Sistem Informasi Manajemen Untuk Membant

Sistem Informasi Manajemen Untuk Membantu Manajer Menyediakan

Pengambilan Keputusan Dalam Organisasi (2014)

Eka Ayu R

1

, Fernalia

2

, Giri Purnama

3 (1)(2)(3)

Program Keahlian Manajemen Informatika, Program Diploma,

Institut Pertanian Bogor, Kampus Cilibende, Jl. Kumbang No.14, Bogor 16151, Indonesia Tel: (0266) 8329101, Fax: (0266) 8348007

Email : arkling_rima@yahoo.com, fernaliahalim@hotmail.com, hiroyuki.giri@gmail.com

Abstrak

1.

Pendahuluan

Sistem informasi manajemen merupakan sebuah media yang mengkombinasikan sistem informasi dan manajemen secara bersama-sama. Sistem informasi manajemen mengolah data sebagai sumber yang terpenting untuk dijadikan informasi sebagai keluaran yang dibutuhkan sesaui

dengan tujuan bersama. Sistem informasi

manajemen ini merupakan wadah pengontrolan

aktivitas administratif dan manajerial bagi

organisasi. Sistem informasi manajemen dapat

menghemat waktu pengerjaan manual dan

mengurangi resiko terjadinya kesalahan. Oleh karena itu, sistem informasi manajemen dibutuhkan organisasi untuk mempercepat dan mengefisienkan waktu, resiko kesalahan, dan kegiatan-kegiatan lain yang berhubungan langsung dengan sistem internal pada organisasi. (J3C212210)

SIM memberikan beberapa manfaat bagi organisasi bisnis : SIM memberikan beberapa manfaat untuk organisasi bisnis yaitu:

 Cara yang efektif dan efisien koordinasi antara Departemen

 Cepat dan handal

 Akses ke data dan dokumen yang relevan

 Menggunakan tenaga kerja lebih sedikit



Lebih mudah untuk mengatur kegiatan

sehari-hari (sebagai account, kontrol stok, penggajian, dll.). (J3C112060)

Sistem informasi manajemen biasanya

digunakan oleh para manajer dalam sebuah organisasi untuk membuat keputusan yang sesuai. Pembuatan keputusan yang diambil oleh manajer ini, tentu saja merupakan proses yang panjang dari pengolahan data menjadi informasi, lalu informasi tersebut menjadi sebuah pengetahuan, selanjutnya yaitu hasil dari kebijakan yang diambil oleh manajer dalam pengambilan keputusan. Di era yang serba informatif dan teknologi ini, informasi

merupakan alat yang digunakan untuk

mendapatkan kumpulan-kumpulan informasi yang lainnya. Tentu saja, informasi yang diproses untuk menghasilkan kumpulan-kumpulan informasi ini akan menjadi data yang baru. Sedangkan, Sistem Informasi Manajemen (SIM) memberikan informasi untuk kegiatan manajerial dalam suatu

organisasi. Tujuan utama dari penelitian ini adalah, SIM menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu yang diperlukan untuk memfasilitasi proses pengambilan keputusan dan memungkinkan organisasi perencanaan, kontrol, dan fungsi operasional yang harus dilaksanakan secara efektif. Sistem Informasi Manajemen (SIM) pada dasarnya berkaitan dengan pengolahan data menjadi informasi dan kemudian dikomunikasikan kepada berbagai Departemen dalam sebuah organisasi untuk pengambilan keputusan yang tepat. SIM adalah bagian dari kegia tan perencanaan dan pengendalian keseluruhan yang meliputi penerapan manusia, teknologi, dan prosedur organisasi. Sistem informasi adalah mekanisme untuk memastikan bahwa informasi yang tersedia untuk manajer dalam bentuk yang mereka inginkan dan kapan mer eka membutuhkannya.

Kata Kunci: SIM, Sistem Informasi Manjemen, Teknologi Informasi, Sistem Informasi dan

kumpulan-kumpulan informasi yang didapatkan oleh seorang manajer merupakan hal yang penting untuk pengambilan keputusan. (J3C212210)

2.

Teknologi Informasi

Sistem informasi manajemen secara terus

menerus berkembang. Pada sejarah

perkembangannya sekitar tahun 1980 sampai dengan tahun 1990, sistem informasi mulai

dikembangkan dan dikombinasikan dengan

teknologi komunikasi. Sistem informasi

manajemen ini mulai diterapkan dengan jaringan-jaringan telekomunikasi seperti LAN, Intranet dan extanet. Perkembangan sistem informasi ini juga mulai mengacu kepada teknologi informasi yang terdiri atas teknologi komunikasi (telekomunikasi)

dan jaringan komputer. Pada dasarnya

perkembangan Sistem informasi manajemen ini merupakan peremajaan dari sisi tujuan dan

penggunaannya. Maksud dari tujuan dan

penggunaannya adalah penggunaan sistem yang lebih mudah dan efisein. (J3C212210)

Teknologi Informasi seperti yang telah dikatakan sebelumnya terdiri atas telekomunikasi dan jaringan komputer. Telekomunikasi itu sendiri merupakan proses pengiriman pesan antar dua atau lebih perangkat secara searah (simplek) atau dua arah (duplek). Pada konsepnya, teknologi informasi

ini bertujuan untuk menghubungkan antara

perangkat-perangkat keras untuk dapat

berkomunikasi satu dengan yang lainnya. Dengan adanya teknologi informasi ini, data yang telah diproses menjadi informasi akan dengan mudahnya dibagikan kepada penerima-penerima yang sesuai. (J3C212210)

Dalam sistem informasi manajemen, data merupakan landasan yang penting. Data yang diproleh diklasifikasikan, diurutkan, dipilih, disimpan dan diproses menjadi informasi yang bermakna bagi penerimanya. Informasi yang dikeluarkan haruslah informasi yang akurat, utuh, efisien dan mudah disimpan. Untuk mendapatkan informasi yang sesuai, sistem informasi manajemen mengkombinasikan kumpulan data internal dan

eksternal ke dalam sistem pakar yang

merefleksikan prosedur dari organisasi.

(J3C212210)

Sistem Informasi Manajemen (SIM) pada dasarnya terkait dengan pengolahan data menjadi

informasi. Pengumpulan data melibatkan

penggunaan Teknologi Informasi (TI) yang terdiri

dari : komputer dan jaringan telekomunikasi (E - Mail, Voice Mail, Internet, telepon, dll).

Telekomunikasi menyediakan sarana untuk satu arah atau komunikasi dua arah dan untuk transmisi pesan. Kombinasi TI digunakan : telepon, komputer, prosesor, printer, dll. Sebuah sistem

informasi manajemen (SIM) memungkinkan

perusahaan untuk memberikan jawaban atas manajer dalam mencari ilmu. SIM ini dilakukan dengan menggabungkan data mentah tentang operasi organisasi (yang terkandung dalam sistem teknologi informasi dasar) dengan informasi yang dikumpulkan dari karyawan dalam sistem pakar

yang mencerminkan prosedur organisasi.

(J3C112134)

Pemanfaatan teknologi informasi

dikategorikan menjadi 3 jenis yaitu:

a. Perbaikan efisiensi : Pemanfaatan teknologi informasi untuk perbaikan efisiensi diterapkan pada level operasional organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan penurunan waktu dan biaya proses

b.

_{Perbaikan efektivitas : Pemanfaatan teknologi}

informasi untuk perbaikan efektifitas

diterapkan pada level manajerial organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan kemudaan dan kecepatan memperoleh status pencapaian tar-get organisasi.

c.

_{Strategic Improvement : Pemanfaatan}

teknologi informasi untuk strategic improve-ment (perbaikan daya saing) diterapkan pada level eksekutif organisasi. Pada kategori ini,

pemanfaatan teknologi informasi diukur

dengan kemudahan dan ketepatan pengambilan keputusan oleh eksekutif. (J3C112060)

Ide SIM menyebar dengan cepat ke seluruh komunitas sistem administrasi, didorong oleh deretan laporan dan konferensi yang disponsori

oleh American Management Association

berikutnya. SIM adalah " informasi ". SIM adalah sistem yang menyediakan informasi untuk kegiatan manajerial dalam suatu organisasi. Selama sekitar satu dekade, dari diperkenalkan pada tahun 1959 sampai akhir tahun 1960-an, definisi yang sangat luas ini SIM menyebar dengan cepat dan didukung oleh perusahaan-perusahaan industri, konsultan,

peneliti akademis, penulis manajemen, dan

manajemen " (SIM) ini identik dengan sistem berbasis komputer. Digunakan secara luas, terlihat sebagai sistem memuaskan semua kebutuhan informasi dari manajer. Definisi lain menekankan penggunaan yang informasi yang dimasukkan,

bukan cara yang diproduksi: “sistem untuk

mengkonversi data dari sumber internal dan eksternal ke informasi dan berkomunikasi bahwa informasi dalam bentuk yang tepat, untuk manajer pada semua tingkatan dalam semua fungsi untuk memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang tepat waktu dan efektif untuk merencanakan, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan yang mereka responsible. (Bee dan Bee 1999) orang lain, namun, memberikan cakupan yang lebih terbatas.

Mereka melihatnya sebagai suatu sistem

pengumpulan dan analisis data dan menghasilkan laporan. Tujuannya adalah untuk membantu para manajer untuk memecahkan masalah terstruktur. Tetapi juga harus memenuhi sejumlah tujuan lain :



Harus memberikan dasar untuk menganalisis

sinyal peringatan yang dapat berasal baik eksternal dan internal, ini adalah fungsi utama dari database,



Harus mengotomatisasi operasi rutin sehingga menghindari pekerjaan manusia dalam tugas-tugas pengolahan,



Harus membantu manajemen dalam membuat

keputusan rutin,



Harus menyediakan informasi yang diperlukan

untuk membuat keputusan non - rutin ;



Harus berfungsi sebagai senjata strategis untuk

mendapatkan keuntungan kompetitif.

(J3C112134)

3.

SIM dan Pengambilan Keputusan

Sistem informasi merefleksikan kebutuhan dari organisasi secara spesifik. Ketika informasi diolah menjadi alat pengambilan keputusan, sistem

informasi merupakan mekanisme untuk

meyakinkan bahwa informasi tersebut dapat digunakan oleh manajer dalam bentuk yang mereka inginkan dan kapapun mereka butuhkan. Sistem

informasi membantu aktivitas pengambilan

keputusan di dalam organisasi lebih cepat dan

akurat. Dengan adanya sistem informasi

manajemen yang mehubungkan semua sisi sistem pada organisasi, sistem informasi ini juga merupakan sebuah arsitektur penghubung internal dan eksternal yang erat hubungannya. Sistem informasi manajemen pada dasarnya merupakan aktivitas yang berhubungan dengan pengumpulan data, pemrosesan, penyimpanan dan pengiriman

informasi yang tepat untuk alat pengambilan keputusan. (J3C212210)

Sistem Informasi Manajemen (SIM) pada dasarnya berkaitan dengan proses pengumpulan,

pengolahan, menyimpan dan mengirimkan

informasi yang relevan untuk mendukung operasi manajemen dalam organisasi apapun. Dengan demikian, keberhasilan pengambilan keputusan, yang merupakan pokok dari proses administrasi, sangat bergantung pada sebagian informasi yang tersedia, dan sebagian pada fungsi yang merupakan komponen dari proses. Misalnya, jika tujuan manajerial tidak ada atau tidak jelas, mungkin karena informasi yang tidak memadai, tidak ada dasar untuk pencarian. Tanpa informasi yang diperoleh melalui pencarian, tidak ada alternatif untuk membandingkan, dan tanpa perbandingan alternatif pilihan dari tindakan tertentu tidak mungkin ada untuk menghasilkan hasil yang diinginkan. Menurut Alabi ( 1997 ) pencarian bisa melalui :

a. Undirect viewing (tidak terlihat): melibatkan paparan informasi umum.

b. Conditioned viewing (terlihat): diarahkan tidak melibatkan pencarian aktif yang lebih atau kurang jelas diidentifikasi area atau jenis informasi.

c. Informal search (pencarian Informal): usaha yang relatif terbatas dan terstruktur untuk mendapatkan informasi spesifik untuk tujuan tertentu.

d. Formal Search (pencarian formal): usaha yang disengaja, biasanya mengikuti rencana pra-ditetapkan, prosedur atau metodologi untuk mengamankan informasi tertentu yang terkait dengan suatu masalah. (J3C112060)

Adebayo (2007) menekankan perlunya SIM

dalam pengambilan keputusan karena menyediakan

informasi yang diperlukan untuk membuat

Gbr 1 . SIM dan Proses Pengambilan Keputusan

Ada begitu banyak definisi dari SIM. Untuk tujuan penelitian ini, SIM dapat didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan manajemen dengan informasi yang akurat dan tepat waktu yang diperlukan untuk memfasilitasi proses pengambilan

keputusan dan memungkinkan organisasi

perencanaan, kontrol, dan fungsi operasional yang harus dilaksanakan secara efektif. Jadi dengan cara ini dapat meningkatkan daya saing perusahaan dengan mengurangi biaya dan meningkatkan kecepatan pemrosesan. Hampir semua organisasi bisnis biasanya memiliki beberapa jenis sistem informasi untuk manajemen. Aturan akuntansi, kontrol stok dan sistem pemantauan pasar adalah contoh yang paling tradisional dan umum.

Kekuatan teknologi telah mengubah peran

informasi dalam perusahaan bisnis. Sekarang informasi telah menjadi diakui sebagai sumber kehidupan dari sebuah organisasi (Gambar 2). Tanpa informasi, perusahaan yang modern sudah mati. ( Papows, 1998). (J3C112060)

Gbr 2 . Informasi – Inti dari Organisasi

SIM adalah bagian dari keseluruhan

perencanaan dan kegiatan pengendalian yang meliputi penerapan manusia, teknologi, dan prosedur organisasi. Dalam bidang manajemen ilmiah, SIM adalah sebagian besar dari sepuluh disesuaikan dengan otomatisasi atau dukungan pengambilan keputusan manusia (O'Brien , 1999). Gambar 3 menunjukkan konseptual dari sistem manajemen yang berbeda dalam suatu organisasi (Sørensen et al . , 2009). Pengambilan keputusan

:merupakan tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Biasanya ada beberapa strategi atau aksi yang dapat manajer pertimbangkan. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan. Tugas manajer meliputi pengelolaan sumber daya fisik dan mencakup pengelolaan sumber daya konseptual. Mendapatkan data mentah

lalu mengolahnya sehingga menghasilkan

informasi yang berguna, lalu setelah itu

memanfaatkan seefektif mungkin lalu

membuangnya di saat yang tepat. (J3C112060)

Gbr 3 . Konsep Sistem Informasi Manajemen

4.

Sekilas tentang Enterprise Resource

Planning

ERP (Enterprise Resource Planning)

menyediakan informasi tunggal untuk satu kesatuan koordinasi organisasi dari proses kunci bisnis di suatu perusahaan. Tersedianya data yang lengkap dan terintegrasi antara unit fabrikasi, akuntansi, SDM, penjualan dan keuangan memudahkan

manajemen perusahaan untuk melakukan

perencanaan terhadap semua sumber daya dengan cepat dan akurat. (J3C112060)

SIM dibangun dan terorganisir dengan baik dapat memberikan manajemen dengan pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengurangi biaya operasi

dan meningkatkan keuntungan. SIM dapat

membantu meningkatkan efisiensi dengan cepat memberikan informasi penting tentang prosedur dan operasi manajemen. (J3C112060)

5. Kesimpulan

ini, SIM adalah bagian dari kegiatan perencanaan dan pengendalian keseluruhan yang meliputi penerapan manusia, teknologi, dan prosedur organisasi. Dalam bidang manajemen ilmiah, SIM

adalah sebagian besar dari sepuluh yang

disesuaikan dengan otomatisasi atau dukungan pengambilan keputusan manusia. Sistem informasi manajemen (SIM) memungkinkan bagi organisasi untuk mendapatkan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan

meningkatkan interaksi antara orang-orang

organisasi, data yang dikumpulkan dalam berbagai sistem TI, dan prosedur yang digunakannya. Sebagai organisasi, SIM memungkinkan informasi untuk berpindah di antara bidang fungsional dan departemen langsung, mengurangi kebutuhan untuk tatap muka komunikasi antara karyawan, sehingga meningkatkan respon organisasi.

6. Ucapan Terima kasih

Dalam penyusunan paper ini, kami sebagai penyusun berterima kasih kepada pihak-pihak yang senantiasa memberikan kekuatan dan dorongannya kepada kami. Kami ucapkan terima kasih kepada:

1. Tuhan yang Maha Esa yang senantiasa

memberikan kesehatan kepada kami,

sehingga paper ini dapat terselesaikan pada waktu yang telah ditentukan.

2.

_{Kedua Orang tua kami yang selalu}

mendo’akan dan memberikan dorongannya kepada kami.

3. Bapak Bayu Widodo selaku Dosen Mata

Kuliah Sistem Informasi Manajemen.

4. Bapak Anggi selaku Dosen Praktikum

Sistem Informasi Manajemen.

5. Teman-teman kami yang memberikan

dukungan yang begitu besar kepada kami.

Akhir kata, kami ucapkan semoga apa yang telah kami kerjakan ini dapat membawa hal yang bermanfaat dan dapat memberikan sedikit pemahaman. Kami berharap kritik dan saran

yang membangun mengenai paper yang telah kami buat, sehingga kami dapat memperbaiki dan membuat paper yang lebih baik lagi dikemudian hari.

7.

Referensi

[1]. Bee, R., Bee, F.,1999. Managing Information and Statistic. Trowbridge: Cromwell Press. [2]. Lucey, T., 1997. Management Information

Systems. London.

[3]. Papows, J., 1998. Enterprise.com: Market Leadership in Information Age. London: Nicholas Brealey Publishing.

[4]. O’Brien, J. A. Management Information

Systems: Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise. Boston: Irwin McGraw-Hill 1999.

[5]. Sørensen, C., Bildsøe, P., Fountas, S., Pesonen, Pedersen, S., Basso, B., Nash, E. Integration of Farm Management Information Systems to support real-time management decisions and compliance of management standards. Center for research & technology, Thessaly, Greece. 2009. Available online at: http://www.futurefarm.eu.

[6]. Alabi AT (1997). Management Information System (MIS) and Effective Control in Nigerian Universities: A Case Study of University of Ilorin. Paper presented for

Post-graduate seminar on Productivity,

Effectiveness and Efficiency in Education, University of Ilorin.

[7]. Adebayo FA (2007). Management