ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMAS (2)

(1)

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMANTAUAN ALAT BERAT

PROYEK PEMBANGUNAN INFRASTRUKTUR

(STUDI KASUS : DIV. LOGISTIK DAN PERALATAN PT. NUSA

KONSTRUKSI ENJINIRING Tbk.)

1_{Agung Aldhiyat,}

1,2 _{Prodi Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Pasundan Bandung} Jl. Dr. Setiabudhi No.193 Bandung 40153

1 _{agung.aldhiyat@mail.unpas.ac.id}_,

Abstrak

Sistem Informasi Pemantauan merupakan suatu sistem informasi yang dapat digunakan oleh pelaku proyek atau tepatnya pengelola alat berat proyek, yang bertujuan untuk mengumpulkan data perkembangan penggunaan alat berat operasional proyek. Dengan adanya pemantauan alat berat, memungkinkan untuk pengawasan penggunaan alat berat secara terus menerus yang sesuai dengan indikator – indikator kemajuan pencapaian tujuan proyek. Penelitian ini dilakukan untuk merancang sistem informasi pemantauan alat berat proyek pembangunan infrastruktur yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi Eksekutif PT. Nusa Konstruksi Enjiniring Tbk. tentang penggunaan dan status kondisi alat berat operasional proyek pembangunan infrastruktur untuk mengetahui target pencapaian penyelesaian proyek dan estimasi waktu proyek yang akan dilangsungkan berikutnya.

Kata kunci : Eksekutif, Pemantauan, Alat Berat, Proyek Pembangunan, Sistem Informasi

1. Pendahuluan

Pemantauan dapat berarti melacak kinerja suatu objek, terutama dengan menggunakan indikator kinerja yang berfokus pada hasil, bagaimanapun, dengan pemantauan umumnya berarti tidak hanya mengumpulkan suatu indikator kinerja, tetapi juga hasil dari pemantauan berdasarkan indikator kinerja tersebut yang akan dilaporkan kembali ke unit yang bertanggung jawab. [1]

Pemantauan diperlukan untuk mengetahui kondisi serta jumlah keseluruhan inventaris peralatan pada sebuah proyek pembangunan infrastruktur. Adanya sistem pemantauan memungkinkan pemantauan status penggunaan, kondisi, dan lokasi peralatan secara terus-menerus. Secara keseluruhan hasil pemantauan bisa menunjukkan kepada pihak Eksekutif PT. Nusa Konstruksi Enjiniring Tbk. apakah peralatan yang digunakan sudah sesuai dengan recana dan masa fungsi sehingga dapat mendukung kegiatan operasional proyek konstruksi serta melaksanakan Undang-undang sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja.

Sehingga diperlukan adanya Sistem Informasi Pemantauan Peralatan Proyek Konstruksi dengan Tujuan dari pemantauan

tersebut agar Pengelolaan Peralatan berjalan sesuai perencanaan dan untuk mengetahuai status peralatan yang digunakan untuk menunjang operasional proyek PT. Nusa Konstruksi Enjiniring.

2. Identifikasi Masalah

Persoalan yang dapat diidentifikasi pada penelitian ini adalah :

- Bagaimana menyediakan informasi yang akurat mengenai kondisi peralatan proyek bagi pihak Eksekutif PT. Nusa Konstruksi Enjiniring Tbk untuk mendukung tujuan Perusahaan.

- Belum adanya sistem informasi pemantauan peralatan proyek untuk menghasilkan infromasi yang lengkap untuk pihak Eksekutif PT. Nusa Konstruksi Enjiniring mengenai status kondisi dan lokasi dari aset peralatan proyek untuk mendukung pelaksanaan evaluasi rencana proyek

3. Tujuan Penelitian

Berdasarkan masalah yang telah dikemukakan. Berikut ini adalah tujuan penelitian :

(2)

- Memberikan rekomendasi yang terkait berdasarkan hasil pemantauan.

4. Identifikasi Lingkungan yang sedang berjalan dan Indikasi yang terjadi dalam pencapaian tujuan pengelolaan Alat Berat Proyek

Pada dasarnya pengelolaan alat berat tidak dipicu oleh keberadaan satu proyek atau tender yang dimenangkan oleh perusahaan, peralatan proyek akan terus dikelola untuk menciptakan konsistensi kondisi maupun ketersediaan alat berat ketika dibutuhkan dalam suatu pembangunan proyek infrastruktur.

Peralatan terus memerlukan pemantauan, akan tetapi sering terjadi kendala dan ketidak efektifan dalam proses pemantauan yang terjadi saat ini, Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan current environment di Divisi Log & Peralatan masih berjalan kurang sesuai dengan SOP, yaitu kurang maksimalnya pemantauan terhadap Alat Berat yang digunakan untuk menunjang beberapa proyek yang dikelola oleh PT. Nusa Konstruksi Enjiniring Tbk. Mengingat pentingnya kegiatan pemantauan Alat Berat tersebut untuk pelaporan kepada pihak eksekutif perusahaan dalam mendukung pengambilan keputusan serta pelaksanaan evaluasi manajemen Alat berat proyek konstruksi.

Gambar 1 - Data flow Overview Pemantauan Alat Berat untuk Current System

Berdasarkan hasil dari identifikasi sistem yang sedang berjalan saat ini, maka untuk menjaga konsistensi pencapaian objektif dari pengelolaan alat berat, maka model pemantauan yang akan dikembangkan dalam pembangunan sistem informasi pemantauan alat berat proyek pembangunan infrastruktur pada penelitian ini adalah sebagai berikut.

Gambar 2 – Model Pemantauan Alat Berat Proyek Pembangunan Infrastruktur

Umumnya pemantauan terdiri dari empat tahapan antara lain :

a.

Identifying Indicators, pada tahapan ini merupakan tahapan untuk Menetapkan suatu indikator pemantauan yang dapat memiliki nilai efektivitas, efisiensi, dan dampak

b.

Collecting Information, Menyiapkan suatu sistematika dalam proses pengumpulan informasi berdasarkan indikator yang telah ditentukan serta mengumpulkan dan merekam informasi

c.

Analyzing Information, Menganalisis informasi yang telah dikumpulkan.

d.

Reporting, Melaporkan hasil dari analisis informasi yang telah dikumpulkan dan direkam kepada pihak terkait. [2]

Agar pelaksanaan pemantauan efektif dan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan maka diperlukan mengindentifikasi objektif apa yang ingin dicapai dari proses yang akan dilakukan pemantauan, setelah itu dilakukan analisa terhadap pencapaian objektif tersebut untuk menetapkan indikasi kunci kesuksesan (Critical Success Factor) / Kunci ketidaksuksesan (Unsuccess Critical Factors) untuk pemantauan tersebut. [Lampiran 1]

Yang kemudian dari indikasi ketidaksesuaian yang telah dianalisis sebelumnya, maka diperlukannya sebuah pengukuran prioritas untuk menetapkan sekala tingkat urgensi dari indikasi ketidaksesuaian dan dampak yang akan diakibatkan. Berikut ini pengukuran tingkat prioritas dengan menggunakan matrix USG (Urgency, Seriousness, Growth).[3]

Tabel 1 – Pengukuran Tingkat Urgensi Indikasi Ketidaksesuaian pencapaian objektif

No. Objektif _{Ketidakseuaian}Indikasi U S G T P

1. Menjamin peralatan utama dan penunjang selalu siap pakai sesuai

kapabilitas mekanik proyek

kurang 3 4 2 9 16

Keterlambatan penyampaian Instruksi kerja yang diterbitkan

(3)

No. Objektif _{Ketidakseuaian}Indikasi U S G T P dari gudang ke proyek tersebar

Inspeksi peralatan 5 4 3 12 6

Keterlambatan update status

kondisi peralatan 4 4 3 11 12

6. Memastika P = Urutan Prioritas

Pengukuran diatas dengan menggunakan Skala Ordinal dengan nilai 1 sampai 5 dimana tiap poin bernilai dan memiliki makna sebagai berikut : 5 = Sangat Besar, 4 = Besar, 3 = Sedang, 2 = Kecil, 1 = Sangat Kecil

Berdasarkan dari pengukuran yang telah dilakukan maka didapatkan urutan tingkat urgensi terhadap indikasi ketidaksesuaian dalam pencapaian objektif proses pengelolaan alat berat proyek pembangunan infrastruktur sebagai berikut.

Tabel 2 – Urutan Urgensi Indikasi Ketidaksesuaian pencapaian Objektif

Urutan

urgensi Indikasi Ketidakseuaian

1 Keterlambatan Pemeliharaan, rekondisi dan _{perbaikan Peralatan}

2 Tidak adanya rekam perawatan rutin _pemeliharaan

3 Kurangnya uji kelayakan teknis dan ekonomis _peralatan

4 Tidak adanya rekam penyimpanan peralatan 5 Keterlambatan mobilisasi peralatan 6 Keterlambatan Inspeksi peralatan

7 Keterlambatan penyediaan suku cadang peralatan 8 Kurangnya syarat kualifikasi pemasok peralatan 9 Keterlambatan penyampaian Instruksi kerja yang _diterbitkan

10 Tidak jelasnya pengawasan terhadap kontrak _pengadaan

11 keterlambatan pengiriman alat dari gudang ke _{proyek tersebar}

12 Keterlambatan update status kondisi peralatan 13 Kurangnya syarat kualifikasi pemasok peralatan 14 Keterlambatan pembuatan daftar induk peralatan 15 Tidak adanya kegiatan rekondisi peralatan 16 Kapabilitas mekanik proyek kurang

Berdasarkan dari hasil pengukuran tingkat urgensi yang telah dilakukan maka hasil yang didapatkan adalah Keterlambatan Pemeliharaan, rekondisi dan perbaikan peralatan yang akan sangat berpengaruh besar terhadap proses pengelolaan alat berat.

5.

Metodologi Perancangan Sistem Informasi dan pengumpulan data

(4)

Kemudian metodologi pengumpulan data yang dilakukan sebagai pendukung dalam proses penelitian ini adalah :

a. Studi Literatur

Yaitu mencari dan mempelajari teori-teori pendukung melalui studi pustaka mengenai permasalahan penelitian ini.

b. Observasi

Yaitu melakukan pengamatan mengenai hal- hal yang berkaitan dengan elemen atau fungsional yang diteliti.

c. Wawancara

Yaitu melakukan tanyajawab dengan pihak-pihak yang terkait kegiatan dengan bimbingan calon jamaah haji untuk mendapatkan informasi serta data yang objektif.

d. Analisis

Yaitu melakukan analisis hasil studi literatur, observasi, dan wawancara.

6.

Lingkup Perancangan Sistem Informasi Proses pemantauan yang dilakukan pada dasarnya untuk memantau proses pengelolaan alat berat di PT. Nusa Konstruksi Enjiniring Tbk., yang terdiri dari Pengadaan, Perawatan, dan Pengalokasian Alat Berat, sehingga hasil dari pemantauan proses pengelolaan alat berat tersebut akan diberikan untuk evaluasi proyek, sebagai salah satu aspek penilaian untuk evaluasi proyek.

Adapun beberapa subsistem yang dirancang dalam penelitian ini demi menunjang berjalannya sistem informasi pemantauan alat berat proyek pembangunan infrastruktur, antara lain :

a. Penetapan rencana Pemantauan alat berat Proses yang bertujuan untuk menetapkan rencana pemantauan seperti target, lingkungan, dan aturan pemantauan yang akan ditetapkan selama pemantauan berlangsung.

b. Pelaksanaan Pemantauan alat berat

Proses untuk melakukan pemantauan alat berat dari penetapan rencana pemantauan sampai pembuatan laporan hasil pemantauan.

c. Penetapan Rekomendasi

Proses ini digunakan untuk menyaring informasi bagi eksekutif yang berkaitan dengan pengelolaan alat berat.

7. Informasi yang dihasilkan

Informasi yang dihasilkan dari sistem informasi Pemantauan Alat Berat Proyek Pembangunan Infrastruktur antara lain ditunjukkan pada Tabel 3

Tabel 3 - Informasi yang dihasilkan oleh sistem

No Nama Informasi Ditujukan _untuk Kegunaan

1. Jadwal Pemantauan

2. Status Perawatan Alat_Berat SI Perawatan _{Alat Berat}

Mengetahui

3. Daftar Perawatan Alat_Berat SI Perawatan _{Alat Berat}

Mengetahui

4. Daftar Induk Alat _Berat SI Pengadaan _{Alat Berat}

Mengetahui

6. Status Ketersediaan _{Alat Berat} SI Pengadaan _{Alat Berat}

Mengetahui alat berat yang tersedia berdasarkan jenisnya.

7. Daftar Lokasi Alat _Berat SI

Pengalokasian Alat Berat

Mengetahui posisi lokasi alat berat saat ini

8. Nilai Pemantauan SI Evaluasi _Proyek

(5)

8.

Klasifikasi Fungsi

Fungsi yang diidentifikasi berdasarkan dari rancangan pemroses sistem adalah sebagai berikut :

Tabel 4 – Klasifikasi Fungsi Sistem

Nama Fungsi

Proses pada DFD

Function Type Inisiasi Mode Update /

Enquiry

Penetapan Target Pemantauan

1.1 User Online Enquiry

Pembuatan Rencana Pemantauan

1.2, 1.3 System Offline Update

Pengumpulan Hasil Pemantauan

2.1 User Online Enquiry

Pembuatan Hasil Pemantauan

2.2, 2.3 System Offline Update

Penetapan Rekomendasi Hasil Pemantauan

3 System Offline Enquiry

Evaluasi Pemantauan

4 System Offline Update

Kemudian keterhubungan serta hak akses user terhadap fungsi yang terdapat dalam sistem, direpresentasikan dalam Function Matrix sebagai berikut :

Tabel 5 - User Role / Function Matrix Sistem Informasi Pemantauan Alat Berat Proyek Pembangunan

Infrastruktur

User Role / Functions Matrix User Role

Functions

Perencana Pemantau an

Pemantau

Penetapan Target Pemantauan X

Pengumpulan Hasil Pemantauan X

9.

Perancangan Purwarupa

Gambar 3 berikut ini merupakan rancangan purwarupa sistem informasi, menyajikan hasil pemantauan kedalam model dashboard dengan representasi data menggunakan chart dan tabular mengenai peningkatan proses pengelolaan alat berat yang didapatkan dari sistem informasi pemantauan alat berat proyek pembangunan infrastruktur.

Gambar 3 – Rancangan Purwarupa Model Dashboard Sistem Informasi Pemantauan Alat Berat Proyek

Pembangunan Infrastruktur

10.

Dampak Yang Diharapkan Dari Sistem Informasi Yang Dirancang

Berikut ini adalah perubahan performansi yang diharapkan dengan adanya sistem informasi Pemantauan Alat Berat Proyek Pembangunan Infrastruktur:

-

Dapat menilai kinerja pengelolaan alat berat untuk evaluasi proyek, serta sistem dapat melakukan penilaian terhadap kinerja pemantauan untuk evaluasi hasil pemantauan sehingga menjadi masukkan untuk perbaikan sistem ini sendiri agar performasi sistem menjadi lebih baik - Dapat memberikan informasi aktual terkait

pengelolaan alat berat terhadap pihak eksekutif PT. Nusa Konstruksi Enjiniring Tbk.

11. Kesimpulan

Berikut merupakan kesimpulan dari penelitian ini :

(6)

-

Tingkat urgensi dan prioritas kendala yang telah diidentifikasi dapat berubah sesuai dengan sifat dan kondisi proyek yang sedang ditangani.

Ucapan Terimakasih

Terimakasih disampaikan kepada :

1.

Fakultas Teknik dan Program Studi Teknik Informatika Universitas Pasundan serta Komunitas Sistem Informasi Universitas Pasundan, yang membantu dalam penulisan paper ini.

2.

Ucapan terima kasih disampaikan juga untuk Bapak Ir. R. Djunaedy Sakam MT, dan Bapak Anggoro Ari Nurcahyo ST,. selaku pembimbing dalam pengembangan penelitian ini.

Daftar Pustaka

[1] Fitz, Carol Taylor, Gibbon, 1996. Monitoring Education

[2] Shapiro, Janet. 2003. Monitoring and Evaluation.

[3] Asmoko, Hindri, 2013. Teknik Analisis Permasalahan – Menentukan Masalah Prioritas. Pusdiklat Pengembangan SDM BPPK Magelang

(7)

Lampiran

1.

Identifikasi ketidaksesuaian berdasarkan dari objektif yang tertera pada Standar Operasional Prosedur pengelolaan aset alat berat.

No. Objektif Indikasi masalah Dampak

1. Menjamin peralatan utama dan penunjang selalu siap pakai sesuai standar mutu

- kapabilitas mekanik proyek kurang - Keterlambatan

penyampaian Instruksi kerja yang diterbitkan - Keterlambatan

Pemeliharaan, rekondisi dan perbaikan Peralatan

peralatan utama dan penunjang tidak siap guna serta kelayakan tidak sesuai standar mutu

2. Mengetahui daftar dan kondisi inventaris alat yang dimiliki oleh perusahaan

- Keterlambatan pembuatan daftar induk peralatan - Tidak adanya rekam

perawatan rutin pemeliharaan

Tidak adanya informasi daftar dan kondisi inventaris alat yang dimiliki oleh perusahaan

3. Menyediakan dan

mendistribusikan peralatan untuk setiap proyek tersebar

- keterlambatan pengiriman alat dari gudang ke proyek tersebar

- Keterlambatan mobilisasi peralatan

Tidak terdistribusikannya peralatan untuk setiap proyek tersebar

4. Menjaga kualitas proses rekondisi peralatan sesuai dengan standar mutu

- Kurangnya kelayakan teknis dan ekonomis peralatan

- Tidak adanya kegiatan rekondisi peralatan

Turunya kualitas proses rekondisi peralatan, yang berdampak pada turunnya kinerja peralatan.

5. Mengendalikan semua peralatan agar tetap tertangani secara aman dan terhindar dari kehilangan, kerusakan atau penurunan mutu dan resiko berbahaya.

- Kurangnya syarat kualifikasi pemasok peralatan

- Tidak adanya rekam penyimpanan peralatan - Keterlambatan

penyediaan suku cadang peralatan - Keterlambatan

Inspeksi peralatan - Keterlambatan update

status kondisi peralatan

Terjadinya kehilangan, kerusakan atau penurunan mutu dan resiko berbahaya terhadap peralatan yang digunakan.

6. Memastikan material yang dibeli untuk operasi proyek sesuai dengan spesifikasi dan waktu yang telah ditetapkan

- Kurangnya syarat kualifikasi pemasok peralatan

- Tidak jelasnya pengawasan terhadap kontrak pengadaan