 Profil SMA Negeri 6 Surabaya ... 6
2.2 Visi dan Misi SMA Negeri 6 Surabaya ... 7
2.3 Bagian Perpustakaan SMA Negeri 6 Surabaya ... 8
BAB III LANDASAN TEORI ... 11
3.1 Pengertian Perpustakaan ... 11
3.2 Sistem ... 12
3.3 Sistem Informasi ... 13
3.4 Analisis dan Perancangan Sistem ... 13
3.7 Entity Relationship Diagram ... 17
3.8 Data Flow Diagram ... 18
3.9 Database ... 20
3.10 Sistem Basis Data ... 20
3.11 Database Management Sistem ... 21
3.12 Interaksi Manusia dan Komputer ... 22
3.13 Microsoft Office visio 2003 ... 23
3.14 Mmicrosoft Visual Studio 2005 ... 23
3.15 Microsoft SQL Server Express 2005 ... 24
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 25
4.1 Menganalisis Sistem ... 26
4.2 Mendesain Sistem ... 31
4.3 Mengimplementasi Sistem ... 61
4.4 Melakukan Pembahasan terhadap Implementasi Sistem ... 61
BAB V PENUTUP... 80
5.1 Kesimpulan ... 80
5.2 Saran ... 80
DAFTAR PUSTAKA ... 82
Gambar 2.1 Struktur Organisasi SMA Negeri 3 Nganjuk ... 9
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Perpustakaan SMAN 3 Nganjuk.... 10
Gambar 3.1 Simbol Dokumen ... 14
Gambar 3.2 Simbol Proses ... 14
Gambar 3.3 Simbol Dokumen ... 15
Gambar 3.4 Simbol Proses ... 15
Gambar 3.5 Simbol Decision ... 16
Gambar 3.6 Simbol Manual Input... 16
Gambar 3.7 Simbol Disk Storage ... 16
Gambar 3.8 Simbol Display ... 16
Gambar 3.9 Simbol Connector... 17
Gambar 3.10 Simbol Database... 17
Gambar 3.11 Simbol External Entity ... 19
Gambar 3.12 Simbol Data Flow ... 19
Gambar 3.13 Simbol Proses ... 19
Gambar 3.14 Simbol Data Store ... 20
Gambar 4.1 Document Flow Pendaftaran Anggota ... 28
Gambar 4.2 Document Flow Peminjaman Buku ... 30
Gambar 4.3 Document Flow Pengembalian Buku ... 31
Gambar 4.4 System Flow Pendaftaran Anggota ... 33
Gambar 4.5 System Flow Pencarian Katalog ... 34
Gambar 4.8 Data Flow Diagram Level Context ... 38
Gambar 4.9 Hierarchy Chart ”Sistem Informasi Perpustakaan”... 39
Gambar 4.10 DFD Level 0 ... 40
Gambar 4.11 DFD Level 1 Proses Mengelola Data Master ... 41
Gambar 4.12 DFD Level 1 Proses Melakukan Transaksi ... 42
Gambar 4.13 DFD Level 1 Proses Membuat Laporan ... 43
Gambar 4.14 DFD Level 2 Proses Mengelola Data Master Buku ... 44
Gambar 4.15 DFD Level 2 Proses Mengelola Data Master Anggota ... 45
Gambar 4.16 DFD Level 2 Proses Mengelola Data Master Petugas ... 46
Gambar 4.17 DFD Level 2 Proses Melakukan Transaksi Peminjaman ... 47
Gambar 4.18 DFD Level 2 Proses Melakukan Transaksi Pengembalian ... 48
Gambar 4.19 CDM ... 49
Gambar 4.20 PDM ... 50
Gambar 4.21 Halaman Login ... 56
Gambar 4.22 Halaman Utama ... 56
Gambar 4.23 Halaman Katalog ... 57
Gambar 4.24 Halaman Peminjaman ... 58
Gambar 4.25 Halaman Pengembalian ... 59
Gambar 4.26 Halaman Pendaftaran ... 60
Gambar 4.27 Halaman Laporan ... 60
Gambar 4.28 Halaman Maintain Data Buku ... 61
Gambar 4.32 Halaman Katalog ... 65
Gambar 4.33 Halaman Peminjaman ... 66
Gambar 4.34 Halaman Peminjaman Telah Disimpan ... 66
Gambar 4.35 Halaman Pengembalian ... 67
Gambar 4.36 Pesan Denda Pengembalian ... 68
Gambar 4.37 Halaman Pendaftaran ... 69
Gambar 4.38 Halaman Denah Rak ... 70
Gambar 4.39 Halaman Laporan ... 71
Gambar 4.40 Halaman Utama Maintain ... 72
Gambar 4.41 Halaman Maintain Buku Input Buku Baru ... 73
Gambar 4.42 Halaman Maintain Buku Update Data Buku ... 74
Gambar 4.43 Halaman Maintain Buku Hapus Data Buku ... 74
Gambar 4.44 Halaman Maintain Anggota ... 75
Gambar 4.45 Halaman Maintain Kelas ... 76
Gambar 4.46 Halaman Maintain Klasifikasi ... 77
Gambar 4.47 Halaman Maintain Rak ... 77
Gambar 4.48 Halaman Maintain Pengarang ... 78
Gambar 4.49 Halaman Maintain Penerbit... 79
1.1 Latar Belakang Masalah
Perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk merupakan bagian yang
menunjang perkembangan pengetahuan dari civitas yang ada pada instansi
pendidikan SMA Negeri 3 Nganjuk. Dengan bertambahnya koleksi buku,
diperlukan penanganan ekstra dalam melakukan pemeliharaan data buku sehingga
dapat menghasilkan informasi yang akurat.
Penanganan data buku pada perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk masih
belum sistematis dan menghasilkan informasi yang akurat. Selain itu Peminjaman
dan pengembalian masih dengan cara mencatat data buku beserta identitas
peminjam hal ini berdampak pada seringnya terjadi kesalahan atau tidak
disiplinnya dalam pembayaran denda jika terjadi keterlambatan pengembalian
buku, dikarenakan tidak tepatnya pengolahan data yang terkait dalam
mendapatkan informasi denda. Selain itu untuk memperoleh informasi yang
berkaitan dengan koleksi dibutuhkan waktu yang lama.
Dengan adanya sistem informasi perpustakaan diharapkan dapat
memperbaiki dan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat sehingga tidak terjadi
hambatan dan kendala dalam penanganan peminjaman yang disebabkan oleh
adanya kelalaian sumber daya manusianya, baik pada saat proses transaksi
peminjaman dan pengembalian buku hingga pemeliharaan data koleksi buku yang
ada pada perpustakaan. Penggunaan sistem informasi perpustakaan dapat
serta biaya yang timbul dari kegiatan perpustakaan. Selain itu juga dapat
membantu dalam proses pemeliharaan data perpustakaan.
Untuk mempermudah cara kerja bagian administrasi maka dilakukan
penerapan dan penggunaan teknologi informasi melalui pembuatan aplikasi sistem
informasi perpustakaan yang mendukung situasi dan kondisi SMA tersebut saat
ini, sehingga perlahan-lahan akan tersingkir anggapan bahwa perpustakaan tidak
tersentuh oleh IT.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas perlu dirumuskan suatu masalah.
Perumusan masalah tersebut dijabarkan di bawah ini:
1. Bagaimana menghasilkan desain sistem informasi perpustakaan yang sesuai
kebutuhan dan mudah diterapkan sehingga mampu diterima oleh user?
2. Bagaimana merancang dan membangun sebuah sistem informasi perpustakaan
yang dapat mengelola dan mengolah data perpustakaan, sehingga aplikasi
yang dibuat sesuai dengan analisis sistem yang akan diterapkan?
1.3 Batasan Masalah
Dalam membuat sistem informasi ini diperlukan pembatasan agar tidak
menyimpang dari topik yang diambil. Pembatasan sistem informasi tersebut
dijelaskan di bawah ini :
1. Sistem informasi ini tidak melakukan perhitungan untuk pencatatan akutansi
denda, tetapi sistem informasi ini hanya melakukan proses pehitungan denda
2. Sistem informasi ini dibuat menggunakan Visual Basic dan database yang
digunakan menggunakan Sql server 2005.
3. Sistem informasi ini dibuat untuk menghasilkan informasi yang menangani
proses pendaftaran anggota, peminjaman, pengembalian, laporan buku yang
keluar serta maintain data master.
4. Sistem informasi ini tidak memberikan usulan pengadaan buku dan
pemesanan buku untuk dipinjam.
1.4 Tujuan
Dengan melihat perumusan masalah yang ada, dalam kerja praktek ini
didapatkan tujuan yang akan dibahas. Tujuan tersebut dijelaskan di bawah ini:
1. Membuat sistem informasi perpustakaan berbasis dekstop yang berisi
fitur-fitur untuk pendaftaran anggota, peminjaman, pengembalian, laporan buku
yang keluar serta maintain data master.
2. Membuat sistem informasi perpustakaan yang mampu memberikan informasi
bagi anggota dan petugas perpustakaan dalam pencatatan maupun pelaporan
sehingga data yang dihasilkan valid, lengkap, dan cepat dalam pelaporan.
1.5 Kontribusi
Beberapa hal yang dapat diperoleh dari kegiatan kerja praktek di
Perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk antara lain:
1. Mempermudah petugas dalam mengolah dan memelihara data-data koleksi
buku pada perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk.
2. Pengimplementasian sistem informasi perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk
3. Mempermudah anggota atau siswa dalam memperoleh informasi buku yang
dicari.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan kerja praktek digunakan untuk
menjelaskan penulisan laporan per bab. Sistematika penulisan kerja praktek dapat
dijelaskan pada alinea di bawah ini.
Bab pertama pendahuluan menjelaskan tentang latar belakang masalah,
inti dari permasalahan yang disebutkan pada perumusan masalah, pembatasan
masalah yang menjelaskan tentang batasan-batasan dari sistem yang dibuat agar
tidak menyimpang dari ketentuan yang ditetapkan. Tujuan dari kerja praktek
adalah merancang dan membangun aplikasi program, kontribusi yang dapat
diberikan dari pembuatan aplikasi, kemudian dilanjutkan dengan membuat
sistematika penulisan laporan kerja praktek.
Bab kedua gambaran umum SMA Negeri 3 Nganjuk menjelaskan tentang
profil SMA Negeri 3 Nganjuk dan struktur organisasi Perpustakaan SMA Negeri
3 Nganjuk. Gambaran umum ini digunakan untuk menjelaskan kepada pembaca
tentang sejarah, visi dan misi serta alamat instansi.
Bab ketiga landasan teori menjelaskan tentang teori-teori yang berkaitan
dalam penyelesaian laporan, yaitu penjelasan tentang sistem, sistem informasi,
analisis dan perancangan sistem, Entity Relationship Diagram (ERD), Data Flow
Diagram (DFD), Database, Sistem Basis Data, Database Management System,
Interaksi Manusia dan Komputer,Visual Basic 2005, dan SQL Server. Teori-teori
tersebut diperlukan untuk memecahkan masalah di dalam sistem informasi
Bab keempat deskripsi pekerjaan menjelaskan tentang pekerjaan yang
dilakukan selama kerja praktek, yaitu menganalisis sistem, mendesain sistem,
mengimplementasikan sistem, dan melakukan pembahasan terhadap implementasi
sistem. Mendesain sistem dimulai dari Document Flow, System Flow, Context
Diagram, Hierarchical Input Process Output (HIPO), Data Flow Diagram
(DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), dan desain Input Output.
Bab kelima berisi kesimpulan dan saran dari sistem informasi yang telah
dibuat. Saran yang dimaksud adalah saran terhadap kekurangan dari aplikasi yang
ada kepada pihak lain yang ingin meneruskan topik kerja praktek ini. Tujuannya
adalah agar pihak lain tersebut dapat menyempurnakan sistem informasi ini
BAB II
GAMBARAN UMUM SMA NEGERI 3 NGANJUK
2.1 Profil SMA Negeri 3 Nganjuk
SMA Negeri 3 Nganjuk dibuka pada tahun 1988 dengan SK/izin pendirian
dari Kanwil Depdiknas, No. 0342/U/1989 pada tanggal 5 juni 1989. SMA Negeri
3 Nganjuk sudah mengalami beberapa kali perubahan status sekolah, yang
dulunya sekolah ini pertama didirikan merupakan sekolah keguruan (SPGA)
sampai dengan 4 periode, kemudian sekolah ini berubah status menjadi SLTA
Negeri 3 Nganjuk, kemudian berubah lagi menjadi SMU Negeri 3 Nganjuk, dan
kemudian yang terakhir berubah menjadi SMA Negeri 3 Nganjuk sampai
sekarang ini. SMA Negeri 3 Nganjuk di pimpin oleh Drs. Sarjono, M.M selaku
kepala sekolah, dengan SK terakhir status sekolah No. 035/0/1997 pada tanggal 7
maret 1997.
SMA Negeri 3 Nganjuk berlokasi di kelurahan Begadung kecamatan
Nganjuk. Terletak kurang lebih 50 m dari jalan raya yang mudah dijangkau oleh
transportasi. Tepatnya berada di jalan Bengawan Solo No 109 Kecamatan
Nganjuk Kabupaten Nganjuk. Sekolah ini di bangun di atas tanah seluas 870 M
yang sudah di pagar permanen (termasuk pagar hidup). Bila di tinjau dari letaknya
SMA Negeri 3 Nganjuk ini memang strategis karena dekat dengan jalan raya.
2.2 Visi dan Misi SMA Negeri 3 Nganjuk 2.2.1 Visi
Terwujudnya SMA Negeri 3 Nganjuk sebagai sekolah unggul, yang
menghasilkan lulusan berkualitas : cerdas, kreatif, santun, agamis, serta
berwawasan global.
2.2.2 Misi
- Melaksanakan Pembelajaran dan bimbingan secara efektif,efisien
berdasarkan kurikulum dan kompentisi.
- Memfasilitasi pengembangan potensi didik secara menyeluruh
sehingga berkembang secara optimal sesuai dengan potensi yang
dimilikinya.
- Menumbuh, kembangkan budaya kompektif kepada seluruh warga
dalam membangun budaya sekolah.
- Mendorong dan membantu siswa untuk memahami ,mengarahkan dan
mengembangkan potensi Dirinya secara optimal.
- Menumbuhkan lingkungan kehidupan agamis untuk meningkatkan
penghayatan dan pengalaman ajaran agama.
- Menerapkan Manajemen,partisipatif dengan melibatkan seluruh warga
sekolah dan stake holder sekolah.
- Mengembangkan sistem administrasi sekolah dengan penerapan
- Menciptakan lingkungan sekolah yang bersih, sehat, indah dan asri.
- Meningkatkan kwalitas Tenaga pendidikan dan berpendidikan.
- Meningkatkan sarana dan prasarana yang memadai.
Sebagai sebuah instansi pendidikan Sekolah Menengah Umum pada
umumnya SMA Negeri 3 Nganjuk dipimpin oleh seorang Kepala Sekolah yang
juga berkoordinasi dengan pihak Komite Sekolah. Posisi yang berada dibawah
Kepala Sekolah adalah Koordinator BK/BP, Bendahara, Tata Usaha dan 4 Wakil
Kepala Sekolah yang terdiri dari bidang Kurikulum, Kesiswaan, Humas serta
Sarana & Prasarana. Wakil Kepala Sekolah dari berbagai bidang tersebut juga
dibantu oleh staff yang berada dibawahnya, yaitu staff kurikulum untuk bagian
kurikulum, staff kesiswaan dan pembina OSIS untuk bagian kesiswaan, staff
humas untuk bagian humas serta staff sarana & prasarana untuk bagian sarana &
prasarana. Selain itu juga terdapat Wali Kelas, Dewan Guru dan Siswa. Struktur
Organisasi SMA Negeri 3 Nganjuk dapat melihat gambar 2.1 Struktur organisasi
SMA Negeri 3 Nganjuk.
2.3 Bagian Perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk.
Pada SMA Negeri 3 Nganjuk terdapat sebuah Perpustakaan sebagai unit
yang bertugas dalam pemenuhan kebutuhan siswa dalam segala aspek dan bidang
melalui koleksi yang dimiliki oleh bagian ini. Perpustakaan berada dipimpin oleh
seorang koordinator yang ditunjuk oleh Kepala Sekolah. Seorang koordinator
orang. Struktur organisasi perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk dapat melihat
gambar 2.2 Struktur organisasi bagian perpustakaan SMAN 3 Nganjuk..
Kepala SMA Negeri 3 Nganjuk Komite Sekolah
1. Staff Kesiswaan 2. Pembina OSIS
Kepala SMA Negeri 3 Nganjuk
Drs. Sarjono.MM
Koordinator Perpustakaan Drs. Wahyudi .MM
Bagian Layanan Teknisi Sri Utami
Bagian Layanan Non Teknisi Sri Utami .Spd
Tarmi .Spd
BAB III LANDASAN TEORI
Dalam bab ini akan dijelaskan landasan teori yang digunakan untuk
mendukung penyusunan laporan kerja praktek ini. Landasan teori yang akan
dibahas meliputi permasalahan-permasalahan atau prosedur-prosedur yang
berlaku saat ini serta beberapa pengertian tentang ilmu yang berkaitan dengan
permasalahan.
3.1 Pengertian Perpustakaan.
Secara umum dapat kami simpulkan bahwa pengertian perustakaan
adalah suatu institusi unit kerja yang menyimpan koleksi bahan pustaka secara
sistematis dan mengelolanya dengan cara khusus sebagai sumber informasi dan
dapat digunakan oleh pemakainya. Ada dua unsur utama dalam perpustakaan,
yaitu buku dan ruangan. Namun, di zaman sekarang, koleksi sebuah
perpustakaan tidak hanya terbatas berupa buku-buku, tetapi bisa berupa film,
slide, atau lainnya, yang dapat diterima di perpustakaan sebagai sumber
informasi. Kemudian semua sumber informasi itu diorganisir, disusun teratur,
sehingga ketika kita membutuhkan suatu informasi, kita dengan mudah dapat
menemukannya.
Aktifitas utama dari perpustakaan adalah menghimpun informasi dalam
berbagai bentuk atau format untuk pelestarian bahan pustaka dan sumber
informasi sumber ilmu pengetahuan lainnya. Maksud pendirian perpustakaan
adalah : Menyediakan sarana atau tempat untuk menghimpun berbagai sumber
sarana atau wahana untuk melestarikan hasil budaya manusia (ilmu pengetahuan,
teknologi dan budaya) melalui aktifitas pemeliharaan dan pengawetan koleksi.
Sebagai agen perubahan (Agent of changes) dan agen kebudayaan serta pusat
informasi dan sumber belajar mengenai masa lalu, sekarang, dan masa akan
datang.
Namun, saat ini pengertian tradisional dan paradigma lama mulai
tergeser seiring perkembangan berbagai jenis perpustakaan, variasi koleksi dalam
berbagai format memungkinkan perpustakaan secara fisik tidak lagi berupa
gedung penyimpanan koleksi buku.Banyak kalangan terfokus untuk memandang
perpustakaan sebagai sistem, tidak lagi menggunakan pendekatan fisik. Sebagai
sebuah sistem perpustakaan terdiri dari beberapa unit kerja atau bagian yang
terintergrasikan melalui sistem yang dipakai untuk pengolahan, penyusunan dan
pelayanan koleksi yang mendukung berjalannya fungsi–fungsi
perpustakaan.Perkembangannya menempatkan perpustakaan menjadi sumber
informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya.
3.2 Sistem.
Menurut Herlambang dan Tanuwijaya (2005:116), definisi sistem dapat
dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan
pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem
didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan
tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan
kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai
Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua
jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Pada sistem terbuka merupakan
sistem yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai
elemen pengendali. Sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan
dihubungkan pada lingkungan sekitarnya.
3.3 Sistem Informasi
Menurut Herlambang dan Tanuwijaya (2005:121), data adalah
fakta-fakta atau kejadian-kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode
tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat
mempunyai arti data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh
penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara
ringkas, Informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi
penggunanya. Sehingga sistem informasi dapat didefinisikan sebagai
prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh
penggunanya.
3.4 Analisis dan Perancangan Sistem
Menurut Kendall dan Kendall (2003:7), analisis dan perancangan sistem
dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan
peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan
sistem informasi terkomputerisasi. Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk
dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan
sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam
bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang
ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta
mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.
3.5 Document Flow.
Bagan alur atau flowchart adalah bagan yang menunjukkan bagan alur
atau flow dalam program ataupun prosedur sistem secara fisik. Bagan alur
digunakan terutama untuk untuk alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Bagan
alur sistem digambarkan menggunakan symbol-simbol yang tampak antara lain
seperti berikut :
1. Simbol Dokumen.
Menunjukkan dokumen input maupun output yang akan digunakan baik pada
proses manual dan proses komputerisasi.
Gambar 3.1 Simbol Dokumen
2. Simbol Proses.
Menunjukkan symbol yang digunakan pada proses manual
3.6 Sistem Flow.
Sistem Flow merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau apa
yang sedang dikerjakan didalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan
urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Dengan kata lain,
flowchart ini merupakan deskripsi secara grafik dari urutan prosedur-prosedur
yang terkombinasi yang membentuk suatu sistem. Sistem Flow terdiri dari data
yang mengalir melalui sistem dan proses yang mentransformasikan data itu. Data
dan proses dalam Sistem Flow dapat digambarkan secara online (dihubungkan
langsung dengan komputer) atau offline (tidak dihubungkan langsung dengan
komputer, misalnya mesin tik, cash register atau kalkulator). Simbol-simbol yang
digunakan dalam Sistem Flow :
1. Simbol Dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output dari proses manual maupun proses
komputerisasi.
Gambar 3.3. Simbol Dokumen.
2. Simbol Proses.
Menunjukkan kegiatan proses secara komputerisasi
3. Simbol Decision
Menunjukkan suatu kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua
kemungkinan jawaban : ya/tidak
Gambar 3.5. Simbol Decision
4. Simbol Manual Input
Memasukkan data secara manual dengan menggunakan online keyboard
Gambar 3.6. Simbol Manual Input
5. Simbol Disk Storage
Menyatakan input berasal dari dari disk atau output disimpan ke disk
Gambar 3.7. Simbol Disk Storage
6. Simbol Display
Mencetak keluaran dalam layar monitor
7. Simbol Offline Connector.
Menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang
berbeda.
Gambar 3.9. Simbol Connector
8. Simbol Database
Menyatakan tempat untuk menyimpan data dari proses komputer
Gambar 3.10. Simbol Database.
3.7 Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Marlinda (2004:28) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah
gambaran pada sistem dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity
beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam
suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya
mempunyai atribute yang merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan
antar entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar
entity.
Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan
hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity
perancang database. Untuk itu Entity Relationship Diagram dibagi menjadi dua
jenis model, yaitu:
a. Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
hubungan antar tabel secara konseptual.
b. Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan
hubungan antar tabel secara fisikal.
3.8 Data Flow Diagram (DFD)
Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat membantu komunikasi dengan
pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram
yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem ini
dikenal dengan nama Diagram Arus Data (Data Flow Diagram). DFD berfungsi
untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat
yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan
dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih
kecil dan yang lebih sederhana. DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam
sistem serta memproses data tersebut (Kendall dan Kendall, 2003:241).
Simbol-simbol dasar dalam DFD tersebut antara lain:
a. External Entity
Suatu External Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen,
informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat. Gambar 3.11 merupakan
simbol entitas dalam DFD dengan model Gane dan Sarson.
Gambar 3.11 Simbol External Entity
b. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow
menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau
entitas dengan proses. Gambar 3.12 merupakan simbol Data Flow.
Gambar 3.12 Simbol Data Flow
c. Process
Suatu proses yang merupakan beberapa tindakan atau sekelompok tindakan
dijalankan. Gambar 3.13 merupakan simbol Process.
Gambar 3.13 Simbol Process
d. Data Store
Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses
Gambar 3.14 Simbol Data Store
3.9 Database
Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan
data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang
diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan
metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi
optimal yang diperlukan pemakainya. Penyusunan satu database digunakan untuk
mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan
inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi,
multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi
(kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan data).
3.10 Sistem Basis Data
Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem
menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk
menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah
organisasi atau perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang
diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. Pada sebuah sistem basis
data terdapat komponen-komponen utama yaitu perangkat keras (Hardware),
Sistem Operasi (Operating System), Basis Data (Database), Sistem (Aplikasi atau
Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data (DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi
3.11 Database Management System
Menurut Marlinda (2004:6), Database Management System (DBMS)
merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya.
Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri
sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data,
menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.
Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:
1. Data Definition Language (DDL)
Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang
diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi
perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang
disebut data dictionary/directory.
2. Data Manipulation Language (DML)
Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data
sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.
3. Query
Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian
DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.
DBMS memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Data Definition
DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data.
2. Data Manipulation
DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk
3. Data Security dan Integrity
DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh
DBA.
4. Data Recovery dan Concurrency
a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data
yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan
sebagainya.
b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila
satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada
saat yang bersamaan.
5. Data Dictionary
DBMS harus menyediakan data dictionary.
3.12 Interaksi Manusia dan Komputer
Menurut Wicaksono (2006:4), Interaksi Manusia dan Komputer (IMK)
adalah sebuah disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari
sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang
faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya. Deskripsi lain dari IMK
adalah suatu ilmu yang mempelajari perencanaan dan desain tentang cara manusia
dan komputer saling bekerja sama, sehingga manusia dapat merasa puas dengan
cara yang paling efektif. Dikatakan juga bahwa sebuah desain antar muka yang
ideal adalah yang mampu memberikan kepuasan terhadap manusia sebagai
pengguna dengan faktor kapabilitas serta keterbatasan yang terdapat dalam sistem.
organisasi, lingkungan, kesehatan, pengguna, kenyamanan, antar muka, kendala
dan produktifitas.
3.13 Microsoft Office Visio 2003
Menurut Rahman (2004:1) Produk Microsoft Visio tahun 2003 adalah
Visio Standart dan Visio Professional. Kedua produk ini memakai format file
yang umum, yang berarti Anda dapat membagi diagram gambar Visio Anda
dengan pengguna Visio lain, tanpa memperhatikan produk yang Anda digunakan.
Visio 2003 merupakan hasil pengembangan dari Visio versi sebelumnya, seperti
Visio 2000/2002, Visio 5 dan Visio Technical. Dibandingkan dengan Visio versi
sebelumnya, Visio 2003 jauh lebih lengkap dan terintegrasi. Visio 2003 termasuk
dalam rangkaian program Microsoft Office yang dalam keadaan default terinstal
dalam folder instalasi Visio 11 yang berada pada folder Microsoft Office.
Visio Standart merupakan solusi gambar atau diagram yang membantu
profesional bisnis, seperti manajer proyek, sales dan pemasaran, person HR, staf
administrasi, di dalam memvisualkan ide pekerjaan sehari-harinya. Visio
Profesional merupakan perangkat yang membantu profesional teknik, seperti
spesialis IT, developer, dan mahasiswa teknik di dalam memvisualisasikan ide,
informasi, dan sistem serta prototipe suatu objek. Visio Professional juga
menyediakan solusi diagram bisnis.
3.14 Microsoft Visual Studio 2005.
Menurut Leong (2004:5) Visual Basic .NET adalah suatu konsep
pemrograman yang dibangun dengan teknologi yang dapat berjalan pada berbagai
menggunakan engine .NET framework yang terdiri atas 2 komponen utama, yaitu
Common Language Runtime (CLR) dan Class Library. CLR adalah dasar dari framework, sedangkan Class Library adalah komponen lain yang menjadi objek
dasar pengembangan kode program dan tampilan grafis.
Hal yang membedakan antara Visual Basic klasik dengan Visual Basic
.NET adalah tentang penggunaan Object Oriented Programming (OOP). Di dalam
.NET, semua pemrograman yang kita lakukan adalah merupakan objek. Visual
Basic versi ini menerapkan konsep OOP secara penuh dan murni. Oleh karena itu,
agar penggunaan .NET menjadi lebih mudah, kita perlu memahami betul tentang
konsep dari OOP itu sendiri.
3.15 Microsoft SQL Server Express 2005.
Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data
relasional (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa Query utamanya adalah
Transact-SQL yang merupakan implementasi dari Transact-SQL standart ANSI/ISO yang digunakan
oleh Microsoft dan Sybase. Umunya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang
memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian
berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar.
Menurut Bunafit Nugroho (2007:240) Microsoft SQL Server adalah
perangkat lunak Relationship Database Management (RDMBS) yang handal.
Didesain untuk mendukung proses transaksi yang besar seperti order online,
inventory, akutansi atau manufaktur. Microsoft SQL Server Express 2005 dapat
dijalankan pada NT 4.0Server atau microsoft windows 2000 server, selain itu
windows millenium. Sistem akan dipergunakan oleh beberapa komputer
(client-server) maka database yang dibangun merupakan database yang berfungsi untuk
menunjang hal tersebut. Untuk itu dalam penulisan ini dipakai Microsoft SQL
Server Express 2005. Kelebihan dari Microsoft SQL Server Express 2005 dalam
pembuatan database adalah sebagai berikut :
1. Mempunyai transactional log sendiri dan mengatur transaksi dalam database
2. Data dapat berkisar antara 1 MB sampai 1.048.516 MB
3. Dapat menambah ukuran dat secara manual dan otomatis
4. Dapat diset sesuai dengan keinginan, misalnya sebuah database hanya dapat
BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
Berdasarkan hasil survey yang dilakukan pada saat kerja praktek di
Perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk, secara garis besar permasalahan yang ada
dalam perusahaan ini adalah proses yang berkaitan dengan pemeliharaan data dan
transaksi baik peminjaman dan pengembaliab masih dilakukan dengan cara
manual yaitu menggunakan bantuan buku induk koleksi dalam pemeliharaan data
koleksi dan kartu keanggotaan menjadi satu dengan kartu peminjaman. Dalam
pencatatan transaksi pun masih menggunakan kartu peminjaman yang masih
manual, sehingga sering terjadi redudansi data dan adanya kesulitan pada waktu
pendaftaran anggota, pencatatan induk koleksi, pencarian data koleksi dan
anggota, dan histori peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan.
Dalam kerja praktek ini, berusaha menemukan permasalahan yang ada
dan mempelajari serta mengatasi masalah tersebut. Permasalahan pada
Perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk yaitu mengenai pendaftaran anggota,
pencarian data koleksi dan anggota, dan histori peminjaman dan pengembalian
koleksi perpustakaan. Untuk mengatasi masalah yang ada di atas maka diperlukan
langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menganalisis Sistem
2. Mendesain Sistem
3. Mengimplementasikan Sistem
Pada langkah-langkah tersebut di atas ditunjukkan untuk dapat
menemukan solusi dari permasalahan yang ada pada Perpustakaan SMA Negeri 3
Nganjuk untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab di bawah ini.
4.1 Menganalisis Sistem
Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem
baru. Dalam langkah ini harus dilakukan analisis terhadap permasalahan yang ada
dalam Perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk khususnya mengenai penanganan
pendaftaran anggota, pencarian data koleksi dan anggota, dan pencatatan transaksi
peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan. Untuk dapat membuat
sistem yang baru, terlebih dahulu harus mengetahui alur transaksi yang masih
digunakan sampai saat ini. Maka dibuatlah document flow yang berfungsi untuk
mengetahui secara detail alur transaksi tersebut. Untuk melakukan transaksi
peminjaman buku pada perpustakaan, seorang siswa harus mendaftar terlebih
dahulu sebagai anggota. Pendaftaran anggota dimulai dari siswa yang mengajukan
pendaftaran kepada petugas perpustakaan dengan menyerahkan kartu pelajar
sebagai bukti bahwa siswa yang bersangkutan adalah pelajar dari SMA Negeri 3
Nganjuk. Kemudian petugas mencocokkan data siswa yang mendaftar dengan
kartu pelajar yang diberikan jika kartu pelajar yang diserahkan sesuai dengan
siswa maka petugas akan mengisi kartu peminjaman dengan data siswa sesuai
dengan kartu pelajar pendaftar. Tahapan berikutnya adalah petugas memberikan
kartu peminjaman kepada siswa yang mendaftarkan diri sebagai anggota tersebut.
Kartu peminjaman berfungsi sebagai kartu keanggotaan dan juga
berfungsi sebagai syarat peminjaman, dimana ketika melakukan peminjaman
Pendaftaran Anggota Perpustakaan
Menyerahkan Kartu Pelajar dan mengajukan pendaftaran
keanggotaan
Petugas mencocokkan Data Siswa dengan Siswa
Cocok ?
Mengembalikan Kartu Pelajar dan menyerahkan Kartu Peminjaman
Kartu Peminjaman Kartu Pelajar
Petugas mengisi Kartu Peminjaman sesuai dengan
Kartu Pelajar
Kartu Peminjaman
A1
A1
Tidak Ya
Gambar 4.1 Document Flow Pendaftaran Anggota
Bila seorang siswa ingin melakukan peminjaman buku pada
perpustakaan, maka siswa tersebut harus terdaftar menjadi seorang anggota dan
membawa kartu peminjaman sebagai syarat melakukan peminjaman pada
siswa menyerahkan buku yang akan dipinjam beserta kartu peminjaman kepada
petugas perpustakaan. Setelah petugas menerima buku dan kartu peminjaman dari
siswa yang bersangkutan, petugas akan mencocokkan siswa dengan identitas yang
ada pada kartu peminjaman, jika data siswa tidak sesuai dengan peminjam maka
petugas akan menolak peminjaman buku yang diajukan dan menyarankan untuk
melakukan pendaftaran atau untuk melakukan transaksi dengan menggunakan
kartu peminjaman yang benar-benar milik siswa yang bersangkutan. Apabila data
yang siswa sesuai dengan peminjam, maka petugas mengisikan transaksi
peminjaman pada kartu peminjaman sesuai dengan buku yang dipinjam dan
memberikan tanggal dimana buku yang dipinjam harus kembali. Setelah
pencatatan transaksi selesai, proses berikutnya adalah petugas menyerahkan buku
yang dipinjam dan mengembalikan kartu peminjaman kepada anggota. Alur
secara jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.2 Document Flow Peminjaman Buku.
Untuk transaksi pengembalian buku, dapat dilakukan jika anggota telah
melakukan transaksi peminjaman pada perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk.
Pada saat melakukan transaksi pengembalian dimulai dari seorang anggota
menyerahkan buku yang akan dikembalikan beserta dengan kartu peminjaman
milik anggota tersebut kepada petugas perpustakaan. Kemudian petugas
melakukan pengecekan keterlambatan dengan melihat tanggal harus kembali yang
dicatat pada kartu peminjaman. Jika terjadi keterlambatan pengembalian maka
petugas akan melakukan perhitungan denda sesuai keterlambatan dan memberikan
informasi denda kepada anggota, setelah itu petugas akan mencatat tanggal
pengembalian dan memberi paraf pada kartu peminjaman sebagai bukti bahwa
Apabila buku yang dikembalikan tidak mengalami keterlambatan, maka petugas
hanya mencatat tanggal pengembalian dan memberi paraf pada kartu peminjaman
kemudian mengembalikan kartu peminjaman kepada anggota. Alur secara
jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.3 Document Flow Pengembalian Buku.
Peminjaman Buku Perpustakaan
Memberikan Data Buku dan Kartu Peminjaman kepada
Petugas Perpustakaan Kartu Peminjaman dengan
Siswa sesuai dengan buku yang dipinjam
Buku yang dipinjam
B1
B1
Pengembalian Buku Perpustakaan
Memberikan Data Buku dan Kartu Peminjaman kepada
Petugas Perpustakaan
Petugas menghitung denda sesuai dengan keterlambatan
pengembalian Petugas mengisi tanggal pengembalian dan memberi paraf pada kartu peminjaman
Petugas mengisi tanggal pengembalian dan memberi paraf pada kartu peminjaman Petugas memberikan informasi
denda
Petugas mengembalikan Kartu
Peminjaman
4.2 Mendesain Sistem
Setelah melakukan analisis sistem, maka selanjutnya dilakukan desain
sistem. Langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah:
1. System Flow 2. Context Diagram
3. HIPO
4. Data Flow Diagram (DFD)
5. Entity Relationship Diagram (ERD)
6. DBMS
7. Desain Input Output
Ketujuh langkah tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:
1. System Flow
System flow adalah gambaran tentang sistem yang akan dibangun. System flow yang dibangun ini yang dibangun ini berisi bahwa ketika pertama kali
siswa yang akan melakukan peminjaman belum pernah melakukan
pendaftaran, siswa menyerahkan kartu pelajar miliknya kepada petugas
sebagai pengajuan pendaftaran. Kemudian petugas mencocokkan kartu
pelajar dengan siswa yang mendaftar, jika kartu pelajar dengan siswa tidak
cocok maka petugas menolak proses pendaftaran dan menyarankan untuk
menggunakan kartu pelajar milik pendaftar itu sendiri. Apabila data siswa
sesuai atau cocok maka petugas akan memasukkan identitas siswa pada form
pendaftaran dan menyimpannya kedalam tabel anggota. Setelah proses
pendaftaran berhasil maka petugas mengembalikan kartu pelajar kepada
Pendaftaran Anggota Perpustakaan Memberikan Kartu Pelajar
kepada Petugas Perpustakaan
Petugas mencocokkan Data Siswa dengan Siswa
Cocok ?
Gambar 4.4 System Flow Pendaftaran Anggota
Sebelum melakukan peminjaman buku biasanya anggota melakukan
pencarian terhadap buku yang akan dipinjam, hal ini bertujuan agar anggota
mengetahui tentang informasi buku yang dicari pada perpustakaan sebelum
memutuskan untuk meminjamnya. Untuk melakukan pencarian buku,
buku yang dicari, kemudian petugas menginputkan kata kunci tersebut, jika
buku tidak ada maka system akan menampilkan buku yang dicari tidak ada.
Apabila buku yang dicari ada maka system akan menampilkan bahwa buku
yang dicari ada dan menampilkan status buku yang dicari itu tersedia atau
sedang dipinjam oleh anggota lain. Gambar 4.5 menggambarkan system flow
pencarian katalog. dengan Kata Kunci
Buku Memberikan Kata Kunci
Buku kepada Petugas Perpustakaan
Setelah mendapatkan informasi buku dari pencarian pada katalog, siswa
melakukan pencarian buku pada rak dimana buku yang dicari itu
ditempatkan. Setelah mendapatkan buku yang akan dipinjam maka siswa
menyerahkan buku dan kartu pelajar kepada petugas untuk melakukan
pencatatan transaksi peminjaman. Petugas mencocokkan siswa dengan
identitas pada kartu pelajar, jika tidak cocok maka petugas akan menolak
peminjaman dan mengembalikan kartu pelajar. Apabila cocok maka petugas
akan menginputkan ID Buku dan NIS peminjam, apabila NIS belum
terdaftar maka akan tampil pesan bahwa siswa belum melakukan
pendaftaran kemudian petugas mengarahkan siswa untuk melakukan
pendaftaran. Jika siswa terdaftar maka petugas dapat menyimpan transaksi
peminjaman kedalam tabel peminjaman dan detil peminjaman, kemudian
sistem secara otomatis merubah status buku menjadi sedang dipinjam pada
tabel buku. Setelah menyimpan transaksi maka petugas mengembalikan
kartu pelajar dan menyerahkan buku yang dipinjam oleh anggota. Gambar
4.6 menggambarkan system flow peminjaman buku.
Transaksi pengembalian buku terjadi ketika siswa mendatangi petugas dan
menyerahkan buku beserta kartu pelajar dari anggota. Kemudian petugas
menginputkan NIS dan ID Buku pada form pengembalian, setelah itu sistem
akan menampilkan detail peminjaman dan akan menampilkan denda apabila
terjadi keterlambatan pengembalian. Jika terjadi keterlambatan maka sistem
akan menampilkan nominal denda yang dikenakan sesuai dengan
keterlambatan dan siswa membayar denda yang harus dibayar, kemudian
merubah status buku menjadi tersedia. Apabila pengembalian tepat waktu
maka petugas hanya melakukan submit pengembalian. Gambar 4.7
menggambarkan system flow pengembalian buku.
Peminjaman Buku Perpustakaan NIS belum terdaftar sebagai Anggota Tidak Ya
Pesan NIS belum terdaftar T. Detail
Peminjaman
Mengupdate Status
Buku T. Buku
Memberikan Data Buku dan NIS kepada Petugas
Perpustakaan Kartu Pelajar dengan Siswa
Cocok ?
Pengembalian Buku Perpustakaan
Memberikan Data Buku kepada Petugas
Memberikan Info Total Denda kepada Siswa
Memberikan Nominal Denda kepada Petugas
Perpustakaan Kartu Pelajar
dan Data Buku
2. Context Diagram
Context diagram adalah gambaran menyeluruh dari DFD. Didalam context diagram terdapat 3 (tiga) external entity, yaitu: Petugas, Pembina dan Siswa.
Untuk detailnya pada gambar 4.8 dibawah ini.
Informasi Petugas Data Siswa Pengembalian
Data Siswa Peminjaman
Informasi Periode Laporan yang Dipilih Laporan yang Dipilih
Informasi Laporan Yang Dipilih
Informasi Buku
Informasi Denda
Kartu Pelajar Tervalidasi Kartu Pelajar
Data Buku yang akan Dikembalikan Data Buku yang akan Dipinjam
0
Sistem Informasi Perpustakaan SMAN 3
NGANJUK
+
Petugas Pemimpin
Siswa
Gambar 4.8 Data Flow Diagram Level Context.
3. HIPO
HIPO berguna sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus
pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi. Berikut ini adalah
hierarchy chart dari rancang bangun sistem informasi perpustakaan pada
SMA Negeri 3 Nganjuk, seperti tampak pada gambar 4.9 Hierarchy Chart
0
Sistem Informasi Perpustakaan SMA Negeri 6 Surabaya
1
Gambar 4.9 Hierarchy Chart Sistem Informasi Perpustakaan
4. Data Flow Diagram (DFD)
DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan
sistem yang terstruktur. DFD dapat menggambarkan seluruh kegiatan yang
terdapat pada sistem informasi perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk secara
[Informasi Petugas]
Status Buku Diubah Data Ang gota Dibaca
Data Ang gota Dibaca Data Detil Peminjaman Dibaca
Data Detil Peminjaman
Data Ang gota Diubah Data Ang gota Baru
Data Ang gota
Data Kelas
Data Kelas Diubah Data Kelas Baru
Data Petug as Data Petug as Diubah
Data Petug as Baru
Data Rak Data Peng arang Diubah Data Peng arang Baru Data Penerbit Diubah
[Informasi Laporan Yang Dipilih]
[Laporan yang Dipilih] [Informasi Periode Laporan yang Dipilih]
[Data Siswa Peminjaman]
[Data Siswa Peng embalian]
[Informasi Denda] [Data Buku yang akan Dikembalikan]
[Data Buku yang akan Dipinjam] Siswa
Meng elola Data Master
+
1 Tabel Ang gota 2 Tabel Kelas
3 Tabel Buku 4 Tabel Klasifikasi
5 Peng arangTabel
6 Tabel Penerbit
7 Tabel Sumber
8 Tabel Rak
9 Tabel Petug as
10 Tabel
Peminjaman
11 PeminjamanTabel Detil Petug as
Gambar 4.10 DFD level 0
Pada sub proses yang terjadi pada sistem informasi perpustakaan SMA
Negeri 6 Surabaya ini yaitu mengelola data master, melakukan transaksi,
dan membuat laporan. Tabel yang terlihat antara lain anggota, kelas, buku,
klasifikasi, pengarang, penerbit, sumber, rak, petugas, peminjaman dan detil
[Informasi Petugas] [Data Angg ota Diubah]
[Data Angg ota Baru] [Data Angg ota]
[Data Peng arang Baru]
[Data Peng arang Diubah]
[Data Peng arang]
9 Tabel Petug as 9 Tabel Petug as 9 Tabel Petug as 2 Tabel Kelas
2 Tabel Kelas 2 Tabel Kelas 1 Tabel Ang gota
1 Tabel Ang gota
1 Tabel Ang gota 3 Tabel Buku
3 Tabel Buku 3 Tabel Buku
1.1
Meng elola Data Master Buku
+
1.2
Meng elola Data Master Ang g ota
+
1.3
Meng elola Data Master Petug as
+ Petug as
Gambar 4.11 DFD Level 1 Proses Mengelola Data Master
Pada DFD level 1 proses mengelola data master terdapat 3 (tiga) sub proses,
yaitu mengelola data master buku, anggota dan petugas. Sub proses
mengelola data master buku berfungsi untuk mengelola data-data buku. Sub
anggota. Sub proses mengelola data master petugas berfungsi untuk
mengelola data-data petugas.
Data Detil Peminjaman
Data Ang gota Dibaca Data Ang gota Dibaca
[Data Angg ota Dibac a] [Data Siswa Peminjaman]
[Data Siswa Peng embalian]
Status Buku Diubah Status Buku Diubah
[Status Buku Diubah]
[Informasi Denda] [Data Buku yang akan Dikembalikan]
[Data Buku yang akan Dipinjam] Sis wa 11 Tabel Detil
Peminjaman
1 Tabel Ang gota 3 Tabel Buku
2.1
Melakukan Transaks i Peminjaman
+
2.2
Melakukan Transaks i Peng embalian
+
Gambar 4.12 DFD level 1 proses melakukan transaksi
Pada gambar 4.12 tersebut digambarkan proses transaksi yang dapat
dilakukan oleh user. Ketika user yang berhasil masuk ke dalam sistem, maka
user tersebut dapat melakukan pelayanan peminjaman buku ketika anggota
memberikan surat informasi siswa dan informasi buku yang akan dipinjam.
User tersebut pun juga dapat melayani anggota perpustakaan yang ingin
melakukan pengembalian buku beserta fungsi penghitungan denda
Laporan yang Diinginkan Laporan yang Dibutuhkan
[Data Anggota Dibaca] [Data Detil Peminjaman Dibaca]
[Data Peminjaman] [Data Buku Dibaca]
[Laporan yang Dipilih]
[Informasi Laporan Yang Dipilih] [Informasi Periode Laporan yang Dipilih] Pemimpin
Pemimpin Pemimpin
3 Tabel Buku 10 Tabel
Peminjaman 11 Tabel Detil Peminjaman 1 Tabel Anggota
3.1
Memilih Laporan
3.2
Menentukan Periode
3.3
Mencetak Laporan
Gambar 4.13 DFD level 1 proses membuat laporan
Pada DFD level 1 proses membuat laporan ini berguna untuk membantu
pembina perpustakaan dalam pengambilan keputusan. Proses ini berawal
ketika pembina perpustakaan menentukan kriteria laporan yang akan
dicetak. Kriteria laporan yang dimaksud adalah jenis laporan yang tersedia
[Data Buku]
88 Tabel RakTabel Rak 7 Tabel Sumber 7 Tabel Sumber
6 Tabel Penerbit 6 Tabel Penerbit 5 PengarangTabel 5 Tabel
Pengarang 44 Tabel KlasifikasiTabel Klasifikasi 4 Tabel Klasifikasi
Gambar 4.14 DFD level 2 proses mengelola data master buku
Pada proses mengelola data master buku, yang dilakukan pertama kali
adalah melakukan validasi setiap masukan dari petugas. Setelah divalidasi
maka dapat ditentukan apakah data yang dimasukkan tersebut baru atau
sudah ada. Jika data tersebut baru, maka akan langsung disimpan ke tabel
buku. Jika data tersebut sudah ada, maka data buku yang lama akan diganti
[Data Kelas]
[Data Angg ota]
[Data Angg ota Diubah] [Data Angg ota Baru]
[Data Kelas Diubah] Data Ang gota
Data Ang gota Baru
[Data Kelas Baru] 22 Tabel KelasTabel Kelas 1 Tabel Ang gota
1 Tabel Ang gota 1 Tabel Ang gota 1.2.1
Memvalidasi Data Ang gota
1.2.2
Meng inputkan Data Ang gota
1.2.3
Meng ubah Data Ang gota
Gambar 4.15 DFD level 2 proses mengelola data master anggota
Pada proses mengelola data master anggota, yang dilakukan pertama kali
adalah melakukan validasi setiap masukan dari petugas. Setelah divalidasi
maka dapat ditentukan apakah data anggota yang dimasukkan tersebut baru
atau sudah ada. Jika data tersebut baru, maka akan langsung disimpan ke
tabel anggota. Jika data tersebut sudah ada, maka data anggota yang lama
[Data Petugas]
[Data Petugas Diubah] [Data Petugas Baru]
Data Petug as
Data Petug as Baru [Informasi Petugas]
9 Tabel Petug as 99 Tabel Petug asTabel Petug as 1.3.1
Memvalidasi Data Petug as
1.3.2
Meng inputkan Data Petug as
1.3.3
Meng ubah Data Petug as Petug as
Gambar 4.16 DFD level 2 proses mengelola data master petugas
Pada proses mengelola data master petugas, yang dilakukan pertama kali
adalah melakukan validasi setiap masukan dari petugas. Setelah divalidasi
maka dapat ditentukan apakah data yang dimasukkan tersebut baru atau
sudah ada. Jika data petugas tersebut baru, maka akan langsung disimpan ke
tabel petugas. Jika data tersebut sudah ada, maka data petugas yang lama
Data Peminjaman Setelah Disimpan
[Data Buku yang akan Dipinjam] Siswa
Siswa
10 Tabel Peminjaman
11 Tabel Detil Peminjaman
Gambar 4.17 DFD level 2 proses melakukan transaksi peminjaman
Pada proses melakukan transaksi peminjaman, yang dilakukan pertama kali
adalah menerima data siswa dan data buku dari peminjam atau anggota
perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk. Setelah itu proses yang dilakukan
adalah menginputkan data tersebut secara terkomputerisasi, kemudian
mengecek data buku dan anggota. Jika data anggota belum terdaftar, maka
harus dilakukan pendaftaran data anggota terlebih dahulu. Proses
selanjutnya adalah menyimpan transaksi peminjaman dan proses yang
terakhir adalah memperbarui status buku dengan merubah status buku
Data Peng embalian Disetujui
Data Peng embalian [Data Buku] [Data Angg ota Dibaca]
[Informasi Denda]
[Status Buku Diubah] Detail Peminjaman
[Data Peminjaman]
[Data Detil Peminjaman]
[Data Siswa Peng embalian] [Data Buku yang akan Dikembalikan] Siswa Sp Data Angg ota Sp Data Buku 2.2.1 11 PeminjamanTabel Detil
2.2.4 Merubah Status
Buku
Gambar 4.18 DFD level 2 proses melakukan transaksi pengembalian
Pada proses pengembalian buku, yang dilakukan pertama kali adalah
menerima data anggota dan buku yang akan dikembalikan dari anggota
perpustakaan. Setelah itu proses yang dilakukan adalah menginputkan data
anggota dan buku tersebut secara terkomputerisasi, lalu mengecek data
tersebut yang mengacu pada tabel peminjaman dan detil peminjaman. Proses
selanjutnya yaitu menghitung denda apabila terjadi keterlambatan
pengembalian. Setelah melakukan pengecekan keterlambatan maka proses
berikutnya adalah persetujuan dari petugas dalam melakukan pengembalian.
5. Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD terbagi menjadi dua bagian, yaitu:
a. Conceptual Data Model (CDM)
CDM dari Sistem Informasi Perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk terdapat
sepuluh tabel yaitu tabel anggota, kelas, petugas, buku, pengarang, penerbit,
Perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk, dapat terlihat pada gambar 4.19 di
Gambar 4.19 Conceptual Data Model
a. Physical Data Model (PDM)
PDM dari Sistem Informasi Perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk
merupakan hasil generate dari CDM yang sudah digambarkan diatas. Pada
PDM terdapat sebelas tabel dengan tipe data dan panjangnya, dapat dilihat
ID_PETUGAS = ID_PETUGAS
Gambar 4.20 Physical Data Model
6. Struktur Tabel.
Struktur tabel pada Sistem Informasi Perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk
adalah sebagai berikut:
a. Tabel Petugas
Primary Key : ID_PETUGAS Foreign Key : -
Fungsi : Untuk memulai menjalankan aplikasi
Tabel 4.1 Struktur Tabel Petugas
Field Type Data Length Constraint
ID_PETUGAS Varchar 10 Primary Key
USERNAME Varchar 20
PASSWORD Varchar 20
b. Tabel Kelas
Primary Key : ID_KELAS Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data kelas dari siswa
Tabel 4.2 Struktur Tabel Kelas
Field Type Data Length Constraint
ID_KELAS Varchar 10 Primary Key
NAMA_KELAS Varchar 10
STATUS_KELAS Varchar 5
c. Tabel Anggota
Primary Key : NIS
Foreign Key : ID_KELAS dari tabel kelas
Fungsi : Menyimpan data siswa anggota perpustakaan
Tabel 4.3 Struktur Tabel Anggota
Field Type Data Length Constraint
NIS Varchar 10 Primary Key
ID_KELAS Varchar 10 Foreign Key
NAMA_ANGGOTA Varchar 30
ALAMAT_ANGGOTA Varchar 50
JENIS_KELAMIN Varchar 10
d. Tabel Pengarang
Primary Key : ID_PENGARANG Foreign Key : -
Tabel 4.4 Struktur Tabel Pengarang
Field Type Data Length Constraint
ID_PENGARANG Varchar 10 Primary Key
NAMA_PENGARANG Varchar 40
EMAIL_PENGARANG Varchar 40
e. Tabel Penerbit
Primary Key : ID_PENERBIT Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data penerbit dari buku
Tabel 4.5 Struktur tabel penerbit
Field Type Data Length Constraint
ID_PENERBIT Varchar 10 Primary Key
NAMA_PENERBIT Varchar 40
ALAMAT_PENERBIT Varchar 50
KOTA_PENERBIT Varchar 30
EMAIL_PENGARANG Varchar 30
TELP_PENERBIT Varchar 20
f. Tabel Klasifikasi
Primary Key : ID_KLASIFIKASI Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data klasifikasi dari buku
Tabel 4.6 Struktur Tabel Klasifikasi
Field Type Data Length Constraint
NO_KLASIFIKASI Varchar 10 Primary Key
g. Tabel Rak
Primary Key : ID_RAK Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data rak letak buku
Tabel 4.7 Struktur Tabel Rak
Field Type Data Length Constraint
NO_RAK Varchar 10 Primary Key
KETERANGAN Varchar 20
h. Tabel Sumber
Primary Key : ID_SUMBER Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data sumber dari buku
Tabel 4.8 Struktur Tabel Sumber
Field Type Data Length Constraint
ID_SUMBER Varchar 10 Primary Key
JENIS_SUMBER Varchar 10
i. Tabel Buku
Primary Key : ID_BUKU
Foreign Key : ID_PENERBIT reference dari Tabel Penerbit,
ID_PENGARANG reference dari Tabel Pengarang,
ID_SUMBER reference dari Tabel Sumber,
NO_KLASIFIKASI reference dari Tabel Klasifikasi,
Fungsi : Menyimpan data buku koleksi perpustakaan
Tabel 4.9 Struktur Tabel Buku
Field Type Data Length Constraint
ID_BUKU Varchar 10 Primary Key
ID_PENERBIT Varchar 10 Foreign Key
ID_PENGARANG Varchar 10 Foreign Key
ID_SUMBER Varchar 10 Foreign Key
JUDUL_BUKU Varchar 30
THN_TERBIT Datetime
TGL_MASUK Datetime
NAMA_SUMBER Varchar 30
HARGA Integer
JUMLAH_BUKU Integer
STATUS_BUKU Varchar 10
NO_KLASIFIKASI Varchar 10 Foreign Key
NO_RAK Varchar 10 Foreign Key
j. Tabel Peminjaman
Primary Key : ID_PEMINJAMAN
Foreign Key : NIS reference dari Tabel Anggota,
ID_PETUGAS reference dari Tabel Petugas
Fungsi : Menyimpan data transaksi peminjaman buku
Tabel 4.10 Struktur Tabel Peminjaman
Field Type Data Length Constraint
ID_PEMINJAMAN Varchar 5 Primary Key
NIS Varchar 10 Foreign Key
ID_PETUGAS Varchar 10 Foreign Key
k. Tabel Detil Peminjaman
Primary Key : ID_PEMINJAMAN
Foreign Key : ID_PEMINJAMAN reference dari Tabel Peminjaman, ID_BUKU reference dari Tabel Buku
Fungsi : Menyimpan data detail dari transaksi peminjaman
Tabel 4.11 Struktur Tabel Detil Peminjaman
Field Type Data Length Constraint
ID_PEMINJAMAN Varchar 5 Primary Key
Foreign Key
ID_BUKU Varchar 10 Foreign Key
TGL_PINJAM Datetime Foreign Key
TGL_HKEMBALI Datetime
TGL_KEMBALI Datetime
DENDA Integer
7. Desain Input Output
Desain input output digunakan untuk memberikan gambaran terhadap desain
halaman aplikasi berbasis web yang akan dibangun. Berikut ini desain input
output dari sistem informasi perpustakaan SMA Negeri 3 Nganjuk.
a. Halaman login
Halaman ini merupakan tampilan dari aplikasi yang nantinya akan
dijalankan. Pada halaman ini petugas dari bagian perpustakaan sebagai
user sistem memasukkan username dan password kemudian menekan
tombol login. Apabila username dan password tersebut sudah benar
LOGIN
Gambar 4.21 Halaman login
b. Halaman utama.
Halaman ini akan tampil ketika username dan password sama atau sesuai
maka berhasil masuk ke aplikasi. Maka akan ditampilkan Menu menu
yang disediakan diantara File Maintain,Transaksi dan laporan.
Menu Utama
c. Halaman katalog
Halaman ini berguna untuk mempercepat melakukan pencarian
informasi tentang buku yang dicari oleh anggota perpustakaan. User
yang berhasil masuk ke sistem dapat melakukan pencarian dengan cara
mengisikan kata kunci yang diberikan oleh anggota pada field kata
kunci, setelah itu petugas memilih subjek pencarian berdasarkan judul
atau pengarang buku. Proses pencarian dieksekusi ketika tombol cari
telah diklik, hasil pencarian berdasarkan kata kunci tersebut akan
ditampilkan pada tabel hasil pencarian.
Katalog
Katalog
Judul Pengarang Penerbit Rak Jumlah Buku
Cari
Cari Data Buku
Pencarian Berdasarkan
Pengarang Penerbit Judu lbuku
Gambar 4.23 Halaman katalog
d. Halaman peminjaman
Halaman ini berguna untuk mencatat kegiatan transaksi peminjaman
buku. User yang berhasil masuk ke sistem dapat mencatat transaksi